Σελίδα 1από ΤΕΙ ΚΑΒΑΛΑΣ Πτυχιακή εργασία Δικτυακή Εφαρμογή διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων υπηρεσίας. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Μιλτιάδης Κακλαμάνης
Σελίδα 2από Κατάλογος περιεχομένων ΕΙΣΑΓΩΓΗ...1 Σχετιζόμενα πρόσωπα...3 Σπουδαστής:...3 Επιβλέπων εκπαιδευτικός :...3 Θέμα πτυχιακής εργασίας :...3 Περιγραφή...3 Σε τι διαφέρει από μια απλή ιστοσελίδα...3 Ανταγωνιστικά προϊόντα...4 Λειτουργία...5 Οδηγίες εγκατάστασης...6 Αρχική σελίδα...8 Οδηγίες διαχειριστή...9 Προφίλ Χρήστη...9 Χρήστες...9 Υπηρεσίες...10 Πρότυπα έγγραφα...10 Έγγραφα χρηστών - Αλληλογραφία...11 Οδηγίες χρήστη...11 Εγγραφή...11 Υπενθύμιση Κωδικού εισόδου (Password)...12 Προφίλ Χρήστη...13 Έγγραφα Χρήστη...13 Αποστολή Εγγράφου...14 Έξοδος - Αποσύνδεση...14
Σελίδα 3από Σχετιζόμενα πρόσωπα Σπουδαστής: Κακλαμάνης Μιλτιάδης (ΑΕΜ 1602) email: molder.05@ hotmail.com Επιβλέπων εκπαιδευτικός : Παπαδάκης Στυλιανός Θέμα πτυχιακής εργασίας : Δικτυακή Εφαρμογή διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων υπηρεσίας. Περιγραφή Η εφαρμογή δημιουργεί και διαχειρίζεται σε γλώσσα προγραμματισμού PHP τους απαραίτητους πίνακες μιας βάσης δεδομένων MySQL για την παρακολούθηση, την εκτύπωση και την αποστολή των ηλεκτρονικών εγγράφων μιας υπηρεσίας. Η εφαρμογή τρέχει μέσω ενός web Browser (π.χ. Firefox, Internet Explorer) μετά από είσοδο (Login) στο σύστημα. Χρησιμοποιεί εργαλεία ανοικτού λογισμικού, το πακέτο XAMPP που περιέχει τον Web Server Apache, την γλώσσα προγραμματισμού PHP και τον server MySQL που είναι ένας εξυπηρετητής βάσης δεδομένων. Για την συγγραφή του κώδικα της εφαρμογής χρησιμοποιήθηκε ένας text editor ανοικτού λογισμικού ο Jedit. Σε τι διαφέρει από μια απλή ιστοσελίδα Κάθε σελίδα που εμφανίζεται στο Internet είναι ένα αρχείο γραμμένο με τη γλώσσα HTML (HyperText Markup Language, Γλώσσα Χαρακτηρισμού Υπερ-Κειμένου), που περιλαμβάνει το κείμενο της σελίδας, τη δομή της και τους συνδέσμους προς άλλα έγγραφα, εικόνες ή άλλα μέσα. Ο φυλλομετρητής (Web browser) παίρνει τις πληροφορίες από τον Web server, τις μορφοποιεί και τις εμφανίζει κατάλληλα για το σύστημά μας. Η HTML επομένως απαιτείται για την εμφάνιση της ιστοσελίδας. Δεν είναι όμως αυτή που μπορεί να συνεργαστεί με βάσεις δεδομένω από μόνη της. Γι αυτό υπάρχει η PHP, η ASP και άλλες server based γλώσσες. Η εργασία αυτή χρησιμοποιεί την PHP για να χειρίζεται τα δεδομένα που είναι καταχωρημένα σε πίνακες MySQL και την HTML για την επικοινωνία Χρήστη Υπολογιστή και την εμφάνιση των αποτελεσμάτων.
Σελίδα 4από Ανταγωνιστικά προϊόντα Συστήματα διαχείρισης περιεχομένου (CMS). Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου; Όπως και ο ίδιος ο τίτλος το δηλώνει είναι ένα σύστημα μέσω του οποίου μπορούμε να διαχειριστούμε δεδομένα. Αυτά όπως και στην εργασία αυτή αποθηκεύονται σε βάση δεδομένων, συνήθως τη MySql. Η πλειονότητα των ιστοσελίδων σήμερα χρησιμοποιούν συστήματα τέτοιου είδους. Πολύ γνωστά είναι τα CMS ανοικτού λογισμικού Joomla και Drupal. Μερικά από τα πλεονεκτήματά τους είναι : επιτρέπουν στον πελάτη να διαχειρίζεται το δικτυακό του περιεχόμενο, όπως κείμενα, εικόνες, πίνακες κ.λπ., με εύκολο τρόπο, συνήθως παρόμοιο με αυτόν της χρήσης ενός κειμενογράφου. Επιτρέπουν την αλλαγή του περιεχόμενου χωρίς να είναι απαραίτητες ειδικές γνώσεις σχετικές με τη δημιουργία ιστοσελίδων ή γραφικών, καθώς συνήθως τα κείμενα γράφονται μέσω κάποιων online WYSIWYG ("What You See Is What You Get") html editors, ειδικών δηλαδή κειμενογράφων, παρόμοιων με το MS Word, που επιτρέπουν τη μορφοποίηση των κειμένων όποτε υπάρχει ανάγκη. Οι αλλαγές του site μπορούν να γίνουν από οποιονδήποτε υπολογιστή που είναι συνδεμένος στο Διαδίκτυο, χωρίς να χρειάζεται να έχει εγκατεστημένα ειδικά προγράμματα επεξεργασίας ιστοσελίδων, γραφικών κ.λπ. Μέσω ενός απλού φυλλομετρητή ιστοσελίδων (browser), ο χρήστης μπορεί να συντάξει ένα κείμενο και να ενημερώσει άμεσα το δικτυακό του τόπο. Ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου (CMS - Content Management System) υποστηρίζει τη δημιουργία, διαχείριση, διανομή, δημοσίευση και τον εντοπισμό της εταιρικής πληροφορίας. Καλύπτει ολόκληρη τη διάρκεια ζωής των σελίδων ενός site, παρέχοντας εύχρηστα εργαλεία που βοηθούν από τη δημιουργία του περιεχομένου ενός site μέχρι τη δημοσίευση του και την αρχειοθέτηση του. Επίσης παρέχει τη δυνατότητα να διαχειριστείτε τη δομή ενός site, την εμφάνιση των δημοσιευμένων σελίδων και την πλοήγηση που προσφέρεται στους επισκέπτες και χρήστες του. Η παρούσα εργασία έχει τα πλεονεκτήματα των CMS αλλά έχει και μια σημαντική διαφορά. Τα έγγραφα τα οποία τοποθετεί ο χρήστης δεν τα δημιουργεί από το τίποτε αλλά από πρότυπα που έχουν τοποθετηθεί μέσα στο site, στην κάθε υπηρεσία. O χρήστης χρησιμοποιεί στιγμιότυπα αυτών των πρότυπων. Θα μπορούσε κι ένα CMS βέβαια να παραμετροποιηθεί έτσι ώστε να κένει την ίδια εργασία ; Συνήθως τα CMS υποστηρίζονται από πρόσθετα κομμάτια τα οποία λέγονται modules και τα οποία κατασκευάζουν προγραμματιστές με αμοιβή. Άλλωστε στη βασική φιλοσοφία του ανοικτού λογισμικού υπάρχει και το εξής : παρέχω το λογισμικό δωρεάν αλλά από και πέρα η υποστήριξη ή οι custom εφαρμογές δεν είναι δωρεάν. Επομένως αυτή η εφαρμογή δεν καλύπτεται από τα CMS αλλά θα μπορούσε σίγουρα να ενσωματωθεί με κάποιες αλλαγές σε ένα CMS.
Σελίδα 5από Λειτουργία Ο χρήστης χρησιμοποιεί τον αγαπημένο του web Browser, θα πηγαίνει στη διεύθυνση (URL) όπου είναι εγκαταστημένη η εφαρμογή και κάνει είσοδο δίνοντας ένα username και password. Μπορεί να καταχωρήσει ένα έγγραφο που έχει στον δίσκο του ή προέρχεται από κάποιο πρότυπο εγγράφου που ήδη έχει καταχωρηθεί. Στη βάση δεδομένων αποθηκεύονται τα στοιχεία του χρήστη που στέλνει το έγγραφο, η ημερομηνία αποστολής και ο τίτλος του εγγράφου. Μπορεί να αναζητεί στη βάση δεδομένων καταχωρημένα έγγραφα, να τα εκτυπώνει ή να τα αποθηκεύει στο δίσκο του ή ακόμη να τα στέλνει με e-mail στις καταχωρημένες υπηρεσίες. Να ενημερώνει τα έγγραφα που έχει στείλει ήδη με νέες εκδόσεις τους.
Σελίδα 6από Οδηγίες εγκατάστασης Κάνουμε εγκατάσταση το πακέτο XAMPP που περιέχεται στο φάκελο Προγράμματα του CDROM. Προσέχουμε μετά την εγκατάσταση στο Control Panel του XAMPP (έχει δημιουργηθεί συντόμευση στην επιφάνεια εργασίας ) να τρέχει ο APACHE και η Mysql Στον φάκελο c:\xamp\htdocs αντιγράφουμε ολόκληρο το φάκελο docmanager που βρίσκεται στο CDROM Κάνουμε εγκατάσταση το Firefox (αν δεν υπάρχει ήδη στον Η/Υ μας) που περιέχεται στο φάκελο Προγράμματα του CDROM. Ανοίγουμε το Firefox και πάμε στο URL : http://localhost/phpmyadmin και δημιουργούμε μια νέα βάση δεδομένων με το όνομα docmanager.
Σελίδα 7από Θα δούμε την βάση να υπάρχει αριστερά στο μενού. Μπαίνουμε σε αυτή και από το οριζόντιο μενού επιλέγουμε Εισαγωγή (Import) για να βάλουμε μέσα στη βάση τους πίνακες. Μεταφορτώνουμε το αρχείο docmanager.sql που περιέχεται στο φάκελο που έχουμε αντιγράψει από το CDROM, στον c:\xamp\htdocs\docmanager Αν όλα πήγαν καλά θα πρέπει να έχουν δημιουργηθεί οι πίνακες με τα υπάρχοντα στο docmanager.sql δεδομένα Είμαστε έτοιμοι να ξεκινήσουμε την εφαρμογή, πάμε στο URL : http://localhost/docmanager Αν θελήσουμε ή χρειαστεί να αλλάξουμε κάτι στον κώδικα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε οποιονδήποτε utf8 editor έχουμε (όχι το notepad των windows γιατί δε θα βλέπουμε τα ελληνικά) ή να κάνουμε εγατάσταση τον Jedit. Μόλις κάνουμε την εγκατάστασή του πρέπει να κάνουμε μια ρύθμιση : πάμε στο μενού Utilities, Global Options επιλέγουμε Encodincs και Default character Encoding Utf-8 Οι σημειώσεις της εργασίας βρίσκονται σε μορφή PDF και ΟppenOffice οπότε αν δεν υπάρχει ήδη στον Η/Υ μας μπορούμε να το κάνουμε εγκατάσταση. Περιέχεται στο φάκελο Προγράμματα του CDROM.
Σελίδα 8από Αρχική σελίδα Διακρίνουμε : Πάνω αριστερά το Panel εισόδου εξόδου στο σύστημα Ακριβώς από κάτω το μενού επιλογής Υπηρεσίας, για να επιλέξουμε στη συνέχεια κάποιο πρότυπο έγγραφό της. Στο κέντρο επάνω, κάτω από το banner υπάρχει το κεντρικό μενού της εφαρμογής, το οποίο και αλλάζει ανάλογα αν είναι κάποιος χρήστης συνδεδεμένος ή ο διαχειριστής ή αν δεν είναι συνδεδεμένος κανένας, όπως στην εικόνα. Δεξιά φαίνονται οι καταχωρημένες από το διαχειριστή υπηρεσίες, με ένα check box στα αριστερά τους για να επιλεγούν ως παραλήπτες αλληλογραφίας. Όταν γίνει επιλογή προς αποστολή κάποιου εγγράφου φαίνεται στο σημείο αυτό κι ένα κουμπί που γράφει ΑΠΟΣΤΟΛΗ.
Σελίδα 9από Οδηγίες διαχειριστή Προφίλ Χρήστη. Ο διαχειριστής της εφαρμογής μπαίνει με usename manager και password 123, το οποίο μπορεί να αλλάξει όποτε θέλει μέσα από την εφαρμογή, πηγαίνοντας στο μενού Προφίλ Χρήστη. Χρήστες Για να ενεργοποιήσει τους χρήστες που έκαναν εγγραφή πηγαίνει στο μενού Χρήστες και τσεκάρει τη στήλη ON. Στο μενού αυτό μπορεί και να χειριστεί τους χρήστες (Διόρθωση Προσθήκη - Διαγραφή )
Σελίδα 10από Υπηρεσίες Από το μενού Υπηρεσίες μπορεί να χειριστεί τις υπηρεσίες που χρησιμοποιούν την εφαρμογή. Πρότυπα έγγραφα Από το μενού Πρότυπα έγγραφα μπορεί να χειριστεί τα πρότυπα έγγραφα των υπηρεσιών. Όταν θέλει να περάσει ένα νέο έγγραφο θα πρέπει : 1. Να πατήσει το πλήκτρο Προσθήκη 2. να συμπληρώσει τα κενά πεδία 3. να πατήσει στο link Διόρθωση για να επεξεργαστεί το έγγραφο υπάρχει εικονίδιο επικόλησης από το word oppenoffice κλπ (1ο από αριστερά) υπάρχει εικονίδιο συγγραφής σε HTML (5ο από αριστερά) υπάρχει εικονίδιο αποθήκευσης του κειμένου (6ο από αριστερά)
Σελίδα 11από Στην εικόνα βλέπουμε πώς ενσωματώθηκε το κείμενο από το Word μέσα στην εφαρμογή. Έγγραφα χρηστών - Αλληλογραφία Ο διαχειριστής μπορεί με τον ίδιο τρόπο που χειρίζεται τα πρότυπα έγγραφα να χειρίζεται και τα έγγραφα των χρηστών όπως και την αλληλογραφία των χρηστών Οδηγίες χρήστη Εγγραφή Για να κάνει κάποιος εγγραφή στο σύστημα πατάει κλικ στο link εγγραφή συμπληρώνει τη φόρμα και πατάει το κουμπί ΕΓΓΡΑΦΗ. Επειδή το email είναι μοναδικό στη βάση δεδομένων η εγγραφή θα αποτύχει αν ο χρήστης προσπαθήσει να ξαναγραφτεί, τουλάχιστο με το ίδιο email Αποτυχία εγγραφής θα έχουμε επίσης αν προσπαθήσουμε να βάλουμε κάποιο username που υπάρχει ήδη καταχωρημένο
Σελίδα 12από Υπενθύμιση Κωδικού εισόδου (Password) Αν κάποιος χρήστης ξεχάσει το password που είχε βάλει κατά τη διαδικασία εγγραφής του μπορεί να του αποσταλεί αυτόματα από την εφαρμογή στο email που είχε δηλώσει. Σε αυτή την περίπτωση συμπληρώνει τη φόρμα
Σελίδα 13από Προφίλ Χρήστη. Ο χρήσης της εφαρμογής αφού συνδεθεί μπορεί να αλλάξει τα στοιχεία του όποτε θέλει μέσα από την εφαρμογή, πηγαίνοντας στο μενού Προφίλ Χρήστη. Έγγραφα Χρήστη Για να δημιουργήσει ο χρήστης ένα νέο έγγραφο αρχικά πρέπει να επιλέξει ένα πρότυπο εγγράφου κάποιας υπηρεσίας από το μενού κάτω αριστερά Στη συνέχεια επεξεργάζεται το έγγραφο στον επεξεργαστή κειμένου και το αποθηκεύει πατώντας στον εικονίδιο της δισκέτας : Για να χειριστεί τα έγγραφά του επιλέγει από το μενού Έγγραφα Χρήστη
Σελίδα 14από Από εδώ μπορεί να κάνει Διαγραφή ή Ενημέρωση των στοιχείων του εγγράφου. Επίσης μπορεί να κάνει Διόρθωση ή Αποστολή του Εγγράφου με email Αποστολή Εγγράφου Ο χρήστης ή και ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει κάποιο έγγραφο και να τα στείλει σε κάποιες υπηρεσίες πατώντας στη λίστα των εγγράφων του το link Αποστολή. Τότε εμφανίζεται δεξιά το μενού επιλογής παραληπτών : Έξοδος - Αποσύνδεση Τέλος ο χρήστης αποσυνδέεται από την εφαρμογή όταν πατήσει στο κουμπί έξοδος στα αριστερά.