Υπηρεσίες ιοικητική συνεργασία και δίκτυο κρατών µελών. Μέρος 1 Επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του ΙΜΙ

ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ Γ Εσωτερικής Αγοράς και Υπηρεσιών Υπηρεσίες ιοικητική συνεργασία και δίκτυο κρατών µελών Bρυξέλλες, 22 Σεπτεµβρίου 2008 MARKT/E3/(2008)42151 Ο ΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ Μέρος 1 Επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του ΙΜΙ Μέρος 2 Οδηγίες για όλους τους χρήστες ΙΜΙ των αρµοδίων αρχών και τους συντονιστές ΙΜΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΑΓΟΡΑ Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. J:\_IMI Filed documents\a) Docu (System develop)\5) DEVELOP PHASE\Elaboration phase\updated User Procedures Handbook_42151.doc

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 5 ΜΕΡΟΣ 1- ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΤΡΟΠΟΥ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΙΜΙ... 6 1. Τι είναι το σύστηµα ΙΜΙ;...7 2. Ποιοι συµµετέχουν στο ΙΜΙ;...7 2.1. Οι αρµόδιες αρχές...7 2.2. Οι συντονιστές ΙΜΙ...7 2.3. Οι συνδεδεµένες αρχές...8 2.4. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή...8 3. Ρόλοι χρηστών...8 3.1. Βασικός χρήστης...9 3.2. ιαχειριστής αιτήσεων...9 3.3. Αναθέτων...10 3.4. ιαχειριστής τοπικών δεδοµένων...10 3.5. ιαχειριστής παραποµπών...11 4. Ποιες δυνατότητες έχουν οι συµµετέχοντες στο ΙΜΙ;...11 5. Η διαδροµή µιας αίτησης ΙΜΙ...12 5.1. Επισκόπηση...12 5.2. Απλή διαδροµή µιας αίτησης ΙΜΙ...12 5.3. Εναλλακτικές διαδροµές...14 5.4. ιαδροµές µε συµµετοχή των συντονιστών ΙΜΙ (Κλιµάκωση)...18 6. ΙΜΙ και νοµοθεσία προστασίας δεδοµένων...22 ΜΕΡΟΣ 2 - Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΡΜΟ ΙΕΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΕΣ ΙΜΙ... 25 ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ IMI... 26 7. ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΜΙ...26 7.1. Όνοµα χρήστη...26 7.2. Οδηγίες και κωδικός πρόσβασης...26 7.3. Πρώτη σύνδεση µε το ΙΜΙ...26 7.4. Εσφαλµένος κωδικός πρόσβασης, κωδικός ασφαλείας ή όνοµα χρήστη...27 7.5. Γλώσσα του συστήµατος...28 8. ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΑΡΜΟ ΙΑΣ ΑΡΧΗΣ ΚΑΙ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΤΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ...28 2

8.1. Αναζήτηση αρµόδιας αρχής...29 8.2. Απεικόνιση των αιτήσεων Κατάλογοι αιτήσεων...30 9. ΠΩΣ ΝΑ ΖΗΤΑΤΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΑΠΟ ΑΛΛΟ ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ...34 9.1. ηµιουργία νέας αίτησης πληροφοριών που θα αποσταλεί σε αρχή άλλου κράτους µέλους...34 9.2. Τι κάνετε όταν λάβετε απάντηση...39 9.3. Παραποµπή µη ικανοποιητικής απάντησης σε συντονιστή ΙΜΙ...41 10. ΠΩΣ ΑΝΤΑΠΟΚΡΙΝΕΣΤΕ ΣΕ ΑΙΤΗΣΗ ΑΡΧΗΣ ΑΛΛΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ ΜΕΛΟΥΣ...43 10.1. Αποδοχή νέας αίτησης που αποστέλλει αρµόδια αρχή άλλου κράτους µέλους...43 10.2. Ανταπόκριση σε αίτηση άλλης αρχής...45 10.3. Ανταπόκριση σε αίτηση άλλης αρχής για συµπληρωµατικές πληροφορίες...48 10.4. ιεκπεραίωση αίτησης για συµπληρωµατικές πληροφορίες που επιστράφηκε από τους αρµόδιους συντονιστές ΙΜΙ...49 11. Ο "ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ" ΚΑΙ ΤΑ ΑΥΤΟΜΑΤΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΣΤΟ ΙΜΙ...50 11.1. "Κατάλογος ενεργειών"...50 11.2. Αυτόµατα ηλεκτρονικά µηνύµατα...52 12. ΕΡΓΑΛΕΙΟ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΣΤΟ ΙΜΙ...54 12.1. Αιτιολόγηση...54 12.2. Είδη αναφορών...54 13. ΕΡΓΑΛΕΙΟ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ ΣΤΟ ΙΜΙ...55 13.1. Στιγµιαία µετάφραση...56 13.2. Αποθηκευµένες µεταφράσεις...57 14. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ...57 14.1. Ενεργοποίηση της διαδικασίας "ανάθεσης"...58 14.2. Ανάθεση αίτησης...58 14.3. Απενεργοποίηση της διαδικασίας "ανάθεσης"...59 14.4. Συµπληρωµατική χρήση της διαδικασίας "ανάθεσης" από συντονιστή ΙΜΙ...59 15. ΠΡΩΤΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΤΗΣ ΑΡΧΗΣ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΜΙ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΤΗΣ...60 16. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΤΗΣ ΑΡΧΗΣ ΜΟΥ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΤΕΙ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΜΙ...61 16.1. Τροποποίηση καταχωρισµένων δεδοµένων της αρχής µου...61 16.2. Ενηµέρωση του τοµέα οικονοµικής δραστηριότητας και του τοµέα πολιτικής που εµπίπτουν στον τοµέα αρµοδιότητας της αρχής µου...62 3

17. ΑΛΛΑΓΗ ΤΩΝ ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΩΝ ΡΥΘΜΙΣΕΩΝ ΤΗΣ ΑΡΧΗΣ ΜΟΥ...63 17.1. Γενικές πληροφορίες που σχετίζονται µε νοµοθετικό τοµέα...64 17.2. Ρυθµίσεις για τις αιτήσεις πληροφοριών σε µια τυπική αρµόδια αρχή...65 17.3. Νοµοθετικές ρυθµίσεις για συντονιστή IMI (NIMIC, SDIMIC ή DIMIC)...66 18. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΝΟΜΙΩΝ ΤΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ ΤΗΣ ΑΡΧΗΣ ΣΑΣ...68 18.1. Καταχώριση πρόσθετων χρηστών για την αρχή µου...68 18.2. ιαχείριση των δικαιωµάτων των χρηστών ΙΜΙ που υπάγονται στην αρχή µου...68 18.3. Επαναφορά κωδικών πρόσβασης...71 19. ΣΥΝ ΕΣΗ ΑΛΛΩΝ ΑΡΧΩΝ ΜΕ ΤΗΝ ΑΡΜΟ ΙΑ ΑΡΧΗ ΜΟΥ...71 19.1. Συνδεδεµένοι συντονιστές...71 19.2. Συνδεδεµένες αρχές...72 20. ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΩΝ ΙΜΙ...73 20.1. Παροχή διοικητικών υπηρεσιών και βοήθειας από τους συντονιστές...74 20.2. Παροχή βοήθειας από τους συντονιστές...75 20.3. Συντονισµός ανάλογα µε το περιεχόµενο της αίτησης (ανά νοµοθετικό τοµέα και ανά διαδικασία)...75 21. ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΝΕΩΝ ΑΡΧΩΝ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΜΙ...76 21.1. Καταχώριση αρµόδιας αρχής στο ΙΜΙ...77 21.2. Καταχώριση συντονιστών ΙΜΙ...81 21.3. Παραχώρηση σε αρχή ήδη καταχωρισµένη στο ΙΜΙ πρόσβασης σε νέο νοµοθετικό τοµέα...83 22. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΑΡΧΩΝ ΠΟΥ ΣΥΝΤΟΝΙΖΕΙ Η ΑΡΧΗ ΜΟΥ...84 23. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΑΡΧΩΝ ΤΙΣ ΟΠΟΙΕΣ ΣΥΝΤΟΝΙΖΩ...85 24. ΠΑΡΕΜΒΑΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΥΟ ΑΡΧΩΝ ΣΤΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΙΤΗΣΗΣ...85 24.1. Η "διαδικασία παραποµπής"...85 24.2. ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ...88 4

Εισαγωγή Το έγγραφο αυτό περιέχει τις οδηγίες χρήσης του συστήµατος ΙΜΙ. Το σύστηµα πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά (ΙΜΙ) είναι ένα εργαλείο σχεδιασµένο για να βοηθήσει τις αρµόδιες αρχές στον Ευρωπαϊκό Οικονοµικό Χώρο οι οποίες, βάσει των διατάξεων περί αµοιβαίας συνδροµής της νοµοθεσίας για την εσωτερική αγορά, υποχρεούνται να ανταλλάσσουν πληροφορίες µε τους οµολόγους τους σε άλλα κράτη µέλη. Οι οδηγίες χρήσης του ΙΜΙ χωρίζονται σε δύο µέρη: Μέρος 1: Επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του ΙΜΙ Το τµήµα αυτό περιέχει µια γενική περιγραφή του συστήµατος ΙΜΙ, των συµµετεχόντων στη λειτουργία του και του τρόπου συνεργασίας τους. Μέρος 2: Οδηγίες για τις αρµόδιες αρχές και τους συντονιστές ΙΜΙ Το τµήµα αυτό περιέχει γενικές οδηγίες για τη χρήση του συστήµατος ΙΜΙ από τις αρµόδιες αρχές και τους συντονιστές ΙΜΙ. Θα ενηµερώνεται κάθε φορά που επέρχονται αλλαγές στο σύστηµα. Στον πολύγλωσσο δικτυακό τόπο του ΙΜΙ θα βρείτε συµπληρωµατικές πληροφορίες, ένα κατάλογο µε "Συχνές ερωτήσεις" καθώς και τον σύνδεσµο για τη χρησιµοποίηση και την εκµάθηση του ΙΜΙ. Ο δικτυακός τόπος βρίσκεται στη διεύθυνση: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html. Αν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια ή αν επιθυµείτε να διατυπώσετε σχόλια για το σύστηµα ΙΜΙ, επικοινωνήστε µε τις αρµόδιες αρχές ΙΜΙ στη χώρα σας. Κάθε κράτος µέλος ορίζει έναν εθνικό συντονιστή IMI (NIMIC), υπεύθυνο για τη συνολική εφαρµογή και την οµαλή λειτουργία του IMI. Ανάλογα µε την οργανωτική δοµή του ΙΜΙ στη χώρα σας, ο NIMIC µπορεί να συγκροτήσει µια εθνική υπηρεσία υποστήριξης ΙΜΙ ή να δηµιουργήσει αποκεντρωµένες υπηρεσίες υποστήριξης. Λεπτοµερείς πληροφορίες για την επικοινωνία θα βρείτε τα στοιχεία στον δικτυακό τόπο του ΙΜΙ. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δηµιούργησε επίσης µία υπηρεσία υποστήριξης ειδικά για το ΙΜΙ. Σε περίπτωση που ο NIMIC δεν µπορεί να λύσει ένα πρόβληµα µέσω των δικών του υπηρεσιών, µπορεί να ζητήσει βοήθεια από την υπηρεσία υποστήριξης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στη διεύθυνση imi-helpdesk@ec.europa.eu ή στο τηλέφωνο 0032-2-2955470. 5

Μέρος 1- Επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του ΙΜΙ 6

1. Τι είναι το σύστηµα ΙΜΙ; Το ΙΜΙ είναι ένα εργαλείο σχεδιασµένο για να βοηθήσει τις αρµόδιες αρχές στον ΕΟΧ οι οποίες, βάσει των διατάξεων περί αµοιβαίας συνδροµής της νοµοθεσίας για την εσωτερική αγορά, υποχρεούνται να ανταλλάσσουν πληροφορίες µε τους οµολόγους τους σε άλλα κράτη µέλη. Το ΙΜΙ αναπτύχθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σε συνεργασία µε τα κράτη µέλη. Το ΙΜΙ περιλαµβάνει µια βάση δεδοµένων µε τις αρχές που είναι αρµόδιες σε όλες τις χώρες του ΕΟΧ για την καθηµερινή εφαρµογή της νοµοθεσίας σχετικά µε την εσωτερική αγορά. Η βάση δεδοµένων διαθέτει πολύγλωσσα µέσα αναζήτησης για την εύρεση του κατάλληλου συνοµιλητή. Για τη χρήση του ΙΜΙ δεν απαιτείται προηγούµενη γνώση της διοικητικής δοµής άλλων κρατών µελών. Το άλλο κύριο συστατικό του ΙΜΙ είναι µια βάση δεδοµένων µε προµεταφρασµένες οµάδες ερωτήσεων, που βασίζονται στις διατάξεις για την αµοιβαία συνδροµή της σχετικής νοµοθεσίας. Κάθε αρµόδια αρχή κράτους µέλους µπορεί να συντάξει αίτηση (στη γλώσσα της) µε βάση µια από αυτές τις οµάδες ερωτήσεων και να την αποστείλει µέσω του συστήµατος στην αντίστοιχη αρχή άλλου κράτους µέλους. Η ανταποκρινόµενη αρµόδια αρχή θα διαβάσει την αίτηση στη γλώσσα της και θα µπορεί να στείλει την απάντησή της µέσω του συστήµατος στην αιτούσα αρχή. Καταρχάς, το IMI θα εξυπηρετήσει την εφαρµογή των διατάξεων για την αµοιβαία συνδροµή που περιέχονται στην οδηγία για την αναγνώριση των επαγγελµατικών προσόντων (2005/36/ΕΚ). Από τον εκέµβριο 2009, το IMI θα εξυπηρετεί επίσης την εφαρµογή των διατάξεων για τη διοικητική συνεργασία που περιέχονται στην οδηγία για τις υπηρεσίες (2006/123/ΕΚ). Το ΙΜΙ αποτελεί γενικό σύστηµα που εξυπηρετεί πολλαπλούς τοµείς της νοµοθεσίας για την εσωτερική αγορά και η χρήση του πρόκειται να επεκταθεί για τη στήριξη περισσότερων νοµοθετικών τοµέων στο µέλλον. 2. Ποιοι συµµετέχουν στο ΙΜΙ; 2.1. Οι αρµόδιες αρχές Τον κύριο ρόλο στο ΙΜΙ διαδραµατίζουν οι αρµόδιες αρχές στον ΕΟΧ που ανταλλάσσουν αιτήσεις για πληροφορίες µέσω του συστήµατος. Αυτές οι αρχές µπορεί να είναι πρόσωπα δηµοσίου ή ιδιωτικού δικαίου στα οποία τα κράτη µέλη έχουν αναθέσει καθήκοντα που σχετίζονται µε την εφαρµογή της νοµοθεσίας για την εσωτερική αγορά. Λειτουργούν σε εθνικό, περιφερειακό ή τοπικό επίπεδο. 2.2. Οι συντονιστές ΙΜΙ Οι συντονιστές ΙΜΙ είναι υπεύθυνοι να πιστοποιούν την ταυτότητα των αρµοδίων αρχών που ζητούν πρόσβαση στο σύστηµα και να διασφαλίζουν ότι στις αιτήσεις άλλων κρατών µελών δίδονται εγκαίρως ικανοποιητικές απαντήσεις. Μπορούν επίσης να ανταλλάσσουν αιτήσεις πληροφοριών µε άλλες αρχές καταχωρισµένες στο σύστηµα ΙΜΙ. 7

Οι συντονιστές ΙΜΙ µπορούν επίσης να παίξουν συντονιστικό ρόλο σχετικά µε συγκεκριµένες διαδικασίες του ΙΜΙ. Για παράδειγµα, ένα κράτος µέλος µπορεί να αποφασίσει ότι όλες οι αιτήσεις πρέπει να εγκρίνονται από έναν συντονιστή ΙΜΙ πριν από την αποστολή τους σε άλλο κράτος µέλος. Κάθε κράτος µέλος διορίζει έναν µόνο εθνικό συντονιστή ΙΜΙ (NIMIC) και, εφόσον επιθυµεί, εξουσιοδοτηµένους συντονιστές ΙΜΙ (DIMICs) που αναλαµβάνουν συντονιστικές αρµοδιότητες σε συγκεκριµένο νοµοθετικό τοµέα, διοικητική υπηρεσία ή γεωγραφική περιφέρεια. Στην ειδική περίπτωση όπου ένας περιφερειακός DIMIC είναι υπεύθυνος για όλους τους νοµοθετικούς τοµείς στην περιφέρειά του, αποκαλείται Super-DIMIC. 2.3. Οι συνδεδεµένες αρχές Κανονικά, κάθε αρµόδια αρχή στο ΙΜΙ µπορεί να δει µόνο τις αιτήσεις που την αφορούν είτε ως αιτούσα είτε ως ανταποκρινόµενη αρχή. εν έχει πρόσβαση στις αιτήσεις άλλων αρχών που χρησιµοποιούν το ΙΜΙ. Μπορεί, ωστόσο, να χρειαστεί κάποια αρχή να πρέπει να δει τις αιτήσεις άλλης αρχής. Για παράδειγµα, εθνικός ιατρικός σύλλογος µπορεί να χρειάζεται να δει τις αιτήσεις που υποβάλλουν τα περιφερειακά του τµήµατα. Ως εκ τούτου, τo IMI επιτρέπει σε αρµόδια αρχή να χορηγήσει σε άλλη αρχή την άδεια να βλέπει τις δικές της αιτήσεις. Η δεύτερη αρχή αποκαλείται συνδεδεµένη αρχή και µπορεί να βλέπει τις αιτήσεις που αποστέλλονται και παραλαµβάνονται από την αρχή µε την οποία είναι συνδεδεµένη. 2.4. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή φιλοξενεί και συντηρεί το σύστηµα ΙΜΙ στο κέντρο δεδοµένων στο Λουξεµβούργο, είναι αρµόδια για τις µεταφράσεις που καταχωρίζονται στο σύστηµα και παρέχει κεντρική υπηρεσία στήριξης που βοηθά τα κράτη µέλη να χρησιµοποιούν το ΙΜΙ. 3. Ρόλοι χρηστών Για να µπορεί να χρησιµοποιεί το σύστηµα ΙΜΙ, µία αρµόδια αρχή ή ένας συντονιστής ΙΜΙ πρέπει να έχει καταχωριστεί στη βάση δεδοµένων του ΙΜΙ µε τις αρµόδιες αρχές. Κάθε καταχωρισµένη αρχή/ καταχωρισµένος συντονιστής ορίζει ως χρήστη του ΙΜΙ ένα ή περισσότερα φυσικά πρόσωπα που υπάγονται σε αυτή/σε αυτόν. Κάθε χρήστης καταχωρίζεται στο σύστηµα και έχει συγκεκριµένα προνόµια βάσει των οποίων καθορίζονται οι δυνατότητες που του παρέχει το σύστηµα. Οι αρχές που καταχωρίζονται ως χρήστες του ΙΜΙ ενδέχεται να ποικίλλουν σηµαντικά ως προς το µέγεθος και την οργάνωσή τους, και ως εκ τούτου το σύστηµα υποστηρίζει πολλά διαφορετικά προφίλ αρµοδίων αρχών. Μια µικρή αρχή που διαχειρίζεται περιορισµένο αριθµό αιτήσεων µπορεί να διαθέτει έναν ή δύο χρήστες εξουσιοδοτηµένους να φέρουν σε πέρας όλες τις λειτουργίες του συστήµατος (συνιστάται να υπάρχουν τουλάχιστον δύο καταχωρισµένοι χρήστες ώστε να υπάρχει πάντοτε ένας αντικαταστάτης σε περιόδους διακοπών ή απουσίας 8

λόγω ασθένειας). Από την άλλη πλευρά, µια µεγάλη αρχή (π.χ. ένας ιατρικός σύλλογος) µπορεί να διαθέτει ένα µεγάλο τµήµα αρµόδιο για την αναγνώριση των επαγγελµατικών προσόντων, το οποίο διαχειρίζεται ενδεχοµένως µεγάλο αριθµό αιτήσεων για πληροφορίες. Μια τέτοια αρχή θα πρέπει να καταχωρίζει διάφορους χρήστες ΙΜΙ µε σαφώς καθορισµένους τοµείς αρµοδιοτήτων. Κάθε καταχωρισµένος χρήστης του ΙΜΙ υπάγεται σε µία αρµόδια αρχή ή σε ένα συντονιστή. Κάθε αρµόδια αρχή ή κάθε συντονιστής πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον ένα χρήστη, αλλά και περισσότερους µε διαφορετικούς ρόλους εάν το επιθυµεί. Αναφέρονται στη συνέχεια διάφοροι ρόλοι χρηστών και κάθε χρήστης αναλαµβάνει έναν ή περισσότερους από αυτούς. Συµφέρον των µεγαλύτερων αρµόδιων αρχών είναι η ανάθεση διαφορετικών ρόλων σε διαφορετικούς χρήστες, ενώ των µικρότερων αρµόδιων αρχών η ανάθεση όλων των ρόλων σε έναν και µόνο χρήστη. 3.1. Βασικός χρήστης Κάθε χρήστης καταχωρισµένος στο ΙΜΙ είναι τουλάχιστον "βασικός χρήστης". Ωστόσο µπορεί να του δοθούν και επιπλέον δικαιώµατα όπως αυτά που περιγράφονται παρακάτω, ώστε να έχει πρόσβαση και σε άλλες λειτουργίες του ΙΜΙ. Ο βασικός χρήστης µπορεί να αναζητά µια αρµόδια αρχή χρησιµοποιώντας τη σχετική βάση δεδοµένων µπορεί να βλέπει όλες τις αιτήσεις (εισερχόµενες και εξερχόµενες) που απευθύνονται στην αρχή/ στον συντονιστή στον οποίο υπάγεται µπορεί να βλέπει όλες τις αιτήσεις των συνδεδεµένων αρµόδιων αρχών δεν µπορεί να στέλνει ή να λαµβάνει αιτήσεις εξ ονόµατος της αρµόδιας αρχής στην οποία υπάγεται, εφόσον δεν του έχουν χορηγηθεί δικαιώµατα διαχείρισης των αιτήσεων. δεν µπορεί να δηµιουργεί, να αποθηκεύει και να τυπώνει αναφορές για αιτήσεις στις οποίες συµµετέχει η αρµόδια αρχή του, παρά µόνον εάν διαθέτει και δικαιώµατα "αναθέτοντος" ή "διαχειριστή αιτήσεων". 3.2. ιαχειριστής αιτήσεων Για να στέλνει ή να απαντά σε αιτήσεις για λογαριασµό της αρµόδιας αρχής στην οποία υπάγεται, ο χρήστης πρέπει να διαθέτει, εκτός από τα δικαιώµατα του βασικού χρήστη που προαναφέρθηκαν, και δικαιώµατα διαχείρισης των αιτήσεων. Ο χρήστης που διαθέτει δικαιώµατα διαχείρισης των αιτήσεων σε νοµοθετικό τοµέα 9

µπορεί να στέλνει και να απαντά σε αιτήσεις παροχής πληροφοριών εξ ονόµατος της αρµόδιας αρχής στην οποία υπάγεται. µπορεί να δηµιουργεί, να αποθηκεύει και να τυπώνει αναφορές για αιτήσεις στις οποίες συµµετέχει η αρµόδια αρχή του 3.3. Αναθέτων Ορισµένες µεγάλες αρµόδιες αρχές µε σηµαντικό αριθµό χρηστών ενδέχεται να επιθυµούν να κατανέµουν τις εισερχόµενες αιτήσεις σε διάφορους διαχειριστές αιτήσεων µε βάση το θέµα τους ή άλλα κριτήρια. Για παράδειγµα, µια µεγάλη αρχή που ασχολείται µε την καταχώριση επαγγελµατιών θα µπορούσε να διαθέτει διαφορετικές οµάδες αρµόδιες για τις αιτήσεις που προέρχονται από διαφορετικές χώρες. Κάθε νέα αίτηση ΙΜΙ που παραλαµβάνει η εκάστοτε αρχή θα ήταν δυνατό να ανατίθεται στην αντίστοιχη οµάδα. Ο χρήστης µε δικαιώµατα "αναθέτοντος": µπορεί να αναθέτει τη διεκπεραίωση της αίτησης σε έναν ή περισσότερους διαχειριστές αιτήσεων της αρµόδιας αρχής µπορεί να αλλάζει τον αποδέκτη της αίτησης προσθέτοντας ή καταργώντας χρήστες µπορεί να δηµιουργεί, να αποθηκεύει και να τυπώνει αναφορές για αιτήσεις χωρίς προσωπικά δεδοµένα δεν µπορεί να στέλνει ή να παραλαµβάνει αιτήσεις εξ ονόµατος της αρµόδιας αρχής στην οποία υπάγεται, εφόσον δεν του έχουν χορηγηθεί επιπλέον δικαιώµατα "διαχειριστή αιτήσεων". 3.4. ιαχειριστής τοπικών δεδοµένων Κάθε αρµόδια αρχή είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση των τοπικών χρηστών και των τοπικών δεδοµένων. Ο χρήστης µε δικαιώµατα "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" µπορεί να ενηµερώνει δεδοµένα του συστήµατος ΙΜΙ τα οποία αφορούν την αρµόδια αρχή στην οποία υπάγεται έχει το δικαίωµα να καταχωρίζει πρόσθετους χρήστες για την αρµόδια αρχή στην οποία υπάγεται µπορεί να αλλάζει τα προφίλ των χρηστών της αρµόδιας αρχής στην οποία υπάγεται (για παράδειγµα, να χορηγεί δικαιώµατα διαχείρισης αιτήσεων σε βασικό χρήστη) δεν µπορεί να στέλνει ή να παραλαµβάνει αιτήσεις εξ ονόµατος της αρµόδιας αρχής στην οποία υπάγεται, εφόσον δεν του έχουν χορηγηθεί πρόσθετα δικαιώµατα "διαχειριστή αιτήσεων" 10

δεν µπορεί να ορίζει ή να αλλάζει αποδέκτη αιτήσεων επιλέγοντας µεταξύ των διαχειριστών αιτήσεων, εφόσον δεν του έχουν χορηγηθεί πρόσθετα δικαιώµατα "αναθέτοντος" δεν µπορεί να δηµιουργεί, να αποθηκεύει και να τυπώνει αναφορές για αιτήσεις στις οποίες συµµετέχει η αρµόδια αρχή του, παρά µόνον εάν διαθέτει και δικαιώµατα "αναθέτοντος" ή "διαχειριστή αιτήσεων". Ο χρήστης µε δικαιώµατα "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" µπορεί επίσης, εφόσον υπάγεται σε DIMIC, Super-DIMIC ή NIMIC, να καταχωρίζει νέες αρµόδιες αρχές στο σύστηµα IMI να στέλνει ηλεκτρονικά µηνύµατα µέσω του ΙΜΙ σε όλες τις αρµόδιες αρχές που έχουν καταχωριστεί για τον ίδιο νοµοθετικό τοµέα στο κράτος µέλος του. 3.5. ιαχειριστής παραποµπών Ένα ακόµη προφίλ χρήστη, ο "διαχειριστής παραποµπών" προσφέρεται σε χρήστες που υπάγονται σε συντονιστή ΙΜΙ. Για να µπορεί ο συντονιστής να συντονίζει επιτυχώς ορισµένες λειτουργίες, για παράδειγµα, να παρεµβάλλεται στην διαδροµή της αίτησης µεταξύ δύο αρµοδίων αρχών (όταν η αιτούσα αρχή δεν είναι ικανοποιηµένη µε την απάντηση) ή να εγκρίνει την αποστολή αίτησης από αρµόδια αρχή, πρέπει να του έχουν χορηγηθεί δικαιώµατα "διαχειριστή παραποµπών". Ο χρήστης µε δικαιώµατα διαχειριστή παραποµπών: µπορεί να εγκρίνει την αποστολή αιτήσεων ή απαντήσεων από αρµόδια αρχή, όταν η διαδικασία έγκρισης αποτελεί προαπαιτούµενο µπορεί να δηλώνει ότι συµφωνεί ή διαφωνεί, όταν η αιτούσα αρµόδια αρχή δεν είναι ικανοποιηµένη µε την απάντηση που λαµβάνει δεν µπορεί να στέλνει αιτήσεις ή απαντήσεις εξ ονόµατος του συντονιστή, εφόσον δεν του έχουν χορηγηθεί πρόσθετα δικαιώµατα "διαχειριστή αιτήσεων". 4. Ποιες δυνατότητες έχουν οι συµµετέχοντες στο ΙΜΙ; Μόλις µία αρµόδια αρχή καταχωριστεί στο σύστηµα ΙΜΙ, µπορεί να χρησιµοποιεί τη βάση δεδοµένων του ΙΜΙ µε τις αρµόδιες αρχές για να αναζητά αρµόδια αρχή οποιουδήποτε κράτους µέλους του ΕΟΧ να στέλνει αίτηση για πληροφορίες σε αρµόδια αρχή σε οποιοδήποτε από τα κράτη µέλη του ΕΟΧ, επιλέγοντας ορισµένες από τις προµεταφρασµένες ερωτήσεις που βασίζονται στη νοµοθεσία για την εσωτερική αγορά στον νοµοθετικό τοµέα για τον οποίο έχει καταχωριστεί να ανταποκρίνεται σε αιτήσεις για πληροφορίες που λαµβάνει από αρµόδιες αρχές άλλου κράτους µέλους του ΕΟΧ. 11

Ο συντονιστής ΙΜΙ µπορεί να διεκπεραιώνει τις ίδιες εργασίες µε την αρµόδια αρχή και, επιπλέον, µπορεί να καταχωρίζει ταυτοποιηµένες αρµόδιες αρχές στο σύστηµα ΙΜΙ 1 να παρεµβαίνει στην ανταλλαγή πληροφοριών µεταξύ δύο αρµοδίων αρχών για να διασφαλίζει ικανοποιητική απάντηση στον νοµοθετικό τοµέα στον οποίο έχει συντονιστικό ρόλο να παρακολουθεί τη διαδροµή των εισερχόµενων και εξερχόµενων αιτήσεων ΙΜΙ που διαχειρίζονται οι συντονιζόµενες αρχές. Η συνδεδεµένη αρχή µπορεί να διεκπεραιώνει τις ίδιες συνήθεις εργασίες µε την αρµόδια αρχή και, επιπλέον, µπορεί να παρακολουθεί την διαδροµή των εισερχόµενων και εξερχόµενων αιτήσεων ΙΜΙ που διαχειρίζεται µια άλλη αρχή µε την οποία συνδέεται. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή φιλοξενεί και συντηρεί το σύστηµα ΙΜΙ εξασφαλίζει τις µεταφράσεις που καταχωρίζονται στο σύστηµα συντάσσει τις οµάδες ερωτήσεων του ΙΜΙ που βασίζονται σε διατάξεις της νοµοθεσίας για την εσωτερική αγορά παρέχει κεντρική υπηρεσία υποστήριξης για τους συντονιστές ΙΜΙ. 5. Η διαδροµή µιας αίτησης ΙΜΙ 5.1. Επισκόπηση Κάθε αίτηση πληροφοριών στο σύστηµα ΙΜΙ ακολουθεί µια σαφώς προκαθορισµένη διαδροµή µέσω συγκεκριµένων σταδίων. ίνοντας ένα δυναµικό καθεστώς σε κάθε αίτηση, είναι δυνατό να παρακολουθείτε τη διαδροµή της ανά πάσα στιγµή. Καθώς η αίτηση προχωρά από το ένα στάδιο στο άλλο, αλλάζει αυτόµατα και το καθεστώς της. 5.2. Απλή διαδροµή µιας αίτησης ΙΜΙ Η βασική διαδροµή µιας αίτησης ΙΜΙ είναι απλή. Περιλαµβάνει 4 µόνο στάδια από την υποβολή µιας αίτησης µέχρι το κλείσιµό της. 1 Σε µεταγενέστερες εκδόσεις του ΙΜΙ, όταν θα είναι δυνατή η αυτοκαταχώριση, µπορεί επίσης να ζητείται από τους συντονιστές ΙΜΙ να ταυτοποιούν και να επικυρώνουν αυτοκαταχωριζόµενες αρµόδιες αρχές. 12

5.2.1. Αίτηση εστάλη/ Αναµένεται αποδοχή Η αιτούσα αρχή δηµιουργεί και στέλνει νέα αίτηση στην ανταποκρινόµενη αρχή. Η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς " Αίτηση εστάλη/ Αναµένεται αποδοχή". 5.2.2. Αίτηση αποδεκτή Η ανταποκρινόµενη αρχή αποδέχεται την αίτηση. Η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση αποδεκτή ". 5.2.3. Αίτηση ανοικτή/ Παρέχονται πληροφορίες Η ανταποκρινόµενη αρχή παρέχει όλες τις πληροφορίες στην αιτούσα αρχή. Η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση ανοικτή/ Παρέχονται πληροφορίες". 5.2.4. Αίτηση κλειστή/ Αποδοχή πληροφοριών Η αιτούσα αρχή αποδέχεται τις παρεχόµενες πληροφορίες και η αίτηση κλείνει. Η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση κλειστή/ Αποδοχή πληροφοριών". Μια απλή διαδροµή στο ΙΜΙ απεικονίζεται ως εξής: 13

5.3. Εναλλακτικές διαδροµές Αν και οι περισσότερες ανταλλαγές πληροφοριών ακολουθούν απλή διαδροµή, υπάρχουν σε ορισµένες περιπτώσεις εναλλακτικές δυνατότητες για κάθε στάδιο της διαδροµής της αίτησης, οι οποίες περιγράφονται στη συνέχεια. 5.3.1. ηµιουργία νέας αίτησης από την αιτούσα αρχή 5.3.1.1. Αποθήκευση της αίτησης µε τη µορφή σχεδίου Η αιτούσα αρχή δηµιουργεί νέα αίτηση, αλλά αντί να την στείλει στην ανταποκρινόµενη αρχή, αποφασίζει να την αποθηκεύσει ως σχέδιο αίτησης για να τη στείλει αργότερα. Η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς " Σχέδιο αίτησης". 5.3.2. ιεκπεραίωση νέας αίτησης που παραλήφθηκε από την ανταποκρινόµενη αρχή 5.3.2.1. ιαβίβαση της αίτησης σε άλλη ανταποκρινόµενη αρχή. Η ανταποκρινόµενη αρχή αποφασίζει ότι η αίτηση έπρεπε να έχει αποσταλεί σε άλλη ανταποκρινόµενη αρχή. Αντί να 14

την αποδεχθεί, τη διαβιβάζει σε άλλη αρµόδια αρχή ή σε ένα συντονιστή ΙΜΙ. Η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς " ιαβίβαση αίτησης/ Αναµονή αποδοχής". 5.3.2.2. Παροχή µερικής απάντησης σε παραληφθείσα αίτηση Η ανταποκρινόµενη αρχή µπορεί να µην είναι σε θέση να δώσει αµέσως ολοκληρωµένη απάντηση στην αιτούσα αρχή. Μπορεί να αποφασίσει να απαντήσει σε ορισµένες µόνον από τις ερωτήσεις. Οι υπόλοιπες απαντήσεις µπορεί να παρασχεθούν σε µεταγενέστερο στάδιο. Στην περίπτωση αυτή, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση ανοικτή/ Παρέχεται µέρος των πληροφοριών" 5.3.2.3. Άρνηση απάντησης σε παραληφθείσα αίτηση Αν το ανταποκρινόµενο κράτος µέλος αποφασίσει ότι δεν µπορεί να απαντήσει σε αίτηση, αρνείται να αποδεχθεί την αίτηση η οποία λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση κλειστή/ εν υπάρχουν πληροφορίες". Κανονικά, µόνο ένας συντονιστής ΙΜΙ µπορεί να αποφασίσει ότι δεν υπάρχει αρµόδια αρχή στο κράτος µέλος που να µπορεί να απαντήσει. Ωστόσο, υπό εξαιρετικές περιστάσεις, µία αρµόδια αρχή µπορεί η ίδια να αρνηθεί αίτηση εξ ονόµατος του κράτους µέλους στο οποίο υπάγεται. Οι εναλλακτικές διαδροµές που περιγράφηκαν παραπάνω απεικονίζονται ως εξής: 15

5.3.3. ιεκπεραίωση απάντησης που λήφθηκε από αιτούσα αρχή 5.3.3.1. Αίτηση ανοικτή/ Χρειάζονται συµπληρωµατικές πληροφορίες Η αιτούσα αρχή µπορεί να µην είναι ικανοποιηµένη µε την απάντηση που έλαβε από την ανταποκρινόµενη αρχή, οπότε, µπορεί να αποφασίσει να µην αποδεχθεί την απάντηση, αλλά να ζητήσει συµπληρωµατικές πληροφορίες από την ανταποκρινόµενη αρχή. Στην περίπτωση αυτή, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση ανοικτή/ Χρειάζονται συµπληρωµατικές πληροφορίες." 5.3.4. ιεκπεραίωση αίτησης για συµπληρωµατικές πληροφορίες (ανταποκρινόµενη αρχή) 5.3.4.1. Αποδοχή αίτησης για συµπληρωµατικές πληροφορίες Μετά από αίτηση για συµπληρωµατικές πληροφορίες (στην περίπτωση µη ικανοποιητικής απάντησης), η 16

ανταποκρινόµενη αρχή µπορεί να αποφασίσει ότι είναι σε θέση να δώσει συµπληρωµατικές πληροφορίες, οπότε, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αποδοχή αίτησης για συµπληρωµατικές πληροφορίες". (Σηµείωση: Όταν οι συµπληρωµατικές πληροφορίες παρέχονται στην αιτούσα αρχή, το καθεστώς µετατρέπεται σε "Αίτηση ανοικτή/ παροχή πληροφοριών".) 5.3.4.2. εν µπορούν να παρασχεθούν συµπληρωµατικές πληροφορίες Μετά από αίτηση για συµπληρωµατικές πληροφορίες (στην περίπτωση µη ικανοποιητικής απάντησης), η ανταποκρινόµενη αρχή µπορεί να αποφασίσει ότι δεν είναι σε θέση να δώσει συµπληρωµατικές πληροφορίες, οπότε, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση ανοικτή/ εν υπάρχουν συµπληρωµατικές πληροφορίες." 5.3.5. ιεκπεραίωση απάντησης σε αίτηση για συµπληρωµατικές πληροφορίες (αιτούσα αρχή) 5.3.5.1. Αίτηση κλειστή/ εν υπάρχουν συµπληρωµατικές πληροφορίες 5.3.6. Κλείσιµο ελλιπούς αίτησης Όταν η ανταποκρινόµενη αρχή δεν µπορεί να παράσχει συµπληρωµατικές πληροφορίες (στην περίπτωση µη ικανοποιητικής απάντησης), η αιτούσα αρχή µπορεί να αποφασίσει να αποδεχθεί την κατάσταση, οπότε, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση κλειστή/ εν υπάρχουν συµπληρωµατικές πληροφορίες." 5.3.6.1. Ανάκληση αίτησης Η αιτούσα αρχή µπορεί ανά πάσα στιγµή να ανακαλέσει την αίτηση που δηµιούργησε, οπότε, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Ανάκληση αίτησης", µπορείτε όµως να τη δείτε στο σύστηµα. 17

5.3.6.2. ιαγραφή αίτησης Ο διαχειριστής συστήµατος της ΕΕ µπορεί, ανά πάσα στιγµή, να διαγράψει µια αίτηση, µόνο, όµως, εφόσον το ζητήσει ρητά η αιτούσα αρχή. Μετά τη διαγραφή, η αίτηση δεν µπορεί πλέον να εµφανιστεί ηλεκτρονικά. 5.4. ιαδροµές µε συµµετοχή των συντονιστών ΙΜΙ (Κλιµάκωση) 5.4.1. ιαδικασία έγκρισης Ορισµένα κράτη µέλη αποφάσισαν να διατηρήσουν τον κεντρικό έλεγχο της ροής των πληροφοριών µεταξύ των αρµοδίων αρχών τους και των αντίστοιχων αρχών άλλων κρατών µελών. Για να διευκολυνθεί αυτή η κατάσταση, το ΙΜΙ παρέχει τη δυνατότητα στους συντονιστές να εγκρίνουν νέες αιτήσεις ή απαντήσεις προτού αυτές αποσταλούν στον συνοµιλητή που βρίσκεται στο άλλο κράτος µέλος. Αυτή η διαδικασία έγκρισης επιβάλλει τη δηµιουργία νέων καθεστώτων της αίτησης, τα οποία περιγράφονται στη συνέχεια. 5.4.1.1. Αίτηση εν αναµονή έγκρισης από συντονιστή Κατά την καταχώριση αρµόδιας αρχής στο σύστηµα ΙΜΙ, ο εκάστοτε συντονιστής ΙΜΙ µπορεί να επισηµαίνει ότι οι αιτήσεις της αρχής αυτής σε άλλα κράτη µέλη χρειάζονται προηγούµενη έγκριση. Στην περίπτωση αυτή, όταν η αρµόδια αρχή στέλνει νέα αίτηση σε άλλο κράτος µέλος, η εν λόγω αίτηση αντί για το καθεστώς "Αίτηση εστάλη/ Αναµένεται αποδοχή", λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση εν αναµονή έγκρισης από συντονιστή" και αποστέλλεται στο συντονιστή ΙΜΙ για έγκριση και όχι στην ανταποκρινόµενη αρχή. Αν ο συντονιστής εγκρίνει την αίτηση, το καθεστώς τότε γίνεται "Αίτηση εστάλη/ Αναµένεται αποδοχή" και η αίτηση αποστέλλεται στην ανταποκρινόµενη αρµόδια αρχή. 5.4.1.2. Αίτηση µη εγκριθείσα από συντονιστή 18

Αν, ωστόσο, ο συντονιστής ΙΜΙ δεν εγκρίνει την υποβληθείσα αίτηση, αυτή λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση µη εγκριθείσα από συντονιστή" και επιστρέφεται στην αιτούσα αρµόδια αρχή, η οποία µπορεί είτε να την τροποποιήσει είτε να την κλείσει. 5.4.1.3. Αίτηση κλειστή/ Μη εγκριθείσα από συντονιστή Αν ο συντονιστής ΙΜΙ δεν εγκρίνει το περιεχόµενο της νέας αίτησης που πρόκειται να σταλεί, η αιτούσα αρµόδια αρχή µπορεί να αποφασίσει να µη την τροποποιήσει και να την στείλει εκ νέου, αλλά να την κλείσει και να τερµατίσει τη διαδικασία. Αν επιλέξει να ολοκληρώσει τη διαδικασία, η αίτηση κλείνει µε το καθεστώς "Αίτηση κλειστή/ Μη εγκριθείσα από συντονιστή". 5.4.1.4. Απάντηση εν αναµονή έγκρισης από συντονιστή Κατά την καταχώριση αρµόδιας αρχής στο σύστηµα ΙΜΙ, ο εκάστοτε συντονιστής ΙΜΙ µπορεί να επισηµαίνει ότι οι απαντήσεις της αρχής αυτής σε αιτήσεις άλλων κρατών 19

µελών χρειάζονται προηγούµενη έγκριση. Στην περίπτωση αυτή, όταν η αρµόδια αρχή στέλνει απάντηση σε άλλο κράτος µέλος, η απάντηση αυτή αντί για το καθεστώς "Αίτηση ανοικτή/ Παροχή πληροφοριών", λαµβάνει το καθεστώς "Απάντηση εν αναµονή έγκρισης από συντονιστή" και αποστέλλεται στο συντονιστή ΙΜΙ για έγκριση και όχι στην αιτούσα αρχή. Αν ο συντονιστής εγκρίνει την απάντηση, το καθεστώς γίνεται "Αίτηση ανοικτή/ Παρέχονται πληροφορίες" και η απάντηση αποστέλλεται στην αιτούσα αρµόδια αρχή. 5.4.1.5. Μερική απάντηση εν αναµονή έγκρισης από συντονιστή Όπως και κατά την απλή διαδροµή µιας αίτησης, η ανταποκρινόµενη αρχή µπορεί να αποφασίσει να απαντήσει σε ορισµένες µόνο από τις ερωτήσεις της αίτησης και να αφήσει τις υπόλοιπες για αργότερα. Επειδή ο συντονιστής του ΙΜΙ έχει επισηµάνει ότι οι απαντήσεις της εν λόγω ανταποκρινόµενης αρχής χρειάζονται έγκριση, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Μερική απάντηση εν αναµονή έγκρισης από συντονιστή". Μόλις ο συντονιστής ΙΜΙ εγκρίνει την απάντηση, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση ανοικτή/ Παρέχεται µέρος των πληροφοριών". 5.4.1.6. Απάντηση µη εγκριθείσα από συντονιστή 5.4.2. ιαδικασία παραποµπής Αν ο συντονιστής ΙΜΙ αποφασίσει να µην εγκρίνει την απάντηση (πλήρη ή µερική) που προτείνει µια αρµόδια αρχή, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Απάντηση µη εγκριθείσα από συντονιστή" και επιστρέφεται στην αρµόδια ανταποκρινόµενη αρχή για να τροποποιηθεί. Για να διασφαλιστεί ότι δίδονται απαντήσεις σε αιτήσεις ΙΜΙ, η διαδροµή που ακολουθούν οι αιτήσεις στο ΙΜΙ, περιλαµβάνει ορισµένες αυτόµατες διασφαλίσεις. Όταν παραλαµβάνεται αίτηση από ανταποκρινόµενη αρχή, αυτή πρέπει να αποφασίζει κατά πρώτον αν θα την αποδεχθεί ή θα την διαβιβάσει σε άλλη ανταποκρινόµενη αρχή ή σε συντονιστή του κράτους µέλους στο οποίο υπάγεται. Αποδεχόµενη αίτηση που της απευθύνεται, κάθε ανταποκρινόµενη αρµόδια αρχή επιβεβαιώνει την επιθυµία της να απαντήσει. Η 20

αρµόδια αιτούσα αρχή ενδέχεται, όµως, να µην ικανοποιηθεί από την απάντηση που θα λάβει. Η διαδικασία παραποµπής σηµαίνει ότι αν η αρµόδια αιτούσα αρχή δεν είναι ικανοποιηµένη µε την απάντηση που λαµβάνει, θα πρέπει µε τη σύµφωνη γνώµη τόσο του δικού της συντονιστή ΙΜΙ (της αιτούσας αρχής) όσο και του συντονιστή ΙΜΙ της αρµόδιας ανταποκρινόµενης αρχής να ζητήσει την παροχή συµπληρωµατικών πληροφοριών. Μόνον αν οι δύο συντονιστές ΙΜΙ συµφωνήσουν ότι πρέπει να παρασχεθούν και άλλες πληροφορίες, θα ζητηθεί από την ανταποκρινόµενη αρχή να τις παράσχει. Αν οποιοσδήποτε από τους δύο συντονιστές ΙΜΙ θεωρεί ότι η απάντηση που δόθηκε από την ανταποκρινόµενη αρχή είναι επαρκής, η αίτηση κλείνει. Οι συντονιστές µπορεί να αποφασίσουν στο πλαίσιο του ΙΜΙ ότι δεν επιθυµούν να συµµετάσχουν στη διαδικασία παραποµπής. Σε αυτή την περίπτωση το σύστηµα θα συναγάγει το συµπέρασµα ότι ο συντονιστής συµφωνεί µε την αρµόδια αρχή του δικού του κράτους µέλους. Η διαδικασία παραποµπής επιβάλλει τη δηµιουργία νέων καθεστώτων της αίτησης, τα οποία περιγράφονται στη συνέχεια. 5.4.2.1. Παραποµπή αίτησης στον συντονιστή αιτούσας αρχής Αν η αιτούσα αρχή λάβει απάντηση σε αίτησή της αλλά την θεωρήσει ανεπαρκή, µπορεί να ζητήσει συµπληρωµατικές πληροφορίες από την ανταποκρινόµενη αρχή. Αν η ανταποκρινόµενη αρχή δεν µπορεί να παράσχει συµπληρωµατικές πληροφορίες, αλλά η αιτούσα αρχή θεωρεί, αντίθετα, ότι αυτές µπορούν να δοθούν, µπορεί να αποφασίσει να παραπέµψει την µη ικανοποιητική απάντηση στον δικό της συντονιστή ΙΜΙ και να ζητήσει την γνώµη του. Στην περίπτωση αυτή, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Παραποµπή αίτησης στον συντονιστή αιτούσας αρχής." 5.4.2.2. Παραποµπή αίτησης στον συντονιστή ανταποκρινόµενης αρχής Αν ο συντονιστής αιτούσας αρχής συµφωνεί µε την αρµόδια αρχή του ότι θα πρέπει να δοθούν 21

συµπληρωµατικές πληροφορίες σχετικά µε την αίτησή της, µπορεί να το δηλώσει και να παραπέµψει την αίτηση στον συντονιστή ΙΜΙ της αρµόδιας ανταποκρινόµενης αρχής ζητώντας τη γνώµη του. Στην περίπτωση αυτή, η αίτηση λαµβάνει το καθεστώς "Παραποµπή αίτησης στον συντονιστή ανταποκρινόµενης αρχής." Αν ο συντονιστής ανταποκρινόµενης αρχής συµφωνεί ότι πρέπει να δοθούν συµπληρωµατικές πληροφορίες, η αίτηση παραπέµπεται εκ νέου στην αρµόδια ανταποκρινόµενη αρχή µε το καθεστώς "Αίτηση ανοικτή/ Χρειάζονται συµπληρωµατικές πληροφορίες." Αν ο συντονιστής ανταποκρινόµενης αρχής δεν συµφωνεί, η αίτηση κλείνει και λαµβάνει το καθεστώς "Αίτηση κλειστή/ εν υπάρχουν συµπληρωµατικές πληροφορίες." Το παρακάτω διάγραµµα απεικονίζει όλα τα στάδια που περιλαµβάνει η διαδικασία παραποµπής στην οποία συµµετέχουν οι συντονιστές τόσο της αιτούσας όσο και της ανταποκρινόµενης αρχής. Θα πρέπει, ωστόσο, να επισηµανθεί ότι ο χρήστης που συµµετέχει στη διαδικασία δεν µπορεί να παρεµβαίνει σε όλη τη διαδροµή της αίτησης, αλλά είναι υπεύθυνος µόνο για τις ενέργειες που έχει αναλάβει η δική του αρχή. Ανταλλαγή πληροφοριών ΙΜΙ Επισκόπηση της διαδικασίας παραποµπής 2. Συντονιστής ανταποκρινόµεν ης αρχής Συµφωνώ? ιαφωνώ 4. Συµφωνώ ιαφωνώ? Επιστροφή αίτησης στο ανταποκρινόµενο κράτος µέλος Συντονιστής αιτούσας αρχής Κλείσιµο αίτησης Επιστροφή αίτησης στο ανταποκρινόµενο κράτος µέλος Κλείσιµο αίτησης 1. Ηαιτούσααρχή δεν αποδέχεται ότι δεν υπάρχουν συµπληρωµατι κές πληροφορίες Αιτούσα αρχή 3. Αν ο συντονιστής συµφωνεί, η αίτηση επιστρέφεται στο ανταποκρινόµενο κράτος µέλος Αίτηση Απάντηση 5. Αν ο συντονιστής συµφωνεί, η αίτηση επιστρέφεται στην ανταποκρινόµενη αρχή Ανταποκρινόµενη αρχή 6. ΙΜΙ και νοµοθεσία προστασίας δεδοµένων Επειδή το ΙΜΙ χρησιµοποιείται για την ανταλλαγή προσωπικών δεδοµένων, απαιτείται υψηλός βαθµός προστασίας δεδοµένων. Η ισχύουσα νοµοθεσία για την 22

προστασία δεδοµένων εφαρµόζεται πλήρως στο ΙΜΙ 2 Το ΙΜΙ συµβάλλει στην εξασφάλιση της συµµόρφωσης µε τη νοµοθεσία αυτή, δεδοµένου ότι παρέχει ένα σαφές πλαίσιο για το τι είδους πληροφορίες µπορούν να ανταλλάσσονται, µε ποιον και υπό ποιες περιστάσεις, και έχει εφοδιαστεί µε συγκεκριµένες διασφαλίσεις για την τήρηση των κανόνων προστασίας δεδοµένων. Συνεπώς, το ΙΜΙ αυξάνει την ασφάλεια καθώς οι ad hoc ανταλλαγές πληροφοριών µεταξύ των κρατών µελών µέσω φαξ, ηλεκτρονικού ταχυδροµείου ή επιστολής που είναι σε κάποιο βαθµό επισφαλείς θα αντικατασταθούν από ένα διαρθρωµένο σύστηµα που συµβάλλει στην αυξηµένη συµµόρφωση προς τις σχετικές υποχρεώσεις ασφάλειας και προστασίας δεδοµένων. Ειδική απόφαση της Επιτροπής καθορίζει επίσης τις αρµοδιότητες, τα δικαιώµατα και τις υποχρεώσεις των παραγόντων του ΙΜΙ όσον αφορά την προστασία δεδοµένων 3. Η απόφαση αυτή καθορίζει τους νοµικούς όρους λειτουργίας του ΙΜΙ και παρέχει ένα σαφές πλαίσιο για το τι είδους πληροφορίες µπορούν να ανταλλάσσονται, µε ποιον και υπό ποιες περιστάσεις. Σκοπός της απόφασης είναι να συµβάλει στη συµµόρφωση µε την ισχύουσα νοµοθεσία περί προστασίας δεδοµένων. Πρέπει να υπογραµµιστεί ότι το ΙΜΙ δεν δηµιουργεί µια µόνιµη βάση δεδοµένων ή µητρώο προσωπικών δεδοµένων που περιέχονται στις ανταλλασσόµενες πληροφορίες τα προσωπικά δεδοµένα που περιέχονται στις ανταλλασσόµενες πληροφορίες διαγράφονται το αργότερο 6 µήνες µετά την επίσηµη ολοκλήρωση της ανταλλαγής πληροφοριών, ενώ κάθε πληροφορία που έχει αποθηκευτεί για στατιστικούς σκοπούς αποσυνδέεται από προσωπικά δεδοµένα µόνο οι αρµόδιες αρχές που συµµετέχουν άµεσα σε ανταλλαγή δεδοµένων έχουν πρόσβαση σε προσωπικά δεδοµένα. 2 3 Οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου της 24ης Οκτωβρίου 1995 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδοµένων αυτών, ΕΕ L 1995/281, σ. 31, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισµό (ΕΚ) αριθ. 1882/2003, ΕΕ L 2003/284, σ. 1 Κανονισµός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου, της 18ης εκεµβρίου 2000, σχετικά µε την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισµούς της Κοινότητας και σχετικά µε την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδοµένων αυτών, ΕΕ 2001/8, σ.1. Απόφαση της Επιτροπής, της 12ης εκεµβρίου 2008, σχετικά µε την προστασία των προσωπικών δεδοµένων κατά την εφαρµογή του Συστήµατος Πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά (IMI) ΕΕ 2008/13, σ.18. 23

ιαγραφή προσωπικών δεδοµένων από το ΙΜΙ Η απόφαση της Επιτροπής για την προστασία των προσωπικών δεδοµένων στο ΙΜΙ ορίζει ότι κάθε προσωπικό δεδοµένο που περιέχεται στις ανταλλασσόµενες πληροφορίες διαγράφεται αυτόµατα το αργότερο 6 µήνες µετά την επίσηµη ολοκλήρωση της ανταλλαγής πληροφοριών. Οι αρµόδιες αρχές θα εξακολουθήσουν, για στατιστικούς σκοπούς, να έχουν πρόσβαση στην αίτηση αλλά δεν θα µπορούν να δουν τα προσωπικά δεδοµένα που σχετίζονται µε αυτή. Το ΙΜΙ παρέχει επίσης τη δυνατότητα σε αρµόδια αρχή να ζητήσει τη διαγραφή προσωπικών δεδοµένων από αίτηση που έχει κλείσει προτού περάσουν οι έξι µήνες που προβλέπονται για τη φύλαξή τους. Μόλις η αρµόδια αρχή ζητήσει αυτή την πρώιµη διαγραφή, η αίτηση θα λάβει καθεστώς "Ζητήθηκε διαγραφή των προσωπικών δεδοµένων". Στη συνέχεια ενηµερώνεται η άλλη αρχή που συµµετέχει στην αίτηση και της ζητείται η συγκατάθεση. Μόλις συµφωνήσουν και οι δύο αρχές, η Επιτροπή ενηµερώνεται σχετικά και φροντίζει για τη διαγραφή των στοιχείων από την αίτηση εντός 10 ηµερών. 24

Μέρος 2 - Οδηγίες για τις αρµόδιες αρχές και τους συντονιστές ΙΜΙ 25

ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ IMI 7. ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΜΙ Για να έχετε πρόσβαση στο σύστηµα ΙΜΙ, πρέπει να είστε καταχωρισµένος χρήστης και να διαθέτετε όνοµα χρήστη, κωδικό πρόσβασης και κωδικό ασφαλείας. 7.1. Όνοµα χρήστη Μόλις εγγραφείτε ως χρήστης του ΙΜΙ, θα λάβετε το προσωπικό σας όνοµα χρήστη από τον "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" της αρχής σας. Εάν είστε ο πρώτος χρήστης της αρχής σας, θα λάβετε το όνοµα χρήστη από τον συντονιστή ΙΜΙ που καταχώρισε την αρχή σας. Το όνοµα χρήστη κοινοποιείται µε άλλον τρόπο, εκτός του συστήµατος (π.χ. µέσω ταχυδροµείου, φαξ, τηλεφώνου ή προσωπικής επαφής). 4 7.2. Οδηγίες και κωδικός πρόσβασης Θα λάβετε δύο ηλεκτρονικά µηνύµατα που αποστέλλει αυτόµατα το σύστηµα ΙΜΙ σε κάθε καταχωριζόµενο χρήστη. Το πρώτο µήνυµα περιέχει οδηγίες για τη σύνδεση µε το σύστηµα. Το δεύτερο µήνυµα (που αποστέλλεται εντός 48 ωρών από την καταχώριση του πρώτου χρήστη µιας αρχής και εντός 24 ωρών από την καταχώριση κάθε άλλου επιπλέον χρήστη της ίδιας αρχής) περιέχει τον προσωρινό κωδικό πρόσβασης. Αν είστε ο πρώτος χρήστης της αρχής σας, αυτό το ηλεκτρονικό µήνυµα θα περιέχει επίσης επεξηγήσεις σχετικά µε το ποια δεδοµένα και ποιες ρυθµίσεις θα πρέπει να ενηµερώσετε όταν θα συνδεθείτε µε το ΙΜΙ για πρώτη φορά. Αν είστε ο πρώτος χρήστης της αρχής σας, θα πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά τα σηµεία που αφορούν τη διαχείριση τοπικών δεδοµένων (σηµεία 15-19). 7.3. Πρώτη σύνδεση µε το ΙΜΙ Μόλις έχετε το όνοµα χρήστη και τον προσωρινό κωδικό πρόσβασης στο ΙΜΙ, µπορείτε να συνδεθείτε µε το σύστηµα και να ολοκληρώσετε τη διαδικασία καταχώρισης. Κατά την πρώτη σύνδεση αναγράψτε το προσωπικό σας όνοµα χρήστη και τον προσωρινό κωδικό πρόσβασης. Το σύστηµα θα σας ζητήσει αµέσως να αλλάξετε τον προσωρινό κωδικό πρόσβασης µε κωδικό της επιλογής σας. Σηµειώστε τον νέο σας κωδικό σε ασφαλές σηµείο. 4 Κάθε κράτος µέλος διορίζει έναν εθνικό συντονιστή ΙΜΙ (NIMIC) καθώς και, εφόσον επιθυµεί, εξουσιοδοτηµένους συντονιστές ΙΜΙ (DIMIC) που αναλαµβάνουν συντονιστικές αρµοδιότητες σε συγκεκριµένο νοµοθετικό τοµέα, διοικητική υπηρεσία ή γεωγραφική περιφέρεια. Στην εξαιρετική περίπτωση όπου ένας περιφερειακός DIMIC είναι υπεύθυνος για όλους τους νοµοθετικούς τοµείς στην περιφέρειά του, αποκαλείται Super-DIMIC ή SDIMIC. 26

Μετά την αλλαγή του κωδικού πρόσβασης, το σύστηµα θα σας ζητήσει να δηµιουργήσετε και να επιβεβαιώσετε έναν κωδικό ασφαλείας µε 12 χαρακτήρες. Ο κωδικός αυτός θα πρέπει να αποτελείται από γράµµατα, αριθµητικά ψηφία και σύµβολα. Μην παραλείψετε να σηµειώσετε σε ασφαλές σηµείο αυτόν τον κωδικό. Μόλις τον αναγράψετε στο σύστηµα, η διαδικασία καταχώρισης θα ολοκληρωθεί. Αφότου έχετε το όνοµα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασης και τον κωδικό ασφαλείας θα µπορείτε ανά πάσα στιγµή να συνδεθείτε µε το σύστηµα ΙΜΙ. Κάθε φορά που θα επιχειρείτε να συνδεθείτε θα πρέπει να αναγράφετε το όνοµα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασης και 3 χαρακτήρες τυχαία επιλεγµένους από τον προσωπικό σας κωδικό ασφαλείας. Έχετε υπόψη σας ότι το σύστηµα ΙΜΙ κάνει διάκριση µεταξύ κεφαλαίων και µικρών χαρακτήρων. Πρόσβαση στο ΙΜΙ Το ΙΜΙ είναι ένα εργαλείο λογισµικού στο οποίο έχετε πρόσβαση µέσω του ιαδικτύου και συγκεκριµένα µέσω της ιστοσελίδας http://ec.europa.eu/internal_market/iminet/index.html. Το ΙΜΙ έχει σχεδιαστεί µε τέτοιο τρόπο ώστε να αποφεύγονται χαρακτηριστικά που απαιτούν ειδική πλατφόρµα, και πιστεύουµε ότι θα λειτουργεί στους πλέον πρόσφατους φυλλοµετρητές ιστού. Ωστόσο, δεν ήταν δυνατό να γίνουν εκτεταµένες δοκιµές σε όλες τις πιθανές πλατφόρµες και µε όλες τις πιθανές ρυθµίσεις. Έχετε υπόψη σας ότι οι εξαιρετικά περιοριστικές ρυθµίσεις ασφαλείας του φυλλοµετρητή σας µπορεί να περιορίσουν τη δυνατότητα λειτουργίας του ΙΜΙ. Αν, για παράδειγµα, απενεργοποιήσετε την υποστήριξη JavaScript δεν θα είναι δυνατές ορισµένες λειτουργίες. Το ίδιο θα συµβεί αν το ΙΜΙ προστεθεί στον κατάλογο των 'restricted sites' του Internet Explorer. Αν έχετε δυσκολία πρόσβασης στο ΙΜΙ, θα πρέπει να επικοινωνήσετε µε τον αρµόδιο για το τοπικό δίκτυο πληροφορικής της αρχής σας. Στο δικτυακό τόπο του ΙΜΙ και ειδικότερα στις πληροφορίες για τη συµβατότητα του ΙΜΙ µε τους φυλλοµετρητές του ιαδικτύου και τις υποστηριζόµενες πλατφόρµες θα βρείτε περισσότερες λεπτοµέρειες σχετικά µε τις προτεινόµενες ρυθµίσεις του ιαδικτύου για το ΙΜΙ. 7.4. Εσφαλµένος κωδικός πρόσβασης, κωδικός ασφαλείας ή όνοµα χρήστη Κάθε χρήστης µπορεί να προσπαθήσει να συνδεθεί το πολύ πέντε φορές. Σε περίπτωση που δεν αναγράψει στις πέντε αυτές προσπάθειες το σωστό όνοµα χρήστη/ κωδικό πρόσβασης/ κωδικό ασφαλείας, το όνοµα χρήστη κλειδώνεται και είναι αδύνατο να χρησιµοποιηθεί µέχρις ότου ο "διαχειριστής τοπικών δεδοµένων" της αρχής του επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης. Αν είστε ο µόνος χρήστης µε προφίλ "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" στην αρχή σας και το προσωπικό σας όνοµα χρήστη κλειδωθεί, πρέπει να επικοινωνήσετε µε τον συντονιστή ΙΜΙ ο οποίος µπορεί να επαναφέρει τον προσωπικό σας κωδικό πρόσβασης. 7.4.1. Εάν ξεχάσετε το όνοµα χρήστη: Εάν δεν µπορείτε να θυµηθείτε το προσωπικό σας όνοµα χρήστη, επικοινωνήστε απευθείας µε έναν "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" 27

της αρχής σας, ο οποίος θα σας το κοινοποιήσει µε άλλον τρόπο, εκτός του συστήµατος. Εάν είστε ο µόνος "διαχειριστής τοπικών δεδοµένων" της αρχής σας και ξεχάσετε το προσωπικό σας όνοµα χρήστη, επικοινωνήστε µε τον "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" του δικού σας συντονιστή ΙΜΙ (εκείνου που καταχώρισε την αρχή σας) ο οποίος θα σας το κοινοποιήσει µε άλλον τρόπο, εκτός του συστήµατος. 7.4.2. Εάν ξεχάσετε τον προσωπικό σας κωδικό πρόσβασης ή κωδικό ασφαλείας: Εάν ξεχάσετε τον προσωπικό σας κωδικό πρόσβασης ή κωδικό ασφαλείας, επικοινωνήστε απευθείας µε έναν "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" της αρχής σας, ο οποίος θα επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια θα λάβετε ένα αυτόµατο ηλεκτρονικό µήνυµα µε τον νέο σας προσωρινό κωδικό πρόσβασης και θα µπορέσετε να συνδεθείτε ακολουθώντας τις οδηγίες του σηµείου 7,3. Εάν ξεχάσετε τον προσωπικό σας κωδικό πρόσβασης ή κωδικό ασφαλείας και είστε ο µόνος "διαχειριστής τοπικών δεδοµένων" της αρχής σας, επικοινωνήστε µε τον "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων" του δικού σας συντονιστή ΙΜΙ ο οποίος θα επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια θα λάβετε ένα αυτόµατο ηλεκτρονικό µήνυµα µε τον νέο σας προσωρινό κωδικό πρόσβασης και θα µπορέσετε να συνδεθείτε ακολουθώντας τις οδηγίες του σηµείου 7,3. 7.5. Γλώσσα του συστήµατος Το ΙΜΙ είναι ένα πολύγλωσσο σύστηµα που µπορεί να χρησιµοποιηθεί σε όλες τις επίσηµες γλώσσες της ΕΕ. Στο πάνω δεξιό τµήµα κάθε οθόνης (ακόµη και της οθόνης σύνδεσης) απεικονίζεται τετραγωνίδιο για την επιλογή της γλώσσας που επιθυµείτε να χρησιµοποιήσετε στο σύστηµα. Όταν αποσυνδέεστε, το ΙΜΙ καταγράφει τη γλώσσα που χρησιµοποιήσατε και την επαναφέρει στην επόµενη σύνδεσή σας µε το σύστηµα. 8. ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΑΡΜΟ ΙΑΣ ΑΡΧΗΣ ΚΑΙ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΤΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Στόχος του συστήµατος πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά είναι να συνδράµει τις αρµόδιες αρχές (ΑΑ) όταν ζητούν από αρχές σε άλλο κράτος µέλος πληροφορίες που εµπίπτουν στις αρµοδιότητες που τους παρέχει η νοµοθεσία για την εσωτερική αγορά. Το ΙΜΙ περιέχει ορισµένα βασικά στοιχεία που διευκολύνουν την αναζήτηση. Κάθε χρήστης καταχωρισµένος στο ΙΜΙ µπορεί τουλάχιστον: να αναζητά µια αρµόδια αρχή να βλέπει τους καταλόγους µε τις εισερχόµενες και εξερχόµενες αιτήσεις της αρχής του. 28

8.1. Αναζήτηση αρµόδιας αρχής Το ΙΜΙ παρέχει µία βάση δεδοµένων µε τις αρµόδιες αρχές σε όλον τον Ευρωπαϊκό Οικονοµικό Χώρο (ΕΟΧ), οι οποίες συµµετέχουν στην εφαρµογή της νοµοθεσίας για την εσωτερική αγορά στο έδαφός τους. Η λειτουργία αναζήτησης βοηθά τις αρχές των κρατών µελών να βρίσκουν γενικές πληροφορίες και στοιχεία επικοινωνίας για κάθε αρχή καταχωρισµένη στο σύστηµα ΙΜΙ. 8.1.1. Καθορισµός κριτηρίων αναζήτησης Μπορείτε να αναζητήσετε µια αρµόδια αρχή συνδυάζοντας όλα ή ορισµένα από τα παρακάτω κριτήρια αναζήτησης: Χώρα Νοµοθετικός τοµέας (δηλ. επαγγελµατικά προσόντα ή υπηρεσίες) Είδος αρχής Λέξεις κλειδιά που περιέχονται σε ελεύθερο κείµενο Ονοµασία αρχής (πλήρης ονοµασία ή µέρος αυτής), οδός, ταχυδροµικός κώδικας ή πόλη. 8.1.2. Αποτέλεσµα της αναζήτησης Η αναζήτηση θα σας οδηγήσει στις αρχές των οποίων τα στοιχεία πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης που αναγράψατε. Εάν υπάρχουν περισσότερες από µία αρχές των οποίων τα στοιχεία πληρούν αυτά τα κριτήρια αναζήτησης θα λάβετε κατάλογο µε όλες τις σχετικές αρχές. Εάν δεν βρεθεί αρχή µε στοιχεία που να πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης δεν θα λάβετε αποτελέσµατα. Επιπλέον της επίσηµης ονοµασίας της αρχής, η βάση δεδοµένων µε τις αρµόδιες αρχές περιέχει επίσης την "ανεπίσηµη ονοµασία" κάθε αρχής. Η "ανεπίσηµη ονοµασία" µεταφράζεται σε όλες τις επίσηµες γλώσσες της ΕΕ και στόχος της είναι να βοηθά τους χρήστες να κατανοούν τι είδους είναι οι αρχές στις οποίες οδήγησε η αναζήτησή τους. Η αναζήτησή σας οδηγεί σε γενικές πληροφορίες για τις αρχές που βρήκατε, για τις γλώσσες εργασίας τους, για τον τοµέα αρµοδιότητάς τους και τους νοµοθετικούς τοµείς στους οποίους έχουν πρόσβαση. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να στείλετε ηλεκτρονικό µήνυµα µε ελεύθερο κείµενο. 8.1.3. Τι θα συµβεί εάν η αναζήτησή µου δεν οδηγήσει σε καµία αρµόδια αρχή; Εάν δεν µπορέσετε να βρείτε την αρµόδια αρχή µε την οποία επιθυµείτε να επικοινωνήσετε, σας προτείνουµε να αλλάξετε τα 29

κριτήρια αναζήτησής σας και να προσπαθήσετε να εντοπίσετε τον αρµόδιο συντονιστή ΙΜΙ στο κράτος µέλος που σας ενδιαφέρει. Θα µπορέσετε να δείτε γενικές πληροφορίες για κάθε συντονιστή ΙΜΙ που θα βρείτε, όπως τη διεύθυνση, τον αριθµό τηλεφώνου και την ηλεκτρονική διεύθυνσή του. Έτσι θα µπορέσετε να επικοινωνήσετε µαζί του και να του ζητήσετε βοήθεια για τον εντοπισµό της κατάλληλης αρµόδιας αρχής. 8.2. Απεικόνιση των αιτήσεων Κατάλογοι αιτήσεων Το ΙΜΙ σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε αιτήσεις που σχετίζονται µε τη δική σας αρχή σε διάφορες οµάδες αιτήσεων. Η πρόσβαση στους σχετικούς καταλόγους οι οποίοι εξαρτώνται από το είδος της αρχής καθώς και από τον ρόλο του χρήστη γίνεται από την αρχική σελίδα. Στους καταλόγους αιτήσεων δεν εµφανίζονται εξ ορισµού οι αιτήσεις που έχουν κλείσει, για τις οποίες δηλαδή δεν απαιτείται καµία περαιτέρω ενέργεια από τις αρµόδιες αρχές (αιτήσεις µε το καθεστώς "Κλειστή"). Ο χρήστης µπορεί ωστόσο να ζητήσει την εµφάνιση των κλειστών αιτήσεων επιλέγοντας "Ναι" στα κριτήρια αναζήτησης. 8.2.1. Όλες οι αιτήσεις που έστειλε και έλαβε η αρχή µου Κάθε χρήστης αρµόδιας αρχής, συµπεριλαµβανοµένου και του "βασικού χρήστη" µπορεί να δει τον κατάλογο µε τίτλο "Όλες οι αιτήσεις που έστειλε και έλαβε η αρχή µου". Πρόκειται για τον κατάλογο αιτήσεων ως προς τις οποίες η αρχή του ενεργεί είτε ως αιτούσα αρχή (αιτήσεις που υποβάλλει η αρχή του) είτε ως ανταποκρινόµενη αρχή (αιτήσεις που δέχεται η αρχή του). 8.2.2. Κατάλογος ενεργειών Χρήστες µε δικαιώµατα " ιαχειριστή αιτήσεων", "Αναθέτοντος", " ιαχειριστή παραποµπών" θα έχουν επίσης πρόσβαση στον "κατάλογο ενεργειών" ο οποίος περιέχει όλες τις αιτήσεις για τις οποίες πρέπει να ενεργήσει κάθε χρήστης για λογαριασµό της αρχής του. Περισσότερες πληροφορίες στο σηµείο 11.1. 8.2.3. Αιτήσεις άλλων αρχών Σ αυτόν τον κατάλογο έχουν πρόσβαση όλοι οι χρήστες εκτός από τον "Βασικό χρήστη" της αρχής. Εάν η αρχή σας συνδέεται µε άλλες αρχές, θα µπορείτε να δείτε τις εισερχόµενες και εξερχόµενες αιτήσεις που αφορούν τις εν λόγω αρχές (βλέπε σηµείο 19 για περισσότερες λεπτοµέρειες). Εάν η αρχή σας δεν συνδέεται µε άλλη αρχή, ο κατάλογος θα είναι άδειος, δηλαδή δεν θα περιλαµβάνει καµία αίτηση. Αν είστε συντονιστής ΙΜΙ, ο κατάλογος αυτός θα περιλαµβάνει επίσης τις αιτήσεις µε τις οποίες η αρχή σας συνδέεται ως συντονιστής. 30

"Συνδεδεµένες αρχές" Το σύστηµα σας επιτρέπει να συνδέετε άλλες αρχές του ίδιου κράτους µέλους µε τη δική σας αρχή (βλέπε σηµείο 11) µέσω του "διαχειριστή τοπικών δεδοµένων". Μόλις µια αρχή συνδεθεί µε την αρχή σας θα µπορεί να δει τον κατάλογο αιτήσεων της αρχής σας µέσω του "καταλόγου αιτήσεων άλλων αρχών". Κάθε "συνδεδεµένη αρχή" έχει "γενική εικόνα παρακολούθησης" των αιτήσεών σας, χωρίς όµως να έχει πρόσβαση στα προσωπικά δεδοµένα των ενδιαφεροµένων. Ένας εθνικός ιατρικός σύλλογος θα µπορεί, για παράδειγµα, να δει τις αιτήσεις που διαχειρίζεται ένας περιφερειακός ή τοπικός ιατρικός σύλλογος στο ίδιο κράτος µέλος. 8.2.4. Αιτήσεις για τις οποίες είµαι συντονιστής (µόνο NIMIC, SDIMIC, DIMIC) Κάθε αρµόδια αρχή έχει τουλάχιστον ένα συντονιστή ΙΜΙ που συνδέεται µε τις αιτήσεις της για πληροφορίες. Ο συντονιστής αυτός µπορεί να ασχοληθεί µε αιτήσεις, για παράδειγµα, στο πλαίσιο της διαδικασίας έγκρισης ή ενεργώντας ως διαιτητής σε περιπτώσεις διαφωνίας µεταξύ δύο αρµοδίων αρχών σε διαφορετικά κράτη µέλη (βλέπε σηµείο 24 για περισσότερες λεπτοµέρειες). Ο κατάλογος αυτός περιλαµβάνει τις αιτήσεις για τις οποίες ο αντίστοιχος συντονιστής ΙΜΙ παίζει συντονιστικό ρόλο. Κάθε χρήστης συντονιστή, συµπεριλαµβανοµένου του "βασικού χρήστη", µπορεί να δει αυτόν τον κατάλογο. 8.2.5. Κατάλογος άµεσων προτεραιοτήτων (µόνο NIMIC, SDIMIC, DIMIC) Οι συντονιστές ΙΜΙ παίζουν σηµαντικό ρόλο διασφαλίζοντας ότι οι αιτήσεις που λαµβάνουν οι αρµόδιες αρχές τους διεκπεραιώνονται εγκαίρως. Για να διευκολυνθούν οι συντονιστές στο έργο τους, παρέχεται και άλλος κατάλογος που τους βοηθά να παρακολουθούν τις αιτήσεις που αφορούν αρχές τις οποίες αυτοί συντονίζουν. Αυτός ο "Κατάλογος άµεσων προτεραιοτήτων" βρίσκεται στη διάθεση κάθε χρήστη των συντονιστών ΙΜΙ και περιλαµβάνει τα εξής: αιτήσεις µε προθεσµία που λήγει σύντοµα, καθυστερηµένες αιτήσεις, προ πολλού ληφθείσες αιτήσεις που δεν έχουν γίνει αποδεκτές. Ελέγχοντας αυτόν τον κατάλογο τακτικά, οι συντονιστές ΙΜΙ µπορούν να εντοπίζουν πιθανά προβλήµατα. Μπορούν στη συνέχεια να επικοινωνούν µε την κατάλληλη αρχή για να της προσφέρουν βοήθεια και για να διασφαλίζουν ότι αυτή τηρεί τη νοµική υποχρέωση παροχής πληροφοριών στους οµολόγους τους σε άλλα κράτη µέλη. Έχετε υπόψη ότι οι συντονιστές έχουν αυτόµατα "γενική εικόνα παρακολούθησης" αυτών των αιτήσεων (εκτός εάν η αρµόδια αρχή τους έχει παραχωρήσει το δικαίωµα να βλέπουν όλες τις λεπτοµέρειες). Οι συντονιστές δεν µπορούν να δουν τα προσωπικά στοιχεία των ατόµων τα οποία αφορούν οι αιτήσεις. 31