ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ΒΗΜΑΤΑ 1. Εγγραφή στο Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων. [σελ. 2] 2. Καταχώρηση προηγούμενων δράσεων [σελ. 2] 3. Καταχώρηση αιτήματος επιχορήγησης [σελ. 3] 4. Επισύναψη εγγράφων με : [σελ. 10] - αναλυτική περιγραφή της δράσης (υποχρεωτικά) - βιογραφικά βασικών συντελεστών (υποχρεωτικά) - αναλυτικότερο/ειδικότερο προϋπολογισμού (εφόσον υπάρχει) - υλικό που κρίνετε χρήσιμο για την αξιολόγηση του αιτήματός σας (εφόσον υπάρχει) 5. Υποβολή του αιτήματος επιχορήγησης [σελ. 11]
1. Εγγραφή στο Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων Προϋπόθεση για να υποβάλετε αίτημα επιχορήγησης είναι να έχει ολοκληρωθεί η εγγραφή σας στο Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων. Οδηγίες για την εγγραφή στο Μητρώο υπάρχουν στο μενού «Ταυτότητα Φορέα». Προσοχή: Εάν δεν έχουν υποβληθεί στην Ταυτότητα Φορέα τα στοιχεία του τελευταίου οικονομικού έτους, ο φορέας δεν έχει πρόσβαση στην φόρμα του αιτήματος επιχορήγησης. Στην περίπτωση αυτή, μέσω της επιλογής «συνημμένα» του μενού «Ταυτότητα Φορέα», δίνεται η δυνατότητα να υποβληθεί το αρχείο των οικονομικών στοιχείων και μετά την εγγραφή στο Μητρώο. 2. Καταχώρηση προηγούμενων Δράσεων Μόλις ολοκληρωθεί η εγγραφή του στο Μητρώο, ο Φορέας έχει πρόσβαση στο μενού «Δράσεις Φορέα» και στο μενού «Αίτημα Επιχορήγησης». Στις «Δράσεις Φορέα» ο φορέας μπορεί να καταχωρήσει σημαντικές δράσεις που έχει πραγματοποιήσει στο παρελθόν. Προσοχή: Σε περίπτωση που ο φορέας έχει επιχορηγηθεί στο παρελθόν από δημόσιο φορέα, πρέπει να καταχωρήσει τις τρεις πιο πρόσφατες δράσεις για τις οποίες έλαβε επιχορήγηση μέσα στην τελευταία δεκαετία. (Εάν μέσα στην τελευταία δεκαετία έχει λάβει λιγότερες από τρεις επιχορηγήσεις, πρέπει να καταχωρηθούν όλες οι δράσεις για τις οποίες επιχορηγήθηκε. Εάν έχει λάβει περισσότερες από τρεις, αρκεί η καταχώρηση των τριών πιο πρόσφατων). Μέχρι να γίνει αυτή η καταχώρηση, ο φορέας δεν έχει πρόσβαση στη φόρμα του αιτήματος επιχορήγησης. Οδηγίες για την καταχώρηση των δράσεων υπάρχουν στο μενού «Δράσεις Φορέα». 2
3. Καταχώρηση του αιτήματος επιχορήγησης Θα σας ζητηθούν τα ακόλουθα στοιχεία για τη Δράση που προγραμματίζετε (αυτά με * είναι υποχρεωτικά ) Ι. Γενικές πληροφορίες Τίτλος της Δράσης*: [Μέχρι 300 χαρακτήρες] Είδος της Δράσης*: Επιλέγετε από αναδυόμενη λίστα το είδος της Δράσης από τις ακόλουθες επιλογές: Παράσταση Συναυλία Έκθεση Συνέδριο Φεστιβάλ Άλλο. Εάν επιλέξετε «Άλλο» πρέπει να διευκρινίσετε το είδος της Δράσης στο πεδίο που εμφανίζεται στην οθόνη. Προσοχή: Εάν πρόκειται για συνέδριο, μόλις ολοκληρώσετε την ηλεκτρονική υποβολή του αιτήματος, πρέπει να αποστείλετε συμπληρωματικά στη Διεύθυνση Γραμμάτων: α) Δελτίο Συνεδρίου β) Αναλυτικό προϋπολογισμό γ) Προκαταρκτικό πρόγραμμα εργασιών και εκδηλώσεων και δ)κατάλογο ομιλητών. Υπόδειγμα για τα (α) και (β) και οδηγίες μπορείτε να βρείτε στη σελίδα http://www.yppo.gr/6/g6321.jsp?obj_id=2209 Αίτημα για: Κατά τη διάρκεια της πιλοτικής εφαρμογής μπορεί να υποβληθεί μέσω του drasis.culture.gr μόνο αίτημα για επιχορήγηση. Αιτούμενο ποσό: Γράφετε το ποσό της επιχορήγησης που ζητάτε από το Υπουργείο Πολιτισμού και Τουρισμού για την πραγματοποίηση της Δράσης που προγραμματίζετε. Φορείς που συμμετέχουν στη Δράση: Αναφέρετε τους φορείς με τους οποίους συνεργάζεστε για την πραγματοποίηση της Δράσης. Να διευκρινίσετε εάν η συνεργασία έχει οριστικοποιηθεί και ποιος θα είναι ο 3
ρόλος κάθε φορέα (συντονιστής, συνδιοργανωτής, εταίρος). Σε περίπτωση που συνεργάζεστε με άλλους φορείς ή/και με φορείς από το εξωτερικό, συμπληρώνετε το σχετικό τετραγωνίδιο. Να αναφέρετε επίσης εάν η Δράση σας έχει τεθεί υπό την αιγίδα κάποιου άλλου φορέα. [Μέχρι 1000 χαρακτήρες] Σύντομη περιγραφή της Δράσης: Δίνετε συνοπτική περιγραφή της Δράσης για την οποία ζητείται η επιχορήγηση. Να γίνει ειδική αναφορά στους τρόπους προβολής της Δράσης. [Μέχρι 1000 χαρακτήρες] Προσοχή: Αναλυτική περιγραφή της Δράσης καθώς και τα βιογραφικά των βασικών συντελεστών πρέπει να επισυναφθούν σε μορφή pdf μετά την προσωρινή αποθήκευση της φόρμας και πριν από την οριστική υποβολή της. Στόχος προσδοκώμενα αποτελέσματα: Προσδιορίζετε το στόχο που έχετε θέσει και τα αποτελέσματα που περιμένετε, ανάλογα με την ειδικότερη φύση της Δράσης και τα κριτήρια που θέτει ο ίδιος ο φορέας για την αξιολόγηση της επιτυχίας της. [Μέχρι 1000 χαρακτήρες] Χρόνος Διεξαγωγής*: Συμπληρώνετε την έναρξη και τη λήξη της Δράσης, σε μορφή ΗΗ-ΜΜ-ΕΕΕΕ, π.χ. 31-10-2010. Τόπος Διεξαγωγής*: Επιλέγετε από αναδυόμενη λίστα με τις εξής επιλογές: Ελλάδα - εξωτερικό - περιοδεία στην Ελλάδα - περιοδεία στο εξωτερικό. Ανάλογα με την αρχική σας επιλογή, διευκρινίζετε στη συνέχεια τη χώρα και πόλη διεξαγωγής της Δράσης. 4
Χώρος Διεξαγωγής*: Γράφετε τη διεύθυνση του χώρου στον οποίο θα πραγματοποιηθεί η Δράση. Σε περίπτωση που δεν έχει οριστικοποιηθεί, να γίνει σχετική μνεία. [Μέχρι 300 χαρακτήρες] Κοινό στο οποίο απευθύνεται η δράση Ηλικία*: Επιλέγετε από αναδυόμενη λίστα την αντιπροσωπευτικότερη ηλικιακή ομάδα στην οποία απευθύνεστε. Εάν η Δράση δεν έχει ιδιαίτερο ηλικιακό προσανατολισμό σε σχέση με το κοινό της, επιλέγετε «όλες τις ηλικίες». Προφίλ*: Αναφέρετε τα ειδικότερα χαρακτηριστικά του κοινού στο οποίο απευθύνεται η Δράση που σχεδιάζετε. Συμμετέχοντες Καλλιτέχνες*: Συμπληρώνετε το συνολικό αριθμό των καλλιτεχνών που θα απασχοληθούν στη Δράση. Συντελεστές παραγωγής*: Συμπληρώνετε το συνολικό αριθμό των λοιπών επαγγελματιών που θα συμμετάσχουν στη διοργάνωση της Δράσης. Εθελοντές*: Συμπληρώνετε το συνολικό αριθμό των ατόμων που θα απασχοληθούν εθελοντικά στη Δράση. II. Προϋπολογισμός της Δράσης Συμπληρώνετε τους δύο πίνακες με τα προϋπολογιζόμενα έσοδα και έξοδα της Δράσης. Σε περίπτωση που υπάρχει και αναλυτικός, ειδικότερος προϋπολογισμός της Δράσης, μπορείτε να τον επισυνάψετε σε μορφή pdf, αφού αποθηκεύσετε προσωρινά τη φόρμα. Σε κάθε περίπτωση, όμως, πρέπει να συμπληρωθούν και οι γενικοί πίνακες που υπάρχουν στη φόρμα. 5
Στον πίνακα των εσόδων πρέπει να διευκρινιστεί ποια από αυτά είναι επιβεβαιωμένα κατά το χρόνο υποβολής του αιτήματος (λ.χ. έχει ήδη υπογραφεί σύμβαση χορηγίας, έχουν προπωληθεί εισιτήρια ). Η πίνακες έχουν την ακόλουθη μορφή: 1. Έσοδα ΕΣΟΔΑ ποσά σε % επιβεβαιωμένα Έσοδα από τη δράση Χορηγοί Δημόσιοι Φορείς ΕΕ Ιδία Συμμετοχή Λοιπά ΣΥΝΟΛΟ 2. Έξοδα ΕΞΟΔΑ ποσά σε Αμοιβές Χώρος Παραγωγή Έντυπο/Ηλεκτρονικό Υλικό Διαφήμιση Λοιπά ΣΥΝΟΛΟ Στη συνέχεια μπορείτε να δώσετε αναλυτικότερες πληροφορίες για τα στοιχεία που έχετε καταχωρήσει στους πίνακες. [Μέχρι 600 χαρακτήρες στο κάθε πεδίο]. Α. ΕΣΟΔΑ Έσοδα από τη Δράση: Π.χ. έσοδα από εισιτήρια (να αναφερθεί η τιμή του εισιτηρίου και ο προσδοκώμενος αριθμός θεατών), ενοικίαση χώρου σε τρίτους, πωλήσεις υλικού της Δράσης Χορηγίες ιδιωτών: Έσοδα από δωρεές και χορηγίες. Εάν έχει υπογραφεί σύμβαση «σύμβαση πολιτιστικής χορηγίας», δηλαδή χορηγίας που διέπεται από το Ν. 3525/2007, να σημειωθούν τα στοιχεία της πράξης χαρακτηρισμού χορηγίας ως πολιτιστικής. 6
Επιχορηγήσεις από δημόσιους φορείς (εκτός του ΥΠΠΟΤ): Αναφέρετε τους δημόσιους φορείς που θα επιχορηγήσουν τη Δράση σας (συμπεριλαμβανομένου του ΟΠΑΠ) και το ποσό που θα λάβετε από τον κάθε φορέα. Χρηματοδότηση από προγράμματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης: Αναφέρετε το πλαίσιο στο οποίο εντάσσεται η χρηματοδότηση της Δράσης σας από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Σε περίπτωση που η Δράση έχει ενταχθεί στο πρόγραμμα «Πολιτισμός 2007-2013 της Ε.Ε., επιλέγετε το σχετικό τετραγωνίδιο. Ιδία συμμετοχή: Π.χ. έσοδα για τη Δράση από εισφορές των μελών. Λοιπά έσοδα: Έσοδα που δεν υπάγονται σε κάποια από τις ανωτέρω κατηγορίες. Άλλες μορφές στήριξης της δράσης: Μορφές μη χρηματικής ενίσχυσης της δράσης, π.χ. εθελοντική εργασία, στήριξη σε είδος, δωρεάν παραχώρηση υποδομών, χορηγία επικοινωνίας. [Μέχρι 1000 χαρακτήρες] Β. ΕΞΟΔΑ Αμοιβές: Οι αμοιβές των συντελεστών της δράσης, π.χ. μισθοί καλλιτεχνών, πνευματικά δικαιώματα Χώρος: Ενοίκιο και λοιπά έξοδα του χώρου στον οποίο θα πραγματοποιηθεί η δράση π.χ. ρεύμα, νερό, λοιπές υποδομές. Παραγωγή: Π.χ. έξοδα για σκηνικά, υλικά, ασφάλεια. 7
Έντυπο/ηλεκτρονικό υλικό: Έξοδα για την παραγωγή υλικού είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή π.χ. έκδοση πρακτικών, οδηγού, προγράμματος Διαφήμιση: Έξοδα για την προβολή και διαφήμιση της Δράσης. Μπορείτε να διευκρινίσετε τους τρόπους με τους οποίους θα διαφημίσετε τη Δράση που σχεδιάζετε. Λοιπά: Έξοδα που δεν μπορούν να υπαχθούν σε κάποια από τις ανωτέρω κατηγορίες. Άλλες χρήσιμες πληροφορίες: Αναφέρετε στοιχεία για τη Δράση που δεν μπορούν να καταχωρηθούν σε κάποιο άλλο πεδίο της φόρμας. [Μέχρι 1000 χαρακτήρες] Έγγραφα που επισυνάπτονται στην αίτηση: Αναφέρετε ποια έγγραφα θα επισυνάψετε στην αίτησή σας. Επιλέγοντας <+> μπορείτε να προσθέσετε νέο πεδίο. Η επισύναψη γίνεται, αφού αποθηκεύσετε προσωρινά τη φόρμα, από το μενού «Συνημμένα» που βρίσκεται στο «Αίτημα Επιχορήγησης». Είναι απαραίτητο να επισυναφθούν τα εξής αρχεία, σε μορφή pdf ή jpeg. - Αναλυτική περιγραφή της Δράσης - Βιογραφικά των βασικών συντελεστών της Δράσης (σε ένα αρχείο) Επίσης, μπορείτε να επισυνάψετε ειδικότερο προϋπολογισμό της Δράσης και ό,τι άλλο κρίνετε χρήσιμο για την αξιολόγηση της αίτησής σας. 8
ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΑΙΤΉΜΑΤΟΣ Όταν συμπληρώσετε τη φόρμα του αιτήματος επιχορήγησης, μπορείτε να την αποθηκεύσετε προσωρινά, επιλέγοντας «Προσωρινή αποθήκευση» ή να σβήσετε τα στοιχεία που δώσατε, επιλέγοντας «Καθαρισμός». Εάν επιλέξετε «Προσωρινή αποθήκευση», εμφανίζονται στην οθόνη τα στοιχεία που έχετε καταχωρήσει, προκειμένου να επιβεβαιώσετε την ορθότητά τους. Έχετε τις εξής δυνατότητες: «Επιβεβαίωση»: ολοκληρώνεται η καταχώρηση της ταυτότητας του φορέα. Προσοχή: Δεν έχετε ολοκληρώσει την υποβολή του αιτήματος. Πρέπει στη συνέχεια να επισυνάψετε τα αρχεία που θέλετε και να υποβάλετε οριστικά το αίτημα επιχορήγησης (βλ παρακάτω Υποβολή αιτήματος) «Διόρθωση»: επιστρέφετε στη φόρμα καταχώρησης του αιτήματος χρηματοδότησης του φορέα και έχετε τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές σε όλα τα πεδία που συμπληρώσατε προηγουμένως «Ακύρωση»: διαγράφονται όλα τα στοιχεία που δώσατε και επιστρέφεται στη φόρμα καταχώρησης 9
4. Επισύναψη εγγράφων Αφού καταχωρήσετε το αίτημα επιχορήγησης και πριν το υποβάλετε οριστικά πρέπει να επισυνάψετε τα έγγραφα που δηλώνετε στη φόρμα του αιτήματος. Αυτό γίνεται από το μενού «Συνημμένα» που βρίσκεται στο «Αίτημα επιχορήγησης». Επιλέγετε το αίτημα επιχορήγησης στο οποίο θέλετε να επισυναφθούν τα αρχεία, από αναδυόμενη λίστα. Στη συνέχεια εμφανίζονται οι τίτλοι των εγγράφων που έχετε δηλώσει ότι θα επισυνάψετε. Κάνετε κλικ στην επιλογή «Αναζήτηση» και επιλέγετε το αρχείο που αντιστοιχεί στον τίτλο που επιθυμείτε. Στο τέλος επιλέγετε «Επισύναψη». Εάν θέλετε να τροποποιήσετε τον κατάλογο των εγγράφων προς επισύναψη πρέπει να διορθώσετε τη φόρμα του αιτήματος επιχορήγησης, μέσω του μενού «Προβολή/Αλλαγή» και στη συνέχεια να προβείτε στη νέα επισύναψη. Διευκρινίζεται ότι ο τίτλος του εγγράφου που δηλώνετε στον κατάλογο των συνημμένων δεν χρειάζεται να ταυτίζεται με το όνομα του αρχείου, απλώς περιγράφει το περιεχόμενό του. Για παράδειγμα, το έγγραφο «1. βιογραφικά συντελεστών» μπορεί να αντιστοιχεί στο αρχείο cv.pdf. 10
5. Υποβολή αιτήματος επιχορήγησης Αφού ολοκληρωθεί η καταχώρηση του αιτήματος επιχορήγησης φορέα έχετε τη δυνατότητα να προβάλλετε τη φόρμα και να την τροποποιείτε επιλέγοντας «Προβολή/Αλλαγή», από στο μενού «Αίτημα επιχορήγησης». Έχετε τις εξής δυνατότητες: «Αλλαγές/Προσθήκες»: Έχετε πρόσβαση στη φόρμα καταχώρησης του αιτήματος επιχορήγησης και μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε όλα τα πεδία που έχετε συμπληρώσει. Επιλέγοντας «Ενημέρωση» γίνεται καταχώρηση των αλλαγών. Προσοχή: Όταν υποβληθεί οριστικά το αίτημα επιχορήγησης δεν είναι πλέον δυνατή καμία τροποποίησή του ούτε επιτρέπεται η επισύναψη άλλων αρχείων. Υπάρχει μόνο η δυνατότητα προβολής του αιτήματος επιχορήγησης. «Διαγραφή»: Διαγράφεται το αίτημα επιχορήγησης «Υποβολή του αιτήματος επιχορήγησης»: Ολοκληρώνεται η υποβολή του αιτήματος επιχορήγησης στην αρμόδια Διεύθυνση του ΥΠΠΟΤ. Δεν μπορείτε πλέον να τροποποιήσετε ούτε να συμπληρώσετε τα στοιχεία που έχετε καταχωρήσει. Προσοχή: πριν υποβάλετε το αίτημα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχουν επισυναφθεί τα έγγραφα που δηλώσατε. 11