Οδηγός Καλών Πρακτικών Ηλεκτρονικής Συμμετοχής

Οδηγός Καλών Πρακτικών Ηλεκτρονικής Συμμετοχής www.eparticipation.eu Ο παρών οδηγός είναι αποτέλεσμα του χρηματοδοτούμενου έργου Interreg IVC ecitizen II Towards citizen-centered egovernment in European cities and regions 2012

Ηλεκτρονική Συμμετοχή Τι είναι; Η Συμμετοχή σε δημοκρατικές διαδικασίες έχει σκοπό να παρέχει σε πολίτες και μη κυβερνητικούς οργανισμούς την ευκαιρία να διαμορφώνουν τις αποφάσεις που τους αφορούν, ενώ η ηλ. Συμμετοχή είναι το σύνολο των μέσων που παρέχουν την παραπάνω δυνατότητα με τη χρήση των ψηφιακών τεχνολογιών. Αυτό σημαίνει ότι οι δύο όροι δεν είναι κάτι το ξεχωριστό, αλλά ουσιαστικά η Ηλεκτρονική Συμμετοχή είναι μόνο μία επιπρόσθετη μέθοδος ενασχόλησης και εμπλοκής, πράγμα που σημαίνει ότι διέπεται ακριβώς από τις ίδιες αρχές της Συμμετοχής. Με βάση τα σημερινά δεδομένα επικοινωνίας και ικανοτήτων των πολιτών, η Ηλ. Συμμετοχή αποτελεί την πιο διαδεδομένη μορφή συμμετοχικής δημοκρατίας για το μεγαλύτερο μέρος του πληθυσμού. Η Ηλ. Συμμετοχή έτσι είναι μία σημαντική πρόκληση για τους φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης, ένα στοιχείο που μπορεί να ενδυναμώσει σημαντικά τη διαφάνεια στη διακυβέρνηση και τη συμμετοχή του κοινού στην οργάνωση της ζωής του σε τοπικό επίπεδο. Οι φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης δεν μπορούν να παρέχουν απλά πληροφορίες σχετικά με τις αποφάσεις του από τις επίσημες ιστοσελίδες τους οι πολίτες πλέον απαιτούν περισσότερα. Έχουν συνηθίσει να χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο και τα Κοινωνικά Δίκτυα ως ένα περιβάλλον επικοινωνίας και με αυτόν τον τρόπο έχουν παρόμοιες απαιτήσεις από την τοπική αυτοδιοίκηση. Η θέληση για συμμετοχή με στόχο τη διαμόρφωση της ζωής κάθε πολίτη είναι απόλυτα κατανοητή και επιθυμητή, και τα κανάλια ηλεκτρονικής επικοινωνίας παρέχουν το απαραίτητο περιβάλλον και μέσα για το σκοπό αυτό. Ο σκοπός μας είναι να προσαρμόσουμε κατάλληλα τον Οδηγό Ηλ. Συμμετοχής και να παρουσιάσουμε οδηγίες προκειμένου να υποστηριχθούν οι φορείς Τοπικής Αυτοδιοίκησης στις νέες αυτές προκλήσεις. Τι αφορά; Ο κύριος σκοπός του Οδηγού και του έργου e-citizen 2.0 είναι να σχεδιαστούν και να ανταλλαγούν καλές πρακτικές Ηλ. Συμμετοχής, με στόχο την αύξηση και προώθηση των ευκαιριών Συμμετοχής ανάμεσα στα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Γιατί σχεδιάστηκε; Η οδηγός δύναμη πίσω από το έργο είναι η αυξανόμενη ανάγκη κάλυψης των δημοκρατικών διαδικασιών στις σύγχρονες κοινωνίες. Ως αποτέλεσμα οι φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης έχουν αρχίσει να ενισχύουν τις ευκαιρίες και δυνατότητες συμμετοχής και θέτουν ως προαπαιτούμενο σε πολλές περιπτώσεις τη συμμετοχή των πολιτών σε διαδικασίες λήψεις αποφάσεων ή πολιτικές. Αυτό περιλαμβάνει πρωτοβουλίες, καμπάνιες πληροφόρησης, πιλοτικά έργα και πειραματισμούς. Τα μέχρι τώρα έργα έχουν δημιουργήσει μία ευρεία συλλογή εργαλείων προώθησης και διαφύλαξης των δημοκρατικών διαδικασιών, όπως η παροχή πληροφόρησης, η επικοινωνία και η διαδραστικότητα. Ακόμα όμως δεν έχει επαληθευθεί η αποτελεσματικότητα αυτών των έργων και εμπειριών σε άλλες χώρες της Ε.Ε. Ο παρών οδηγός επιχειρεί να καλύψει το κενό αυτό και να παρουσιάσει μία συλλογή από καλές πρακτικές η οποία μπορεί να αποτελέσει και το μοντέλο χρήσης εργαλείων ηλ. Δημοκρατίας για την ενδυνάμωση της συμμετοχής των πολιτών,ενισχύοντας τελικά ίδιους τους φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης. Η πρακτική παρουσίαση των καλών πρακτικών, συνοδεύεται από μία εισαγωγή για κάθε θεματικό πεδίο στο οποίο στοχεύουν οι φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης και οι οργανισμοί οι οποίοι διαχειρίζονται τα θέματα της δημόσιας συμμετοχής σε τοπικό επίπεδο και τις σχετικές δημοκρατικές διαδικασίες. Παρ όλα αυτά ο οδηγός αυτός μπορεί να εμπνεύσει ευρύτερο κοινό, όπως οι εκπρόσωποι των Κοινωνικών οργανισμών, φορέων που ασχολούνται με ειδικές κοινωνικές ομάδες κλπ. 2

Περιεχόμενα I Η οργάνωση της συμμετοχικής λήψης αποφάσεων 4 Βήμα 1 Υπόβαθρο, Προσδοκίες 5 Βήμα 2 Σχεδιάζοντας τη διαδικασία 6 Βήμα 3 Δράση: Δραστηριότητες Ηλ. Συμμετοχής 8 Βήμα 4 - Επικοινωνία 10 Βήμα 5 Απόφαση, Αξιολόγηση, Ανατροφοδήτηση 12 Παρουσίαση Καλής Πρακτικής Preparing the City of Tartu Bus Procurement 14 II Οδηγίες Χρήσης του Οδηγού Ηλ. Συμμετοχής 16 3

I Η οργάνωση της συμμετοχικής λήψης αποφάσεων Η χρήση online περιβάλλοντων με στόχο την ενίσχυση της επικοινωνίας με τους πολίτες, απαιτεί συγκεκριμένες δράσεις οι οποίες μπορούν να αναλυθούν σε πέντε βασικά βήματα. Στον παρόντα οδηγό, κάθε βήμα συνοδεύεται από επιλεγμένες πρακτικές: επιτυχείς περιπτώσεις αλλά και περιπτώσεις οι οποίες είναι χρήσιμο να αναλυθούν παρά τις αδυναμίες οι προβλήματα τα οποία παρουσίασαν. 5 βήματα της Ηλ. Συμμετοχής 1 2 3 4 5 ΥΠΟΒΑΘΡΟ, ΠΡΟΣΔΟΚΙΕΣ Στη συνέχεια, παρουσιάζονται αναλυτικές περιγραφές του κάθε βήματος καθώς και λίστα από ερωτήσεις οι οποίες πρέπει να απαντηθούν πριν την έναρξη μίας συμμετοχικής διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Κατά πολλούς τρόπους, ο γενικός μηχανισμός της ηλ. Συμμετοχής είναι ο ίδιος με αυτό της παραδοσιακής συμμετοχικής διαδικασίας, παρ ολο που η χρήση νέων καναλιών επικοινωνίας προσθέτει νέες διαστάσεις και δυνατότητες. ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΔΡΑΣΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΑΠΟΦΑΣΗ, ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΑΝΑΤΡΟΦΟΔΟΤΗΣΗ Έπειτα από την περιγραφή των πέντε απαραίτητων βημάτων για την συμμετοχή, αναλύουμε το παράδειγμα των δημοσίων προμηθειών για τα λεωφορεία στην πόλη του Τάρτου (Εσθονία), όπου η ηλ. Συμμετοχή ήταν ένα από τα σημαντικά στοιχεία στη λήψη αποφάσεων. 4

Βήμα 1 Υπόβαθρο, Προσδοκίες Ερωτήσεις: 1. Σε ποιες περιπτώσεις πρέπει οι πολίτες να ερωτώνται πριν τη λήψη αποφάσεων; 2. Ποιος είναι ο σκοπός της (Ηλ.-) Συμμετοχής: να τροφοδοτηθούν τα σχέδια της τοπικής αυτοδιοίκησης ή να δημιουργηθούν νέες ιδέες και συμβουλές; Ποιους στόχους πρέπει η διαδικασία αυτή να βοηθά να επιτευχθούν; 3. Θεωρούνται η οργανωτική κουλτούρα και ο τρόπος εργασίας με τον οποίο οι φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης εφαρμόζουν τις συμμετοχικές διαδικασίες επαρκείς για να υπάρξει η ηλ. Συμμετοχή των πολιτών; Ποιες αλλαγές θεωρούνται απαραίτητες για το σκοπό αυτό; 4. Πόσο προετοιμασμένοι είναι οι πολίτες για να συμμετάσχουν στις διαδικασίες αυτές, συμπεριλαμβανομένων και των ηλ. Καναλιών επικοινωνίας; Προτάσεις: - Η Συμμετοχή των πολιτών δεν πρέπει να περιορίζεται ρ σε περιπτώσεις και θέματα τα οποία προσδιορίζονται από το Νόμο ή το ισχύον θεσμικό πλαίσιο (π.χ. Επιχειρησιακά σχέδια). Η Συμμετοχή των πολιτών πρέπει να προωθείται σε όλα τα θέματα Δημοσίου Ενδιαφέροντος. Πριν από αυτό, όμως, το τι σημαίνει δημόσιο ενδιαφέρον είναι κάτι που πρέπει να καθοριστεί. Είναι σημαντικό να εμπλέκονται οι πολίτες στις διαδικασίες της πόλης όπως ο αστικός σχεδιασμός του κέντρου της πόλης ή η κατασκευή ενός μεγάλου έργου (π.χ. Μίας γέφυρας). Ακόμα και για θέματα χαμηλής ιεράρχησης για τους φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης η συμμετοχή των πολιτών είναι σημαντική. Τα θέματα αυτά μπορεί να αποτελέσουν ένα καλό σημείο έναρξης της εκμάθησης της διαδικασίας κοινής συμμετοχής της τοπικής αυτοδιοίκησης και των πολιτών και της απόκτησης εμπειριών συμμετοχής. Για παράδειγμα, οι κάτοικοι μίας περιοχής μίας πόλης μπορούν να καταθέσουν τις απόψεις τους πριν τη λήψη μιας απόφασης για το που θα χωροθετηθεί και ποια θα είναι η χρήση μίας παιδικής χαράς ή πλατείας στην περιοχή τους. Με στόχο την προσέλκυση του δημοσίου ενδιαφέροντος, πρέπει να υπάρξει στενή συνεργασία μεταξύ των τμημάτων δημοσίων σχέσεων των φορέων τοπικής αυτοδιοίκησης ή άλλων ειδικών, αφού οι πολίτες συχνά επικεντρώνουν το ενδιαφέρον τους σε αποφάσεις που έχουν να κάνουν μόνο με εσωτερικές λειτουργίες και δομές της δημόσιας διοίκησης και όχι σε θέματα που αφορούν την καθημερινότητά τους. Σε μικρές πόλεις, όπου δεν υπάρχουν τέτοιες δομές ή ειδικοί, προτείνεται να συζητούνται απο κοινού τα θέματα που αφορούν τον αντίκτυπο τον αποφάσεων της τοπικής αυτοδιοίκησης με διαφορετικές ομάδες πολιτών για κάθε νέο θεματικό αντικείμενο. - Ο γενικός κανόνας είναι ότι πολλοί κάτοικοι πρέπει να προσκαλούνται να συμμετάσχουν, όποτε μία απόφαση τους αφορά. Φυσικά, η έκφραση πολλοί είναι μία σχετική έννοια, καθώς σε επίπεδο μίας πόλης μπορεί να αφορά από τους κατοίκους ενός δρόμου, μίας γειτονιάς, μέχρι τους κατοίκους ολόκληρης της πόλης, ανάλογα με το θέμα. Αντίθετα σε μία μικρή επαρχιακή πόλη ακόμα και η επιλογή της ανάμειξης 10 μόλις κατοίκων είναι σημαντική. Οι πολίτες δεν πρέπει να πιέζονται να συμμετάσχουν. Πρέπει να εκφράζουν οι ίδιοι την επιθυμία να συμμετάσχουν σε μία δημοκρατική διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες για νέα έργα ή παρεμβάσεις πρέπει πριν αποφασιστούν να έχουν κατάλληλα προωθηθεί για την ενημέρωση του κοινού. - Δεν είναι πάντα αναγκαίο ή πιθανό να εμπλακεί σε μία συμμετοχική διαδικασία ένα μεγάλος κύκλος πολιτών. Ο κύκλος αυτός μπορεί να είναι μικρός, ειδικά όταν το θέμα αφορά μία πολύ συγκεκριμένη περιοχή ή πληθυσμιακή ομάδα. Παρ όλα αυτά, πολύ συχνά ο αρχικός κύκλος των πολιτών πρέπει να είναι όσο πιο ανοικτός γίνεται, με στόχο να γεννηθούν νέες ιδέες και προσεγγίσεις. Οι λεπτομέρειες μπορούν να προσδιοριστούν αργότερα και οι εναλλακτικές δυνατότητες μπορούν να σταθμιστούν από μία μικρή ομάδα ειδικών. - Η αποδοχή και η συνεχής υποστήριξη της διαχείρισης μία συμμετοχικής διαδικασίας είναι απαραίτητη. Μία βασική παραδοχή της συμμετοχής είναι η ανάγκη εντοπισμού της γνώμης του πληθυσμού έξω από τον οργανισμό λήψης μίας απόφασης, με στόχο να αποκτηθεί νέα γνώση και προοπτική για ένα τοπικό ζήτημα. Τα προβλήματα είναι συχνά περίπλοκα και αυτός που βρίσκεται στη θέση λήψης αποφάσεων δεν είναι δυνατόν να γνωρίζει τα πάντα. Είναι επίσης σημαντικό, να συμπεριλαμβάνονται όχι μόνο οι επίσημοι εκπρόσωποι φορέων ή συμμετέχοντες που είναι υποχρεωμένοι να συμμετάσχουν σε μία διαδικασία. Συχνά, προσκαλώντας άτομα τα οποία έμεναν έξω από μία διαδικασία λήψης απόφασης, βοηθά να σκεφτούμε έξω από καθιερωμένα πλαίσια. Για παράδειγμα, όταν λαμβάνεται μία απόφαση για τον αστικό σχεδιασμό, οι δάσκαλοι και οι μαθητές σχολών καλών τεχνών ή Αρχιτεκτονικών σχολών, μπορούν να προσκαλούνται και να συνεισφέρουν σημαντικά, γεγονός που δεν συνέβαινε στο παρελθόν. - Ένας άλλος ισχυρισμός για τη συμμετοχή των πολιτών είναι ότι εμπλέκοντας κατοίκους οι οποίοι επηρεάζονται από μία ή άλλη απόφαση, μπορεί να αποφευχθεί στο μέλλον η αρνητική κριτική προς τους τοπικούς φορείς ή τουλάχιστον να μειωθεί η πιθανότητα να συμβεί αυτό. Επιπλέον, ο συμμετοχή των πολιτών όχι μόνο μειώνει το ρίσκο της κριτικής, αλλά ταυτόχρονα μειώνει το ρίσκο να γίνουν λάθη ή αποφάσεις προς λάθος κατεύθυνση. - Ένα συντονιστικό κέντρο για την οργάνωση της συμμετοχικής διαδικασίας μέσα στον οργανισμό είναι απαραίτητο. Αυτό μπορεί να είναι το τμήμα δημοσίων σχέσεων ή σε μικρούς οργανισμούς ένα άτομο (π.χ. Υπεύθυνος δημοσίων σχέσεων, σύμβουλος ανάπτυξης) - Συντονίζοντας μία διαδικασία (ηλ.-) συμμετοχής, αναμφίβολα απαιτείται η θέληση από την μεριά του οργανισμού να αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας του και οι διαδικασίες λήψης αποφάσεων να γίνουν πιο γρήγορες, ευέλικτες και ανοικτές. - Αν η τελική απόφαση έχει ήδη ληφθεί και η συμμετοχή ή όχι-συμμετοχή δεν μπορεί (για κάποιο λόγο) να την επηρεάσει, τότε δεν υπάρχει λόγος να αρχικοποιηθεί μία συμμετοχική διαδικασία. Μία φαινομενική ή εικονική συμμετοχική διαδικασία μπορεί να καταστρέψει τις σχέσεις μεταξύ ενός δημόσιου οργανισμού και των πολιτών, ενώ θα είναι πιο δύσκολο στο μέλλον να αρχικοποιηθεί μία νέα διαδικασία. 5

Βήμα 2 Σχεδιάζοντας τη διαδικασία Ερωτήσεις: Προτάσεις: 1. Ποιος πρέπει να εμπλακεί στην σχεδιαζόμενη διαδικασία; Ποιες είναι οι ομάδες στόχοι τις οποίες η συγκεκριμένη ερώτηση επηρρεάζει ευθέως; Ποιος διαθέτει τη γνώση στο πεδίο αυτό; Ποιες είναι οι ενδιαφερόμενες ομάδες/άτομα οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν να προσεγγίσουμε τις ομάδες στόχους; 2. Πως μπορούμε να προσεγγίσουμε τις ενδιαφερόμενες ομάδες και ομάδες στόχους; Είναι αρκετό να προωθήσουμε τις πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικών καναλιών ή πρέπει να χρησιμοποιηθούν και άλλα κανάλια επικοινωνίας; 3. Ποιο είναι το χρονικό πλαίσιο της συμμετοχικής διαδικασίας η αρχή, οι φάσεις και το τέλος; Πότε πρέπει η τελική απόφαση να ληφθεί; 4. Ποιοι είναι οι κανόνες συμμετοχής; Πως μπορεί να χρησιμοποιηθεί η άποψη των συμμετεχόντων και να τροφοδοτηθούν οι ίδιοι; Ποιος παίρνει την τελική απόφαση: οι συμμετέχοντες (για παράδειγμα, με ψηφοφορία) ή ο φορέας τοπικής αυτοδιοίκησης; 5. Πως μπορεί να οργανωθεί τεχνολογικά η διαδικασία ηλ. Συμμετοχής; Ποιες τεχνολογίες πρέπει να χρησιμοποιηθούν; Μπορούν οι υφιστάμενες τεχνολογίες και υποδομές να χρησιμοποιηθούν ή πρέπει να σχεδιαστούν νέες; Που μπορεί να βρεθούν αυτές; Θα χρησιμοποιηθούν ηλεκτρονικές εφαρμογές ελέυθερης χρήσης ή πρέπει να αγοραστούν οι εφαρμογές; - Είναι πάντα προτεινόμενο να ξεκινήσει μία διαδικασία ηλ. Συμμετοχής το συντομότερο δυνατό. Είναι σημαντικό σε κάθε φάση οι συμμετέχοντες να έχουν αρκετό χρόνο να εξοικειωθούν με το θέμα και τις σχετικές πληροφορίες (συμπεριλαμβανομένων και των πιθανών εναλλακτικών λύσεων). - Ο σκοπός της συμμετοχής πρέπει να παρουσιάζεται με απλούς και καθαρούς όρους. Το πρόγραμμα και τα επιθυμητά αποτελέσματα κάθε φάσης πρέπει επίσης να κοινοποιούνται. - Από την αρχή, είναι σημαντικό να υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες σχετικά με το πότε και από ποια κανάλια οι πολίτες θα εμπλακούν σε μία συμμετοχική διαδικασία, ποιος και πως θα συλλέξει και θα κοινοποιήσει τις απόψεις των συμμετεχόντων, ποιες εναλλακτικές θα υπάρχουν στη συνέχεια στη λήψη αποφάσεων κλπ. Είναι σημαντικό, να επαναλαμβάνονται οι κανόνες σε κάθε φάση. Ιδανικά, οι κανόνες πρέπει να σχεδιάζονται με βάση την κοινωνική συνοχή και με διαδικασίες συμβιβασμού. Οι κανόνες πρέπει επιπρόσθετα να καλύπτουν περιπτώσεις όπου θα υπάρξουν ασυμφωνίες και τον τρόπο που αυτές μπορούν να ξεπεραστούν (για παράδειγμα, στην περίπτωση μίας ψηφοφορίας) και ποιος λαμβάνει την τελική απόφαση. Οι κανόνες και η πλήρης πληροφόρηση σχετικά με την όλη διαδικασία πρέπει να μπορούν εύκολα να αναζητηθούν και να είναι διαθέσιμες (ηλεκτρονικά) σε κάθε ενδιαφερόμενο. - Παρά το γεγονός ότι ένα σύνολο κανόνων και προγραμματισμού είναι σημαντικό, διάφοροι παράγοντες μπορεί να επηρεάσουν ή να αναγκάσουν τους οργανισμούς να κάνουν αλλαγές στο αρχικό πλάνο. Οι αλλαγές αυτές, δεν πρέπει να επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα ο συντονιστής της συμμετοχικής διαδικασίας πρέπει να γνωρίζει ποιες μέθοδοι είναι αποτελεσματικές και να είναι προετοιμασμένος να αλλάξει μεθόδους ή κανάλια τα οποία δεν λειτουργούν. - Οι λέξεις κλειδιά στην προώθηση της πληροφορίας στους συμμετέχοντες κάθε διαδικασίας πρέπει να είναι η απλότητα, η διακριτότητα, η συντομία και τα σωστά σλόγκανς. Κανείς δεν πρέπει να διαβάζει μακροσκελή κείμενα σε κάθε φάση της διαδικασίας. - Η σχεδιαζόμενη πλατφόρμα συμμετοχής πρέπει να είναι αξιόπιστη και τεχνικά απλή και φιλική προς το χρήστη. - Το αρχικό σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει επιπλέον χρόνο για την επίλυση διαφορών στην τελική φάση και αν δεν μπορεί να επιτευχθεί συμβιβασμός, να μπορούν να γίνουν βελτιώσεις και να επαναληφθούν κάποιες φάσεις της όλης διαδικασίας. 6

ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ Use of online-channels for preparing a public transporta on procurement in Tartu, Municipality of Tartu (Estonia) καλή πρακτική η οποία παρουσιάζεται στη σελ. 14 The future of Vejle, Municipality of Vejle (in Denmark) Περίληψη: www.vejlesfremtid.dk πρόκειται για μία διαδικτυακή πύλη διαλόγου, όπου οι πολίτες και η επιχειρηματική κοινότητα μπορούν να λαμβάνουν μέρος για να σχεδιάσουν νέες βιομηχανικές πολιτικές. Μέσω του τύπου και άλλων καναλιών, η πόλη του Vejle (που βρίσκεται στην περιοχή Jutland και έχει περίπου 50,000 κατοίκους), ενθαρρύνει την τοπική επιχειρηματική κοινότητα να πάρει μέρος στη συμμετοχική διαδικασία. Η αρχική ιδέα ανήκε στο τμήμα επικοινωνίας της πόλης. Το Vejlesfremtid.dk δεν είναι μόνο ένα κουτί ιδεών. Είναι μία διαδικτυακή πύλη όπου μπορούν να βρεθούν στοιχεία, αναλύσεις και πληροφορίες σχετικά με συνέδρια και δραστηριότητες που σχετίζονται με τη βιομηχανική πολιτική. Αυτή η ενότητα της διαδικτυακής πύλης ονομάζεται the focus part. Η διαδικτυακή πύλη, έχει κατασκευαστεί με λογισμικό ανοικτού κώδικα από το γραφείο Skybrud.dk σε συνεργασία με την εταιρεία Seismonaut. Έχει προγραμματιστεί στο περιβάλλον Umbraco. Κύριος στόχος: Να σχεδιαστεί μία διαδικτυακή πύλη διαλόγου η οποία ταυτόχρονα προσφέρει πληροφορίες καθώς και δυνατότητες ηλ. Συμμετοχής. Η συμμετοχή είναι δυνατή σε διάφορα επίπεδα: ο χρήστης μπορεί να επιλέξει να συμμετάσχει καταθέτοντας τις δικιές του απόψεις και προτάσεις ή να επιλέξει να διαβάσει τα σχόλια και να υποστηρίξει αυτό που συμφωνεί. Το Vejlesfremtid.dk αρχικά κατασκευάστηκε για να υποστηρίξει το debate της βιομηχανικής πολιτικής. Τι μάθαμε: Ήταν μία θετική εμπειρία συνδυασμού της δυνατότητας συμμετοχής με την παροχή πληροφόρησης από την ίδια διαδικτυακή πύλη. Είναι περισσότεροι οι χρήστες που έχουν επισκεφτεί τη διαδικτυακή πύλη για να πάρουν πληροφόρηση από αυτούς που έχουν συμμετάσχει στις ηλ. Διαδικασίες. Σε καθημερινή βάση είναι περίπου 30 επισκέπτες για να πληροφορηθούν για θέματα που τους ενδιαφέρουν, και λιγότεροι οι οποίοι συμμετέχουν καταθέτοντας τη δικιά τους άποψη ή προτάσεις. Προτάσεις: Η διαφήμιση είναι σημαντική. Διαφορετικά οι χρήστες δεν θα επισκεφτούν την πύλη ή δε θα γνωρίζουν την ύπαρξή της. Είναι σημαντικό να ενημερώνονται οι χρήστες από τα τοπικά ΜΜΕ αλλά και με τη διοργάνωση δημοσίων συναντήσεων. 7

Βήμα 3 Δράση: Δραστηριότητες Ηλ. Συμμετοχής Ερωτήσεις: 1. Είμαστε στην πραγματικότητα έτοιμοι να ξεκινήσουμε; 2. Είναι οι δημόσιοι λειτουργοί και οι πολιτικοί που θα συμμετάσχουν στη συμμετοχική διαδικασία ενήμεροι για τα καθήκοντά τους; Είμαστε προετοιμασμένοι για πιθανές αλλαγές κατά τη διάρκεια της συμμετοχικής διαδικασίας (κάποιος να φύγει από τον οργανισμό, να αρρωστήσει κλπ.); 1. Ποιες επιπλέον διαδικασίες πρέπει να ληφθούν υπ όψη προκειμένου να υποστηριχθεί η λήψη αποφάσεων; Προτάσεις: - Οι διοργανωτές μίας συμμετοχικής διαδικασίας πρέπει πρώτα από όλα να καταγράψουν τους παράγοντες που πιθανόν να αλλάξουν και τους παράγοντες που θα διατηρηθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, έτσι ώστε ο χρόνος να μη δαπανηθεί στην επίλυση άσχετων προβλημάτων. - Είναι πολύ σημαντικό κάποιος από τον οργανισμό να ασχολείται σε συνεχή βάση με τη συμμετοχική διαδικασία και όχι να θεωρείται μία επιπρόσθετη αρμοδιότητα που θα ασχολείται μόνο όταν του περισσεύει ο χρόνος από άλλες εργασίες. Το άτομο αυτό, πρέπει να βρίσκεται συνεχώς διαθέσιμο στους συμμετέχοντες για πληροφόρηση και επίλυση ερωτημάτων, καθώς και να επικαιροποιεί τα στοιχεία που συνθέτουν το πλαίσιο της συμμετοχικής διαδικασίας. - Είναι επίσης σημαντικό, και άλλα στελέχη του οργανισμού να είναι ενήμερα σε συνεχή βάση για την ηλ. Συμμετοχική διαδικασία. Είναι χρήσιμο να σχεδιάζεται ένα κατάλληλο περιβάλλον συμμετοχής (στο διαδίκτυο, στα κοινωνικά δίκτυα), όπου η συνολική διαδικασία να μπορεί να παρακολουθείται (με παρόμοιο τρόπο που η συλλογή και διαμόρφωση της πληροφορίας μπορεί να παρακολουθείται σε διαδικτυακούς τόπους φορέων τοπικής αυτοδιοίκησης). Η κατανόηση της συμμετοχικής διαδικασίας, μπορεί να ενισχυθεί με τη χρήση γραφικών, τα οποία θα αναπαριστούν κάθε φάση, τις διαδικασίες που έχουν ολοκληρωθεί και αυτές που απομένουν. - Είναι σημαντικό να υπάρχει ευελιξία και όποτε κριθεί απαραίτητο, να γίνονται συμβιβασμοί και αλλαγές στο αρχικό σχεδιασμό. - Διαφορετικές μέθοδοι και περιβάλλοντα πρέπει να χρησιμοποιούνται ταυτόχρονα, επειδή υπάρχουν διαφορετικές ομάδες στόχοι οι οποίες ανταποκρίνονται μέσω διαφορετικών καναλιών επικοινωνίας (συναντήσεις, ομάδες εργασίας,, online forums). - Ξεκινώντας με τις αρχικές φάσεις, είναι σημαντικό να υπάρχει ένας μηχανισμός καταγραφής των ασυμφωνιών. - Οι φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης πρέπει να αναγνωρίζουν τα πλεονεκτήματα της χρήσης ανοικτών λύσεων και δεδομένων τα οποία καθιστούν τη διακυβέρνηση πιο διαφανή, παράμετρο πολύ σημαντική για μία συμμετοχική διαδικασία. Ένα αρχικό βήμα μπορεί να είναι η δημιουργία μίας λίστας με τα δεδομένα και βάσεις δεδομένων που είναι διαθέσιμα και ανοικτά προς το κοινό. Η λίστα μπορεί επίσης να περιέχει σύντομα σχόλια για κάθε βάση δεδομένων, συντομεύσεις με το υλικό κλπ. Με τον τρόπο αυτό, οι επιχειρήσεις και οι μη κυβερνητικές οργανώσεις μπορούν να χρησιμοποιούν τα ανοικτά δεδομένα για να δημιουργήσουν νέες λύσεις και υπηρεσίες. Ένα παράδειγμα είναι ο διαδικτυακός τόπος meieraha.eu, ο οποίος έχει δημιουργηθεί από την ομάδα Garage48, όπου ο Εθνικός προϋπολογισμός και τα επιμέρους στοιχεία του οπτικοποιούνται και μπορούν να γίνουν πιο εύκολα κατανοητά από τους πολίτες. Ο διαδικτυακός τόπος αυτός βασίζεται σε δεδομένα τα οποία είναι ανοικτά και διαθέσιμα στο ευρύ κοινό. - Πρέπει να δίνεται προσοχή ώστε να υπάρχουν επιπρόσθετες δυνατότητες ειδοποίησης των συμμετεχόντων, για να μπορούν να ενημερώνονται για την ύπαρξη νέων διαθέσιμων δεδομένων. ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ The Valma prepara on forum, City of Tampere (Finland) Περίληψη: Το Valma forum είναι μία πρακτική η οποία σχετίζεται με τη συμμετοχική δημοκρατία στην πόλη του Τάμπερε. Ο σκοπός είναι να δοθεί στους πολίτες η ευκαιρία να συμμετάσχουν πιο άμεσα στη λήψη αποφάσεων. Το Valma forum επιτρέπει στους πολίτες του Τάμπερε να εκφράσουν την άποψή τους για διάφορα θέματα μέσω μίας συμμετοχικής διαδικασίας. Οι πολίτες έχουν τη δυνατότητα να εκφραστούν έγκαιρα και να προετοιμαστούν για το κάθε θέμα. Με τον τρόπο αυτό η συμμετοχική διαδικασία αποτελεί μέρος της συνολικής προετοιμασίας της πόλης για νέες παρεμβάσεις και μελλοντικά σχέδια. Όταν κατατίθενται οι απόψεις, προωθούνται μέσω e-mail σε στελέχη που είναι υπεύθυνα για την προετοιμασία της 8

διαδικασίας και στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων μπορούν να παρακολουθήσουν τις απόψεις των πολιτών και να τις συγκρίνουν με τις δικές τους για θέματα που αφορούν την πόλη. Το Valma forum είναι ένα εργαλείο ηλ. Συμμετοχής και ταυτόχρονα ένα φόρουμ προετοιμασίας. Ανάμεσα στά άλλα: Τοποθετεί θέματα για online σχολιασμό, περιγράφει την κάθε διαδικασία και ενημερώνει τους χρήστες πως πρέπει να δράσουν. Παρέχει ρχ επίσης όλα τα σχετικά έγγραφα, επεξεργασμένες πληροφορίες και δεδομένα GIS. Προωθεί τις απόψεις που κατατίθενται σε μέλη της επιτροπής διαχείρισης της συμμετοχικής διαδικασίας και δημοσιεύει τις απόψεις, αν ο αποστολέας το επιθυμεί, και έχει δώσει τα προσωπικά στοιχεία του. Οι απόψεις μπορούν επίσης να κατατεθούν και με χρήση ψευδονύμων. Δημοσιεύει στοιχεία ανά θεματικό πεδίο. Τα τελευταία στοιχεία και απόψεις βρίσκονται κάθε φορά στην αρχική σελίδα. Αυτοί που γίνονται πιστοποιημένοι χρήστες λαμβάνουν e-mails από το Valma σχετικά με θέματα που τους ενδιαφέρουν ανάλογα με τον αν έχουν δηλώσει ότι το επιθυμούν. Οι πληροφορίες δημοσιεύονται μαζί με τα επίσημα δεδομένα, πράγμα που σημαίνει ότι στη φάση της επεξεργασίας κάθε θέματος, τα ηλεκτρονικά έγγραφα και οι αποφάσεις μπορούν να παρακολουθούνται στο ίδιο ηλεκτρονικό περιβάλλον ταυτόχρονα. Υπάρχει επίσης σύνδεση με υπηρεσία GIS, έτσι ώστε οι χρήστες του Valma να μπορούν να εντοπίσουν πιο εύκολα το θέμα που τους ενδιαφέρει. Οι πολίτες μπορούν να γραφτούν στο Valma και να γίνουν μέλη σε bulletins σε θέματα και περιοχές του ενδιαφέροντός τους. Η δημόσια διαβούλευση και η πληροφόρηση των πολιτών είναι ένα σημαντικό στάδιο της υψηλής ποιότητας προετοιμαστικής δουλειάς. Το Valma προσφέρει ένα ολοκληρωμένο και φιλικό στο χρήστη περιβάλλον συλλογής στοιχείων και απόψεων για διαφορετικές περιπτώσεις. Κύριος Στόχος: Το Valma σχεδιάστηκε για να συμπληρώσει τη συμμετοχική δημοκρατία στην πόλη του Τάμπερε. Ο στόχος ειναι να δοθεί στους πολίτες μία καλύτερη ευκαιρία να συμμετάσχουν πιο άμεσα στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Τι μάθαμε: Με στόχο να βελτιωθεί η συμμετοχή των πολιτών, είναι απαραίτητο να υπάρχει πολιτική υποστήριξη σε υψηλό επίπεδο. Οι απόψεις των πολιτών πρέπει να συλλέγονται κατά τον καλύτερο δυνατό χρόνο, το οποίο πρακτικά σημαίνει το συντομότερο δυνατό. Μακροχρόνιες διαδικασίες στο Valma έχουν αποδειχτεί ότι δεν είναι ιδιαίτερα χρήσιμες. Δύο εβδομάδες είναι συνήθως ικανός χρόνος. Η συμμετοχή των πολιτών είναι δυνατή μόνο όταν αυτοί είναι κατάλληλα ενημερωμένοι σχετικά με τις διαθέσιμες δυνατότητες συμμετοχής. Η διαθέσιμη πληροφόρηση για τα θέματα στο Valma, συνδυάζεται με τις συνήθεις επικοινωνιακές πρακτικές της πόλης του Tampere. Τουλάχιστον ένα δελτίο τύπου στα ΜΜΕ γράφεται για κάθε θέμα του Valma-forum. Όταν λαμβάνεται μία απόφαση για ένα θέμα, το κείμενο προετοιμασίας αναφέρει αν χρησιμοποιείται το Valma Forum. Υπάρχει επίσης ένας σύνδεσμος στο δικτυακό τόπο του Valma όπου δημοσιεύονται όλα τα σχόλια. Ο αριθμός των σχολίων που λαμβάνονται, καθώς και ο χρόνος στον οποίο συλλέχθηκαν, επίσης αναφέρεται. Στο κείμενο προετοιμασίας, παρουσιάζεται μία περίληψη των σχολίων. Κατά τη διάρκεια του Valma project, πραγματοποιήθηκαν ομάδες εργασίας και συναντήσεις. Το γεγονός αυτό θεωρήθηκε ως αποτελεσματικός τρόπος για να προχωρήσει το έργο, παρά τις πιθανές δυσκολίες του τρόπου εργασίας που υπήρξαν. Προτάσεις: - Ο σχεδιασμός συμμετοχικών διαδικασιών για τους πολίτες απαιτεί αρκετούς πόρους. - Είναι χρήσιμο να υπάρχει ένα συγκεκριμένο μέλος του οργανισμού επικεφαλής της συμμετοχικής διαδικασίας. - Η δέσμευση σε υψηλό πολιτικό επίπεδο ήταν ένα σημαντικό στοιχείο στην ανάπτυξη του Valma project, αλλά και στην δημόσια συμμετοχική διαδικασία γενικά. - Στη φάση υλοποίησης, τα πιο σημαντικά στελέχη προέρχονταν από διάφορες μονάδες του Δήμου του Τάμπερε. Σε ατή τη φάση επίσης, η συνεργασία με το γραφείο επικοινωνίας του δήμου ήταν πολύ χρήσιμη. Οι πολίτες πρέπει να γνωρίζουν τις δυνατότητες συμμετοχής τους πριν αυτοί κληθούν να λάβουν μέρος σε μία διαδικασία. - Είναι σημαντικό για την προετοιμασία να προσδιοριστεί πλήρως πως οι απόψεις που θα συλλεχθούν θα χρησιμοποιηθούν στη συνέχεια. Θέλουμε ως αποτέλεσμα να προκύψουν νέες προοπτικές, να συλλέξουμε τις πληροφορίες και να αναδείξουμε διάφορες επιλογές η θέλουμε κάτι άλλο; Αυτό ήταν κάτι που λήφθηκε υπ όψη όταν αποφασίζονταν τι και πως θα ζητηθεί από τους πολίτες να χρησιμοποιήσουν υπηρεσίες σαν το Valma. - Δίνοντας στους πολίτες από νωρίς την ευκαιρία να συμμετάσχουν ενισχύεται η προετοιμαστική δουλειά και η ορθή λήψη αποφάσεων. Είναι σημαντικό για τη διοίκηση της πόλης, τους εκλεγμένους πολιτικούς και δημόσιους λειτουργούς να υποστηρίξουν την ιδέα της προώθησης της συμμετοχής. Επιπλέον η πρόσβαση στην πληροφόρηση είναι μία βασική συνθήκη για να σχεδιαστεί μία ηλ. Συμμετοχική διαδικασία. Περισσότερες πρακτικές σχετικές με το βήμα 3 στο e-par cipa on Manual. 9

Βήμα 4 - Επικοινωνία Ερωτήσεις: 1. Ποια ηλ. Κανάλια πρέπει να χρησιμοποιηθούν ώστε να προσεγγίσουμε όσο το δυνατό περισσότερους πολίτες; Ποιά άλλα κανάλια πρέπει να χρησιμοποιηθούν ώστε να ενημερώσουμε τους πολίτες για τις συμμετοχικές διαδικασίες και τις δυνατότητες να πάρουν μέρος σε διαδικασίες ηλ. Συμμετοχής; Ποιο κανάλι μας επιτρέπει να προσεγγίσουμε πιο αποτελεσματικά την κύρια ομάδα στόχο μίας συγκεκριμένης συμμετοχικής διαδικασίας; 2. Πως πρέπει τα ΜΜΕ να χρησιμοποιηθούν; Πως μπορούμε να γίνουμε πιο ευδιάκριτοι έτσι ώστε τα ΜΜΕ να χρησιμοποιηθούν για να προσεγγίσουμε τις σχετικές ομάδες στόχους; 3. Είναι τα μηνύματα και οι πληροφορίες που παρέχουμε κατανοητά από το ευρύ κοινό; Προτάσεις: - Είναι καλή πρακτική να δοκιμάζονται τα μηνύματα σε διαφορετικές πληθυσμιακές ομάδες, ώστε να ελεγχθεί αν είναι ξεκάθαρο το γεγονός ότι καλούμε τους πολίτες να διαβάσουν, ακούσουν και πιθανά να αλλάξουν τις απόψεις τους. - Οι περίπλοκες πληροφορίες πρέπει να οπτικοποιούνται (Εικόνες, γραφικά, βίντεο) σε online περιβάλλοντα. Αυτό εξασφαλίζει την προσέλκυση του ενδιαφέροντος των πολιτών, αλλά και την καλύτερη κατανόηση και αποδοχή μίας συμμετοχικής διαδικασίας. - Προκειμένου να προσελκύσουμε την προσοχή των πολιτών μέσω των ΜΜΕ, πρέπει να απευθυνθούμε σε πολλούς πολίτες, παρουσιάζοντας μία ενδιαφέρουσα προοπτική και σημεία επαφής με την όλη διαδικασία, με τελικό στόχο οι πολίτες να εντοπίσουν τα θέματα που τους ενδιαφέρουν και τελικά να συμμετάσχουν προσωπικά. - Πρέπει να σημειωθεί, ότι είναι σημαντικό η αρχική πληροφορία που θα παρασχεθεί στα ΜΜΕ να είναι από το φορέα που διοργανώνει τη συμμετοχική διαδικασία, ακόμα και αν το περιεχόμενο του μηνύματος δεν είναι απόλυτα αρεστό σε αυτόν. Η ειλικρίνεια και η θέληση για συνεργασία, συντελούν στη δημιουργία μίας καλής σχέσης με τα ΜΜΕ, αλλά και στην καλύτερη κατανόηση και την καλλιέργεια συλλογικού πνεύματος με όλες τις πληθυσμιακές ομάδες. - Δεν είναι όλοι οι πολίτες δικτυωμένοι στα κοινωνικά δίκτυα και κατά συνέπεια είναι σημαντικό για τους φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης να επικοινωνούν και μέσω των τοπικών ΜΜΕ με τους πολίτες. - Ταυτόχρονα, τα κοινωνικά δίκτυα είναι μία εξαιρετική επιλογή για γρήγορη και ευέλικτη επικοινωνία και οι φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης πρέπει να τα χρησιμοποιούν ως επίσημα κανάλια συμμετοχής και προώθησης των πληροφοριών. - Είναι σημαντικό να είναι ξεκάθαρο ποιος εκπροσωπεί το φορέα τοπικής αυτοδιοίκησης για κάθε θεματικό πεδίο. Τα ΜΜΕ επιθυμούν να συνομιλούν με τους πολιτικούς εκπροσώπους ή ειδικούς, αλλά το τμήμα δημοσίων σχέσεων ενός οργανισμού μπορεί να διατηρεί το ρόλο του συντονιστή της παρουσίας σε ΜΜΕ, καθώς και της επικοινωνιακής στρατηγικής και των μηνυμάτων που πρέπει να περάσουν στους πολίτες. Είναι σημαντικό τα μηνύματα τα οποία προωθούνται από ένα οργανισμό (Μέσω διαφορετικών καναλιών επικοινωνίας) να μην αλληλοσυγκρούονται. - Η επικοινωνία μέσω των κοινωνικών δικτύων δημιουργεί χωρίς αμφιβολία νέες προκλήσεις στην οργανωτική κουλτούρα και τον υπάρχοντα τρόπο λειτουργίας των οργανισμών. Στοχεύοντας να ανταποκριθούν οι οργανισμοί στις προκλήσεις αυτές, είναι απαραίτητο να συμφωνηθεί (και ιδανικά να καταγραφεί επίσημα), ένα σύνολο από κανόνες για τα στελέχη των οργανισμών, για να λειτουργήσουν αποτελεσματικά στα κοινωνικά δίκτυα. Υπάρχει ένα σύνολο ερωτημάτων: μπορεί μία σελίδα στο Facebook, λογαριασμοί στο Twi er και στο YouTube να ενημερώνονται κατάλληλα μόνο από το τμήμα δημοσίων σχέσεων και από τον υπεύθυνο επικοινωνίας; Ή πρέπει κάθε στέλεχος από τα διάφορα τμήματα ενός οργανισμού που έχει την αρμοδιότητα για επιμέρους θέματα να απαντά για αυτά; Ή αυτή είναι μία περίπτωση που αφορά μόνο κάποια από τα στελέχη του οργανισμού (αν ναι, ποιά); Πόσο συχνά πρέπει τα στελέχη ενός οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης να επισκέπτονται τη σελίδα του οργανισμού στο Facebook; Πρέπει τα στελέχη αυτά να έχουν ξεχωριστό λογαριασμό για το σκοπό αυτό ή πρέπει να αναρτούν θέματα και να απαντούν σε ερωτήσεις σχετικές με τη ζωή στην πόλη και το δήμο μέσω του προσωπικού τους λογαριασμού; Κάθε φορέας τοπικής αυτοδιοίκησης πρέπει να συζητά αυτές τις ερωτήσεις στις εσωτερικές του δομές, επειδή η εσωτερικές διαδικασίες και η οργανωτική κουλτούρα είναι διαφορετική μεταξύ των φορέων της τοπικής αυτοδιοίκησης. - Πριν τη συμμετοχή ενός οργανισμού στα κοινωνικά δίκτυα, μία σημαντική ερώτηση που πρέπει να απαντηθεί είναι αν τα στελέχη του είναι σε θέση να υποστηρίξουν αυτήν την πρωτοβουλία. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι χρησιμοποιώντας τη δύναμη των κοινωνικών δικτύων, τα στελέχη των οργανισμών πρέπει να πάρουν παραπάνω επικοινωνιακά ρίσκα και να αποφασίσουν πότε και τι θα επικοινωνήσουν. Δεν υπάρχει χρόνος για χρονοβόρες διαδικασίες αποφάσεων, γιατί στα κοινωνικά δίκτυα οι απαντήσεις πρέπει να δίνονται άμεσα. - Ο ρόλος των κοινωνικών δικτύων πρέπει να αντιμετωπίζεται πιο πλατιά από ένα απλό κανάλι ανταλλαγής πληροφοριών και διαλόγου. Στο παρακάτω παράδειγμα της προετοιμασίας μίας συμμετοχικής διαδικασίας μέσω μίας καμπάνιας στα κοινωνικά δίκτυα 10