Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word 6.1. Εκκίνηση Περιβάλλον εργασίας Η εκκίνηση του προγράµµατος επεξεργασίας κειµένου (word) γίνεται είτε µε την χρήση του κουµπιού Έναρξη (Start) Προγράµµατα (Programs) Microsoft Word είτε κατ ευθείαν από το περιβάλλον εργασίας επιλέγοντας το εικονίδιο του Word : 6.2. Τοποθέτηση του εικονιδίου του Word στο περιβάλλον εργασίας Εάν δεν υπάρχει το εικονίδιο του Word στο περιβάλλον εργασίας µπορούµε να το τοποθετήσουµε µε τον εξής τρόπο. Επιλέγουµε από το κουµπί εκκίνησης Έναρξη (Start) Προγράµµατα (Programs) Microsoft Word αλλά αντί για το αριστερό πατάµε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού και εµφανίζεται ένα µενού επιλογών. Επιλέγουµε Αντιγραφή (Copy).
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word Κατόπιν πατάµε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού επάνω στο περιβάλλον εργασίας και εµφανίζεται ένα µενού επιλογών. Επιλέγουµε Επικόλληση (Paste) και το εικονίδιο του Word εµφανίζεται στο περιβάλλον εργασίας. 6.3. Το περιβάλλον εργασίας του Word Εάν θέλουµε να αλλάξουµε θέση στο εικονίδιο, τοποθετούµε τον δείκτη του ποντικιού επάνω στο εικονίδιο και σύρουµε (µε το αριστερό πλήκτρο πατηµένο) µέχρις ότου φθάσουµε στο επιθυµητό ση- µείο, οπότε αφήνουµε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, όπως ακριβώς µετακινούµε παράθυρα. Μετά την επιλογή του Word εµφανίζεται το παράθυρο µε το περιβάλλον εργασίας του Word. Η βασική του διάταξη είναι η ίδια µε το WordPad, δηλαδή αποτελείται από την περιοχή του κειµένου, τον χάρακα, τα κουµπιά ενεργειών και τις περιοχές των Γραµµών Εργαλείων (Toolbars). Στο χαµηλότερο µέρος του παραθύρου εµφανίζεται η γραµµή µε πληροφο- για το κείµενο (Status), όπως αριθµός σελίδας, σηµείο καταχώρησης ρίες στο κείµενο, γλώσσα κ.λ.π. 100
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου Η διαµόρφωση της εµφάνισης του παραθύρου γίνεται µε την επιλογή Προ- (View) Γραµµές εργαλείων (Toolbars). βολή Οι βασικότερες γραµές εργαλείων (Tool- µ bars) που έχουν ενερ- στο παρά- γοποιηθεί θυρο είναι Βασική (Standard), Μορφο- (Formatting) ποίηση και Σχεδίαση (Draw- Οι επιλεγµένες ing). γραµµές εµφανίζονται µε την ένδειξη ( ). 6.4. Καταχώρηση κειµένου Καταχωρείστε το κατωτέρω κείµενο µε τύπο γραµµάτων Times New Roman και µέγεθος γραµµάτων 14. Παρατηρείστε ότι το Word ελέγχει τα ορθογραφικά λάθη της καταχώρησης και τα υπογραµµίζει κόκκινα (π.χ. ολοκληροµένου αντί ολοκληρωµένου). 101
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word Η επιλογή του ελέγχου ορθότητας του κειµένου γίνεται µε την ενεργοποίηση των κατωτέρω επιλογών στο µενού Εργαλεία (Tools) Επιλογές (Options) Ορθογραφία & Γραµµατική (Spelling & Grammar). Η διόρθωση µε διαγραφή του λανθασµένου γράµµατος µπορεί να γίνει µε δύο τρόπους 1. Τοποθέτηση του δείκτη µετά το όµικρον (ολοκληρο) και πάτηµα πλήκτρου <Backspace>, οπότε διαγράφεται το όµικρον και γράφετε το σωστό ωµέγα. 2. Τοποθέτηση του δείκτη πριν το όµικρον (ολοκληρ) και πάτηµα πλήκτρου <Delete>, οπότε διαγράφεται το όµικρον και γράφετε το σωστό ωµέγα. 102
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου 6.5. Μορφοποίηση του κειµένου Θέλουµε να µειώσουµε το µέγεθος των γραµµάτων σε (12), να κάνουµε έντονη και υπογραµµισµένη την επικεφαλίδα, να αφήσουµε ένα διάστηµα <Tab> στην αρχή των παραγράφων και να στοιχίσουµε το κείµενο δεξιά και αριστερά. Επιλέγουµε όλο το κείµενο, αλλάζουµε το µέγεθος γραµµάτων και επιλέγουµε την επιθυµητή στοίχιση. Τοποθετούµε τον δείκτη στην αρχή κάθε παραγράφου και πατάµε το πλήκτρο <Tab>. Τέλος επιλέγουµε την επικεφαλίδα και πατάµε τα κουµπιά µορφοποίησης Έντονη γραφή - Bold (B) και Υπογράµµιση - Underline (U). 103
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word 6.6. Αποθήκευση κειµένου Ανοίγουµε το Word και επι- λέγουµε Αρχείο (File) Άνοιγµα (Open). Όπως και στην καταχώρηση γράφουµε στο πεδίο Όνοµα αρχείου : (File Name:) την θέση και το όνοµα του αρ- χείου A:\des1 και επιλέγουµε Άνοιγµα (Open). Τοποθετούµε µία διαµορφωµένη δισκέτα (formatted) στο οδηγό δισκετών και επιλέγουµε Αρχείο (File) Αποθήκευση ως (Save As). Εµφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο και πληκτρολογούµε στο πεδίο Όνοµα αρχείου : (File Name:) το όνοµα του αρχείου και το µέσο αποθήκευσης A:\des1. Το Α: συµβολίζει την µονάδα δισκετών, η ανάποδη κάθετος (back slash \) υποδηλώνει ότι η αποθήκευση θα γίνει στον φάκελο Α: και όχι σε κάποιο υποφάδισκέτας, κελο της 6.7. Επανάκτηση κειµένου το όνοµα του αρ- χείου που θα απο- θηκευτεί σαν κεί- µενο Word (.doc) είναι des1. Τέλος ολοκληρώνουµε την καταχώρηση πατώντας το κου- µπί Αποθήκευση (Save) και κλεί- νουµε το παράθυρο του Word. 104
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου 6.8. Παράλληλη λειτουργία δύο παραθύρων Word Όταν εµφανιστεί το παράθυρο µε το κείµενο des1, επιλέγουµε την ηµιουργία κενού εγγράφου (New Blank Document). Το αποτέλεσµα είναι ένα κενό κείµενο. Καταχωρούµ ε τις δύο σελίδες κειµένου που ακολουθούν. Η παραγραφοποίηση µε την χρήση ειδικών χαρακτήρων (Bullets) γίνεται µε την επιλογή πριν από την καταχώρηση του κειµένου του κουµπιού Κουκίδες (Bullets), οπότε κάθε φορά που τελειώνει µία πρόταση και πατάµε <Enter> η νέα πρόταση αρχίζει µε Bullet. Το ίδιο ισχύει εάν επιλέξουµε αρίθµηση (Numbering) όπου αντί για Bullet εµφανίζεται αυτόµατα ο επόµενος αριθµός. Η απενεργοποίηση γίνεται όταν στο τέλος µιας πρότασης πατήσουµε δύο φορές <Enter>. 105
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word 6.9. Εύρεση Αντικατάσταση κειµένου Από λάθος στο κείµενό µας πληκτρολογήσαµε αντί του σωστού υπερµέσων, το λανθασµένο πολυµέσων. Για να βεβαιωθούµε σε ποια σηµεία του κειµένου υπάρχει η ρίζα «πολυµ» (πιθανώς να υπάρχουν και οι λέξεις πολυµέσων, πολυµέσα κ.λ.π.) επιλέγουµε Επεξεργασία (Edit) Εύρεση (Find). Στο παράθυρο που εµφανίζεται και στο πεδίο Εύρεση του : (Find what:) πληκτρολογούµε την ρίζα «πολυµ» και επιλέγουµε το κουµπί Εύρεση εποµένου (Find Next). Κάθε φορά που επιλέγουµε Εύρεση εποµένου (Find Next) εµφανίζεται η επόµενη εύρεση της ρίζας. Το αποτέλεσµα της αναζήτησης ήταν η εύρεση της λέξης «πολυµέσων» σε δύο σηµεία. Επιλέγουµε Επεξεργασία (Edit) Αντικατάσταση (Replace) 106
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου και γράφουµε στο πεδίο Εύρεση του : (Find what:) την λέξη που θα αντικαταστήσουµε «πολυµέσων» και στο πεδίο Αντικατάσταση µε : (Replace with:) τη σωστή λέξη «υπερµέσων». Τέλος επιλέγουµε Αντικατάσταση όλων (Replace All) ώστε η αντικατάσταση να γίνει σε όλο το κείµενο όπου υπάρχει η λέξη «πολυµέσων». 6.10. Εναλλαγή Αντιγραφή µεταξύ δύο ανοικτών κειµένων Η εναλλαγή µεταξύ δύο ανοικτών κειµένων γίνεται είτε µε την ράβδο εργασιών όπως και σε όλα τα παράθυρα, είτε µ ε την επιλογή Παρά- Επι- θυρο (Window), όταν τα παράθυρα αφορούν το ίδιο πρόγραµµα (στην περίπτωση αυτή Word). To ενεργό κεί- µενο έχει εµπρός του την ένδειξη ( ). ιαλέγουµε το δεύτερο κείµενο και επιλέγουµε Επεξεργασία (Edit) λογή (Select All). Όλο το κείµενο µαυρίζει δείχνοντας ότι έχει επιλεγεί. Επιλέγουµε αντιγραφή (Copy) ώστε να το αντιγράψουµε στο αρχικό κείµενο (des1). Κατόπιν διαλέγουµε το κείµενο des1, τοποθετούµε τον δείκτη µεταξύ των δύο παραγράφων και 107
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word επιλέγουµε επικόλληση (Paste). Το προς αντιγραφή κείµενο εµφανίζεται στο σηµείο που έχουµε τοποθετήσει τον δείκτη. Όσο δουλεύουµε ένα κείµενο καλό είναι για ασφάλεια κατά καιρούς να το αποθηκεύουµε µε το κουµπί Αποθήκευσης. Κλείνουµε το παράθυρο του Word χωρίς να έχουµε αποθηκεύσει τις αλλαπαράθυρο που µας ενηµερώνει και µας προτρέπει να απο- γές στο κείµενο. Εµφανίζεται ένα θηκεύσουµε τις αλλαγές Θέλετε να αποθηκευτούν οι αλλαγές στο des1 ; (Do you want to save the changes you made to des1?). Επιλέγουµε Ναι (Yes). 108
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου 6.11. ηµιουργία πλαισίου κειµένου (Text box) Θα κατασκευάσουµε την επικεφαλίδα του κειµένου κεντραρισµένη µέσα σε ένα έγχρωµο πλαίσιο. Επιλέγουµε το πλαίσιο του κειµένου (Text Box). Τοποθετούµε τον δείκτη του ποντικιού στο σηµείο που θα βρίσκεται η µία άκρη του πλαισίου και µε πατηµένο το αριστερό πλ ήκτρο του ποντικιού σύρουµε το ποντίκι µ έχρι την άλλη άκρη του πλαισίου και αφήνουµε το αριστερό πλήκτρο. Το αποτέλεσµα είναι η δηµιουργία ενός πλαισίου µέσα στο οποίο µπορούµε να γράψουµε ένα κείµενο. Επιλέγουµε το κουµπί Στοίχιση στο κέντρο ώστε η επικεφαλίδα να είναι κεντραρισµένη ως προς το πλαίσιο και πληκτρολογούµε το κείµενο «Εµπλουτισµός των Προγραµµ άτων Σπουδών µε την χρήση σύγχρονων Τεχνολογιών Πληροφορικής». Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης επιλέγουµε Χρώµα γεµίσµατος (Fill Color ) Περισσότερα χρώµατα γεµίσµατος (More Fill Colors) ώστε να αποφασίσουµε τι χρώµα θα έχει το πλαίσιο. Κάθε φορά που επιλέγουµε ένα χρώµα εµφανίζεται στο τετράγωνο δεξιά πώς ακριβώς θα φαίνεται στο πλαίσιο. Μετά την τελική επιλογή επιλέγουµε OK και το πλαίσιο αλλάζει χρώµα. 109
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word Πέραν του χρωµατισµού του πλαισίου µπορούµε να αλλάξουµε τα χαρακτηριστικά ενός κειµένου µέσα στο πλαίσιο ή σε οποιοδήποτε άλλο σηµείο. Επιλέγουµε το κείµενο που θέλουµε να διαµορφώσουµε (π.χ. το κείµενο µέσα στο πλαίσιο) και κατόπιν Μορφή (Format) Γραµµατοσειρά (Font). Εµφανίζεται το παράθυρο των γραµµατοσειρών και εκτός από τον τύπο, την εµφάνιση και το µέγεθος, µπορούµε να επιλέξουµε εφφέ όπως π.χ. σκιά (Shadow) και χρώµα όπως µε την επιλογή Χρώµα γεµίσµατος (Fill Color). Εναλλακτικά χρώµα µπορούµε να αλλάξουµε και µε την επιλογή Χρώµα γραµµατοσειράς (Font Color ). Το αποτέλεσµα θα είναι κάπως έτσι, ανάλογα µε τα χρώµατα που επιλέξατε. 110
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου 6.12. ηµιουργία κεφαλίδας (Header) Υποσέλιδου (Footer) Μπορούµε να ορίσουµε κεφαλίδες ή / και υποσέλιδα τα οποία θα εµφανίζονται σε κάθε σελίδα του κειµένου. Επειδή το πλαίσιο που δηµιουργήσαµε βρίσκεται πολύ ψηλά στην πρώτη σελίδα και δεν αφήνει περιθώρια για την κεφαλίδα, πρέπει να το µετακινήσουµε προς τα κάτω. Αυτό γίνεται αν επιλέξουµε το πλαίσιο (κλικ). Για να µετακινήσουµε το πλαίσιο πρέπει να µετακινήσουµε τον δείκτη µέχρις ότου αλλάξει εµφάνιση και γίνει. Τότε µπορούµε να το µετακινήσουµε όπως όλα τα άλλα παράθυρα. Τοποθετώντας τον δείκτη στις πλευρές και τις γωνίες µπορούµε να αλλάξουµε τις διαστάσεις του πλαι- σίου όπως ακριβώς και µε τα παράθυρα. Επιλέγουµε Προβολή (View) Κεφαλίδες και υποσέλιδα (Header and Footer) και εµφανίζεται το παράθυρο για την δηµιουργία της κεφαλίδας, καθώς και το σηµείο στο κείµενο όπου θα µπει η κεφαλίδα. Επιλέγουµε γράµµ ατα µεγέθους (18), έντονα (Β), πλαγιαστά (Ι) και πληκτρολογούµε «ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ». Επιλέγουµε χρώµα γραµµατοσειράς (Font Color ) 111
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word 6.13. Εισαγωγή εικόνας (Picture) Επιλέγουµε Εισαγωγή (Insert) Εικόνα (Picture). Οι επιλογές είναι πολλές. Μπορούµε να εισάγουµε έτοιµες εικόνες του Word (Clip Art), Αυτόµατα σχήµατα (AutoShapes), εικόνες που έχουµε δηµιουργήσει εµείς (µε εργαλεία, από σαρωτή scanner, από ψηφιακή κάµερα κ.λ.π.), καλλιτεχνικά κείµενα (WordArt), γραφήµατα (Chart) κ.λ.π. Επιλέγουµε Clip Art είτε από την επιλογή Εισαγωγή (Insert) Εικόνα (Picture), είτε κατ ευθείαν από το εικονίδιο Clip Art. Εµφανίζεται ένα µενού επιλογών εικόνων. Επιλέγουµε µία κατηγορία εικόνων (π.χ. Επιστήµη & Τεχνολογία - Science & Tech.). 112
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου Επιλέγουµε τον Υπολογιστή και πατάµε το κουµπί Εισαγωγή (Insert Clip). Κλείνουµε το παράθυρο Clip Art και παρατηρούµε το αποτέλεσµα που φυσικά δεν είναι το επιθυµητό γιατί προέ- κυψε µία τεράστια κεφαλίδα. Επιλέγουµε την εικόνα (κλικ) και αφού τοποθετήσουµε τον δείκτη σε µία από τις γωνίες την µικραίνουµε και µετά την τοποθετούµε στην δεξιά άκρη της κεφαλίδας. Για να το κατορθώσουµε, αφού µιεικόνα, τοποθετούµε κρύνουµε την τον δείκτη αµ έσως µετά την εικόνα και πατάµε <Enter> ώστε να δηκλικ) µιουργηθεί µία κενή γραµµ ή για την υπογράµµιση. Κατόπιν επιλέγουµε την εικόνα ( και πατάµε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού. Εµ φανίζεεικόνας ται ένα µενού και επιλέγουµε Μορφοποίηση (Format picture) και κατόπιν Μορφή (Layout). Από το νέο µενού επιλέγουµε Τετράγωνο (Square) και εξιά (Right) ώστε να τοποθετηθεί η εικόνα στο δεξί µέρος της κεφαλί- δας. 113
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word Κατόπιν επιλέγετε το χρώµα της γραµµής µ ε το κουµπί Χρώµα γραµµ ής (Line Color ). Η επιλογή Περισσότερα χρώµατα γραµµών (More Line Colors) εµφανί- Επιλέγουµε το εργαλείο των γραµµ ών και τοποθετούµε τον δείκτη στην αριστερή άκρη της διακεκοµµένης γραµµής της κεφαλίδας. Με πατηµένο το αριστερό πλήκτρο σύρουµε το ποντίκι µέχρι την δεξιά άκρη της διακεκοµ - µένης γραµµ ής της κεφαλίδας και αφήνουµε το πλήκτρο του ποντικιού. Η γραµµή έχει ήδη σχηµατισθεί. Καθ όσο χρόνο σύραµ ε το ποντίκι ο δείκτης είχε το σχήµ α ( ). Εάν δεν επιτύχετε επιλέγετε την γραµµή (κλικ) ώστε να εµφανιστούν οι κουκίδες στις άκρες της και είτε µετακινείτε τις κουκίδες (µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο) µέχρις ότου πάρει η γραµµή το επιθυ- την δηµιουργία της µητό σχήµα, ή την διαγράφετε <Delete> και αρχίζετε γραµµής από την αρχή. Το επόµενο βήµα είναι η επιλογή του πάχους και του χρώµατος της γραµµής. Το πάχος και η εµφάνιση γενικότερα της γραµ µής επιλέγεται από το κουµπί Στυλ γραµµής (Line Style). Εµφανίζεται το µενού και επιλέγετε το επιθυµητό πάχος ( π.χ. 3 pt). 114
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου ζει ένα µενού παρόµοιο µε αυτό των πλαισίων και των γραµµάτων. Επιλέγετε το επιθυµητό χρώµα και η κεφαλίδα είναι έτοιµη. Εάν θέλετε να δηµιουργήσετε και υποσέλιδο επιλέγετε το κουµπί Εναλλαγή µεταξύ σελίδας και υποσέλιδου (Switch Between Header and Footer) και εµφανίζεται το διακεκοµµένο παράθυρο του υποσέλιδου. 6.14. Σελιδοποίηση Κλείνου µε το παράθυρο Κεφαλίδες και υποσέλιδα (Header and Footer) και επιλέγουµε Εισαγωγή (Insert) Αριθµοί σελίδας (Page Numbers). Επιλέγουµε Θέση : (Position :) Στο υποσέλιδο (Bottom of Page (Footer)) και Στοίχιση : (Alignment:) Στο κέντρο (Center) ώστε ο αριθµός σελίδας να εµφανίζεται στο µέσον κάθε υποσέλιδου (footer). 115
Τα βασικά του επεξεργαστή κειµένου Word Η Προεπισκόπηση εκτύπωσης (Print Preview) µπορεί να επιλεγεί είτε από την Βασική (Standard) ράβδο εργαλείων, είτε από την επιλογή Αρχείο (File) Προεπισκόπηση εκτύπωσης (Print Preview). Το αποτέλεσµα της δουλειάς µας φαίνεται στο παράθυρο προεπι- σκόπησης. Επιλέγοντας το εικονίδιο Μεγεθυντικός φακός (Magnifier) ο δείκτης αλλάζει εµφάνιση και γίνεται µεγεθυντικός φακός µε το σύµβολο (+). Όταν επιλέξουµε κάποιο σηµείο της σελίδας (κλικ), το σηµείο αυτό µεγεθύνεται. Έχουµε ολοκληρώσει την διαµόρφωση της κεφαλίδας και του υποσέλιδου. Ας δούµε πώς φαίνεται το αποτέλεσµα στην προεπισκόπηση εκτύπωσης, όπως ακριβώς θα τυπωθεί στον εκτυπωτή. 6.15. Προεπισκόπηση εκτύπωσης (Print Preview) Αυτόµατα ο µεγεθυντικός φακός αλλάζει και παίρνει το σύµβολο (-) ώστε όταν πατηθεί κάποια περιοχή (κλικ), επανέρχεται στο αρχικό µέγεαπό την προεπισκό- θος. Η έξοδος πηση γίνεται είτε µε το κουµπί κλεισίµατος του παραθύρου, είτε µε το κουµπί Κλείσιµο (Close). 116
Εισαγωγή στις εφαρµογές Αυτοµατισµού Γραφείου 6.16. Εκτύπωση Η εκτύπωση επιλέγεται Αρχείο (File) Εκτύπωση (Print) και εµφανίζεται το µενού. Οι βασικές επιλογές είναι : Όνοµα : (Name:) Επιλέγουµε εκτυπωτή. Περιοχή σελίδων (Page range) (1) Όλες (All) για όλο το κείµενο (2) Τρέχουσα σελίδα (Current page) για την σελίδα που εµφανίζεται στο περιβάλλον εργασίας του Word (3) Επιλογή (Selection) εάν έχει γίνει επιλογή περιοχής του κειµένου (4) Σελίδες (Pages) για συγκεκριµένες σελίδες (π.χ. 1,3,4) ή περιοχή σελίδων (π.χ. 4-10). Αριθµός αντιτύπων (Copies). Επιλέγουµε αριθµό αντιτύπων. Η επιλογή Συρραφή (Collate) βγάζει τα αντίγραφα στη σειρά, δηλαδή ολοκληρώνεται το ένα και µετά αρχίζει το άλλο. Η βασική επιλογή του κουµπιού Ιδιότητες (Properties), έχει να κάνει µε το µέγεθος του χαρτιού την κατεύθυνση της εκτύπωσης (1) κα- σελίδα τακόρυφη (Portrait) ή (2) οριζόντια (Landscape). 117