Microsoft Word 1. ΓΕΝΙΚΑ Εισαγωγή. Η γραµµή τίτλου (Title Bar) Η γραµµή µενού (Menu Bar)

Transcript

1 Επεξεργασία κειµένου µε το Τα βασικά Microsoft Word 1 ΓΕΝΙΚΑ Εισαγωγή Για να ανοίξετε το Word επιλέξτε Start > Microsoft Word ή Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Word. Θα ανοίξει ένα παράθυρο ανάλογο µε το παρακάτω στο οποίο εµφανίζεται ένα νέο κενό έγγραφο µε όνοµα «Document1». Αν ανοίξετε το Word µε διπλό κλικ σε ένα ήδη υπάρχον αρχείο κειµένου θα ανοίξει ένα παράθυρο ανάλογο µε το παραπάνω, αλλά θα περιέχει το κείµενο του αρχείου. Στην πραγµατικότητα είναι ανοικτά δύο παράθυρα. Το εξωτερικό είναι το παράθυρο του Word και το εσωτερικό είναι το παράθυρο του ενεργού εγγράφου. Παρατηρείστε ότι υπάρχουν δύο σειρές κουµπιών ελαχιστοποίησης, µεγιστοποίησης - επαναφοράς και κλεισίµατος των παραθύρων αυτών. Η γραµµή τίτλου (Title Bar) Η γραµµή τίτλου βρίσκεται στην κορυφή του παραθύρου. Αριστερά εµφανίζεται το όνοµα του ενεργού αρχείου και δεξιά τα τρία κουµπιά ελαχιστοποίησης, µεγιστοποίησης / επαναφοράς και κλεισίµατος του παραθύρου του Word. Η γραµµή µενού (Menu Bar) Η γραµµή µενού βρίσκεται στην κορυφή του παραθύρου του εγγράφου. εξιά από τα µενού εµφανίζονται τα τρία κουµπιά ελαχιστοποίησης, µεγιστοποίησης - επαναφοράς και κλεισίµατος του παραθύρου του εγγράφου. Τα µενού εµφανίζονται ως λέξεις τίτλοι (File, Edit, View, κ.λπ.) και χρησιµοποιούνται για να δοθούν εντολές στο πρόγραµµα. Με κλικ σε κάθε τίτλο του µενού εµφανίζεται µια λίστα εντολών ως µενού. Επιλέγοντας µια από αυτές µε κλικ εκτελείται η αντίστοιχη εντολή. Μερικά στοιχεία της λίστας ενός µενού έχουν δεξιά το σύµβολο:, που σηµαίνει ότι οδηγούν σε άλλο µενού εντολών. Τα ονόµατα πολλών στοιχείων της λίστας ενός µενού τελειώνουν σε. Η επιλογή τους έχει ως αποτέλεσµα το άνοιγµα ενός πλαισίου διαλόγου, όπου δίνονται επιπλέον επιλογές.

2 2 Οι γραµµές εργαλείων (Toolbars) Η βασική γραµµή εργασιών Η γραµµή εργασιών µορφοποίησης Οι γραµµές εργαλείων περιέχουν µικρά κουµπιά που αντιστοιχούν σε εντολές που περιέχονται και στα µενού. Η εκτέλεση των εντολών επιτυγχάνεται µε κλικ στο αντίστοιχο κουµπί. Οι πιο χρήσιµες από τις γραµµές εργαλείων είναι η βασική και αυτή της µορφοποίησης. Πολλές φορές µερικές από τις γραµµές εργαλείων δεν είναι διαθέσιµες. Αν από το µενού View επιλέξουµε Toolbars οι ενεργές γραµµές εργαλείων είναι τσεκαρισµένες. Επιλέξτε µια τσεκαρισµένη γραµµή για την αποκρύψετε. Επιλέξτε µια µη τσεκαρισµένη για να την εµφανίσετε. Ο χάρακας (Ruler) Συνήθως εµφανίζεται κάτω από τις γραµµές εργαλείων. Χρησιµοποιείται για να ορίσουµε γρήγορα τα όρια και άλλες ιδιότητες του κειµένου. Αν ο χάρακας δεν εµφανίζεται επιλέγουµε Ruler από το µενού View. Προβολή εγγράφου (Document View) Ένα έγγραφο µπορεί να εµφανίζεται µε τέσσερις τρόπους (προβολές - layouts): Κανονική (Normal), ιάρθρωσης (Outline), ιάταξη εκτύπωσης (Page Layout), ή ιάταξη Web (Web Layout). Κανονική διάταξη (Normal View) Στην προβολή αυτή εµφανίζεται η βασική µορφή του κειµένου, δηλαδή οι αποστάσεις των γραµµών και των παραγράφων, το είδος και το µέγεθος της γραµµατοσειράς του κειµένου, τα έντονα, πλάγια και υπογραµισµένα µέρη του κειµένου. Τα κείµενα που αποτελούνται από πολλές στήλες εµφανίζονται σε µια συνεχόµενη στήλη. εν εµφανίζονται τα όρια της σελίδας. ιάταξη ιάρθρωσης (Outline View) Στην προβολή αυτή εµφανίζεται µόνο η διάρθρωση του κειµένου, δηλαδή οι επικεφαλίδες χωρίς το κείµενο που τις συνοδεύει. Όταν ο χρήστης µεταφέρει µια επικεφαλίδα σε άλλη θέση µεταφέρεται και το αντίστοιχο κείµενο. ιάταξη Εκτύπωσης (Page Layout) Στην προβολή αυτή το έγγραφο εµφανίζεται όπως ακριβώς θα εκτυπωθεί. Εµφανίζονται επίσης και τα όρια της σελίδας. Είναι η συνηθέστερα χρησιµοποιούµενη διάταξη. ιάταξη Web (Web Layout) Στην προβολή αυτή το έγγραφο εµφανίζεται όπως θα εµφανιστεί σε ένα πρόγραµµα πλοήγησης (browser) ως ιστοσελίδα. Περιοχή κειµένου Κάτω ακριβώς από το χάρακα είναι η περιοχή εισαγωγής και επεξεργασίας του κειµένου. Ο δείκτης που αναβοσβύνει δείχνει πάντα τη θέση εισαγωγής του κειµένου και αλλάζει θέση όταν πληκτρολογούµε.

3 3 Γραµµή κατάστασης (Status Bar) H γραµµή κατάστασης εµφανίζεται στο κάτω µέρος του παραθύρου. Περιέχει πληροφορίες για το ενεργό έγγραφο και την εισαγωγή κειµένου σε αυτό. Περιέχει επίσης και τις παρακάτω επιλογές που µπορούν να επιλεγούν µε διπλό κλικ στο αντίστοιχο κουµπί. Όταν µια επιλογή δεν είναι ενεργοποιηµένη, η ένδειξή της εµφανίζεται µε αµυδρά γράµµατα. REC TRX ΕΧΤ OVR Εµφανίζει την κατάσταση καταγραφής µακροεντολής. Κάντε διπλό κλικ για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την καταγραφή µακροεντολής. Εµφανίζει την κατάσταση παρακολούθησης αλλαγών. Κάντε διπλό κλικ για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών. Εµφανίζει την κατάσταση επέκτασης επιλογής. Κάντε διπλό κλικ για ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την κατάσταση λειτουργίας. Σε αυτήν, αν κάνουµε κλικ είναι σε ένα σηµείο του κειµένου και κάνουµε κλικ σε ένα άλλο σηµείο επιλέγεται αυτόµατα όλο το κείµενο µεταξύ των δύο σηµείων. Εµφανίζει την κατάσταση λειτουργίας αντικατάστασης κειµένου κατά την πληκτρολόγηση. Κάντε διπλό κλικ για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την κατάσταση λειτουργίας ή πατήστε το πλήκτρο Ins. Γλώσσα Εµφανίζει τη γλώσσα στο σηµείο εισαγωγής κειµένου. Κάντε διπλό κλικ για να αλλάξετε τη µορφή της γλώσσας του επιλεγµένου κειµένου. Εµφανίζει την κατάσταση ορθογραφίας και γραµµατικής. Όταν το Word ελέγχει για σφάλµατα, µια κινούµενη πένα εµφανίζεται επάνω από το βιβλίο. Εάν δεν βρεθούν σφάλµατα, εµφανίζεται ένα σηµάδι ελέγχου. Εάν βρεθεί κάποιο σφάλµα, εµφανίζεται ένα "X". Για να διορθώσετε το σφάλµα, κάντε διπλό κλικ. Μη εκτυπώσιµοι χαρακτήρες Σε ένα κείµενο του Word υπάρχουν συγκεκριµένοι χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται αλλά επηρεάζουν και καθορίζουν τη µορφή του κειµένου. Η εµφάνιση ή όχι αυτών των χαρακτήρων επιτυγχάνεται µε τη επιλογή ή µη του κουµπιού βασική γραµµή εργαλείων. Μερικοί από τους χαρακτήρες δίνονται παρακάτω: Τέλος παραγράφου Σηµάδι στηλοθέτη (tab) Χρήση συντοµεύσεων πληκτρολογίου για τα µενού (Key Shortcuts) Προαιρετικό ενωτικό Κρυµµένο κείµενο Τα µενού µπορούν να ανοίξουν και µε τη χρήση του πληκτρολογίου. Σε κάθε τίτλο µενού και σε κάθε εντολή µέσα στα µενού ένα γράµµα είναι υπογραµµισµένο. Αυτό σηµαίνει ότι το µενού ανοίγει και η εντολή εκτελείται αν πατώντας µόνιµα το πλήκτρο Alt πατήσουµε το υπογραµµισµένο γράµµα. Έτσι, για παράδειγµα πατώντας Alt-F στο πληκτρολόγιο ανοίγει το µενού Format και στη συνέχεια πατώντας Alt-P εκτελείται η εντολή Paragraph Όταν ανοίξει ένα µενού µε οποιονδήποτε τρόπο µπορούµε να µετακινηθούµε στα επόµενα µε προηγούµενα µενού µε τα πλήκτρα και. Επίσης µπορούµε να µετακινηθούµε πάνω ή κάτω στη λίστα εντολών ενός µενού µε τα πλήκτρα και. Τέλος εκτελούµε µια εντολή που είναι επιλεγµένη µε τη χρήση των πλήκτρων και αν πατήσουµε το πλήκτρο Enter. Μερικές εντολές από τα µενού µπορούν να εκτελεσθούν αν πατήσουµε ένα συνδυασµό πλήκτρων στο πληκτρολόγιο, δηλαδή πατώντας µόνιµα ένα πλήκτρο (π.χ. Ctrl) να πατήσουµε ένα γράµµα. Μερικές χρήσιµες συντοµεύσεις για εντολές των µενού είναι οι παρακάτω. Ctrl Ο File > Open Άνοιγµα αρχείου Ctrl C Edit > Copy Αντιγραφή Ctrl N File > New ηµιουργία νέου αρχείου Ctrl X Edit > Cut Αποκοπή Ctrl S File > Save Ctrl P File > Print Ctrl Z Edit > Undo Ctrl Y Edit > Redo Αποθήκευση αρχείου Εκτύπωση αρχείου Αναίρεση ενέργειας Επανάληψη ενέργειας Ctrl V Edit > Paste Επικόλληση Ctrl A Edit > Select All Επιλογή όλων Ctrl F Edit > Find Εύρεση στη

4 4 Οριζόντια και κατακόρυφη µπάρα κύλισης (Scroll Bar) Οι µπάρες κύλισης, όταν είναι ενεργές, επιτρέπουν τη µετατόπιση κατά πλάτος ή µήκος του κειµένου επιλέγοντας τα κουµπιά που είναι ενσωµατωµένα σε αυτές. Λίστα πρόσφατα χρησιµοποιηθέντων αρχείων Από το µενού File έχουµε στη διάθεσή µας µια λίστα των αρχείων που έχουν ανοίξει πρόσφατα µε το Word. Επιλογή ενός αρχείου έχει σαν αποτέλεσµα το άνοιγµα του αρχείου προς επεξεργασία.

5 5 Ρύθµιση βασικών επιλογών (Options) Με την εντολή Options του µενού Tools ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου όπου µπορούµε να επιλέξουµε ρυθµίσεις για τη λειτουργία του προγράµµατος. Μερικές από αυτές είναι οι παρακάτω: Καρτέλα View Καρτέλα View Status Bar, Horizontal Scroll Bar, Vertical Scroll Bar (Εµφάνιση ή όχι) ιάφορα σηµάδια µορφοποίησης (No printing characters) (Εµφάνιση ή όχι) Καρτέλα General Λίστα πρόσφατα χρησιµοποιηθέντων αρχείων (Recently Used File List) (Εµφάνιση ή όχι, αριθµός αρχείων) Καρτέλα General Μονάδα µέτρησης (Measurement Units) (εκατοστά, χιλιοστά, ίντσες κ.λπ.) Αποθήκευση εγγράφου Αποθηκεύουµε ένα νέο έγγραφο επιλέγοντας Save από το µενού File. Στο παράθυρο που εµφανίζεται καθορίστε το σωστό φάκελο στην περιοχή «Save In», πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το αρχείο σας και επιλέξτε «Save». Αποθηκεύουµε ένα παλαιό έγγραφο που επεξεργαστήκαµε έγγραφο επιλέγοντας Save από το µενού File. Αποθηκεύουµε ένα παλαιό έγγραφο που επεξεργαστήκαµε µε άλλο όνοµα έγγραφο επιλέγοντας Save as από το µενού File. Στο παράθυρο που εµφανίζεται καθορίστε το σωστό φάκελο στην περιοχή «Save In», πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το νέο αρχείο και επιλέξτε «Save». Έξοδος από το Word Η εκτέλεση του προγράµµατος επιτυγχάνεται µε επιλογή Exit από το µενού File. Αν έχει εισαχθεί νέο κείµενο στο νέο έγγραφο θα εµφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου µε την ερώτηση «Do you want to save changes to Document1?"». Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές επιλέξτε «ΟΚ», αλλιώς «No». Στην πρώτη περίπτωση καθορίστε το σωστό φάκελο στην περιοχή «Save In», πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το αρχείο σας και επιλέξτε «Save». Αν έχει εισαχθεί νέο κείµενο σε ένα παλαιό έγγραφο (π.χ. Έκθεση.doc) θα εµφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου µε την ερώτηση «Do you want to save changes to Έκθεση.doc?"». Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές επιλέξτε «ΟΚ», αλλιώς «No». ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Εισαγωγή κειµένου Εισάγουµε το κείµενο πληκτρολογώντας στο πληκτρολόγιο. Το κείµενο εµφανίζεται κάθε φορά στη θέση που βρίσκεται ο δείκτης εισαγωγής. Αν θέλουµε να εισάγουµε κείµενο µέσα σε ήδη υπάρχον κείµενο κάνουµε πρώτα κλικ στο σηµείο που επιθυµούµε και στη συνέχεια πληκτρολογούµε το κείµενο. Για την εισαγωγή κεφαλαίων γραµµάτων πληκτρολογούµε το γράµµα ενώ έχουµε πατηµένο το πλήκτρο Shift. Για να διαγράψουµε κείµενο αριστερά από το δείκτη εισαγωγής πατάµε το πλήκτρο Backspace. Για να διαγράψουµε κείµενο αριστερά από το δείκτη εισαγωγής πατάµε το πλήκτρο Delete. Για να µετακινήσουµε το δείκτη εισαγωγής µέσα στο κείµενο χρησιµοποιούµε τα πλήκτρα,, και. Κατά κανόνα όταν εισάγουµε νέο κείµενο µέσα σε υπάρχον κείµενο το νέο κείµενο παρεµβάλλεται προωθώντας το παλαιό µετά ο δείκτη εισαγωγής προς τα δεξιά. Όταν όµως έχουµε ενεργοποιήσει την αντικατάσταση κειµένου πατώντας το πλήκτρο Ins ή µε διπλό κλικ στο OVR στη γραµµή κατάστασης το νέο κείµενο αντικαθιστά το παλαιό στα δεξιά του. ηµιουργία νέων παραγράφων και αλλαγές γραµµών Κατά την πληκτρολόγηση δε χρειάζεται να κάνουµε τίποτα για να αλλάξουµε γραµµή. Όταν το κείµενο φθάσει στο δεξί όριο της σελίδας το Word αλλάζει αυτόµατα γραµµή. Για να δηµιουργήσουµε µια νέα παράγραφο πιέζουµε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο. Για να αλλάξουµε γραµµή (όχι παράγραφο) πληκτρολογούµε Shift-Enter Επιλογή και διαγραφή κειµένου Για να επιλέξουµε ένα µέρος του κειµένου τοποθετούµε το δείκτη εισαγωγής πριν από το κείµενο και σύρουµε το ποντίκι µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του µέχρι το τέλος του κειµένου που θέλουµε να επιλέξουµε. Για να επιλέξουµε µια λέξη κάνουµε διπλό κλικ πάνω στη λέξη. Για να επιλέξουµε µια παράγραφο κάνουµε τριπλό κλικ πάνω στη λέξη.

6 Για να επιλέξουµε µια γραµµή σύρουµε το δείκτη στο λευκό περιθώριο αριστερά από το κείµενο και κάνουµε κλικ. Για να επιλέξουµε πολλές γραµµές σύρουµε το ποντίκι µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του στο λευκό περιθώριο αριστερά από το κείµενο. Για να επιλέξουµε µεγάλα κοµµάτια κειµένου που εκτείνονται σε πολλές σελίδες τοποθετούµε το δείκτη µας πριν την επιθυµητή επιλογή, πάµε µε τη βοήθεια της κατακόρυφης γραµµής κύλισης στο τέλος της επιλογής και κάνουµε κλικ ενώ πιέζουµε το πλήκτρο Shift στο πληκτρολόγιο. Για να διαγράψουµε το κείµενο που έχουµε επιλέξει πατάµε το πλήκτρο Backspace ή Del. Μορφοποίηση κειµένου Αφού έχουµε επιλέξει ένα χαρακτήρα, λέξη, παράγραφο ή κοµµάτι κειµένου χρησιµοποιήστε τα παρακάτω µενού ή κουµπιά στη γραµµή µορφοποίησης για να αλλάξετε τη µορφή των χαρακτήρων. 6 Μπορούµε να επιλέξουµε και δύο ή τρείς µορφοποιήσεις χαρακτήρων (π.χ. κλικ Β και κλικ Ι για έντονο και πλάγιο κείµενο) Περισσότερες επιλογές µορφοποίησης χαρακτήρων δίνονται επιλέγοντας το µενού Format > Font. Αν η επιλογή µας είναι ήδη µορφοποιηµένη το κλικ στο αντίστοιχο κουµπί έχει σαν αποτέλεσµα την άρση της µορφοποίησης. Αν δεν έχουµε επιλέξει κείµενο και επιλέξουµε µια µορφοποίηση χαρακτήρα οι χαρακτήρες που θα πληκτρολογήσουµε στη συνέχεια θα έχουν την αντίστοιχη µορφοποίηση. ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ, ΜΕΤΑΦΟΡΑ, ΙΟΡΘΩΣΗ, ΕΥΡΕΣΗ & ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Αντιγραφή, αποκοπή και επικόλληση κειµένου Στο Word, αφού έχουµε επιλέξει ένα χαρακτήρα, λέξη, παράγραφο ή κοµµάτι κειµένου, µπορούµε να το αποκόψουµε (Μενού Edit > Cut ή Ctrl+X) ή να το αντιγράψουµε (Μενού Edit > Copy ή Ctrl+C). Το πρόγραµµα αποθηκεύει την πληροφορία στο Πρόχειρο (Clipboard). H πληροφορία αυτή παραµένει εκεί µέχρι να αποκόψουµε ή να αντιγράψουµε κάτι άλλο. Κάθε φορά που αποκόπτουµε ή αντιγράφουµε κάτι η παλαιά πληροφορία αντικαθίσταται από τη νέα. Με την επιλογή µενού Edit > Paste ή την πληκτρολόγηση Ctrl+V επικολλάµε τα περιεχόµενα του Προχείρου µετά το δείκτη εισαγωγής. Έτσι µπορούµε να επιφέρουµε τις παρακάτω αλλαγές: Επιλογή κειµένου Cut Τοποθέτηση δείκτη σε άλλη θέση Paste = Μεταφορά κειµένου σε άλλη θέση. Επιλογή κειµένου Copy Τοποθέτηση δείκτη σε άλλη θέση Paste = Αντιγραφή κειµένου σε άλλη θέση. Επιλογή κειµένου Cut = Αποκοπή κειµένου και διατήρησή του στο Πρόχειρο. ιόρθωση κειµένου Το Word µπορεί να κάνει ορθογραφικό και γραµµατικό έλεγχο καθώς πληκτρολογούµε. Τα ορθογραφικά λάθη εµφανίζονται υπογραµµισµένα µε κυµατώδη κόκκινη γραµµή, ενώ τα γραµµατικά µε πράσινη. Αν κάνουµε δεξί κλικ στη λέξη ή την πρόταση που περιέχει λάθος το πρόγραµµα µας προτείνει διορθώσεις και µπορούµε να επιλέξουµε µια από αυτές. Το Word µπορεί να κάνει ορθογραφικό και γραµµατικό έλεγχο καθώς πληκτρολογούµε. Για να γίνει αυτό επιλέξτε Tools > Options > Spell Checking > Check while typing. Για να καθορίσουµε τη γλώσσα του κειµένου ώστε να γίνεται σωστά ο έλεγχος επιλέγουµε Tools > Language.

7 Εύρεση και αντικατάσταση κειµένου Με τη χρήση της εντολής Εύρεση (Μενού Edit > Find ή Ctrl+F) µπορούµε να αναζητήσουµε µια λέξη ή κοµµάτι κειµένου στο έγγραφό µας. Το προς αναζήτηση κείµενο το πληκτρολογούµε στο κατάλληλο πλαίσιο. Με τη χρήση της εντολής Αντικατάσταση (Μενού Edit > Replace ή Ctrl+H) µπορούµε να αναζητήσουµε µια λέξη ή κοµµάτι κειµένου στο έγγραφό µας και να την αντικαταστήσουµε µε κάτι άλλο. Το προς αναζήτηση και το νέο κείµενο τα πληκτρολογούµε στα κατάλληλα πλαίσια. Αν στο πλαίσιο διαλόγου Find & Replace επιλέξουµε Details µπορούµε να αναζητήσουµε και να νατικαταστήσουµε κείµενο µε συγκεκριµένη µορφοποίηση ή ειδικούς χαρακτήρες. 7 ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΩΝ Για να µορφοποιήσουµε µια παράγραφο δεν είναι απαραίτητο να επιλέξουµε όλη την παράγραφο, αλλά µόνο να τοποθετήσουµε το δείκτη εισαγωγής κάπου µέσα σε αυτήν. Αν θέλουµε να µορφοποιήσουµε δύο ή περισσότερες παραγράφους επιλέγουµε απλά κείµενο που εκτέινεται σε όλες και όχι απαραίτητα το σύνολο του κειµένου όλων των παραγράφων. Όταν πληκτρολογούµε Enter στο τέλος µιας παραγράφου για να δηµιουργήσουµε µια νέα, η νέα παράγραφος θα έχει τα χαρακτηριστικά µορφοποίησης της προηγούµενης. Για να αυξήσουµε το διάστηµα µεταξύ των παραγράφων δε χρειάζεται να πληκτρολογήσουµε πολλαπλά Enter. Η απόσταση των παραγράφων είναι µια ιδιότητα της παραγράφου και µπορεί να οριστεί επακριβώς. Η στοίχιση του κειµένου των παραγράφων µπορεί να γίνει µε την επιλογή των κουµπιών µορφοποίησης. στη γραµµή Με επιλογή του µενού Format > Paragraph. Μπορούµε να καθορίσουµε χαρακτηριστικά όπως την απόσταση µεταξύ των γραµµών, το διάστηµα πριν και µετά από κάθε παράγραφο, τις εσοχές του κειµένου, καθώς και άλλες λεπτοµέρειες. ΑΚΥΡΩΣΗ ΚΑΙ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ Με την εντολή Ακύρωση: (Μενού Edit > Undo: ή Ctrl+Z) ακυρώνουµε την τελευταία ενέργεια (πληκτρολόγηση, µορφοποίηση, κ.λπ). Το πρόγραµµα αποθηκεύει ένα µεγάλο αριθµό από παρελθούσες ενέργειες και έτσι επανειληµµένη επιλογή της εντολής Ακύρωση έχει σαν αποτέλεσµα την αναίρεση µιας προς µία των ενεργειών αυτών. Με την εντολή Επανάληψη: (Μενού Edit > Redo: ή Ctrl+Y) επαναλαµβάνουµε την τελευταία ενέργεια (πληκτρολόγηση, µορφοποίηση, κ.λπ). Αν µετά από µια Ακύρωση επιλέξουµε Αναίρεση απλά αναιρούµε την ακύρωση, που είναι άλλωστε η τελευταία ενέργεια. ΣΤΗΛΟΘΕΤΕΣ - ΚΟΥΚΙ ΕΣ ΚΑΙ ΑΡΙΘΜΗΣΗ ΠΕΡΙΓΡΑΜΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΚΙΑΣΗ Στηλοθέτες Αν πατήσουµε το πλήκτρο Tab ο δείκτης εισαγωγής θα προωθηθεί σε µια συγκεκριµένη θέση προς τα δεξιά. Ουσιαστικά το πρόγραµµα εισάγει ένα µη εκτυπώσιµο χαρακτήρα στηλοθέτη ( ). Οι προκαθορισµένες θέσεις είναι αρχικά ρυθµισµένες κάθε 1.27 cm. Έτσι, ανάλογα σε ποιο σηµείο µιας γραµµή είµαστε η πληκτρολόγηση του Tab οδηγεί το δείκτη εισαγωγής στην επόµενη προκαθορισµένη θέση προς τα δεξιά. Εκτός από τις προκαθορισµένες θέσεις µπορούµε να θέσουµε και άλλους στηλοθέτες επιλέγοντας το κουµπί και κάνοντας κλικ σε συγκεκριµένα σηµεία στον χάρακα. Ένας στηλοθέτης που ορίζεται µε αυτόν τον τρόπο ακυρώνει τους προκαθορισµένους στηλοθέτες πριν από αυτόν. Υπάρχει µια σειρά από διαφορετικούς στηλοθέτες που διαφέρουν ως προς τη στοίχιση του κειµένου σ αυτούς. Οι στηλοθέτες αποτελούν µέρος της µορφοποίησης της παραγράφου και µας βοηθούν να στοιχίσουµε κείµενο σε οποιοδήποτε σηµείο µια γραµµής. Κουκίδες και αρίθµηση Για να δηµιουργήσουµε παραγράφους στις οποίες προηγείται κουκίδα ή αρίθµηση, όπως οι παρακάτω, πληκτρολογούµε τις παραγράφους, τις επιλέγουµε και κάνουµε κλικ στα κουµπιά και αντίστοιχα.

8 Για να ρυθµίσουµε λεπτοµέρειες των κουκίδων ή της αρίθµησης επιλέγουµε το µενού Format > Bullets and Numbering. Περιγράµµατα και σκίαση Για να δηµιουργήσουµε γραµµές πριν, µετά, στα δεξιά, στα αριστερά, ή γύρω από µια παράγραφο/φους τοποθετούµε το δείκτη µέσα στην παράγραφο, ή επιλέγουµε περισσότερες παραγράφους, και από το µενού κατάλληλο σύµβολο. επιλέγουµε το Για να ρυθµίσουµε λεπτοµέρειες των γραµµών και να δηµιουργήσουµε σκιάσεις επιλέγουµε το µενού Format > Borders and Shadows. 8 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ ηµιουργία Πίνακα Για να δηµιουργήσετε ένα πίνακα µε τέσσερις στήλες και πέντε σειρές τοποθετήστε το δείκτη στο σηµείο που επιθυµείτε να εισαχθεί και επιλέξτε το µενού Table > Insert > Table, πληκτρολογήστε 4 στο πεδίο Number of Columns και 5 στο πεδίο Number of Rows. Επιλέξτε Auto στο πεδίο Column Width, ώστε το πρόγραµµα να καθορίσει αυτόµατα τα πλάτος των στηλών. Εναλλακτικά µπορείτε να καθορίσετε επακριβώς το πλάτος των στηλών. Επιλέξτε OK. Θα δηµιουργηθεί ένας πίνακας µε 4x5=20 κελιά σαν τον παρακάτω. ηµιουργία Πίνακα µε τη χρήση του κουµπιού Insert Table Για να δηµιουργήσετε ένα πίνακα µε τέσσερις στήλες και τέσσερις σειρές τοποθετήστε το δείκτη στο σηµείο που επιθυµείτε να εισαχθεί και κάντε κλικ στο κουµπί Insert Table, Επιλέξτε τον αριθµό των στηλών και σειρών επιλέγοντας τα κατάλληλα κελιά και πληκτρολογήστε Enter ή κάντε κλικ για να δηµιουργήσετε τον πίνακα. Μετακίνηση στα κελιά του πίνακα Για να µετακινηθείτε στα κελιά του πίνακα, δηλαδή µεταφέρετε το δείκτη εισαγωγής από το ένα κελί στο άλλο, χρησιµοποιήστε το πλήκτρο Tab για να µετακινηθείτε σε κελιά προς τα δεξιά ή το συνδυασµό πλήκτρων Shift-Tab για να µετακινηθείτε σε κελιά προς τα αριστερά. Εναλλακτικά κάντε κλικ µέσα στο κελί που θέλετε να µετακινηθείτε. Επίσης µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τα πλήκτρα,, και. Εισαγωγή κειµένου σε πίνακα Για να εισάγετε κείµενο σε πίνακα τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής σε κάθε κελί ή µετακινηθείτε σ αυτό µε τους παραπάνω τρόπους και απλά πληκτρολογήστε το κείµενο. Το αποτέλεσµα είναι το παρακάτω.

9 9 % C % Η % Ν Ένωση Ένωση Ένωση Επιλογή µιας πίνακα, σειράς ή στήλης ή κελιού Για να επιλέξετε µια στήλη εισάγετε το δείκτη σε ένα κελί της και επιλέξτε το µενού Table > Select > Column ή πλησιάστε το δείκτη στην κορυφή της στήλης έως ότου πάρει το σχήµα και κάντε κλικ. Για να επιλέξετε µια σειρά εισάγετε το δείκτη σε ένα κελί της και επιλέξτε το µενού Table > Select > Row ή πλησιάστε το δείκτη στην αριστερή πλευρά της σειράς έως ότου πάρει το σχήµα και κάντε κλικ. Για να επιλέξετε όλο τον πίνακα εισάγετε το δείκτη σε ένα κελί της και επιλέξτε το µενού Table > Select > Table ή πλησιάστε το δείκτη στην κορυφή της πρώτης στήλης έως ότου πάρει το σχήµα και σύρετε προς τα δεξιά για να επιλέξετε όλες τις στήλες ή πλησιάστε το δείκτη στην αριστερή πλευρά της πρώτης σειράς έως ότου πάρει το σχήµα και σύρετε προς τα δεξιά για να επιλέξετε όλες τις σειρές. Για να επιλέξετε ένα κελί εισάγετε το δείκτη σ αυτό και επιλέξτε το µενού Table > Select > Cell ή πλησιάστε τον δείκτη στην αριστερή πλευρά του κελιού έως ότου πάρει το σχήµα και κάντε κλικ. Μορφοποίηση περιεχοµένων σειράς ή στήλης ή κελιού Αφού επιλέξετε µια σειρά, στήλη ή κελί µπορείτε να µορφοποιήσετε το κείµενο (γραµµατοσειρά, παράγραφος κ.λ.π.) όπως κάθε άλλο κείµενο. Εισαγωγή νέων σειρών και στηλών Για να εισάγετε µια σειρά τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής σε ένα κελί της σειράς πάνω ή κάτω από την οποία θέλετε να εισάγετε τη νέα σειρά και επιλέξτε το µενού Table > Insert > Rows bellow ή Table > Insert > Rows above αντίστοιχα. Για να εισάγετε µια στήλη τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής σε ένα κελί της στήλης πριν ή µετά την οποία θέλετε να εισάγετε τη νέα και επιλέξτε το µενού Table > Insert > Columns before ή Table > Insert > Columns after αντίστοιχα. Ρύθµιση πλάτους στηλών και ύψους σειρών Για να ρυθµίσετε το πλάτος όλων των στηλών επιλέξτε όλον το πίνακα, επιλέξτε το µενού Table > Table Properties > Column και πληκτρολογήστε το πλάτος που επιθυµείτε. Για να ρυθµίσετε το ύψος όλων των σειρών επιλέξτε όλον το πίνακα, επιλέξτε το µενού Table > Table Properties > Rows και πληκτρολογήστε το ύψος που επιθυµείτε. ιαγραφή σειρών και στηλών Για να ρυθµίσετε το πλάτος µιας στήλης επιλέξτε τη στήλη ή εισάγετε το δείκτη σε ένα από τα κελιά της, επιλέξτε το µενού Table > Table Properties > Column και πληκτρολογήστε το πλάτος που επιθυµείτε. Για να ρυθµίσετε το ύψος µιας σειράς επιλέξτε τη σειρά ή εισάγετε το δείκτη σε ένα από τα κελιά της, επιλέξτε το µενού Table > Table Properties > Rows και πληκτρολογήστε το ύψος που επιθυµείτε. Εναλλακτικά µπορείτε να πλησιάσετε το δείκτη στα όρια µεταξύ δύο στηλών έως ότου πάρει τη µορφή και να σύρετε για να αλλάξετε το πλάτος των στηλών. Επίσης, µπορείτε να πλησιάσετε το δείκτη στα όρια µεταξύ δύο σειρών έως ότου πάρει τη µορφή και να σύρετε για να αλλάξετε το ύψος των γραµµών. Για να διαγράψετε µια σειρά ή σειρές τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής σε ένα κελί της σειράς ή επιλέξτε τις σειρές που θέλετε να διαγράψετε και επιλέξτε το µενού Table > Delete > Rows. Για να διαγράψετε µια στήλη ή στήλες τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής σε ένα κελί της στήλης ή επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να διαγράψετε και επιλέξτε το µενού Table > Delete > Columns. Μετατροπή πίνακα σε κείµενο και το αντίστροφο Για να µετατρέψετε ένα πίνακα σε κείµενο επιλέξτε τον πίνακα και επιλέξτε το µενού Table > Convert > Table to Text, επιλέξτε το σηµάδι διαχωρισµού κειµένου (π.χ. κόµµα) και επιλέξτε ΟΚ. Ο παραπάνω πίνακας θα µετατραπεί στο ακόλουθο κείµενο:

10 ,% C,% Η,% Ν Ένωση 1,65.44,6.71,8.48 Ένωση 2,40.82,6.17,9.52 Ένωση 3,40.44,7.92,15.72 Για να µετατρέψετε ένα κείµενο σε πίνακα πληκτρολογήστε το κείµενο διαχωρίζοντας τα περιεχόµενα των κελιών µε ένα σηµάδι διαχωρισµού (π.χ. κόµµα) όπως προηγούµενο, επιλέξτε όλο το κείµενο και επιλέξτε το µενού Table > Convert > Text to Table, επιλέξτε το σηµάδι διαχωρισµού κειµένου (π.χ. κόµµα), πληκτρολογήστε τον αριθµό των στηλών και σειρών, επιλέξτε Auto στο πεδίο Column Width και επιλέξτε ΟΚ. Το προηγούµενο κείµενο θα µετατραπεί στον παραπάνω πίνακα. Αυτόµατη µορφοποίηση πίνακα Για να µορφοποιήσετε αυτόµατα ένα πίνακα επιλέξτε τον πίνακα, επιλέξτε το µενού Table > Auto Format, επιλέξτε µια από τις µορφές µορφοποίησης και επιλέξτε ΟΚ. Ο παραπάνω πίνακας µπορεί να µορφοποιηθεί σαν το επόµενο. % C % Η % Ν Ένωση Ένωση Ένωση Συγχώνευση κελιών Για να συγχωνεύστε δύο ή περισσότερα συνεχόµενα κελιά σε ένα επιλέξτε τα κελιά προς συγχώνευση και επιλέξτε το µενού Table > Merge Cells. Με την τεχνική αυτή δηµιουργούνται πίνακες όπως ο παρακάτω. Στοιχειακή ανάλυση Μοριακή % C % Η % Ν µάζα Ένωση Ένωση Ένωση ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΥΜΒΟΛΩΝ ΚΑΙ ΕΙ ΙΚΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΩΝ Για να εισάγετε ένα σύµβολο τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής στο κατάλληλη σηµείο και επιλέξτε το µενού Insert > Symbol. Εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Symbol. Επιλέγοντας ένα σύµβολο και το κουµπί Insert εισάγει το σύµβολο στο κείµενο. Με την επιλογή άλλου συµβόλου και επιλογή Insert εισάγεται και δεύτερο σύµβολο κ.ο.κ. Κάθε γραµµατοσειρά διαθέτει τη δικιά της σειρά συµβόλων. Από το µενού Font το πλαίσιο διαλόγου Insert επιλέγετε τη γραµµατοσειρά που επιθυµείτε. Οι γραµµατοσειρές που διαθέτουν πλούσιες σειρές συµβόλων είναι οι Symbol, Webdings, Wingdings και ZapfChancery. Για να εισάγετε ειδικούς χαρακτήρες στο πλαίσιο διαλόγου Symbol, επιλέξτε την καρτέλα Special Characters, επιλέξτε το ειδικό χαρακτήρα που επιθυµείτε και πατήστε Insert.

11 11 ΧΡΗΣΗ ΙΑΦΟΡΕΤΙΚΩΝ ΕΝΟΤΗΤΩΝ Εισαγωγή αλλαγής ενότητας Η αλλαγές ενότητας διαιρούν το έγγραφο σε ενότητες. Κάθε ενότητα έχει τη δικιά της διαµόρφωση σλίδας, µέγεθος και προσανατολισµό σελίδων, κεφαλίδες και υποσέλιδα. Για να εισάγετε µια αλλαγή ενότητας επιλέξτε το µενού Inser > Break. Στο πλαίσιο διαλόγου Break επιλέξτε τύπο αλλαγής ενότητας. Έτσι, µπορούµε για παράδειγµα να δηµιουργήσουµε µια ενότητα που περιέχει µια σελίδα µε ένα µεγάλο πίνακα σε οριζόντια διευθέτηση σελίδας, εισάγοντας αλλαγές ενότητας πριν και µετά τον πίνακα. Η επιλογή Next Page αρχίζει τη νέα ενότητα σε νέα σελίδα. Οι επιλογές Even Page και Odd Page σε ζυγή ή µονή νέα σελίδα. Αν η προηγούµενη ενότητα τελειώνει σε ζυγή ή µονή σελίδα αντίστοιχα, το πρόγραµµα θα εισάγει µια κενή σελίδα. Η σελίδα αυτή δεν εµφανίζεται στην οθόνη αλλά λαµβάνεται υπόψη κατά τη εκτύπωση του εγγράφου. Η επιλογή Continuous αρχίζει τη νέα ενότητα στην ίδια σελίδα. ιαγραφή αλλαγής ενότητας Για να διαγράψετε µια αλλαγή ενότητας απλά επιλέξτε την και πληκτρολογήστε Delete. Αν οι αλλαγές ενότητας δεν εµφανίζονται επιλέξτε το κουµπί Show/Hide στη βασική γραµµή εργαλείων. Λάβετε υπόψη ότι όταν διαγράφετε µια αλλαγή ενότητας διαγράφετε και όλη τη µορφοποίηση της προηγούµενης από την αλλαγή ενότητας. ιαµόρφωση σελίδας µιας ενότητας Για να διαµορφώσετε τη σελίδα µιας ενότητας τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής µέσα στην ενότητα και επιλέξτε File > Page Setup. Επιλέξτε τις απαραίτητες ρυθµίσεις και το This section only στο πεδίο Apply to: ώστε οι αλλαγές να εφαρµοσθούν σε αυτήν την ενότητα µόνο, και επιλέξτε ΟΚ. Αν επιλέξετε Whole document στο πεδίο Apply to: οι ρυθµίσεις εφαρµόζονται σε όλο το έγγραφο. ΚΕΦΑΛΙ ΕΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΕΛΙ Α Όταν επεξεργαζόµαστε ένα έγγραφο οι τυχόν επικεφαλίδες και υποσέλιδα εµφανίζονται θολά και ανενεργά. Για να τα επεξεργαστείτε κάντε διπλό κλικ σε αυτά ή επιλέξτε το µενού View > Header and Footer. Τα τυχόν περιεχόµενα των κεφαλίδων και υποσέλιδων γίνονται έντονα και ενεργά, το κυρίως κείµενο θολό και εµφανίζεται η αντίστοιχη γραµµή εργαλείων. Μπορείτε τώρα να πληκτρολογήσετε κείµενο στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο. Τα διάφορα κουµπιά της γραµµής εργαλείων αντιστοιχούν στις παρακάτω λειτουργίες: Μετάβαση στην προηγούµενη ή επόµενη κεφαλίδα ή υποσέλιδο σε έγγραφα µε πολλές ενότητες Insert auto text Close Εισαγωγή αυτόµατου κειµένου. Επιλέξτε το κείµενο από το µενού. Εισαγωγή αριθµού σελίδας, πλήθους σελίδων του εγγράφου, ηµεροµηνίας και ώρας που ανανεώνεται αυτόµατα. Θέτει ή όχι την κεφαλίδα ή το υποσέλιδο της τρέχουσας ενότητας όµοια µε αυτά της προηγούµενης ενότητας. Μετάβαση από την κεφαλίδα στο υποσέλιδο. Απόκρυψη του κυρίως κειµένου του εγγράφου. Κλείνει τη γραµµή εργαλείων και ενεργοποιεί το κυρίως κείµενο. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΓΡΑΦΙΚΩΝ Εισαγωγή έτοιµων εικόνων Clip Art Ο όρος Clip Art αναφέρεται µια ποικιλία πολυµεσικού υλικού όπως γραφικά, φωτογραφίες, σχήµατα, σήµατα, λογότυπα, κ.λ.π. Το Word, όπως και όλα τα προγράµµατα του Office, έχουν πρόσβαση σε µια συλλογή Clip Art, την Clip Gallery. Στη συλλογή αυτή µπορείτε να αναζητήσετε γραφικά µε βάση λέξεις κλειδιά. Για να εισάγετε ένα γραφικό από τη συλλογή τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής στο κατάλληλο σηµείο και επιλέξτε το µενού Insert > Picture > Clip Art.

12 12 Στο παράθυρο εργασιών Insert Clip Art, πληκτρολογήστε µια ή περισσότερες λέξεις κλειδιά και επιλέξτε Search. Για να εισάγετε ένα γραφικό που βρέθηκε κάντε διπλό κλικ στη µικρογραφία του στην περιοχή Results. Για να εκτελέστε µια νέα αναζήτηση επιλέξτε Modify. Μπορείτε επίσης µε κλικ στο Clip Organizer να ψάξετε την Clip Gallery µε βάση κατηγορίες. Για να εισάγετε µια εικόνα στο κείµενο κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά της εικόνας, επιλέξτε Copy από το αναδυόµενο µενού, ελαχιστοποιήστε ή κλείστε τον Clip Organizer και επιλέξτε to µενού Edit > Paste ή <Ctrl+P>. Εισαγωγή εικόνας από αρχείο Για να εισάγετε µια εικόνα που είναι αποθηκευµένη στον υπολογιστή σας και όχι στην Clip Gallery, επιλέξτε το µενού Insert > Picture > From File, εντοπίστε και επιλέξτε το αρχείο εικόνας στο πλαίσιο διαλόγου Insert Picture και επιλέξτε Insert. Μορφοποίηση εικόνων Συνήθως όταν επιλέγουµε µια εικόνα που είναι τοποθετηµένη στο κείµενο εµφανίζεται η γραµµή εργαλείων Picture. Σε άλλη περίπτωση, κάντε δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέξτε Show Picture Toolbar από το αναδυόµενο µενού. Για να µορφοποιήσετε τη εικόνα χρησιµοποιήστε τα κατάλληλα κουµπιά. Για να ρυθµίσετε λεπτοµέρειες µορφοποίησης της εικόνας επιλέξτε το µενού Format > Picture, επιλέξτε τις κατάλληλες καρτέλες και ρυθµίσεις στο πλαίσιο διαλόγου Format Picture και επιλέξτε ΟΚ. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΩΝ ΤΥΠΩΝ Για να δηµιουργήσουµε ένα τύπο τοποθετούµε το δείκτη εισαγωγής στην κατάλληλη θέση, επιλέγουµε το µενού Insert> Object και στη συνέχει επιλέγουµε Microsoft Equation 3.0. Εµφανίζεται ένα πλαίσιο και η γραµµή εργαλείων του Equation Editor. Ταυτόχρονα το µενού στην κορυφή του παραθύρου αλλάζει και αντιστοιχεί σε αυτό του Equation Editor. Από αυτό µπορούµε επιλέξουµε διάφορες ρυθµίσεις για το µαθηµατικό τύπο. Ο Equation Editor 3.0 είναι ένα χρήσιµο βοηθητικό πρόγραµµα για τη δηµιουργία µαθηµατικών τύπων στο Word. Για να δηµιουργήσουµε ένα τύπο τοποθετούµε το δείκτη εισαγωγής στην κατάλληλη θέση, επιλέγουµε το µενού Insert> Object και στη συνέχει επιλέγουµε Microsoft Equation 3.0. Εµφανίζεται ένα πλαίσιο και η γραµµή εργαλείων του Equation Editor. Ταυτόχρονα το µενού στην κορυφή του παραθύρου αλλάζει και αντιστοιχεί σε αυτό του Equation Editor. Από αυτό µπορούµε επιλέξουµε διάφορες ρυθµίσεις για το µαθηµατικό τύπο. Οι αριθµοί, οι µεταβλητές µε αγγλικούς χαρακτήρες και οι συνήθεις µαθηµατικοί τελεστές =, >, >, +, -) εισάγονται από το πληκτρολόγιο. Σύνθετες σχέσεις, όπως κλάσµατα, τετραγωνικές ρίζες, αθροίσµατα, ολοκληρώµατα, πίνακες, κ.λπ., εισάγονται από τα µενού της γραµµής εργαλείων του Equation Editor. Όταν ολοκληρωθεί η σύνθεση του µαθηµατικού τύπου απλά κλείνουµε τη γραµµή εργαλείων του Equation Editor. Αν θέλουµε να επεξεργαστούµε ένα τύπο, κάνουµε διπλό κλικ σ αυτόν και ανοίγει ο Equation Editor. Μ. Π. Σιγάλας, 2005