Περιεχόµενα Ευχαριστίες... 13 1 Το βιβλίο "µε µία µατιά"... 15 Χωρίς τεχνικούς όρους!... 15 Σύντοµη παρουσίαση... 16 Μερικές συµβάσεις... 18 Μία τελευταία λέξη (ή και δύο)... 18 2 Τι νέο υπάρχει στην Access 2007... 19 Εξοικείωση µε τη νέα διασύνδεση χρήστη... 20 Μορφοποίηση αντικειµένων βάσης δεδοµένων µε τις νέες Αυτόµατες Μορφοποιήσεις... 21 ηµιουργία νέων τύπων πεδίων... 21 Συλλογή δεδοµένων από µηνύµατα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου... 22 3 Εισαγωγή στη Microsoft Access 2007... 23 Εισαγωγή στις βάσεις δεδοµένων... 24 Εκκίνηση της Access... 25 Εξερεύνηση του παραθύρου της Access... 26 Άνοιγµα βάσης δεδοµένων... 27 Εµφάνιση πολλών αντικειµένων βάσης δεδοµένων... 28 Κλείσιµο βάσης δεδοµένων και έξοδος από την Access... 29 Εµφάνιση και διαχείριση αντικειµένων βάσης δεδοµένων... 30 Χρήση του Συστήµατος Βοήθειας της Access... 31 4 Γνωριµία µε τις βάσεις δεδοµένων της Access... 33 Εµφάνιση δείγµατος βάσης δεδοµένων... 34 Εργασία µε αντικείµενα βάσης δεδοµένων... 35 Εξέταση πίνακα... 36 Εξέταση φόρµας... 38 Περιήγηση µέσω πίνακα επιλογών... 39 Εξέταση ερωτήµατος... 40 Εξέταση έκθεσης... 41 Χρήση προτύπων βάσεων δεδοµένων... 42 Συνήθεις προβολές αντικειµένων... 44 7
8 Ελληνική Microsoft Access 2007 µε µια µατιά 5 ηµιουργία βάσης δεδοµένων... 45 Σχεδιασµός βάσης δεδοµένων... 46 ηµιουργία νέας βάσης δεδοµένων... 48 ηµιουργία νέου πίνακα σε προβολή Σχεδίασης... 50 ηµιουργία νέου πίνακα µε πληκτρολόγηση... 52 Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων σε πίνακα... 53 Καθορισµός πρωτεύοντος κλειδιού... 55 Λήψη δεδοµένων από άλλους πίνακες της Access... 56 Θεωρία των σχέσεων... 58 ηµιουργία σχέσεων µεταξύ πινάκων... 60 Εφαρµογή ακεραιότητας αναφορών... 62 6 Προσαρµογή πεδίων... 63 Χρήση πινάκων... 64 Ανάθεση τύπου δεδοµένων... 66 Εµφάνιση ή αλλαγή ιδιοτήτων πεδίου... 67 Εισαγωγή στη όµηση Εκφράσεων... 68 Μορφοποίηση περιεχοµένων πεδίου... 69 ηµιουργία µάσκας εισαγωγής... 70 Καθορισµός απαιτούµενων πεδίων και απαιτούµενης καταχώρισης δεδοµένων... 73 Καθορισµός προεπιλεγµένων τιµών... 75 ηµιουργία ευρετηρίου τιµών πεδίου... 76 Επικύρωση καταχώρισης δεδοµένων... 77 ηµιουργία πεδίου αναζήτησης... 78 ηµιουργία πεδίου υποµνήµατος µόνο για προσάρτηση... 82 ηµιουργία πεδίου συνηµµένου... 83 7 Προσαρµογή πινάκων... 85 Εύρεση και αντικατάσταση κειµένου... 86 Καταχώριση δεδοµένων µε την Αυτόµατη ιόρθωση... 88 Προσθήκη και επεξεργασία κειµένου... 91 Χειρισµός στηλών... 94 Τροποποίηση στηλών και γραµµών... 96 Εµφάνιση δευτερεύοντος φύλλου δεδοµένων... 97 Φιλτράρισµα εγγραφών πίνακα... 98
Περιεχόµενα 9 8 ηµιουργία φορµών... 101 ηµιουργία απλής φόρµας... 102 ηµιουργία φόρµας µε τον Οδηγό Φορµών... 102 ηµιουργία φόρµας σε προβολή Σχεδίασης... 104 ηµιουργία φόρµας πολλών στοιχείων... 106 Τροποποίηση υπάρχουσας φόρµας... 106 Προσθήκη και διαγραφή στοιχείων ελέγχου φόρµας... 108 Προσθήκη στοιχείου ελέγχου Επιλογέας ηµεροµηνίας... 111 ηµιουργία δευτερεύουσας φόρµας... 112 Ταυτόχρονη εµφάνιση φόρµας και του δευτερεύοντος φύλλου δεδοµένων της... 114 9 ηµιουργία ερωτηµάτων... 115 Εισαγωγή στους τύπους ερωτηµάτων... 116 ηµιουργία ερωτήµατος µε τον Οδηγό Ερωτηµάτων... 118 Επεξεργασία ερωτήµατος σε προβολή Σχεδίασης... 122 Χρήση κριτηρίων για τον περιορισµό των αποτελεσµάτων ερωτήµατος... 125 Εισαγωγή στους τελεστές... 126 Χρήση ερωτηµάτων για τον υπολογισµό τιµών... 127 Εύρεση διπλότυπων εγγραφών... 128 Εύρεση αταίριαστων εγγραφών... 130 Καταχώριση αποτελεσµάτων ερωτήµατος σε νέο πίνακα... 132 ηµιουργία ερωτήµατος ενηµέρωσης... 133 ηµιουργία ερωτήµατος διασταύρωσης... 134 Εύρεση των µεγαλύτερων και των µικρότερων τιµών πεδίου µε τη χρήση ερωτήµατος... 136 10 ηµιουργία εκθέσεων... 139 ηµιουργία έκθεσης µε τον Οδηγό Εκθέσεων... 140 ηµιουργία έκθεσης Σύνοψης... 142 ηµιουργία έκθεσης σε προβολή Σχεδίασης... 144 Τροποποίηση υπάρχουσας έκθεσης... 145 Προσθήκη και διαγραφή στοιχείων ελέγχου έκθεσης... 146 Υπολογισµός τιµών σε µια έκθεση... 148 Οι ενότητες των εκθέσεων... 149 Οµαδοποίηση εγγραφών έκθεσης... 149 ηµιουργία δευτερεύουσας έκθεσης... 152 ηµιουργία ετικετών αλληλογραφίας... 154
10 Ελληνική Microsoft Access 2007 µε µια µατιά 11 Βελτίωση της εµφάνισης φορµών και εκθέσεων... 157 Μορφοποίηση κειµένου... 158 Εφαρµογή Αυτόµατων Μορφοποιήσεων... 159 Ρύθµιση της εµφάνισης στοιχείων ελέγχου... 163 Προσθήκη γραµµών, σχηµάτων, και περιγραµµάτων... 168 Επεξεργασία γραµµών και περιγραµµάτων... 170 Εµφάνιση γραµµών πλέγµατος σε µια έκθεση... 171 Εναλλαγή χρωµατισµού γραµµών σε µια φόρµα ή έκθεση... 172 Προσθήκη µιας γραµµής συγκεντρωτικών στοιχείων σε φύλλο δεδοµένων.. 173 Προσθήκη εικόνας... 174 Εφαρµογή µορφοποίησης υπό όρους... 175 Αλλαγή της προέλευσης εικόνας... 177 Ρύθµιση στοίχισης εικόνας και χρώµατος φόντου... 178 Παράθεση εικόνας... 180 Ρύθµιση ύψους και πλάτους εικόνας... 181 12 ηµιουργία γραφηµάτων στην Access... 183 ηµιουργία γραφήµατος... 184 Μορφοποίηση στοιχείων γραφήµατος... 186 Προσαρµογή αξόνων γραφήµατος... 188 Προσθήκη πληροφοριών σε γράφηµα... 189 Αλλαγή τύπου γραφήµατος... 192 13 Αλληλεπίδραση µε άλλα προγράµµατα... 193 Σύνδεση και ενσωµάτωση... 194 Προσθήκη νέου αντικειµένου... 196 Χειρισµός αντικειµένων... 199 Εισαγωγή γραφηµάτων και φύλλων εργασίας του Excel... 202 Εισαγωγή δεδοµένων από άλλη βάση δεδοµένων της Access... 203 Σύνδεση µε πίνακα άλλης βάσης δεδοµένων... 206 Χρήση υπερσυνδέσµων... 207 Εισαγωγή δεδοµένων από αρχείο του Excel... 210 Εισαγωγή δεδοµένων από αρχείο κειµένου... 213 Εισαγωγή δεδοµένων από αρχείο XML... 216 Εξαγωγή δεδοµένων σε αρχείο κειµένου... 218 Εξαγωγή δεδοµένων σε άλλο αρχείο της Access... 220 Εξαγωγή δεδοµένων σε αρχείο XML... 222 Αποθήκευση αντικειµένων βάσης δεδοµένων σε αρχεία Ιστού... 224
Περιεχόµενα 11 Ανάλυση δεδοµένων µε το Microsoft Excel... 226 ηµοσίευση δεδοµένων στο Microsoft Word... 228 Συλλογή δεδοµένων από µηνύµατα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου... 230 14 ιαχείριση βάσης δεδοµένων... 233 Εισαγωγή στην ασφάλεια των βάσεων δεδοµένων... 234 Κρυπτογράφηση βάσης δεδοµένων... 235 Κλείδωµα εγγραφών βάσης δεδοµένων... 237 ηµιουργία Πίνακα Επιλογών... 239 Τεκµηρίωση βάσης δεδοµένων... 241 Ρύθµιση επιλογών εκκίνησης... 242 15 Προσαρµογή της Access... 245 Προσθήκη κουµπιών στη γραµµή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης... 246 ηµιουργία µακροεντολής... 248 Εκτέλεση µακροεντολής... 249 Ορισµός οµάδων µακροεντολών... 251 Προσθήκη και διαγραφή ενεργειών µακροεντολών... 252 Εκκίνηση µακροεντολής µε κουµπί... 254 Εµφάνιση πλαισίου µηνύµατος... 256 Εκτέλεση µακροεντολής κατά το άνοιγµα φόρµας... 257 Αλλαγή των επιλογών της Αυτόµατης ιόρθωσης... 258 16 Παρουσίαση δεδοµένων πινάκων και ερωτηµάτων µε δυναµικό τρόπο... 261 Εισαγωγή στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες και τα Συγκεντρωτικά Γραφήµατα... 262 ηµιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα... 264 Προσθήκη και αφαίρεση πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα... 266 Περιστροφή Συγκεντρωτικού Πίνακα... 268 Φιλτράρισµα δεδοµένων Συγκεντρωτικού Πίνακα... 269 Μορφοποίηση Συγκεντρωτικού Πίνακα... 271 ηµιουργία Συγκεντρωτικού Γραφήµατος... 272 Ευρετήριο... 275
ηµιουργία βάσης δεδοµένων Στο κεφάλαιο αυτό Σχεδιασµός βάσης δεδοµένων ηµιουργία νέας βάσης δεδοµένων ηµιουργία νέου πίνακα σε προβολή Σχεδίασης ηµιουργία νέου πίνακα µε πληκτρολόγηση Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων σε πίνακα Καθορισµός πρωτεύοντος κλειδιού Λήψη δεδοµένων από άλλους πίνακες της Access ηµιουργία σχέσεων µεταξύ πινάκων Εφαρµογή ακεραιότητας αναφορών Αν δεν καλύπτει τις ανάγκες σας καµία από τις βάσεις δεδοµένων που µπορείτε να δηµιουργήσετε µε τα πρότυπα βάσεων δεδοµένων της Access, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια βάση δεδοµένων από το µηδέν. Όταν επιλέγετε να δηµιουργήσετε ένα νέο πίνακα, έχετε πλήρη έλεγχο του αριθµού των πεδίων, των ονοµάτων των πεδίων, και του είδους των δεδοµένων που θα αποθηκεύονται σε αυτόν. Αφού δηµιουργήσετε τον πίνακα, µπορείτε να προσθέσετε πεδία από το παράθυρο εργασιών Πρότυπα πεδίων, που περιέχει µεγάλη ποικιλία πεδίων στα οποία µπορείτε να αποθηκεύσετε δεδοµένα όπως ώρες, αριθµοί τηλεφώνων, ταχυδροµικοί κώδικες, ονόµατα, διευθύνσεις, και σχόλια. Όταν δηµιουργείτε έναν πίνακα, είτε από το µηδέν είτε µε τη βοήθεια ενός προτύπου, µπορείτε να προσαρµόσετε τη δοµή του στις ανάγκες σας όπως, για παράδειγµα, να µετονοµάσετε ένα πεδίο ή να προσθέσετε ένα νέο για να αποθηκεύσετε επιπλέον δεδοµένα. 45
46 Ελληνική Microsoft Access 2007 µε µια µατιά Σχεδιασµός βάσης δεδοµένων Το βασικότερο αντικείµενο σε µια βάση δεδοµένων είναι ο πίνακας, στον οποίο αποθηκεύετε τα δεδοµένα σας. Ίσως µπείτε στον πειρασµό να στριµώξετε όλα τα είδη δεδοµένων σας σε ένα Ένας πίνακας για κάθε αντικείµενο Ο πρώτος κανόνας δηµιουργίας πινάκων βάσεων δεδοµένων είναι να εξασφαλίσετε ότι σε κάθε πίνακα θα αποθηκεύονται δεδοµένα ενός τύπου αντικειµένου, είτε αυτό το αντικείµενο είναι πρόσωπο, είτε προϊόν, είτε παραγγελία. Ας πάρουµε για παράδειγµα τον πίνακα Προµηθευτών της βάσης δεδοµένων Northwind. Αυτός ο πίνακας έχει από ένα πεδίο για όλα όσα θα θέλατε να γνωρίζετε σχετικά µε κάποιο προµηθευτή, χωρίς τίποτα περιττό. είτε όµως και την εναλλακτική σχεδίαση η οποία προσθέτει πεδία που περιγράφουν τα προϊόντα του προµηθευτή. µόνο πίνακα, αλλά αυτός δεν είναι ο σωστός τρόπος σχεδιασµού πινάκων σε µια βάση δεδο- µένων. Οι οδηγίες που ακολουθούν θα σας βοηθήσουν να δηµιουργήσετε αποδοτικούς πίνακες. Σε περίπτωση που δεν ακολουθήσετε αυτον τον τρόπο σχεδίασης, τότε, εκτός από τα ε- παναλαµβανόµενα δεδοµένα, η διαγραφή της εγγραφής που αντιστοιχεί στο τελευταίο προϊόν ενός προµηθευτή θα είχε ως αποτέλεσµα και τη διαγραφή όλων των πληροφοριών του προµηθευτή από τη βάση δεδοµένων σας. Αντί να διακινδυνεύσετε να χάσετε αυτές τις πληροφορίες, είναι πολύ πιο αποδοτικό να δηµιουργήσετε έ- ναν πίνακα για τους προµηθευτές και έναν άλλο για τα προϊόντα.
Κεφάλαιο 5: ηµιουργία βάσης δεδοµένων 47 ώστε σε κάθε πίνακα ένα πρωτεύον κλειδί Ένα άλλο σηµαντικό στοιχείο για τη δηµιουργία ενός πίνακα είναι η ανάθεση ενός πρωτεύοντος κλειδιού. Αυτό το πεδίο περιέχει µία µοναδική τιµή η οποία διακρίνει µια εγγραφή του πίνακα από όλες τις υπόλοιπες. Στον πίνακα Αποστολέων της βάσης δεδοµένων Northwind, αυτόν το ρόλο έχει αναλάβει το πεδίο Αναγνωριστικό. Το πεδίο Κωδικός προϊόντος προσδιορίζει το προϊόν, και το πεδίο Κωδικοί προµηθευτών προσδιορίζει τον προµηθευτή του προϊόντος. εδοµένου ότι µπορείτε να παραγγείλετε το ίδιο προϊόν από περισσότερους από έναν προµηθευτές, είναι απαραίτητα και τα δύο πεδία Κωδικός προϊόντος και Κωδικοί προµηθευτών για τη διάκριση µιας εγγραφής από τις υπόλοιπες εγγραφές του πίνακα. Είναι επίσης δυνατόν να δηµιουργήσετε ένα πρωτεύον κλειδί που να αποτελείται από περισσότερα από ένα πεδία, όπως στον πίνακα που βλέπετε στη δεύτερη εικόνα. (Ο πίνακας αυτός είναι απλώς ένα δείγµα δεν περιλαµβάνεται στη βάση δεδοµένων Northwind.) Συµπεριλάβετε ξένα κλειδιά Ένας τελευταίος τρόπος για να κάνετε πιο αποδοτικούς τους πίνακές σας είναι να συµπεριλάβετε πεδία πρωτευόντων κλειδιών από άλλους πίνακες, όπως το πεδίο Κωδικοί προµηθευτών στον πίνακα Προϊόντα. Όταν ένα πρωτεύον κλειδί κάποιου πίνακα είναι αποθηκευµένο σε κάποιον άλλο, τότε ονο- µάζεται ξένο κλειδί. Όπως θα δείτε παρακάτω σε αυτό το κεφάλαιο, µπορείτε να χρησιµοποιείτε ξένα κλειδιά για να δηµιουργείτε σχέσεις µεταξύ πινάκων. Πεδίο Αναγνωριστικό
48 Ελληνική Microsoft Access 2007 µε µια µατιά ηµιουργία νέας βάσης δεδοµένων Αν θέλετε να δηµιουργήσετε µια βάση δεδοµένων από το µηδέν, µπορείτε να το κάνετε δη- µιουργώντας µια κενή βάση δεδοµένων και προσθέτοντας στη συνέχεια τους δικούς σας πίνακες και άλλα αντικείµενα. Μπορείτε επίσης να δηµιουργήσετε µια βάση δεδοµένων που βασίζεται σε µια άλλη υπάρχουσα, γλιτώνοντας έτσι χρόνο και κόπο. ηµιουργήστε µια νέα βάση δεδοµένων 1. Πατήστε στο κουµπί Office και κατόπιν πατήστε στην επιλογή ηµιουργία. 2. Πατήστε στο σύνδεσµο Κενή βάση δεδοµένων. 3. Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για τη βάση δεδοµένων σας. 4. Πατήστε στο εικονίδιο του φακέλου. 5. Μεταφερθείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τη βάση δεδοµένων σας. 6. Πατήστε στο ΟΚ. 7. Πατήστε στο κουµπί ηµιουργία. 1 2 5 6 7 3 4
Κεφάλαιο 5: ηµιουργία βάσης δεδοµένων 49 ηµιουργήστε µια βάση δεδοµένων βασισµένη σε άλλη 1. Ανοίξτε τη βάση δεδοµένων που θέλετε να χρησιµοποιήσετε ως µοντέλο, και στη συνέχεια πατήστε στο κουµπί Office. 2. Πατήστε στο βέλος του στοιχείου µενού Αποθήκευση ως. 3. Επιλέξτε την τρέχουσα µορφή αρχείου. 4. Πληκτρολογήστε ένα διαφορετικό όνοµα για τη νέα βάση δεδοµένων. 5. Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση. Προσοχή Αν δεν πληκτρολογήσετε νέο όνοµα για τη βάση δεδοµένων σας, απλώς θα αποθηκεύσετε την υπάρχουσα βάση δεδοµένων, και δε θα δηµιουργήσετε νέο αρχείο. 1 3 2 4 5
50 Ελληνική Microsoft Access 2007 µε µια µατιά ηµιουργία νέου πίνακα σε προβολή Σχεδίασης Αφού σχεδιάσετε τη βάση δεδοµένων σας στο χαρτί, µπορείτε να αρχίσετε να δηµιουργείτε πίνακες στους οποίους θα αποθηκεύσετε τα δεδο- µένα σας. Μια καλή ιδέα για να καθορίσετε τη δοµή του πίνακά σας είναι να αρχίσετε να τον σχεδιάζετε σε προβολή Σχεδίασης. Όταν κοιτάζετε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης, µπορείτε να καθορίσετε το όνοµα ενός πεδίου, να επιλέξετε τον τύπο των δεδοµένων που θα καταχωρίζονται σε αυτό (αριθµητικές τιµές, νοµισµατικές τιµές, κείµενο, ηµεροµηνίες, αριθµοί τηλεφώνων, και ούτω καθεξής), και να γράψετε µια περιγραφή για το συγκεκριµένο πεδίο. Οι περιγραφές πεδίων είναι µια από τις πιο παρα- µεληµένες εργασίες κατά το σχεδιασµό των βάσεων δεδοµένων. Εύκολα τα παραβλέπει κανείς ή τα θεωρεί περιττά, αλλά η αλήθεια είναι ότι υπάρχει πιθανότητα να ξεχάσετε το είδος των δεδοµένων που υποτίθεται ότι πρέπει να καταχωρίζεται σε κάθε πεδίο. Επίσης, υπάρχει πιθανότητα να αποχωρήσετε από την εταιρεία και να πρέπει κάποιος συνάδελφος να καταλάβει τι πρέπει να περιέχει κάθε πεδίο. Αν έχει τύχει ποτέ να ασχοληθείτε µε τη βάση δεδοµένων κάποιου άλλου, ίσως συναντήσατε ένα πεδίο για το οποίο δεν είστε βέβαιοι τι περιέχει. Προσθέτοντας µια περιγραφή, διευκολύνετε όλους όσοι θα χρησιµοποιήσουν τη βάση δεδοµένων. ηµιουργήστε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης 1. Πατήστε στην καρτέλα ηµιουργία. 2. Από την οµάδα Πίνακες, επιλέξτε Σχεδίαση Πίνακα. (συνεχίζεται στην επόµενη σελίδα) Προσοχή Η δηµιουργία βάσεων δεδοµένων οι οποίες δεν περιέχουν πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού δυσκολεύει τη λήψη δεδοµένων από τον πίνακα µε τη βοήθεια ερωτηµάτων, καθώς και στις σχέσεις τους µε άλλους πίνακες. Κάθε πίνακας που δηµιουργείτε πρέπει πάντα να περιέχει ένα πρωτεύον κλειδί. 1 2
Κεφάλαιο 5: ηµιουργία βάσης δεδοµένων 51 ηµιουργήστε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης (συνέχεια) 3. Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το πρώτο πεδίο και µετά πατήστε το πλήκτρο Tab. 4. Πατήστε στο κάτω βέλος του πλαισίου Τύπος δεδοµένων. 5. Επιλέξτε έναν τύπο δεδοµένων. 6. Πληκτρολογήστε µια περιγραφή για το πεδίο. 7. Πατήστε το πλήκτρο Tab και επαναλάβετε τα βήµατα 4 έως 5 για να προσθέσετε και άλλα πεδία. 8. Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση. 9. Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για τον πίνακα. 10.Πατήστε στο ΟΚ. 11.Όταν ερωτηθείτε αν θέλετε να αναθέσει η Access ένα πρωτεύον κλειδί στον πίνακά σας, ακολουθήστε ένα από τα παρακάτω βήµατα: Πατήστε στο Ναι ώστε η Access να αναθέσει πρωτεύον κλειδί. Πατήστε στο Όχι ώστε η Access να δηµιουργήσει τον πίνακα χωρίς πρωτεύον κλειδί. Πατήστε στο κουµπί Άκυρο για να συνεχίσετε χωρίς να αποθηκεύσετε τον πίνακα. 12.Πατήστε στο κουµπί Κλεισίµατος του πίνακα. 8 3 5 4 6 9 10
52 Ελληνική Microsoft Access 2007 µε µια µατιά ηµιουργία νέου πίνακα µε πληκτρολόγηση Ίσως ακούγεται παράξενο να θέλετε να καταχωρίσετε δεδοµένα σε έναν πίνακα χωρίς να έχετε προηγουµένως καθορίσει τη δοµή του, αλλά υ- πάρχει µια περίπτωση στην οποία κάτι τέτοιο είναι απολύτως λογικό: όταν βιάζεστε και πρέπει να καταχωρίσετε τα δεδοµένα γρήγορα στη βάση δεδοµένων. Όταν πληκτρολογείτε δεδοµένα σε έναν κενό πίνακα, η Access δίνει στα πεδία γενικά ονόµατα, όπως Πεδίο1, Πεδίο2, και ούτω καθεξής. Μετά από την καταχώριση των δεδοµένων στον πίνακα, µπορείτε να τον ανοίξετε σε προβολή Σχεδίασης και να ονοµάσετε τα πεδία, να καθορίσετε τύπους δεδοµένων, κ.ο.κ. ηµιουργήστε ένα νέο πίνακα µε πληκτρολόγηση 1. Πατήστε στην καρτέλα ηµιουργία. 2. Στην οµάδα Πίνακες, πατήστε στην επιλογή Πίνακας. 3. Πληκτρολογήστε τα δεδοµένα για το πρώτο νέο πεδίο και πατήστε το πλήκτρο Tab. 4. Επαναλάβετε το βήµα 3 µέχρι να πληκτρολογήσετε όλα τα δεδοµένα για µια εγγραφή, και στη συνέχεια πατήστε Enter δύο φορές για να επιστρέψετε στο πρώτο πεδίο. 5. Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση. 6. Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για τον πίνακά σας. 7. Πατήστε στο ΟΚ. 8. Πατήστε στο κουµπί Κλεισίµατος του πίνακα. Συμβουλή Κατά τη δηµιουργία ενός πεδίου µε πληκτρολόγηση, η Access καθορίζει το πρώτο πεδίο του πίνακα ως ένα πεδίο µε ό- νοµα Αναγνωριστικό µε διαδοχική αρίθµηση, το οποίο εξυπηρετεί ως πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού του πίνακα. Καλό είναι να αφήσετε το πεδίο στον πίνακα, αλλά πρέπει να του δώσετε ένα πιο περιγραφικό όνοµα ώστε να µπορείτε να το αναγνωρίζετε αν το χρησιµοποιήσετε ως ξένο κλειδί. Αν, για παράδειγµα, το όνοµα του πίνακα είναι "Αποθήκες", µετονοµάστε το πεδίο σε "ΚωδΑποθήκης". 5 1 3 2 8 6 7
Κεφάλαιο 5: ηµιουργία βάσης δεδοµένων 53 Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων σε πίνακα Όταν ξεκινάτε το σχεδιασµό µιας νέας βάσης δεδοµένων, αντί η Access να σας αναγκάσει να δηµιουργήσετε έναν πίνακα από το µηδέν, σας επιτρέπει να χρησιµοποιήσετε το παράθυρο εργασιών Πρότυπα πεδίων για να επιλέξετε πεδία που χρησιµοποιούνται συχνά από έναν αριθµό προκατασκευασµένων πινάκων. Είναι οι ίδιοι πίνακες που βλέπετε όταν πατάτε στο κουµπί Πρότυπα Πίνακα της καρτέλας ηµιουργία, µε τη διαφορά ότι περιέχουν µια µεγάλη ποικιλία Προσθέστε πεδία από τα παράθυρο εργασιών Πρότυπα πεδίων 1. Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2. Πατήστε στη θεµατική καρτέλα Φύλλο εδοµένων. 3. Πατήστε στην επιλογή ηµιουργία πεδίου. 4. Πατήστε στο πεδίο που θέλετε να προσθέσετε. 5. Σύρετε το πεδίο στην κατάλληλη θέση στο φύλλο δεδοµένων. πεδίων που σας επιτρέπουν να υλοποιήσετε τους πίνακές σας µε την ελάχιστη προσπάθεια. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε στο νέο πίνακά σας πεδία από υπάρχοντες πίνακες. Όταν πατάτε στο κουµπί Λίστα πεδίων, η Access ανοίγει το οµώνυµο παράθυρο εργασιών, το οποίο περιέχει τη δοµή των υπαρχόντων πινάκων και σας επιτρέπει να αντιγράψετε αυτά τα πεδία στους πίνακές σας. 3 2 5
54 Ελληνική Microsoft Access 2007 µε µια µατιά Προσθέστε πεδία από υπάρχοντες πίνακες 1. Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Φύλλου δεδοµένων. 2. Πατήστε στη θεµατική καρτέλα Φύλλο δεδοµένων. 3. Πατήστε στο κουµπί Λίστα πεδίων. 4. Πατήστε στο στοιχείο ελέγχου Εµφάνισης λεπτοµερειών που βρίσκεται δίπλα στον κατάλληλο πίνακα. 5. Σύρετε το πεδίο στη θέση που θέλετε στο φύλλο δεδοµένων σας. 6. Πατήστε στο κουµπί Επόµενο δύο φορές, και µετά επιλέξτε Τέλος για να κλείσετε τον Οδηγό Αναζήτησης και να προσθέστε το πεδίο. Προσοχή Όταν προσθέτετε πεδία από το παράθυρο εργασιών Πρότυπα πεδίων ή από έναν άλλο πίνακα, µερικές φορές το πεδίο που προσθέτετε δεν εµφανίζεται στο φύλλο δεδοµένων σας. Μην ανησυχείτε εκεί είναι, α- πλώς δεν µπορείτε να το δείτε. Αυτό συµβαίνει επειδή η Access κρύβει πεδία τα οποία θεωρεί ότι θα µπορούσαν να αποτελούν µέρος του πρωτεύοντος κλειδιού του πίνακά σας. Μπορείτε να εµφανίσετε όλα τα πεδία ανοίγοντας τον πίνακα σε προβολή Φύλλου δεδοµένων, πατώντας µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε ένα από τα ονόµατα πεδίων, επιλέγοντας Επανεµφάνιση στηλών, ενεργοποιώντας το πλαίσιο ε- λέγχου που βρίσκεται δίπλα στα πεδία που θέλετε να εµφανίζονται, και πατώντας στο κουµπί Κλεισίµατος. Συμβουλή Όταν προσθέτετε ένα πεδίο από το παράθυρο εργασιών Πρότυπα πεδίων, σύρετε το όνοµα του πεδίου στη γραµµή επικεφαλίδων στην κορυφή του φύλλου δεδοµένων. Όταν το πεδίο είναι στην κατάλληλη θέση για να το αποθέσετε στον πίνακα, εµφανίζεται µια κατακόρυφη γραµµή η γραµµή αυτή δείχνει τη θέση στο φύλλο δεδοµένων όπου θα εµφανιστεί το νέο πεδίο. 3 2 5 4
Κεφάλαιο 5: ηµιουργία βάσης δεδοµένων 55 Καθορισµός πρωτεύοντος κλειδιού Μια άποψη για το σωστό σχεδιασµό πινάκων είναι να έχετε ένα πεδίο (ή µια οµάδα πεδίων) µε µία µοναδική τιµή σε κάθε γραµµή του πίνακα. Τα πεδία που έχουν τη µοναδική τιµή ονοµάζονται πεδία πρωτεύοντος κλειδιού. Επειδή το πεδίο (ή τα πεδία) πρωτεύοντος κλειδιού κάθε γραµµής περιέχουν µία µοναδική τιµή, η Access µπορεί να διακρίνει κάθε γραµµή από όλες τις υπόλοιπες του πίνακα. Γιατί είναι σηµαντικό αυτό; Σκεφθείτε τι θα συνέβαινε αν κάποιο κατά- Αναθέστε ένα πρωτεύον κλειδί 1. Αν χρειάζεται, πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος/κλεισίµατος της γραµµής χωρίσµατος. 2. Πατήστε στη γραµµή χωρίσµατος. 3. Πατήστε στην κατηγορία Πίνακες. 4. Πατήστε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στον πίνακα που σας ενδιαφέρει. 5. Πατήστε στη διαταγή Προβολή σχεδίασης. 6. Πατήστε στον επιλογέα γραµµής του πεδίου που θα είναι το πρωτεύον κλειδί. 7. Βεβαιωθείτε ότι είναι ανοιχτή η καρτέλα Σχεδίαση και πατήστε στο κουµπί Πρωτεύον Κλειδί. 8. Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τη δουλειά σας. 9. Πατήστε στο κουµπί Κλεισίµατος. στηµα χρησιµοποιούσε τον αριθµό τηλεφώνου σας για να σας αναγνωρίζει κάθε φορά που τηλεφωνείτε για να δώσετε µια παραγγελία. Αν αλλάξετε αριθµό τηλεφώνου και το άτοµο στο οποίο δόθηκε ο αριθµός σας τηλεφωνήσει πριν από εσάς, το κατάστηµα θα αντικαταστήσει τα στοιχεία σας µε τα στοιχεία του νέου καλούντος, σβήνοντας πιθανότατα όλες τις εγγραφές σχετικά µε τις δοσοληψίες που είχατε µε το συγκεκριµένο κατάστηµα. Συμβουλή Το πρωτεύον κλειδί δεν πρέπει να περιέχει περιγραφικές πληροφορίες. Η καλύτερη τιµή για ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού είναι ένας αριθµός τον οποίο η Access αυξάνει σε κάθε γραµµή του πίνακα. Αυτός ο τύπος πεδίου ονοµάζεται πεδίο Αυτόµατης Α- ρίθµησης. Συμβουλή Μπορείτε να δηµιουργήσετε ένα πρωτεύον κλειδί πολλών πεδίων, κρατώντας πατηµένο το πλήκτρο Ctrl και πατώντας στους επιλογείς γραµµών των πεδίων που θα ανήκουν στο πρωτεύον κλειδί. 3 4 2 1 5 8 7 6 6