ΔΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ & ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ

ΔΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ & ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Οικονομική Αναφορά (Financial Reporting) Τχης(ΕΜ) Σωτήριος Α. Γλυκοφρύδης ΔΙΔΕΑΠ/Τμήμα Β

Θέματα Ενότητας 1. Υποχρεώσεις Αναφοράς 2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) 3. Φύλλα Χρονοχρέωσης (Timesheets) 4. Υλοποίηση Δαπανών στα Πλαίσια Ερευνητικού Έργου 5. Ερωτήσεις - Απορίες

1. Υποχρεώσεις Αναφοράς Σε χρόνο που έχουν συμφωνηθεί στα Grant Agreement (GA) και Consortium Agreement (CA) υποβάλλονται: Από τους Εταίρους της κοινοπραξίας Περιοδικές Αναφορές Προόδου Έργου (PMR) Περιοδικές Οικονομικές Αναφορές (Financial Statements-Form C s) Πιστοποιητικό Οικονομικής Κατάστασης (CFS) (όταν απαιτείται)

2. Περιοδικές Οικονομικές Αναφορές (Form C s) Σε χρόνο που έχουν συμφωνηθεί στα Grant Agreement (GA) και Consortium Agreement (CA) υποβάλλονται: Από τους Εταίρους της κοινοπραξίας Περιοδικές Αναφορές Προόδου Έργου (PMR) Περιοδικές Οικονομικές Αναφορές (Financial Statements-Form C s) Πιστοποιητικό Οικονομικής Κατάστασης (CFS) (όταν απαιτείται)

Θέματα Ενότητας 1. Υποχρεώσεις Αναφοράς 2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) 3. Φύλλα Χρονοχρέωσης (Timesheets) 4. Υλοποίηση Δαπανών στα Πλαίσια Ερευνητικού Έργου 5. Ερωτήσεις - Απορίες

2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) Περιλαμβάνει τον οικονομικό απολογισμό του εταίρου για την περίοδο αναφοράς Περιλαμβάνει μόνο τις επιλέξιμες προς αποζημίωση από την ΕΕ δαπάνες Υποβάλλεται σε χρόνο (reporting period) που έχει συμφωνηθεί στο GA : Ηλεκτρονικά(http://ec.europa.eu/research/participants/portal /desktop/en/home.html) NEF system EC Χειρογραφικά ( όσα GA έχουν υπογραφεί προ της 1 Ιαν 2013)

2. Form C

2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) (1/4) FP7 - Grant Agreement - Annex VI - Collaborative Project Form C - Financial Statement (to be filled in by each beneficiary ) Project nr Project Acronym Funding scheme Collaborative Project Period from Is this an adjustment to a previous statement? No To Legal Name Hellenic Ministry of Defense Participant Identity Code Organisation short Name HMoD Beneficiary nr Funding % for RTD activities (A) 75% If flat rate for indirect costs, specify % 60%

2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) (2/4) 1- Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in ) RTD (A) Demonstration (B) Type of Activity Management (C) Other (D) TOTAL (A+B+C+D) Personnel costs 3000,0 0,00 0,00 3000,0 Subcontracting 0,00 0,00 0,00 0,00 Other direct costs 1500,00 0,00 0,00 0,00 1500,00 Indirect costs 2700,00 0,00 0,00 2700,00 Total Costs 7200,0 0,00 0,00 0,00 7200,0 Maximum EC contribution 5400,00 0,00 0,00 0,00 5400,00 Requested EC contribution 5400,00

Κατηγορίες Δραστηριοτήτων Έρευνα και Ανάπτυξη (R&D) [ Συμμετοχή ΕΕ: 75%] Επίδειξη (Demonstration) [ Συμμετοχή ΕΕ: 50%] Διαχείριση (Management) [Συμμετοχή ΕΕ: 100%] Λοιπές Δραστηριότητες (πχ εκπαιδεύσεις, δράσεις διάχυσης της πληροφορίας κλπ) [Συμμετοχή ΕΕ: 100%]

Άμεσες Δαπάνες (Direct Costs) Δαπάνες Αποζημίωσης Προσωπικού (Personnel Cost) Αποζημίωση Εξωτερικού Συνεργάτη (Sub-contracting) Λοιπές Άμεσες Δαπάνες (Other Direct Costs) [<15% personnel cost] Ταξιδιωτικές Δαπάνες (αεροπορικά εισιτήρια, ημερήσια αποζημίωση, ξενοδοχεία κλπ) Κόστος Αγοράς/Ενοικίασης Εξοπλισμού, Κόστος αναλωσίμων εργαστηρίων, Λοιπά Έξοδα που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη δραστηριότητα (catering σε συναντήσεις, σχεδιασμός ιστοσελίδων κλπ) Έμμεσες Δαπάνες (Indirect costs) (πχ λειτουργικά έξοδα, Internet, τηλεφωνία κλπ)

2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) (3/4) Δωρεές ή Έσοδα 2- Declaration of receipts Did you receive any financial transfers or contributions in kind, free of charge from third parties or did the project generate any income which could be considered as receipt according to Art.II.17 of the grant agreement? No If yes, please mention the amount (in ) 3- Declaration of interest yielded by the pre-financing (to be completed only by the coordinator ) Did the pre-financing you received generate any interest according to Art. II.19? If yes, please mention the amount (in ) No 4. Certificate on the methodology Do you declare average personnel costs according to Art. II.14.1? Is there a certificate on the methodology provided by an independent auditor and accepted by the Commission according to Art. II.4.4? No No Name of the auditor Cost of the certificate (in ), if charged under this project

2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) (4/4) Εξωτερικός Οικ. Ελεκτής 5- Certificate on the financial statements Is there a certificate on the financial statements provided by an independent auditor attached to this financial statement according to Art.II.4.4? Name of the auditor Cost of the certificate (in ) 6- Beneficiary s declaration on its honour We declare on our honour that: - the costs declared above are directly related to the resources used to attain the objectives of the project and fall within the definition of eligible costs specified in Articles II.14 and II.15 of the grant agreement, and, if relevant, Annex III and Article 7 (special clauses) of the grant agreement; - the receipts declared above are the only financial transfers or contributions in kind, free of charge, from third parties and the only income generated by the project which could be considered as receipts according to Art. II.17 of the grant agreement; - the interest declared above is the only interest yielded by the pre-financing which falls within the definition of Art. II.19 of the grant agreement ; - there is full supporting documentation to justify the information hereby declared. It will be made available at the request of the Commission and in the event of an audit by the Commission and/or by the Court of Auditors and/or their authorised representatives. Beneficiary s Stamp Name of the Person(s) Authorised to sign this Financial Statement Date & signature (dd/mm/yyyy)

Υποβολή Form C s με χειρόγραφη υπογραφή

Υποβολή Form C s με Ηλεκτρονική Υπογραφή

Θέματα Ενότητας 1. Υποχρεώσεις Αναφοράς προς τον Φορέα Χρηματοδότησης 2. Τυποποιημένη Οικονομική Αναφορά (Form C) 3. Φύλλα Χρονοχρέωσης (Timesheets) 4. Υλοποίηση Δαπανών στα Πλαίσια Ερευνητικού Έργου 5. Ερωτήσεις - Απορίες

3. Φύλλα Χρονοχρέωσης 1- Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in ) Type of Activity RTD (A) Demonstratio n (B) Management (C) Other (D) TOTAL (A+B+C+D) Personnel costs 0,00 0,00 0,00 Subcontracting 0,00 0,00 0,00 0,00 Other direct costs 0,00 0,00 0,00 0,00 Indirect costs 0,00 0,00 0,00 Total Costs 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Maximum EC contribution 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Requested EC contribution 0,00 Βασικά Υποστηρικτικά Έγγραφα για τη δικαιολόγηση του Personnel Cost

3. Φύλλα Χρονοχρέωσης (Timesheet) Συμπληρώνονται μηνιαίως ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ από τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα Ηλεκτρονικά (βάση του προτύπου) Χειρογραφικά (ύπαρξη υπογραφής του κάθε στελέχους) Εκφράζονται οι ώρες απασχόλησης επ ωφελεία του προγράμματος (max ετησίως :1680 ώρες)

3. Φύλλα Χρονοχρέωσης (Timesheet) Τα φύλλα καταγραφής ωρών εργασίας πρέπει να αναφέρουν: To πλήρες όνομα του δικαιούχου όπως αναγράφεται στη ΣΕ (GA). Το πλήρες όνομα και υπογραφή του εργαζόμενου. Τον τίτλο και αριθμό του έργου. Το χρονικό διάστημα ενημέρωσης (ημερήσια, εβδομαδιαία) σύμφωνα με τη συνήθη πρακτική του Δικαιούχου. Τον αριθμό των ωρών που αξιώνονται για το έργο. Το πλήρες όνομα και υπογραφή ενός επιβλέποντα (πρόσωπο υπεύθυνο για το έργο).

Θέματα Ενότητας 1. Υποχρεώσεις Αναφοράς προς τον Φορέα Χρηματοδότησης 2. Τυποποίηση Οικονομικής Αναφοράς (Form C) 3. Φύλλα Χρονοχρέωσεις (Timesheets) 4. Υλοποίηση Δαπανών στα Πλαίσια Ερευνητικού Έργου

4. Υλοποίηση Δαπανών στα Πλαίσια Ερευνητικού Έργου (1/2) Ο Φορέας επ ωφελεία του οποίου γίνεται η δαπάνη, υποβάλει προς τη Γραμματεία του ΕΛ : Προδιαγραφές του προς προμήθεια υλικού/εξοπλισμού εγκεκριμένες από τα κατά περίπτωση όργανα σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. Αιτιολογική Έκθεση περί της αναγκαιότητας και της σχετικότητας του υπόψη υλικού/εξοπλισμού με το αντικείμενο του Έργου Ο Υπεύθυνος Έργου διαβιβάζει το σύνολο της Αλληλογραφίας στην Επιτροπή Παρακολούθησης και Ελέγχου του Ερευνητικού Προγράμματος [ΕΠΕΕΠ] ( έχει ορισθεί από την ΕΔΕΛ).

4. Υλοποίηση Δαπανών στα Πλαίσια Ερευνητικού Έργου (2/2) Η ΕΠΕΕΠ με μέριμνα του Προέδρου της συγκαλείται και γνωμοδοτεί περί της Αναγκαιότητας και Σκοπιμότητας της Αιτούμενης Δαπάνης Αποστέλλει τη γνωμοδότησή της στην Γραμματεία του ΕΛ Σε περίπτωση θετικής γνωμοδότησης, η Γραμματεία εισηγείται προς τον Πρόεδρο της ΕΔΕΛ, την έγκριση διάθεσης των πόρων του ΕΛ για την διενέργεια της δαπάνης. Ο Πρόεδρος της ΕΔΕΛ εγκρίνει τη διάθεση των οικονομικών πόρων του ΕΛ για τη διενέργεια της δαπάνης από τον Αιτούμενο Φορέα. Ο Φορέας διενεργεί τη δαπάνη σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.

Συμπεράσματα Τα συγχρηματοδοτούμενα ερευνητικά προγράμματα αποτελούν, τη σημερινή εποχή, σημαντικό εργαλείο για την αγορά εξοπλισμού/υλικών επ ωφελεία των Φορέων του ΥΠΕΘΑ. Η ορθή κατανόηση και πιστή τήρηση των κανόνων υποβολής των απαιτούμενων δικαιολογητικών για δαπάνες βοηθούν στην αποφυγή απώλειας κονδυλίων στα πλαίσια των έργων. Είναι ιδιαίτερα σημαντική η επαφή του προσωπικού των ΕΔ και η συμμετοχή του στην ανάπτυξη καινοτόμων προϊόντων και τεχνολογιών αιχμής.

ΔΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ & ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Ερωτήσεις - Απορίες