ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΙΔΕΠ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΣΩΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ERASMUS+ STRATEGIC PARTNERSHIPS

Transcript

1 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΙΔΕΠ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΣΩΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ERASMUS+ STRATEGIC PARTNERSHIPS ΔΡ ΣΙΛΙΑ ΧΑΤΖΗΧΡΙΣΤΟΔΟΥΛΟΥ FOUNDER AND MANAGING DIRECTOR GRANTXPERT CONSULTING LTD 06/09/2017

2 ΘΕΜΑΤΑ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ O ΡΟΛΟΣ ΣΑΣ ΩΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΕΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΕΓΚΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ: ΤΙ ΑΚΟΛΟΥΘΕΙ; ΟΙ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ PROJECT MANAGER TIME MANAGEMENT AND EXPECTATIONS ΜΑΘΗΜΑΤΑ ΑΠΟ ΛΑΘΗ ΚΑΛΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΧΡΗΣΙΜΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ

3 LEARNING FROM FAILURE!

4 Ο ΡΟΛΟΣ ΣΑΣ ΩΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΕΣ Know the rules very well! Study them often! Make sure you always go back and read them before you give any answer to your partners. Financial guidelines document issued by our National Agency. Sign a contractual agreement with all partners, clarify their role from the start. Your partners expect you to know all the answers! Ask the National Agency officer if you are not sure about something Keep close monitoring of everyone s work Remind everyone at the start of the month of what needs to be completed within this month, keep your management tool updated monthly. Keep close monitoring of financials! This is where people usually fail.

5 3-MONTH FINANCIAL REPORT

6 ΕΓΚΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ: ΤΙ ΑΚΟΛΟΥΘΕΙ; Διαπραγμάτευση Υπογραφή Συμβολαίου με Αρμόδιο Φορέα Διαχείρισης Υπογραφή συμφωνητικών συνεργασίας με εταίρους (partners) της ομάδας (consortium) Ετοιμασία φακέλου έργου (electronically and physically) Kick-off meeting: αναλυτική καταγραφή διαδικασιών, εργασιών και ρόλων ανά άτομο/ομάδα, ανάλυση κανόνων και οικονομικών θεμάτων και προϋπολογισμού Χρησιμοποίηση χρήσιμων εργαλείων για project management (Trello, Microsoft Project, Wrike, etc.) Προκαταβολή από Αρμόδιο Φορέα Διαχείρισης στον Συντονιστή Έργου (40%) και κατανομή χρημάτων στους συνεργάτες ανάλογα με τις υποδείξεις του Συντονιστή. Επίσημη εκκίνηση έργου Ενδιάμεσες εκθέσεις Προόδου (καταβολή υπόλοιπου 40%) και έλεγχος από Αρμόδιο Φορέα Τελική έκθεση Προόδου (καταβολή υπόλοιπου ποσού έργου) Μελετήστε το mobility tool, το ηλεκτρονικό σύστημα για την υποβολή εκθέσεων.

7 Project Manager with leadership skills!

8 Project Manager skills

9 HANDLING EXPECTATIONS

10 ΙΝΤΕRNAL AND EXTERNAL STAKEHOLDERS Ποιοι είναι οι κύριοι internal and external stakeholders;

11 TIME MANAGEMENT

12 PEOPLE/MANAGEMENT PROBLEMS Διαφορετικές αντιλήψεις/απόψεις/προτιμήσεις/expectations! Συγκρούσεις. Πώς τις διαχειριζόμαστε; Θέματα ποιότητας στην εργασία Επικοινωνία (επίπεδα, συχνότητα, μέσα, διάρκεια συζητήσεων/meetings, κτλ) Διαφορετικές κουλτούρες, νοοτροπίες, ηλικιακές ομάδες Διαφορετικά leadership styles και προτιμήσεις

13 ΚΑΛΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ Προγραμματισμός! Proactive not reactive approach Συχνή επικοινωνία με τους συνεργάτες Ξεκάθαρη δομή προγράμματος εργασίας Ξεκάθαρος ρόλος και χρονοδιάγραμμα ανά εργασία και ανά εταίρο Αυστηρός έλεγχος για τήρηση κανονισμών Έμφαση στην ποιότητα (internal and external evaluation) Έγκαιρος προγραμματισμός για ετοιμασία ενδιάμεσων και τελικών εκθέσεων External audit visits από τους αρμόδιους διαχειριστές: καλή προετοιμασία!

14 MAΘΗΜΑΤΑ ΑΠΟ ΛΑΘΗ Σωστή ένταξη στην οργάνωση του οργανισμού Στηριξη από τους διευθυντές Change management και σωστός χειρισμός ανθρώπων SMART goals and implementation Xaρακτηριστικά ενός καλού Project Manager και ξεκάθαρος καθορισμών ευθυνών και ρόλων Καμπανάκι!

15 Εργαλεία για διαχείριση έργων Teleconferencing/Skype meetings κάθε μήνα Revised Gantt chart (χρονοδιάγραμμα) Υπενθυμίσεις εργασιών κάθε μήνα/group s Χρήση διαδικτυακού εργαλείου διαχείρισης έργων (όπως το Trello, Wrike)

16 WHEN ENTERING TRELLO YOU WILL SEE AN EAGLES BOARD. THERE YOU WILL FIND 5 COLUMNS. THE FIRST COLUMN NAMED CHRONOLOGICAL CONTRIBUTION PER PARTNER: A CHECKLIST WHERE YOU WILL BE ABLE TO SEE THE EXPECTED CONTRIBUTION OF EACH PARTNER ACCORDING TO THE ACTIVITIES AND OUTPUTS OF OUR PROJECT

17 >BY ENTERING A SPECIFIC SECTION YOU WILL FIND ALL ORGANISATIONS (BASED ON PARTNERS NUMBERING) AND BELOW THE ACTIVITIES THAT EACH ONE SHOULD IMPLEMENT OVER TIME >WHERE POSSIBLE, THE MONTH OF COMPLETION OF THE ACTIVITY IS INDICATED. >WHEN AN ASSIGNMENT IS COMPLETED, YOU HAVE TO PROCEED TO TICK THAT DUTY IN YOUR CHECKLIST AND HAVE IT CROSSED OVER. IMPORTANT: PLEASE DO NOT UPLOAD ANY DOCUMENTS IN COLUMN 1, THIS IS ONLY A CHECKLIST.

18 THE ACTIVITY COLUMNS PRESENT: >THE INTELLECTUAL OUTPUTS OF OUR PROJECT >THE PROJECT MANAGEMENT COLUMN, WHERE YOU CAN FIND ALL RELEVANT DOCUMENTATION (MEETINGS, FINANCIALS, ADMINISTRATIVE DOC). >THE DISSEMINATION ACTIVITIES >THE EVALUATION OF THE PROJECT

19 THANK YOU FOR YOUR ATTENTION! Dr Celia Hadjichristodoulou Founder and General Manager GrantXpert Consulting