ΒΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑΤΑ ΠΑΝΩ ΣΤΟΥΣ ΤΥΠΟΥΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΤΙΣ ΜΑΣΚΕΣ Τα παρακάτω παραδείγµατα έχουν δηµιουργηθεί µε σκοπό να βοηθήσουν στην κατανόηση τόσο των διαφορετικών Τύπων εδοµένων, όσο και των Μασκών Εισαγωγής εδοµένων. Σε καµία περίπτωση δεν εξαντλούν τις δυνατότητες της Access, και οι φοιτητές ενθαρρύνονται να τα χρησιµοποιήσουν περισσότερο σαν πλατφόρµα προκειµένου να εξερευνήσουν τις παραπάνω δυνατότητες. 1
ΤΥΠΟΙ Ε ΟΜΕΝΩΝ: ΓΕΝΙΚΑ Αποφασίστε ποιον τύπο δεδοµένων (τύπος δεδοµένων: Το χαρακτηριστικό ενός πεδίου το οποίο καθορίζει τον τύπο των δεδοµένων που είναι δυνατό να περιέχει. Οι τύποι δεδοµένων περιλαµβάνουν δυαδική τιµή, ακέραιο, πλήρη, νόµισµα, πραγµατικό απλής ακρίβειας, πραγµατικό διπλής ακρίβειας, ηµεροµηνία, συµβολοσειρά και σταθερά (προεπιλογή).) θα χρησιµοποιήσετε για ένα πεδίο που βασίζεται στα ακόλουθα κριτήρια: Τι είδους τιµές θέλετε να επιτρέπονται στο πεδίο; Για παράδειγµα, δεν µπορείτε να αποθηκεύσετε κείµενο σε πεδίο µε τύπο δεδοµένων αριθµού. Πόσο αποθηκευτικό χώρο θέλετε να χρησιµοποιείτε για τις τιµές του πεδίου; Ποιοι τύποι λειτουργιών θέλετε να εκτελούνται επί των τιµών του πεδίου; Για παράδειγµα, η Microsoft Access µπορεί να αθροίζει τιµές σε πεδία Αριθµού και Νοµισµατικής µονάδας, αλλά όχι τιµές σε πεδία κειµένου (τύπος δεδοµένων κειµένου: Σε µια βάση δεδοµένων της Microsoft Access, είναι ένας τύπος δεδοµένων πεδίου. Τα πεδία κειµένου είναι δυνατό να περιέχουν έως 255 χαρακτήρες ή τον αριθµό χαρακτήρων που καθορίζεται από την ιδιότητα Μέγεθος πεδίου, ανάλογα µε το ποιοι χαρακτήρες είναι λιγότεροι.) ή πεδία αντικειµένων OLE (τύπος δεδοµένων "Αντικείµενο OLE": Τύπος δεδοµένων πεδίου που χρησιµοποιείτε για αντικείµενα τα οποία δηµιουργήθηκαν σε άλλες εφαρµογές που µπορούν να συνδεθούν ή να ενσωµατωθούν (να εισαχθούν) σε µια βάση δεδοµένων της Access.). Θέλετε να ταξινοµήσετε ή να δηµιουργήσετε ευρετήριο (ευρετήριο: Η δυνατότητα που επιταχύνει την αναζήτηση και την ταξινόµηση σε έναν πίνακα που βασίζεται σε τιµές- κλειδιά και µπορεί να τονίσει τη µοναδικότητα των γραµµών ενός πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί σε έναν πίνακα καταχωρείται αυτόµατα στο ευρετήριο. Η καταχώρηση ορισµένων πεδίων στο ευρετήριο δεν είναι δυνατή εξαιτίας του τύπου δεδοµένων που έχουν.) σε ένα πεδίο; Τα πεδία αντικειµένων OLE δεν µπορούν να ταξινοµηθούν ή να έχουν ευρετήριο. Θέλετε να χρησιµοποιήσετε ένα πεδίο για να οµαδοποιήσετε εγγραφές σε ερωτήµατα ή εκθέσεις; Τα πεδία αντικειµένων OLE δεν µπορούν να χρησιµοποιηθούν για την οµαδοποίηση εγγραφών. Πώς θέλετε να ταξινοµούνται οι τιµές σε ένα πεδίο; Σε πεδίο κειµένου, οι αριθµοί ταξινοµούνται ως συµβολοσειρές χαρακτήρων (1, 10, 100, 2, 20, 200 και ούτω καθ' εξής) και όχι ως αριθµητικές τιµές. Χρησιµοποιήστε πεδίο αριθµού ή νοµισµατικής µονάδας για την ταξινόµηση αριθµών ως αριθµητικές τιµές. Επίσης, πολλές µορφές ηµεροµηνίας δεν ταξινοµούνται σωστά αν καταχωρηθούν σε πεδίο κειµένου. Χρησιµοποιήστε ένα πεδίο Ηµεροµηνίας/Ώρας για να εξασφαλίσετε την κατάλληλη ταξινόµηση ηµεροµηνιών. Θα χρειαστεί να αποθηκεύσετε έγγραφα του Microsoft Word ή του Microsoft Excel, εικόνες, ήχο και άλλους τύπους δυαδικών δεδοµένων που έχουν δηµιουργηθεί µε άλλα προγράµµατα; Τα αντικείµενα OLE µπορούν να είναι συνδεδεµένα (σύνδεση OLE/DDE: Η σύνδεση µεταξύ ενός αντικειµένου OLE και του διακοµιστή OLE που έχει ή µεταξύ ενός εγγράφου προέλευσης δυναµικής ανταλλαγής δεδοµένων (DDE) και ενός εγγράφου προορισµού.) ή ενσωµατωµένα (ενσωµάτωση: Η εισαγωγή αντιγράφου ενός αντικειµένου OLE από µια άλλη εφαρµογή. Η προέλευση του αντικειµένου, που ονοµάζεται 2
διακοµιστής OLE, µπορεί να είναι οποιαδήποτε εφαρµογή που υποστηρίζει σύνδεση και ενσωµάτωση αντικειµένων. Οι αλλαγές σε ένα ενσωµατωµένο αντικείµενο δεν απεικονίζονται στο αρχικό αντικείµενο.) σε πεδίο αντικειµένου OLE πίνακα της Microsoft Access. Για την εµφάνιση του αντικειµένου OLE, χρησιµοποιήστε ένα στοιχείο ελέγχου (στοιχείο ελέγχου: Το γραφικό αντικείµενο περιβάλλοντος εργασίας χρήστη, όπως ένα πλαίσιο κειµένου, πλαίσιο ελέγχου, γραµµή κύλισης ή κουµπί εντολής, που επιτρέπει στους χρήστες να ελέγχουν το πρόγραµµα. Χρησιµοποιείτε τα στοιχεία ελέγχου για την εµφάνιση δεδοµένων ή επιλογών, για την εκτέλεση µιας ενέργειας ή για να καταστήσετε ευκολότερη την ανάγνωση του περιβάλλοντος εργασίας χρήστη.) σε φόρµα ή αναφορά. Η λίστα που ακολουθεί συνοψίζει όλους τους τύπους δεδοµένων πεδίου που είναι διαθέσιµοι στη Microsoft Access, τη χρήση τους και το µέγεθος του αντίστοιχου χώρου αποθήκευσης. Κείµενο Χρησιµοποιείται για κείµενο, για συνδυασµούς κειµένου και αριθµών, όπως οι διευθύνσεις, ή για αριθµούς που δεν απαιτούν υπολογισµούς, όπως οι αριθµοί τηλεφώνου, οι κωδικοί ανταλλακτικών ή οι ταχυδροµικοί κώδικες. Αποθηκεύει έως 255 χαρακτήρες. Η ιδιότητα Μέγεθος πεδίου ελέγχει τον µέγιστο αριθµό χαρακτήρων που µπορούν να εισαχθούν. Υπόµνηµα Χρησιµοποιείται για εκτενές κείµενο και αριθµούς, όπως σηµειώσεις ή περιγραφές. Αποθηκεύει έως 65.536 χαρακτήρες. Αριθµός Χρησιµοποιείται για αριθµητικά δεδοµένα που περιλαµβάνονται σε µαθηµατικούς υπολογισµούς, εκτός από υπολογισµούς που αφορούν χρήµατα (χρησιµοποιήστε τον τύπο "Νοµισµατική µονάδα"). Αποθηκεύει 1, 2, 4 ή 8 byte. Αποθηκεύει 16 byte µόνο για το αναγνωριστικό αναπαραγωγής (GUID). Η ιδιότητα Μέγεθος πεδίου ορίζει τον συγκεκριµένο τύπο αριθµού. Ηµεροµηνία/Ώρα Χρησιµοποιείται για ηµεροµηνίες και ώρες. Αποθηκεύει 8 byte. Νοµισµατική µονάδα Χρησιµοποιείται για νοµισµατικές τιµές και για να αποφευχθεί η στρογγυλοποίηση κατά τους υπολογισµούς. Αποθηκεύει 8 byte. Αυτόµατη Αρίθµηση Χρησιµοποιείται για µοναδικούς αύξοντες (προσαυξανόµενους κατά 1) αριθµούς ή για τυχαίους αριθµούς που καταχωρούνται αυτόµατα κατά την προσθήκη µιας εγγραφής. Αποθηκεύει 4 byte. Αποθηκεύει 16 byte µόνο για το αναγνωριστικό αναπαραγωγής (GUID). 3
Ναι/Όχι Χρησιµοποιείται για δεδοµένα που µπορεί να έχουν µόνο µία από δύο πιθανές τιµές, όπως Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευδές, Ενεργός/Ανενεργός. Οι τιµέςnull (Null: Η τιµή που µπορείτε να πληκτρολογήσετε σε ένα πεδίο ή να χρησιµοποιήσετε σε εκφράσεις και ερωτήµατα για να δηλώσετε δεδοµένα που λείπουν ή είναι άγνωστα. Στη Visual Basic, η λέξη-κλειδί Null δηλώνει µια τιµή Null. Ορισµένα πεδία, όπως τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού, δεν είναι δυνατό να περιέχουν τιµές Null.) δεν επιτρέπονται. Αποθηκεύει 1 bit. Αντικείµενο OLE Χρησιµοποιείται για αντικείµενα OLE (όπως έγγραφα του Microsoft Word, υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel, εικόνες, ήχους ή άλλα δυαδικά δεδοµένα) που δηµιουργήθηκαν σε άλλα προγράµµατα µέσω του πρωτοκόλλου OLE (OLE: Η τεχνολογία ενοποίησης προγραµµάτων που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε για να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών µεταξύ προγραµµάτων. Όλα τα προγράµµατα του Office υποστηρίζουν τη δυνατότητα OLE, έτσι ώστε να είναι δυνατή η κοινή χρήση πληροφοριών µέσω συνδεδεµένων και ενσωµατωµένων αντικειµένων). Αποθηκεύει µέχρι 1 gigabyte (και περιορίζεται από το χώρο δίσκου). Υπερ-σύνδεση Χρησιµοποιείται για υπερ-συνδέσεις (υπερ-σύνδεση: Χρωµατιστό και υπογραµµισµένο κείµενο ή γραφικό στο οποίο µπορείτε να κάνετε κλικ για να µεταβείτε σε ένα αρχείο, σε µια τοποθεσία στο αρχείο, σε µια ιστοσελίδα στο World Wide Web ή σε µια ιστοσελίδα σε ένα intranet. Οι υπερ-συνδέσεις µπορούν επίσης να µεταφέρουν σε οµάδες συζητήσεων και σε τοποθεσίες Gopher, Telnet και FTP). Η υπερ-σύνδεση µπορεί να είναι µια διαδροµή UNC (διεθνής σύµβαση ονοµάτων (universal naming convention, UNC): Σύµβαση ονοµάτων για αρχεία που παρέχει έναν τρόπο εντοπισµού αρχείων ανεξάρτητο από τον υπολογιστή. Αντί να καθορίζει ένα γράµµα και µια διαδροµή µονάδας δίσκου, ένα όνοµα UNC χρησιµοποιεί τη σύνταξη \\server\share\path\filename). ή µια διεύθυνση URL (Uniform Resource Locator (URL): ιεύθυνση που καθορίζει ένα πρωτόκολλο (όπως HTTP ή FTP) και µια τοποθεσία ενός αντικειµένου, εγγράφου, σελίδας στο World Wide Web ή άλλου προορισµού στο Internet ή σε ένα intranet, για παράδειγµα: http://www.microsoft.com/.). Αποθηκεύει µέχρι 64.000 χαρακτήρες. Οδηγός αναζήτησης Χρησιµοποιείται για τη δηµιουργία ενός πεδίου, το οποίο επιτρέπει την επιλογή µιας τιµής από έναν άλλο πίνακα ή από µια λίστα τιµών, µέσω ενός σύνθετου πλαισίου. Η επιλογή αυτής της καταχώρησης στη λίστα τύπων δεδοµένων θέτει σε λειτουργία έναν οδηγό, που σας βοηθά να ορίσετε το πεδίο. Απαιτεί το ίδιο µέγεθος χώρου αποθήκευσης µε το πρωτεύον κλειδί που αντιστοιχεί στο πεδίο αναζήτησης συνήθως 4 byte. 4
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 01 Τύπος δεδοµένων OLE Έστω ένα αρχείο τηλεφωνικού καταλόγου στην Αccess (ή εναλλακτικά τον πίνακα των πελατών του προγράµµατος εξοπλισµού) και θέλουµε να ενσωµατώσουµε σ αυτόν τον πίνακα ένα αντικείµενο ΟLE π.χ σχόλια που έχουµε γράψει στο word για κάθε πελάτη είτε εικόνα δηλ.φωτογραφία του κάθε πελάτη (ή για όσους από αυτούς έχουµε φωτογραφία τους). Τα βήµατα αυτής της εργασίας είναι τα εξής: Αρχικά ανοίγουµε τον πίνακα ΤhlefonikosKatalogos / Πελάτες σε προβολή σχεδίασης και δηµιουργούµε ένα νέο πεδίο που το ονοµάζουµε ΠροσωπικήΦωτ/φία, δηλώνοντας ως τύπο δεδοµένων Αντικείµενο OLE όπως και στην εικόνα. Πρέπει να σηµειωθεί ό,τι αφήνει την προεπιλεγµένη επιλογή της ιδιότητας απαιτείται, που είναι όχι διότι δεν είναι απαραίτητη η προσκόµιση ή ύπαρξη φωτογραφίας στο παραδειγµά µας. Έπειτα πάµε σε προβολή φύλλου δεδοµένων, τοποθετούµε τον δροµέα στην εγγραφή για την οποία έχουµε δεδοµένο για το πεδίο ΠροσωπικήΦωτ/φία Και πάµε στην µπάρα εργαλείων στην ΕΙΣΑΓΩΓΗ _ Αντικείµενο όπως δείχνει η εικόνα 5
Έτσι εµφανίζεται το παράθυρο που φαίνεται παρακάτω απ όπου επιλέγουµε ηµιουργία από αρχείο και ανοίγουµε το αρχείο όπου έχουµε αποθηκευµένη την εικόνα. Το αποτέλεσµα σε προβολή φύλλου δεδοµένων είναι όποτε βάζουµε τον δροµέα πάνω στο αντικείµενο OLE που εισάγαµε στο αρχείο και το επιλέγουµε να εµφανίζεται η φωτοφραφία σε παράθυρο δεδοµένου όπως δείχνει η εικόνα 6
Τύπος εδοµένων Αυτόµατης Αρίθµησης Έστω ένα φροντιστήριο ξένων γλωσσών όπου έχουµε τους πίνακες: Καθηγητές, Πελάτες, Τµήµατα, ΚαθηγητέςΚαιΤµήµατα και ΠελάτεςΚαιΤµήµατα. Όπου το φροντιστήριο έχει υπαλλήλους, δηλ. Καθηγητές για τους οποίους ο εργοδότης θέλει να έχει έναν πίνακα µε τα εξής πεδία:κωδικός Καθηγητή, Όνοµα, Επίθετο, Πατρώνυµο, Οδός, Αριθµός, Πόλη, Τηλέφωνο, ιδάσκουσα γλώσσα. Από την άλλη ο πίνακας Πελάτες θα έχει τα εξής γνωρίσµατα: Κωδικός Πελάτη, Όνοµα, Επώνυµο, Πατρώνυµο, Οδός, Αριθµός (δηλ. την ιεύθυνσή του),πόλη, Τηλέφωνο. Επιπλέον το φροντιστήριο παρέχει υπηρεσίες ξένων γλωσσών οργανωµένες σε τµήµατα. Άρα θα δηµιουργήσει έναν πίνακα που θα ονοµάσει Τµήµατα και θα περιλαµβάνει τα εξής πεδία: Κωδικό Τµήµατος,Γλώσσα (Αγγλικά, Γερµανικά και Γαλλικά είναι οι υπηρεσίες που παρέχει το φροντιστήριο), Επίπεδο Γλώσσας και Ώρες (διδασκαλίας) την εβδοµάδα και Ωριαία τιµή. Επιπλέον οι Καθηγητές σχετίζονται µε τα τµήµατα και έτσι προκύπτει ο πίνακας ΤµήµαταΚαιΚαθηγητές που αναφέρεται στους διάφορους συνδυασµούς που γίνονται µε τους καθηγητές και τα τµήµατα. Ο πίνακας έχει τα ακόλουθα πεδία: α/α (συνδυασµών), Κωδικό καθηγητή, Κωδικό τµήµατος που έχει αναλάβει ο συγκεκριµένος καθηγητής και Ωριαία αµοιβή του καθηγητή (που εξαρτάται από τον καθηγητή και το τµήµα που αυτός έχει αναλάβει, άρα από το συνδυασµό καθηγητή-τµήµατος που προσδιορίζεται µοναδικά από το πρωτεύον κλειδί α/α). Μια άλλη οντότητα είναι και ο πίνακας ΤµήµαταΚαιΠελάτες ο οποίος δείχνει τους συνδυασµούς που µπορούν να γίνουν µεταξύ τµηµάτων και πελατών. Τα πεδία που αντιστοιχούν σε αυτών είναι: Κωδικός εγγραφής πελάτη, Κωδικός πελάτη, κωδικός τµήµατος και ηµεροµηνία εγγραφής πελάτη. 7
Σε κάθε έναν από τους πίνακες έχουµε µόνο ένα πεδίο µε τύπο δεδοµένων Autonumber o οποίος καθορίζεται από την Access µε την εισαγωγή κάθε νέας εγγραφής και τα πεδία αυτά είναι στον πίνακα: Πελάτες o Κωδικός Πελάτη, Καθηγητές ο Κωδικός Καθηγητή Τµήµατα ο Κωδικός Τµήµατος ΤµήµαταΚαιΚαθηγητές ο α/α (συνδυασµών) ΤµήµαταΚαιΠελάτες ο Κωδικός εγγραφής πελάτη. Με προεπιλεγµένες ιδιότητες αυτές που φαίνονται στο σχήµα. Τύπος εδοµένων Υπερσύνδεσης Στον πίνακά µας µπορούµε να εισάγουµε ένα πεδίο το οποίο θα µας δίνει τη δυνατότητα να συνδεόµαστε µε ένα έγγραφο ή αρχείο που βρίσκεται στον Παγκόσµιο Ιστό (WWW), σε κάποιο διαδίκτυο (intranet), σε ένα τοπικό δίκτυο (LAN), ή στον υπολογιστή µας. Εµείς θα εισάγουµε στο παράδειγµά µας έναν δικτυακό τόπο. Σε προβολή σχεδίασης δηµιουργούµε στον πίνακα ένα πεδίο που το ονοµάζουµε π.χ. URL και στον τύπο δεδοµένων επιλέγουµε υπερ-σύνδεση. 8
Στη συνέχεια σε προβολή φύλλου δεδοµένων εργαζόµαστε ως εξής : εξί κλικ σε µια εγγραφή του πεδίου URL > Υπερ-σύνδεση> Επεξεργασία υπερσύνδεσης Είτε επιλέγουµε από τον κατάλογο που εµφανίζεται κάποια από τις υπάρχουσες διευθύνσεις, είτε πληκτρολογούµε την επιθυµητή διεύθυνση και πατάµε ΟΚ. Ο πίνακάς µας παίρνει την έξής µορφή : 9
Κάνοντας κλικ πάνω στη διεύθυνση θα συνδεθούµε απ ευθείας στον συγκεκριµένο δικτυακό τόπο. Τύπος εδοµένων Οδηγού Αναζήτησης Επιλέγοντας για ένα πεδίο ως τύπο δεδοµένων τον Οδηγό Αναζήτησης, µας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουµε µια τιµή από έναν άλλο πίνακα ή από µια λίστα τιµών, χρησιµοποιώντας ένα πλαίσιο λίστας ή ένα σύνθετο πλαίσιο. Στο παράδειγµά µας θα εισάγουµε στον πίνακα ΕΙ Η ένα πεδίο ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ το οποίο µέσω του οδηγού αναζήτησης το συνδέουµε µε τον πίνακα ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ. Πετυχαίνουµε λοιπόν στον πίνακα ΕΙ Η δίπλα από κάθε είδος να µπορούµε να επιλέγουµε κάθε φορά τον προµηθευτή από τον οποίο το προµηθευτήκαµε. 10
*όπως βλέπουµε µπορούµε να κάνουµε σύνδεση µε ερώτηµα, πίνακα, ή και τα δύο *επιλέγουµε να εµφανίζεται το ΕΠΙΘΕΤΟ του προµηθευτή 11
12
Αφού πατήσουµε Τέλος θα εµφανιστεί το παρακάτω µήνυµα. Επιλέγουµε Yes. Ο πίνακας σε προβολή σχεδίασης θα έχει τώρα την παρακάτω µορφή. Στο πεδίο ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ που δηµιουργήσαµε θα έχει εµφανιστεί το CD (κωδικός) του προµηθευτή µε τύπο δεδοµένων αριθµό.. 13
Σε προβολή φύλλου δεδοµένων η κατάσταση έχει ως εξής : Μπορούµε λοιπόν κάθε φορά να επιλέγουµε τον προµηθευτή που επιθυµούµε. 14
Ιδιότητες πεδίου µε τύπο δεδοµένων Αριθµό, Ηµεροµηνία Η Access µας δίνει τη δυνατότητα να αλλάζουµε κάθε φορά τις ιδιότητες των πεδίων µας και να τις προσαρµόζουµε στις ανάγκες µας. Π.χ. στον πίνακα ΕΞΟ Α στο πεδίο ΠΟΣΟ έχουµε ορίσει τύπο δεδοµένων Αριθµό. Μπορούµε να παίξουµε µε τις ιδιότητες του πεδίου. Αν θέλουµε π.χ. ο αριθµός µας να είναι δεκαδικός µε προσέγγιση στα εκατοστά και να έχει και το σύµβολο του, θα πρέπει οι ιδιότητες που θα δώσουµε στο πεδίο να είναι κάπως έτσι : Το αποτέλεσµα που πετύχαµε είναι το εξής : 15
Η µορφοποίηση των τιµών µπορεί να οριστεί µε συνδυασµούς ειδικών χαρακτήρων που ονοµάζονται ενδεικτικές θέσεις. Οι χαρακτήρες αυτοί καταγράφονται στο πεδίο Μορφή των ιδιοτήτων των πεδίων. Παρακάτω παρουσιάζονται κάποια τέτοια παραδείγµατα. Θέλω το ποσό µου να εµφανίζεται σε $. Στη Μορφή πληκτρολογώ $#,## Θέλω η ηµεροµηνία να είναι της µορφής 24/05/05. Πληκτρολογώ ηη\µµ\αα. 16
Παράδειγµα που αφορά σε Ηµεροµηνία Έστω είµαστε υπάλληλοι του ινστιτούτου Goethe που κρατάει καταστάσεις /ένα αρχείο µε αυτούς που δηλώνουν συµµετοχή για τις εξετάσεις των Γερµανικών του Ιουνίου ώστε αργότερα να αποστείλει στους εγγεγραµµένους πληροφορίες σχετικά µε την ηµεροµηνία και ώρα που θα εξεταστούν. Το θέµα της ηµεροµηνίας δήλωσης συµµετοχής έχει µεγάλη σηµασία διότι είναι αυστηρώς περιορισµένο στις ηµεροµηνίες 07-10.03.2005 και οποιοσδήποτε χάσει αυτή την προθεσµία χάνει το δικαίωµα συµµετοχής στις εξετάσεις. Τα πεδία και ο τύπος δεδοµένων τους φαίνεται από την εικόνα που δείχνει τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Εξετάζοντας τώρα µια προς µια τις ιδιότητες του τύπου δεδοµέων Ηµεροµηνία/Ώρα του πεδίου ΗµεροµηνίαΕγγραφής έχουµε τις παρακάτω τιµές: Ιδιότητα Τιµή Μορφή Σύντοµη ηµεροµηνία Μάσκα Εισαγωγής βλ. σχήµα Κανόνας Επικύρωσης Βλ. σχήµα 17
Κείµενο Επικύρωσης Απαιτείται Εκτός προθεσµίας είναι άκυρη η ηµεροµηνία Ναι Με την ιδιότητα κανόνα επικύρωσης ορίζουµε έναν κανόνα, ο οποίος ελέγχει τις τιµές των πεδίων και επιτρέπει µόνο αυτές που πληρούν τον κανόνα. Με τη χρήση αυτής της ιδιότητας εισάγουµε τον χρονικό περιορισµό που έχει η εφαρµογή µας. Επιπλέον η ιδιότητα κείµενο επικύρωσης προφυλλάσει το χρήστη από την εισαγωγή µια λανθασµένης εγγραφής, παρουσιάζοντας πλαίσιο κειµένου µε το µήνυµα που έχουµε γράψει στην τιµή της ιδιότητας που προειδοποιεί τον χρήστη για το λάθος του. Για παράδειγµα έστω τοποθετούµε ηµεροµηνία εκτός του αποδεκτού χρονικου διαστήµατος τότε το αποτέλεσµα φαίνεται ως εξής: Με την ιδιότητα απαιτείται και την τιµή ναι, η microsoft access δεν επιτρέπει να αφήσουµε κενή τιµή στο πεδίο αυτό. Τέλος µε την ιδιότητα Μάσκα εισαγωγής ελέγχουµε τη µορφοποίηση των δεδοµένων του πεδίου. 18
Παράδειγµα που αφορά σε Ώρα Έστω λαµβάνουµε ως παράδειγµα τα δεδοµένα που πρέπει να κρατάει µια γραµµατέας ενός γιατρού για τα ραντεβού των ασθενών. Τα στοιχεία που θα κρατάει φαίνονται στον πίνακα που µπορούµε να ονοµάσουµε «Ραντεβού» ο οποίος θα συσχετίζεται µε τον πίνακα ασθενείς που θα δείχνει τα προσωπικά τους στοιχεία. Πατώντας τις τρείς τελίτσες στην ιδιότητα Εισαγωγή µάσκας δοµούµε την µάσκα επιλέγοντας την µορφή του δεδοµένου του πεδίου από το παράθυρο που υπάρχει στην εικόνα: Επιλέγουµε Επόµενο_ Τέλος. 19
Επίσης δόµηση εκφράσεων µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε και στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης για την ώρα. Οι ιδιότητες του πεδίου ώρα θα είναι οι εξής: Οπότε η γραµµατέας δεν θα παραλείψει να ορίσει ώρα διότι θα εµφανιστεί προειδοποιητικό µήνυµα :. 20
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 02 Μάσκες Εισαγωγής και Μορφοποίηση εδοµένων ηµιουργήσαµε µια βάση δεδοµένων για την καταχώρηση στοιχείων πελατών µιας εταιρίας. Έχουµε δύο πίνακες, έναν στον οποίο αναγράφονται το ονοµατεπώνυµο και άλλα στοιχεία, τα οποία θα δούµε αναλυτικά παρακάτω, για τον κάθε πελάτη και έναν στον οποίο αναγράφονται τα τηλέφωνα των πελατών. Πίνακας 1: tbltilefvna Στον πίνακα αυτόν υπάρχει ο κωδικός του ατόµου και το τηλέφωνο ή τα τηλέφωνά του. Στο πεδίο τηλέφωνο όρισα την µάσκα εισαγωγής «\(999\)0000\-000» έτσι ώστε τα τηλέφωνα να εµφανίζονται µε την µορφή «(210)2931-589» 21
Πίνακας 2: tblatzentapelates Στον πίνακα αυτόν υπάρχει το επώνυµο του κάθε πελάτη µε την µάσκα εισαγωγής >L<aaaaaaaaaaaaaa, σύµφωνα µε την οποία το πρώτο γράµµα είναι υποχρεωτικό και κεφαλαίο και ακολουθούν 14 µικρά και προεραιτικά γράµµατα. 22
Το όνοµα του κάθε πελάτη έχει µια αντίστοιχη µάσκα εισαγωγής >L<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaa µόνο που µετά το κεφαλαίο γράµµα ακολουθούν 19 γράµµατα. 23
Στην ηµεροµηνία γέννησης έχουµε ορίσει την µάσκα εισαγωγής «99/99/0000;0;_» για να εµφανίζεται η ηµεροµηνία ως «30/05/1981» 24
Στην διεύθυνση ορίσαµε την µάσκα εισαγωγής >L<AAAA??????### σύµφωνα µε την οποία το το πρώτο γράµµα είναι απαιτούµενο και κεφαλαίο, τα επόµενα 4 απαιτούµενα µικρά, στις επόµενες έξι θέσεις δεν απαιτούνται γράµµατα και µπαίνει κενό αν δεν µπει τίποτα και στις τελευταίες τέσερις θέσεις µπαίνουν προεραιτικά αριθµοί από το 0 εώς το 9. 25
Στον ταχυδροµικό κώδικα ορίσαµε την µάσκα εισαγωγής «000\ 00» για να εµφανίζεται ο κώδικας ως 111 46 (3 αριθµοί, κενό, 2 αριθµοί). 26
Στο ραντεβού ορίσαµε την µορφοποίηση «dd/mm/yyyy» για να εµφανίζεται η ηµεροµηνία ως 22/02/1999. 27
Στην ώρα συνάντησης όρισα ως µορφοποίηση hh:ss AM/PM έτσι ώστε η ώρες και τα λεπτά να εµφανίζονται µε 2 ψηφία στο δωδεκάωρο σύστηµα µε το ΑΜ/ΡΜ στο τέλος. 28
Στο ποσοστό αγοράς θέλουµε να γνωρίζουµε τι ποσοστό της αγοράς κατέχει ο κάθε πελάτης. Όρισα την µορφοποίηση Percent (ο,οο%) η οποία πολλαπλασιάζει το νούµερο µε το 100 και προσθέτει το % στο τέλος. 29
Το τελικό αποτέλεσµα είναι: 30
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 03 Μία απλή βάση Video-Club, µε τους πίνακες ταινίες και ενοικιάσεις. Εξηγούνται πράγµατα όπως, µάσκα εισαγωγής (στο id), αντικείµενο OLE (εικόνα ταινίας-cover), υπερ-σύνδεση (πληροφορίες), µορφή και ποσοστό (έκπτωση). Παρακάτω φαίνεται και µία φόρµα του πίνακα ταινίες. 31
Πίνακας ενοικιάσεις: Τύποι εδοµένων, ηµεροµηνία/ώρα χρησιµοποιώντας, πάλι την µάσκα εισαγωγής, σε πιο προχωρηµένο επίπεδο. 32
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 04 Παραδείγµατα µε τύπους δεδοµένων στην Access ηµιουργήσαµε µια µικρή βάση δεδοµένων για σύγχρονους ζωγράφους. Περιέχει κάποιες πληροφορίες για τον κάθε ζωγράφο, δείγµα της δουλειάς του και την επίσηµη ιστιοσελίδα του στο διαδίκτυο. Χρησιµοποιήθηκαν και απλοί τύποι, όπως «text» για το όνοµα του καλλιτέχνη για παράδειγµα, αλλά τα παραδείγµατα αυτά δεν είναι που ενδιαφέρουν. Παρακάτω αναφέρονται τα υπόλοιπα (πιο πολύπλοκα) παραδείγµατα: 1. ΟLE Object Είναι µια εικόνα µε ένα έργο του καλλιτέχνη. Κατά την δηµιουργία του πίνακα φτιάξαµε ένα πεδίο µε το όνοµα «Κalitero sxedio» και ορίσαµε ως τύπο δεδοµένου για το πεδίο αυτό το OLE object όπως φαίνεται παρακάτω. Στην συνέχεια, αφού τελειώσαµε µε όλα τα πεδία του πίνακα, δηµιουργήσαµε µια φόρµα στην οποία επιλέξαµε την περιοχή στην οποία θα µπει η εικόνα και µε δεξί κλικ στο ποντίκι διαλέξαµε την επιλογή «insert object» (αυτό µπορεί να γίνει και από το µενού «insert»), όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο παράθυρο που εµφανίστηκε επιλέξαµε να ψάξουµε για την ζωγραφιά στα αρχεία µας (π.χ. My Documents) και εκεί επιλέξαµε την εικόνα και πατήσαµε οκ. Ολοκληρωµένη η εφαρµογή θα παρουσιαστεί σε εικόνα στο τέλος, αφού περιγραφεί και η αντίστοιχη διαδικασία για την εισαγωγή Hyperlink. 33
34
2. Hyperlink Για να µπορεί ο χρήστης να επισκέπτεται την ιστιοσελίδα του κάθε ζωγράφου χρησιµοποιήσαµε υπερσύνδεσµο. Στον προαναφερθέντα πίνακα δηµιουργήσαµε ένα πεδίο µε την ονοµασία «Ιστιοσελίδα» και ως τύπο δεδοµένων του πεδίου αυτού ορίσαµε τον «Hyperlink». Στην συνέχεια στην φόρµα διάλέξαµε την περιοχή που θα µπει η διεύθυνση και µε δεξί κλικ επιλέξαµε το hyperlink/edit hyperlink: 35
36
Εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: Στο «text to display» γράψαµε το κείµενο που θα εµφανίζεται στην φόρµα «επίσηµη σελίδα του καλλιτέχνη», στο «link to» διάλέξαµε την πρώτη επιλογή «existing file or web page», στο «Address» γράψαµε την διεύθυνση στο internet στην οποία θα παραπέµπει ο σύνδεσµος, στο screen tip γράψαµε ξανά την διεύθυνση (αυτό θα εµφανίζεται αν ο χρήστης αφήσει για λίγα δευτερόλεπτα τον κέρσορα του ποντικιού πάνω στον υπερσύνδεσµο) και στο current folder επιλέξαµε την βάση δεδοµένων που κατασκευάσαµε 37
Το τελικό αποτέλεσµα είναι: 38