Οδηγός χρήσης για Σύστημα κρατήσεων εργαστηριών ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΥΠΣ-ΕΔ/69 09-02-2015
Περιεχόμενα Περιεχόμενα... 2 ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 3 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 4 Πρόγραμμα Κρατήσεων... 6 Αίτημα Κράτησης Εργαστηρίου... 9 Χρήσιμες πληροφορίες κράτησης... 11 Αίτημα κράτησης για μία ημέρα... 12 Αίτημα κράτησης διαστήματος ημερομηνιών... 13 Προσωπικές Κρατήσεις... 16 2 από 21
Σκοπός του Συστήματος Σκοπός του συστήματος είναι η διαχείριση κρατήσεων στα εργαστήρια της Υπηρεσία Πληροφοριακών Συστημάτων. Πρόσβαση στο σύστημα έχει μόνο το διοικητικό ή ακαδημαϊκό προσωπικό του ΠΚ. Η είσοδος στο σύστημα γίνεται χρησιμοποιώντας ένα φυλλομετρητή (web browser). Το σύστημα είναι συμβατό με Internet Explorer, Chrome, Firefox. Η ηλεκτρονική διεύθυνση του Συστήματος είναι http://www.ucy.ac.cy/lab_sys ή http://www.ucy.ac.cy/lab_reserv Εικόνα 1 Για να περάσετε στο κυρίως μενού του συστήματος συμπληρώστε τα στοιχεία του λογαριασμού σας (email account) και επιλέξετε Σύνδεση (Εικόνα 1). 3 από 21
Λειτουργίες του Συστήματος Το μενού του Συστήματος παρουσιάζεται στα αριστερά δείτε Εικόνα 2. Οι κύριες λειτουργίες που παρέχει το σύστημα είναι «Διαχείριση Κρατήσεων» και «Αναφορές / Πληροφορίες». Εικόνα 2 Όταν ο χρήστης συνδεθεί στο σύστημα μεταφέρεται στην Αρχική Ιστοσελίδα όπου εμφανίζεται η Αναφορά Προσωπικών Κρατήσεων του χρήστη. 4 από 21
Από την επιλογή «Διαχείριση Κρατήσεων» μπορούμε να μεταφερθούμε σε δύο υπόεπιλογές: 1. Νέο Αίτημα Κράτησης 2. Αλλαγή Κρατήσεων Εικόνα 3 Από την επιλογή «Αναφορές / Πληροφορίες» μπορούμε να μεταφερθούμε σε πέντε υπόεπιλογές: 1. Πρόγραμμα Κρατήσεων 2. Ώρες Λειτουργίας 3. Πληροφορίες Εργαστηρίων 4. Λίστα Λογισμικών 5. Αναφορά Προσωπικών Κρατήσεων Εικόνα 4 5 από 21
Πρόγραμμα Κρατήσεων Σκοπός του Προγράμματος Κρατήσεων είναι να παρουσιάζει στους χρήστης τη διαθεσιμότητα των εργαστηρίων μέσω ημερολόγιου. Η διαδικασία αυτή θα πρέπει να εκτελείτε πάντα πριν τη δημιουργία αιτήματος κράτησης εργαστηρίου. Επιλέγοντας το Πρόγραμμα Κρατήσεων από το μενού της Εικόνας 4, εμφανίζεται η οθόνη στην Εικόνας 5. Εικόνα 5 Αρχικά ο χρήστης μπορεί να βρει διάφορες πληροφορίες σχετικά με τα εργαστήρια (βλέπε επεξήγηση). Έπειτα ο χρήστης επιλέγει την αίθουσα που τον ενδιαφέρει και αυτόματα φορτώνετε το πρόγραμμα της αντίστοιχης αίθουσας. 6 από 21
Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τον τρόπο με τον οποίο θέλει να παρουσιάζεται το ημερολόγιο κρατήσεων (month/week/day). Με τα βελάκια ο χρήστης μπορεί να μεταβεί στον αντίστοιχο μήνα, εβδομάδα, ημέρα βάση του view που έχει επιλέξει. Στο πρόγραμμα κρατήσεων οι κρατήσεις διαχωρίζονται με διαφορετικά χρώματα: Με πράσινο εμφανίζονται οι κρατήσεις εξαμήνου τις οποίες κάνουν μόνο οι διαχειριστές του συστήματος Με πορτοκαλί εμφανίζονται οι εξωτερικές κρατήσεις τις οποίες κάνουν μόνο οι διαχειριστές του συστήματος Με μπλε εμφανίζονται οι κρατήσεις τις οποίες κάνουν όλοι οι χρήστες του συστήματος Με κόκκινο εμφανίζονται οι δημόσιες αργίες και δεν γίνονται κρατήσεις 7 από 21
Πατώντας στην κράτηση ανοίγει η οθόνη της Εικόνας 6 με τις πληροφορίες της κράτησης. Εικόνα 6 8 από 21
Αίτημα Κράτησης Εργαστηρίου Σκοπός της συγκεκριμένης λειτουργίας είναι να δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να καταχωρήσεις αίτημα κράτησης συγκεκριμένης αίθουσας εργαστηρίου, για συγκεκριμένο διάστημα ημερομηνιών και για συγκεκριμένο διάστημα ωρών. Επιλέγοντας το «Νέο Αίτημα Κράτησης» από το μενού της Εικόνας 3, εμφανίζεται η οθόνη της Εικόνας 7 9 από 21
Εικόνα 7 10 από 21
Χρήσιμες πληροφορίες κράτησης Μέσω των συνδέσμων που εμφανίζονται στα δεξιά ο χρήστης μπορεί να διαβάσει διάφορες πληροφορίες που μπορεί να επηρεάσουν το αίτημα κράτησης του. Συγκεκριμένα, παρουσιάζονται οι ακόλουθες πληροφορίες: Ώρες λειτουργίες Εργαστηρίων, παρουσιάζονται οι περίοδοι λειτουργίας του κάθε εργαστηρίου ξεχωριστά καθώς επίσης και οι περίοδοι διακοπών που τα εργαστήρια είναι κλειστά. Πληροφορίες Εργαστηρίου, παρουσιάζονται πληροφορίες όπως χωρητικότητα (αριθμός θέσεων) και τοποθεσία του εργαστηρίου. Λίστα Λογισμικών ανά Εργαστήριο, παρουσιάζονται όλα τα εγκατεστημένα λογισμικά στους υπολογιστές του κάθε εργαστηρίου. Αυτές οι επιλογές είναι επίσης διαθέσιμες και στο κεντρικό μενού (Εικόνα 3). Στο σύστημα υπάρχει η δυνατότητα κράτησης αίθουσας για συγκεκριμένη ημερομηνία ή για συγκεκριμένο διάστημα ημερομηνιών όπου ο χρήστης καθορίζει τις ημέρες/ημέρα της κράτησης. 11 από 21
Αίτημα κράτησης για μία ημέρα Στην περίπτωση που η κράτηση σας αφορά συγκεκριμένη ημερομηνία τότε θα πρέπει το πεδίο Ημερομηνία Έναρξης και Ημερομηνία Λήξης να περιέχουν την ίδια τιμή. Κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο πεδίο εμφανίζεται ημερολόγιο από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε την επιθυμητή ημερομηνία. 12 από 21
Αίτημα κράτησης διαστήματος ημερομηνιών Στην περίπτωση κράτησης αίθουσας για διάστημα ημερομηνιών τότε ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει τις ημέρες της κράτησης κάνοντας κλικ στο checkbox δίπλα από την αντίστοιχη ημέρα. Στην επιλογή Κατηγορία Κράτησης πρέπει να επιλεγεί η σωστή κατηγορία (Διδακτική/Διοικητική/Σεμινάριο/Συνέδριο/Άλλη): Θα πρέπει να συμπληρωθεί ο σκοπός της κράτησης, στον οποίο συνήθως γράφεται το όνομα του Μαθήματος ή Διοικητικής Συνάντησης ή Σεμιναρίου ή συνεδρίου κτλ, αντίστοιχα. Από τη λίστα στο Τμήμα/Υπηρεσία επιλέγεται το κατάλληλο. 13 από 21
Στην περίπτωση που ο υπεύθυνος της κράτησης θα είναι κάποιο άλλο άτομο εκτός από τον ίδιος τότε θα πρέπει να συμπληρωθούν τα πεδία Υπεύθυνος Κράτησης και email Υπεύθυνου Κράτησης. Όταν το σύστημα στέλνει ενημερωτικά email για την κατάσταση της κράτησης θα αποστέλλονται και στο email του Υπεύθυνου Κράτησης. Συμπληρώνεται το τηλέφωνο επικοινωνίας του χρήστη ή του υπεύθυνου κράτησης, όπως επίσης και οποιεσδήποτε επιπρόσθετες σημειώσεις κρίνονται αναγκαίες. Εάν υπάρχουν ανάγκες σε λογισμικά τα οποία δεν παρουσιάζονται στην Λίστα Λογισμικών ανά Εργαστήριο τότε θα πρέπει να συμπληρώσετε το πεδίο Ανάγκες σε λογισμικά. Πριν καταχωρήστε το αίτημα σας επιβεβαιώνεται ότι τα πεδία με το αστεράκι στην αρχή είναι συμπληρωμένα. Πατώντας το κουμπί Καταχώρηση το σύστημα ελέγχει εάν δεν υπάρχει σύγκρουση με άλλες κρατήσεις ή επίσημες αργίες καθώς επίσης ότι εμπίπτει στις ώρες λειτουργίας των εργαστηριών. Στην περίπτωση μη ικανοποίησης των περιορισμών το σύστημα παρουσιάζει το αντίστοιχο μήνυμα. Όταν υπάρχει σύγκρουση με άλλη κράτηση τότε ο χρήστης λαμβάνει το πιο κάτω μήνυμα: 14 από 21
Εάν επιθυμεί μπορεί να πατήσει το σύνδεσμο εδώ και το αίτημα της κράτησης θα παραμείνει στο σύστημα αναμένοντας ακύρωσης άλλης κράτησης, και λαμβάνει το πιο κάτω μήνυμα: Στην περίπτωση που δεν ισχύει οποιοδήποτε από τα πιο πάνω προβλήματα τότε το αίτημα καταχωρείται στο σύστημα και εκκρεμή για έγκριση από τον υπεύθυνο εργαστηρίου. Ταυτόχρονα στέλνεται email στον χρήστη (και στο email του υπεύθυνου κράτησης εάν ισχύει) μήνυμα επιβεβαίωσης της καταχώρησης του αιτήματος. Όταν ο υπεύθυνος εργαστηρίου εγκρίνει ή απορρίψει ανάλογα το αίτημα ο χρήστης θα λάβει email για τη νέα κατάσταση της κράτησης του. 15 από 21
Προσωπικές Κρατήσεις Οι χρήστες του συστήματος έχουν την δυνατότητα να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται τις κρατήσεις που έχουν καταχωρήσει επιλέγοντας Διαχείριση Κρατήσεων > Αλλαγή Κρατήσεων από το μενού της Εικόνας 3. Με την επιλογή αυτή εμφανίζεται η οθόνη της Εικόνας 8. Εικόνα 8 16 από 21
Ο χρήστης μπορείς να αναζητήσει κρατήσεις καθορίζοντας ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα πεδία: Αίθουσα Κατάσταση Αιτήματος Διαστήματα Ημερομηνιών Πατώντας το κουμπί Αναζήτηση ακολουθεί. τα αποτελέσματα εμφανίζονται στον πίνακα που Εάν επιθυμεί ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσεις τα αποτελέσματα αναζήτησης με περισσότερες πληροφορίες για την κράτηση πατώντας το κουμπί Εκτύπωση Κρατήσεων βρίσκεται στο κάτω μέρος του πίνακα στα αριστερά. Ο πίνακας παρουσιάζει τις βασικές πληροφορίες της κράτησης, πατώντας το σύνδεσμο περισσότερα εμφανίζονται όλα τα στοιχεία της κράτησης (Εικόνα 9). 17 από 21
Εικόνα 9 Στην περίπτωση που ο χρήστης επιθυμεί να αλλάξει την αίθουσα/ημέρες/ώρες της κράτησης πρέπει να ακυρώσει την κράτηση και μετά να καταχωρήσεις νέο αίτημα. Ακύρωσης της κράτησης μπορεί να γίνει οποιαδήποτε στιγμή, ακόμα και μετά την Έγκριση της κράτησης από τους υπεύθυνους εργαστηρίου, φτάνει να μην έχει περάσει η ημερομηνία λήξης της κράτησης. Αλλάζει την Κατάσταση Αιτήματος σε Ακυρώθηκε από τον Χρήστη, εάν επιθυμεί συμπληρώνει το πεδίο Σχόλια Κατάστασης Αιτήματος και πατά το κουμπί Καταχώρηση. 18 από 21
Στην περίπτωση που ο χρήστης επιθυμεί να αλλάξει κάποια στοιχεία της κράτησης που δεν επηρεάζουν το πρόγραμμα κρατήσεων τότε θα πατήσει στον σύνδεσμο Επεξεργασία Κράτησης. Πατώντας τον σύνδεσμο ανοίγει η οθόνη της Εικόνας 10. 19 από 21
Εικόνα 10 Η πιο πάνω οθόνη είναι η ίδια με αυτή του Αιτήματος Κράτησης Εργαστηρίου με τη διαφορά ότι τα πεδία όπως Αίθουσα, Ημερομηνία Έναρξης, Ημερομηνία Λήξης, Ώρα Έναρξης, Ώρα Λήξης και Ημέρες Κράτησης δεν μπορούν να αλλάξουν. Ο χρήστης μπορεί να ενημερώσει τα στοιχεία που επιθυμεί και να πατήσει το κουμπί Αποθήκευση. 20 από 21
Ο χρήστης μπορεί επίσης να παρακολουθήσεις τις προσωπικές του κρατήσεις, χωρίς τη δυνατότητα να τις αλλάξει, από τις «Αναφορές / Πληροφορίες» > «Αναφορά Προσωπικών Κρατήσεων» (Εικόνα 4). 21 από 21