Σχήμα διαχείρισης δαπανών ανάμεσα σε ΑΣ και εταίρους 1/3 1. Κάθε εταίρος της ΑΣ πραγματοποιεί δαπάνες σύμφωνα με την ΑΥΙΜ. Δημιουργεί τις λογιστικές καταστάσεις ανά δράση (με καταχώρησή στην εφαρμογή διαχείρισης ΤοπΣΑ και αντίστοιχη εξαγωγή) με συχνότητα τουλάχιστον μηνιαία ή όπως αλλιώς έχει προβλεφθεί στο Σχέδιο Δράσης. 2. Ο εταίρος της ΑΣ αποστέλλει προς το Διαχειριστή της ΑΣ τις λογιστικές καταστάσεις συνοδευόμενες από τα παραστατικά δαπανών, πληρωμής και τα ανάλογα έγγραφα τήρησης νομιμότητας της διαδικασίας όπως αυτή προβλέπεται από το κανονιστικό πλαίσιο (αποφάσεις πρόσληψης, συμβάσεις, φύλλα χρονοαπασχόλησης, κα) με συχνότητα τουλάχιστον μηνιαία ή όπως αλλιώς έχει προβλεφθεί στο Σχέδιο Δράσης. 3. Ο Διαχειριστής παραλαμβάνει, ελέγχει και επαληθεύει την υλοποίηση του φυσικού και του οικονομικού αντικειμένου του εταίρου σύμφωνα με τη διαδικασία που έχει προβλέψει στο Σχέδιο Δράσης και στο φάκελο Διαχειριστικής Επάρκειας.
Σχήμα διαχείρισης δαπανών ανάμεσα σε ΑΣ και εταίρους 2/3 4. Ο Διαχειριστής καταχωρεί στην εφαρμογή Διαχείρισης ΤοπΣΑ τις επιλέξιμες δαπάνες και εκδίδει εντολή μεταβίβασης ισόποσης επιχορήγησης όπου αναγράφονται τα παραστατικά και τα ποσά που επιχορηγούνται ανά δράση. 5. Ο εταίρος εκδίδει Τιμολόγιο Επιχορήγησης ή άλλο παραστατικό ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας. Στο τιμολόγιο αναγράφεται η ανάλυση που έχει αποσταλεί με την εντολή μεταβίβασης επιχορήγησης. Η διαδικασία έκδοσης τιμολογίου επιχορήγησης επαναλαμβάνεται όποτε ο Διαχειριστής εκδίδει εντολή επιχορήγησης. 6. Ο Διαχειριστής όταν υπάρξουν διαθέσιμα κονδύλια, εκδίδει Εντολή Πληρωμής και μεταβιβάζει τα ποσά σε τραπεζικό λογαριασμό που ο Εταίρος έχει καθορίσει ή εκδίδει επιταγή υπέρ του δικαιούχου Εταίρου. Μια Εντολή Πληρωμής αντιστοιχεί σε μια Επιταγή και μπορεί να αντιστοιχεί σε περισσότερα του ενός τιμολογίων επιχορήγησης.
Σχήμα διαχείρισης δαπανών ανάμεσα σε ΑΣ και εταίρους 3/3 7. Ο εταίρος εκδίδει Απόδειξη Είσπραξης για τη βεβαίωση πληρωμής της επιχορήγησης. 8. Για κάθε Εντολή Πληρωμής (πληρωμή Εταίρου) και σε περίπτωση που για αυτή την πληρωμή είχαν αποσταλεί στο Διαχειριστή επί πιστώσει παραστατικά (εκτός δαπανών που εμπεριέχουν κρατήσεις ή εισφορές φόρων ασφαλιστικών ταμείων) που περιείχαν επιλέξιμες δαπάνες, θα πρέπει ο Εταίρος εντός του μηνός έκδοσης της επιταγής, να διαβιβάσει στο Διαχειριστή τα παραστατικά εξόφλησης των επί πιστώσει επιλέξιμων δαπανών. Το ποσό που δεν εκκαθαρίζεται εντός 30 ημερών από την πίστωση του λογαριασμού, αφαιρείται από το ποσό της επόμενης μεταβίβασης επιχορήγησης. Με την εκκαθάριση του ποσού η αμέσως επόμενη μεταβίβαση επιχορήγησης αυξάνεται ισόποσα.
Υποβολή Μηνιαίου Δελτίου Δήλωσης Δαπανών(ΜΔΔΔ) (1/2) Εφόσον έχουν πιστοποιηθεί εξοφλημένες δαπάνες από έναν τουλάχιστον εταίρο η ΑΣ πρέπει να υποβάλλει ΜΔΔΔ εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που έπεται της πιστοποίησης της δαπάνης. Το ΜΔΔΔ θα συνοδεύεται σε έντυπη μορφή από : Διαβιβαστικό Δελτίο παρακολούθησης-πιστοποίησης του παραχθέντος ΦΑ και ΟΑ όπου θα αποτυπώνεται σε συνοπτική μορφή η εξέλιξη του Σχεδίου ανά δράση και εταίρο που έχουν πιστοποιημένες δαπάνες. Λογιστικές Καταστάσεις όπως αυτές παράγονται από την εφαρμογή διαχείρισης των ΤοπΣΑ Εντολές Πληρωμής της ΑΣ προς κάθε εταίρο (εφόσον υπάρχουν)
Υποβολή Μηνιαίου Δελτίου Δήλωσης Δαπανών(ΜΔΔΔ) (2/2) Τιμολόγια Επιχορήγησης ενός εκάστου εταίρου προς την ΑΣ (εφόσον υπάρχουν) Επιταγές/Καταθετήρια πληρωμής του εταίρου (εφόσον υπάρχουν) Extrait λογαριασμού όψεως της ΑΣ Το ΜΔΔΔ θα συνοδεύεται σε ηλεκτρονική μορφή από παραστατικά τεκμηρίωσης των περιεχομένων των λογιστικών καταστάσεων ανά εταίρο και δράση (δαπάνες, πληρωμές, διοικητικά έγγραφα, λογιστικές εγγραφές, extrait λογαριασμού). Επιπρόσθετα απαραίτητα υποβάλλεται πίνακας αντιστοίχησης πραγματοποιηθεισών δαπανών (όπως αυτές αποτυπώνονται στις λογιστικές καταστάσεις) με τις δηλωθείσες στην ΑΥΙΜ.