Αρ. Έκδοσης 1 Υπεύθυνος: Υπεύθυνος ΣΔΕΠ Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 1 από 5 ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 1 από 5 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας είναι η ορθολογική οικονομική διαχείριση του έργου και ειδικότερα η διασφάλιση της τήρησης των υποχρεώσεων που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει η νομοθεσία και η συμφωνία παραστατικών, λογιστικών εγγραφών και ταμειακών ροών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Δ6-01: Ολοκλήρωση έργου Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Παραστατικά δαπανών και εξόφλησης 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Εγγραφές λογιστικού συστήματος Οικονομικές και λογιστικές καταστάσεις 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Π.Δ. 186/1992 Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων, ως ισχύει Νόμος 2362/95 (ΦΕΚ Α 247/ ) περί Δημόσιου Λογιστικού ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις Νόμος 2198/94 (ΦΕΚ 43/τ. Α /94) άρθρο 24 σχετικά με την παρακράτηση φόρου εισοδήματος Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/ ) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/ «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας»

2 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 2 από 5 ΚΥΑ /679/ (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας, 2008, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία τήρησης λογιστικού συστήματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Καταχώρηση παραστατικών στο λογιστικό σύστημα 2. Έλεγχος λογιστικών καταχωρήσεων ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΣΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Σύμφωνα με το δεύτερο βήμα της διαδικασίας Δ5-01: "Τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενων έργων", έχει ήδη ανοιχθεί από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας ειδική οικονομική μερίδα λογαριασμός στον προϋπολογισμό (για την είσπραξη στους κωδικούς των εσόδων και για τις πληρωμές στους κωδικούς των εξόδων), καθώς και στο Λογιστικό Σχέδιο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. Με την έκδοση κάθε παραστατικού (πληρωμής ή εξόφλησης) γίνεται ενημέρωση των κωδικών των λογαριασμών του έργου, καθώς και των αντίστοιχων Βιβλίων. Τα παραστατικά που καταχωρούνται στο λογιστικό σύστημα χαρακτηρίζονται από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων σε συνεργασία με τη Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. Με την ολοκλήρωση των εγγραφών τα παραστατικά αρχειοθετούνται. Με ευθύνη της Μονάδας Παρακολούθησης Έργων, τηρείται οργανωμένο και ελεγχόμενο αρχείο για την τήρηση όλων των παραστατικών και των δικαιολογητικών που συνδέονται με τις λογιστικές εγγραφές και γενικά την οικονομική διαχείριση ΈΛΕΓΧΟΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΩΝ Στο τέλος κάθε μήνα και οπωσδήποτε αμέσως μετά την ολοκλήρωση του έργου, γίνεται έλεγχος των λογιστικών καταχωρήσεων που περιλαμβάνει: έλεγχο ορθής τήρησης των κανονιστικών και νομοθετικών διατάξεων που ισχύουν, έλεγχο της συμφωνίας των παραστατικών με τις λογιστικές εγγραφές. Στην περίπτωση που διαπιστωθούν λανθασμένες εγγραφές, η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας θα πρέπει να προχωρήσει σε

3 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 3 από 5 διορθωτική ενέργεια, σύμφωνα με τις διατάξεις που καθορίζονται για τη συγκεκριμένη λανθασμένη καταχώρηση.

4 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 4 από 5 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

5 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 5 από 5 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας - Καταχώρηση παραστατικών στο λογιστικό σύστημα - Τελικός Έλεγχος λογιστικών καταχωρήσεων - Διορθωτικές ενέργειες σε περιπτώσεις λανθασμένων εγγραφών Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας - Τήρηση αρχείου με όλα τα παραστατικά και τα δικαιολογητικά που συνδέονται με τις λογιστικές εγγραφές και γενικά την οικονομική διαχείριση 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ / / 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Εφαρμογή DE FACTO για τη λογιστική παρακολούθηση έργων και εργασιών του ΕΛΚΕ. Επίσης, για την οικονομική παρακολούθηση σε επίπεδο υποέργου χρησιμοποιούνται φύλλα Excel, στα οποία εισάγεται ο προϋπολογισμός και οι πραγματοποιηθείσες δαπάνες (ανά κατηγορία δαπάνης). 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΈΡΓΟΥ Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου <τίτλος έργου> Εκτυπώσεις/αναφορές λογιστικού συστήματος.