Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών

Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών NN44200-110-GR

Κατάσταση εγγράφου: Τυπικό Έκδοση εγγράφου: 01.05 Ημερομηνία εγγράφου: 15/05/2007 Με επιφύλαξη κάθε δικαιώματος. Προέλευση:Καναδάς Οι πληροφορίες υπόκεινται σε αλλαγές χωρίς προειδοποίηση. Η διατηρεί το δικαίωμα να κάνει αλλαγές στο σχεδιασμό ή τα συστατικά μέρη του προϊόντος σύμφωνα με τυχόν εγγυήσεις για την εξέλιξη στον τεχνικό σχεδιασμό και την κατασκευή. Η διαδικασία εκπομπής δεδομένων και ανταλλαγής μηνυμάτων μέσω κλήσεων μεταξύ του CallPilot και των διακομιστών του, των διακοπτών ή του συστήματος είναι ιδιοκτησία της. Οποιαδήποτε άλλη χρήση των δεδομένων και της διαδικασίας εκπομπής αποτελούν παραβίαση της άδειας χρήστη, εκτός αν πριν τη χρήση αυτή υπάρχει συγκεκριμένη έγγραφη έγκριση από την Nortel Networks. Οι παραβιάσεις της αδείας με διαφορετική χρήση οποιουδήποτε τμήματος της συγκεκριμένης διαδικασίας ή του σχετικού υλικού συνιστούν αιτία για άμεσο τερματισμό της αδείας και η διατηρεί το δικαίωμα να αναζητήσει όλους τους πιθανούς τρόπους για να διορθώσει αυτήν την παραβίαση. Στις ακόλουθες σελίδες εμφανίζονται τα εμπορικά σήματα της και άλλων εταιρειών: *Το, το λογότυπο, τα Globemark, Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMS-SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1, SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis και Unity αποτελούν εμπορικά σήματα της. Το 3COM είναι εμπορικό σήμα της 3Com Corporation. Το ACCENT είναι εμπορικό σήμα της Accent Software International Ltd. Το ADOBE είναι εμπορικό σήμα της Adobe Systems Incorporated. Το AMDEK είναι εμπορικό σήμα της Amdek Corporation. Το AT&T είναι εμπορικό σήμα της American Telephone and Telegraph Corporation. Το ATLAS είναι εμπορικό σήμα της Quantum Corporation. Το ATRIA είναι εμπορικό σήμα της Pure Atria Corporation. Το BLACKBERRY είναι εμπορικό σήμα της Research in Motion Limited. Το CASEWARE είναι εμπορικό σήμα της Caseware International, Inc. Το CONTINUUS είναι εμπορικό σήμα της Continuus Software Corporation. Το CRYSTAL REPORTS είναι εμπορικό σήμα της Seagate Software Inc. Το DEFINITY είναι εμπορικό σήμα της Avaya Inc. Τα DIALOGIC, INTEL και VOICEBRIDGE είναι εμπορικά σήματα της Intel Corporation. Το DIVX είναι εμπορικό σήμα της DivXNetworks, Inc. Τα EUDORA και QUALCOMM είναι εμπορικά σήματα της Qualcomm, Inc. Τα etrust και InoculateIT είναι εμπορικά σήματα της Computer Associates Think Inc.

Τα DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT, MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO, WINDOWS, WINDOWS MEDIA και WINDOWS NT είναι εμπορικά σήματα της Microsoft Corporation. Τα GROUPWISE και NOVELL είναι εμπορικά σήματα της Novell Inc. Το HITACHI είναι εμπορικό σήμα της Hitachi Limited. Το LOGITECH είναι εμπορικό σήμα της Logitech, Inc. Το LUCENT είναι εμπορικό σήμα της Lucent Technologies, Inc. Το MATRA είναι εμπορικό σήμα της Matra Hachette. Τα MCAFFEE και NETSHIELD είναι εμπορικά σήματα της McAfee Associates, Inc. Το MYLEX είναι εμπορικό σήμα της Mylex Corporation. Το NET2PHONE είναι εμπορικό σήμα της Net2Phone, Inc. Το NETOPIA είναι εμπορικό σήμα της Netopia, Inc. Το NETSCAPE COMMUNICATOR είναι εμπορικό σήμα της Netscape Communications Corporation. Το NOTES είναι εμπορικό σήμα της Lotus Development Corporation. Τα NORTON ANTIVIRUS και PCANYWHERE είναι εμπορικό σήμα της Symantec Corporation. Το POWERQUEST είναι εμπορικό σήμα της PowerQuest Corporation. Τα PROMARK και RHOBOT είναι εμπορικά σήματα της DMI Promark, Inc. Το QUICKTIME είναι εμπορικό σήμα της Apple Computer, In. Το RADISYS είναι εμπορικό σήμα της Radisys Corporation. Το ROLM είναι εμπορικό σήμα της Siemens ROLM Communications Inc. ΤΑ SLR4, SLR5 και TANDBERG είναι εμπορικά σήματα της Tandberg Data ASA. Το SONY είναι εμπορικό σήμα της Sony Corporation. Το SYBASE είναι εμπορικό σήμα της Sybase, Inc. Το TEAC είναι εμπορικό σήμα της TEAC Corporation. Το UNIX είναι εμπορικό σήμα της X/Open Company Limited. ΤΑ US ROBOTICS, το λογότυπο US ROBOTICS και το SPORTSTER είναι εμπορικά σήματα της US Robotics. Το WINAMP είναι εμπορικό σήμα της Nullsoft, Inc. Το WINRUNNER είναι εμπορικό σήμα της Mercury Interactive Corporation. Το WINZIP είναι εμπορικό σήμα της Nico Mark Computing, Inc.

Προηγούμενες εκδόσεις Μάιος 2007 Το πρότυπο 01.05 του Οδηγού χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών του CallPilot 5.0 εκδόθηκε για γενική κυκλοφορία. Απρίλιος 2007 Το πρότυπο 01.04 του Οδηγού χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών του CallPilot 5.0 εκδόθηκε για γενική κυκλοφορία. Απρίλιος 2007 Το πρότυπο 01.03 του Οδηγού χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών του CallPilot 5.0 εκδόθηκε για γενική κυκλοφορία. Απρίλιος 2007 Το πρότυπο 01.02 του Οδηγού χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών του CallPilot 5.0 εκδόθηκε για γενική κυκλοφορία. Μάρτιος 2007 Το πρότυπο 01.01 του Οδηγού χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών του CallPilot 5.0 εκδόθηκε για γενική κυκλοφορία.

6 Προηγούμενες εκδόσεις

Περιεχόμενα Πώς θα έχετε πρόσβαση σε βοήθεια 9 CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής 11 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή 15 Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή 35

8 Περιεχόμενα

Πώς θα έχετε πρόσβαση σε βοήθεια Στην ενότητα αυτή επεξηγείται πώς θα αποκτήσετε πρόσβαση σε βοήθεια για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της Nortel. Εύρεση βοήθειας στον ιστότοπο της Nortel Ο καλύτερος τρόπος για να έχετε τεχνική υποστήριξη για τα προϊόντα της Nortel είναι δια μέσω του ιστοτόπου Τεχνικής Υποστήριξης της Nortel: http://www.nortel.com/support Σε αυτόν τον ιστότοπο παρέχεται άμεση πρόσβαση στο λογισμικό, σε τεκμηρίωση, σε ανακοινώσεις και σε εργαλεία, ώστε να αντιμετωπίσετε τυχόν προβλήματα σχετικά με τα προϊόντα της Nortel. Πιο συγκεκριμένα, στον ιστότοπο μπορείτε να: κάνετε λήψη λογισμικού, τεκμηρίωσης και ανακοινώσεων σχετικά με προϊόντα εκτελέσετε αναζήτηση σε αυτόν αλλά και στη Γνωσιακή Βάση της Nortel για απαντήσεις σε τεχνικά προβλήματα εγγραφείτε για αυτόματη ειδοποίηση σχετικά με ανανεώσεις στο λογισμικό και την τεκμηρίωση του εξοπλισμού της Nortel δείτε και διαχειριστείτε υποθέσεις τεχνικής υποστήριξης Πρόσβαση σε βοήθεια δια μέσω τηλεφώνου από ένα Κέντρο Λύσεων της Nortel Σε περίπτωση που δεν βρείτε τις πληροφορίες που ζητάτε στον Ιστότοπο Τεχνικής Υποστήριξης της Nortel και έχετε συνάψει ένα συμβόλαιο υποστήριξης με την Nortel, μπορείτε να έχετε βοήθεια δια μέσω τηλεφώνου από ένα Κέντρο Λύσεων της Nortel. Στη Βόρειο Αμερική τηλεφωνήστε στο 1-800-4NORTEL (1-800-466-7835).

10 Πώς θα έχετε πρόσβαση σε βοήθεια Για χώρες εκτός Βορείου Αμερικής, επισκεφθείτε τον ακόλουθο ιστότοπο για να βρείτε τον τηλεφωνικό αριθμό για την περιοχή σας: http://www.nortel.com/callus Πρόσβαση σε βοήθεια δια μέσω εξειδικευμένου προσωπικού με χρήση Κωδικού Άμεσης Πρόσβασης. Μπορείτε αποκτήσετε πρόσβαση σε κάποια Κέντρα Τεχνικών Λύσεων της Nortel, χρησιμοποιώντας έναν Κωδικό Άμεσης Πρόσβασης (ERC), ώστε να απευθύνετε άμεσα το ερώτημα σας στο εξειδικευμένο προσωπικό στα προϊόντα και τις υπηρεσίες της Nortel. Για να μάθετε τον κωδικό ERC του προϊόντος σας ή κάποιας υπηρεσίας, επισκεφθείτε την ηλεκτρονική διεύθυνση: http://www.nortel.com/erc Βοήθεια από διανομέα ή μεταπωλητή της Nortel Εάν συνάψατε κάποιο συμβόλαιο με έναν διανομέα ή εξουσιοδοτημένο μεταπωλητή, για συντήρηση του προϊόντος της Nortel, επικοινωνήστε με το προσωπικό τεχνικής υποστήριξης του διανομέα ή του μεταπωλητή.

CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής Εισαγωγή Η εφαρμογή CallPilot Voice Forms παρέχει ένα απλό αλλά ισχυρό τρόπο ηλεκτρονικής συλλογής δεδομένων. Μια φωνητική φόρμα είναι το ηλεκτρονικό ισοδύναμο μιας έντυπης φόρμας ή ερωτηματολογίου. Μια φωνητική φόρμα περιέχει μια σειρά από ερωτήσεις που αναπαράγεται στους καλούντες όταν καλού την υπηρεσία φωνητικής φόρμας. Οι καλούντες ακούν την κάθε ερώτηση και παρέχουν μια απάντηση. Το σύνολο των απαντήσεων αποθηκεύεται στο σύστημα με τη μορφή μιας απόκρισης. Οι φωνητικές φόρμες χρησιμοποιούνται σε υπηρεσίες όπως αιτήσεις πιστωτικών καρτών, φόρμες εγγραφής και δελτία παραπόνων πελατών. Στην εφαρμογή CallPilot Voice Forms εμπλέκονται τρεις ομάδες προσώπων: ο διαχειριστής του συστήματος, ο οποίος δημιουργεί και συντηρεί τις φωνητικές φόρμες στο διακομιστή CallPilot ο καλών, ο οποίος καλεί την υπηρεσία φωνητικής φόρμας και απαντάει στις ερωτήσεις της φωνητικής φόρμας μέσω του τηλεφώνου ο μεταγραφέας, ο οποίος λαμβάνει, αναπαράγει, ακούει και μεταγράφει τις απαντήσεις του καλούντος Μπορείτε να μεταγράψετε τις απαντήσεις με έναν από τους εξής δύο τρόπους: με τη χρήση τηλεφώνου με τη χρήση του My CallPilot

12 CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής Πρόσβαση πολλαπλών χρηστών στην υπηρεσία μεταγραφής Πολλοί μεταγραφείς μπορούν να έχουν ταυτόχρονη πρόσβαση στην ίδια φωνητική φόρμα, αλλά μόνο ένας μεταγραφέας μπορεί να έχει πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη απάντηση. Όταν ανακτάτε μια απάντηση για μεταγραφή, το σύστημα κλειδώνει την απάντηση, ώστε μόνο εσείς να μπορείτε να μεταγράψετε αυτήν την απάντηση. Μόλις ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της απάντησης, πρέπει να τη διαγράψετε, ώστε η απάντηση να μην είναι διαθέσιμη σε άλλους μεταγραφείς. Ειδοποίηση απαντήσεων Εάν εκτελείτε τη μεταγραφή με τη χρήση τηλεφώνου, το σύστημα μπορεί να σας ειδοποιήσει ότι έχετε απαντήσεις για μεταγραφή μέσω του Δείκτη μηνύματος σε αναμονή (MWI) στο τηλέφωνό σας. Εάν ο δείκτης MWI αναβοσβήνει, υποδεικνύει ότι έχετε απαντήσεις. Όταν αναπαράγετε το μήνυμα, το σύστημα υποδεικνύει τον αναγνωριστικό αριθμό της φωνητικής φόρμας, τον αριθμό των απαντήσεων που έχετε και την ημερομηνία λήψης των απαντήσεων. Όταν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή όλων των απαντήσεων, ο δείκτης MWI σταματάει να αναβοσβήνει. Το σύστημα μπορεί επίσης να στείλει ένα μήνυμα ειδοποίηση στη θυρίδα μηνυμάτων σας. Μπορείτε να ακούσετε το μήνυμα χρησιμοποιώντας το τηλέφωνό σας ή να δείτε τα μηνύματα χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα υπολογιστή ή το My CallPilot. Σχετικά με αυτόν τον οδηγό Ο Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών περιλαμβάνει βασικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζετε για να εκτελέσετε μεταγραφή με τη χρήση του τηλεφώνου και με τη χρήση του My CallPilot. Για μεταγραφή με τη χρήση τηλεφώνου, ανατρέξτε στο κεφάλαιο Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή. Για μεταγραφή με τη χρήση του My CallPilot, ανατρέξτε στο κεφάλαιο Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή. Στον Οδηγό χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών περιγράφονται οι διαδικασίες με τη σειρά που πιθανότατα θα τις χρησιμοποιήσετε. Ωστόσο, μπορείτε να εξετάσετε τις διαδικασίες με τη σειρά που προτιμάτε.

Έγγραφα αναφοράς 13 Σημαντικοί όροι που χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον οδηγό Τρεις σημαντικοί όροι που χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον οδηγό είναι απάντηση, πεδίο και απόκριση. Η απάντηση αναφέρεται στην απάντηση σε μια ερώτηση στη φωνητική φόρμα. Ένα πεδίο αποτελείται από τρία μέρη: πριν από την απάντηση, απάντηση και μετά την απάντηση. 1. Πριν από την απάντηση, ανάλογα με τον τρόπο που ο διαχειριστής έχει ρυθμίσει το σύστημα, είναι το φωνητικό όνομα του πεδίου, ένα ηχητικό σήμα ή τίποτα (χωρίς παύση). 2. Απάντηση είναι η απάντηση του καλούντος σε μια ερώτηση. 3. Μετά την απάντηση, ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης του συστήματος από το διαχειριστή, είναι η διακοπή του συστήματος ή μια καθυστέρηση. Μια απόκριση περιέχει τις απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις σε μια φωνητική φόρμα. Τύποι αποκρίσεων Υπάρχουν δύο τύποι αποκρίσεων: 1. Μια νέα απόκριση είναι μια απόκριση που το σύστημα αποθηκεύει μόλις ο καλών ολοκληρώσει τη φωνητική φόρμα και στέλνει σε κάποιον μεταγραφέα. 2. Μια ειδική απόκριση είναι μια απόκριση που κάποιος μεταγραφέας έχει επιχειρήσει να μεταγράψει αλλά δεν ολοκλήρωσε με επιτυχία τη μεταγραφή. Σε αυτήν την περίπτωση, ο μεταγραφέας σημειώνει τη νέα απόκριση ως ειδική, επειδή η απόκριση απαιτεί περισσότερη προσοχή. Σημείωση: Όταν κάποιος μεταγραφέας ανακτήσει μια νέα ή ειδική απόκριση και ξεκινήσει τη μεταγραφή, το σύστημα κλειδώνει την απόκριση ώστε να μην είναι δυνατή η ανάκτηση από κάποιον άλλο μεταγραφέα. Έγγραφα αναφοράς Για έναν κατάλογο όλων των εγγράφων CallPilot, ανατρέξτε στον επόμενο Χάρτη τεκμηρίωσης πελατών CallPilot.

14 CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Επισκόπηση Η διάταξη πληκτρολογίου της υπηρεσίας μεταγραφής στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου σας για το CallPilot Voice Forms είναι παρόμοια με το Meridian Mail (MM) Voice Forms. Όταν πατάτε διαφορετικά πλήκτρα στο πληκτρολόγιο, μπορείτε να εκτελέσετε όλες τις απαιτούμενες εντολές για τη μεταγραφή μιας απόκρισης καλούντος. Εάν δεν γνωρίζετε το MM Voice Forms, η υπηρεσία βοήθειας παρέχει μια σειρά από υποδείξεις του συστήματος που σάς καθοδηγούν στη διαδικασία μεταγραφής. Κατάσταση αναπαραγωγής και κατάσταση παύσης Η υπηρεσία μεταγραφής βρίσκεται σε μία από τις δύο καταστάσεις: την κατάσταση αναπαραγωγής ή την κατάσταση παύσης. Όταν αναπαράγετε κάποια απόκριση, η υπηρεσία βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής. Η υπηρεσία μεταβαίνει σε κατάσταση παύσης όταν πατήσετε το πλήκτρο παύσης ή 2 κατά την αναπαραγωγή. Ορισμένα πλήκτρα στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου λειτουργούν διαφορετικά, ανάλογα εάν η υπηρεσία βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Τύποι εντολών Υπάρχουν τρεις τύποι εντολών: εντολές αναπαραγωγής και παύσης, εντολές απόκρισης και εντολές περιόδου λειτουργίας.

16 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Διάταξη πληκτρολογίου εντολών αναπαραγωγής και παύσης Εικόνα 1 Διάταξη πληκτρολογίου εντολών αναπαραγωγής και παύσης Εντολές αναπαραγωγής και παύσης Οι εντολές αναπαραγωγής και παύσης είναι εντολές ενός ψηφίου. Στον επόμενο πίνακα φαίνονται οι διάφορες εργασίες και οι σχετικές εντολές αναπαραγωγής και παύσης που είναι διαθέσιμες στο πληκτρολόγιο όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εντολές σε διάφορες στιγμές, κατά την μεταγραφή αποκρίσεων. Πίνακας 1 Εντολές αναπαραγωγής και παύσης στο πληκτρολόγιο Εντολή Πλήκτρο Πότε χρησιμοποιείται ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΠΙΣΩ 1 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΠΑΥΣΗ 2 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Αποτέλεσμα Το σύστημα μεταβαίνει προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση. Το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή και θέτει την υπηρεσία σε κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ.

Επισκόπηση 17 Εντολή Πλήκτρο Πότε χρησιμοποιείται ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΜΠΡΟΣΤΑ 3 ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ 4 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ ΕΠΟΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ 6 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Αποτέλεσμα Το σύστημα μεταβαίνει προς τα εμπρός μέσα σε μια απάντηση. Το σύστημα μεταβαίνει στην προηγούμενη απόκριση. Το σύστημα μεταβαίνει στην επόμενη απόκριση. ΒΟΗΘΕΙΑ * Οποτεδήποτε Το σύστημα αναπαράγει μηνύματα που σας βοηθούν κατά τη διαδικασία μεταγραφής. ΠΑΥΣΗ # Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ Το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή και θέτει την υπηρεσία σε κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ. 1 Κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα μεταβαίνει στο προηγούμενο πεδίο. ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ 2 Κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα ξεκινά την αναπαραγωγή. ΕΠΟΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ 3 Κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα μεταβαίνει στο επόμενο πεδίο. ΔΙΑΚΟΠΗ # Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ ΠΑΤΗΣΤΕ ΤΗ ΔΙΕΣΗ # Όταν σας το ζητά το σύστημα Το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή και αναπαράγει ένα χρονικό διάστημα σιωπής ή παύσης. Υποδεικνύει στο σύστημα ότι έχετε ολοκληρώσει την εισαγωγή των απαιτούμενων πληροφοριών.

18 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Εντολή Πλήκτρο Πότε χρησιμοποιείται Αποτέλεσμα ΑΚΥΡΟ # Οποτεδήποτε Ακυρώνει μια λειτουργία που βρίσκεται σε εξέλιξη. Διάταξη πληκτρολογίου εντολών απόκρισης Εικόνα 2 Διάταξη πληκτρολογίου εντολών απόκρισης Εντολές απόκρισης Οι εντολές απόκρισης είναι εντολές δύο ψηφίων. Όλες οι εντολές απόκρισης αρχίζουν με το πάτημα του 7 στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου. Με τη χρήση εντολών απόκρισης, μπορείτε να εκτελέσετε αναπαραγωγή των στοιχείων της απόκρισης, να διαγράψετε ή να επαναφέρετε μια απόκριση και να επισημάνετε μια απόκριση ως ειδική ή νέα. Στον επόμενο πίνακα περιλαμβάνονται οι εντολές απόκρισης που είναι διαθέσιμες στο πληκτρολόγιο όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εντολές σε διάφορες στιγμές, κατά την μεταγραφή αποκρίσεων.

Επισκόπηση 19 Πίνακας 2 Πληκτρολόγιο εντολών απόκρισης Εντολή Πλήκτρα Πότε χρησιμοποιείται ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ 7 + 6 7 + 2 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗ' 7 + 0 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Αποτέλεσμα Το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία της απόκρισης. Το σύστημα διαγράφει την απόκριση. Το σύστημα επισημαίνει την απόκριση ως ειδική. ΑΚΥΡΟ 7 + # Οποτεδήποτε Το σύστημα ακυρώνει μια λειτουργία που βρίσκεται σε εξέλιξη. Διάταξη πληκτρολογίου εντολών περιόδου λειτουργίας Εικόνα 3 Διάταξη πληκτρολογίου εντολών περιόδου λειτουργίας Εντολές περιόδου λειτουργίας Όπως και οι εντολές απόκρισης, οι εντολές περιόδου λειτουργίας είναι εντολές δύο ψηφίων. Όλε οι εντολές περιόδου λειτουργίας ξεκινούν με το 8 στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου. Με τη χρήση των εντολών περιόδου λειτουργίας, μπορείτε να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη απόκριση, να αλλάξετε ουρές αποκρίσεων, να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής ή να συνδεθείτε σε κάποια άλλη φωνητική φόρμα από την τρέχουσα φωνητική φόρμα χωρίς να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία. Στον επόμενο πίνακα

20 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή περιλαμβάνονται οι εντολές περιόδου λειτουργίας που είναι διαθέσιμες στο πληκτρολόγιο όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εντολές σε διάφορες στιγμές, κατά την μεταγραφή αποκρίσεων. Πίνακας 3 Εντολές πληκτρολογίου περιόδου λειτουργίας Εντολή Πλήκτρα Πότε χρησιμοποιείται Αποτέλεσμα ΣΥΝΔΕΣΗ 8 + 1 Οποτεδήποτε Το σύστημα συνδέεται σε κάποια άλλη φωνητική φόρμα. ΑΠΟΣΥΝΔΕΣΗ 8 + 3 Οποτεδήποτε Το σύστημα αποσυνδέεται από τη φωνητική φόρμα. ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ 8 + 4 Οποτεδήποτε Εκτελείται εναλλαγή του συστήματος μεταξύ λιστών ειδικών και νέων αποκρίσεων. ΜΕΤΑΒΑΣΗ 8 + 6 Οποτεδήποτε Το σύστημα μεταβαίνει σε μια συγκεκριμένη απόκριση. ΑΚΥΡΟ 8 + # Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα ακυρώνει μια λειτουργία που βρίσκεται σε εξέλιξη. Σύνδεση στην υπηρεσία μεταγραφής με τη χρήση τηλεφώνου Όταν λαμβάνετε ειδοποίηση ότι έχετε αποκρίσεις προς μεταγραφή, μπορείτε να συνδεθείτε στην υπηρεσία μεταγραφής και να εκτελέσετε αναπαραγωγή των αποκρίσεων. Για σύνδεση με τη χρήση του τηλεφώνου 1 Πληκτρολογήστε τον αριθμό πρόσβασης στην υπηρεσία μεταγραφής που σάς έχει δώσει ο διαχειριστής. Αποτέλεσμα: Το σύστημα σάς ζητά το αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας.

Σύνδεση στην υπηρεσία μεταγραφής με τη χρήση τηλεφώνου 21 2 Πληκτρολογήστε το αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας, ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#). Αποτέλεσμα: Το σύστημα σάς ζητά τον κωδικό πρόσβασης φωνητικής φόρμας.

22 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή 3 Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης που αντιστοιχεί στη φωνητική φόρμα, ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#). Σημείωση: Εάν το σύστημα δεν σας ζητήσει κωδικό πρόσβασης, σάς συνδέει αυτόματα στην υπηρεσία μεταγραφής. Εάν δεν γνωρίζετε τον κωδικό πρόσβασης της φωνητικής φόρμας, ρωτήστε τον διαχειριστή. Αποτέλεσμα 1: Το σύστημα αναπαράγει την επικεφαλίδα της απόκρισης και ανακοινώνει τον αριθμό νέων αποκρίσεων, ακολουθούμενο από τον αριθμό των ειδικών αποκρίσεων. Αποτέλεσμα 2: Ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης της υπηρεσίας από το διαχειριστή, το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία της απόκρισης, που περιλαμβάνουν τον τύπο απόκρισης, το αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας και την ώρα και ημερομηνία εγγραφής της απόκρισης. Σε αυτό το σημείο, είσαστε συνδεδεμένοι στην υπηρεσία μεταγραφής και μπορείτε να μεταγράψετε αποκρίσεις. Αποτέλεσμα 3: Το σύστημα αναπαράγει την πρώτη απάντηση στην απόκριση. Σημείωση: Μόλις ολοκληρωθεί η αναπαραγωγή του πεδίου της πρώτης απάντησης, ανάλογα με τη ρύθμιση του συστήματος από το διαχειριστή, το σύστημα αντιδρά με έναν από τους παρακάτω τρόπους προκειμένου να σας δώσει τον απαραίτητο χρόνο μεταγραφής της απάντησης: το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή για συγκεκριμένη χρονική διάρκεια που έχει ρυθμίσει ο διαχειριστής και, στη συνέχεια, συνεχίζει την αναπαραγωγή της επόμενης απάντησης, προχωρώντας αυτόματα σε όλες τις απαντήσεις της απόκρισης έως ότου φτάσει στο τέλος της απόκρισης.

Αναπαραγωγή αποκρίσεων 23 Αναπαραγωγή αποκρίσεων Επισκόπηση Μπορείτε να εκτελέσετε αναπαραγωγή μιας απόκρισης όσες φορές θέλετε. Μπορείτε να διακόψετε προσωρινά, να διακόψετε ή να συνεχίσετε την αναπαραγωγή σε οποιαδήποτε στιγμή. Μπορείτε να μεταβείτε από μία απάντηση στην επόμενη ή στην προηγούμενη απάντηση. Μπορείτε να μεταβείτε στην επόμενη απόκριση και να επιστρέψετε στην προηγούμενη απόκριση. Μπορείτε επίσης να κινηθείτε προς τα εμπρός ή προς τα πίσω εντός μίας απάντησης. ΠΡΟΣΟΧΗ Αφότου μεταγράψετε όλες τις απαντήσεις σε μια απόκριση, πρέπει να διαγράψετε την απόκριση. Εάν δεν διαγράψετε την απόκριση, η απόκριση παραμένει στη λίστα αποκρίσεων και κάποιος άλλος μεταγραφέας μπορεί να ανακτήσει και να μεταγράψει αυτήν την απόκριση. Συνέχιση αναπαραγωγής Εάν το σύστημα διακόψει την αναπαραγωγή, μεταβαίνει σε κατάσταση παύσης. Για να συνεχίσετε την αναπαραγωγή (όταν βρίσκεστε στο μέσο μιας απάντησης) 1 Πατήστε το 2 για αναπαραγωγή. Αποτέλεσμα: Το σύστημα συνεχίζει την αναπαραγωγή από το σημείο που βρισκόσασταν πριν από την παύση ή τη διακοπή του συστήματος. Παύση αναπαραγωγής Εάν το σύστημα διακόψει την αναπαραγωγή και, στη συνέχεια, συνεχίζει αυτόματα την αναπαραγωγή της επόμενης απάντησης προτού ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της απάντησης, μπορείτε να διακόψετε την αναπαραγωγή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή παύσης οποιαδήποτε στιγμή όταν το σύστημα αναπαράγει κάποια απόκριση. Διακόψτε το σύστημα για να προλάβετε τη μεταγραφή. Εάν κάποια απάντηση είναι ιδιαίτερα μακροσκελής, μπορείτε να διακόψετε την αναπαραγωγή όσες φορές χρειάζεται για να μεταγράψετε την απόκριση.

24 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Για παύση της αναπαραγωγής 1 Πατήστε το 2 για παύση. Σημείωση: Όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο δίεσης (#) για να διακόψετε την αναπαραγωγή. Μετακίνηση προς τα εμπρός ή προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση Κατά την αναπαραγωγή μιας απάντησης, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα εμπρός ή προς τα πίσω μέσα στην απάντηση. Για να μετακινηθείτε προς τα εμπρός μέσα σε μια απάντηση 1 Πατήστε το 3 για μετακίνηση προς τα εμπρός. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μετακινείται προς τα εμπρός κατά 3 δευτερόλεπτα και συνεχίζει την αναπαραγωγή της απάντησης από αυτό το σημείο. Σημείωση: Εάν μετακινηθείτε προς τα εμπρός εντός 3 δευτερολέπτων από το τέλος της απάντησης, το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή της επόμενης απάντησης. Για να μετακινηθείτε προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση 1 Πατήστε το 1 για μετακίνηση προς τα πίσω. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μετακινείται προς τα πίσω κατά 3 δευτερόλεπτα και συνεχίζει την αναπαραγωγή της απάντησης από αυτό το σημείο. Σημείωση: Για να μετακινηθείτε προς τα πίσω περισσότερο από 3 δευτερόλεπτα, πατήστε το 1 και πάλι. Μπορείτε να πατήσετε το 1 όσες φορές θέλετε. Εάν μετακινηθείτε προς τα πίσω στην αρχή μιας

Αναπαραγωγή αποκρίσεων 25 απάντησης, ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης του συστήματος από το διαχειριστή, το σύστημα αναπαράγει έναν σύντομο τόνο ή το όνομα του πεδίου απάντησης. Μετακίνηση στο επόμενο ή το προηγούμενο πεδίο Για να μεταβείτε στο επόμενο ή στο προηγούμενο πεδίο απάντησης με τη χρήση των πλήκτρων ΕΠΟΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ και ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ, το σύστημα πρέπει να βρίσκεται σε κατάσταση παύσης. Εάν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής, πατήστε το 2, το πλήκτρο παύσης, ή το πλήκτρο δίεσης (#) για να μεταβείτε στη κατάσταση παύσης. Για μετακίνηση στο επόμενο πεδίο 1 Πατήστε το 3. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή του επόμενου πεδίου. Σημείωση: Εάν πατήσετε την εντολή ΕΠΟΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ κατά την αναπαραγωγή της τελευταίας απάντησης μιας απόκρισης, το σύστημα αναπαράγει το μήνυμα της απόκρισης. Για μετακίνηση στο προηγούμενο πεδίο 1 Πατήστε το 1. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή του επόμενου πεδίου.

26 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Όταν φτάσετε στο τέλος μιας απόκρισης ΠΡΟΣΟΧΗ Μόλις μεταγράψετε όλες τις απαντήσεις σε μια απόκριση, πρέπει να διαγράψετε την απόκριση. Εάν δεν διαγράψετε την απόκριση, η απόκριση παραμένει στη λίστα αποκρίσεων και κάποιος άλλος μεταγραφέας μπορεί να ανακτήσει και να μεταγράψει την ίδια απόκριση. Όταν εκτελέσετε αναπαραγωγή της τελευταίας απάντησης μιας απόκρισης, βρίσκεστε στο τέλος της απόκρισης. Όταν φτάσετε στο τέλος μιας απόκρισης, μπορείτε να επαναλάβετε την αναπαραγωγή της απόκρισης, να μεταβείτε στην επόμενη ή προηγούμενη απόκριση, να διαγράψετε την απόκριση ή να την επισημάνετε ως ειδική. Αναπαραγωγή της επόμενης ή της προηγούμενης απόκρισης Μπορείτε να μετακινηθείτε στις αποκρίσεις και να ανακτήσετε την προηγούμενη ή την επόμενη απόκριση. Μπορείτε να πατήσετε την εντολή ΕΠΟΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ και ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ οποιαδήποτε στιγμή, είτε κατά τη διάρκεια της αναπαραγωγής μιας απόκρισης ή όταν διακόψετε την αναπαραγωγή. Όταν το σύστημα ανακτήσει την επόμενη ή την προηγούμενη απόκριση, αναπαράγει είτε τα στοιχεία της απόκρισης είτε την επικεφαλίδα της. Για αναπαραγωγή της επόμενης απόκρισης 1 Πατήστε το 6. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή της επόμενης απόκρισης. Σημείωση: Εάν κατά την αναπαραγωγή της επόμενης απόκρισης δεν υπάρχουν διαθέσιμες αποκρίσεις, το σύστημα ανακοινώνει " λίστας αποκρίσεων." Για αναπαραγωγή της προηγούμενης απόκρισης 1 Πατήστε το 4.

Αναπαραγωγή αποκρίσεων 27 Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή της προηγούμενης απόκρισης. Σημείωση: Εάν επιλέξετε την αναπαραγωγή της προηγούμενης απόκρισης κατά τη διάρκεια αναπαραγωγής της πρώτης απόκρισης, το σύστημα εκπέμπει έναν ήχο σφάλματος <Ήχος σφάλματος> Δεν υπάρχει προηγούμενη απόκριση. Διαγραφή μιας απόκρισης Όταν διαγράφετε μια απόκριση, το σύστημα επισημαίνει την απόκριση προς διαγραφή αλλά δεν τη διαγράφει ολοκληρωτικά από τη λίστα αποκρίσεων. ΠΡΟΣΟΧΗ Όταν ολοκληρώσετε την μεταγραφή μιας απόκρισης, πρέπει να διαγράψετε την απόκριση. Εάν δεν διαγράψετε την απόκριση, κάποιος άλλος μεταγραφέας μπορεί να χρησιμοποιήσει την απόκριση. Για να διαγράψετε μια απόκριση

28 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή 1 Πατήστε 7 + 6. Αποτέλεσμα: Όταν διαγράφετε μια απόκριση, το σύστημα ανακοινώνει "Διαγραφή απόκρισης." Το σύστημα μεταβαίνει στην επόμενη παλαιότερη διαθέσιμη απόκριση. ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ Το σύστημα αποθηκεύει δύο αποκρίσεις κατά τη διάρκεια μιας μετεγγραφής. Εάν διαγράψετε μια απόκριση, το σύστημα επισημαίνει την απόκριση προς διαγραφή έως ότου ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της επόμενης απόκρισης. Ωστόσο, όταν ξεκινήσετε τη μεταγραφή μιας τρίτης απόκρισης (τη δεύτερη απόκριση μετά από την απόκριση που διαγράψατε), το σύστημα διαγράφει ολοκληρωτικά την απόκριση που έχει επισημανθεί για διαγραφή. Μπορείτε να ανακτήσετε μια απόκριση την οποία έχει επισημάνει το σύστημα προς διαγραφή. Δεν μπορείτε να ανακτήσετε μια απόκριση την οποία το σύστημα έχει διαγράψει ολοκληρωτικά. Ανάκτηση διαγραμμένης απόκρισης Μπορείτε να ανακτήσετε μια απόκριση που έχει επισημανθεί προς διαγραφή με δύο τρόπους: πατήστε 7 + 6 (ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ) πατήστε 7 + 0 (ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗΣ') Για να επαναφέρετε μια διαγραμμένη απόκριση με τη χρήση των πλήκτρων 7+ 6 ή ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ 1 Πατήστε 7 + 6. Αποτέλεσμα: Το σύστημα σας ενημερώνει "Επαναφορά απόκρισης." Σημείωση 1: Για να επαναφέρετε μια απόκριση με τη χρήση των πλήκτρων 7 + 6, χρησιμοποιείτε την ίδια εντολή που χρησιμοποιείτε για τη διαγραφή μιας απόκρισης. Η εντολή ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ εναλλάσσει τη διαγραφή με την επαναφορά.

Αναπαραγωγή αποκρίσεων 29 Σημείωση 2: Όταν επαναφέρετε μια απόκριση, το σύστημα επιστρέφει την απόκριση στη λίστα αποθηκευμένων αποκρίσεων προς μεταγραφή και αναπαράγει την επόμενη διαθέσιμη απόκριση. Για να επαναφέρετε μια διαγραμμένη απόκριση με τη χρήση των πλήκτρων 7+ 0 ή ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗΣ' 1 Πατήστε 7 + 0. Αποτέλεσμα: Το σύστημα ανακοινώνει "Απόκριση <Αναγνωριστικό> αποθηκεύτηκε ως ειδική" ή "Απόκριση <Αναγνωριστικό> αποθηκεύτηκε ως νέα," ανάλογα με ποια λίστα μετεγγράφετε. Σημείωση 1: Όταν επαναφέρετε μια απόκριση, το σύστημα επιστρέφει την απόκριση στη λίστα αποθηκευμένων αποκρίσεων προς μεταγραφή και αναπαράγει την επόμενη διαθέσιμη απόκριση. Σημείωση 2: Η εντολή ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗΣ' εναλλάσσει μεταξύ της επαναφοράς ως νέα και της επαναφοράς ως ειδική, ανάλογα σε ποια λίστα εκτελείτε τη μεταγραφή. Όταν μεταγράφετε ειδικές αποκρίσεις και πατήσετε 7 + 0 ή ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗΣ', το σύστημα επαναφέρει την απόκριση ως νέα απόκριση. Όταν μεταγράφετε νέες αποκρίσεις και πατήσετε 7 + 0 ή ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗΣ', το σύστημα επαναφέρει την απόκριση ως ειδική απόκριση. Σήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά τη μεταγραφή μιας απόκρισης ή εάν κάποια απόκριση απαιτεί επιπλέον εργασία από κάποιο άλλο πρόσωπο όπως ο διαχειριστής, μπορείτε να επισημάνετε την απόκριση ως ειδική. Για επισήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής 1 Πατήστε 7 + 0.

30 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Αποτέλεσμα: Το σύστημα ανακοινώνει Απόκριση <αναγνωριστικό απόκρισης> επισημάνθηκε ως ειδική και ανακτά την επόμενη διαθέσιμη απόκριση. Σημείωση: Εάν θέλετε να ανακτήσετε την απόκριση αργότερα, μπορείτε να σημειώσετε το αναγνωριστικό της απόκρισης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗΣ' για να επαναφέρετε μια ειδική απόκριση σε νέα. Εναλλαγή μεταξύ λιστών νέων και ειδικών αποκρίσεων Όταν συνδέεστε σε μια φωνητική φόρμα, μπορείτε να ανακτήσετε αποκρίσεις από τη λίστα νέων αποκρίσεων σε αυτήν τη φωνητική φόρμα. Εάν μεταγράφετε ειδικές αποκρίσεις, πρέπει να ζητήσετε συγκεκριμένα πρόσβαση στη λίστα ειδικών αποκρίσεων χρησιμοποιώντας την εντολή ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ. Για μετάβαση στη λίστα ειδικών αποκρίσεων 1 Πατήστε 8 + 4. Αποτέλεσμα: Το σύστημα σάς ενημερώνει σχετικά με τον αριθμό των ειδικών αποκρίσεων και ανακτά την παλαιότερη διαθέσιμη ειδική απόκριση. Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ για να εναλλάσσετε τις δύο λίστες αποκρίσεων. Για παράδειγμα, εάν μεταγράφετε αποκρίσεις στη λίστα ειδικών αποκρίσεων και θέλετε να μεταβείτε στη λίστα νέων αποκρίσεων, χρησιμοποιήστε την εντολή ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ για να επιστρέψετε στη λίστα νέων αποκρίσεων. Μετάβαση σε συγκεκριμένη απόκριση Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή ΜΕΤΑΒΑΣΗ για να μεταβείτε σε μια ειδική ή νέα απόκριση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή ΜΕΤΑΒΑΣΗ για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη απόκριση. Προτού χρησιμοποιήσετε την εντολή

Αναπαραγωγή αποκρίσεων 31 ΜΕΤΑΒΑΣΗ για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη απόκριση, σημειώστε τον αριθμό της απόκρισης που μεταγράφετε ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτήν την απόκριση. Για μετάβαση σε συγκεκριμένη απόκριση 1 Πατήστε 8 + 6. Αποτέλεσμα: Το σύστημα ανακοινώνει "Μετάβαση:" 2 Πληκτρολογήστε το αναγνωριστικό απόκρισης, ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#). Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην απόκριση που διαθέτει το αναγνωριστικό απόκρισης που καθορίσατε. Μετάβαση στο τέλος της λίστας αποκρίσεων Όταν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της τελευταίας απόκρισης, το σύστημα αναπαράγει το παρακάτω μήνυμα: λίστας αποκρίσεων. Προκειμένου να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν προστεθεί νέες αποκρίσεις στη λίστα κατά τη διάρκεια της σύνδεσής σας, μεταβείτε στην επόμενη απόκριση αφότου ακούσετε το μήνυμα τέλους λίστας αποκρίσεων. Έλεγχος για νέες αποκρίσεις 1 Πατήστε το 6. Αποτέλεσμα: Εάν δεν υπάρχουν νέες αποκρίσεις, το σύστημα αναπαράγει το επόμενο μήνυμα: λίστας αποκρίσεων. Εάν υπάρχουν νέες αποκρίσεις, το σύστημα μεταβαίνει στην επόμενη απόκριση. Εάν φτάσετε στο τέλος της λίστας αποκρίσεων, μπορείτε να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής. Σύνδεση σε διαφορετική φωνητική φόρμα Εάν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή αποκρίσεων για μία φωνητική φόρμα και θέλετε να εκτελέσετε μεταγραφές σε κάποια άλλη φωνητική φόρμα, χρησιμοποιήστε την εντολή ΣΥΝΔΕΣΗ. Όταν

32 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή χρησιμοποιείτε την εντολή ΣΥΝΔΕΣΗ, δεν χρειάζεται να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής και να συνδεθείτε και πάλι στη συνέχεια για να ανακτήσετε κάποια άλλη φόρμα. Για σύνδεση σε άλλη φόρμα 1 Πατήστε 8 + 1. Αποτέλεσμα: Το σύστημα βγαίνει από την τρέχουσα φόρμα και σάς ζητά ένα νέο αναγνωριστικό φόρμας και κωδικό πρόσβασης, ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης του συστήματος από το διαχειριστή. Αναπαραγωγή των στοιχείων της απόκρισης Μπορείτε να εκτελέσετε αναπαραγωγή των στοιχείων για μια απόκριση που μεταγράφετε οποιαδήποτε στιγμή, πατώντας την εντολή ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. Για αναπαραγωγή των στοιχείων απόκρισης 1 Πατήστε 7 + 2. Αποτέλεσμα: Το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία της απόκρισης με την ακόλουθη μορφή: <Κατάσταση> <Όνομα της φόρμας> Απόκριση <αναγνωριστικό απόκρισης> Λήψη <ημερομηνία> Σημείωση: Εάν δεν εισάγετε κάποια εντολή εντός 3,5 δευτερολέπτων, ακούτε το μήνυμα Για βοήθεια, πατήστε αστερίσκο. Όταν το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία απόκρισης, η αναπαραγωγή δεν συνεχίζεται αυτόματα. Για να συνεχίσετε την αναπαραγωγή, χρησιμοποιήστε την εντολή ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ. Η αναπαραγωγή ξεκινάει στο σημείο στο οποίο δόθηκε η εντολή ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. Αποσύνδεση Όταν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή όλων των αποκρίσεων, μπορείτε να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής.

Αποσύνδεση 33 Για αποσύνδεση 1 Πατήστε 8 + 3. Αποτέλεσμα: Το σύστημα τερματίζει την περίοδο λειτουργίας, αποσυνδέει την κλήση σας και αναπαράγει το επόμενο μήνυμα: Γεια σας.

34 Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή

Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή Επισκόπηση Εάν είστε χρήστης του CallPilot με δικαιώματα μεταγραφής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το My CallPilot για να ανακτήσετε και να μεταγράψετε αποκρίσεις καλούντων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του My CallPilot για μεταγραφή απευθυνθείτε στο διαχειριστή. Σύνδεση με τη χρήση του My CallPilot Από το διαχειριστή σας προμηθεύεστε τη διεύθυνση URL για την εκτέλεση του My CallPilot. Αποθηκεύστε αυτή τη διεύθυνση σε σελιδοδείκτη στο πρόγραμμα περιήγησης για εύκολη πρόσβαση. Για να συνδεθείτε στο My CallPilot 1 Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στη διεύθυνση My CallPilot. 2 Στη σελίδα υποδοχής, στο πλαίσιο Θυρίδα μηνυμάτων, πληκτρολογήστε τον αριθμό της θυρίδας σας. 3 Στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης CallPilot. 4 Κάντε κλικ στο Σύνδεση. Ανάκτηση αποκρίσεων Αφότου συνδεθείτε στο My CallPilot, εμφανίζεται η επόμενη ιστοσελίδα.

36 Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή Εικόνα 4 Αρχική σελίδα My CallPilot Για ανάκτηση αποκρίσεων 1 Κάντε κλικ στην καρτέλα Μεταγραφή φωνητικών φορμών. Η καρτέλα αυτή δεν εμφανίζεται σε χρήστες χωρίς δικαιώματα μεταγραφής. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται η επόμενη ιστοσελίδα όπου περιέχονται τα αναγνωριστικά φωνητικών φορμών και οι τίτλοι τους. Αυτά τα αναγνωριστικά και οι τίτλοι αποτελούν συνδέσμους προς τις διάφορες φωνητικές φόρμες. Εικόνα 5 Λίστα φωνητικών φορμών 2 Επιλέξτε ένα στοιχείο σύμφωνα με το Αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας ή τον Τίτλο φωνητικής φόρμας.

Ανάκτηση αποκρίσεων 37 Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια ιστοσελίδα που σας ζητά τον κωδικό πρόσβασης της φωνητικής φόρμας, εάν η φωνητική φόρμα προστατεύεται από κωδικό πρόσβασης. Στην αντίθετη περίπτωση, συνεχίστε στο Βήμα 4. 3 Πληκτρολογήστε τον κωδικό σας. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια ιστοσελίδα όπου περιέχεται η λίστα των αποκρίσεων. Εικόνα 6 Νέες αποκρίσεις Σημείωση: Ο τύπος λίστας που εμφανίζεται εξαρτάται από τη λίστα που επιλέξατε στην τελευταία περίοδο λειτουργίας. Για παράδειγμα, εάν είχατε ζητήσει από το σύστημα να εμφανίσει όλες τις αποκρίσεις, εμφανίζεται η λίστα "Όλες οι αποκρίσεις". Μπορείτε να εναλλάξετε τους τρεις τύπους λιστών κάνοντας κλικ στα κουμπιά στην κορυφή της σελίδας. 4 Επιλέξτε μια απόκριση που θέλετε να μεταγράψετε. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια ιστοσελίδα που περιέχει μια λίστα όλων των απαντήσεων στη φωνητική φόρμα.

38 Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή Εικόνα 7 Σελίδα απόκρισης -- λίστα πεδίων Σημείωση 1: Υπάρχουν δύο τύποι πεδίων: πεδίο φωνητικής απάντησης, το οποίο είναι η φωνητική απάντηση του καλούντα σε μορφή ήχου και το πεδίο εισαγωγής πληκτρολογίου, που είναι η απάντηση του καλούντα μέσω των πλήκτρων του τηλεφώνου. Τα πεδία φωνητικής απάντησης διαθέτουν ένα κουμπί αναπαραγωγής με τη μορφή εικονιδίου στην αριστερή στήλη για την αναπαραγωγή των πεδίων. Η στήλη πεδίου DTMF στην Εικόνα 7 εμφανίζει το περιεχόμενο των πεδίων εισαγωγής πληκτρολογίου. Σημείωση 2: Όταν επιλέξετε κάποια απόκριση, το σύστημα κλειδώνει την απόκριση, ώστε να μην είναι δυνατή η ανάκτηση της απόκρισης αυτής από κάποιον άλλο μεταγραφέα. Αναπαραγωγή αποκρίσεων Επισκόπηση Αφότου ανακτήσετε μια απόκριση, μπορείτε να εκτελέσετε αναπαραγωγή των πεδίων φωνητικής απάντησης της απόκρισης χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα αναπαραγωγής του CallPilot ή κάποιο άλλο πρόγραμμα αναπαραγωγής που υποστηρίζει μορφή WAV. Μπορείτε να δείτε τα πεδία εισαγωγής πληκτρολογίου στη στήλη DTMF της σελίδας της απόκρισης.

Αναπαραγωγή αποκρίσεων 39 Μπορείτε να μεταβείτε στην προηγούμενη ή στην επόμενη απόκριση, να διαγράψετε μια απόκριση και να επισημάνετε μια απόκριση ως ειδική. Αναπαραγωγή απάντησης σε μια απόκριση Για αναπαραγωγή απάντησης σε μια απόκριση 1 Κάντε κλικ στο εικονίδιο κουμπιού αναπαραγωγής στη στήλη που αντιστοιχεί με το πεδίο που θέλετε να μεταγράψετε ή κάντε κλικ στο όνομα πεδίου στη στήλη Όνομα πεδίου. Αποτέλεσμα: Το σύστημα αναπαράγει την απάντηση μέχρι το τέλος και σταματάει. 2 Για να μετακινηθείτε προς τα πίσω μέσα στην απάντηση, πατήστε το κουμπί κίνησης προς τα πίσω στο πρόγραμμα αναπαραγωγής. 3 Για να μετακινηθείτε προς τα εμπρός μέσα στην απάντηση, πατήστε το κουμπί κίνησης προς τα εμπρός στο πρόγραμμα αναπαραγωγής. 4 Για να διακόψετε την αναπαραγωγή, πατήστε το κουμπί διακοπής στο πρόγραμμα αναπαραγωγής. 5 Για να μεταβείτε στην επόμενη απόκριση, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενη απόκριση. 6 Για να μεταβείτε στην προηγούμενη απόκριση, κάντε κλικ στο κουμπί Προηγούμενη απόκριση. 7 Εκτελέστε αναπαραγωγή και μεταγράψτε όλες τις απαντήσεις της απόκρισης. 8 Όταν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή όλων των απαντήσεων της απόκρισης, διαγράψτε την απόκριση. Διαγραφή μιας απόκρισης Για να διαγράψετε μια απόκριση 1 Επιλέξτε την απόκριση που θέλετε να διαγράψετε.

40 Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή 2 Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή απόκρισης. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται ένα μήνυμα που σάς ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. Εάν επιβεβαιώσετε τη διαγραφή, το σύστημα διαγράφει την απόκριση ολοκληρωτικά. 3 Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στη λίστα αποκρίσεων. Σήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά τη μεταγραφή μιας απόκρισης ή εάν κάποια απόκριση απαιτεί επιπλέον εργασία από κάποιο άλλο πρόσωπο όπως ο διαχειριστής, μπορείτε να επισημάνετε την απόκριση ως ειδική. Για επισήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής 1 Κάντε κλικ στο κουμπί Σήμανση 'Ειδικής'. Αποτέλεσμα: Η κατάσταση της απόκρισης αλλάζει σε ειδική και το σύστημα μεταβαίνει στην επόμενη απόκριση. 2 Κάντε κλικ στο Κλείσιμο για να επιστρέψετε στη λίστα αποκρίσεων.

Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Με επιφύλαξη κάθε δικαιώματος. Έκδοση: NN44200-110-GR Κατάσταση εγγράφου: Τυπικό Έκδοση εγγράφου: 01.05 Ημερομηνία εγγράφου: 15/05/2007 Για να κάνετε τα σχόλιά σας ή να αναφέρετε κάποιο πρόβλημα σχετικά με αυτό το έγγραφο, πηγαίνετε στο www.nortel.com/documentfeedback. Προέλευση:Καναδάς Οι πληροφορίες που περιέχονται στο παρόν έγγραφο υπόκεινται σε αλλαγές δίχως προειδοποίηση. Οι αναφορές, οι ρυθμίσεις, τα τεχνικά δεδομένα και οι συστάσεις που δίνονται στο παρόν έγγραφο θεωρούνται ακριβείς και αξιόπιστες, αλλά παρουσιάζονται χωρίς να δίνονται ρητές ή σιωπηρές εγγυήσεις. Οι χρήστες θα πρέπει να αναλάβουν πλήρως τις ευθύνες των εφαρμογών τους αναφορικά με όλα τα προϊόντα που αναφέρονται στο παρόν έγγραφο. Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο παρόν έγγραφο αποτελούν ιδιοκτησία της. Η διατηρεί το δικαίωμα να κάνει αλλαγές στο σχεδιασμό ή τα συστατικά μέρη του προϊόντος σύμφωνα με τυχόν εγγυήσεις για την εξέλιξη στον τεχνικό σχεδιασμό και την κατασκευή. *Το, το λογότυπο και το Globemark είναι εμπορικά σήματα της. *Τα Microsoft, MS, MS-DOS, Windows και Windows NT είναι σήματα κατατεθέντα της Microsoft Corporation. Όλα τα υπόλοιπα εμπορικά σήματα και σήματα κατατεθέντα ανήκουν στους αντίστοιχους κατόχους τους. Αυτός ο οδηγός χρήστη διανέμεται σε ηλεκτρονική μορφή μόνο.