14PROC

ΑΔΑ: ΒΙΙΨ46ΨΖΥ1-ΥΤ2 ΔΗΜΟΚΡΙΤΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΡΑΚΗΣ ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Β. Σοφίας 12, 67 100, Ξάνθη Τηλ. 25410-79410, Φαξ: 25410-79454 14PROC002076625 2014-05-29 Με τη συγχρηματοδότηση της Ελλάδας και της Ευρωπαϊκής Ένωσης ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Ξάνθη, 29.05.2014 Α.Π.: 12947 Αριθμ. Διακήρυξης: 4/2014 ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΙΣ «ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ» ΤΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ 3: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ ΤΙΤΛΟΣ ΠΡΑΞΗΣ : «ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΚΡΙΤΕΙΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΘΡΑΚΗΣ» Ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, ενεργώντας ως Αναθέτουσα Αρχή, προκηρύσσει Διεθνή Ανοικτό Διαγωνισμό για τις «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» (CPV 64216200 : Υπηρεσίες ηλεκτρονικής πληροφόρησης) συνολικής προϋπολογιζόμενης δαπάνης 235.000,00 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ {προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ : 191.056,92 ΦΠΑ (23 %): 43.943,08}, στο πλαίσιο υλοποίησης του υποέργου 3 : «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας», της ενταγμένης στο ΕΠ "Ψηφιακή Σύγκλιση" (ΕΣΠΑ) Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης», με Κ.Ε. 2094 (80801), ΟΠΣ 304238 και Επιστημονικά Υπεύθυνο τον κ. Γεωργίου Δημήτριο. Το Έργο συγχρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ», του ΕΣΠΑ, από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και από Εθνικούς Πόρους (ΣΑΕ 2011ΣΕ34580028). Με το υποέργο «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας», θα αναπτυχθούν υπηρεσίες και θα εκτελεσθεί μεγάλος όγκος έργου που αφορά την ψηφιοποίηση, εγγραφή, καταχώρηση, αποδελτοποίηση και μετάπτωση δεδομένων, από την Κεντρική Βιβλιοθήκη, και από άλλες υπηρεσίες του ιδρύματος (για τα δεδομένα που χρήζουν βιβλιογραφικής επεξεργασίας και ταξινόμησης), στο λογισμικό που θα προμηθευτεί η Κ.Β. με τα υποέργα 1 και 2 της παρούσας δράσης, καθώς και το λογισμικό του συνεργατικού συστήματος ILSaS και η μετάπτωση του ILS της Βιβλιοθήκης σ αυτό. Κριτήριο κατακύρωσης του διαγωνισμού είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά

ΑΔΑ: ΒΙΙΨ46ΨΖΥ1-ΥΤ2 Η αποσφράγιση των Προσφορών θα γίνει δημόσια από την αρμόδια Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού στις 22 Σεπτεμβρίου 2014 ημέρα Δευτέρα και ώρα 10:00 π.μ. στο Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Βασ. Σοφίας 12, Κτίριο IV (3 ος όροφος), Ξάνθη, παρουσία των προσφερόντων ή των νομίμως εξουσιοδοτημένων εκπροσώπων τους. Για τη συμμετοχή του στο διαγωνισμό κάθε Διαγωνιζόμενος υποχρεούται να προσκομίσει Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής της οποίας το ποσό θα πρέπει να καλύπτει σε ευρώ ποσοστό 5% της συνολικής προϋπολογισθείσας δαπάνης συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. Οι προσφορές πρέπει να έχουν συνταχθεί στην Ελληνική γλώσσα και να δεσμεύουν τους προμηθευτές για έξι (6) μήνες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Τα απαιτούμενα έγγραφα, όταν δεν εκδίδονται στη χώρα του υποψήφιου Αναδόχου θα πρέπει επί ποινή αποκλεισμού να αναπληρωθούν με ένορκη βεβαίωση του υποψήφιου Αναδόχου ή, στα κράτη όπου δεν προβλέπεται Ένορκη Βεβαίωση, με υπεύθυνη δήλωση του υποψήφιου Αναδόχου ενώπιον δικαστικής ή διοικητική αρχής, συμβολαιογράφου ή αρμόδιου επαγγελματικού οργανισμού της χώρας του υποψήφιου Αναδόχου στην οποία θα βεβαιώνεται το αντίστοιχο περιεχόμενο. Οι έγγραφες προσφορές (σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη λεπτομερή Διακήρυξη) θα πρέπει να κατατίθενται με οποιονδήποτε τρόπο, αρκεί αυτές να περιέλθουν στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης- Ειδικός Λογαριασμός, Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Βασ. Σοφίας 12, ΤΚ 67100, Ξάνθη, Κτίριο 4, 1 ος όροφος (Γραφείο Πρωτοκόλλου), το αργότερο μέχρι τις 22 Σεπτεμβρίου 2014 και ώρα 09:30 π.μ. Η διάθεση της αναλυτικής Διακήρυξης γίνεται από το Τμήμα Προμηθειών του Ειδικού Λογαριασμού του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, στο Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Βασ. Σοφίας 12, Κτίριο 4, 3 ος όροφος, Ξάνθη και η παραλαβή της γίνεται είτε αυτοπροσώπως είτε με ταχυμεταφορική (courier). Επίσης η περίληψη και η αναλυτική διακήρυξη του διαγωνισμού διατίθεται δωρεάν από την ιστοσελίδα του Ειδικού Λογαριασμού στο δικτυακό τόπο http://www.rescom.duth.gr. Για περισσότερες πληροφορίες/παροχή διευκρινήσεων οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να αποταθούν στον Ειδικό Λογαριασμό του Δ.Π.Θ. (Τμήμα Προμηθειών) Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Βασ. Σοφίας 12, Ξάνθη, Τ.Κ. 67100, Κτιρίο ΙV, 3ος όροφος, τηλ. 25410-79410, Fax: 25410-79454, email:supplies@rescom.duth.gr, ενώ για τεχνικά θέματα/τεχνικές Προδιαγραφές στον καθηγητή κ. Γεωργίου Δημήτριο, Τμήμα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, τηλ.25410-79969, e-mail: dgeorg@ee.duth.gr Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι μπορούν να ζητήσουν γραπτώς (με επιστολή ή τηλεομοιοτυπία) συμπληρωματικές πληροφορίες ή διευκρινίσεις για το περιεχόμενο της παρούσας Διακήρυξης μέχρι και τις 3/09/2014. Η Αναθέτουσα Αρχή θα απαντήσει ταυτόχρονα και συγκεντρωτικά σε όλες τις διευκρινίσεις που θα ζητηθούν εντός του ανωτέρω διαστήματος, σε όλους όσους έχουν παραλάβει τη Διακήρυξη, το αργότερο δέκα (10) ημέρες πριν από την ημερομηνία που έχει οριστεί για την υποβολή των Προσφορών. Η αποστολή της διακήρυξης στην Υπηρεσία Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων έγινε στις 29 Μαΐου 2014. Ο Αντιπρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών του Δ.Π.Θ. Τουλουπίδης Σταύρος Καθηγητής Δ.Π. Θράκης

Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Ειδικός Λογαριασμός Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής Βασ. Σοφίας 12, T.K. 67 100 Ξάνθη Tηλ: 25410-79410,79452 Fax: 25410-79454 ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Ξάνθη, 29.05.2014 Aριθ. πρωτ.: 12947 Αρ. Διακήρυξης: 4/2014 Δ I A K H P Y Ξ H Διεθνούς Ανοικτού Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» του Υποέργο 3 «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» στα πλαίσια υλοποίησης της ενταγμένης στο Ε.Π. "Ψηφιακή Σύγκλιση" (ΕΣΠΑ) Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης» (Κ.Ε. 2094/80801) ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ CPV ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» 64216200 Υπηρεσίες ηλεκτρονικής πληροφόρησης Η πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΘΕΙΣΑ ΔΑΠΑΝΗ Διακόσιες τριάντα πέντε χιλιάδες ευρώ συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ (235.000,00 ) ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ 22 Σεπτεμβρίου 2014 ημέρα Δευτέρα ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΟΠΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, Βασ. Σοφίας 12, Ξάνθη, Κτίριο IV (3 ος όροφος) Ημερομηνία αποστολής στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων Ημερομηνία δημοσίευσης στο Εθνικό Τυπογραφείο (Τεύχος Δημοσίων Συμβάσεων) Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο 29/05/2014 06/06/2014 06/06/2014 & 11/06/2014

Η περίληψη και η αναλυτική διακήρυξη του διαγωνισμού διατίθεται δωρεάν από την ιστοσελίδα του Ειδικού Λογαριασμού στο δικτυακό τόπο http://www.rescom.duth.gr. Ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, ενεργώντας ως Αναθέτουσα Αρχή, για την υλοποίηση του υποέργου 3 «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» της Πράξης, «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης» [K.E. 2094 (80801) και MIS 304238], που είναι ενταγμένη στο Ε.Π. "Ψηφιακή Σύγκλιση" του ΕΣΠΑ και συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και Εθνικούς Πόρους (ΣΑΕ 2011ΣΕ34580028), προκηρύσσει Διεθνή Ανοιχτό Διαγωνισμό, προϋπολογισμού δαπάνης, Διακόσιες τριάντα πέντε Χιλιάδες ευρώ συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ (235.000,00 ) με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά και αντικείμενο τις έχοντας υπόψη: «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Το Ν. 3688/2006 (ΦΕΚ Α 163/05-08-2008), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει το Νόμο 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την Προγραμματική Περίοδο 2007-2013» (ΦΕΚ 267/Α/3-12-2007), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. το Π.Δ. 60/2007 Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας προς τις διατάξεις τις Οδηγίας 2004/18/ΕΚ (ΦΕΚ 64/Α/16-3-2007). το Π.Δ. 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (ΦΕΚ 150/Α/10-7-2007)(όπου γίνεται ρητή αναφορά στις διατάξεις του), (όπως εν προκειμένω δύνανται να ισχύουν αναλογικά ή συμπληρωματικά για τα θέματα που δεν ρυθμίζονται από τις διατάξεις του Π.Δ. 60/2007 και όπου στην παρούσα γίνεται ρητή αναφορά σε άρθρα του). το Ν.2286/1995 Περί Προμηθειών του Δημοσίου Τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων το Ν.2362/1995 Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις όπως αυτός ισχύει σήμερα. τo Νόμο 3886/2010 για τη «Δικαστική προστασία κατά τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων Εναρμόνιση της ελληνικής νομοθεσίας με την Οδηγία 89/665/ΕΟΚ του Συμβουλίου της 21ης Ιουνίου 1989 (L 395) και την Οδηγία 92/13/ΕΟΚ του Συμβουλίου της 25ης Φεβρουαρίου 1992 (L 76), όπως τροποποιήθηκαν με την Οδηγία 2007/66/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 11ης Δεκεμβρίου 2007 (L 335)». του Ν.2198/94 (αρθ. 24) «Παρακράτηση φόρου εισοδήματος» (ΦΕΚ 43/Α/22-3-94) του Ν.2842/00 περί λήψης συμπληρωματικών μέτρων για την εφαρμογή των κανονισμών του Συμβουλίου, όπως ισχύουν σχετικά με την εισαγωγή του ΕΥΡΩ, καθώς και της Κ.Υ.Α. αριθ. Ζ-288 και Ζ-412 περί εφαρμογής του Ν.2690/99 κυρώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας και άλλες διατάξεις. Την υπ αριθμόν 117/30-03-2009 γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους. του Ν.2690/99 κυρώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας και άλλες διατάξεις. την Αρ. 2037288/808/0026 (ΦΕΚ 433/Β/96) Υπουργική Απόφαση «Καθορισμός του επιτοκίου των προκαταβολών που δίδονται από το Δημόσιο για προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων» Την Υπουργική Απόφαση ΚΑ/679/22.8.1996 (Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας). Το Π.Δ. 432/1981 περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών Αξιοποιήσεως κονδυλίων για εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας όπως τροποποιήθηκε από την Κ.Υ.Α. Β1/819/1988 (ΦΕΚ Β 920/21.12.1988) και την ΚΑ/679/ΦΕΚ826/Β/22.8.1996 Του Ν. 3549/2007 (ΦΕΚ 69/20-3-2007 τ.α) "Περί της δομής και λειτουργίας των A.E.I."

Του Ν. 2328/95 (Φ.Ε.Κ. 159/Α/95) όπως τροποποιήθηκε με το Ν. 2372/1996 (Φ.Ε.Κ. 29/Α/96) άρθρο 11 και το Ν. 2414/96 (Φ.Ε.Κ. 135/Α/96 ) άρθρο 14 σε συνδυασμό με το Π.Δ.82/96 (Φ.Ε.Κ. 66/Α/96) "Περί ονομαστικοποίησης των μετοχών Α.Ε. που μετέχουν στις διαδικασίες ανάληψης προμηθειών του Δημοσίου" Της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 31ης Μαρτίου 2004 «περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημόσιων συμβάσεων, έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε με την οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005. Την Υπουργική Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης (ΦΕΚ Β 540/27-3-2008, αρ. πρωτ. 14053/ΕΥΣ1749/27-3-2008), όπως τροποποιηθείσα ισχύει με την υπ αριθ. Πρωτ. 43804/ΕΥΘΥ 2041/09 (ΦΕΚ 1957/Β/9-9-2009) και την αρ. πρωτ. 28020/ΕΥΘΥ 1212/2010 (ΦΕΚ 1088/Β/2010) Tου Ν.3548/2007 περί «Καταχώρηση δημοσιεύσεων των φορέων του Δημοσίου στο νομαρχιακό και τοπικό Τύπο και άλλες διατάξεις», όπως αυτός ισχύει σήμερα. Το άρθρο 12 του Ν.4013/15-9-2011 (ΦΕΚ Α 204) «Σύσταση ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων Αντικατάσταση του έκτου κεφαλαίου του ν. 3588/2007 (πτωχευτικός κώδικας) Προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης και άλλες διατάξεις» Το άρθρο 1 «Κατάργηση της υποχρέωσης επικυρώσεων αντιγράφων εγγράφων» του Ν.4250/2014 (ΦΕΚ Α 74/26.03.2014) Διοικητικές Απλουστεύσεις Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α 161) και λοιπές ρυθμίσεις Το άρθρο 3 «Απλούστευση διαδικασιών προμηθειών Δημοσίου» του Ν.4250/2014 (ΦΕΚ Α 74/26.03.2014) Διοικητικές Απλουστεύσεις Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α 161) και λοιπές ρυθμίσεις, και ειδικά την παράγρ. 3, σύμφωνα με την οποία «Η ανωτέρω υπεύθυνη δήλωση φέρει ημερομηνία εντός των τελευταίων τριάντα ημερολογιακών ημερών προ της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών και δεν απαιτείται βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής από αρμόδια διοικητική αρχή ή τα ΚΕΠ, ακόμα και αν άλλως ορίζεται στην εκάστοτε προκήρυξη» Το Ν.3861/2010 περί Ενίσχυσης της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις Το άρθρο 26 του 4024/2011 για την συγκρότηση των Επιτροπών του Διαγωνισμού. Το άρθρο 25 παρ.15 του Ν.3614/2007, όπως προστέθηκε με την παρ.1 του 4 ου άρθρου του Ν.4156/2013 (ΦΕΚ Α 122/31.05.2013) Του Ν. 3469/2006 (ΦΕΚ Α 131/28.6.2006) περί του Εθνικού Τυπογραφείου, Εφημερίς της Κυβερνήσεως και λοιπών Διατάξεων Την παράγραφο 13 του άρθρου 25 του ν.3614/2007, όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 3 παρ.5 της ΠΝΠ (ΦΕΚ 237/5.12.2012) Ότι για την κάλυψη των λειτουργικών αναγκών της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων, στις συμβάσεις που υπάγονται στο Ν.4013/2011, άρθρο 4, παρ.3 και συνάπτονται μετά την έναρξη ισχύος του, επιβάλλεται ΚΑΙ κράτηση ύψους 0,10%, η οποία υπολογίζεται επί της αξίας, εκτός ΦΠΑ, της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης. Επιπλέον, σύμφωνα με το Α.Π. Δ ΤΕΦ Α 1087988 ΕΞ 2013/30.5.2013 έγγραφο της Διεύθυνσης Τελών και Ειδικών Φορολογιών, επί της κράτησης 0,10% διενεργείται και κράτηση τέλους χαρτοσήμου 3% (πλέον 20% εισφοράς υπέρ ΟΓΑ) Το άρθρο 3 του Ν.4250/2014 (ΦΕΚ Α 74/26.3.2014) Απλούστευση διαδικασιών προμηθειών Δημοσίου, παράγρ. 3, σύμφωνα με την οποία «Η ανωτέρω υπεύθυνη δήλωση φέρει ημερομηνία εντός των τελευταίων τριάντα ημερολογιακών ημερών προ της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών και δεν απαιτείται βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής από αρμόδια διοικητική αρχή ή τα ΚΕΠ, ακόμα και αν άλλως ορίζεται στην εκάστοτε προκήρυξη» Τις σχετικές Αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης Ειδικός Λογαριασμός

Την με αριθμ. πρωτ. 151.968/ΨΣ9580-Α2/18-4-2011 απόφαση ένταξης της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» με κωδικό MIS 304238, στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση». Την με αριθμ. πρωτ. 151.622/ΨΣ209-Α2/11-06-2013 απόφαση περί της 2 ης Τροποποίησης της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» με κωδικό MIS 304238, στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση». Τις σχετικές διατάξεις του Οδηγού Χρηματοδότησης και του Οδηγού Προμηθειών του Ειδικού Λογαριασμού του Δ.Π.Θ. Tην απόφαση που λήφθηκε στην υπ αριθμ. 48/09.06.2011 συνεδρίαση του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών του Δ.Π.Θ., περί Αποδοχής της διαχείρισης της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης», με K.E.2094 (80801) και κωδικό MIS 304238. Την απόφαση που ελήφθη με εξουσιοδότηση από τον Πρόεδρο της Ε.Ε., που αφορά στην έγκριση διενέργειας του παρόντος Διεθνούς διαγωνισμού (Α.Π.13042/03.07.2013) στο πλαίσιο της Πράξης «Β2- Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» στον Άξονα Προτεραιότητας «02 ΤΠΕ και βελτίωση της ποιότητας ζωής», του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση», για το υποέργο 3 «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας», με επιστημονικό υπεύθυνο τον αναπληρωτή Καθηγητή κ. Δημήτριο Γεωργίου, αφού προηγουμένως τεθεί σε Δημόσια Διαβούλευση το σχέδιο διακήρυξης του. το με αριθμ.πρ._ελκε 8425/31.03.2014 έγγραφο της Ειδικής Υπηρεσίας Διαχείρισης Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» που αφορά στην προέγκριση δημοπράτησης του παρόντος Διαγωνισμού. το με αριθμ.πρ._ελκε 8891/04.04.2014 έγγραφο του Επιστημονικά Υπευθύνου κ.γεωργίου Δημήτριο περί μείωσης του αρχικού Προϋπολογισμού του παρόντος διαγωνισμού Την με αριθμ.πρ.ελκε_12676/27.05.2014 απόφαση του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών στην συνεδρίαση 73/30.04.2014 περί έγκρισης τροποποίησης του προϋπολογισμού του παρόντος Δημόσιου Ανοιχτού Διαγωνισμού Το αίτημα με Α.Π. ΕΛΚΕ 8883/04.04.2014 του Επιστημονικά Υπευθύνου της Πράξης, για τη συγκρότηση κατόπιν κλήρωσης (σύμφωνα με το αρ. 26, του Ν.4024/2011), των Επιτροπών (i) Διενέργειας Διαγωνισμού & Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ), και (ii) Παραλαβής, στο πλαίσιο του ως άνω αναφερόμενου διαγωνισμού. Το άρθρο 1 του Οδηγού χρηματοδότησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του Δ.Π.Θ. (ΦΕΚ Β 416/09.03.2009) βάσει του οποίου νόμιμος εκπρόσωπος του Ειδικού Λογαριασμού του Δ.Π.Θ. είναι ο Πρόεδρος, ή κωλυομένου του Προέδρου, ο Αντιπρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών, που ορίζεται σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπει το άρθρο 4 της ΚΥΑ 679/22.08.1996 (ΦΕΚ Β 826/10.09.1996), και την απόφαση η οποία ελήφθη από την Ολομέλεια της Επιτροπής Ερευνών στη Συνεδρίαση 308/27.09.2012, σύμφωνα με την οποία ο κ. Σταύρος Τουλουπίδης, Καθηγητής του Δ.Π.Θ. ορίζεται ως Αντιπρόεδρος της Επιτροπής Διαχ/σης του Ειδικού Λογαριασμού (Επιτροπής Ερευνών) Ο Διαγωνισμός που διέπεται από την ισχύουσα Κοινοτική και Εθνική Νομοθεσία και ιδιαίτερα από το νομικό και θεσμικό πλαίσιο που οριοθετείτε σύμφωνα με τα παραπάνω, θα διενεργηθεί από την Επιτροπή Διενέργειας του Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών στις 22 Σεπτεμβρίου 2014 και ώρα 10:00 π.μ. στο Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Βασ. Σοφίας 12, Κτίριο IV (3 ος όροφος), Ξάνθη, παρουσία των προσφερόντων ή των νομίμως εξουσιοδοτημένων εκπροσώπων τους.

Οι έγγραφες προσφορές (σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη λεπτομερή Διακήρυξη), θα πρέπει να κατατίθενται με οποιονδήποτε τρόπο, αρκεί αυτές να περιέλθουν στον Ειδικό Λογαριασμό του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Βασ. Σοφίας 12, ΤΚ 67100, Ξάνθη, Κτίριο 4, 1 ος όροφος (Γραφείο Πρωτοκόλλου), το αργότερο μέχρι τις 22/09/2014 και ώρα 09:30 π.μ. Οι Προσφορές κατά την παραλαβή τους πρωτοκολλούνται και σε κάθε φάκελο σημειώνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου, η ημερομηνία και η ώρα καταχώρησης. Προσφορές που θα κατατεθούν μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, δεν αποσφραγίζονται αλλά επιστρέφονται ως εκπρόθεσμες. Με την υποβολή της προσφοράς θεωρείται ότι ο διαγωνιζόμενος αποδέχεται ανεπιφύλακτα τους όρους της παρούσας διακήρυξης. Οι υποβαλλόμενες στο διαγωνισμό αυτό προσφορές, ισχύουν και δεσμεύουν τους συμμετέχοντες για έξι μήνες (6) από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορές που ορίζουν χρόνο ισχύος μικρότερο του παραπάνω οριζόμενου, θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Δικαίωμα Συμμετοχής στο Διαγωνισμό έχουν όλα τα φυσικά και νομικά πρόσωπα, ημεδαπά ή αλλοδαπά, συνεταιρισμοί, κοινοπραξίες και ενώσεις προμηθευτών που ασκούν εμπορικό ή βιοτεχνικό επάγγελμα στην Ελλάδα ή στην Αλλοδαπή (Κράτη μέλη Ε.Ε., του Ε.Ο.Χ. και από χώρες που έχουν υπογράψει και κυρώσει τη συμφωνία περί Δ.Σ. της Π.Ο.Ε.). Κατά τα λοιπά ο διαγωνισμός θα γίνει σύμφωνα με τα παρακάτω μέρη που επισυνάπτονται στην παρούσα και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος αυτής: 1 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ ΜΕΡΟΣ Α' 2 ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΜΕΡΟΣ Β' 3 ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΚΑΙ ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΜΕΡΟΣ Γ' Ο Αντιπρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών του Δ.Π.Θ. Τουλουπίδης Σταύρος Καθηγητής Δ.Π. Θράκης

Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» του Υποέργου 3 Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» {KE 2094 (80801)} CPV : 64216200-5 Υπηρεσίες ηλεκτρονικής πληροφόρησης Αναθέτουσα Αρχή: Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης - Ειδικός Λογαριασμός Προϋπολογισμός: 235.000,00 (με ΦΠΑ) 191.056,92 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 16 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: : Διεθνής Ανοικτός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά Ημερομηνία αποστολής στην Υπηρεσία Επισ. Εκδόσεων της Ε.Ε. : 29/05/2014 Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων 06/06/2014 Ημερομηνία αποστολής στον Ελληνικό τύπο 04/06/2014 Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό τύπο 06/06/2014, 11/06/2014 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 22/09/2014 Κωδικός ΟΠΣ: 304238

Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Συντομογραφίες... 5 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 6 A1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 6 A1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 7 A1.3 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 9 A1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 10 A1.5 Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών... 11 A1.6 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 12 A1.7 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 12 A1.8 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 14 A1.9 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 15 A1.10 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 16 A1.11 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου... 18 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 20 A2.1 Αντικείμενο του Έργου... 20 A2.2 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 21 A2.3 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 22 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου.... 24 A3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 24 A3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 25 A3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 27 Α4. Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 27 A4.1 Λειτουργική Ενότητα «Συμμετοχή στο Υποέργο 1 της Οριζόντιας Δράσης Δημιουργία Κεντρικής Υποδομής για την παροχή Ολοκληρωμένου Περιβάλλοντος Βιβλιοθήκης ως Υπηρεσίας (ILSaS - Integrated Library System as Service)»... 27 A4.2 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Παρακολούθησης και Αποτίμησης του έργου της Π.Β.» (Σε συνεργασία με τη ΜΟΔΙΠΑΒ )... 30 A4.3 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσίες Ηλεκτρονικών Εκδόσεων (e-publishing)»... 32 A4.4 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσίες Ταξινόμησης και Ευρετηρίασης Υπηρεσιακών Εγγράφων»... 37 A4.5 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Δημιουργίας Οντολογιών και Απόδοσης Μεταδεδομένων σε Μαθησιακά Αντικείμενα»... 39 A4.6 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Βιβλιοθήκης δια κινητής τηλεφωνίας»... 41 A4.7 Λειτουργική Ενότητα «Η ανάπτυξη και λειτουργία ενός κατανεμημένου συστήματος οργανωμένης καταγραφής, παρουσίασης και διάχυσης των επιστημονικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων και αποτελεσμάτων του ΔΠΘ».... 42 A4.8 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσίες Ενοποιημένης Διαχείρισης και Προβολής Ψηφιακών Πηγών και Πόρων μέσω Ενιαίου Συνεργατικού Διαδικτυακού Τόπου/ Ιδρυματική Πύλη Πληροφόρησης (Portal)»... 45 A4.9 Λειτουργική Ενότητα «Η μελέτη, ανάπτυξη και ένταξη των νέων υπηρεσιών στον Οργανισμό Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης του ΔΠΘ και παραρτημάτων αυτής».... 48 Α5. Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 49 Α6. Διαλειτουργικότητα... 49 Σελίδα 2 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α7. Πολυκαναλική προσέγγιση... 50 Α8. Ανοιχτά δεδομένα... 51 Α9. Απαιτήσεις Ασφάλειας... 51 Α10. Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 52 Α11. Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 52 Α12. Απαιτήσεις αντιγράφων ασφαλείας... 52 Α13. Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 52 Δραστηριότητα #1: Καταχώρηση δεδμένων στις βάσεις της υπηρεσίας Παρακολούθησης και Αποτίμησης του έργου της Π.Β... 56 Δραστηριότητα #2: Συλλογή πληροφοριών, κωδικοποίηση, ταξινόμηση, ψηφιοποίηση και καταχώρηση Υπηρεσιακών Εγγράφων στις βάσεις δεδομένων.... 56 Α14. Πίνακας Παραδοτέων... 63 A14.1 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 68 Α15. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 68 A15.1 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 68 A15.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 69 A15.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας».... 70 A15.5 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 71 Α16. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 71 A16.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 71 A16.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου... 72 A16.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών... 73 A16.1 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης... 74 A16.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 74 Α17. Παραρτήματα που αφορούν το έργο... 76 A17.1 Τεχνικές Προδιαγραφές για την ανάπτυξη των ιστοσελίδων της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης του πανεπιστημίου.... 76 Σελίδα 3 από 77

Συνοπτικά στοιχεία Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στο πλαίσιο του έργου «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» που υλοποιείται από τον άξονα προτεραιότητας 2 «Αειφόρος Ανάπτυξη και βελτίωση της ποιότητας ζωής» του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» του ΕΣΠΑ και συγχρηματοδοτείται από την Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση, το Δ.Π.Θ. επιθυμεί να προμηθευτεί τις απαραίτητες Υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας, όπως έχουν προβλεφθεί και περιγραφεί στο Τεχνικό Δελτίο της Πράξης, για τις ανάγκες αυτής. Η πράξη έχει τίτλο Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης της Βιβλιοθήκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης και αποτελείται από τέσσερα συνολικά υποέργα (συμπεριλαμβανομένου και του δια του παρόντος τεύχους προκηρυσσόμενου υποέργου). Επίσης περιλαμβάνεται και μικρός αριθμός συμπληρωματικών προϊόντων λογισμικού, που δεν έχει περιληφθεί στο βασικό υποέργο δημιουργίας λογισμικού (υποέργο 2). Ειδικότερα, περιλαμβάνει τις υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας που θα απαιτηθούν προκειμένου να υλοποιηθεί η πράξη, να αναπτυχθούν συμπληρωματικά προϊόντα αξιοποίησης της υποδομής που θα δημιουργηθεί και να οργανωθούν και διεξαχθούν συγκεκριμένες δράσεις δημοσιοποίησης και προβολής (ημερίδες, συμπόσιο, κλπ). Τα αναλυτικά τεχνικά χαρακτηριστικά κάθε μιας από τις ενότητες συνέχεια. αυτές θα δοθούν στη Σελίδα 4 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες o ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή o ΕΒΤΕ Επιτροπή Βιβλιοθηκονομικών και Τεχνικών Εργασιών o Ε.Δ.Ε.Τ. Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Τεχνολογίας o ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός o ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης. Προσφορών o EEEK Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων o ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου o ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση o Π.Β. Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη o ΕΚΤ Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης o ΔΠΘ Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης o ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα o ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς o Ε.Υ. Επιστημονικός Υπεύθυνος o ΙΑ Ιδρυματικό Αποθετήριο o ΔΑ Διδακτικά Αντικείμενα o ΜΑ Μαθησιακά Αντικείμενα o ΜΟΔΙΠΑΒ Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας Ακαδημαϊκών. Βιβλιοθηκών o Τ.Π.Ε. Τεχνολογίες Πληροφοριών και Επικοινωνιών o Κ.Ε.Τ. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης o Δ.Δ.Ε.Β. Δίκτυο Διαδιανεισμού Ελληνικών Βιβλιοθηκών o ΟΔΕ Ομάδα Διοίκησης Έργου o ΣΔΠΕ Σχέδιο Διοίκησης και Ποιότητας Έργου o ΨΒ Ψηφιακή Βιβλιοθήκη o ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση o CRIS Current Research Information System o DC Dublin Core o HL7 Health Level 7 o ISO International Organization for Standardization o OJS Open Journal System o WS Web Services Σελίδα 5 από 77

Α1. Περιβάλλον του Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου A1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Οι εμπλεκόμενοι φορείς στην υλοποίηση του έργου είναι το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης (Φορέας Λειτουργίας), ο Ειδικός Λογαριασμός του ΔΠΘ (Φορέας Υλοποίησης και Τελικός Δικαιούχος), το Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων (Φορέας Χρηματοδότησης) και ο Ανάδοχος στον οποίο θα κατακυρωθεί το έργο. Η διαχείριση της προτεινόμενης Πράξης θα γίνει μέσω του Επιστημονικού Υπευθύνου της Πράξης και της «Ομάδας Διαχειριστικής Υποστήριξης της Πράξης». Η Ομάδα αυτή θα αποτελείται από στελέχη του φορέα υλοποίησης που θα συμμετ ασχουν στο υποέργο, θα συνεπικουρεί τον Ε.Υ. για την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία της Πράξης και θα απαρτίζεται από άτομα με εμπειρία σε γραμματειακή και διεκπεραιωτική υποστήριξη αντίστοιχων προγραμμάτων και θα είναι υπεύθυνα για την επικοινωνία με τη ΕΥΔ και τη διαχειριστική παρακολούθηση της πράξης (π.χ. Προσυμβατικός Έλεγχος, Ενσωμάτωση σχολίων διαβούλευσης, Δελτίο Δήλωσης Δαπανών στο ΟΠΣ, κλπ). Ευρύτερο πλαίσιο μέσα στο οποίο ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει το φυσικό αντικείμενο του Έργου Εξωγενείς επιχειρησιακοί στόχοι Η παρούσα Διακήρυξη λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο του Ε.Π. «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ. ΑΞΟΝΑΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ 2, ΤΠΕ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ. ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ 21.1 ΘΕΜΑΤΙΚΗ Β2. ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΩΤΑΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ. ΤΙΤΛΟΣ: ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΔΠΘ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ: ΕΛ του ΔΠΘ», συντάχθηκε με βάση τους προτεινόμενους στόχους του προαναφερθέντος Ε.Π. και για το λόγο αυτό απαιτεί συγκεκριμένες παρεμβάσεις, όπως: κεντρική εγκατάσταση και αξιοποίηση σύγχρονων Τ.Π.Ε. που θα προσφέρουν στις βιβλιοθήκες την ευκαιρία συμμετοχικά και συνεργατικά να σχεδιάζουν, να αναπτύςουν, να εφαρμόζουν, να προωθούν και να αξιολογούν όλες ή τουλάχιστον τις περιςότερες λειτουργίες και υπηρεσίες τους, με απώτερο στόχο την εξυπηρέτηση των αναγκών του τελικού χρήστη στην κοινωνία της πληροφορίας. Οι υπηρεσίες αυτές θα πρέπει να αξιοποιούν τεχνολογίες που διευκολύνουν και ενισχύουν την πρόσβαση ολόκληρης της ακαδημαϊκής κοινότητας της χώρας στον έντυπο πλούτο επιστημονικής γνώσης των βιβλιοθηκών. Ταυτόχρονα, οι νέες τεχνολογίες και ροές εργασίας που προτείνονται θα πρέπει να απλουστεύουν τις συναλλαγές του κοινού με τις βιβλιοθήκες και να μειώνουν ουσιαστικά την απαιτούμενη προσπάθεια του προσωπικού των βιβλιοθηκών για την πραγματοποίηση καθημερινών εργασιών, αυξάνοντας με αυτόν τον τρόπο τις ευκαιρίες για ουσιαστικότερες ενέργειες προώθησης της μάθησης και γνώσης. Όρια ευθύνης του φορέα λειτουργίας και θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο Σελίδα 6 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Το ΔΠΘ, προκειμένου να οριστούν επακριβώς τα όρια ευθύνης του, καθώς και το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο υλοποίησης και λειτουργίας του Έργου, προγραμμάτισε και ολοκλήρωσε τις ακόλουθες προκαταρκτικές εργασίες: ορισμό εκπροσώπων των εννέα (9) βιβλιοθηκών του ΔΠΘ, καθορισμό Διοικητικού Σχήματος Έργου, ορισμό βιβλιοθηκονομικών και τεχνικών Επιτροπών και ομάδων εργασίας και Ομάδας Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου, σύνταξη αρχικού κειμένου κοινών πολιτικών και τρόπου λειτουργίας των υπηρεσιών, που θα προκύψουν από την πράξη διαβούλευση του κειμένου του υποέργου και έγκρισή του από την Επιτροπή Ερευνών που διαχειρίζεται τον ΕΛ του ΔΠΘ, καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων και πολιτικών των βιβλιοθηκών, καταγραφή αποτελεσμάτων, γενική περιγραφή τεχνικών προδιαγραφών και τρόπου λειτουργίας του υποέργου, καταγραφή ομάδας εργασίας υλοποίησης του υποέργου και κατανομή εργασιών. Με αφετηρία αυτές τις προεργασίες, συντάχθηκε Κείμενο Αποδοχής Κοινών Πολιτικών & Γενικού Τρόπου Λειτουργίας των υπηρεσιών του υποέργου, το οποίο τέθηκε υπόψη των προϊσταμένων βιβλιοθηκών. Συνθήκες κάτω από τις οποίες το Έργο θα συνεχίζει να λειτουργεί παραγωγικά Σκοπός των συνεργαζόμενων μελών του υποέργου είναι η εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας και μετά την ολοκλήρωση της Πράξης στο πλαίσιο του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση». Το ΔΠΘ έχει αποφασίσει τη λειτουργία των αναφερόμενων υπηρεσιών σε μόνιμη βάση με τη χρηματοδότησή του από τα έσοδα που θα προκύψουν από την ανάπτυξη των υπηρεσιών. Οι ομάδες του διοικητικού σχήματος του υποέργου θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως Διαρκείς Επιτροπές με το ίδιο αντικείμενο. A1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης είναι ΝΠΔΔ, εποπτευόμενο από το ΥΠΔΒΜΘ. Το ΔΠΘ είναι σήμερα, ως εκ της φυσικής και νομικής δομής του, Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα (ΑΕΙ). Ιδρύθηκε τον Ιούλιο του 1973 με το Νομοθετικό Διάταγμα υπ αριθ. 87 της 27 Ιουλίου 1973, και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος 1974-1975. Ονομάστηκε «Δημοκρίτειο» προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα της Θράκης. Η διοίκηση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης έχει ως έδρα της την Κομοτηνή, η οποία είναι η πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέςερις πόλεις της Θράκης εννέα στην Κομοτηνή, πέντε στην Ξάνθη, τέςερα στην Αλεξανδρούπολη και δύο στην Ορεστιάδα. Συγκεκριμένα: Στην Κομοτηνή τα τμήματα Νομικής, Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού, Ιστορίας και Εθνολογίας, Ελληνικής Φιλολογίας, Κοινωνικής Διοίκησης, Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης, Γλώσσας, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών, Πολιτικών Επιστημών και το τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Σελίδα 7 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στην Ξάνθη τα τμήματα της Πολυτεχνικής Σχολής: Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Αρχιτεκτόνων Μηχανικών και το τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης. Στην Αλεξανδρούπολη, τα τμήματα Ιατρικής, Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής και τα τμήματα της Σχολής Επιστημών Αγωγής: Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης και το τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία. Τέλος, στην Ορεστιάδα τα τμήματα Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης φοιτούν περίπου 20.000 προπτυχιακοί φοιτητές, 1.998 μεταπτυχιακοί φοιτητές και 1.666 διδακτορικοί φοιτητές ενώ ο αριθμός των μελών του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού ανέρχεται στα 560 μέλη περίπου. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνας του, έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών ΑΕΙ. Η ΚΒ του ΔΠΘ διαχειρίζεται το σύνολο των συλλογών, βιβλίων και περιοδικών του ιδρύματος, τις προσκτήσεις νέων τεκμηρίων και εξυπηρετεί το σύνολο των αναγκών επιστημονικής πληροφόρησης του πανεπιστημίου δια των 9 βιβλιοθηκών τμημάτων και σχολών του ιδρύματος που διαθέτει. Συγκεκριμένα, η γεωγραφική κατανομή της Π.Β. έχει ως εξής: 5 στο Νομό Ροδόπης (στη πόλη της Κομοτηνής) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Νομικής, Κοινωνικής Διοίκησης, Δ.Ο.Σ.Α., Πολιτικών Επιστημών, Διοίκησης Επιχειρήσεων. 2. Βιβλιοθήκη Τ. Ε. Φ. Α. Α. 3. Βιβλιοθήκη Ιστορίας & Εθνολογίας. 4. Βιβλιοθήκη Ελληνικής Φιλολογίας. 5. Βιβλιοθήκη Γλώςας, Πολιτισμού και Φιλολογίας των Παρευξείνιων Χωρών. 1 στο Νομό Ξάνθης (στην πόλη της Ξάνθης) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Πολυτεχνικής Σχολής (Τμήματα Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Μηχανικών Αρχιτεκτόνων, Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης.) 3 στο Νομό Έβρου ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Ιατρικής και Μοριακής Βιολογίας στην πόλη της Αλεξανδρούπολης. 2. Βιβλιοθήκη της Σχολής των Επιστημών Αγωγής (Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης, Τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία) στη Νέα Χιλή Αλεξανδρούπολης. 3. Βιβλιοθήκη των Τμημάτων Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας στην πόλη της Ορεστιάδας. Σελίδα 8 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στο σύνολο αυτής της κατανεμημένης δομής της η ΚΒ διαθέτει σήμερα πλήρη συλλογικό κατάλογο. Σύμφωνα με τα στοιχεία του απολογισμού της 31 ης Δεκεμβρίου του 2010 περιλαμβάνει 186.902 τόμους βιβλίων που αντιστοιχούν σε 114.994 τίτλους και 4.096 τίτλους περιοδικών, ενώ οι ετήσιες κινήσεις υλικού που πραγματοποιήθηκαν μέσω του ολοκληρωμένου προγράμματος μηχανοργάνωσης της Π.Β. ξεπερνούν τις 17.000. Από την αρχή της συγκρότησης του ηλεκτρονικού καταλόγου τέθηκαν οι βάσεις για ομοιομορφία και κοινά βιβλιοθηκονομικά πρότυπα. Η επιλογή αυτή οδήγησε την Π.Β. σε υψηλές διακρίσεις κατάταξης στον Συλλογικό Κατάλογο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων (ΣΚΕΑΒ). Σήμερα η Κ.Β, εξυπηρετεί 573 (μέλη ΔΕΠ), 229 (διδάσκοντες με το ΠΔ 407) διδάσκοντες, 1.666 υποψήφιους διδάκτορες, 1.998 μεταπτυχιακούς φοιτητές κι 20.007 προπτυχιακούς φοιτητές.. Η ανάγκη για γρήγορη, άμεση και αποτελεσματική πληροφόρηση στο χώρο των επιστημών οδήγησε την Π.Β. σε συνεργασία με τον Σύνδεσμο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (HEAL-Link). Μέσω της διαδικτυακής πύλης του Συνδέσμου οι ενδιαφερόμενοι της κοινοπραξίας έχουν πρόσβαση σε πλήρες κείμενο άρθρων περιοδικών και βιβλίων και σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων. A1.3 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Σκοπός του ΕΛ του ΔΠΘ είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα μέλη του επιστημονικού προσωπικού του Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Στο πλαίσιο αυτού του σκοπού ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης έχει διαθέσει και διαχειριστεί πολλά κονδύλια για την κάλυψη των παραπάνω αναγκών και έχει αποκτήσει την απαιτούμενη εμπειρία. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού αποτελείται από τα παρακάτω τμήματα: 1. Τμήμα Διαχείρισης 2. Τμήμα Λογιστηρίου 3. Τμήμα Προμηθειών 4. Τμήμα Παρακολούθησης Έργων 5. Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης 6. Γραφείο Πρωτοκόλλου 7. Γραφείο Μηχανογράφησης Σελίδα 9 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Αλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του έργου Το παρόν έργο συνδέεται στενά με την υλοποίηση έργων που θα αναπτυχθούν και θα διατεθούν από άλλους φορείς. Συγκεκριμένα: Οι ενέργειες που αφορούν τη συμμετοχή στο συνεργατικό σύστημα διαχείρισης βιβλιοθηκών (ILSaS) εξαρτώνται από την πορεία και χρονοδιάγραμμα του συγκεκριμένου έργου της οριζόντιας Δράσης που υλοποιείται από τον Σ.Ε.Α.Β. Οι ενέργειες που συνδέονται με το Αποθετήριο Ερευνητικής Δραστηριότητας του Πανεπιστημίου (CRIS) εξαρτώνται από το χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης του σχετικού λογισμικού από το ΕΚΤ και την παράδοσή του στα συνεργαζόμενα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα. A1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Η υλοποίηση του έργου θα παρακολουθείται και θα υποστηρίζεται από την Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου, της οποίας θα προϊσταται ο επιστημονικός υπεύθυνος, και θα συμμετέχουν ο προϊστάμενος της Κεντρικής Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης του Δ.Π.Θ., ο προϊστάμενος του Υπολογιστικού Κέντρου του Δ.Π.Θ. και δυο (2) καθηγητές. Ο υποψήφιος ανάδοχος, θα πρέπει να γνωρίζει ότι Επιστημονικός υπεύθυνος του έργου είναι ο Δρ. Δημήτριος Γεωργίου, Αναπληρωτής καθηγητής του τομέα Φυσικής και Εφ. Μαθηματικών, του τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών, Επιστημονικός Υπεύθυνος της αντίστοιχης κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ (1996-2000), αναπληρωτής επιστημονικός υπεύθυνος της αντίστοιχη κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ (2001-2007) εκπρόσωπος του Δ.Π.Θ. στη Γενική συνέλευση της Οριζόντιας Δράσης Βιβλιοθηκών ΕΠΕΑΕΚ από το 1997, Μέλος της Γενικής Συνελεύσεως της ΗEALlink από την ίδρυσή της, μέλος του Δ.Σ. της ΣΕΑΒ από τον Μάιο του 2010. Μέλος της ομάδος σχεδίασης και υλοποίησης του συστήματος «ΑΡΤΕΜΙΣ» για τη καταχώρηση και διαχείριση της γκρίζας βιβλιογραφίας. Εισηγητής για τον σχεδιασμό λειτουργίας της ΜΟΔΙΠΑΒ, σχετικά με την εγκατάσταση συστήματος καλλιέργειας της Ολικής Ποιότητας (TQC) στη μονάδα. Τα στοιχεία επικοινωνίας με τον ΕΥ είναι : e-mail: dgeorg@ee.duth.gr τηλ. Γραφείου : 2541079969 τηλ. Κινητό: 6932410633 Ομάδας Διαχειριστικής Υποστήριξης της Πράξης: Το έργο της ομάδας περιγράφεται στην Α1.1.1 και αφορά στην υποστήριξη της ομάδας Διοίκησης και Συντονισμού της Πράξης. Στην ομάδα θα απασχοληθούν τουλάχιστον δύο άτομα με ευθύνη του αναδόχου. Ένα εκ των ατόμων αυτών θα εγκατασταθεί σε χώρο του πανεπιστημίου που θα του υποδειχθεί. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού: Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί από πενταμελή Επιτροπή που θα συσταθεί μετά από κλήρωση σύμφωνα με το άρθρο 26 του N.4024/2011 και με απόφαση του ΕΛ. Η Σελίδα 10 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Επιτροπή είναι αρμόδια για τη διαδικασία ελέγχου των δικαιολογητικών, για τη διαδικασία αξιολόγησης των προτάσεων των υποψηφίων καθώς και για κάθε θέμα που προκύπτει ως και κατά την εκτέλεση της Σύμβασης. Επιτροπή Παραλαβής : Η Επιτροπή παραλαβής (τριμελής) έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το Ν.4024/2011, άρθρο 26 και αρμοδιότητά της αποτελεί μόνο η παραλαβή του αντικειμένου του εν λόγω έργου (διαγωνισμού) Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου: Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής (του φυσικού αντικειμένου του έργου), όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ, της οποίας ο ρόλος είναι γνωμοδοτικός, είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης καθώς και η έκφραση γνώμης για την τμηματική όσο και την οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου (του φυσικού αντικειμένου του έργου). Επιτροπή Ενστάσεων : Η Επιτροπή Ενστάσεων ορίσθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του N.4024/2011 και το άρθρο 38, παράγραφος 2β του Π.Δ. 118/2007, με μέλη διάφορα της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού. Έργο της Επιτροπής είναι η εκδίκαση προσφυγών που τυχόν κατατεθούν κατά τη διαδικασία διενέργειας του διαγωνισμού. Επιτροπή Βιβλιοθηκονομικών και Τεχνικών Εργασιών (ΕΒΤΕ): Αποτελείται από τους 9 εκπροσώπους των βιβλιοθηκών και έργο της είναι η διάθεση στον ανάδοχο όλων των στοιχείων και διευκολύνσων για την απρόσκοπτη ανάπτυξη των υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας. A1.5 Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Βασικοί Χρήστες Το σύνολο της ακαδημαϊκής κοινότητας στην Ελλάδα και Κύπρο, καθώς και οι ελληνόφωνοι χρήστες που αναζητούν επιστημονική πληροφόρηση στην ελληνική γλώσσα. Ομάδες χρηστών Α ομάδα: Προπτυχιακοί φοιτητές Β ομάδα: Μεταπτυχιακοί φοιτητές Γ ομάδα: Μέλη ΔΕΠ και ομότιμοι καθηγητές Δ ομάδα: Πολίτες που ενδιαφέρονται για εξειδικευμένη επιστημονική πληροφόρηση. Ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλει ολοκληρωμένη πρόταση για: Το Σχήμα Διοίκησης, δηλαδή τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειριστεί τις απαιτήσεις του Έργου σε όλα τα επίπεδα. Το προσωπικό που θα διαθέσει για την υλοποίηση του Έργου και, κατ αντιστοιχία, για τους ρόλους που αυτό θα αναλάβει κατά τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου. Σε όλη τη διάρκεια του Έργου θα υπάρχει συνεχής επικοινωνία και ενημέρωση όλων των συμμετεχόντων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και computer conferences. Σελίδα 11 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου A1.6 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) A1.7 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Σε σχέση με την Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη, ανάμεσα στις υπηρεσίες που προσφέρει συγκαταλέγονται οι εξής: Α1. Υπηρεσία δανεισμού Η Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη διαθέτει μια πλούσια συλλογή από έντυπο και ηλεκτρονικό υλικό το οποίο παρέχει στους χρήστες της, μέσω της υπηρεσίας δανεισμού. Α2. Υπηρεσία διαδανεισμού Πραγματοποιείται: Α) σε επίπεδο βιβλίων μέσω του ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΑΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ (Δ.Δ.Ε.Β.), το οποίο αναπτύχθηκε στο πλαίσιο των ενεργειών του Συνδέσμου των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών των Ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης (Σ.Ε.Α.Β.). Η Π.Β. ως μέλος της ΣΕΑΒ λειτουργεί άλλοτε ως Δανειζόμενη (Πελάτης) και άλλοτε ως Προμηθεύτρια. Το όλο σύστημα λειτουργεί σε ένα πλαίσιο όρων και ασφαλιστικών δικλείδων που διασφαλίζουν την έγκαιρη επιστροφή των βιβλίων μετά το Διαδανεισμό. Ως Προμηθεύτρια ικανοποιεί τα αιτήματα που δέχεται από άλλες Βιβλιοθήκες για υλικό που η ίδια διαθέτει. Ως Δανειζόμενη υποβάλλει τα αιτήματα των χρηστών της σε άλλες Βιβλιοθήκες αιτούμενη υλικό που η ίδια δεν διαθέτει. Ο χρήστης που επιθυμεί να ασκήσει το δικαίωμα διαδανεισμού βιβλίου από άλλη βιβλιοθήκη μπορεί να συμπληρώσει την ηλεκτρονική αίτηση ή ν απευθυνθεί στους αρμόδιους υπαλλήλους της οικείας βιβλιοθήκης τους. Μετά την επεξεργασία του αιτήματος, ο χρήστης ενημερώνεται για την εκτέλεση ή μη της παραγγελίας του από την αρμόδια βιβλιοθήκη. Β)σε επίπεδο περιοδικών εκδόσεων μέσω του Εθνικού Δικτύου Επιστημονικών και Τεχνολογικών Βιβλιοθηκών του ΕΚΤ. Α3. Υπηρεσία προσκτήσεων Στην Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη λειτουργεί Υπηρεσία Προσκτήσεων βιβλιακού υλικού. Όλες οι αιτήσεις για παραγγελίες βιβλίων που υποβάλλουν οι έχοντες από τον Κανονισμό Λειτουργίας αυτό το δικαίωμα, ελέγχονται κατά προτεραιότητα. Δικαίωμα παραγγελίας αγορών έχουν τα μέλη ΔΕΠ του Ιδρύματος. Ο αριθμός των τίτλων και το κόστος ανά μέλος ΔΕΠ, καθορίζονται από τη διοίκηση και τα καθ' ύλην αρμόδια όργανα του ιδρύματος. Σχετική με το θέμα πληροφόρηση παρέχεται από τα όργανα αυτά με τις συνήθεις διαδικασίες και δεν ανακοινώνονται δια των ιστοσελίδων της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης. Α4. Ενημέρωση και εκπαίδευση χρηστών Σελίδα 12 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Με την έναρξη του κάθε νέου ακαδημαϊκού έτους το πρόγραμμα ενημέρωσης και εκπαίδευσης των χρηστών των Βιβλιοθηκών των Σχολών ή / Τμημάτων περιλαμβάνει: Ξεναγήσεις στους χώρους της Βιβλιοθήκης Σχολής ή / Τμήματος και παρουσίαση της συλλογής της. Ενημέρωση για τον κανονισμό λειτουργίας της Βιβλιοθήκης και των υπηρεσιών που προσφέρει. Παρουσίαση της ιστοσελίδας της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρέχονται μέσα από αυτή. Αναζήτηση στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης (OPAC) Αναλυτικός οδηγός αναζήτησης στον OPAC Αναζήτηση στους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους άλλων Βιβλιοθηκών Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση περιοδικών, άρθρων (περιλήψεις ή / πλήρες κείμενο), βιβλίων, πρακτικών συνεδρίων και των βιβλιογραφικών τους στοιχείων σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση βιβλιογραφίας σε εξειδικευμένες ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων. Στη διάρκεια των προγραμμάτων οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να καταθέτουν τις εμπειρίες τους από άλλες Βιβλιοθήκες και να συζητούν με τους αρμόδιους των Βιβλιοθηκών προτάσεις και νέες ιδέες για τη βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών. Α5. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Στη Βιβλιοθήκη της Νομικής λειτουργεί από το έτος 2000 Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης. Είναι ένα από τα 7 Κέντρα Τεκμηρίωσης που λειτουργούν σε ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. Το Κ.Ε.Τ. είναι ένα από τα δίκτυα πληροφόρησης της Ευρωπαϊκής Ένωσης που έχει στόχο, μέσα από τη συστηματική καταγραφή και τεκμηρίωση των ευρωπαϊκών εκδόσεων, την προώθηση της ενημέρωσης του πολίτη σε θέματα της καθημερινότητάς του αλλά και σε θέματα επιστημονικής έρευνας που άπτονται της Ευρωπαϊκής Ολοκλήρωσης. Α6. Άλλες υπηρεσίες / λειτουργίες Ψηφιακές ή ψηφιοποιημένες συλλογές Στο πλαίσιο του ΠΡΟΜΗΘΕΥΣ ΙΙ πραγματοποιήθηκε ψηφιοποίηση 41 βιβλίων σπάνιων εκδόσεων μεγάλης επιστημονικής αξίας και ερευνητικού ενδιαφέροντος. Η ψηφιοποίηση αυτή πραγματοποιήθηκε με σκοπό να διασωθεί το περιεχόμενό τους από τη συνεχή χρήση τους. Τα εν λόγω βιβλία είναι διαθέσιμα μόνο από τερματικά της Βιβλιοθήκης προκειμένου να διασφαλιστούν ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας. Παράλληλα από το έτος 2007 ξεκίνησε η εισαγωγή στο αυτοματοποιημένο πρόγραμμα της Π.Β. μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών που εκπονήθηκαν στο Ίδρυμα. Μέχρι και το 2011 εισήχθησαν 361 τεκμήρια ορισμένα από τα οποία διατίθενται και σε πλήρες κείμενο Ηλεκτρονικές Συλλογές Σελίδα 13 από 77

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η Π.Β. ως μέλος του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΚΕΑΒ) μέσω του διαδυκτυακού της τόπου παρέχει στους χρήστες της πρόσβαση σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων και σε πλήρες κείμενο ηλεκτρονικών περιοδικών και βιβλίων. Από την αρχή της λειτουργίας, της υπηρεσίας αυτής γίνονται σχετικές ενημερώσεις υπό τη μορφή ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα της Π.Β. του Ιδρύματος (http://www.lib.duth.gr) καθώς και με την ταυτόχρονη αποστολή e-mail στα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας του Ιδρύματος. Οι χρήστες που θεωρούνται μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας (διδακτικό, ερευνητικό, διοικητικό προσωπικό, φοιτητής, κλπ.), μόνο για εκπαιδευτικούς, διδακτικούς ή ερευνητικούς σκοπούς έχουν τη δυνατότητα πλήρους πρόσβασης στη υπηρεσία και εκτός Πανεπιστημιακού δικτύου (φυσικού δικτύου) είτε μέσω τής σύνδεσης τηλεφώνου (dialup), είτε μέσω τού εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) τού Δ.Π.Θ. Με όσα παρατέθηκαν προηγουμένως, προκύπτει ότι οι υποδομές και το ανθρώπινο στελεχιακό δυναμικό της ΚΒ, παρουσιάζουν σήμερα μια πληροφόρησης. Η ΚΒ συμβάλλει στην ανάπτυξη και εξέλιξη του ερευνητικού και του διδακτικού έργου της πανεπιστημιακής κοινότητας. Στην πορεία της συνεχούς βελτίωσης και της εφαρμογής καλλιέργειας ολικής ποιότητας στη δομή και τις υπηρεσίες της, η ΚΒ προσβλέπει στην μετεξέλιξή της σε ένα σύγχρονο κέντρο πληροφόρησης, ανοικτό σε ολόκληρη την κοινωνία. Πέρα από τις πέντε πύλες (portals) επιστημονικής πληροφόρησης στις θεματικές περιοχές της Ιατρικής, Νομικής, Δασολογίας & Αγροτικής Ανάπτυξης, Επιστημών Αγωγής και Μηχανικής, η ΚΒ προτίθεται στην επόμενη διετία να αναπτύξει ένα Ιδρυματικό Αποθετήριο (Institutional Repository) για τη συγκέντρωση, διάδοση και διαφύλαξη της παραγόμενης στο ίδρυμα βιβλιογραφίας, των δημοσιευμένων εργασιών, των αναφορών στο ερευνητικό έργο της πανεπιστημιακής κοινότητας, κ.λπ. Το αποθετήριο αυτό θα δομηθεί με το μοντέλο που υποστηρίζει το διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης, DSpace. Θα καθοριστούν πολιτικές διαχείρισης για το περιεχόμενο και την απόθεση της παραγωγής, πολιτικές για θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δεδομένων και μεταδεδομένων, καταχώρησης και συντήρησης, καθώς και πολιτικές απόσυρσης και ασφάλειας του συστήματος. Με σκοπό την αξιολόγηση και την ανάπτυξη του Αποθετηρίου θα συγκεντρώνονται στατιστικά στοιχεία χρήσης και θα προβάλλεται η υπηρεσία στην Ελληνική και Διεθνή επιστημονική κοινότητα. Από το συγκεκριμένο έργο αναμένεται να βελτιωθούν σημαντικά, σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό, όλες οι προαναφερθείσες υπηρεσίες της ΚΒ προς τους χρήστες της. A1.8 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη του Δ.Π.Θ. συγκροτείται από: Α. Την Υπηρεσία της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης με έδρα την Κομοτηνή, Β. Τα παραρτήματα (σε επίπεδο σχολής) και τις βιβλιοθήκες μονάδες (σε επίπεδο τμήματος) του Ιδρύματος. Η Υπηρεσία της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες και στόχους, η οποία σε συνεργασία με τα παραρτήματα και τις βιβλιοθήκες μονάδες αναπτύςει πρωτοβουλίες για κοινές δράσεις, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε πολιτισμικό επίπεδο και προωθεί την εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας για αξιόπιστη επιστημονική πληροφόρηση. Το σύστημα αυτό των βιβλιοθηκών του ιδρύματος δεν έχει ακόμα ένα συγκεκριμένο και θεσμοθετημένο οργανωτικό σχήμα. Σελίδα 14 από 77