ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ. success.office.com. Office 365 Adoption Guide 1

ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ success.office.com Office 365 Adoption Guide 1

Εισαγωγή Ο τρόπος που ο άνθρωπος συνδέεται, στην προσωπική και την επαγγελματική του ζωή, έχει αλλάξει σημαντικά τα τελευταία χρόνια: ο κόσμος αποτελεί πλέον ένα διαμορφωμένο και αποτελεσματικό τεράστιο δίκτυο. Ομοίως, θεωρούμε πλέον δεδομένο ότι πρέπει να μπορούμε να κάνουμε ό,τι χρειάζεται στη δουλειά μας. Το Office 365 αποτελεί μια πρόσκληση προς τον οργανισμό σας για να λειτουργήσει με αυτόν τον τρόπο. Σας επιτρέπει να συνδέεστε ακόμη περισσότερο, να συνεργάζεστε και να κινείστε μέσα στις σύγχρονες δομές λειτουργίας. Αλλά μπορεί να το κάνει αυτό, αν στη διαδρομή αυτή έχετε μαζί σας και τα υπόλοιπα άτομα του οργανισμού σας. Η ομάδα Office 365 Customer Success έχει συνεισφέρει, σε αυτόν τον οδηγό, τις εμπειρίες της συνεργασίας της με πελάτες ως προς τη μετάβαση σε έναν διαφορετικό τρόπο εργασίας. Ελπίζουμε να σας δώσει έμπνευση, παρουσιάζοντάς σας όσα είναι εφικτό να γίνουν, αλλά και να σας αρέσει, να τον χρησιμοποιήσετε και να τον μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας στον οργανισμό. Κάθε σχόλιο είναι ευπρόσδεκτο και μπορείτε να μας το στείλετε μέσω του Δικτύου του Office 365. Αλλάξτε τον τρόπο που εργάζεστε, επειδή ο τρόπος που εργάζεστε επηρεάζει τα αποτελέσματα της δουλειάς σας. Mike Grafham, Office 365 Customer Success Microsoft Πάρτε μέρος στη συζήτηση στο δίκτυο του Office 365 aka.ms/office365network/drivingadoption Office 365 Adoption Guide 3

Για το επιτυχές λανσάρισμα του Office 365, πρέπει να εστιάσετε στην ενίσχυση της χρήσης και να εξασφαλίσετε ότι τα πλεονεκτήματα από την εργασία με αυτόν τον νέο τρόπο έχουν γίνει κατανοητά από όλους. Πριν από το λανσάρισμα του Office 365, κάντε μια παύση και αναλογιστείτε το λόγο για τον οποίο αποφασίσατε να το κάνετε εξαρχής. Ήταν μια απόφαση που προέκυψε λόγω συγκεκριμένων τεχνικών απαιτήσεων, στα πλαίσια του κύκλου αναβάθμισης του IT ή ανακαλύψατε συγκεκριμένες ανάγκες εντός της επιχείρησης; Η ενθάρρυνση της χρήσης έχει να κάνει με την κατανόηση των επιχειρηματικών προκλήσεων που θα αντιμετωπίσετε με λύσεις, οι οποίες βασίζονται στο Office 365. Έχει να κάνει με το να διασφαλίσετε ότι τα άτομα από όλο τον οργανισμό σας κατανοούν πλήρως τα οφέλη και αντιμετωπίζουν θετικά τις λύσεις που παρέχετε. Στη Microsoft, θέλουμε να σας κάνουμε να αξιοποιήσετε πλήρως την επένδυσή σας στο Office 365 και για να συμβεί αυτό, ο σχεδιασμός είναι κρίσιμης σημασίας. Ο μοναδικός σκοπός του παρόντος Οδηγού χρήσης είναι να σας βοηθήσει κατά τη διαδικασία της ενθάρρυνσης της χρήσης και έχει χωριστεί σε τέσσερα βασικά βήματα: 1 Καθορισμός οράματος και προσδιορισμός επιχειρηματικών σεναρίων 2 Καθορισμός προτεραιοτήτων λύσεων και δημιουργία πλάνου χρήσης 3 Δέσμευση πόρων και εκτέλεση Πλάνου χρήσης 4 Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη Ο Οδηγός χρήσης θα σας βοηθήσει να έχετε μια προσέγγιση ορθής πρακτικής κατά το σχεδιασμό και το λανσάρισμα του Office 365, ώστε να μπορείτε να εξασφαλίσετε ένα βιώσιμο πρόγραμμα χρήσης. 06 16 30 36 ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΟΡΑΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΣΕΝΑΡΙΩΝ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ ΛΥΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΛΑΝΟΥ ΧΡΗΣΗΣ ΔΕΣΜΕΥΣΗ ΠΟΡΩΝ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΠΛΑΝΟΥ ΧΡΗΣΗΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ, ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ Οδηγός χρήσης του Office 365 5

Ένα σαφώς προσδιορισμένο επιχειρηματικό όραμα και μια λίστα συγκεκριμένων επιχειρηματικών στόχων μπορεί να λειτουργεί ως κατευθυντήρια γραμμή καθόλη τη διάρκεια του λανσαρίσματος και του σχεδιασμού του, ενώ θα βοηθήσει επίσης στη διασφάλιση της υποστήριξης από όλο τον οργανισμό σας. ΒΗΜΑ 1: ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΟΡΑΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΣΕΝΑΡΙΩΝ Οδηγός Σε αυτό το βήμα θα μάθετε πώς να διαμορφώσετε την περιγραφή του οράματος, θα δείτε παραδείγματα κοινών στόχων και προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί, θα δημιουργήσετε τη δική σας λίστα επιχειρηματικών σεναρίων και θα διασφαλίσετε την υποστήριξη των στελεχών για το σχεδιασμό του λανσαρίσματός σας. χρήσης του Office 365 7

Γιατί πρέπει να καθοριστούν οι κύριοι ενδιαφερόμενοι; Για να είναι πετυχημένη μια στρατηγική χρήσης, πρέπει να ξεκινάει από μια ομάδα αφοσιωμένων ατόμων, τα οποία θα αντιπροσωπεύουν ένα ευρύ μέρος του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα για να κατανοήσετε τους διαφορετικούς τύπους ενδιαφερομένων, τους ρόλους και τις αρμοδιότητές τους για ένα πετυχημένο λανσάρισμα του Office 365. ΡΟΛΟΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΜΗΜΑ Project Manager Χρηματοδότης στελεχών Επικεφαλής εκπαίδευσης Υποστηρικτές Επικεφαλής τμημάτων Ειδικός τμήματος IT Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού Επικεφαλής Επικοινωνίας Επιβλέπει όλες τις εργασίες εκτέλεσης του λανσαρίσματος του Office 365, καθώς και τη διαδικασία του λανσαρίσματος Επικοινωνεί το υψηλού επιπέδου όραμα και τις αξίες του Office 365 στην εταιρεία Διαχειρίζεται και επικοινωνεί το εκπαιδευτικό περιεχόμενο του Office 365 Συμβάλλουν στη δημιουργία κλίματος ενθουσιασμού για το Office 365 και διαχειρίζονται τις αντιρρήσεις Προσδιορίζουν τον τρόπο χρήσης του Office 365 από συγκεκριμένα τμήματα και ενισχύουν το ενδιαφέρον γι' αυτό Επιβλέπει όλες τις τεχνικές πτυχές του λανσαρίσματος, συμπεριλαμβανομένων των ενσωματώσεων Ενσωματώνει το Office 365 στις διαδικασίες του ανθρώπινου δυναμικού και διαχειρίζεται το περιεχόμενο του ανθρώπινου δυναμικού με το Office 365 Office 365 Επιβλέπει τις επικοινωνίες σχετικά με το Office 365 σε εταιρικό επίπεδο Διαχείριση έργων Εκτελεστική ηγεσία IT ή/και Ανθρώπινο Δυναμικό Όλα τα τμήματα (προσωπικό) Όλα τα τμήματα (Διοίκηση) Τεχνολογία Πληροφορικής Ανθρώπινο Δυναμικό (Διοίκηση) IT ή/και Εταιρικές Επικοινωνίες Γιατί είναι σημαντικοί οι χρηματοδότες στελεχών; Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι στο Πλάνο χρήσης του Office 365 θα εμπλέκονται και ανώτερα στελέχη. Αυτά είναι που έχουν τη μεγαλύτερη επιρροή στην εταιρική κουλτούρα και μπορούν να επικοινωνήσουν ενεργά την αξία και τα οφέλη σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επίσης, μπορούν να εξηγήσουν με κρίσιμο τρόπο τους βασικούς επιχειρηματικούς στόχους, καθώς και τα κοινά προβλήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν - εδώ είναι που μπαίνει στο παιχνίδι και το Office 365. Οι χρηματοδότες στελεχών πρέπει: Να βοηθούν την ομάδα έργου στη διαμόρφωση του πρωταρχικού οράματος του Office 365, συνδέοντάς το με τους ευρύτερους στόχους του οργανισμού. Διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην επικοινωνία του οράματος προς άλλα ηγετικά στελέχη σε όλο τον οργανισμό. Συμμετέχουν ενεργά και χρησιμοποιούν τις δυνατότητες του Office 365 για να ενθαρρύνουν τη χρήση του σε όλους τους τελικούς χρήστες και να ενισχύσουν τις επιθυμητές συμπεριφορές. Πάρτε μέρος στα εκπαιδευτικά γεύματα για να επαναλάβετε το όραμα της εταιρείας για την αλλαγή μέσω του Office 365. Διαχειριστής κοινότητας Διαχειρίζεται την καθημερινή δραστηριότητα του δικτύου του Yammer και παρέχει την καθοδήγηση και τις βέλτιστες πρακτικές IT ή/και Εταιρικές Επικοινωνίες Βοηθήστε στην προετοιμασία του μηνύματος ενημέρωσης για το Office 365. Διαχειριστής τοποθεσίας SharePoint Συμβάλλει στη διαχείριση της στρατηγικής της τοποθεσίας του SharePoint για τον οργανισμό, λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ της επιχειρηματικής πλευράς και του IT IT ή/και προσωπικό ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ Έχετε στο νου σας ότι όλοι αυτοί οι ρόλοι έχουν τη μορφή της οδηγίας. Ανάλογα με το μέγεθος και τη σύσταση του οργανισμού σας, αυτοί οι ρόλοι μπορεί να αλληλοκαλύπτονται. ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε χρηματοδότες στελεχών, όταν προσδιορίζετε τους σημαντικούς ενδιαφερόμενους εντός του οργανισμού σας. Αν έχετε στο πλευρό σας την ηγετική ομάδα και τους βασικούς ενδιαφερόμενους, η διατήρηση της δυναμικής και η επίτευξη της χρήσης από την πλευρά του τελικού χρήστη θα υποστηρίζεται σημαντικά από την επιχείρηση. Προσδιορίστε ευκαιρίες υποδειγματικής ηγεσίας. Εκπαιδεύστε τους χρηματοδότες στελεχών και τους βοηθούς σας σε ορισμένες δυνατότητες του Office 365, για να τους βοηθήσετε να καταλάβουν πώς μπορούν να εργάζονται με έναν νέο και πιο αποτελεσματικό τρόπο εντός του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε το Yammer για τις ενημερώσεις της εταιρείας ή για εταιρικές συνεδριάσεις. Χρησιμοποιήστε το Skype για επιχειρήσεις για να περιορίσετε τον αριθμό των συσκέψεων στις οποίες απαιτείται η αυτοπρόσωπη παρουσία ηγετικών στελεχών, γεγονός που θα σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε ταχύτερα, πιο συχνά και πιο αποτελεσματικά τις συσκέψεις σας. Η χρήση από πλευράς ηγετικών στελεχών είναι υποχρεωτική για την επιτυχία, ειδικά σε οργανισμούς που δεν έχουν βιώσει ακόμα αυτήν την αλλαγή κουλτούρας. Ομάδες εστίασης χρήσης από πλευράς χρηστών, Microsoft, Απρ. 2013 Οδηγός χρήσης του Office 365 9

Γιατί πρέπει να προσδιορίσετε ένα όραμα; Ένα σαφώς προσδιορισμένο όραμα βοηθά τους υπαλλήλους όλων των επιπέδων να αναγνωρίσουν τα οφέλη που προσδίδουν τα νέα εργαλεία, όχι μόνο για τον οργανισμό ως σύνολο, αλλά και ως προς τον τρόπο που οι μεμονωμένοι ρόλοι τους ταιριάζουν σε αυτό το όραμα. Πρέπει να προσφέρει έμπνευση και η κοινοποίηση αυτού του στόχου, σε συνδυασμό με το πώς σκοπεύετε να φτάσετε σ' αυτόν, είναι σημαντική για την επιτυχία. Πώς μπορώ να περιγράψω ένα όραμα; Παραδείγματα δηλώσεων οράματος Κατά τη δημιουργία του οράματός σας, είναι σημαντικό να σκεφτείτε ποια ακριβώς θα είναι η θέση του, ώστε να περιλαμβάνει ολόκληρο τον οργανισμό. Η τοποθέτηση αυτή είναι κρίσιμης σημασίας, ώστε να μπορεί να έχει διαρκή αντίκτυπο. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Διαφανής Επικοινωνία "Μια πλατφόρμα παροχής ενός σταθερού μηνύματος και διευκόλυνσης της αμφίδρομης επικοινωνίας." Κατά τον προσδιορισμό του οράματός σας, ξεκινήστε συσχετίζοντας σ' αυτό τους κύριους ενδιαφερόμενους και τους επιχειρηματικούς χρηματοδότες. Έτσι, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η προσέγγισή σας θα συνάδει με τις κύριες προτεραιότητες της επιχείρησης, ότι θα λάβετε υποστήριξη από τα ανώτερα στελέχη και ότι θα ενισχυθεί η ιδέα ότι το Office 365 αποτελεί κρίσιμη λύση για την επιχείρηση. Διοργανώστε ένα εργαστήριο περί του οράματος και κάντε τις εξής ερωτήσεις: ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Εμπνευσμένη Εργασία ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Κοινόχρηστες Γνώσεις "Επιταχύνετε την καινοτομία, χαρίζοντάς μας την ευελιξία που απαιτείται για την κάλυψη των αναγκών της μεταβαλλόμενης επιχείρησής μας." "Αυξήστε την πρόσβαση σε πληροφορίες και τη δυνατότητα κοινής χρήσης βέλτιστων πρακτικών για να μαθαίνετε από τους συναδέλφους σας." 1 2 3 4 5 6 7 8 Πώς χρησιμοποιούν οι υπάλληλοι ήδη τα υφιστάμενα εργαλεία παραγωγικότητας λογισμικού για να κάνουν τις εργασίες τους; Ποια είναι τα τρέχοντα προβλήματα συνεργασίας και επικοινωνίας εντός του οργανισμού; Γιατί αλλάζει ο οργανισμός τον τρόπο που εργαζόμαστε σε αυτήν τη φάση; Πώς η εργασία με νέο τρόπο υποστηρίζει το πρωταρχικό όραμα και τη στρατηγική του οργανισμού; Πώς η εργασία με νέο τρόπο θα φέρει την αλλαγή στον οργανισμό; Τι ακριβώς σημαίνει επιτυχία όσον αφορά τη μετέπειτα φάση της χρήσης αυτού του νέου τρόπου εργασίας; Πώς θα ωφελήσει ολόκληρο τον οργανισμό ένας πιο κοινωνικός και ανοιχτός τρόπος εργασίας; Πώς θα ωφελήσει κάθε υπάλληλο ξεχωριστά ένας πιο κοινωνικός, συνεργατικός και ανοιχτός τρόπος εργασίας; Δημιουργήστε τη δήλωση του οράματός σας Δημιουργήστε τη δήλωση του οράματός σας παρακάτω σε 1-4 προτάσεις. Αυτές οι δηλώσεις θα βοηθήσουν τους τελικούς χρήστες σας να κατανοήσουν τα οφέλη της νέας τεχνολογίας, πράγμα που είναι βασικό για τη διασφάλιση της υποστήριξής τους. ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ 1. Συνεχίστε να εστιάζετε στην υψηλού επιπέδου κατεύθυνση της επιχείρησής σας και διασφαλίσετε ότι έχει απτό αντίκτυπο για τους υπαλλήλους. 2. Δημιουργήστε ευκαιρίες υποστήριξης από τους χρήστες, αλλά και αντίκτυπου σε αυτούς, πέρα από το Τμήμα IT σας, πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα από τα συγκεκριμένα οφέλη για το IT και επιδεικνύοντας τι κερδίζει η επιχείρηση και οι υπάλληλοί της. Θυμηθείτε ότι το όραμά σας μπορεί να αλλάξει με την πάροδο του χρόνου, όπως αλλάζει και ο οργανισμός και οι ανάγκες σας, αλλά και παράλληλα με την εξέλιξή σας. Οδηγός χρήσης του Office 365 11

Καθορισμός και προσδιορισμός επιχειρηματικών σεναρίων Ο καθορισμός και προσδιορισμός των επιχειρηματικών σεναρίων σας αποτελεί σημαντικό βήμα για να διασφαλίσετε την αρμονική μετάβαση στη χρήση του Office 365. Τα επιχειρηματικά σενάρια ορίζονται σε ένα επίπεδο κάτω από το όραμά σας. Πρόκειται για συγκεκριμένους στόχους που θέλετε να πετύχετε ως επιχείρηση ή μεμονωμένα και συνδέονται με τις υφιστάμενες πρωτοβουλίες του οργανισμού. Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε σαφή επιχειρηματικά σενάρια, των οποίων η επιτυχία μπορεί να υπολογιστεί αποτελεσματικά και τα αποτελέσματά τους να είναι απτά. Πώς συνδέονται όλα αυτά μεταξύ τους; Το όραμα περιλαμβάνει τα σημεία στα οποία πρέπει να εξελιχθεί ένας οργανισμός για να μπορεί να εκτελέσει με επιτυχία την τρέχουσα επιχειρηματική στρατηγική. Παράδειγμα: Ενισχύστε την παραγωγικότητα διευκολύνοντας τη συνεργασία σε έργα μεταξύ γεωγραφικά απομακρυσμένων, λειτουργικών ομάδων Τα επιχειρηματικά σενάρια έχουν πιο μικρό πεδίο εφαρμογής από το αντίστοιχο όραμα και αποτυπώνουν τους επιθυμητούς στόχους που μια εταιρεία ή ένα τμήμα πρόκειται να πετύχει σε ένα μικρό χρονικό διάστημα. Αυτά μπορεί να επηρεάζουν μια συγκεκριμένη ομάδα η ολόκληρο τον οργανισμό. Παράδειγμα: Διεξαγωγή αποτελεσματικών συσκέψεων Οι λύσεις θα σας βοηθήσουν να παρουσιάσετε με πιο ενδιαφέρον τρόπο τις δυνατότητες του Office 365 για να είναι δυνατή η ενεργοποίηση κάθε σεναρίου και, τελικά, θα βοηθήσουν στην επίτευξη της στρατηγικής και των στόχων της επιχείρησής σας. Παράδειγμα: Τραβήξτε το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων στη σύσκεψη, χρησιμοποιώντας μια ομάδα στο Yammer για τακτικές ενημερώσεις κατάστασης, αντί να οργανώνετε εβδομαδιαίες συναντήσεις. Επιχειρηματικό σενάριο Όραμα Επιχειρηματικό σενάριο Λύση Λύση Λύση Στραφείτε στο Onboarding Center ΚΑΛΗ ΣΤΙΓΜΗ ΓΙΑ ΝΑ ΚΑΝΕΤΕ ΤΟ IT ΝΑ ΣΥΜΜΕΤΑΣΧΕΙ Χρειάζεστε βοήθεια για την ανάπτυξη του Office 365; Το FastTrack και το Onboarding Center του είναι ένα νέο πρόγραμμα που προσφέρει έναν γρήγορο και προβλέψιμο δρόμο για το deployment του Office 365. Αν είστε νέος πελάτης του Office 365, με πάνω από 150 χρήστες, θα επικοινωνήσετε με έναν ειδικό της Microsoft για να βοηθηθείτε κατά τη διαδικασία onboarding. Ο ειδικός θα συνεργαστεί μαζί σας για να κατανοήσει τους επιχειρηματικούς σας στόχους, να σας καθοδηγήσει στο τρέχον περιβάλλον, να αντιμετωπίσει τυχόν προβλήματα, αλλά και να βοηθήσει με τη σύνδεση της τρέχουσας υποδομής σας, ώστε να ξεκινήσετε να εργάζεστε γρήγορα. Λήψη δωρεάν δοκιμαστικής έκδοσης Δώστε τη δυνατότητα στους χρήστες σας να ζήσουν την εμπειρία του Office 365 δωρεάν. Ξεκινήστε την εμπειρία σας στο Office 365 με χρήσιμα σενάρια και τεκμηρίωση τεχνικής βοήθειας για τους χρήστες και τους επαγγελματίες του τομέα IT και μάλιστα, μέσα από το περιβάλλον του Office 365. deploy.office.com/getting-started Οδηγός χρήσης του Office 365 13

Καθορισμός επιχειρηματικών σεναρίων Προκειμένου να διασφαλίσετε την υποστήριξη, είναι προτιμότερο να εμπλέξετε τα άτομα που πρόκειται να ενθαρρύνουν και να υποστηρίξουν την αλλαγή μέσα από όλο τον οργανισμό. Θα πρέπει να διοργανώσετε μερικά εργαστήρια, μέσα από τα οποία θα προσκαλείτε τους επικεφαλής των τμημάτων, τους Project Manager, το τμήμα IT και άλλους υποστηρικτές να βοηθήσουν στη θετική μετάβαση. Οι παρακάτω ερωτήσεις αποτελούν μια καλή αφετηρία για να προσδιορίσετε και να καθορίσετε επιχειρηματικά σενάρια σε ένα εργαστήριο: Προσδιορίστε τα επιχειρηματικά σενάριά σας ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΕΝΑΡΙΟ: Παράδειγμα: Διεξαγωγή αποτελεσματικών συσκέψεων 1 Ποια είναι τα προβλήματα του οργανισμού που σχετίζονται με την επικοινωνία και τη συνεργασία; 2 Ποια σημεία θα ήθελε να βελτιώσει ο οργανισμός σας; ΠΡΟΒΛΗΜΑ: Παράδειγμα: 3 4 5 Ποιες μέθοδοι επικοινωνίας και συνεργασίας υιοθετούνται καλύτερα συνήθως από τον οργανισμό σας σε σχέση με άλλους; Ποια είναι η διαδικασία προετοιμασίας, διανομής και κοινής χρήσης πληροφοριών; Ποιοι παράγοντες θα μπορούσαν να συμβάλλουν στην προώθηση του επιχειρηματικού σεναρίου; Οι συμμετέχοντες σε μια σύσκεψη δεν εστιάζουν πάντα απολύτως στη σύσκεψη και μπορεί να εκτελούν πολλές εργασίες ταυτόχρονα κατά τις συσκέψεις. ΤΜΗΜΑ: Παράδειγμα: Ρίξτε μια ματιά στο φυλλάδιο "Γνωριμία με το Office 365" Ανατρέχοντας σε αυτό το φυλλάδιο, σε συνδυασμό με τα εργαστήριά σας, θα μπορείτε να προσδιορίσετε πιο εύκολα τα επιχειρηματικά σας σενάρια. Αυτό το συγκεκριμένο πρόβλημα έχει αναφερθεί από όλα τα τμήματα του οργανισμού. aka.ms/o365booklet Ξεκινήστε γρήγορα το έργο σας Επισκεφτείτε το Customer Success Center του Office 365 και αξιοποιήστε τα σενάρια "Πρώτα βήματα". success.office.com Οδηγός χρήσης του Office 365 15

Εφόσον έχετε καθιερώσει το όραμά σας και έχετε αξιολογήσει τις επιχειρηματικές προκλήσεις και ευκαιρίες, το επόμενο βήμα αφορά στην αντιστοίχιση των δυνατοτήτων του Office 365 στα επιχειρηματικά σενάρια που επιδιώκετε, και την ιεράρχηση των φόρτων εργασίας που θα σας βοηθήσουν να φτάσετε στο επιθυμητό αποτέλεσμα. STEP ΒΗΜΑ 2: 2: ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ ΛΥΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΛΑΝΟΥ ΧΡΗΣΗΣ Οδηγός χρήσης του Office 365 17

Καθορισμός και ιεράρχηση των λύσεών σας Το Office 365 μπορεί να βοηθήσει με πολλούς τρόπους: από τις έτοιμες έως τις προσαρμοσμένες λύσεις, οι δυνατότητες είναι σχεδόν απεριόριστες. Για να στεφθούν οι προσπάθειές σας με επιτυχία, πρέπει να κάνετε σωστές κινήσεις από την αρχή. Πρέπει να υιοθετήσετε μια απλοποιημένη προσέγγιση και να ξεκινήσετε από μικρά πράγματα, ώστε η αλλαγή να μην "τρομοκρατήσει" τους άλλους. 1 Σχετικό πλεονέκτημα Τα εκτιμώμενα αποτελέσματα που προσφέρει η καινοτομία σε σχέση με τα τρέχοντα εργαλεία ή τις διαδικασίες Ξεκινήστε με τα πιο θεμελιώδη σενάρια και σχεδιάστε μια σταδιακή προσέγγιση, όπου θα μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες λύσεις, "ξεκλειδώνοντας" την πλήρη αξία του Office 365 στον οργανισμό σας. Εστιάστε στα πιο ελκυστικά σενάρια για τους επιχειρηματικούς χρήστες, εναρμονιστείτε με τους επιχειρηματικούς στόχους και στοχεύστε στις κατάλληλες ομάδες. Δείτε τα πράγματα από την οπτική των χρηστών σας και διαμορφώστε μια αντιπροσωπευτική ομάδα χρηστών από τις επιχειρηματικές μονάδες για να δημιουργήσετε δοκιμαστικές λύσεις. Δημιουργήστε μια μεικτή ομάδα επιχειρηματικών χρηματοδοτών, υποστηρικτών, αλλά και σκεπτικιστών, ώστε να αντιπροσωπεύονται όλα τα προφίλ χρήστη, όλες οι νοοτροπίες και όλες οι δημογραφικές ομάδες, διατηρώντας πάντα το άτομο στο κέντρο της εμπειρίας. 2 Συμβατότητα με το υφιστάμενο σύστημα Η λύση σας καλύπτει αυτές τις προδιαγραφές; Everett M. Rogers Θέλουμε να λατρέψουν αυτό το εργαλείο και για να γίνει αυτό δεν απαιτείται μόνο να ακούτε τις ανάγκες των υπαλλήλων, αλλά πρέπει να λαμβάνετε υπόψη και τα σχόλια και να τα χρησιμοποιείτε για την εφαρμογή αυτών των σχολίων. Jeff Schuman, Διευθυντής, Ψηφιακό Μάρκετινγκ, Κοινωνική ευθύνη και Συνεργασία, Εθνικό επίπεδο 3 Πολυπλοκότητα ή απλότητα Η μάθηση έχει δυσκολίες (6 Μαρτίου 1931 21 Οκτωβρίου 2004) Ο Rogers προσδιορίζει διάφορα εγγενή χαρακτηριστικά των καινοτομιών που επηρεάζουν την απόφαση ενός ατόμου ως προς την υιοθέτηση ή την απόρριψη μιας καινοτομίας. Δείτε το webcast Σε εθνικό επίπεδο - Δημιουργία ενός διεθνώς αναγνωρισμένου intranet με το SharePoint 2013 και το Yammer (SPC311) aka.ms/nationwidespot 4 Δυνατότητα δοκιμής Μπορεί να δοκιμαστεί και να χρησιμοποιηθεί ως δοκιμαστική έκδοση; Ο Rogers ήταν ακαδημαϊκός του τομέα της επικοινωνίας, κοινωνιολόγος, συγγραφέας και καθηγητής. Είναι διάσημος για τη θεωρία της διάχυσης των καινοτομιών και για την έννοια του πρώιμου χρήστη (early adopter). ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ Το ξέρατε πως μπορείτε να χρησιμοποιείτε τις εφαρμογές του Office 365 που διατίθενται στο Office Store για να επωφεληθείτε από την επεκτασιμότητα της πλατφόρμας του Office 365, χωρίς να απαιτείται να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες λύσεις; https://store.office.com/ 5 Παρατηρητικότητα Τα αποτελέσματα που παρατηρούνται Οδηγός χρήσης του Office 365 19

Μετάβαση στις λύσεις Προσδιορίστε τις λύσεις σας Δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε; Χρησιμοποιήστε αυτά τα τέσσερα σημεία αφετηρίας για δηλώσεις για να προσδιορίσετε τις λύσεις που απαιτούνται για να ενεργοποιήσετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους: ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΕΝΑΡΙΟ: Παράδειγμα: Διεξαγωγή αποτελεσματικών συσκέψεων Ως [Ρόλος προσώπων] Επιθυμώ να [Ανάληψη ενέργειας] Έτσι ώστε [να κάνω κάτι/ για ποιο λόγο] Εργασία 1: Προσδιορισμός συναφών δυνατοτήτων Αυτό σημαίνει ότι χρειάζομαι [Στοιχεία που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των παραπάνω] Ο προσδιορισμός των συναφών δυνατοτήτων του Office 365 σάς δίνει τη δυνατότητα να προσδιορίσετε τη λύση σας. Για κάθε επιχειρηματικό σας σενάριο, χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα για να προσδιορίσετε τις συναφείς δυνατότητες, προκειμένου να αντιστοιχίσετε τις δυνατότητες του Office 365 με τους στοχευμένους επιχειρηματικούς σας στόχους. Προσδιορίστε τις δυνατότητές σας ΠΡΟΒΛΗΜΑ: ΤΜΗΜΑ: Παράδειγμα: Οι συμμετέχοντες σε μια σύσκεψη δεν εστιάζουν πάντα απολύτως στη σύσκεψη και μπορεί να εκτελούν πολλές εργασίες ταυτόχρονα κατά τις συσκέψεις. Παράδειγμα: Αυτό το συγκεκριμένο πρόβλημα έχει αναφερθεί από όλα τα τμήματα του οργανισμού. Πρόβλημα: Παράδειγμα - Διασφάλιση του ενδιαφέροντος των συμμετεχόντων στη σύσκεψη Προϊόν Yammer Skype για επιχειρήσεις SharePoint OneDrive για επιχειρήσεις Προτεινόμενη λύση Παράδειγμα - Χρησιμοποιήστε μια ομάδα στο Yammer για τακτικές ενημερώσεις κατάστασης, αντί να οργανώνετε εβδομαδιαίες ενημερωτικές συναντήσεις. Παράδειγμα - Χρησιμοποιήστε online δημοσκοπήσεις προκειμένου να συγκεντρώνετε και να καταγράφετε τις απαντήσεις των συμμετεχόντων. Χρησιμοποιήστε βιντεοκλήσεις με δυνατότητα χρήσης πίνακα. Παράδειγμα - Μοιραστείτε με ευκολία έγγραφα σε πραγματικό χρόνο με άλλους συμμετέχοντες. Συνιστάται για μακροχρόνια και καλά δομημένα έργα. Παράδειγμα - Μοιραστείτε με ευκολία έγγραφα σε πραγματικό χρόνο με άλλους συμμετέχοντες. Συνιστάται για συναντήσεις ad-hoc. ΛΥΣΗ: Παράδειγμα: Δημιουργήστε δημοσκοπήσεις στο Skype για επιχειρήσεις προκειμένου να διαγνώσετε τη διάθεση των συμμετεχόντων στη συνάντηση ή για να οργανώσετε ψηφοφορίες για τις αποφάσεις, και χρησιμοποιήστε τον Πίνακα σημειώσεων για να ενθαρρύνετε τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Χρησιμοποιήστε μια ομάδα στο Yammer για τακτικές ενημερώσεις κατάστασης, αντί να οργανώνετε εβδομαδιαίες ενημερωτικές συναντήσεις. Office και Outlook Δεν υπάρχουν δυνατότητες που να σχετίζονται απευθείας με αυτό το σενάριο. Οδηγός χρήσης του Office 365 21

Εργασία 2: Καθορισμός προτεραιοτήτων λύσεων Αν έχετε πολλές δυνητικές λύσεις, αυτό το βήμα θα σας βοηθήσει να τις ιεραρχήσετε και να επισημάνετε εκείνες που θα προσφέρουν περισσότερη αξία στην επιχείρηση. Θυμηθείτε ότι είναι σημαντικό να ξεκινήσετε από μικρά ζητήματα και να δείξετε την άμεση αξία που προκύπτει προκειμένου να μην μπερδευτούν οι ομάδες σας. Σας προτείνουμε να λάβετε υπόψη σας τις τέσσερις παρακάτω παραμέτρους, καθώς θα προχωράτε στην ιεράρχηση των λύσεων και θα προσδιορίζετε τη βήμα προς βήμα προσέγγισή σας. Πολυπλοκότητα Πόσο σύνθετη ή δύσκολη είναι η εφαρμογή της λύσης;? Μπορεί να οφείλεται σε τεχνικές, οργανωτικές δυσκολίες ή στη νοοτροπία. Προστιθέμενη αξία Πόση αξία θα προσφέρει αυτή η λύση στους εργαζομένους; Αντίκτυπος Θα έχει η λύση αντίκτυπο στους εργαζομένους στο σύνολο της εταιρείας ή αφορά σε συγκεκριμένη ομάδα ή τμήμα; Υποστήριξη ηγεσίας Για κάθε λύση, εκτιμήστε το επίπεδο υποστήριξης από υψηλόβαθμα πρόσωπα που θεωρείτε πιθανό να σας παρασχεθεί. Καθορισμός προτεραιοτήτων λύσεων Εφόσον συγκεντρώσετε όλες τις βαθμολογίες σας, μπορείτε να εφαρμόζετε τους βαθμούς σας σε έναν πίνακα προτεραιοτήτων για να τους συγκρίνετε μεταξύ τους Λύση Πολυπλοκότητα Προστιθέμενη αξία Αντίκτυπος Παράδειγμα: Δημιουργήστε δημοσκοπήσεις στο Skype για επιχειρήσεις προκειμένου να διαγνώσετε τη διάθεση των συμμετεχόντων στη συνάντηση ή για να οργανώσετε ψηφοφορίες για τις αποφάσεις, και χρησιμοποιήστε τον Πίνακα σημειώσεων για να ενθαρρύνετε την από κοινού σύνταξη. Υποστήριξη ηγεσίας 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Χαμηλή Low -- High Υψηλή Χαμηλός Low - - High Υψηλός Χαμηλή - Υψηλή None Καμία - Ισχυρή Strong Κυκλώστε ένα Κυκλώστε ένα Κυκλώστε ένα Κυκλώστε ένα Σύνολο 14 Στη φάση αυτή, είναι καλή ιδέα να ρίξετε μια ματιά στο Πλαίσιο των στόχων του Office 365 roadmap.office.com για να ενημερωθείτε για τυχόν ενημερώσεις ή δυνατότητες που έχουν προγραμματιστεί για την υπηρεσία. Συμβουλευτείτε την ομάδα IT σας για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τόσο το Onboarding Center όσο και το Πλάνο του deployment. Συνεργαστείτε μαζί τους για να βεβαιωθείτε ότι οι λύσεις που έχετε προσδιορίσει αποτελούν μέρος του Πλάνου του deployment του οργανισμού σας. Εργασία 3: Προσδιορίστε τα κριτήρια επιτυχίας σας Κατά την ανάπτυξη των ιδανικών επιχειρηματικών σεναρίων και λύσεών σας, είναι κρίσιμης σημασίας να θεσπίσετε ένα επίσημο σύνολο κριτηρίων επιτυχίας για να μετρήσετε τον αντίκτυπο από το λανσάρισμα του Office 365. Θα πρέπει να προσδιορίσετε τι πρέπει να υπολογιστεί και με ποιον τρόπο θα χειριστείτε τη συλλογή τόσο των ποσοτικών όσο και των ποιοτικών δεδομένων. Σκεφτείτε τις ακόλουθες δηλώσεις για να βοηθηθείτε κατά τον προσδιορισμό των κριτηρίων επιτυχίας σας: Εκτιμήστε πού ακριβώς βρίσκεστε προτού ξεκινήσετε. Καθορίστε το σημείο αναφοράς σας και δημιουργήστε έρευνες χρηστών. Προσδιορίστε επιχειρηματικούς βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) που μπορεί να βελτιωθούν βάσει των επιθυμητών αποτελεσμάτων (ικανοποίηση, χρόνος για επεξεργασία παραγγελίας κ.λπ.). Προσδιορίστε τα success story και συλλέξτε προφορικές κουβέντες που έχουν ειπωθεί σε συνεντεύξεις, συναντήσεις, Ομάδες Yammer κ.λπ. Μετρήστε την πρόοδο σε σχέση με τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) για να συμπληρώσετε την ποιοτική ανάλυση με δεδομένα. Συνιστούμε να επιλέξετε κριτήρια τα οποία θα σας βοηθήσουν να επιδείξετε την επιτυχία στις ομάδες ηγεσίας, όπως ικανοποίηση χρηστών, συμμετοχή των εργαζομένων, ταχύτητα χρήσης και μεγέθη συναφή με τα επιθυμητά από εσάς επιχειρηματικά σενάρια. 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Χαμηλή - Υψηλή Χαμηλή - Υψηλή Χαμηλή - Υψηλή Καμία - Ισχυρή Οδηγός χρήσης του Office 365 23

Προσδιορίστε τα κριτήρια επιτυχίας σας Χρησιμοποιήστε τον κανόνα "SMART" για την καθοδήγησή σας ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ: Παράδειγμα: S SPECIFIC (Συγκεκριμένα): Με σαφήνεια, χωρίς αμφισημίες, δίνεται απάντηση στις ερωτήσεις Τι; Γιατί; Ποιος; Πού;" Μειωμένα λειτουργικά κόστη Η αυξημένη χρήση συσχετίζεται με τη μειωμένη χρήση διάσκεψης με τρίτους, τον χρόνο ταξιδιών και την εκχώρηση πόρων. M A MEASURABLE (Μετρήσιμα): Με σαφήνεια και απεικονίζοντας την πρόοδο με σαφή τρόπο. ATTAINABLE (Υλοποιήσιμα): Ρεαλιστικά, χωρίς υπερβολές. ΜΕΘΟΔΟΣ/ΠΗΓΗ: Παράδειγμα: Ποσοτική Αναφορές του Office 365 Οικονομικές/λογιστικές αναφορές Αναφορές υπηρεσίας βοήθειας Αναφορές για έξοδα ταξιδιών και τηλεφώνου Μέτρα αποτελεσμάτων R T RELEVANT (Ενδιαφέροντα): Έχουν σημασία για τους ενδιαφερόμενους. TIMELY (Την κατάλληλη στιγμή): Εδραιωμένα σε μια συγκεκριμένη επιδιωκόμενη ημερομηνία, δίνοντας την απάντηση στην ερώτηση "Πότε;" ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ: Παράδειγμα: Σημειώσεις: Χρήση γραμματοκιβωτίου Χρήση του SharePoint Χρέωση και χρήση διασκέψεων με ήχο Έξοδα ταξιδιών και τηλεφώνου Κλήσεις υπηρεσίας βοήθειας ΣΤΟΧΟΣ: Παράδειγμα: Η σύγκριση των αναφορών του Office 365 πριν και μετά θα αναδείξει την εξοικονόμηση. Η χρήση διασκέψεων μέσω τηλεφώνου τρίτων μετά το λανσάρισμα θα καταδείξει μειωμένη χρήση κατά 10% σε μηνιαία βάση. Οδηγός χρήσης του Office 365 25

Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα υποστηρικτών Οι υποστηρικτές είναι οι σημαιοφόροι της εφαρμογής και βοηθούν με ενθουσιασμό τους συναδέλφους τους στην εκμάθηση των αποδοτικότερων λύσεων. Μπορούν να συμβάλουν στον περιορισμό της έντασης στη χρήση των πόρων της βασικής ομάδας έργου και στην ενίσχυση της συμμετοχής στο σύνολο της κοινότητας. Γιατί είναι σημαντικοί οι υποστηρικτές; Δημιουργούν τα θεμέλια, καθώς και ένα κλίμα ενθουσιασμού που εντείνει τη χρήση βελτιωμένων τρόπων εργασίας. Δημιουργούν έναν κύκλο επιρροής στο πλαίσιο των ομάδων τους. Διαμορφώνουν τους νέους τρόπους εργασίας μέσα στις ομάδες. Προσδιορίζουν τα επιχειρηματικά προβλήματα και τις πιθανές λύσεις. Παρέχουν σχόλια στην ομάδα έργου και τους χρηματοδότες. Πώς θα διαμορφώσετε μια κοινότητα υποστηρικτών; Βρείτε ενθουσιώδεις υποστηρικτές που μπορούν να αφιερώσουν χρόνο και προσπάθεια. Διαμορφώστε μια ομάδα του Yammer, όπου θα μπορούν οι υποστηρικτές να κοινοποιούν ενημερώσεις και ιστορίες επιτυχίας. Διοργανώστε ήπιας μορφής εκπαιδευτικά προγράμματα για βασικά στοιχεία του Office 365. Παραχωρήστε υλικά που θα τους βοηθούν να υποστηρίξουν την εργασία τους σε επίπεδο ομάδων και μεμονωμένων ατόμων, όπως για παράδειγμα ανεπίσημες συναντήσεις σε χώρους εργασίας. Διασφαλίστε έναν κανονικό ρυθμό για τις συζητήσεις με τους υποστηρικτές, ως προς το αντικείμενο με το οποίο ασχολούνται και με όσα δεν απασχολούνται. Σχεδιάστε ένα πρόγραμμα για να ενθαρρύνετε και να αναγνωρίσετε τις προσπάθειές τους, όπως προσφέροντάς τους προνομιακή πρόσβαση σε σχετικές εκδηλώσεις ή συμμετοχές για ομιλία σχετικά με τη διαμόρφωση των Κοινοτήτων των υποστηρικτών. Ενημερώστε τα μεμονωμένα άτομα σχετικά με το ρόλο των υποστηρικτών και το πού μπορεί κανείς να τους βρει - θυμηθείτε ότι δεν πρόκειται για μια δομή υποστήριξης του IT, αλλά για εκπροσώπους της επιχείρησης. Είμαι έμπειρος χρήστης. Προσπαθώ να βρίσκομαι σε καλό ρυθμό προκειμένου να ακολουθήσουν το παράδειγμά μου και οι άλλοι. Το παν είναι η κοινοποίηση ιδεών. - Paul Το βασικό είναι να εντοπίσετε όσους διαθέτουν ιδιαίτερο κίνητρο. Αυτό το αντιλαμβάνομαι ως ευκαιρία. Μέρος της εργασίας μου είναι να ενθαρρύνω την κοινότητα και τη διασπορά της γνώσης. - Darren ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ Δείτε το webcast Το πρόγραμμα των υποστηρικτών είναι απαραίτητο στο πλάνο χρήσης σας. Έχει διαπιστωθεί ότι η πιο κοινή και αποτελεσματική λύση για να μάθει κανείς είναι μέσω των συναδέλφων του. Προσδιορίστε και προσεγγίστε όσους έχουν εγγενείς ηγετικές δεξιότητες ή τους δασκάλους εντός του οργανισμού σας, και χρησιμοποιήστε τους ως βάση για να αναπτύξετε την κοινότητά σας. Best Buy: Η άνοδος των νίντζα μια περίπτωση χρήσης του SharePoint 2013 (SPC296) aka.ms/bestbuyninjas Οδηγός χρήσης του Office 365 27

Δημιουργήστε το πλάνο χρήσης σας Είστε πλέον έτοιμοι να προσδιορίσετε τις δραστηριότητες για τη δημιουργία μιας βιώσιμης προσέγγισης χρήσης του Office 365. Η ενημέρωση γύρω από αυτές τις λύσεις είναι ουσιώδες βήμα για την ενίσχυση της χρήσης, επειδή παρέχει πληροφόρηση, κίνητρα για συμμετοχή και έμπνευση στους χρήστες σας. Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό αυτών των δραστηριοτήτων για τη μεγιστοποίηση του αντίκτυπου και της χρήσης: Επικοινωνίες Ενσωμάτωση εσωτερικών ανακοινώσεων ή ενημερωτικών δελτίων. Αυτό είναι κρίσιμης σημασίας για την ενίσχυση της χρήσης, καθώς έτσι προσφέρονται πληροφορίες και έμπνευση στους χρήστες σχετικά με τη νέα τεχνολογία και συντηρείται το φυσικό κλίμα ενθουσιασμού. Εκδηλώσεις ενίσχυσης της συμμετοχής Δραστηριότητες, όπως πάρτι, συναντήσεις σε δημόσιες εγκαταστάσεις, διαγωνισμοί και δώρα, μπορούν να συμβάλλουν στη διατήρηση του ενδιαφέροντος και στην ενθάρρυνση των εργαζομένων να αρχίσουν να αλληλεπιδρούν με τα νέα εργαλεία. Εκπαίδευση Μπορεί να περιλαμβάνει από μαθήματα σε αίθουσες διδασκαλίας έως οδηγούς για τα πρώτα βήματα, όπου ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει μόνος του. Είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι οι υπάλληλοι κατανοούν τον τρόπο της χρήσης των νέων τεχνολογιών για την ολοκλήρωση των εργασιών τους. ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Πλάνου χρήσης του Office 365 για να δημιουργήσετε το δικό σας πλάνο χρήσης, στο οποίο θα συμπεριλάβετε έναν συνδυασμό από αυτές τις διαφορετικές δραστηριότητες σε ένα έγγραφο. https://success.office.com/portal Κοινοποιήστε και ελέγξτε το πλάνο χρήσης του Office 365 με άλλα άτομα από τον οργανισμό σας Ολοκληρώστε το πλάνο χρήσης σας, ακολουθώντας την βήμαπρος-βήμα προσέγγισή μας και αποκτήστε εύκολα πρόσβαση στους πόρους που χρειάζεστε για κάθε βήμα Ξεκινήστε γρήγορα το έργο σας, χρησιμοποιώντας ένα σύνολο θεμελιωδών σεναρίων και πλεονεκτημάτων του Office 365 από τα αντίστοιχα πρότυπα επικοινωνίας και εκπαίδευσης για τους τελικούς χρήστες σας Αξιοποιήστε τις πιο κοινές δραστηριότητες χρήσης, οι οποίες προέρχονται από πετυχημένους πελάτες κατά τα λανσαρίσματα του Office 365 Αποτυπώστε το πνεύμα του πλάνου χρήσης σας σε μια εξατομικευμένη αναφορά με το πάτημα ενός κουμπιού Οδηγός χρήσης του Office 365 29

Σε αυτό το βήμα, θα χρησιμοποιήσετε την εργασία σας, η οποία ολοκληρώθηκε στο Βήμα 2 και θα ξεκινήσετε να θέτετε το σχέδιό σας σε δράση, δεσμεύοντας πόρους και εκτελώντας το πλάνο χρήσης σας. Θα ανακαλύψετε βασικούς πόρους, οι οποίοι σας διατίθενται, καθώς και βέλτιστες πρακτικές σχετικά με τον τρόπο χρήσης τους, αλλά και σε ποιο στάδιο πρέπει να χρησιμοποιηθούν. ΒΗΜΑ 3: ΔΕΣΜΕΥΣΗ ΠΟΡΩΝ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΠΛΑΝΟΥ ΧΡΗΣΗΣ Οδηγός χρήσης του Office 365 31

Πόροι ενημέρωσης και επικοινωνίας Για να ενημερώσετε τους χρήστες σχετικά με το επικείμενο λανσάρισμα, να μοιραστείτε μαζί τους τα οφέλη και να δημιουργήσετε ένα κλίμα προσμονής Εκδηλώσεις συμμετοχής και δραστηριότητες κοινότητας Για να συμβάλετε στη δημιουργία ενός κλίματος προσμονής, πρέπει να φέρετε κοντά τους ενδιαφερόμενους και να ενισχύσετε την αυτοπεποίθησή τους. ΑΦΙΣΕΣ, ΦΥΛΛΑΔΙΑ ΚΑΙ ΕΝΤΥΠΑ Φροντίστε το Office 365 να έχει οπτική παρουσία σε όλα τα σημεία των εταιρικών γραφείων σας με τα αναγκαία έντυπα μηνύματα. E-MAIL ΑΝΤΙΣΤΡΟΦΗΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΩΝ Ενημερώστε το κοινό για τις επερχόμενες δραστηριότητες, δημιουργήστε προσδοκίες και κεντρίστε το ενδιαφέρον τους εστιάζοντας στην ερώτηση "Εγώ τι θα κερδίσω;" ΚΥΡΙΑ ΣΗΜΕΙΑ ΚΑΙ ΒΙΝΤΕΟ TEASER Ένας εξαιρετικός τρόπος να δημιουργήσετε κλίμα προσμονής και να μεταδώσετε στο κοινό τον ενθουσιασμό σας είναι να παίζετε βίντεο teaser στη διάρκεια μιας εκδήλωσης ή κοντά στο χώρο της καφετέριας. ΚΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΦΥΛΛΑΔΙΑ Χρησιμοποιήστε κεράσματα και φυλλάδια για να μεγιστοποιήσετε πραγματικά την επίδραση που θα έχουν εκδηλώσεις, όπως τα εκπαιδευτικά γεύματα. success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources ΣΕΙΡΑ E-MAIL ΜΕ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ Πρότυπα e-mail με δυνατότητα προσαρμογής με σκοπό τη μεγιστοποίηση του βάθους και του εύρους της χρήσης σε βάθος χρόνου. ΟΔΗΓΟΙ ΓΡΗΓΟΡΗΣ ΕΚΚΙΝΗΣΗΣ Αυτοί οι οδηγοί με δυνατότητα εκτύπωσης περιλαμβάνουν χρήσιμες συμβουλές, συντομεύσεις και στιγμιότυπα οθόνης, που σας καθοδηγούν στο Office 365. success.office.com/resources aka.ms/officestart Μηνύματα e-mail και ενημερωτικά δελτία (Ξεκινά 4-8 εβδομάδες πριν από το λανσάρισμα) Φροντίστε τα e-mail να είναι σύντομα και περιεκτικά, με σαφές κάλεσμα για δράση και με συνδέσεις προς περισσότερες πληροφορίες, όπως σελίδα με Συνήθεις ερωτήσεις. Τα e-mail θα πρέπει να αποστέλλονται από συγκεκριμένο πρόσωπο, κατά προτίμηση από χρηματοδότη στελεχών, όχι από ομάδα ή λίστα διανομής. Το περιεχόμενο των e-mail και των ενημερωτικών δελτίων θα πρέπει να απαντά στα βασικά ερωτήματα των τελικών χρηστών σας: "Γιατί γίνεται η μετάβαση στο Office 365;", "Τι πρέπει να κάνω εγώ;", "Πώς αυτή η εξέλιξη θα με βοηθήσει στην εκτέλεση της εργασίας μου;. Χρησιμοποιήστε τις ασκήσεις "Καθορισμός επιχειρηματικού οράματος και Προσδιορισμός επιχειρηματικών σεναρίων" ως βοηθήματα στην καθοδήγηση των μηνυμάτων. Φροντίστε τα e-mail σας να είναι καλαίσθητα, με σχέδια και χρώματα τα οποία να ταιριάζουν στην καμπάνια σας. Ενεργοποιήστε την αμφίδρομη επικοινωνία με τους χρήστες σας, ενσωματώνοντας συνδέσεις προς την εσωτερική σας τοποθεσία και την ομάδα του Yammer για σχόλια, υποστήριξη και εκπαίδευση. Εκδηλώσεις πρώτης επαφής και εκπαιδευτικά γεύματα (Ξεκινούν 4 εβδομάδες πριν από το λανσάρισμα) Διοργανώστε μια ζωντανή εκδήλωση, όπου οι χρήστες θα μπορούν να περιηγηθούν στο Office 365 και να έχουν πρόσβαση σε εκπαιδευτικούς πόρους. Διοργανώστε την εκδήλωση σε πολυσύχναστο χώρο όπως αίθουσα υποδοχής ή κυλικείο. Φροντίστε ώστε οι υποστηρικτές να συνδιαλέγονται με το κοινό προκειμένου να απαντούν στις ερωτήσεις και τους προβληματισμούς του και για να ενθαρρύνουν τη χρήση του Office 365. Διεξαγάγετε τις συναντήσεις γνωριμίας και ενημέρωσης σε τακτά χρονικά διαστήματα (ανά τρίμηνο, για παράδειγμα) και ενθαρρύνετε τη συμμετοχή με κίνητρα. Οι ανεπίσημες συναντήσεις γνωριμίας και ενημέρωσης μπορούν να προσφέρουν στους τελικούς χρήστες τη δυνατότητα να κάνουν ερωτήσεις σε ένα ανοικτό βήμα διαλόγου. Οργανώστε διαγωνισμούς, κυνήγια θησαυρού, απονείμετε βραβεία και μοιράστε δώρα, τα οποία προϋποθέτουν την αλληλεπίδραση του κοινού με τα εργαλεία του Office 365. Τοποθετήστε σε εμφανή σημεία το έντυπο υλικό για να ενημερώνονται οι συμμετέχοντες για τις δραστηριότητες της ημέρας και για να παρουσιάσετε τις πλέον συναρπαστικές δυνατότητες του Office 365. Προτείνετε στους χρήστες την ομάδα στο Yammer, ώστε να συνεχίσουν εκεί τη συζήτηση και να συμβάλλετε στη συγκέντρωση των συλλεγόμενων πληροφοριών. Οδηγός χρήσης του Office 365 33

Εκπαίδευση και υποστήριξη Βοηθήστε τους χρήστες κατά τη μετάβαση και κάντε τα πρώτα σας βήματα στις νέες εφαρμογές. ΚΕΝΤΡΟ ΕΚΜΑΘΗΣΗΣ ΤΟΥ OFFICE 365 Βοηθήστε τους ενδιαφερόμενους να ξεκινήσουν να χρησιμοποιούν γρήγορα αυτούς τους βασικούς πόρους εκμάθησης και εκπαίδευσης για το Office 365. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΚΑΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΑ ΥΛΙΚΑ ΓΙΑ ΤΟ OFFICE Χρησιμοποιήστε αυτούς τους πόρους για να βοηθηθείτε κατά τη μετάβαση στο νέο Office και να μάθετε γρήγορα πώς να εκτελείτε τις καθημερινές σας εργασίες. Το "γιατί" είναι η σημαντικότερη πτυχή της εκπαίδευσής σας. Εάν οι τελικοί χρήστες σας είναι νέοι στο Office 365, η εκπαίδευσή σας θα πρέπει να κάνει περισσότερα από το να τους παρουσιάζει διαδικαστικές οδηγίες για την εκτέλεση εργασιών. Θα πρέπει να γνωρίζουν γιατί συμβαίνει η αλλαγή, τι έχουν να κερδίσουν και γιατί τους ζητείται να αλλάξουν. Βασικό μέρος του εκπαιδευτικού σας πλάνου είναι να επιδείξετε τα οφέλη που συνοδεύουν την αλλαγή. Η κατανόηση των προβληματισμών των χρηστών και η παροχή απαντήσεων είναι βασικό βήμα προς τη μετάβαση και τη διασφάλιση επιτυχημένου deployment. Ορίστε μερικές συμβουλές: aka.ms/o365learning BoM ΚΕΝΤΡΟΥ ΕΚΜΑΘΗΣΗΣ ΤΟΥ OFFICE 365 Χρησιμοποιήστε το για να διακρίνετε ακριβώς ό,τι χρειάζεστε από το σύνολο του διαθέσιμου εκπαιδευτικού περιεχομένου. aka.ms/officetraining ΠΟΡΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ Χρησιμοποιήστε αυτόν τον οδηγό για να προετοιμάσετε την υπηρεσία βοήθειας για την αντιμετώπιση των προβλημάτων των χρηστών του Office 365. ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΤΕ ΕΝΑ ΚΕΝΤΡΟ ΕΚΜΑΘΗΣΗΣ: Χρησιμοποιήστε μια εσωτερική τοποθεσία ομάδας για να αποθηκεύσετε εκπαιδευτικούς πόρους, όπως οδηγίες για τα πρώτα βήματα, συμβουλές και κόλπα. ΞΕΚΙΝΗΣΤΕ ΜΕ ΤΑ ΟΦΕΛΗ: Εξηγήστε πώς θα είναι η εργασία σας με το Office 365 και τι είδους οφέλη μπορούν να αναμένουν σε σύγκριση με οποιαδήποτε παλιά εργαλεία ή παλιές διεργασίες. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΣΕΝΑΡΙΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ: Χρησιμοποιήστε τις γνώριμες στο ακροατήριό σας εργασίες ή επιχειρηματικές διεργασίες, ως τρόπο για να τους κατευθύνετε προς πληροφορίες συναφείς με συγκεκριμένες δυνατότητες. ΣΥΜΠΕΡΙΛΑΒΕΤΕ ΤΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ: Φροντίστε να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες, τις διεργασίες και τις βέλτιστες πρακτικές που έχει θεσπίσει ο οργανισμός σας γύρω από το Office 365. success.office.com/resources success.office.com/resources Επισκεφθείτε το Customer Success Center του Office 365 Βρείτε αυτούς τους πόρους και δημιουργήστε το πλάνο χρήσης με αναλυτικά χρονοδιαγράμματα και συγκεκριμένες εργασίες. success.office.com ΔΩΣΤΕ ΕΝΕΡΓΟ ΡΟΛΟ ΣΤΟΥΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΕΣ: Ζητήστε τη συνδρομή του δικτύου υποστηρικτών σας, οι οποίοι είναι προσηλωμένοι στη συγκέντρωση εξειδικευμένων γνώσεων για το Office 365, προκειμένου να παράσχουν καθοδήγηση και υποστήριξη στις ομάδες τους. Οδηγός χρήσης του Office 365 35

Σε αυτό το τελικό βήμα, θα ενημερωθείτε για το πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε τα σχόλια που συγκεντρώνονται καθ' όλη τη διάρκεια της ενθάρρυνσης της χρήσης, να υπολογίζετε την πρόοδό σας, να προσδιορίζετε και να μοιράζεστε την επιτυχία και, στο τέλος, να επαναλαμβάνετε τη διαδικασία. ΒΗΜΑ 4: ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ, ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ Οδηγός χρήσης του Office 365 37

Μέτρηση της προόδου σε σύγκριση με το σημείο αναφοράς σας Είναι σημαντικό να υπολογίζετε την πρόοδο σε σχέση με το σημείο αναφοράς σας, κατά τη διαδικασία του λανσαρίσματος, να εξακολουθείτε να βελτιώνετε τις λύσεις ανάλογα με τα σχόλια των χρηστών και να καταγράφετε και να κοινοποιείτε τις επιτυχίες. Έτσι, θα εμπνέετε τους υπόλοιπους να χρησιμοποιούν το Office 365 και θα τους επιτρέπετε να συγκρίνουν την επιτυχία τους με τα σημεία αναφοράς. Ένας τρόπος συλλογής ποιοτικών και ποσοτικών δεδομένων είναι η διεξαγωγή ερευνών σχετικά με τις γνώσεις και τη διάθεση των χρηστών ως προς το Office 365. Ιδού ορισμένες προτάσεις για τη διεξαγωγή ερευνών σε τελικούς χρήστες κατά το λανσάρισμά σας: Προοδευτικό λανσάρισμα ή πιλοτική φάση Στείλτε μια έρευνα βάσης λίγο πριν οι χρήστες που συμμετέχουν στην πιλοτική φάση λάβουν ενεργοποιημένους λογαριασμούς και συσκευές, για να συλλέξετε δεδομένα για τις γνώσεις τους σχετικά με το Office 365. Δημοσιεύστε μια έρευνα στη μέση της πιλοτικής φάσης για να συλλέξετε δεδομένα για τις εμπειρίες τους σχετικά με το Office 365 και χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα για να κάνετε τυχόν προσαρμογές πριν από το γενικό λανσάρισμα. Διοργανώστε μια τελική έρευνα αμέσως μετά την πιλοτική φάση, προκειμένου να προσδιορίσετε εάν θέλετε να κάνετε περαιτέρω προσαρμογές στα γενικά υλικά εκπαίδευσης και ενημέρωσης. Πλήρες λανσάρισμα Στείλτε μια έρευνα βάσης λίγο πριν οι χρήστες λάβουν ενεργοποιημένους λογαριασμούς και συσκευές για να συλλέξετε δεδομένα για τις γνώσεις τους σχετικά με το Office 365. Διοργανώστε μια έρευνα στη μέση της ημέρας του λανσαρίσματος, για να συλλέξετε δεδομένα για τις εμπειρίες των χρηστών σχετικά με το Office 365, και χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα για να γίνουν τυχόν απαραίτητες προσαρμογές. Μετά το λανσάρισμα σε επίπεδο οργανισμού, χρησιμοποιήστε μια τελική έρευνα για να αξιολογήσετε την ικανοποίηση των χρηστών. Μπορείτε να δημοσιεύσετε αυτήν την έρευνα 90 ημέρες μετά την ημέρα λανσαρίσματος και, στη συνέχεια, σε τριμηνιαία βάση για να καταμετρήσετε την ικανοποίηση και την παραγωγικότητα των χρηστών. Καθώς αναπτύσσετε τα κριτήρια επιτυχίας και τις έρευνές σας, επωφεληθείτε από τα παραδείγματα που παρέχουμε παρακάτω ΠΡΟΤΥΠΑ ΕΡΕΥΝΩΝ ΤΕΛΙΚΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ Χρησιμοποιήστε το πρότυπο έρευνας για να μετρήσετε την ικανοποίηση και την πρόοδο σε σχέση με το σημείο αναφοράς σας. success.office.com/resources ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ Χρησιμοποιήστε παραδείγματα κριτηρίων επιτυχίας και τον πίνακα εργαλείων προκειμένου να παρακολουθείτε την πρόοδο αναφορικά με το λανσάρισμα και τη χρήση success.office.com/resources Χρησιμοποιήστε τον πίνακα εργαλείων των Βασικών δεικτών απόδοσης (KPI) για να παρακολουθείτε την πρόοδο της χρήσης Αυτά τα γραφήματα αντιπροσωπεύουν ορισμένες από τις αναφορές που διατίθενται στην Κονσόλα διαχειριστή του Office 365, οι οποίες συνδέονται με τις μετρήσεις που απαιτούνται για την αποτύπωση των βελτιώσεων στην κατανάλωση ή τη χρήση. Exchange Lync SharePoint ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΚΑΙ ΚΟΛΠΑ Στην αρχή του οδηγού χρήσης, προσδιορίσαμε ένα σύνολο εργασιών για να καθορίσουμε τα κριτήρια επιτυχίας σας. Φροντίστε να ανατρέχετε σε αυτές, καθώς χρησιμοποιείτε τα πρότυπα που διατίθενται στη διεύθυνση success.office.com/resources Οδηγός χρήσης του Office 365 39

Καταγραφή και κοινοποίηση επιτυχίας Τα success story, συχνά, αποδεικνύονται το ίδιο πολύτιμα με τις ποσοτικές μετρήσεις, καθώς αποδεικνύουν πόσο πετυχημένα είναι τα αποτελέσματα του Office 365. Κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος, ζητήστε από τα μέλη της ομάδας έργου και τους υποστηρικτές να καθορίσουν παραδείγματα, τα οποία θα επιδεικνύουν τη διαλειτουργική συνεργασία και ομαδική εργασία. Αυτό μπορεί να γίνει απλώς μέσω της διεξαγωγής έρευνας σε τελικούς χρήστες, σχετικά με το πώς οι ίδιοι έχουν επωφεληθεί και πώς τους έχει βοηθήσει το Office 365 να πετύχουν τους στόχους τους. Υπάλληλος της νυχτερινής βάρδιας αναφέρει ένα ασυνήθιστο πρόβλημα ΤΣΑΡΛΕΣΤΟΝ Το πρόβλημα επιβεβαιώνεται και από άλλα καταστήματα στη χώρα ΝΤΑΛΑΣ Το πρόβλημα αναγνωρίζεται από κάποιο στέλεχος ΣΙΚΑΓΟ Το πρόβλημα επιλύεται ΣΙΚΑΓΟ Επανάληψη Η ενθάρρυνση της χρήσης είναι ένας ατέρμονος κύκλος, που δεν τελειώνει μετά την ημέρα λανσαρίσματος ή μετά τη μέτρηση του αντίκτυπου του λανσαρίσματός σας. Αναζητήστε νέους τρόπους για την ενίσχυση της επιχειρηματικής αξίας μέσω του Office 365, για να ενημερώνεστε σχετικά με τις μεταβαλλόμενες ανάγκες των χρηστών και του οργανισμού σας. Αξιοποιήστε αυτές τις πληροφορίες από τη διαδικασία αξιολόγησης για να ξεκινήσετε επιπλέον εκπαιδευτικούς κύκλους και να εκπαιδεύσετε τους χρήστες σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές και τις λύσεις του Office 365 με υψηλό αντίκτυπο. Προγραμματίστε επιπλέον ευκαιρίες ανάπτυξης επιχειρηματικών σεναρίων και λύσεων με περισσότερα τμήματα από τον οργανισμό σας. Στη συνέχεια, διοργανώστε εκπαιδευτικούς κύκλους ανά τμήματα, όπου θα έχετε την ευκαιρία να εξηγήσετε πώς το Office 365 μπορεί να ενισχύσει την επιτυχία για όλες τις επιχειρηματικές γραμμές. Διοργανώστε, ανά τακτά διαστήματα, επιπλέον εκδηλώσεις ενθάρρυνσης της συμμετοχής, όπως συναντήσεις σε δημόσια κτίρια ή εκπαιδευτικά γεύματα, για να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή στον οργανισμό σας. Φροντίστε να ενθαρρύνετε τους χρήστες και τους υποστηρικτές σας, ώστε να αναπτύσσουν ιδέες σχετικά με το πώς το Office 365 μπορεί να βελτιώσει επιχειρηματικές πρακτικές, και να τις κοινοποιούν σε άλλους μέσω εκδηλώσεων ενίσχυσης της συμμετοχής, δραστηριοτήτων στην κοινότητα και μιας ομάδας Yammer. Αξιοποιήστε αυτές τις ιδέες για να δημιουργήσετε πρόσθετες λύσεις και να ξεκινήσετε επιπλέον εκπαιδευτικά σεμινάρια. Τελικές σκέψεις Να θυμάστε ότι η επιχείρησή σας και το cloud εξελίσσονται διαρκώς. Αναζητήστε νέες ευκαιρίες για τη βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών και ενισχύστε τα ενδιαφερόμενα μέρη. Να συμβουλεύεστε το Δημόσιο πλαίσιο στόχων του Office 365 και τα ιστολόγια του Office για να ενημερώνεστε σχετικά με πιθανά νέα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας και τις ενημερώσεις που μπορείτε να αξιοποιείτε. roadmap.office.com blogs.office.com Οδηγός χρήσης του Office 365 41

Η πλήρης λίστα ελέγχου της διαδικασίας χρήσης Βήμα 1: Προσδιορισμός του οράματος και των επιχειρηματικών σεναρίων Προσδιορισμός των βασικών ενδιαφερομένων και συγκέντρωση της ομάδας σας Διεξαγωγή άσκησης απεικόνισης που θα σας βοηθήσει να ορίσετε το όραμά σας Διοργάνωση εργαστηρίου επιχειρηματικών σεναρίων που θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα σενάριά σας Διασφάλιση συμμετοχής χρηματοδότη στελεχών για το έργο χρήσης σας Βήμα 2: Καθορισμός προτεραιοτήτων λύσεων και δημιουργία πλάνου χρήσης Προσδιορισμός λύσεων με την αντιστοίχιση των δυνατοτήτων του Office 365 στα σενάριά σας Ξεκινήστε από τα απλά και απλοποιήστε περαιτέρω τη διαδικασία: καθορισμός προτεραιοτήτων λύσεων και διαμόρφωση σταδιακής προσέγγισης Εκκίνηση προγράμματος για υποστηρικτές, ώστε να συλλέγετε πιο εύκολα σχόλια, να πραγματοποιείτε κλιμάκωση και να ενθαρρύνετε την οργανική χρήση Πιλοτική εφαρμογή των λύσεων και της επικοινωνίας με τους υποστηρικτές και συλλογή σχολίων Δημιουργία του πλάνου χρήσης σας, συμπεριλαμβανομένου ενός συνόλου δραστηριοτήτων επικοινωνίας και εκπαίδευσης και δραστηριοτήτων για την κοινότητα Βήμα 3: Δέσμευση πόρων και εκτέλεση με βάση το πλάνο χρήσης Πιλοτική φάση/φάση πριν από το λανσάρισμα: Ενθαρρύνετε την ενημέρωση πριν από το λανσάρισμα για να εντείνετε την προσμονή, να δημιουργήσετε ένα κλίμα ενθουσιασμού και να απαντήσετε σε ερωτήσεις Φάση πριν από το λανσάρισμα: Υποστηρίξτε το λανσάρισμα στον οργανισμό κατά την εβδομάδα λανσαρίσματος και ανοίξτε ένα κανάλι ανταλλαγής σχολίων Φάση μετά από το λανσάρισμα: Διατηρήστε το ενδιαφέρον και τη δυναμική και υπολογίστε την πρόοδο Βήμα 4: Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη Συνεχίστε να υπολογίζετε την πρόοδο με την πάροδο του χρόνου και προσδιορίστε τις περιπτώσεις επιτυχίας Προσδιορίστε σημεία που έχουν βελτιωθεί, καθώς και ένα νέο σύνολο επιχειρηματικών σεναρίων για τον οργανισμό σας Κοινοποιήστε τις περιπτώσεις επιτυχίας για να συμβάλετε στη διεύρυνση της χρήσης μεταξύ άλλων ομάδων και τμημάτων Ακολουθήστε το Δημόσιο πλαίσιο στόχων του Office 365, για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις επερχόμενες δυνατότητες Λήψη όλων των διαθέσιμων πόρων success.office.com/resources Επισκεφθείτε το Customer Success Center του Office 365 success.office.com Ακολουθήστε τα τελευταία νέα για το Office 365 blogs.office.com Λάβετε μέρος στη συζήτηση στο Yammer aka.ms/office365network/drivingadoption 2016 Microsoft Corporation. Με επιφύλαξη κάθε νόμιμου δικαιώματος. Το παρόν έγγραφο παρέχεται "ως έχει". Οι πληροφορίες και οι απόψεις που εκφράζονται σε αυτό το έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων των URL και άλλων αναφορών σε ιστοσελίδες, ενδέχεται να αλλάξουν χωρίς προειδοποίηση. Αναλαμβάνετε τον κίνδυνο από τη χρήση του. Το παρόν έγγραφο δεν σάς παρέχει τυχόν νομικά δικαιώματα σε οποιαδήποτε πνευματική ιδιοκτησία σε οποιοδήποτε προϊόν της Microsoft. Μπορείτε να αντιγράψετε και να χρησιμοποιήσετε το παρόν έγγραφο για τη δική σας, εσωτερική πληροφόρηση. Μπορείτε να τροποποιήσετε το παρόν έγγραφο για τη δική σας, εσωτερική πληροφόρηση. Office 365 Adoption Guide 43

success.office.com