Περιεχόµενα Ευχαριστίες... 13 1 Λίγα λόγια για το βιβλίο... 15 Χωρίς τεχνική ορολογία!... 15 Σύντοµη παρουσίαση... 16 Τι νέο υπάρχει στο Word 2007;... 19 Μερικές συµβάσεις... 20 Μία τελευταία λέξη (ή και δύο)... 21 2 Ανάγνωση και συγγραφή κειµένου... 23 Περιήγηση στα στοιχεία του Word 2007... 24 ηµιουργία νέου εγγράφου... 26 Εργασία µε υπάρχον έγγραφο... 28 Επεξεργασία κειµένου... 29 Εργασία µε παλαιότερα έγγραφα... 30 Ανάγνωση εγγράφου... 32 Χρήση µόνο του πληκτρολογίου... 34 Πολλοί τρόποι προβολής εγγράφων... 36 Αλλαγή προβολής... 38 ιεξαγωγή έρευνας για ένα θέµα... 39 Μετάφραση ξενόγλωσσου κειµένου... 40 Εύρεση κειµένου... 42 Αντικατάσταση κειµένου... 44 Προσθήκη αριθµών σελίδων... 45 Εισαγωγή συχνά χρησιµοποιούµενου περιεχοµένου... 46 Ορθογραφικός και γραµµατικός έλεγχος... 48 Αυτόµατη διόρθωση κειµένου... 50 Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου... 52 Εναλλακτικοί τρόποι εκτέλεσης εργασιών... 54 7
8 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Εκτύπωση εγγράφου... 56 Λήψη βοήθειας... 58 3 Σχεδίαση των εγγράφων σας... 59 Μορφοποίηση κειµένου... 60 Έλεγχος της εµφάνισης: Θέµατα, στυλ, και γραµµατοσειρές... 62 Χρήση οποιουδήποτε στυλ... 64 Εναλλαγή Γρήγορων Στυλ... 65 Αλλαγή γραµµατοσειρών χαρακτήρων... 66 Προσαρµογή του διάστιχου παραγράφων... 68 Ορισµός στοίχισης παραγράφου... 70 Εσοχή παραγράφου... 71 Μορφοποίηση µε στηλοθέτες... 72 Εφέ χαρακτήρων και ειδική µορφοποίηση... 74 ηµιουργία εµβόλιµης επικεφαλίδας... 75 Ρύθµιση της απόστασης χαρακτήρων... 76 Αντιγραφή µορφοποίησης... 77 Ρύθµιση της συνολικής εµφάνισης... 78 Προσθήκη γραµµικού περιγράµµατος γύρω από σελίδα... 80 Προσθήκη καλλιτεχνικού περιγράµµατος γύρω από σελίδα... 81 Προσθήκη διακοσµητικής οριζόντιας γραµµής... 82 Προσθήκη περιγράµµατος ή σκίασης σε παράγραφο... 83 ηµιουργία λίστας µε κουκκίδες ή αριθµηµένης λίστας... 84 ηµιουργία λίστας πολλών επιπέδων... 86 Μορφοποίηση λίστας... 87 Μορφοποίηση πίνακα... 88 4 ηµιουργία διάταξης... 89 ιάταξη σελίδας... 90 Αλλαγή προσανατολισµού σελίδας σε έγγραφο... 92 Αλλαγή περιθωρίων σε έγγραφο... 93 Βελτίωση της διάταξης µε συλλαβισµό... 94
Περιεχόµενα 9 Βελτιστοποίηση της διάταξης... 96 Ροή κειµένου σε στήλες... 98 ηµιουργία κεφαλαίων... 99 ηµιουργία πίνακα από το µηδέν... 100 Χρήση προσχεδιασµένου πίνακα... 101 ηµιουργία πίνακα από υπάρχον κείµενο... 102 Ανατοµία ενός πίνακα... 103 Προσθήκη ή αφαίρεση γραµµών και στηλών... 104 Τοποθέτηση στοιχείων σε πίνακα... 105 Προσαρµογή διάταξης πίνακα... 106 Στοίχιση πίνακα... 108 Μετακίνηση πίνακα... 109 ηµιουργία διάταξης παράθεσης... 110 5 ηµιουργία ειδικών εγγράφων... 111 Σύνθεση διάφορων τύπων εγγράφων... 112 Οι µορφές αρχείων του Word... 114 ηµιουργία διαδικτυακών εγγράφων... 115 Συγγραφή και δηµοσίευση ιστολογίου... 116 Εκτύπωση φακέλων... 118 Εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας... 119 Συγχώνευση αλληλογραφίας: ευλογία και κατάρα... 120 ηµιουργία φόρµας επιστολής... 122 Εξατοµίκευση φόρµας επιστολής... 124 Προσθήκη διευθύνσεων λίστας αλληλογραφίας σε φακέλους... 126 Εναλλαγή προτύπων... 127 ηµιουργία επαναλαµβανόµενης κεφαλίδας... 128 ηµιουργία µεταβλητών επαναλαµβανόµενων κεφαλίδων... 130 Οργάνωση πληροφοριών... 132 Αναδιοργάνωση εγγράφου... 134 ηµιουργία κύριου εγγράφου... 136
10 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά 6 Προσθήκη γραφικών στα έγγραφά σας... 137 Εισαγωγή εικόνων... 138 Αλλαγή µεγέθους εικόνων... 139 Προσθήκη εικόνων clip art... 140 Προσθήκη σχηµάτων... 141 Επεξεργασία εικόνων... 142 Αναδίπλωση κειµένου γύρω από γραφικά... 144 Μορφοποίηση σχηµάτων... 146 Τακτοποίηση πολλών γραφικών... 147 Τοποθέτηση γραφικών στη σελίδα... 148 Συνδυασµός γραφικών... 149 ηµιουργία καλλιτεχνικού κειµένου... 150 Εισαγωγή διαγραµµάτων σχέσεων... 152 ηµιουργία γραφηµάτων... 154 Εισαγωγή γραφηµάτων του Excel... 156 7 Προσθήκη ειδικού περιεχοµένου... 157 Εισαγωγή εξωφύλλου... 158 Αρίθµηση επικεφαλίδων... 159 Προσθήκη αριθµών γραµµών... 160 Εισαγωγή εξισώσεων... 161 ηµιουργία εξισώσεων... 162 Εισαγωγή δεδοµένων του Microsoft Excel... 164 Χρήση υπερσυνδέσµων... 166 Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων... 168 Προσθήκη ένθετου κειµένου ή παράθεσης φράσης... 169 ηµιουργία προσαρµοσµένων πλαισίων κειµένου... 170 ηµιουργία αρχιγραµµάτων... 172 ηµιουργία υποσηµειώσεων και σηµειώσεων τέλους... 173 ηµιουργία παραποµπών... 174 Εισαγωγή σελιδοδεικτών... 175 Εισαγωγή πληροφοριών µε έξυπνες ετικέτες... 176 Εισαγωγή υδατογραφήµατος... 177 Προσθήκη ιδιοτήτων εγγράφων... 178
Περιεχόµενα 11 Αυτόµατη εισαγωγή πληροφοριών... 180 Προσθήκη λεζαντών σε πίνακες και εικόνες... 181 ηµιουργία πίνακα εικόνων, εξισώσεων, ή πινάκων... 182 ηµιουργία πίνακα περιεχοµένων... 183 Εισαγωγή βιβλιογραφικής αναφοράς... 184 Εισαγωγή βιβλιογραφίας... 186 ηµιουργία πίνακα αναφορών νοµολογίας... 187 ηµιουργία ευρετηρίου... 188 8 Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων... 191 Σήµανση αλλαγών σε ένα έγγραφο... 192 Σύγκριση αλλαγών σε ένα έγγραφο... 194 Συνδυασµός αναθεωρήσεων... 196 Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση... 197 Σύγκριση διαφορετικών τµηµάτων του ίδιου εγγράφου... 198 Τυποποίηση της µορφοποίησης... 199 Έλεγχος κειµένου σε ξένη γλώσσα... 200 Καταµέτρηση λέξεων... 202 Έλεγχος συµβατότητας... 203 Ολοκλήρωση του εγγράφου σας... 204 9 Προσαρµογή του περιεχοµένου σας... 205 ηµιουργία δικών σας στυλ... 206 ηµιουργία στυλ πίνακα... 208 ηµιουργία συνόλου Γρήγορων Στυλ... 209 ηµιουργία προσαρµοσµένου εξωφύλλου... 210 ηµιουργία προσαρµοσµένου πίνακα περιεχοµένων... 212 ηµιουργία προσαρµοσµένου πίνακα εικόνων ή πινάκων... 214 Αποθήκευση προσαρµοσµένης σχεδίασης πίνακα... 215 Προσαρµογή προτύπου... 216 Σχεδιασµός προτύπου... 218 Προσαρµογή λίστας... 220 Προσαρµογή λίστας πολλών επιπέδων... 222
12 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Προσαρµογή αριθµών σελίδων... 223 Οργάνωση µε χρήση στυλ... 224 10 Προσαρµογή και ασφάλεια του Word... 225 Προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης... 226 Προσαρµογή του παραθύρου του Word... 228 ηµιουργία συντοµεύσεων πληκτρολογίου... 230 Καθορισµός των στοιχείων που θέλετε να εµφανίζονται από το Word... 231 Αλλαγή πληροφοριών χρήστη... 232 Αλλαγή του τρόπου αποθήκευσης των αρχείων... 233 Προσαρµογή του ορθογραφικού και γραµµατικού ελέγχου του Word... 234 Προσαρµογή των λεξικών ορθογραφίας σας... 235 ηµιουργία των δικών σας διαταγών... 236 Μεταφορά στυλ και µακροεντολών... 237 Προστασία εγγράφου... 238 Περιορισµός πρόσβασης σε ένα έγγραφο... 239 Περιορισµός αλλαγών σε ένα έγγραφο... 240 Υπογραφή εγγράφου µε πιστοποιητικό... 241 Προσθήκη ορατής υπογραφής σε έγγραφο... 242 Προστασία εγγράφου µε κωδικό πρόσβασης... 244 Έλεγχος µακροεντολών, πρόσθετων, και χειριστηρίων ActiveX... 246 Επιδιόρθωση του Word... 247 Προσθαφαίρεση στοιχείων του Word... 248 Ευρετήριο... 249
Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων Στο κεφάλαιο αυτό Σήµανση αλλαγών σε έγγραφο Σύγκριση αλλαγών σε έγγραφο Συνδυασµός αναθεωρήσεων Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση Σύγκριση διαφορετικών τµηµάτων ενός εγγράφου Τυποποίηση της µορφοποίησης Έλεγχος κειµένου σε ξένη γλώσσα Καταµέτρηση λέξεων Έλεγχος συµβατότητας Ολοκλήρωση εγγράφου Aν στέλνετε πολλά έγγραφα στους συνεργάτες σας για εξέταση, διόρθωση, ή σχολιασµό, θα διαπιστώσετε ότι το Microsoft Office Word 2007 διαθέτει τα κατάλληλα εργαλεία για να απλοποιήσετε την εργασία που σας περιµένει όταν παραλάβετε όλες αυτές τις διαφορετικές αναθεωρήσεις. Η λειτουργία Παρακολούθησης Αλλαγών του Word καταγράφει τις τροποποιήσεις του κάθε αναθεωρητή, τις οποίες µπορείτε µετά εσείς να τις αποδεχτείτε ή να τις απορρίψετε. Αν οι αναθεωρητές σας δεν έχουν χρησιµοποιήσει τη λειτουργία Παρακολούθησης Αλλαγών, µην απελπίζεστε! Έχετε τη δυνατότητα να χρησιµοποιήσετε τη λειτουργία Σύγκρισης του Word για να συγκρίνετε την αρχική έκδοση µε την αναθεωρηµένη, ενώ µπορείτε να καθορίσετε ποια στοιχεία του εγγράφου θα επισηµανθούν για να διακρίνονται οι αλλαγές. Επίσης, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τη γραµµή ιαίρεσης Παραθύρου για να συγκρίνετε διαφορετικές ενότητες του ίδιου εγγράφου στην οθόνη σας. Όταν εξετάσετε όλες τις αναθεωρήσεις και δεχτείτε ή απορρίψετε τις αλλαγές, µπορείτε να συγχωνεύσετε όλα τα διαφορετικά τµήµατα σε ένα τελικό έγγραφο. Επιπλέον, το Word σάς βοηθά να εντοπίζετε και να διορθώνετε α- συνέπειες µορφοποίησης. Αν µερικές φορές χρησιµοποιείτε ξένες γλώσσες στην εργασία σας, τότε το Word µπορεί να ελέγξει γλωσσικά το ξενόγλωσσο έγγραφό σας, αρκεί να έχετε εγκαταστηµένα τα κατάλληλα λεξικά και τους κατάλληλους διορθωτές ορθογραφίας και γραµµατικής. Επίσης, όταν είναι απαραίτητο να περιοριστείτε σε συγκεκριµένο αριθ- µό λέξεων ή σελίδων στα έγγραφά σας, το Word µπορεί να παρακολουθεί τον αριθµό αυτό ώστε να γνωρίζετε πότε έχετε ξεπεράσει το όριό σας. 191
192 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Σήµανση αλλαγών σε ένα έγγραφο Όταν κάποιο έγγραφο πρέπει να αναθεωρηθεί, να διορθωθεί, ή να τροποποιηθεί µε οποιονδήποτε τρόπο, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τη λειτουργία Παρακολούθησης Αλλαγών του Word για να επισηµάνετε τις αλλαγές που πραγ- µατοποιήσατε εσείς και οι συνεργάτες σας. Όταν είναι ενεργοποιηµένη η λειτουργία αυτή, οι προσθήκες, οι διαγραφές, οι µετακινήσεις, ακό- µα και οι αλλαγές µορφοποίησης επισηµαίνονται. Αν είναι απαραίτητο, µπορείτε να προσθέσετε και σχόλια. Όταν αναθεωρήσετε το διορθωµένο έγγραφο, έχετε τη δυνατότητα να αποδεχθείτε ή να απορρίψετε οποιαδήποτε αλλαγή ή σχόλιο, να δείτε τις αλλαγές που έγιναν από συγκεκριµένους αναθεωρητές, ακόµα και να δείτε το έγγραφο στη µορφή που είχε πριν γίνουν οι αλλαγές. Επιπλέον, µπορείτε να δείτε το έγγραφο στη µορφή που θα είχε αν αποδεχόσασταν όλες τις αλλαγές. Αναθεώρηση εγγράφου 1 Ανοίξτε το έγγραφο που θα αναθεωρηθεί. 2 Στην καρτέλα Αναθεώρηση, πατήστε στο κουµπί Παρακολούθηση αλλαγών, αν δεν είναι ήδη πατηµένο. 3 Επιλέξτε Τελική έκδοση µε επισηµάνσεις για να βλέπετε τις αλλαγές σας. 4 Για να παρακολουθείτε τις τροποποιήσεις σας, πατήστε στο κουµπί Παράθυρο αναθεώρησης. 5 Επεξεργαστείτε το περιεχόµενο µε το συνηθισµένο τρόπο. Παρατηρήστε ότι το κείµενο που εισάγετε είναι υπογραµµισµένο, το κείµενο που διαγράφετε επισηµαίνεται µε διακριτή διαγραφή, το κεί- µενο που µετακινείτε σε άλλη θέση έχει διπλή υπογράµµιση, και το κείµενο που µετακινείτε από µία θέση επισηµαίνεται µε διπλή διακριτή διαγραφή. 6 Για να εισαγάγετε ένα σχόλιο, επιλέξτε το κείµενο που θέλετε να σχολιάσετε, και πατήστε στο κουµπί ηµιουργία σχολίου. 7 Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας στο πλαίσιο που εµφανίζεται ή στο παράθυρο αναθεώρησης, ανάλογα µε τις ρυθµίσεις σας. 8 Αλλάξτε την προβολή του εγγράφου στην τελική έκδοση, ελέγξτε το έγγραφο για πιθανά λάθη, και µετά αποθηκεύστε το και κλείστε το. 1 2 4 3 5 6 8 7 Συμβουλή Στην Πρόχειρη προβολή, στο έγγραφο σηµειώνονται όλες οι αλλαγές σας, και οι περιγραφές και τα σχόλιά σας εµφανίζονται στο παράθυρο αναθεώρησης στην αριστερή πλευρά ή στο κάτω µέρος του παραθύρου. Στην προβολή ιάταξης Εκτύπωσης, πατήστε στο κουµπί Πλαίσια για να δείτε το περιεχόµενο των πλαισίων.
Κεφάλαιο 8: Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων 193 Εξέταση αναθεωρήσεων 1 Ανοίξτε ένα έγγραφο που έχει διορθωθεί και αναθεωρηθεί. Αν το έγγραφο είναι µόνο για ανάγνωση, αποθηκεύστε το µε διαφορετικό όνοµα. 2 Στην καρτέλα Αναθεώρηση, πατήστε στο κουµπί Παρακολούθηση αλλαγών, αν είναι ήδη πατηµένο, για να απενεργοποιήσετε την επισήµανση αλλαγών. 3 Περάστε σε προβολή τελικής έκδοσης µε επισηµάνσεις, αν δεν βρίσκεστε ήδη σε αυτήν. 4 Πατήστε στο κουµπί Εµφάνιση ση- µειώσεων, και καθορίστε ποιοι τύποι αλλαγών θέλετε να εµφανίζονται. Αν δεν θέλετε να βλέπετε τις αλλαγές όλων των αναθεωρητών, επιλέξτε να εµφανίζονται µόνο οι αλλαγές συγκεκριµένων αναθεωρητών. 5 Πατήστε στο κουµπί Επόµενο για να ε- ντοπίσετε µια αλλαγή. Κατόπιν πατήστε στο κουµπί Αποδοχή για να αποδεχτείτε την αλλαγή, ή στο κουµπί Απόρριψη για να την απορρίψετε. Συνεχίστε να εξετάζετε τις αλλαγές και να τις ενσωµατώνετε στο έγγραφο χρησιµοποιώντας τα ίδια κουµπιά. Για να αποδεχτείτε όλες τις αλλαγές, πατήστε στο βέλος του κου- µπιού Αποδοχή, και επιλέξτε τη διαταγή Αποδοχή όλων των αλλαγών στο έγγραφο από το πτυσσόµενο µενού. Για να απορρίψετε όλες τις αλλαγές, πατήστε στο βέλος του κουµπιού Απόρριψη, και επιλέξτε τη διαταγή Απόρριψη όλων των αλλαγών στο έγγραφο. 6 Όταν τελειώσετε, περάστε σε προβολή τελικής έκδοσης, ελέγξτε το έγγραφο για πιθανά λάθη, και µετά αποθηκεύστε και κλείστε το έγγραφο. Συμβουλή Για να επισηµάνετε κείµενο χωρίς να προσθέσετε σχόλιο, πατήστε στο κουµπί Χρώµα επισήµανσης κειµένου της Κεντρικής καρτέλας, και σύρετε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το περιεχόµενο που θέλετε να επισηµάνετε. 2 4 3 6 5 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε τη σύγκριση δύο εκδόσεων του ίδιου εγγράφου και την επισήµανση των αλλαγών, δείτε την ενότητα «Σύγκριση αλλαγών σε ένα έγγραφο» στη σελίδα 194. Για πληροφορίες σχετικά µε το συνδυασµό ξεχωριστών αρχείων που περιέχουν αλλαγές σηµειωµένες από διαφορετικούς αναθεωρητές, δείτε την ενότητα «Συνδυασµός αναθεωρήσεων» στη σελίδα 196. 1
194 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Σύγκριση αλλαγών σε ένα έγγραφο Αν έχετε δύο εκδόσεις του ίδιου εγγράφου, όπου στη µία έχουν γίνει αλλαγές οι οποίες δεν έχουν επισηµανθεί, υπάρχει τρόπος να διαπιστώσετε ποιες τροποποιήσεις έγιναν. Με τη λειτουργία Σύγκρισης, έχετε τη δυνατότητα να συγκρίνετε το αρχικό έγγραφο µε το αναθεωρηµένο, και να υποδείξετε στο Word να επισηµάνει όλες τις αλλαγές. Ρύθµιση της σύγκρισης 1 Στην καρτέλα Αναθεώρηση, πατήστε στο κουµπί Σύγκριση και, από τη συλλογή που εµφανίζεται, επιλέξτε Σύγκριση για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Σύγκριση εγγράφων. 2 Καθορίστε το πρωτότυπο έγγραφο πατώντας είτε στο βέλος για να δείτε έναν κατάλογο µε πρόσφατα χρησι- µοποιηµένα έγγραφα είτε στο κουµπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε και να επιλέξετε το έγγραφο. 3 Καθορίστε το αναθεωρηµένο έγγραφο. 4 Αν θέλετε να αλλάξετε το όνοµα που έχει αντιστοιχιστεί στις αλλαγές ενός αναθεωρητή για παράδειγµα, στον Αναθεωρητή 1 καταχωρίστε το νέο όνοµα. 5 Αν εµφανίζεται το κουµπί Λεπτοµέρειες, πατήστε σε αυτό για να εµφανίσετε τις επιλογές σύγκρισης (όταν το κουµπί Λεπτοµέρειες πατηθεί, αντικαθίσταται από το κουµπί Χωρίς λεπτοµέρειες). Απενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου για τα στοιχεία που δεν θέλετε να επισηµανθούν, και ε- νεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου για αυτά που θέλετε να επισηµανθούν. 6 Καθορίστε πώς και πού θέλετε να εµφανιστούν οι αλλαγές. 7 Πατήστε στο ΟΚ. 1 2 3 4 5 6 7 Συμβουλή Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε αυτή τη µέθοδο σύγκρισης για να κάνετε νοµικές επισηµάνσεις σε συµβόλαια ή συµφωνητικά ώστε κάθε συµβαλλόµενος να γνωρίζει πώς αναθεωρήθηκε το αρχικό έγγραφο.
Κεφάλαιο 8: Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων 195 Αναθεώρηση αλλαγών 1 Στην καρτέλα Αναθεώρηση, πατήστε στο κου- µπί Εµφάνιση εγγράφων προέλευσης, και καθορίστε αν θέλετε να δείτε τα έγγραφα προέλευσης. Σε αυτή την περίπτωση, καθορίστε ποια από αυτά θέλετε να δείτε. 2 Για να εµφανίσετε ή να κρύψετε το παράθυρο αναθεώρησης, πατήστε στο κουµπί Παράθυρο αναθεώρησης. Για να αλλάξετε τη θέση του παραθύρου αναθεώρησης, πατήστε στο βέλος που βρίσκεται στα δεξιά του κουµπιού αυτού. 3 Κυλήστε τα περιεχόµενα του κύριου εγγράφου, σηµειώνοντας τις τροποποιήσεις. Καθώς κυλάτε, τα περιεχόµενα των εγγράφων προέλευσης, αν είναι ορατά, κυλούν ταυτόχρονα ώστε σε όλα τα παράθυρα να εµφανίζονται τα ίδια τµήµατα των εγγράφων. 4 Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο µε τις σηµειω- µένες αλλαγές. 5 Εξετάστε το κύριο έγγραφο, µε τις ίδιες µεθόδους που συνήθως χρησιµοποιείτε κατά την α- ναθεώρηση οποιουδήποτε εγγράφου στο οποίο περιέχονται σηµειωµένες αλλαγές. Το παράθυρο 1 αναθεώρησης 2 4 3 Στο κύριο έγγραφο φαίνονται Στα έγγραφα προέλευσης προβάλλεται επισηµασµένες οι αλλαγές που το περιεχόµενο του αρχικού εγγράφου έχουν γίνει στα έγγραφα προέλευσης. και του αναθεωρηµένου εγγράφου.
196 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Συνδυασµός αναθεωρήσεων Όταν στέλνετε ένα έγγραφο για αναθεώρηση, συνήθως λαµβάνετε αρκετά αντίγραφά του που έχουν αναθεωρηθεί ή διορθωθεί από διαφορετικούς ανθρώπους. Πώς λοιπόν συνδυάζετε όλες αυτές τις τροποποιήσεις σε ένα έγγραφο; Με την προϋπόθεση ότι οι αναθεωρητές σας χρησιµοποίησαν τη λειτουργία Παρακολούθησης Αλλαγών του Word, µπορείτε να συνδυάσετε όλες τις αλλαγές και όλα τα σχόλιά τους συγχωνεύοντας τα διάφορα έγγραφα σε ένα έγγραφο ώστε να δηµιουργήσετε εύκολα µια τελική έκδοση. Συγχώνευση εγγράφων 1 Σε οποιοδήποτε έγγραφο, πατήστε στο κουµπί Σύγκριση της καρτέλας Αναθεώρηση και, στη συλλογή που εµφανίζεται, επιλέξτε Συνδυασµός για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Συνδυασµός εγγράφων. 2 Καθορίστε ως αρχικό έγγραφο το έγγραφο που περιέχει το πρώτο σύνολο αναθεωρήσεων, και ως αναθεωρηµένο έγγραφο εκείνο που περιέχει επιπλέον διορθώσεις. 3 Πατήστε στο κουµπί Λεπτοµέρειες αν θέλετε να τροποποιήσετε ποιες αλλαγές θα προβάλλονται και σε ποιο έγγραφο (όταν το κουµπί Λεπτοµέρειες πατηθεί, αντικαθίσταται από το κουµπί Χωρίς λεπτοµέρειες). Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ε- λέγχου των στοιχείων για τα οποία θέλετε να επισηµαίνονται οι αλλαγές. 4 Καθορίστε αν θέλετε να επισηµαίνεται κάθε αλλαγή χαρακτήρων ή λέξεων, και επιλέξτε πού θέλετε να εµφανίζονται οι αλλαγές. 5 Πατήστε στο ΟΚ, και µετά αποθηκεύστε το συγχωνευµένο έγγραφο. 6 Επαναλάβετε τα βήµατα 1 ως 5 για να συγχωνεύσετε τις άλλες αναθεωρήσεις στο τελικό συνδυασµένο έγγραφο. Χρησιµοποιήστε τις συνηθισµένες µεθόδους αναθεώρησης για να εξετάσετε τις αλλαγές στο έγγραφο. 1 2 3 4 5 Συμβουλή Κατά το συνδυασµό δύο εγγράφων µπορείτε να συµπεριλαµβάνετε τις αλλαγές µορφοποίησης µόνο από το ένα από αυτά. Συνεπώς, καλό είναι να απενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου Μορφοποίηση αν θέλετε να διατηρήσετε τις αλλαγές µορφοποίησης που έχουν επισηµανθεί στο αρχικό έγγραφο. διαφορετικά, θα µείνουν µόνο οι αλλαγές µορφοποίησης που έγιναν στο αναθεωρηµένο έγγραφο.
Κεφάλαιο 8: Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων 197 Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση Όταν θέλετε να εξετάσετε δύο έγγραφα ταυτόχρονα για να συγκρίνετε το περιεχόµενό τους, το Word θα τα τοποθετήσει σε παράπλευρα παράθυρα. Αν τα έγγραφα µοιάζουν αρκετά, µπορείτε να υποδείξετε στο Word να κυλά τα περιεχόµενά τους ταυτόχρονα, ή να εξετάσετε τα έγγραφα µε το δικό σας ρυθµό. Προβολή των εγγράφων 1 Ανοίξτε τα δύο έγγραφα που θέλετε να προβάλετε και να συγκρίνετε. 2 Στο ένα έγγραφο, πατήστε στο κουµπί Προβολή µε παράθεση της καρτέλας Προβολή. 3 Αν εµφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου που ρωτά ποια έγγραφα θέλετε να προβάλετε, διαλέξτε τα έγγραφα και πατήστε στο ΟΚ. 4 Αν δεν θέλετε να κυλούν τα περιεχόµενα των εγγράφων ταυτόχρονα, πατήστε στο κουµπί της οµάδας Παράθυρο για να επεκτείνετε την αντίστοιχη οµάδα (αν είναι συµπτυγµένη), και µετά πατήστε στο κουµπί Σύγχρονη κύλιση για να απενεργοποιήσετε την ταυτόχρονη κύλιση. Πατήστε πάλι στο κουµπί αυτό για να ξεκινήσετε τη σύγχρονη κύλιση. 5 Εξετάστε τα έγγραφα. Όταν τελειώσετε, αναπτύξτε ξανά την οµάδα Παράθυρο, και πατήστε στο κουµπί Προβολή µε παράθεση για να απενεργοποιήσετε την προβολή αυτή. 4 2 Συμβουλή Αν, κατά την εξέταση των περιεχοµένων τους, τα δύο παράθυρα δεν ξεκινούν από το ίδιο σηµείο του εγγράφου, απενεργοποιήστε τη σύγχρονη κύλιση, κυλήστε τα περιεχό- µενα του ενός παραθύρου µέχρι να εµφανιστεί η ίδια πρώτη γραµµή µε το άλλο παράθυρο, και µετά ενεργοποιήστε πάλι τη σύγχρονη κύλιση. Συμβουλή Για να εξετάσετε περισσότερα από δύο έγγραφα ταυτόχρονα, ανοίξτε όλα τα έγγραφα που θέλετε να εξετάσετε και κλείστε εκείνα που δεν σας χρειάζονται. Σε οποιοδήποτε από τα ανοιχτά έγγραφα, πατήστε στο κουµπί Τακτοποίηση όλων της καρτέλας Προβολή.
198 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Σύγκριση διαφορετικών τµηµάτων του ίδιου εγγράφου Μερικές φορές, ειδικά σε πολύ µεγάλα έγγραφα, θα θέλετε να βλέπετε δύο διαφορετικά τµήµατα του εγγράφου ταυτόχρονα. Αυτό µπορείτε να το πετύχετε διαιρώντας το παράθυρο του Word κατά µήκος της οθόνης και κυλώντας τα περιεχό- µενα του κάθε τµήµατος παραθύρου ανεξάρτητα από το άλλο. ιαίρεση του παραθύρου 1 Με ανοιχτό το έγγραφο το οποίο θέλετε να εξετάσετε και στην προβολή που θέλετε να χρησιµοποιήσετε, σύρετε τη ράβδο διαίρεσης παραθύρου στην κατάλληλη θέση. 2 Κυλήστε τα περιεχόµενα του ενεργού τµήµατος παραθύρου µέχρι το τµήµα του εγγράφου που θέλετε να εξετάσετε. 3 Πατήστε στο άλλο τµήµα παραθύρου για να το ενεργοποιήσετε, και κυλήστε τα περιεχόµενά του στο σηµείο του εγγράφου που θέλετε να δείτε. 4 Επεξεργαστείτε ή µορφοποιήστε το περιεχόµενο σε οποιοδήποτε από τα δύο τµήµατα παραθύρου. 5 Όταν τελειώσετε, διπλοπατήστε στη ράβδο διαίρεσης για να καταργήσετε τη διαίρεση και να επιστρέψετε σε προβολή ενός παραθύρου. Η ράβδος διαίρεσης 1 παραθύρου 5 2 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε τη σύγκριση δύο εγγράφων σε παράθεση, δείτε την ενότητα «Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση» στη σελίδα 197. 4 3
Κεφάλαιο 8: Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων 199 Τυποποίηση της µορφοποίησης Ένα έγγραφο µπορεί να αποκτήσει γρήγορα χαοτική εµφάνιση όταν εφαρµόζετε διάφορους τύπους άµεσης µορφοποίησης στο κείµενό σας. Το Word διαθέτει πολλά εργαλεία τα οποία µπορούν να σας βοηθούν να παρακολουθείτε τη µορφοποίηση, να επισηµαίνουν πού υπάρχουν µικρές αλλά σηµαντικές αλλαγές στη µορφοποίηση, και να σας επιτρέπουν να αλλάζετε γρήγορα από ένα στυλ ή έναν τύπο µορφοποίησης σε κάποιο άλλο. Εντοπισµός ασυνεπειών στη µορφοποίηση 1 Πατήστε στο κουµπί Επιλογές του Word του µενού Office, ανοίξτε την κατηγορία Για προχωρηµένους στο αριστερό τµήµα του πλαισίου διαλόγου Ε- πιλογές του Word, και ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Παρακολούθηση µορφοποίησης και Επισήµανση ασυνεπειών µορφοποίησης, αν δεν είναι ήδη επιλεγµένα. Μετά πατήστε στο ΟΚ. 2 Πατήστε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιοδήποτε τµήµα κειµένου που έχει επισηµανθεί µε µπλε κυµατιστές γραµµές. 3 Από το µενού συντόµευσης επιλέξτε: Την προτεινόµενη λύση για να τυποποιήσετε τη µορφοποίηση. Τη διαταγή Παράβλεψη για να διατηρήσετε την υπάρχουσα µορφοποίηση στο συγκεκριµένο σηµείο. Τη διαταγή Παράβλεψη όλων για να διατηρήσετε την υπάρχουσα µορφοποίηση σε όλα τα σηµεία όπου εµφανίζεται στο έγγραφο. 4 Συνεχίστε να εξετάζετε το έγγραφο για ασυνέπειες. 2 Δοκιμάστε αυτό Σε Πρόχειρη προβολή, στην Κεντρική καρτέλα, πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος του παραθύρου Στυλ στην οµώνυµη οµάδα της Κορδέλας. Κατόπιν, στο παράθυρο αυτό, πατήστε στο κουµπί Ε- πιθεώρηση στυλ. Στο παράθυρο Επιθεώρηση στυλ, πατήστε στο κουµπί Εµφάνιση της µορφοποίησης. Α- νοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Word από το µενού Office και, στην ενότητα Εµφάνιση της καρτέλας Για προχωρηµένους, καθορίστε το µέγεθος της περιοχής στυλ. Πατήστε στο ΟΚ. Τώρα εξερευνήστε το έγγραφό σας, και επιλέξτε κείµενο για να διαπιστώσετε τις πληροφορίες που µπορείτε να πάρετε από την περιοχή στυλ και τα διάφορα παράθυρα εργασιών. 3
200 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Έλεγχος κειµένου σε ξένη γλώσσα Το Word είναι πολύγλωσσο. Με τα γλωσσικά εργαλεία του Microsoft Office, το Word µπορεί να αναγνωρίζει αυτόµατα τη γλώσσα µε την ο- ποία είναι γραµµένη η κάθε παράγραφος. Αν έ- χουν εγκατασταθεί τα κατάλληλα λεξικά και οι κατάλληλοι διορθωτές ορθογραφίας και γραµ- µατικής, το Word έχει τη δυνατότητα να ελέγχει πολύγλωσσα έγγραφα µε τα σωστά εργαλεία ε- λέγχου για κάθε γλώσσα. Αν το έγγραφό σας περιέχει µόνο µερικές σκόρπιες λέξεις άλλης γλώσσας, έχετε τη δυνατότητα να τις προσδιορίσετε ως ξενόγλωσσες ώστε να ελεγχθούν σωστά. Αν δεν έχουν εγκατασταθεί τα εργαλεία γλωσσικού ελέγχου για µια συγκεκριµένη γλώσσα, µπορείτε να επισηµάνετε τις λέξεις της γλώσσας αυτής ώστε το Word να τις παρακάµψει και να µην προσθέσει στο έγγραφο περιττές κυµατιστές γραµµές για ορθογραφικά και γραµµατικά λάθη. Ενεργοποίηση εντοπισµού γλώσσας 1 Πατήστε στο κουµπί Επιλογές του Word του µενού Office και, µε ενεργή την κατηγορία ηµοφιλείς, πατήστε στο κουµπί Ρυθµίσεις γλώσσας για να εµφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ρυθµίσεις γλώσσας του Microsoft Office 2007. 2 Στην καρτέλα Επεξεργασία γλωσσών, επιλέξτε µια γλώσσα την οποία θέλετε να εντοπίζει το Word, και πατήστε στο κου- µπί Προσθήκη. Επαναλάβετε τη διαδικασία για επιπλέον γλώσσες. 3 Επιλέξτε την προκαθορισµένη γλώσσα επεξεργασίας. 4 Πατήστε στο ΟΚ, και µετά και πάλι στο ΟΚ για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Word. Κλείστε το Word, καθώς και οποιαδήποτε άλλα ανοιχτά προγράµµατα του Office για να εφαρµόσετε τις ρυθµίσεις. 5 Ξεκινήστε το Word και ανοίξτε το έγγραφό σας. Στην καρτέλα Αναθεώρηση, πατήστε στο κουµπί Ορισµός γλώσσας στην οµάδα Γλωσσικός έλεγχος της Κορδέλας για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Γλώσσα, και ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, αν δεν είναι ήδη επιλεγµένο. 6 Πατήστε στο ΟΚ για να ενεργοποιήσετε τον εντοπισµό γλωσσών. 1 2 5 6 3 4 Συμβουλή Αν ενεργοποιήσετε µια διάταξη πληκτρολογίου άλλης γλώσσας στα Windows, η γλώσσα αυτή ενεργοποιείται αυτόµατα και στο Word.
Κεφάλαιο 8: Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων 201 Εργασία σε διαφορετικές γλώσσες 1 Πληκτρολογήστε µια παράγραφο σε ο- ποιαδήποτε ενεργοποιηµένη γλώσσα ε- κτός από την προεπιλεγµένη σας γλώσσα επεξεργασίας. Το Word θα πρέπει να αναγνωρίσει τη διαφορετική γλώσσα ό- ταν πατήσετε το πλήκτρο Enter. 2 Πατήστε στην παράγραφο που µόλις πληκτρολογήσατε, και παρατηρήστε τη γραµµή κατάστασης για να επιβεβαιώσετε ότι το Word έχει αναγνωρίσει σωστά τη γλώσσα. 3 Αν το Word δεν αναγνώρισε τη σωστή γλώσσα, επιλέξτε την παράγραφο. 4 Στην καρτέλα Αναθεώρηση, πατήστε στο κουµπί Ορισµός γλώσσας για να εµφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Γλώσσα. 5 Καθορίστε τη γλώσσα του επιλεγµένου κειµένου ώστε το Word να µπορέσει να το ελέγξει για ορθογραφικά και γραµµατικά λάθη. 6 Πατήστε στο ΟΚ. 7 Επαναλάβετε τα βήµατα 2 ως 6 για ο- ποιεσδήποτε λέξεις ή παραγράφους δεν είναι γραµµένες στην προεπιλεγµένη γλώσσα σας και το Word δεν έχει εντοπίσει τη γλώσσα τους. 3 4 5 2 6 1 Συμβουλή Οι γλώσσες για τις οποίες έχετε εγκαταστήσει εργαλεία γλωσσικού ελέγχου εµφανίζουν εικονίδια ορθογραφίας δίπλα στα ονόµατά τους στο πλαίσιο διαλόγου Γλώσσα. Αν δεν υπάρχει εικονίδιο ορθογραφίας, αυτό σηµαίνει ότι το κείµενο αυτής της γλώσσας δεν θα ελέγχεται για γραµµατικά και ορθογραφικά λάθη. Συμβουλή Η γλώσσα του κει- µένου στο σηµείο εισαγωγής προσδιορίζεται στη γραµµή κατάστασης όταν σε αυτή είναι ενεργοποιηµένη η ένδειξη γλώσσας. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε την εµφάνιση της ένδειξης γλώσσας στη γραµµή κατάστασης, αν δεν είναι ήδη ορατή, δείτε την ενότητα «Εµφάνιση ή απόκρυψη στοιχείων στη γραµµή κατάστασης» στη σελίδα 228.
202 Ελληνικό Microsoft Word 2007 µε µια µατιά Καταµέτρηση λέξεων ηµοσιογράφοι, φοιτητές, ακόµα και συγγραφείς τεχνικών κειµένων εξαρτώνται από το πλήθος των λέξεων, των γραµµών, ή των σελίδων. Αν ρωτήσετε τι ζητά ένας αρχισυντάκτης ή ένας καθηγητής, οι πρώτες λέξεις που θα ακούσετε είναι: «Ένα κείµενο 500 λέξεων για». Το Έλεγχος καταµέτρησης 1 Παρατηρήστε τη γραµµή κατάστασης και σηµειώστε τον τρέχοντα αριθµό λέξεων. 2 Πατήστε στον αριθµό λέξεων στη γραµ- µή κατάστασης για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Καταµέτρηση λέξεων. 3 Εξετάστε τα στατιστικά στοιχεία των α- ριθµών σελίδων, λέξεων, παραγράφων, και γραµµών. 4 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου αν θέλετε στην καταµέτρηση λέξεων να συµπεριλαµβάνεται και το κείµενο των υποσηµειώσεων και των σηµειώσεων τέλους. 5 Πατήστε στο κουµπί Κλείσιµο. Word σάς διευκολύνει στην παρακολούθηση του πλήθους των λέξεων που έχετε γράψει, εµφανίζοντας τον τρέχοντα αριθµό λέξεων στη γραµµή κατάστασης, αλλά µπορείτε επίσης να πάρετε επιπλέον πληροφορίες. Αν δεν εµφανίζεται ο αριθµός λέξεων στη γραµµή κατάστασης, πατήστε στο κουµπί Καταµέτρηση λέξεων της καρτέλας Αναθεώρηση. Δοκιμάστε αυτό ηµιουργήστε το έγγραφό σας. Στο τέλος του εγγράφου, πληκτρολογήστε τη φράση Λέξεις:. Στην καρτέλα Εισαγωγή, πατήστε στο κουµπί Γρήγορα τµήµατα και µετά στη διαταγή Πεδίο. Στο πλαίσιο καταλόγου Κατηγορίες, επιλέξτε την καταχώριση Πληροφορίες εγγράφου, στη συνέχεια το όνο- µα πεδίου NumWords, και πατήστε στο ΟΚ. Πατήστε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στον αριθµό, και επιλέξτε τη διαταγή Ενηµέρωση πεδίου από το µενού συντόµευσης. Τώρα θα γνωρίζετε τον αριθµό των λέξεων του εγγράφου σας (αν και η καταµέτρηση θα περιλαµβάνει και την επιπλέον λέξη που µόλις πληκτρολογήσατε). 2 3 4 5 1 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε την εισαγωγή πεδίων, δείτε την ενότητα «Αυτόµατη εισαγωγή πληροφοριών» στη σελίδα 180. Για πληροφορίες σχετικά µε την εµφάνιση του πλήθους των λέξεων στη γραµµή κατάστασης, αν δεν είναι ορατό, δείτε την ενότητα «Εµφάνιση ή απόκρυψη στοιχείων στη γραµµή κατάστασης» στη σελίδα 228.
Κεφάλαιο 8: Αναθεώρηση και ολοκλήρωση εγγράφων 203 Έλεγχος συµβατότητας Η µορφή αρχείων Word 2007 και µερικές από τις δυνατότητές της δεν είναι πλήρως συµβατές µε παλαιότερες εκδόσεις του Word. Αν και οι χρήστες προηγούµενων εκδόσεων του Word έ- χουν τη δυνατότητα να ανοίγουν αρχεία του Word 2007 µε ένα µετατροπέα (αρκεί να τον έ- χουν εγκαταστήσει), κάποιες λειτουργίες και κάποια τµήµατα περιεχοµένου µπορεί να τροποποιηθούν ή να χαθούν. Για να δείτε ποιες λειτουργίες του Word 2007 δεν είναι πλήρως συµβατές και ενδέχεται να τροποποιηθούν ή να χαθούν στοιχεία, εκτελέστε τον Έλεγχο συµβατότητας πριν διανείµετε το έγγραφο. Εκτέλεση του ελέγχου συµβατότητας 1 Όταν ολοκληρώσετε και αποθηκεύσετε το έγγραφό σας, πατήστε στο κουµπί Office. 2 Στο µενού Office, δείξτε στην επιλογή Προετοιµασία, και επιλέξτε τη διαταγή Εκτέλεση ελέγχου συµβατότητας για να εµφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Έ- λεγχος συµβατότητας του Microsoft Word. 3 είτε τον κατάλογο στοιχείων που θα αλλαχθούν ή θα χαθούν. 4 Πατήστε στο ΟΚ. 5 Αν δεν είστε βέβαιοι αν οι αλλαγές είναι αποδεκτές, δείξτε στην επιλογή Αποθήκευση ως του µενού Office, και επιλέξτε Έγγραφο Word 97-2003 από τη συλλογή που εµφανίζεται. Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, εισαγάγετε ένα διαφορετικό όνοµα για το έγγραφο, και πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση. Αν εµφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος συµβατότητας του Microsoft Word, πατήστε στο ΟΚ. Κυλήστε τα περιεχόµενα του εγγράφου σας και εξετάστε τις τροποποιήσεις για να διαπιστώσετε αν είναι αποδεκτές. Αν είναι, διανεί- µετε το πρωτότυπο έγγραφό σας, διαφορετικά επεξεργαστείτε το έγγραφο για να εξαλείψετε τις ασυµβατότητες. 1 2 3 4 Συμβουλή Αν κατά την αποθήκευση ενός εγγράφου σε µορφή Word 97-2003 ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου που αφορά τον έλεγχο συµβατότητας, τότε ο έλεγχος αυτός θα εκτελείται αυτόµατα κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα έγγραφο του Word 2007 σε µορφή αρχείου Word 97-2003.