Αναθέτουσα Αρχή: Προϋπολογισμός: Διάρκεια: Διαδικασία Ανάθεσης: Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο. Ειδικός Λογαριασμός

Διακήρυξη Επαναληπτικού Διαγωνισμού για την «Προμήθεια Εξοπλισμού» του υποέργου 4 της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης» Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Επαναληπτικού Διαγωνισμού για την «Προμήθεια Εξοπλισμού» του Υποέργου 4 Προμήθεια Εξοπλισμού της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών {KE 2094 (80801)} Αναθέτουσα Αρχή: Προϋπολογισμός: Διάρκεια: Διαδικασία Ανάθεσης: Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης - Ειδικός Λογαριασμός 96.900,00 (με ΦΠΑ), 78.780,49 (χωρίς ΦΠΑ) 4 μήνες Ανοικτός διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ δημοσίων συμβάσεων : 25/07/2014 Ημερομηνία αποστολής στον Ελληνικό τύπο : 24/07/2014 Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό τύπο : 29/07/2014 & 30/07/2014 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 24/09/2014 Κωδικός ΟΠΣ: 304238

Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 6 Συντομογραφίες... 6 A1. Περιβάλλον του Έργου... 7 A1.1. Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 A1.1.1. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 8 A1.1.2. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 10 A1.1.3. Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 12 A1.1.4. Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 12 A1.2. Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 14 A1.2.1. Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 14 A1.2.2. Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 16 A1.2.3. Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 17 A1.2.4. Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 18 A2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 18 A2.1. Αντικείμενο του Έργου... 18 A2.2. Σκοπιμότητα και οφέλη... 19 A2.3. Στόχοι και έκταση του έργου... 20 A2.4. Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 21 A3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 21 A3.1. Αξιοπιστία (reliability)... 21 A3.2. Ασφάλεια (security)... 21 A3.3. Συμβατότητα... 22 A3.4. Server Consolidation, Virtualization, Cloud Computing... 22 A3.5. Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 22 A3.6. Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 22 A3.7. Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 22 A3.8. Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 23 A3.9. Διαλειτουργικότητα... 23 Σελίδα 2 από 37

Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου A3.10. Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 24 Α/Α Φάσης: 1...24 Α/Α Φάσης: 2...25 Α/Α Φάσης: 3...26 Α/Α Φάσης: 4...27 Α/Α Φάσης: 5...27 Χρονοδιάγραμμα GANTT υλοποίησης... 28 A3.11. Πίνακας Παραδοτέων... 29 A3.12. Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 31 A4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 31 A4.1. Υπηρεσίες εγκατάστασης... 31 A4.2. Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 31 A4.3. Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 32 A4.4. Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 32 A4.5. Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 33 A5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 34 A5.1. Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 34 A5.2. Σχήμα Διοίκησης σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου... 34 A5.3. Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 35 A5.4. Σχέδιο και Σύστημα Διαχείρισης Κινδύνων... 36 A5.5. Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 36 Σελίδα 3 από 37

Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το παρόν έργο αποτελεί το υποέργο 4 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Πράξης με τίτλο «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» και σκοπός έχει την Προμήθεια Εξοπλισμού για την Βιβλιοθήκη του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Στόχοι Ο εκσυγχρονισμός των εξυπηρετητών και λοιπού εξοπλισμού της Κεντρικής Βιβλιοθήκης για την υποστήριξη των διαδικτυακών υπηρεσιών της. Η προμήθεια υποδομής για την εγκατάσταση και χρήση των υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν από το υποέργο «Ανάπτυξη Υπηρεσιών» Η προμήθεια υποδομής για την εκτέλεση της ψηφιοποίησης εγγράφων των ετών 2011 και 2012 για την απόθεση στο αποθετηρίου της «Υπηρεσίας Ταξινόμησης Δημοσίων Εγγράφων» Η προμήθεια υποδομής RFID για την αυτοματοποίηση της λειτουργίας βιβλιοθήκης Αντικείμενο Ο εξοπλισμός του οποίου προβλέπεται η προμήθεια αποτελείται από: Α/Α Περιγραφή Ποσότητα Είδους Είδος 1 Εξυπηρετητής με το λειτουργικό τους σύστημα 2 τεμάχια Είδος 2 Switch 1 τεμάχιο Είδος 3 Μονάδα αδιάλειπτου παροχής ισχύος (UPS) 1 τεμάχιο Είδος 4 Σταθμός εργασίας 1 τεμάχιο Είδος 5 Συσκευή ψηφιοποίησης και αποθήκευσης 1 τεμάχιο ψηφιοποιημένων αρχείων βιβλίων με το συνοδεύον υλισμικό (hardware) και λογισμικό της σε πλήρη λειτουργία (με το κλειδί στο χέρι) Είδος 6 Είδος 7 Είδος 8 Είδος 9 Είδος 10 RFID Σταθμός αυτόματου δανεισμού για αυτοεξυπηρέτηση χρηστών σε πλήρη λειτουργία RFID Φορητή Συσκευή απογραφής βιβλιοθήκης σε πλήρη λειτουργία RFID Σταθμός εργασίας προσωπικού βιβλιοθήκης σε πλήρη λειτουργία Λογισμικό ολοκλήρωσης με εφαρμογές τρίτων (τοπικό σύστημα βιβλιοθήκης-sip2 για κάθε σταθμό) Άδειες λογισμικού φόρτωσης και ενεργοποίησης ετικετών RFID 2 τεμάχια 1 τεμάχιο 1 τεμάχιο 2 τεμάχια 2 τεμάχια Είδος 11 Ετικέτες RFID για δανειστικό υλικό 100.000 τεμάχια Σελίδα 4 από 37

Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μετρήσιμα αναμενόμενα αποτελέσματα Για την ομαλή υλοποίηση του υποέργου ομαδοποιήθηκαν οι απαιτούμενες ενέργειες σε επιμέρους Φάσεις, οι οποίες ακολουθούν συγκεκριμένη μεθοδολογία υλοποίησης και παράγουν μετρήσιμα αποτελέσματα και ωφέλειες για τους τελικούς αποδέκτες. Μείωση του κόστους λειτουργίας των βιβλιοθηκών του Δ.Π.Θ. Μείωση του χρόνου εργασίας που απαιτείται για την κυκλοφορία του υλικού και απασχόληση του προσωπικού σε νέες καινοτόμες υπηρεσίες. Μείωση του χρόνου ενημέρωσης των χρηστών των βιβλιοθηκών και καλύτερη εξυπηρέτηση τους. Αύξηση της επισκεψιμότητας των βιβλιοθηκών και αύξηση του αριθμού των χρηστών. Βελτίωση των διαδικασιών ενημέρωσης του προσωπικού του ΔΠΘ, σχετικά με της αποφάσεις της διοίκησης Ενίσχυση της διαχρηστικότητας (interoperability) του ψηφιοποιημένου εκπαιδευτικού υλικού, που αποτίθεται στην πλατφόρμα e-class. Κρίσιμα σημεία υλοποίησης Προμήθεια / Εγκατάσταση συστημάτων υποστήριξης των υπηρεσιών (λογισμικό). Σύνδεση του νέου λογισμικού με τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων Σταδιακή μεταφορά / μετάπτωση δεδομένων και υπηρεσιών των βιβλιοθηκών στις νέες υποδομές. Εκπαίδευση χρηστών ( βιβλιοθηκονόμων & πληροφορικών) και δημιουργία επιπέδων και δομών διαχείρισης των υπηρεσιών. Παροχή εγγυήσεων καλής λειτουργίας των υπηρεσιών. Παροχή συντήρησης των υπηρεσιών Γνωστές επικινδυνότητες Ειδική μέριμνα θα πρέπει να ληφθεί για τη συμβατότητα των υπολογιστικών συστημάτων που συνοδεύουν το σύστημα RFID και το book scanner με τα λοιπά συστήματα της βιβλιοθήκης καθώς και το ολοκληρωμένο κεντρικό σύστημα μηχανοργάνωσης ILSaS. Παρούσα κατάσταση Ενδεικτικά αναφέρεται οι βιβλιοθήκες του ιδρύματος δεν διαθέτουν υπολογιστικά και συστήματα αποθήκευσης ψηφιοποιημένης πληροφορίας ικανά να φιλοξενήσουν και να αποθηκεύσουν τον όγκο των δεδομένων που θα προκύψουν από την ανάπτυξη των υπηρεσιών του υποέργου 2. Συνθήκες επιτυχούς ολοκλήρωσης Έργου Η Αναθέτουσα Αρχή θα θεωρεί το Έργο ως επιτυχές, όταν θα έχουν υλοποιηθεί επαρκώς οι στόχοι του Έργου. Σελίδα 5 από 37

ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΑΕΙ Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ΔΠΘ Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση ΕΚΤ Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ΕΜΠ Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΕΣΥΕ Εθνική Στατιστική Υπηρεσία Ελλάδος ΛΕ Λειτουργική Ενότητα ΜΑ Μαθησιακά Αντικείμενα ΜΟΠΑΒ Μονάδας Ολικής Ποιότητας Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών ΟΔΕ Ομάδα Διοίκησης Έργου ΟΠΣΒ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Βιβλιοθηκών ΠΣ Πληροφοριακό Σύστημα ΣΕΑΒ Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών ΤΕΙ Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ΚΒ Κεντρική Βιβλιοθήκη ΥΔΟΑΜΜΑ Υπηρεσία Δημιουργίας Οντολογιών και Απόδοσης Μεταδεδομένων Μαθησιακών Αντικειμένων ΥΠΔΒΜΘ Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων ΥΥ Υπεύθυνος Υλοποίησης ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση CERIF Common European Research Information Format CRIS Current Research Information System GU-net Greek Universities Network HL7 Health Level 7 ILS Integrated Library System ILSaS Integrated Library System as Service ISO International Organization for Standardization LMS Library Management System OAI Open Archives Initiative OPAC Online Public Access Catalog RDF Resource Description Framework RSS RDF Site Summary WS Web Services WYSIWYG What You See Is What You Get Σελίδα 6 από 37

A1. Περιβάλλον του Έργου A1.1. Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Οι εμπλεκόμενοι φορείς στην υλοποίηση του έργου είναι το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης (Φορέας Λειτουργίας), ο Ειδικός Λογαριασμός του ΔΠΘ (Φορέας Υλοποίησης και Τελικός Δικαιούχος), το Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων (Φορέας Χρηματοδότησης) και ο Ανάδοχος στον οποίο θα κατακυρωθεί το έργο Την ευθύνη σύνταξης της παρούσας Διακήρυξης έχουν αναλάβει από κοινού ο Φορέας λειτουργίας του Έργου, δηλαδή το ΔΠΘ δια του Επιστημονικού Υπεύθυνου του Έργου, καθώς και ο Φορέας Υλοποίησης-δικαιούχος του Έργου: ΕΛ του ΔΠΘ. Ευρύτερο πλαίσιο μέσα στο οποίο ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει το φυσικό αντικείμενο του Έργου Εξωγενείς επιχειρησιακοί στόχοι Η παρούσα Διακήρυξη λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο του Ε.Π. «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ. ΑΞΟΝΑΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ 2, ΤΠΕ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ. ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ 21.1 ΘΕΜΑΤΙΚΗ Β2. ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΩΤΑΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ. ΤΙΤΛΟΣ: ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΔΠΘ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ: ΕΛ του ΔΠΘ», συντάχθηκε με βάση τους προτεινόμενους στόχους του προαναφερθέντος Ε.Π. και για το λόγο αυτό απαιτεί συγκεκριμένες παρεμβάσεις, όπως: κεντρική εγκατάσταση και αξιοποίηση σύγχρονων Τ.Π.Ε. που θα προσφέρουν στις βιβλιοθήκες την ευκαιρία συμμετοχικά και συνεργατικά να σχεδιάζουν, να αναπτύσσουν, να εφαρμόζουν, να προωθούν και να αξιολογούν όλες ή τουλάχιστον τις περισσότερες λειτουργίες και υπηρεσίες τους, με απώτερο στόχο την εξυπηρέτηση των αναγκών του τελικού χρήστη στην κοινωνία της πληροφορίας. Οι υπηρεσίες αυτές θα πρέπει να αξιοποιούν τεχνολογίες που διευκολύνουν και ενισχύουν την πρόσβαση ολόκληρης της ακαδημαϊκής κοινότητας της χώρας στον έντυπο πλούτο επιστημονικής γνώσης των βιβλιοθηκών. Ταυτόχρονα, οι νέες τεχνολογίες και ροές εργασίας που προτείνονται θα πρέπει να απλουστεύουν τις συναλλαγές του κοινού με τις βιβλιοθήκες και να μειώνουν ουσιαστικά την απαιτούμενη προσπάθεια του προσωπικού των βιβλιοθηκών για την πραγματοποίηση καθημερινών εργασιών, αυξάνοντας με αυτόν τον τρόπο τις ευκαιρίες για ουσιαστικότερες ενέργειες προώθησης της μάθησης και γνώσης. Όρια ευθύνης του φορέα λειτουργίας και θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο Το ΔΠΘ, προκειμένου να οριστούν επακριβώς τα όρια ευθύνης του, καθώς και το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο υλοποίησης και λειτουργίας του Έργου, προγραμμάτισε και ολοκλήρωσε τις ακόλουθες προκαταρκτικές εργασίες: ορισμό εκπροσώπων των εννέα (9) βιβλιοθηκών του ΔΠΘ, καθορισμό Διοικητικού Σχήματος Έργου, ορισμό βιβλιοθηκονομικών και τεχνικών ομάδων και υποομάδων εργασίας και Ομάδας Διοίκησης του Έργου, σύνταξη αρχικού κειμένου κοινών πολιτικών και τρόπου λειτουργίας των υπηρεσιών, που θα προκύψουν από την πράξη διαβούλευση του κειμένου του υποέργου και έγκρισή του από την Επιτροπή Ερευνών που διαχειρίζεται τον ΕΛ του ΔΠΘ, καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων και πολιτικών των βιβλιοθηκών, καταγραφή αποτελεσμάτων, γενική περιγραφή τεχνικών προδιαγραφών και τρόπου λειτουργίας του υποέργου, καταγραφή ομάδας εργασίας υλοποίησης του υποέργου και κατανομή εργασιών. Σελίδα 7 από 37

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς Συνεργασία με ΕΔΕΤ ΑΕ. Η ΕΔΕΤ υπόγραψε μνημόνιο συνεργασίας με τον ΣΕΑΒ για τη φιλοξενία ψηφιακών υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν στα πλαίσια των καθέτων δράσεων. Σύμφωνα με το εν λόγω μνημόνιο στο ΔΠΘ δόθηκε 1 Vps, 9 Tb αποθηκευτικού χώρου και 9 Tb για backup. Στις εγκαταστάσεις της ΕΔΕΤ θα φιλοξενηθούν 1) ο κεντρικός κατάλογος και 2) το ιδρυματικό αποθετήριο. Συνθήκες κάτω από τις οποίες το Έργο θα συνεχίζει να λειτουργεί παραγωγικά Σκοπός των συνεργαζόμενων μελών του υποέργου είναι η εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας και μετά την ολοκλήρωση της Πράξης στο πλαίσιο του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση». Οι ομάδες του διοικητικού σχήματος του υποέργου θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως Διαρκείς Επιτροπές με το ίδιο αντικείμενο. A1.1.1. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ιδρύθηκε τον Ιούλιο του 1973 με το Νομοθετικό Διάταγμα υπ' αριθ. 87 της 27 Ιουλίου 1973, και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος 1974-1975. Ονομάστηκε "Δημοκρίτειο" προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα της Θράκης. Η διοίκηση του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης έχει ως έδρα της την Κομοτηνή, η οποία είναι η πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέσσερις πόλεις της Θράκης - εννέα στην Κομοτηνή, πέντε στην Ξάνθη, τέσσερα στην Αλεξανδρούπολη και δύο στην Ορεστιάδα. Συγκεκριμένα: Στην Κομοτηνή τα τμήματα Νομικής, Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού, Ιστορίας και Εθνολογίας, Ελληνικής Φιλολογίας, Κοινωνικής Διοίκησης, Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης, Γλώσσας, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών, Πολιτικών Επιστημών και το τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Στην Ξάνθη τα τμήματα της Πολυτεχνικής Σχολής: Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Αρχιτεκτόνων Μηχανικών και το τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης. Στην Αλεξανδρούπολη, τα τμήματα Ιατρικής, Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής και τα τμήματα της Σχολής Επιστημών Αγωγής: Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης και το τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία. Τέλος, στην Ορεστιάδα τα τμήματα Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης φοιτούν περίπου 20.000 προπτυχιακοί φοιτητές, 1.998 μεταπτυχιακοί φοιτητές και 1.666 διδακτορικοί φοιτητές ενώ ο αριθμός των μελών του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού ανέρχεται στα 560 μέλη περίπου. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των Σελίδα 8 από 37

σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνας του, έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών ΑΕΙ. Η ΚΒ του ΔΠΘ διαχειρίζεται το σύνολο των συλλογών, βιβλίων και περιοδικών του ιδρύματος, τις προσκτήσεις νέων τεκμηρίων και εξυπηρετεί το σύνολο των αναγκών επιστημονικής πληροφόρισης του πανεπιστημίου δια των 9 βιβλιοθηκών τμημάτων και σχολών του ιδρύματος που διαθέτει. Συγκεκριμένα, η γεωγραφική κατανομή της Κ.Β. έχει ως εξής: 5 στο Νομό Ροδόπης (στην πόλη της Κομοτηνής) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Νομικής, Κοινωνικής Διοίκησης, Δ.Ο.Σ.Α., Πολιτικών Επιστημών, Διοίκησης Επιχειρήσεων. 2. Βιβλιοθήκη Τ. Ε. Φ. Α. Α. 3. Βιβλιοθήκη Ιστορίας & Εθνολογίας. 4. Βιβλιοθήκη Ελληνικής Φιλολογίας. 5. Βιβλιοθήκη Γλώσσας, Πολιτισμού και Φιλολογίας των Παρευξεινίων Χωρών. 1 στο Νομό Ξάνθης (στην πόλη της Ξάνθης) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Πολυτεχνικής Σχολής (Τμήματα Πολιτικών Επιστημών, Η/Υ, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Μηχανικών Αρχιτεκτόνων, Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης.) 3 στο Νομό Έβρου ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Ιατρικής και Μοριακής Βιολογίας στην πόλη της Αλεξανδρούπολης. 2. Βιβλιοθήκη της Σχολής των Επιστημών Αγωγής στη Νέα Χιλή Αλεξανδρούπολης. 3. Βιβλιοθήκη των Τμημάτων Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας στην πόλη της Ορεστιάδας. Στο σύνολο αυτής της κατανεμημένης δομής της η ΚΒ διαθέτει σήμερα πλήρη συλλογικό κατάλογο. Σύμφωνα με τα στοιχεία του απολογισμού της 31 ης Δεκεμβρίου του 2010 περιλαμβάνει 186.902 τόμους βιβλίων που αντιστοιχούν σε 114.994 τίτλους και 4.096 τίτλους περιοδικών, ενώ οι ετήσιες κινήσεις υλικού που πραγματοποιήθηκαν μέσω του ολοκληρωμένου προγράμματος μηχανοργάνωσης της Κ.Β. ξεπερνούν τις 17.000. Από την αρχή της συγκρότησης του ηλεκτρονικού καταλόγου τέθηκαν οι βάσεις για ομοιομορφία και κοινά βιβλιοθηκονομικά πρότυπα. Η επιλογή αυτή οδήγησε την Κ.Β. σε υψηλές διακρίσεις κατάταξης στον Συλλογικό Κατάλογο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων (ΣΚΕΑΒ). Σήμερα η Κ.Β, εξυπηρετεί 573 (μέλη ΔΕΠ), 229 (διδάσκοντες με το ΠΔ 407) διδάσκοντες, 1.666 υποψήφιους διδάκτορες, 1.998 μεταπτυχιακούς φοιτητές κι 20.007 προπτυχιακούς φοιτητές. Διαθέτει ένα ολοκληρωμένο σύστημα ευρετηρίασης και αναζήτησης των πόρων που διαθέτει στο OPAC στη HEAL-LINK, στις θεματικές πύλες, και έχει αδιάλειπτη σύνδεση με τις ψηφιακά παρεχόμενες υπηρεσίες του Συνδέσμου Ελληικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ). Η ΚΒ έχει αναπτύξει ένα άρτιο online σύστημα διαδανεισμού 1 μεταξύ των βιβλιοθηκών σχολών και 1 Σε επίπεδο διαδανεισμού βιβλίων μέσω του VDX. Όσο αφορά τον διαδανεισμό άρθρων περιοδικών πραγματοποιείται μέσω του ΕΚΤ από ορισμένες μόνο βιβλιοθήκες http://www.lib.duth.gr/index.php?rm=21&pm=70 και δεν υπάρχει κεντρικός συντονισμός, Σελίδα 9 από 37

τμημάτων του ιδρύματος και συμμετέχει στο σύστημα διαδανεισμού που λειτουργεί μεταξύ των βιβλιοθηκών των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων και των τεχνολογικών ιδρυμάτων της χώρας. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη του Δ.Π.Θ. συγκροτείται από: Α. Την Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης με έδρα την Κομοτηνή, Β. Τις Περιφερειακές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες (Θεματικές Βιβλιοθήκες). Η Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες και στόχους, η οποία σε συνεργασία με τις περιφερειακές βιβλιοθήκες αναπτύσσει πρωτοβουλίες για κοινές δράσεις, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε πολιτισμικό επίπεδο και προωθεί την εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας για αξιόπιστη επιστημονική πληροφόρηση. Το σύστημα αυτό των βιβλιοθηκών του ιδρύματος δεν έχει ακόμα ένα συγκεκριμένο και θεσμοθετημένο οργανωτικό σχήμα. Συνέπεια αυτού είναι να δυσχεραίνεται το έργο των υφιστάμενων βιβλιοθηκών ως προς την λειτουργία τους ως Κέντρο Επιστημονικής Πληροφόρησης. A1.1.2. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Σκοπός του ΕΛ του ΔΠΘ είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα μέλη του επιστημονικού προσωπικού του Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Στο πλαίσιο αυτού του σκοπού ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης έχει διαθέσει και διαχειριστεί πολλά κονδύλια για την κάλυψη των παραπάνω αναγκών και έχει αποκτήσει την απαιτούμενη εμπειρία. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού αποτελείται από τα παρακάτω τμήματα: 1. Τμήμα Διαχείρισης 2. Τμήμα Λογιστηρίου 3. Τμήμα Προμηθειών 4. Τμήμα Παρακολούθησης Έργων 5. Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης 6. Γραφείο Πρωτοκόλλου 7. Γραφείο Μηχανογράφησης Σελίδα 10 από 37

Οργανόγραμμα ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΛ Δ.Π.Θ. ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΛ Δ.Π.Θ. ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ 1. Πρωτοκόλληση εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων 2. Καθαρογραφή πρακτικών και αποφάσεων των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών. 3. Γραμματειακή υποστήριξη. 4. Διακίνηση Αλληλογραφίας 1.Παρακολούθηση και διαχείριση των τραπεζικών λογαριασμών που τηρούνται από τον Ειδικό Λογαριασμό για όλες τις δραστηριότητες του. 2. Λογιστικοποίηση όλων των κινήσεων του Ειδικού Λογαριασμού, σύνταξη Ισολογισμού και Αποτελεσμάτων Χρήσεως. 3. Αποδόσεις παρακρατούμενων φόρων και Φόρου Προστιθέμενης Αξίας. 4. Αποδόσεις εισφορών ΙΚΑ 5. Έκδοση στοιχείων του ΚΒΣ για τις χρηματοδοτήσεις των ερευνητικών έργων 6. Διακίνηση επιταγών και εντολών καταθέσεων 1. Προέλεγχος συμβάσεων ερευνητικών έργων. 2. Παρακολούθηση και διαχείριση ερευνητικών έργων μέχρι τη λήξη τους 3. Έλεγχος δαπανών και εκτέλεση πληρωμών των ερευνητικών έργων Διενέργεια Διαγωνισμών κάθε είδους που αφορούν ερευνητικά έργα 1. Έλεγχος και υποστήριξη της καλής και ασφαλούς λειτουργίας του ηλεκτρονικού συστήματος 2. Ενημέρωση της Ιστοσελίδας του Ειδικού Λογαριασμού 3. Δημιουργία αρχείων για την παρακολούθηση της πορείας των ερευνητικών προγραμμάτων 1. Σχεδίαση και προγραμματισμός της λειτουργίας του Ειδικού Λογαριασμού αναφορικά με μελλοντικά έργα 2. Διαρκής παρακολούθηση των προσκλήσεων για ερευνητικά προγράμματα και ενημέρωση των ερευνητών γι αυτές 3. Υποστήριξη των ερευνητών κατά την υποβολή των προτάσεων 1. Το τμήμα παρακολούθησης παραλαμβάνει από τον εκάστοτε ΕΥ του προγράμματος τις εκθέσεις προόδου και τα λοιπά, αποδεικτικά της περάτωσης των επιμέρους φάσεων προόδου του φυσικού αντικειμένου, έγγραφα. Ελέγχει τη βασιμότητα των εγγράφων αυτών και εφόσον διαπιστώσει την πρόοδο, τα προωθεί προς έγκριση στην αρμόδια επιτροπή παρακολούθησης και παραλαβής του προγράμματος, όπως αυτή έχει οριστεί από την Επιτροπή Ερευνών. Διαβιβάζει στον ΕΥ την έγκριση της επιτροπής παρακολούθησης και παραλαβής για την υποβολή των αντίστοιχων πληρωμών, 2. Παρακολουθεί διαρκώς την εξέλιξη του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των έργων και υποβάλλει προτάσεις για την κατάλληλη κατά περίπτωση αναμόρφωσής της 3. Έλεγχος των τεχνικών δελτίων συγχρηματοδοτούμενων έργων. Σελίδα 11 από 37

A1.1.3. Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς στην προμήθεια εξοπλισμού. A1.1.4. Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να γνωρίζει ότι ο επιστημονικός υπεύθυνος του έργου είναι και Υπεύθυνος Υλοποίησης. Το πρόσωπο αυτό μεριμνά για τη σύνταξη των τευχών διακήρυξης του παρόντος διαγωνισμού και είναι τελικός υπεύθυνος για την υπογραφή της σύμβασης με τον ανάδοχο που θα προκύψει μετά από τις σχετικές διαδικασίες διενέργειας του διαγωνισμού. Ο επιστημονικός υπεύθυνος του έργου, στα καθήκοντα του υπευθύνου υλοποίησης συνεπικουρείται από τον Προϊστάμενο του Υπολογιστικού Κέντρου του πανεπιστημίου. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος, ο προϊστάμενος του Υπολογιστικού Κέντρου και ο Προϊστάμενος της Κεντρικής Βιβλιοθήκης, αποτελούν την Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του έργου. Η ομάδα διοίκησης και Συντονισμού παρακολουθεί την πιστή τήρηση των όρων της σύμβασης από τον ανάδοχο που θα προκύψει από τον παρόντα διαγωνισμό. Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Το σύνολο των υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν με την παρούσα δράση θα διατίθενται διαδικτυακά σε κάθε ενδιαφερόμενο εκτός πανεπιστημίου. Οι ομάδες χρηστών είναι (1) το σύνολο των διδασκόντων, (2) προπτυχιακών και μεταπτυχιακών φοιτητών και υποψηφίων διδακτόρων του ιδρύματος, (3) το σύνολο των διοικητικών υπαλλήλων του ιδρύματος. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. (διαγωνισμού) Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠ ΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του φυσικού αντικειμένου όλου του Έργου. Επιτροπή Παραλαβής έργου (ΕΠ) Σελίδα 12 από 37

Η Επιτροπή παραλαβής θα οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το Ν.4024/2011, άρθρο 26 και αρμοδιότητά της αποτελεί μόνο η παραλαβή του αντικειμένου του εν λόγω έργου (διαγωνισμού) Επιτροπή Ενστάσεων Η Επιτροπή Ενστάσεων ορίσθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του ν.4024/2011 και το άρθρο 38, παράγραφος 2β του Π.Δ. 118/2007. Σελίδα 13 από 37

A1.2. Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) A1.2.1. Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Μεταξύ των υπηρεσιών του ιδρύματος συγκαταλέγεται και η Κεντρική Βιβλιοθήκη με τα εννέα (9) τμήματά της. Πρόκειται για τις βιβλιοθήκες που εξυπηρετούν Σχολές ή τμήματα με αυτόνομο επιστημονικό εννοιολογικό περιεχόμενο. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη, ανάμεσα στις υπηρεσίες που προσφέρει συγκαταλέγονται οι εξής: Υπηρεσία δανεισμού Η Κεντρική Βιβλιοθήκη διαθέτει μια πλούσια συλλογή από έντυπο και ηλεκτρονικό υλικό το οποίο παρέχει στους χρήστες της, μέσω της υπηρεσίας δανεισμού. Υπηρεσία διαδανεισμού Πραγματοποιείται α) σε επίπεδο βιβλίων μέσω του ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΑΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ (Δ.Δ.Ε.Β.), το οποίο αναπτύχθηκε στο πλαίσιο των ενεργειών του Συνδέσμου των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών των Ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης (Σ.Ε.Α.Β.). Η Κ.Β. ως μέλος της ΣΕΑΒ λειτουργεί άλλοτε ως Δανειζόμενη (Πελάτης) και άλλοτε ως Προμηθεύτρια. Το όλο σύστημα λειτουργεί σε ένα πλαίσιο όρων και ασφαλιστικών δικλείδων που διασφαλίζουν την έγκαιρη επιστροφή των βιβλίων μετά το Διαδανεισμό. Ως Προμηθεύτρια ικανοποιεί τα αιτήματα που δέχεται από άλλες Βιβλιοθήκες για υλικό που η ίδια διαθέτει. Ως Δανειζόμενη υποβάλλει τα αιτήματα των χρηστών της σε άλλες Βιβλιοθήκες αιτούμενη υλικό που η ίδια δεν διαθέτει. Ο χρήστης που επιθυμεί να ασκήσει το δικαίωμα διαδανεισμού βιβλίου από άλλη βιβλιοθήκη μπορεί να συμπληρώσει την ηλεκτρονική αίτηση ή ν απευθυνθεί στους αρμόδιους υπαλλήλους της οικείας βιβλιοθήκης τους. Μετά την επεξεργασία του αιτήματος, ο χρήστης ενημερώνεται για την εκτέλεση ή μη της παραγγελίας του από την αρμόδια βιβλιοθήκη. Β)σε επίπεδο περιοδικών εκδόσεων μέσω του Εθνικού Δικτύου Επιστημονικών και Τεχνολογικών Βιβλιοθηκών του ΕΚΤ. Υπηρεσία προσκτήσεων Στην Κεντρική Βιβλιοθήκη λειτουργεί Υπηρεσία Προσκτήσεων βιβλιακού υλικού. Όλες οι αιτήσεις για παραγγελίες βιβλίων που υποβάλλουν οι έχοντες από τον Κανονισμό Λειτουργίας αυτό το δικαίωμα, ελέγχονται από την υπηρεσία προσκτήσεων και προωθούνται προς εκτέλεση κατά προτεραιότητα. Δικαίωμα παραγγελίας αγορών έχουν τα μέλη ΔΕΠ του ιδρύματος. Ο αριθμός των τίτλων και το κόστος ανά μέλος ΔΕΠ, καθορίζονται από τη διοίκηση και τα καθ' ύλην αρμόδια όργανα του ιδρύματος. Σχετική με το θέμα πληροφόρηση παρέχεται από τα όργανα αυτά με τις συνήθεις διαδικασίες και δεν ανακοινώνονται δια των ιστοσελίδων της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Ενημέρωση και εκπαίδευση χρηστών Με την έναρξη του κάθε νέου ακαδημαϊκού έτους το πρόγραμμα ενημέρωσης και εκπαίδευσης των χρηστών των Βιβλιοθηκών των Σχολών ή / Τμημάτων περιλαμβάνει: Ξεναγήσεις στους χώρους της Βιβλιοθήκης Σχολής ή / Τμήματος και παρουσίαση της συλλογής της. Ενημέρωση για τον κανονισμό λειτουργίας της Βιβλιοθήκης και των υπηρεσιών που προσφέρει. Παρουσίαση της ιστοσελίδας της Κεντρικής Βιβλιοθήκης και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρέχονται μέσα από αυτή. Σελίδα 14 από 37

Αναζήτηση στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης ( OPAC) Αναλυτικός οδηγός αναζήτησης στον OPAC Αναζήτηση στους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους άλλων Βιβλιοθηκών Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση περιοδικών, άρθρων (περιλήψεις ή / πλήρες κείμενο), βιβλίων, πρακτικών συνεδρίων και των βιβλιογραφικών τους στοιχείων σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση βιβλιογραφίας σε εξειδικευμένες ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων. Στη διάρκεια των προγραμμάτων οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να καταθέτουν τις εμπειρίες τους από άλλες Βιβλιοθήκες και να συζητούν με τους αρμόδιους των Βιβλιοθηκών προτάσεις και νέες ιδέες για τη βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Στη Βιβλιοθήκη της Νομικής λειτουργεί από το έτος 2000 Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης. Είναι ένα από τα 7 Κέντρα Τεκμηρίωσης που λειτουργούν σε ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. Το Κ.Ε.Τ. είναι ένα από τα δίκτυα πληροφόρησης της Ευρωπαϊκής Ένωσης που έχει στόχο, μέσα από τη συστηματική καταγραφή και τεκμηρίωση των ευρωπαϊκών εκδόσεων, την προώθηση της ενημέρωσης του πολίτη σε θέματα της καθημερινότητάς του αλλά και σε θέματα επιστημονικής έρευνας που άπτονται της Ευρωπαϊκής Ολοκλήρωσης. Άλλες υπηρεσίες / λειτουργίες Ψηφιακές ή ψηφιοποιημένες συλλογές Στο πλαίσιο του ΠΡΟΜΗΘΕΥΣ ΙΙ πραγματοποιήθηκε ψηφιοποίηση 41 βιβλίων σπάνιων εκδόσεων μεγάλης επιστημονικής αξίας και ερευνητικού ενδιαφέροντος. Η ψηφιοποίηση αυτή πραγματοποιήθηκε με σκοπό να διασωθεί το περιεχόμενό τους από τη συνεχή χρήση τους. Τα εν λόγω βιβλία είναι διαθέσιμα μόνο από τερματικά της Βιβλιοθήκης προκειμένου να διασφαλιστούν ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας. Παράλληλα από το έτος 2007 ξεκίνησε η εισαγωγή στο αυτοματοποιημένο πρόγραμμα της Κ.Β. μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών που εκπονήθηκαν στο Ίδρυμα. Μέχρι και το 2010 εισήχθησαν 339 τεκμήρια ορισμένα από τα οποία διατίθενται και σε πλήρες κείμενο. Να σημειωθεί ότι παράγοντες όπως, μείωση των οικονομικών πόρων των βιβλιοθηκών με παράλληλη αύξηση του κόστους περιοδικών εκδόσεων καθώς και η ανάγκη όσο το δυνατόν ευρύτερης διάδοσης των επιστημονικών αποτελεσμάτων έρευνας, οδήγησαν στην σκέψη ιδρυματικού καταθετηρίου. Μια προσπάθεια που χρειάζεται βέβαια περεταίρω μελέτη, χάραξη πολιτικής, εξειδικευμένο και έμπειρο προσωπικό στήριξης και κατάλληλο υλικοτεχνικό εξοπλισμό. Ηλεκτρονικές Συλλογές Η Κ.Β. ως μέλος του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΚΕΑΒ) μέσω του διαδυκτυακού της τόπου παρέχει στους χρήστες της πρόσβαση σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων και σε πλήρες κείμενο ηλεκτρονικών περιοδικών και βιβλίων. Από την αρχή της λειτουργίας, της υπηρεσίας αυτής γίνονται σχετικές ενημερώσεις υπό τη μορφή ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα της Κ.Β. του Ιδρύματος ( http://www.lib.duth.gr) καθώς και με την ταυτόχρονη αποστολή e-mail στα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας του Ιδρύματος. Οι χρήστες που θεωρούνται μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας (διδακτικό, ερευνητικό, διοικητικό προσωπικό, φοιτητής, κλπ.), μόνο για εκπαιδευτικούς, διδακτικούς ή ερευνητικούς σκοπούς έχουν τη δυνατότητα πλήρους πρόσβασης στην υπηρεσίας και εκτός Πανεπιστημιακού δικτύου (φυσικού δικτύου ) είτε μέσω είτε τής σύνδεσης τηλεφώνου (dialup), είτε μέσω τού εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) τού Δ.Π.Θ. Σελίδα 15 από 37

Κατά το 2009 στο σύστημα της Κ.Β. καταχωρήθηκαν 1.910 νέοι χρήστες και ο συνολικό αριθμός των ενεργών χρηστών ανήλθε στους 9.841 χρήστες οι οποίοι δανείστηκαν 16.762 τόμους βιβλίων. Η ιστοσελίδα της δέχτηκε 110.877 επισκέψεις, και 3.675 χρήστες επισκέφτηκαν τις βάσεις online ηλεκτρονικών περιοδικών. Σύμφωνα με τα στοιχεία του προηγούμενου έτους, παρατηρήθηκε ότι το 2009-2010 υπήρξε αύξηση χρήσης των πάσης φύσεως υπηρεσιών της ΚΒ που ανέρχεται στο 67,2%. Στην πορεία της συνεχούς βελτίωσης και της εφαρμογής καλλιέργειας ολικής ποιότητας στη δομή και τις υπηρεσίες της, η ΚΒ προσβλέπει στην μετεξέλιξή της σε ένα σύγχρονο κέντρο πληροφόρησης, ανοικτό σε όλόκληρη την κοινωνία. Πέρα από τις πέντε πύλες (portals) επιστημονικής πληροφόρησης στις θεματικές περιοχές της Ιατρικής, Νομικής, Δασολογίας & Αγροτικής Ανάπτυξης, Επιστημών Αγωγής και Μηχανικής.η ΚΒ προτίθεται στην επόμενη διετία να αναπτύξει ένα Ιδρυματικό Αποθετήριο (Institution al Repository) για η συγκέντρωση, διάδοση και διαφύλαξη της παραγόμενης στο ίδρυμα βιβλιογραφίας, των δημοσιευμένων εργασιών, των αναφορών στο ερευνητικό έργο της πανεπιστημιακής κοινότητας, κ.λ.π. Το αποθετήριο αυτό θα δομηθεί με το μοντέλο που υποστηρίζει το διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης, DSpace. Θα καθοριστούν πολιτικές διαχείρισης για το περιεχόμενο και την απόθεση της παραγωγής, πολιτικές για θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δεδομένων και μεταδεδομένων, καταχώρησης και συντήρησης, καθώς και πολιτικές απόσυρσης και ασφάλειας του συστήματος. Με σκοπό την αξιολόγηση και την ανάπτυξη του Αποθετηρίου θα συγκεντρώνονται στατιστικά στοιχεία χρήσης και θα προβάλλεται η υπηρεσία στην Ελληνική και Διεθνή επιστημονική κοινότητα. Από το συγκεκριμένο έργο αναμένεται να βελτιωθούν σημαντικά, σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό, όλες οι προαναφερθείσες υπηρεσίες της ΚΒ προς τους χρήστες τους. Εξοπλισμός και Λογισμικό της Κεντρικής Βιβλιοθήκης Ο υφιστάμενος εξοπλισμός τής Κ.Β. περιλαμβάνει δύο εξυπηρετητές HP Proliant DL320 G4 με 2 δίσκους SATA 147 GB σε διάταξη RAID 1. Οι εξυπηρετητές είναι τοποθετημένοι στις εγκαταστάσεις τού Υπολογιστικού Κέντρου - Κέντρου Διαχείρισης Δικτύων τού Δ.Π.Θ. Ο ένας εξυπηρετητής φιλοξενεί την βάση τής Κεντρικής Βιβλιοθήκης, σε λειτουργικό σύστημα Linux (CentOS 5). Το δε λογισμικό τής βάσης είναι το ADVANCE 6.8 τής εταιρίας GEAC. Ο άλλος εξυπηρετητής φιλοξενεί τον ιστότοπο τής Κεντρικής Βιβλιοθήκης, σε λειτουργικό σύστημα Linux (Debian 5), καθώς επίσης και τις πύλες (portals) Science, Agogi, Iasis, Themis και Dimitra (.duth.gr). A1.2.2. Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Τα όργανα διοίκησης του Πανεπιστημίου είναι η Σύγκλητος, το Πρυτανικό Συμβούλιο και η Πρυτανεία. Ο Πρύτανης εκπροσωπεί το Α.Ε.Ι., το διευθύνει και συγκαλεί τη Σύγκλητο και το Πρυτανικό Συμβούλιο. Κατά την άσκηση των καθηκόντων του επικουρείται από τους Αντιπρυτάνεις, δηλαδή τον Αντιπρύτανη Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού, τον Αντιπρύτανη Φοιτητικών Θεμάτων και Εξωτερικών Υποθέσεων και τον Αντιπρύτανη Οικονομικού Προγραμματισμού και Ανάπτυξης. Οι αρμοδιότητες έχουν καθοριστεί και ανατεθεί από το Πρυτανικό Συμβούλιο. Ο Πρύτανης και οι Αντιπρυτάνεις εκλέγονται για τετραετή θητεία από ειδικό σώμα εκλεκτόρων. Η Σύγκλητος αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, τους Κοσμήτορες των Σχολών, τους Προέδρους των Τμημάτων, μέλη του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.), έναν εκπρόσωπο των φοιτητών από κάθε Τμήμα, δύο εκπροσώπους των μεταπτυχιακών φοιτητών και ειδικών μεταπτυχιακών υποτρόφων (Ε.Μ.Υ.), έναν εκπρόσωπο των βοη θών - επιμελητών - Σελίδα 16 από 37

επιστημονικών συνεργατών, έναν εκπρόσωπο του Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού (Ε.Ε.ΔΙ.Π.), έναν εκπρόσωπο του Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π.) και έναν εκπρόσωπο του διοικητικού προσωπικού. Το Πρυτανικό Συμβούλιο αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, έναν εκπρόσωπο των φοιτητών, που υποδεικνύεται από το σύνολο και μεταξύ των φοιτητών που μετέχουν στη Σύγκλητο, έναν εκπρόσωπο των διοικητικών υπαλλήλων και τον Προϊστάμενο της Γραμματείας. Το Πρυτανικό Συμβούλιο έχει αρμοδιότητα να αποφασίζει ως σύνολο για κάθε θέμα του Δ.Π.Θ., που δεν περιλαμβάνεται στις αρμοδιότητες της Συγκλήτου. Επίσης έχει την ευθύνη της εφαρμογής των αποφάσεων της Συγκλήτου, αποφασίζει για τις αρμοδιότητες των Αντιπρυτάνεων και εισηγείται στη Σύγκλητο τον προϋπολογισμό και το πρόγραμμα έργων του Δ.Π.Θ. Το προσωπικό μπορεί να ανήκει σε Σχολή ή και σε άλλες διοικητικές μονάδες/υπηρεσίες της Πανεπιστημιακής κοινότητας. Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Ε ντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζεται η κατανομή του στελεχιακού δυναμικού στις βιβλιοθήκες του ΔΠΘ Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Ιστορίας 2 Πολυτεχνικής Σχολής 3 Νομικής 6 ΤΕΦΑΑ 3 Παιδαγωγικό 4 Ιατρική 4 Α.Α.Δ 3 Παρευξεινίων 1 Φιλολογίας 2 A1.2.3. Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Για τη λειτουργία του συστήματος RFID, ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να φροντίσει για τη σύνδεσή του με το σύστημα ADVANCE που έχουν οι Βιβλιοθήκες του ΔΠΘ. Το σύστημα αυτό υποστηρίζει το λογισμικό SIP2. To υποσύστημα υποστήριξης - λογισμικό SIP2 δεν περιλαμβάνεται Σελίδα 17 από 37

στην standard έκδοση του ADVANCE που είναι εγκαταστημένο στο ΔΠΘ. Θα πρέπει να γίνει η προμήθεια και εγκατάστασή του με ευθύνη του αναδόχου του παρόντος. Μετά την εγκατάστασή του θα γίνουν και οι απαραίτητες ρυθμίσεις για το σύστημα RFID που έχει επιλεγεί από τον φορέα. Η οικονομική επιβάρυνση περιλαμβάνει: το κόστος του λογισμικού και της εγκατάστασής του και το κόστος παραμετροποίησης και ρυθμίσεων για τη συνεργασία με τον εξοπλισμό self check του RFID, στον τόπο εγκατάστασης και για το πλήθος των μονάδων self check που θα συνδεθούν καθώς και με την κατηγορία τους (RFID ή υβριδικό σύστημα). Μετά την εγκατάσταση του εξοπλισμού και τους ελέγχους που θα ακολουθήσουν, θα εγκατασταθούν σε αυτούς τα συστήματα και οι υπηρεσίες της βιβλιοθήκης. A1.2.4. Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν δύο δομές στήριξης λειτουργίας πληροφοριακών συστημάτων, το Υπολογιστικό Κέντρο - Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης. Αναλυτικότερα, το Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων (ΥΚ -ΚΔΔ) του Δ.Π.Θ. έχει αναλάβει την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών, την τυποποίηση και την τεκμηρίωση των διαδικασιών, τη συνεχή παρακολούθηση των συναφών αναγκών του Ιδρύματος και την ικανοποίηση των χρηστών του δικτύου επικοινωνιών. Επίσης, το ΥΚ-ΚΔΔ έχει την ευθύνη της ορθής λειτουργίας του DUTHNet και της πρόσβασης στο Πανεπιστημιακό Διαδίκτυο (GUNet). Οι βιβλιοθήκες διαθέτουν ικανό αριθμό τερματικών σταθμών και εξυπηρετητών παλαιάς τεχνολογίας, καθώς και αντικλεπτικά συστήματα, φωτοαντιγραφικά συστήματα κ.λ.π. Σήμερα το Πληροφοριακό Σύστημα είναι εγκατεστημένο σε servers, σύμφωνα με την περιγραφή της σελίδας 15. Οι βιβλιοθήκες του ΔΠΘ διαθέτουν το σύστημα καταλογογράφησης ADVANCE της GEAC. Στο εν λόγω σύστημα έχουν καταλογογραφηθεί το μεγαλύτερο μέρος των τεκμηρίων των βιβλιοθηκών. Το σύνολο των εγγραφών του συστήματος έχει εφοδιάσει τις βιβλιογραφικές βάσεις του συλλογικού καταλόγου που αναπτύχθηκε με τη χρηματοδότηση του ΕΠΕΑΚ ΙΙ. A2.Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου A2.1. Αντικείμενο του Έργου Επιδίωξη του υποέργου αυτού είναι η δια της βελτίωσης του εξοπλισμού η παροχή υπηρεσιών προς το σύνολο των μελών της Ακαδημαϊκής Κοινότητας αλλά και προς κάθε ενδιαφερόμενο πολίτη. Επιπλέον, δια των υπηρεσιών που θα εγκατασταθούν και θα παρασχεθούν από τον εξοπλισμό αυτόν, θα μειωθεί ο χρόνος απασχόλησης του προσωπικού σε χρονοβόρες και μη παραγωγικές βιβλιοθηκονομικές εργασίες. Σελίδα 18 από 37

Η τεχνολογία ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων ( RFID: Radio Frequency Identification) χρησιμοποιείται πλέον ευρέως στις βιβλιοθήκες του εξωτερικού, ώστε με την επικόλληση ετικετών (tags) RFID η απογραφή και ο εντοπισμός λανθασμένα τοποθετημένων τεκμηρίων στο ράφι να γίνεται πολύ πιο γρήγορα, αποτελεσματικά και χωρίς λάθη. Επιπρόσθετα η τεχνολογία RFID στις βιβλιοθήκες δίνει τη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης των χρηστών μέσω σταθμών αυτόματου δανεισμού και επιστροφής υλικού. Αποτέλεσμα αυτών είναι η ταχύτερη εξυπηρέτηση των χρηστών και η αποτελεσματικότερη χρήση του διαθέσιμου χρόνου του προσωπικού που θα απασχοληθεί στις νέες καινοτόμες υπηρεσίες, όπως είναι το Ιδρυματικό Αποθετήριο, το σύστημα CRIS, κ.λπ. Με τα είδη 1 έως 4 θα ενισχυθεί η υπολογιστική και αποθηκευτική ικανότητα των εξυπηρετητών της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Θα ενισχυθεί παράλληλα και η ικανότητα διαδικτυακής διαχείρισης και δρομολόγησης των αιτούμενων πληροφοριών, καθώς και η αδιάλειπτος λειτουργία της εικονικής βιβλιοθήκης. Με το είδος 5 η Κεντρική Βιβλιοθήκη θα αποκτήσει τη δυνατότητα να ψηφιοποιεί σπάνια βιβλία ή και άλλα τεκμήρια όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο για την παροχή ψηφιακής πληροφορίας στους ενδιαφερόμενους. Το υλισμικό (hardware) και η συσκευή ψηφιοποίησης βιβλίων θα συνδεθούν ώστε τα ψηφιοποιημένα δημόσια έγγραφα να αποθηκεύονται σε αποθετήριο που θα βρίσκεται στους εξυπηρετητές. Με τα είδη της 6 έως 11 θα αυτοματοποιηθεί η λειτουργία της Βιβλιοθήκης της Σχολής Επιστημών Αγωγής το πρόβλημα της συνεχούς λειτουργίας του δανειστικού τμήματος της. Το σύστημα RFID θα εγκατασταθεί στην Βιβλιοθήκη της Σχολής Επιστημών Αγωγής, όπου η υπεύθυνη της βιβλιοθήκης κα Βασιλειάδου θα φροντίσει για την αξιοποίησή του. A2.2. Σκοπιμότητα και οφέλη Το προσαρασσόμενο έργο κρίνεται σκόπιμο (και απαραίτητο) καθώς θα πρέπει να ενισχυθεί ο υφιστάμενος εξοπλισμός του Φορέα Λειτουργίας για να υποστηρίξει τις νέες βάσεις δεδομένων που θα δημιουργηθούν από την Πράξη «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσίας Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης» με όλα τα νέα περιεχόμενα και την πρόσβαση των χρηστών του τοπικού δικτύου και του διαδικτύου στις δικτυακές υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν. Να σημειωθεί ότι ο υπάρχον εξοπλισμός τόσο σε ικανότητα αποθήκευσης δεδομένων, όσος και σε ταχύτητα αναζήτησης δεδομένων είναι εξαιρετικά περιορισμένος λόγω παλαιότητας. Μέσα από την υλοποίηση του προτεινόμενου Υποέργου θα πραγματοποιηθεί -εκτός της ενίσχυσης - και η αναβάθμιση του εξοπλισμού υποστήριξης των υπηρεσιών πληροφόρησης του ΔΠΘ. Ο υπάρχον εξοπλισμός, που υποστηρίζει σήμερα τη λειτουργία των βιβλιοθηκών του ιδρύματος, είναι παρωχημένης τεχνολογίας δεδομένου ότι η προμήθειά του έγινε από σχετική πράξη του ΕΠΕΑΕΚ το 1998. Η αναβάθμιση θα έχει σημαντικά οφέλη αναφορικά με τη διάχυση του τεχνικού κεφαλαίου του ΔΠΘ, εντός και εκτός του ιδρύματος. Η αναβάθμιση των υπηρεσιών πληροφόρησης του ΔΠΘ θα έχει άμεσο αντίκτυπο στην προβολή και την εξωστρέφεια του Ιδρύματος, αφού θα είναι εφικτή η αναζήτηση των εγγράφων, των ψηφιακών αρχείων για την εξ αποστάσεως εκπαίδευση, των δραστηριοτήτων και των παρεχόμενων υπηρεσιών τόσο σε επίπεδο μεταδεδομένων, όσο και σε επίπεδο πλήρους κειμένου. Θα αναπτυχθεί νέα λειτουργικότητα σχετική με προσωποποιημένες υπηρεσίες βιβλιοθήκης, αυτοματοποιημένες και πιστοποιημένες υπηρεσίες (κάνοντας χρήση και τ ων κατάλληλων υποδομών του κέντρου δικτύων ΔΠΘ, για την εισαγωγή μεταδεδομένων σε σχέση με τις συλλογές της ερευνητικής παραγωγής του ΔΠΘ, π.χ. Σελίδα 19 από 37

ερευνητικές δραστηριότητες κ.λπ. Η ανάπτυξη πρόσθετων υπηρεσιών και των κατάλληλων διεπαφών πρέπει να επιτρέπουν την πραγματοποίηση της κατάθεσης ψηφιακών τεκμηρίων από τους ίδιους τους χρήστες (αυτό-αρχειοθέτηση). Το σύνολο των υπηρεσιών αυτών 30 28 24 20 Νέος Εξοπλισμός 10 0 3 1 1 1 1 1 Παλαιός εξοπλισμός Στο σχήμα φαίνεται η σημερινή κατάσταση ( φαιό χρώμα) του εξοπλισμού, που αποτελείται από και η κατάσταση στόχος ( μαύρο χρώμα) μετά την απόκτηση του νέου εξοπλισμού. Τα είδη που βρίσκονται στο αριστερό μέρος αφορούν εξοπλισμό ψηφιοποίησης και έλεγχου υλικού, ο οποίος για πρώτη φορά θα αποκτηθεί προκειμένου να υποστηριχθούν οι νέες υπηρεσίες που θα υλοποιηθούν από την πράξη «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσίας Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης». Τα οφέλη από την υλοποίηση της συγκεκριμένης προμήθειας είναι η ομαλή και απρόσκοπτη λειτουργία, σε υψηλό ποιοτικό επίπεδο, του συστήματος που θα δημιουργηθεί από την Πράξη «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσίας Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης». A2.3. Στόχοι και έκταση του έργου Οι βασικοί στόχοι του έργου είναι οι εξής: Μετρήσιμος Στόχος Τιμή Προμήθεια Εξυπηρετητών με το λειτουργικό τους σύστημα 2 Αύξηση της υπολογιστικής ισχύος εξυπηρετητών +66,7 % Προμήθεια Switch 1 Μονάδα αδιάλειπτου παροχής ισχύος (UPS) 1 Αύξηση χρόνου λειτουργίας των εξυπηρετητών (σύμφωνα με τη συχνότητα +12 % διαλείψεων παροχής ισχύος) Σταθμός εργασίας 1 Συσκευή ψηφιοποίησης και αποθήκευσης ψηφιοποιημένων αρχείων βιβλίων με το συνοδεύον υλισμικό (hardware) και λογισμικό της σε πλήρη λειτουργία (με το 1 κλειδί στο χέρι) RFID Σταθμός αυτόματου δανεισμού για αυτοεξυπηρέτηση χρηστών σε πλήρη 2 λειτουργία RFID Φορητή Συσκευή απογραφής βιβλιοθήκης σε πλήρη λειτουργία 1 RFID Σταθμός εργασίας προσωπικού βιβλιοθήκης σε πλήρη λειτουργία 1 Λογισμικό ολοκλήρωσης με εφαρμογές τρίτων (τοπικό σύστημα βιβλιοθήκης-sip2 2 για κάθε σταθμό) Άδειες λογισμικού φόρτωσης και ενεργοποίησης ετικετών RFID 2 Ετικέτες RFID για δανειστικό υλικό 100.000 Σελίδα 20 από 37

Η χρήση των υπηρεσιών από υπαλλήλους κατά το πρώτο έτος δοκιμαστικής παραγωγικήςλειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. >80% των υπαλλήλων Αριθμός υπαλλήλων που χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες βιβλιοθήκης 250 Μείωση του κόστους λειτουργίας βιβλιοθήκης που θα προκληθεί από την εισαγωγή τεχνολογίας RFID (σε ανθρωπομήνες) -30% Μείωση του χρόνου ανάσυρσης τεκμηρίων (ποσοστιαίες μονάδες αναφορικά με τον χρόνο που απαιτείται σήμερα) -80% Μείωση του χρόνου διακίνησης τεκμηρίων (ποσοστιαίες μονάδες αναφορικά με τον χρόνο που απαιτείται σήμερα) -95% Αριθμός φοιτητών που χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες βιβλιοθήκης 13.700 2 Αριθμός μελών ΔΕΠ που χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες βιβλιοθήκης 760 3 A2.4. Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμος Παράγοντας Επιτυχίας Τύπος 4 Σχετικές Ενέργειες Αντιμετώπισης Κάλυψη απαιτήσεων διακήρυξης Δ, Τ Έλεγχος προδιαγραφών Υψηλή ποιότητα προσφερομένου υλικού και λογισμικού Συμβατότητα μεταξύ των επιμέρους στοιχείων προσφερομένου υλικού και λογισμικού Ορθή εγκατάσταση προσφερομένου υλικού και λογισμικού Έγκαιρη υλοποίηση σύμβασης Τ Τ Τ, Ο (Ανάδοχος), Δ (Αναθέτουσα Αρχή) Ο (Ανάδοχος), Δ (Αναθέτουσα Αρχή) Έλεγχος προδιαγραφών Έλεγχος προδιαγραφών Έλεγχος καλής λειτουργίας Έλεγχος χρονοδιαγράμματος A3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου A3.1. Αξιοπιστία (reliability) Η προμήθεια του προτεινόμενου εξοπλισμού οφείλει να γίνει από κατασκευαστές που θα διασφαλίζουν την ποιότητα, απόδοση και αξιοπιστία του εξοπλισμού και να συνοδεύεται από κατάλληλο πλάνο τεχνικής υποστήριξης και προστασίας. Οι τεχνικές προδιαγραφές του επιλεγμένου εξοπλισμού θα πρέπει να υιοθετούν τα χαρακτηριστικά τεχνολογίας αιχμής. A3.2.Ασφάλεια (security) Ο ετερογενής χαρακτήρας του περιβάλλοντος λειτουργίας των βιβλιοθηκών, καθώς και η γεωγραφική τους διασπορά καθιστά αναγκαία την υποστήριξη μεγάλου και αυξανόμενου αριθμού 2 Στοιχεία Υπουργείου Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. 3 Στοιχεία Υπουργείου Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. 4 Τ = Τεχνικός/Τεχνολογικός, Ο = Οργανωτικός, Δ = Διοικητικός, Κ = Κανονιστικός Σελίδα 21 από 37

χρηστών τόσο εσωτερικών (intranet) όσο και εξωτερικών (internet). Για το λόγο αυτό η πρόταση της υποδομής του εξοπλισμού θα πρέπει να τεκμηριώνει και να εγγυάται τα παρακάτω: Την ασφάλεια πρόσβασης στα δεδομένα, την ασφαλή μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων, είτε εσωτερικά είτε μέσω διαδικτύου, με τις εμπλεκόμενες λειτουργικές ομάδες και την ύπαρξη διαδικασιών ανάκαμψης από προβληματικές λειτουργίες. Την ενσωμάτωση στον εξοπλισμό κατάλληλων εφαρμογών και λογισμικού υποστήριξης των διαδικασιών ασφαλείας. A3.3.Συμβατότητα Το σύνολο του εξοπλισμού αφορά συστήματα διαχείρισης ψηφιακών δεδομένων. Ο εξοπλισμός θα πρέπει να είναι συμβατός με τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα του ΔΠΘ, καθώς θα επεκτείνουν τις υπάρχουσες δομές του Data Center. Επίσης, ο δικτυακός εξοπλισμός θα πρέπει να είναι συμβατός με το δίκτυο δεδομένων του ΔΠΘ, για την δημιουργία των απαραίτητων επιπέδων πρόσβασης, μέσω εικονικών δικτύων κλπ. A3.4. Server Consolidation, Virtualization, Cloud Computing Οι εφαρμογές του Πληροφορικού Συστήματος, θα εγκατασταθούν σε υφιστάμενους εξυπηρετητές του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης. Στο Πανεπιστήμιο, τον τελευταίο χρόνο γίνεται προσπάθεια για την υλοποίηση Data Center στο οποίο δεν θα υπάρχει αντιστοίχιση υπηρεσίας και εξυπηρετητή, αλλά μέσω ισχυρών υπολογιστικών συστημάτων δημιουργούνται εικονικοί εξυπηρετητές (virtual servers) ώστε να γίνεται η βέλτιστη δυνατή εκμετάλλευση των υπολογιστικών πόρων. Μέσω του προτεινόμενου έργου, θα γίνει επέκταση και αναβάθμιση του εξοπλισμού αυτού, ώστε να καλύπτονται πλήρως τα νέα πληροφοριακά συστήματα και σε βάθος χρόνου. A3.5.Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Η Περίοδος Εγγύησης για το σύνολο του εξοπλισμού και λογισμικού έχει έναρξη την οριστική παραλαβή του Έργου και χρονική διάρκεια δύο (2 ) ετών εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στους πίνακες συμμόρφωσης. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει Υπηρεσίες Εγγύησης του προσφερόμενου εξοπλισμού και λογισμικού καθ όλη τη διάρκεια αυτή. A3.6.Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου Για να διαπιστωθεί ότι ο εξοπλισμός ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των προδιαγραφών και εκπληρώνει τους σκοπούς για τους όποιους δημιουργήθηκε, θα λειτουργήσει δοκιμαστικά για τριάντα μέρες πριν γίνει η οριστική παραλαβή του. Η παράδοση του Έργου από τον Ανάδοχο και η παραλαβή του Έργου από την ΕΠΕ, γίνονται υποχρεωτικά μέσα στις προθεσμίες που θα οριστούν στη Σύμβαση. A3.7. Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Δεν αναφέρονται για τις προκηρυσσόμενες λειτουργικές ενότητες. Σελίδα 22 από 37