Version 1.0.1.X Οδηγίες χρήσης
Πρόλογος Η εφαρµογή CallReceiver σχεδιάστηκε για την υποστήριξη ξενοδοχείων ή επιχειρήσεων, όσον αφορά στις τηλεφωνικές κλήσεις που διαχειρίζεται το τηλεφωνικό κέντρο (Τ/Κ). Με τη χρήση της εφαρµογής έχουµε τα εξής πλεονεκτήµατα: - Καταργείται η χρήση των σειριακών εκτυπωτών που χρησιµοποιούν τα Τ/Κ για την καταγραφή των κλήσεων (Ούτως ή άλλως δύσκολα βρίσκονται στο εµπόριο. - Δεν θα απαιτείται η αγορά αναλωσίµων όπως µελανοταινίες, µηχανογραφικό χαρτί, service εκτυπωτών κ.λ.π. - Δεν ακούγεται πλέον ο ενοχλητικός ήχος εκτύπωσης και επιπλέον θα µπορούµε µε ελάχιστες ενέργειες - Να βλέπουµε τις τρέχουσες κλήσεις δωµατίων-θέσεων εργασίας (αριθµός κλήσεων, τηλεφωνικούς αριθµούς, διάρκεια κλήσεων, επιµέρους και συνολικές χρεώσεις). - Να έχουµε εικόνα όλων των δωµατίων-θέσεων εργασίας σε µία λίστα (Δωµάτιο, αριθµός κλήσεων, χρέωση δωµατίου) - Να βλέπουµε ιστορικό χρήσης κλήσεων των δωµατίων-θέσεων εργασίας - Να εντοπίζουµε τις εισερχόµενες κλήσεις και να αναγνωρίζεται ο αριθµός που κάλεσε το Τ/Κ. - Να εκτυπώνουµε επαγγελµατικές αναφορές τόσο για τον πελάτη, όσο και για τη Δ/νση της επιχείρησης. Η εφαρµογή υποστηρίζεται από το λειτουργικό σύστηµα Windows XP και όλα τα µεταγενέστερα (Windows Vista, Windows 7, Windows 8). Σελίδα 2
Περιβάλλον εργασίας Κατά την εκκίνηση της η εφαρµογή τρέχει στο παρασκήνιο, διαβάζει τα δεδοµένα του Τ/Κ που αποστέλλει στην σειριακή θύρα και τα καταγράφει σε Βάση Δεδοµένων. Στην περιοχή ειδοποιήσεων της επιφάνειας εργασίας των Windows εµφανίζεται το εικονίδιο το οποίο όταν η εφαρµογή είναι σε κατάσταση ετοιµότητας για να διαβάσει τα δεδοµένα του Τ/Φ, θα αναβοσβήνει, διαφορετικά θα είναι σταθερό. Όταν στο εικονίδιο εφαρµόσουµε δεξί mouse click εµφανίζεται το εξής µενού: Εξοδος: Οριστικός τερµατισµός προγράµµατος. Ακυρο : Ακύρωση ενέργειας. Ενώ µε αριστερό mouse click εµφανίζεται: Κλήσεις δωµατίου: Εµφανίζεται το παράθυρο των εξερχοµένων κλήσεων. Εµφάνιση: Εµφανίζεται το κύριο παράθυρο της εφαρµογής. Άκυρο : Ακύρωση ενέργειας. Σελίδα 3
Κύρια Εφαρµογή Το παράθυρο της κύριας εφαρμογής περιλαμβάνει : Το µενού λειτουργίας όπου περιλαμβάνει όλες τις εντολές του προγράμματος. Ta panel λειτουργιών που περιλαµβάνουν τις περισσότερες εντολές του προγράµµατος µε την µορφή µεγάλων εικονιδίων για ευκολότερη χρήση. Οι εντολές του panel λειτουργιών περιέχονται στις εντολές του µενού. Την StatusBar που µας δίνει διάφορες πληροφορίες όπως τρέχουσα ηµεροµηνία και ώρα, και κατάσταση ανάγνωση Τ/Κ (Read Data.) Σελίδα 4
Εντολές 1. Υπηρεσίες - Κλήσεις δωµατίου/θέσης εργασίας Συµπληρώνουµε στο σηµείο τον αριθµό δωµατίου που µας ενδιαφέρει και πατάµε ENTER ή πιέζουµε µε το ποντίκι το πλήκτρο Εµφανίζονται στη φόρµα ο αριθµός του δωµατίου, ο αριθµός των κλήσεων, η ηµεροµηνία εισόδου (ηµεροµηνία Check in), το συνολικό κόστος των κλήσεων του δωµατίου µέχρι σήµερα και αναλυτικά οι κλήσεις του δωµατίου µε τα στοιχεία τους. Σε αυτό το σηµείο έχουµε τη δυνατότητα µε τα αντίστοιχα κουµπιά α) να εκτυπώσουµε αναφορά, β) να δούµε στην οθόνη την εκτύπωση πριν σταλεί στον εκτυπωτή (Επισκόπηση), γ) να διαγράψουµε τις τρέχουσες κλήσεις του δωµατίου αφού έχει πληρώσει ο πελάτης και θα του κάνουµε Check out από το Τ/Κ, δ) να επιστρέψουµε στην κύρια εφαρµογή χωρίς να κάνουµε καµία ενέργεια. Αν κατά την αναζήτηση εµφανιστεί το διπλανό µήνυµα, αυτό συνέβη γιατί κατά την τελευταία αναχώρηση από το δωµάτιο και µετά το Check out δεν έγινε διαγραφή των κλήσεων του δωµατίου. Σε αυτή την περίπτωση κάνουµε uncheck στο σηµείο που δείχνει το διπλανό σχήµα αριστερά και επιλέγουµε το τελευταίο Check in που πραγµατοποιήθηκε (όπως φαίνεται δεξιά). Μετά το Check out που κάνουµε από το Τ/Κ διαγράφουµε διαδοχικά όλα τα Check in του δωµατίου από την εφαρµογή µας. Σελίδα 5
2. Υπηρεσίες - Τρέχουσες χρεώσεις Εµφανίζονται σε µία λίστα όλα τα ενεργά δωµάτια µε των συνολικό αριθµό κλήσεων που έχουν πραγµατοποιήσει και η χρέωση που έχει γίνει ανά δωµάτιο και συνολικά. Όταν η λίστα περιλαµβάνει πολλά δωµάτια µπορούµε να δώσουµε τον αριθµό δωµατίου που µας ενδιαφέρει και η εφαρµογή µας πάει αυτόµατα στην γραµµή της λίστας που βρίσκεται το συγκεκριµένο δωµάτιο. Με το πλήκτρο Ανανέωση παίρνουµε την τρέχουσα κατάσταση (αφού το Τ/Κ µας ενηµερώνει συνεχώς για τις κλήσεις), µε το πλήκτο Εκτύπωση τυπώνουµε αναφορά στην οθόνη και κατ επέκταση στον εκτυπωτή, και µε το πλήκτρο Επιστροφή επιστρέφουµε στο παράθυρο της κύριας εφαρµογής. Προαιρετικά µε διπλό κλικ του ποντικιού (ή µε Εντερ) µέσα στη λίστα σε συγκεκριµένο δωµάτιο εµφανίζεται το παράθυρο της εντολής Κλήσης δωµατίου για περεταίρω ενέργειες. Σελίδα 6
3. Υπηρεσίες - Εισπράξεις Εµφανίζονται συνοπτικά στην φόρµα όλες οι εισπράξεις που έχουν γίνει κατά το Check out του δωµατίου (δηλαδή όταν κάναµε διαγραφή των εξερχόµενων κλήσεων δωµατίου). Έχουµε την επιλογή να δούµε και να εκτυπώσουµε όλες τις εισπράξεις χρονικά όταν είναι τσεκαρισµένο το Όλες ή το ξε τσεκάρουµε και επιλέγουµε για τις ηµεροµηνίες που θέλουµε. Επίσης µπορούµε µε διπλό κλικ του ποντικού πάνω σε συγκεκριµένη είσπραξη να µεταβούµε στο ιστορικό της συγκεκριµένης κίνησης και να δούµε και να εκτυπώσουµε αναλυτικά τις κλήσεις καθώς και τις χρεώσεις που αφορούν την συγκεκριμένη είσπραξη. Σελίδα 7
4. Ιστορικό -Εισερχόµενες κλήσεις Στο παράθυρο αυτό εµφανίζονται σε λίστα οι εισερχόµενες κλήσεις που κατέγραψε το Τ/Κ. Στο πεδίο της ηµεροµηνίας µπορούµε να ορίσουµε ηµεροµηνία και θα µεταβούµε αυτόµατα στην γραµµή της λίστας µε την πρώτη ηµεροµηνία που συµφωνεί µε την επιλογή µας. Έχουµε την δυνατότητα της εκτύπωσης, της επισκόπησης και της διαγραφής της λίστας µε επιλεγµένη ενέργεια 1) Όλου του αρχείου ή 2) Από την τρέχουσα θέση ή 3) Έως την τρέχουσα θέση. Σελίδα 8
5. Ιστορικό -Ιστορικό δωµατίου Στο παράθυρο αυτό εµφανίζονται σε λίστα διαχρονικά οι ενέργειες που έγιναν σε συγκεκριµένο δωµάτιο που ορίζουµε. (Κλήσεις και χρεώσεις, Check in Check Out, Time Reminder (Υπενθύµιση) δωµατίου µε τις αντίστοιχες κλήσεις που πραγµατοποιήθηκαν στο δωµάτιο και ένδειξη αν απαντήθηκε από το δωµάτιο ή έµεινε αναπάντητη. Με τα κουµπιά Εκτύπωση και Επισκόπηση δηµιουργούµε αναφορές στον εκτυπωτή ή στην οθόνη και µε το πλήκτρο επιστροφή επιστρέφουµε στο παράθυρο της κύριας εφαρµογής. Σελίδα 9
6. Ιστορικό -Αρχείο καταγραφής Στο παράθυρο αυτό βλέπουµε το πρωτογενές αρχείο που δηµιουργήθηκε από την εφαρµογή βάση των δεδοµένων που µας έστειλε το Τ/Κ. Στην ουσία δηλαδή είναι η αντίστοιχη εκτύπωση που µας τύπωνε ο παραδοσιακός εκτυπωτής. Έχουµε την δυνατότητα να τυπώσουµε στην οθόνη ή τον εκτυπωτή το αρχείο µε τη χρήση των κουµπιών Εκτύπωση Αρχείου και Επισκόπηση Αρχείου. Επίσης µπορούµε µε το ποντίκι να επιλέξουµε από το σώµα του αρχείου µια περιοχή και µε δεξί κλικ του ποντικιού να πραγµατοποιήσουµε εκτυπώσεις µε επιλογή. Σελίδα 1010
7. Ρυθµίσεις -Εµφάνιση Εφαρµογής Εδώ έχουµε την δυνατότητα να µορφοποιήσουµε την εµφάνιση της εφαρµογής µας. Με τα κουµπι ά µπορούµε να επιλέξουµε συγκεκριµένο χρώµα για κάθε πάνελ λειτουργιών και επίσης χρώµα της γραµµατοσειράς των εικονιδίων. Με το κουµπί Προκαθορισµένα χρώµατα η εφαρµογή θέτει τα χρώµατα των πάνελ στην προκαθορισµένη τους τιµή. Στο πεδίο Κείµενο Status Bar γράφουµε κείµενο το οποίο θα µας εµφανίζεται στο κάτω αριστερό µέρος του παραθύρου της κύριας εφαρµογής. Στα επόµενα τρία πεδία θα πρέπει να γράψουµε τα στοιχεία που µας ζητάει (Επωνυµία εταιρίας, δ/νση, Τηλέφωνο/Φαξ) γιατί θα εµφανίζονται στις αναφορές που θα εκτυπώνονται για τους πελάτες. Τέλος µε τα αντίστοιχα κουµπιά επιλέγουµε την γλώσσα εκτύπωσης των κειµένων που εµφανίζονται στις αναφορές που εκτυπώνουµε, και το είδος της επιχείρησής µας (Ξενοδοχείο ή Επιχείρηση). Σελίδα 1111
8. Ρυθµίσεις -Ρύθµιση επικοινωνίας Περιλαµβάνονται οι αρχικές ρυθµίσεις της σειριακής θύρας για την πραγµατοποίησης της επικοινωνίας του υπολογιστή µε το Τ/Κ. Οι ρυθµίσεις αυτές εκτελούνται από εξουσιοδοτηµένο χρήστη τεχνικής υποστήριξης. 9. Ρυθµίσεις -Service Περιλαµβάνονται εξειδικευµένες ρυθµίσεις που εξουσιοδοτηµένο χρήστη τεχνικής υποστήριξης. εκτελούνται από Σελίδα 1212