ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Transcript

1 ProSystems HOSPITALITY SOLUTIONS SPA ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΥΣΤΕΜΣ ΑΕΒΕ - ΛΕΩΦ. ΛΙΝ ΟΥ ΡΟ ΟΣ - ΤΗΛ/ΦΑΞ ,

2 Γενικά Στο κεντρικό µενού του SPA η οθόνη αποτελείται από δύο ενότητες. Αριστερά κάθετα και οριζόντια πάνω, βρίσκονται οι επιλογές για τις εφαρµογές που θέλετε να τρέξετε. Με διπλό κλικ στην οµάδα π.χ. ΠΕΛΑΤΕΣ θα εµφανιστούν ότι συµπεριλαµβάνονται σε αυτήν και µε διπλό κλικ επιλέγετε την εφαρµογή. Στην δεύτερη, µπορείτε να κρατήσετε σηµειώσεις, σε συγκεκριµένη ηµεροµηνία, για την εσωτερική λειτουργία οι οποίες εµφανίζονται σε όλους τους χρήστες. Με κλικ στο πλήκτρο English µπορείτε να αλλάξετε την γλώσσα από ελληνικά σε αγγλικά. Με κλικ στο πλήκτρο Χρήση 20?? επιλέγετε την χρήση που θέλετε να εργαστείτε. Με κλικ στο πλήκτρο Επιλ. Ξεν/χείου επιλέγετε το ξενοδοχείο που θέλετε να εργαστείτε και αφορά το Head Office µόνο. Με κλικ στο πλήκτρο ProSystems έχετε άµεση µετάβαση στην ιστοσελίδα µας. Βήµα προς βήµα δηµιουργία και παραµετροποίηση αρχείων. Για την λειτουργία του SPA είναι απαραίτητο να δηµιουργηθούν συγκεκριµένα αρχεία συστήµατος, προσαρµοσµένα στις προδιαγραφές της επιχείρησης ή του τµήµατος του ξενοδοχείου. Οι εφαρµογές τις οποίες χρησιµοποιούµε για την εργασία αυτή βρίσκονται στην επιλογή Αρχεία. Οι οδηγίες δίδονται µε την σειρά που συνιστούµε να ακολουθήσετε για την εργασία αυτή. Πωλήσεις SPA Οι πωλήσεις SPA χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες, αυτές των θεραπειών ή γενικά παροχής υπηρεσιών οι οποίες απαιτούν κρατήσεις, αυτές των σηµείων πώλησης (καταστηµάτων για καλυντικά, αναψυκτικά κτλ) και αυτές του γυµναστηρίου. 2

3 Ευρετήριο Αρχεία / ηµιουργία και παραµετροποίηση Τµήµατα 5 Παράµετροι Τµηµάτων 5 Παράµετροι Συστήµατος 6 Τιµολόγια 7 Λογιστήριο 7 Βιβλίο Πόρτας 8 Λοιπά 8 Παραστατικά Πωλήσεων 9 Τρόποι Πληρωµής 9 Χειριστές Ταµειακών 10 Οµάδες προϊόντων 10 Προϊόντα 11 Πελάτες 12 Προµηθευτές 12 Λοιποί Λογαριασµοί 12 Παράµετροι SPA Οµάδες δωµατίων 13 ωµάτια 13 Ειδικοί 13 Προϊόντα σε Ειδικούς 14 Προϊόντα σε ωµάτια 14 Πακέτα θεραπειών 15 Προϊόντα σε Πακέτα 15 Ρεπό Ειδικών 15 On Line Σύνδεση µε Front Office 16 Ροή καθηµερινής εργασίας (SPA) Κρατήσεις 17 ηµιουργία κράτησης 17 Εισαγωγή πελάτη 18 Έξοδος πελάτη 19 Τιµολόγια / Αποδείξεις 20 Αναφορά Κρατήσεων 19 Αφίξεις 20 Αναχωρήσεις 20 Βιβλίο Πόρτας (Κλείσιµο Ηµέρας) 20 Ισοζύγιο Περιόδου 21 Ροή καθηµερινής εργασίας (Πωλήσεις Καταστηµάτων) Κινήσεις POS 21 Χ/Ζ Αναφορά Ηµέρας 22 3

4 Καταστάσεις Αναλυτική Κατάσταση Πωλήσεων 10 Ανάλυση Πωλήσεων 10 Τιµοκατάλογος Τµηµάτων 10 Αποτελέσµατα Περιόδου (Market POS) 11 Ανάλυση Κατανάλωσης (Market POS) 11 Κατάσταση Προµηθειών (Market POS) 11 Αποκατάσταση και διασφάλιση αρχείων Αναδιοργάνωση Αρχείων 13 Αντίγραφα Ασφαλείας 13 Παρατηρήσεις Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) 14 Ταχύτητα λειτουργίας 14 4

5 Αρχεία / ηµιουργία και παραµετροποίηση Τµήµατα Εδώ δηλώνετε τα τµήµατα πωλήσεων όπως π.χ. SPA, Κοµωτήριο, Κατάστηµα Καλυντικών. Πληκτρολογήστε τον κωδικό του τµήµατος και πιέστε <enter> ή επιλέξτε το από την λίστα η οποία εµφανίζεται πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο Τµήµα. Με κλικ στο πλήκτρο Προβολή εµφανίζεται η κατάσταση όλων των τµηµάτων την οποία µπορούµε να εκτυπώσουµε. Οι κωδικοί των τµηµάτων πώλησης (καταστήµατα) είναι από το 1 έως το 399. Το τµήµα SPA, οποίο συµπεριλαµβάνει γενικά τις θεραπείες, αυτά δηλαδή που απαιτούν κύκλωµα κρατήσεων, όπως µασάζ, κοµµωτήριο το 400. Τα τµήµατα Γυµναστηρίων από το 450 έως το 499. Οι υπόλοιποι κωδικοί, 500 έως 598 Μαιζόν (αυτοπαράδοση), 599 All Inclusive, 600 έως 699 τροφοδοσία προσωπικού και 700 έως 799 φθορές αφορούν το Γεύση POS µόνο. ηµοτικός Φόρος: Πληκτρολογήστε το ποσοστό ηµοτικού Φόρου εφόσον το τµήµα υπόκειται, διαφορετικά µηδέν. Όλα τα υπόλοιπα πεδία, Οµάδα Τµήµατος, Να συµπεριλαµβάνεται στην συνολική κατάσταση Κατανάλωσης κτλ, είναι πεδία ελέγχου και συµπληρώνονται από τον Έλεγχο (F & B Control). Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Παράµετροι Τµηµάτων Εδώ δηλώνετε τον τρόπο διαχείρισης του τµήµατος, το πως δηλαδή θα λειτουργεί. Πληκτρολογήστε τον κωδικό του τµήµατος και πατήστε <enter> ή επιλέξτε το από την λίστα η οποία εµφανίζεται πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο Περιγραφή Τµήµατος. Παραστατικό Τιµολόγησης: Επιλέξτε το είδος του παραστατικού από την λίστα µε κλικ στο ερωτηµατικό. Η επιλογή αυτή είναι απαραίτητη για τα τµήµατα θεραπειών ( ). Κωδικός πρόσβασης για εκπτώσεις: Τετραψήφιος αλφαριθµητικός κωδικός εάν θέλετε οι εκπτώσεις να δίνονται µόνο από τον κάτοχο του. ιαδροµή εκτύπωσης (FISCAL): Εδώ πληκτρολογείτε την διαδροµή αποστολής του ASCII αρχείου το οποίο δηµιουργεί το SPA για παραλαβή από τον οδηγό επικοινωνίας µε την ταµειακή µηχανή. 5

6 Η διαδροµή αυτή πρέπει να είναι στον Η/Υ που είναι συνδεδεµένη η ταµειακή. Το όνοµα του αρχείου ASCII είναι \U1\FISFILES\PACKET.TXT. Στην περίπτωση που η ταµειακή είναι συνδεδεµένη στον ίδιο Η/Υ που λειτουργεί το SPA τότε η διαδροµή πρέπει να είναι, C:\U1\FISFILES\PACKET.TXT. Στην περίπτωση που η ταµειακή είναι συνδεδεµένη σε άλλον Η/Υ µε το όνοµα π.χ. Dimitris τότε, η διαδροµή πρέπει να είναι, \\DIMITRIS\U1\FISFILES\PACKET.TXT. Λάβετε υπ όψιν ότι ο φάκελος U1 στο εν λόγω παράδειγµα πρέπει να είναι σε κατάσταση κοινόχρηστου. Εµφάνιση οµάδων προϊόντων: Τσεκάρετε το πεδίο εφόσον θέλετε στις πωλήσεις να εµφανίζονται και οι οµάδες (δες πωλήσεις καταστηµάτων). Μετατροπή χαρακτήρων Windows σε DOS: Το SPA δηµιουργεί το ASCII αρχείο παραλαβής από τον οδηγό επικοινωνίας µε την ταµειακή µηχανή σε χαρακτήρες Windows. Στην περίπτωση που θέλετε οι χαρακτήρες να µετατρέπονται σε τύπου DOS τότε τσεκάρετε το πεδίο. On Line σύνδεση µε Front Office: Τσεκάρετε το πεδίο εφόσον θέλετε οι πωλήσεις να ενηµερώνουν On Line το Front Office. υνατότητα εισαγωγής αριθµού δωµατίου: Εάν τσεκάρετε το πεδίο τότε σε κάθε εκτέλεση λογαριασµού και πριν την εκτύπωση της απόδειξης στην ταµειακή θα σας ζητάει αριθµό δωµατίου τον οποίο θα εκτυπώνει σε αυτήν. Εκτύπωση σε εκτυπωτή Λιανικών Πωλήσεων: Το πεδίο αυτό έχει άµεση σχέση µε την Συνδεδεµένη Ταµειακή και τις Ρυθµίσεις Εκτυπωτή Λιανικών Πωλήσεων. Εάν το πεδίο είναι τσεκαρισµένο οι πωλήσεις σας δεν εκτελούνται στην ταµειακή αλλά µε εκτυπωτή. Αυτό σηµαίνει ότι χρησιµοποιείτε φορολογικό µηχανισµό και πρέπει το πεδίο Χωρίς Ταµειακή να είναι τσεκαρισµένο. Πρέπει επίσης να δηλώσετε τις απαραίτητες ρυθµίσεις στον εκτυπωτή λιανικών πωλήσεων. Εξόφληση λογαριασµού Μετρητά Μόνο: Τσεκάρετε το πεδίο εφόσον θέλετε οι λογαριασµοί να εξοφλούνται µε µετρητά µόνο και όχι µε πιστωτικές κάρτες ή χρέωση δωµατίου. Χωρίς Χρέωση ωµατίου: Τσεκάρετε εφόσον θέλετε να αφαιρεθεί η δυνατότητα χρέωσης λογαριασµού σε δωµάτιο. Ηµεροµηνία εργασίας. Το τµήµα µπορεί να λειτουργήσει µόνο σε αυτή την ηµεροµηνία και είναι η εποµένη του τελευταίου Ζ, κλείσιµο ηµέρας από το SPA και όχι του Ζ της ταµειακής µηχανής ή του φορολογικού µηχανισµού που είναι συνδεδεµένα µε αυτό. Κατηγορίες ΦΠΑ / Συνδεδεµένη Ταµειακή: Πληκτρολογήστε το ποσοστό ΦΠΑ για το εκάστοτε τµήµα της ταµειακής σας και επιλέξτε τον τύπο αυτής (Συνδεδεµένη Ταµειακή). Σε περίπτωση που χρησιµοποιείτε φορολογικό µηχανισµό τσεκάρετε το πεδίο Χωρίς Ταµειακή. Ρύθµιση Εκτυπωτή Λιανικών Πωλήσεων: Η ρύθµιση είναι απαραίτητη εφόσον χρησιµοποιείτε φορολογικό µηχανισµό. Πληκτρολογήστε την περιγραφή του παραστατικού Λιανικών Πωλήσεων (είδος παραστατικού). Ο αριθµός του παραστατικού ενηµερώνεται από το σύστηµα µε τις πωλήσεις και τον αλλάζουµε µόνο σε περίπτωση λάθους. Επιλέξτε τον εκτυπωτή κάνοντας κλικ στο ερωτηµατικό. Πληκτρολογήστε το µέγεθος της γραµµατοσειράς (font size) και τον αριθµό των κενών γραµµών πριν την έναρξη εκτύπωσης. Σηµειώστε ότι το SPA για τα καταστήµατα προϋποθέτει εκτυπωτή τύπου Kitchen (ρολό). Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Παράµετροι Συστήµατος Εδώ συµπληρώνετε όλες τις απαραίτητες ρυθµίσεις για την λειτουργία των τµηµάτων µε κρατήσεις και την εξαγωγή ASCII αρχείων στο λογιστήριο. Οι παράµετροι χωρίζονται σε 4 ενότητες. 1. Τιµολόγια 2. Λογιστήριο 3. Βιβλίο Πόρτας 4. Λοιπά 6

7 Τιµολόγια Τα πεδία Όνοµα Ξενοδοχείου, Επωνυµία Επιχείρησης και Σειρά ισχύουν σε περίπτωση που το επιλεγµένο Είδος Εντύπου είναι κενή σελίδα Α4 ή κενό µηχανογραφικό, (δες Παράµετροι Τµηµάτων / Παραστατικό Τιµολόγησης). Στο πεδίο ΑΥΟ πληκτρολογήστε την απόφαση ΠΟΛ του Υπουργείου Οικονοµικών βάσει της οποίας η επιχείρηση µπορεί να εκδίδει αθεώρητα Τιµολόγια / Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών. Το πεδίο Μήνυµα 1 είναι ελεύθερο κείµενο π.χ. Ευχαριστούµε για την προτίµηση. Τα πεδία ΑΥΟ και Μήνυµα 1 εκτυπώνονται σε κάθε Τιµολόγιο / Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών. Το πεδίο Μήνυµα 2 είναι ελεύθερο κείµενο και εκτυπώνεται στα επί πιστώσει (λογαριασµοί µε υπόλοιπο), παραστατικά µόνο π.χ. Εξόφληση λογαριασµού σε 45 µέρες. Λογιστήριο Στην ενότητα αυτή ρυθµίζετε την δοµή του αρχείου ASCII που δηµιουργείται από το FiloXenia για παραλαβή από λογιστικές εφαρµογές. 7

8 Βιβλίο Πόρτας Πληκτρολογήστε αν η εκτύπωση του Βιβλίου Πόρτας είναι On Line η όχι συµπληρώνοντας Υ για Ναι και Ν για ΟΧΙ. Εάν επιλέξετε οι κινήσεις που αφορούν το βιβλίο πόρτας να εκτυπώνονται κατά την συναλλαγή (On Line), τότε στην επιλογή Εκτυπωτής, δηλώνουµε τον προκαθορισµένο εκτυπωτή στον οποίο υπάρχει το θεωρηµένο έντυπο είτε είναι τοπικός είτε δικτυακός. Για την επιλογή του εκτυπωτή, κλικ στο ερωτηµατικό, έπειτα στο επόµενο παράθυρο κλικ στο Printer και τέλος επιλέγουµε τον εκτυπωτή από την λίστα των εγκατεστηµένων. Πρέπει επίσης να επιλέξουµε την κωδικοσελίδα που θα χρησιµοποιεί η εφαρµογή ανάλογα µε τον εκτυπωτή και το λειτουργικό σύστηµα. Ο εκτυπωτής του βιβλίου πόρτας πρέπει, πέραν των ρυθµίσεων µέσω του λειτουργικού, να ρυθµιστεί για τους ελληνικούς χαρακτήρες και το µήκος χαρτιού, από τις δικές του ρυθµίσεις. Λοιπά υνατότητα έκπτωσης στην τιµολόγηση: Τσεκάρετε εφόσον ισχύει. Πελάτες σε προεπιλεγµένη εµφάνιση: Στο πλάνο το κρατήσεων το περιεχόµενο των κελιών στις αντίστοιχες ώρες είναι ο θεραπευτής ή ο πελάτης εφόσον το τσεκάρετε. Εµφάνιση δωµατίων κατά περιγραφή: Οι σειρά των δωµατίων θεραπείας είναι κατά κωδικό η κατά περιγραφή εφόσον το τσεκάρετε. Το πεδίο των παρατηρήσεων είναι ελεύθερο κείµενο για το τι θέλετε να αναγράφεται στην αναφορά των κρατήσεων που δίνετε στον πελάτη (πλάνο). 8

9 Παραστατικά Εδώ δηλώνετε τα Παραστατικά Πωλήσεων. Οι κωδικοί χωρίζονται σε δύο οµάδες, από 5001 έως 5300 για εξαγωγές / πωλήσεις και από 5301 έως 5600 για εισαγωγές / επιστροφές πωλήσεων. Η κάθε µία από αυτές χωρίζεται σε τρεις ανάλογα µε την εξαγωγή / εισαγωγή. Τα ελτία Αποστολής π.χ. βρίσκονται µεταξύ των κωδικών 5101 και 5200, εξαγωγή σε ποσότητα µόνο. Πληκτρολογήστε τον κωδικό και πατήστε <enter> ή επιλέξτε από την λίστα κάνοντας κλικ στο ερωτηµατικό. Επιλέξτε τον εκτυπωτή κάνοντας κλικ στο ερωτηµατικό. Συµπληρώστε τον προεπιλεγµένο Προορισµό, Σκοπό ιακίνησης, Τόπο Αποστολής και Τόπο έκδοσης. Τσεκάρετε τα πεδία Απόδειξη από Ταµειακή µόνο και Παραστατικό χωρίς εκτύπωση εφόσον αυτό ισχύει. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Τρόποι πληρωµής Εδώ δηλώνετε τους τρόπους εξόφλησης των παραστατικών πώλησης. Κλικ στο πλήκτρο ηµιουργία νέας πληρωµής. Πληκτρολογήστε την περιγραφή και κλικ στο πλήκτρο Αποθήκευση αλλαγών. 9

10 Σηµειώστε ότι οι κωδικοί 800 και 899 είναι δεσµευµένοι για Μετρητά και Επί Πιστώσει. Χειριστές Ταµειακών περιγραφή στο πεδίο περιγραφή τµήµατος. Κάντε κλικ στο πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Χειριστές ταµειακών είναι αυτοί που θα έχουν την δυνατότητα χειρισµού των τµηµάτων SPA. Πληκτρολογήστε τον κωδικό και πατήστε <enter> ή επιλέξτε από την λίστα πληκτρολογώντας το όνοµα στο πεδίο περιγραφή χειριστή. Πληκτρολογήστε τον κωδικό τµήµατος που θα χειρίζεται και πατήστε <enter> ή επιλέξτε από την λίστα πληκτρολογώντας την Οµάδες Προϊόντων Οι οµάδες των προϊόντων είναι απαραίτητες για την δηµιουργία προϊόντων πώλησης. Η κωδικοποίηση των οµάδων καλό είναι να έχει σχέση µε αυτή των προϊόντων που ανήκουν σε αυτήν. Εάν π.χ. έχουµε δώσει κωδικό στην οµάδα Μπύρες το 1000 τότε η λογική κωδικοποίηση των προϊόντων αυτής της οµάδας είναι ,02,03 Πληκτρολογείτε λοιπόν τον κωδικό και πατήστε <enter> ή επιλέξτε από την λίστα πληκτρολογώντας την περιγραφή στο αντίστοιχο πεδίο. Επιλέξτε την κατηγορία του προϊόντος από την λίστα µε κλικ στον επιλογέα (τρόφιµα, ποτά, αναλώσιµα, καθαριστικά). Πληκτρολογήστε το προτεινόµενο ποσοστό κέρδους στην τιµή πώλησης σε σχέση µε αυτήν της αγοράς. Τσεκάρετε αν η οµάδα θέλετε να εµφανίζεται στο τµήµα του spa. Τα πεδία Λογαριασµοί εξαγωγής δεδοµένων συµπληρώνονται από τον λογιστή. 10

11 Προϊόντα Πληκτρολογήστε τον κωδικό και πιέστε <enter>. Πληκτρολογήστε την περιγραφή. Τα πεδία, Προβλεπόµενη Τιµή Πώλησης, Ποσοστό Προµήθειας, Συσκ/σία, Όριο, 2 η Μονάδα Μέτρησης, Πακέτα, Μερίδες, Ποσότητα σε γραµµάρια, αφορούν τον έλεγχο (F & B Control) και συµπληρώνονται από αυτόν. Εφόσον η εγκατάστασή σας συµπεριλαµβάνει και αναγνώστη γραµµωτού κώδικα (barcode reader) συµπληρώστε τον κωδικό. Έχετε την δυνατότητα και για είκοσι επί πλέον κωδικούς κάνοντας κλικ στον επιλογέα. Πληκτρολογήστε την οµάδα ή επιλέξτε από την λίστα. Εφόσον η οµάδα δεν υπάρχει και θέλετε να την δηµιουργήσετε κλικ στον επιλογέα. Πληκτρολογήστε την µονάδα µέτρησης π.χ. ΤΕΜ για τεµάχια. Πληκτρολογήστε τον ποσοστό ΦΠΑ π.χ. 19,00 για 19%. Πληκτρολογήστε την Μικτή τιµή Πώλησης (συµπεριλαµβανοµένου του ΦΠΑ). Τσεκάρετε το πεδίο υνατότητα αλλαγής εφόσον θέλετε ο χειριστής να έχει την δυνατότητα αλλαγής της τιµής στο συγκεκριµένο προϊόν. Τσεκάρετε το πεδίο Εκτός τιµοκαταλόγου εφόσον αυτό ισχύει για το προϊόν. Εφόσον το προϊόν είναι του SPA ή γενικά παροχή υπηρεσίας µε χρονική διάρκεια συµπληρώστε το πεδίο µε κλικ στον επιλογέα. Επιλέξτε από την λίστα το τµήµα On Line σύνδεσης µε το Front Office πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο. Τα στοιχεία Σύνολα Αγορών / Πωλήσεων είναι ενηµερωτικά για τις µέχρι τώρα αγορές / πωλήσεις σε καθαρή αξία (προ ΦΠΑ) του προϊόντος. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. 11

12 Πελάτες Για δηµιουργία νέου πελάτη κλικ στο πλήκτρο Νέος. Πληκτρολογήστε τα στοιχεία. Για την επιλογή της ΟΥ κλικ στον επιλογέα. Επιλέξτε την εθνικότητα εφόσον θέλετε στατικά πωλήσεων SPA ανά εθνικότητα. Η αναζήτηση ήδη καταχωρηµένου πελάτη µπορεί να γίνει πληκτρολογώντας την επωνυµία του στο πεδίο Ονοµατεπώνυµο, µε τον ΑΦΜ ή µε κλικ στο πλήκτρο Σύνθετη αναζήτηση. Προµηθευτές Για δηµιουργία νέου προµηθευτή κλικ στο πλήκτρο Νέος. Πληκτρολογήστε τα στοιχεία. Για την επιλογή της ΟΥ κλικ στον επιλογέα. Η αναζήτηση ήδη καταχωρηµένου πελάτη µπορεί να γίνει πληκτρολογώντας την επωνυµία του στο πεδίο Ονοµατεπώνυµο. Το πεδίο Παρατηρήσεις είναι ελεύθερο κείµενο. Λοιποί Λογαριασµοί Με τις εφαρµογές Χρηµατο-οικονοµικών που διαθέτει το SPA έχετε την δυνατότητα παρακολούθησης και λογαριασµών όπως π.χ. τραπέζης ή εξόδων. Για δηµιουργία νέου λογαριασµού κλικ στο πλήκτρο Νέος. Πληκτρολογήστε την περιγραφή. Η αναζήτηση ήδη καταχωρηµένου λογαριασµού µπορεί να γίνει πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο Περιγραφή. 12

13 Παράµετροι SPA To SPA χωρίζεται σε χώρους θεραπειών και γενικά παροχής υπηρεσιών οι οποίοι ονοµάζονται δωµάτια. Τα δωµάτια οµαδοποιούνται ανάλογα µε το είδος των υπηρεσιών όπως π.χ. για το µασάζ µπορούµε να έχουµε 3 διαφορετικά δωµάτια ανάλογα µε το είδος, αλλά όλα ανήκουν στην ίδια οµάδα. Το κάθε ένα από τα δωµάτια έχει ανώτατο αριθµό εξυπηρέτησης όπως π.χ. ένα δωµάτιο µασάζ µε δύο κρεβάτια / πάγκους µπορεί να φιλοξενήσει συγχρόνως όχι παραπάνω από δύο άτοµα. Οµάδες ωµατίων πεδίο Περιγραφή Οµάδας. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Κλικ στο πλήκτρο Προσθήκη νέας οµάδας. Πληκτρολογήστε την περιγραφή. Η αναζήτηση ήδη καταχωρηµένης οµάδας µπορεί να γίνει πληκτρολογώντας την περιγραφή της στο ωµάτια Κλικ στο πλήκτρο Προσθήκη νέου δωµατίου. Πληκτρολογήστε την περιγραφή. Η αναζήτηση ήδη καταχωρηµένου δωµατίου µπορεί να γίνει πληκτρολογώντας την περιγραφή στο πεδίο Περιγραφή ωµατίου. Επιλέξτε την οµάδα µε κλικ στον επιλογέα. Επιλέξτε το χρώµα µε το οποίο θέλετε να εµφανίζεται στις κρατήσεις. Πληκτρολογήστε τις ώρες λειτουργίας π.χ. 0800, 2030 από οκτώ το πρωί έως οκτώ και µισή το βράδυ. Πληκτρολογήστε την δυναµικότητα για τον ανώτατο αριθµό ατόµων. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Ειδικοί Πληκτρολογήστε τον κωδικό και πατήστε <enter>. Πληκτρολογήστε την περιγραφή. Η αναζήτηση ήδη καταχωρηµένου ειδικού µπορεί να γίνει πληκτρολογώντας την περιγραφή στο πεδίο Περιγραφή. Κλικ στο πεδίο. Να συµπεριλαµβάνεται στις κρατήσεις SPA. Κλικ στην υνατότητα διπλοκράτησης εφόσον θέλετε να υπάρχει όπως π.χ. σε έναν κοµµωτή ή 13

14 γυµναστή. Πληκτρολογήστε τα υπόλοιπα στοιχεία διεύθυνσης, τηλέφωνο, πόλη. Ταχ. Κώδικα και το ποσοστό προµήθειας (εφόσον δικαιούται για τις πωλήσεις). Τα υπόλοιπα, κωδικός πρόσβασης και PDA δεν αφορούν το SPA αλλά το Γεύση POS. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Προϊόντα σε Ειδικούς Μετά την δηµιουργία των προϊόντων και των ειδικών πρέπει να γίνει η αντιστοίχηση. Να δηλώσουµε δηλαδή ποια είναι τα προϊόντα, για το οποία είναι σε διάθεση ο ειδικός. Επιλέξτε το ειδικό πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο. Κλικ στο πλήκτρο Προβολή. και θα εµφανιστεί η λίστα των προϊόντων SPA. Κλικ στο πεδίο σε διάθεση. Ξανά κλικ στο πεδίο εφόσον θέλετε να αναιρέσετε. Προϊόντα σε ωµάτια Μετά την δηµιουργία των προϊόντων και των δωµατίων πρέπει να γίνει η αντιστοίχηση. Να δηλώσουµε δηλαδή ποια προϊόντα διατίθεται σε ποια δωµάτια. Επιλέξτε το δωµάτιο πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο. Κλικ στο πλήκτρο Προβολή. και θα εµφανιστεί η λίστα των προϊόντων SPA. Κλικ στο πεδίο σε διάθεση. Ξανά κλικ στο πεδίο εφόσον θέλετε να αναιρέσετε. 14

15 Πακέτα Θεραπειών Οι πωλήσεις των προϊόντων SPA µπορεί να γίνει και σε πακέτα. Ένα πακέτο δηλαδή συµπεριλαµβάνει περισσότερα από ένα προϊόντα. Πληκτρολογήστε τον κωδικό και πατήστε <enter>. Πληκτρολογήστε την περιγραφή. Η αναζήτηση ήδη καταχωρηµένου µπορεί να γίνει πληκτρολογώντας την περιγραφή στο πεδίο Περιγραφή Πακέτου. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Προϊόντα σε Πακέτα Εδώ δηλώνετε τα προϊόντα που συµπεριλαµβάνονται στα πακέτα. Επιλέξτε το πακέτο πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο. Κλικ στο πλήκτρο Προβολή και θα εµφανιστεί η λίστα των προϊόντων SPA. Πληκτρολογήστε την τιµή και την ποσότητα στα πεδία των προϊόντων που συµπεριλαµβάνονται. Ρεπό Ειδικών Εδώ δηλώνετε το ωράριο εργασίας των ειδικών. Επιλέξτε τον ειδικό πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο. Πληκτρολογήστε την περίοδο από έως ή επιλέξτε ηµεροµηνίες. Κλικ στο πλήκτρο Προβολή. Πληκτρολογήστε το ωράριο στις Ώρες Εργασίας. Πληκτρολογήστε τα ιαλλείµατα. 15

16 Κλικ στα πεδία Ρεπό στις ηµεροµηνίες που ισχύουν. Για τις ηµέρες που το ωράριο ή τα διαλλείµατα είναι διαφορετικά από τα ισχύοντα τότε πληκτρολογήστε στα πεδία των ηµεροµηνιών αυτών. On Line Σύνδεση µε Front Office Εδώ δηλώνετε τα τµήµατα του Front Office τα οποία θα ενηµερώνονται µε τις πωλήσεις των προϊόντων ανάλογα µε τον συντελεστή ΦΠΑ που ανήκουν. Επιλέξτε το τµήµα πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. 16

17 Ροή καθηµερινής εργασίας (SPA) Κρατήσεις Επιλέξτε την ηµεροµηνία, τον αριθµό ηµερών (προτείνεται 1) για το πλάνο κρατήσεων, την οµάδα δωµατίων (προτείνεται όλες). Το πεδίο Πελάτες σε εµφάνιση προτείνεται και εφόσον το αλλάξετε τότε σε πρώτη εµφάνιση θα είναι οι ειδικοί. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Προβολή και θα εµφανιστεί το πλάνο. ηµιουργία κράτησης ιπλό κλικ στο πεδίο κελί που αντιστοιχεί στο δωµάτιο και την ώρα για την κράτηση. Θα εµφανιστεί παράθυρο επιλογής του πελάτη. Πληκτρολογήστε την επωνυµία στο πεδίο για εύρεση. Για καταχώρηση νέου, κλικ στο πλήκτρο νέας καταχώρησης. Επιλέξτε τον πελάτη και στο κάτω µέρος της οθόνης θα εµφανιστούν τα στοιχεία του και τα προϊόντα που παρέχονται στο επιλεγµένο δωµάτιο. Επιλέξτε το προϊόν και δίπλα θα εµφανιστούν οι ειδικοί σε διάθεση. Επιλέξτε τον ειδικό. Εάν ο ειδικός δεν είναι, για κάποιο λόγο διαθέσιµος, τότε θα 17

18 εµφανιστεί ανάλογο µήνυµα. Τα άσπρα πεδία κάτω από την επωνυµία πελάτη είναι για παρατηρήσεις µε ελεύθερο κείµενο. εξιά από τα πεδία των ειδικών εµφανίζονται η τιµή χρέωσης, την οποία µπορείτε να αλλάξετε, πλήκτρο για αλλαγή µε αναζήτηση του πελάτη, πλήκτρο για προσθήκη νέου πελάτη, πλήκτρο για επιλογή πακέτου θεραπειών και πλήκτρο για το Ιατρικό ερωτηµατολόγιο. Στο Ιατρικό ερωτηµατολόγιο συµπληρώστε τα πεδία ηµεροµηνίας γέννησης, βάρους, ύψους και τσεκάρετε τα πεδία ασθενειών που ισχύουν για τον πελάτη. Το πεδίο παρατηρήσεων είναι ελεύθερο κείµενο. Πιέστε το πλήκτρο αποθήκευση µετά το τέλος των εισαγωγών. Εισαγωγή Πελάτη (Check-In) Για εισαγωγή πελάτη πρέπει η ηµεροµηνία εργασίας στους Παραµέτρους συστήµατος / Βιβλίο πόρτας και στους Παραµέτρους τµηµάτων να συµφωνεί µε αυτήν του πλάνου κρατήσεων. Κλικ στον πελάτη και θα εµφανιστεί πλήκτρο εισαγωγής. ιπλό κλικ στο πλήκτρο και θα εµφανιστεί µήνυµα επιβεβαίωσης. 18

19 Έξοδος Πελάτη (Check-Out) Για έξοδο πελάτη πρέπει η ηµεροµηνία εργασίας στους Παραµέτρους συστήµατος / Βιβλίο πόρτας και στους Παραµέτρους τµηµάτων να συµφωνεί µε αυτήν του πλάνου κρατήσεων. Κλικ στον πελάτη και θα εµφανιστεί πλήκτρο εξόδου. ιπλό κλικ στο πλήκτρο και θα εµφανιστεί µήνυµα επιβεβαίωσης. Σηµειώστε ότι πριν την έξοδο πελάτη απαιτείται η έκδοση παραστατικού πώλησης (απόδειξη, τιµολόγιο). Τιµολόγια / Αποδείξεις στοιχεία. Κλικ στον τρόπο εξόφλησης. Θα εµφανιστεί µήνυµα επιβεβαίωσης. Για έκδοση Τιµολογίων / Αποδείξεων κάντε κλικ στο πλήκτρο Τιµολόγια / Αποδείξεις από το πλάνο κρατήσεων ή στο πλήκτρο Τιµολόγηση από το κεντρικό µενού. Θα εµφανιστεί λίστα των παραστατικών προς έκδοση της ηµέρας. Κλικ στον πελάτη. Θα εµφανιστεί το παραστατικό. Επιλέξτε ανάλογα Παραστατικό και συµπληρώστε τυχόν Αναφορά Κρατήσεων Κλικ στο πλήκτρο Αναφορά Κρατήσεων από το πλάνο κρατήσεων η στο πλήκτρο Αν. Κρατήσεων από το κεντρικό µενού. Τσεκάρετε ανάλογα στα φίλτρα επιλογών. Εάν το φίλτρο σας είναι ανά πελάτη και έχετε επιλέξει συγκεκριµένο τότε θα σας δοθεί µήνυµα για τον τρόπο εκτύπωσης της αναφοράς. 19

20 Αφίξεις Κλικ στο πλήκτρο Αφίξεις από το πλάνο κρατήσεων η στο πλήκτρο Αφίξεις από το κεντρικό µενού. Τσεκάρετε ανάλογα στα φίλτρα επιλογών. Αναχωρήσεις Κλικ στο πλήκτρο Αναχωρήσεις από το πλάνο κρατήσεων η στο πλήκτρο Αναχωρήσεις από το κεντρικό µενού. Τσεκάρετε ανάλογα στα φίλτρα επιλογών. Για έξοδο του πελάτη κλικ στο πεδίο της ηµεροµηνίας αριστερά. Θα εµφανιστεί προειδοποιητικό µήνυµα. Για την έξοδο (Check-out) του πελάτη απαιτείται η έκδοση παραστατικού πώλησης (Τιµολόγιο / Απόδειξη). Τα χρώµατα που εµφανίζονται είναι ανάλογα µε το status του πελάτη. Βιβλίο Πόρτας (Κλείσιµο Ηµέρας) Η έκδοση του Βιβλίου Πόρτας για κλείσιµο ηµέρας αφορά το τµήµα SPA (κωδικός 400) και απαιτείται για εργασία σε επόµενη ηµεροµηνία. Απαιτείται επίσης να έχουν ολοκληρωθεί όλες οι εργασίες (εισαγωγή, έκδοση παραστατικών, έξοδος). Κλικ στο πλήκτρο κλειδί (θεωρηµένη εκτύπωση / κλείσιµο ηµέρας). Θα εµφανιστεί προειδοποιητικό µήνυµα. 20

21 Ισοζύγιο Περιόδου κλείσει. Κλικ στο πλήκτρο Ισοζύγιο από το κεντρικό µενού. Το ισοζύγιο αποτελεί αναφορά εσόδων επιλεγµένης περιόδου και προτείνεται να εκτυπώνεται καθηµερινά για την ηµέρα που έχει Ροή καθηµερινής εργασίας (Πωλήσεις Καταστηµάτων) Κινήσεις POS Επιβεβαίωση. Θα εµφανιστεί µήνυµα επιβεβαίωσης των στοιχείων. Εµφανίζεται η οθόνη πωλήσεων. Από το κεντρικό µενού διπλό κλικ στις πωλήσεις και διπλό κλικ στις κινήσεις POS. Πληκτρολογήστε την ηµεροµηνία ή επιλέξτε από το ηµερολόγιο κάνοντας κλικ στον επιλογέα. Σηµειώστε ότι πρέπει να συµφωνεί µε την ηµεροµηνία εργασίας στους Παραµέτρους του τµήµατος. Η ηµεροµηνία που προτείνεται είναι η τρέχουσα βάσει το υπολογιστή σας. Πληκτρολογήστε τον κωδικό χειριστή και κλικ στο πλήκτρο Στο δεξί µέρος βρίσκεται η λίστα των οµάδων. Κάντε κλικ στην οµάδα και θα εµφανιστεί στα αριστερά η λίστα των προϊόντων που συµπεριλαµβάνονται σε αυτήν. ιπλό κλικ στο προϊόν για επιλογή. Η ποσότητα προεπιλογής είναι 1 (ένα). Εάν η πώληση αφορά περισσότερα από ένα, τότε πληκτρολογήστε την ποσότητα στο πεδίο ή αυξήστε / µειώστε την µε κλικ στα αντίστοιχα 21

22 βελάκια και διπλό κλικ στο προϊόν. Η επιλογή του προϊόντος µπορεί να γίνει επίσης πληκτρολογώντας τον κωδικό στο πεδίο κωδικού (άσπρο αριστερά πάνω) και πιέστε <enter> ή κλικ στο πλήκτρο Επιβεβαίωση. Στην περίπτωση που χρησιµοποιείτε αναγνώστη γραµµωτού κώδικα (barcode reader) τότε γίνεται άµεση εισαγωγή του προϊόντος. Για ονοµαστική αναζήτηση του προϊόντος πληκτρολογήστε την περιγραφή στο πεδίο Προϊόν. Για ποσοστιαία έκπτωση σε όλα τα προϊόντα κλικ στο πλήκτρο % και θα εµφανιστεί παράθυρο. Πληκτρολογήστε το ποσοστό και κλικ το ΟΚ. Για ποσοστιαία έκπτωση σε κάποιο προϊόν, επιλέξτε το από την λίστα των επιλεγµένων προϊόντων πώλησης, κλικ στο πλήκτρο % και θα εµφανιστεί παράθυρο. Πληκτρολογήστε το ποσοστό και κλικ στο ΟΚ. Όταν επιλέγετε προϊόν από την λίστα των επιλεγµένων προϊόντων πώλησης τότε εµφανίζονται δύο επί πλέον πλήκτρα, ένα για διαγραφή και ένα για αλλαγή τιµής. Όταν τελειώσετε µε την καταχώρηση των προϊόντων µπορείτε να εξοφλήσετε µε Μετρητά, Πιστωτική Κάρτα η Χρέωση ωµατίου κάνοντας κλικ στα αντίστοιχα πλήκτρα. Στην περίπτωση Κάρτας ή ωµατίου εµφανίζεται παράθυρο επιλογής. Για τις συναλλαγές σας µε ρέστα κλικ τα πλήκτρα 5, 10, 20, 50, 100, Άλλο Ευρώ για να δηλώσετε το ποσό που παραλαµβάνετε. Χ/Ζ Αναφορά Ηµέρας Μετά το τέλος των εργασιών η ηµέρα πρέπει να κλείσει για µετάβαση σε επόµενη ηµεροµηνία. Το κλείσιµο γίνεται µε την έκδοση των Ζ αναφορών από την εφαρµογή στα εκάστοτε τµήµατα και τις ταµειακές µηχανές ή τον φορολογικό µηχανισµό τα οποία είναι ανεξάρτητα το ένα από το άλλο. ιπλό κλικ στις Πωλήσεις και Χ/Ζ Αναφορά Ηµέρας από το κεντρικό µενού. Πληκτρολογήστε την ηµεροµηνία ή επιλέξτε από το ηµερολόγιο κάνοντας κλικ στον επιλογέα. Σηµειώστε ότι πρέπει να συµφωνεί µε την ηµεροµηνία εργασίας στους Παραµέτρους του τµήµατος. Η ηµεροµηνία που προτείνεται είναι η τρέχουσα βάσει το υπολογιστή σας. Επιλέξτε το τµήµα πληκτρολογώντας τον κωδικό ή επιλέξτε από την λίστα πληκτρολογώντας την περιγραφή του στο πεδίο. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Προβολή για έλεγχο και εφόσον όλα είναι εντάξει κλικ στο πλήκτρο Ζ. Θα εµφανιστεί µήνυµα επιβεβαίωσης. Το Ζ αυτό (κλείσιµο) όπως παραπάνω αναφέρεται αφορά το τµήµα για το FiloXenia µόνο. Αµέσως µετά πρέπει να εκδοθούν τα Ζ των ταµειακών η του φορολογικού µηχανισµού. 22