Πίνακας περιεχομένων Ευχαριστίες... 23 Ενημερώστε μας!... 25 Το CD του βιβλίου... 27 Τι περιλαμβάνεται στο CD... 27 Δείγματα εφαρμογών... 28 Χρήση του CD... 29 Απαιτήσεις συστήματος... 29 Πληροφορίες τεχνικής υποστήριξης... 29 Συμβάσεις και χαρακτηριστικά που χρησιμοποιούνται σε αυτό το βιβλίο... 31 Συμβάσεις κειμένου... 31 Συμβάσεις σχεδιασμού... 31 Συμβάσεις σύνταξης κώδικα... 32 Εισαγωγή... 35 Η Microsoft Access σήμερα... 36 Λίγα λόγια για το βιβλίο... 37 Μέρος 1 Κατανόηση της Microsoft Access 41 Κεφάλαιο 1 Τι είναι η Microsoft Access; 43 Τι είναι οι βάσεις δεδομένων;... 43 Σχεσιακές βάσεις δεδομένων... 44 Οι δυνατότητες των βάσεων δεδομένων... 45 Η Microsoft Access ως σχεσιακό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων... 46 Ορισμός και αποθήκευση δεδομένων... 46 Χειρισμός δεδομένων... 49 Έλεγχος δεδομένων... 52 Η Microsoft Access ως σύστημα ανάπτυξης εφαρμογών... 53 Μετάβαση σε λογισμικό βάσεων δεδομένων... 55 Κεφάλαιο 2 Τα πολλά πρόσωπα της Microsoft Access 59 Η αρχιτεκτονική της Microsoft Access... 59 Εξερεύνηση της τοπικής βάσης δεδομένων Housing Reservations... 62 Πίνακες... 67 Ερωτήματα...71 Φόρμες... 74 Εκθέσεις... 78 Σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 84
8 Πίνακας περιεχομένων Μακροεντολές... 88 Υπομονάδες... 91 Οργάνωση των αντικειμένων σας... 92 Εξερεύνηση του αρχείου έργου LawTrack Contacts... 94 Πίνακες... 95 Προβολές, συναρτήσεις, και αποθηκευμένες διαδικασίες... 96 Τα πολλά πρόσωπα της Microsoft Access... 98 Κεφάλαιο 3 Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 101 Βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών... 101 Βήμα 1: Προσδιορισμός των εργασιών... 102 Βήμα 2: Σχεδίαση διαγράμματος ροής εργασιών... 102 Βήμα 3: Προσδιορισμός στοιχείων δεδομένων... 103 Βήμα 4: Οργάνωση των δεδομένων... 103 Βήμα 5: Σχεδιασμός του πρωτοτύπου και της διασύνδεσης χρήστη... 104 Βήμα 6: Κατασκευή της εφαρμογής... 104 Βήμα 7: Έλεγχος, αναθεώρηση, και βελτίωση... 104 Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών... 105 Ανάλυση των εργασιών... 106 Επιλογή των δεδομένων... 109 Οργάνωση των εργασιών... 110 Ανάλυση δεδομένων... 112 Επιλογή των θεμάτων της βάσης δεδομένων... 112 Αντιστοίχιση των θεμάτων στη βάση δεδομένων σας... 114 Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων... 116 Το πρόβλημα της σπατάλης... 116 Η λύση είναι η κανονικοποίηση... 118 Το αποτέλεσμα είναι αποδοτικές σχέσεις... 127 Πότε πρέπει να παραβιάζονται οι κανόνες... 129 Βελτίωση της απόδοσης κρίσιμων εργασιών... 129 Καταγραφή χρονικά προσδιορισμένων δεδομένων... 130 Δημιουργία στιγμιοτύπων δεδομένων για εκθέσεις... 131 Μέρος 2 Δημιουργία τοπικής εφαρμογής της Microsoft Access 133 Κεφάλαιο 4 Δημιουργία της βάσης δεδομένων και των πινάκων 135 Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων... 136 Χρήση προτύπου βάσης δεδομένων για τη δημιουργία μιας βάσης... 136 Δημιουργία μιας νέας κενής βάσης δεδομένων... 141 Δημιουργία του πρώτου σας απλού πίνακα με καταχώριση δεδομένων... 143 Δημιουργία πίνακα με τον Οδηγό Πινάκων... 145
Πίνακας περιεχομένων 9 Δημιουργία πίνακα σε προβολή Σχεδίασης... 151 Ορισμός πεδίων... 152 Κατανόηση των τύπων δεδομένων των πεδίων... 153 Ιδιότητες πεδίων... 157 Συμπλήρωση των πεδίων του πίνακα Companies... 163 Ορισμός απλών κανόνων επικύρωσης πεδίων... 163 Ορισμός μασκών εισαγωγής... 168 Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού... 172 Ορισμός κανόνα επικύρωσης πίνακα... 173 Κατανόηση άλλων ιδιοτήτων των πινάκων... 176 Ορισμός σχέσεων... 179 Ορισμός της πρώτης σας σχέσης... 181 Δημιουργία σχέσης με πολλά πεδία... 184 Προσθήκη ευρετηρίων... 186 Ευρετήρια ενός πεδίου... 186 Ευρετήρια πολλών πεδίων... 188 Ορισμός επιλογών σχεδίασης πινάκων... 189 Εκτύπωση ορισμού πίνακα... 193 Περιορισμοί βάσεων δεδομένων... 193 Κεφάλαιο 5 Τροποποίηση της σχεδίασης των πινάκων σας 195 Πριν ξεκινήσετε... 196 Δημιουργία εφεδρικού αντιγράφου... 197 Έλεγχος εξαρτήσεων αντικειμένων... 198 Διαγραφή πινάκων... 200 Μετονομασία πινάκων... 202 Μετονομασία πεδίων... 203 Σύγκριση των δύο πινάκων επαφών... 205 Μετακίνηση πεδίων... 208 Εισαγωγή πεδίων... 210 Αντιγραφή πεδίων... 212 Διαγραφή πεδίων... 214 Αλλαγή ιδιοτήτων των δεδομένων... 215 Αλλαγή τύπου δεδομένων... 215 Αλλαγή μήκους δεδομένων... 220 Αντιμετώπιση σφαλμάτων μετατροπής... 222 Τροποποίηση άλλων ιδιοτήτων των πεδίων... 222 Αναίρεση αλλαγών... 224 Χρήση του Οδηγού Ανάλυσης Πίνακα... 224 Μια ματιά στις ιδιότητες αναζήτησης... 230 Αλλαγή πρωτεύοντος κλειδιού... 236 Συμπύκνωση της βάσης δεδομένων σας... 237
10 Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 6 Εισαγωγή και σύνδεση δεδομένων 239 Λίγα λόγια για την Ανοιχτή Συνδεσιμότητα Βάσεων Δεδομένων (ODBC)... 239 Εισαγωγή και σύνδεση αρχείων βάσεων δεδομένων... 241 Εισαγωγή δεδομένων και βάσεων δεδομένων... 243 Εισαγωγή αρχείων dbase... 243 Εισαγωγή αρχείων Paradox... 245 Εισαγωγή πινάκων SQL... 247 Εισαγωγή αντικειμένων της Access... 252 Εισαγωγή δεδομένων λογιστικών φύλλων... 254 Προετοιμασία ενός λογιστικού φύλλου... 254 Εισαγωγή ενός λογιστικού φύλλου... 256 Διόρθωση σφαλμάτων... 259 Εισαγωγή αρχείων κειμένου... 261 Προετοιμασία ενός αρχείου κειμένου... 262 Εισαγωγή ενός αρχείου κειμένου... 264 Διόρθωση σφαλμάτων... 269 Τροποποίηση εισαχθέντων πινάκων... 270 Σύνδεση αρχείων... 271 Ζητήματα ασφαλείας... 272 Ζητήματα απόδοσης... 272 Σύνδεση πινάκων της Access... 274 Σύνδεση αρχείων dbase και Paradox... 276 Σύνδεση αρχείων κειμένου και λογιστικών φύλλων... 277 Σύνδεση πινάκων SQL... 278 Τροποποίηση συνδεδεμένων πινάκων... 280 Αποσύνδεση συνδεδεμένων πινάκων... 280 Χρήση της Διαχείρισης Συνδεδεμένων Πινάκων... 281 Κεφάλαιο 7 Δημιουργία και χρήση απλών ερωτημάτων 283 Επιλογή δεδομένων από έναν πίνακα... 286 Καθορισμός πεδίων... 287 Ορισμός ιδιοτήτων πεδίων... 289 Εισαγωγή κριτηρίων επιλογής... 290 Χρήση παραστάσεων... 298 Χρήση της Δόμησης Παραστάσεων... 306 Ορισμός ονομάτων πεδίων... 313 Ταξινόμηση δεδομένων... 314 Έλεγχος αλλαγών των κανόνων επικύρωσης... 317 Έλεγχος ενός νέου κανόνα επικύρωσης πεδίου... 317 Έλεγχος ενός νέου κανόνα επικύρωσης πίνακα... 318 Εργασία σε προβολή Φύλλου Δεδομένων Ερωτήματος... 320 Περιήγηση στο φύλλο δεδομένων και χρήση πλήκτρων συντόμευσης... 320 Εργασία με δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων... 323
Πίνακας περιεχομένων 11 Τροποποίηση δεδομένων... 326 Χρήση υπερσυνδέσμων... 333 Ταξινόμηση και αναζήτηση δεδομένων... 339 Κεφάλαιο 8 Δημιουργία σύνθετων ερωτημάτων 347 Επιλογή δεδομένων από πολλούς πίνακες... 348 Δημιουργία εσωτερικών συνδέσεων... 348 Δημιουργία ερωτήματος με βάση ένα άλλο ερώτημα... 355 Χρήση εξωτερικών συνδέσεων... 359 Χρήση Οδηγού ερωτημάτων... 365 Σύνοψη πληροφοριών με ερωτήματα συνόλων... 368 Σύνολα μέσα σε ομάδες... 368 Επιλογή εγγραφών για το σχηματισμό ομάδων... 373 Επιλογή συγκεκριμένων ομάδων... 375 Δημιουργία ερωτημάτων διασταύρωσης... 375 Διαμερισμός δεδομένων σε ερωτήματα διασταύρωσης... 380 Χρήση παραμέτρων σε ερωτήματα... 382 Προσαρμογή ιδιοτήτων ερωτημάτων... 385 Έλεγχος των αποτελεσμάτων ενός ερωτήματος... 386 Εργασία με μοναδικές εγγραφές και τιμές... 387 Ορισμός δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων... 390 Άλλες ιδιότητες ερωτημάτων... 393 Επεξεργασία και δημιουργία ερωτημάτων σε προβολή SQL... 395 Περιορισμοί στη χρήση ερωτημάτων επιλογής για την ενημέρωση δεδομένων... 399 Δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων και Συγκεντρωτικών Γραφημάτων με ερωτήματα... 401 Δημιουργία ερωτήματος για Συγκεντρωτικό Πίνακα... 402 Σχεδίαση Συγκεντρωτικού Πίνακα... 405 Σχεδίαση Συγκεντρωτικού Γραφήματος... 410 Κεφάλαιο 9 Τροποποίηση δεδομένων με ερωτήματα ενέργειας 417 Ενημέρωση ομάδων γραμμών... 418 Έλεγχος με ένα ερώτημα επιλογής... 418 Μετατροπή ενός ερωτήματος επιλογής σε ερώτημα ενημέρωσης... 419 Εκτέλεση ενός ερωτήματος ενημέρωσης... 421 Ενημέρωση πολλών πεδίων... 423 Κατασκευή νέου πίνακα με ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα... 427 Κατασκευή ενός ερωτήματος δημιουργίας πίνακα... 427 Εκτέλεση ενός ερωτήματος δημιουργίας πίνακα... 432 Εισαγωγή δεδομένων από άλλους πίνακες... 434 Δημιουργία ενός ερωτήματος προσάρτησης... 435 Εκτέλεση ενός ερωτήματος προσάρτησης... 438 Διαγραφή ομάδων γραμμών... 439 Έλεγχος με ένα ερώτημα επιλογής... 439
12 Πίνακας περιεχομένων Χρήση ενός ερωτήματος διαγραφής... 441 Διαγραφή ανενεργών δεδομένων... 442 Αντιμετώπιση προβλημάτων σε ερωτήματα ενέργειας... 443 Αντιμετώπιση συνηθισμένων σφαλμάτων και προβλημάτων σε ερωτήματα ενέργειας. 443 Εξέταση ενός παραδείγματος σφάλματος... 444 Μέρος 3 Δημιουργία φορμών και εκθέσεων σε εφαρμογή γραφείου 447 Κεφάλαιο 10 Χρήση φορμών 449 Χρήσεις των φορμών... 449 Περιήγηση στις φόρμες... 450 Επικεφαλίδες, ενότητες λεπτομερειών, και υποσέλιδα... 450 Πολυσέλιδες φόρμες... 452 Συνεχόμενες φόρμες... 452 Δευτερεύουσες φόρμες... 454 Φόρμες πρώτου πλάνου... 455 Υποχρεωτικές φόρμες... 456 Ειδικά χειριστήρια... 456 Συγκεντρωτικοί Πίνακες και Συγκεντρωτικά Γραφήματα... 464 Μετακίνηση μέσα σε φόρμες και εργασία με δεδομένα... 466 Προβολή δεδομένων... 466 Προσθήκη εγγραφών και τροποποίηση δεδομένων... 471 Αναζήτηση και ταξινόμηση δεδομένων... 479 Εκτέλεση απλής αναζήτησης... 479 Εκτέλεση γρήγορης ταξινόμησης σε πεδίο φόρμας... 479 Προσθήκη φίλτρου σε μια φόρμα... 479 Εκτύπωση φορμών... 482 Κεφάλαιο 11 Δημιουργία φόρμας 485 Φόρμες και αντικειμενοστρεφής προγραμματισμός... 485 Ξεκίνημα από το μηδέν Μια απλή φόρμα καταχώρισης δεδομένων... 487 Δημιουργία φόρμας με τα εργαλεία σχεδίασης... 488 Δημιουργία μιας απλής φόρμας καταχώρισης δεδομένων για τον πίνακα tblcompanies... 501 Προσαρμογή χρωμάτων και έλεγχος της σχεδίασης... 509 Χρήση Οδηγών φορμών... 512 Δημιουργία της βασικής φόρμας προϊόντων με έναν Οδηγό φορμών... 512 Τροποποίηση της φόρμας προϊόντων... 516 Ευκολότερη καταχώριση δεδομένων με φόρμες... 518 Σωστή χρήση σύνθετων πλαισίων και πλαισίων καταλόγου... 519 Χρήση κουμπιών-διακοπτών, πλαισίων ελέγχου, και κουμπιών επιλογής... 523
Πίνακας περιεχομένων 13 Κεφάλαιο 12 Προσαρμογή φόρμας 527 Στοίχιση χειριστηρίων και αλλαγή του μεγέθους τους... 527 Ρύθμιση μεγέθους χειριστηρίων για την προσαρμογή των περιεχομένων τους... 529 Ρύθμιση της διάταξης των χειριστηρίων... 533 Συγκράτηση χειριστηρίων στο πλέγμα... 534 Στοίχιση χειριστηρίων... 536 Βελτίωση της εμφάνισης μιας φόρμας... 540 Γραμμές και ορθογώνια... 540 Χρώματα και ειδικά εφέ... 543 Γραμματοσειρές... 545 Ρύθμιση ιδιοτήτων χειριστηρίων... 547 Ιδιότητες μορφοποίησης... 547 Προσθήκη ράβδου κύλισης... 560 Ενεργοποίηση και κλείδωμα χειριστηρίων... 560 Καθορισμός της σειράς ενεργοποίησης... 561 Προσθήκη Έξυπνης Ετικέτας... 563 Επεξήγηση άλλων ιδιοτήτων των χειριστηρίων... 565 Ρύθμιση ιδιοτήτων φόρμας... 571 Ενεργοποίηση διαφορετικών προβολών... 571 Ρύθμιση επιλογών πλοήγησης... 572 Ορισμός φόρμας πρώτου πλάνου και υποχρεωτικής φόρμας... 572 Έλεγχος τροποποιήσεων, διαγραφών, προσθηκών, και φιλτραρίσματος... 573 Ορισμός χειριστηρίων παραθύρων... 575 Ορισμός του στυλ περιγράμματος... 575 Επεξήγηση άλλων ιδιοτήτων της φόρμας... 576 Ορισμός προεπιλεγμένων ρυθμίσεων για φόρμες και χειριστήρια... 581 Αλλαγή προεπιλεγμένων ρυθμίσεων χειριστηρίων... 581 Χρήση Αυτόματης Μορφοποίησης... 581 Ορισμός προτύπου φόρμας... 582 Κεφάλαιο 13 Σχεδίαση σύνθετης φόρμας 585 Φόρμες βασισμένες σε ερωτήματα πολλών πινάκων... 586 Δημιουργία φόρμας μονοσήμαντης σχέσης... 586 Δημιουργία και ενσωμάτωση δευτερευουσών φορμών... 591 Ορισμός της προέλευσης μιας δευτερεύουσας φόρμας... 593 Σχεδίαση της "εσωτερικής" φόρμας... 595 Σχεδίαση της δευτερεύουσας φόρμας πρώτου επιπέδου... 600 Ενσωμάτωση μιας δευτερεύουσας φόρμας... 601 Ορισμός της προέλευσης της κύριας φόρμας... 605 Δημιουργία της κύριας φόρμας... 605 Δημιουργία δευτερεύουσας φόρμας για δευτερεύον φύλλο δεδομένων... 609 Εμφάνιση τιμών σε μια ομάδα επιλογών... 612 Χρήση μορφοποίησης υπό συνθήκη... 614
14 Πίνακας περιεχομένων Χρήση του χειριστηρίου καρτέλας... 618 Δημιουργία πολυσέλιδων φορμών... 622 Εισαγωγή στα χειριστήρια ActiveX Το χειριστήριο Ημερολογίου... 625 Εργασία με φόρμες Συγκεντρωτικών Γραφημάτων... 628 Δημιουργία φόρμας Συγκεντρωτικού Γραφήματος... 629 Ενσωμάτωση συνδεδεμένου Συγκεντρωτικού Γραφήματος.... 631 Κεφάλαιο 14 Χρήση εκθέσεων 633 Χρήσεις των εκθέσεων... 633 Ξενάγηση στις εκθέσεις... 634 Προεπισκόπηση Εκτύπωσης Μια πρώτη ματιά... 634 Κεφαλίδες, ενότητες λεπτομερειών, υποσέλιδα, και ομάδες... 637 Δευτερεύουσες εκθέσεις... 639 Αντικείμενα σε εκθέσεις... 641 Εκτύπωση εκθέσεων... 642 Προετοιμασία για εκτύπωση... 642 Κεφάλαιο 15 Δημιουργία έκθεσης 649 Ξεκίνημα από το μηδέν Μια απλή έκθεση... 649 Δόμηση του ερωτήματος της έκθεσης... 650 Σχεδίαση της έκθεσης... 651 Ταξινόμηση και ομαδοποίηση πληροφοριών... 653 Ολοκλήρωση της έκθεσης... 655 Χρήση Οδηγού εκθέσεων... 659 Επιλογή τύπου έκθεσης... 659 Ορισμός επιλογών Οδηγού... 661 Προβολή του αποτελέσματος... 666 Κεφάλαιο 16 Σχεδίαση σύνθετης έκθεσης 669 Δημιουργία ερωτήματος για σύνθετη έκθεση... 669 Δημιουργία της βασικής έκθεσης διαθεσιμότητας καταλυμάτων ανά ημερομηνία... 671 Ορισμός των κριτηρίων ταξινόμησης και ομαδοποίησης... 674 Ρύθμιση ιδιοτήτων ενοτήτων και έκθεσης... 676 Ιδιότητες ενοτήτων... 677 Ιδιότητες έκθεσης... 680 Χρήση υπολογισμένων τιμών... 687 Προσθήκη ημερομηνίας εκτύπωσης και αριθμών σελίδων... 688 Εκτέλεση υπολογισμών... 689 Απόκρυψη περιττών τιμών και συνένωση αλφαριθμητικών κειμένου... 694 Υπολογισμός ποσοστών... 696 Χρήση τρέχοντος αθροίσματος... 698
Πίνακας περιεχομένων 15 Χρήση μορφοποίησης υπό συνθήκη για καλύτερα αποτελέσματα... 701 Δημιουργία και ενσωμάτωση δευτερεύουσας έκθεσης... 702 Ζητήματα που αφορούν τις δευτερεύουσες εκθέσεις... 703 Δημιουργία έκθεσης με μια δευτερεύουσα έκθεση... 706 Προσθήκη Συγκεντρωτικού Γραφήματος σε μια έκθεση... 710 Σχεδίαση της φόρμας Συγκεντρωτικού Γραφήματος... 711 Ενσωμάτωση Συγκεντρωτικού Γραφήματος σε μια έκθεση... 712 Μέρος 4 Σχεδιασμός ενός έργου της Access 715 Κεφάλαιο 17 Δημιουργία πινάκων σε ένα έργο της Access 717 Δημιουργία ενός νέου αρχείου έργου... 718 Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων SQL Server... 718 Σύνδεση με μια υπάρχουσα βάση δεδομένων SQL Server... 721 Δημιουργία ενός πίνακα σε προβολή Σχεδίασης... 727 Ορισμός στηλών... 728 Τύποι δεδομένων στηλών... 730 Συμπλήρωση των στηλών του πίνακα Companies... 734 Ιδιότητες στηλών... 736 Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού... 739 Προσθήκη ευρετηρίων... 741 Δημιουργία επιπλέον πινάκων στο έργο Contact Tracking... 745 Ορισμός περιορισμών ελέγχου... 747 Δημιουργία πρόσθετων παραστάσεων περιορισμών... 751 Ορισμός σχέσεων... 752 Ορισμός σχέσεων σε προβολή Σχεδίασης πίνακα... 753 Ορισμός σχέσεων με χρήση διαγραμμάτων βάσης δεδομένων... 755 Ορισμός επιλογών σχεδίασης πίνακα... 759 Κεφάλαιο 18 Δημιουργία ερωτημάτων σε ένα έργο της Access 761 Δημιουργία ερωτημάτων στο περιβάλλον σχεδίασης ερωτημάτων... 765 Κατανόηση του περιβάλλοντος σχεδίασης ερωτημάτων... 765 Εργασία με προβολές... 776 Εργασία με εμβόλιμες συναρτήσεις... 782 Εργασία με αποθηκευμένες διαδικασίες... 788 Δημιουργία ερωτημάτων με ένα διορθωτή κειμένου... 794 Δημιουργία μιας αποθηκευμένης διαδικασίας κειμένου... 796 Δημιουργία μιας βαθμωτής συνάρτησης κειμένου... 813 Δημιουργία μιας συνάρτησης τιμών πίνακα κειμένου... 814
16 Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 19 Σχεδίαση φορμών σε ένα έργο της Access 817 Κατανόηση των διαφορών που υπάρχουν στις φόρμες ενός έργου της Access... 817 Διευθέτηση ρυθμίσεων στο πλαίσιο διαλόγου Options... 819 Διευθέτηση ιδιοτήτων σε μια φόρμα έργου... 821 Ορισμός της ιδιότητας Recordset Type... 825 Κατανόηση της ιδιότητας Max Records... 826 Εργασία με φίλτρα διακομιστή... 827 Ρύθμιση παραμέτρων εισόδου... 830 Κεφάλαιο 20 Δημιουργία εκθέσεων σε ένα έργο της Access 837 Κατανόηση των διαφορών που υπάρχουν στις εκθέσεις ενός έργου της Access... 837 Ορισμός ιδιοτήτων σε εκθέσεις έργων... 839 Εργασία με φίλτρα διακομιστή... 840 Εργασία με παραμέτρους εισόδου... 842 Μέρος 5 Αυτοματοποίηση μιας εφαρμογής της Access 849 Κεφάλαιο 21 Κατανόηση της επεξεργασίας των συμβάντων 851 Η Access ως εφαρμογή των Windows οδηγούμενη από συμβάντα... 851 Κατανόηση των συμβάντων στα Windows... 852 Χρήση των συμβάντων της Access για τη δόμηση μιας εφαρμογής... 852 Σύνοψη των συμβάντων φορμών και εκθέσεων... 853 Άνοιγμα και κλείσιμο φορμών και εκθέσεων... 854 Αλλαγή δεδομένων... 855 Ανίχνευση μεταβολών στην εστίαση... 858 Ανίχνευση φίλτρων που εφαρμόζονται σε φόρμες... 860 Παγίδευση συμβάντων πληκτρολογίου και ποντικιού... 861 Ανίχνευση αλλαγών σε Συγκεντρωτικούς Πίνακες και Συγκεντρωτικά Γραφήματα... 863 Εκτύπωση... 866 Παγίδευση σφαλμάτων... 867 Ανίχνευση λήξης χρονομέτρου... 867 Κατανόηση της ακολουθίας των συμβάντων και της επεξεργασίας φορμών... 867 Σύνοψη των ενεργειών μακροεντολών... 871 Άνοιγμα και κλείσιμο αντικειμένων της Access... 872 Εκτύπωση δεδομένων... 875 Εκτέλεση ερωτήματος... 876 Δοκιμή συνθηκών και έλεγχος ροής ενεργειών... 877 Ορισμός τιμών... 879 Αναζήτηση δεδομένων... 880
Πίνακας περιεχομένων 17 Δημιουργία προσαρμοσμένου μενού και εκτέλεση διαταγών μενού... 881 Έλεγχος εμφάνισης και εστίασης... 882 Ενημέρωση του χρήστη για ενέργειες... 884 Μετονομασία, αντιγραφή, διαγραφή, αποθήκευση, εισαγωγή, και εξαγωγή αντικειμένων... 885 Εκτέλεση άλλης εφαρμογής... 887 Το περιβάλλον σχεδίασης μακροεντολών Σύνοψη... 887 Εργασία με το παράθυρο σχεδίασης μακροεντολών... 887 Ορισμός πολλών ενεργειών... 891 Ομαδοποίηση μακροεντολών... 894 Παραστάσεις υπό συνθήκη... 897 Μετατροπή των μακροεντολών σας σε κώδικα Visual Basic... 898 Κεφάλαιο 22 Κατανόηση των βασικών αρχών της Visual Basic 901 Το περιβάλλον ανάπτυξης της Visual Basic... 902 Υπομονάδες... 902 Το παράθυρο του Διορθωτή Visual Basic... 904 Εργασία με τα εργαλεία αποσφαλμάτωσης της Visual Basic... 911 Μεταβλητές και σταθερές... 922 Τύποι δεδομένων... 922 Εμβέλεια μεταβλητών και σταθερών... 925 Δήλωση σταθερών και μεταβλητών... 927 Η εντολή Const... 927 Η εντολή Dim... 928 Η εντολή Enum... 931 Η εντολή Event... 933 Η εντολή Private... 934 Η εντολή Public... 935 Η εντολή ReDim... 937 Η εντολή Static... 938 Η εντολή Type... 940 Συλλογές, αντικείμενα, ιδιότητες, και μέθοδοι... 941 Η αρχιτεκτονική εφαρμογών της Access... 942 Η αρχιτεκτονική των Αντικειμένων Προσπέλασης Δεδομένων (DAO)... 944 Η αρχιτεκτονική των Αντικειμένων Δεδομένων ActiveX (ADO)... 947 Αναφορές σε συλλογές, αντικείμενα, και ιδιότητες... 949 Ανάθεση μεταβλητής αντικειμένου Η εντολή Set... 953 Μέθοδοι αντικειμένων... 955 Συναρτήσεις και υπορουτίνες... 965 Η εντολή Function... 966 Η εντολή Sub... 968 Κατανόηση των υπομονάδων τάξεων... 969 Η διαδικασία Property Get... 971 Η διαδικασία Property Let... 973 Η διαδικασία Property Set... 975
18 Πίνακας περιεχομένων Έλεγχος της ροής εντολών... 978 Η εντολή Call... 978 Η εντολή Do Loop... 979 Η εντολή For Next... 980 Η εντολή For Each Next... 981 Η εντολή GoTo... 982 Η εντολή If Then Else... 982 Η εντολή RaiseEvent... 984 Η εντολή Select Case... 985 Η εντολή Stop... 986 Η εντολή While Wend... 986 Η εντολή With End With... 987 Εκτέλεση ενεργειών μακροεντολών και διαταγών μενού... 988 Το αντικείμενο DoCmd... 988 Εκτέλεση διαταγής μενού... 989 Ενέργειες με ισοδύναμα της Visual Basic... 989 Παγίδευση σφαλμάτων... 990 Η εντολή On Error... 990 Ορισμένα σύνθετα παραδείγματα κώδικα Visual Basic... 992 Μια διαδικασία για την τυχαία φόρτωση δεδομένων... 992 Μια διαδικασία για την εξέταση όλων των κωδικών σφαλμάτων... 1009 Κεφάλαιο 23 Αυτοματοποίηση της εφαρμογής σας με τη Visual Basic 1017 Γιατί δεν χρησιμοποιούμε μακροεντολές;... 1017 Πότε να χρησιμοποιείτε μακροεντολές... 1018 Πότε να χρησιμοποιείτε τη Visual Basic... 1018 Διευκόλυνση της καταχώρισης δεδομένων... 1019 Συμπλήρωση συσχετισμένων δεδομένων... 1019 Χειρισμός του συμβάντος NotInList... 1024 Επιδιόρθωση υπερσυνδέσμου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 1028 Εμφάνιση εποπτικού ημερολογίου... 1029 Εργασία με συνδεδεμένες φωτογραφίες... 1035 Επικύρωση σύνθετων δεδομένων... 1041 Έλεγχος για πιθανά διπλότυπα ονόματα... 1041 Έλεγχος για συσχετισμένες εγγραφές κατά τη διαγραφή μιας εγγραφής... 1043 Επιβεβαίωση προαπαιτούμενης εγγραφής... 1045 Διατήρηση μιας ειδικής μοναδικής τιμής... 1047 Έλεγχος για επικαλυπτόμενα δεδομένα... 1048 Έλεγχος της μετακίνησης σε μια πολυσέλιδη φόρμα με το πλήκτρο Tab... 1050 Αυτοματοποίηση της επιλογής δεδομένων... 1052 Εργασία με ένα πλαίσιο καταλόγου πολλαπλών επιλογών... 1052 Δημιουργία προσαρμοσμένου ερωτήματος με βάση τη φόρμα... 1056 Επιλογή από μια συνοπτική λίστα... 1064 Φιλτράρισμα λίστας με άλλη λίστα... 1065 Σύνδεση με συσχετισμένα δεδομένα άλλης φόρμας ή έκθεσης... 1068
Πίνακας περιεχομένων 19 Σύνδεση φορμών με τη χρήση φίλτρου... 1068 Σύνδεση σε έκθεση με τη χρήση φίλτρου... 1069 Συγχρονισμός δύο φορμών με τη χρήση ενός συμβάντος τάξης... 1072 Αυτοματοποίηση σύνθετων εργασιών... 1076 Ενεργοποίηση μιας εργασίας δεδομένων από μια συσχετισμένη φόρμα... 1076 Σύνδεση με συσχετισμένη εργασία... 1080 Υπολογισμός αποθηκευμένης τιμής... 1084 Αυτοματοποίηση εκθέσεων... 1085 Χρήση ήδη τυπωμένων ετικετών αλληλογραφίας... 1085 Σχεδίαση γραμμών και περιγραμμάτων σε μια έκθεση... 1089 Δυναμικό φιλτράρισμα μιας έκθεσης κατά το άνοιγμά της... 1091 Κεφάλαιο 24 Οι τελευταίες πινελιές 1095 Δημιουργία προσαρμοσμένων μενού και γραμμών εργαλείων... 1095 Δυνατότητα προσαρμογής γραμμών εργαλείων... 1096 Δημιουργία προσαρμοσμένης γραμμής εργαλείων Φόρμας... 1098 Δημιουργία προσαρμοσμένης γραμμής μενού Φόρμας... 1106 Δημιουργία προσαρμοσμένων μενού συντόμευσης... 1110 Ορισμός ιδιοτήτων γραμμών εργαλείων και μενού για φόρμες, χειριστήρια φορμών, και εκθέσεις... 1113 Βελτιστοποίηση με τον Οδηγό Ανάλυσης Απόδοσης... 1115 Απενεργοποίηση της προβολής Σχεδίασης Φόρμας... 1117 Ορισμός φορμών πινάκων επιλογών... 1119 Σχεδίαση φόρμας πίνακα επιλογών από το μηδέν... 1119 Χρήση της Διαχείρισης Πίνακα Επιλογών για τη σχεδίαση φορμών πινάκων επιλογών... 1120 Έλεγχος του τρόπου εκκίνησης και εκτέλεσης της εφαρμογής σας... 1124 Ρύθμιση ιδιοτήτων εκκίνησης για τη βάση δεδομένων σας... 1124 Εκκίνηση και διακοπή της εφαρμογής σας... 1126 Δημιουργία μιας μακροεντολής AutoKeys... 1130 Εκτέλεση τελικής μεταγλώττισης στη Visual Basic... 1131 Μέρος 6 Σύνδεση της Access με τον Ιστό 1133 Κεφάλαιο 25 Δημοσίευση δεδομένων στον Ιστό 1135 Εργασία με τον Ιστό... 1136 Κατανόηση της HTML... 1136 Εισαγωγή στην XML... 1145 Συντήρηση στατικών ιστοσελίδων... 1147 Δημιουργία δυναμικών ιστοσελίδων... 1149 Εξαγωγή αποτελεσμάτων από δυναμικά ερωτήματα... 1149
20 Πίνακας περιεχομένων Επεξεργασία "ζωντανών" δεδομένων με φόρμες HTML... 1152 Κοινή χρήση δεδομένων με την τεχνολογία SharePoint... 1155 Μια παρουσίαση της τεχνολογίας SharePoint... 1155 Office και SharePoint... 1156 Εξερεύνηση των δυνατοτήτων... 1157 Προβολή στατικών σελίδων HTML... 1157 Εξαγωγή σελίδων ASP... 1158 Εμφάνιση σελίδων προσπέλασης δεδομένων... 1160 Κεφάλαιο 26 Δημιουργία στατικών και δυναμικών ιστοσελίδων 1163 Δημιουργία ενός στατικού εγγράφου HTML... 1163 Βελτίωση της εμφάνισης των εξαγόμενων δεδομένων σε σελίδες HTML... 1166 Δημιουργία σελίδας HTML από έκθεση της Access... 1174 Σύνταξη κώδικα HTML από κώδικα Visual Basic... 1176 Δημιουργία μιας δυναμικής σελίδας ASP... 1180 Ορισμός προέλευσης δεδομένων συστήματος... 1181 Εξαγωγή δεδομένων της Access σε σελίδα ASP... 1184 Προγραμματισμός σελίδων ASP... 1186 Κεφάλαιο 27 Δημιουργία σελίδων προσπέλασης δεδομένων 1195 Εισαγωγή στις σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 1196 Η υποκείμενη δομή μιας σελίδας προσπέλασης δεδομένων... 1196 Χρησιμότητα και περιορισμοί... 1198 Τύποι σελίδων που μπορείτε να δημιουργήσετε... 1199 Σχεδίαση σελίδων προσπέλασης δεδομένων... 1202 Καθορισμός επιλογών για σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 1202 Δημιουργία σελίδων με χρήση Οδηγών... 1204 Η λειτουργία σχεδίασης σελίδων προσπέλασης δεδομένων... 1210 Τροποποίηση σελίδας προσπέλασης δεδομένων που δημιουργήθηκε από Οδηγό... 1221 Δημιουργία σελίδων προσπέλασης δεδομένων από φόρμες και εκθέσεις... 1231 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων σε προβολή Σχεδίασης... 1239 Αυτοματοποίηση των σελίδων προσπέλασης δεδομένων... 1249 Χρήση του Microsoft Script Editor με σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 1250 Δημιουργία σεναρίων για σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 1253 Ενημέρωση συνδέσμων και συνδέσεων των σελίδων προσπέλασης δεδομένων... 1267 Ενημέρωση συνδέσμων από την Access προς τις σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 1268 Ενημέρωση συνδέσεων... 1269 Ενημέρωση συνδέσμων και συνδέσεων με κώδικα Visual Basic... 1275 Αποστολή των σελίδων σας σε ένα διακομιστή Ιστού... 1278 Αντιγραφή σελίδων με το βοήθημα My Web Sites των Windows XP... 1279 Δημοσίευση σελίδων μέσω FTP... 1281
Πίνακας περιεχομένων 21 Κεφάλαιο 28 Εργασία με την XML και τοποθεσίες Ιστού SharePoint 1283 Εξερεύνηση της XML... 1284 Καλογραμμένη XML... 1284 Οι τύποι αρχείων XML... 1285 Χρήση της XML στη Microsoft Access... 1294 Εξαγωγή και εισαγωγή XML από τη διασύνδεση χρήστη... 1295 Εισαγωγή και εξαγωγή XML με κώδικα Visual Basic... 1304 Εργασία με τοποθεσίες Ιστού SharePoint... 1309 Χρήση της τεχνολογίας SharePoint από την Access... 1311 Χρήση της Access από μια τοποθεσία Ιστού SharePoint... 1317 Μέρος 7 Μετά την ολοκλήρωση της εφαρμογής 1321 Κεφάλαιο 29 Αναβάθμιση τοπικής εφαρμογής σε έργο 1323 Πλεονεκτήματα της αρχιτεκτονικής πελάτη/διακομιστή... 1324 Η απόφαση για την αναβάθμιση... 1325 Η απόφαση για τη στρατηγική... 1327 Αναβάθμιση με χρήση της λειτουργίας Εισαγωγής... 1328 Χρήση του Οδηγού Αναβάθμισης... 1329 Προετοιμασία της τοπικής βάσης δεδομένων... 1329 Γενικά θέματα αναβάθμισης... 1329 Προετοιμασία των πινάκων σας... 1330 Τροποποίηση ερωτημάτων... 1333 Αλλαγή φορμών και εκθέσεων... 1334 Τροποποίηση του κώδικά σας... 1335 Χρήση του Οδηγού Αναβάθμισης... 1340 Επιβεβαίωση της εκκίνησης του διακομιστή... 1340 Εκτέλεση του Οδηγού... 1342 Νέα προσπάθεια αν αποτύχει ο Οδηγός... 1348 Διόρθωση του αποτελέσματος της αναβάθμισης... 1349 Προσθήκη σχέσεων και περιορισμών και επιδιόρθωση ευρετηρίων... 1349 Διόρθωση προβλημάτων με τα ερωτήματα... 1350 Διόρθωση παραμέτρων σε φόρμες και εκθέσεις... 1354 Διόρθωση σύνθετων πλαισίων και πλαισίων καταλόγου που χρησιμοποιούν μεγάλη προέλευση γραμμών... 1356 Κεφάλαιο 30 Προστασία της βάσης δεδομένων σας 1359 Προστασία μιας τοπικής βάσης δεδομένων... 1359 Αρχιτεκτονική ασφαλείας της Access... 1360
22 Πίνακας περιεχομένων Χρήστες, ομάδες, και άδειες... 1361 Χρήση του Οδηγού Ασφαλείας... 1368 Διευθέτηση της ασφαλισμένης βάσης δεδομένων... 1382 Θέματα ασφαλείας σε ένα αρχείο έργου... 1398 Ασφάλεια μακροεντολών... 1400 Κεφάλαιο 31 Διανομή της εφαρμογής σας 1407 Χρήση συνδεδεμένων πινάκων σε τοπική βάση δεδομένων... 1408 Εκμετάλλευση του βοηθήματος διαίρεσης των βάσεων δεδομένων... 1408 Δημιουργία κώδικα εκκίνησης για την επαλήθευση και επιδιόρθωση των συνδέσεων με τους συνδεδεμένους πίνακες... 1410 Επαλήθευση σύνδεσης διακομιστή σε αρχείο έργου... 1416 Η κατάσταση χρόνου εκτέλεσης... 1418 Δημιουργία βάσης δεδομένων μόνο για εκτέλεση... 1420 Δημιουργία συντόμευσης εφαρμογής... 1421 Τα εργαλεία Visual Studio για το σύστημα του Microsoft Office... 1425 Μέρος 8 Παράρτημα 1427 Παράρτημα Εγκατάσταση του Microsoft Office 1429 Εγκατάσταση του Microsoft Office... 1430 Οι επιλογές αν δεν είχατε προηγούμενη έκδοση του Office... 1430 Οι επιλογές αν κάνετε αναβάθμιση από προηγούμενη έκδοση του Office... 1434 Εγκατάσταση του λογισμικού Microsoft SQL Server Data Engine (MSDE)... 1437 Διαχείριση συνδέσεων ODBC... 1441 Δημιουργία ονόματος προέλευσης δεδομένων συστήματος ODBC για τη Microsoft Access... 1442 Χρήση του ODBC για τη σύνδεση με διακομιστή Microsoft SQL Server... 1446 Μετατροπή από προηγούμενη έκδοση της Microsoft Access... 1450 Θέματα μετατροπής... 1451 Δημιουργία γραμμής εργαλείων του Office στα Windows XP... 1452 Ευρετήριο συμβουλών αντιμετώπισης προβλημάτων...1457 Ευρετήριο...1461
Κεφάλαιο 3 Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας Βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών... 101 Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών... 105 Ανάλυση δεδομένων... 112 Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων... 116 Πότε πρέπει να παραβιάζονται οι κανόνες... 129 Θα μπορούσατε να ξεκινήσετε την κατασκευή μιας βάσης δεδομένων στη Microsoft Access όπως περίπου θα ξεκινούσατε τη δημιουργία ενός φύλλου εργασίας σε μια εφαρμογή λογιστικών φύλλων σαν το Microsoft Excel δηλαδή, οργανώνοντας απλώς τα δεδομένα σας σε γραμμές και στήλες, και καταχωρίζοντας τύπους στα σημεία που χρειάζονται υπολογισμοί. Αν έχετε ήδη ασχοληθεί αρκετά με κάποια εφαρμογή βάσεων δεδομένων ή λογιστικών φύλλων, θα γνωρίζετε ότι μια τέτοια "πρόχειρη" προσέγγιση είναι αποτελεσματική μόνο σε πολύ απλές περιπτώσεις. Η επίλυση πραγματικών προβλημάτων απαιτεί κάποιο σχεδιασμό. διαφορετικά, θα χρειάζεται να ανακατασκευάζετε συνεχώς την εφαρμογή σας. Ένα πλεονέκτημα ενός σχεσιακού συστήματος βάσεων δεδομένων, όπως η Access, είναι ότι διευκολύνει πολύ τις διορθώσεις κατά τη διάρκεια της κατασκευής. Αξίζει όμως να αφιερώσετε χρόνο στα αρχικά στάδια για να σχεδιάσετε τις εργασίες που θέλετε να πραγματοποιείτε, τις δομές δεδομένων που χρειάζεστε για την υποστήριξη αυτών των εργασιών, και τη ροή των εργασιών στην εφαρμογή της βάσης δεδομένων σας. Δεν χρειάζεται να εμβαθύνετε πολύ στη θεωρία σχεδιασμού εφαρμογών και βάσεων δεδομένων για να χτίσετε γερά θεμέλια για το έργο βάσης δεδομένων σας. Στην επόμενη ενότητα αυτού του κεφαλαίου θα μάθετε τις βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών, τις οποίες στη συνέχεια θα εφαρμόσετε στις επόμενες ενότητες, "Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών" και "Ανάλυση δεδομένων". Στην ενότητα "Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων" θα μάθετε μια βασική μέθοδο για τη σχεδίαση των πινάκων της εφαρμογής σας και για τον ορισμό των σχέσεων μεταξύ των πινάκων. Βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών Οι μεθοδολογίες για το σωστό σχεδιασμό εφαρμογών για υπολογιστές αναπτύχθηκαν για πρώτη φορά στη δεκαετία του 1960 από αναγνωρισμένους συμβούλους πληροφορικής, όπως οι James Martin, Edward Yourdon, και Larry Constantine. Στην αρχή της νέας εποχής των σύγχρονων υπολογιστικών συστημάτων, η κατασκευή μιας εφαρμογής ή η επισκευή μιας κατεστραμμένης κόστιζε τόσο πολύ ώστε οι ειδικοί συχνά συμβούλευαν να αφιερώνεται το 60 τοις εκατό, ή και περισσότερο, του συνολικού χρόνου του έργου στο σωστό σχεδιασμό, πριν γραφεί έστω και μία γραμμή κώδικα.
102 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Οι σημερινές τεχνολογίες ανάπτυξης εφαρμογών επιτρέπουν την πολύ ταχύτερη και φθηνότερη δόμηση μιας εφαρμογής. Μάλιστα, η υπολογιστική ταχύτητα είναι κατά πολλές τάξεις μεγέθους μεγαλύτερη από ό,τι ήταν πριν από μια δεκαετία. Ένας πεπειραμένος χρήστης μπορεί με έναν προσωπικό υπολογιστή και την Access να δημιουργήσει μέσα σε ένα απόγευμα αυτό που χρειαζόταν μήνες για να δημιουργηθεί (αν ήταν καν δυνατόν) με κάποιο από τα πρώτα μεγάλα υπολογιστικά συστήματα (mainframes). Επίσης, οι σύγχρονες τεχνολογίες σάς δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργείτε ιδιαίτερα σύνθετες εφαρμογές. Ανεξάρτητα όμως από τα ισχυρά εργαλεία, η δημιουργία μιας εφαρμογής βάσεων δεδομένων (ιδίως μιας σχετικά σύνθετης) χωρίς πρώτα να αφιερωθεί κάποιο χρονικό διάστημα για τον προσδιορισμό του τι θα πρέπει να κάνει η εφαρμογή και πώς θα πρέπει να λειτουργεί, θα έχει αποτέλεσμα το χάσιμο πολύτιμου χρόνου για τη διόρθωση της εφαρμογής. Ακόμη όμως και αν η επανεκτίμηση και διόρθωση λαθών, ή η επανασχεδίαση "στο φτερό" είναι πλέον ευκολότερες από κάθε άλλη φορά, αν η εφαρμογή σας δεν είναι προσεκτικά σχεδιασμένη, ο εντοπισμός τυχόν προβλημάτων ή η μετέπειτα προσθήκη νέων λειτουργιών θα αποδειχθούν πολυέξοδες και χρονοβόρες διαδικασίες. Ακολουθεί μια σύντομη ανασκόπηση των τυπικών βημάτων σχεδιασμού μιας εφαρμογής βάσεων δεδομένων. Βήμα 1: Προσδιορισμός των εργασιών Πριν αρχίσετε να σχεδιάζετε μια εφαρμογή, θα πρέπει να έχετε κάποια ιδέα για το τι θέλετε να κάνει. Θα άξιζε πραγματικά να αφιερώσετε χρόνο για να συντάξετε έναν πλήρη κατάλογο με όλες τις κύριες εργασίες που θέλετε να πραγματοποιεί η εφαρμογή σας συμπεριλαμβανομένων και εκείνων που μπορεί να μη χρειαστείτε άμεσα, αλλά ενδεχομένως θα θέλατε να πραγματοποιήσετε στο μέλλον. Με τον όρο "κύριες εργασίες", εννοώ τις λειτουργίες της ε- φαρμογής που τελικά θα παρουσιάζονται σε μια φόρμα ή έκθεση της βάσης δεδομένων της Access. Για παράδειγμα, η "Καταχώριση παραγγελιών πελατών" είναι μια κύρια εργασία που θα πραγματοποιείτε χρησιμοποιώντας μια φόρμα η οποία θα έχει δημιουργηθεί γι' αυτόν το σκοπό, ενώ η εργασία "Υπολογισμός συνολικής τιμής" θα είναι πιθανότατα μια δευτερεύουσα εργασία της "Καταχώρισης παραγγελιών πελατών" που θα εκτελείται στην ίδια φόρμα. Βήμα 2: Σχεδίαση διαγράμματος ροής εργασιών Για να είστε σίγουροι για την ομαλή και λογική λειτουργία της εφαρμογής σας, θα πρέπει να ομαδοποιήσετε θεματικά τις κύριες εργασίες και στη συνέχεια να τις οργανώσετε μέσα σε ομάδες με βάση τη σειρά με την οποία θα πρέπει να εκτελούνται. Για παράδειγμα, θα πρέπει να διαχωρίσετε τις εργασίες των υπαλλήλων και τις εργασίες που αφορούν πωλήσεις σε δύο θεματικές ομάδες. Για να μπορείτε να τυπώνετε τις παραγγελίες ή να εξετάζετε τις συνολικές προμήθειες στην ομάδα των πωλήσεων, θα πρέπει πρώτα οι παραγγελίες να έχουν καταχωριστεί στο σύστημα. Ίσως ανακαλύψετε ότι μερικές εργασίες σχετίζονται με περισσότερες από μία ομάδες, ή ότι η ολοκλήρωση μιας εργασίας σε μια ομάδα αποτελεί προϋπόθεση για την εκτέλεση μιας εργασίας σε μια άλλη ομάδα. Η ομαδοποίηση και η σχεδίαση της ροής των εργασιών θα σας βοηθήσει να ανακαλύψετε μια φυσική ροή την οποία τελικά θα μπορείτε να εφαρμόσετε για τη σύνδεση των φορμών και των εκθέσεων της ολοκληρωμένης εφαρμογής σας. Στη συνέχεια
Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 103 αυτού του κεφαλαίου θα δείτε πώς έχω οργανώσει τις εργασίες που πραγματοποιούνται σε ένα από τα δείγματα εφαρμογών του συνοδευτικού CD του βιβλίου. Οδηγός Κατανοήστε τον τρόπο εργασίας Όταν σχεδιάζετε μια εφαρμογή για κάποιον άλλον, αυτά τα δύο πρώτα βήματα είναι και τα πιο σημαντικά. Για να δημιουργήσετε μια εφαρμογή η οποία θα λειτουργεί όπως ακριβώς θέλει ο χρήστης, πρέπει να καταλάβετε τον τρόπο εργασίας της επιχείρησης. Τα δύο αυτά πρώτα βήματα θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Μη ξεχνάτε, εξάλλου, ότι σκοπός της εφαρμογής σας είναι να κάνει ευκολότερη τη ζωή των χρηστών αυτοματοποιώντας κάποιες σημαντικές διαδικασίες τις οποίες κάνουν με διαφορετικό τρόπο. Συνήθως κάνω αρκετή δουλειά για μικρές επιχειρήσεις ή μικρά τμήματα μεγαλύτερων εταιρειών. Αυτό που έχω διαπιστώσει είναι ότι η περιγραφή αυτής της διαδικασίας στους χρήστες συχνά τους βοηθά να κατανοήσουν την ίδια τους τη δουλειά, και πολλές φορές έχει αποτέλεσμα τη βελτίωση της απόδοσής τους πριν ακόμη γράψω έστω και μία γραμμή κώδικα! Βήμα 3: Προσδιορισμός στοιχείων δεδομένων Αφού δημιουργήσετε τον κατάλογο εργασιών σας, το πιο σημαντικό ίσως σχεδιαστικό βήμα είναι η καταγραφή των επιμέρους δεδομένων (δηλαδή, των στοιχείων δεδομένων) που απαιτούνται για την εκτέλεση κάθε εργασίας, και των αλλαγών που θα γίνονται σε αυτά. Κάθε εργασία θα απαιτεί την εισαγωγή κάποιων δεδομένων (για παράδειγμα, μια τιμή για τον υπολογισμό του τελικού οφειλόμενου ποσού μιας παραγγελίας). Η εργασία μπορεί ακόμη να ενημερώνει τα δεδομένα, να διαγράφει μερικά στοιχεία δεδομένων (για παράδειγμα, να καταργεί τα εξοφλημένα τιμολόγια), ή να προσθέτει νέα (να εισάγει πληροφορίες νέων παραγγελιών). Πιθανόν, μάλιστα, να υπολογίζει μερικά δεδομένα και να τα προβάλλει, χωρίς όμως να τα αποθηκεύει καθόλου στη βάση δεδομένων. Βήμα 4: Οργάνωση των δεδομένων Μετά τον προσδιορισμό όλων των στοιχείων δεδομένων που χρειάζεστε για την εφαρμογή σας, πρέπει να τα οργανώσετε θεματικά και να αντιστοιχίσετε τα θέματα σε πίνακες της βάσης δεδομένων σας. Ένα θέμα μπορεί να είναι ένα πρόσωπο, μια τοποθεσία, ένα αντικείμενο, ή μια ενέργεια που πρέπει να παρακολουθείτε στη βάση δεδομένων σας. Συνήθως κάθε θέμα χρειάζεται αρκετά στοιχεία δεδομένων δηλαδή, μεμονωμένα πεδία όπως όνομα ή διεύθυνση για να προσδιοριστεί πλήρως. Με ένα σχεσιακό σύστημα βάσεων δεδομένων, όπως η Access, χρησιμοποιείται μια διαδικασία που ονομάζεται κανονικοποίηση (normalization), η οποία σας διευκολύνει να σχεδιάσετε τον πιο αποτελεσματικό και ευέλικτο τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων σας. Για να μάθετε μια απλή μέθοδο δημιουργίας ενός κανονικοποιημένου σχεδίου, δείτε την ενότητα "Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων."
104 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Βήμα 5: Σχεδιασμός του πρωτοτύπου και της διασύνδεσης χρήστη Αφού κατασκευάσετε τις δομές πινάκων που απαιτούνται για την υποστήριξη της εφαρμογής σας, μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε τη ροή της εφαρμογής σε φόρμες και να συνδέσετε ό- λες τις φόρμες με απλές μακροεντολές ή διαδικασίες συμβάντων της Microsoft Visual Basic. Έχετε τη δυνατότητα να κατασκευάσετε τις φόρμες και τις εκθέσεις που θα χρησιμοποιείτε στην εφαρμογής σας "στην οθόνη", περνώντας περιοδικά σε προβολή Φόρμας ή σε προβολή Προεπισκόπησης Εκτύπωσης για να ελέγχετε την πρόοδό σας. Αν κατασκευάζετε μια εφαρμογή που θα χρησιμοποιείται από άλλους, πριν αφιερώσετε χρόνο στη συγγραφή του πολύπλοκου κώδικα που απαιτείται για την πραγματοποίηση των εργασιών, μπορείτε εύκολα να την παρουσιάσετε και να πάρετε την έγκρισή τους σχετικά με την "εμφάνιση και τον τρόπο χρήσης της". (Στα Μέρη 3 και 4 αυτού του βιβλίου περιγράφεται ο τρόπος σχεδίασης και κατασκευής φορμών και εκθέσεων για εφαρμογές γραφείου και εφαρμογές πελάτη/διακομιστή (έργου) αντίστοιχα. στο Μέρος 5 περιγράφεται το πώς μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη Visual Basic για να συνδέετε φόρμες και εκθέσεις για τη δόμηση μιας εφαρμογής.) Βήμα 6: Κατασκευή της εφαρμογής Στις πολύ απλές εφαρμογές ίσως διαπιστώσετε ότι το πρωτότυπο είναι η εφαρμογή. Στις περισσότερες εφαρμογές, όμως, θα πρέπει να γράφετε κώδικα για να αυτοματοποιείτε πλήρως τις εργασίες που έχετε συμπεριλάβει στο στάδιο σχεδιασμού. Ίσως ακόμη χρειαστεί να δημιουργήσετε ορισμένες φόρμες πλοήγησης που θα διευκολύνουν τη μετακίνηση από τη μια εργασία στην άλλη. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να κατασκευάσετε φόρμες που θα αποτελούν ένα είδος οδικού χάρτη της εφαρμογής σας, ή να κατασκευάσετε φόρμες πλαισίων διαλόγου για να επιτρέπετε στους χρήστες να καταχωρίζουν παραμέτρους και να φιλτράρουν εύκολα τα δεδομένα που θέλουν να χρησιμοποιούν σε συγκεκριμένες εργασίες. Ίσως πάλι να πρέπει να κατασκευάσετε προσαρμοσμένα μενού για τις περισσότερες, αν όχι όλες, τις φόρμες της εφαρμογής σας. Βήμα 7: Έλεγχος, αναθεώρηση, και βελτίωση Καθώς ολοκληρώνετε τα διάφορα τμήματα της εφαρμογής σας, θα πρέπει να ελέγχετε κάθε δυνατότητα που παρέχετε. Αν αυτοματοποιείτε τις εφαρμογές σας με τη Visual Basic, έχετε στη διάθεσή σας πολλά εργαλεία αποσφαλμάτωσης (debugging) για τον έλεγχο της σωστής εκτέλεσης της εφαρμογής, και τον εντοπισμό και τη διόρθωση των σφαλμάτων. Συμβουλή Ζητήστε τη γνώμη των χρηστών σας Όταν υπάρχει η δυνατότητα, θα πρέπει να δίνετε ολοκληρωμένα τμήματα της εφαρμογής σας στους χρήστες για να ελέγχουν τον κώδικά σας και να διατυπώνουν τη γνώμη τους σχετικά με τη ροή της εφαρμογής. Όση προσπάθεια και αν καταβάλετε για να προσδιορίσετε τις εργασίες και να καταστρώσετε την ομαλή ροή τους, οι χρήστες, έχοντας δει την εφαρμογή σας σε λειτουργία, πάντα θα βρίσκουν νέους και καλύτερους τρόπους προσέγγισης μιας συγκεκριμένης εργασίας. Επίσης, οι χρήστες συχνά ανακαλύπτουν ότι μερικές λειτουργίες που σας είχαν ζητήσει να συμπεριλάβετε, τελικά δεν είναι και τόσο χρήσιμες. Ο έγκαιρος εντοπισμός μιας απαραίτητης αλλαγής στα αρχικά στάδια υλοποίησης της εφαρμογής μπορεί να σας απαλλάξει από αρκετό χρόνο αναθεωρήσεων αργότερα.
Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 105 Η διαδικασία βελτίωσης και αναθεώρησης συνεχίζεται και μετά την έναρξη της χρήσης της εφαρμογής σας. Οι περισσότεροι επαγγελματίες προγραμματιστές γνωρίζουν πως, μετά την ολοκλήρωση μιας "έκδοσης", συχνά είναι αναγκασμένοι να κάνουν σχεδιαστικές αλλαγές και βελτιώσεις. Για εκτεταμένες αλλαγές, θα πρέπει να ξεκινάτε πάλι από το Βήμα 1 και να αξιολογείτε τη συνολική επίδραση των αλλαγών, ώστε να μπορείτε να τις ενσωματώνετε ομαλά στην αρχική σας εργασία. Σύνοψη των τυπικών βημάτων ανάπτυξης εφαρμογών 1 Προσδιορισμός των εργασιών 2 Σχεδίαση διαγράμματος ροής εργασιών 3 Προσδιορισμός στοιχείων δεδομένων 4 Οργάνωση των δεδομένων 5 Σχεδιασμός του πρωτοτύπου και της διασύνδεσης χρήστη 6 Κατασκευή της εφαρμογής 7 Έλεγχος, αναθεώρηση, και βελτίωση Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών Οι δύο βασικές σχολές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων είναι ο σχεδιασμός οδηγούμενος από διαδικασίες (process-driven design), γνωστός και ως αναλυτικός σχεδιασμός (top-down design) ο οποίος επικεντρώνεται στις λειτουργίες ή τις εργασίες που πρέπει να εκτελούνται, και ο σχεδιασμός με βάση τα δεδομένα (data-driven design), γνωστός και ως συνθετικός σχεδιασμός (bottom-up design), που επικεντρώνεται στον προσδιορισμό και την οργάνωση όλων των επιμέρους δεδομένων που απαιτούνται. Η μέθοδος που θα περιγράψω εδώ περιλαμβάνει ιδέες και από τις δύο αυτές φιλοσοφίες. Η μέθοδος που θα χρησιμοποιήσω ξεκινά με τον προσδιορισμό και την ομαδοποίηση των εργασιών για να αποφασίσετε αν χρειάζεστε μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων. (Αυτή είναι μια αναλυτική προσέγγιση.) Όπως εξηγήσαμε και προηγουμένως, οι βάσεις δεδομένων πρέπει να οργανώνονται με βάση μια ομάδα συσχετισμένων εργασιών, ή λειτουργιών. Για κάθε εργασία επιλέγετε τα επιμέρους στοιχεία δεδομένων που χρειάζεστε, και κατόπιν συγκεντρώνετε όλα τα πεδία δεδομένων για όλες τις συσχετισμένες εργασίες και αρχίζετε να τα οργανώνετε θεματικά. (Αυτή είναι μια συνθετική προσέγγιση.) Κάθε θέμα αποτελεί τη βάση των επιμέρους πινάκων της βάσης δεδομένων σας. Τέλος, εφαρμόζετε τους κανόνες που θα μάθετε στην ενότητα "Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων" αυτού του κεφαλαίου για να δημιουργήσετε τους πίνακές σας. Σημείωση Τα παραδείγματα αυτού του κεφαλαίου βασίζονται στο δείγμα εφαρμογής βάσης δεδομένων LawTrack Contacts του συνοδευτικού CD. Στη συνέχεια αυτού του βιβλίου, καθώς θα εξερευνάτε την αρχιτεκτονική και τις δυνατότητες της Microsoft Access, θα μάθετε πώς να κατασκευάζετε τα διάφορα μέρη μιας εφαρμογής. Η LawTrack Contacts δεν είναι μόνο μια εφαρμογή διαχείρισης επαφών (εταιρείες, άτομα, συμβάντα, και υπενθυμίσεις), αλλά και μια εφαρμογή καταχώρισης παραγγελιών (προϊόντα, πωλήσεις, και τιμολόγια), και είναι αρκετά πιο σύνθετη από την εφαρμογή Northwind Traders που περιλαμβάνεται στην Access. Επίσης, περιλαμβάνει πολλές τεχνικές που δεν αναφέρονται στην τεκμηρίωση του προϊόντος.
106 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Φτάνει πια! Όχι άλλο παράδειγμα καταχώρισης παραγγελιών! Θα έχετε προσέξει ότι κάθε φορά που μελετάτε τη σχεδίαση βάσεων δεδομένων είτε παρακολουθώντας σεμινάρια, είτε διαβάζοντας ένα βιβλίο, είτε εξετάζοντας δείγματα βάσεων δεδομένων σχεδόν όλα τα παραδείγματα (συμπεριλαμβανομένου και αυτού που αναφέρεται εδώ) είναι εφαρμογές καταχώρισης παραγγελιών. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους συναντάτε συνεχώς αυτού του είδους τα παραδείγματα. 1 Ένα μεγάλο μέρος των επιχειρηματικών εφαρμογών βάσεων δεδομένων χρησιμοποιούν το συνηθισμένο μοντέλο καταχώρισης παραγγελιών. Αν κατασκευάζετε μια βάση δεδομένων, πιθανόν να χρησιμοποιήσετε αυτό το μοντέλο. 2 Η χρήση του μοντέλου καταχώρισης παραγγελιών κάνει ευκολότερη την παρουσίαση των τεχνικών καλού σχεδιασμού βάσεων δεδομένων. 3 Στον πυρήνα αυτού του μοντέλου υπάρχει ένα παράδειγμα "πολυσήμαντης" σχέσης. (Μια παραγγελία μπορεί να αφορά πολλά προϊόντα, ενώ ένα προϊόν μπορεί να εμφανίζεται σε πολλές παραγγελίες.) Οι πολυσήμαντες σχέσεις συνηθίζονται στις περισσότερες εφαρμογές βάσεων δεδομένων, αν και πολλές φορές δυσκολεύουν ακόμη και τους πιο πεπειραμένους σχεδιαστές βάσεων δεδομένων. Ίσως, πείτε "Μα, για στάσου. Εγώ θέλω να κατασκευάσω ένα σύστημα παρακολούθησης ασθενών για νοσοκομείο, όχι σύστημα καταχώρισης παραγγελιών!". Ίσως ακόμα να δημιουργείτε μια βάση δεδομένων για να κάνετε κρατήσεις δωματίων σε υπαλλήλους που επισκέπτονται την πόλη σας. (Αυτό κάνει το δείγμα βάσης δεδομένων Housing Reservations που συμπεριέλαβα σε αυτό το βιβλίο.) Μήπως δεν "πουλάτε" κρεβάτια νοσοκομείου σε ασθενείς; Η κράτηση ενός δωματίου για έναν υπάλληλο, δεν είναι και αυτή μια "πώληση"; Αν δείτε τις επαγγελματικές εφαρμογές σας μέσα από αυτό το πρίσμα, θα μπορέσετε να συγκρίνετε εύκολα το έργο σας με το παράδειγμα καταχώρισης παραγγελιών. Ακόμη και αν δημιουργείτε μια εφαρμογή για προσωπική χρήση, όπως, για παράδειγμα, για να παρακολουθείτε την κάβα με τα κρασιά σας, στην πραγματικότητα "πουλάτε" θέσεις ραφιών στο κελάρι σας σε κάθε νέα φιάλη που αγοράζετε. (Για να μην αναφερθούμε στην πιθανότητα να καταγράφετε και τους "προμηθευτές" σας.) Η έννοια των αλληλοσυσχετισμένων θεμάτων δεδομένων με "πολυσήμαντο" τρόπο είναι σημαντική για όλες τις εφαρμογές βάσεων δεδομένων, εκτός των πολύ απλών. Αυτό το είδος σχέσης δεδομένων συναντάται σχεδόν σε όλες τις επαγγελματικές ή προσωπικές εφαρμογές βάσεων δεδομένων. Για παράδειγμα, ένας συγκεκριμένος ασθενής ίσως να χρειάζεται πολλά διαφορετικά είδη φαρμάκων, ενώ ένα είδος φαρμάκου μπορεί να χορηγείται σε πολλούς ασθενείς. Σε μια ταινία της προσωπικής σας συλλογής συμμετέχουν πολλοί ηθοποιοί, αλλά καθένας από αυτούς μπορεί να συμμετέχει σε πολλές ταινίες. Όπως θα διαπιστώσετε, μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων καταχώρισης παραγγελιών περιέχει πολλές πολυσήμαντες σχέσεις. Ανάλυση των εργασιών Ας υποθέσουμε ότι ο ιδιοκτήτης της Εταιρείας Ανάπτυξης Λογισμικού LawTrack σάς έχει αναθέσει να κατασκευάσετε μια βάση δεδομένων παρακολούθησης των επαφών και των πωλήσεων. Η εφαρμογή της βάσης δεδομένων θα πρέπει να επιτρέπει στον κάτοχό της να καταχωρίζει εταιρείες ή οργανισμούς, τους υπαλλήλους αυτών των εταιρειών, και τους διάφορους τύπους επαφών που κάνει ένας χρήστης της LawTrack κατά την προώθηση πολλών προϊόντων λογισμικού. Αν η επαφή καταλήγει σε πώληση, η εφαρμογή θα πρέπει να παρακολουθεί την πώληση και να τυπώνει τιμολόγια. Το πρώτο βήμα για τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων σας είναι να καταγράψετε όλες τις κύριες εργασίες που πρέπει να πραγματοποιεί αυτή η βάση δεδομένων. Μια πρώτη, πρόχειρη λίστα θα μπορούσε να περιλαμβάνει τις παρακάτω εργασίες:
Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 107 Καταχώριση των δεδομένων της εταιρείας/του οργανισμού. Καταχώριση των προσωπικών δεδομένων. Σύνδεση των ατόμων με εταιρείες/οργανισμούς. Υπόδειξη του βασικού υπεύθυνου επικοινωνίας μιας εταιρείας, και της κύριας εταιρείας για ένα άτομο. Καταχώριση των πληροφοριών των προϊόντων. Εκτέλεση αναζήτησης με βάση την εταιρεία. Εκτέλεση αναζήτησης με βάση το άτομο. Καταγραφή ενός συμβάντος επαφής με ένα άτομο. Πώληση ενός προϊόντος κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος επαφής. Δημιουργία τιμολογίου για προϊόντα που παραγγέλλονται. Εκτύπωση τιμολογίου. Καταγραφή συμβάντων επαφών μετά την πώληση. Στην Εικόνα 3-1 παρουσιάζεται ένα κενό φύλλο εργασίας σχεδιασμού μιας εφαρμογής που πρέπει να συμπληρώσετε για κάθε εργασία. Σημείωση Για να βρείτε το Φύλλο εργασίας σχεδιασμού εφαρμογής #1, πρέπει να ανοίξετε το αρχείο Chap3-01.doc που βρίσκεται στον υποφάκελο Documents (Έγγραφα) των αρχείων που θα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD του βιβλίου. Το φύλλο εργασίας #2 βρίσκεται στο αρχείο Chap3-02.doc. Ας ασχοληθούμε με την εργασία καταγραφής ενός νέου συμβάντος επαφής (όπως η παραλαβή μιας επιστολής). Γι' αυτή την εργασία ο χρήστης ενδεχομένως να χρειαστεί να αναζητήσει το άτομο ή την εταιρεία στην οποία εργάζεται. Αν η αναζήτηση πρόκειται να γίνει με βάση την εταιρεία, τότε ο χρήστης θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εμφανίζει έναν κατάλογο ατόμων τα οποία θα είναι οι επαφές γι' αυτή την εταιρεία, και να επιλέγει το συγκεκριμένο άτομο. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να μπορεί να καταχωρίζει κατευθείαν τις λεπτομέρειες της επιστολής που παρέλαβε και, αν χρειάζεται, να προγραμματίζει την απάντηση. Στη συγκεκριμένη εφαρμογή, η LawTrack πρέπει επίσης να μπορεί να καταγράφει τις πωλήσεις ως συμβάντα επαφών, και να προσδιορίζει εύκολα τα πωλούμενα προϊόντα κατά την καταχώριση των συμβάντων. Επίσης, το πρόγραμμα θα πρέπει να δημιουργεί αυτόματα τις σχετικές εγγραφές πώλησης προϊόντων μιας επαφής. Σημείωση Ορισμένοι όροι που χρησιμοποιώ σε αυτή την ενότητα μπορεί να προκαλέσουν κάποια σύγχυση. Μια "επαφή" μπορεί να είναι είτε ένα άτομο (το άτομο με το οποίο γίνεται η επαφή), είτε ένα συμβάν (η τηλεφωνική κλήση, η επιστολή, ή οτιδήποτε άλλο). Στη συνέχεια του βιβλίου θα χρησιμοποιώ τον όρο επαφή για να αναφέρομαι στο άτομο, και τον όρο συμβάν επαφής για να αναφέρομαι στην ενέργεια.
108 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Task Name: (Όνομα εργασίας) APPLICATION DESIGN WORKSHEET #1 = TASKS (ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ # 1 = ΕΡΓΑΣΙΕΣ) Brief Description: (Σύντομη περιγραφή) Related Tasks: (Σχετικές εργασίες) Data Name (Όνομα στοιχείου δεδομένων) Usage (Χρήση) Description (Περιγραφή) Subject (Θέμα) Εικόνα 3-1. Ένα φύλλο εργασίας σχεδιασμού εφαρμογής για την περιγραφή εργασιών.
Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 109 Δεδομένα ή πληροφορίες; Πριν αρχίσετε το σχεδιασμό της βάσης δεδομένων σας πρέπει να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ δεδομένων και πληροφοριών. Αυτό θα σας διευκολύνει να προσδιορίσετε τι πρέπει να αποθηκεύετε στη βάση δεδομένων σας. Τα δεδομένα (data) είναι το σύνολο των στατικών τιμών που αποθηκεύετε στους πίνακες της βάσης δεδομένων, ενώ οι πληροφορίες (information) είναι τα δεδομένα που ανακτώνται και οργανώνονται κατά τέτοιον τρόπο ώστε να είναι κατανοητά από κάποιον που τα εξετάζει. Έτσι, αποθηκεύετε δεδομένα και ανακτάτε πληροφορίες. Η διάκριση αυτή είναι σημαντική λόγω του τρόπου με τον οποίο κατασκευάζουμε τις εφαρμογές βάσεων δεδομένων. Θα πρέπει πρώτα να ορίζετε τις απαραίτητες εργασίες (τις πληροφορίες που πρέπει να μπορείτε να ανακτάτε), και μετά να καθορίζετε τι πρέπει να αποθηκεύετε στη βάση δεδομένων για να υποστηρίζετε αυτές τις εργασίες (ποια δεδομένα χρειάζεστε για να δημιουργείτε και να παρέχετε αυτές τις πληροφορίες). Κάθε φορά που επεξεργάζεστε τη δομή της βάσης δεδομένων σας ή τα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες, ερωτήματα, μακροεντολές, ή κώδικα, χειρίζεστε δεδομένα. Παρόμοια, κάθε φορά που επεξεργάζεστε εγγραφές ερωτημάτων, φίλτρα, φόρμες, ή εκθέσεις, χειρίζεστε πληροφορίες. Η διαδικασία σχεδιασμού μιας βάσης δεδομένων και των εφαρμογών της θα γίνει σαφέστερη μόλις κατανοήσετε αυτή τη διαφορά. Δυστυχώς, οι δύο αυτοί όροι χρησιμοποιούνται από τους ανθρώπους της πληροφορικής ως συνώνυμοι. Τώρα όμως που έχετε οπλιστεί με αυτή τη γνώση μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαδικασία σχεδίασης των δεδομένων. Επιλογή των δεδομένων Αφού προσδιορίσετε όλες τις εργασίες, πρέπει να δημιουργήσετε έναν κατάλογο με όλα τα στοιχεία δεδομένων που χρειάζεστε για την εκτέλεση κάθε εργασίας. Στο φύλλο εργασίας, πρέπει να καταχωρίσετε το όνομα κάθε στοιχείου δεδομένων, τον κωδικό χρήσης του, και μια σύντομη περιγραφή. Στη στήλη Usage (Χρήση), μπορείτε να καταχωρίσετε έναν ή περισσότερους κωδικούς χρήσης τους I, O, U, D, και C που είναι τα αρχικά των λέξεων input (είσοδος), output (έξοδος), update (ενημέρωση), delete (διαγραφή), και calculate (υπολογισμός). Ένα στοιχείο δεδομένων αντιπροσωπεύει είσοδο για μια εργασία όταν πρέπει να το διαβάσετε από τη βάση δεδομένων (αλλά όχι και να το ενημερώσετε) για να εκτελέσετε την εργασία. Για παράδειγμα, μερικά από τα απαραίτητα δεδομένα εισόδου για τη δημιουργία ε- νός συμβάντος επαφής είναι το όνομα και η διεύθυνση ενός ατόμου επαφής. Παρόμοια, τα δεδομένα αντιπροσωπεύουν έξοδο για μια εργασία όταν πρόκειται για νέα δεδομένα που καταχωρίζονται κατά την εκτέλεση της εργασίας, ή για δεδομένα που η εργασία υπολογίζει και αποθηκεύει με βάση τα δεδομένα εισαγωγής. Για παράδειγμα, η ημερομηνία εξόφλησης ενός τιμολογίου είναι έξοδος. η πωλούμενη ποσότητα και η τιμή πώλησης ενός προϊόντος σε μια καινούρια παραγγελία είναι επίσης έξοδοι. Όταν χρειάζεται να πάρουμε ένα αναγνωριστικό από ένα θεματικό πίνακα και να το αποθηκεύσουμε ως συνδετική τιμή σε ένα άλλο θεματικό πίνακα, τα στοιχεία δεδομένων εισέρχονται από έναν πίνακα, αλλά εξέρχονται σε έναν άλλο. Ενημερώνετε τα δεδομένα μιας εργασίας όταν διαβάζετε τα δεδομένα από τη βάση δεδομένων, τα τροποποιείτε, και τα επανεγγράφετε. Κατά την εργασία καταγραφής της αλλαγής διεύθυνσης μιας εταιρείας, θα γίνει είσοδος της παλιάς διεύθυνσης, ενημέρωσή της, και εγγραφή της νέας πίσω στη βάση δεδομένων. Όπως ίσως μαντέψατε, μια εργασία διαγράφει δεδομένα όταν τα καταργεί από τη βάση δεδομένων. Στη βάση δεδομένων Contacts (Επαφές), μπορεί να έχετε μια εργασία για την κατάργηση ενός προϊόντος από τη λίστα των προϊόντων ενός ατόμου επαφής, στην περίπτωση που ο πελάτης αποφασίσει να επιστρέψει το προϊόν.