Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας

Έργο: «ΜΕΛΕΤΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΤΩΝ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗΣ ΕΥΕΛΙΞΙΑΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ» «Προτάσεις Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης» «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας Ανάδοχος: Ένωση Εταιρειών ΤΕΚΜΩΡ Α.Ε. ΤΕΧΝΙΚΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ Λεωφ. Βασ. Σοφίας 98, 115 28 Αθήνα Τηλ.: +30 210 7486226 Fax: +30 210 7717093 http://www.tecmor.gr e-mail : tecmor@tecmor.gr PLANNING ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ ΟΡΓΑΝΩΣΕΩΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ A.E. Αγ. Κωνσταντίνου 40, 151 24 Μαρούσι Achieving Τηλ.: +30 210 6183800 Fax: +30 210 6183999 http://www.planning.gr e-mail : info@planning.gr Ιούνιος, 2012 ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΈΝΩΣΗ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΩΝΙΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΜΕ ΤΗ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΈΝΩΣΗΣ

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 7 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 8 Γενικά... 8 Αντικείμενο & Στόχος του παρόντος Εγχειριδίου... 9 Τι «είναι» το παρόν εγχειρίδιο... 9 Τι «δεν είναι» το παρόν εγχειρίδιο... 10 Πώς συστήνεται να χρησιμοποιηθεί το παρόν εγχειρίδιο... 10 2. ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ... 12 3. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΝΤΑΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ... 14 Εννοιολογικό πλαίσιο - Προσδιορισμός επιχειρήσεων ενδιαφέροντος... 14 Σημεία ενδιαφέροντος για την εφαρμογή πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας & οργανωτικής καινοτομίας... 15 4. ΜΗΤΡΑ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ... 16 Προσδιορισμός «Τύπου» Επιχείρησης... 16 Χρήση Μήτρας Προτάσεων Στρατηγικής (Matrix Model)... 18 5. ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΑΝΑ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ... 21 5.1 Εσωτερική λειτουργική ευελιξία... 21 5.1.1 Εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Job Rotation)... 21 Πεδίο εφαρμογής... 21 Πότε εφαρμόζεται... 22 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 24 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 25 Βήματα υλοποίησης... 26 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 28 Παραδείγματα εφαρμογής... 30 5.1.2 Ανάληψη πολλαπλών, νέων ή συνθετότερων καθηκόντων (multitasking, polyvalence)... 31 Πεδίο εφαρμογής... 31 Πότε εφαρμόζεται... 32 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 34 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 35 Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 2

Βήματα υλοποίησης... 35 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 38 Παραδείγματα εφαρμογής... 39 5.1.3 Διαχείριση χρόνου εργασίας... 40 5.1.4 Ομάδες Εργασίας (Work Teams)... 41 5.2 Επιχειρησιακές πρακτικές / Συστήματα... 42 5.2.1 Καθιέρωση μιας νέας βάσης δεδομένων για βέλτιστες πρακτικές, μαθήματα και άλλη γνώση... 42 Πεδίο εφαρμογής... 42 Πότε εφαρμόζεται... 43 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 44 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 45 Βήματα υλοποίησης... 46 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 48 Παραδείγματα εφαρμογής... 49 5.2.2 Εισαγωγή Ολοκληρωμένου Συστήματος Παρακολούθησης (Integrated Monitoring System) Δραστηριοτήτων & CRM... 51 Πεδίο εφαρμογής... 51 Πότε εφαρμόζεται... 51 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 53 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 54 Βήματα υλοποίησης... 55 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 58 Παραδείγματα εφαρμογής... 59 5.2.3 Εισαγωγή Συστημάτων Διοίκησης και βελτίωσης (Management Systems)... 61 Πεδίο εφαρμογής... 61 Πότε εφαρμόζεται... 61 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 65 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 65 Βήματα Υλοποίησης... 66 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 68 Παραδείγματα εφαρμογής... 68 5.2.4 Προγράμματα εταιρικής βιωσιμότητας & αειφορίας... 69 5.2.5 Εισαγωγή συστήματος διοίκησης της επιχειρησιακής απόδοσης (business Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 3

Achieving performance management)... 70 Πεδίο εφαρμογής... 70 Πότε εφαρμόζεται... 71 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 75 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 77 Βήματα Υλοποίησης... 79 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 82 Παραδείγματα εφαρμογής... 83 5.2.6 Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού... 84 Πεδίο εφαρμογής... 84 Πότε εφαρμόζεται... 85 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 87 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 89 Βήματα Υλοποίησης... 89 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 90 Παραδείγματα εφαρμογής... 91 5.3 Οργάνωση εργασίας... 93 5.3.1 Διατμηματική Ομάδα Εργασίας (Cross-Functional Team)... 93 Πεδίο εφαρμογής... 93 Πότε εφαρμόζεται... 94 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 94 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 95 Βήματα Υλοποίησης... 96 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 98 Παραδείγματα εφαρμογής... 98 5.3.2 Καινοτομία στην οργανωτική & λειτουργική δομή... 101 Πεδίο εφαρμογής... 101 Πότε εφαρμόζεται... 103 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 105 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 106 Βήματα Υλοποίησης... 106 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 108 Παραδείγματα εφαρμογής... 109 Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 4

Achieving 5.3.3 Συμβουλευτική από τους εργαζομένους (Regular Individual Consultation)... 110 Πεδίο εφαρμογής... 110 Πότε εφαρμόζεται... 111 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 112 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 112 Βήματα Υλοποίησης... 113 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 114 Παραδείγματα εφαρμογής... 115 5.3.4 Ενιαιοποίηση Δραστηριοτήτων (Activities Intergration)... 117 5.4 Σχέσεις με εξωτερικό περιβάλλον... 118 5.4.1 Συνεργασία με προμηθευτές και υπεργολάβους... 118 Πεδίο εφαρμογής... 118 Πότε εφαρμόζεται... 119 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 120 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 120 Βήματα Υλοποίησης... 121 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 122 Παραδείγματα εφαρμογής... 123 5.4.2 Συνεργασία με πελάτες... 124 Πεδίο εφαρμογής... 124 Πότε εφαρμόζεται... 125 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 125 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 126 Βήματα Υλοποίησης... 126 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 127 Παραδείγματα εφαρμογής... 127 5.4.3 Συνεργασία ανεξάρτητων φορέων για κοινή υλοποίηση δραστηριοτήτων... 129 5.4.4 Outsourcing υπηρεσιών/δραστηριοτήτων... 130 Πεδίο εφαρμογής... 130 Πότε εφαρμόζεται... 131 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 132 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 133 Βήματα Υλοποίησης... 133 Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 5

Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 135 Παραδείγματα εφαρμογής... 135 5.4.5 Τηλεργασία... 137 5.4.6 Δικτύωση επιχειρήσεων (clustering / networking)... 138 5.4.7 Αξιοποίηση On-line Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Media)... 139 Πεδίο εφαρμογής... 139 Πότε εφαρμόζεται... 141 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 142 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 142 Βήματα Υλοποίησης... 143 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 144 Παραδείγματα εφαρμογής... 145 5.4.8 Benchmarking... 146 Πεδίο εφαρμογής... 146 Πότε εφαρμόζεται... 148 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 149 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 150 Βήματα Υλοποίησης... 151 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 152 Παραδείγματα εφαρμογής... 152 6. ΠΗΓΕΣ... 154 7. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ (ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ) ΤΑΛΕΝΤΩΝ (TALENT MANAGEMENT)... 155 Πεδίο εφαρμογής... 155 Πότε εφαρμόζεται... 156 Προϋποθέσεις εφαρμογής... 156 Πλεονεκτήματα εφαρμογής... 157 Βήματα υλοποίησης... 158 Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού... 159 Παραδείγματα εφαρμογής... 159 Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 6

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Ανταποκρινόμενος στις απαιτήσεις του πολυσύνθετου ρόλου του, ο Σύνδεσμος Επιχειρήσεων και Βιομηχανιών (ΣΕΒ), μέσω της θυγατρικής εταιρείας με την επωνυμία «Ανώνυμη Εταιρεία Αναπτυξιακών Δράσεων Στέγη της Ελληνικής Βιομηχανίας», η οποία έχει ως κύριο καταστατικό σκοπό το σχεδιασμό, την υλοποίηση, τη διαχείριση και την παρακολούθηση της υλοποίησης αναπτυξιακών έργων και προγραμμάτων για την υποστήριξη των επιχειρήσεων, μεθοδεύει την υλοποίηση του έργου με τίτλο: «Μελέτη στρατηγικής των ελληνικών επιχειρήσεων για την ανάπτυξη πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας». Το έργο αποτελεί μέρος Σχεδίου Δράσης που έχει εκπονήσει ο ΣΕΒ, ανταποκρινόμενος στην πρόκληση της αρχής της εταιρικής σχέσης, όπως αυτή διαμορφώνεται κατά την Προγραμματική Περίοδο 2007-2013 και χρηματοδοτείται από πόρους του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού». Ειδικότερα, το Σχέδιο Δράσης του ΣΕΒ έχει στόχο τη διαμόρφωση ουσιαστικών και αποτελεσματικών πολιτικών στήριξης της προσαρμογής των εργαζομένων και των επιχειρήσεων στα νέα οικονομικά δεδομένα, καθώς και την προώθηση της απασχόλησης και της επαγγελματικής κατάρτισης των εργαζομένων. Φιλοδοξία του έργου είναι να συμβάλει στην προώθηση της υιοθέτησης πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας από τις ελληνικές επιχειρήσεις, ως παράγοντα που μπορεί αφενός να συνεισφέρει αποτελεσματικά στη δημιουργία ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων για αυτές και αφετέρου να ενισχύσει την παραγωγικότητα της εργασίας του απασχολούμενου ανθρώπινου δυναμικού, δημιουργώντας έτσι συνθήκες για τη βελτίωση συνολικά της ελληνικής οικονομίας και την άμβλυνση των δυσμενών συνεπειών της οικονομικής κρίσης. Το παρόν Εγχειρίδιο - Έκθεση, με τίτλο «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας», αποτελεί τμήμα του τρίτου και τελευταίου από τα τρία συνολικά Παραδοτέα του ως άνω έργου, με τίτλο «Προτάσεις Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης» και περιλαμβάνει οδηγίες για την εφαρμογή Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης, προσαρμοσμένων στην ελληνική πραγματικότητα, οι οποίες εντάσσονται σε 22 Θεματικά Πεδία που αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής. Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 7

Achieving 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΓΕΝΙΚΑ Στο πλαίσιο του πολυσύνθετου ρόλου του, ο ΣΕΒ μέσω της «Ανώνυμης Εταιρείας Αναπτυξιακών Δράσεων Στέγη της Ελληνικής Βιομηχανίας», μεθόδευσε την υλοποίηση του έργου με τίτλο «Μελέτη στρατηγικής των ελληνικών επιχειρήσεων για την ανάπτυξη πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας» με βασική επιδίωξη τη σταθεροποίηση, ανάκαμψη και ανάπτυξη των ελληνικών επιχειρήσεων, μέσω της εισαγωγής παρεμβάσεων λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας στις τρέχουσες πρακτικές λειτουργίας τους, ώστε να υπάρξει η δυνατότητα ανταπόκρισης στις προκλήσεις που προέρχονται από τις μείζονες αλλαγές στο εγχώριο και διεθνές επιχειρηματικό περιβάλλον που ολοένα και περισσότερο πλήττεται από την οικονομική κρίση. Στο πλαίσιο υλοποίησης του ως άνω έργου, συντάχθηκε το Εγχειρίδιο «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας», το οποίο περιλαμβάνει χρήσιμες συμβουλές και οδηγίες για την εφαρμογή Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης, προσαρμοσμένων στην ελληνική πραγματικότητα, οι οποίες εντάσσονται σε 22 Θεματικά Πεδία που αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΥΕΛΙΞΙΑ Η ποιοτική ή λειτουργική ευελιξία είναι «η ικανότητα των επιχειρήσεων να αναδιοργανώνουν τις εργασιακές ειδικότητες, στα όρια ενός ευρύτερου πλαισίου καθηκόντων. Η αναδιοργάνωση αυτή μπορεί να βασίζεται στη χρήση επανειδικευμένου πλεονάζοντος προσωπικού ή στην παράλληλη χρήση παλαιών και νέων ειδικοτήτων» (Atkinson, 1986). Είναι μια μόνιμη ή περιστασιακή στρατηγική επιχειρησιακής προσαρμογής που βασίζεται στην ανάπτυξη της εσωτερικής αγοράς εργασίας της επιχείρησης (εσωτερική κινητικότητα, αναδιάρθρωση ειδικοτήτων, αλλαγή περιεχομένου-αναδιοργάνωση ή και εμπλουτισμός της εργασίας, εκπαίδευση, επιμόρφωση κλπ), σε αντιδιαστολή με την εξωτερική ποσοτική ευελιξία, που έχει σαν άξονα την εξωτερική αγορά εργασίας, με προσλήψεις, απολύσεις κλπ. (OECD, 1986) Το πληροφοριακό υλικό που παρουσιάζεται στο παρόν Εγχειρίδιο είναι προσαρμοσμένο στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που παρουσιάζουν οι Επιχειρήσεις «Έντασης Εργασίας». Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 8

ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ & ΣΤΟΧΟΣ ΤΟΥ ΠΑΡΟΝΤΟΣ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ Το παρόν Εγχειρίδιο με τίτλο «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» έχει αντικείμενο και στόχο, να παράσχει στον αναγνώστη (επιχειρηματία ή στέλεχος επιχείρησης) χρηστικές πληροφορίες για το πώς είναι σκόπιμο να εκκινούν και να τίθενται σε εφαρμογή πρωτοβουλίες εισαγωγής πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας στη λειτουργία των επιχειρήσεων. Οι πρακτικές αφορούν ουσιαστικά οδηγίες, τεχνικές ή μεθοδολογίες, οι οποίες είναι αποτέλεσμα έρευνας και μελέτης και η εφαρμογή τους έχει αποδειχθεί ότι οδηγεί με ασφάλεια και αξιοπιστία σε ένα επιθυμητό αποτέλεσμα. Επιπλέον, στόχος του Εγχειριδίου είναι να αποτελέσει πηγή έμπνευσης και αναφοράς, για τις επιχειρήσεις κάθε μεγέθους και δυναμικότητας, για τη δική τους πορεία προς τη υιοθέτηση ενός νέου επιχειρηματικού μοντέλου που θα έχει ταυτόχρονα πυλώνες την κερδοφορία και την ανάπτυξη, αλλά και τον τεχνολογικό, διοικητικό και οικονομικό εκσυγχρονισμό, παράλληλα με την αναβάθμιση της σημασίας του ανθρώπινου δυναμικού και την προστασία των εργαζομένων. Το μοντέλο αυτό εκτιμάται ότι αποτελεί μια στρατηγική επιλογή για τις ελληνικές επιχειρήσεις που μπορεί μεταξύ άλλων να συμβάλει και στην άμβλυνση των συνεπειών της οικονομικής κρίσης. ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑ Είναι η εφαρμογή μιας νέας οργανωτικής μεθόδου στις επιχειρησιακές πρακτικές, την οργάνωση εργασίας ή τις εξωτερικές σχέσεις. Οι οργανωτικές καινοτομίες μπορούν να αυξήσουν την απόδοση με τη μείωση των διοικητικών εξόδων ή δαπάνες συναλλαγής, βελτιώνοντας την ικανοποίηση εργασιακών χώρων (και έτσι την παραγωγικότητα της εργασίας). Βοηθούν επίσης την πρόσβαση σε μη εμπορικά πλεονεκτήματα (όπως η μη κωδικοποιημένη εξωτερική γνώση, η συνεργασία, η δικτύωση) ή τη μείωση των δαπανών των προμηθειών. (ΟΣΛΟ Manual, 2005) ΤΙ «ΕΙΝΑΙ» ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ Το παρόν εγχειρίδιο είναι ένας συμβουλευτικός οδικός χάρτης με κατευθύνσεις για την ομαλή εισαγωγή σε μια επιχείρηση πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας, οι οποίες εντάσσονται σε 22 Θεματικά Πεδία που αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής και περιλαμβάνει: Πεδίο εφαρμογής και συνιστώμενες προτεραιότητες υλοποίησης θεματικών πεδίων εντός των οποίων υπάγονται οι πρακτικές ενδιαφέροντος, ανά τύπο επιχείρησης, με βάση την στρατηγική της τοποθέτηση στην αγορά (υφιστάμενη ή επιθυμητή): (1) Χαμηλού Κόστους Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 9

(2) Έμφαση στην Καινοτομία (3) Έμφαση στην Ποιότητα (4) Ευελιξία Παραγωγής Προϊόντων ή Υπηρεσιών Προϋποθέσεις και πλεονεκτήματα - οφέλη εφαρμογής εξεταζόμενων πρακτικών ενδιαφέροντος Περιγραφή διαδικασίας εφαρμογής (παράθεση βημάτων εφαρμογής) Παραδείγματα εφαρμογής Παρουσίαση ανασταλτικών παραγόντων για την εφαρμογή των ως άνω πρακτικών και προτάσεις άρσης ή περιορισμού αυτών ΤΙ «ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ» ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ Το παρόν εγχειρίδιο δεν αποτελεί απαράβατο κανονιστικό πλαίσιο που οι επιχειρήσεις πρέπει να ακολουθήσουν απαρέγκλιτα προκειμένου να πετύχουν αποτελεσματική ενσωμάτωση πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας στη λειτουργία τους. Καθεμία επιχείρηση θα πρέπει να αναγνωρίσει τις ιδιαιτερότητες που την χαρακτηρίζουν και να δράσει ανάλογα. Ο αναγνώστης (επιχειρηματίας ή στέλεχος επιχείρησης) λοιπόν, καλείται να αποκτήσει προσωπική εικόνα για το κατά πόσο σκόπιμες και χρήσιμες είναι ενέργειες που αποσκοπούν στη δημιουργία ευέλικτης οργάνωσης αξιοποιώντας, μεταξύ άλλων, και την πληροφόρηση που περιλαμβάνεται στο παρόν εγχειρίδιο. ΠΩΣ ΣΥΣΤΗΝΕΤΑΙ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΕΙ ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ Το παρόν εγχειρίδιο συνοδεύεται από δύο επιπλέον εκθέσεις εγχειρίδια που έχουν παραχθεί στο πλαίσιο του έργου «Μελέτη στρατηγικής των ελληνικών επιχειρήσεων για την ανάπτυξη πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας». Ο αναγνώστης καλείται να χρησιμοποιήσει συνδυαστικά και τις τρεις εκθέσεις εγχειρίδια, καθώς περιλαμβάνουν συμπληρωματικές πληροφορίες και παρέχουν ολοκληρωμένη οπτική για τα ζητήματα που πραγματεύεται συνολικά το έργο. Ειδικότερα, το παρόν εγχειρίδιο συνοδεύεται από τις παρακάτω δύο επιπλέον εκθέσεις εγχειρίδια: Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 10

«Εγχειρίδιο Προτάσεων Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης»: Είναι μεστή και συνοπτική έκθεση που περιλαμβάνει: Προσδιορισμό και ορισμούς των εννοιών της Λειτουργικής Ευελιξίας και της Οργανωτικής Καινοτομίας, Παρουσίαση θεματικών πεδίων ενδιαφέροντος που περιλαμβάνουν πρακτικές Λειτουργικής Ευελιξίας και Οργανωτικής Καινοτομίας που συστήνεται να εισαγάγουν οι ελληνικές επιχειρήσεις ως μέρος της στρατηγικής τους,. Παρουσίαση προσδοκώμενων ωφελειών και αποτελεσμάτων από την ως άνω εισαγωγή. Σχέδιο Μετάβασης σε Ευέλικτη Οργάνωση: Αποτελεί συνοπτικό οδικό χάρτη με κατευθύνσεις για την ομαλή διαχείριση των αλλαγών που αναπόφευκτα ανακύπτουν από την εισαγωγή σε μια επιχείρηση πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας, με γνώμονα τη μείωση της αβεβαιότητας κατά την υλοποίηση, την ανάγκη ύπαρξης ενός πλαισίου για τον έλεγχο της προόδου των εργασιών ενσωμάτωσης των νέων πρακτικών και τη διασφάλιση της τελικής υλοποίησης των ενδεχόμενων νέων οργανωτικών δομών, διαδικασιών και μεθόδων με την μικρότερη δυνατή επίπτωση στην λειτουργία Ο αναγνώστης επιχειρηματίας θα βρει χρηστικές πληροφορίες για το πώς να εκκινήσει, θέσει σε εφαρμογή και παρακολουθήσει ένα «πρόγραμμα» διαχείρισης αλλαγών. Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 11

2. ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ Ακολουθεί παράθεση των 22 Θεματικών Πεδίων που πραγματεύεται το παρόν Εγχειρίδιο και οι οποίες αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής για την ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης, κατηγοριοποιημένων σε 4 ομάδες: (1) Εσωτερική Ευελιξία (2) Οργανωτική Καινοτομία Επιχειρησιακές Πρακτικές / Συστήματα (3) Οργανωτική Καινοτομία Οργάνωση Εργασίας (4) Οργανωτική Καινοτομία Σχέσεις με Εξωτερικό Περιβάλλον Πίνακας 2-1: Θεματικά Πεδία που περιλαμβάνουν πρακτικές ενδιαφέροντος για εισαγωγή στη Στρατηγική των Ελληνικών Επιχειρήσεων ΟΜΑΔΑ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΥΕΛΙΞΙΑ 1. Εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Job Rotation) Εσωτερική λειτουργική ευελιξία 2. Ανάληψη πολλαπλών, νέων ή συνθετότερων καθηκόντων (Multitasking, Polyvalence) 3. Διαχείριση χρόνου εργασίας 4. Ομάδες εργασίας (Work Teams) ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑ 5. Καθιέρωση μιας νέας Βάσης δεδομένων για βέλτιστες πρακτικές, μαθήματα και άλλη γνώση Επιχειρησιακές πρακτικές / Συστήματα 6. Εισαγωγή Ολοκληρωμένου Συστήματος Παρακολούθησης Δραστηριοτήτων (Integrated Monitoring System) & CRM 7. Εισαγωγή Συστημάτων Διοίκησης & Βελτίωσης (Management Systems) 8. Προγράμματα Εταιρικής Βιωσιμότητας & Αειφορίας ( Sustainability Programmes) 9. Εισαγωγή Συστήματος Διοίκησης της Επιχειρησιακής Απόδοσης (Business Performance System) 10. Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 12

Achieving ΟΜΑΔΑ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ 11. Διατμηματική Ομάδα Εργασίας (Cross-Functional Team) Οργάνωση εργασίας 12. Καινοτομία στην οργανωτική & λειτουργική δομή 13. Συμβουλευτική από τους εργαζόμενους (Regular Individual Consultation) 14. Ενιαιοποίηση δραστηριοτήτων (Activities Integration) 15. Συνεργασία με προμηθευτές και υπεργολάβους 16. Συνεργασία με πελάτες 17. Συνεργασία με φορείς για κοινή υλοποίηση δραστηριοτήτων Σχέσεις με εξωτερικό περιβάλλον 18. Outsourcing υπηρεσιών / δραστηριοτήτων 19. Τηλεργασία 20. Δικτύωση επιχειρήσεων (Clustering / Networking) 21. Αξιοποίηση on-line Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Media) 22. Benchmarking Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 13

3. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΝΤΑΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Το παρόν Εγχειρίδιο αφορά τις Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας. ΕΝΝΟΙΟΛΟΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ - ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ Παραγωγή ονομάζεται η διαδικασία με την οποία οι διάφοροι παραγωγικοί συντελεστές μετασχηματίζονται σε αγαθά - προϊόντα. Η σχέση μεταξύ των συντελεστών παραγωγής και του προϊόντος, δηλαδή μεταξύ των εισροών και των εκροών της παραγωγικής διαδικασίας, ονομάζεται συνάρτηση παραγωγής και προσδιορίζει τις ποσότητες των παραγωγικών συντελεστών που απαιτούνται για την παραγωγή ορισμένης ποσότητας προϊόντος με δεδομένο το επίπεδο της τεχνολογίας και της τεχνικής γνώσης που αφορά στην παραγωγή και για το λόγο αυτό επηρεάζει το κόστος παραγωγής. Ως Έντασης Εργασίας (Labor Intensive) χαρακτηρίζεται μια επιχείρηση στην οποία το ύψος και το κόστος της παραγωγής ή της αποδοτικότητας των υπηρεσιών εξαρτάται κυρίως από τον παράγοντα «εργασία», με την έννοια της ανθρώπινης προσπάθειας που καταβάλλεται για παραγωγικούς σκοπούς, καθώς και από τον μεγαλύτερο ή μικρότερο αριθμό των εργαζομένων. Ο βαθμός Έντασης Εργασίας μετριέται κατ αναλογία με το ποσό του κεφαλαίου και το ποσό των υλικών που απαιτείται για την παραγωγή ορισμένης ποσότητας προϊόντος. Όσο υψηλότερο είναι το ποσοστό των εργατικών δαπανών που απαιτούνται, τόσο υψηλότερης Εντάσεως Εργασίας χαρακτηρίζεται η επιχείρηση. Μια επιχείρηση Έντασης Εργασίας παρουσιάζει συνήθως ένα μίγμα από τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Υψηλό ποσοστό μισθολογικού κόστους σε σχέση με το συνολικό κόστος παραγωγής Συνήθως υψηλά σταθερά κόστη (το εργατικό κόστος είναι μεταβλητό κόστος, ωστόσο σε βραχυπρόθεσμη οπτική οι μισθοί αρκετές φορές νοούνται ως σταθερό κόστος) Χαμηλά κόστη χρηματοδότησης, συντήρησης και απόσβεσης παγίων Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 14

Τυπικά παραδείγματα επιχειρήσεων Έντασης Εργασίας: Επιχειρήσεις χονδρικού ή λιανικού εμπορίου ενδυμάτων, υποδημάτων, ηλεκτρικών ειδών κ.α. Επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών π.χ. ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, επιχειρήσεις στο χώρο της εστίασης κ.α. Μεταποιητικές επιχειρήσεις στον κλάδο του ενδύματος ή της υποδηματοποιίας (κατά περίπτωση μπορεί να είναι και Έντασης Κεφαλαίου) Επιχειρήσεις εξόρυξης άνθρακα Επιχειρήσεις με δραστηριότητα στον πρωτογενή τομέα παραγωγής Σημαντική σημείωση: Οι μικρές επιχειρήσεις έχουν συνήθως χαρακτήρα Έντασης Εργασίας. Δημιουργούν περισσότερες θέσεις απασχόλησης σε σύγκριση με τις μεγάλες επιχειρήσεις, που είναι περισσότερο Έντασης Κεφαλαίου. Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε κλάδους Έντασης Εργασίας μπορούν να μειώσουν τα κόστη τους μέσω της αυτοματοποίησης ή μεταφοράς διεργασιών σε τρίτους. ΣΗΜΕΙΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗΣ ΕΥΕΛΙΞΙΑΣ & ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ Σε επιχειρήσεις όπου η εργασία είναι ο σημαντικότερος συντελεστής παραγωγής: Η εφαρμογή πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας μπορεί να έχει πολλαπλά οφέλη, καθώς περιλαμβάνει παρεμβάσεις ευθέως στο ανθρώπινο δυναμικό, όπως εσωτερική κινητικότητα, αναδιάρθρωση ειδικοτήτων, αλλαγή περιεχομένουαναδιοργάνωση ή και εμπλουτισμό της εργασίας, εκπαίδευση, επιμόρφωση. Η εργατική νομοθεσία είναι συχνά στο επίκεντρο και πρέπει να μελετάται προσεκτικά προκειμένου να υλοποιηθούν παρεμβάσεις που περιλαμβάνουν μεμονωμένα ή και συνδυαστικά αλλαγή στο αντικείμενο, την έκταση, το επίπεδο ευθυνών και την αμοιβή εργαζομένων. Ως προς την εφαρμογή πρακτικών οργανωτικής καινοτομίας υπάρχουν σημαντικές δυνατότητες κυρίως ως προς την εισαγωγή νέων συστημάτων που υποστηρίζουν την καλύτερη οργάνωση της εργασίας αλλά και άλλων που βασίζονται στην αξιοποίηση κρίσιμων δεικτών απόδοσης ή στην εφαρμογή διοίκησης που βασίζεται σε συγκεκριμένη στοχοθεσία. Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 15

4. ΜΗΤΡΑ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ «ΤΥΠΟΥ» ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Οι Προτάσεις Στρατηγικής που παρατίθενται στο παρόν Εγχειρίδιο, συσχετίζονται με βασικά ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των επιχειρήσεων. Ως πρώτο χαρακτηριστικό έχει ληφθεί η Ένταση, η οποία προσδιορίζει τον βασικό παράγοντα που διαμορφώνει την ανάλωση πόρων (κόστος) για την παραγωγή και διάθεση των προϊόντων. Το παρόν Εγχειρίδιο αφορά τις Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας. Ως δεύτερο χαρακτηριστικό έχει ληφθεί η Στρατηγική τοποθέτηση στην αγορά (υφιστάμενη ή επιθυμητή) της επιχείρησης: Εκλαμβάνεται ως ένα προμελετημένο σχέδιο που προετοιμάζεται συνειδητά και με ιδιαίτερη προσοχή. Το σχέδιο αυτό καταρτίζεται με σκοπό τον έλεγχο της πραγματοποίησης συγκεκριμένων στόχων που η επιχείρηση έχει θέσει. Για τις ανάγκες του παρόντος διακρίνονται τέσσερις δυνατές επιλογές: (1) Στρατηγική Χαμηλού Κόστους: Η επιχείρηση προσπαθεί να είναι ο παραγωγός με το χαμηλότερο κόστος στον κλάδο που δραστηριοποιείται της. Σκοπός της είναι η δημιουργία πλεονεκτήματος κόστους που να επιτρέπει είτε πωλήσεις σε χαμηλότερες τιμές και μεγαλύτερα μερίδια αγοράς, είτε πωλήσεις στις τρέχουσες τιμές της αγοράς και μεγαλύτερα περιθώρια κέρδους. Σημειώνεται ότι σκοπός της στρατηγικής αυτής είναι η μείωση του κόστους σε σχέση με τους ανταγωνιστές και όχι η μείωση που μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα προϊόντα ή υπηρεσίες. (2) Έμφαση στην Καινοτομία: Η επιχείρηση προσπαθεί να διαφοροποιήσει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της από αυτά των ανταγωνιστών της δίνοντας έμφαση στα επιστημονικά, τεχνικά, εμπορικά και οικονομικά βήματα που είναι απαραίτητα για την επιτυχή ανάπτυξη και το μάρκετινγκ νέων ή βελτιωμένων μεταποιημένων προϊόντων, την εμπορική χρήση νέων ή βελτιωμένων διαδικασιών ή εξοπλισμού ή την εισαγωγή νέων προσεγγίσεων σε παρεχόμενες υπηρεσίες. Επίσης, συνήθως δίνει έμφαση στη Έρευνα και Ανάπτυξη. Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 16

(3) Έμφαση στην Ποιότητα: Η επιχείρηση μελετά προσεκτικά τις ανάγκες των πελατών ώστε να ξέρει τι θεωρούν σπουδαίο και πολύτιμο και ενσωματώνει τις προτιμήσεις, τις προσδοκίες και τις απαιτήσεις αυτές στα προϊόντα της ενώ συχνά επιδιώκει αυτά να είναι περισσότερο ελκυστικά από αυτά των ανταγωνιστών. Σκοπός της στρατηγικής αυτής είναι η δημιουργία ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος με την προσέλκυση και διατήρηση πελατών με δυνατή προτίμηση στο συγκεκριμένο προϊόν. Η στρατηγική αυτή επιτρέπει συχνά στην επιχείρηση να ζητά υψηλότερες τιμές για τα προϊόντα της. Η έμφαση στην ποιότητα μπορεί να πάρει πολλές μορφές, όπως π.χ. ιδιαίτερα ή διαφορετικά χαρακτηριστικά του προϊόντος, αξιοπιστία, κύρος, ποιότητα, εξυπηρέτηση μετά την πώληση, τεχνολογική ανωτερότητα, μοναδική αξία κτλ. (4) Ευελιξία: Αφορά σε ευελιξία για την αυξομείωση των ποσοτήτων των χρησιμοποιούμενων παραγωγικών συντελεστών και της ποσότητας του παραγόμενου προϊόντος. Η επιχείρηση προσπαθεί να διαμορφώσει τις προϋποθέσεις εκείνες που επιτρέπουν στην λειτουργία της παραγωγής να προσαρμόζεται με ταχύτητα και αμεσότητα σε μεταβαλλόμενες καταστάσεις της αγοράς και σε εξειδικευμένες μοναδικές παραγγελίες πελατών, διαμορφώνοντας έτσι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Με άλλα λόγια η παραγωγή αντιμετωπίζεται ως μοχλός ανάπτυξης και όχι απλώς μια λειτουργική στρατηγική στην υπηρεσία της γενικής στρατηγικής της επιχείρησης. Στο πλαίσιο της στρατηγικής αυτής λαμβάνονται αποφάσεις που διακρίνονται σε δύο κατηγορίες: (α) αποφάσεις δομής, δηλαδή αποφάσεις σχετικά με τον εξοπλισμό τη δυναμικότητα των εγκαταστάσεων, την τεχνολογία κ.α., οι οποίες έχουν συνήθως μακροπρόθεσμες επιπτώσεις, απαιτούν σημαντικές επενδύσεις και είναι δύσκολο να αντιστραφούν αν έχουν υλοποιηθεί. (β) αποφάσεις υποδομής, δηλαδή αποφάσεις που σχετίζονται με τα συστήματα διοίκησης, όπως αποφάσεις για εργαζόμενους, την επιδιωκόμενη ποιότητα, τον προγραμματισμό παραγωγής και την οργάνωση. Οι αποφάσεις υποδομής είναι συνήθως πιο τακτικής φύσης αφορούν καθημερινές αποφάσεις για τρέχοντα θέματα και συνήθως δεν απαιτούν μεγάλες επενδύσεις. Μπορούν όμως να έχουν σωρευτικά την ίδια επίδραση όπως και οι αποφάσεις δομής. Με βάση τα ανωτέρω, οι Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας περιλαμβάνουν τους «Τύπους» Επιχειρήσεων: 1, 2, 3 & 4 Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 17

ΧΡΗΣΗ ΜΗΤΡΑΣ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ (MATRIX MODEL) Κάθε επιχείρηση Έντασης Εργασίας καλείται να χρησιμοποιήσει τη Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής (Matrix Model) που συσχετίζει το αντικείμενο των 22 επιλεγμένων Θεματικών Πεδίων (ήτοι πρακτικών) της λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας με τους ανωτέρω δυνατούς «τύπους» επιχειρήσεων. Ειδικότερα, η Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής ενδιαφέροντος για το παρόν Εγχειρίδιο, συσχετίζει: με 22 επιλεγμένα Θεματικά Πεδία Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας (ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ στον πίνακα matrix) τους τύπους επιχειρήσεων (ΚΑΘΕΤΑ στον πίνακα matrix) 1, 2, 3 & 4 Με την κατάλληλη αξιολόγηση, το αποτέλεσμα είναι: «Προσδιορισμός σημαντικών και υλοποιήσιμων πρακτικών ανά τύπο επιχειρήσεων» Για τη διαμόρφωση της Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής πραγματοποιήθηκε πολυκριτηριακή ανάλυση με αξιοποίηση των εξής δύο μεταβλητών (κριτηρίων): (Α) Σημαντικότητα: Καταδεικνύει τον βαθμό επίδρασης της εφαρμογής της πρακτικής στη λειτουργία του οργανισμού (Β) Ευκολία: Καταδεικνύει το κατά πόσο ανεμπόδιστα μπορεί να λάβει χώρα η εφαρμογής της πρακτικής εντός του οργανισμού Περισσότερα στοιχεία δίνονται στο «Εγχειρίδιο Προτάσεων Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης». Με βάση την ως άνω μεθοδολογική προσέγγιση, διαμορφώθηκε η Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής που ακολουθεί και η οποία ενσωματώνει την αξιολόγηση της δυνατότητας εφαρμογής πρακτικών ενδιαφέροντος ανά τύπο επιχείρησης Έντασης Εργασίας. Σύμβολα Πίνακα: = Quick win = Priority I = Priority II = Do nothing Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 18

Achieving Ε-m Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 19

Achieving Ε-m Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 20

5. ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΑΝΑ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ 5.1 ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΥΕΛΙΞΙΑ 5.1.1 Εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Job Rotation) ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Δυνατότητα εφαρμογής ανά τύπο Επιχείρησης Στρατηγική τοποθέτηση στην αγορά Χαμηλό Κόστος Καινοτομία Ποιότητα Ευελιξία Τύπος Επιχείρησης 1 2 3 4 Αξιολόγηση Δυνατότητας Εφαρμογής = Quick win / = Priority I / = Priority II / = Do nothing Σημαντική σημείωση: Η εφαρμογή της πρακτικής συστήνεται ως πρώτης προτεραιότητας για κάθε τύπο Επιχείρησης Έντασης Εργασίας, καθώς αφορά σε παρεμβάσεις που μπορούν υπό τις προϋποθέσεις που αναλύονται παρακάτω να επιδράσουν θετικά στην αποδοτικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Επισημάνσεις Η πρακτική εφαρμόζεται κυρίως σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις 1 (στις μικρές οι εργαζόμενοι υλοποιούν έτσι κι αλλιώς πολλαπλές δραστηριότητες ή απασχολούνται σε περισσότερες από μία θέσεις εργασίας). Η εφαρμογή μπορεί να γίνει συντεταγμένα (συστηματικά) ή ad hoc. Στον παρόντα Οδηγό Εφαρμογής αναφερόμαστε ΜΟΝΟ στην προγραμματισμένη εναλλαγή ρόλων και θέσεων (job rotation) μέσα στην ίδια την επιχείρηση που αποτελεί εταιρική πρακτική. 1 Επιχειρήσεις που απασχολούν περισσότερους από 50 εργαζόμενους «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 21

Ο παρόν Οδηγός Εφαρμογής δεν αναφέρεται στις περιπτώσεις που το job rotation γίνεται για αξιοποίηση ταλέντων (στο πλαίσιο διενέργειας πρακτικής talent management) που αποτελεί μια ξεχωριστή περίπτωση και αναπτύσσεται στο Παράρτημα του παρόντος.. ΠΟΤΕ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΑΙ Σημειώνονται τα εξής: Η πρακτική εφαρμόζεται σε πολλές επιχειρήσεις, με τους λόγους εφαρμογής κατά περίπτωση να ποικίλουν. Δεν υπάρχει κανόνας ως προς το αν η πρακτική εφαρμόζεται με μεγαλύτερη ή μικρότερη επιτυχία σε εργατοτεχνικό προσωπικό, απλούς υπαλλήλους γραφείου ή σε στελέχη μεσαίου και ανώτερου επιπέδου. Κατά περίπτωση εξυπηρετούνται διαφορετικές ανάγκες ανάλογα με την πολιτική κάθε εταιρείας. Χαρακτηριστικό παράδειγμα το πόσο επηρεάζει η πολιτική της κάθε εταιρείας, αναφέρεται γνωστός όμιλος επιχειρήσεων όπου: Η εταιρεία Α «πουλά» εξειδίκευση (οι πωλητές είναι εξειδικευμένοι σε κατηγορία προϊόντων) οπότε δεν επιζητείται το rotation μέσα στο κατάστημα (εκτός από κάποιες λύσεις back-up Η εταιρεία Β προωθεί την εναλλαγή ρόλων και θέσεων (job rotation) (Διευθυντές, Πωλητές) μεταξύ καταστημάτων και χωρών για πρόσληψη τεχνογνωσίας. Η εταιρεία Γ προωθεί την εναλλαγή ρόλων και θέσεων (για 2-3 μήνες) σε πολύ εξειδικευμένες θέσεις για δυνατότητα αναπλήρωσης στελεχών σε περιπτώσεις απουσίας ή αποχώρησης (back up). Τελικά, συνήθως, η πρακτική αφορά στις ακόλουθες επιδιώξεις: 1. Επίτευξη Ευελιξίας Σημειώνονται τα εξής: Αφορά την ύπαρξη εναλλακτικών λύσεων σε περιπτώσεις αυξομείωσης των εργασιών ή απουσίας / αποχώρησης κάποιου εργαζόμενου. Η πρακτική χρησιμοποιείται εκτεταμένα και συστηματικά σε παραγωγικές επιχειρήσεις που επιδιώκουν να έχουν ως ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα τη δυνατότητα να ανταποκρίνεται η Παραγωγή τους με ευελιξία σε μεταβαλλόμενες απαιτήσεις πελατών ή και σε ad hoc εξειδικευμένες παραγγελίες προϊόντων εκτός τυποποίησης. «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 22

Συνήθως η εφαρμογή της πρακτικής δεν αφορά σε θέσεις που απαιτούν τεχνογνωσία, εκτός από τις περιπτώσεις που υπάρχει π.χ. αντικαταστάτης χειριστής μιας μηχανής με ίδιο ή επαρκές επίπεδο γνώσης και εμπειρίας. Η πρακτική αποτελεί μέθοδο για την προσαρμογή των επιχειρήσεων σε μελλοντικές καταστάσεις αποχωρήσεων στελεχών ή και σε καταστάσεις απουσιών για μικρά ή μεγάλα διαστήματα. Ανάλογα με την ανάγκη εξειδίκευσης, ποικίλει και ο χρόνος παραμονής στη νέα θέση, δηλαδή σε θέσεις χαμηλής εξειδίκευσης μπορεί να αφορά μερικές ώρες ενώ σε πιο εξειδικευμένες θέσεις μέχρι δύο μήνες. Μια συναφής πρακτική, που δεν συναντάται συχνά στην Ελλάδα αλλά είναι αποτελεσματική, είναι ο σχηματισμός πυρήνα εργαζομένων που εργάζεται off-line και τα μέλη του δρουν ή σαν αντικαταστάτες ή σαν facilitators σε projects 2. Αποφυγή μονοτονίας και πνευματικής στασιμότητας Υπάρχουν θέσεις εργασίας (συχνότερα στα χαμηλότερα ιεραρχικά επίπεδα) που έχουν υψηλό βαθμό μονοτονίας λόγω συχνής επανάληψης συγκεκριμένων δραστηριοτήτων. Στις περιπτώσεις αυτές, οι επιχειρήσεις αξιοποιούν την πρακτική της εναλλαγής ρόλων και θέσεων προκειμένου να τονώσουν το ενδιαφέρον των υπαλλήλων, καθώς μεταφέρονται σε θέσεις που απαιτείται ενδεχομένως η αξιοποίηση άλλων γνώσεων και ενδεχομένως προσφέρουν άλλες παραστάσεις, γεγονός που συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας εργασίας. 3. Ενθάρρυνση ενδυνάμωση προσωπικού Σημειώνονται τα εξής: Οι επιχειρήσεις προσπαθούν να ενθαρρύνουν και να ενδυναμώσουν το ανθρώπινο δυναμικό τους με την εναλλαγή των ρόλων. Με αυτό τον τρόπο επιδιώκουν να αναδείξουν εργαζόμενους που μπορούν να ανελιχθούν στην ιεραρχία και να αποτελέσουν μελλοντικά στελέχη σε υψηλές θέσεις ευθύνης (τα «αστέρια» ξεπηδούν από το job rotation). Χαρακτηριστική είναι η περίπτωση επιχείρησης που μετείχε στην παρούσα έρευνα, η οποία εφαρμόζει εναλλαγή στις θέσεις εργαζομένων όταν παρατηρείται κατώτερη του αναμενομένου απόδοση σε ορισμένους από αυτούς. Ειδικότερα, μελετώντας συγκεκριμένους δείκτες απόδοσης και αξιοποιώντας κατάλληλες τεχνικές διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, η επιχείρηση επιδιώκει να αξιοποιεί από κάθε εργαζόμενο της το μέγιστο των δυνατοτήτων του, το οποίο σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να μην επιτυγχάνεται σε ορισμένες θέσεις εργασίας. «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 23

4. Ανάπτυξη προσωπικού Σημειώνονται τα εξής: Η εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση συχνά αποτελεί μέθοδο που αξιοποιείται στο πλαίσιο προσπαθειών των επιχειρήσεων να έχουν πολυειδικευμένο προσωπικό με αναπτυγμένες ικανότητες και δεξιότητες σε διακριτά πεδία ενδιαφέροντος Η εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση είναι σε αρκετές περιπτώσεις συνδεδεμένη με τη διαχείριση καριέρας (career management) Μερικές επιχειρήσεις έχουν πρόγραμμα διαχείρισης εκπαιδευόμενων (management trainee) όπου μετά από συγκεκριμένη διαδικασία επιλέγεται ο υποψήφιος που θα στελεχώσει την εκάστοτε υπό πλήρωση θέση. Έπειτα, ο νέος εργαζόμενος τον πρώτο χρόνο εναλλάσσεται σε διάφορες θέσεις (εφαρμογή Job Rotation) σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης και στη συνέχεια ενσωματώνεται στο τμήμα για το οποίο προοριζόταν (αφού γίνει αξιολόγηση και είναι επιτυχής). 5. Αποφυγή σωματικής καταπόνησης Υπάρχουν περιπτώσεις επιχειρήσεων όπου σε κάποιες θέσεις εργασίας (κυρίως στην παραγωγή και στην αποθήκη) οι εργαζόμενοι ενδέχεται να καταπονούνται σωματικά κατά την άσκηση των καθηκόντων τους. Τότε, εφαρμόζεται η εναλλαγή θέσεων εργασίας μεταξύ των εργαζομένων, σε τακτική βάση, π.χ. μετά από λίγες ώρες, ώστε να περιορίζεται κατά το δυνατό η σωματική καταπόνηση. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Οι κυριότερες προϋποθέσεις για την επιτυχή εισαγωγή της πρακτικής σε μια επιχείρηση είναι συνήθως οι ακόλουθες: Εκπαίδευση των υπό μετακίνηση εργαζόμενων στις απαιτήσεις των νέων θέσεων. Αυτό επιβαρύνει το κόστος βραχυπρόθεσμα, αλλά υπάρχουν σημαντικά οφέλη μεσοπρόθεσμα και το αλγεβρικό άθροισμα είναι θετικό. Διασφάλιση ενός σύνολου παραπλήσιων δεξιοτήτων ή γνώσεων, χωρίς να αλλάξει η εργασιακή σύμβαση του μετακινούμενου εργαζόμενου. Καλή ενημέρωση των μετακινούμενων εργαζόμενων για τις επιδιώξεις της επιχείρησης που εισάγει την πρακτική στη λειτουργία της και τα αναμενόμενα αποτελέσματα «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 24

Σημαντική σημείωση: Οι επιχειρήσεις που έχουν υιοθετήσει τη Λιτή Διοίκηση σε θέσεις στελεχών, συχνά αποφεύγουν την πρακτική, καθώς σε αυτές τις περιπτώσεις, η επιτυχής εφαρμογή της εναλλαγής ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση προϋποθέτει σημαντικό χρόνο εκπαίδευσης. ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Για την επιχείρηση: Η παροχή δυνατότητας στη Διοίκηση για μεγαλύτερη ευελιξία στον προγραμματισμό, στην αναπλήρωση απουσιών ή κενών και στην αποφυγή προσωρινής έστω διακοπής εργασιών, λόγω της ύπαρξης εργαζόμενων εκπαιδευμένων στις απαιτήσεις περισσότερων της μιας θέσεων εργασίας και με μεγαλύτερη γκάμα δεξιοτήτων, Η σαφέστερη και ορθότερη κρίση της Διοίκησης (κάθε επιπέδου) για την επιλογή της θέσης εργασίας στην οποία αποδίδει καλύτερα ο εργαζόμενος. Σημαντική σημείωση: Ο συνδυασμός της πρακτικής με εμπλουτισμό του βάθους των αρμοδιοτήτων μιας θέσης εργασίας (job enrichment) ώστε να περιληφθούν και υπευθυνότητες που παραδοσιακά διεκπεραιώνονται από θέσεις υψηλότερου επίπεδου ιεραρχίας. Για τον εργαζόμενο: Η μείωση της πλήξης λόγω της εναλλαγής παραστάσεων/ τεχνικών/ περιβάλλοντος κλπ. Η αύξηση της παρακίνησής για μεγαλύτερη αποδοτικότητα Η βελτίωση αντίληψης περί της προσωπικής συνεισφοράς αναφορικά με την εργασία του εργαζομένου ως προς τα συνολικά αποτελέσματα της επιχείρησης Η απόκτηση ευρύτερης αντίληψης για τη συνολική λειτουργία της επιχείρησης Η παροχή δυνατότητας να βρεθεί ο εργαζόμενος σε άλλη θέση που δεν έχει την ίδια σωματική καταπόνηση Η προώθηση της εξέλιξης της σταδιοδρομίας Η υποστήριξη της διαδικασίας της Δια Βίου Μάθησης «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 25

ΒΗΜΑΤΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Βήμα 1 ο : Προσδιορισμός στόχων εφαρμογής προγράμματος job rotation 1) Η επιχείρηση καλείται να δώσει απαντήσεις στα ακόλουθα ερωτήματα: Υπάρχουν θέσεις εργασίας με μεγάλη μονοτονία στις οποίες υπάρχει χαμηλότερη παραγωγικότητα και θα μπορούσε να εφαρμοσθεί το πρόγραμμα; Υπάρχουν θέσεις εργασίας που δημιουργούν σωματική κούραση και πώς θα μπορούσε να εφαρμοσθεί το πρόγραμμα; Υπάρχουν θέσεις εργασίας για τις οποίες επιζητείται μεγαλύτερη ευελιξία; Υπάρχουν εργαζόμενοι για τους οποίους το job rotation θα αποτελούσε καλή ευκαιρία ανάπτυξης; 2) Η επιχείρηση θα πρέπει να έχει σημαντικές ενδείξεις εφόσον η απάντηση σε κάποιο από τα ως άνω ερωτήματα είναι καταφατική. 3) Η επιχείρηση καλείται να προσδιορίσει και οριοθετήσει σαφείς και ευκρινείς στόχους: Όσο πιο σαφείς και ευκρινείς είναι οι στόχοι, τόσο πιο εύκολα θα αναζητηθούν τα μέσα για την επίτευξή τους και θα συντονίζεται καλύτερα η εκτέλεση του έργου. Οι απαιτήσεις σε ρόλους, διαδικασίες και τεχνολογίες πρέπει επίσης να είναι εξαρχής πλήρως καθορισμένες Βήμα 2 ο : Αναζήτηση παραδειγμάτων επιτυχούς εφαρμογής της πρακτικής 1) Είναι σκόπιμο η επιχείρηση να αναζητήσει πληροφορίες από παραπλήσια προγράμματα άλλων επιχειρήσεων που δραστηριοποιούνται στον ίδιο χώρο (στη λογική του benchmarking) μέσω των ακόλουθων πηγών: Οργανισμοί με βάσεις δεδομένων δεικτών απόδοσης και βέλτιστων πρακτικών Ακαδημαϊκά βιβλία, κλαδικά έντυπα κ.α. Διαδίκτυο (μελέτες περιπτώσεων επιχειρήσεων που έχουν εφαρμόσει την πρακτική) Επιχειρηματικές συγκεντρώσεις, συνέδρια, ημερίδες κτλ. για την ανταλλαγή απόψεων, τη μεταφορά τεχνογνωσίας κ.α. 2) Η επιχείρηση θα πρέπει να αποφύγει να πετύχει μια στείρα αντιγραφή των ανταγωνιστών, διότι μέχρι να επιτευχθεί αυτό, ελλοχεύει ο κίνδυνος και οι ίδιοι οι ανταγωνιστές να έχουν εξελίξει και βελτιώσει τις πρακτικές και τις διαδικασίες που έγιναν αντικείμενο σύγκρισης και κατά συνέπεια πάντα η επιχείρηση θα βρίσκεται πίσω από τον ανταγωνισμό. Επίσης, η αντιγραφή δεν είναι πάντα μια εφικτή πρακτική καθώς οι επιχειρήσεις έχουν διαφορετικούς πόρους από το συνδυασμό των οποίων μπορεί να προκύψουν διαφορετικές ικανότητες και διαφορετικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 26

Βήμα 3 ο : Προσδιορισμός & διασφάλιση υποστήριξης συγκεκριμένης διοικητικής ομάδας της εφαρμογής του προγράμματος job rotation Ορισμός υπεύθυνου συντονιστή 1) Η επιχείρηση καλείται να προσδιορίσει ομάδα διοικητικών στελεχών που θα εποπτεύουν και αξιολογούν την εφαρμογή του προγράμματος job rotation, 2) Η επιχείρηση πρέπει να επικοινωνήσει το πρόγραμμα εσωτερικά και να ενθαρρύνει τους εργαζόμενους να συμμετάσχουν 3) Για την επιτυχή υλοποίηση της πρακτικής είναι σκόπιμος ο ορισμός υπεύθυνου συντονιστή, ο οποίος θα είναι γνώστης των απαιτήσεων και των στόχων που έχουν τεθεί. Βήμα 4 ο : Επιλογή εργαζομένων που θα μετάσχουν στο πρόγραμμα job rotation 1) Με βάση τη στοχοθεσία, η επιχείρηση θα πρέπει να προσδιορίσει και επιλέξει σε συνεργασία με τα άμεσα εμπλεκόμενα στελέχη (προϊστάμενους) τους εργαζόμενους που θα μετάσχουν στο πρόγραμμα job rotation 2) Για τους εν λόγω εργαζόμενους θα πρέπει να γίνει αναζήτηση των ενδεχόμενων κενών γνώσης και των ζητημάτωνητήματα που πρέπει να λυθούν 3) Η επιχείρηση πρέπει να προσδιορίσει τυχόν θεσμικές απαιτήσεις ή θεσμικά εμπόδια για τη συμμετοχή εργαζομένων στο πρόγραμμα Βήμα 5 ο : Κάνε ανάλυση κόστους - οφέλους (cost benefit) του προγράμματος 1) Η επιχείρηση καλείται στο μέτρο του δυνατού: Οικονομικά οφέλη, τα οποία συμβάλλουν στη μείωση των λειτουργικών εξόδων ή στην αύξηση των κερδών της επιχείρησης.. Λειτουργικά οφέλη, τα οποία βοηθούν τη διαχείριση της επιχείρησης να βελτιώσει τα επίπεδα άνεσης, ασφάλειας και αποδοτικότητας των εργαζομένων της ή, διαφορετικά, να βελτιώσει τη γενικότερη λειτουργία της. 2) Με βάση το κόστος εφαρμογής της πρακτικής θα πρέπει να γίνει αξιολόγηση των ως άνω οφελών Βήμα 6 ο : Κατάρτιση των εργαζομένων στις νέες θέσεις εργασίας 1) Η κατάρτιση θα πρέπει να βασιστεί κατά κύριο λόγο στα κενά γνώσης που θα έχουν ήδη επισημανθεί και στην ανάγκη κάλυψης τους. 2) Η διάρκεια και το είδος της κατάρτισης (π.χ. εσωτερικά σεμινάρια, εξωτερική κατάρτιση από κατάλληλους εκπαιδευτές κ.α.) εξαρτάται από τις απαιτήσεις των θέσεων εργασίας που εμπλέκονται στο πρόγραμμα job rotation και την έκταση εφαρμογής του. «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 27

Achieving Βήμα 7 ο : Αξιολόγηση ετοιμότητας τοποθέτησης εργαζομένων στις νέες θέσεις εργασίας 1) Συστήνεται την κατάρτιση των εργαζομένων να ακολουθεί αξιολόγηση της ετοιμότητας των εργαζομένων να καλύψουν νέες θέσεις εργασίας, μέσω προσωπικών συνεντεύξεων / συναντήσεων ή μέσω π.χ. ενός τυποποιημένου ερωτηματολογίου. Η αξιολόγηση θα πρέπει να εστιάζει στο κατά πόσο οι εργαζόμενοι έχουν τα απαραίτητα εφόδια να καλύψουν τις απαιτήσεις των νέων θέσεων εργασίας. 2) Εάν οι συνθήκες το επιτρέπουν, συστήνεται η πιλοτική εφαρμογή της πρακτικής σε μικρό πλήθος εργαζομένων / σε μικρό πλήθος τμημάτων. Βήμα 7 ο : Εφαρμογή και αποτίμηση πρακτικής 1) Η εφαρμογή της πρακτικής θα πρέπει να αξιολογείται σε τακτικά διαστήματα και να αποτιμάται με όρους επίτευξης των στόχων που η διοίκηση επέλεξε αρχικά να εκπληρωθούν. 2) Η συχνότητα αξιολόγησης εξαρτάται από την έκταση εφαρμογής και το πλήθος των εμπλεκόμενων εργαζόμενων και συνήθως αφορά σε διαστήματα λίγων μηνών. Σημαντικές Σημειώσεις: Για την επιτυχή εφαρμογή της πρακτικής δεν υπάρχει απαράβατο πλαίσιο κατευθύνσεων που οι επιχειρήσεις πρέπει να ακολουθήσουν απαρέγκλιτα προκειμένου να πετύχουν αποτελεσματική ενσωμάτωση της στη λειτουργία τους. Καθεμία επιχείρηση θα πρέπει να αναγνωρίσει τις ιδιαιτερότητες που την χαρακτηρίζουν και να δράσει ανάλογα. Γενικά, η ομαδική εργασία είναι απαραίτητη από όλα τα μέρη της επιχείρησης (διοίκηση, εργαζόμενοι, τυχόν συνδικαλιστικό όργανο). Πολλά προγράμματα job rotation απέτυχαν λόγω έλλειψης προγραμματισμού και ανεπαρκούς πρόβλεψης των προβλημάτων και της επίλυσης τους. Το Job rotation: μπορεί να βοηθήσει στην παρακίνηση των εργαζομένων, χωρίς απαραίτητα να προσφέρει προαγωγές πρέπει να είναι εθελοντικό, αν είναι δυνατόν διαμορφώνει εργαζόμενους «γενικών καθηκόντων» και λιγότερο «ειδικούς» ΑΝΑΣΤΑΛΤΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ & ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΑΡΣΗΣ Η ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΥ «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 28

ΑΝΑΣΤΑΛΤΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ Η αύξηση κόστους (εκπαίδευσης) ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΑΡΣΗΣ Ή ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΥ ΑΝΑΣΤΑΛΤΙΚΩΝ ΠΑΡΑΓΟΝΤΩΝ Αξιοποίηση επιδοτούμενων προγραμμάτων κατάρτισης Εκπαίδευση εργαζομένων στο πλαίσιο άσκησης των νέων καθηκόντων μέσω μαθητείας δίπλα σε κάποιον εμπειρότερο εργαζόμενο (on the job training) Το ενδεχόμενο έλλειμμα ικανοτήτων και δεξιοτήτων εργαζόμενων υπό μετακίνηση Μελέτη των αναγκών και της αναγκαιότητας εναλλαγής των θέσεων Εκπαίδευση κατάρτιση εργαζόμενων Ο κίνδυνος ο εργαζόμενος να μην κατανοήσει την αιτία της εναλλαγής και να υλοποιήσει αμελώς το έργο του Ο κίνδυνος ο εργαζόμενος γνωρίζοντας ότι είναι βραχεία και προσωρινή η παραμονή του σε μια θέση να αδιαφορήσει και να υλοποιήσει αμελώς το έργο του Ανάδειξη ωφελειών της πρακτικής (π.χ. μείωση τραυματισμών και σωματικών πόνων, αλλαγή παραστάσεων κ.α.) Ανάδειξη του σχεδιασμού της καριέρας (career planning) του εργαζόμενου Συχνά οι έμπειροι εργαζόμενοι δεν θέλουν να μάθουν νέες εργασίες Η αντίσταση που κάποιοι εργαζόμενοι θα εξακολουθήσουν να αισθάνονται ή/και να εκδηλώνουν, για διάφορους λόγους, στο job rotation. Η ανάγκη για διάθεση χρόνου προσαρμογής των εργαζομένων (ενδεχομένως επιφέρει αρχικά χαμηλότερη παραγωγικότητα και λάθη) Ο ενδεχόμενος χρόνος που οι προϊστάμενοι της νέας θέσης του μετακινούμενου πρέπει να ξοδέψουν για την απάντηση ερωτήσεων και την παρακολούθηση της εργασίας του πρόσφατα μετακινηθέντος εργαζόμενου, στα πλαίσια εφαρμογής του job rotation Υιοθέτηση καλών - βέλτιστων πρακτικών από άλλες επιχειρήσεις Καλή επικοινωνία στόχων και απαιτήσεων της πρωτοβουλίας εισαγωγής της πρακτικής Η ενδεχόμενη δυσκολία προσαρμογής στην εκπαιδευτική διαδικασία λόγω ανεπαρκούς κουλτούρας δια βίου μάθησης Ο φόβος για μόνιμη μετακίνηση ή και απόλυση από την θέση εργασίας αν ο αντικαταστάτης είναι καλύτερος «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 29

ΑΝΑΣΤΑΛΤΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ Το θεσμικό πλαίσιο που διέπει τις εργασιακές σχέσεις, τα επαγγελματικά περιγράμματα ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΑΡΣΗΣ Ή ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΥ ΑΝΑΣΤΑΛΤΙΚΩΝ ΠΑΡΑΓΟΝΤΩΝ Υποβολή προτάσεων σε συλλογικούς φορείς εκπροσώπησης επιχειρήσεων για την επισήμανση των προβλημάτων ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Οι πλέον συνήθεις εφαρμογές της εναλλαγής ρόλων και θέσεων παρουσιάζονται ακολούθως: Στελέχη της Διεύθυνσης Marketing μετακινούνται στις Πωλήσεις και εναλλάξ Στελέχη των Πωλήσεων μετακινούνται στη Διαχείριση Πελατών (Customer Service) Στελέχη της Διεύθυνσης Προμηθειών μετακινούνται στις Πωλήσεις Μηχανικοί Παραγωγής μετακινούνται από ένα τμήμα της Παραγωγής σε άλλο ή στις Πωλήσεις Εργαζόμενοι μετακινούνται μεταξύ Ποιοτικού Ελέγχου και Παραγωγής Εναλλαγή ρόλων και θέσεων οριζόντια μέσα στα ίδια τα τμήματα (π.χ. Οικονομική Διαχείριση, Εσωτερικός Έλεγχος σε Λογιστήριο, Λογιστήριο σε Πιστωτικό Έλεγχο κ.α. έτσι ώστε στην Οικονομική Διεύθυνση οι εργαζόμενοι να αντιλαμβάνονται τη λειτουργία του συνόλου) Εναλλαγή ρόλων και θέσεων σε διαφορετικά τμήματα (π.χ. από Ποιοτικό Έλεγχο σε Εφοδιαστική Αλυσίδα, από Διεύθυνση Πληροφορικής σε Παραγωγή, από Εφοδιαστική Αλυσίδα σε Παραγωγή και αντίθετα) Εναλλαγή ρόλων και θέσεων σε χαμηλές θέσεις ιεραρχικά σε επιχειρήσεις (π.χ. θέση πωλητή και ταμία) για αλλαγή παραστάσεων και προώθηση της πολυδυναμίας Σε κάποιες θέσεις της αποθήκης με έντονη μονοτονία στην εργασία γίνεται rotation (για μία εβδομάδα). Η επιχείρηση εκμεταλλεύεται την περίοδο χαμηλής εποχικότητας ώστε να εφαρμόσει αυτά τα προγράμματα αφού η πίεση δεν είναι μεγάλη κι έτσι να έχει τη δυνατότητα εναλλαγής ρόλων και θέσεων όταν αυξηθούν οι απαιτήσεις και υπάρχουν ανάγκες. Τέλος, σημειώνεται ότι γενικά, η πρακτική της εναλλαγής ρόλων και θέσεων εμφανίζεται συχνά στο κατώτερο επίπεδο ιεραρχίας στις εταιρείες λιανικών πωλήσεων (retail). «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 30

5.1.2 Ανάληψη πολλαπλών, νέων ή συνθετότερων καθηκόντων (multitasking, polyvalence) ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Δυνατότητα εφαρμογής ανά τύπο Επιχείρησης Στρατηγική τοποθέτηση στην αγορά Χαμηλό Κόστος Καινοτομία Ποιότητα Ευελιξία Σχόλια Τύπος Επιχείρησης 1 2 3 4 Αξιολόγηση Δυνατότητας Εφαρμογής Αφορά σε θέσεις που απαιτούν τεχνικά επαγγέλματα για τα οποία το θεσμικό πλαίσιο απαιτεί αδειοδοτήσεις Αφορά όλες τις λοιπές θέσεις εργασίας = Quick win / = Priority I / = Priority II / = Do nothing Σημαντική σημείωση: Η εφαρμογή της πρακτικής στις περιπτώσεις που δεν προσκρούει σε περιορισμούς του θεσμικού πλαισίου μπορεί να προσδώσει βραχυπρόθεσμα σημαντικά οφέλη σε μια επιχείρηση με χαρακτηριστικά Έντασης Εργασίας, όπως π.χ. μείωση λειτουργικού κόστους αύξηση παραγωγικότητας και αποδοτικότητας μέσω της αξιοποίησης χρόνων απραξίας εργαζομένων σε ορισμένες θέσεις εργασίας Επισημάνσεις ανάπτυξη νέων ικανοτήτων και δεξιοτήτων του υφιστάμενου προσωπικού με παράλληλη ανάπτυξη ταλαντούχων στελεχών. Ο όρος «Πολυδυναμία» (Polyvalence/Multiskilling) εκφράζει την ικανότητα του εργαζόμενου να εκτελεί μια ποικιλία καθηκόντων (tasks) και όχι να επικεντρώνεται σε ένα μόνο. Έτσι, έχει τη διαθεσιμότητα να εκτελεί ένα αριθμό διαφορετικών εργασιών. Ο «Πολυδύναμος» εργαζόμενος κατέχει ή αποκτά ένα εύρος ικανοτήτων και γνώσεων και τις εκμεταλλεύεται για να εκτελέσει εργασίες που είναι εκτός των παραδοσιακών ορίων της αρχικής του εκπαίδευσης. Η «Πολυδυναμία» είναι άρρηκτα δεμένη με την κατάρτιση. Επιχειρήσεις Έντασης Εργασίας - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 31