Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης Βρυξέλλες, 27 Ιανουαρίου 2017 (OR. en) Διοργανικός φάκελος: 2016/0354 (NLE) 5725/17 SCH-EVAL 31 COMIX 66 ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΤΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ Αποστολέας: Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου Με ημερομηνία: 27 Ιανουαρίου 2017 Αποδέκτης: Αντιπροσωπίες αριθ. προηγ. εγγρ.: 5227/17 Θέμα: Εκτελεστική απόφαση του Συμβουλίου για τη διατύπωση σύστασης για την κάλυψη των ελλείψεων που διαπιστώθηκαν κατά την αξιολόγηση της Κροατίας ως προς την εκπλήρωση των αναγκαίων προϋποθέσεων για την εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν στον τομέα της προστασίας των δεδομένων Επισυνάπτεται για τις αντιπροσωπίες στο παράρτημα η εκτελεστική απόφαση του Συμβουλίου για τη διατύπωση συστάσεων για την κάλυψη των ελλείψεων που διαπιστώθηκαν κατά την αξιολόγηση της Κροατίας ως προς την εκπλήρωση των αναγκαίων προϋποθέσεων για την εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν στον τομέα της προστασίας των δεδομένων, η οποία εγκρίθηκε από το Συμβούλιο κατά την 3515η σύνοδό του που διεξήχθη στις 27 Ιανουαρίου 2017. Σύμφωνα με το άρθρο 15 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1053/2013 του Συμβουλίου, της 7ης Οκτωβρίου 2013, η παρούσα σύσταση θα διαβιβασθεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στα εθνικά κοινοβούλια. 5725/17 ΘΛ/ακι 1 DG D 1 A EL
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Εκτελεστική απόφαση του Συμβουλίου με ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ για την κάλυψη των ελλείψεων που διαπιστώθηκαν κατά την αξιολόγηση της Κροατίας ως προς την εκπλήρωση των αναγκαίων προϋποθέσεων για την εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν στον τομέα της προστασίας των δεδομένων ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ, Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1053/2013 του Συμβουλίου, της 7ης Οκτωβρίου 2013, σχετικά με τη θέσπιση ενός μηχανισμού αξιολόγησης και παρακολούθησης για την επαλήθευση της εφαρμογής του κεκτημένου του Σένγκεν και την κατάργηση της απόφασης της εκτελεστικής επιτροπής της 16ης Σεπτεμβρίου 1998 σχετικά με τη σύσταση της μόνιμης επιτροπής για την αξιολόγηση και την εφαρμογή της σύμβασης Σένγκεν 1, και ιδίως το άρθρο 15 παράγραφος 3, Έχοντας υπόψη την πρόταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, Εκτιμώντας τα ακόλουθα: 1) Σκοπός της παρούσας απόφασης, που απευθύνει σύσταση, είναι να συστήσει στην Κροατία μέτρα αποκατάστασης για την κάλυψη των ελλείψεων που διαπιστώθηκαν κατά τη διενεργηθείσα το 2016 αξιολόγηση Σένγκεν των αναγκαίων προϋποθέσεων για την εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν στον τομέα της προστασίας των δεδομένων. Σε συνέχεια της αξιολόγησης, με την εκτελεστική απόφαση C(2016) 6870 της Επιτροπής, εγκρίθηκε έκθεση η οποία καλύπτει τα πορίσματα και τις εκτιμήσεις και στην οποία καταγράφονται οι βέλτιστες πρακτικές και οι ελλείψεις που διαπιστώθηκαν κατά την αξιολόγηση. 1 ΕΕ L 295 της 6.11.2013, σ. 27. 5725/17 ΘΛ/ακι 2
2) Η επιτόπια ομάδα επικροτεί την απόφαση της Αρχής Προστασίας Δεδομένων να προσλάβει υπάλληλο με αποκλειστικό αντικείμενο εργασίας δραστηριότητες δημοσίων σχέσεων και θεωρεί ότι αυτό συνιστά βέλτιστη πρακτική. Η δυνατότητα δωρεάν υποβολής πολλαπλών αιτήσεων πρόσβασης και λήψης αντιγράφων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα χωρίς κόστος που υποβάλλονται σε επεξεργασία αποτελεί αξιοσημείωτη πρακτική. 3) Λαμβανομένης υπόψη της σημασίας που έχει η συμμόρφωση με το κεκτημένο του Σένγκεν, θα πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στην εφαρμογή των συστάσεων 1, 2, 5, 12, 13-18 και 20. 4) Η παρούσα απόφαση θα πρέπει να διαβιβαστεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στα εθνικά κοινοβούλια. Εντός έξι μηνών από την έκδοσή της, το αξιολογούμενο κράτος μέλος, σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1053/2013, διαβιβάζει στην Επιτροπή την εκτίμησή του για την ενδεχόμενη υλοποίηση των συστάσεων που περιέχουν υποδείξεις για πιθανές περαιτέρω βελτιώσεις, ΣΥΝΙΣΤΑ: η Κροατία θα πρέπει: Εποπτική αρχή προστασίας των δεδομένων (εφεξής: ΑΠΔ) 1. να τροποποιήσει τον νόμο για την προστασία των δεδομένων ώστε να συμπεριλάβει σε αυτόν λόγους παύσης του διευθυντή της Αρχής Προστασίας Δεδομένων και του αναπληρωτή του 2. να παράσχει αποδεικτικά στοιχεία σχετικά με τα μέτρα που έχει λάβει για να εξασφαλίσει ότι η ΑΠΔ διαθέτει επαρκείς ανθρώπινους και δημοσιονομικούς πόρους για τη μελλοντική παρακολούθηση και εποπτεία της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο του κεκτημένου του Σένγκεν 3. να παράσχει αντίγραφο του υπογεγραμμένου πρωτοκόλλου ως προς τη συνεργασία μεταξύ των ΑΠΔ και του Υπουργείου Εσωτερικών (εφεξής: ΥπΕ) για τον σκοπό της αποτελεσματικής εφαρμογής του κεκτημένου Σένγκεν όσον αφορά την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο του μελλοντικού SIS II της Κροατίας 5725/17 ΘΛ/ακι 3
4. να υποβάλει αντίγραφο του υπογεγραμμένου πρωτοκόλλου συνεργασίας μεταξύ της ΑΠΔ και του Υπουργείου Εξωτερικών και Ευρωπαϊκών Υποθέσεων (εφεξής: ΥΕΕΥ) σχετικά με θέματα που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων 5. να υποβάλει αντίγραφο του στρατηγικού σχεδίου για το 2017 και του ετήσιου σχεδίου εποπτικών δραστηριοτήτων για το 2017, που να απαριθμούν επιθεωρήσεις των μελλοντικών κροατικών SIS II και VIS 6. να παράσχει τα στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις επιθεωρήσεις που διενεργήθηκαν το 2015 7. να λάβει τα αναγκαία μέτρα, ώστε να ενισχυθεί η θέση του υπευθύνου προστασίας δεδομένων (εφεξής: ΥΠΔ) του ΥπΕ που υπάγεται στο Υπουργείο Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων 8. να διασφαλίσει ότι διατίθενται στα υποκείμενα των δεδομένων πληροφορίες στην αγγλική γλώσσα σχετικά με την άσκηση των δικαιωμάτων τους όσον αφορά το SIS II και ότι το τμήμα του δικτυακού τόπου του Υπουργείου Εσωτερικών που αφορά τον ΥΠΔ είναι διαθέσιμο στην αγγλική γλώσσα 9. να θεσπίσει τα αναγκαία μέτρα για να εξασφαλίσει ότι τα φυσικά πρόσωπα μπορούν να υποβάλλουν στον ΥΠΔ του Υπουργείου Εσωτερικών αιτήσεις σχετικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν στην αγγλική γλώσσα και ότι τους παρέχεται ανεπίσημη μετάφραση της απάντησης στην αγγλική γλώσσα 10. να διασφαλίσει ότι το Υπουργείο Εξωτερικών και Ευρωπαϊκών Υποθέσεων και η ΑΠΔ διευκολύνουν την άσκηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων, με την αποδοχή απλών αντιγράφων των εγγράφων που αποδεικνύουν την ταυτότητα του υποκειμένου των δεδομένων και απαιτώντας επικυρωμένο αντίγραφο μόνο όταν συντρέχουν λόγοι που γεννούν υπόνοιες σχετικά με την ταυτότητα του υποκειμένου των δεδομένων 11. να παράσχει αποδεικτικά στοιχεία περί του ότι το Υπουργείο Εξωτερικών και Ευρωπαϊκών Υποθέσεων έχει επικαιροποιήσει την εγγυητική επιστολή κατά τρόπο ώστε το πρόσωπο που προσκαλεί αιτούντα θεώρηση να λαμβάνει τις ίδιες πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας δεδομένων με αυτές που παρέχονται στον αιτούντα τη θεώρηση μέσω του εντύπου αίτησης θεώρησης (συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τον υπεύθυνο της επεξεργασίας, τον σκοπό της επεξεργασίας, την περίοδο διατήρησης των δεδομένων, τους αποδέκτες των δεδομένων, το δικαίωμα πρόσβασης και τον υποχρεωτικό χαρακτήρα της επεξεργασίας για την εξέταση της αίτησης) 5725/17 ΘΛ/ακι 4
Σύστημα Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (VIS) 12. να ζητήσει από το Υπουργείο Εξωτερικών και Ευρωπαϊκών Υποθέσεων να εναρμονίσει τις διαδικασίες που σχετίζονται με τη συλλογή και διατήρηση των αρχείων καταγραφής με τις απαιτήσεις του κανονισμού VIS, και ιδίως να αξιολογήσει την ανάγκη τροποποίησης του υφιστάμενου συστήματος, το οποίο απαιτεί τη συμμετοχή τρίτου μέρους προκειμένου να αποκτηθεί πρόσβαση στα αρχεία καταγραφής Σύστημα Πληροφοριών Σένγκεν (SIS) 13. να υποβάλει συγκεκριμένο σχέδιο ασφάλειας που θα συνάδει προς τις νόμιμες απαιτήσεις και τις κατευθυντήριες οδηγίες της ΑΠΔ 14 να ενημερώνει, κατά γενικό κανόνα, την ΑΠΔ για τις παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επηρεάζουν την υποδομή του κροατικού SIS II 15. να αξιολογήσει, λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη της ΑΠΔ, το ενδεχόμενο επιμήκυνσης της περιόδου διατήρησης των αρχείων καταγραφής ελέγχου («audit logs»), η οποία επί του παρόντος είναι διάρκειας ενός έτους 16. να εγκρίνει πολιτική βάσει της οποίας διεξάγονται περιοδικοί έλεγχοι των αρχείων καταγραφής ελέγχου τόσο από το Υπουργείο Εσωτερικών, ως διαχειριστή του κροατικού SIS II (υπεύθυνος επεξεργασίας), όσο και από την ΑΠΔ, ως αρμόδια εποπτική αρχή, και να υποβάλει αποδεικτικά στοιχεία της πολιτικής αυτής 17. να επανεξετάσει τη σκοπιμότητα της τήρησης διαφορετικών βάσεων δεδομένων με αρχεία με τα θετικά αποτελέσματα αναζήτησης για τη μεθοριακή αστυνομία και τις αντίστοιχες περιόδους διατήρησης, λαμβανομένων υπόψη της νομοθεσίας και των κανόνων που ισχύουν για τα δεδομένα από το SIS II και το VIS Ευαισθητοποίηση 18. να παράσχει αποδεικτικά στοιχεία περί του εμπλουτισμού των δικτυακών τόπων της ΑΠΔ και του Υπουργείου Εσωτερικών με πληροφορίες για ζητήματα του Σένγκεν στην κροατική και στην αγγλική γλώσσα 19. να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τον εκ των προτέρων προγραμματισμό εκδηλώσεων ευαισθητοποίησης που θα απευθύνονται αποκλειστικά προς το ευρύ κοινό και θα αφορούν ειδικά την προσχώρηση στο Σένγκεν 5725/17 ΘΛ/ακι 5
Διεθνής συνεργασία 20. να επιβεβαιώσει ότι η ΑΠΔ θα συμμετέχει τακτικά στις δραστηριότητες της Συντονιστικής Ομάδας για την Εποπτεία του SIS II και της Συντονιστικής Ομάδας για την Εποπτεία του VIS, οι οποίες συστάθηκαν κατ εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν το φθινόπωρο του 2016. Βρυξέλλες, Για το Συμβούλιο Ο Πρόεδρος 5725/17 ΘΛ/ακι 6