Εγχειρίδιο διασφάλισης και ελέγχου ποιότητας TERRA NOVA

Εγχειρίδιο διασφάλισης και ελέγχου ποιότητας TERRA NOVA Γιάννης Σπανός Χημικός Μηχανικός ΕΜΠ & Ανδρέας Σωτηρόπουλος Περιβαλλοντολόγος MSc. Ωκεανογραφίας 30/09/2013 1

Το έργο LIFE AMMOS Ολοκληρωμένη εκστρατεία ενημέρωσης για τον περιορισμό των απορριμμάτων καπνιστών στις παραλίες (LIFE12 INF/GR/000985) συγχρηματοδοτείται από το Περιβαλλοντικό Χρηματοδοτικό Πρόγραμμα της Ευρωπαϊκής Ένωσης LIFE+ Information & Communication. Διάρκεια υλοποίησης έργου: 1.7.2013 έως 31.3.2015 Προϋπολογισμός έργου: Συνολικός προϋπολογισμός: 599.918 Συμμετοχή Ευρωπαϊκής Ένωσης: 299.709 Φορείς συγχρηματοδότησης υλοποίησης: Δίκτυο ΜΕΣΟΓΕΙΟΣ SOS TERRA NOVA Ε.Π.Ε. Περιβαλλοντική Τεχνική Συμβουλευτική Πανεπιστήμιο Πατρών Τμήμα Γεωλογίας Εργαστήριο Θαλάσσιας Γεωλογίας & Φυσικής Ωκεανογραφίας MARC Α.Ε. ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ ΕΡΕΥΝΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Η Επιτροπή Διασφάλισης και Ελέγχου Ποιότητας του έργου LIFE AMMOS αποτελείται από τους κάτωθι εκπροσώπους των Δικαιούχων υλοποίησης του έργου: 1. Ερμιόνη Φρεζούλη Δίκτυο ΜΕΣΟΓΕΙΟΣ SOS MedSOS 2. Γιάννης Τσίκος TERRA NOVA Ε.Π.Ε TERRA NOVA 3. Θωμάς Γεράκης MARC Α.Ε. MARC 4. Γιώργος Παπαθεοδώρου Πανεπιστήμιο Πατρών UoP

Πίνακας περιεχομένων Εισαγωγή... 4 Διαχειριστικό μέρος... 5 Τεχνικό μέρος... 17

Εισαγωγή Η επιτυχής υλοποίηση ενός έργου απαιτεί σημαντική προσπάθεια για την παρακολούθηση και τον έλεγχο των διαφόρων δραστηριοτήτων του προκειμένου να διασφαλίζεται η βέλτιστη απόδοση και ομοιογένεια των εφαρμοζόμενων μεθόδων και δράσεων. Προς αυτήν την κατεύθυνση απαιτείται η ανάπτυξη και εφαρμογή ενός συστήματος Διασφάλισης και Ελέγχου Ποιότητας (ΔΕΠ). Η λειτουργία του συστήματος ΔΕΠ θα παρέχει έγκαιρη προειδοποίηση σε περιπτώσεις απόκλισης από την σχεδιασμένη απόδοση του έργου προκειμένου τα αναγκαία διορθωτικά μέτρα να εφαρμοστούν άμεσα. Το παρών Εγχειρίδιο παρέχει τις κατευθυντήριες οδηγίες για την σύνταξη των Εκθέσεων ΔΕΠ, οι οποίες θα καλύψουν την συνολική διάρκεια υλοποίησης του έργου LIFE AMMOS παρακολουθώντας την εξέλιξη του. Κάθε Έκθεση ΔΕΠ αποτελείται από τα ακόλουθα 2 μέρη: Το Διαχειριστικό Μέρος, το οποίο θα εξετάζει τις ακόλουθες παραμέτρους: Επίτευξη οροσήμων Ολοκλήρωση παραδοτέων Συνέπεια με τις προγραμματισμένες Εκθέσεις Συνέπεια με το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Πραγματοποιηθείσες δαπάνες και συνέπεια με την εγκεκριμένη ανάλυση προϋπολογισμού Το Τεχνικό Μέρος, το οποίο θα εξετάζει την απόδοση υλοποίησης του έργου σύμφωνα με τους στόχους του. Καθ όλη την διάρκεια υλοποίησης του LIFE AMMOS, η Επιτροπή ΔΕΠ θα συντάσσει κάθε 6 μήνες μία Έκθεση ΔΕΠ σύμφωνα με το παρών Εγχειρίδιο και θα την παραδίδει στις Επιτροπές Διαχείρισης του έργου προκειμένου να ενημερωθούν και να αποφασίσουν διορθωτικές ενέργειες ή ενέργειες βελτίωσης, εφόσον απαιτούνται.

Διαχειριστικό μέρος Ορόσημα Οδηγίες: Η συνέπεια επίτευξης των Οροσήμων κατά την διάρκεια υλοποίησης του LIFE AMMOS έως την ημερομηνία της Έκθεσης ΔΕΠ, σε σχέση με τα Ορόσημα που έχουν οριστεί στην εγκεκριμένη Πρόταση του LIFE AMMOS για την ίδια περίοδο, θα ελέγχεται συμπληρώνοντας τα πράσινα πεδία του ακόλουθου πίνακα. α/α Περιγραφή εγκεκριμένων Οροσήμων Σχετιζόμενη Δράση έργου Εγκεκριμέν η προθεσμία 1 Εναρκτήρια συνάντηση (kick-off meeting) A1 31/07/2013 2 Ολοκλήρωση του λογότυπου του έργου F1 30/08/2013 3 Σύνταξη διαδικασιών για την παρακολούθηση του Ανθρακικού Αποτυπώματος A3 31/08/2013 4 Δημιουργία τεύχους προδιαγραφών B3 30/09/2013 5 Ολοκλήρωση επισκέψεων σε παραλίες B1 30/09/2013 6 Σύνταξη Εγχειριδίου Διασφάλισης & Ελέγχου Ποιότητας A2 30/09/2013 7 Ολοκλήρωση και δημοσίευση της ιστοσελίδας του έργου F1 01/10/2013 8 Ολοκλήρωση επεξεργασίας υλικού από τη διενέργεια focus groups B1 15/10/2013 9 Διαμόρφωση κεντρικού επικοινωνιακού μηνύματος B1 30/10/2013 Επιτεύχθηκε; (Ναι/Όχι) Ημερομηνία επίτευξης Σχόλια 5

10 Ολοκλήρωση Βάσης Δεδομένων και web services B3 30/11/2013 11 Ολοκλήρωση εκπαιδευτικού πακέτο B2 31/12/2013 12 Ολοκλήρωση της πλατφόρμας και δημοσιοποίηση της στην ιστοσελίδα του προγράμματος C4 31/12/2013 13 Σχεδιασμός διαδραστικού παιχνιδιού B2 31/12/2013 14 Υλοποίηση iphone App και Android App B3 31/12/2013 15 Έγκριση από το Υπουργείο Παιδείας B2 28/02/2014 16 Διάθεση των εφαρμογών στα ηλεκτρονικά καταστήματα B3 28/02/2014 17 Ολοκλήρωση όλων των προμηθειών για τις εκστρατείες του έργου B4 30/03/2014 18 Υποβολή και σύνταξη Inception Report A1 31/03/2014 19 Έναρξη της εκστρατείας C2 30/04/2014 20 Έναρξη της εκστρατείας σε κάθε παραλία C3 01/06/2014 21 Πραγματοποίηση των επισκέψεων σε σχολεία D1 15/06/2014 22 Διοργάνωση της πρώτης εθελοντικής δράσης C4 30/07/2014 23 Διανομή του συνόλου των σταχτοδοχείων C3 20/09/2014 24 Λήξη της εκστρατείας στις παραλίες C3 20/09/2014 25 Ολοκλήρωση επιθεωρήσεων στις παραλίες E3 20/09/2014 26 Ολοκλήρωση μετρήσεων πυκνότητας αποτσίγαρων σταχτοδοχείων ανά παραλία E3 20/09/2014 27 Ολοκλήρωση της διαμονής των 13.500 σταχτοδοχείων ανά παραλία E2 20/09/2014 28 1000 κατεβάσματα της εφαρμογής C2 30/10/2014 29 Βαθμολόγηση τουλάχιστον 100 παραλιών εκτός αυτών του Έργου C2 30/10/2014 30 Υλοποίηση της Ημερίδας F4 28/02/2015

31 Δημοσιεύματα σε ΜΜΕ F2 31/03/2015 32 Διοργάνωση 3 εθελοντικών εκστρατειών C4 31/03/2015 33 Επίτευξη υποστήριξης και συνεργασίας από 30 φορείς A4 31/03/2015 34 Ολοκλήρωση δράσης A5 31/03/2015 35 Ολοκλήρωση της εκστρατείας ενημέρωσης σε έντυπα και ηλεκτρονικά μέσα και Social Media C1 31/03/2015 36 Ολοκλήρωση της παρακολούθησης της επίδρασης του Έργου στα κοινά στόχος από τις δράσεις E1 31/03/2015 επικοινωνίας και εκπαίδευσης 37 Ολοκλήρωση του Layman' s Report F3 31/03/2015 38 Παράδοση τελικής έκθεσης παρακολούθησης A2 31/03/2015 39 Συνεχής συντήρηση και ανανέωση της Ιστοσελίδας F1 31/03/2015 40 Σύνταξη τελικής Έκθεσης A1 31/03/2015 41 Σύνταξη του After LIFE Communication Plan στα Ελληνικά και τα Αγγλικά A6 31/03/2015

Παραδοτέα Οδηγίες: Η συνέπεια παραγωγής των Παραδοτέων κατά την διάρκεια υλοποίησης του LIFE AMMOS έως την ημερομηνία της Έκθεσης ΔΕΠ, σε σχέση με τα Παραδοτέα που έχουν οριστεί στην εγκεκριμένη Πρόταση του LIFE AMMOS για την ίδια περίοδο, θα ελέγχεται συμπληρώνοντας τα πράσινα πεδία του ακόλουθου πίνακα. α/α Περιγραφή εγκεκριμένων Παραδοτέων Σχετιζόμενη Δράση έργου Εγκεκριμένη προθεσμία Υλοποιήθηκε; (Ναι/Όχι) Ημερομηνία ολοκλήρωσης Σχόλια 1 Χάρτης παραλιών B1 30/07/2013 2 Λογότυπο του έργου F1 30/08/2013 3 Ιστοσελίδα του έργου F1 01/10/2013 4 Έκθεση αποτελεσμάτων αρχικής επίσκεψης παραλιών B1 15/10/2013 5 Κεντρικό μήνυμα εκστρατείας B1 30/10/2013 6 Εισαγωγικό κείμενο με διευκρινίσεις προς τους εκπαιδευτικούς B2 30/11/2013 7 Εκπαιδευτική παρουσίαση διάρκειας 45 B2 30/11/2013 8 Φύλλα Εργασίας B2 30/11/2013 9 Φύλλα Πληροφοριών B2 30/11/2013 10 1 η Έκθεση Παρακολούθησης A2 31/12/2013 11 iphone App και Android App διαθέσιμες για κατέβασμα από τα ηλεκτρονικά καταστήματα B3 28/02/2014 8

Appstore και Google Play 12 Επικοινωνιακό υλικό B4 30/03/2014 13 Προμήθεια του συνόλου των υλικών B4 30/03/2014 14 Inception Report A1 31/03/2014 15 Ενημέρωση / εκπαίδευση 3.000 μαθητών D1 15/06/2014 16 Υλικό τεκμηρίωσης από την έναρξη της εκστρατείας στις παραλίες C3 30/06/2014 17 2 η Έκθεση Παρακολούθησης A2 01/07/2014 Στατιστικά στοιχεία διανομής σταχτοδοχείων στις 18 παραλίες Αριθμός προβολών του τηλεοπτικού σποτ και του 19 ραδιοφωνικού σποτ Συνολική Έκθεση προόδου που θα περιλαμβάνει το 20 σύνολο των διορθωτικών ενεργειών Έκθεση αποτελεσμάτων με διαγράμματα 21 ποινικοποιήσεις και συμπεράσματα σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή C3 20/09/2014 C1 30/09/2014 E2 10/10/2014 E3 10/10/2014 22 Έκθεση ευρημάτων επιθεωρήσεων παραλιών E3 10/10/2014 23 Έκθεση μετρήσεων πυκνότητας αποτσίγαρων E3 10/10/2014 24 Αριθμός βαθμολογήσεων παραλιών C2 30/10/2014 25 Αριθμός χρηστών που κατέβασαν την εφαρμογή C2 30/10/2014 Στατιστικά στοιχεία συμμετοχής και αποτελέσματα 26 εθελοντικών δράσεων Υλικό τεκμηρίωσης πραγματοποίησης εθελοντικών 27 εκστρατειών C4 30/10/2014 C4 30/10/2014

28 Δημοσιεύσεις άρθρων στον έντυπο και ηλεκτρονικό τύπο F4 28/02/2015 29 Λίστα συμμετεχόντων στην ημερίδα F4 28/02/2015 30 Αριθμός Likes στη σελίδα του έργου στο Facebook C1 31/03/2015 31 Αριθμός Twitter impressions C1 31/03/2015 Αριθμός καταχωρήσεων σε έντυπο και ηλεκτρονικό 32 τύπο Αριθμός μοναδικών επισκέψεων στην ιστοσελίδα 33 του έργου Αριθμός συνολικών εμφανίσεων σχετικών video στο 34 YouTube Δελτία τύπου και συνεντεύξεις στον έντυπο και 35 ηλεκτρονικό τύπο (τουλάχιστον 5) Δημοσίευση άρθρων σε εφημερίδες και περιοδικά 36 (τουλάχιστον 4) C1 31/03/2015 C1 31/03/2015 C1 31/03/2015 F2 31/03/2015 F2 31/03/2015 37 Layman's Report F3 31/03/2015 38 Έκθεση παρουσίασης της σύνδεσης του έργου με άλλα συναφή προγράμματα A5 31/03/2015 39 Τελική Έκθεση A1 31/03/2015 40 3 η Έκθεση Παρακολούθησης A2 31/03/2015 Ενδιάμεσες εκθέσεις υπολογισμού Ανθρακικού 41 Αποτυπώματος Τελική έκθεση υπολογισμού Ανθρακικού 42 Αποτυπώματος Έκθεση παρουσίασης των φορέων που 43 προσεγγίστηκαν και εκείνων που υποστήριξαν/συμμετείχαν στο έργο A3 31/03/2015 A3 31/03/2015 A4 31/03/2015

44 45 After LIFE Communication Plan στα Ελληνικά και τα Αγγλικά Έκθεση καταγραφής της επίδρασης του έργου στα κοινά στόχος από τις δράσεις επικοινωνίας και εκπαίδευσης A6 31/03/2015 E1 31/03/2015 Προγραμματισμός Εκθέσεων Οδηγίες: Η συνέπεια των Εκθέσεων προόδου της υλοποίησης του LIFE AMMOS έως την ημερομηνία της Έκθεσης ΔΕΠ, σε σχέση με τον προγραμματισμό εκθέσεων που έχει οριστεί στην εγκεκριμένη Πρόταση του LIFE AMMOS για την ίδια περίοδο, θα ελέγχεται συμπληρώνοντας τα πράσινα πεδία του ακόλουθου πίνακα. α/α Τύπος Έκθεσης 1 Inception Report Προθεσμία υποβολής 30/03/201 4 Υποβλήθηκε ; (Ναι/Όχι) Ημερομηνία υποβολής Σχόλια 3 Progress Report 30/09/201 4 4 Final Report (with payment request) 31/03/201 5

Συνέπεια υλοποίησης έργου με το εγκεκριμένο Χρονοδιάγραμμα Οδηγίες: Η συνέπεια υλοποίησης του έργου LIFE AMMOS με το εγκεκριμένο Χρονοδιάγραμμα έως την ημερομηνία της Έκθεσης ΔΕΠ αποτυπώνεται σχεδιάζοντας την πραγματική διάρκεια του έργου έως την ημερομηνία αυτή στο εγκεκριμένο Χρονοδιάγραμμα α/α Δράσης A1 A2 A3 Α4 Α5 Α6 B1 B2 B3 B4 C1 C2 C3 C4 Τίτλος Δράσης 2013 2014 2015 ΙΙΙ IV I II III IV I Διαχείριση του Έργου Παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης του Έργου Παρακολούθηση και διασφάλιση της μείωσης του ανθρακικού αποτυπώματος του Έργου Δράσεις δικτύωσης με εμπλεκόμενους φορείς Δράσεις δικτύωσης με άλλα σχετικά Ευρωπαϊκά και Εθνικά έργα και Προγράμματα Σύνταξη After-LIFE Communication Plan του Έργου Σχεδιασμός και οργάνωση υλοποίησης του Έργου Σχεδιασμός ολοκληρωμένου προγράμματος περιβαλλοντικής εκπαίδευσης και διαδραστικού παιχνιδιού Ανάπτυξη mobile εφαρμογής Κατάρτιση επικοινωνιακού υλικού και προμήθεια υλικών επικοινωνίας Εκστρατεία σε έντυπα και ηλεκτρονικά Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης και Social Media (Banners, facebook, twitter, counter στο site των partners κλπ) Εφαρμογή της εκστρατείας με την εφαρμογή για έξυπνα κινητά τηλέφωνα (Mobile application campaign) Εκστρατεία στις παραλίες Προώθηση παράλληλης εκστρατείας do it your self σε ενδιαφερόμενα Μέρη 12

D1 Πραγματοποίηση εκπαιδευτικών επισκέψεων σε σχολεία μεγάλων αστικών κέντρων E1 Παρακολούθηση της επίδρασης του προγράμματος στα κοινά στόχος από τις δράσεις μαζικής επικοινωνίας και το πρόγραμμα εκπαιδεύσεων E2 Παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης της εκστρατείας στις παραλίες E3 Επισκέψεις για παρακολούθηση υλοποίησης της εκστρατείας στις παραλίες και τη διενέργεια ποσοτικής έρευνας σε λουόμενους F1 Ανάπτυξη λογότυπου και επίσημης ιστοσελίδας του Έργου συντήρηση Ιστοσελίδας F2 Διάχυση των αποτελεσμάτων του Έργου F3 Σύνταξη Layman s Report F4 Διοργάνωση Ημερίδας στην Αθήνα Υπόμνημα Εγκεκριμένη διάρκεια: Πραγματική διάρκεια: Ημερομηνία Έκθεσης:

Συνέπεια δαπανών υλοποίησης έργου με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό Οδηγίες: Η αξιολόγηση της συνέπειας των δαπανών που έχουν πραγματοποιηθεί κατά την υλοποίηση του έργου LIFE AMMOS έως την Ημερομηνία Έκθεσης ΔΕΠ, θα γίνεται βάσει του προϋπολογισμού της εγκεκριμένης Πρότασης του έργου (Financial Form R2 - Costs per Action). Στον ακόλουθο πίνακα Σύνοψη δαπανών υλοποίησης έργου LIFE AMMOS τα γκρι πεδία παρουσιάζουν τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό ανά Κατηγορία Δαπάνης, ενώ στα πράσινα πεδία παρουσιάζεται η κατάσταση των δαπανών έως την ημερομηνία της Έκθεσης ΔΕΠ. Ο Συντονιστής του έργου LIFE AMMOS, 10 ημέρες πριν το τέλος κάθε εξάμηνης περιόδου ελέγχου, θα στέλνει σε όλους τους Δικαιούχους το αρχείο excel AMMOS QA-QC - Expenditures per Beneficiary προκειμένου να συμπληρωθεί. Σημαντικές οδηγίες προς όλους τους Δικαιούχους για την συμπλήρωση του ανωτέρω αρχείου excel: (α) Οι δαπάνες που συμπληρώνονται είναι οι Συνολικές Δαπάνες (Total Costs) που έχουν πραγματοποιηθεί και όχι οι Επιλέξιμες Δαπάνες (Eligible Costs). (β) Τα ποσά των Δαπανών δεν περιλαμβάνουν Overheads, τα οποία υπολογίζονται σε ενιαία βάση (7%) επί των Επιλέξιμων Δαπανών. Το αποτέλεσμα αυτού του υπολογισμού παρουσιάζεται σε ξεχωριστό κελί για το σύνολο των Δαπανών όλων των Δράσεων του Δικαιούχου. (γ) Συμπληρώστε τα κόστη των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν από τον οργανισμό σας από την ημερομηνία έναρξης υλοποίησης του έργου έως την Ημερομηνία Έκθεσης ΔΕΠ. Ο Συντονιστής του έργου αφού παραλάβει τα συμπληρωμένα αρχεία excel από όλους τους Δικαιούχους, μεταφέρει τα δεδομένα στο αρχείο excel AMMOS QA-QC - Expenditures Summary. Τα κόστη που προκύπτουν από την άθροιση των δεδομένων όλων των Δικαιούχων, εισάγονται στην συνέχεια στον ακόλουθο πίνακα Σύνοψη δαπανών υλοποίησης έργου LIFE AMMOS. 14

Σύνοψη δαπανών υλοποίησης έργου LIFE AMMOS α/α Δράσης Κατηγορία Δαπάνης Προσωπικό Ταξίδια Εξωτερική Βοήθεια Εξοπλισμός Αναλώσιμα Άλλες Δαπάνες Εγκεκριμένο Έως σήμερα Εγκεκριμένο Έως σήμερα Εγκεκριμένο Έως σήμερα Εγκεκριμένο Έως σήμερα Εγκεκριμένο Έως σήμερα Συνολικό κόστος ανά Δράση Εγκεκριμένο Έως σήμερα Εγκεκριμένο A1 56.615,00 1.215,00 2.000,00 59.830,00 A2 15.480,00 15.480,00 A3 12.220,00 12.220,00 Α4 22.160,00 22.160,00 Α5 12.330,00 12.330,00 Α6 0,00 B1 40.800,00 9.280,00 50.080,00 B2 11.505,00 11.505,00 B3 9.050,00 20.000,00 29.050,00 B4 24.765,00 39.350,00 64.115,00 C1 22.260,00 22.260,00 C2 10.370,00 10.370,00 C3 62.125,00 10.150,00 72.275,00 C4 6.905,00 6.905,00 D1 14.160,00 670,00 14.830,00 E1 18.375,00 18.375,00 E2 17.310,00 27.840,00 45.150,00 E3 33.100,00 1.000,00 34.100,00 Έως σήμερα 15

F1 14.985,00 4.500,00 19.485,00 F2 21.245,00 810,00 22.055,00 F3 3.030,00 3.030,00 F4 9.705,00 405,00 5.000,00 15.110,0 0 Συνολικό κόστος ανά Κατηγορία Δαπάνης 438.495,0 0 50.370,00 24.500,00 1.000,00 39.350,00 7.000,00 560.715,00 Overheads 39.203,00 Σύνολο 599.918,00

Τεχνικό μέρος Οδηγίες: Η αξιολόγηση της υλοποίησης του Τεχνικού Μέρους του έργου LIFE AMMOS έως την ημερομηνία της Έκθεσης ΔΕΠ, θα πραγματοποιείται σύμφωνα με τις μεθοδολογίες και προδιαγραφές που έχουν οριστεί στο τμήμα Description and methods employed κάθε Δράσης στην εγκεκριμένη Πρόταση του έργου. Όπου απαιτείται πρέπει να παρουσιάζονται σχόλια, προτάσεις, προτεινόμενες ενέργειες και διορθωτικά μέτρα προς την κατεύθυνση της βελτίωσης και βελτιστοποίησης της απόδοσης κάθε ξεχωριστής Δράσης και κατά συνέπεια ολόκληρου του έργου. 17