Scan HRMS: Module Εντοπισμός & Επιλογή Προσωπικού Σύνοψη Βασικών Λειτουργιών Ver. 26 Oct. 2015

Scan HRMS: Module Εντοπισμός & Επιλογή Προσωπικού Σύνοψη Βασικών Λειτουργιών Ver. 26 Oct. 2015

Περιεχόμενα Εισαγωγή... 3 Εργασίες Υποδομής & Παράμετροι Ενότητας Εντοπισμού & Επιλογής Προσωπικού... 3 Παράμετροι... 4 Πρόσβαση Εργαζομένων σε Διαδικασίες... 4 Είδη Ενεργειών... 5 Αίθουσες Συνέντευξης... 6 Τύποι Μέσων Δημοσίευσης... 6 Μέσα Δημοσίευσης... 7 Παραμετρικά Στοιχεία Υποψηφίων... 7 Ροή Ενεργειών Επιλογής Προσωπικού... 8 Τρόποι Κάλυψης Θέσεων Εργασίας... 8 Διαδικασίες Αιτήσεων... 9 Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας... 9 Βασικά Στοιχεία... 12 Αγγελίες... 14 Υποψηφιότητες... 15 Ενέργειες... 20 Αγγελίες Κάλυψης Θέσεων Εργασίας... 20 Δημοσιεύσεις... 21 Χειρισμός υποψηφίων... 21 Στοιχεία Υποψηφίων... 21 Βασικά Στοιχεία... 22 Υποψηφιότητες... 23 Παραμετρικά... 23 Πρόσληψη Υποψηφίου... 24 Εισαγωγή-Εξαγωγή Στοιχείων Υποψηφίου... 25 Μαζική Διαγραφή Υποψηφίων... 26 Εκτυπώσεις... 26 Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας... 27 Λίστα Αιτήσεων Κάλυψης Θέσεων Εργασίας... 29 Αγγελίες... 29 Βιογραφικό Υποψηφίων... 30 Λίστα Υποψηφίων... 31 Εξαγωγή Δεδομένων Υποψηφίων σε CSV... 32 2

Εισαγωγή Σκοπός του module Εντοπισμός & Επιλογή Προσωπικού είναι η διαχείριση και καταγραφή όλων των πληροφοριών που αφορούν τις ενέργειες του οργανισμού για τον εντοπισμό και την επιλογή του κατάλληλου για την εταιρεία ανθρώπινου δυναμικού καθώς και την παραγωγή χρήσιμων αναφορών. Για να υποστηριχθεί η διαδικασία Εντοπισμού και Επιλογής Προσωπικού μέσω του ScanHRMS πρέπει να πραγματοποιηθούν μια σειρά από εργασίες. Εργασίες Υποδομής & Παράμετροι Ενότητας Εντοπισμού & Επιλογής Προσωπικού Η προετοιμασία των Παραμέτρων Εντοπισμού & Επιλογής Προσωπικού είναι το πρώτο απαραίτητο βήμα ώστε να μπορούν στην συνέχεια να δημιουργηθούν Αιτήσεις Θέσεων Εργασίας καθώς και να γίνει ο Χειρισμός Υποψηφίων. Ακολουθεί περιγραφή των εργασιών υποδομής και των Παραμέτρων της Ενότητας. 3

Παράμετροι Στην υποενότητα Παράμετροι ενημερώνονται οι επιμέρους πίνακες που αξιοποιούνται στην ενότητα. Πρόκειται στην ουσία για μια βιβλιοθήκη η οποία καλό είναι να στηθεί όσο πιο ολοκληρωμένα γίνεται κατά την έναρξη λειτουργίας του module προκειμένου να αξιοποιηθούν οι δυνατότητες που προσφέρονται. Επιτρέπεται ωστόσο και η δυναμική ενημέρωση (προσθήκη/αλλαγή/διαγραφή) των δεδομένων ενός πίνακα ανά πάσα στιγμή με αυτόματη ενημέρωση των σημείων όπου εμπλέκονται οι αλλαγές. Πρόσβαση Εργαζομένων σε Διαδικασίες Στην επιλογή Πρόσβαση Εργαζομένων σε Διαδικασίες δηλώνονται οι εργαζόμενοι που θα αναλάβουν ενεργό ρόλο στην συγκεκριμένη ενότητα, οι εργαζόμενοι δηλαδή που θα είναι αρμόδιοι για την καταχώρηση Αιτήσεων* καθώς και για την Διεξαγωγή Συνεντεύξεων**. Οι εργαζόμενοι του οργανισμού που θα αναλάβουν τους παραπάνω ρόλους προαπαιτείται να οριστούν στην οθόνη αυτή για να μπορούν να επιλεχθούν στη συνέχεια, για την εκτέλεση των κύριων εργασιών της ενότητας. Οι στήλες που αφορούν την διαδικασία Εντοπισμού και Επιλογής βρίσκονται κάτω από την επικεφαλίδα Εντοπισμός και Επιλογή Προσωπικού (οι υπόλοιπες αφορούν την ενότητα Αξιολόγησης). Κάτω από την στήλη Εντοπισμός και Επιλογή Προσωπικού, πρέπει να επιλεγούν με όλοι οι εργαζόμενοι που θα αναλάβουν ρόλο: Καταχωρεί Αιτήσεις Πρόσληψης, καθώς και Διεξάγει Συνεντεύξεις. Οι ρόλοι μπορούν να ανατεθούν είτε ατομικά είτε με την βοήθεια της επιλογής Μαζική Ανάθεση Ρόλων HR. Για μεμονωμένη επιλογή απλά σημειώνεται με ο επιθυμητός για τον εργαζόμενο ρόλος. 4

Για πολλαπλή επιλογή χρησιμοποιείται η επιλογή Μαζική Ανάθεση Ρόλων. Επιλέγονται μαζικά όλοι (κενό) ή συγκεκριμένοι εργαζόμενοι με την χρήση φίλτρου, στην συνέχεια επιλέγεται ο επιθυμητός ρόλος που είτε θα δοθεί ( Πρόσθεση ) είτε θα αφαιρεθεί ( Αφαίρεση ) και επιλέγεται Ενημέρωση. Επάνω αριστερά στην οθόνη Πρόσβασης Εργαζομένων σε Διαδικασίες υπάρχει η δυνατότητα της επιλογής εμφάνισής μονάχα εργαζομένων που έχουν ρόλο HR, διαφορετικά εμφανίζεται όλο το πλήθος των εργαζομένων. Με την ολοκλήρωση της επιλογής συγκεκριμένων ρόλων σε κάθε εργαζόμενο έχει δημιουργηθεί ένα υποσύνολό εργαζόμενων που μπορούν εν δυνάμει να συμμετέχουν στην διαδικασία του Εντοπισμού και της Επιλογής Προσωπικού. *Πεδίο Αιτών, (βλέπε Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας) ** Πεδίο Υπεύθυνος Συνέντευξης (βλέπε Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας, Υποψηφιότητες) Είδη Ενεργειών Κατά την επεξεργασία μίας Αίτησης Κάλυψης Θέσης πραγματοποιούνται από τον χρήστη ενέργειες που αλλάζουν την κατάσταση της Αίτησης και καταγράφονται αυτόματα από το σύστημα ως αρχείο Ενεργειών. Πέραν αυτών των αυτόματων ενεργειών δίνεται η δυνατότητα, στον συγκεκριμένο πίνακα, να καταγραφούν επιπλέον ενέργειες που συνήθως εκτελούνται ώστε να μπορούν να επιλεγούν και να καταγραφούν ως εκπληρωμένες, ώστε να υπάρχει το ίχνος της ενέργειας. Τα Είδη Ενεργειών εμπλέκονται στην επιλογή Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας (βλ. Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας - Ενέργειες). 5

Αίθουσες Συνέντευξης Στην συγκεκριμένη επιλογή καταχωρούνται οι πιθανές αίθουσες που θα χρησιμοποιηθούν για την διενέργεια συνεντεύξεων. Αξιοποιούνται κατά τον προγραμματισμό των συνεντεύξεων με τους Υποψήφιους στην επιλογή Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας (βλ. Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας - Υποψηφιότητες). Τύποι Μέσων Δημοσίευσης Καταχωρούνται όλοι οι πιθανοί Τύποι Μέσων Δημοσίευσης που θα χρησιμοποιηθούν για την δημοσίευση των αγγελιών προώθησης των Θέσεων Εργασίας. 6

Μέσα Δημοσίευσης Καταχωρούνται τα πιθανά Μέσα Δημοσίευσης των αγγελιών με κωδικό και περιγραφή. Στην συνέχεια, το μέσο δημοσίευσης μπορεί να συνδεθεί με τον τύπο δημοσίευσης του, καθώς και να καταγραφούν επιπλέον πληροφορίες για το κάθε μέσο (ο υπεύθυνος και οι λεπτομέρειες επικοινωνίας). Οι καταχωρήσεις χρησιμοποιούνται κατά την δημιουργία της Αγγελίας Κάλυψης Θέσης Εργασίας (βλ. Αγγελίες Κάλυψης Θέσεων Εργασίας). Παραμετρικά Στοιχεία Υποψηφίων Καταχωρούνται στον πίνακα Παραμετρικά Στοιχεία που επιλέγει ο οργανισμός για να συγκεντρώσει τις επιθυμητές πληροφορίες για τους υποψήφιους του (όμοια σε λογική με τα Παραμετρικά στοιχεία στην ενότητα των εργαζομένων). Τα Παραμετρικά Στοιχεία αξιοποιούνται στην επιλογή Στοιχεία Υποψηφίων (βλ. Στοιχεία Υποψηφίων) και καλύπτουν την ανάγκη εξειδίκευσης των πληροφοριών που συλλέγει ο κάθε οργανισμός σε σχέση με του Υποψηφίους που θέλει να προσελκύσει. Τα στοιχεία αυτά μπορούν να οργανωθούν σε: Πινακοποιημένα, Αριθμητικά, Ημερομηνίες και Αλφαριθμητικά. Σημείωση: τα πεδία αυτά δεν αντιγράφονται στα Στοιχεία των Εργαζομένων κατά την πρόσληψη. 7

Ροή Ενεργειών Επιλογής Προσωπικού Στον πίνακα Ροή Ενεργειών καταχωρούνται τα πιο συνηθισμένα βήματα που ακολουθούνται για την επιλογή των υποψηφίων προς κάλυψη μιας θέσης εργασίας. Εάν η διαδικασία διαφοροποιείται ανάλογα με τον εργασιακό ρόλο τότε αυτή καταχωρείται στον αντίστοιχο ρόλο στην ενότητα των Εργασιακών Ρόλων (βλ. Εγχειρίδιο Εργασιακοί Ρόλοι). Τα βήματα της Ροής Ενεργειών χρησιμοποιούνται στην επιλογή Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας (βλ. Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας - Υποψηφιότητες). Τρόποι Κάλυψης Θέσεων Εργασίας Καταγράφονται οι ενδεχόμενοι τρόποι κάλυψης των θέσεων εργασίας. Για παράδειγμα, εξωτερικά από φορείς ή εσωτερικά από το HR της εταιρείας. Χρησιμοποιούνται στην επιλογή Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας (βλ. Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας - Βασικά Στοιχεία). 8

Διαδικασίες Αιτήσεων Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας Σε αυτή την ενότητα δημιουργούνται οι αιτήσεις για την κάλυψη μιας θέσης εργασίας. Καταγράφεται η ανάγκη του οργανισμού για την πλήρωση μίας νέας ή υπάρχουσας θέσης εργασίας και γίνεται η διαχείριση όλης της διαδικασίας που ακολουθείται για την κάλυψη αυτής. 9

Στο επάνω μέρος της οθόνης Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας καταχωρούνται οι εξής πληροφορίες: Η ημερομηνία αίτησης Ο Αιτών* Ο Εργασιακός Ρόλος ο οποίος πρέπει να καλυφθεί, και τέλος Η κατάσταση στην οποία βρίσκεται η αίτηση (μια νέα αίτηση αυτομάτως μπαίνει σε κατάσταση 1- Νέα) * Ο Αιτών επιλέγεται από λίστα η οποία αποτελείται από ένα υποσύνολο των εργαζομένων και διαμορφώνεται στην οθόνη Πρόσβαση Εργαζομένων Σε Διαδικασίες (βλ. ενότητα Πρόσβαση Εργαζομένων σε Διαδικασίες). Στη λίστα εμφανίζονται όλοι οι εργαζόμενοι που έχουν επιλεχθεί με να έχουν τον συγκεκριμένο ρόλο, δηλαδή να καταχωρούν Αιτήσεις Πρόσληψης. Στην συνέχεια, και εφόσον η αίτηση είναι σε Κατάσταση 1 - Νέα, οι διαθέσιμες επιλογές είναι οι εξής: 2 - Απορρίφθηκε ή 3 - Εγκρίθηκε 10

Όταν η αίτηση Εγκριθεί (κατάσταση 3), συμπληρώνονται τα πεδία στο tab Βασικά Στοιχεία. * * Ενδεικτικά παρατίθενται, αμέσως παρακάτω, όλες οι καταστάσεις στις οποίες μπορεί να βρεθεί μια Αίτηση Κάλυψης Θέσης Εργασίας κατά τον κύκλο ζωής της, που όμως δεν είναι διαθέσιμες προς επιλογή όλες εξ αρχής, αλλά γίνονται διαθέσιμες σταδιακά κατά την επεξεργασία της αίτησης. 11

Βασικά Στοιχεία Συμπληρώνονται τα παρακάτω στοιχεία: Κωδικός Αίτησης (κωδικός με τον οποίο μπορεί να γίνει αναζήτηση μιας συγκεκριμένης αίτησης) Τίτλος Αίτησης Τίτλος Εργασίας Τα 3 παραπάνω πεδία είναι πεδία κειμένου και καταχωρούνται από τον υπεύθυνο HR με τις συγκεκριμένες πληροφορίες του εκάστοτε οργανισμού. Αιτιολόγηση: επιλογή από λίστα του λόγου για τον οποίο γίνεται η αίτηση Σχόλια Αιτιολόγησης: πεδίο καταγραφής σχολίων συμπληρωματικών στην αιτιολόγηση της αίτησης Τρόπος κάλυψης: 1. Εσωτερικά (υποψήφιοι είναι οι ήδη υπάρχοντες εργαζόμενοι) 2. Εξωτερικά (υποψήφιοι καταχωρημένοι μόνο στην ενότητα Στοιχεία Υποψηφίων ) 3. Κενό (δεν υπάρχει περιορισμός, υποψηφιότητες από τους εργαζόμενους αλλά και τους υποψήφιους) Σημείωση: Ανάλογα με τον τρόπο κάλυψης που θα δηλωθεί, διαμορφώνεται και ο πίνακας των διαθέσιμων υποψηφίων προς επιλογή στο tab Υποψηφιότητες της Ενότητας (βλ. Υποψηφιότητες). 12

Μέσο κάλυψης: πεδίο που καταγράφει απολογιστικά με ποιον τρόπο καλύφθηκε η θέση (βλ. Παραμετρικά - Τρόποι Κάλυψης Θέσεων Εργασίας) Καταληκτική ημερομηνία υποβολής CV Καταληκτική ημερομηνία κάλυψης της θέσης Σημαντικότητα: σημειώνεται η προτεραιότητα της αίτησης έναντι κάποιων άλλων Εκτιμώμενη ημερομηνία πρόσληψης Ελάχιστο πλήθος υποψηφίων: δίνεται ο αριθμός των ελάχιστων υποψήφιων που χρειάζονται για να ξεκινήσει η διαδικασία των συνεντεύξεων Σημείωση: Προκύπτει προειδοποιητικό μήνυμα στην περίπτωση που γίνει εισαγωγή μικρότερου αριθμού υποψηφίων από αυτούς που έχουν δηλωθεί στο συγκεκριμένο πεδίο κατά την αλλαγή της κατάστασης της αίτησης από 5 (Δημοσιεύθηκε) σε 6 (Σε Διαδικασία Συνεντεύξεων). 13

Οργανόγραμμα Όταν υπάρχει περιβάλλον Ομίλου, στο πεδίο Εταιρεία εμφανίζονται όλες οι εταιρείες που ανήκουν στον Όμιλο. Με τον τρόπο αυτό μπορεί να επιλεγεί η εταιρεία μισθοδοσίας την οποία αφορά αίτηση. Οργανωτική δομή: επιλέγεται το επίπεδο της οργανωτικής δομής που υπάρχει η ανάγκη για τον υποψήφιο και την θέση εργασίας. Μπορεί να προσδιοριστεί επακριβώς το επίπεδο, το υποκατάστημα, το κτίριο και ο αριθμός των θέσεων που πρέπει να καλυφθούν. Απασχόληση Συμπληρώνονται πεδία που αφορούν εργασιακές παραμέτρους Σχέση εργασίας Είδος απασχόλησης Μερική ή όχι απασχόληση Κόστος Συμπληρώνονται πεδία που αφορούν κοστολογικές παραμέτρους Κέντρο κόστους Προϋπολογισμένο κόστος μήνα Πραγματικό κόστος μήνα Eαν η θέση έχει προϋπολογιστεί Αγγελίες Στο tab Αγγελίες γίνεται διαθέσιμη η αγγελία μέσω της οποίας δημοσιεύτηκε ή θα δημοσιευτεί η ανάγκη της εταιρείας για την κάλυψη μιας θέσης εργασίας. Η αγγελία επιλέγεται στο πεδίο Αγγελία και εμφανίζεται στην οθόνη, με την προϋπόθεση ότι προηγουμένως έχει δημιουργηθεί στην επιλογή Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας (βλ. ενότητα Αγγελίες Κάλυψης Θέσεων Εργασίας). Όταν η Αγγελία δημιουργηθεί επιλέγεται και ενσωματώνεται στην οθόνη Αίτηση Κάλυψης Θέσεων Εργασίας με την ανανέωση της οθόνης. Ταυτόχρονα στην περιοχή Μέσα Δημοσίευσης Αγγελίας φαίνονται διαθέσιμα τα υπόλοιπα στοιχεία που έχουν προηγουμένως καταχωρηθεί στην επιλογή Αγγελίες Κάλυψης Θέσεων Εργασίας. 14

Τέλος, αλλάζει η κατάσταση αυτόματα από Εγκρίθηκε (Κατάσταση 3), σε Δημοσιεύθηκε (Κατάσταση 5). Υποψηφιότητες 15

Στην περιοχή των Υποψηφιοτήτων συμπληρώνονται οι εξής πληροφορίες που αφορούν τον κάθε υποψήφιο Σειρά Υποψηφιοτήτων Ημ/νία Παραλαβής CV Υποψηφιότητα (ονοματεπώνυμο υποψηφίου)* Βαθμός (υπολογίζεται από το σύστημα με βάση το μέσο όρο των βαθμών που δίνονται στον υποψήφιο από τους υπεύθυνους συνεντεύξεων) Κατάσταση, η καταχώρηση της υποψηφιότητας ξεκινάει πάντα από κατάσταση Νέα (Κατάσταση 1) και ενημερώνεται ανάλογα με την εξέλιξη της αίτησης. Μέσο Δημοσίευσης * Ανάλογα με τον τρόπο κάλυψης που δηλώθηκε στο tab Βασικά Στοιχεία, διαμορφώνεται εδώ ο πίνακας των διαθέσιμων υποψηφίων προς επιλογή στην Υποψηφιότητα. Αναλυτικά: Στην περίπτωση που ο τρόπος κάλυψης είναι εξωτερικά, στο πίνακα υποψηφιοτήτων εμφανίζεται λίστα μόνο με τους εξωτερικούς υποψήφιους (όχι τους εργαζόμενους της εταιρείας), των οποίων τα βιογραφικά συγκεντρώνονται στην επιλογή Στοιχεία Υποψηφίων (βλ. Στοιχεία Υποψηφίων). Όταν ο τρόπος κάλυψης είναι εσωτερικά, στο πίνακα υποψηφιοτήτων εμφανίζεται λίστα μόνο με τους εσωτερικούς υποψήφιους (τους εργαζόμενους της εταιρείας), των οποίων τα στοιχεία βρίσκονται ήδη στα Στοιχεία Εργαζομένων. Τέλος, όταν ο τρόπος κάλυψης δεν είναι συγκεκριμένος (έχει δηλωθεί κενή επιλογή, δηλαδή η κάλυψη θα γίνει είτε εξωτερικά είτε εσωτερικά), η εμφάνιση των Υποψηφιοτήτων γίνεται με δεξί κλικ στο πεδίο και επιλογή μίας εκ των δηλώσεων. Οι επιλογές αυτές θα φέρουν τις αντίστοιχες λίστες. 16

Η επιλογή Όσοι υποψήφιοι έχουν τον Εργασιακό Ρόλο φέρνει την λίστα των υποψηφίων για τους οποίους έχει δηλωθεί στα Στοιχεία Υποψηφίων ο Εργασιακός Ρόλος της θέσης ως συμβατός (βλ. Στοιχεία Υποψηφίων). Ενέργειες/Συνεντεύξεις Σε αυτό το σημείο μετά την καταχώρηση των υποψηφιοτήτων ο χρήστης αλλάζει την κατάσταση της αίτησης από Δημοσιεύτηκε (κατάσταση 5) σε Διαδικασία Συνεντεύξεων (κατάσταση 6). Κατά την αποθήκευση της ενέργειας αυτής, στην περιοχή Ενέργειες/Συνεντεύξεις εμφανίζονται αυτόματα οι επιλογές της διαδικασίας που ακολουθείται για την πρόσληψη του υποψήφιου. Οι επιλογές αυτές αντλούνται κατά σειρά: 1. Από την επιλογή Εργασιακοί Ρόλοι (ενότητα Ανάλυση Εργασιακών Ρόλων, βλ. εγχειρίδιο Εργασιακοί Ρόλοι) στο tab Επιλογή, όπου ανακαλείται η διαδικασία που έχει καταχωρηθεί στον κάθε ρόλο. 2. Εάν δεν υπάρχει καταχώρηση στο tab Επιλογή των Εργασιακών Ρόλων τότε η διαδικασία εμφανίζεται βάση των επιλογών που έχουν καταχωρηθεί στην Παράμετρο Ροή Ενεργειών Επιλογής Προσωπικού (βλ. Παράμετροι - Ροή Ενεργειών Επιλογής) Περαιτέρω, ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει την σειρά, να προσθέσει και να αφαιρέσει τις επιλογές των Ενεργειών. Η αρχική κατάσταση των Ενεργειών/ Συνεντεύξεων καταγράφεται αυτομάτως ως Για προγραμματισμό (κατάσταση 1). 17

Για τον προγραμματισμό της κάθε ενέργειας καταχωρείται ο Υπεύθυνος Συνέντευξης* και η Ημ/νία Διεξαγωγής της καθώς και όσα από τα παρακάτω Στοιχεία Ενέργειας/Συνέντευξης επιθυμούνται. Έπειτα η κατάσταση της ενέργειας/συνέντευξης τροποποιείται από τον χρήστη σε Προγραμματισμένη (κατάσταση 2). * Σημείωση: Ο Υπεύθυνος Συνέντευξης επιλέγεται από λίστα η οποία αποτελείται από ένα υποσύνολο των εργαζομένων και διαμορφώνεται στην οθόνη Πρόσβαση Εργαζομένων Σε Διαδικασίες (βλ. Πρόσβαση Εργαζομένων σε Διαδικασίες). Μετά την διεξαγωγή των Ενεργειών/Συνεντεύξεων καταχωρείται στο πεδίο Βαθμός η βαθμολογία που απέδωσε o Υπεύθυνος Συνέντευξης. Αφού ολοκληρωθούν και βαθμολογηθούν όλες οι ενέργειες παράγεται ο Τελικός Βαθμός επιλέγοντας Υπολογισμός Βαθμού για τον κάθε υποψήφιο. Ο Τελικός Βαθμός είναι ο μέσος όρος των βαθμών που δόθηκαν από τους Υπεύθυνους Συνεντεύξεων. Αναλόγως με την εξέλιξη των Ενεργειών/Συνεντεύξεων ο χρήστης ενημερώνει κατάλληλα το πεδίο της κατάστασης με μια από τις παρακάτω διαθέσιμες επιλογές. 18

Και τέλος μετά την διεξαγωγή της συνέντευξης και την βαθμολόγηση του υποψηφίου η Κατάσταση της Υποψηφιότητας ενημερώνεται κατάλληλα με μία από τις παρακάτω διαθέσιμες επιλογές. 19

Ενέργειες Κατά την επεξεργασία της Αίτησης Κάλυψης Θέσης πραγματοποιούνται από τον χρήστη ενέργειες που αλλάζουν την κατάσταση της Αίτησης και καταγράφονται αυτόματα από το σύστημα ως αρχείο Ενεργειών σε αυτή την ενότητα. Πέραν αυτών των αυτόματων ενεργειών δίνεται η δυνατότητα, να καταγραφούν επιπλέον ενέργειες που συνήθως εκτελούνται κατά την επεξεργασία μιας αίτησης Υποψηφίου, και υπάρχουν διαθέσιμες προς επιλογή εάν προηγουμένως έχουν καταχωρηθεί στις Παραμέτρους και στα Είδη Ενεργειών (βλ. Παράμετροι - Είδη Ενεργειών). Για τις ενέργειες που εισάγονται από τον πίνακα των παραμέτρων απαιτείται η καταγραφή σχολίων στο πεδίο Λεπτομέρειες Ενέργειας προκειμένου να πραγματοποιηθεί αποθήκευση. Αγγελίες Κάλυψης Θέσεων Εργασίας Στην οθόνη Αγγελίες Κάλυψης Θέσεων Εργασίας δημιουργείται και καταγραφεται το κείμενο της αγγελίας που θα δημοσιευτεί για την Θέση Εργασίας. Για την δημιουργία μιας αγγελίας καταγράφεται ο Κωδικός Αναφοράς και η Περιγραφή της Αγγελίας, καθώς και εισαγωγή κείμενου της αγγελίας στο ανάλογο πεδίο. Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα επισύναψης της πραγματικής δημοσιευμένης αγγελίας, στο Αρχείο Αγγελίας. 20

Δημοσιεύσεις Στην περιοχή δημοσιεύσεις καταγράφεται η περίοδος Από - Έως κατά την οποία θα δημοσιευτεί η Αγγελία, το Μέσο που θα χρησιμοποιηθεί για την δημοσίευση της, το Πλήθος των Καταχωρήσεων που θα γίνουν, καθώς και το Κόστος Δημοσίευσης. Χειρισμός υποψηφίων Στοιχεία Υποψηφίων Στην παρακάτω οθόνη καταχωρούνται τα στοιχεία των υποψήφιων που έχουν υποβάλλει βιογραφικά στην εταιρεία. Μπορεί να πραγματοποιηθεί αυτόματη ενημέρωση των Στοιχείων των Υποψηφίων με χρήση αρχείου csv (βλ. Εισαγωγή-Εξαγωγή Στοιχείων Υποψηφίου). 21

Βασικά Στοιχεία Συμπληρώνονται τα επιθυμητά στοιχεία σε όλα τα tabs της ενότητας Δημογραφικά Στοιχεία ταυτότητας Στοιχεία Επικοινωνίας Επισυναπτόμενα αρχεία: επισυνάπτονται η φωτογραφία του υποψηφίου, το βιογραφικό του και άλλα αρχεία πολυμέσων (εάν δεν έχει γίνει η απαραίτητη παραμετροποίηση προκειμένου να πραγματοποιούνται επισυνάψεις θα χρειαστεί επικοινωνία με το τμήμα Υποστήριξης της SCAN) Συμβατοί Εργασιακοί ρόλοι: δηλώνονται όλοι οι συμβατοί ρόλοι του συγκεκριμένου υποψήφιου Ομοίως καταχωρούνται και λοιπά στοιχεία των Υποψηφίων σε ορισμένες ή όλες τις διαθέσιμες υποενότητες, όπως Προϋπηρεσία, Εκπαίδευση, Ξένες γλώσσες, Λοιπές γνώσεις κτλ. Σημαντική σημείωση: Διενεργείται έλεγχος ταυτοποίησης των υποψηφίων που εισάγονται βάση των ακόλουθων στοιχείων: Επώνυμο, τέσσερις (4) πρώτοι χαρακτήρες του ονόματος, φύλο, και ημερομηνία γέννησης. Σε περίπτωση που όλα τα ανωτέρω πεδία βρεθούν κοινά με υπάρχοντα υποψήφιο, τότε παράγεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα. 22

Υποψηφιότητες Στο tab Υποψηφιότητες καταγράφονται πληροφορίες της θέσης για την οποία έχει αιτηθεί ο υποψήφιος καθώς και για τις ενέργειες/συνεντεύξεις που έχουν προγραμματιστεί και τις λεπτομέρειες αυτών. Η επιλογή αυτή ενημερώνεται είτε από τις καταχωρήσεις στην επιλογή Αιτήσεις Κάλυψης Θέσης (βλ. Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας - Υποψηφιότητες), είτε ενημερώνεται απευθείας στην οθόνη αυτή αφού όμως προηγουμένως έχει δημιουργηθεί η Αίτηση Κάλυψης Θέσης Εργασίας με την οποία θέλουμε να συνδέσουμε τον υποψήφιο. Εάν πραγματοποιηθεί καταχώρηση εδώ, τότε ενημερώνεται παράλληλα και το tab Υποψηφιότητες στις Αιτήσεις Κάλυψης Θέσης, οι δύο οθόνες δηλαδή ενημερώνουν η μία την άλλη. Παραμετρικά Στο tab Παραμετρικά αναγράφονται προς συμπλήρωση τα Παραμετρικά πεδία που έχουν δημιουργηθεί από τον οργανισμό στις Παραμέτρους της ενότητας (βλέπε Παράμετροι, Παραμετρικά Στοιχεία Υποψηφίων). 23

Πρόσληψη Υποψηφίου Όταν αποφασισθεί η καταλληλόλητα του υποψηφίου για την κάλυψη της συγκεκριμένης θέσης η εταιρεία μπορεί να προχωρήσει στην πρόσληψη του υποψηφίου. Το σύστημα δίνει την δυνατότητα της αυτόματης μεταφοράς όλων των στοιχείων του υποψηφίου (πλην των παραμετρικών) στο module του Προσωπικού και συγκεκριμένα στα Στοιχεία των Εργαζομένων μέσω της επιλογής Πρόσληψη Υποψηφίου. Απαιτείται να συμπληρωθούν τα πεδία 24

Εταιρία Υποψηφίου Κωδικός Υποψηφίου Κωδικός Εργαζομένου (δίνεται αυτόματη αρίθμηση του μητρώου του εργαζομένου) Επίπεδο Πρόσβασης Ημερομηνία Πρόσληψης και Επιλογή όλων ή κάποιων από τα στοιχεία που δίνονται διαθέσιμα Και επιλέγεται η Αντιγραφή των Υποψηφίων. Εισαγωγή-Εξαγωγή Στοιχείων Υποψηφίου Το σύστημα δίνει την δυνατότητα στο χρήστη να εισάγει, καθώς και να εξάγει, τα στοιχεία των υποψηφίων με αυτοματοποιημένο τρόπο. Για την εισαγωγή, απαιτείται η δημιουργία αρχείου CSV με συγκεκριμένες προδιαγραφές και στην συνέχεια να γίνει εισαγωγή του αρχείου στην επιλογή Εισαγωγή-Εξαγωγή Αρχείων Υποψηφίων. Για την εισαγωγή του αρχείου απαιτείται να επιλεγεί το πεδίο Εισαγωγή, καθώς και το πεδίο Εισαγωγή όλων ως ΝΕΟΙ υποψήφιοι μέσω των οποίων εξασφαλίζεται η τήρηση της ιστορικότητας για υποψήφιους που έχουν υποβάλλει και άλλοτε βιογραφικό στον οργανισμό, δημιουργώντας για αυτούς νέα εγγραφή. Εάν επιθυμείτε να διενεργείται έλεγχος ταυτοποίησης των υποψηφίων που εισάγονται με το αρχείο τότε το πεδίο Εισαγωγή όλων ως ΝΕΟΙ υποψήφιοι θα πρέπει να παραμείνει κενό. Σημείωση: Υπενθυμίζεται ότι ο έλεγχος γίνεται βάση των ακόλουθων στοιχείων: Επώνυμο, τέσσερις (4) πρώτοι χαρακτήρες του ονόματος, φύλο, και ημερομηνία γέννησης. Σε περίπτωση που όλα τα ανωτέρω πεδία βρεθούν κοινά με υπάρχοντα υποψήφιο, τότε παράγεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα. 25

Το πεδίο Βιογραφικό στον ίδιο κατάλογο επιλέγεται για την άντληση τον επισυναπτόμενων βιογραφικών των υποψηφίων. Για την εξαγωγή των δεδομένων των υποψηφίων επιλέγεται το πεδίο Εξαγωγή. Σημείωση: Για την παραγωγή του csv ορισμένες εταιρείες αξιοποιούν την εταιρική τους ιστοσελίδα όπου δημιουργούν ειδική ενότητα υποβολής βιογραφικών μέσω της οποίας ο ίδιος ο υποψήφιος υποβάλλει την αίτηση του για την θέση εργασίας που επιθυμεί. Τα πεδία που συμπληρώνονται τα έχει επιλέξει η εταιρία ως απαραίτητα με γνώμονα αυτά που χρειάζεται για να επιλέξει τον κατάλληλο υποψήφιο. Οι πληροφορίες που υποβάλλονται από τους υποψήφιους μέσω της ιστοσελίδας εξάγονται σε αρχείο csv το οποίο, εφόσον πληροί συγκεκριμένες προδιαγραφές, μπορεί να εισάγεται στο ScanHRMS με την παραπάνω διαδικασία ή με αυτόματο τρόπο χωρίς την εμπλοκή του χρήστη. Για την ενεργοποίηση αυτής της δυνατότητας απαιτείται επικοινωνία με το τμήμα Υποστήριξης της EpsilonHR. Μαζική Διαγραφή Υποψηφίων Η επιλογή δίνει την δυνατότητα να επιλεχθούν μαζικά υποψήφιοι και να διαγραφούν όλα τα καταχωρημένα στοιχεία τους χωρίς δυνατότητα επαναφοράς. Επιλέγονται όλοι ή ορισμένοι Υποψήφιοι (δεξί κλικ με χρήση Φίλτρου) και στην συνέχεια Διαγραφή. Εκτυπώσεις Αφού ενημερωθεί το module με κάποια minimum έστω στοιχεία προτείνεται η εξοικείωση με τις έτοιμες εκτυπώσεις που προσφέρονται ώστε να αποφασίσει ο χρήστης ποιες καλύπτουν καλύτερα τις ανάγκες του. Όλες οι εκτυπώσεις μπορούν να προβληθούν σε προεπισκόπηση επιλέγοντας το κουμπί. 26

Επιλέγοντας εκτύπωση σε αρχείο ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει το αρχείο στην επιθυμητή διαδρομή στο δίκτυο (default διαδρομή: C:\temp) και στο επιθυμητό format. Όταν ένα πεδίο παραμένει κενό το σύστημα θα φέρει όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες, στην αντίθετη περίπτωση η επιλογή λειτουργεί σαν φίλτρο ως προς το επιλεγμένο πεδίο. Αιτήσεις Κάλυψης Θέσεων Εργασίας Υπάρχει η δυνατότητα για προβολή της Αιτήσεων Κάλυψης Θέσεων Εργασίας, με ή χωρίς τις καταχωρημένες Υποψηφιότητες, με όλες τις συγκεντρωμένες πληροφορίες της ενότητας Αιτήσεις Κάλυψης θέσεων Εργασίας. Αν επιλεγεί Προβολή Με Υποψηφιότητες τότε υπάρχει δυνατότητα να επιλεγεί συγκεκριμένη Αίτηση και συγκεκριμένος Εργασιακός Ρόλος, διαφορετικά προβάλλονται όλες οι Αιτήσεις. Ενδεικτική εκτύπωση με επιλεγμένη Προβολή Με Υποψηφιότητες και επιλεγμένη Αίτηση και Εργασιακό Ρόλο τον Υπεύθυνο Εκπαιδεύσεων. 27

28

Λίστα Αιτήσεων Κάλυψης Θέσεων Εργασίας Μέσω της εκτύπωσης παράγεται Λίστα των καταγεγραμμένων Αιτήσεων Κάλυψης Θέσεων, όπου για κάθε αίτηση αναγράφονται οι παρακάτω πληροφορίες: Ημερομηνία Αίτησης Τίτλος Αίτησης Εργασιακός Ρόλος που αφορά Τον Αριθμό Θέσεων της Κατάσταση στην οποία βρίσκεται Την Προτεραιότητα της Μπορούν να επιλεγούν συγκεκριμένες Αιτήσεις προς προβολή, καθώς και Εργασιακοί Ρόλοι, Καταστάσεις και Προτεραιότητες. Τέλος, δίνεται δυνατότητα διαφορετικής ταξινόμησης. Αγγελίες Δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης των αγγελιών που έχουν δημιουργηθεί από τους χρήστες. Επιλέγεται η αγγελία ή οι αγγελίες και παράγεται εκτύπωση της αγγελίας μαζί με τις λεπτομέρειες της. 29

Βιογραφικό Υποψηφίων Η συγκεκριμένη εκτύπωση παίρνει όλα τα καταχωρημένα δεδομένα που υπάρχουν στη επιλογή Στοιχεία Υποψηφίων (Χειρισμός Υποψηφίων Στοιχεία Υποψηφίων) τα συγκεντρώνει και παρουσιάζει για τον κάθε υποψήφιο ένα ενιαίο βιογραφικό. Δίνεται η δυνατότητα επιλογής όλων ή κάποιων περιοχών από τα Στοιχεία Υποψηφίων. 30

Λίστα Υποψηφίων Η επιλογή παράγει εκτύπωση με την Λίστα των Υποψηφίων, δίνοντας επιλογή για προβολή με ή χωρίς τις υποψηφιότητες που έχουν υποβληθεί. Αν επιλεχθεί προβολή με υποψηφιότητες, η εκτύπωση μπορεί να συγκεκριμενοποιηθεί περαιτέρω καθώς και να ταξινομηθεί κατά προτίμηση. 31

Εξαγωγή Δεδομένων Υποψηφίων σε CSV Εκτός από τις έτοιμες Εκτυπώσεις που υπάρχουν στο module, ο χρήστης μπορεί να εξάγει όλα τα πεδία που αφορούν τους Υποψήφιους από την επιλογή Εξαγωγή Δεδομένων Υποψηφίων σε CSV στην ενότητα Utilities. 32