ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Α.Δ.Α.: Πειραιάς, 15 Νοεμβρίου 2010 ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Αριθ. Πρωτ.: 11693 / A2-2821 ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ταχ. Δ/νση: Πειραιώς 46 & Επονιτών Ταχ. Κώδικας: 185 10 Πειραιάς Πληροφορίες: Ειρήνη Μακρή Τηλέφωνο: 213 1353159 Fax: 213 1352241 Ε-Μail: irmakri@statistics.gr ΘΕΜΑ: Έγκριση δαπάνης για την προμήθεια και εγκατάσταση συστήματος-προγράμματος (software) Μηχανογραφημένης Λογιστικής παρακολούθησης για την υποστήριξη των οικονομικών λειτουργιών της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής (ΕΛ. ΣΤΑΤ.) με βάση το διπλογραφικό λογιστικό σύστημα, ύστερα από Πρόχειρο Μειοδοτικό διαγωνισμό. Έχοντας υπόψη: Α Π Ο Φ Α Σ Η 1. Τις διατάξεις όπως αυτές ισχύουν: α. του Ν. 3832/2010 (ΦΕΚ Α 38) «Ελληνικό Στατιστικό Σύστημα (ΕΛ.Σ.Σ.) Σύσταση της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής (ΕΛ.ΣΤΑΤ.) ως Ανεξάρτητης Αρχής» και του Π.Δ.226/2000 (ΦΕΚ Α 195) «περί οργανισμού της Γ.Γ.ΕΣΥΕ», β. του Ν. 2286/1995 (ΦΕΚ Α 19) Προμήθειες του Δημόσιου Τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων, γ. του Π.Δ. 118/2007 (ΦΕΚ Α 150) Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.), δ. του Ν. 2362/1995 (ΦΕΚ Α 247) «Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις», ε. του Ν.1642/1986 περί εφαρμογής του Φ.Π.Α., όπως τροποποιήθηκε με το Ν.3336/2005 (ΦΕΚ 96/Α), «Εναρμόνιση της Ελληνικής Νομοθεσίας προς την Οδηγία 2003/96/ΕΚ του Συμβουλίου της 27ης Οκτωβρίου 2003 περί επιβολής Ειδικού Φόρου Κατανάλωσης και άλλες διατάξεις», το Ν.3833/2010 (ΦΕΚ 40/Α/15.3.2010), «Προστασία της Εθνικής Οικονομίας Επείγοντα μέτρα για την αντιμετώπιση της δημοσιονομικής κρίσης» και με τις παρ. 1 του άρθρου 4 και παρ. 2 του άρθρου 7 του Ν.3845/2010 (ΦΕΚ Α 65). 2. Την υπ αριθ. 2024709/601/0026/8.4.98 απόφαση του Υπουργού Οικονομικών με θέμα «Περί καθορισμού των δικαιολογητικών των δαπανών του Δημοσίου για προμήθειες και εργασίες», 3. Τις ανάγκες της Υπηρεσίας. Α π ο φ α σ ί ζ ο υ μ ε 1.- Εγκρίνουμε δαπάνη ποσού μέχρι εξήντα χιλιάδων ευρώ ( 60.000,00), περιλαμβανομένου ΦΠΑ (ήτοι καθαρό ποσό 48.780,49 πλέον ΦΠΑ 11.219,51) για την Προμήθεια και εγκατάσταση συστήματος-προγράμματος (software) μηχανογραφημένης Λογιστικής παρακολούθησης, για την υποστήριξη των οικονομικών λειτουργιών της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής με βάση το διπλογραφικό λογιστικό σύστημα, ύστερα από Πρόχειρο Μειοδοτικό διαγωνισμό.
Η παραπάνω δαπάνη κρίνεται απαραίτητη λόγω της ανάγκης δημιουργίας Μηχανογραφημένου Λογιστηρίου στην Δ/νση Οικονομικής Διοίκησης της ΕΛ.ΣΤΑΤ, σύμφωνα με το άρθρο 16 του Ν.3832/2010 (ΦΕΚ 38/Α/9.3.2010). 2.- ΣΚΟΠΟΣ - ΣΤΟΧΟΣ - ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Σκοπός αποτελεί η ανάπτυξη ενός Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος που θα εξυπηρετήσει και θα υποστηρίξει βαθμιαία όλες τις εσωτερικές λειτουργίες της αντίστοιχου τμήματος της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής. Το έργο θα κινηθεί με γνώμονα τη βελτιστοποίηση εκμετάλλευσης των διαθέσιμων πόρων, την εξασφάλιση αξιοπιστίας, την επιτάχυνση των ρυθμών λειτουργίας, την εξοικονόμηση δαπανών και την ποιοτική και ποσοτική αναβάθμιση των προσφερομένων υπηρεσιών. Με την χρήση των νέων τεχνολογιών πληροφορικής, η Ελληνική Στατιστική Αρχή θα επιτύχει να εκσυγχρονίσει ουσιαστικά τις διαδικασίες της και να διαδραματίσει έναν περισσότερο αποτελεσματικό ρόλο στο σύγχρονο πεδίο δράσης του. Η εισαγωγή ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων αποτελεί στρατηγική επιλογή της Διοίκησης για τη συνολική ανάπτυξη και αναβάθμιση της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής. Στόχος αποτελεί η αναβάθμιση του τρόπου λειτουργίας και η βελτίωση της αποτελεσματικότητάς της στην παροχή πληροφοριών και υπηρεσιών προς τους υπαλλήλους και τους φορείς με τους οποίους συναλλάσσεται. Το βασικό αντικείμενο περιλαμβάνει την προμήθεια, την εγκατάσταση, τις δοκιμές και την υποστήριξη και παροχή εγγύησης για λογισμικό την ανάπτυξη προσαρμοσμένου (customized), όπου απαιτείται, λογισμικού εφαρμογών που θα απαρτίζουν το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής. Επίσης περιλαμβάνει τη μετάπτωση δεδομένων στο νέο πρόγραμμα, την εκπαίδευση του προσωπικού στη χρήση και διαχείριση καθώς και υπηρεσίες συντήρησης και υποστήριξης λειτουργίας κατά την διάρκεια της εγγύησης. 3.- ΤΕΧΝΙΚΗ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ & ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Η Τεχνική Αρχιτεκτονική και τα τεχνικά Χαρακτηριστικά του προτεινόμενου Συστήματος θα πρέπει να διασφαλίζουν τη ζητούμενη λειτουργικότητα του Συστήματος και την τεχνολογική συμβατότητά του με τις υφιστάμενες υποδομές. 3.1 Το περιβάλλον επικοινωνίας όλων των εφαρμογών με το χρήστη θα πρέπει: Να είναι γραφικό (GUI) και εύκολο στη χρήση Να βασίζεται σε σύγχρονες τεχνολογίες και σε σαφώς αναγνωρισμένα και γενικής αποδοχής πρότυπα 3.2 Το προτεινόμενο Σύστημα θα υποστηρίζει server-based computing. Όλες οι εφαρμογές των χρηστών εκτελούνται σε κάποιον/κάποιους κεντρικούς εξυπηρετητές. Η πρόσβαση σε αυτές θα πρέπει να εξασφαλίζεται από οποιονδήποτε σταθμό εργασίας ανήκει στο εσωτερικό δίκτυο. Θα διασφαλίζεται επομένως η δυνατότητα μετακίνησης των χρηστών, που θα υποστηρίζονται από τον προ-ρυθμισμένο χώρο εργασίας τους (customized workspace), από οποιονδήποτε σταθμό εργασίας και αν συνδέονται. Επιπρόσθετα, δεν πρέπει να υποστηρίζεται η τοπική αποθήκευση δεδομένων για τη λειτουργία οποιασδήποτε εφαρμογής. 3.3 Για την ασφάλεια του ΟΠΣ, θα πρέπει να παρέχονται αυξημένες δυνατότητες ελέγχου. 3.4 Για όλα τα επίπεδα υπηρεσιών θα πρέπει να υποστηρίζεται αρχιτεκτονική εξισορρόπησης φόρτου (load balancing) και υψηλή διαθεσιμότητα πόρων. 2
4.- ΓΕΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 4.1 Παραμετρικότητα Βασικό χαρακτηριστικό του προτεινόμενου Συστήματος θα αποτελεί η δυνατότητα παραμετροποίησης από τους ίδιους τους χρήστες του Συστήματος με φιλικό τρόπο, χωρίς να απαιτείται επανασχεδιασμός ή επαναπρογραμματισμός από εξειδικευμένους τεχνικούς. 4.2 Επεκτασιμότητα Βασικό χαρακτηριστικό του προτεινόμενου Συστήματος θα πρέπει να είναι η δυνατότητα επέκτασής του (επίπεδο λογισμικού & εξοπλισμού), έτσι ώστε εξασφαλιστεί η αξιοποίηση της σημερινής επένδυσης σε βάθος χρόνου. Προς τούτο πρέπει να προβλέπεται από τον Ανάδοχο μία πολιτική επέκτασης του Συστήματος χωρίς να προκαλούνται δραματικές αλλαγές στο υπάρχον Σύστημα και χωρίς να απαιτείται μεγάλη προσπάθεια και κόστος. Η ζητούμενη επεκτασιμότητα του Συστήματος θα προϋποθέτει: 1. ανοικτή (open) αρχιτεκτονική του Συστήματος με χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: 2. την ελεγχόμενη και ρυθμιζόμενη συνεργασία και συνλειτουργία των μερών του Συστήματος 3. την επεκτασιμότητα του Συστήματος με δυνατότητα προσάρτησης, έτοιμων ή αναπτυσσομένων, νέων μερών 5.- ΓΕΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 5.1 Γενικές αρχές μηχανογραφικής τήρησης βιβλίων και έκδοσης στοιχείων. 5.1.1. Το πρόγραμμα για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων, θα πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Π.Δ. 186/1992, όπως ισχύουν κάθε φορά και επί πλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες: α. Το πρόγραμμα θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένο στο Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο (ΠΔ 1123/80), ώστε να παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών, σύμφωνα με τις διατάξεις του πρώτου, δεύτερου και τρίτου μέρους του παρόντος. β. Θα πρέπει να εξασφαλίζει τη δυνατότητα προσδιορισμού των μεταβλητών εσόδων της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής σε περίπτωση διαφοροποίησης τους, χωρίς να απαιτείται η παρέμβαση του προγραμματιστή. γ. Θα πρέπει να εξασφαλίζει την αυτόματη ετήσια προοδευτική αρίθμηση κάθε ημερολογιακής εγγραφής, χωριστά για κάθε ημερολόγιο και η οποία δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται από το χρήστη. δ. Το πρόγραμμα θα πρέπει να εξασφαλίζει υποχρεωτικά την ενημέρωση των βιβλίων της ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά και παράλληλα να αποκλείεται η δυνατότητα στο χρήστη για επιλεκτική καταχώρηση του περιεχομένου ορισμένων στοιχείων, με ανάλογη εντολή στον Η/Υ. στ. Το λειτουργικό σύστημα του Η/Υ θα πρέπει να εξασφαλίζει τη δυνατότητα ακύρωσης του λανθασμένου ενιαίου μηχανογραφικού παραστατικού στοιχείου και των εγγραφών που έγιναν ταυτόχρονα στους οικείους λογαριασμούς, με την μηχανογραφική έκδοση Ειδικού Ακυρωτικού Στοιχείου. ε. Το πρόγραμμα θα πρέπει να εξασφαλίζει στο χρήστη τη δυνατότητα διαχωρισμού, καταχώρησης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές πράξεις και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε (σύνταξη ισολογισμού), καθώς 3
και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Κάθε υπόλοιπο που μεταφέρεται, πρέπει να είναι οριστικό και εκκαθαρισμένο. ζ. Το πρόγραμμα θα πρέπει να εξασφαλίζει το διαχωρισμό των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που έληξε, από τις τακτοποιητικές πράξεις της ίδιας χρήσης και τη χωριστή εκτύπωσή τους. η. Το λειτουργικό σύστημα (το λογισμικό), θα πρέπει να αποκλείει τη δυνατότητα στο χρήστη για την αναδρομική τροποποίηση ή την παρεμβολή οποιασδήποτε εγγραφής, μετά την πάροδο της προθεσμίας ενημέρωσης, που ορίζεται σε δεκαπέντε (15) ημέρες από την ημερομηνία λήψης του δικαιολογητικού. θ. Σε περίπτωση τροποποίησης του προγράμματος, αυτό θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη για μεταγενέστερη εκτύπωση των εγγραφών που έχουν εισαχθεί στον Η/Υ, μέχρι την τροποποίησή του. ι. Τα ποσά των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων θα πρέπει να αθροίζονται αυτόματα και τα αθροίσματα να μεταφέρονται από τη μία σελίδα στη άλλη. 5.1.2. Η μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων πραγματοποιείται σε δύο στάδια: - Το στάδιο της ενημέρωσης και το - To στάδιο της εκτύπωσης. 5.1.3. Η ενημέρωση των βιβλίων θα γίνεται με την εισαγωγή των δεδομένων κάθε οικονομικής πράξης που πραγματοποιεί η Ελληνική Στατιστική Αρχή στο αρχείο του Η/Υ και τη λογιστικοποίηση των πράξεων αυτών στις προθεσμίες που ορίζει το Π.Δ. 186/1992, όπως ισχύουν κάθε φορά. Η εισαγωγή γίνεται με την πληκτρολόγηση ή αυτόματα όταν υπάρχει σύστημα ΟΝ LINE ενημέρωσης των βιβλίων, με τα στοιχεία που εκδίδονται μηχανογραφικά. 5.1.4. Η εκτύπωση θα είναι η μεταφορά από το Αρχείο του Η/Υ και η απεικόνιση σε μηχανογραφικά έντυπα (θεωρημένα ή αθεώρητα) των οικονομικών πράξεων. 5.1.5. Κατά τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων, αυτά θα ενημερώνονται και εκτυπώνονται ως εξής: α. Τα ημερολόγια στα οποία καταχωρούνται πρωτογενώς οι εγγραφές, θα ενημερώνονται στην προθεσμία που ορίζεται από τις διατάξεις του Π.Δ. 186/1992, δηλαδή εντός 15 ημερών από τη λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού, και επί ταμιακών πράξεων από τη διενέργεια τους. Η εκτύπωση τους θα γίνεται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα, εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις. β. Τα αναλυτικά καθολικά θα εκτυπώνονται μία φορά στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης και μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού. γ. Το γενικό καθολικό και το συγκεντρωτικό ημερολόγιο, θα εκτυπώνονται μία φορά στο τέλος της διαχειριστικής χρήσεως, μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού. δ. Το ισοζύγιο του γενικού καθολικού, θα εκτυπώνεται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα, εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις. Στο ισοζύγιο αυτό αναγράφονται τα συνολικά προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών του γενικού καθολικού μέχρι το τέλος του μήνα που αφορά, καθώς και τα υπόλοιπα (χρεωστικά και πιστωτικά) των λογαριασμών αυτών, όπως στο σχετικό Υπόδειγμα Ισοζυγίου Γενικού Καθολικού αυτού του Π.Δ. περιγράφεται. στ. Το βιβλίο αποθήκης θα ενημερώνεται, ποσοτικά εντός οκτώ (8) ημερών από την παραλαβή ή την παράδοση και κατ αξία εντός δέκα (10) ημερών από την λήψη του στοιχείου αξίας. Θα εκτυπώνεται στο τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις ή μία φορά στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού, με την προϋπόθεση ότι μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις, θα εκτυπώνεται μηνιαία (θεωρημένη) κατάσταση βιβλίου αποθήκης. 4
5.1.6 Τα θεωρημένα βιβλία και καταστάσεις, που τηρούνται μηχανογραφικά, θα μπορεί να εκτυπώνονται σε ενιαίο θεωρημένο μηχανογραφικό χαρτί, με την προϋπόθεση ότι το ενιαίο αυτό μηχανογραφικό χαρτί πρέπει να φέρει, κατά τη θεώρησή του, γενική προοδευτική αρίθμηση των σελίδων του και κατά την εκτύπωση να αποτυπώνεται το είδος του βιβλίου ή της κατάστασης και να δίδεται ενιαία εσωτερική αρίθμηση των σελίδων κάθε βιβλίου ή κατάστασης. Θα επιτρέπεται η έκδοση των παραστατικών στοιχείων από το ίδιο θεωρημένο στέλεχος μηχανογραφικού εντύπου πολλαπλής χρήσης, με την προϋπόθεση ότι το ενιαίο αυτό έντυπο, πρέπει να φέρει κατά τη θεώρησή του, γενική προοδευτική αρίθμηση των σελίδων του και κατά τη μηχανογραφική έκδοση να αποτυπώνεται ο τίτλος και η σειρά του παραστατικού στοιχείου και να δίνεται ενιαία εσωτερική αρίθμηση των σελίδων για κάθε είδος και σειρά παραστατικού. 5.1.7 Το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης, θα πρέπει να δίνει οδηγίες και να περιέχει πλήρη ανάλυση των δυνατοτήτων του λογισμικού, ούτως ώστε να αποτελεί βοήθημα για το χρήστη και με βάση αυτό να μπορεί να εκτελέσει το πρόγραμμα και επί πλέον να είναι εργαλείο ελέγχου και επαλήθευσης για τακτικό και έκτακτο έλεγχο. Συγκεκριμένα πρέπει: α. να είναι γραμμένο στην ελληνική γλώσσα β. να παρέχει οδηγίες χρήσης του υπολογιστή και των περιφερειακών του μονάδων. γ. να περιέχει το σύνολο των προγραμμάτων εφαρμογών, τις οδηγίες χρήσης τους και τις δυνατότητές τους, οι οποίες πρέπει να είναι σύμφωνες με το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο. Για κάθε μεταβολή, θα πρέπει να ενημερώνεται πρώτα το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών του λογισμικού και μετά να αρχίζει η εφαρμογή του νέου ή τροποποιημένου προγράμματος. 5.2 Τα βασικά υποσυστήματα του λογισμικού θα πρέπει να έχουν τις ακόλουθες δυνατότητες: ΚΥΚΛΩΜΑ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Κατάρτιση Προϋπολογισμού Έγκριση Προϋπολογισμού (αποτελεί μετασχηματισμό της Κατάρτισης Προϋπολογισμού) Κατάρτιση Τροποποίησης Προϋπολογισμού Έγκριση Τροποποίησης Προϋπολογισμού (αποτελεί μετασχηματισμό της Κατάρτισης Τροποποίησης Προϋπολογισμού) Καταχώρηση Αρχικών Δεσμεύσεων προς το Διοικητικό Συμβούλιο Καταχώρηση Αποφάσεων Διοικητικού Συμβουλίου (αποτελεί μετασχηματισμό της Αρχικής Δέσμευσης προς το Δ.Σ.) Μεταφορά Ανεκτέλεστων Αποφάσεων από τη Προηγούμενη Χρήση ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΥΚΛΩΜΑΤΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Υπόλοιπα Αποφάσεων Παρακολούθηση Ύπαρξης Υπολοίπων στις Πιστώσεις του Προϋπολογισμού Παρακολούθηση Λογαριασμών τάξεως Ανάλυση των Εγγραφών Εκτέλεσης του Προϋπολογισμού Κατάσταση Προϋπολογισμού Εσόδων-Εξόδων Αναλυτικό Καθολικό Λογαριασμών ΚΑΕ Ισοζύγιο Λογαριασμών ΚΑΕ ΚΥΚΛΩΜΑ ΕΣΟΔΩΝ Βεβαίωση Εσόδου Είσπραξη Εσόδου Ακύρωση Εσόδου Καταχώρηση Λοιπών Εισπράξεων από Extrait Μεταφορά Μετρητών ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΥΚΛΩΜΑΤΟΣ ΕΣΟΔΩΝ Καθολικό Εσόδων Κατάσταση Βεβαιωθέντων Εσόδων Κατάσταση Εισπραχθέντων Εσόδων Κατάσταση Παρακρατούμενων Φόρων Αναλυτικό Ισοζύγιο Καθολικού Εσόδων Αναλυτικό Καθολικό Λογαριασμών Εσόδων ΚΑΕ 5
Ισοζύγιο Χρήσης Λογαριασμών Εσόδων ΚΑΕ Ισοζύγιο Περιόδων Λογαριασμών Εσόδων ΚΑΕ Αναλυτικό Καθολικό Υπόχρεων Φορέων Ισοζύγιο Χρήσης Υπόχρεων Φορέων Ισοζύγιο Περιόδων Υπόχρεων Φορέων Βιβλίο Εισπράξεων (Καταθέσεων) Βιβλίο Βεβαιωμένων Πόρων ΚΥΚΛΩΜΑ ΕΞΟΔΩΝ Καταχώρηση Φορέων Καταχώρηση Ειδών Καταχώρηση Παραστατικών Έκδοση Τακτικού Εντάλματος Έκδοση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής Ακύρωση Εντάλματος Αποστολή στον Πάρεδρο και Εκτύπωση Συνοδευτικής Κατάστασης Επιστροφή Ενταλμάτων από τον Πάρεδρο Επαναπροώθηση στον Πάρεδρο και Εκτύπωση Συνοδευτικής Κατάστασης Έκδοση Επιταγής για Εξόφληση Τακτικών Ενταλμάτων (με έκδοση της Κατάστασης Τράπεζας, καθώς και του Γραμματίου Είσπραξης Φόρου και τη Βεβαίωση Παρακρατηθέντων Φόρων στους Δικαιούχους σε περίπτωση που έχουμε κρατήσεις στο ένταλμα) Έκδοση Επιταγής για Εξόφληση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής Εξόφληση Επιταγών Πληρωτέων από Extrait Εκκαθάριση Εντάλματος Προπληρωμής. ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΥΚΛΩΜΑΤΟΣ ΕΞΟΔΩΝ Βιβλίο Εντελλομένων Βιβλίο Κατ Αύξοντα Βιβλίο Ταμείου Βιβλίο Επιταγών Βιβλίο Καρτελών Βιβλίο Πιστώσεων Βιβλίο Πληρωμών (Αναλήψεων) Δήλωση Απόδοσης Φόρου Ανάλυση Κρατήσεων προς Απόδοση Ανάλυση Παρακρατούμενων από Οφειλές προς Απόδοση Κατάσταση Ανεξόφλητων Επιταγών Κατάσταση Απλήρωτων Τακτικών Ενταλμάτων Κατάσταση Απλήρωτων Χρηματικών Ενταλμάτων Προπληρωμής ανά Υπόλογο Κατάσταση Αποδοθέντων Κατάσταση Εκδοθεισών Επιταγών Κατάσταση Ενταλμάτων στον Πάρεδρο Κατάσταση Εξοφληθέντων Ενταλμάτων Κατάσταση Εξοφληθεισών Επιταγών Πορεία Τιμολογίου Αναλυτικό Ισοζύγιο Καθολικού Εξόδων Αναλυτικό Καθολικό Λογαριασμών Εξόδων ΚΑΕ Ισοζύγιο Χρήσης Λογαριασμών Εσόδων ΚΑΕ Ισοζύγιο Περιόδων Λογαριασμών Εξόδων ΚΑΕ Αναλυτικό Καθολικό Δικαιούχων Φορέων Ισοζύγιο Χρήσης Δικαιούχων Φορέων Ισοζύγιο Περιόδων Δικαιούχων Φορέων Εκκρεμή Τιμολόγια (χωρίς ένταλμα) Ανάλυση ΦΠΑ ανά Παραστατικό. Ειδικότερα το λογισμικό θα πρέπει να καλύπτει υποχρεωτικά τις παρακάτω απαιτήσεις ως προς τις ανάγκες του Δημόσιου Λογιστικού: ΚΥΚΛΩΜΑ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ Παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού και του απολογισμού με διπλογραφικό τρόπο 6
μέσω των λογαριασμών τάξεως (ομάδα 10 του ΛΣ). Σύνδεση λογαριασμών προϋπολογισμού με λογαριασμούς λογιστικής Ορισμός χρονικών ορίων υποβολής των προϋπολογισμών από της χρήστες Δυνατότητα εκτύπωσης των συνοδευτικών εγγράφων του προϋπολογισμού (π.χ. εισηγητική έκθεση) Καθορισμός κατάστασης (status) των προϋπολογισμών (π.χ. για επικύρωση, υπό έγκριση, απορριφθέν) και παρακολούθηση σύμφωνα με αυτήν Τήρηση και παρακολούθηση αναθεωρήσεων των προϋπολογισμών Οικονομική χρήση οριζόμενη από τον χρήστη (κάλυψη και υπερδωδεκάμηνης οικονομικής χρήσης) Τήρηση πρόχειρων εκδόσεων προϋπολογισμών πριν την υποβολή οριστικής έκδοσης στο σύστημα από το χρήστη(σενάρια προϋπολογισμών) Καθορισμός ρόλων χρηστών της προϋπολογισμούς και δικαιωμάτων ανά ρόλο Σύνδεση προϋπολογισμών με δημοφιλή πακέτα λογιστικών φύλλων Προβολή προϋπολογισμών παλαιότερων οικονομικών χρήσεων Άμεση προβολή των στοιχείων προϋπολογισμού και των πραγματοποιηθέντων κινήσεων Διαδικασία αυτόματου ελέγχου υπέρβασης του προϋπολογισμού τόσο κατά την καταχώρηση της αίτησης προμήθειας όσο και κατά την έκδοση χρηματικού εντάλματος, χωρίς δυνατότητα περαιτέρω διεκπεραίωσης της κίνησης στην περίπτωση έκδοσης εντάλματος Έκδοση βασικών οικονομικών καταστάσεων για σύγκριση (π.χ. Έσοδα-Έξοδα, εισπράξεις- πληρωμές ταμείου κλπ) με προϋπολογισμούς Ορισμός περιόδων προϋπολογισμού: μηνιαίος, τετράμηνου ή οριζόμενες από τον χρήστη Άμεση ενημέρωση του προϋπολογισμού με τα πραγματοποιηθέντα κόστη και μείωση/αύξηση των διαθεσίμων κονδυλίων. Ενημέρωση προϋπολογισμού με ποσοστά σε σχέση με την προηγούμενη χρήση ΚΥΚΛΩΜΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Καταχώρηση Λογαριασμών Γενικής Λογιστικής Καταχώρηση Λογαριασμών Αναλυτικής Λογιστικής Καταχώρηση Λογαριασμών ΚΑΕ Καταχώρηση Άρθρων Γενικής Λογιστικής Καταχώρηση Άρθρων Αναλυτικής Λογιστικής Οριστικοποίηση ημερολογίων Γενικής Λογιστικής Οριστικοποίηση ημερολογίων Αναλυτικής Λογιστικής Μεταφορά Υπολοίπων στη Νέα Χρήση Έκδοση Κατάστασης και Δισκέτας ΚΕΠΥΟ Παρακολούθηση Ταμειακών Ροών Γενικό Καθολικό Λογαριασμών Αναλυτικό Καθολικό Φορέων Αναλυτικό Καθολικό Λογαριασμών Ισοζύγιο Περιόδων Λογαριασμών Ισοζύγιο Περιόδων Φορέων Ισοζύγιο Χρήσης Λογαριασμών Ισοζύγιο Χρήσης Φορέων Κατάσταση Ημερήσιου Ελέγχου Εγγραφών Ειδικότερα το λογισμικό θα πρέπει να καλύπτει υποχρεωτικά τις παρακάτω απαιτήσεις για τις ανάγκες της Γενικής- Αναλυτικής Λογιστικής: ΚΥΚΛΩΜΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Πλήρης συμμόρφωση στις απαιτήσεις του ΠΔ 1123/80 Αποκεντρωμένες εγγραφές και κυρίως στο σημείο ίδιας πράξης. Το σημείο ίδιας πράξης είναι στο δίκτυο το σημείο όπου εκτελείται η κίνηση π.χ. κεντρική υπηρεσία Συμφωνία στο τέλος ίδιας ημέρας, του μήνα με έκδοση ανάλογων λογιστικών αναφορών ελέγχου και συμφωνίας Δημιουργία λογιστικού σχεδίου με βάση το ΠΔ. 1123/80 και ενημέρωση ανωτεροβάθμιων από 7
κατωτεροβάθμιους Η ανάπτυξη των λογαριασμών ίδιας Γενικής Λογιστικής να είναι ίδιας μορφής ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ. με δυνατότητα περαιτέρω ανάπτυξης σε τουλάχιστον 5ο βαθμό και η περιγραφή των λογαριασμών να είναι τουλάχιστον 50 χαρακτήρες Δυνατότητες διευκόλυνσης ίδιας καταχώρησης των λογαριασμών (αυτοματοποίηση και ευκολίες χειριστικές) Τήρηση των υποχρεωτικών λογαριασμών που προβλέπει το ΠΔ 1123/80, δυνατότητα ανάπτυξης μη υποχρεωτικών όπου ορίζεται από το ΠΔ, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο ΚΒΣ Δυνατότητα αντιστοίχησης πολλών αναλυτικών λογαριασμών με έναν ΚΑΕ του Δημόσιου Λογιστικού Παράλληλη σύγκριση δύο ή περισσότερων οικονομικών χρήσεων Ορισμός εύρους οικονομικής περιόδου σύμφωνα με ίδιας απαιτήσεις του χρήστη για ανάγκες reporting και ελέγχου Οριζόμενα από το χρήστη όρια ημερομηνιών για έλεγχο και οριστικοποίηση των λογιστικών άρθρων Έκδοση ειδικού ακυρωτικού παραστατικού για κάθε λανθασμένη καταχώρηση με αυτόματη δημιουργία αντιλογιστικού άρθρου Δυνατότητα αυτόματων κινήσεων από το σύστημα προμηθειών και δυνατότητα αυτόματων κινήσεων από την εφαρμογή εισπρακτέων λογαριασμών Δυνατότητα αυτόματων κινήσεων από το σύστημα ίδιας αποθήκης Δυνατότητα αυτόματων κινήσεων ίδιας το σύστημα παρακολούθησης διαθεσίμων Δυνατότητα αυτόματων κινήσεων από / ή να έχει interface με συστήματα μισθοδοσίας Δυνατότητα ανεξάρτητων κινήσεων κατευθείαν στα ημερολόγια και ίδιας λογαριασμούς ίδιας Γενικής Λογιστικής Δυνατότητα ελέγχου ύπαρξης των λογαριασμών Γ/Λ (ΚΒΣ) πριν τη χρήση ίδιας σε μια κίνηση Δυνατότητα χρήσης ιδιαίτερων σχολίων ανά κίνηση Θεωρημένη αρίθμηση των κινήσεων (θεωρημένο ημερολόγιο) βάσει ΚΒΣ Χρήση αυτόματα επαναλαμβανόμενων κινήσεων / άρθρων Χρήση περιοδικών κινήσεων Αυτόματοι έλεγχοι για ισοζύγιση / ισοσκελισμό άρθρων και μήνυμα ειδοποίησης Διορθώσεις σε προηγούμενη περίοδο επιτρέπονται, πριν την οριστικοποίησή ίδιας. Οριστικοποιημένη περίοδος δεν διορθώνεται παρά μόνο με αντιλογιστικές εγγραφές. Έναρξη ίδιας χρήσης πριν το κλείσιμο ίδιας παλιάς Η ενημέρωση των λογαριασμών ίδιας Γενικής Λογιστικής γίνεται από την αρχική καταχώρηση των παραστατικών Ενημέρωση στην νέα χρήση με τα υπόλοιπα ίδιας προηγούμενης χρήσης Η διαδικασία για το κλείσιμο χρήσης δημιουργεί αυτόματα κινήσεις κλεισίματος Ενημέρωση άρθρων τρέχουσας περιόδου ακόμη και αν η προηγούμενη είναι ανοικτή σύμφωνα με τα οριζόμενα στο ΚΒΣ Δυνατότητα επαναφοράς των εγγραφών κλεισίματος και μεταφοράς στην νέα χρήση πριν την οριστικοποίηση ίδιας Έλεγχοι για την αποφυγή καταχώρησης λανθασμένων κινήσεων Προστασία των χρηστών για τη μετάβαση από την τρέχουσα περίοδο στην επόμενη Αρχείο καταγραφής ημερομηνιών και χρηστών που έκαναν την αλλαγή, για κάθε αλλαγή που γίνεται τουλάχιστον σε πίνακες που είναι σημαντικοί για ολόκληρο το σύστημα (π.χ. τιμές) Μηχανισμός για αυτοματοποιημένο έλεγχο εργασιών ελέγχου ορθότητας και συμφωνίας των οικονομικών καταστάσεων Ειδική πρόβλεψη για ασφάλεια στη διαχείριση των ιστορικών στοιχείων (μη αλλοίωση, κτλ.) Πρόβλεψη για ασφαλή ενημέρωση από περίοδο σε περίοδο Τήρηση για χρήση και διαχείριση των ιστορικών στοιχείων και reports για τουλάχιστον έξι χρόνια Η πληροφόρηση είτε είναι online είτε προέρχεται από εκτυπώσεις, να περιλαμβάνει στοιχεία ενημερωμένα ή / και οριστικά ή / και προσωρινά, σύμφωνα με την προαίρεση του χρήστη Drill down από συγκεντρωτικούς λογαριασμούς σε αναλυτικούς μέχρι επίπεδο αρχικής εγγραφής Όλα τα reports να λειτουργούν με επιλογή εύρους ημερομηνιών από το χρήστη Συγκριτικά στοιχεία τρέχουσας χρήσης έναντι προηγούμενης χρήσης Επιλογή με αρίθμηση ή/και με ημερομηνία για ίδιας κινήσεις που βρίσκονται σε επιμέρους ημερολόγια Reports αναλυτικών κινήσεων ταξινομημένες πολλαπλά με όλα ίδιας τα στοιχεία Εκτύπωση λογιστικού σχεδίου Report για σύνολα και ανάλυση κινήσεων προμηθευτών 8
Report για σύνολα αποσβέσεων Δυνατότητα έκδοσης αποτελεσμάτων βραχύχρονων και ετήσιων (Ισολογισμός, αποτελέσματα χρήσης) Report για σύνολα κινήσεων διαθεσίμων και δυνατότητα ανάλυσης Ετήσιο ισοζύγιο σε ηλεκτρονική μορφή για το ΚΕΠΥΟ Οικονομικά Reports που αναλύουν τα δεδομένα των τμημάτων του οργανισμού Report Οικονομικού έτους με σύγκριση πραγματοποιηθέντων/προϋπολογισθέντων, απόκλιση ανά περίοδο Συνεχόμενες αριθμήσεις για άρθρα, για κινήσεις, οργανωμένες με συστηματικό τρόπο και με δυνατότητα για πολλαπλές μορφές αρίθμησης Εξεύρεση ίδιας προέλευσης κάθε κίνησης και πλήρους ιχνηλασιμότητας ίδιας μέσα στο σύστημα για εσωτερικό και εξωτερικό έλεγχο Ταυτόχρονη ενημέρωση π.χ. ίδιας δαπάνης με κατάτμηση σε διαφορετικούς λογαριασμούς εξόδων ή /και σε διαφορετικό τμήμα αν χρειαστεί) Κατευθείαν φόρτωση στο σύστημα, κινήσεων που υπάρχουν σε ηλεκτρονική μορφή Κανόνες ελέγχου εγκυρότητας κατά την καταχώρηση των λογαριασμών π.χ. έλεγχος δομής κωδικού, έλεγχος ιδιοτήτων των λογαριασμών για συμβατότητα με ιδιότητες των ανωτεροβαθμίων του κλπ Πλήρης υποστήριξη των λογαριασμών της ομάδας 9 του Ελληνικού Λογιστικού Σχεδίου Η ανάπτυξη των λογαριασμών της αναλυτικής λογιστικής να είναι σε πέμπτο επίπεδο και της μορφής ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ. με δυνατότητα περαιτέρω ανάπτυξης Το κύκλωμα της αναλυτικής λογιστικής ενημερώνεται αυτομάτως από την πρωτογενή καταχώριση των παραστατικών Μεταβολή της κατανομής (ποσοστών, ποσών ή/και λογαριασμών Αναλυτικής) τη στιγμή της καταχώρησης εγγραφών Γενικής Λογιστικής Ολοκληρωμένη σειρά εκτυπώσεων όπως για παράδειγμα: Των προβλεπόμενων από το ΚΒΣ, εκτύπωση ανάλυσης λογαριασμών, φύλλα μερισμού γενικών και αναλυτικών λογαριασμών, καταστάσεις κατάληξης ποσών επιμερισμού, καταστάσεις προέλευσης ποσών επιμερισμού, κλπ. Αναλυτική παρακολούθηση των διαδοχικών επιμερισμών από ομάδα 90 σε 92, 93 κλπ. Δυνατότητα καταχώρισης ποσοστών κατανομής δαπανών της λογαριασμούς της αναλυτικής λογιστικής με αυτόματο επιμερισμό της δαπάνης της στα επιλεγμένα κέντρα κόστους (σενάρια κατανομών, επιμερισμών) Αυτόνομη κοστολόγηση εκτός Αναλυτικής Λογιστικής και σε απόλυτη αρμονία με αυτήν. Οι εγγραφές δεν καταχωρούνται δύο φορές (Συλλειτουργία με την Γενική και την Αναλυτική Λογιστική) Ορισμός κέντρων κόστους και κέρδους, projects και λοιπών κοστολογικών στοιχείων (ανεξάρτητα από τη λειτουργία της Αναλυτικής Λογιστικής) Σύγκριση - συμφωνία κοστολογικών δεδομένων με την Αναλυτική Λογιστική Ορισμός ιεραρχικών συσχετίσεων μεταξύ κέντρων κόστους Ορισμός κανόνων για την λειτουργία της κοστολόγησης Κατανομή έκτακτου κόστους σε προσφερόμενες υπηρεσίες ή σε ολόκληρες ομάδες υπηρεσιών Ορισμοί κωδικών για όλες τις κατηγορίες κόστους Έκδοση οικονομικών αποτελεσμάτων ανά κέντρο κέρδους (κέρδη ζημίες εκμετάλλευσης) ΚΥΚΛΩΜΑ ΠΑΓΙΩΝ Καταχώρηση Αγοράς Παγίου Καταχώρηση Πώλησης Παγίου Καταχώρηση Απώλειας Παγίου Καταχώρηση Βελτίωσης Παγίου Καταχώρηση Αδράνειας Παγίου Καταχώρηση Επιστροφής Παγίου Υπολογισμός Αποσβέσεων ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΥΚΛΩΜΑΤΟΣ ΠΑΓΙΩΝ Καρτέλα Παγίου Μητρώο Παγίων και Αποσβέσεων Κατάσταση Κινήσεων Ευρετήριο Παγίων Ευρετήριο Συντελεστών Αποσβέσεων 9
Ειδικότερα το λογισμικό θα πρέπει να καλύπτει υποχρεωτικά τις παρακάτω απαιτήσεις για την παρακολούθηση της λειτουργίας των παγίων: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΓΙΩΝ Κατηγοριοποίηση παγίων ανά τμήμα και χώρο Πλήρης συμμόρφωση στα οριζόμενα στην παρ. 2.2.103 (μητρώο πάγιων περιουσιακών στοιχείων) του ΠΔ 1123/80 Καθορισμός μάσκας κωδικού παγίου και επικύρωση από το σύστημα κατά την εισαγωγή νέου παγίου Ορισμός πολλών τύπων αποσβέσεων (π.χ. Φορολογικών αποσβέσεων, κλπ) Καθοριζόμενα από το χρήστη ελεύθερα πεδία στην καρτέλα του παγίου για χρήση ανάλογα με της ανάγκες του νοσοκομείου κλπ. Τήρηση σειριακού αριθμού παγίου ή / και μοντέλου κατασκευής Ανάλυση του παγίου στα απαρτιζόμενα μέρη του (π.χ. Για Η/Υ ανάλυση σε οθόνη, πληκτρολόγιο, μόντεμ κλπ) Εντοπισμός παγίου βάσει συνδυασμού κριτηρίων οργανισμού, τμήματος, κωδικού παγίου και τύπου, τοποθεσία, σειριακού αριθμού, αριθμού παραγγελίας, τιμολογίου αγοράς κλπ. Παρακολούθηση των άϋλων περιουσιακών στοιχείων (φήμη - πελατεία κλπ) Τήρηση παγίων που δεν αποσβένονται Διασύνδεση του υποσυστήματος αγορών με τα πάγια και αυτόματη μετάπτωση των αγορών παγίων βάσει τιμολογίων προμηθευτών στο υποσύστημα παγίων Άμεση προβολή της ημερομηνίας κτήσης παγίου, αξίας κτήσης κλπ Διασύνδεση με λογαριασμό αποσβέσεων για τον αυτόματο υπολογισμό των αποσβέσεων και την on-line ενημέρωση του ισοζυγίου και του μητρώου παγίων Απόσβεση με πολλούς συντελεστές απόσβεσης ανά κατηγορία παγίων Τήρηση πρόσθετων αποσβέσεων ανά κατηγορία παγίων Υπολογισμός μηνιαίων αποσβέσεων ή αποσβέσεων για κάποιο μεσοδιάστημα (π.χ. ανά δίμηνο, τρίμηνο κλπ) Συγκεντρωτική ή αναλυτική ενημέρωση των εγγραφών αποσβέσεων στην Γενική Λογιστική Ορισμός και χρήση διαφορετικών μεθόδων απόσβεσης (σταθερή, φθίνουσα απόσβεση κλπ) ανά πάγιο και ανά κατηγορία παγίου Ξεχωριστή τήρηση και παρακολούθηση των αναπροσαρμογών παγίων βάσει των εκάστοτε νόμων (συμπεριλαμβανομένου του φορολογικού νόμου) Αυτόματη δημιουργία των άρθρων Γενικής Λογιστικής των αποσβέσεων Υποστήριξη διαδικασίας πώλησης παγίου Κατάργηση / καταστροφή παγίου Βελτιώσεις / προσθήκες σε πάγια Οn-line προβολή των κινήσεων του κάθε παγίου Οn-line προβολή της τρέχουσας αξίας του παγίου ανάλογα με το χρησιμοποιούμενο συντελεστή και μέθοδο απόσβεσης Οn-line προβολή της αξίας κτήσης και της λογιστικής αξίας Παγίων Πλήρης σειρά εκτυπώσεων κυρίως: Θεωρημένο μητρώο παγίων, Αποσβέσεις Περιόδου και Χρήσης, καταστάσεις αποσβεσθέντων κλπ Δυνατότητα εκτύπωσης παγίων ανά τμήμα για διαχειριστικό έλεγχο. Εκτυπώσεις ανά κωδικό παγίων με σύνολα και δυνατότητα εκτύπωσης ανά λογαριασμό γενικής λογιστικής με σύνολα λογαριασμού Διακοπή της απόσβεσης ενός παγίου, για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και επανέναρξή της Δυνατότητα παρακολούθησης έργων ανά φορέα χρηματοδότησης (π.χ. ΠΔΕ, ΕΕ, ΚΠ κ.λ.π.) Αυτόματος υπολογισμός αποσβέσεων των επιχορηγήσεων για επενδύσεις και αυτόματη δημιουργία των άρθρων στη γενική λογιστική Ο αυτόματος υπολογισμός των αποσβέσεων να δημιουργεί ταυτόχρονα τα αντίστοιχα λογιστικά άρθρα στην γενική λογιστική και να ενημερώνει τα αντίστοιχα κέντρα κόστους στην αναλυτική λογιστική Η καταχώρηση των δεδομένων της αρχικής απογραφής στο μητρώο παγίων να δημιουργεί αυτόματα το λογιστικό άρθρο έναρξης 10
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Καταχώρηση Ειδών (δυνατότητα παρακολούθησης και Σύνθετων Ειδών, καθώς και Συσκευασιών Ειδών) Αυτόματη ενημέρωση της αποθήκης με την καταχώρηση κάθε παραστατικού Υπολογισμός Απογραφής Υπολογισμός Αποτίμησης Αποθεμάτων Διαχείριση Καρτέλας Ισοζυγίου ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΥΚΛΩΜΑΤΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Βιβλίο Αποθήκης Κατάσταση Απογραφής Κατάσταση Ελλειμμάτων Πλεονασμάτων Κατάσταση Αποτίμησης Αποθεμάτων Ευρετήριο Ειδών Αγορές ανά Αποθήκη Αγορές ανά Είδος Αγορές ανά Κατηγορία Αγορές ανά Μήνα Είδη που δεν Κινήθηκαν Πωλήσεις ανά Αποθήκη Πωλήσεις ανά Είδος Πωλήσεις ανά Κατηγορία Πωλήσεις ανά Μήνα Έλεγχος Αποθεμάτων Έλεγχος Αρνητικών Υπολοίπων Ισοζύγιο Ειδών Καρτέλα Ειδών Υπόλοιπα Ειδών 6.- ΕΓΓΥΗΣΗ - ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ 6.1 Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει υπηρεσίες Συντήρησης (συμπεριλαμβανομένης της Εγγύησης Καλής Λειτουργίας) για το σύνολο του προσφερόμενου Συστήματος, για τουλάχιστον πέντε (5) έτη από την οριστική παραλαβή του Συστήματος. Η περίοδος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας ξεκινά από την οριστική παραλαβή του Συστήματος και η διάρκειά της θα είναι κατ ελάχιστο ενός (1) έτους. Η περίοδος Συντήρησης ξεκινά από την λήξη της περιόδου Εγγύησης Καλής Λειτουργίας, και διαρκεί τέσσερα (4) έτη ώστε αθροιστικά με την περίοδο Εγγύησης Καλής Λειτουργίας να ανέρχεται στα πέντε (5) έτη. Για την ενεργοποίηση των προσφερόμενων υπηρεσιών Συντήρησης, θα καταρτιστεί νέα Σύμβαση πριν από τη λήξη ισχύος της Σύμβασης του κυρίως Έργου. Η σύμβαση συντήρησης θα ανανεώνεται σε ετήσια βάση. Επίσης η Ελληνική Στατιστική Αρχή, ανά πάσα στιγμή και ύστερα από δίμηνη ειδοποίηση, διατηρεί μονομερώς το δικαίωμα της επέκτασης της ισχύος της τρέχουσας σύμβασης συντήρησης με τους ίδιους όρους για τρία (3) ακόμα έτη μετά τη λήξη της (3 ετήσιες ανανεώσεις). Το ύψος του ετήσιου κόστους συντήρησης στη νέα σύμβαση δεν θα μπορεί να υπερβαίνει το ετήσιο κόστος συντήρησης της Οικονομικής Προσφοράς του Αναδόχου, αναπροσαρμοζόμενο ανά έτος σύμφωνα με το ποσοστό αναπροσαρμογής που δήλωσε στην Οικονομική Προσφορά του. Επισημαίνεται, ότι η Ελληνική Στατιστική Αρχή διατηρεί το δικαίωμα με έγγραφη και μονομερή δήλωση προς τον ανάδοχο, να εξαιρεί ή να επανεντάσσει οποιοδήποτε προϊόντα εξοπλισμού/λογισμικού ξαναπροσαρμόζοντας ανάλογα το κόστος συντήρησης. Σε περίπτωση επανένταξης στη συντήρηση κάποιου προϊόντος που είχε εξαιρεθεί, τα συμβαλλόμενα μέρη εξακολουθούν να έχουν τις ίδιες υποχρεώσεις και δικαιώματα που θα είχαν, εάν το συγκεκριμένο προϊόν δεν είχε ποτέ εξαιρεθεί από τη συντήρηση. 11
Το κόστος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας περιλαμβάνεται στον προϋπολογισμό του έργου, ενώ το κόστος Συντήρησης δεν περιλαμβάνεται. Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει να υποβάλλουν στην οικονομική τους προσφορά και το κόστος Συντήρησης, για κάθε έτος ξεχωριστά, επιμερισμένο ανά συντηρούμενο είδος και υπηρεσία. Σημειώνεται ότι το κόστος συντήρησης θα ληφθεί υπ όψιν στην αξιολόγηση της προσφοράς του αναδόχου. 6.2 Όσον αφορά στο κόστος Συντήρησης, ο Ανάδοχος δεσμεύεται για τα ακόλουθα: Παροχή Υπηρεσιών Τεχνικής Υποστήριξης για το ωράριο λειτουργίας της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής Το ετήσιο κόστος Συντήρησης για το πρώτο έτος (μετά την λήξη της προσφερόμενης ΔΩΡΕΑΝ περιόδου Εγγύησης Καλής Λειτουργίας) δεν δύναται να υπερβαίνει το 12% της συνολικής τιμής της προσφοράς του Αναδόχου, μη συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης. Η ετήσια αναπροσαρμογή του κόστους Συντήρησης θα δοθεί σε σταθερό ποσοστό και θα έχει ανώτατο όριο το 4%. Η τιμή συντήρησης του κάθε προϊόντος, δεν μπορεί να υπερβαίνει σε καμιά περίπτωση την τρέχουσα τιμή συντήρησης που αναφέρεται στον επίσημο τιμοκατάλογο του Αναδόχου για το αντίστοιχο προϊόν. Στο κόστος συντήρησης περιλαμβάνονται όλα τα παράπλευρα έξοδα μετακίνησης, διαμονής και αμοιβής προσωπικού, αξίας ανταλλακτικών, εξαρτημάτων κλπ. (πλην αναλωσίμων), που κρίνονται κάθε φορά απαραίτητα για τη διόρθωση του αντίστοιχου προβλήματος. Για το λόγο αυτό ο υποψήφιος Ανάδοχος, θα πρέπει να ορίζει στην προσφορά του τα είδη που θεωρούνται αναλώσιμα. 7.- ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ Οι υπηρεσίες εκπαίδευσης είναι συμπληρωματικές ως προς το βασικό έργο της υλοποίησης του έργου και περιλαμβάνονται στις βασικές υποχρεώσεις του Αναδόχου του παρόντος Έργου. Πριν την υπογραφή της σύμβασης μεταξύ της ΕΛ.ΣΤΑΤ. και του Αναδόχου, θα καταρτισθεί από κοινού, χρονοδιάγραμμα εκπαίδευσης των χρηστών του συστήματος στο οποίο θα ορίζεται και ο τρόπος εκπαίδευσης (on the job training κλπ) 8.- ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΕΡΓΟΥ Οι διαδικασίες παράδοσης και παραλαβής του Έργου θα γίνονται σύμφωνα με τον Κανονισμό Προμηθειών. Στην περίπτωση διαπίστωσης παρεκκλίσεων του παραδοτέου από τους όρους της Σύμβασης που θα υπογραφεί, η ΕΠΠΕ (ΕΠιτροπή Παραλαβής Έργου) διαβιβάζει εγγράφως στον Ανάδοχο τις παρατηρήσεις της επί του παραδοτέου, το αργότερο εντός δέκα (10) εργάσιμων ημερών από την επόμενη της ημερομηνίας παράδοσής του. Εκτιμώντας το εύρος των απαιτούμενων τροποποιήσεων, η ΕΠΠΕ καθορίζει το χρονικό διάστημα λήψης των διορθωτικών μέτρων και επανυποβολής του παραδοτέου. Το χρονικό διάστημα αυτό μπορεί να κυμαίνεται από πέντε (5) έως είκοσι (20) εργάσιμες ημέρες. Η διαδικασία επανυποβολής μπορεί να πραγματοποιηθεί περισσότερο από μία φορές, κατά την κρίση της ΕΠΠΕ, επιδιώκοντας να παραλάβει κάθε παραδοτέο σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις προδιαγραφές και στους όρους της Σύμβασης. Η παράδοση του Έργου από τον Ανάδοχο και η παραλαβή του Έργου από την ΕΠΠΕ, θα γίνουν υποχρεωτικά μέσα στις προθεσμίες που θα οριστούν στη Σύμβαση που θα υπογραφεί, σε μεταγενέστερο χρόνο, μεταξύ του Αναδόχου και της ΕΛ.ΣΤΑΤ. 9.- ΑΡΧΙΚΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ - ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ ΣΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΗΣ ΕΛ.ΣΤΑΤ. - ΒΕΛΤΙΩΣΕΙΣ 12
9.1 Η αρχική εγκατάσταση του συστήματος-προγράμματος θα γίνει από έμπειρο και εξουσιοδοτημένο προσωπικό του αναδόχου, το οποίο αφού θα καταχωρήσει-προσαρμόσει τον προϋπολογισμό της ΕΛ.ΣΤΑΤ., θα αναπτύξει τους λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής του Λογιστικού Σχεδίου και θα τους αντιστοιχίσει με αυτούς του προϋπολογισμού. Αμέσως μετά την αρχική εγκατάσταση το αρμόδιο τμήμα (λογιστήριο) της ΕΛ.ΣΤΑΤ. θα είναι έτοιμο να εκδώσει το πρώτο Ένταλμα ή, σύμφωνα με το νέο θεσμικό πλαίσιο, το πρώτο Δελτίο Συμψηφιστικής Εγγραφής. 9.2 Η προσαρμογή του συστήματος-προγράμματος στις ιδιαίτερες ανάγκες της ΕΛ.ΣΤΑΤ., η εκπαίδευση του προσωπικού της (χρηστών), η ρύθμιση των παραμέτρων του προγράμματος ανάλογα με τον εξοπλισμό (συστήματα πληροφορικής κλπ.) της ΕΛ.ΣΤΑΤ. και η αρχική τροφοδότηση του προγράμματος με στοιχεία από υπάρχοντα αρχεία της ΕΛ.ΣΤΑΤ., θα συμπεριλαμβάνονται στο αρχικό κόστος της προσφοράς των υποψηφίων. 9.3 Για το πρώτο χρόνο θα παρέχονται από τον προμηθευτή του συστήματος δωρεάν όλες οι βελτιώσεις, προσαρμογές και σχετικές προσθήκες στο πρόγραμμα που θα υποδειχθούν από την ΕΛ.ΣΤΑΤ., στα πλαίσια της συνεχούς συντήρησης και βελτίωσης. 10.- ΔΑΠΑΝΗ Η παραπάνω δαπάνη βαρύνει την πίστωση του κωδικού αριθμού εξόδων (ΚΑΕ) 5252 του ειδικού φορέα 23-750, του προϋπολογισμού εξόδων της ΕΛ.ΣΤΑΤ., οικον. έτους 2010, και υπόκειται σε κράτηση 3% υπέρ του Μ.Τ.Π.Υ., μετά του αναλογούντος χαρτοσήμου και ΟΓΑ χαρτοσήμου. Επίσης θα γίνει παρακράτηση φόρου εισοδήματος 4% και 8% επί της καθαρής αξίας του τιμολογίου, για την οποία χορηγείται βεβαίωση (Ν.2198 άρθρο 24 ΦΕΚ 43/22.3.94). Ο ΦΠΑ βαρύνει το Δημόσιο. 11.- ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ Προς ενημέρωση των ενδιαφερομένων, το πλήρες κείμενο της παρούσας απόφασης, θα αναρτηθεί στο διαδικτυακό τόπο της ΕΛ.ΣΤΑΤ. www.statistics.gr (τομέας Διάφορα, υποτομέας Προκηρύξεις). 12.- ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι ενδιαφερόμενοι θα υποβάλλουν προσφορές σε κλειστούς και σφραγισμένους φακέλους στην έδρα της ΕΛ.ΣΤΑΤ. (Πειραιώς 46 & Επονιτών 185 10 Πειραιάς, 7 ος όροφος Γραφείο 703 - Τμήμα Προμηθειών και υπόψη: κου Σαραντουλάκη). Οι προσφορές θα φέρουν την υπογραφή του Προμηθευτή και τη σφραγίδα της Επιχείρησης / Εταιρίας του. Οι κλειστοί και σφραγισμένοι φάκελοι των υποψηφίων, που θα κατατεθούν, θα πρέπει να αναγράφουν στην εξωτερική πλευρά τους την περιγραφή του διαγωνισμού για τον οποίο προορίζονται. Καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών των υποψηφίων, στην έδρα της ΕΛ.ΣΤΑΤ., ορίζεται η 22α Νοεμβρίου 2010 ημέρα Δευτέρα. 13.- ΠΛΗΡΩΜΕΣ Η πληρωμή του Προμηθευτή θα γίνει μετά την υπογραφή του πρωτοκόλλου βεβαίωσης παραλαβής και καλής εκτέλεσης των εργασιών εγκατάστασης του συστήματος Μηχανογραφημένης Λογιστικής από την αρμόδια επιτροπή, την έκδοση και υπογραφή του σχετικού Δελτίου εισαγωγής της ΕΛ.ΣΤΑΤ. και την έκδοση του σχετικού τιμολογίου, με χρηματικό ένταλμα πληρωμής, που θα εκδώσει η Υπηρεσία Δημοσιονομικού Ελέγχου (Υ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών, στο όνομα του Αναδόχου και από τη ΔΟΥ που θα υποδειχθεί. 14.- ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 13
Τη σχετική σύμβαση θα υπογράψουν ο Πρόεδρος της ΕΛ.ΣΤΑΤ., που με την ιδιότητα του αυτή εκπροσωπεί την Ανεξάρτητη Αρχή και ο νόμιμος εκπρόσωπος του Αναδόχου. 15.- Για τη διενέργεια του διαγωνισμού ορίζουμε ως αρμόδια Επιτροπή τους παρακάτω υπαλλήλους της ΕΛ.ΣΤΑΤ.: Σαραντουλάκη Εμμανουήλ, υπάλληλο με βαθμό Α, Παντελάκη Μαρία, υπάλληλο με βαθμό Α, και Στάμου Λουκία, υπάλληλο με βαθμό Α 16.- Για τη βεβαίωση καλής εκτέλεσης των υπηρεσιών ορίζουμε ως αρμόδια Επιτροπή τους εξής υπαλλήλους της ΕΛ.ΣΤΑΤ: Καπαρό Γεώργιο, υπάλληλο με βαθμό Α Τρίγκα Νικόλαο, υπάλληλο με βαθμό Α, και Μαλισιόβα Αριστείδη, υπάλληλο με βαθμό Γ Ο Πρόεδρος Εσωτερική διανομή: 1.- Γραφείο Προέδρου 2.- Γεν. Δ/νση Διοίκησης & Οργάνωσης 3.- Δ/νση Διοικητικής Υποστήριξης 4.- Δ/νση Οικον. Διοίκησης Τμήμα Προμηθειών Τμήμα Προϋπολογισμού 5.- Ενδιαφερόμενοι Ανδρέας Β. Γεωργίου Ακριβές Αντίγραφο Η Προϊσταμένη του Τμήματος Γεν. Πρωτ. και Διεκ/σης 14