Περιεχόμενα. Γνωριμία με τη Microsoft Access Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 25. Προσθήκη και λήψη πληροφοριών από βάση δεδομένων 49

Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στη Microsoft Access 2002 Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια Χρήση του συνοδευτικού CD-ROM του βιβλίου Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου Θέματα εξετάσεων MOUS Εξετάσεις MOUS vii ix xi xvii xix xxiii 1 2 Γνωριμία με τη Microsoft Access 2002 1 Τι είναι βάση δεδομένων;...2 Τι το σπουδαίο έχει η Access;...2 Άνοιγμα αποθηκευμένης βάσης δεδομένων...4 Εξερεύνηση των πινάκων...6 Εξερεύνηση των ερωτημάτων...11 Εξερεύνηση των φορμών...15 Εξερεύνηση των εκθέσεων...19 Εξερεύνηση άλλων αντικειμένων της Access...22 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 25 Δημιουργία δομής βάσης δεδομένων με τον απλό τρόπο...26 Έλεγχος της δουλειάς του Οδηγού...30 Δημιουργία πινάκων με τον απλό τρόπο...34 Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των δεδομένων...37 Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων...44 3 Προσθήκη και λήψη πληροφοριών από βάση δεδομένων 49 Εισαγωγή πληροφοριών από το Excel...50

iv Microsoft Access 2002 Βήμα Βήμα Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο οριοθετημένου κειμένου...52 Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο κειμένου σταθερού πλάτους...54 Εισαγωγή πληροφοριών από βάση δεδομένων της Access...57 Εισαγωγή πληροφοριών από άλλες βάσεις δεδομένων...59 Εισαγωγή πληροφοριών από ένα αρχείο HTML...60 Εισαγωγή δεδομένων XML...63 Εξαγωγή πληροφοριών προς άλλες εφαρμογές...64 Σύνδεση βάσης δεδομένων με πληροφορίες άλλης βάσης δεδομένων...67 Άλλοι τρόποι κοινής χρήσης δεδομένων της Access...69 4 5 6 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες 73 Δημιουργία φόρμας με τη βοήθεια Οδηγού...74 Ρύθμιση των ιδιοτήτων των φορμών...76 Ρύθμιση της διάταξης των φορμών...82 Προσθήκη στοιχείων ελέγχου στις φόρμες...85 Χρήση της VBA για την καταχώριση δεδομένων σε φόρμα...90 Δημιουργία φόρμας με την Αυτόματη φόρμα...94 Προσθήκη δευτερεύουσας φόρμας σε μια φόρμα...96 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 107 Ταξινόμηση πληροφοριών...108 Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα...110 Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα...113 Εντοπισμός πληροφοριών Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση...115 Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης...118 Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό...126 Εκτέλεση υπολογισμών σε ένα ερώτημα...128 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών 133 Χρήση του τύπου δεδομένων για τον περιορισμό δεδομένων...134 Χρήση της ιδιότητας Field Size για τον περιορισμό δεδομένων...138 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση μάσκας εισαγωγής...140

Περιεχόμενα v Χρήση των κανόνων επικύρωσης για περιορισμό των δεδομένων...145 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση λίστας αναζήτησης...148 Ενημέρωση πληροφοριών σε έναν πίνακα...154 Διαγραφή πληροφοριών από έναν πίνακα...157 7 8 9 Εκθέσεις 161 Δημιουργία έκθεσης με Οδηγό...162 Τροποποίηση έκθεσης...166 Δημιουργία έκθεσης από το μηδέν...171 Προσθήκη δευτερεύουσας έκθεσης σε μια έκθεση...176 Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης...182 Ευκολία χρήσης μιας βάσης δεδομένων 187 Δημιουργία κύριου πίνακα επιλογών με τη Διαχείριση πίνακα επιλογών...188 Δημιουργία αρχικής οθόνης...193 Ορισμός επιλογών εκκίνησης...198 Διατήρηση της υγείας της εφαρμογής σας...204 Διατήρηση της ασφάλειας των πληροφοριών 211 Απόκρυψη των περιεχόμενων της βάσης δεδομένων από αδιάκριτα μάτια...212 Έλεγχος αυτών που ανοίγουν τη βάση δεδομένων...214 Κοινή χρήση βάσης δεδομένων...216 Αναπαραγωγή μιας βάσης δεδομένων...218 Διαίρεση βάσης δεδομένων...223 Διευθέτηση ομάδας εργασίας...225 Συντήρηση ομάδας εργασίας...232 Απαγόρευση αλλαγών στον κώδικα VBA...237 Ασφάλιση βάσης δεδομένων που θα διανέμεται δημόσια...239

vi Microsoft Access 2002 Βήμα Βήμα 10 Εργασία με σελίδες και λειτουργικές μονάδες 243 Δημιουργία στατικών ιστοσελίδων...245 Εξερεύνηση της Visual Basic for Applications...247 Χρήση της VBA για τη δημιουργία μιας ιστοσελίδας...252 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων με τη διαταγή AutoPage...261 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων με τον Οδηγό σελίδας...269 Δυνατότητα ανάλυσης δεδομένων από άλλους στον Ιστό...273 Γρήγορη αναφορά 279 Κεφάλαιο1: Γνωριμία με τη Microsoft Access 2002...279 Κεφάλαιο 2: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων...279 Κεφάλαιο 3: Προσθήκη και λήψη πληροφοριών από βάση δεδομένων...280 Κεφάλαιο 4: Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες...282 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών...284 Κεφάλαιο 6: Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών...287 Κεφάλαιο 7: Εκθέσεις...289 Κεφάλαιο 8: Ευκολία χρήσης μιας βάσης δεδομένων...292 Κεφάλαιο 9: Διατήρηση της ασφάλειας των πληροφοριών...293 Κεφάλαιο 10: Εργασία με σελίδες και λειτουργικές μονάδες...296 Γλωσσάρι 299 Ευρετήριο 311

Κεφάλαιο 5 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών Μετά την ολοκλήρωση αυτού του κεφαλαίου θα μπορείτε: Να ταξινομείτε με βάση ένα ή περισσότερα πεδία. Να φιλτράρετε πληροφορίες με διάφορους τρόπους. Να δημιουργείτε ερωτήματα που βρίσκουν πληροφορίες σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Να δημιουργείτε ερωτήματα που υπολογίζουν σύνολα. Μια βάση δεδομένων είναι μια αποθήκη πληροφοριών. Μπορεί να περιέχει λίγες μόνο εγγραφές σε έναν πίνακα ή χιλιάδες εγγραφές σε πολλούς συσχετισμένους πίνακες. Ανεξάρτητα από το πόσες πληροφορίες είναι αποθηκευμένες, η βάση δεδομένων είναι χρήσιμη μόνο αν μπορείτε να εντοπίζετε τις πληροφορίες που θέλετε, όποτε τις χρειάζεστε. Σε μια μικρή βάση δεδομένων μπορείτε να βρίσκετε τις πληροφορίες απλώς ξεφυλλίζοντας τα περιεχόμενα μέχρι να εντοπίσετε αυτό που ψάχνετε. Όμως, καθώς η βάση μεγαλώνει σε μέγεθος και γίνεται πιο πολύπλοκη, ο εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών γίνεται όλο και πιο δύσκολος. Η Microsoft Access προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων με τα οποία μπορείτε να οργανώνετε την εμφάνιση των πληροφοριών μιας βάσης δεδομένων και να εντοπίζετε συγκεκριμένα στοιχεία. Με τη βοήθεια αυτών των εργαλείων μπορείτε να εστιάζετε στο συγκεκριμένο τμήμα των πληροφοριών, ταξινομώντας γρήγορα κάποιον πίνακα με βάση οποιοδήποτε πεδίο (ή συνδυασμό πεδίων) ή φιλτράροντας τον πίνακα έτσι ώστε να εμφανίζονται (ή να μην εμφανίζονται) οι πληροφορίες που περιέχουν κάποιο συνδυασμό χαρακτήρων. Με λίγο περισσότερη προσπάθεια μπορείτε να ετοιμάσετε ερωτήματα που εμφανίζουν συγκεκριμένα πεδία από συγκεκριμένες εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες. Μπορείτε ακόμη και να αποθηκεύσετε αυτά τα ερωτήματα, ώστε να τα χρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά. Ένα ερώτημα μπορεί να κάνει περισσότερα από την απλή επιστροφή μιας λίστας εγγραφών από έναν πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε στα ερωτήματα συναρτήσεις που ε- κτελούν υπολογισμούς με τις πληροφορίες των πινάκων και βρίσκουν το άθροισμα, το μέσο όρο, το πλήθος, και άλλες αριθμητικές τιμές. Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία ταξινόμησης και φιλτραρίσματος, αλλά και τα ερωτήματα, για να εντοπίζετε με ακρίβεια σε μια βάση δεδομένων τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Θα εργαστείτε με τα αρχεία της βάσης δεδομένων GardenCo που είναι αποθηκευμένα στους υποφακέλους Sort, FilterDS, FilterForm, AdvFilter, QueryDS, QueryWiz, και Aggregate του φακέλου SBS\Access\Queries.

108 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Ταξινόμηση πληροφοριών Ac2002-5-3 Οι πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε έναν πίνακα μπορούν να ταξινομηθούν είτε σε αύξουσα, είτε σε φθίνουσα σειρά, με βάση τις τιμές ενός ή περισσότερων πεδίων του πίνακα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ταξινομήσετε έναν πίνακα πελατών με βάση πρώτα το επώνυμο και μετά το όνομα των πελατών. Μια τέτοια ταξινόμηση θα είχε ως αποτέλεσμα μια λίστα σαν την επόμενη, που θυμίζει αυτές που βρίσκουμε στους τηλεφωνικούς καταλόγους: Επώνυμο Γεωργίου Γεωργίου Γεωργίου Γεωργίου Γεωργίου Όνομα Δήμητρα Ιωάννης Κωνσταντίνα Νικόλαος Σωτηρία Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να ταξινομήσετε έναν πίνακα για να συγκεντρώσετε όλες τις εγγραφές κάποιου τύπου για παράδειγμα, προκειμένου να έχει μια έκπτωση στα ταχυδρομικά τέλη, η εταιρεία The Garden Company ταξινομεί τις εγγραφές των πελατών κατά ταχυδρομικό κώδικα πριν από την εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα μάθετε πολλούς τρόπους για να ταξινομείτε τις πληροφορίες σε ένα φύλλο δεδομένων ή σε μια φόρμα. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο SBS\Access\Queries\Sort. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Ανοίξτε τον πίνακα Customers σε προβολή Φύλλου δεδομένων. Αύξουσα ταξινόμηση 3 Για να ταξινομήσετε κατά Region, πατήστε οπουδήποτε στη στήλη Region, και μετά πατήστε στο κουμπί Sort Ascending (Αύξουσα ταξινόμηση). Συμβουλή Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε τις διαταγές Sort Ascending ή Sort Descending του μενού Records (Εγγραφές) ή να πατήσετε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο φύλλο δεδομένων και να επιλέξετε οποιαδήποτε διαταγή του μενού συντόμευσης. Οι εγγραφές θα ταξινομηθούν κατά περιοχή. Φθίνουσα ταξινόμηση 4 Για να αναστρέψετε τη σειρά ταξινόμησης, και ενώ είστε ακόμη στη στήλη Region,πατήστε στο κουμπί Sort Descending (Φθίνουσα ταξινόμηση).

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 109 Στην κορυφή της λίστας θα βρεθούν τώρα οι εγγραφές για την πολιτεία Washington (WA). Και με τις δύο ταξινομήσεις ταξινομήθηκε το πεδίο Region αλφαβητικά, αλλά το πεδίο City έμεινε σε φαινομενικά τυχαία σειρά ενώ αυτό που θέλατε να δείτε στην πραγματικότητα είναι οι εγγραφές ταξινομημένες κατά πόλη μέσα σε κάθε περιοχή. Πώς ταξινομεί η Access Η έννοια της ταξινόμησης μοιάζει αρκετά κατανοητή αλλά, σε μερικά θέματα, ο υπολογιστής δεν προσεγγίζει αυτή την έννοια με τόσο κατανοητό τρόπο. Ένα τέτοιο θέμα είναι η ταξινόμηση των "αριθμητικών ψηφίων". Στην Access, τα αριθμητικά ψηφία αντιμετωπίζονται ως κείμενο ή ως αριθμοί. Εξαιτίας των κενών διαστημάτων, των διαχωριστικών, και των άλλων σημείων στίξης που χρησιμοποιούνται συνήθως σε διευθύνσεις οδών, ταχυδρομικούς κώδικες, και αριθμούς τηλεφώνων, τα αριθμητικά ψηφία σε αυτά τα πεδία αντιμετωπίζονται συνήθως ως κείμενο και η ταξινόμησή τους ακολουθεί τη λογική που εφαρμόζεται στην ταξινόμηση κάθε κειμένου. Από την άλλη, τα αριθμητικά ψηφία σε κάποιο πεδίο με τιμές ή ποσότητες προϊόντων αντιμετωπίζονται ως αριθμοί. Όταν η Access ταξινομεί κείμενο, ταξινομεί πρώτα ως προς τον πρώτο χαρακτήρα του επιλεγμένου πεδίου κάθε εγγραφής, μετά ως προς το δεύτερο χαρακτήρα, κ.ο.κ. μέχρι να τελειώσουν οι χαρακτήρες. Όταν η Access ταξινομεί αριθμούς, αντιμετωπίζει τα περιεχόμενα κάθε πεδίου σαν τιμή και ταξινομεί τις εγγραφές με βάση την τιμή αυτή. Η τακτική αυτή μπορεί να οδηγήσει σε φαινομενικά παράξενες ταξινομήσεις. Δείτε για παράδειγμα τον επόμενο πίνακα: η ταξινόμηση των τιμών της πρώτης στήλης σαν να ήταν κείμενο δημιουργεί τη δεύτερη στήλη, ενώ η ταξινόμηση της πρώτης στήλης σαν να ήταν αριθμοί δημιουργεί την τρίτη στήλη. Αρχικό Ταξινόμηση κειμένου Ταξινόμηση αριθμών 1 1 1 1234 11 2 23 12 3 3 1234 4 11 2 5 22 22 11 12 23 12 4 3 22 2 4 23 5 5 1234 Αν κάποιο πεδίο με τύπο δεδομένων Text (Κείμενο) περιέχει αριθμούς, μπορείτε να ταξινομήσετε το πεδίο αριθμητικά αφού συμπληρώσετε τους αριθμούς με μηδενικά στην αρχή, ώστε όλες οι καταχωρίσεις να έχουν το ίδιο μήκος. Έτσι, οι "αριθμοί" 001, 011, και 101 ταξινομούνται σωστά, παρόλο που τα αριθμητικά ψηφία έχουν οριστεί ως κείμενο.

110 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Συμβουλή Η Access μπορεί να ταξινομεί ως προς περισσότερα από ένα πεδία, αλλά ταξινομεί διαδοχικά από τα αριστερά προς τα δεξιά. Γι' αυτό, τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε πρέπει να είναι γειτονικά και πρέπει να έχουν τοποθετηθεί με τη σειρά που θέλετε να τα ταξινομήσετε. Συμβουλή 5 Για να μετακινήσετε το πεδίο Region στα αριστερά του πεδίου City, πατήστε στην κεφαλίδα του για να επιλέξετε τη στήλη και μετά σύρετε τη στήλη προς τα αριστερά μέχρι να εμφανιστεί μια σκούρα διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στα πεδία Address και City. 6 Επειδή το πεδίο Region είναι ήδη επιλεγμένο, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και πατήστε στην επικεφαλίδα City για να επεκτείνετε την επιλογή ώστε να είναι επιλεγμένες και οι δύο στήλες Region και City. 7 Πατήστε στο κουμπί Sort Ascending (Αύξουσα ταξινόμηση) για να διατάξετε τις εγγραφές σε αύξουσα σειρά ως προς την περιοχή, αλλά και σε αύξουσα σειρά των ονομάτων των πόλεων σε κάθε περιοχή (ή, για το παράδειγμα, σε κάθε πολιτεία). Η ταξινόμηση των εγγραφών γίνεται ενώ τις εξετάζετε μέσα σε μια φόρμα. Απλώς πατήστε στο πλαίσιο του πεδίου ως προς το οποίο θέλετε να βασίσετε την ταξινόμηση και μετά πατήστε σε ένα από τα κουμπιά Ταξινόμησης. Δεν μπορείτε, όμως, να ταξινομήσετε πεδία σε προβολή Φόρμας. 8 Η σειρά των στηλών στον πίνακα Customers δεν έχει ουσιαστική σημασία παρόλα αυτά, επαναφέρετε τη στήλη Region εκεί που ήταν. 9 Κλείστε και αποθηκεύστε τον πίνακα Customers. 10 Κλείστε τη βάση δεδομένων. Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα Ac2002-5-4 Η ταξινόμηση των πληροφοριών σε έναν πίνακα τις οργανώνει με λογικό τρόπο, αλλά και πάλι έχετε να κάνετε με ολόκληρο πίνακα. Αν ο σκοπός σας είναι να εντοπίσετε όλες τις εγγραφές σε ένα ή περισσότερα πεδία που ικανοποιούν κάποια συγκεκριμένη προδιαγραφή, κάποια από τις διαθέσιμες διαταγές Φίλτρων θα ικανοποιήσει τις ανάγκες σας. Μπορείτε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε γρήγορα ένα φίλτρο που θα εντοπίζει όλους τους πελάτες της εταιρείας The Garden Company οι οποίοι ζουν στο Seattle. Θα μπορούσατε, πάλι, να βρείτε όσους έκαναν κάποια παραγγελία στις 13 Ιανουαρίου. Θα μπορούσατε, ακόμη, να εντοπίσετε όλους τους πελάτες που ζουν έξω από τις ΗΠΑ. Θα μπορούσατε να εφαρμόσετε απλά φίλτρα παρακολουθώντας ταυτόχρονα πληροφορίες από κάποιο πίνακα ή φόρμα. Τα φίλτρα αυτά εφαρμόζονται στα περιεχόμενα του επιλεγμένου πεδίου μπορείτε όμως να εφαρμόσετε και άλλα φίλτρα στα αποτελέσματα του πρώτου φίλτρου, για να προσαρμόσετε ακόμη περισσότερο την έρευνά σας.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 111 Συμβουλή Οι διαταγές Filter που θα χρησιμοποιήσετε στην άσκηση αυτή είναι στη διάθεσή σας από την επιλογή Filter του μενού Records (Εγγραφές), από κουμπιά που μπορείτε να πατήσετε στη γραμμή εργαλείων, και από μενού συντόμευσης. Αυτό δεν σημαίνει, πάντως, ότι όλες οι διαταγές Filter είναι διαθέσιμες σε όλα αυτά τα μέρη. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα εφαρμόσετε διάφορες μεθόδους φιλτραρίσματος σε έναν πίνακα. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο SBS\Access\Queries\FilterDS. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Ανοίξτε τον πίνακα Customers σε προβολή Φύλλου δεδομένων. Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή 3 Πατήστε σε κάποια καταχώριση της πόλης Sidney στο πεδίο City και μετά πατήστε στο κουμπί Filter By Selection (Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή). Σημαντικό Ο αριθμός των πελατών που εμφανίζεται στον πίνακα θα αλλάξει από 110 σε 2, επειδή υ- πάρχουν μόνο δύο πελάτες που κατοικούν στο Sidney. Όταν φιλτράρετε έναν πίνακα, οι εγγραφές που δεν ικανοποιούν τα κριτήρια του φίλτρου δεν αφαιρούνται από τον πίνακα απλώς δεν εμφανίζονται. Κατάργηση φίλτρου 4 Πατήστε στο κουμπί Remove Filter (Κατάργηση φίλτρου) για να εμφανιστούν ξανά οι υπόλοιποι πελάτες. 5 Τι θα πρέπει να κάνετε αν θέλετε μια λίστα όλων των πελατών που ζουν σε περιοχή με Ταχυδρομικό Κώδικα (Postal Code) που αρχίζει από V3F; Βρείτε ένα τέτοιο παράδειγμα, επιλέξτε τους χαρακτήρες V3F, και πατήστε και πάλι στο κουμπί Filter By Selection. Θα εμφανιστούν μόνο οι δύο εγγραφές με ταχυδρομικό κώδικα που αρχίζει από V3F. 6 Πατήστε στο κουμπί Remove Filter. 7 Και αν ο πίνακας είναι τεράστιος και δεν ξέρετε καν αν υπάρχει κάποιος ταχυδρομικός κώδικας από V3F; Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιονδήποτε ταχυδρομικό κώδικα, διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Filter For (Φίλτρο για), πληκτρολογήστε στο κελί το V3F*, και πατήστε ENTER για να πάρετε τα ίδια αποτελέσματα. Ο αστερίσκος (*) είναι ένας χαρακτήρας-μπαλαντέρ που λέει στην Access να αναζητήσει οποιαδήποτε καταχώριση στο πεδίο Postal Code που αρχίζει από V3F. 8 Για να βρείτε πόσοι πελάτες ζουν έξω από τις ΗΠΑ, καταργήστε το τρέχον φίλτρο, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο πεδίο Country οποιασδήποτε εγγραφής των ΗΠΑ, και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Filter Excluding Selection (Φιλτράρισμα εκτός της επιλογής). Θα δείτε όλους τους πελάτες από άλλες χώρες (στο παράδειγμα, μόνο από τον Καναδά).

112 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Μπαλαντέρ Όταν δεν γνωρίζετε ή δεν είστε βέβαιοι για κάποιο χαρακτήρα ή για μια ακολουθία χαρακτήρων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα κριτήρια αναζήτησης τους χαρακτήρες μπαλαντέρ (wildcard characters) στη θέση των αγνώστων χαρακτήρων. Οι πιο συνηθισμένοι χαρακτήρες μπαλαντέρ είναι οι εξής: Χαρακτήρας Περιγραφή Παράδειγμα * Ταύτιση οποιουδήποτε αριθμού χαρακτήρων.? Ταύτιση οποιουδήποτε (αλλά ενός) αλφαβητικού χαρακτήρα. # Ταύτιση οποιουδήποτε (αλλά ενός) αριθμητικού χαρακτήρα. Επώνυμο = Χρ* βρίσκει και το Χρηστίδης, και το Χρήστου Όνομα =?άνος βρίσκει τα Μάνος και Πάνος Κωδ = 1## βρίσκει όλους τους κωδικούς από το 100 μέχρι και το 199 9 Για να δοκιμάσετε ακόμα μία μέθοδο φιλτραρίσματος, καταργήστε το φίλτρο, αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα Customers, και ανοίξτε τον πίνακα Orders σε προβολή Φύλλου δεδομένων. 10 Για να βρείτε όλες τις παραγγελίες που πήρε ο Michael Emanuel στις 23 Ιανουαρίου, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο Emanuel, Michael στο πεδίο Employee, και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης το Filter By Selection. Συμβουλή 11 Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στις 1/23/01 στο πεδίο OrderDate και μετά διαλέξτε πάλι Filter By Selection από το μενού συντόμευσης. Έτσι έχετε μια λίστα με τις παραγγελίες του Michael στις 23/1. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτή τη λίστα με φιλτράρισμα σε κάποιο άλλο πεδίο της, αλλά μπορείτε και να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα αφού πατήσετε πρώτα σε ένα πεδίο και κατόπιν σε ένα από τα κουμπιά Ταξινόμησης. Αφού εντοπίσετε τις πληροφορίες που θέλατε και τις οργανώσετε σωστά, μπορείτε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε μια φόρμα ή μια έκθεση. Απλώς πατήστε στο κουμπί New Object (Δημιουργία αντικειμένου) στη γραμμή εργαλείων και ακολουθήστε τις οδηγίες. Συμβουλή 12 Καταργήστε τα φίλτρα πατώντας στη διαταγή Remove Filter. 13 Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα Orders. 14 Κλείστε τη βάση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις διαταγές Filter για να φιλτράρετε τις πληροφορίες ενός πίνακα όταν τον εξετάζετε ως φόρμα. Συχνά, η διαταγή Filter For είναι χρήσιμη για φόρμες, επειδή δεν χρειάζεται να βλέπετε την επιλογή που θέλετε.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 113 Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα Ac2002-5-4 Η διαταγή Filter By Form (Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα) παρέχει ένα γρήγορο και εύκολο τρόπο να φιλτράρετε έναν πίνακα με βάση τις πληροφορίες από πολλά πεδία. Αν ανοίξετε έναν πίνακα και μετά πατήσετε στο κουμπί Filter By Form, θα δείτε κάτι που μοιάζει με απλό φύλλο δεδομένων. Στην πραγματικότητα όμως, καθένα από τα κενά κελιά είναι ένα σύνθετο πλαίσιο με έναν πτυσσόμενο κατάλογο που περιέχει όλες τις καταχωρίσεις αυτού του πεδίου, όπως στην επόμενη εικόνα: Μπορείτε να επιλέξετε κάτι από τον κατάλογο και να πατήσετε στο κουμπί ApplyFilter (Εφαρμογή φίλτρου) για να εμφανιστούν μόνο οι εγγραφές με την επιλογή σας. Η χρήση της διαταγής Filter By Form σε έναν πίνακα με λίγα μόνο πεδία, όπως αυτός εδώ, είναι εύκολη. Σε έναν πίνακα με μερικές δεκάδες πεδία όμως, αρχίζει να γίνεται δύσκολη. Τότε γίνεται ευκολότερη η χρήση της Filter By Form στη μορφή φόρμας του πίνακα. Αν ανοίξετε μια φόρμα και επιλέξετε Filter By Form, θα δείτε μια κενή φόρμα. Πατήστε όμως σε οποιοδήποτε πλαίσιο και μετά πατήστε στο κουμπί με το βέλος, και θα εμφανιστεί μια λίστα με όλες τις καταχωρίσεις του πεδίου, όπως στην επόμενη εικόνα:

114 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Αν κάνετε μια επιλογή και πατήσετε στο κουμπί ApplyFilter, το πάτημα στο κουμπί ext Record (Επόμενη εγγραφή) θα εμφανίσει την πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί τα κριτήρια επιλογής σας, μετά την επόμενη, κ.ο.κ. Συμβουλή Η λειτουργία Filter By Form παρέχει τις ίδιες δυνατότητες και τεχνικές, είτε τη χρησιμοποιήσετε σε φόρμα είτε σε πίνακα. Επειδή μερικές φορές ο ορισμός του φίλτρου είναι ευκολότερος σε μια φόρμα και η εξέταση των αποτελεσμάτων ευκολότερη σε έναν πίνακα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη φόρμα (AutoForm) για να δημιουργήσετε γρήγορα μια φόρμα ενός πίνακα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα με τη λειτουργία Filter By Form αντί για τον πίνακα, και μετά να περάσετε σε προβολή Φύλλου δεδομένων για να εξετάσετε τα αποτελέσματα. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα προσπαθήσετε να εντοπίσετε έναν πελάτη του οποίου δεν θυμάστε το επώνυμο. Είστε σχεδόν βέβαιοι ότι το όνομα αρχίζει από S και ότι ο πελάτης είναι από την California ή τη Washington γι' αυτό θα χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Filter By Form για να προσπαθήσετε να εντοπίσετε την εγγραφή του πελάτη. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο SBS\Access\Queries\FilterForm. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα 2 Στη γραμμή Αντικειμένων πατήστε στο κουμπί Forms Φόρμες και μετά διπλοπατήστε στο Components για να ανοίξετε τη φόρμα Customers σε προβολή Φόρμας. 3 Πατήστε στο κουμπί Filter By Form (Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα) της γραμμής εργαλείων. Η φόρμα Customers, που παρουσιάζει πληροφορίες από μια εγγραφή, θα αντικατασταθεί από την παραλλαγή της για τη λειτουργία Filter By Form, που έχει από ένα κενό πλαίσιο για κάθε πεδίο και τις καρτέλες Look for (Αναζήτηση του) και Or (Ή) στο κάτω μέρος της. 4 Πατήστε στο πλαίσιο LastName, πληκτρολογήστε s*, και πατήστε ENTER για να υποδείξετε στην Access να παρουσιάσει όλα τα επώνυμα που αρχίζουν από s. Η Access θα μετατρέψει την καταχώρισή σας στη σωστή της μορφή στη σωστή σύνταξη (syntax) για το συγκεκριμένο τύπο παράστασης: Like "s*". Εφαρμογή φίλτρου 5 Πατήστε στο πλαίσιο Region και διαλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο τον κωδικό CA (για την California). 6 Πατήστε στο κουμπί Apply Filter (Εφαρμογή φίλτρου) για να δείτε μόνο τους πελάτες που ζουν στην Καλιφόρνια και το επώνυμό τους αρχίζει από s. Η Access θα αντικαταστήσει το παράθυρο φίλτρου με την κανονική φόρμα Customers, και η γραμμή περιήγησης (μετακίνησης) στο κάτω μέρος της φόρμας θα δείχνει ότι έχετε στη διάθεσή σας τρεις φιλτραρισμένες εγγραφές. 7 Πατήστε στο κουμπί Filter By Form για να επιστρέψετε στο φίλτρο. Τα κριτήρια του φίλτρου εξακολουθούν να είναι ορατά. Όταν ορίζετε κριτήρια φίλτρου με οποιαδήποτε μέθοδο, τα κριτήρια αποθηκεύονται ως ιδιότητα της φόρμας και παραμένουν στη διάθεσή σας μέχρι να αντικατασταθούν από άλλα.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 115 8 Για να προσθέσετε τους πελάτες από άλλη πολιτεία, πατήστε στην καρτέλα Or. Η καρτέλα αυτή έχει τα ίδια κενά κελιά με την καρτέλα Look for. Μπορείτε να μετακινείστε ανάμεσα στις δύο καρτέλες για να βεβαιωθείτε ότι τα κριτήριά σας δεν καταργήθηκαν. Συμβουλή Όταν ανοίγετε την καρτέλα Or εμφανίζεται μια δεύτερη καρτέλα Or όπου μπορείτε, αν θέλετε, να συμπεριλάβετε μια τρίτη πολιτεία. 9 Πληκτρολογήστε s* στο πλαίσιο LastName, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε WA στο πλαίσιο Region, και πατήστε στο κουμπί Apply Filter. Κυλήστε τα περιεχόμενα της φιλτραρισμένης φόρμας Customers για να δείτε τις έξι εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια. 10 Κλείστε τη φόρμα Customers και μετά κλείστε και τη βάση δεδομένων. Εντοπισμός πληροφοριών Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση Ac2002-5-3 Ac2002-5-4 Ac2002e-3-2 Οι διαταγές Filter By Selection, Filter For <input>, και Filter By Form είναι ο γρήγορος και εύκολος τρόπος για να φτάσετε στις πληροφορίες που θέλετε, αρκεί τα κριτήρια του φίλτρου σας να είναι σχετικά απλά. Ας υποθέσουμε, όμως, ότι Garden Company θέλει να εντοπίσει όλες τις παραγγελίες που έστειλε στις Μεσοδυτικές Πολιτείες σε κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα χρησιμοποιώντας τον έναν από δύο συγκεκριμένους μεταφορείς. Όταν πρέπει να ψάξετε σε έναν απλό πίνακα για να βρείτε εγγραφές που ικανοποιούν πολλά κριτήρια ταυτόχρονα ή που χρειάζονται σύνθετες παραστάσεις ως κριτήρια, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη διαταγή Advanced Filter/Sort (Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση). Η εργασία με τη διαταγή Advanced Filter/Sort γίνεται στο πλέγμα σχεδίασης που βλέπετε στην επόμενη εικόνα: Λίστα πεδίων του πίνακα Πλέγμα σχεδίασης Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πλέγμα σχεδίασης (design grid) για να δουλέψετε μόνο με έναν πίνακα.

116 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Συμβουλή Αν δημιουργήσετε στο παράθυρο φίλτρου ένα απλό ερώτημα που είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε και στο μέλλον, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως ερώτημα: Από το μενού File επιλέξτε Save As Query (Αποθήκευση ως ερώτημα) ή πατήστε στο κουμπί Save As Query της γραμμής εργαλείων ή διαλέξτε Save As Query από το μενού συντόμευσης. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τη διαταγή Advanced Filter/Sort για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που θα εντοπίζει τους πελάτες από δύο πολιτείες. Αφού εντοπίσετε τους πελάτες, θα πειραματιστείτε λίγο με το πλέγμα σχεδίασης για να κατανοήσετε καλύτερα τις διάφορες δυνατότητες. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο SBS\- Access\Queries\AdvFilter. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Ανοίξτε τον πίνακα Customers σε προβολή Φύλλου δεδομένων. 3 Στο μενού Records, δείξτε στη διαταγή Filter, και επιλέξτε Advanced Filter/Sort. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο φίλτρου με τη λίστα των πεδίων του πίνακα Customers στο επάνω μέρος του. 4 Αν το πλέγμα σχεδίασης δεν είναι κενό, διαλέξτε Clear Grid (Καθαρισμός πλέγματος) από το μενού Edit. 5 Διπλοπατήστε στο πεδίο LastName για να το συμπεριλάβετε στο κελί Field της πρώτης στήλης του πλέγματος σχεδίασης. 6 Πατήστε στο κελί Criteria κάτω από το LastName, πληκτρολογήστε s*, και πατήστε το πλήκτρο ENTER. Η Access θα μετατρέψει το κριτήριο σε "Like "s*". 7 Κυλήστε μέχρι το κάτω μέρος της λίστας των πεδίων Customers και διπλοπατήστε στο Region για να το αντιγράψετε στην επόμενη διαθέσιμη στήλη του πλέγματος σχεδίασης. 8 Πατήστε στο κελί Criteria κάτω από το Region, πληκτρολογήστε ca or wa (από τους αντίστοιχους κωδικούς των πολιτειών California και Washington), και πατήστε ENTER. Το πλέγμα σχεδίασης θα μοιάζει με το επόμενο: Η καταχώριση που κάνατε θα έχει αλλάξει σε "ca" Or "wa". Αυτό το φίλτρο θα βρει τώρα όλους τους πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από s και ζουν στην πολιτεία της Καλιφόρνιας (California) ή της Ουάσιγκτον (Washington). 9 Στο μενού Filter επιλέξτε Apply Filter/Sort για να δείτε τις εγγραφές που ικανοποιούν τα συγκεκριμένα κριτήρια.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 117 Συμβουλή Μπορείτε να παρακολουθείτε ταυτόχρονα το παράθυρο του φίλτρου και το παράθυρο του πίνακα αρκεί να μικρύνετε τις διαστάσεις τους ώστε να είναι ορατά και τα δύο. 10 Επιστρέψτε στο παράθυρο του φίλτρου επιλέγοντας Filter και μετά Advanced Filter/Sort από το μενού Records. 11 Πατήστε στο κελί or της στήλης LastName, πληκτρολογήστε b*, και πατήστε ENTER. Το πλέγμα σχεδίασης θα μοιάζει τώρα με την επόμενη εικόνα: 12 Πατήστε στη διαταγή Apply Filter/Sort του μενού Filter. Το αποτέλεσμα περιέχει τις εγγραφές όλων των πελατών με επώνυμο που αρχίζει από s ή από b όμως, ορισμένα από τα επώνυμα που αρχίζουν από b είναι στις πολιτείες Μοντάνα (Montana) και Όρεγκον (Oregon). Αν ξανακοιτάξετε στο πλέγμα σχεδίασης, θα διαπιστώσετε ότι το φίλτρο σχηματίζεται από συνδυασμό των πεδίων της γραμμής Criteria με τον τελεστή And, συνδυασμό των πεδίων της γραμμής or επίσης με τον τελεστή And και, στη συνέχεια, συνδυασμό των δύο γραμμών με χρήση του τελεστή Or. Έτσι, το φίλτρο αναζητάει πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από s και ζουν στην Καλιφόρνια ή στην Ουάσιγκτον ή πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από b, ανεξάρτητα από το πού ζουν. 13 Επιστρέψτε στο παράθυρο του φίλτρου, πληκτρολογήστε ca or wa στο κελί or της στήλης Region, και πατήστε ENTER. 14 Εφαρμόστε ξανά το φίλτρο τώρα θα δείτε πελάτες μόνο από την Καλιφόρνια και την Ουάσιγκτον. 15 Κλείστε τον πίνακα Customers χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και μετά κλείστε τη βάση δεδομένων

118 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Παραστάσεις Ο όρος παραστάσεις ή εκφράσεις (expressions), όπως χρησιμοποιείται στην Access, είναι συνώνυμος με τον όρο formulas. Μια παράσταση της Access είναι ένας συνδυασμός τελεστών (operators), σταθερών (constants), συναρτήσεων (functions), και ιδιοτήτων ελέγχου (control properties), που καταλήγουν σε μια τιμή. Η Access δημιουργεί τους τύπους σύμφωνα με τη μορφή a=b+c, όπου a είναι το αποτέλεσμα και =b+c είναι η παράσταση. Μια παράσταση της Access μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την απόδοση ιδιοτήτων σε πίνακες και φόρμες, για τον ορισμό τιμών σε πεδία και εκθέσεις, σε ερωτήματα, και σε πολλά άλλα μέρη της Access. Οι παραστάσεις συνδυάζουν πολλά κριτήρια (criteria) για να ορίσουν ένα σύνολο συνθηκών που πρέπει να ικανοποιούνται από μια εγγραφή για να μπορέσει η Access να την επιλέξει με εφαρμογή ενός φίλτρου ή ενός ερωτήματος. Τα κριτήρια συνδυάζονται με τη χρήση λογικών (logical), συγκριτικών (comparison), και αριθμητικών (arithmetic) τελεστών. Οι διάφοροι τύποι εκφράσεων χρησιμοποιούν διαφορετικούς τελεστές. Οι πιο συνηθισμένοι λογικοί τελεστές είναι οι And (για λογική σύζευξη), Or (για λογική διάζευξη), και Not (για λογική άρνηση). Όταν κάποια κριτήρια συνδυάζονται με τον τελεστή And, μια εγγραφή επιλέγεται μόνο όταν ικανοποιεί όλα τα κριτήρια. Όταν κάποια κριτήρια συνδυάζονται με τον τελεστή Or, μια εγγραφή επιλέγεται εφόσον ικανοποιεί οποιοδήποτε από αυτά τα κριτήρια. Ο τελεστής Not επιλέγει όλες τις εγγραφές που δεν ικανοποιούν το κριτήριό του. Στους συνηθισμένους συγκριτικούς τελεστές συμπεριλαμβάνονται οι < (μικρότερο από), > (μεγαλύτερο από), και = (ίσο με). Αυτοί οι βασικοί τελεστές μπορούν να συνδυαστούν και να σχηματίσουν τους τελεστές <= (μικρότερο από ή ίσο με), >= (μεγαλύτερο από ή ίσο με), και <> (όχι ίσο με). Στους συγκριτικούς τελεστές εντάσσεται συχνά και ο τελεστής παραβολής Like ("όμοιο με"), που χρησιμοποιείται για τον έλεγχο της ομοιότητας κάποιων κειμένων. Οι συνηθισμένοι αριθμητικοί τελεστές είναι οι + (πρόσθεση), - (αφαίρεση), * (πολλαπλασιασμός), και / (διαίρεση), που χρησιμοποιούνται με αριθμούς. Ένας παρεμφερής τελεστής, ο & χρησιμοποιείται για τη συνένωση δύο αλφαριθμητικών. Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης Ac2002-3-2 Ac2002-5-2 Η ταξινόμηση και το φιλτράρισμα των πληροφοριών είναι λειτουργίες γρήγορες, εύκολες, και χρήσιμες. Όταν θελήσετε όμως να εργαστείτε με περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα, πρέπει να ξεφύγετε από τα φίλτρα και να μπείτε στην επικράτεια των ερωτημάτων. Ο πιο συνηθισμένος τύπος ερωτημάτων επιλέγει εγγραφές που ικανοποιούν συγκεκριμένες συνθήκες, αλλά υπάρχουν και πολλοί άλλοι τύποι, όπως οι εξής: Ένα ερώτημα επιλογής (select query) ανακτά δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και δίνει τα αποτελέσματα σε ένα φύλλο δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα επιλογής για την ομαδοποίηση εγγραφών και για να υπολογίζετε αθροίσματα, πλήθη, μέσους όρους, και άλλα είδη αθροισμάτων. Με τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος επιλογής μπορείτε να εργαστείτε σε προβολή Φύλλου δεδομένων για να ενημερώσετε ταυτόχρονα εγγραφές σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Ένα ερώτημα παραμέτρων (parameter query) σας ζητάει πληροφορίες που θα χρησιμοποιηθούν στο ερώτημα για παράδειγμα, ζητάει ένα χρονικό διάστημα. Αυτός ο τύπος ερωτημάτων είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για περιοδικές εκθέσεις.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 119 Ένα ερώτημα διασταύρωσης (crosstab query) υπολογίζει και αναδομεί τα δεδομένα για ευκολότερη ανάλυσή τους. Μπορεί να υπολογίσει άθροισμα, μέσο όρο, πλήθος, και άλλους τύπους δεδομένων, που είναι ομαδοποιημένα κατά δύο τύπους πληροφοριών τη μια στην αριστερή πλευρά του φύλλου δεδομένων και τη μια στο επάνω μέρος του. Το κελί στη διασταύρωση κάθε γραμμής και στήλης παρουσιάζει τα αποτελέσματα των υπολογισμών του ερωτήματος. Ένα ερώτημα ενέργειας (action query) ενημερώνει ή κάνει αλλαγές σε πολλές εγγραφές με μία μόνο ενέργεια. Ουσιαστικά πρόκειται για ένα ερώτημα επιλογής που εκτε- λεί ενέργειες επάνω στα αποτελέσματα της διαδικασίας. Υπάρχουν τέσσερις διαθέσιμοι τύποι ενεργειών: ερωτήματα διαγραφής (delete queries), που διαγράφουν μια ομάδα εγγραφών από έναν ή περισσότερους πίνακες ερωτήματα ενημέρωσης (update queries), που κάνουν αλλαγές στις εγγραφές ενός ή περισσότερων πινάκων ερωτήματα επισύναψης (append queries), που προσθέτουν εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες στο τέλος ενός ή περισσότερων πινάκων και ερωτήματα δημιουργίας πινάκων (make-table queries), που δημιουργούν ένα νέο πίνακα από το σύνολο ή ένα μέρος των δεδομένων του σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Συμβουλή Η Access διαθέτει επίσης και ερωτήματα SQL, αλλά στο παρόν βιβλίο δεν θα χρησιμοποιήσουμε με αυτόν τον τύπο ερωτημάτων. Σύγκριση φίλτρων και ταξινομήσεων με τα ερωτήματα Οι πιο σημαντικές διαφορές μεταξύ φίλτρου ή ταξινόμησης και ερωτήματος είναι οι εξής: Οι διαταγές Filter και Sort εφαρμόζονται συνήθως πιο γρήγορα από τα ερωτήματα. Οι διαταγές Filter και Sort δεν αποθηκεύονται, ή αποθηκεύονται μόνο προσωρινά. Ένα ερώτημα μπορεί να αποθηκευτεί μόνιμα και να εκτελεστεί οποιαδήποτε στιγμή. Οι διαταγές Filter και Sort εφαρμόζονται μόνο στον ανοιχτό πίνακα ή στην ανοιχτή φόρμα. Ένα ερώτημα μπορεί να βασίζεται σε πολλούς πίνακες ή άλλα ερωτήματα, που δεν χρειάζεται να είναι ανοιχτά. GardenCo Μπορείτε να δημιουργείτε τα ερωτήματα με το χέρι ή με τη βοήθεια Οδηγού. Ανεξάρτητα από το τον τρόπο, αυτό που δημιουργείτε είναι μια δήλωση που περιγράφει τις συνθήκες οι οποίες πρέπει να ικανοποιούνται για να εντοπιστούν εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες. Όταν εκτελέσετε το ερώτημα, οι εγγραφές που ικανοποιούν τις συνθήκες θα εμφανιστούν σε ένα φύλλο εργασίας, σε προβολή Φύλλου εργασίας. Στην άσκηση αυτή θα δημιουργήσετε μια φόρμα καταχώρισης παραγγελιών, την οποία θα συμπληρώνουν οι πωλητές καθώς παίρνουν παραγγελίες από το τηλέφωνο. Η φόρμα θα βασίζεται σε ένα ερώτημα επιλογής που θα συνδυάζει πληροφορίες από τον πίνακα Order Details και τον πίνακα Products. Το ερώτημα θα δημιουργεί ένα φύλλο δεδομένων με μια λίστα όλων των προϊόντων που έχουν παραγγελθεί, με την τιμή μονάδας, την ποσότητα της παραγγελίας, την έκπτωση, και την τελική τιμή. Επειδή η τελική τιμή δεν είναι αποθηκευμένη στη βάση δεδομένων, θα την υπολογίζετε απευθείας με το ερώτημα. Ο φάκελος εργασίας είναι ο SBS\Access\Queries\QueryDes. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα:

120 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Στη γραμμή Αντικειμένων πατήστε στο κουμπί Queries (Ερωτήματα). 3 Διπλοπατήστε στην καταχώριση Create query in Design view (Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή σχεδίασης). Η Access θα ανοίξει το παράθυρο του ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης και μετά θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Show Table (Εμφάνιση πίνακα), όπως στην επόμενη εικόνα: Πλέγμα σχεδίασης Περιοχή πίνακα Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Show Table για να καθορίσετε ποιοι πίνακες και ποια αποθηκευμένα ερωτήματα θα συμπεριληφθούν στο τρέχον ερώτημα. 4 Με ενεργό την καρτέλα Tables, διπλοπατήστε στους πίνακες Order Details και Products για να προσθέσετε και τους δύο πίνακες στο παράθυρο του ερωτήματος. Μετά κλείστε το πλαίσιο διαλόγου. Κάθε πίνακας στον οποίο πατάτε απεικονίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου σε ένα μικρό παράθυρο, με περιεχόμενα τη λίστα των πεδίων και τίτλο του το όνομα του πίνακα εδώ, των Order Details και Products όπως μπορείτε να δείτε και στην επόμενη εικόνα:

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 121 Συμβουλή Στο επάνω μέρος κάθε λίστας εμφανίζεται ένας αστερίσκος, που αντιπροσωπεύει όλα τα πεδία της λίστας μαζί. Τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού κάθε λίστας εμφανίζονται με έντονα γράμματα. Η γραμμή από το πεδίο ProductID του πίνακα Order Details μέχρι το πεδίο ProductID του πίνακα Products δείχνει ότι αυτά τα δύο πεδία είναι συσχετισμένα. Για να προσθέσετε και άλλους πίνακες σε ένα ερώτημα, ανοίξτε και πάλι το πλαίσιο διαλόγου Show Table είτε πατώντας με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο επάνω μέρος του παραθύρου του ερωτήματος και διαλέγοντας Show Table από το μενού συντόμευσης, είτε πατώντας στο κουμπί Show Table της γραμμής εργαλείων. Το κάτω μισό του παραθύρου του ερωτήματος καταλαμβάνεται από ένα πλέγμα σχεδίασης, όπου θα καταστρώσετε τα κριτήρια του ερωτήματος. 5 Για να συμπεριλάβετε πεδία στο ερώτημα, τα σύρετε από τις λίστες στο επάνω μέρος του παραθύρου και τα αποθέτετε σε διαδοχικές στήλες του πλέγματος σχεδίασης. Σύρετε από τις δύο λίστες τα εξής πεδία: Από τον πίνακα Order Details Products Order Details Order Details Order Details Πεδίο OrderID ProductName UnitPrice Quantity Discount Συμβουλή Ένας γρήγορος τρόπος για να αντιγράψετε ένα πεδίο στην επόμενη κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης είναι να διπλοπατήσετε στο πεδίο. Για να αντιγράψετε όλα τα πεδία στο πλέγμα, διπλοπατήστε στη γραμμή τίτλου επάνω από τη λίστα των πεδίων (για να επιλέξετε έτσι ολόκληρη τη λίστα), και μετά σύρετε την επιλογή επάνω στο πλέγμα. Όταν αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, η Access θα προσθέσει τα πεδία στις στήλες με τη σειρά. Για να προσθέσετε σε ένα ερώτημα όλα τα πεδία μπορείτε, επίσης, να σύρετε τον αστερίσκο σε μια στήλη του πλέγματος πρέπει όμως επιπλέον να σύρετε ξεχωριστά στο πλέγμα όποια πεδία θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση ή για τον ορισμό συνθηκών. Το παράθυρο του ερωτήματος θα μοιάζει, τώρα, με το εξής:

122 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Εκτέλεση 6 Πατήστε στο κουμπί Run (Εκτέλεση) για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανιστούν τα αποτελέσματά του σε προβολή Φύλλου δεδομένων, όπως στην επόμενη εικόνα: Προβολή Τα αποτελέσματα δείχνουν ότι, μέχρι τώρα, το ερώτημα λειτουργεί. Έχουν μείνει δύο πράγματα να κάνετε: να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα ως προς το πεδίο OrderID και να προσθέσετε ένα πεδίο για τον υπολογισμό της τελικής τιμής, που είναι η τιμή μονάδας επί την ποσότητα των πωλουμένων μονάδων μείον την όποια έκπτωση. 7 Πατήστε στο κουμπί View (Προβολή) για να επιστρέψετε σε προβολή Σχεδίασης. Η τρίτη γραμμή στο πλέγμα σχεδίασης ονομάζεται Sort (Ταξινόμηση). Πατώντας στο κελί Sort οποιασδήποτε στήλης μπορείτε να καθορίσετε αν η ταξινόμηση θα γίνεται με αύξουσα σειρά, με φθίνουσα σειρά, ή καθόλου. 8 Πατήστε στο κελί Sort της στήλης OrderID, μετά στο κουμπί με το βέλος, και επιλέξτε Ascending (Αύξουσα). Πεδίο τελικής τιμής δεν υπάρχει σε κανέναν από τους πίνακες. Δεν υπάρχει λόγος να καταχωριστεί αυτή η πληροφορία σε κάποιο πίνακα, επειδή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση Εκφράσεων (Expression Builder) για να προσθέσετε στο πλέγμα σχεδίασης μια παράσταση που θα υπολογίζει την τιμή από τις υπάρχουσες πληροφορίες. 9 Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην πρώτη κενή στήλη της γραμμής Field στο πλέγμα σχεδίασης (στην έκτη στήλη), και διαλέξτε Build από το μενού συντόμευσης. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Expression Builder, που βλέπετε και στην επόμενη εικόνα:

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 123 Κουμπιά τελεστών Πλαίσιο παραστάσεων Περιοχή στοιχείων Θα κατασκευάσετε την εξής παράσταση: CCur([Order Details].[UnitPrice]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100 Κοιτάξτε τη, μελετήστε την, και διαπιστώστε αν είναι λογική. Το μόνο πράγμα που πιθανότατα δεν μπορείτε να κατανοήσετε είναι η συνάρτηση CCur, που μετατρέπει τα αποτελέσματα των μαθηματικών πράξεων μέσα στις παρενθέσεις σε νομισματική μορφή. 10 Διπλοπατήστε στο φάκελο Functions (Συναρτήσεις), στην πρώτη στήλη της περιοχής στοιχείων, και μετά στο φάκελο Built-In Function (Ενσωματωμένη συνάρτηση). Οι κατηγορίες των ενσωματωμένων συναρτήσεων εμφανίζονται στη δεύτερη στήλη. 11 Στη δεύτερη στήλη, πατήστε στο Conversion (Μετατροπή) για να περιορίσετε τις συναρτήσεις της τρίτης στήλης μόνο στην κατηγορία αυτή. Μετά, στην τρίτη στήλη, διπλοπατήστε στην Ccur. Η Δόμηση Εκφράσεων θα έχει τώρα την εξής εικόνα: Δόμηση Εκφράσεων Όταν μια παράσταση είναι μια έγκυρη επιλογή φίλτρου ή ερωτήματος, μπορείτε συνήθως είτε να την πληκτρολογήσετε είτε να χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση Εκφράσεων (Expression Builder) για να τη δημιουργήσετε. Για να ανοίξετε τη Δόμηση Εκφράσεων πρέπει είτε να πατήσετε στη διαταγή Build του μενού συντόμευσης, είτε να πατήσετε στο κουμπί... (που αναφέρεται και ως κουμπί δόμησης) στο δεξιό άκρο κάθε πλαισίου που μπορεί να δεχθεί μια παράσταση. Η Δόμηση Εκφράσεων δεν είναι Οδηγός δεν σας καθοδηγεί στη διαδικασία κατασκευής μιας παράστασης. Αυτό που σας προσφέρει είναι μια ιεραρχική λίστα με τα περισσότερα από τα στοιχεία που μπορείτε να συμπεριλάβετε στην παράσταση. Αφού εξετάσετε τη λίστα, μπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε την παράσταση στο πλαίσιο παραστάσεων, είτε να επιλέξετε συναρτήσεις, τελεστές, και άλλα στοιχεία για να τα αντιγράψετε στο πλαίσιο παραστάσεων και μετά να πατήσετε στο κουμπί OK για να τα μεταφέρετε στο φίλτρο ή το ερώτημα.

124 Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Έτσι προσθέσατε στο πλαίσιο παραστάσεων τη συνάρτηση νομισματικής μετατροπής. Η ένδειξη <<expr>> μέσα στις παρενθέσεις αντιπροσωπεύει τις υπόλοιπες παραστάσεις που θα δώσουν, τελικά, τον αριθμό που θα να μετατρέψει η Access σε νομισματική μορφή. 12 Πατήστε στην ένδειξη <<expr>> για να την επιλέξετε, ώστε να αντικατασταθεί από το επόμενο πράγμα που θα καταχωρίσετε. 13 Το επόμενο στοιχείο που θέλετε στην παράσταση είναι το πεδίο UnitPrice από τον πίνακα Order Details. Διπλοπατήστε στο Tables, πατήστε στο Order Details, και μετά διπλοπατήστε στο UnitPrice. Το παράθυρο Expression Builder θα έχει, τώρα, την εξής εικόνα: Η τελευταία ενέργειά σας άφησε το σημείο εισαγωγής μετά το UnitPrice, ακριβώς εκεί που το θέλετε. 14 Θέλετε να πολλαπλασιάσετε το ποσό του πεδίου UnitPrice με το ποσό στο πεδίο Quantity. Πατήστε στο κουμπί * (με τον αστερίσκο) στη γραμμή των κουμπιών των τελεστών κάτω από το πλαίσιο παραστάσεων. Η Access θα εισαγάγει το σύμβολο του πολλαπλασιασμού και άλλο ένα σύμβολο <<expr>> ως δεσμευτικό θέσης.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 125 15 Πατήστε στο σύμβολο <<expr>> για να το επιλέξετε και μετά προσθέστε το πεδίο Quantity διπλοπατώντας στην καταχώρισή του, στη δεύτερη στήλη. Αυτά που καταχωρίσατε μέχρι τώρα πολλαπλασιάζουν την τιμή με τον αριθμό των παραγγελθέντων ειδών, με τελικό αποτέλεσμα το συνολικό κόστος αυτού του στοιχείου. Επιπλέον όμως, η Garden Company προσφέρει περιοδικά, σε όλη τη διάρκεια του έτους, εκπτώσεις σε διάφορα είδη. Το ύψος της έκπτωσης καταχωρίζεται από τον υπάλληλο που κάνει την πώληση και αποθηκεύεται στον πίνακα Order Details. Στον πίνακα αυτόν, η έκπτωση αναφέρεται ως το ποσοστό που αφαιρείται συνήθως 10 ως 20 τοις εκατό. Όμως, είναι πιο εύκολο να υπολογίζετε το ποσοστό που θα πληρώνει τελικά ο πελάτης συνήθως 80 με 90 τοις εκατό της κανονικής τιμής αντί να υπολογίζετε την έκπτωση και μετά να την αφαιρείτε από το συνολικό κόστος. 16 Πληκτρολογήστε *(1-, μετά διπλοπατήστε στο Discount, και πληκτρολογήστε ). Το παράθυρο Expression Builder θα μοιάζει τώρα με την εξής εικόνα (ίσως χρειαστεί να το πλατύνετε για να δείτε ολόκληρη την παράσταση): Θυμηθείτε ότι, ενώ η έκπτωση εμφανίζεται στο φύλλο εργασίας σε μορφή ποσοστού, αποθηκεύεται ως δεκαδικός αριθμός μεταξύ 0 και 1. Μπορεί να τη βλέπετε στη μορφή του 10%, αλλά στην πραγματικότητα στη βάση δεδομένων έχει αποθηκευτεί ως 0,1. Έτσι, αν η έκπτωση είναι 10%, η παράσταση *(1-Discount) σημαίνει *0,9. Με άλλα λόγια, ο τύπος πολλαπλασιάζει την τιμή μονάδας με την ποσότητα και μετά πολλαπλασιάζει το αποτέλεσμα επί 0,9. 17 Πατήστε στο OK. Η Access θα κλείσει το παράθυρο Expression Builder και θα αντιγράψει την παράσταση στο πλέγμα σχεδίασης. 18 Πατήστε ENTER για να βγάλετε το σημείο εισαγωγής από το πεδίο και να ολοκληρωθεί η καταχώριση της παράστασης.