Microsoft Access & SQL

Transcript

1 ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ ΤΜΗΜΑ ΓΕΝΙΚΟ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Microsoft Access & SQL Σημειώσεις για το εργαστήριο του μαθήματος «Βάσεις Δεδομένων» Μιχάλης Μαλιάππης Μαθηματικός Πληροφορικός Ε.Ε.ΔΙ.Π. Αθήνα 2004 Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 1/70

2 1. ΒΆΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΈΝΩΝ Τα Αντικείμενα της Microsoft Access Πίνακες και σχέσεις Ερωτήματα Φόρμες Εκθέσεις Σελίδες πρόσβασης δεδομένων Εμφάνιση Οθόνης Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων Άνοιγμα βάσης δεδομένων της Access Η Βάση Δεδομένων «Κηπευτικές Καλλιέργειες» ΣΧΕΔΊΑΣΗ I - ΔΗΜΙΟΥΡΓΊΑ ΠΊΝΑΚΑ Δημιουργία πίνακα σε Προβολή σχεδίασης Τύποι Δεδομένων ΧΕΙΡΙΣΜΌΣ ΔΕΔΟΜΈΝΩΝ ΟΘΌΝΗ ΦΎΛΛΟΥ ΔΕΔΟΜΈΝΩΝ Εισαγωγή Δεδομένων Μετακίνηση μεταξύ εγγραφών ή πεδίων Επιλογή δεδομένων ή εγγραφών σε Προβολή φύλλου δεδομένων Προσθήκη ή επεξεργασία δεδομένων Αποθήκευση εγγραφής Διαγραφή εγγραφής Αναίρεση αλλαγών Σύμβολα δείκτη επιλογής εγγραφών Διαμόρφωση Φύλλου Δεδομένων Αλλαγή μεγέθους στήλης ή γραμμής Πάγωμα και κατάργηση του παγώματος στηλών Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών ΤΑΞΙΝΌΜΗΣΗ - ΑΝΑΖΉΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΏΝ Ταξινόμηση εγγραφών Πληροφορίες για την ταξινόμηση εγγραφών Ταξινόμηση εγγραφών σε Προβολή φόρμας ή σε Προβολή φύλλου δεδομένων Αναζήτηση Εγγραφών Πληροφορίες σχετικά με την εύρεση ή την αντικατάσταση δεδομένων Εύρεση ή αντικατάσταση τιμής σε ένα πεδίο Εύρεση εγγραφής σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα Φίλτρα Δημιουργία φίλτρου Εφαρμογή φίλτρου Διαγραφή ή κατάργηση φίλτρου ΣΧΕΔΊΑΣΗ II - ΣΧΈΣΕΙΣ ΜΕΤΑΞΎ ΠΙΝΆΚΩΝ Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 2/70

3 5.1 Ορισμός σχέσης "ένα προς πολλά" ή "ένα προς ένα" Ορισμός σχέσης "πολλά προς πολλά" Ακεραιότητα αναφορών ΕΡΩΤΉΜΑΤΑ Πληροφορίες σχετικά με τους τύπους ερωτημάτων Ερωτήματα επιλογής Ερωτήματα παραμέτρων Ερωτήματα ενέργειας Οδηγός Σχεδίασης για Ερωτήματα Δημιουργία ερωτήματος στην Προβολή Σχεδίασης Δημιουργία ερωτήματος παραμέτρων Υπολογιζόμενα πεδία Δημιουργία υπολογιζόμενου πεδίου σε ερώτημα ΦΌΡΜΕΣ Αυτόματη Δημιουργία Οδηγός Σχεδίασης για Φόρμες Δημιουργία Φόρμας σε Προβολή Σχεδίασης ΕΚΘΈΣΕΙΣ Αυτόματη Έκθεση Οδηγός Σχεδίασης για Εκθέσεις Δημιουργία Εκθέσεων στην Οθόνη Σχεδίασης Εκτύπωση Εκθέσεων SQL Τύποι Δεδομένων Υπογλώσσα Ορισμού Δεδομένων Δημιουργία Πίνακα Τροποποίηση Πίνακα Διαγραφή Πίνακα Ευρετήρια Γλώσσα Χειρισμού Δεδομένων - Ανάκτηση και Παρουσίαση Δεδομένων Απλή αναζήτηση και παρουσίαση δεδομένων Ομαδοποίηση Γραμμών Υποερωτήσεις Σύνδεση Πινάκων Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 3/70

4 9.4 Ενέργειες Μεταβολής του Περιεχομένου της Βάσης Δεδομένων Εισαγωγή Δεδομένων Μεταβολή Δεδομένων Διαγραφή Δεδομένων Όψεις Η SQL και οι Πράξεις της Σχεσιακής Άλγεβρας ΑΣΚΗΣΕΙΣ Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 4/70

5 1. Βάσεις Δεδομένων Βάση δεδομένων ονομάζεται μια συλλογή δεδομένων τα οποία είναι καλά οργανωμένα σε μέσα μαζικής αποθήκευσης, κοινώς διαθέσιμα. Πολυμεσική ονομάζεται μια βάση δεδομένων η οποία, εκτός από αριθμητικά δεδομένα και κείμενα, περιλαμβάνει επιπλέον εικόνα, ήχο και βίντεο. Τα δεδομένα μιας βάσης δεδομένων είναι οργανωμένα σε μορφή σχέσεων (πινάκων). Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (ΣΔΒΔ) ονομάζεται ένα σύνολο προγραμμάτων το οποίο χρησιμοποιείται για τη διαχείριση ΒΔ.. Γλώσσα Ορισμού Δεδομένων: Η γλώσσα που χρησιμοποιείται για τον ορισμό των δεδομένων σε μια βάση δεδομένων (Ορισμός ονόματος πίνακα, ονομάτων στηλών, τύπων δεδομένων στηλών (ακέραιος, πραγματικός, ημερομηνία, συμβολοσειρά κλπ), κλειδιού πίνακα κλπ.). Γλώσσα Χειρισμού Δεδομένων (Ερωτήσεων): Η γλώσσα που χρησιμοποιείται για τη διατύπωση ερωτήσεων ή ενεργειών σε μια βάση δεδομένων. Κλειδί ή Πρωτεύον Κλειδί ονομάζουμε ένα ή περισσότερα πεδία ενός πίνακα που καθορίζουν με μοναδικό τρόπο τις εγγραφές του πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί διακρίνεται σε απλό (αποτελείται από μια στήλη) και σύνθετο (αποτελείται από περισσότερες της μιας στηλών). Σκοπός του κλειδιού είναι η διάκριση μεταξύ ομοειδών οντοτήτων. Οι βασικές ιδιότητες του πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα είναι ότι πρέπει να έχει τιμή γνωστή και μοναδική. Ξένο κλειδί ονομάζουμε ένα ή περισσότερα πεδία ενός πίνακα τα οποία αποτελούν το πρωτεύον κλειδί ενός άλλου πίνακα. Το ξένο κλειδί δείχνει με ποιον τρόπο σχετίζονται οι δύο πίνακες μεταξύ τους. Με τη βοήθεια της Microsoft Access, μπορείτε να διαχειρίζεστε όλες τις πληροφορίες μιας βάσης δεδομένων από ένα και μοναδικό αρχείο. Το αρχείο μιας βάσης δεδομένων Access έχει την κατάληξη.mdb. Μέσα σε αυτό το αρχείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε: Πίνακες για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας. Ερωτήματα για να βρίσκετε και να ανακτάτε μόνο τα δεδομένα που θέλετε. Φόρμες για να προβάλλετε, να προσθέτετε και να ενημερώνετε δεδομένα σε πίνακες. Εκθέσεις για να αναλύετε ή να τυπώνετε δεδομένα σε μια συγκεκριμένη διάταξη. Σελίδες πρόσβασης δεδομένων για να προβάλλετε, να ενημερώνετε ή να αναλύετε τα δεδομένα της βάσης δεδομένων από το Internet ή από ένα intranet. Όλα τα πιο πάνω μαζί με τις μακροεντολές και τις λειτουργικές μονάδες αποτελούν τα αντικείμενα μιας βάσης δεδομένων της Access. 1.1 Τα Αντικείμενα της Microsoft Access Πίνακες και σχέσεις Πίνακας είναι το αντικείμενο της βάσης δεδομένων που αποθηκεύει δεδομένα σε εγγραφές (γραμμές) και πεδία (στήλες). Τα δεδομένα συνήθως αφορούν μια συγκεκριμένη κατηγορία πραγμάτων, όπως παραγωγούς ή καλλιέργειες. Για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας, δημιουργήστε έναν πίνακα για κάθε τύπο πληροφοριών που παρακολουθείτε. Για να συνδυάσετε δεδομένα από διάφορους πίνακες σε ένα ερώτημα, μια φόρμα, μια έκθεση ή μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων, καθορίστε σχέσεις μεταξύ των πινάκων. Ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως είναι ο Κωδικός Παραγωγού, διακρίνει μία εγγραφή από μια άλλη σε έναν πίνακα. Όταν προσθέτετε το πεδίο μοναδικού αναγνωριστικού ενός πίνακα σε έναν άλλο πίνακα και καθορίζετε μια σχέση, η Microsoft Access μπορεί να ταιριάξει τις σχετικές εγγραφές και από τους δύο πίνακες, ώστε να μπορείτε να τις συνδυάσετε σε μια φόρμα, μια έκθεση ή ένα ερώτημα. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 5/70

6 1.1.2 Ερωτήματα Ερώτημα είναι ένα αντικείμενο μέσω του οποίου διατυπώνεται μια ερώτηση σχετικά με τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στους πίνακές σας ή μια αίτηση για εκτέλεση κάποιας ενέργειας στα δεδομένα. Ένα ερώτημα μπορεί να συγκεντρώσει δεδομένα από πολλούς πίνακες ώστε να λειτουργήσει ως προέλευση δεδομένων για μια φόρμα, έκθεση ή σελίδα πρόσβασης δεδομένων. Για να βρείτε και να ανακτήσετε μόνο τα δεδομένα που πληρούν τις συνθήκες που καθορίζετε, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων από πολλούς πίνακες, δημιουργήστε ένα ερώτημα. Ένα ερώτημα μπορεί επίσης να ενημερώσει ή να διαγράψει περισσότερες από μία εγγραφές ταυτόχρονα, καθώς και να εκτελέσει προκαθορισμένους ή προσαρμοσμένους υπολογισμούς με τα δεδομένα σας Φόρμες Φόρμα είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων της Access στο οποίο τοποθετούνται στοιχεία ελέγχου για τη λήψη ενεργειών ή για την εισαγωγή, εμφάνιση και επεξεργασία δεδομένων σε πεδία. Για να προβάλλετε, να εισάγετε και να αλλάζετε εύκολα τα δεδομένα απευθείας σε έναν πίνακα, δημιουργήστε μια φόρμα. Όταν ανοίγετε μια φόρμα, η Microsoft Access ανακτά τα δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και τα εμφανίζει στην οθόνη με τη διάταξη που επιλέγετε στον "Οδηγό φορμών" ή με τη διάταξη που δημιουργήσατε μόνοι σας σε Προβολή σχεδίασης. Ένας πίνακας εμφανίζει πολλές εγγραφές ταυτόχρονα, αλλά ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση για να δείτε όλα τα δεδομένα μίας μόνο εγγραφής. Επίσης, όταν προβάλλετε έναν πίνακα, δεν είναι δυνατή η ενημέρωση των δεδομένων από περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα. Μια φόρμα εστιάζεται σε μία εγγραφή κάθε φορά και μπορεί να εμφανίσει πεδία από περισσότερους από έναν πίνακες. Μπορεί επίσης να εμφανίσει εικόνες και άλλα αντικείμενα. Μια φόρμα μπορεί να περιέχει ένα κουμπί το οποίο εκτυπώνει, ανοίγει άλλα αντικείμενα ή κατά κάποιον τρόπο αυτοματοποιεί τις εργασίες Εκθέσεις Έκθεση είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων της Access που εκτυπώνει μορφοποιημένες και οργανωμένες πληροφορίες σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας. Παραδείγματα εκθέσεων αποτελούν οι συνοπτικές αναφορές πωλήσεων, οι λίστες τηλεφώνων και οι ετικέτες αλληλογραφίας. Για να αναλύσετε τα δεδομένα σας ή να τα παρουσιάσετε σε έντυπη μορφή με ένα συγκεκριμένο τρόπο, δημιουργήστε μια έκθεση. Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτυπώσετε μια έκθεση που ομαδοποιεί δεδομένα και υπολογίζει αθροίσματα και μια άλλη έκθεση με διαφορετικά δεδομένα μορφοποιημένα κατάλληλα για την εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας Σελίδες πρόσβασης δεδομένων Σελίδα πρόσβασης δεδομένων είναι η ιστοσελίδα η οποία έχει δημοσιευτεί από την Access και η οποία διαθέτει σύνδεση με μια βάση δεδομένων. Σε μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων μπορείτε να κάνετε προβολή, προσθήκη, επεξεργασία και διαχείριση των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων. Για να καταστήσετε δεδομένα διαθέσιμα στο Internet ή σε ένα intranet για διαλογική αναφορά, εισαγωγή δεδομένων ή ανάλυση δεδομένων, χρησιμοποιήστε μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων. Η Microsoft Access ανακτά τα δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και τα εμφανίζει στην οθόνη με τη διάταξη που δημιουργήσατε εσείς οι ίδιοι σε Προβολή σχεδίασης ή με τη διάταξη που επιλέξατε στον "Οδηγό σελίδων". Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 6/70

7 1.2 Εμφάνιση Οθόνης Το παράθυρο που εμφανίζεται όταν ανοίξετε μια βάση δεδομένων της Access ονομάζεται παράθυρο διαλόγου "Βάση δεδομένων". Εμφανίζει συντομεύσεις για τη δημιουργία νέων αντικειμένων βάσης δεδομένων και για το άνοιγμα αντικειμένων που ήδη υπάρχουν. Προβολή φύλλου δεδομένων είναι το παράθυρο που εμφανίζει δεδομένα από έναν πίνακα, φόρμα ή ερώτημα σε μορφή γραμμών-στηλών. Στην προβολή φύλλου δεδομένων μπορείτε να επεξεργαστείτε πεδία, να προσθέσετε, να διαγράψετε δεδομένα και να αναζητήσετε δεδομένα. Το Φύλλο δεδομένων παρουσιάζει δεδομένα από έναν πίνακα, φόρμα ή ερώτημα που εμφανίζονται σε μορφή γραμμώνστηλών. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 7/70

8 Προβολή σχεδίασης είναι το παράθυρο που δείχνει τη σχεδίαση αυτών των αντικειμένων βάσης δεδομένων: πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, εκθέσεις, μακροεντολές και σελίδες πρόσβασης δεδομένων. Στην προβολή σχεδίασης μπορείτε να δημιουργήσετε νέα αντικείμενα βάσης δεδομένων και να τροποποιήσετε τη σχεδίαση αυτών που ήδη υπάρχουν. Προβολή φόρμας είναι το παράθυρο που εμφανίζει μια φόρμα είτε για την παρουσίαση είτε για την αποδοχή δεδομένων. Η Προβολή φόρμας είναι ο κύριος τρόπος προσθήκης και τροποποίησης δεδομένων σε πίνακες. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση μιας φόρμας σε αυτήν την προβολή. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 8/70

9 Πλέγμα σχεδίασης: Το πλέγμα που χρησιμοποιείται για τη σχεδίαση ενός ερωτήματος ή φίλτρου σε προβολή σχεδίασης ερωτήματος ή στο παράθυρο "Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση". 1.3 Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων Μπορείτε να δημιουργήσετε μια κενή βάση δεδομένων και στη συνέχεια να προσθέσετε πίνακες, φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα. 1. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία της γραμμής εργαλείων. 2. Στο παράθυρο εργασιών Δημιουργία αρχείου, στην περιοχή Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων. 3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία βάσης δεδομένων, καθορίστε το όνομα και τη θέση για τη βάση δεδομένων και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία. Το παράθυρο διαλόγου "Βάση δεδομένων" εμφανίζεται και μπορείτε να δημιουργήσετε τα αντικείμενα που θέλετε στη βάση δεδομένων. 1.4 Άνοιγμα βάσης δεδομένων της Access 1. Από το μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα. Κάντε κλικ σε μια συντόμευση από αυτές που βρίσκονται στην αριστερή πλευρά του παραθύρου διαλόγου Άνοιγμα, ή στο πλαίσιο Διερεύνηση σε, και κάντε κλικ στη μονάδα δίσκου ή το φάκελο που περιέχει τη βάση δεδομένων της Microsoft Access που θέλετε. 2. Στη λίστα φακέλων, κάντε διπλό κλικ στους φακέλους έως ότου ανοίξετε το φάκελο που περιέχει τη βάση δεδομένων. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου διαλόγου Άνοιγμα και κατόπιν κάντε κλικ στην εντολή Αναζήτηση. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση, πληκτρολογήστε πρόσθετα κριτήρια αναζήτησης. Για να λάβετε Βοήθεια σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο ερωτηματικό και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή. 3. Κάντε διπλό κλικ στη βάση δεδομένων. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 9/70

10 1.5 Η Βάση Δεδομένων «Κηπευτικές Καλλιέργειες» Όπου αναφέρονται παραδείγματα αυτά αφορούν την βάση δεδομένων «Κηπευτικές Καλλιέργειες» (crop.mdb). Στη συνέχεια παρατίθεται η δομή και οι σχέσεις μεταξύ των πινάκων, καθώς και ορισμένες εγγραφές για τον κάθε πίνακα. 1. Δομή των πινάκων της Βάσης Δεδομένων Όνομα Πεδίου Περιγραφή Τύπος Μέγεθο ς Πίνακας: Παραγωγός ΚΠ Κωδικός Παραγωγού Κείμενο 7 Επώνυμο Επώνυμο Παραγωγού Κείμενο 20 Όνομα Όνομα Παραγωγού Κείμενο 15 ΗΕ Ημερομηνία Έναρξης Ημερομηνία/Ώρα 8 Δραστηριότητας Ηλεκτρονική Διεύθυνση Υπερ-σύνδεση - Πίνακας: Καλλιέργεια ΚΚ Κωδικός Καλλιέργειας Ακέραιος 2 Όνομα Κοινό Όνομα Κείμενο 11 Επιστημονικό Επιστημονικό Όνομα Κείμενο 22 Λεπτομέρειες Ηλ. Διεύθυνση(URL) με Υπερ-σύνδεση - Λεπτομέρειες Πίνακας: Φωτογραφία ΚΚ Κωδικός Καλλιέργειας Ακέραιος 2 ΚΦ Κωδικός Φωτογραφίας Ακέραιος 2 Φωτογραφία Φωτογραφία Καλλιέργειας Αντικείμενο OLE - Πίνακας: Καλλιεργεί ΚΠ Κωδικός Παραγωγού Κείμενο 7 ΚΚ Κωδικός Καλλιέργειας Ακέραιος 2 Έκταση Καλλιεργούμενη Έκταση Πραγματικός απλής 4 ακρίβειας Παραγωγή Συνολική Παραγωγή Πραγματικός απλής 4 ακρίβειας 2. Οι σχέσεις μεταξύ των πινάκων 3. Τα δεδομένα των πινάκων ΠΑΡΑΓΩΓΟΣ ΚΠ Επώνυμο Όνομα Έναρξη Δραστηριότητας Ηλεκτρονική Διεύθυνση A3000 Ορεστιάδης Θεόδωρος dbuser1@aua.gr A3001 Παναγόπουλος Χρήστος dbuser2@aua.gr B4000 Χανιωτάκης Μανώλης dbuser3@aua.gr Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 10/70

11 ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙΑ ΚΚ Όνομα Επιστημονικό Λεπτομέρειες 3 ΑΡΑΚΑΣ Pisum sativum L ΑΓΚΙΝΑΡΑ Cynara scolymus L ΚΑΡΠΟΥΖΙ Citrullus vulgaris 12 ΑΝΗΘΟΣ Anethum graveoloens ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙ ΚΠ ΚΚ Έκταση Παραγωγή A A A A B ΦΩΤΟΓΡΑΦΊΑ ΚΚ ΚΦ Φωτογραφία 3 1 MSPhotoEd MSPhotoEd MSPhotoEd MSPhotoEd MSPhotoEd MSPhotoEd.3 Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 11/70

12 2. Σχεδίαση I - Δημιουργία πίνακα 2.1 Δημιουργία πίνακα σε Προβολή σχεδίασης 1. Πηγαίνετε στο παράθυρο διαλόγου "Βάση δεδομένων". 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακες της ενότητας Αντικείμενα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία της γραμμής εργαλείων, στο παράθυρο "Βάση δεδομένων". 3. Κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. 4. Ορίστε τα πεδία στον πίνακά σας. Ορισμός Πεδίων σε Πίνακα 1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης. 2. Για να εισαγάγετε ένα πεδίο στον πίνακα, κάντε κλικ στη γραμμή κάτω από το σημείο όπου θέλετε να προσθέσετε το πεδίο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή γραμμών, στη γραμμή εργαλείων. Για να προσθέσετε το πεδίο στο τέλος του πίνακα, κάντε κλικ στην πρώτη κενή γραμμή. 3. Κάντε κλικ στη στήλη Όνομα πεδίου και πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για το πεδίο. 4. Στη στήλη Τύπος δεδομένων, διατηρήστε τον προεπιλεγμένο τύπο (Κείμενο) ή κάντε κλικ στη στήλη Τύπος δεδομένων, κάντε κλικ στο βέλος και επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε. 5. Στη στήλη Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια περιγραφή της πληροφορίας που θα περιέχει το συγκεκριμένο πεδίο. Η περιγραφή αυτή εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης, κατά την προσθήκη δεδομένων στο πεδίο, και περιλαμβάνεται στον ορισμό αντικειμένου του πίνακα. Η περιγραφή είναι προαιρετική. 5. Ορίστε ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού πριν αποθηκεύσετε τον πίνακά σας. Ορισμός Πρωτεύοντος Κλειδιού 1. Από την Προβολή σχεδίασης του πίνακα επιλέξτε το πεδίο ή τα πεδία που θέλετε να ορίσετε ως πρωτεύοντα κλειδιά. Για να επιλέξετε ένα πεδίο, κάντε κλικ στο δείκτη επιλογής γραμμής για το συγκεκριμένο πεδίο. Για να επιλέξετε πολλά πεδία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και στη συνέχεια κάντε κλικ στο δείκτη επιλογής γραμμής για κάθε πεδίο. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Πρωτεύον κλειδί της γραμμής εργαλείων. Ο ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού δεν είναι απαραίτητος, αλλά είναι προτιμότερο να το κάνετε. Αν δεν ορίσετε ένα πρωτεύον κλειδί, η Microsoft Access σας ζητάει αν θέλετε να δημιουργήσει ένα πρωτεύον κλειδί κατά την αποθήκευση του πίνακα. 6. Όταν είστε έτοιμοι να αποθηκεύσετε τον πίνακα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων και στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τον πίνακα. 2.2 Τύποι Δεδομένων Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά ενός πεδίου είναι ο Τύπος δεδομένων. Το χαρακτηριστικό αυτό καθορίζει το είδος των δεδομένων που μπορεί να περιέχει το πεδίο. Στη συνέχεια ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή των κυριοτέρων τύπων δεδομένων που υποστηρίζει η Access: Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 12/70

13 Κείμενο: Τα πεδία κειμένου είναι δυνατό να περιέχουν έως 255 χαρακτήρες ή τον αριθμό χαρακτήρων που καθορίζεται από την ιδιότητα Μέγεθος πεδίου. Αριθμός: Ο τύπος δεδομένων πεδίου που έχει σχεδιαστεί για αριθμητικά δεδομένα τα οποία θα χρησιμοποιηθούν σε μαθηματικούς υπολογισμούς. Μπορεί να πάρει διάφορες μορφές όπως Ακέραιος, Μεγάλος Ακέραιος, Πραγματικός Απλής Ακριβείας ή Πραγματικός Διπλής Ακριβείας. Ημερομηνία/Ώρα: Ο τύπος δεδομένων που χρησιμοποιείται για να διατηρεί πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας. Υπερ-σύνδεση: Ο τύπος δεδομένων που αποθηκεύει διευθύνσεις υπερ-συνδέσεων. Μια διεύθυνση μπορεί να έχει μέχρι τέσσερα μέρη και γράφεται χρησιμοποιώντας την ακόλουθη μορφή σύνταξης: εμφάνιση κειμένου#διεύθυνση#δευτερεύουσα διεύθυνση# Νομισματική μονάδα : Σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access, ο τύπος δεδομένων που είναι χρήσιμος για υπολογισμούς που αφορούν χρήματα ή για υπολογισμούς σταθερού σημείου όπου η ακρίβεια είναι εξαιρετικά σημαντική. Αντικείμενο OLE: Το αντικείμενο που υποστηρίζει το πρωτόκολλο OLE για σύνδεση και ενσωμάτωση αντικειμένων. Ένα αντικείμενο OLE από ένα διακομιστή OLE - για παράδειγμα, μια εικόνα της Ζωγραφικής των Windows ή ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel - μπορεί να είναι συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο σε ένα πεδίο, φόρμα ή έκθεση. Αυτόματη Αρίθμηση: Ο τύπος δεδομένων πεδίου που αποθηκεύει αυτόματα ένα μοναδικό αριθμό για κάθε εγγραφή καθώς προστίθεται σε έναν πίνακα. Είναι δυνατή η δημιουργία τριών ειδών αριθμών: συνεχόμενου, τυχαίου και αναγνωριστικού αναπαραγωγής. Υπόμνημα: Τα πεδία "Υπόμνημα" μπορούν να περιέχουν έως χαρακτήρες. Null: Η τιμή που μπορείτε να πληκτρολογήσετε σε ένα πεδίο ή να χρησιμοποιήσετε σε εκφράσεις και ερωτήματα για να δηλώσετε δεδομένα που λείπουν ή είναι άγνωστα. Ορισμένα πεδία, όπως τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού, δεν είναι δυνατό να περιέχουν τιμές Null. Συμβολοσειρά μηδενικού μήκους: Συμβολοσειρά η οποία δεν περιέχει χαρακτήρες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους για να δηλώσετε την ύπαρξη πεδίου που δεν περιέχει τιμές. Για να εισάγετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους πληκτρολογήστε δυο εισαγωγικά χωρίς κενό μεταξύ τους (" "). Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 13/70

14 3. Χειρισμός Δεδομένων Οθόνη Φύλλου Δεδομένων 3.1 Εισαγωγή Δεδομένων Μετακίνηση μεταξύ εγγραφών ή πεδίων Μετακίνηση μεταξύ εγγραφών με τη χρήση των κουμπιών περιήγησης σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα Τα κουμπιά περιήγησης βρίσκονται στη βάση του παραθύρου σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή Προβολή φόρμας. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε αυτά τα κουμπιά για να μετακινείστε γρήγορα μεταξύ εγγραφών. Πρώτη εγγραφή Προηγούμενη εγγραφή Αριθμός εγγραφής Επόμενη εγγραφή Τελευταία εγγραφή Δημιουργία εγγραφής Μετακίνηση μεταξύ πεδίων με το πλαίσιο "Μετάβαση στο πεδίο" σε Προβολή φύλλου δεδομένων Η προσθήκη του πλαισίου Μετάβαση στο πεδίο διευκολύνει τη μετακίνηση μεταξύ πεδίων σε μεγάλες εγγραφές σε Προβολή φύλλου δεδομένων. 1. Ανοίξτε έναν πίνακα, ερώτημα, ή μια φόρμα, σε Προβολή φύλλου δεδομένων. 2. Κάντε κλικ στην εντολή Γραμμές εργαλείων του μενού Προβολή. 3. Ενεργοποιήστε την επιλογή Μορφοποίηση (φύλλο δεδομένων). 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Το πλαίσιο Μετάβαση στο πεδίο είναι το στοιχείο που βρίσκεται εντελώς αριστερά στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση (φύλλο δεδομένων). Χρησιμοποιήστε το για να κάνετε κλικ στο όνομα του πεδίου στο οποίο θέλετε να μεταβείτε στην τρέχουσα εγγραφή Επιλογή δεδομένων ή εγγραφών σε Προβολή φύλλου δεδομένων Στον ακόλουθο πίνακα παρουσιάζονται οι τεχνικές χρήσης του ποντικιού για την επιλογή δεδομένων ή εγγραφών σε Προβολή φύλλου δεδομένων. Για να επιλέξετε Δεδομένα σε πεδίο Ένα ολόκληρο πεδίο Γειτονικά πεδία Μια στήλη Γειτονικές στήλες Κάντε κλικ Εκεί όπου θέλετε να αρχίσετε την επιλογή και σύρετε το δείκτη του ποντικιού επάνω από τα δεδομένα. Στο αριστερό άκρο του πεδίου στο φύλλο δεδομένων, εκεί όπου ο δείκτης μετατρέπεται σε. Στο αριστερό άκρο ενός πεδίου και σύρετε το δείκτη του ποντικιού για να επεκτείνετε την επιλογή. Στο δείκτη επιλογής πεδίου. Στο όνομα του πεδίου στην κορυφή της στήλης και στη συνέχεια σύρετε το δείκτη του ποντικιού για να επεκτείνετε την επιλογή. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 14/70

15 Μια εγγραφή Πολλές εγγραφές Όλες τις εγγραφές Στο δείκτη επιλογής εγγραφής. Στο δείκτη επιλογής της πρώτης εγγραφής και στη συνέχεια σύρετε το δείκτη του ποντικιού για να επεκτείνετε την επιλογή. Στην εντολή Επιλογή όλων των εγγραφών του μενού Επεξεργασία Αντιγραφή ή μετακίνηση δεδομένων μεταξύ πεδίων 1. Ανοίξτε ένα φύλλο δεδομένων ή ανοίξτε μια φόρμα σε Προβολή φόρμας. 2. Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε. 3. Για να αντιγράψετε τα δεδομένα, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή στη γραμμή εργαλείων Φύλλο δεδομένων πίνακα, Ερώτημα ή Προβολή φόρμας. Για να μετακινήσετε τα δεδομένα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποκοπή στη γραμμή εργαλείων Φύλλο δεδομένων πίνακα, Φύλλο δεδομένων ερωτήματος ή Προβολή φόρμας. 4. Για να αντικαταστήσετε την τρέχουσα τιμή του πεδίου προορισμού, επιλέξτε ολόκληρο το πεδίο. Για να εισαγάγετε τα δεδομένα στα ήδη υπάρχοντα, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής εκεί που θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα. 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση στη γραμμή εργαλείων Φύλλο δεδομένων πίνακα, Φύλλο δεδομένων ερωτήματος ή Προβολή φόρμας Προσθήκη ή επεξεργασία δεδομένων Προσθήκη ή επεξεργασία δεδομένων σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα 1. Ανοίξτε ένα φύλλο δεδομένων ή ανοίξτε μια φόρμα σε Προβολή φόρμας. 2. Κάντε ένα από τα εξής: Για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία εγγραφής της γραμμής εργαλείων, πληκτρολογήστε τα δεδομένα και στη συνέχεια πιέστε το πλήκτρο TAB για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο. Στο τέλος της εγγραφής, πιέστε το πλήκτρο TAB για να μεταβείτε στην επόμενη εγγραφή. Για να επεξεργαστείτε δεδομένα μέσα σε ένα πεδίο, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να επεξεργαστείτε και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τα δεδομένα. Για να αντικαταστήσετε ολόκληρη την τιμή, μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στην πιο αριστερή πλευρά του πεδίου έως ότου μετατραπεί σε δείκτη συν Πληκτρολογήστε τα δεδομένα. και στη συνέχεια κάντε κλικ. Για να διορθώσετε ένα λάθος πληκτρολόγησης, πιέστε το πλήκτρο BACKSPACE. Για να ακυρώσετε τις αλλαγές σας στο τρέχον πεδίο, πιέστε το πλήκτρο ESC. Για να ακυρώσετε τις αλλαγές σας σε ολόκληρη την εγγραφή, πιέστε πάλι το πλήκτρο ESC πριν βγείτε από το πεδίο Αποθήκευση εγγραφής Αποθήκευση εγγραφής σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα Η Microsoft Access αποθηκεύει αυτόματα την εγγραφή που προσθέσατε ή επεξεργαστήκατε, μόλις μετακινήσετε το σημείο παρεμβολής σε άλλη εγγραφή ή κλείσετε τη φόρμα ή το φύλλο δεδομένων όπου εργάζεστε. Για να αποθηκεύσετε εσείς τα δεδομένα εγγραφής, κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας της, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση εγγραφής του μενού Εγγραφές. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 15/70

16 3.1.5 Διαγραφή εγγραφής Διαγραφή εγγραφής σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα Ανοίξτε ένα φύλλο δεδομένων ή ανοίξτε μια φόρμα σε Προβολή φόρμας. 1. Κάντε κλικ στην εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή εγγραφής της γραμμής εργαλείων. Όταν διαγράφετε δεδομένα, ίσως πρέπει να διαγράψετε και τα σχετιζόμενα δεδομένα σε άλλους πίνακες. Για παράδειγμα, αν διαγράψετε έναν προμηθευτή, ίσως πρέπει να διαγράψετε και τα προϊόντα που προμηθεύει αυτός ο προμηθευτής. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι διαγράφηκαν τα σωστά δεδομένα επιβάλλοντας ακεραιότητα αναφορών και ενεργοποιώντας τις διαδοχικές διαγραφές Αναίρεση αλλαγών Αναίρεση αλλαγών σε Προβολή σχεδίασης 1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Αναίρεση Η Microsoft Access εμφανίζει μια λίστα με τις 20 πιο πρόσφατες ενέργειες, τις οποίες μπορείτε να αναιρέσετε 2. Κάντε κλικ στην ενέργεια που θέλετε να αναιρέσετε. Όταν αναιρείτε μια ενέργεια, αναιρείτε επίσης όλες τις ενέργειες που βρίσκονται στη λίστα, επάνω από αυτή. Αν αργότερα αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να αναιρέσετε την ενέργεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ακύρωση αναίρεσης. Η Access κάνει απαλοιφή της λίστας "Αναίρεση", όταν μεταβαίνετε σε άλλη προβολή από την Προβολή σχεδίασης ενός πίνακα σε μια βάση δεδομένων Access Αναίρεση αλλαγών κατά την προσθήκη ή την επεξεργασία εγγραφών σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα Κάντε ένα από τα εξής: Κάντε κλικ στην επιλογή Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων Φύλλο δεδομένων πίνακα, Φύλλο δεδομένων ερωτήματος ή Προβολή φόρμας, για να επαναφέρετε την τελευταία αλλαγή που κάνατε. Κάντε κλικ στην εντολή Αναίρεση αποθήκευσης εγγραφής, στο μενού Επεξεργασία, αν έχετε ήδη αποθηκεύσει τις αλλαγές στην τρέχουσα εγγραφή ή έχετε μετακινηθεί σε άλλη εγγραφή. Μόλις αρχίσετε την επεξεργασία μιας άλλης εγγραφής, εφαρμόσετε ή καταργήσετε ένα φίλτρο ή μεταβείτε σε άλλο παράθυρο, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις μεθόδους για τη διόρθωση αλλαγών Σύμβολα δείκτη επιλογής εγγραφών Για να προβάλει την κατάσταση της τρέχουσας εγγραφής σε μια φόρμα ή φύλλο δεδομένων, η Microsoft Access εμφανίζει τα ακόλουθα σύμβολα στον τρέχοντα δείκτη επιλογής εγγραφών. Σύμβολο Σημασία Αυτή είναι η τρέχουσα εγγραφή. Η εγγραφή έχει αποθηκευτεί όπως εμφανίζεται. Αυτήν τη στιγμή επεξεργάζεστε αυτήν την εγγραφή. Οι αλλαγές που έχουν γίνει στην εγγραφή δεν έχουν αποθηκευτεί ακόμα. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 16/70

17 Αυτήν τη στιγμή δεν επεξεργάζεστε την εγγραφή σε συναλλαγή δέσμης. Δεν έχουν αποθηκευτεί ακόμη οι αλλαγές σε αυτήν την εγγραφή μόνο). Αυτή η εγγραφή είναι κλειδωμένη από έναν άλλο χρήστη. Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία της (μόνο σε βάσεις δεδομένων της Microsoft Access). Αυτή είναι μια νέα εγγραφή στην οποία μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες. Αυτό το πεδίο είναι το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού και περιέχει μοναδικά δεδομένα για τον προσδιορισμό της εγγραφής (μόνο σε Προβολή σχεδίασης πίνακα). 3.2 Διαμόρφωση Φύλλου Δεδομένων Αλλαγή μεγέθους στήλης ή γραμμής 1. Ανοίξτε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων. 2. Κάντε ένα από τα εξής ή και τα δύο: Αλλαγή μεγέθους στήλης Κάντε ένα από τα εξής: Για να προσαρμόσετε μια στήλη σε ένα συγκεκριμένο πλάτος, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στη δεξιά ακμή της στήλης της οποίας το μέγεθος θέλετε να προσαρμόσετε, όπως βλέπετε στην εικόνα, και σύρετε έως ότου η στήλη αποκτήσει το μέγεθος που επιθυμείτε. Για να προσαρμόσετε μια στήλη ώστε να χωράνε τα δεδομένα της, κάντε διπλό κλικ στη δεξιά ακμή της κεφαλίδας της στήλης Αλλαγή του μεγέθους των γραμμών Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού μεταξύ οποιωνδήποτε δύο δεικτών επιλογής εγγραφών στην αριστερή πλευρά του φύλλου δεδομένων, όπως βλέπετε στην παραπάνω εικόνα, και σύρετε έως ότου οι γραμμές έχουν το μέγεθος που θέλετε. Δεν είναι δυνατή η αναίρεση των αλλαγών πλάτους των στηλών χρησιμοποιώντας την εντολή Αναίρεση του μενού Επεξεργασία. Για να αναιρέσετε τις αλλαγές, κλείστε το φύλλο δεδομένων και στη συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή Όχι σε όλα όταν ρωτηθείτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη διάταξη του φύλλου δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο θα αναιρεθούν οποιεσδήποτε άλλες αλλαγές διάταξης που έχετε κάνει. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 17/70

18 3.2.2 Πάγωμα και κατάργηση του παγώματος στηλών Μπορείτε να σταθεροποιήσετε μία ή περισσότερες στήλες (πεδία) σε ένα φύλλο δεδομένων ώστε να τοποθετηθούν εντελώς αριστερά και να είναι ορατές ανά πάσα στιγμή, ανεξάρτητα από το πού κάνετε κύλιση. 1. Ανοίξτε έναν πίνακα, ερώτημα ή φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων. 2. Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να σταθεροποιήσετε. 3. Κάντε ένα από τα εξής: o o Για να σταθεροποιήσετε τις επιλεγμένες στήλες, κάντε κλικ στην εντολή Σταθεροποίηση στηλών του μενού Μορφή. Για να καταργήσετε τη σταθεροποίηση όλων των στηλών, κάντε κλικ στην εντολή Αποσταθεροποίηση όλων των στηλών του μενού Μορφή Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών 1. Ανοίξτε έναν πίνακα, ερώτημα ή φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων. 2. Κάντε ένα από τα εξής: o o Απόκρυψη στήλης ή στηλών Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να αποκρύψετε. Από το μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Απόκρυψη στηλών. Εμφάνιση κρυφής στήλης ή στηλών Από το μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Επανεμφάνιση στηλών. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών, επιλέξτε τα ονόματα των στηλών που θέλετε να εμφανίσετε. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 18/70

19 4. Ταξινόμηση - Αναζήτηση Εγγραφών 4.1 Ταξινόμηση εγγραφών Πληροφορίες για την ταξινόμηση εγγραφών Σειρά ταξινόμησης: Ο τρόπος τακτοποίησης δεδομένων βάσει του τύπου τιμής ή δεδομένων. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα με αλφαβητική σειρά, με αριθμητική σειρά ή κατά ημερομηνία. Οι σειρές ταξινόμησης χρησιμοποιούν μια αύξουσα (0 έως 100, A έως Ω) ή φθίνουσα (100 έως 0, Ω έως A) σειρά.) Απλή και σύνθετη ταξινόμηση Υπάρχουν δύο τύποι ταξινομήσεων που μπορείτε να εφαρμόσετε: απλή και σύνθετη. Απλή ταξινόμηση Όταν ταξινομείτε τα δεδομένα σε Προβολή φόρμας ή Προβολή φύλλου δεδομένων, κάνετε απλή ταξινόμηση, το οποίο σημαίνει ότι μπορείτε να ταξινομήσετε όλες τις εγγραφές κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά (αλλά δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις δύο σειρές ταξινόμησης σε περισσότερα από ένα πεδία). Σύνθετη ταξινόμηση Όταν ταξινομείτε δεδομένα σε Προβολή σχεδίασης ερωτήματος, στο παράθυρο "Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση". Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ταξινομήσετε εγγραφές κατά αύξουσα σειρά για ορισμένα πεδία και κατά φθίνουσα σειρά για άλλα Πώς αποθηκεύετε ή εφαρμόζεται εκ νέου μια ταξινόμηση, ανάλογα με το αντικείμενο Αποθήκευση ή εκ νέου εφαρμογή σειράς ταξινόμησης φόρμας ή φύλλου δεδομένων Ανεξάρτητα από το πού καθορίζετε τη σειρά ταξινόμησης, η Microsoft Access αποθηκεύει τη σειρά ταξινόμησης κατά την αποθήκευση της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων. Επίσης, σε μια φόρμα ή φύλλο δεδομένων, η Access εφαρμόζει την ταξινόμηση με αυτόματο τρόπο, σε κάθε νέο άνοιγμα αυτού του αντικειμένου ή της προβολής, ή όταν μια νέα φόρμα ή έκθεση βασίζεται σε μια φόρμα ή φύλλο δεδομένων Ζητήματα που αφορούν την ταξινόμηση εγγραφών Η Access ταξινομεί μέχρι 255 χαρακτήρες, σε ένα ή περισσότερα πεδία, στα αποτελέσματα ενός ερωτήματος ή ενός σύνθετου φίλτρου. Η σειρά ταξινόμησης εξαρτάται από τη ρύθμιση γλώσσας που ορίζετε στο πλαίσιο Νέα σειρά ταξινόμησης βάσης δεδομένων, (παράθυρο διαλόγου Επιλογές, καρτέλα Γενικά), κατά τη δημιουργία της βάσης δεδομένων σας. Εάν το πλέγμα σχεδίασης του ερωτήματος ή του φίλτρου, περιλαμβάνει τον αστερίσκο από τη λίστα πεδίων, δεν μπορείτε να ορίσετε σειρά ταξινόμησης στο πλέγμα σχεδίασης, εκτός και αν προσθέσετε στο πλέγμα σχεδίασης τα πεδία που θέλετε να ταξινομήσετε. Για να ταξινομήσετε ημερομηνίες και ώρες, από προγενέστερες σε μεταγενέστερες, χρησιμοποιήστε αύξουσα σειρά. Χρησιμοποιήστε φθίνουσα σειρά, για να ταξινομήσετε ημερομηνίες ή ώρες, από μεταγενέστερες σε προγενέστερες. Οι αριθμοί που είναι αποθηκευμένοι σε πεδία κειμένου, αποθηκεύονται ως συμβολοσειρές χαρακτήρων και όχι ως αριθμητικές τιμές. Συνεπώς, για να τους ταξινομήσετε με αριθμητική σειρά, πρέπει όλες οι συμβολοσειρές κειμένου να έχουν το ίδιο μήκος, τοποθετώντας στην αρχή των αριθμών με τα λιγότερα ψηφία ένα ή περισσότερα μηδενικά. Για παράδειγμα, το αποτέλεσμα της ταξινόμησης των συμβολοσειρών κειμένου "1", "2", "11" και "22" κατά αύξουσα σειρά θα είναι "1", "11", "2", "22". Πρέπει να συμπληρώσετε τους μονοψήφιους αριθμούς τοποθετώντας Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 19/70

20 στην αρχή των αριθμών ένα μηδενικό, για να ταξινομηθούν σωστά οι συμβολοσειρές: "01", "02", "11", "22". Όταν ταξινομείτε ένα πεδίο κατά αύξουσα σειρά, οι εγγραφές στις οποίες αυτό το πεδίο είναι κενό (περιέχει τιμή Null) παραθέτονται σε λίστα στην αρχή. Εάν ένα πεδίο περιλαμβάνει εγγραφές και με τιμές Null και με συμβολοσειρές μηδενικού μήκους, τα πεδία με τιμές Null εμφανίζονται στην αρχή της σειράς ταξινόμησης και αμέσως μετά ακολουθούν οι συμβολοσειρές μηδενικού μήκους Ταξινόμηση εγγραφών σε Προβολή φόρμας ή σε Προβολή φύλλου δεδομένων Κάντε κλικ στο πεδίο, το οποίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ταξινόμηση εγγραφών. 1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αύξουσα ταξινόμηση ή Φθίνουσα ταξινόμηση. Σε μια φόρμα, μπορείτε να ταξινομήσετε μόνο ένα πεδίο τη φορά. Σε φύλλο δεδομένων μπορείτε να επιλέξετε δύο ή περισσότερες συνεχόμενες στήλες ταυτόχρονα και στη συνέχεια να τις ταξινομήσετε. Η Access ταξινομεί τις εγγραφές, αρχίζοντας από την πρώτη επιλεγμένη στήλη από τα αριστερά. Όταν αποθηκεύσετε τη φόρμα ή το φύλλο δεδομένων, η Access αποθηκεύει τη σειρά ταξινόμησης. 4.2 Αναζήτηση Εγγραφών Πληροφορίες σχετικά με την εύρεση ή την αντικατάσταση δεδομένων Πλαίσιο αριθμού εγγραφής: Το μικρό πλαίσιο που προβάλλει τον τρέχοντα αριθμό εγγραφής στην κάτω αριστερή γωνία της προβολής φύλλου δεδομένων και της προβολής φόρμας. Για να μετακινηθείτε σε μια συγκεκριμένη εγγραφή, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τον αριθμό εγγραφής στο πλαίσιο και να πατήσετε το πλήκτρο ENTER. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους η Microsoft Access μπορεί να βρίσκει ή να αντικαθιστά μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε, είτε πρόκειται για μια συγκεκριμένη τιμή, μια εγγραφή ή μια ομάδα εγγραφών. Μπορείτε να βρείτε μια εγγραφή κάνοντας κύλιση σε ένα φύλλο δεδομένων ή σε μια φόρμα ή πληκτρολογώντας τον αριθμό εγγραφής της στο πλαίσιο αριθμού εγγραφής. Με το παράθυρο διαλόγου Εύρεση, μπορείτε να εντοπίζετε συγκεκριμένες εγγραφές ή να βρίσκετε συγκεκριμένες τιμές σε πεδία. Μπορείτε να μετακινείστε από εγγραφή σε εγγραφή, καθώς η Access βρίσκει κάθε εμφάνιση του στοιχείου που αναζητάτε. Εάν θέλετε να αντικαταστήσετε συγκεκριμένες τιμές που βρίσκετε, χρησιμοποιήστε αντί γι' αυτό το παράθυρο διαλόγου Αντικατάσταση. Με ένα φίλτρο, μπορείτε προσωρινά να απομονώσετε και να δείτε ένα συγκεκριμένο σύνολο εγγραφών για να εργαστείτε, ενώ εμφανίζεται κάποια φόρμα ή κάποιο φύλλο δεδομένων. Με ένα ερώτημα, μπορείτε να εργαστείτε σε ένα συγκεκριμένο σύνολο εγγραφών που ικανοποιεί τα κριτήρια τα οποία καθορίζετε, σε έναν ή περισσότερους πίνακες της βάσης δεδομένων. Εκτελώντας το ερώτημα, μπορείτε να εργαστείτε σε αυτό το υποσύνολο ανεξάρτητα από τη συγκεκριμένη φόρμα ή το συγκεκριμένο φύλλο δεδομένων. Σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access, μπορείτε να αντικαταστήσετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων πιο γρήγορα ή να πραγματοποιήσετε υπολογισμούς σε δεδομένα (όπως αύξηση όλων των μισθών σε έναν πίνακα "Υπάλληλοι" κατά 5 τοις εκατό) χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα ενημέρωσης αντί για το παράθυρο διαλόγου Αντικατάσταση. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επιβεβαιώνετε μεμονωμένες αντικαταστάσεις όταν χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα ενημέρωσης. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 20/70

21 4.2.2 Εύρεση ή αντικατάσταση τιμής σε ένα πεδίο 1. Σε Προβολή φόρμας ή Προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε το πεδίο (στήλη) που θέλετε να αναζητήσετε, εκτός αν θέλετε να αναζητήσετε όλα τα πεδία (η αναζήτηση ενός πεδίου είναι ταχύτερη από την αναζήτηση ολόκληρης της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων). 2. Κάντε ένα από τα εξής: Εύρεση συγκεκριμένων εμφανίσεων μιας τιμής σε ένα πεδίο 1. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση στη γραμμή εργαλείων Προβολή φόρμας ή Προβολή φύλλου δεδομένων. 2. Στο πλαίσιο Εύρεση του, πληκτρολογήστε την τιμή που θέλετε να βρείτε. Αν δεν γνωρίζετε την ακριβή τιμή που θέλετε να βρείτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ στο πλαίσιο Εύρεση του, για να καθορίσετε την τιμή που αναζητάτε. 3. Ορίστε όλες τις άλλες επιλογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Για περισσότερες πληροφορίες, σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επομένου. Εύρεση κενών πεδίων ή συμβολοσειρών μηδενικού μήκους σε μια βάση δεδομένων Access 1. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση στη γραμμή εργαλείων Προβολή φόρμας ή Προβολή φύλλου δεδομένων 2. Κάντε ένα από τα εξής: Αν τα κενά πεδία είναι μορφοποιημένα ώστε να εμφανίζουν μια συμβολοσειρά (όπως "Άγνωστο"), πληκτρολογήστε τη μορφοποιημένη συμβολοσειρά στο πλαίσιο Εύρεση του και βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Αναζήτηση στα πεδία όπως έχουν μορφοποιηθεί είναι ενεργοποιημένο. Για να βρείτε μη μορφοποιημένα κενά πεδία, πληκτρολογήστε Null ή Είναι κενό στο πλαίσιο Εύρεση του και βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Αναζήτηση στα πεδία όπως έχουν μορφοποιηθεί είναι απενεργοποιημένο. Για να βρείτε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους σε μια βάση δεδομένων Microsoft Access, στο πλαίσιο Εύρεση του πληκτρολογήστε διπλά εισαγωγικά (""), χωρίς διάστημα ανάμεσα, και βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Αναζήτηση στα πεδία όπως έχουν μορφοποιηθεί είναι απενεργοποιημένο. 3. Ορίστε όλες τις άλλες επιλογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Για περισσότερες πληροφορίες, σχετικά με την επιλογή, κάντε κλικ στο και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή. 4. Για να βρείτε μία ή περισσότερες εμφανίσεις ενός κενού πεδίου, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου Αντικατάσταση συγκεκριμένων εμφανίσεων μιας τιμής σε ένα πεδίο 1. Στο μενού Επεξεργασία, κάντε κλικ στην εντολή Αντικατάσταση. 2. Στο πλαίσιο Εύρεση του, πληκτρολογήστε την τιμή που θέλετε να βρείτε και στο πλαίσιο Αντικατάσταση με, πληκτρολογήστε την τιμή με την οποία θέλετε να την αντικαταστήσετε. Αν δεν γνωρίζετε την ακριβή τιμή που θέλετε να βρείτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ στο πλαίσιο Εύρεση του, για να καθορίσετε την τιμή που αναζητάτε. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 21/70

22 3. Ορίστε όλες τις άλλες επιλογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Για περισσότερες πληροφορίες, σχετικά με την επιλογή, κάντε κλικ στο και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή. 4. Κάντε ένα από τα εξής: Για να αντικαταστήσετε ταυτόχρονα όλες τις εμφανίσεις της καθορισμένης τιμής, κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων. Για να αντικαταστήσετε μία εμφάνιση κάθε φορά, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση. Για να παραλείψετε μια εμφάνιση και να βρείτε την επόμενη, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου Εύρεση εγγραφής σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα Εύρεση συγκεκριμένης εγγραφής με κύλιση σε φύλλο δεδομένων Εάν υπάρχουν περισσότερες εγγραφές από όσες χωράνε σε Προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κύλισης της γραμμής κύλισης για να βρείτε μια συγκεκριμένη εγγραφή. Σύρετε το πλαίσιο κύλισης προς τα επάνω ή προς τα κάτω στη γραμμή κύλισης. Δίπλα στο πλαίσιο κύλισης, η Microsoft Access εμφανίζει τον αριθμό της εγγραφής που βρίσκεται στην κορυφή της οθόνης Εύρεση εγγραφής με βάση τον αριθμό εγγραφής σε φύλλο δεδομένων ή φόρμα 1. Ανοίξτε έναν πίνακα, ερώτημα ή φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων ή μια φόρμα σε Προβολή φόρμας. Κάντε διπλό κλικ στον αριθμό που περιέχει το πλαίσιο αριθμού εγγραφής για να τον επιλέξετε ή πιέστε το πλήκτρο F5. 2. Πληκτρολογήστε τον αριθμό της εγγραφής που θέλετε και στη συνέχεια πιέστε το πλήκτρο ENTER. 4.3 Φίλτρα Φίλτρο: Το σύνολο κριτηρίων που εφαρμόζονται σε δεδομένα για να εμφανιστεί ένα υποσύνολο των δεδομένων ή για να γίνει ταξινόμηση των δεδομένων. Στην Access, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνικές φιλτραρίσματος όπως "Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή" και "Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα" για να φιλτράρετε δεδομένα. Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή: Μια τεχνική φιλτραρίσματος εγγραφών σε μια φόρμα, φύλλο δεδομένων ή σελίδα πρόσβασης δεδομένων μέσω της οποίας ανακτάτε μόνο εγγραφές που περιέχουν την επιλεγμένη τιμή. Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα: Μια τεχνική φιλτραρίσματος δεδομένων που χρησιμοποιεί μια έκδοση της τρέχουσας φόρμας ή φύλλου δεδομένων με κενά πεδία στα οποία μπορείτε να πληκτρολογήσετε τιμές που θέλετε να περιέχουν οι φιλτραρισμένες εγγραφές. Φίλτρο για εισαγωγή: Μια τεχνική φιλτραρίσματος εγγραφών που χρησιμοποιεί μια τιμή ή έκφραση που εισάγετε για τον εντοπισμό μόνο εγγραφών που περιέχουν την τιμή ή που ικανοποιούν την έκφραση. Κριτήρια: Συνθήκες που καθορίζετε για τον περιορισμό των εγγραφών που συμπεριλαμβάνονται στο σύνολο αποτελεσμάτων ενός ερωτήματος ή φίλτρου. Για παράδειγμα, το ακόλουθο κριτήριο επιλέγει εγγραφές για τις οποίες η τιμή του πεδίου "Παραγγελίες" είναι μεγαλύτερη από : παραγγελίες > Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 22/70

23 Έκφραση: Οποιοσδήποτε συνδυασμός μαθηματικών ή λογικών τελεστών, σταθερών, συναρτήσεων και ονομάτων πεδίων, στοιχείων ελέγχου και ιδιοτήτων που αποτιμούνται σε μια μεμονωμένη τιμή. Οι εκφράσεις μπορούν να εκτελέσουν υπολογισμούς, να χειριστούν χαρακτήρες ή να ελέγξουν δεδομένα Επιλογή μεθόδου φιλτραρίσματος σε πίνακα, ερώτημα ή φόρμα Οι μέθοδοι Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή, Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα και Φίλτρο για εισαγωγή είναι διαφορετικοί τρόποι φιλτραρίσματος των εγγραφών σε μια φόρμα ή ένα φύλλο δεδομένων. Εάν είναι εύκολη η εύρεση και η επιλογή της τιμής που θέλετε να περιέχουν οι φιλτραρισμένες εγγραφές, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο "Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή". Εάν θέλετε να επιλέγετε τις τιμές που αναζητάτε από μια λίστα, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε κύλιση σε όλες τις εγγραφές ή αν θέλετε να καθορίζετε πολλά κριτήρια ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο "Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα". Εάν η εστίαση βρίσκεται σε ένα πεδίο και εσείς απλά θέλετε να πληκτρολογήσετε μέσα σε αυτό το πεδίο ακριβώς την τιμή που αναζητάτε ή την παράσταση της οποίας το αποτέλεσμα θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως κριτήριο ή αν θέλετε να καθορίζετε πολλαπλά κριτήρια ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο "Φίλτρο για εισαγωγή" Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ ερωτημάτων επιλογής και φίλτρων Η βασική ομοιότητα μεταξύ ερωτημάτων επιλογής και φίλτρων είναι ότι: Και τα δύο ανακτούν ένα υποσύνολο εγγραφών από έναν υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα. Παράγουν αποτελέσματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως προέλευση δεδομένων φόρμας ή έκθεσης. Μπορούν να ταξινομήσουν εγγραφές. Γενικά, επιτρέπουν την επεξεργασία δεδομένων, εφόσον κατά τα άλλα επιτρέπεται η επεξεργασία (Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε μαζικές ενημερώσεις με ένα ερώτημα ενημέρωσης.) Η χρήση φίλτρου ή ερωτήματος καθορίζεται από τη χρήση των εγγραφών που επιστρέφονται. Γενικά, χρησιμοποιείτε ένα φίλτρο για την προσωρινή προβολή ή επεξεργασία ενός υποσυνόλου εγγραφών ενώ βρίσκεστε σε μια φόρμα ή φύλλο δεδομένων. Χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα αν θέλετε να κάνετε ένα ή όλα τα παρακάτω: Προβολή του υποσυνόλου εγγραφών χωρίς προηγουμένως να ανοίξετε συγκεκριμένο πίνακα ή φόρμα. Επιλογή των πινάκων που περιέχουν τις εγγραφές με τις οποίες θέλετε να εργαστείτε και προσθήκη περισσοτέρων πινάκων αργότερα, αν χρειαστεί. Έλεγχος του ποια πεδία από το υποσύνολο εγγραφών θα εμφανίζονται στα αποτελέσματα. Εκτέλεση υπολογισμών με τιμές πεδίων. Ακόμα και αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε ερώτημα, θα μπορούσατε να αξιοποιήσετε τις εύκολες τεχνικές Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα, Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή ή Φίλτρο για εισαγωγή για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε ως ερώτημα. Η μέθοδος αυτή σας επιτρέπει να παρακάμψετε εντελώς το πλέγμα σχεδίασης του ερωτήματος (εκτός αν θέλετε να κάνετε επιπλέον αλλαγές στο ερώτημα). Αλλά και στην περίπτωση αυτή, όταν ανοίξετε το ερώτημα σε Προβολή σχεδίασης, θα δείτε πως συμπλήρωσε το πλέγμα σχεδίασης η Microsoft Access, χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες του φίλτρου. Μπορείτε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες ως οδηγό, για να κάνετε επιπλέον αλλαγές Δημιουργία φίλτρου Υπάρχουν τέσσερις μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε εγγραφές σε μια φόρμα ή ένα φύλλο δεδομένων: Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή, Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα, Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 23/70

24 Φίλτρο για εισαγωγή και Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση. Επίσης, μπορείτε να φιλτράρετε εγγραφές σε μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή 1. Σε ένα πεδίο φόρμας, φύλλου δεδομένων εντοπίστε ένα στιγμιότυπο της τιμής που θέλετε να περιέχουν οι εγγραφές προκειμένου να συμπεριληφθούν στα αποτελέσματα του φίλτρου. 2. Επιλέξτε ολόκληρη ή μέρος της τιμής σε ένα πεδίο κάνοντας ένα από τα εξής: Ο τρόπος επιλογής της τιμής καθορίζει ποιες εγγραφές θα επιστρέψει το φίλτρο. Εύρεση εγγραφών στις οποίες ολόκληρο το περιεχόμενο του πεδίου ταιριάζει με την επιλογή Επιλέξτε ολόκληρο το περιεχόμενο ενός πεδίου ή τοποθετείστε το σημείο εισαγωγής σε ένα πεδίο, χωρίς να κάνετε οποιαδήποτε επιλογή. Για παράδειγμα, επιλέξτε την τιμή "Βερολίνο" στο πεδίο "Πόλη", για να σας επιστραφούν όλες οι εγγραφές που περιέχουν το Βερολίνο ως πόλη. Εύρεση εγγραφών στις οποίες η τιμή του πεδίου αρχίζει με τους ίδιους χαρακτήρες με αυτούς που επιλέξατε. Επιλέξτε μέρος μιας τιμής, αρχίζοντας με τον πρώτο χαρακτήρα στο πεδίο Για παράδειγμα, επιλέξτε μόνο τους χαρακτήρες "Παν" στο πεδίο "Επώνυμο" με την τιμή " Παναγόπουλος", για να σας επιστραφούν όλες οι εγγραφές των παραγωγών των οποίων τα επώνυμα αρχίζουν με τους χαρακτήρες "Παν", όπως "Παναγόπουλος" και "Παναγιωτόπουλος". Εύρεση εγγραφών στις οποίες ολόκληρη ή μέρος της τιμής του πεδίου περιέχει τους ίδιους χαρακτήρες με αυτούς που επιλέξατε. 1. Επιλέξτε μέρος της τιμής, αρχίζοντας μετά από τον πρώτο χαρακτήρα σε ένα πεδίο 2. Επιλέξτε τα γράμματα "ππ" στο πεδίο "Επώνυμο" με την τιμή "Παππάς" για να σας επιστραφούν όλες οι εγγραφές που περιέχουν τα γράμματα "ππ" σε οποιοδήποτε σημείο του πεδίου "Επώνυμο", όπως "Παππάς" και "Φιλιππόγλου". 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή της γραμμής εργαλείων. 4. Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3, μέχρι να έχετε το σύνολο εγγραφών που θέλετε. Μπορείτε, επίσης, να φιλτράρετε εγγραφές που δεν έχουν συγκεκριμένη τιμή. Αφού επιλέξτε μια τιμή, κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού επάνω στην τιμή και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Φιλτράρισμα εκτός της επιλογής Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα 1. Ανοίξτε μια φόρμα σε Προβολή φόρμας ή έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα της γραμμής εργαλείων, για να μεταβείτε στο παράθυρο "Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα". Μπορείτε να ορίσετε κριτήρια για τη φόρμα, το κύριο φύλλο δεδομένων που εμφανίζεται. 3. Κάντε κλικ στο πεδίο, στο οποίο θέλετε να ορίσετε τα κριτήρια που πρέπει να ικανοποιούν οι εγγραφές, για να συμπεριληφθούν στο φιλτραρισμένο σύνολο εγγραφών. 4. Καταχωρήστε τα κριτήριά σας, επιλέγοντας την τιμή που αναζητάτε από τη λίστα του πεδίου (αν η λίστα περιλαμβάνει τιμές του πεδίου) ή πληκτρολογώντας την τιμή μέσα στο πεδίο. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 24/70

25 Εύρεση εγγραφών στις οποίες ένα συγκεκριμένο πεδίο είναι κενό ή δεν είναι κενό Πληκτρολογήστε Είναι κενό ή Δεν είναι κενό μέσα στο πεδίο (μπορείτε να επιλέξετε αυτές τις επιλογές από τη λίστα των πεδίων με τύπο δεδομένων "Υπόμνημα", "Αντικείμενο OLE" ή "Υπερσύνδεση", καθώς και σε πεδία υπολογισμών σε ερωτήματα) Εύρεση εγγραφών που κάνουν χρήση έκφρασης κριτηρίου 1. Πληκτρολογήστε την έκφραση στο κατάλληλο πεδίο ή καταχωρήστε μια έκφραση χρησιμοποιώντας τη Δόμηση εκφράσεων. Αν καθορίσετε τιμές σε περισσότερα από ένα πεδία, το φίλτρο επιστρέφει εγγραφές μόνο αν περιέχουν τις ίδιες τιμές με αυτές που καθορίσατε σε κάθε ένα από αυτά τα πεδία. 2. Για να καθορίσετε εναλλακτικές τιμές που μπορεί να έχουν οι εγγραφές, για να συμπεριληφθούν στα αποτελέσματα του φίλτρου, κάντε κλικ στην καρτέλα Ή για τη φόρμα ή το φύλλο δεδομένων, που φιλτράρετε και καταχωρήστε περισσότερα κριτήρια. Το φίλτρο επιστρέφει εγγραφές, αν αυτές έχουν όλες τις τιμές που καθορίζονται στην καρτέλα Αναζήτηση του ή όλες τις τιμές που καθορίζονται στην πρώτη καρτέλα Ή ή όλες τις τιμές που καθορίζονται στη δεύτερη καρτέλα Ή κ.λπ.. 3. Κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή φίλτρου στη γραμμή εργαλείων Φίλτρο για εισαγωγή 1. Ανοίξτε μια φόρμα σε Προβολή φόρμας ή έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων. 2. Κάντε ένα από τα εξής: Ακριβής καθορισμός της τιμής πεδίου, την οποία θέλετε να περιέχουν οι φιλτραρισμένες εγγραφές Κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στο πεδίο της φόρμας που φιλτράρετε και στη συνέχεια πληκτρολογήστε την τιμή στο πλαίσιο Φίλτρο για του μενού συντόμευσης. Για παράδειγμα, για να βρείτε όλες τις εγγραφές που περιέχουν τη λέξη "Παππάς" στο πεδίο "Επώνυμο", κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στο πεδίο "Επώνυμο" και στη συνέχεια πληκτρολογήστε Παππάς στο πλαίσιο Φίλτρο για. Καθορισμός περισσότερο σύνθετων κριτηρίων Πληκτρολογήστε ολόκληρη την έκφραση χρησιμοποιώντας τον κατάλληλο συνδυασμό αναγνωριστικών, τελεστών, χαρακτήρων μπαλαντέρ και τιμών, για να έχετε το αποτέλεσμα που θέλετε. Για παράδειγμα: o Για την εύρεση όλων των εγγραφών στις οποίες το πεδίο "Επιστημονικό" περιέχει τη λέξη "sativu", σε οποιοδήποτε σημείο του πεδίου, κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στο πεδίο "Επιστημονικό" και στη συνέχεια πληκτρολογήστε *sativu* στο πλαίσιο Φίλτρο για. o Για την εμφάνιση μόνο των εγγραφών που αφορούν παραγωγούς οι οποίοι δραστηριοποιούνται στην καλλιέργεια κηπευτικών για πάνω από 15 χρόνια, πληκτρολογήστε YEAR[Date()]-YEAR[ΗΕ]> Κάντε ένα από τα εξής: o Για να εφαρμόσετε το φίλτρο και να κλείσετε το μενού συντόμευσης, πιέστε το πλήκτρο ENTER. Εργαστήριο Πληροφορικής, Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σελ. 25/70