ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕ ΟΝΙΑΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕ ΟΝΙΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΤΜΗΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΥΘΑΓΟΡΑΣ «ΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΒΕΛΤΙΣΤΩΝ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ:ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΒΑΣΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΒΕΛΤΙΣΤΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΣΕ ΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΩΝ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΩΝ ΤΗΣ ΧΩΡΑΣ» ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΙΚΤΥΑ Η/Υ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΙΑΣΥΝ ΕΣΗΣ ΗΜΟΣΙΕΣ ΚΑΙ ΙΕΘΝΕΙΣ ΣΧΕΣΕΙΣ Παρακαλούµε το ερωτηµατολόγιο, µετά τη συµπλήρωσή του να αποσταλεί τα: Κατερίνα Γκοτζαµάνη, Λέκτορα Πανεπιστήµιο Μακεδονίας Εγνατίας 156, Τ.Θ. 1591 540 06 Θεσσαλονίκη ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ ΜΑΙΟΣ 2005
ΤΜΗΜΑ Α Παρακαλούµε να συµπληρώστε τα παρακάτω στοιχεία για την Υπηρεσία σας: 1. Καθορίστε τις πηγές χρηµατοδότησης της Υπηρεσία σας: Τακτικός προϋπολογισµός ηµόσιες Επενδύσεις ΕΠΕΑΕΚ Ερευνητικά Προγράµµατα Ευρωπαϊκής Ένωσης Αλλο......... 2. Καθορίστε τους χρήστες της σας: ΕΠ- Λοιπό ιδακτικό Προσωπικό Φοιτητές ιοικητικό Προσωπικό Εξωτερικοί Συνεργάτες (π.χ...) Αλλοι......... 3. Καθορίστε την ιδιότητα και τον αριθµό των µελών του προσωπικού που απασχολείται στην Υπηρεσία σας: Ιδιότητα Αριθ. Μόνιµοι Συµβασιούχοι Αορίστου χρόνου Έκτακτοι Εθελοντές Φοιτητές στα πλαίσια πρακτικής άσκησης Φοιτητές. Άλλοι........ 4. Αναφέρατε τις επιµέρους υπηρεσίες/λειτουργίες που εκτελούνται από την Υπηρεσία σας : 5. Αναφέρατε συγκεκριµένες διακρίσεις (βραβεία κ.λ.π.) που έχει λάβει η Υπηρεσία σας σε τοπικό, εθνικό ή διεθνές επίπεδο: 1
6. Η Υπηρεσία σας διαθέτει οργανόγραµµα; ΝΑΙ ΟΧΙ εάν ναι µπορείτε να µας το διαθέσετε προκειµένου να συµπεριληφθεί στη βάση δεδοµένων και να δηµοσιοποιηθεί; ΝΑΙ ΟΧΙ 7. Η Υπηρεσία σας διαθέτει έντυπα ικανοποίησης των χρηστών της; ΝΑΙ ΟΧΙ εάν ναι µπορείτε να µας τα διαθέσετε προκειµένου να συµπεριληφθούν στη βάση δεδοµένων και να δηµοσιοποιηθούν; ΝΑΙ ΟΧΙ 8. Μπορείτε να αναφέρετε έαν ακολουθείτε κάποιες βέλτιστες πρακτικές που θα µπορούσαν να καταγραφούν και να συµπεριληφθούν στη βάση δεδοµένων του ερευνητικού µας προγράµµατος; 2
ΤΜΗΜΑ Β Παρακαλούµε πολύ να µας πληροφορήσετε εάν διάθετε σύστηµα αποτύπωσης και µέτρησης της αποτελεσµατικότητας της σας (δείκτες ποιοτικοί ή ποσοτικοί) στους παρακάτω τοµείς. 1. Οικονοµικά στοιχεία της.. 2. Αποτελεσµατικότητα στρατηγικής της.... 3. Ικανοποίηση των χρηστών της.. 4. Ικανοποίηση του προσωπικού της. 5. Αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα των διαδικασιών/ λειτουργιών της 6. Αποτελεσµατικότητα της επίδρασης της στην κοινωνία.. 7. Άλλοι 3
ΤΜΗΜΑ Γ Πόσο σηµαντικά θεωρείτε τα παρακάτω για την Υπηρεσία σας; Σε ποιο βαθµό εφαρµόζετε τα παρακάτω στην Υπηρεσία σας; 1=καθόλου 2= λίγο 3=µέτρια 4=πολύ 5=πάρα πολύ ΒΑΘΜΟΣ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗΤΑΣ 1. Η ηγεσία της καθορίζει τους στόχους απόδοσης της µε βάση τις ανάγκες των χρηστών 2. Η ηγεσία της ελέγχει την επίτευξη και αναθεώρηση των στόχων της 3. Η ηγεσία της αναπτύσσει τις διαδικασίες διοικητικής διαχείρισης της 4. Η ηγεσία της αναπτύσσει τις διαδικασίες οικονοµικής διαχείρισης της 5. Η ηγεσία της αναπτύσσει την αποστολή και το όραµα και τα επικοινωνεί στο προσωπικό της 6. Η ηγεσία της συµµετέχει σε διαδικασίες βελτίωσης της 7. Η ηγεσία της προωθεί τη συµµετοχή µέσα στην Υπηρεσία 8. Η ηγεσία της προωθεί τη δηµιουργία και καινοτοµία µέσα στην Υπηρεσία 9. Η ηγεσία της συµµετέχει στην ανάπτυξη των συνεργασιών της 10. Η ηγεσία της συµµετέχει ενεργά σε προσπάθειες που αφορούν τη συνεισφορά της στην κοινωνία 11. Η ηγεσία της προωθεί την εφαρµογή συστήµατος αναγνώρισης και επιβράβευσης των προσπαθειών του προσωπικού της για βελτίωση 12. Η ηγεσία της υποστηρίζει την παροχή ίσων ευκαιριών µέσα στην Υπηρεσία 4
ΒΑΘΜΟΣ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗΤΑΣ 13. Εφαρµόζετε συγκεκριµένη διαδικασία στρατηγικού σχεδιασµού της σας σύµφωνα µε την αποστολή και το όραµα του Πανεπιστηµίου 14. Συλλέγετε και λαµβάνετε υπόψη στο στρατηγικό σχεδιασµό σας δεδοµένα που αφορούν τις απαιτήσεις των χρηστών της 15. Συλλέγετε και λαµβάνετε υπόψη στο στρατηγικό σχεδιασµό σας δεδοµένα που αφορούν τις αντίστοιχες Υπηρεσίες άλλων οργανισµών και εκπαιδευτικών ιδρυµάτων 16. Συλλέγετε και λαµβάνετε υπόψη στο στρατηγικό σχεδιασµό σας δεδοµένα που αφορούν την καινοτοµία και άλλες εξελίξεις που επιδρούν στη λειτουργία της 17. Συλλέγετε και λαµβάνετε υπόψη στο στρατηγικό σχεδιασµό σας δεδοµένα που αφορούν τη συµβολή της στη «µάθηση» και «ανάπτυξη» των φοιτητών 18. Λαµβάνετε υπόψη στο στρατηγικό σχεδιασµό σας τα αποτελέσµατα απόδοσης της 19. Λαµβάνετε υπόψη στη χάραξη της στρατηγικής της δεδοµένα που αφορούν εξωτερικούς παράγοντες (νοµοθετικούς, οικονοµικούς, δηµογραφικούς, νέες τεχνολογίες κλπ) 20. Αξιολογείτε και αναθεωρείτε την αποτελεσµατικότητα και καταλληλότητα της στρατηγικής της 21. Η στρατηγική της κοινοποιείται στο προσωπικό της 22. Εφαρµόζετε συγκεκριµένες µεθόδους προσδιορισµού των απαιτήσεων και των προσδοκιών των χρηστών της 23. Συλλέγετε πληροφορίες σχετικά µε την ικανοποίηση των σηµερινών χρηστών της 24. Συλλέγετε πληροφορίες µε στόχο την πρόβλεψη των απαιτήσεων των µελλοντικών χρηστών της 5
ΒΑΘΜΟΣ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗΤΑΣ 25. Χρησιµοποιείτε τις παραπάνω πληροφορίες για το σχεδιασµό νέων υπηρεσιών και προγραµµάτων, και τη βελτίωση των εφαρµοσµένων διαδικασιών 26. Αναπτύσσετε σχέσεις (πχ συνεργασίες µε αντίστοιχες Υπηρεσίες άλλων εκπαιδευτικών ιδρυµάτων) µε στόχο την ικανοποίηση των χρηστών της 27. Εφαρµόζετε συγκριτική αξιολόγηση της ικανοποίησης των χρηστών σε σχέση µε την ικανοποίηση που παρέχουν αντίστοιχες Υπηρεσίες-πρότυπα (benchmarking) 28. Ακολουθείτε επίσηµη µέθοδο διαχείρισης των παραπόνων των χρηστών της 29. ιαθέτετε επίσηµη µέθοδο προώθησης των νέων υπηρεσιών της προς τους χρήστες 30. Μετράτε την ικανοποίηση του προσωπικού της 31. Μετράτε την απόδοση του προσωπικού της 32. Εφαρµόζετε επίσηµο σύστηµα αναγνώρισης του προσωπικού της 33. Προωθείτε τη συνεργασία στο προσωπικό της 34. Προωθείτε τη λήψη πρωτοβουλιών από το προσωπικό της 35. Η επικοινωνία µέσα στην Υπηρεσία γίνεται µε τρόπο ώστε να προωθείται η διάχυση της γνώσης στο προσωπικό 36. Πραγµατοποιείτε εκπαίδευση και επιµόρφωση του προσωπικού της 37. Γίνονται προτάσεις εκπαίδευσης από το προσωπικό της 38. Εφαρµόζετε επίσηµο σύστηµα αξιολόγησης και επιλογής προσωπικού 39. ιασφαλίζετε την παροχή ίσων ευκαιριών στο προσωπικό της 40. Προωθείτε τη συµµετοχή του προσωπικού στις δραστηριότητες βελτίωσης της 6
ΒΑΘΜΟΣ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗΤΑΣ 41. Εφαρµόζετε επίσηµο σύστηµα διευκολύνσεων και παροχών προς το προσωπικό (πχ ευέλικτο ωράριο εργασίας, χώρος στάθµευσης αυτοκινήτου κλπ) 42. Ακολουθείτε επίσηµο σύστηµα παρακολούθησης και βελτίωσης της υγιεινής, ασφάλειας και εργονοµίας στο χώρο εργασίας 43. ιαθέτετε καταγεγραµµένες περιγραφές των βασικών διαδικασιών λειτουργίας της 44. Προσδιορίζετε τις απαιτήσεις κάθε διαδικασίας σε προσωπικό και εξοπλισµό 45. Εφαρµόζετε συγκεκριµένους δείκτες µέτρησης για τον έλεγχο και τη βελτίωση των διαδικασιών 46. Εφαρµόζετε επίσηµη µέθοδο αξιολόγησης των διαδικασιών 47. Προωθείτε τη βελτίωση των διαδικασιών µε στόχο την επίτευξη βελτιωµένης συνολικής απόδοσης της 48. Προωθείτε την εισαγωγή καινοτόµων πρακτικών στη βελτίωση των διαδικασιών 49. Ακολουθείτε συγκεκριµένη µέθοδο εισαγωγής αλλαγών στις υπάρχουσες διαδικασίες 50. Ακολουθείτε συγκεκριµένη µέθοδο ανάπτυξης νέων διαδικασιών 51. Εφαρµόζετε δοκιµές των νέων διαδικασιών για την πρόληψη πιθανών προβληµάτων 52. ιαθέτετε σύστηµα οικονοµικής διαχείρισης και ελέγχου της 53. Κάνετε αξιολόγηση των επενδύσεων που πραγµατοποιούνται εντός της 54. Αναπτύσσετε συνεργασίες µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών 55. Εφαρµόζετε προγράµµατα αµοιβαίας ανάπτυξης και εκπαίδευσης (πχ αµοιβαίες ανταλλαγές) 56. Κάνετε χρήση της πληροφορικής για την υποστήριξη της εσωτερικής επικοινωνίας και της ανταλλαγής πληροφοριών 7
ΒΑΘΜΟΣ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗΤΑΣ 57. ιαθέτετε σύστηµα διαχείρισης των πληροφοριών (Management Information System) 58. Στη διαχείριση των πληροφοριών σας, διασφαλίζετε: επικαιρότητα (timeliness), ακεραιότητα (integrity), αξιοπιστία (reliability), ασφάλεια (security), ακρίβεια (accuracy), και εµπιστευτικότητα (confidentiality) 59. Εφαρµόζετε µεθόδους µείωσης αποβλήτων και ανακύκλωσης 60. Προωθείτε την καινοτοµία µε τη χρήση της πληροφορικής στη λειτουργία της ΕΥΧΑΡΙΣΤΟΥΜΕ ΠΟΛΥ ΓΙΑ ΤΟ ΧΡΟΝΟ ΣΑΣ! 8