ψηφιοποίηση μπορεί να γίνει σε χώρους της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού ΕΛΤΑ (ΔΑΔ) με μέσα και πόρους του αναδόχου».

of 10 ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ Παραπομπή στην Διακήρυξη Ενότητα Σελίδα Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ 1 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 2 Αναφέρεται ότι «Η ψηφιοποίηση μπορεί να γίνει σε χώρους της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού ΕΛΤΑ (ΔΑΔ) με μέσα και πόρους του αναδόχου». διευκρινίστε αν μπορεί να γίνει σε χώρους του αναδόχου. Αν εξασφαλιστούν οι απαραίτητες άδειες και νομιμοποιήσεις, μπορεί να γίνει και σε χώρους του αναδόχου. 2 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 3 Αναφέρεται ότι «Κατά Κατά μέσο όρο, 35-40 την ψηφιοποίηση του έγγραφα επηρεάζουν αρχείου ο ανάδοχος θα καθημερινά το αρχείο. μεριμνήσει για τα Υπάρχει όμως διακύμανση ακόλουθα: π.χ. κατά την εγγραφή φοιτητών υπάρχει μεγάλος Ψηφιοποίηση όγκος αποφάσεων για νεοπαραγόμενου συνέχιση του οικογενειακού αρχείου. επιδόματος ή στις αρχές του Υποστήριξη των έτους υπάρχει μεγάλος ΕΛΤΑ στην αριθμός βεβαιώσεων συνεχή κατάρτισης για τα διαδικασία εκπαιδευτικά προγράμματα ψηφιοποίησης που πραγματοποιήθηκαν το των νέων προηγούμενο έτος. εγγράφων με ενημέρωση του συστήματος διαχείρισης περιεχομένου...» διευκρινίστε τον εκτιμώμενο όγκο του νεοπαραγόμενου αρχείου.

of 10 Παραπομπή στην Διακήρυξη Ενότητα Σελίδα Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ 3 ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ 4 Αναφέρεται ότι «Ο Ανάδοχος θα πρέπει να ολοκληρώσει το έργο εντός 3 μηνών από την υπογραφή της σύμβασης». Είναι λογικό η υπογραφή της σύμβασης να προηγηθεί της Α φάσης. διευκρινίστε εάν η υπογραφή της σύμβασης θα γίνει πριν ή μετά την Α ΦΑΣΗ. 4 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 2 Αναφέρεται ότι «9. Την φύλαξη του φυσικού αρχείου και την ανάκληση του εφόσον αιτηθεί (π.χ. σε περίπτωση ελέγχου)». προσδιορίστε τον αναμενόμενο ετήσιο όγκο ανακτήσεων. Μπορεί να μην ζητηθεί ποτέ. Εξαρτάται από τις απαιτήσεις των ελεγκτών.

of 10 Παραπομπή στην Διακήρυξη Ενότητα Σελίδα Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ 5 ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ- ΤΙΜΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 7/9 Στον πίνακα «Πρόσθετες Υπηρεσίες Μετά την Οριστική Παραλαβή του Έργου», στην σειρά 2, αναφέρετε «Μεταφορά και παράδοση του φυσικού αρχείου σε χώρο ή χώρους που θα υποδειχθεί από τον κύριο του έργου». επιβεβαιώστε ότι το συγκεκριμένο κατ αποκοπή κόστος βαρύνει μόνο ένα από τα 3 έτη ανεξαρτήτως έτους. Αναφέρεται σε ένα έτος.

of 10 Παραπομπή στην Διακήρυξη Ενότητα Σελίδα Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ 6 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 1 Αναφέρεται ότι «Η ΔΑΔ θα αποφασίζει επίσης αν συγκεκριμένα έγγραφα θα πρέπει να ψηφιοποιηθούν ή απλώς να διατηρηθούν στο φυσικό φάκελο χωρίς ψηφιοποίηση». διευκρινίστε αν τα συγκεκριμένα έγγραφα θα φέρουν ειδική σήμανση. Προφανώς τα έγγραφα θα σημανθούν κατάλληλα από τα στελέχη της ΔΑΔ. 7 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 1 Αναφέρεται ότι «Η προετοιμασία του αρχειακού υλικού για ψηφιοποίηση θα γίνεται σταδιακά ανά αριθμό φακέλου του αρχείου και ανά έτος με την συνδρομή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου ή ομάδας της ΔΑΔ». επιβεβαιώστε ότι ο ανάδοχος δεν θα έχει καμία συμμετοχή στην προετοιμασία και παράδοση του αρχειακού υλικού πέραν της υπογραφής του Πρακτικού Παράδοσης. Η απαίτηση της ΔΑΔ περιγράφεται λεπτομερώς και με σαφήνεια.

of 10 Παραπομπή στην Διακήρυξη Ενότητα Σελίδα Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ 8 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΤΟΥ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΜΕΝΟΥ ΑΡΧΕΙΑΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ- ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΡΧΕΙΟΥ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 3 Αναφέρεται ότι «Για το τυχόν αρχείο της ΔΑΔ που είναι ήδη ψηφιοποιημένο.θα συμφωνηθούν με την ΔΑΔ και την διεύθυνση πληροφορικής των ΕΛΤΑ». προσδιορίστε τον σχετικό όγκο των ψηφιοποιημένων αρχείων που θα χρειαστεί να μετατραπούν και να τεκμηριωθούν. Πρόκειται για πρακτικά και αποφάσεις του Συμβουλίου Υπηρεσιακών Μεταβολών ανά έτος, από το 1987 μέχρι το 2012 που είναι αποθηκευμένα σε CD. Το αρχείο αυτό ίσως δε θα χρειαστεί να μετατραπεί ή να τεκμηριωθεί, παρά μόνο απλά να ενσωματωθεί στο ψηφιοποιημένο αρχείο. 9 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ Σε διαφορετικά σημεία της διακήρυξης αναφέρονται τα παραδοτέα της διαδικασίας ψηφιοποίησης με διαφορετικά formats: multi TIFF με κατάλληλες μεθόδους συμπίεσης (σελ 3 Παραρτήματος), ασυμπίεστα αρχεία μορφής multi TIFF και αρχεία text under image πχ PDF/A με εικόνα και μεταδεδομένα (σελ 5 Παραρτήματος). Αυτά είναι αντιφατικά. Θεωρούμε ότι με δεδομένες τις ανάγκες όπως γενικότερα περιγράφονται στο RFP και την χρήση πλατφόρμας ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων, συμπιεσμένα αρχεία multi TIFF, με τα μεταδεδομένα σε βάση δεδομένων εντός πλατφόρμας Τα formats θα πρέπει να είναι pdf/a (με τα μεταδεδομένα) και multi tiff συμπιεσμένο (δεν είναι απαραίτητο να είναι tiff ασυμπίεστο), με τον τρόπο που περιγράφεται στη διακήρυξη, ώστε να εξασφαλίζεται, σε περίπτωση μεταφοράς του αρχείου, η δυνατότητα να αναδημιουργηθεί η βάση των μεταδεδομένων, με διαδικασία reindexing.

of 10 καλύπτουν τις απαιτήσεις και δεν χρειάζονται τρία διαφορετικά παραδοτέα. Τα αρχεία (εικόνες και βάση) θα μπορούν να γίνουν export μέσω της πλατφόρμας. Παρακαλώ επιβεβαιώστε. 10 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ Στην σελίδα 1 των Τεχνικών Απαιτήσεων αναφέρεται η απαίτηση ψηφιακής υπογραφής σε κάθε έγγραφο. Αυτό θα δημιουργήσει σημαντικές καθυστερήσεις στην διαδικασία ψηφιοποίησης, ενώ με δεδομένο ότι θα χρησιμοποιηθεί επαγγελματική πλατφόρμα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, η οποία διασφαλίζει την μη αλλοίωση των εκεί αποθηκευμένων εγγράφων, δεν προσφέρει πρόσθετες διασφαλίσεις. Γενικότερα, ηλεκτρονικές υπογραφές σε έγγραφα χρησιμοποιείται όταν δεν υπάρχει φυσικό έγγραφο, και δη όταν το αρχείο δημιουργείται ηλεκτρονικά (workflows κλπ), ώστε να πιστοποιείται η γνησιότητα του ηλεκτρονικού εγγράφου. Παρακαλώ επιβεβαιώστε ότι εάν χρησιμοποιείται ηλεκτρονική που να διασφαλίζει την ακεραιότητα των εγγράφων και να επιτρέπει πάντοτε την ανάκτηση του αρχικού εγγράφου, δεν απαιτείται ψηφιακή υπογραφή εφόσον υπάρχει το φυσικό πρωτότυπο έγγραφο. Η ψηφιακή υπογραφή απαιτείται, προκειμένου να διασφαλιστεί η ακεραιότητα και η πιστότητα των εγγράφων και να αποτραπεί ο κίνδυνος αλλοίωσης αυτών. Αυτό θα μειώσει τα αιτήματα ανακλήσεων.

of 10 11 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ Από την διακήρυξη (σελ 1 Παραρτήματος) διαφαίνεται ότι μόνα μεταδεδομένα που θα χαρακτηρίζουν κάθε έγγραφο θα είναι όσα θα αναγράφονται στο πρακτικό παράδοσης που θα παραδίδεται από τα ΕΛΤΑ, μαζί με τα έγγραφα, ήτοι η αρίθμηση/ονομασία του φακέλου ή υποφακέλου στο οποίο το έγγραφο ανήκει, ο αριθμός πρωτοκόλλου του, η κατηγορία του εγγράφου καθώς και τυχόν συσχέτιση με άλλο έγγραφο. Εκτιμάμε ότι το πρακτικό παράδοσης θα παραδίδεται και ηλεκτρονικά. Επίσης θεωρούμε ότι σε περίπτωση που ο Ανάδοχος το υποστηρίξει τεχνικά, στα έγγραφα θα μπορεί να επικολληθεί από τα ΕΛΤΑ, κατά την δημιουργία του πρακτικού, και μοναδικός κωδικός barcode που θα προμηθεύσει ο Ανάδοχος, έτσι ώστε να βελτιωθεί η ποιότητα του έργου ψηφιοποίησης. Παρακαλώ επιβεβαιώστε. Αυτό μπορεί να οριστικοποιηθεί κατά την α φάση του έργου. Ο barcode θα πρέπει να ενσωματώνεται στα μεταδεδομένα των ψηφιοποιημένων αρχείων. 12 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ Στην σελίδα 3 του Παραρτήματος αναφέρεται ότι η δομή των μεταδεδομένων πρέπει να είναι συμβατή με το υφιστάμενο σύστημα HRM των ΕΛΤΑ. Για να μπορέσουμε να αναλύσουμε τις ακριβείς απαιτήσεις του έργου πρέπει να έχουμε τις προδιαγραφές της ζητούμενης δομής. Παρακαλώ διευκρινίστε. Επίσης, από την ανάλυση της Προκήρυξης, δεν διαφαίνεται απαίτηση σύνδεσης της πλατφόρμας διαχείρισης Στα μεταδεδομένα του εγγράφου θα πρέπει να υπάρχει αντιστοίχηση με τις συγκεκριμένες οντότητες του HRM (π.χ. μεταθέσεις, αναθέσεις, κ.ο.κ.). Η αιτούμενη κατηγοριοποίηση αφορά κοινή κατηγοριοποίηση με το HRM που θα οριστικοποιηθεί κατά την α φάση του έργου. Δεν απαιτείται η σύνδεση της πλατφόρμας διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων του Αναδόχου με τα συστήματα του ΕΛΤΑ.

of 10 ηλεκτρονικών εγγράφων του Αναδόχου με τα συστήματα των ΕΛΤΑ (αναφέρεται μόνο ότι η δομή των μεταδεδομένων πρέπει να είναι συμβατή). Σε περίπτωση που απαιτείται σύνδεση πρέπει να περιγραφούν οι ακριβείς προδιαγραφές. Παρακαλώ διευκρινίστε. 13 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ Στην σελίδα 2 των τεχνικών απαιτήσεων παρουσιάζεται ως επιθυμητή η πρόσβαση στην πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων μέσω web, και με λογισμικό ελευθέρου ανοιχτού κώδικα (open source). Από την στιγμή που η χρήση της πλατφόρμας προσφέρεται ως υπηρεσία, θεωρούμε ότι δεν είναι απαραίτητη, ούτε προσφέρει ποιοτική αναβάθμιση η χρήση πλατφόρμας open source. Παρακαλώ επιβεβαιώστε. Επίσης, κρίνουμε προτιμητέο, για λόγους ασφαλείας, η πλατφόρμα η οποία πρέπει να υποστηρίζει την διαδικασία διαχείρισης των εγγράφων μέσω webclient, να μην επιτρέπει την διαχείριση των χρηστών μέσω webclient (όλες οι κινήσεις διαχείρισης να μπορούν να γίνουν μέσω webclient, αλλά όχι η διαχείριση των χρηστών, όπου για λόγους ασφαλείας, το web θα χρησιμοποιείται μόνο ως μέσο επικοινωνίας). Παρακαλώ επιβεβαιώστε ότι διαχείριση των χρηστών μπορεί μέσω web, αλλά σε κανονικό client της πλατφόρμας (όχι web). Η opensource ζητείται κατά προτίμηση και όχι κατ αποκλειστικότητα (είναι επιθυμητή, όχι όμως και απαραίτητη). Ο προσφέρων μπορεί να επιλέξει. Το πλήθος των αδειών δεν θα πρέπει να επιβαρύνει το κόστος (ιδίως σε περίπτωση διαφοροποίησης του αριθμού των χρηστών). Η απαίτηση του ΕΛΤΑ αφορά τη διαχείριση των χρηστών με ασφάλεια, με διαβάθμιση ρόλων - δικαιωμάτων πρόσβασης χρηστών και τη δυνατότητα να γίνεται (η διαχείριση), από τις θέσεις εργασίας των ΕΛΤΑ. Είναι ευθύνη του προσφέροντος να επιλέξει την πλατφόρμα και τον τρόπο με τον οποίο θα ικανοποιείται αυτή η απαίτηση (με ή χωρίς client).

of 10 14 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ Στην παράγραφο 6.1 του κυρίως σώματος της διακήρυξης αναφέρεται η απαίτηση φυσικής παρουσίας φυλάκων σε 24ωρη βάση. Παρακαλώ διευκρινίστε εάν σε περίπτωση που τα συστήματα ηλεκτρονικής προστασίας μπορούν να προσφέρουν αντίστοιχη προστασία (πχ με αυτόματη remote πρόσβαση στα συστήματα παρακολούθησης σε περίπτωση συμβάντος, σε συνδυασμό με υπηρεσίες άμεσης επέμβασης), αυτό αρκεί, ή εάν απαιτείται σε κάθε περίπτωση φυσική παρουσία, η οποία δεν προσφέρει ουσιαστικά πρόσθετη διασφάλιση. Ισχύουν τα αναφερόμενα στην διακήρυξη. 15 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ Στην παράγραφο 6.1.2 του κυρίως σώματος της διακήρυξης αναφέρεται η απαίτηση πιστοποίησης για ασφάλεια δεδομένων, όπως πχ ISO 27001. Το Πιστοποιητικό πρέπει να είναι διαθέσιμο κατά την ημερομηνία υποβολής των προσφορών. Παρακαλώ επιβεβαιώστε ότι σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν διαθέτει ακόμα σχετική πιστοποίηση αλλά είναι σε διαδικασία πιστοποίησης ISO 27001, αυτή θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί πριν την υπογραφή της σύμβασης και την έναρξη του έργου.

of 10 16 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ 1.4 Μέσα στο φάκελο προσφοράς θα τοποθετούνται όλα τα σχετικά με την προσφορά στοιχεία. διευκρινίστε εάν η οικονομική προσφορά, τα δικαιολογητικά και η τεχνική προσφορά θα τοποθετηθούν σε ξεχωριστούς φακέλους, εντός του φακέλου προσφοράς. Η οικονομική προσφορά, τα δικαιολογητικά και η τεχνική προσφορά θα τοποθετηθούν σε ξεχωριστούς φακέλους, εντός του φακέλου προσφοράς, πλην όμως η αποσφράγιση όλων των φακέλων θα γίνει την ίδια ημερομηνία δηλ στις 06/06/2014. 17 Διευκρινιστική ερώτηση Απάντηση ΔΑΔ ΕΛΤΑ... Σημειώνεται ότι η τιμή φύλαξης θα είναι ίδια και για τα 3 έτη. Ισχύει ότι έχει απαντηθεί στην ερώτηση 2. διευκρινίστε εάν θα προκύπτει νεοπαραγόμενος προς φυσική φύλαξη όγκος αρχειακού υλικού. Εάν ναι, παρακαλούμε προσδιορίστε τον μηνιαίο όγκο.