Α/Α Ερώτημα Απάντηση. Αθήνα, 13 Φεβρουαρίου 2019

Transcript

1 Αθήνα, 13 Φεβρουαρίου 2019 Θέμα: Διευκρινίσεις σε ερωτήματα που προέκυψαν στο πλαίσιο διαγωνισμού Πρόσκληση προτάσεων για τη λειτουργική υποστήριξη των υποχρεώσεων που απορρέουν από το Ν. 4354/2015 (ΦΕΚ Α' 176/ ) _Ref: 2019/01 Α/Α Ερώτημα Απάντηση 1 Μέχρι τις 15/05/2019 θα πρέπει να έχει δρομολογηθεί η αποστολή όλων των επιστολών ή να έχουν συλλεγεί όλα τα αποδεικτικά παραλαβής / μη παραλαβής; Όπως ορίζεται στην προκήρυξη, η ενδεικτική καταληκτική ημερομηνία αφορά στην αποστολή των επιστολών. 2 Οι επιστολές θα δημιουργούνται σε επίπεδο οφειλέτη/εγγυητή ή σε επίπεδο υπόθεσης ανά οφειλέτη/εγγυητή; Οι επιστολές θα είναι διακριτές για οφειλέτη / εγγυητή. 3 Η ανάθεση δε θα πραγματοποιηθεί μέσω Qualco; Τα στοιχεία θα είναι στατικά; Τα στοιχεία θα δοθούν με συγκεκριμένη ημερομηνία αναφοράς για την παραγωγή των επιστολών. 4 Δεδομένου ότι η PQH θα δημιουργήσει τα υποδείγματα των επιστολών, ως «παραγωγή προτύπων επιστολών» νοείται η δημιουργία αυτών στο μηχανογραφικό σύστημα του αναδόχου; Νοείται η δημιουργία των μακετών για την μαζική παραγωγή των επιστολών. 5 Οι υπογράφοντες τις επιστολές θα διαφοροποιούνται βάσει πιστωτικού ιδρύματος υπό ειδική εκκαθάριση; Σε ποια μορφή θα αποσταλούν οι υπογραφές στον ανάδοχο; Σωστά. Ψηφιοποιημένες, στην ανάλυση που θα συμφωνηθεί Στις επιστολές θα περιλαμβάνονται στοιχεία της οφειλής; Η Τυποποιημένη Οικονομική Κατάσταση (ΤΟΚ) θα διαφοροποιείται μεταξύ φυσικών και νομικών προσώπων; Ποιο είναι το πλήθος των σελίδων/φύλλων που θα πρέπει να τυπώνονται πέραν της προσωποποιημένης επιστολής; Όχι. Οι σελίδες/φύλλα της ΤΟΚ.

2 Σε περίπτωση που η ΤΟΚ δεν είναι πλήρως συμπληρωμένη ή/και εφόσον απαιτούνται δικαιολογητικά αυτά δεν είναι πλήρη, θα πρέπει ο ανάδοχος να ενημερώνει τους οφειλέτες; Εάν ναι, με ποιο μέσο θα πρέπει να πραγματοποιείται η ενημέρωση; Σε πόσο χρονικό διάστημα θα καλείται να ανταποκριθεί ο οφειλέτης; Σε περίπτωση που δεν ανταποκριθεί, ο ανάδοχος θα προβαίνει σε κάποια ενέργεια; Σε περίπτωση που ο οφειλέτης επικοινωνήσει με τον ανάδοχο και συναινέσει με την οικονομική πρόταση, εκτός από την καταγραφή στο ηλεκτρονικό αρχείο, ο ανάδοχος θα πρέπει να προβαίνει και σε κάποια άλλη ενέργεια (π.χ. καταχώρηση αιτήματος); Οι επιστολές και τα αποδεικτικά παράδοσης/μη παράδοσης δε θα τοποθετούνται σε sftp; Το CD / DVD θα παραδοθεί στην PQH μετά την ολοκλήρωση των αποστολής όλων των επιστολών και παραλαβής αποδεικτικών; Σε αυτό θα περιλαμβάνονται και οι φάκελοι που θα έχουν στείλει οι δανειολήπτες; Επίσης οι φάκελοι των οφειλετών θα πρέπει να παραδοθούν και σε φυσική μορφή στην PQH; Όχι, θα αποστέλλονται στην PQH. Το χρονικό διάστημα θα ορίζεται στην επιστολή. Όχι. Θα προβαίνει μόνο σε καταχώρηση (σε μορφή που θα συμφωνηθεί) συγκεκριμένης αιτιολογίας, όπως ορίζεται στα Παραδοτέα του Έργου. Δεν είναι απαραίτητη προϋπόθεση. Στο CD / DVD θα περιλαμβάνεται όλο το υλικό που δημιουργήθηκε κατά την διάρκεια του Έργου ανά οφειλέτη / εγγυητή. 14 Η ομάδα που θα αναλάβει τη διαχείριση εισερχόμενων κλήσεων θα πρέπει να απαντάει και σε ερωτήματα οφειλετών τα οποία σχετίζονται με την οφειλή τους; Όπως ορίζεται στην προκήρυξη, θα δοθεί από την PQH συγκεκριμένο σενάριο επικοινωνίας. 15 Για πόσο χρονικό διάστημα θα πρέπει ο ανάδοχος να διατηρήσει την ομάδα διαχείρισης εισερχόμενων κλήσεων; Μέχρι το χρονικό διάστημα που θα ορίζεται στις επιστολές ότι μπορεί να υπάρξει απόκριση (ενδεικτικά για διάστημα δεκαπέντε (15) ημερών). pqh.gr 2

3 Με τη φράση του διαγωνισμού «Ο υποψήφιος ανάδοχος δύναται να αναθέσει υπεργολαβικά σε τρίτους την υλοποίηση τμήματος του υπό ανάθεση έργου. Κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που συμμετέχει στη διαδικασία ως υπεργολάβος δύναται να συμμετέχει επί ποινή αποκλεισμού σε μία μόνο προσφορά», εννοείτε ότι ο τυχόν υπεργολάβος θα πρέπει να συνεργαστεί στα πλαίσια του διαγωνισμού μόνο μαζί μας; Στις 05/03/2019 θέλετε να ξεκινήσει η υλοποίηση του έργου ή η αποστολή των πρώτων επιστολών; Ποια είναι η εκτιμώμενη ημερομηνία επιλογής του αναδόχου από μεριάς σας; Στο διαγωνισμό μπορούν να συμμετέχουν Δικηγορικές Εταιρείες, δεδομένου ότι σύμφωνα με την περίπτωση της προκήρυξης (περιεχόμενο πρότασης-τεχνική προσφορά) απαιτείται «Βεβαίωση εγγραφής στο μητρώο ενημέρωσης οφειλετών (αρ. 7, Ν. 3758/2009)» ; Οι φάκελοι που θα εκτυπωθούν και αποσταλούν στους οφειλέτες θα είναι κοινοί για όλα τα τραπεζικά ιδρύματα με εκτύπωση ενός λογοτύπου (πχ. PQH), ή θα γίνουν διαφορετικές εκτυπώσεις ανάλογα με το λογότυπο της κάθε Τράπεζας; Στην Ενότητα 1 (Σκοπός και Περιγραφή του Έργου), παρακαλούμε επιβεβαιώστε ότι ο φάκελος, εντός του οποίου θα τίθεται η επιστολή, θα είναι λευκός, χωρίς κάποιο λογότυπο. Σωστά. Εξαιρούνται ωστόσο οι περιπτώσεις όπου ο υπεργολάβος έχει αναλάβει βάσει ισχύοντος κανονιστικού-νομοθετικού πλαισίου την παροχή των συγκεκριμένων καθολικών υπηρεσιών. Η υλοποίηση του Έργου. Η εκτιμώμενη ημερομηνία επιλογής θα καθοριστεί από τη διαδικασία αξιολόγησης. Για την διασφάλιση της διαδικασίας διαχείρισης εισερχόμενων κλήσεων, απαιτείται η κατοχή καταγραφικού συστήματος, στο οποίο να υπάρχει η δυνατότητα ανάκτησης των κλήσεων. Όπως αναφέρεται στην προκήρυξη στην παράγραφο 2, «ένας εκ των συμμετεχόντων εταιρειών (της δυνητικής κοινοπραξίας) θα πρέπει να πληροί τις διατάξεις του Ν.3758/2009». Οι φάκελοι θα είναι κοινοί και δεν θα περιλαμβάνουν λογότυπα. Οι φάκελοι θα είναι κοινοί για όλες τις Εκκαθαρίσεις και δεν θα περιλαμβάνουν λογότυπα. 22 Ομοίως, παρακαλούμε όπως μας δώσετε συγκεκριμένα παραδείγματα των αιτιολογιών, σε περίπτωση μη παράδοσης των επιστολών. Ενδεικτικοί λόγοι επιστροφής: Άγνωστος, Συνωνυμία, Διεύθυνση ανεπαρκής, Διεύθυνση δυσανάγνωστη, Απαράδεκτο, Αζήτητο, Απεβίωσε κτλ. pqh.gr 3

4 23 Στην Ενότητα 2 (Περιεχόμενο Πρότασης), παρακαλούμε όπως διευκρινίσετε αν, στην περίπτωση που ο συμμετέχων είναι μόνο ένας, μπορεί να είναι Δικηγορική Εταιρεία. Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να καλύπτουν τις απαιτήσεις της προκήρυξης. 24 Από τα διάφορα σημεία διαχείρισης και επικοινωνίας με τους οφειλέτες (πιστούχος, εγγυητές), θα προκύψουν ανάγκες εξερχομένων κλήσεων. Η υπηρεσία αυτή πως προβλέπεται να καλυφθεί; Εξερχόμενες κλήσεις θα απαιτηθούν μόνο σε κλήσεις οι οποίες δεν απαντηθούν από τις εισερχόμενες. 25 Ποια θα είναι η καθημερινή ροή αρχείων; Η ανάθεση θα πραγματοποιηθεί μια φορά με την οριστικοποίηση του χαρτοφυλακίου. 26 Σύμφωνα με την προκήρυξη ενδέχεται να μεταβληθούν οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Ο συνολικός χρόνος διαχείρισης θα παραμείνει ο ίδιος με τον αρχικό; 27 Παρακαλώ όπως μας ενημερώσετε ποια είναι τα ακριβή στοιχεία που θα εκτυπώνονται στην επιστολή. Οι επιστολές θα είναι προτυποποιημένες με συγκεκριμένα σταθερά και μεταβλητά πεδία. 28 Ο φάκελος αποστολής θα είναι με ή χωρίς παράθυρο; Με παράθυρο. 29 Παρακαλώ όπως μας αποστείλετε δείγμα του αρχείου «Επικαιροποιημένο ηλεκτρονικό αρχείο καταγραφής των επιμέρους εργασιών του Έργου». Το αρχείο θα οριστικοποιηθεί με την ανάληψη του Έργου. 30 Όσον αφορά την Δημιουργία του αρχείου προς εκτύπωση: Τα κριτήρια επιλογής των πεδίων θα είναι προκαθορισμένα; 31 Θα υπάρχει ανάγκη μοναδικοποίησης εγγραφών, διευθύνσεων κοκ; Οι διευθύνσεις αποστολής θα δοθούν από την PQH. 32 Όσον αφορά την διαδικασία Διαχείρισης Επιστρεφόμενης Αλληλογραφίας: Παρακαλώ όπως μας αποστείλετε δείγμα της «Τυποποιημένης Οικονομικής Κατάστασης (ΤΟΚ)» Επισυνάπτεται στο τέλος των διευκρινίσεων. pqh.gr 4

5 33 Πόσα και ποια έγγραφα απαιτούνται να ελεγχθούν κατά την διαδικασία ελέγχου πληρότητας. Τα βασικά έγγραφα τα οποία θα ζητώνται είναι έξι (6) (ΑΔΤ, ΤΟΚ, Ε1, ΕΝΦΙΑ, Βεβαίωση Ρύθμισης οφειλών, Τελευταίο εκκαθαριστικό σημείωμα μισθοδοσίας ή απόκομμα σύνταξης). Παράλληλα, πιθανώς να ζητούνται και επιπρόσθετα (πχ πιστοποιητικό ανεργίας, ιατρικές γνωματεύσεις), τα οποία θα οριστικοποιηθούν στην έναρξη του Έργου. 34 Σε περίπτωση αξιολόγησης «Μη πληρότητα», ποια διαδικασία ακολουθείτε; Θα αποστέλλονται στην PQH Παρακαλώ όπως μας ενημερώσετε σχετικά με την πρόβλεψή σας όσον αφορά τον αριθμό των επιστροφών που αναμένεται. Όσον αφορά την διαδικασία Διαχείρισης Εισερχομένων κλήσεων: Παρακαλώ όπως μας αποστείλετε το Σενάριο επικοινωνίας. Παρακαλώ όπως μας παρέχετε την πρόβλεψη σας σχετικά με τον αριθμό των κλήσεων που υπολογίζετε/προσμένετε μετά την αποστολή των επιστολών. Παρακαλώ όπως μας ενημερώσετε για το επιθυμητό SLA (Service Level Agreement) από την διαχείριση των εισερχομένων κλήσεων. Κατά την διαδικασία αποστολής των προσωποποιημένων επιστολών σε περίπτωση που το αποδεικτικό παράδοσης δεν είναι ευκρινές (υπογραφή & ονοματεπώνυμο) ή στην περίπτωση μη παράδοσης δεν καταγράφεται συγκεκριμένη αιτιολογία ή καταγράφεται λάθος αιτιολογία, πως θα αντιμετωπίσετε αυτές τις περιπτώσεις; Το εκτιμώμενο πλήθος είναι 5% επί των επιστολών που θα αποσταλούν. Το ακριβές σενάριο επικοινωνίας θα οριστικοποιηθεί με τον τελικό Ανάδοχο. Ωστόσο, ενδεικτικά αναφέρεται ότι θα περιλαμβάνει τα εξής: α) Επιβεβαίωση ότι ο οφειλέτης που συνομιλεί περιλαμβάνεται στην εν λόγω ενέργεια και επιβεβαιώνει τα στοιχεία του, β) λήψη της αποδοχή ή μη της πρότασης που περιλαμβάνεται στην επιστολή, γ) παροχή διευκρινίσεων αναφορικά με την αποστολή εναλλακτικής πρότασης (σε περίπτωση μη αποδοχής). Το εκτιμώμενο πλήθος εισερχόμενων κλήσεων είναι 5% επί των επιστολών που θα αποσταλούν. Το μεγαλύτερο ποσοστό των κλήσεων (90%) θα πρέπει να απαντώνται με μέσο χρόνο αναμονής 30. Για τις κλήσεις που δεν θα απαντώνται και για τις οποίες το τηλ. δεν είναι απόρρητο, θα πρέπει να πραγματοποιείται επανάκληση. Δεν πρέπει να υπάρξουν τέτοιες περιπτώσεις. Αν υπάρξουν, θα πρέπει η εταιρεία κούριερ να δώσει τα στοιχεία παραλήπτη της αλληλογραφίας. pqh.gr 5