ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Θεσσαλονίκη, 10 /07/2014 ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΑΚΗΣ Αρ. Πρωτ. 4577 ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Ταχ.Δ/νση : Διοικητήριο, 54123, Θεσσαλονίκη Πληροφορίες : Ε. Μαχαίρα, 2313501125 ΘΕΜΑ: Εσωτερικός κανονισμός για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Μακεδονίας και Θράκης. ΑΠΟΦΑΣΗ Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΑΚΗΣ Έχοντας υπόψη: 1) Τις διατάξεις: α. Του ν. 3979/2011 (ΦΕΚ 138/Α/2011) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» και ειδικότερα τα άρθρα 3,9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 22, 23, 25, 29, 30 και 48. β. Του ΠΔ 25/14 (ΦΕΚ 44/Α/2014) «Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων.» γ. Της με αρ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031(ΦΕΚ 1317/Β/2012) απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» δ. Της με αρ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/163(ΦΕΚ 401/Β/2013) απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για α) τη διαδικασία και τον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης και της ασφαλούς χρονοσήμανσης β) τις προδιαγραφές και τα πρότυπα του συστήματος για τη γνωστοποίηση εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή ΝΠΙΔ με χρήση ΤΠΕ και γ) την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και των φυσικών προσώπων ή ΝΠΙΔ». ε. Της με αρ.υαπ/φ40.4/1/989/10/4/2012(φεκ 1301/Β/12-04-2012) απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης», στ. Του Ν.3861/2010 (ΦΕΚ 112/A/2010) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις». ζ. Του Ν.3528/2007 (ΦΕΚ 26/Α/2007) «Κύρωση του Κώδικα κατάστασης Δημόσιων Πολιτικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων ΝΠΔΔ» και ειδικότερα το άρθρο 25.
η. Του Ν.2472/1997 (ΦΕΚ 50/Α/1997) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα». θ. Του Ν.2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α/1999) «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας» και ειδικότερα τα άρθρα 3, 5 και 11. 2. Τη με αρ. 3102/28-6-2013 απόφαση του Υπουργού Μακεδονίας και Θράκης με θέμα "Συγκρότηση ειδικής ομάδας εργασίας για τη σύνταξη του εσωτερικού κανονισμού για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων στο Υπουργείο Μακεδονίας και Θράκης" 3. Την από 07.07.2014 υποβληθείσα εισήγηση της ομάδας εργασίας για τη σύνταξη του εσωτερικού κανονισμού για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων στο Υπουργείο Μακεδονίας και Θράκης. 4. Την ανάγκη για αποτελεσματικότερη, οικονομικότερη και ταχύτερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης. ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΜΕ Εγκρίνουμε την εισήγηση της ομάδας εργασίας για τη σύνταξη του εσωτερικού κανονισμού για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων στο Υπουργείο Μακεδονίας και Θράκης και καταρτίζουμε τον εσωτερικό κανονισμό ως ακολούθως: Άρθρο 1 Ορισμοί Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού νοούνται ως: 1. Ηλεκτρονικό έγγραφο: κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο με την έννοια του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 που εκδίδεται από δημόσια υπηρεσία ή φορέα από το οποίο προκύπτει με αναγνώσιμο τρόπο η εκδούσα αρχή, η ημερομηνία έκδοσης και είναι δυνατή η ανίχνευση οποιασδήποτε αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου μετά την έκδοση ή υπογραφή του. 2. Αρχείο ηλεκτρονικών εγγράφων: το σύνολο των ηλεκτρονικών εγγράφων και των δεδομένων τους, κατάλληλα διαρθρωμένων ώστε να μπορούν να αναζητηθούν/προβληθούν με συγκεκριμένα κριτήρια (αριθμός πρωτοκόλλου, ημερομηνία, διεύθυνση κ.α.) και να υποβληθούν σε επεξεργασία με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ). 3. Εισηγητής: Ο συντάκτης σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου με τη χρήση ηλεκτρονικών εφαρμογών γραφείου. 4.Παρακολούθηση αλλαγών: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές επεξεργαστών κειμένου για την επισήμανση των αλλαγών που προκαλούνται στο έγγραφο μετά την αρχική του δημιουργία. 5. Προσθήκη σχολίων: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές επεξεργαστών κειμένου για την προσθήκη στο σχέδιο του εγγράφου σχολίων (παρατηρήσεις, επιφυλάξεις κ.α.). 6. Προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής (ή ψηφιακής) υπογραφής: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές γραφείου για την προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής σε ηλεκτρονικό έγγραφο με σκοπό την ταυτοποίηση των στοιχείων του υπογράφοντος και την αποτροπή της αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου.
7. Ασφαλής χρονοσήμανση: αλληλουχία χαρακτήρων ή στοιχεία που δηλώνουν με ασφάλεια την ημερομηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα μία πράξη ή ενέργεια. Εκδίδεται από πιστοποιημένο πάροχο υπηρεσιών χρονοσήμανσης. 8. Αίτηση αποδεικτικού παράδοσης: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αίτηση στον παραλήπτη του μηνύματος για αποστολή επιβεβαιωτικού μηνύματος που αφορά στη παραλαβή του μηνύματος. Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρμογής Αντικείμενο Ο παρών κανονισμός αφορά στις ακόλουθες διαδικασίες : 1. έκδοση και διακίνηση μη διαβαθμισμένων εγγράφων, εντός των μονάδων και υπηρεσιών της Κεντρικής Υπηρεσίας (ΚΥ) του Υπουργείου Μακεδονίας και Θράκης(ΥΜΑΘ). 2. σύνταξη και προώθηση για υπογραφή σχεδίων εγγράφων. 3. πρωτοκόλληση σχεδίων εγγράφων, δημιουργία πιστών αντιγράφων τους και γενικότερα διεκπεραίωση των εξερχόμενων εγγράφων. 4. χειρισμό, πρωτοκόλληση, ψηφιοποίηση και διακίνηση των εισερχομένων εγγράφων στην ΚΥ του ΥΜΑΘ. Ο παρών κανονισμός ισχύει με την επιφύλαξη των κανόνων για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και των εγγράφων στα οποία περιλαμβάνονται ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως αυτά ορίζονται στην κείμενη νομοθεσία. Άρθρο 3 Σύνταξη ηλεκτρονικού εγγράφου Ο εισηγητής δημιουργεί ηλεκτρονικό έγγραφο (εφεξής έγγραφο) χρησιμοποιώντας επεξεργαστή κειμένου 1. Εφόσον αυτό αφορά σχέδιο εγγράφου θέτει στην πρώτη σελίδα το πλαίσιο κειμένου με τη φράση «ΣΧΕΔΙΟ ΕΓΓΡΑΦΟΥ». Άρθρο 4 Επεξεργασία και διακίνηση εγγράφου στην ιεραρχία Η επεξεργασία και η διακίνηση ενός εγγράφου στην ιεραρχία πραγματοποιείται σε δύο φάσεις: α)φάση διαβούλευσης του εγγράφου και β) Φάση υπογραφής της εισήγησης του τελικού σχεδίου εγγράφου. Τα επιμέρους βήματα κάθε φάσης περιγράφονται ως εξής: Α. Φάση διαβούλευσης του εγγράφου 1 επεξεργαστής κειμένου: ο επεξεργαστής κειμένου είναι ένα πρόγραμμα, με το οποίο δημιουργούνται και τυγχάνουν επεξεργασίας έγγραφα που περιέχουν κείμενο, εικόνες και αντικείμενα πολυμέσων(ήχο, βίντεο).
1. Το έγγραφο ή και τα συνοδευτικά έγγραφα, κατά περίπτωση, αποστέλλονται από το συντάκτη προς την ιεραρχία με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας χρήση των λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν αποδοθεί στους υπαλλήλους από την Υπηρεσία. Πριν την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί η «Αίτηση Αποδεικτικού Παράδοσης» του μηνύματος. 2. Κάθε μέλος της ιεραρχίας που λαμβάνει το έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το διαβάζει με την εφαρμογή επεξεργαστής κειμένου. Εφόσον κρίνει ότι απαιτείται τροποποίηση του εγγράφου πραγματοποιεί τις απαραίτητες αλλαγές. Επίσης, αν το επιθυμεί, μπορεί να ενσωματώσει πιθανές παρατηρήσεις (σχόλια), επιφυλάξεις και διαφωνίες. Στην εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών επί του εγγράφου. Επιπλέον πρέπει να έχει γίνει κατάλληλη ρύθμιση ώστε στις τροποποιήσεις και στα σχόλια που προστίθενται να φαίνεται το πλήρες και ακριβές ονοματεπώνυμο του μέλους της ιεραρχίας που πραγματοποίησε τις αλλαγές. 3. Το έγγραφο προωθείται στον προϊστάμενο της αμέσως ανώτερης, ιεραρχικά, θέσης ο οποίος πραγματοποιεί τις ενέργειες του βήματος Α.2 του παρόντος άρθρου. Το τρέχον βήμα επαναλαμβάνεται μέχρι την παραλαβή και πιθανή τροποποίηση του σχεδίου εγγράφου από τον ανώτερο ιεραρχικά προϊστάμενο που συμμετέχει στη διαβούλευση. 4. Ακολούθως, το έγγραφο επιστρέφει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εισηγητή φέροντας όλες τις αλλαγές, παρατηρήσεις (σχόλια), επιφυλάξεις και διαφωνίες από όλους τους συμμετέχοντες στη φάση της διαβούλευσης. Αυτό το έγγραφο δύναται να αποθηκεύεται από τον εισηγητή για να διατηρείται η ιστορικότητα έκδοσής του. 5. Ο εισηγητής του εγγράφου διαμορφώνει την τελική έκδοση του προς υπογραφή εγγράφου ενσωματώνοντας όλες τις αλλαγές που επισημαίνονται από τις παρατηρήσεις (τα σχόλια) της διοικητικής ιεραρχίας. Ο εισηγητής διατυπώνει τις τυχόν επιφυλάξεις ή διαφωνίες του επί του τελικού εγγράφου. Β. Φάση υπογραφής της εισήγησης του τελικού σχεδίου εγγράφου. Η εισήγηση του σχεδίου εγγράφου διακινείται προς υπογραφή με τον παρακάτω τρόπο: 1. Ο εισηγητής υπογράφει το έγγραφο με την προηγμένη ηλεκτρονική του υπογραφή (ψηφιακή υπογραφή) και δρομολογεί το ηλεκτρονικό έγγραφο στον υπάλληλο της αμέσως ανώτερης, ιεραρχικά, θέσης 2 χρησιμοποιώντας την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 3. 2 ο υπάλληλος της επόμενης, ιεραρχικά, θέσης προκύπτει από τη διαδικασία ροής του εγγράφου ανάλογα με την κατηγορία, τον τύπο και τις εγκρίσεις που πρέπει να λάβει το κάθε έγγραφο. 3 εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου : εφαρμογή που επιτρέπει την αποστολή, τη λήψη και τη διαχείριση/οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Στην εφαρμογή πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα αίτησης αποδεικτικού παράδοσης.
2. Κάθε υπάλληλος της αμέσως ανώτερης, ιεραρχικά, θέσης που επιθυμεί να πραγματοποιήσει αλλαγές στο έγγραφο πρέπει να το επιστρέψει στον εισηγητή για να εγκρίνει με την ψηφιακή υπογραφή του τις αλλαγές και να επαναπροωθήσει το (τροποποιημένο) έγγραφο προς υπογραφή στη διοικητική ιεραρχία. Αν δεν υπάρχουν αλλαγές ο υπάλληλος προσθέτει στο έγγραφο τη ψηφιακή του υπογραφή και το προωθεί στον υπάλληλο της επόμενης, ιεραρχικά, θέσης. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατή η υπογραφή του εγγράφου αναγράφεται σχετική αιτιολόγηση και το σχέδιο οδηγείται στον εισηγητή για να λάβει γνώση και να επαναπροωθήσει το έγγραφο στη διοικητική ιεραρχία. Το τρέχον βήμα επαναλαμβάνεται μέχρι την παραλαβή και τη ψηφιακή υπογραφή του εγγράφου από τον τελικό υπογράφοντα. 3. Ο τελικός υπογράφων προωθεί το έγγραφο στον εισηγητή και αυτός με την σειρά του στον υπάλληλο που έχει οριστεί για την ορθή παρακολούθηση της διακίνησης των ηλεκτρονικών εγγράφων ανά οργανική μονάδα, ο οποίος επιβεβαιώνει ότι το τελικό έγγραφο έχει λάβει τις απαραίτητες εγκρίσεις(ψηφιακές υπογραφές). 4. Ο υπάλληλος που έχει οριστεί ανά οργανική μονάδα, πραγματοποιεί είσοδο στο Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Πρωτοκόλλου (ΠΑΠΥΡΟΣ) και εισάγει το έγγραφο στο αρχείο ηλεκτρονικών εγγράφων (στον αντίστοιχο φάκελο της οργανικής του Μονάδας). Άρθρο 5 Πρωτοκόλληση εγγράφου Ο υπάλληλος που έχει οριστεί ανά Οργανική Μονάδα εφόσον το έγγραφο είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο σχέδιο εγγράφου το δρομολογεί μέσω του ΠΑΠΥΡΟΥ στο Γραφείο Κεντρικού Πρωτοκόλλου 4 (ΓΚΠ) για πρωτοκόλληση. Το ΓΚΠ με τη χρήση του ΠΑΠΥΡΟΥ ενημερώνει την ηλεκτρονική καρτέλα του εγγράφου (αποδέκτες/ κοινοποιήσεις, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποδεκτών, παρατηρήσεις) και αποδίδει μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου για το σχέδιο εγγράφου ή το συνδέει με το αριθμό πρωτοκόλλου του αντίστοιχου εισερχόμενου εγγράφου. Στη συνέχεια μέσω του ΠΑΠΥΡΟΥ δρομολογεί το πρωτοκολλημένο σχέδιο εγγράφου στον υπάλληλο που έχει οριστεί ανά οργανική μονάδα και εκείνος με την σειρά του στον εισηγητή του εγγράφου. Άρθρο 6 Διεκπεραίωση εξερχόμενου εγγράφου 1.Ο εισηγητής χρησιμοποιώντας τον επεξεργαστή κειμένου αφαιρεί το πλαίσιο κειμένου με τη φράση «ΣΧΕΔΙΟ ΕΓΓΡΑΦΟΥ» και ενσωματώνει στο ηλεκτρονικό έγγραφο τον αριθμό και την ημερομηνία πρωτοκόλλου. Στη συνέχεια αφαιρεί όλα τα σχόλια, τις επιφυλάξεις και τις διαφωνίες και επιμελείται της δημιουργίας του ηλεκτρονικού πιστού αντιγράφου του εν λόγω σχεδίου εγγράφου. 4 Γραφείο κεντρικού πρωτοκόλλου: γραφείο για την πρωτοκόλληση και χρέωση των εισερχομένων εγγράφων, για την πρωτοκόλληση και διεκπεραίωση των εξερχομένων εγγράφων καθώς και την παρακολούθηση της αλληλογραφίας.
2. Ο εισηγητής επιμελείται της ανάρτησης του ηλεκτρονικού εγγράφου (πιστού αντιγράφου), εφόσον απαιτείται, στο πρόγραμμα Διαύγεια (με βάση τις διατάξεις του νόμου 3861/2010). Εφόσον το έγγραφο αναρτήθηκε στο πρόγραμμα Διαύγεια ενσωματώνει στο ηλεκτρονικό έγγραφο τον Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ) χρησιμοποιώντας τον επεξεργαστή κειμένου. 3. Ο εισηγητής αντιπαραβάλει το πρωτοκολλημένο ηλεκτρονικό σχέδιο εγγράφου με το ηλεκτρονικό πιστό αντίγραφο που δημιούργησε. Αν δεν διαπιστώσει διαφορές, αποστέλλει το πιστό αντίγραφο μέσω ΠΑΠΥΡΟΥ στο Γραφείο Κεντρικού Πρωτοκόλλου (ΓΚΠ) μαζί με τα συνημμένα κατά περίπτωση έγγραφα(με ευθύνη του υπαλλήλου τα συνημμένα έντυπα έγγραφα θα ψηφιοποιούνται με τη χρήση συσκευών σάρωσης (scanners)). Για όσα από τα συνημμένα έντυπα έγγραφα δεν είναι δυνατή η ψηφιοποίηση αλλά απαιτούνται για την διεκπεραίωση του έγγραφου θα ακολουθείται η συμβατική μέθοδος αποστολής τους. 4.Οταν στο ηλεκτρονικό έγγραφο δεν απαιτείται Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ), η έκδοση του πιστού αντιγράφου από το σχέδιο εγγράφου που περιγράφεται στα προηγούμενα βήματα γίνεται από το ΓΚΠ. Το ΓΚΠ με τη χρήση επεξεργαστή κειμένου προσθέτει στο έγγραφο πλαίσιο κειμένου με τη φράση «Ακριβές Αντίγραφο» και τελικώς το μετατρέπει σε μορφή PDF (πρότυπο ISO 32000 1:2008). 5. Το ΓΚΠ με την βοήθεια ειδικού προς το σκοπό αυτό λογισμικού υπογράφει ψηφιακά το ηλεκτρονικό έγγραφο PDF με ασφαλή χρονοσήμανση (JSignPDF) 5 χρησιμοποιώντας την ΑΔΔΥ 6 που του έχει διαθέσει η Υπηρεσία. 6. Το ΓΚΠ εισάγει το ψηφιακά υπογεγραμμένο ηλεκτρονικό έγγραφο PDF στο ηλεκτρονικό αρχείο με κατάλληλη χρήση του ΠΑΠΥΡΟΥ. 7. Το ΓΚΠ με τη χρήση του συστήματος ΠΑΠΥΡΟΥ ενημερώνει την ηλεκτρονική καρτέλα του εγγράφου με τυχόν επιπλέον στοιχεία (ΑΔΑ κ.α.) και εκκινεί τη διεκπεραίωση του εγγράφου. Το ηλεκτρονικό πιστό αντίγραφο του εγγράφου αυτόματα δρομολογείται στους αποδέκτες της εσωτερικής διανομής μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 8. Το ΓΚΠ αποστέλλει το ηλεκτρονικό πιστό αντίγραφο στους εξωτερικούς αποδέκτες χρησιμοποιώντας την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αίτηση αποδεικτικού παράδοσης. 9. Για τους εξωτερικούς αποδέκτες που δεν έχουν γνωστοποιήσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού τους ταχυδρομείου πραγματοποιούνται οι ακόλουθες ενέργειες: α. Το ΓΚΠ χρησιμοποιώντας τον ΠΑΠΥΡΟ εκτυπώνει το (ηλεκτρονικό πρωτότυπο) πιστό αντίγραφο το οποίο αφού το επικυρώσει (σφραγίδα και υπογραφή), το προωθεί για διεκπεραίωση. β. Το ΓΚΠ κάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες όπως αναπαραγωγή αντιγράφων και αποστολή στους εξωτερικούς αποδέκτες με επίδοση/ταχυδρομείο/φαξ. 10. Το ΓΚΠ παρακολουθεί με τη χρήση της εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ηλεκτρονική διεκπεραίωση των εξερχομένων εγγράφων. Το ΓΚΠ με τη χρήση του 5 εφαρμογή λογισμικού με την οποία μπορούμε να ενσωματώσουμε ψηφιακές υπογραφές σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο μορφής PDF. 6 ΑΔΔΥ: Ασφαλής Διάταξη Δημιουργίας Υπογραφής, δηλαδή συσκευή αναγνώστη κάρτας η οποία συνδέεται σε Η/Υ, διαβάζει τα ψηφιακά πιστοποιητικά από την κάρτα διαπιστευμένου χρήστη και δημιουργεί ψηφιακή υπογραφή σε ηλεκτρονικό έγγραφο.
συστήματος ΠΑΠΥΡΟΥ ενημερώνει την ηλεκτρονική καρτέλα του εγγράφου με τα στοιχεία της διεκπεραίωσής του (ημερομηνία διεκπεραίωσης, υπάλληλος). 11. Το ΓΚΠ όταν απαιτείται ενημερώνει στην καρτέλα εγγράφου τα πεδία πληροφοριών που αφορούν στη δημοσίευση στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης (ΦΕΚ, ημερομηνίες). Οι πληροφορίες σχετικά με την δημοσίευση στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης (ΦΕΚ, ημερομηνίες) αποστέλλονται στο ΓΚΠ από τον αρχικό συντάκτη. Άρθρο 7 Χρέωση εισερχόμενων εγγράφων 1. Το ΓΚΠ πρωτοκολλεί μέσω του συστήματος ΠΑΠΥΡΟΥ (α) όλα τα εισερχόμενα έγγραφα που καταθέτουν οι εκδότες, (β) όσα εισερχόμενα έγγραφα αποστέλλουν οι εκδότες με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ΚΥ του ΥΜΑΘ και (γ) όσα εισερχόμενα έγγραφα αποστέλλουν οι εκδότες απευθείας σε Διευθύνσεις ή Αυτοτελή Τμήματα. Όλα τα εισερχόμενα έγγραφα εφόσον έχουν παραληφθεί εντός ωραρίου πρωτοκολλούνται αυθημερόν αλλιώς αν παραληφθούν εκτός ωραρίου πρωτοκολλούνται την επόμενη εργάσιμη ημέρα. 2. Το ΓΚΠ με τη χρήση του ΠΑΠΥΡΟΥ για κάθε εισερχόμενο έγγραφο δημιουργεί ηλεκτρονική καρτέλα όπου τηρούνται αναλυτικά πεδία πληροφοριών του εισερχομένου εγγράφου, δηλαδή αρ. πρωτοκόλλου, ημερομηνία πρωτοκόλλησης, επωνυμία αποστολέα, διεύθυνση αποστολέα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα, θέμα, συνημμένα έγγραφα, διευθύνσεις για ενέργεια, διευθύνσεις για κοινοποίηση, παρατηρήσεις κ.α. 3. Το ΓΚΠ όταν είναι παρών ο εκδότης του εισερχόμενου εγγράφου επιδίδει αποδεικτικό πρωτοκόλλησης 7 στον ίδιο. 4. Το ΓΚΠ αποστέλλει ηλεκτρονικά το αποδεικτικό πρωτοκόλλησης στον εκδότη του εγγράφου, εφόσον αυτός έχει συνυποβάλει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παρακολουθεί την εξέλιξη της αποστολής του αποδεικτικού, χρησιμοποιώντας την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 5. Η χρέωση του εγγράφου γίνεται με έναν από τους παρακάτω δύο τρόπους: α. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που έχουν παραληφθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εισάγονται στο αρχείο ηλεκτρονικών εγγράφων του ΠΑΠΥΡΟΥ. Το ΓΚΠ δρομολογεί το ηλεκτρονικό έγγραφο αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις διευθύνσεις που το έχουν χρεωθεί για ενέργεια/κοινοποίηση. β. Τα έγγραφα σε έντυπη μορφή ακολουθούν τη συμβατική διαδικασία χρέωσης. Μελλοντικά, και όταν όλες οι δημόσιες υπηρεσίες και οι εποπτευόμενοι φορείς του ΥΜΑΘ θα διακινούν ηλεκτρονικά τα έγγραφά τους, τα εισερχόμενα έντυπα έγγραφα θα ψηφιοποιούνται με τη χρήση συσκευών σάρωσης (scanners) από εντεταλμένους για την εργασία αυτή υπαλλήλους και στη συνέχεια θα ακολουθείται η ηλεκτρονική διαδικασία 7 αποδεικτικό πρωτοκόλλησης: αναγράφονται τα στοιχεία του εισερχομένου εγγράφου αριθμός πρωτοκόλλου, ημερομηνία πρωτοκόλλησης, εκδότης και θέμα.
χρέωσης όπως περιγράφηκε παραπάνω. 6. Το ΓΚΠ όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο μπορεί να ακυρώνει εισερχόμενα έγγραφα ή να διορθώνει σφάλματα ενημέρωσης καρτέλας εισερχομένων εγγράφων. Άρθρο 8 Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου και ψηφιοποίηση εγγράφων Τα θέματα της τήρησης ηλεκτρονικού αρχείου και ψηφιοποίησης εγγράφων ρυθμίζονται ειδικότερα από το Π.Δ. 25/14 (ΦΕΚ 44 Α/25-02-2014). Άρθρο 9 Έναρξη Ισχύος Η ισχύς του παρόντος Κανονισμού αρχίζει από την υπογραφή και ανάρτηση του στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ. Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΑΚΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΟΡΦΑΝΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΔΙΑΝΟΜΗ ΟΛΟΙ ΟΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ (ηλεκτρονικά)