Αποθετηρίου» Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Ανάπτυξη Υπηρεσίας Υποστήριξης & Εμπλουτισμού Ιδρυματικού Αποθετηρίου» {K.E.2094 (80801)} Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης Προϋπολογισμός: 395.000,00 (με ΦΠΑ) 321.138,21 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 18 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Ανοικτός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: 304238
Αποθετηρίου» Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 7 Συντομογραφίες... 7 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 8 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 8 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 9 Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 12 Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 14 Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 16 Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών... 16 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 18 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 18 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 21 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 22 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 23 Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου... 25 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 26 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 26 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 26 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 27 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 29 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 30 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 30 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 32 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 36 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 37 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Ομαδοποίηση Περιεχομένου» 1... 37 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Πρόσβαση, Επεξεργασία και Χρήση Περιεχομένου» 2... 38 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Κατάθεση / Εισαγωγή Δεδομένων» 3... 39 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Εξαγωγή / Μεταφορά Περιεχομένου» 4... 40 Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Ανάθεση Αναγνωριστικών» 5... 41 Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα «Αναζήτηση / Πλοήγηση Περιεχομένου» 6... 41 Σελίδα 2 από 108
Αποθετηρίου» Α3.4.7 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Αποθετηρίου» 7... 42 Α3.4.8 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσίες Εξατομίκευσης» 8... 42 Α3.4.9 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Μεταδεδομένων» 9... 42 Α3.4.10 Λειτουργική Ενότητα «Μετάπτωση Δεδομένων» 10... 44 Α3.4.11 Λειτουργική Ενότητα «Ψηφιοποίηση / Εμπλουτισμός ΙΑ» 11... 44 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 49 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 49 Α3.7 Διαλειτουργικότητα... 50 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 52 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα... 52 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 56 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 57 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 57 Α3.13 Απαιτήσεις αντιγράφων ασφαλείας ΙΑ... 57 Α3.14 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 58 Α3.15 Πίνακας Παραδοτέων... 63 Α3.16 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 64 Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 65 Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 65 ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ... 66 Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 66 Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 67 Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 68 Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης... 69 Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 70 Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 70 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 70 Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου... 71 Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου... 72 Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης... 73 Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 74 Υπηρεσία okeanos... 75 Α5.6 Compute... 75 Α5.7 Storage... 75 Σελίδα 3 από 108
Αποθετηρίου» Α5.8 Network... 76 Α5.9 Πρόσβαση... 76 Α6 Παραρτήματα που αφορούν το έργο... 76 Α6.1 Τεχνικές Προδιαγραφές Συντήρησης Βιβλίων και Περιοδικών... 76 Α6.2 Τεχνικές Προδιαγραφές Μεταδεδομένων (σχήμα healmeta)... 81 Α7. Μνημόνο Συνεργασίας ΣΕΑΒ και ΕΔΕΤ 103 Σελίδα 4 από 108
Αποθετηρίου» Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το προτεινόμενο Υποέργο στοχεύει στην ανάπτυξη του Ιδρυματικού Αποθετηρίου, έτσι ώστε να καλύπτεται το σύνολο των ερευνητικών παραγώγων του ιδρύματος. Το Υποέργο 1 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Πράξης με τίτλο «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης», περιλαμβάνει 2 επιμέρους Δράσεις με σκοπό τον εμπλουτισμό με ψηφιακό υλικό του Ιδρυματικού Αποθετηρίου που θα προμηθευτεί το ίδρυμα με το υποέργο 2 της ίδιας πράξης. Αναλυτικότερα, περιλαμβάνονται οι ακόλουθες Δράσεις: Δράση 1.1 Ανάπτυξη υπηρεσιών Ιδρυματικού Αποθετηρίου και Ψηφιακής Βιβλιοθήκης ΔΠΘ και η Δράση 1.2 Εμπλουτισμός Ιδρυματικού Αποθετηρίου και Ψηφιακής Βιβλιοθήκης ΔΠΘ. Με την υλοποίηση των δύο παραπάνω Δράσεων, η Κεντρική Βιβλιοθήκη φιλοδοξεί να εδραιώσει το Ιδρυματικό της Αποθετήριο, να εξασφαλίσει τη βιωσιμότητα αλλά και να βελτιώσει τη λειτουργικότητα του. Το Ιδρυματικό Αποθετήριο θα αναπτυχθεί περαιτέρω και θα ενσωματώσει νέες λειτουργικές δυνατότητες. Περιγραφικά τα βήματα υλοποίησης είναι τα εξής: Πιστοποίηση και παραμετροποίηση πλατφόρμας λογισμικού DSpace, η οποία θα είναι εγκατεστημένη στo Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. με τη βασική λειτουργικότητα (η οποία περιγράφεται στο τεύχος C). Προθήκη νέων υπηρεσιών (Αυτοματοποιημένη και πιστοποιημένη διαδικασία (π.χ. μέσω LDAP) για την εισαγωγή μεταδεδομένων από τους ίδιους τους χρήστες στις συλλογές της ερευνητικής παραγωγής του ΔΠΘ, π.χ. ερευνητικά άρθρα, τεχνικά δελτία έργων, τεχνικές αναφορές, εργασίες, κ.λπ. με ταυτόχρονη θεσμοθέτηση των ροών εργασίας, Υπηρεσία myir με προσωποποιημένες υπηρεσίες, κ.λπ). Μετάπτωση υπαρχόντων τεκμηρίων (περίπου 402 τεκμήρια). Ανάκτηση τεκμηρίων και μεταδεδομένων από άλλες πηγές (π.χ. ΕΚΤ, περίπου 440 διδακτορικές διατριβές) Έναρξη νέων υποβολών τεκμηρίων (ερευνητικών δημοσιεύσεων, ερευνητικών Έργων, διδακτορικών διατριβών, μεταπτυχιακών και διπλωματικών εργασιών, κ.λπ.) μέσω των νέων ροών εργασίας που θα δημιουργηθούν. Εκπαίδευση στην πλατφόρμα λογισμικού, τόσο των μελών της Βιβλιοθήκης, όσο και των μελών του Ιδρύματος για τον τρόπο αυτό-αρχειοθέτησης, χρήσης και Σελίδα 5 από 108
Αποθετηρίου» διαχείρισης της νέας πλατφόρμας, έτσι ώστε να επιτευχθεί η μέγιστη δυνατή αξιοποίηση και βιωσιμότητα των υπηρεσιών του Ιδρυματικού Αποθετηρίου. Επισημαίνεται η αναγκαιότητα προηγούμενης εγκατάστασης του κώδικα που θα αναπτυχθεί στα πλαίσια του υποέργου 2 και η αναγκαιότητα παραχώρησης χωρίς όρους του κώδικα που θα αναπτυχθεί στην Κεντρική Βιβλιοθήκη. Ψηφιοποίηση 500 παλαιών βιβλίων και 2.500 περίπου άρθρων από 10 περίπου τίτλους περιοδικών (συνολικά πάνω από 130.000 σελίδες). Τεκμηρίωση των ψηφιοποιημένων βιβλίων και περιοδικών με τη χρήση του σχήματος μεταδεδομένων healmeta (επέκταση του Dublin Core). Ψηφιοποίηση 8.409 περίπου έντυπων πτυχιακών εργασιών, μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (συνολικά πάνω από 1.176.093 σελίδες). Τεκμηρίωση των ψηφιοποιημένων εργασιών με τη χρήση του σχήματος μεταδεδομένων healmeta (επέκταση του Dublin Core). Τεκμηρίωση 950 περίπου πτυχιακών εργασιών, μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών που βρίσκονται σε ηλεκτρονική μορφή με τη χρήση του σχήματος μεταδεδομένων healmeta (επέκταση του Dublin Core). Τελικό παραδοτέο θα αποτελεί το Εμπλουτισμένο Ιδρυματικό Αποθετήριο με Ψηφιακό περιεχόμενο το οποίο θα αριθμεί περίπου 12.799 διακριτά νέα τεκμήρια και πάνω από 1.306.093 σελίδες, χωρίς να υπολογίζονται τα ήδη υπάρχοντα (402 τεκμήρια). Για τον αριθμό των τεκμηρίων και των σελίδων πρέπει να υπολογιστεί απόκλιση της τάξης του 2,5 %. Σε κάθε περίπτωση ο ακριβής αριθμός των τεκμηρίων και σελίδων θα προκύψει μετά από συνεργασία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης με τον Ανάδοχο κατά την μελέτη εφαρμογής Σελίδα 6 από 108
ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες o Ε.Δ.Ε.Τ. Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Τεχνολογίας o ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός o ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών o ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου o ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση o Κ.Β. Κεντρική Βιβλιοθήκη o ΕΚΤ Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης o ΔΠΘ Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης o ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα o ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς o ΙΑ Ιδρυματικό Αποθετήριο o Τ.Π.Ε. Τεχνολογίες Πληροφοριών και Επικοινωνιών o Κ.Ε.Τ. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης o Δ.Δ.Ε.Β. Δίκτυο Διαδιανεισμού Ελληνικών Βιβλιοθηκών o ΟΔΕ Ομάδα Διοίκησης Έργου o ΨΒ Ψηφιακή Βιβλιοθήκη o ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση o DC Dublin Core o HL7 Health Level 7 o ISO International Organization for Standardization o WS Web Services Σελίδα 7 από 108
Α1.Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Οι εμπλεκόμενοι φορείς στην υλοποίηση του έργου είναι το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης (Φορέας Λειτουργίας), ο Ειδικός Λογαριασμός του ΔΠΘ (Φορέας Υλοποίησης και Τελικός Δικαιούχος), το Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων (Φορέας Χρηματοδότησης) και ο Ανάδοχος στον οποίο θα κατακυρωθεί το έργο. Άλλος εμπλεκόμενος Φορέας στην υλοποίηση του Έργου είναι η Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. (βλ. Α1.1.3.) Την ευθύνη σύνταξης της παρούσας Διακήρυξης έχουν αναλάβει από κοινού ο Φορέας λειτουργίας του Έργου, δηλαδή το ΔΠΘ, καθώς και ο Φορέας Υλοποίησης-δικαιούχος του Έργου: ΕΛ του ΔΠΘ. Ευρύτερο πλαίσιο μέσα στο οποίο ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει το φυσικό αντικείμενο του Έργου Εξωγενείς επιχειρησιακοί στόχοι Η παρούσα Διακήρυξη λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο του Ε.Π. «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ. ΑΞΟΝΑΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ 2, ΤΠΕ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ. ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ 21.1 ΘΕΜΑΤΙΚΗ Β2. ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΩΤΑΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ. ΤΙΤΛΟΣ: ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΔΠΘ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ: ΕΛ του ΔΠΘ», συντάχθηκε με βάση τους προτεινόμενους στόχους του προαναφερθέντος Ε.Π. και για το λόγο αυτό απαιτεί συγκεκριμένες παρεμβάσεις, όπως: κεντρική εγκατάσταση και αξιοποίηση σύγχρονων Τ.Π.Ε. που θα προσφέρουν στις βιβλιοθήκες την ευκαιρία συμμετοχικά και συνεργατικά να σχεδιάζουν, να αναπτύσσουν, να εφαρμόζουν, να προωθούν και να αξιολογούν όλες ή τουλάχιστον τις περισσότερες λειτουργίες και υπηρεσίες τους, με απώτερο στόχο την εξυπηρέτηση των αναγκών του τελικού χρήστη στην κοινωνία της πληροφορίας. Οι υπηρεσίες αυτές θα πρέπει να αξιοποιούν τεχνολογίες που διευκολύνουν και ενισχύουν την πρόσβαση ολόκληρης της ακαδημαϊκής κοινότητας της χώρας στον έντυπο πλούτο επιστημονικής γνώσης των βιβλιοθηκών. Ταυτόχρονα, οι νέες τεχνολογίες και ροές εργασίας που προτείνονται θα πρέπει να απλουστεύουν τις συναλλαγές του κοινού με τις βιβλιοθήκες και να μειώνουν ουσιαστικά την απαιτούμενη προσπάθεια του προσωπικού των βιβλιοθηκών για την πραγματοποίηση καθημερινών εργασιών, αυξάνοντας με αυτόν τον τρόπο τις ευκαιρίες για ουσιαστικότερες ενέργειες προώθησης της μάθησης και γνώσης. Όρια ευθύνης του φορέα λειτουργίας και θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο Το ΔΠΘ, προκειμένου να οριστούν επακριβώς τα όρια ευθύνης του, καθώς και το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο υλοποίησης και λειτουργίας του Έργου, προγραμμάτισε και ολοκλήρωσε τις ακόλουθες προκαταρκτικές εργασίες: ορισμό εκπροσώπων των εννέα (9) βιβλιοθηκών του ΔΠΘ, καθορισμό Διοικητικού Σχήματος Έργου, ορισμό βιβλιοθηκονομικών και τεχνικών ομάδων και υποομάδων εργασίας και Ομάδας Διοίκησης του Έργου, σύνταξη αρχικού κειμένου κοινών Σελίδα 8 από 108
πολιτικών και τρόπου λειτουργίας των υπηρεσιών, που θα προκύψουν από την πράξη διαβούλευση του κειμένου του υποέργου και έγκρισή του από την Επιτροπή Ερευνών που διαχειρίζεται τον ΕΛ του ΔΠΘ, καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων και πολιτικών των βιβλιοθηκών, καταγραφή αποτελεσμάτων, γενική περιγραφή τεχνικών προδιαγραφών και τρόπου λειτουργίας του υποέργου, καταγραφή ομάδας εργασίας υλοποίησης του υποέργου και κατανομή εργασιών. Με αφετηρία αυτές τις προεργασίες, συντάχθηκε Κείμενο Αποδοχής Κοινών Πολιτικών & Γενικού Τρόπου Λειτουργίας των υπηρεσιών του υποέργου, το οποίο τέθηκε υπόψη των προϊσταμένων βιβλιοθηκών. Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς Συνεργασία με ΕΚΤ. Το ΔΠΘ θα συνεργαστεί με το ΕΚΤ για την συμπλήρωση των συλλογών διδακτορικών διατριβών που εκπονήθηκαν στο ΔΠΘ. Σύμφωνα με τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν από το ΕΚΤ, μεγάλος αριθμός διατριβών επί διδακτορία δεν έχουν κατατεθεί στο αποθετήριο του ΕΚΤ. (Δείτε αναλυτικά στην παράγραφο Α.7 το Μνημόνιο Συνεργασίας Σ.Ε.Α.Β. ) Συνεργασία με ΕΔΕΤ ΑΕ. Η ΕΔΕΤ υπόγραψε μνημόνιο συνεργασίας με τον ΣΕΑΒ για τη φιλοξενία ψηφιακών υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν στα πλαίσια των καθέτων δράσεων. Σύμφωνα με το εν λόγω μνημόνιο στο ΔΠΘ δόθηκε 1 Vps, 9 Tb αποθηκευτικού χώρου και 9 Tb για backup. Συνεργασία με άλλους φορείς και βιβλιοθήκες. Στόχος του ΔΠΘ στον τομέα εκσυγχρονισμού των υπηρεσιών πληροφόρησης είναι η συνεργασία με όλους τους φορείς και βιβλιοθήκες της Ελλάδας και της Κύπρου, ώστε να αξιοποιηθούν πλήρως οι βιβλιογραφικές πληροφορίες που αυτοί οι φορείς αναπτύσσουν. Η συνεργασία αυτή στοχεύει στην άμεση αξιοποίηση των παραγόμενων υπηρεσιών από τους συνεργαζόμενους. Συνθήκες κάτω από τις οποίες το Έργο θα συνεχίζει να λειτουργεί παραγωγικά Σκοπός των συνεργαζόμενων μελών του υποέργου είναι η εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας και μετά την ολοκλήρωση της Πράξης στο πλαίσιο του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση». Το ΔΠΘ έχει αποφασίσει τη λειτουργία των αναφερόμενων υπηρεσιών σε μόνιμη βάση με τη χρηματοδότησή του από τα έσοδα που θα προκύψουν από την ανάπτυξη των υπηρεσιών. Οι ομάδες του διοικητικού σχήματος του υποέργου θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως Διαρκείς Επιτροπές με το ίδιο αντικείμενο. Το κόστος συντήρησης θα είναι λελογισμένο για τις βιβλιοθήκες και στο πλαίσιο ενός αλγόριθμου ο οποίος θα παρουσιάζει χαρακτηριστικά ανάλογα του μεγέθους των σχολών που εξυπηρετούν οι βιβλιοθήκες. Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης είναι ΝΠΔΔ, εποπτευόμενο από το ΥΠΔΒΜΘ. Το ΔΠΘ είναι σήμερα, ως εκ της φυσικής και νομικής δομής του, Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα (ΑΕΙ). Ιδρύθηκε Σελίδα 9 από 108
τον Ιούλιο του 1973 με το Νομοθετικό Διάταγμα υπ' αριθ. 87 της 27 Ιουλίου 1973, και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος 1974-1975. Ονομάστηκε "Δημοκρίτειο" προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα της Θράκης. Η διοίκηση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης έχει ως έδρα της την Κομοτηνή, η οποία είναι η πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέσσερις πόλεις της Θράκης - εννέα στην Κομοτηνή, πέντε στην Ξάνθη, τέσσερα στην Αλεξανδρούπολη και δύο στην Ορεστιάδα. Συγκεκριμένα: Στην Κομοτηνή τα τμήματα Νομικής, Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού, Ιστορίας και Εθνολογίας, Ελληνικής Φιλολογίας, Κοινωνικής Διοίκησης, Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης, Γλώσσας, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών, Πολιτικών Επιστημών και το τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Στην Ξάνθη τα τμήματα της Πολυτεχνικής Σχολής: Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Αρχιτεκτόνων Μηχανικών και το τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης. Στην Αλεξανδρούπολη, τα τμήματα Ιατρικής, Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής και τα τμήματα της Σχολής Επιστημών Αγωγής: Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης και το τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία. Τέλος, στην Ορεστιάδα τα τμήματα Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης φοιτούν περίπου 20.000 προπτυχιακοί φοιτητές, 1.998 μεταπτυχιακοί φοιτητές και 1.666 διδακτορικοί φοιτητές ενώ ο αριθμός των μελών του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού ανέρχεται στα 560 μέλη περίπου. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνας του, έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών ΑΕΙ. Η ΚΒ του ΔΠΘ διαχειρίζεται το σύνολο των συλλογών, βιβλίων και περιοδικών του ιδρύματος, τις προσκτήσεις νέων τεκμηρίων και εξυπηρετεί το σύνολο των αναγκών επιστημονικής πληροφόρησης του πανεπιστημίου δια των 9 βιβλιοθηκών τμημάτων και σχολών του ιδρύματος που διαθέτει. Συγκεκριμένα, η γεωγραφική κατανομή της Κ.Β. έχει ως εξής: 5 στο Νομό Ροδόπης (στη πόλη της Κομοτηνής) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Νομικής, Κοινωνικής Διοίκησης, Δ.Ο.Σ.Α., Πολιτικών Επιστημών, Διοίκησης Επιχειρήσεων. Σελίδα 10 από 108
2. Βιβλιοθήκη Τ. Ε. Φ. Α. Α. 3. Βιβλιοθήκη Ιστορίας & Εθνολογίας. 4. Βιβλιοθήκη Ελληνικής Φιλολογίας. 5. Βιβλιοθήκη Γλώσσας, Πολιτισμού και Φιλολογίας των Παρευξείνιων Χωρών. 1 στο Νομό Ξάνθης (στην πόλη της Ξάνθης) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Πολυτεχνικής Σχολής (Τμήματα Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Μηχανικών Αρχιτεκτόνων, Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης.) 3 στο Νομό Έβρου ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Ιατρικής και Μοριακής Βιολογίας στην πόλη της Αλεξανδρούπολης. 2. Βιβλιοθήκη της Σχολής των Επιστημών Αγωγής (Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης, Τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία) στη Νέα Χιλή Αλεξανδρούπολης. 3. Βιβλιοθήκη των Τμημάτων Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας στην πόλη της Ορεστιάδας. Στο σύνολο αυτής της κατανεμημένης δομής της η ΚΒ διαθέτει σήμερα πλήρη συλλογικό κατάλογο. Σύμφωνα με τα στοιχεία του απολογισμού της 31 ης Δεκεμβρίου του 2010 περιλαμβάνει 186.902 τόμους βιβλίων που αντιστοιχούν σε 114.994 τίτλους και 4.096 τίτλους περιοδικών, ενώ οι ετήσιες κινήσεις υλικού που πραγματοποιήθηκαν μέσω του ολοκληρωμένου προγράμματος μηχανοργάνωσης της Κ.Β. ξεπερνούν τις 17.000. Από την αρχή της συγκρότησης του ηλεκτρονικού καταλόγου τέθηκαν οι βάσεις για ομοιομορφία και κοινά βιβλιοθηκονομικά πρότυπα. Η επιλογή αυτή οδήγησε την Κ.Β. σε υψηλές διακρίσεις κατάταξης στον Συλλογικό Κατάλογο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων (ΣΚΕΑΒ). Σήμερα η Κ.Β, εξυπηρετεί 573 (μέλη ΔΕΠ), 229 (διδάσκοντες με το ΠΔ 407) διδάσκοντες, 1.666 υποψήφιους διδάκτορες, 1.998 μεταπτυχιακούς φοιτητές κι 20.007 προπτυχιακούς φοιτητές.. Η ανάγκη για γρήγορη, άμεση και αποτελεσματική πληροφόρηση στο χώρο των επιστημών οδήγησε την Κ.Β. σε συνεργασία με τον Σύνδεσμο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (HEAL-Link). Μέσω της διαδικτυακής πύλης του Συνδέσμου οι ενδιαφερόμενοι της κοινοπραξίας έχουν πρόσβαση σε πλήρες κείμενο άρθρων περιοδικών και βιβλίων και σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη του Δ.Π.Θ. συγκροτείται από: Α. Την Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης με έδρα την Κομοτηνή, Β. Τα παραρτήματα (σε επίπεδο σχολής) και τις βιβλιοθήκες μονάδες (σε επίπεδο τμήματος) του Ιδρύματος. Η Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες και στόχους. Σε συνεργασία με τα παραρτήματα και τις βιβλιοθήκες μονάδες αναπτύσσει πρωτοβουλίες για κοινές δράσεις, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε πολιτισμικό επίπεδο και προωθεί την εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας για αξιόπιστη επιστημονική πληροφόρηση. Το σύστημα αυτό των βιβλιοθηκών του ιδρύματος δεν έχει ακόμα ένα συγκεκριμένο και Σελίδα 11 από 108
θεσμοθετημένο οργανωτικό σχήμα. Συνέπεια αυτού είναι να δυσχεραίνεται το έργο των υφισταμένων βιβλιοθηκών ως προς τη λειτουργία τους ως κέντρο επιστημονικής πληροφόρησης. Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Σκοπός του ΕΛ του ΔΠΘ είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα μέλη του επιστημονικού προσωπικού του Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Στο πλαίσιο αυτού του σκοπού ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης έχει διαθέσει και διαχειριστεί πολλά κονδύλια για την κάλυψη των παραπάνω αναγκών και έχει αποκτήσει την απαιτούμενη εμπειρία. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού αποτελείται από τα παρακάτω τμήματα: 1. Τμήμα Διαχείρισης 2. Τμήμα Λογιστηρίου 3. Τμήμα Προμηθειών 4. Τμήμα Παρακολούθησης Έργων 5. Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης 6. Γραφείο Πρωτοκόλλου 7. Γραφείο Μηχανογράφησης Σελίδα 12 από 108
Οργανόγραμμα ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΛ Δ.Π.Θ. ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΛ Δ.Π.Θ. ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ 1. Πρωτοκόλληση εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων 2. Καθαρογραφή πρακτικών και αποφάσεων των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών. 3. Γραμματειακή υποστήριξη. 4. Διακίνηση Αλληλογραφίας 1.Παρακολούθηση και διαχείριση των τραπεζικών λογαριασμών που τηρούνται από τον Ειδικό Λογαριασμό για όλες τις δραστηριότητες του. 2. Λογιστικοποίηση όλων των κινήσεων του Ειδικού Λογαριασμού, σύνταξη Ισολογισμού και Αποτελεσμάτων Χρήσεως. 3. Αποδόσεις παρακρατούμενων φόρων και Φόρου Προστιθέμενης Αξίας. 4. Αποδόσεις εισφορών ΙΚΑ 5. Έκδοση στοιχείων του ΚΒΣ για τις χρηματοδοτήσεις των ερευνητικών έργων 6. Διακίνηση επιταγών και εντολών καταθέσεων 1. Προέλεγχος συμβάσεων ερευνητικών έργων. 2. Παρακολούθηση και διαχείριση ερευνητικών έργων μέχρι τη λήξη τους 3. Έλεγχος δαπανών και εκτέλεση πληρωμών των ερευνητικών έργων Διενέργεια Διαγωνισμών κάθε είδους που αφορούν ερευνητικά έργα 1. Έλεγχος και υποστήριξη της καλής και ασφαλούς λειτουργίας του ηλεκτρονικού συστήματος 2. Ενημέρωση της Ιστοσελίδας του Ειδικού Λογαριασμού 3. Δημιουργία αρχείων για την παρακολούθηση της πορείας των ερευνητικών προγραμμάτων 1. Σχεδίαση και προγραμματισμός της λειτουργίας του Ειδικού Λογαριασμού αναφορικά με μελλοντικά έργα 2. Διαρκής παρακολούθηση των προσκλήσεων για ερευνητικά προγράμματα και ενημέρωση των ερευνητών γι αυτές 3. Υποστήριξη των ερευνητών κατά την υποβολή των προτάσεων 1. Το τμήμα παρακολούθησης παραλαμβάνει από τον εκάστοτε ΕΥ του προγράμματος τις εκθέσεις προόδου και τα λοιπά, αποδεικτικά της περάτωσης των επιμέρους φάσεων προόδου του φυσικού αντικειμένου, έγγραφα. Ελέγχει τη βασιμότητα των εγγράφων αυτών και εφόσον διαπιστώσει την πρόοδο, τα προωθεί προς έγκριση στην αρμόδια επιτροπή παρακολούθησης και παραλαβής του προγράμματος, όπως αυτή έχει οριστεί από την Επιτροπή Ερευνών. Διαβιβάζει στον ΕΥ την έγκριση της επιτροπής παρακολούθησης και παραλαβής για την υποβολή των αντίστοιχων πληρωμών, 2. Παρακολουθεί διαρκώς την εξέλιξη του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των έργων και υποβάλλει προτάσεις για την κατάλληλη κατά περίπτωση αναμόρφωσής της 3. Έλεγχος των τεχνικών δελτίων συγχρηματοδοτούμενων Σελίδα 13 από 108
Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ) είναι ο εθνικός οργανισμός για την τεκμηρίωση, την πληροφόρηση και την υποστήριξη σε θέματα έρευνας, επιστήμης και τεχνολογίας. Το ΕΚΤ ιδρύθηκε το 1980 με χρηματοδότηση του "Προγράμματος Ανάπτυξης των Ηνωμένων Εθνών". Εντάσσεται στο Εθνικό Ίδρυμα Ερευνών (ΕΙΕ) και λειτουργεί υπό την εποπτεία της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας (ΓΓΕΤ). Σήμερα το ΕΚΤ είναι κεντρικός φορέας οργάνωσης και διάθεσης περιεχομένου Επιστήμης και Τεχνολογίας, ο οποίος, σε συνεργασία με άλλους ελληνικούς φορείς που δραστηριοποιούνται στον ίδιο χώρο, συμβάλλει στην ανάπτυξη υψηλής τεχνογνωσίας στον τομέα του ψηφιακού περιεχομένου. Ο στρατηγικός σχεδιασμός της πολιτικής και η αξιολόγηση της λειτουργίας του φορέα καθορίζεται από το Επιστημονικό Συμβούλιο του Εθνικού Κέντρου Τεκμηρίωσης (ΕΣΕΚΤ) (Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 14 του Π.Δ. 226/89 "Οργανισμός του Εθνικού Ιδρύματος Ερευνών" (ΦΕΚ Α/107), όπως έχει τροποποιηθεί με το Π.Δ. 347/96 - ΦΕΚ Α/229). Το ΕΣΕΚΤ απαρτίζεται από διακεκριμένους επιστήμονες, μέλη της ακαδημαϊκής και ερευνητικής κοινότητας. Στο πλαίσιο των θεσμοθετημένων λειτουργιών του ΕΚΤ εντάσσονται, μεταξύ άλλων: 1. Η δημιουργία και online διάθεση ελληνικών βάσεων δεδομένων επιστήμης και τεχνολογίας 2. Η συγκρότηση και διάθεση του Εθνικού Αρχείου των Διδακτορικών Διατριβών 3. Η ανάπτυξη και παροχή λογισμικού για την αυτοματοποίηση των λειτουργιών των ελληνικών βιβλιοθηκών και τη διασφάλιση της πρόσβασης και διασύνδεσής τους με τράπεζες πληροφοριών ελληνικού και διεθνούς περιεχομένου Επιστήμης και Τεχνολογίας 4. Η δημιουργία Δικτύου Βιβλιοθηκών και η ενημέρωση Εθνικών Συλλογικών Καταλόγων 5. Η υποστήριξη του τμήματος ISSN, ISBN της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδας. Με σύγχρονες τεχνολογικές υποδομές, εξειδικευμένο και έμπειρο ανθρώπινο δυναμικό, στρατηγικές συνεργασίες με εθνικούς και διεθνείς οργανισμούς, αναπτύσσει πρωτοπόρες δράσεις: 1. Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Επιστήμης και Τεχνολογίας 2. Υπηρεσίες επιστημονικής πληροφόρησης 3. Ηλεκτρονικά αποθετήρια και περιοδικά ανοικτής πρόσβασης 4. Υποστήριξη ελληνικής έρευνας στο διεθνές περιβάλλον 5. Προώθηση καινοτομίας και επιχειρηματικότητας. Το εύρος των πηγών πληροφόρησης, το εξειδικευμένο προσωπικό και η τεχνική υποδομή καθιστούν το ΕΚΤ κεντρικό σημείο στη ροή της επιστημονικής και τεχνολογικής πληροφόρησης προς την επιστημονική, ερευνητική, εκπαιδευτική και επιχειρηματική κοινότητα της Ελλάδας. Παράλληλα, το ΕΚΤ έχει σημαντική παρουσία στον ευρωπαϊκό χώρο, μέσω της συμμετοχής του σε έργα και δίκτυα σχετικά με την Κοινωνία της Πληροφορίας και την Καινοτομία. Ρόλος στην Υλοποίηση του Έργου Σελίδα 14 από 108
Το ΕΚΤ θα παρέχει στις Βιβλιοθήκες του ΔΠΘ συμβουλευτικές υπηρεσίες στους τομείς 1. Του συστήματος συλλογής στοιχείων για την ερευνητική δραστηριότητα των καθηγητών και υποψηφίων διδακτόρων του ΔΠΘ. 2. Της έκδοσης και προώθησης του ηλεκτρονικού περιοδικού της ΚΒ του ΔΠΘ Άλλος εμπλεκόμενος φορέας στην υλοποίηση του Έργου είναι η Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. Η Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. έχει ως αντικείμενο τη διαχείριση του Εθνικού Δικτύου Έρευνας & Τεχνολογίας κατά το πρότυπο των αντίστοιχων Ερευνητικών και Εκπαιδευτικών Δικτύων της Ε.Ε. Δραστηριοποιείται ενεργά, τόσο σε εθνικό όσο και σε διεθνές επίπεδο, και αποτελεί περιβάλλον ανάπτυξης καινοτόμων υπηρεσιών στη διάθεση της εκπαιδευτικής και ερευνητικής κοινότητας της χώρας. Συνδέει περισσότερους από ενενήντα (90) φορείς, στους οποίους περιλαμβάνονται όλα τα Α.Ε.Ι., Τ.Ε.Ι. και Ερευνητικά Κέντρα της χώρας, καθώς και το Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο, εξυπηρετώντας συνολικά περίπου πεντακόσιες χιλιάδες (500.000) χρήστες. Επιπλέον, προσφέρει τοπική διασύνδεση (διασύνδεση ανταλλαγής κίνησης) (peering) μεταξύ των δικτύων των μεγαλύτερων παρόχων υπηρεσιών Internet, στον κόμβο Greek Internet Exchange (GR-ΙΧ, http://www.gr-ix.gr/). O κόμβος, ο οποίος μπήκε σε λειτουργία το 2008, παρέχει δυνατότητα διασύνδεσης της τάξης των Ν x 10 Gbps, δίνοντας έτσι σημαντική ώθηση στη συνολική ποιότητα των υπηρεσιών και των εθνικών υποδομών του Internet, για τη βέλτιστη εξυπηρέτηση των χρηστών του Διαδικτύου. Στόχος της Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. είναι να συμβάλλει ουσιαστικά στην Ψηφιακή Σύγκλιση της χώρας με την Ε.Ε., αξιοποιώντας τις Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών, και να αποτελεί μακροπρόθεσμα το περιβάλλον ανάπτυξης νέων τεχνολογιών και έρευνας για τη μελλοντική γενιά των Ε & Α δικτύων. Με την εισαγωγή πρωτοποριακών υπηρεσιών και εφαρμογών για τον πολίτη (ηλεκτρονική διακυβέρνηση, ηλεκτρονική μάθηση, ηλεκτρονική ενσωμάτωση), θα εισάγει στην καθημερινότητα του Έλληνα ήδη από τη νεαρή ηλικία του σχολείου και του πανεπιστημίου νέες εξελιγμένες μεθόδους που θα μειώνουν τις φυσικές μετακινήσεις, θα βελτιώνουν τη ζωή του, θα τον κάνουν αποτελεσματικότερο και ανταγωνιστικότερο σε διεθνές επίπεδο, και, τέλος, θα τον καθιστούν ισότιμο συμμέτοχο στην Ψηφιακή Ελλάδα. Ο σωστός προγραμματισμός, καθώς και η μακρόχρονη εμπειρία και τεχνογνωσία των στελεχών της, εγγυώνται τη συνέχιση και ενίσχυση της δυναμικής αυτής πορείας. Η Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. λειτουργεί την ελληνική Υποδομή Πλέγματος Υπολογιστικών Συστημάτων ΗellasGrid (www.hellasgrid.gr), υποστηρίζοντας προηγμένες εφαρμογές Ηλεκτρονικής Επιστήμης (e-science). Το HellasGrid διατίθεται δωρεάν στην ελληνική ερευνητική και ακαδημαϊκή κοινότητα και είναι πλήρως ενσωματωμένο στην Πανευρωπαϊκή Υποδομή Πλέγματος EGEE (www.eu-egee.org). Η υποδομή του επιτρέπει τη συγκέντρωση, τον υπολογισμό και το διαμοιρασμό επιστημονικών δεδομένων σε κλίμακα που δε θα ήταν εφικτή στα μεμονωμένα ερευνητικά εργαστήρια. Το Δίκτυο Ε.Δ.Ε.Τ., που αποτελεί μέρος του παγκόσμιου Διαδικτύου για την έρευνα και την εκπαίδευση, εκπροσωπεί τη χώρα και συμμετέχει ενεργά σε όλους τους σχετικούς διεθνείς οργανισμούς. Πρώτα και κυριότερα, εκπροσωπεί τη χώρα στο γιγαντιαίο ευρωπαϊκό δίκτυο GÉANT με τους σαράντα εκατομμύρια (40.000.000) δυνητικούς χρήστες, όντας ένα από τα τριάντα τέσσερα (34) εθνικά δίκτυα που συνδέουν περισσότερα από τέσσερις χιλιάδες (4.000) τοπικά δίκτυα πανεπιστημίων μεταξύ τους και με ομότιμα δίκτυα διεθνώς. Η Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. συμμετέχει επίσης ενεργά στις εργασίες σημαντικών διεθνών οργανισμών και έργων που αποβλέπουν στην ανάπτυξη περιφερειακών Σελίδα 15 από 108
δικτυακών και υπολογιστικών υποδομών, στο σχεδιασμό δικτυακών υποδομών με απεριόριστες δυνατότητες και στην υποστήριξη προηγμένων εφαρμογών. Επιπλέον, συμμετέχει σε ευρωπαϊκά έργα για την κατάρτιση της στρατηγικής της Ε.Ε. σε θέματα καινοτομίας και νέων τεχνολογιών ( http://www.grnet.gr/). Ρόλος στην Υλοποίηση του Έργου (βλ. και ενότητα Α.3.6 του παρόντος) Η Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. θα παρέχει: Υπολογιστική υποδομή για τη φιλοξενία του ΙΑ. Αποθηκευτικό χώρο για την αποθήκευση των δεδομένων. Υποστήριξη μέσω οργανωμένου γραφείου αρωγής και ομάδας τεχνικής υποστήριξης. Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου: Ο υποψήφιος ανάδοχος ή οι ανάδοχοι (σε περίπτωση όπου κατακυρωθούν σε περισσότερους του ενός τα φυσικά αντικείμενα του υποέργου), θα πρέπει να γνωρίζουν ότι επιστημονικός υπεύθυνος του έργου είναι ο Δρ. Δημήτριος Γεωργίου, Αναπληρωτής καθηγητής του τομέα Φυσικής και Εφ. Μαθηματικών, του τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών, Επιστημονικός Υπεύθυνος της αντίστοιχης κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ (1996-2000), αναπληρωτής επιστημονικός υπεύθυνος της αντίστοιχη κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ (2001-2007) εκπρόσωπος του Δ.Π.Θ. στη Γενική συνέλευση της Οριζόντιας Δράσης Βιβλιοθηκών ΕΠΕΑΕΚ από το 1997, Μέλος της Γενικής Συνελεύσεως της ΗEALlink από την ίδρυσή της, μέλος του Δ.Σ. της ΣΕΑΒ από τον Μάιο του 2010. Μέλος της ομάδος σχεδίασης και υλοποίησης του συστήματος «ΑΡΤΕΜΙΣ» για τη καταχώρηση και διαχείριση της γκρίζας βιβλιογραφίας. Εισηγητής για τον σχεδιασμό λειτουργίας της ΜΟΠΑΒ, σχετικά με την εγκατάσταση συστήματος καλλιέργειας της Ολικής Ποιότητας (TQC) στη μονάδα. Τα στοιχεία επικοινωνίας με τον ΕΥ είναι e-mail address : dgeorg@ee.duth.gr τηλ. Γραφείου : 2541079969 τηλ. Κινητό: 6932410633 Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Βασικοί Χρήστες _Το σύνολο της ακαδημαϊκής κοινότητας στην Ελλάδα και Κύπρο, καθώς και οι ελληνόφωνοι χρήστες που αναζητούν επιστημονική πληροφόρηση στην ελληνική γλώσσα. _Ομάδες χρηστών Α ομάδα: Προπτυχιακοί φοιτητές Β ομάδα: Μεταπτυχιακοί φοιτητές Σελίδα 16 από 108
πληροφόρηση. Γ ομάδα: Μέλη ΔΕΠ και ομότιμοι καθηγητές Δ ομάδα: Πολίτες που ενδιαφέρονται για εξειδικευμένη επιστημονική Για τις ανάγκες υλοποίησης του έργου θα συσταθούν οι παρακάτω επιτροπές: Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης του Διαγωνισμού: Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί από πενταμελή Επιτροπή που θα συσταθεί μετά από κλήρωση σύμφωνα με το άρθρο 26 του ν.4024/2011 και με απόφαση του ΕΛ. Η Επιτροπή είναι αρμόδια για τη διαδικασία ελέγχου των δικαιολογητικών, για τη διαδικασία αξιολόγησης των προτάσεων των υποψηφίων καθώς και για κάθε θέμα που προκύπτει ως και κατά την εκτέλεση της Σύμβασης. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου: Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου». Ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλει ολοκληρωμένη πρόταση για: Το Σχήμα Διοίκησης, δηλαδή τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειριστεί τις απαιτήσεις του Έργου σε όλα τα επίπεδα. Το προσωπικό που θα διαθέσει για την υλοποίηση του Έργου και, κατ αντιστοιχία, για τους ρόλους που αυτό θα αναλάβει κατά τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου. Σε όλη τη διάρκεια του Έργου θα υπάρχει συνεχής επικοινωνία και ενημέρωση όλων των συμμετεχόντων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σελίδα 17 από 108
Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Η Κεντρική Βιβλιοθήκη του ΔΠΘ δεν διαθέτει Ιδρυματικό Αποθετήριο ανοικτής πρόσβασης το οποίο να φιλοξενεί ένα μεγάλο αριθμό διπλωματικών και μεταπτυχιακών εργασιών, καθώς και διδακτορικών διατριβών. Ένα μεγάλο ποσοστό της γκρίζας βιβλιογραφίας (επιστημονικές δημοσιεύσεις, εκθέσεις, τεχνικές αναφορές κ.λπ.) που παράγεται στο Ίδρυμα δεν είναι προσπελάσιμο, αφού δεν έχουν προβλεφθεί οι ροές εισόδου σε αποθετήρια. Για την υποστήριξη των λειτουργιών του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΔΠΘ θα χρησιμοποιηθεί το λογισμικό ανοικτού κώδικα DSpace (v.1.8.1). Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Σε σχέση με την Κεντρική Βιβλιοθήκη, ανάμεσα στις υπηρεσίες που προσφέρει συγκαταλέγονται οι εξής: 1. Υπηρεσία δανεισμού Η Κεντρική Βιβλιοθήκη διαθέτει μια πλούσια συλλογή από έντυπο και ηλεκτρονικό υλικό το οποίο παρέχει στους χρήστες της, μέσω της υπηρεσίας δανεισμού. 2. Υπηρεσία διαδανεισμού Πραγματοποιείται: Α) σε επίπεδο βιβλίων μέσω του ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΑΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ (Δ.Δ.Ε.Β.), το οποίο αναπτύχθηκε στο πλαίσιο των ενεργειών του Συνδέσμου των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών των Ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης (Σ.Ε.Α.Β.). Η Κ.Β. ως μέλος της ΣΕΑΒ λειτουργεί άλλοτε ως Δανειζόμενη (Πελάτης) και άλλοτε ως Προμηθεύτρια. Το όλο σύστημα λειτουργεί σε ένα πλαίσιο όρων και ασφαλιστικών δικλείδων που διασφαλίζουν την έγκαιρη επιστροφή των βιβλίων μετά το Διαδανεισμό. Ως Προμηθεύτρια ικανοποιεί τα αιτήματα που δέχεται από άλλες Βιβλιοθήκες για υλικό που η ίδια διαθέτει. Ως Δανειζόμενη υποβάλλει τα αιτήματα των χρηστών της σε άλλες Βιβλιοθήκες αιτούμενη υλικό που η ίδια δεν διαθέτει. Ο χρήστης που επιθυμεί να ασκήσει το δικαίωμα διαδανεισμού βιβλίου από άλλη βιβλιοθήκη μπορεί να συμπληρώσει την ηλεκτρονική αίτηση ή ν απευθυνθεί στους αρμόδιους υπαλλήλους της Σελίδα 18 από 108
οικείας βιβλιοθήκης τους. Μετά την επεξεργασία του αιτήματος, ο χρήστης ενημερώνεται για την εκτέλεση ή μη της παραγγελίας του από την αρμόδια βιβλιοθήκη. Β)σε επίπεδο περιοδικών εκδόσεων μέσω του Εθνικού Δικτύου Επιστημονικών και Τεχνολογικών Βιβλιοθηκών του ΕΚΤ. 3. Υπηρεσία προσκτήσεων Στην Κεντρική Βιβλιοθήκη λειτουργεί Υπηρεσία Προσκτήσεων βιβλιακού υλικού. Όλες οι αιτήσεις για παραγγελίες βιβλίων που υποβάλλουν οι έχοντες από τον Κανονισμό Λειτουργίας αυτό το δικαίωμα, ελέγχονται κατά προτεραιότητα. Δικαίωμα παραγγελίας αγορών έχουν τα μέλη ΔΕΠ του ιδρύματος. Ο αριθμός των τίτλων και το κόστος ανά μέλος ΔΕΠ, καθορίζονται από τη διοίκηση και τα καθ' ύλην αρμόδια όργανα του ιδρύματος. Σχετική με το θέμα πληροφόρηση παρέχεται από τα όργανα αυτά με τις συνήθεις διαδικασίες και δεν ανακοινώνονται δια των ιστοσελίδων της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. 4. Ενημέρωση και εκπαίδευση χρηστών Με την έναρξη του κάθε νέου ακαδημαϊκού έτους το πρόγραμμα ενημέρωσης και εκπαίδευσης των χρηστών των Βιβλιοθηκών των Σχολών ή / Τμημάτων περιλαμβάνει: Ξεναγήσεις στους χώρους της Βιβλιοθήκης Σχολής ή / Τμήματος και παρουσίαση της συλλογής της. Ενημέρωση για τον κανονισμό λειτουργίας της Βιβλιοθήκης και των υπηρεσιών που προσφέρει. Παρουσίαση της ιστοσελίδας της Κεντρικής Βιβλιοθήκης και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρέχονται μέσα από αυτή. Αναζήτηση στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης (OPAC) Αναλυτικός οδηγός αναζήτησης στον OPAC Αναζήτηση στους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους άλλων Βιβλιοθηκών Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση περιοδικών, άρθρων (περιλήψεις ή / πλήρες κείμενο), βιβλίων, πρακτικών συνεδρίων και των βιβλιογραφικών τους στοιχείων σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση βιβλιογραφίας σε εξειδικευμένες ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων. Στη διάρκεια των προγραμμάτων οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να καταθέτουν τις εμπειρίες τους από άλλες Βιβλιοθήκες και να συζητούν με τους αρμόδιους των Βιβλιοθηκών προτάσεις και νέες ιδέες για τη βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών. 5. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Σελίδα 19 από 108
Στη Βιβλιοθήκη της Νομικής λειτουργεί από το έτος 2000 Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης. Είναι ένα από τα 7 Κέντρα Τεκμηρίωσης που λειτουργούν σε ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. Το Κ.Ε.Τ. είναι ένα από τα δίκτυα πληροφόρησης της Ευρωπαϊκής Ένωσης που έχει στόχο, μέσα από τη συστηματική καταγραφή και τεκμηρίωση των ευρωπαϊκών εκδόσεων, την προώθηση της ενημέρωσης του πολίτη σε θέματα της καθημερινότητάς του αλλά και σε θέματα επιστημονικής έρευνας που άπτονται της Ευρωπαϊκής Ολοκλήρωσης. 6. Άλλες υπηρεσίες / λειτουργίες Ψηφιακές ή ψηφιοποιημένες συλλογές Στο πλαίσιο του ΠΡΟΜΗΘΕΥΣ ΙΙ πραγματοποιήθηκε ψηφιοποίηση 41 βιβλίων σπάνιων εκδόσεων μεγάλης επιστημονικής αξίας και ερευνητικού ενδιαφέροντος. Η ψηφιοποίηση αυτή πραγματοποιήθηκε με σκοπό να διασωθεί το περιεχόμενό τους από τη συνεχή χρήση τους. Τα εν λόγω βιβλία είναι διαθέσιμα μόνο από τερματικά της Βιβλιοθήκης προκειμένου να διασφαλιστούν ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας. Παράλληλα από το έτος 2007 ξεκίνησε η εισαγωγή στο αυτοματοποιημένο πρόγραμμα της Κ.Β. μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών που εκπονήθηκαν στο Ίδρυμα. Μέχρι και το 2011 εισήχθησαν 361 τεκμήρια ορισμένα από τα οποία διατίθενται και σε πλήρες κείμενο Να σημειωθεί ότι παράγοντες όπως μείωση των οικονομικών πόρων των βιβλιοθηκών με παράλληλη αύξηση του κόστους περιοδικών εκδόσεων, καθώς και η ανάγκη όσο το δυνατόν ευρύτερης διάδοσης των επιστημονικών αποτελεσμάτων έρευνας, οδήγησαν στην σκέψη Ιδρυματικού Αποθετηρίου. Μια προσπάθεια που χρειάζεται βέβαια περεταίρω μελέτη, χάραξη πολιτικής, εξειδικευμένο και έμπειρο προσωπικό στήριξης και κατάλληλο υλικοτεχνικό εξοπλισμό. Ηλεκτρονικές Συλλογές Η Κ.Β. ως μέλος του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΚΕΑΒ) μέσω του διαδυκτυακού της τόπου παρέχει στους χρήστες της πρόσβαση σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων και σε πλήρες κείμενο ηλεκτρονικών περιοδικών και βιβλίων. Από την αρχή της λειτουργίας, της υπηρεσίας αυτής γίνονται σχετικές ενημερώσεις υπό τη μορφή ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα της Κ.Β. του Ιδρύματος (http://www.lib.duth.gr) καθώς και με την ταυτόχρονη αποστολή e-mail στα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας του Ιδρύματος. Οι χρήστες που θεωρούνται μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας (διδακτικό, ερευνητικό, διοικητικό προσωπικό, φοιτητής, κλπ.), μόνο για εκπαιδευτικούς, διδακτικούς ή ερευνητικούς σκοπούς έχουν τη δυνατότητα πλήρους πρόσβασης στη υπηρεσία και εκτός Πανεπιστημιακού δικτύου (φυσικού δικτύου) είτε μέσω τής σύνδεσης τηλεφώνου (dialup), είτε μέσω τού εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) τού Δ.Π.Θ. Με όσα παρατέθηκαν προηγουμένως, προκύπτει ότι οι υποδομές και το ανθρώπινο στελεχιακό δυναμικό της ΚΒ, παρουσιάζουν σήμερα μια πληροφόρησης. Η ΚΒ συμβάλλει στην ανάπτυξη και εξέλιξη του ερευνητικού και του διδακτικού έργου της πανεπιστημιακής κοινότητας. Σελίδα 20 από 108
Στην πορεία της συνεχούς βελτίωσης και της εφαρμογής καλλιέργειας ολικής ποιότητας στη δομή και τις υπηρεσίες της, η ΚΒ προσβλέπει στην μετεξέλιξή της σε ένα σύγχρονο κέντρο πληροφόρησης, ανοικτό σε ολόκληρη την κοινωνία. Πέρα από τις πέντε πύλες (portals) επιστημονικής πληροφόρησης στις θεματικές περιοχές της Ιατρικής, Νομικής, Δασολογίας & Αγροτικής Ανάπτυξης, Επιστημών Αγωγής και Μηχανικής, η ΚΒ προτίθεται στην επόμενη διετία να αναπτύξει ένα Ιδρυματικό Αποθετήριο (Institutional Repository) για τη συγκέντρωση, διάδοση και διαφύλαξη της παραγόμενης στο ίδρυμα βιβλιογραφίας, των δημοσιευμένων εργασιών, των αναφορών στο ερευνητικό έργο της πανεπιστημιακής κοινότητας, κ.λπ. Το αποθετήριο αυτό θα δομηθεί με το μοντέλο που υποστηρίζει το διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης, DSpace. Θα καθοριστούν πολιτικές διαχείρισης για το περιεχόμενο και την απόθεση της παραγωγής, πολιτικές για θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δεδομένων και μεταδεδομένων, καταχώρησης και συντήρησης, καθώς και πολιτικές απόσυρσης και ασφάλειας του συστήματος. Με σκοπό την αξιολόγηση και την ανάπτυξη του Αποθετηρίου θα συγκεντρώνονται στατιστικά στοιχεία χρήσης και θα προβάλλεται η υπηρεσία στην Ελληνική και Διεθνή επιστημονική κοινότητα. Από το συγκεκριμένο έργο αναμένεται να βελτιωθούν σημαντικά, σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό, όλες οι προαναφερθείσες υπηρεσίες της ΚΒ προς τους χρήστες της. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η Κεντρική Βιβλιοθήκη του Δ.Π.Θ. συγκροτείται από: Α. Την Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης με έδρα την Κομοτηνή, Β. Τα παραρτήματα (σε επίπεδο σχολής) και τις βιβλιοθήκες μονάδες (σε επίπεδο τμήματος) του Ιδρύματος. Η Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες και στόχους, η οποία σε συνεργασία με τα παραρτήματα και τις βιβλιοθήκες μονάδες αναπτύσσει πρωτοβουλίες για κοινές δράσεις, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε πολιτισμικό επίπεδο και προωθεί την εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας για αξιόπιστη επιστημονική πληροφόρηση. Το σύστημα αυτό των βιβλιοθηκών του ιδρύματος δεν έχει ακόμα ένα συγκεκριμένο και θεσμοθετημένο οργανωτικό σχήμα. Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζεται η κατανομή του στελεχιακού δυναμικού στις βιβλιοθήκες του ΔΠΘ. Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Ιστορίας 2 Πολυτεχνικής Σχολής 3 Νομικής 6 ΤΕΦΑΑ 3 Παιδαγωγικό 4 Ιατρική 4 Α.Α.Δ 3 Παρευξεινίων 1 Φιλολογίας 2 Σελίδα 21 από 108
Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι βιβλιοθήκες του ΔΠΘ έχουν παρουσία στο διαδίκτυο δια της ιστοσελίδας της ΚΒ (www.lib.duth.gr). Το σύνολο των δραστηριοτήτων τους, καθώς και ο συλλογικός κατάλογος ή τα επιστημονικά περιοδικά στα οποία το ΔΠΘ είναι συνδρομητής, είναι προσβάσιμα από την ιστοθέση αυτή. Επιπλέον πέντε δικτυακές πύλες οδηγούν σε ισάριθμα portals, που παρουσιάζουν επιστημονικά νέα στις επιστήμες της Μηχανικής, της Αγροτικής Ανάπτυξης, της Αγωγής, της Νομικής καθώς και στην Ιατρική. Με το παρόν πρόγραμμα θα αναπτυχθούν συστήματα για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των βιβλιοθηκών, συστήματα απόδοσης μεταδεδομένων που θα διευκολύνουν τη χρήση των βάσεων υπηρεσιακών εγγράφων και μαθησιακών αντικειμένων που διατίθενται σε ψηφιακή μορφή από το διαδίκτυο (με παράλληλη ψηφιοποίηση υπηρεσιακών εγγράφων για την ταχύτατη αναζήτησή του και παρουσίαση μέσω διαδικτύου), σύστημα πολυκαναλικής παροχής υπηρεσιών προς τους χρήστες, καθώς και ένα σύστημα παρακολούθησης της τρέχουσας ερευνητικής δραστηριότητας του προσωπικού του ιδρύματος. Επιπλέον, θα δημιουργηθεί η υποδομή για τη δημιουργία επιστημονικών ηλεκτρονικών περιοδικών εκδόσεων, επάνω στην οποία θα βασιστεί η υπάρχουσα περιοδική έκδοση τη κεντρικής βιβλιοθήκης. Το προσφερόμενο Σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει ένα σύνολο επιχειρησιακών διαδικασιών, δηλαδή λειτουργίες, μέσω πρόσθετων εφαρμογών, οι οποίες αναλύονται πλήρως στις ενότητες Α3.1, A.3.2 του παρόντος. Συνοπτικά οι διαδικασίες είναι οι εξής: Ομαδοποίηση Περιεχομένου Πρόσβαση, Επεξεργασία και Χρήση Περιεχομένου Κατάθεση/Εισαγωγή Δεδομένων Εξαγωγή/Μεταφορά Περιεχομένου Ανάθεση Αναγνωριστικών Αναζήτηση/Πλοήγηση Περιεχομένου Διαχείριση Αποθετηρίου Υπηρεσίες εξατομίκευσης Διαχείριση Μεταδεδομένων Μετάπτωση δεδομένων Ψηφιοποίηση / εμπλουτισμός ΙΑ Σελίδα 22 από 108
Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν δύο δομές στήριξης λειτουργίας πληροφοριακών συστημάτων, το Υπολογιστικό Κέντρο - Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης. Αναλυτικότερα, το Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων (ΥΚ-ΚΔΔ) του Δ.Π.Θ. έχει αναλάβει την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών, την τυποποίηση και την τεκμηρίωση των διαδικασιών, τη συνεχή παρακολούθηση των συναφών αναγκών του Ιδρύματος και την ικανοποίηση των χρηστών του δικτύου επικοινωνιών. Επίσης, το ΥΚ-ΚΔΔ έχει την ευθύνη της ορθής λειτουργίας του DUTHNet και της πρόσβασης στο Πανεπιστημιακό Διαδίκτυο (GUNet). Η οργάνωση & λειτουργία του ΥΚ-ΚΔΔ του Δ.Π.Θ. βασίζεται στον Εσωτερικό Κανονισμό, ο οποίος εγκρίθηκε στη Συνεδρίαση του Πρυτανικού Συμβουλίου του Δ.Π.Θ. (Αριθμ. 425/17-10-2001) και στη Συνεδρίαση της Συγκλήτου του Δ.Π.Θ.(Αριθμ. 563/30-10-2001 Αριθμ. απόφασης Α 565/1-11/2001). Οι κανόνες οργάνωσης και λειτουργίας του ΥΚ-ΚΔΔ αλλά και οι διαδικασίες που ακολουθούνται εσωτερικά, έχουν ως κύριους στόχους τη διασφάλιση: 1. της πληρότητας και ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, σύμφωνα με τους εθνικούς και διεθνείς κανόνες τυποποίησης ποιότητας, και 2. της προστασίας της ιδιωτικής ζωής στον τηλεπικοινωνιακό τομέα (απόρρητο επικοινωνιών και δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα), σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, την ακαδημαϊκή δεοντολογία και τις αποφάσεις της Συγκλήτου. Το ΥΚ-ΚΔΔ του Δ.Π.Θ. αναλαμβάνει το σύνολο των υποχρεώσεων που αφορούν στην οργάνωση και λειτουργία του δικτύου επικοινωνιών του Δ.Π.Θ., δηλαδή την τήρηση των προδιαγραφών ενιαίας δομημένης καλωδιακής υποδομής, την εγκατάσταση και λειτουργία του ενεργού εξοπλισμού και την ανάπτυξη, εγκατάσταση και συντήρηση των υπηρεσιών του τηλεφωνικού δικτύου και του δικτύου δεδομένων. Είναι υπεύθυνο για το συνεχή ανασχεδιασμό και αναβάθμιση του δικτύου τηλεματικής, σύμφωνα με τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις τεχνικοοικονομικές δυνατότητες, στα πλαίσια της γενικότερης πολιτικής που χαράσσει η Σύγκλητος του Ιδρύματος. Ειδικότερα οι αρμοδιότητες του ΥΚ-ΚΔΔ περιλαμβάνουν τα εξής: 1. Εγκατάσταση και λειτουργία δικτυακών υπηρεσιών καθώς και ενσωμάτωση νέων. 2. Σχεδιασμό της βέλτιστης τοπολογίας και διάρθρωσης του εξοπλισμού. 3. Προγραμματισμό και πραγματοποίηση αναβαθμίσεων του δικτύου. 4. Επίβλεψη της λειτουργίας του δικτύου. 5. Εγκατάσταση νέων συνδέσεων και αλλαγή των χαρακτηριστικών των ήδη ενεργών. Σελίδα 23 από 108
6. Αποκατάσταση βλαβών και έκτακτων περιστατικών, που αφορούν τον παθητικό και ενεργό εξοπλισμό του τηλεφωνικού δικτύου και του δικτύου δεδομένων σε συνεργασία με τη Δ.Τ.Ε. του Πανεπιστημίου. 7. Σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών για τις δικτυακές επεκτάσεις και αναβαθμίσεις. 8. Ενημέρωση, εκπαίδευση και τεχνική υποστήριξη των χρηστών. 9. Πλήρη και συνεχή τεκμηρίωση της υποδομής του δικτύου τηλεματικής και των υπηρεσιών του. 10. Διασφάλιση του απορρήτου των επικοινωνιών και των προσωπικών δεδομένων. 11. Συνεργασία και επικοινωνία με αντίστοιχες υπηρεσίες άλλων Ακαδημαϊκών δικτύων. 12. Παροχή υπηρεσιών τηλεματικής σε τρίτους (Ερευνητικούς και Πανεπιστημιακούς Φορείς, Δημόσιες Υπηρεσίες και Οργανισμούς) στα πλαίσια εξωτερικά χρηματοδοτούμενων προγραμμάτων. Επίσης, στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργεί η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης, που είναι αρμόδια για την υποστήριξη της λειτουργίας, της συντήρησης και της διαρκούς αναβάθμισης της υπολογιστικής υποδομής των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης διαρθρώνεται σύμφωνα με το ΠΔ 96/2006 Οργανισμός των Διοικητικών υπηρεσιών του ΔΠΘ, στα ακόλουθα τμήματα: 1. Τμήμα Λειτουργίας και Συντήρησης Υπολογιστικών Συστημάτων. Είναι αρμόδιο για την τεχνική κάλυψη και υποστήριξη των Υπολογιστικών Συστημάτων των Διοικητικών Υπηρεσιών. Είναι υπεύθυνο για την εν γένει καλή λειτουργία των Υπολογιστικών Συστημάτων, τη βασική συντήρηση μηχανημάτων (υποστήριξη όχι υψηλού επιπέδου), την ικανοποιητική λειτουργία των Η/Υ από άποψη λογισμικού και υλικού, με συνεχή έλεγχο απόδοσης, την παρακολούθηση, βελτίωση και συνεχή ενημέρωση του λειτουργικού και των λογισμικών προϊόντων του συστήματος, τη σύνταξη Προδιαγραφών Υπολογιστικών Συστημάτων και την ενημέρωση και εκπαίδευση των χρηστών των διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. 2. Τμήμα Μηχανογράφησης. Είναι αρμόδιο και υπεύθυνο για τη μηχανογραφική υποστήριξη των διοικητικής φύσης εργασιών του Ιδρύματος (Διοικητικών, Οικονομικών, Φοιτητικών Γραμματειών και άλλων. Έχει την φροντίδα για τη συνεχή βελτίωση της μηχανογραφικής υποστήριξης και την κάλυψη των λοιπών δραστηριοτήτων του Πανεπιστημίου με την ανάπτυξη νέων εφαρμογών. Προπαρασκευάζει τα απαιτούμενα στοιχεία, εκτελεί και συντηρεί τις τρέχουσες μηχανογραφικές εφαρμογές. Εκπονεί προτάσεις για νέο μηχανογραφικό εξοπλισμό (Υλικό και Λογισμικό). Μελετά, σχεδιάζει και υλοποιεί νέες εφαρμογές. Παραλαμβάνει προϊόντα και σχετικές τεκμηριώσεις εφαρμογών που αναπτύσσονται εκτός Πανεπιστημίου. 3. Τμήμα Γραμματείας. Είναι αρμόδιο για τη Γραμματειακή Υποστήριξη της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης, την τήρηση Πρωτοκόλλου και Αρχείου Εισερχομένων - Εξερχομένων, την τήρηση βιβλίου απογραφής και Σελίδα 24 από 108
χρέωσης υλικού, παρακολούθηση Αναλωσίμων και Παγίων της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και τη Γραμματειακή εξυπηρέτηση των υπηρεσιών της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης εν γένει. 4. Αυτοτελή Γραφεία Μηχανοργάνωσης Ξάνθης-Αλεξανδρούπολης-Ορεστιάδας Αποσκοπούν στην υποβοήθηση του έργου της Διεύθυνσης κυρίως την μηχανογραφική υποστήριξη της λειτουργίας (εκπαιδευτικής και διοικητικής) των μονάδων του πανεπιστημίου που εδρεύουν στις πόλεις της Ξάνθης, Αλεξανδρούπολης και Ορεστιάδας και την κάλυψη των λοιπών δραστηριοτήτων τους. Η σημερινή της σύνθεση αριθμεί (2) αποκλειστικούς υπαλλήλους ΠΕ και (2) ακόμη υπαλλήλους με παράλληλη απασχόληση και σε άλλη υπηρεσία. Οι βιβλιοθήκες διαθέτουν ικανό αριθμό τερματικών σταθμών και εξυπηρετητών παλαιάς τεχνολογίας, καθώς και αντικλεπτικά συστήματα, φωτοαντιγραφικά συστήματα κ.λ.π. Σήμερα το Πληροφοριακό Σύστημα είναι εγκατεστημένο σε servers, σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα: 1 DATABASE SERVER με λειτουργικό Windows 2008 και MS SQL Server 2008. 1APPLICATION SERVER με λειτουργικό Windows 2008. 1 WEB SERVER με λειτουργικό Windows 2008 και MS SQL Server 2008. Οι βιβλιοθήκες του ΔΠΘ διαθέτουν το σύστημα καταλογογράφησης ADVANCE της GEAC. Στο εν λόγω σύστημα έχει καταλογογραφηθεί το μεγαλύτερο μέρος όχι το σύνολο των τεκμηρίων των βιβλιοθηκών. Πρόσφατα παρουσιάστηκαν προβλήματα που δεν έχουν επιλυθεί σχετικά με την WEB OPAC. Το σύνολο των εγγραφών του συστήματος έχει εφοδιάσει τις βιβλιογραφικές βάσεις του συλλογικού καταλόγου που αναπτύχθηκε με τη χρηματοδότηση του ΕΠΕΑΚ ΙΙ. Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου _Το ΔΠΘ δεν έχει εγκαταστήσει τοπικά Ιδρυματικό Αποθετήριο με σκοπό κατά κύριο λόγο την φιλοξενία διπλωματικών, μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών που παράγονται από τους φοιτητές του Ιδρύματος. Ένα μικρό μέρος της γκρίζας βιβλιογραφίας έχει καταλογογραφηθεί μέσω του προγράμματος Advance Geac και διατίθεται από τον ηλεκτρονικό κατάλογο της ΚΒ. Παράλληλα, έχει αναπτυχθεί εντός του Ιδρύματος μια ισχυρή υπολογιστική υποδομή με σκοπό την υποστήριξη της λειτουργίας του αποθετηρίου. Το προσωπικό της Κεντρικής Βιβλιοθήκης του ΔΠΘ δεν είναι εξοικειωμένο με την χρήση και με την διαχείριση σύγχρονων αποθετηρίων, καθώς και με τις διαδικασίες που σχετίζονται με αυτά. Για το σκοπό αυτό έχει προβλεφθεί στο παρόν ειδική δράση για την εκπαίδευση του προσωπικού. _Αναφέρεται επιπλέον ότι με βάση το Μνημόνιο Συνεργασίας Σ.Ε.Α.Β. - Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε., που έχει ήδη υπογραφεί, το προτεινόμενο σύστημα για την εγκατάστασή του θα στηριχθεί σε υπολογιστικές και δικτυακές υποδομές που θα παρέχονται από την Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. Σελίδα 25 από 108