Περιεχόμενα Λίγα λόγια από το συγγραφέα... 7 Κεφάλαιο 1: Βάσεις δεδομένων και Microsoft Access... 9 Κεφάλαιο 2: Microsoft Access 2002... 20 Κεφάλαιο 3: Το σύστημα Βοήθειας του Microsoft Office ΧΡ... 36 Κεφάλαιο 4: Σχεδιασμός βάσης δεδομένων και δημιουργία πίνακα... 50 Κεφάλαιο 5: Προβολές και ιδιότητες πεδίων πίνακα... 67 Κεφάλαιο 6: Καταχώριση και επεξεργασία δεδομένων σε πίνακα... 78 Κεφάλαιο 7: Τροποποίηση σχεδίασης πίνακα... 105 Κεφάλαιο 8: Περαιτέρω τροποποίηση δομής πίνακα... 115 Κεφάλαιο 9: Σχέσεις... 159 Κεφάλαιο 10: Φόρμες... 176 Κεφάλαιο 11: Τροποποίηση φόρμας... 191 Κεφάλαιο 12: Ερωτήματα... 225 Κεφάλαιο 13: Εκθέσεις... 257 Κεφάλαιο 14: Τροποποίηση της δομής μιας έκθεσης... 272 Κεφάλαιο 15: Ταξινόμηση, φιλτράρισμα, και εύρεση δεδομένων... 290 5
Οδηγός για το ECDL 4 Ενότητα 5: Βάσεις δεδομένων Κεφάλαιο 16: Δημιουργία βάσης δεδομένων με Οδηγό... 310 Δείγματα τέστ νέου τύπου... 319 Εξεταστέα ύλη... 323 Έλεγχος δεξιοτήτων... 327 Οδηγός γρήγορης αναφοράς... 333 Ευρετήριο... 345 6
Τροποποίηση σχεδίασης πίνακα Στόχος κεφαλαίου Σκοπός αυτού του κεφαλαίου είναι να μάθουμε να χρησιμοποιούμε την προβολή Σχεδίασης για να προσθέτουμε πεδία σε έναν πίνακα, να τα μετονομάζουμε, και να αλλάζουμε τη σειρά τους. Επίσης, θα μάθουμε να διαγράφουμε πεδία. Πολλές από αυτές τις ενέργειες μπορούν να γίνουν τόσο σε προβολή Σχεδίασης όσο και σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. Σε αυτό το κεφάλαιο θα δουλέψουμε στην προβολή Σχεδίασης. Εισαγωγή Μετά τη δημιουργία των πινάκων μιας βάσης δεδομένων, ίσως χρειαστεί να τροποποιήσουμε τη δομή τους. Μπορεί, για παράδειγμα, να θελήσουμε να προσθέσουμε ένα ή περισσότερα πεδία σε έναν πίνακα, ή να μετονομάσουμε κάποιο πεδίο ή και να το διαγράψουμε σε περίπτωση που τα δεδομένα του δεν έχουν πρακτική αξία. Οι εργασίες αυτές γίνονται εύκολα στη Microsoft Access, τόσο σε προβολή Σχεδίασης όσο και σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. Ωστόσο, πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι η μετονομασία ή η διαγραφή πεδίων σε μια βάση δεδομένων που ήδη περιέχει δεδομένα ενδέχεται να προκαλέσει προβλήματα. Για παράδειγμα, αν έχουμε ήδη δημιουργήσει φόρμες και ερωτήματα που βασίζονται σε έναν πίνακα, και έπειτα αποφασίσουμε να μετονομάσουμε ή να διαγράψουμε κάποια πεδία αυτού του πίνακα, θα πρέπει να κάνουμε και τις κατάλληλες σχεδιαστικές 105
Οδηγός για το ECDL 4 Ενότητα 5: Βάσεις δεδομένων αλλαγές στη δομή των αντίστοιχων ερωτημάτων και φορμών ώστε να εξακολουθήσουν να λειτουργούν σωστά. Στις επόμενες ενότητες θα χρησιμοποιήσουμε τον πίνακα Μέλη του παραδείγματός μας για να δούμε τον τρόπο με τον οποίο μπορούμε να εκτελούμε τέτοιες ενέργειες σε μια βάση δεδομένων. Πριν προχωρήσουμε όμως σε τέτοιες αλλαγές σε μια «λειτουργική» βάση δεδομένων, καλό θα είναι να σκεφθούμε καλά τις συνέπειες που θα έχουν οι ενέργειές μας στα υπόλοιπα αντικείμενα της βάσης, καθώς και τις τυχόν αλλαγές που θα χρειαστεί να κάνουμε σε αυτά. Προσθήκη πεδίου σε υπάρχοντα πίνακα Στο προηγούμενο κεφάλαιο, αναφερθήκαμε στην προσθήκη πεδίου σε προβολή Φύλλου Δεδομένων (με την εντολή Insert Column). Η ίδια δυνατότητα υπάρχει και σε προβολή Σχεδίασης. Η Microsoft Access μάς επιτρέπει να εισαγάγουμε ένα νέο πεδίο μετά το τελευταίο πεδίο του πίνακα ή να παρεμβάλουμε ένα πεδίο μεταξύ υπαρχόντων. Προσθήκη πεδίου στο τέλος του πίνακα Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να προσθέσουμε ένα νέο πεδίο στον πίνακα Μέλη του παραδείγματός μας. Το νέο πεδίο θα έχει όνομα Αφορά_Έτος και θα δέχεται αριθμητικά δεδομένα. Για το σκοπό αυτόν, ακολουθούμε τα εξής βήματα: Ανοίγουμε τη βάση δεδομένων Σύλλογος πληροφορικής RAM από το φάκελο My Documents (Τα έγγραφά μου). Ανοίγουμε τον πίνακα Μέλη σε προβολή Σχεδίασης. Το νέο πεδίο θέλουμε να είναι το τελευταίο του πίνακα, γι αυτό πατάμε στο πρώτο κενό κελί της στήλης Field ame, δηλαδή κάτω από το όνομα πεδίου Οφειλές. Πληκτρολογούμε το όνομα του νέου πεδίου: Αφορά_Έτος. Πατάμε το πλήκτρο Tab, το πλήκτρο Enter, ή το Δεξιό Βέλος για να περάσουμε στη στήλη Data Type (Τύπος δεδομένων). Επιλέγουμε τύπο δεδομένων umber (Αριθμός). Πατάμε το πλήκτρο Tab ή το πλήκτρο Enter για να μεταφερθούμε στη στήλη Description (Περιγραφή) και πληκτρολογούμε τη φράση Νέο πεδίο. Αποθηκεύουμε τον πίνακα. Ο πίνακας Μέλη διαθέτει τώρα ένα νέο πεδίο με όνομα Αφορά_Έτος. 106
Κεφάλαιο 7: Τροποποίηση σχεδίασης πίνακα Προσθήκη πεδίου μεταξύ υπαρχόντων πεδίων Για να εξασκηθούμε στη μετονομασία, τη μετακίνηση, και τη διαγραφή πεδίων, θα προσθέσουμε στον πίνακά μας ακόμη ένα νέο πεδίο κειμένου με όνομα Επόμενη_ Πληρωμή. Το νέο πεδίο θέλουμε να τοποθετηθεί πριν από το πεδίο Αφορά_Έτος: Έχοντας ανοιχτό τον πίνακα Μέλη σε προβολή Σχεδίασης, επιλέγουμε τη γραμμή Αφορά_Έτος πατώντας στο ορθογώνιο αριστερά από το όνομα του πεδίου, ή πατάμε απλώς σε οποιοδήποτε κελί της γραμμής. Η γραμμή με τα στοιχεία του πεδίου Αφορά_Έτος επιλέγεται. Πατάμε στο κουμπί Insert Rows (Εισαγωγή γραμμών) της γραμμής εργαλείων Table Design (Σχεδίαση Πίνακα) ή επιλέγουμε την εντολή Rows (Γραμμές ) από το μενού Insert. Επίσης, μπορούμε να πατήσουμε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην επιλεγμένη γραμμή και να επιλέξουμε Insert Rows από το μενού συντόμευσης που θα εμφανιστεί στην οθόνη μας. Μια νέα κενή γραμμή εμφανίζεται πριν από τη γραμμή Αφορά_Έτος. Πληκτρολογούμε το όνομα του νέου πεδίου, Επόμενη_Πληρωμή, επιλέγουμε τύπο δεδομένων Text (Κείμενο), και καταχωρίζουμε την (τελείως ενδεικτική) περιγραφή Άλλο ένα νέο πεδίο. Αποθηκεύουμε τον πίνακα. Για να παρεμβάλουμε περισσότερες κενές γραμμές (πεδία) στον πίνακά μας, απλώς επιλέγουμε τόσες γραμμές όσες θέλουμε να προσθέσουμε και επιλέγουμε την εντολή Insert Rows. Οι νέες γραμμές εισάγονται πριν από τις επιλεγμένες. Μετονομασία πεδίου σε προβολή Σχεδίασης Η Microsoft Access μάς επιτρέπει να αλλάζουμε τα ονόματα των πεδίων, εάν διαπιστώσουμε ότι δεν έχουν πληκτρολογηθεί σωστά ή δεν περιγράφουν όπως θα έπρεπε τα δεδομένα που περιέχουν. Η μετονομασία ενός πεδίου είναι δυνατή και στην προβολή Σχεδίασης. Για να αλλάξουμε το όνομα του πεδίου Αφορά_Έτος σε Έτος, κάνουμε τα εξής: Ανοίγουμε τον πίνακα Μέλη σε προβολή Σχεδίασης, εάν δεν είναι ήδη ανοιχτός. 107
Οδηγός για το ECDL 4 Ενότητα 5: Βάσεις δεδομένων Πατάμε μέσα στο κελί που περιέχει το όνομα πεδίου Αφορά_Έτος. Μεταφέρουμε το σημείο εισαγωγής μετά το χαρακτήρα υπογράμμισης και πατάμε το συνδυασμό πλήκτρων Shift + Home. Επιλέγεται το κείμενο από την αρχή του ονόματος του πεδίου μέχρι και το χαρακτήρα υπογράμμισης. Διαγράφουμε το επιλεγμένο τμήμα του ονόματος πατώντας το πλήκτρο Delete ή το πλήκτρο Backspace. Με παρόμοιο τρόπο αλλάζουμε το όνομα του πεδίου Πόλη σε Περιοχή, του πεδίου Διεύθυνση_Οικίας σε Διεύθυνση, του πεδίου Τηλέφωνο_Οικίας σε Τηλέφωνο, και του πεδίου Τ_Κ_Οικίας σε Τ_Κ. Αποθηκεύουμε τον πίνακα. Μετακίνηση πεδίου σε προβολή Σχεδίασης Εάν κάποια στιγμή διαπιστώσουμε ότι ένα πεδίο δεν έχει την κατάλληλη θέση στον πίνακα, μπορούμε να το μετακινήσουμε. Η μετακίνηση ενός πεδίου μπορεί να γίνει και σε προβολή Σχεδίασης και σε προβολή Φύλλου Δεδομένων (αναδιάταξη στηλών, στην οποία αναφερθήκαμε στο προηγούμενο κεφάλαιο). Στην πρώτη περίπτωση τροποποιείται η δομή του πίνακα, ενώ στη δεύτερη αλλάζουμε απλώς τη σειρά εμφάνισης των δεδομένων. Δηλαδή, όλες οι αλλαγές που κάνουμε στην προβολή Σχεδίασης εμφανίζονται και στην προβολή Φύλλου Δεδομένων, ενώ οι αλλαγές που κάνουμε σε προβολή Φύλλου Δεδομένων δεν επηρεάζουν πάντα τη δομή του πίνακα. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να μετακινήσουμε το πεδίο Έτος πριν από το πεδίο Επόμενη_Πληρωμή στη δομή του πίνακα. Αυτό γίνεται με τον παρακάτω τρόπο: Αν χρειάζεται, ανοίγουμε τον πίνακα Μέλη σε προβολή Σχεδίασης. Επιλέγουμε το πεδίο Έτος πατώντας στο ορθογώνιο επιλογής, αριστερά από το όνομα του πεδίου. Τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στο ορθογώνιο επιλογής, πατάμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, και το κρατάμε πατημένο. Ένα μικρό πλαίσιο με γκρίζο περίγραμμα εμφανίζεται στο κάτω μέρος του δείκτη. Εικόνα 7.1 Μετακίνηση πεδίου πίνακα σε προβολή Σχεδίασης 108
Κεφάλαιο 7: Τροποποίηση σχεδίασης πίνακα Μετακινούμε το δείκτη του ποντικιού προς τα επάνω. Μια μαύρη οριζόντια γραμμή εμφανίζεται στην οθόνη μας. Με αυτόν τον τρόπο η Access μάς ενημερώνει για τη θέση στην οποία θα τοποθετηθεί το πεδίο όταν α- φήσουμε το πλήκτρο του ποντικιού. Όταν η μαύρη οριζόντια γραμμή τοποθετηθεί επάνω από το πεδίο Επόμενη_ Πληρωμή αφήνουμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Το πεδίο Έτος τοποθετείται πριν από το πεδίο Επόμενη_Πληρωμή. Αποθηκεύουμε τον πίνακα. Διαγραφή πεδίου σε προβολή Σχεδίασης Εάν διαπιστώσουμε ότι ένα πεδίο δεν είναι πλέον απαραίτητο στη βάση δεδομένων μας, μπορούμε να το διαγράψουμε. Η διαγραφή ενός πεδίου είναι δυνατή και στην προβολή Σχεδίασης. Για να διαγράψουμε το πεδίο Έτος του πίνακα Μέλη, ακολουθούμε τα εξής βήματα: Ανοίγουμε τον πίνακα Μέλη σε προβολή Σχεδίασης, εάν δεν είναι ήδη ανοιχτός. Επιλέγουμε το πεδίο Έτος. Πατάμε στο κουμπί Delete Rows (Διαγραφή γραμμών) της γραμμής εργαλείων Table Design, ή επιλέγουμε την εντολή Delete Rows από το μενού Edit, ή πατάμε απλώς το πλήκτρο Delete. Επίσης, μπορούμε να πατήσουμε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην επιλεγμένη γραμμή και στη συνέχεια να επιλέξουμε την εντολή Delete Rows από το μενού συντόμευσης. Η γραμμή με τα στοιχεία του πεδίου Έτος διαγράφεται. Διαγράφουμε και το πεδίο Επόμενη_Πληρωμή. Αποθηκεύουμε και κλείνουμε τον πίνακα. Αν προσπαθήσουμε να διαγράψουμε ένα πεδίο που περιέχει δεδομένα, το πρόγραμμα θα εμφανίσει ένα πλαίσιο διαλόγου στο οποίο καλούμαστε να επιβεβαιώσουμε τη διαγραφή. Αντίθετα, αν το πεδίο δεν περιέχει δεδομένα (όπως τα πεδία που διαγράψαμε παραπάνω), δεν παρουσιάζεται κανένα πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης. 109
Οδηγός για το ECDL 4 Ενότητα 5: Βάσεις δεδομένων Εργασία στο πλέγμα σχεδίασης Ορισμένες ενέργειες που αφορούν τον τρόπο χειρισμού του πλέγματος, όπως η αλλαγή του ύψους των γραμμών και του πλάτους των στηλών με τη χρήση του ποντικιού, καθώς και η επιλογή πολλών γειτονικών γραμμών είναι κοινές και στις δύο προβολές (Σχεδίασης και Φύλλου Δεδομένων) και εκτελούνται με τον ίδιο τρόπο. Διαγραφή πίνακα Κατά την επεξεργασία μιας βάσης δεδομένων, ίσως προκύψει η ανάγκη να διαγράψουμε έναν υπάρχοντα πίνακα. Για το σκοπό αυτόν, βεβαιωνόμαστε ότι ο πίνακας δεν είναι ανοιχτός και στη συνέχεια κάνουμε ένα από τα παρακάτω: Επιλέγουμε τον πίνακα στο παράθυρο Βάσης Δεδομένων και μετά διαλέγουμε την εντολή Delete από το μενού Edit. Επιλέγουμε τον πίνακα στο παράθυρο Βάσης Δεδομένων και πατάμε στο κουμπί Delete της γραμμής εργαλείων του παραθύρου Βάσης Δεδομένων. Εμφανίζουμε τον πίνακα στο παράθυρο Βάσης Δεδομένων, πατάμε σε αυτόν με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού, και επιλέγουμε την εντολή Delete από το μενού συντόμευσης. Επιλέγουμε τον πίνακα στο παράθυρο Βάσης Δεδομένων και πατάμε το πλήκτρο Delete. Στη συνέχεια, απλώς επιβεβαιώνουμε τη διαγραφή του πίνακα. Καλό είναι να γνωρίζουμε ότι, αν διαγράψουμε έναν πίνακα, θα διαγραφούν οριστικά τα δεδομένα που περιέχει καθώς και όλες οι σχέσεις του με άλλους πίνακες της βάσης δεδομένων. Περισσότερα για τις σχέσεις θα δούμε στο Κεφάλαιο 9. Ερωτήσεις και ασκήσεις επανάληψης Κεφαλαίου 7 1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων Εξετάσεις ECDL από το φάκελο My Documents (Τα έγγραφά μου). 2. Ανοίξτε τον πίνακα Ενδιαφερόμενοι σε προβολή Σχεδίασης. 3. Προσθέστε ένα νέο πεδίο ως τελευταίο στον πίνακα, με το όνομα Ημερομηνία_ Πληρωμής. 110
Κεφάλαιο 7: Τροποποίηση σχεδίασης πίνακα 4. Ορίστε τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για το νέο πεδίο Ημερομηνία_ Πληρωμής. 5. Προσθέστε ένα νέο πεδίο πριν από το πεδίο Ημερομηνία_Γέννησης με το ό- νομα Φύλο. Επιλέξτε για το πεδίο αυτό τον τύπο δεδομένων Text (Κείμενο). 6. Μεταφέρετε το πεδίο Επώνυμο πριν από το πεδίο Όνομα. 7. Προσθέστε δύο νέα πεδία μετά το πεδίο Διεύθυνση. 8. Ονομάστε τα νέα πεδία Τηλέφωνο_Οικίας και e-mail. Ορίστε για τα νέα πεδία τον τύπο δεδομένων Text (Κείμενο) και Hyperlink (Υπερ-σύνδεση) αντίστοιχα. 9. Μετονομάστε το πεδίο Τηλέφωνο_Οικίας σε Τηλέφωνο. 10. Μετακινήστε το πεδίο Ημερομηνία_Πληρωμής πριν από το πεδίο Ποσό_ Πληρωμής. 11. Σε τι διαφέρει η μετακίνηση ενός πεδίου στην προβολή Σχεδίασης από τη μετακίνηση ενός πεδίου στην προβολή Φύλλου Δεδομένων; 12. Αναφέρετε δύο τρόπους με τους οποίους μπορούμε να διαγράψουμε ένα πεδίο πίνακα χρησιμοποιώντας την προβολή Σχεδίασης. 13. Διαγράψτε το πεδίο Φύλο. 14. Αποθηκεύστε τον πίνακα Ενδιαφερόμενοι και κλείστε τον. Ερωτήσεις και ασκήσεις επανάληψης Κεφαλαίων 1-7 1. Δημιουργήστε μια νέα κενή βάση δεδομένων και αποθηκεύστε τη στο φάκελο My Documents με το όνομα Εκπαίδευση. 2. Δημιουργήστε έναν πίνακα, σε προβολή Σχεδίασης, και ορίστε σε αυτόν τα παρακάτω πεδία και τύπους δεδομένων: Field Name (όνομα πεδίου) Επίθετο Όνομα Τηλέφωνο Data Type (τύπος δεδομένων) Text (Κείμενο) Text Text 111
Οδηγός για το ECDL 4 Ενότητα 5: Βάσεις δεδομένων Field Name (όνομα πεδίου) Word Excel Internet Windows Τρόπος_πληρωμής Ποσό_πληρωμής Data Type (τύπος δεδομένων) Yes / No (Ναι / Όχι) Yes / No Yes / No Yes / No Text Currency (Νομισματική Μονάδα) 3. Τροποποιήστε την κατάλληλη ιδιότητα του πεδίου Ποσό_πληρωμής ώστε οι α- ριθμοί που καταχωρίζονται σε αυτό να εμφανίζονται με το σύμβολο του Ευρώ ( ) και δύο δεκαδικά ψηφία. 4. Αποθηκεύστε τον πίνακα με το όνομα Εγγραφές, χωρίς να ορίσετε πρωτεύον κλειδί. 5. Καταχωρίστε στον πίνακα τις εγγραφές της επόμενης εικόνας: + 6. Στην προβολή Φύλλου Δεδομένων του πίνακα, μετακινήστε τη στήλη Windows ώστε να εμφανίζεται μετά τη στήλη Τηλέφωνο. 7. Διαγράψτε τη στήλη με το όνομα Τρόπος_πληρωμής. 8. Στην προβολή Σχεδίασης του πίνακα Εγγραφές, προσθέστε ένα ακόμη πεδίο στον πίνακα, πριν από το πεδίο Επίθετο. Ονομάστε το νέο πεδίο Α/Α και ορίστε γι' αυτό τον κατάλληλο τύπο δεδομένων, ώστε να παίρνει αυτόματα αριθμητικές τιμές που θα αυξάνονται διαδοχικά κατά μία μονάδα σε κάθε εγγραφή. 9. Ορίστε το πεδίο Α/Α ως πρωτεύον κλειδί του πίνακα. 10. Εφαρμόστε γραμματοσειρά Comic Sans MS μεγέθους 11 στ στα περιεχόμενα του πίνακά σας. 112
Κεφάλαιο 7: Τροποποίηση σχεδίασης πίνακα + 11. Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη εντολή μενού για να αυξήσετε το πλάτος όλων των στηλών του πίνακα ώστε να είναι ορατά όλα τα περιεχόμενά τους. 12. Μορφοποιήστε το φύλλο δεδομένων του πίνακα ώστε να εμφανίζεται με ανοιχτόχρωμο φόντο και χωρίς οριζόντιες γραμμές πλέγματος. 13. Αποθηκεύστε τις αλλαγές στον πίνακα Εγγραφές και κλείστε τη βάση δεδομένων Εκπαίδευση. 14. Δημιουργήστε μια νέα κενή βάση δεδομένων και αποθηκεύστε τη στο φάκελο My Documents με το όνομα Παραγγελίες περιοδικών. 15. Δημιουργήστε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης, και προσθέστε σε αυτόν τα παρακάτω πεδία με τον κατάλληλο τύπο δεδομένων: Όνομα_καταστήματος Τεμάχια Ποσό_πληρωμής Χρήση_πιστωτικής_κάρτας Ημερομηνία_παραγγελίας Σχόλια 16. Αποθηκεύστε τον πίνακα με το όνομα Περιοδικά, χωρίς να ορίσετε πρωτεύον κλειδί. 17. Τροποποιήστε την κατάλληλη ιδιότητα του πεδίου Όνομα_καταστήματος, ώ- στε να δέχεται το πολύ 25 χαρακτήρες. 18. Τροποποιήστε την κατάλληλη ιδιότητα του πεδίου Ποσό_πληρωμής ώστε η καταχώριση δεδομένων σε αυτό να είναι απαραίτητη. 19. Τροποποιήστε την κατάλληλη ιδιότητα του πεδίου Ποσό_πληρωμής ώστε να μην εμφανίζεται καμία προεπιλεγμένη τιμή σε αυτό. 20. Τροποποιήστε τη λεζάντα του πεδίου Χρήση_πιστωτικής_κάρτας ώστε να εμφανίζει το κείμενο Πιστωτική Κάρτα. 21. Τροποποιήστε την κατάλληλη ιδιότητα του πεδίου Ποσό_πληρωμής ώστε οι αριθμοί που καταχωρίζονται σε αυτό να εμφανίζονται με το σύμβολο του Ευρώ και 2 δεκαδικά ψηφία. 22. Αποθηκεύστε τον πίνακά σας και μεταφερθείτε σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. 113