Θυγατρικές στα Βαλκάνια: Οργάνωση Logistics για αναπλήρωση αποθέµατος Η περίπτωση της ΝΕΟΧΗΜΙΚΗ Λ.Β. ΛΑΥΡΕΝΤΙΑ ΗΣ ΑΒΕΕ Αναστάσιος Τοπάλης Όµιλος Εταιρειών ΝΕΟΧΗΜΙΚΗ /της Logistics Manager Βορείου Ελλάδας
The speaker Εκπαιδευση Χηµικός Μηχανικός, ΑΠΘ, 1992 MBA, University of Sheffield, 2001 Επαγγελµατική Εµπειρία 2004 NEOCHIMIKI - LAVRENTIADIS s.a., /της Logistics Manager Βορείου Ελλάδας 1996 2003 AMYLUM HELLAS s.a., /της Παραγωγής - Supply Chain Manager 1994 1996 DORA s.a (Tannery), /της Παραγωγής 1992 1994 HELLENIC ARMY, Transportation and Resource Officer PROFESSIONAL ACTIVITIES Τεχνικό Επιµελητήριο Ελλάδας, 1994 IRCA Certified ISO Auditor, 1999 Hellenic Society of Logistics, 2004
Group of Companies http://www.neochimiki-lavrentiadis.gr NEOCHIMIKI L.V. LAVRENTIADIS S.A. Μητρική εταιρεία ιανοµή, αντιπροσώπευση, συσκευασία και ανασυσκευασία πρώτων υλών Χηµικής βιοµηχανίας LAMDA DETERGENT S.A. Παραγωγή υγρών και στερεών απορυπαντικών για οικιακή και επαγγελµατική χρήση για λογαριασµό πολυεθνικών εταιρειών και εταιρειών εµπορίας LAMDA PACK S.A. ιανοµή πρώτων υλών για βιοµηχανία συσκευασίας LAMDA LAMDA S.A. Παραγωγή ρητινών. ιανοµή και αντιπροσώπευση οργανικών διαλυτών για τη βιοµηχανία χρωµάτων LAMDA POLYMERS International S.A. ιανοµή και αντιπροσώπευση πολυµερών για τη βιοµηχανία πλαστικών PETRONET S.A. ιανοµή και αντιπροσώπευση ελαιολιπαντικών και προϊόντων πετρελαίου CHEMICAL SOLUTIONS S.A. ιανοµή ρητινών και πρώτων υλών για τη βιοµηχανία χρωµάτων TRIA LAMDA Παραγωγή και διανοµή εξειδικευµένων λιπασµάτων CHEMPOL HELLAS S.A ιανοµή και αντιπροσώπευση πλαστικών µηχανολογικών µερών πλαστικών βιοµηχανικής χρήσης SPEDIMET S.A. Μεταφορά υγρών χηµικών µε εξειδικευµένα βυτία.
Logistics Centers and Activities 3 Logistics Centers Στην Ελλάδα 3 Logistics Centers Στο Εξωτερικό (Production, ex-henkel) (Production, ex-clariant) (Production, ex-hoechst)
ORGANIZATION SET-UP (in all subsidiaries) ΓΕΝΙΚΗ ΙΕΥΘΥΝΣΗ LOGISTICS ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ & BACKOFFICE ΠΩΛΗΣΕΙΣ Αναπλήρωση Αποθέµατος Λογιστικό Απόθεµα Κλαδος 1 Παραλαβές Αποθήκευση Αποστολές Μεταφορές Εισαγωγή Παραγγελιών Πιστωτικός Έλεγχος Τιµολόγηση Γενική Λογιστική Κλάδος 2 Κλάδος 3 Κλάδος X
THE CASE Τρία Logistics Centers στην Ελλάδα Τρεις Θυγατρικές : Κάθε µία εχει Logistics Center Προιόντα : Χηµικά για Βιοµηχανική χρήση σε περισσότερους από 10 κλάδους (Απορρυπαντικά, personal care, Πολυµερή, Τρόφιµα, Κλωσ/ργία, Μεταλ/γία, Χρώµατα, Αργροχηµικά..) Πάνω από 500 ενεργοί κωδικοί στο Logistics Center Β. Ελλάδας (4 διαφορετικές αποθήκες) Πάνω από 200 ενεργοί κωδικοί σε καθεµία θυγατρική ιαφορές ανάλογα µε τη χώρα σε διαφορά βήµατα - ιαδικασία Εκτελωνισµού - Νοµοθετικές απαιτήσεις για αποθήκευση - Παραστατικά - Σήµανση Προϊόντων Πρόγραµµα για περεταίρω ανάπτυξη των δραστηριοτήτων και δηµιουργία θυγατρικών και σε άλλες χώρες της ΝΑ Ευρώπης Στόχος Logistics του Οµίλου: Εγκατάσταση κοινών πρακτικών σε όλες τις δραστηριότητες των θυγατρικ ων Έλεγχος του κόστους που συνδέεται µε την αναπλήρωση αποθέµατος Προσδιορισµός των αδυναµιών και ενέργειες για βελτίωση της απόδοσης
ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ ΙΕΡΓΑΣΙΑ ΠΩΛΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΙΟΡΙΣΜΟΣ ΑΝΑΓΚΩΝ ΤΡΟΠΟΙ ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ CUSTOMER SALES 1. Sales Forecasts 1. DIRECT DELIVERY (2) PAYMENT SUBSIDIARY ACCOUNTING Order Receive Credit Control Order Entry LOGISTICS (Planning) Order Acknowledge Stock Control Planning Routing LOGISTICS (Warehouse) Order Picking Packing Loading 2. Safety Stock 3. Backorders 2. DIRECT DELIVERY (2) PAYMENT GROUP 3. STOCK REPLENISHMENT ex-group ACCOUNTING Invoice Documentation CUSTOMER
A. DIRECT DELIVERY (1) : PAYMENT SUBSIDIARY BUYER S DUTY TO CHECK ALL RELEVANT DOCUMENTS (Not only the PROFORMA) SUPPLIER ASK ALL INFO NESSESARY FOR OUR ORGANISATION!!!!! FEEDBACK 6 CONTACT 5 ORDER BUYER DETAIL INFO TO OUR ORGANISATION - SUPPLIER (Place, contact person, contact info) - PRODUCT (SAP code, SAP description, MSDS, TSS) - TERMS (Transport, Payment, Lead Time) - COST BENEFIT ESTIMATION INFO FOR 7 8 REALISATION Approval 4 1 Proposal Comments & Proposal 2 LOCAL LOGISTICS MANAGER LOCAL ACCOUNTING LOCAL SALES MANAGER GENERAL MANAGER ACTIONS 1. PROFORMA 2. Clearance Process Clarification 3. Demand of Documents from Supplier 4. Demand of Documents from Group 5. Communications with Suppliers 6. Transportation arrangements Details to Supplier Details to Transporter (if not CIF) 7. Warehouse arrangements Details to 3PL Warehouse Manager 1. PROFORMA 2. Preparation of Payment 3 Approval
B. DIRECT DELIVERY (2) : PAYMENT GROUP BUYER S DUTY TO CHECK ALL RELEVANT DOCUMENTS (Not only the PROFORMA) SUPPLIER ASK ALL INFO NESSESARY FOR OUR ORGANISATION!!!!! FEEDBACK 6 CONTACT 5 ORDER BUYER DETAIL INFO TO OUR ORGANISATION - SUPPLIER (Place, contact person, contact info) - PRODUCT (SAP code, SAP description, MSDS, TSS) - TERMS (Transport, Payment, Lead Time) - COST BENEFIT ESTIMATION LOCAL LOGISTICS MANAGER 7 INFO FOR REALISATION 8 Approval 4 1 Proposal Comments & Proposal 2 ACTIONS 1. PROFORMA 2. Clearance Process Clarification 3. Demand of Documents from Supplier 4. Demand of Documents from Group 5. Communications with Suppliers 6. Transportation arrangements Details to Supplier Details to Transporter (if not CIF) 7. Warehouse arrangements Details to 3PL Warehouse Manager GROUP PURHASE and GROUP FINANCE 9 LOCAL ACCOUNTING 1. PROFORMA 2. Preparation of Payment LOCAL SALES MANAGER 3 Approval GENERAL MANAGER
C. DELIVERIES and STOCK REPLENISHMENT ex-group CUSTOMER SUBSIDIARY GROUP Replenishment Order Form SALES ACCOUNTING Order Receive Credit Control Order Entry Sales Forecast Safety Stock Level GROUP EXPORT LOGISTICS Order Receive Order Control Order Forwarding CASE 1 COMBINATION OF PRODUCTS LOGISTICS (Planning) Order Acknowledge Stock Control Planning Routing Backorders LOGISTICS Import / Export Management CASE 2 FULL TRUCK DETERGENTS LOGISTICS (Warehouse) Order Picking Packing Loading ACCOUNTING Invoice Documentation CUSTOMER OUR SET-UP: MARKET DRIVEN - CUSTOMER ORIENTED Sales Manager and General Manager Responsible for the business Group s Logistics Target Reliable Services and Business Support HOW? : Procedures in all Operations in Greece and Abroad CASE 3 FULL TRUCK RESINS CASE 4 FULL TRUCK AGRICULTURE CASE X??????????????
ΦΟΡΜΑ ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗΣ (REPLENISHMENT ORDER FORM) PERLENISHMENT ORDER FORM DATE SUBSIDIARY ORDER No Use "MASTER FILE EXPORT PRODUCTS" to Fill in the Documents (copy-paste values) / Always clarify when dought Κάθε γραµµή ιαφορετικό προϊόν a/a SAP Code SAP DESCRIPTION UoM Tariff No CURRENT STOCK MOTHLY SALES MARKET PRICE ( / UoM) TAX (%) Quantity Unit Price ( ) Value ( ) DELIVERY TERMS TRANSPORTATION MEANS PAYMENT TERMS Responible TARGET : Fixed Order Quantity (±22 Tn) Ο Τοπικός Logistics Manager ετοιµάζει την Φόρµα Αναπλήρωσης Αποθέµατος (Replenishment Order Form, ROF) Η φόρµα αποστέλλεται στο Group Export Logistics για τοποθέτηση παραγγελίας στο SAP Οι φόρµες έχουν σειριακή κωδικοποίηση / Το Group Logistics πρέπει να δώσει feedback στο Local Logistics για κάθε ξεχωριστή Φόρµα Αναπλήρωσης
Αναπλήρωση από Ελλάδα : Προσωπικό και Ροή Πληροφορίας SERBIA Logistics Mnr XXXXXXXXX ROMANIA Logistics Mnr XXXXXXXXXX BULGARIA Logistics Mnr XXXXXXX GROUP EXPORT LOGISTICS XXXXXXXX CASE 1 COMBINATION OF PRODUCTS CASE 2 FULL TRUCK DETERGENTS CASE 3 FULL TRUCK RESINS THESSALONIKI Order Entry : XXXXXXXX SAP Unit : Neochimiki 205, Petronet 401 Order No : 10/xxxx, 40/xxxx Logistics Center : Thessaloniki Logistics Manager : XXXXXXXX SHIMATARI - AVLIDA Order Entry : XXXXXXX SAP Unit : Neochimiki 206, 202 Order No : 10/xxxx Logistics Center : Shimatari-Avlida Logistics Manager : XXXXXXX Order Entry : XXXXXXXXX SAP Unit : LAMDA DETERGENT 101 Order No : 20/xxxx Logistics Center : Atalanti Logistics Manager : XXXXXXX Order Entry : XXXXXXX SAP Unit: LAMDA LAMDA, 601 Order No : 60/xxxx Logistics Center : Avlida Logistics Manager : XXXXXX ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ GROUP EXPORT LOGISTICS : 1. Εξασφάλιση ώστε όλες οι ΚΡΙΣΙΜΕΣ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ στη Φόρµα Αναπλήρωσης είναι ξεκάθαρες (Άδειες Εισαγωγής, Πιστοποιητικά, ειδικοί κανονισµοί κα) και δεν υπάρχουν ελλείψεις στη «ποιότητα» της πληροφορίας από τη Θυγατρική 2. Εξασφάλιση ώστε οι Φόρµες Αναπλήρωσης έχουν «µετατραπεί» σε «σωστές» παραγγελίες στο σύστηµα SAP. 3. Επιστροφή λεπτοµερούς πληροφορίας στο Logistics Manager της Θυγατρικής
Προσωπικό και Ροή Πληροφορίας : Λεπτοµέρειες SERBIA XXXXXX ROMANIA XXXXXX BULGARIA XXXXXXX XXXXXXX Takovska 45A, 11 000 Belgade Serbia & Montenegro Tel.: +381 11 2084 942-3 fax: +381 11 2751 950 Mob. XXXXXXXXXXX e-mail: l.zugic@neochimiki-beograd.gr XXXXXXXX Str. Leordeni nr. 13, Jud. Ilfov, Com.Bragadiru 077025 Romania Tel. : +40 21 420 0049 fax : +40 21 420 0690 Mob. XXXXXXXXX e-mail : c.nastase@neochimiki-romania.gr XXXXXXXXXX Neochimiki Bulgaria S.A. 11, Koziak str., Ujen Park 1407 Sofia, Bulgaria Tel.: 00359 2 9699 070-9 00359 2 9699 080-8 Fax: XXXXXXXXX e-mail : neochimiki@neochimiki-bulgaria.gr GROUP EXPORT LOGISTICS XXXXXXX XXXXXXX CASE 1 COMBINATION OF PRODUCTS CASE 2 FULL TRUCK DETERGENTS CASE 3 FULL TRUCK RESINS ORDER ENTRY XXXXXXX Industrial area of Thessaloniki, 1232 Sindos, 570 22 Thessaloniki Tel.: +30 2310 723172-4, fax: +30 2310 723173 e-mail: XXXXXXXXr ORDER ENTRY XXXXXXXXXXXXXXXX 34, Pentelis str., P.Faliro 175 64 Athens Tel. +30 210 9460 495 mail : XXXXXXXXXXXX ORDER ENTRY XXXXXXXXXXX 34, Pentelis str., P.Faliro 175 64 Athens Tel. +30 210 9460 424 e-mail: XXXXXXXXXXXXXXXXX LOGISTICS MANAGER THESSALONIKI XXXXXXXXXXX Industrial area of Thessaloniki, Sindos, 570 22 Thessaloniki Tel.+30 2310 798086, fax: +30 2310 797359 Mobile: +30 6978 111252 e-mail: XXXXXXXXXXXXXXX LOGISTICS MANAGER SHIMATAREI AVLIDA NEOCHIMIKI XXXXXXXXXXXXXXX Industrial area Shimatari Tel.+30 22620 57042, fax: +30 22620 57045 Mobile: +30 6978 111247 e-mail: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX LOGISTICS MANAGER ATALANTI XXXXXXXXXXXXXX Factory Atalanti Tel.: 22330 80225 Fax: 22330 80222 Mob.: 6978 111250 e-mail: XXXXXXXXXXXXX LOGISTICS NANAGER AVLIDA (LAMDA LAMDA) XXXXXXXXXX Avlida 341 00 Halkida Tel. +30 22210 32144, fax : +30 210 9460401 mail : XXXXXXXXXXXXXXXX
Αναπλήρωση από Ελλάδα : Παράδειγµα ροής Πληροφορίας Local Logistics Manager ΧΧΧΧ ΧΧΧΧΧ 1 4 1. Φόρµα Αναπλήρωσης Εκτίµηση παραγγελίας : Συνδυασµένο φορτίο Ρητίνες, Απόφαση : Εκτέλεση από LAMDA LAMDA (Avlida) GROUP EXPORT LOGISTICS 2. Φόρµα από το Group Export σε Sales Backoffice, 2 CASE 3 FULL TRUCK RESINS ORDER ENTRY XXXXXX 34, Pentelis str., P.Faliro 175 64 Athens Tel. +30 210 9460 424 e-mail: m.abertou@neochimiki-lavrentiadis.gr 3 5 3. Feedback Από Sales Back Officer σε Group Export, Επιβεβαίωση Εισαγωγής Παραγγελίας και αριθµού SAP Order 4. Feedback Από Group Export to Logistics Manager, LOGISTICS NANAGER AVLIDA (LAMDA LAMDA) XXXXXXXXX And / or Person that has been appointed by Logistics Manager 6 7 5. Απευθείας Επικοινωνία και αποφάσεις βελτιστοποίησης ανάµεσα σε Local Logistics Manager και ΕλληναLogistics Manager ιαθεσιµότητα υλικών Αλλαγές όταν υπάρχουν θέµατα διαθεσιµότητας Εκτίµηση ηµεροµηνίας φόρτωσης Εξασφάλιση φορτηγού Προσδιορισµός Τελικής φόρτωσης INVOICE EXPORT DOCUMENTATION Documentation Officer of Logistics Center Is the person that prepares all documents for the export Any Logistic Center has one person responsible for the documents 6. Φόρτωση και προετοιµασία παραστατικών (Λογιστικών, Εξαγωγικών, Ποιότητας) 7. Παραστατικά στον Local Logistics Manager για τελικό ελεγχο πριν από τον εκτελωνισµό
GENERAL COMMENTS - CONCLUSIONS It took one full year of Operation to establish, activate and evaluate the procedure Logistics Operations are today common in all subsidiaries and the organization was able to absorb personnel leverage that is very common in Balkans The developed procedure is the absolutely basic ground for the development of any other Logistics activity (i.e. Forecasting, warehouse capacity optimization, transportation cost improvement) The existence of a solid Replenishment Procedure is key point for the development of additional business activities (stock transfer from subsidiaries to Mother or between subsidiaries)