Κοστολόγηση ραστηριοτήτων- Μέρος ΙI

Transcript

1 Οργάνωση Παραγωγής & ιοίκηση Επιχειρήσεων ΙΙ Κοστολόγηση Επιχειρήσεων & Λήψη Αποφάσεων Κεφάλαιο 11 Κοστολόγηση ραστηριοτήτων- Μέρος ΙI Νικόλαος Α. Παναγιώτου 2004 ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής ιοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας

2 Περιεχόμενα Παρουσίασης 1. Εισαγωγή στην Κοστολόγηση ραστηριοτήτων 2. Προσέγγιση Έργων Κοστολόγησης ραστηριοτήτων 3. Προσέγγιση Έργων Κοστολόγησης ραστηριοτήτων 4. Σύνδεση με τη Βελτίωση της Απόδοσης 5. Εφαρμογές 6. Το Μέλλον ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 2

3 Βήματα Μεθοδολογίας ABC Προετοιμασία Ανάλυση ραστηριοτήτων Αναγνώριση Τροπέων Κόστους & Υπολογισμός Ποσοστών Κοστολόγηση Αντικειμένων Έλεγχος Αποτελεσμάτων & Συνεχής Βελτίωση Αναγνώριση Τροπέων Κόστους Υπολογισμός Τιμών Τροπέων Κόστους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 3

4 Αναγνώριση Τροπέων Κόστους Οι τροπείς κόστους είναι: Ο βασικός λόγος του επιπέδου της δραστηριότητας ποσοτικοποιήσιμοι Παράδειγμα: Λειτουργίες Αποθήκευσης & ιανομής ραστηριότητα Παραλαβή προϊόντων από παραγωγή Αποθήκευση Έλεγχος αποθεμάτων Προγραμματισμός παραδόσεων Προετοιμασία εντύπων διανομής Τιμολόγηση πελατών Τροπέας Κόστους # παλετών # παλετών # παλετών # παραδόσεων # παραδόσεων # παραδόσεων Αναγνώριση τροπέων κόστους για κάθε δραστηριότητα Συλλογή όγκου δραστηριοτήτων και υπολογισμός τιμών τροπέων κόστους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 4

5 Αναγνώριση Τροπέων Κόστους Οι όγκοι των τροπέων κόστους πρέπει να συμφωνούν με το επιλεχθέν κόστος βάσης Όπου δεν υπάρχουν διαθέσιμα στοιχεία, οι τροπείς κόστους αντικαθιστώνται από άλλους ισοδύναμους τροπείς Ο συνολικός αριθμός των τροπέων κόστους πρέπει να παραμένει το δυνατόν μικρότερος Π.χ. # τιμολογίων ~ # παραδόσεων Εάν υπάρχουν περισσότεροι του ενός τροπέα κόστους, είναι πιθανή η ανάγκη διάσπασης της δραστηριότητας Ο επιλεγμένος τροπέας κόστους πρέπει να επιτρέπει την κατανομή των δραστηριοτήτων σε προϊόντα ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 5

6 Αναγνώριση Τροπέα Κόστους Τιμή Τροπέα Κόστους Υπολογισμός κόστους ανά μονάδα του τροπέα κόστους Κόστος ραστηριότητας Όγκος Τροπέα Κόστους Παράδειγμα ραστηριότητα Κόστος ( k) Τροπέας Κόστους Όγκος Κόστος ανά μον. Τροπέα Κόστους Παραλαβή προϊόντ. από παραγωγή Αποθήκευση προϊόντων Πραγματοποίηση ελέγχων αποθ. Προγ/μός παραδόσεων Προετοιμασία εντύπων παράδοσης } } # παλετών # ειδοποιήσεων παραδ. 160,000 50, Οι δραστηριότητες με τον ίδιο τροπέα κόστους συγχωνεύονται (δημιουργία δεξαμενών κόστους) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 6

7 Βήματα Μεθοδολογίας ABC Προετοιμασία Ανάλυση ραστηριοτήτων Αναγνώριση Τροπέων Κόστους & Υπολογισμός Ποσοστών Κοστολόγηση Αντικειμένων Έλεγχος Αποτελεσμάτων & Συνεχής Βελτίωση Συλλογή καταλόγου δραστηριοτήτων Υπολογισμός κόστους ανά προϊόν/ πελάτη Ανάλυση κερδοφορίας ανά προϊόν/ πελάτη ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 7

8 Ιεραρχία Ανάλυσης Κόστους Συνολικά Επιχειρησιακά Κόστη Συνολική Επιχείρηση Κόστη Τμημάτων Αγοράς ιατήρηση Επιχειρησιακού Τομέα Τμήματα Αγοράς Κόστη Πελάτη ιατήρηση Τμήματος Αγοράς Πελάτες Κόστη Προϊόντων Πωλήσεις με Βάση τον Όγκο ιανομή με Βάση τον Όγκο ιατήρηση Πελατών Προϊόντα Με βάση τον όγκο Με βάση τις παρτίδες ιατήρηση προϊόντων Αναγνώριση επιπέδων κόστους και αντικειμένων που απεικονίζουν την πραγματικότητα και παρέχουν χρήσιμες πληροφορίες Τα κόστη των δραστηριοτήτων αναφέρονται με βάση το επίπεδο της επιχείρησης που βοηθούν να διατηρηθεί παρά με βάση το πού συμβαίνουν ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 8

9 Υπολογισμός Κόστους Προϊόντων Παράδειγμα Προϊόν Α Κατάλογος ραστηριοτήτων Τροπείς Κόστους Τροπέας Αξία Κόστους Συνολικό Κόστος Υλικά Παραγωγή Συσκευασία Προμήθεια Υλικών Προγραμματισμός Μετακινήσεις Προγ/μός Παραδόσεων Κόστος υλικού # μηχανοωρών # μονάδων # υλικών # εντολών # παλετών # παραδόσεων Σύνολο 922 Συλλογή καταλόγου δραστηριοτήτων για κάθε προϊόν και υπολογισμός κόστους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 9

10 Κερδοφορία Πελατών Πολλά κόστη εξαρτώνται από τους πελάτες και όχι από τα προϊόντα όπως: ιαχείριση παραγγελίας Απαιτήσεις ιανομής Πιστωτικός Έλεγχος Η ABC εντοπίζει τα κόστη σε συγκεκριμένους πελάτες ή ομάδες πελατών Παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για διαπραγμάτευση επί της τιμής και τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 10

11 Υπολογισμός Κόστους Πελάτη Παράδειγμα - Πελάτης XYZ Κατάλογος ραστηριοτήτων Τροπέας Κόστους Όγκος Τροπέα Κόστους Τιμή Τροπέα Συνολικό Κόστος Προϊόν A Προϊόν B Προϊόν C Παραδόσεις Παραγγελίες Συλλογή Τιμολόγια Επισκέψεις Πωλητών Μονάδες Προϊόντος A Μονάδες Προϊόντος B Μονάδες Προϊόντος C Βάρος Παραδοτέων # εντολών # εντολών # εντολών # επισκέψεων Σύνολο 2300 ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 11

12 Ανάλυση Κερδοφορίας Παράδειγμα: Κερδοφορία Πελάτη & Τμήματος Αγοράς 000 Πελάτης A Πελάτης B Πελάτης C Συνολικό Τμήμα Αγοράς Μεικτές Πωλήσεις Μείον Επαναδιαπραγ Καθαρές Πωλήσεις % % % % Κόστος Προϊόντος Περιθώριο Προϊόντος % % % % Κόστος Παραγγελίας Προώθηση Παράπονα Κόστος ιανομής ιατήρηση Πελάτη Περιθώριο Πελάτη (30) 15% % 10 (7%) 110 5% Κόστος Τμήματος Αγοράς Περιθώριο Τμήματος Αγ % ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 12

13 Ανάλυση Κερδοφορίας Σύγκριση παλαιού & νέου κόστους Πραγματοποίηση ανάλυσης ευαισθησίας Ταξινόμηση και υπολογισμός συνολικού κόστους και κέρδους (π.χ. για τμήματα αγοράς, οικογένειες προϊόντων κλπ.) Αναγνώριση βασικών τροπέων κερδοφορίας Prod A B C Παλαιό Old cost ABC Κόστος cost Selling Τιμήprice Κόστος ABC Πώλησης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 13

14 Βήματα Μεθοδολογίας ABC Προετοιμασία Ανάλυση ραστηριοτήτων Αναγνώριση Τροπέων Κόστους & Υπολογισμός Ποσοστών Κοστολόγηση Αντικειμένων Έλεγχος Αποτελεσμάτων & Συνεχής Βελτίωση Πραγματοποίηση Ελέγχων Σύνοψη Αποτελεσμάτων ιεξαγωγή Συναντήσεων Λήψη Αποφάσεων Μελλοντικής Λειτουργίας ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 14

15 Βελτίωση Απόδοσης 1. Κατηγοριοποίηση ραστηριοτήτων 2. Αναγνώριση Ευκαιριών για Βελτίωση της Απόδοσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 15

16 Βελτίωση Απόδοσης Κατηγοριοποίηση & Ανάλυση ραστηριοτήτων Η κατηγοριοποίηση δραστηριοτήτων μπορεί να αποδειχτεί χρήσιμη για την αναγνώριση ευκαιριών Για παράδειγμα: ραστηριότητες ανά επιχειρησιακή διαδικασία Κύριες/ υποστηρικτικές δραστηριότητες ραστηριότητες προστιθέμενης/ μη προστιθέμενης αξίας Επανεργασία ή αρνητικές δραστηριότητες Άχρηστες/ απαρχαιωμένες δραστηριότητες ραστηριότητες υψηλού/ χαμηλού κόστους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 16

17 Βελτίωση Απόδοσης Αναγνώριση Ευκαιριών Τροπείς Κόστους Στόχοι Υπευθυνότητες Ενέργειες Αιτίες είκτες Μέτρησης Απόδοσης Η αναγνώριση των τροπέων κόστους και των βασικών αιτιών του κόστους των δραστηριοτήτων επιτρέπουν την διεξαγωγή ενεργειών για την βελτίωση της απόδοσης και τον καθορισμό συγκεκριμένων δεικτών απόδοσης που πρέπει να παρακολουθούνται ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 17

18 Ανάλυση Βασικών Αιτιών Ανάλυση αιτιών για την ύπαρξη δραστηριοτήτων μη προστιθέμενης αξίας Η βασική αιτία μίας δραστηριότητας είναι ο βασικός λόγος ύπαρξης της δραστηριότητας αυτής Αιτία Σύμπτωμα Αποτέλεσμα Κόστος ( ) ραστηριότητες Χωρίς Προστιθέμενη Αξία Χαμηλή Ποιότητα Προμηθευτή Ελαττωματικά Υλικά Έλεγχος υλικών που παραλήφθηκαν 35,000 Επαναπαραγγελία υλικών 12,000 Έξοδα Παραγγελιών 26,500 Επαναπρογραμματισμός Παραγωγής 6,900 Επανεργασία 40,600 Επιστροφές προς Προμηθευτές 7, ,500 Οι προσπάθειες βελτίωσης πρέπει να επικεντρώνονται στις βασικές αιτίες που αναγνωρίζονται ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 18

19 Άλλες Εφαρμογές της Προσέγγισης της Κοστολόγησης ραστηριοτήτων 1. ιαχείριση ραστηριοτήτων (Activity Based Management ή ABM) 2. Εφαρμογές της ιαχείρισης ραστηριοτήτων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 19

20 Εφαρμογή της ιαχείρισης ραστηριοτήτων Χρήσεις Αναδιάρθρωση Αναδιοργάνωση Μείωση Κόστους Προϊόντα/ Εργασίες Υπηρεσίες Πελάτες Κανάλια Κατανομή Πόρων Προϋπολογισμός βάσει Προτεραιοτήτων Αλλαγές υναμικότητας/ Όγκου Target Costing Σενάρια what if ικαιολόγηση Επενδύσεων Benchmarking Βασικοί είκτες Απόδοσης (Key Performance Indicators Balanced Scorecard Έλεγχος Κόστους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 20

21 Εφαρμογή της ιαχείρισης ραστηριοτήτων Αναγνώριση Ευκαιριών Περικοπής Κόστους ιεύθυνση Προμηθειών ραστηριότητα Κόστος ΠΑ/ΜΠA Επιλογή Προμηθευτών ιαπραγματεύσεις Όρων Έλεγχος Απαιτήσεων Εντολής ακτυλογράφηση Εντολών Εντολές Εξόδων 150, , , ,000 90,000 ΠΑ ΠΑ ΠΑ ΜΠΑ ΜΠΑ Ενημέρωση Εντολών που Ήρθαν 60,000 ΜΠΑ Παρακολούθηση Απόδοσης Προμηθευτών 30,000 ΠΑ Ευκαιρίες Περικοπής Κόστους Υλοποίηση ολοκληρωμένου συστήματος ΜΜ Μείωση αριθμού προμηθευτών ημιουργία συμμαχιών με προμηθευτές Πιθανές μειώσεις κόστους 180,000 70, , ,000 Έλεγχος αναγκαιότητας κόστους δραστηριότητας Αναγνώριση προτεραιοτήτων βελτίωσης ικαιολόγηση επενδύσεων Ευκαιρίες για Περικοπή Κόστους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 21

22 Εφαρμογή της ιαχείρισης ραστηριοτήτων Activity Based Budgeting (ABB) Παράδειγμα: Λειτουργία Πωλήσεων Παρόν Έτος Προϋπολογ. Επόμενου Έτους Στόχος ραστηριότητα Τροπέας Κόστους Όγκος /Μον. Κόστος(k) Όγκος /Μον. Κόστος(k) /Μον. Επεξεργασία # παραγγελιών ,000 25, , Παραγγελιών Έκδοση Τιμολογ. # παραγγελιών ,000 25, , ιαχείριση # παραπόνων , , Παραπόνων Προετοιμασία # πιστωτικών σημειωμ , , πιστωτικών σημ. Σύνολο 280, ,000 FTE S Το ABB συνδέει τους πόρους με τις δραστηριότητες Το ABB επιβεβαιώνει τα απαραίτητα επίπεδα πόρων Το ABB υποστηρίζει τον κριτικό «έλεγχο» άλλων μεθόδων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 22

23 Εφαρμογή της ιαχείρισης ραστηριοτήτων Benchmarking ραστηριότητα Τοποθεσία A Τοποθεσία B Τοποθεσία C Ανταγωνιστής A Ανταγωνιστής B Ανταγωνιστής C Ποσότ. Μον. Κόστος Ποσότ. Μον. Κόστος Ποσότ. Μον. Ποσότ. Μον. Κόστος Κόστος Ποσότ. Μον. Ποσότ. Κόστος Μον. Κόστος Επεξεργασία Παραγγελιών Παραγωγή Τιμολογίων Συλλογή Πιστωτικών Σημειωμάτων Η ABM παρέχει δεδομένα για benchmarking ιευκολύνει την κατανόηση των βέλτιστων πρακτικών και της συνεχούς βελτίωσης ίνει τη δυνατότητα στοχοθέτησης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 23

24 Εφαρμογή της ιαχείρισης ραστηριοτήτων Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών ιαδικασιών Πωλήσεις Λήψη Τηλεφωνικής Παραγγελίας Εισαγωγή Παραγγελίας Στον Η/Υ Εκτύπωση Τιμολογίου /ντής Πωλήσεων Έλεγχος/ Έγκριση Παραγγελίας Οικονομικές Υπηρεσίες Έλεγχος Πίστωσης Παρακολούθηση Πληρωμής Παραλαβή Πληρωμής Έλεγχος Παραγωγής έσμευση Αποθέματος Αποθήκες Εκτύπωση Σημειώματος Συλλογής Προϊόντων Συλλογή Προϊόντων Επιβεβαίωση ιανομής 2 ημέρες 2 ημέρες Χρόνος (Lead time) Μία διαδικασία είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων σχεδιασμένων να ικανοποιήσουν έναν επιχειρησιακό στόχο Οι επιχειρησιακές διαδικασίες «τέμνουν» διαφορετικά τμήματα του οργανισμού ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 24

25 Εφαρμογή της ιαχείρισης ραστηριοτήτων Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών ιαδικασιών Πωλήσεις Παραλαβή Παραγγελίας & Εισαγωγή στο PC (Αυτόματος πιστωτικός έλεγχος και έλεγχος Οικονομικές αποθεμάτων) Υπηρεσίες Παραλαβή Πληρωμών Αποθήκες Εκτύπωση Σημειώματος Συλλογής Παραγγελίας Συλλογή Προϊόντων & Φόρτωση Επιβεβαίωση ιανομής Τιμολόγιο προς Πελάτη 1 ημέρα Χρόνος (Lead time) Η διαδικασία βελτιώνεται με εξάλειψη των δραστηριοτήτων μη προστιθέμενης αξίας, αύξηση της αυτοματοποίησης και εξορθολογισμό της ροής εργασίας Μείωση κόστους Βελτίωση υπηρεσιών προς τον πελάτη ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 25

26 Εφαρμογή της ιαχείρισης ραστηριοτήτων ιαφορετικοί Τρόποι Αξιοποίησης Πληροφοριών ραστηριοτήτων Τμήματα Αγοράς Πελάτης Προϊόν Value added Non value added Ανά Κέντρο Κόστους Ανά ιαδικασία Ανά Προϊόν Ανά Πελάτη/ Κερδοφορία Τμήματος Αγοράς Ανά Τύπο Το κόστος δραστηριοτήτων μπορεί να προσφέρει πολλές διαφορετικές οπτικές στην ιοικητική Πληροφόρηση ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 26

27 Το Μέλλον 1 Τρόποι Επιτυχίας Έργου 2 Καθορισμός Έργου & Παρουσίαση 3 Πρόγραμμα Έργου (Project Plan) 4 Ρόλοι & Αρμοδιότητες 5 Αρχική Οπτική Αντικειμένων Κόστους 6 Συναντήσεις Ανάλυσης ραστηριοτήτων 7 Φόρμες Συλλογής εδομένων 8 ιεξαγωγή Συναντήσεων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 27

28 Τρόποι Επιτυχίας Έργου Ορισμένα θέματα θα πρέπει να προσεχθούν ώστε να αποφευχθούν καθυστερήσεις και αποτυχίες έργων ιαχείρισης ραστηριοτήτων: Βαθμός Λεπτομέρειας Θα πρέπει να καθοριστεί με βάση το εύρος και τους στόχους του έργου Επικοινωνία με τους ιευθυντές - Χρήση workshops και συναντήσεων μεταξύ των μελών που συμμετέχουν στο έργο ιαθεσιμότητα εδομένων Μπορεί να επηρεάσει το χρονοδιάγραμμα του έργου Υποστήριξη Η Ανώτατη ιοίκηση θα πρέπει να υποστηρίζει το έργο σε κάθε φάση του Επάρκεια Πόρων Έργου Εξασφάλιση ατόμων με ικανότητες, ισχύ και εμπειρία Κόστος Βάσης Χρειάζεται να καθοριστεί εξαρχής ένα κόστος βάσης με το οποίο στη συνέχεια θα πρέπει να πραγματοποιηθούν οι συγκρίσεις Προσδοκίες Οι εμπλεκόμενοι θα πρέπει να προετοιμαστούν για το τι τελικώς θα γίνει ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 28

29 Καθορισμός Έργου - Περιεχόμενα Υπόβαθρο Στόχοι & Εύρος Εισαγωγή στην Κοστολόγηση ραστηριοτήτων Βασικά Βήματα & Χρονοδιάγραμμα Αποτελέσματα Απαιτούμενοι Πόροι Απόψεις ιευθυντών & Προσωπικού ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 29

30 Ερωτήσεις... ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 11 30