Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Excel 2002 Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου Θέματα εξέτασης MOUS Εξετάσεις MOUS vii ix xi xv xvii xxi 1 2 3 4 Γνωριμία με το Excel 1 Πρώτη γνωριμία με το Excel...2 Εργασία με υπάρχουσα λίστα δεδομένων...4 Εξέταση δεδομένων σε μια λίστα...5 Δημιουργία βιβλίου εργασίας...10 Έλεγχος και διόρθωση δεδομένων...16 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 23 Πιο εύκολη εργασία με τα βιβλία εργασίας...23 Πιο ευανάγνωστα δεδομένα...28 Προσθήκη γραφικού σε έγγραφο...31 Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 35 Ονομασία ομάδων δεδομένων...35 Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών...38 Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς...44 Αλλαγή της εμφάνισης του εγγράφου 49 Αλλαγή της εμφάνισης των δεδομένων...50 Εφαρμογή υπάρχουσας μορφοποίησης σε δεδομένα...53
iv Ελληνικό Microsoft Excel 2002 Βήμα Βήμα Ευανάγνωστοι αριθμοί...56 Αλλαγή εμφάνισης των δεδομένων ανάλογα με τις τιμές τους...60 Προετοιμασία για εκτύπωση...64 Τοποθέτηση δεδομένων στην τυπωμένη σελίδα...68 5 6 7 8 9 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα 73 Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη...73 Εκτέλεση υπολογισμών σε φιλτραρισμένα δεδομένα...78 Ορισμός συνόλου αποδεκτών τιμών για μια περιοχή κελιών...81 Συνδυασμός δεδομένων από διάφορες πηγές 85 Χρήση λίστας δεδομένων ως προτύπου για άλλες λίστες...86 Εργασία με πολλά σύνολα δεδομένων...88 Σύνδεση με δεδομένα άλλων βιβλίων εργασίας...93 Σύνοψη πολλών συνόλων δεδομένων...96 Ομαδοποίηση πολλών καταλόγων δεδομένων...100 Ταξινόμηση και σύνοψη δεδομένων 103 Ταξινόμηση λίστας δεδομένων...104 Οργάνωση δεδομένων σε επίπεδα...108 Ανάλυση εναλλακτικών συνόλων δεδομένων 115 Ορισμός και επεξεργασία εναλλακτικών συνόλων δεδομένων...116 Ορισμός πολλών εναλλακτικών συνόλων δεδομένων...119 Μεταβολή δεδομένων για επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος...123 Δυναμικές λίστες με συγκεντρωτικούς πίνακες 127 Δυναμικές λίστες δεδομένων με συγκεντρωτικούς πίνακες...127 Επεξεργασία συγκεντρωτικών πινάκων...134 Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων από εξωτερικά δεδομένα...141
Περιεχόμενα v 10 11 Δημιουργία γραφημάτων 149 Δημιουργία γραφήματος...149 Προσαρμογή ετικετών γραφήματος και αριθμών...156 Εντοπισμός τάσεων στα δεδομένα σας...158 Δημιουργία δυναμικού συγκεντρωτικού γραφήματος...161 Εκτύπωση 169 Εκτύπωση λίστας δεδομένων...169 Εκτύπωση μέρους λίστας δεδομένων...177 Εκτύπωση γραφήματος...181 12 Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών με μακροεντολές 187 Εισαγωγή στις μακροεντολές...188 Δημιουργία και τροποποίηση μακροεντολών...192 Δημιουργία γραμμής εργαλείων για μακροεντολές...194 Δημιουργία μενού για μακροεντολές...198 Εκτέλεση μακροεντολής κατά το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας...201 13 Εργασία με άλλες εφαρμογές του Microsoft Office 205 Συμπερίληψη εγγράφου του Office σε φύλλο εργασίας...206 Αποθήκευση αρχείου Excel ως τμήματος άλλου εγγράφου του Office...209 Δημιουργία υπερσυνδέσμου...211 Επικόλληση γραφήματος σε άλλο έγγραφο...215 14 Εργασία με στοιχεία βάσεων δεδομένων 219 Αναζήτηση πληροφοριών σε λίστες δεδομένων...219 Ανάκτηση στοιχείων από βάσεις δεδομένων...223
vi Ελληνικό Microsoft Excel 2002 Βήμα Βήμα 15 16 Δημοσίευση πληροφοριών στον Ιστό 231 Αποθήκευση βιβλίου εργασίας για τον Ιστό...232 Δημοσίευση φύλλων εργασίας στον Ιστό...234 Δημοσίευση συγκεντρωτικού πίνακα στον Ιστό...237 Ανάκτηση δεδομένων από τον Ιστό...240 Λήψη δεδομένων από τον Ιστό με τις Έξυπνες Ετικέτες...243 Εργασία με δομημένα στοιχεία...245 Συνεργασία με άλλους χρήστες 249 Κοινή χρήση λίστας δεδομένων...250 Διαχείριση σχολίων...253 Παρακολούθηση και διαχείριση των αλλαγών των συνεργατών σας...254 Προσδιορισμός των αναθεωρήσεων που πρέπει να διατηρηθούν...258 Προστασία βιβλίων και φύλλων εργασίας...260 Γρήγορη αναφορά 267 Κεφάλαιο 1: Γνωριμία με το Excel...267 Κεφάλαιο 2: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας...269 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα...271 Κεφάλαιο 4: Αλλαγή της εμφάνισης του εγγράφου...272 Κεφάλαιο 5: Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα...274 Κεφάλαιο 6: Συνδυασμός δεδομένων από διάφορες πηγές...276 Κεφάλαιο 7: Ταξινόμηση και σύνοψη δεδομένων...278 Κεφάλαιο 8: Ανάλυση εναλλακτικών συνόλων δεδομένων...279 Κεφάλαιο 9: Δυναμικές λίστες με συγκεντρωτικούς πίνακες...281 Κεφάλαιο 10: Δημιουργία γραφημάτων...283 Κεφάλαιο 11: Εκτύπωση...286 Κεφάλαιο 12: Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών με μακροεντολές...288 Κεφάλαιο 13: Εργασία με άλλες εφαρμογές του Microsoft Office...292 Κεφάλαιο 14: Εργασία με στοιχεία βάσεων δεδομένων...293 Κεφάλαιο 15: Δημοσίευση πληροφοριών στον Ιστό...295 Κεφάλαιο 16: Συνεργασία με άλλους χρήστες...298 Γλωσσάρι 301 Ευρετήριο 305
Κεφάλαιο 5 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα Μετά την ολοκλήρωση αυτού του κεφαλαίου, θα μπορείτε: Να περιορίζετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στην οθόνη. Να εκτελείτε υπολογισμούς σε φιλτραρισμένα δεδομένα. Να καθορίζετε ένα σύνολο επιτρεπτών τιμών για μια περιοχή κελιών. Μια σημαντική παράμετρος της εργασίας με μεγάλες ποσότητες δεδομένων είναι η δυνατότητα να εστιάζετε στα πιο σημαντικά από τα δεδομένα ενός φύλλου εργασίας, είτε αυτά αντιπροσωπεύουν τις δέκα παραγωγικότερες μέρες σε πωλήσεις ενός μήνα, είτε σειρές προϊόντων με χαμηλή κίνηση που πρέπει να επανεξετάσετε. Το Excel σάς παρέχει ένα πλήθος ισχυρών, ευέλικτων εργαλείων με τα οποία μπορείτε να περιορίσετε τα στοιχεία που εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας σας. Αφού εμφανίσετε το υποσύνολο των δεδομένων που σας βοηθάει να πάρετε μια απόφαση, μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς σε αυτό. Έχετε τη δυνατότητα να διαπιστώσετε τι ποσοστό των μηνιαίων πωλήσεων έγινε στις δέκα παραγωγικότερες ημέρες του μήνα, να υπολογίσετε τις συνολικές πωλήσεις για συγκεκριμένες ημέρες της εβδομάδας, ή να εντοπίσετε τη χειρότερη από άποψη πωλήσεων ημέρα του μήνα. Όπως μπορείτε να περιορίσετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στα φύλλα εργασίας σας, έτσι μπορείτε και να περιορίσετε και τα δεδομένα που καταχωρίζονται σε αυτά. Η θέσπιση κανόνων για την καταχώριση δεδομένων στα κελιά σάς επιτρέπει να προλαβαίνετε τα περισσότερα από τα πιο συνηθισμένα λάθη καταχώρισης, όπως η καταχώριση πολύ μικρών ή πολύ μεγάλων αριθμών, ή η προσπάθεια καταχώρισης λέξεων σε κελιά που προορίζονται για αριθμητικές τιμές. Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε πώς να περιορίζετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στα φύλλα εργασίας σας, να εκτελείτε υπολογισμούς στα φιλτραρισμένα δεδομένα, και να ελέγχετε τα στοιχεία που καταχωρίζονται σε συγκεκριμένα κελιά. Στο κεφάλαιο αυτό χρησιμοποιούνται τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης Φίλτρο, Υπολογισμοί, και Επικύρωση, τα οποία εγκαταστήσατε από το συνοδευτικό CD του βιβλίου. Για λεπτομέρειες σχετικά με την εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης, δείτε την ενότητα Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου στην αρχή του βιβλίου. Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη Τα λογιστικά φύλλα του Excel μπορούν να δεχθούν όσα δεδομένα χρειαστεί να τους προσθέσετε, όμως πολλές φορές δε χρειάζεται να δουλεύετε με όλα τα στοιχεία του φύλλου εργασίας ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείτε τις πωλήσεις της εταιρείας σας κατά το πρώτο, το δεύτερο, ή το τρίτο δεκαήμερο ενός μήνα. Ο περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται σε ένα φύλλο εργασίας γίνεται με τη δημιουργία φίλτρων, δηλαδή κανόνων που επιλέγουν ποιες γραμμές θα είναι ορατές στο φύλλο εργασίας.
74 Ελληνικό Microsoft Excel 2002 Βήμα Βήμα Ex2002-1-5 Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο, πατάτε στο κελί της ομάδας που θέλετε να εφαρμοστεί το φίλτρο και χρησιμοποιείτε τη διαταγή Αυτόματο φίλτρο του μενού Δεδομένα για να ενεργοποιήσετε το Αυτόματο Φίλτρο. Μόλις το Αυτόματο Φίλτρο (το οποίο είναι ένα ενσωματωμένο σύνολο δυνατοτήτων φιλτραρίσματος) ενεργοποιηθεί, στο κελί που το Excel αντιλαμβάνεται ως ετικέτα της στήλης θα εμφανιστεί το κουμπί ενός βέλους που δείχνει προς κάτω. Σημαντικό Όταν ενεργοποιείτε ένα φίλτρο, το Excel αντιμετωπίζει τα κελιά της στήλης που βρίσκεται το ενεργό κελί ως μία περιοχή. Για να είστε σίγουροι ότι το φιλτράρισμα λειτουργεί σωστά, θα πρέπει να προσθέτετε πάντα μια ετικέτα στη στήλη που θέλετε να φιλτράρετε. Ex2002e-7-2 Αν πατήσετε στο βέλος αυτό, θα εμφανιστεί μια λίστα με τιμές και επιλογές. Τα πρώτα στοιχεία της λίστας είναι επιλογές φιλτραρίσματος, όπως η εμφάνιση των δέκα μεγαλύτερων τιμών της στήλης, η δημιουργία προσαρμοσμένου φίλτρου, ή η εμφάνιση όλων των τιμών της στήλης (δηλαδή, η κατάργηση του φίλτρου). Τα υπόλοιπα στοιχεία της λίστας είναι οι μοναδικές τιμές της στήλης αν πατήσετε σε μία από αυτές τις επιλογές, θα εμφανιστούν μόνο όσες γραμμές περιέχουν τη συγκεκριμένη τιμή. Όταν διαλέγετε την επιλογή Πρώτα 10 από τη λίστα δεν εμφανίζονται απλώς οι δέκα μεγαλύτερες τιμές. Αντί γι' αυτό, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Πρώτα 10 Αυτόματου Φίλτρου. Με αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορείτε να επιλέξετε αν η εμφάνιση των τιμών θα γίνει από την κορυφή ή το τέλος της λίστας, να καθορίσετε τον αριθμό των στοιχείων που θέλετε να δείτε, και να επιλέξετε αν ο αριθμός στο μεσαίο πλαίσιο αντιπροσωπεύει το πλήθος των στοιχείων ή το ποσοστό των στοιχείων που θέλετε να εμφανιστούν μετά την εφαρμογή του φίλτρου. Με το πλαίσιο διαλόγου Πρώτα 10 Αυτόματου Φίλτρου, μπορείτε να βρείτε τους δέκα καλύτερους πωλητές σας ή το πέντε τοις εκατό των καλύτερων πελατών σας. Αν επιλέξετε Προσαρμογή από τη λίστα του Αυτόματου Φίλτρου, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα που θα χρησιμοποιήσει το Excel για να αποφασίσει ποιες γραμμές θα εμφανιστούν μετά την εφαρμογή του φίλτρου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα ώστε να εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας μόνο οι μέρες με πωλήσεις κάτω των 2.500 ευρώ. Με αυτά τα αποτελέσματα μπροστά σας, θα μπορέσετε να καταλάβετε αν η χαμηλή κίνηση αυτών των ημερών οφειλόταν στον καιρό ή σε κάποιον άλλο παράγοντα. Δύο σχετικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το Excel είναι να επιλέξετε τυχαίες γραμμές από μια λίστα και να εμφανίσετε τις μοναδικές τιμές μιας στήλης στο φύλλο εργασίας (όχι στη λίστα με το κάτω βέλος, με την οποία δεν μπορείτε να δουλέψετε κανονικά). Η δημιουργία μιας λίστας με τις μοναδικές τιμές μιας στήλης μπορεί να σας δώσει σημαντικές πληροφορίες, όπως τις περιοχές στις οποίες έχετε πελάτες ή ποιες κατηγορίες προϊόντων πουλήθηκαν σε μία ώρα. Η τυχαία επιλογή γραμμών είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις που θέλετε, για παράδειγμα, να επιλέξετε πελάτες για μια ειδική προσφορά, να αποφασίσετε ποιες μέρες του μήνα θα κάνετε έλεγχο, ή να διαλέξετε αποδέκτες βραβείων για τη συνεστίαση των υπαλλήλων. Για να επιλέξετε γραμμές πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση RAND, η οποία δημιουργεί μια τυχαία τιμή και τη συγκρίνει με μια τιμή ελέγχου που έχει συμπεριληφθεί στη δήλωσή της. Μια δήλωση που επιστρέφει τιμή TRUE (Αληθές) στο 30 τοις εκατό των περιπτώσεων θα είχε τη μορφή RA D()<=30%. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε αυτή την
Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα 75 Φίλτρο Άνοιγμα παράσταση για να επιλέγετε γραμμές από μια λίστα με πιθανότητα 30 τοις εκατό για την εμφάνιση κάθε γραμμής. Στην άσκηση αυτή θα δημιουργήσετε ένα φίλτρο για να εμφανίσετε τις πέντε παραγωγικότερες ημέρες από άποψη πωλήσεων του Ιανουαρίου, θα εμφανίσετε τις πωλήσεις για όλες τις Δευτέρες ενός συγκεκριμένου μήνα, θα εμφανίσετε τις ημέρες που έχουν πωλήσεις τουλάχιστον 3.000 ευρώ, θα επιλέξετε τυχαία κάποιες ημέρες του μήνα για να κάνετε έλεγχο, και θα δημιουργήσετε μια λίστα με τις μοναδικές τιμές μίας από τις στήλες του φύλλου εργασίας. 1 Πατήστε στο κουμπί Άνοιγμα της Βασικής γραμμής εργαλείων. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα. 2 Ανοίξτε το φάκελο ΧρήσηΦίλτρων, και διπλοπατήστε στο αρχείο Φίλτρο.xls. Το αρχείο Φίλτρο.xls ανοίγει. 3 Αν χρειάζεται, πατήστε στην καρτέλα του φύλλου Ιανουάριος. 4 Πατήστε στο κελί P5. 5 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Στο κελί P5 θα εμφανιστεί ένα βέλος που δείχνει προς τα κάτω. 6 Πατήστε στο κάτω βέλος του κελιού P5, και από τη λίστα που θα εμφανιστεί επιλέξτε (Πρώτα 10...). Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Πρώτα 10 Αυτόματου Φίλτρου. 7 Πατήστε στο μεσαίο πλαίσιο, διαγράψτε την τιμή 10, πληκτρολογήστε 5, και πατήστε στο OK. Θα εμφανιστούν μόνο οι γραμμές που περιέχουν τις πέντε μεγαλύτερες τιμές της στήλης P. 8 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Οι φιλτραρισμένες γραμμές επανεμφανίζονται.
76 Ελληνικό Microsoft Excel 2002 Βήμα Βήμα 9 Πατήστε στο κελί B5. 10 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Ένα κάτω βέλος θα εμφανιστεί στο κελί B5. 11 Πατήστε στο κάτω βέλος του κελιού B5, και από τη λίστα των μοναδικών τιμών της στήλης που θα εμφανιστεί επιλέξτε Δευ. Στο φύλλο εργασίας μένουν ορατές μόνο οι γραμμές με την τιμή Δευ στη στήλη B. 12 Δείξτε στη διαταγή Φίλτρο του μενού Δεδομένα, και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Οι φιλτραρισμένες γραμμές επανεμφανίζονται. 13 Πατήστε στο κελί P5, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο του μενού Δεδομένα, και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Στο κελί P5 θα εμφανιστεί ένα κάτω βέλος. 14 Πατήστε στο κάτω βέλος του κελιού P5, και επιλέξτε (Προσαρμογή...) από τη λίστα που θα εμφανιστεί. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο. 15 Πατήστε στο κάτω βέλος του επάνω αριστερού πλαισίου και επιλέξτε την καταχώριση είναι μεγαλύτερο ή ίσο του από τη λίστα που θα εμφανιστεί. 16 Πληκτρολογήστε 3000 στο επάνω δεξιό πλαίσιο, και πατήστε στο OK. Στο φύλλο εργασίας θα μείνουν ορατές μόνο οι γραμμές με σύνολο τουλάχιστον 3.000. 17 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Οι φιλτραρισμένες γραμμές θα επανεμφανιστούν. 18 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Στο κελί P5 θα εμφανιστεί ένα κάτω βέλος.
Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα 77 19 Πατήστε στο κάτω βέλος του κελιού και επιλέξτε 223600 από τη λίστα με τις μοναδικές τιμές της στήλης που θα εμφανιστεί. Όλες οι γραμμές της στήλης P θα εξαφανιστούν, εκτός από αυτήν που περιέχει την τιμή 223600. 20 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Οι φιλτραρισμένες γραμμές θα επανεμφανιστούν. 21 Στο κελί Q5, πληκτρολογήστε Έλεγχος. 22 Στο κελί Q6, πληκτρολογήστε =RAND()<17%. Αν το αποτέλεσμα της συνάρτησης RAND είναι μικρότερο από 17%, το κελί Q6 θα εμφανίσει TRUE. αλλιώς, θα εμφανίσει FALSE. 23 Σύρετε τη λαβή Αυτόματης Συμπλήρωσης από το κελί Q6 έως το κελί Q36. Τιμές TRUE και FALSE θα εμφανιστούν στα κελιά από το Q6 μέχρι το Q36 με μια συχνότητα 16 τοις εκατό και 84 τοις εκατό, αντίστοιχα. 24 Πατήστε στο κελί B5 και σύρετε μέχρι το κελί B36. Τα κελιά B5 έως B36 θα επισημανθούν. 25 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Σύνθετο φίλτρο. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Σύνθετο φίλτρο. 26 Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Μοναδικές εγγραφές μόνο, και πατήστε στο OK. Θα μείνουν ορατές μόνον οι γραμμές όπου μια τιμή εμφανίζεται για πρώτη φορά.
78 Ελληνικό Microsoft Excel 2002 Βήμα Βήμα Αποθήκευση Κλείσιμο 27 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Εμφάνιση όλων. Οι φιλτραρισμένες γραμμές επανεμφανίζονται. 28 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Excel αποθηκεύει τις αλλαγές σας. 29 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος. Το αρχείο Φίλτρο.xls κλείνει. Εκτέλεση υπολογισμών σε φιλτραρισμένα δεδομένα Υπολογισμοί Όταν εφαρμόζετε φίλτρα στο φύλλο εργασίας σας, περιορίζετε τα δεδομένα που εμφανίζονται σε αυτό. Η δυνατότητα να εστιάζετε στα δεδομένα που σας ενδιαφέρουν περισσότερο μια δεδομένη στιγμή είναι ασφαλώς σημαντική, υπάρχουν όμως κάποιοι περιορισμοί. Ένας από αυτούς είναι ότι οι τύποι που έχετε δημιουργήσει δεν αλλάζουν τους υπολογισμούς τους, ακόμα και αν κάποιες από τις σειρές που χρησιμοποιούν έχουν κρυφτεί από το φίλτρο. Η εικόνα της επόμενης σελίδας παρουσιάζει ένα φιλτραρισμένο φύλλο εργασίας στο οποίο το σύνολο στο κάτω μέρος της φιλτραρισμένης στήλης δεν έχει αλλάξει. Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βρίσκετε το σύνολο μιας ομάδας φιλτραρισμένων κελιών. Η πρώτη μέθοδος είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία του Αυτόματου Υπολογισμού. Για να το κάνετε αυτό πρέπει να επιλέξετε τα κελιά των οποίων θέλετε να βρείτε το σύνολο. Το σύνολο των κελιών θα εμφανιστεί στη γραμμή κατάστασης, στο κάτω άκρο του παραθύρου του Excel. Ο Αυτόματος Υπολογισμός δε χρησιμεύει μόνο για την εύρεση αθροισμάτων στα επιλεγμένα κελιά. Για να εμφανίσετε και τις άλλες συναρτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην περιοχή του Αυτόματου Υπολογισμού και επιλέξτε μια συνάρτηση από το μενού συντόμευσης που θα εμφανιστεί. Ο Αυτόματος Υπολογισμός είναι ό,τι πρέπει για τη γρήγορη εύρεση ενός αθροίσματος ή μέσου όρου σε φιλτραρισμένα κελιά, αλλά το αποτέλεσμά του δε γίνεται διαθέσιμο στο φύλλο εργασίας. Για να έχετε την τιμή του αποτελέσματος διαθέσιμη, μπορείτε να δημιουργήσετε μια συνάρτηση SUBTOTAL. Όπως και με τον Αυτόματο Υπολογισμό, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε το είδος του υπολογισμού που θέλετε να εκτελεί η συνάρτηση. Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τον Αυτόματο Υπολογισμό για να βρείτε το ά- θροισμα μιας ομάδας κελιών σε ένα φιλτραρισμένο φύλλο εργασίας, θα δημιουργήσετε μια συνάρτηση SUBTOTAL για να κάνετε την ίδια τιμή διαθέσιμη στο φύλλο εργασίας, και θα τροποποιήσετε τη συνάρτηση αυτή ώστε να υπολογίζει το μέσο όρο αντί για το άθροισμα. Άνοιγμα 1 Πατήστε στο κουμπί Άνοιγμα της Βασικής γραμμής εργαλείων. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα. 2 Διπλοπατήστε στο αρχείο Υπολογισμοί.xls. Το αρχείο Υπολογισμοί.xls θα ανοίξει. 3 Αν χρειάζεται, πατήστε στην καρτέλα του φύλλου Ιανουάριος. 4 Πατήστε στο κελί P5.
Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα 79 5 Στο μενού Δεδομένα, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο φίλτρο. Στο κελί Ρ5 θα εμφανιστεί ένα βέλος που δείχνει προς τα κάτω. 6 Πατήστε στο κάτω βέλος του κελιού P5 και, από τη λίστα που θα εμφανιστεί, επιλέξτε (Πρώτα 10...). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Πρώτα 10 Αυτόματου Φίλτρου. 7 Πατήστε στο OK. Συμβουλή Πατώντας στο OK εδώ, αποδέχεστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του πλαίσιο διαλόγου Πρώτα 10 Αυτόματου Φίλτρου, με τις οποίες βλέπετε τις δέκα κορυφαίες τιμές των επιλεγμένων κελιών. Το πλαίσιο διαλόγου Πρώτα 10 Αυτόματου Φίλτρου κλείνει, και εμφανίζονται οι γραμμές με τις δέκα μεγαλύτερες τιμές της στήλης Ρ. 8 Πατήστε στο κελί P6 και σύρετε μέχρι το κελί P27. Τα κελιά επιλέγονται, και η ένδειξη SUM=36781 εμφανίζεται στην περιοχή Αυτόματου Υπολογισμού της γραμμής κατάστασης (κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου του Excel). Αυτόματη Άθροιση 9 Πατήστε στο κελί P37, και μετά πατήστε στο κουμπί Αυτόματη Άθροιση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Στη γραμμή τύπων θα εμφανιστεί ο τύπος =SUBTOTAL(9;P6:P36). 10 Πατήστε ENTER. Στο κελί P37 θα εμφανιστεί η τιμή 36781. Η τιμή στο κελί P38 θα αλλάξει επίσης σε 134706, αλλά αυτός ο υπολογισμός περιλαμβάνει το μερικό άθροισμα των φιλτραρισμένων κελιών της στήλης.
80 Ελληνικό Microsoft Excel 2002 Βήμα Βήμα Αποθήκευση Κλείσιμο 11 Πατήστε στο κελί P37 και μετά, στη γραμμή τύπων, τροποποιήστε τον τύπο σε =SUB- TOTAL(1;P6:P36) και πατήστε ENTER. Με την αλλαγή του 9 σε 1 στη συνάρτηση SUBTOTAL, αυτή υπολογίζει τώρα το μέσο όρο αντί για το άθροισμα. Ο μέσος όρος των δέκα μεγαλύτερων τιμών στα κελιά P6 έως P36, ο οποίος είναι 3678,1, εμφανίζεται στο κελί P37. Η τιμή στο κελί P38 αλλάζει επίσης σε 101603,1, αλλά αυτός ο υπολογισμός περιλαμβάνει το μέσο όρο των φιλτραρισμένων κελιών της στήλης. 12 Πατήστε στο κελί P37, αν χρειάζεται, και μετά πατήστε DELETE. Το Excel διαγράφει τη συνάρτηση SUBTOTAL από το κελί P37, και το άθροισμα στο κελί P38 αλλάζει σε 97925. 13 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Excel θα αποθηκεύσει τις αλλαγές σας. 14 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος. Το αρχείο Υπολογισμοί.xls κλείνει. Ορισμός συνόλου αποδεκτών τιμών για μια περιοχή κελιών Ex2002e-7-4 Σημαντικός παράγοντας για τη δημιουργία αποδοτικών και εύχρηστων φύλλων εργασίας είναι να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που θα καταχωριστούν σε αυτά θα είναι όσο γίνεται πιο ακριβή. Αν και δεν είναι δυνατό να προβλέψετε κάθε σφάλμα πληκτρολόγησης ή μεταφοράς από το χαρτί που θα συμβεί, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα επικύρωσης ώστε να είστε σίγουροι ότι τα δεδομένα που καταχωρίζονται σε ένα κελί, ικανοποιούν συγκεκριμένα κριτήρια. Οι κανόνες επικύρωσης δημιουργούνται μέσω του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων για να καθορίζετε τον τύπο των δεδομένων που θα επιτρέπει το Excel σε ένα κελί και κατόπιν, ανάλογα με τον τύπο αυτόν, να ορίζετε συνθήκες που θα πρέπει να ικανοποιούν τα δεδομένα για να γίνουν αποδεκτά στο συγκεκριμένο κελί. Στην επόμενη εικόνα, το Excel ελέγχει για ακέραιους αριθμούς μεταξύ του 1000 και του 2000.
Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα 81 Ο ορισμός κανόνων επικύρωσης ακριβείας βοηθάει εσάς και τους συνεργάτες σας να α- ποφεύγετε σφάλματα όπως η πληκτρολόγηση του ονόματος ενός πελάτη στο κελί που προορίζεται για τον αριθμό τηλεφώνου, ή ο ορισμός ενός πιστωτικού ορίου πάνω από ένα συγκεκριμένο επίπεδο. Για να υποχρεώσετε τους χρήστες να πληκτρολογούν αριθμητική τιμή σε ένα κελί, εμφανίστε την καρτέλα Ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, πατήστε στο βέλος του πτυσσόμενου καταλόγου Επιτρεπόμενη καταχώριση και, ανάλογα με τις ανάγκες σας, διαλέξτε μία από τις επιλογές Ακέραιος αριθμός ή Δεκαδικός από τη λίστα που θα εμφανιστεί. Βέβαια, όταν προσπαθείτε να καταχωρίσετε δεδομένα σε κάποιο κελί και εμφανίζεται ένα μήνυμα που σας λέει ότι τα δεδομένα σας δεν είναι αποδεκτά, χωρίς να σας εξηγεί τους κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε, είναι κάπως ενοχλητικό. Το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργείτε μηνύματα που ενημερώνουν το χρήστη πριν την καταχώριση των δεδομένων για τις τιμές που αναμένονται και, αν οι συνθήκες δεν ικανοποιηθούν, τις επαναλαμβάνουν σε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα σφάλματος. Για να απενεργοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων σε ένα κελί πρέπει να εμφανίσετε την καρτέλα Ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, και να πατήσετε στο κουμπί Απαλοιφή όλων στην κάτω αριστερή γωνία του πλαισίου διαλόγου. Επικύρωση Άνοιγμα Στην επόμενη άσκηση θα δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης δεδομένων που περιορίζει το όριο πίστωσης των πελατών της εταιρείας The Garden Company σε 2.500 ευρώ, θα προσθέσετε ένα μήνυμα εισαγωγής που θα αναφέρει τον περιορισμό, και θα δημιουργήσετε ένα μήνυμα σφάλματος όταν κάποιος πληκτρολογήσει τιμή μεγαλύτερη από 2.500. Αφού δημιουργήσετε τον κανόνα και τα μηνύματα, θα τα ελέγξετε. 1 Πατήστε στο κουμπί Άνοιγμα της Βασικής γραμμής εργαλείων. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα. 2 Διπλοπατήστε στο αρχείο Επικύρωση.xls. Το αρχείο Επικύρωση.xls ανοίγει. 3 Πατήστε στο κελί Κ4. 4 Επιλέξτε τη διαταγή Επικύρωση από το μενού Δεδομένα. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων με ενεργοποιημένη την καρτέλα Ρυθμίσεις.
82 Ελληνικό Microsoft Excel 2002 Βήμα Βήμα 5 Πατήστε στο βέλος του πτυσσόμενου καταλόγου Επιτρεπόμενη καταχώριση και, από τη λίστα που θα εμφανιστεί, επιλέξτε Δεκαδικός. Κάτω από το πλαίσιο Δεδομένα εμφανίζονται δύο πλαίσια με ετικέτες Ελάχιστο και Μέγιστο. 6 Πατήστε στο βέλος του πτυσσόμενου καταλόγου Δεδομένα, και επιλέξτε μικρότερη ή ίση του από τη λίστα που θα εμφανιστεί. Το πλαίσιο Ελάχιστο εξαφανίζεται. 7 Στο πλαίσιο Μέγιστο, πληκτρολογήστε 2500. 8 Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Παράβλεψη κενών κελιών. 9 Πατήστε στην καρτέλα Μήνυμα εισαγωγής. Εμφανίζεται η καρτέλα Μήνυμα εισαγωγής. 10 Στο πλαίσιο Τίτλος, πληκτρολογήστε Καταχώριση ορίου. 11 Στο πλαίσιο Μήνυμα εισαγωγής, πληκτρολογήστε Παρακαλώ πληκτρολογήστε το πιστωτικό όριο του πελάτη, χωρίς νομισματικό σύμβολο. 12 Πατήστε στην καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα. Θα εμφανιστεί η καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα. 13 Πατήστε στο βέλος του πτυσσόμενου καταλόγου Στυλ, και επιλέξτε Προειδοποίηση από τη λίστα που θα εμφανιστεί. Το εικονίδιο που θα εμφανιστεί στο πλαίσιο μηνύματός σας γίνεται εικονίδιο προειδοποίησης. 14 Στο πλαίσιο Τίτλος, πληκτρολογήστε Σφάλμα. 15 Πατήστε στο OK. Συμβουλή Αν αφήσετε το πλαίσιο Προειδοποιητικό μήνυμα κενό, το Excel θα χρησιμοποιήσει το προεπιλεγμένο του μήνυμα: Η τιμή που πληκτρολογήσατε δεν είναι έγκυρη. Έχει τεθεί περιορισμός από κάποιον χρήστη στις τιμές που επιτρέπεται να εισαχθούν σε αυτό το κελί. Δίπλα στο κελί K4 θα εμφανιστεί μια συμβουλή οθόνης με τον τίτλο Καταχώριση ορίου και το κείμενο Παρακαλώ πληκτρολογήστε το πιστωτικό όριο του πελάτη, χωρίς νομισματικό σύμβολο. 16 Πληκτρολογήστε 2501, και πατήστε ENTER. Θα εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό πλαίσιο, με τον τίτλο Σφάλμα και το προεπιλεγμένο κείμενο. 17 Πατήστε στο Ναι. Το προειδοποιητικό πλαίσιο θα κλείσει.
Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα 83 Σημαντικό Πατώντας στο Όχι μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λανθασμένη τιμή, ενώ αν πατήσετε στο κουμπί Άκυρο η καταχώριση διαγράφεται. Αποθήκευση Κλείσιμο 18 Πατήστε στο κελί Κ4. Το κελί Κ4 γίνεται το ενεργό, και η συμβουλή οθόνης επανεμφανίζεται. 19 Πληκτρολογήστε 2500, και πατήστε ENTER. Το Excel αποδέχεται την καταχώρισή σας. 20 Πατήστε στο κελί Κ4. 21 Επιλέξτε τη διαταγή Επικύρωση από το μενού Δεδομένα. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. 22 Πατήστε στην καρτέλα Ρυθμίσεις. Θα εμφανιστεί η καρτέλα Ρυθμίσεις. 23 Πατήστε στο βέλος του πτυσσόμενου καταλόγου Επιτρεπόμενη καταχώριση και, από τη λίστα που θα εμφανιστεί, επιλέξτε Ακέραιος αριθμός. 24 Πατήστε στο OK. 25 Πληκτρολογήστε 2499,5 στο κελί Κ4, και πατήστε ENTER. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο προειδοποίησης με τον τίτλο Σφάλμα και το προεπιλεγμένο κείμενο. 26 Πατήστε στο Όχι. Το προειδοποιητικό πλαίσιο εξαφανίζεται, το κελί Κ4 γίνεται το ενεργό κελί, και η συμβουλή οθόνης επανεμφανίζεται. 27 Πληκτρολογήστε 2500, και πατήστε ENTER. 28 Το Excel αποδέχεται την καταχώρισή σας. 29 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων. 30 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος. Το αρχείο Επικύρωση.xls θα κλείσει.