TRUCKING ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΧΡΗΣΗΣ 1
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ...5 ΛΙΓΑ ΛΟΓΙΑ ΓΙΑ ΤΟ TRUCKING... 5 ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ... 5 ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ CLIENT... 5 ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΚΟΝΙ ΙΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ... 6 ΟΦΕΛΗ... 7 ΑΝΟΙΧΤΗ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ... 7 ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 7 ΜΕΝΟΥ ΠΙΝΑΚΕΣ...8 ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ... 8 ΠΟΛΕΙΣ... 8 ΧΩΡΕΣ... 9 ΠΕΡΙΟΧΕΣ... 9 ΟΥ... 9 ΤΡΑΠΕΖΕΣ... 9 ΦΠΑ...10 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΙΠΛΩΜΑΤΟΣ...10 ΤΥΠΟΙ ΦΟΡΤΗΓΩΝ...10 ΦΟΡΤΙΑ...10 ΕΙ Η...11 ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ...11 ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΕΣ...11 ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ...11 ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ...12 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ...12 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ...13 ΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ...13 ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ...14 ΣΚΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ...14 ΤΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ...14 ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ...15 ΑΛΛΑΓΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ...15 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ...15 ΜΕΝΟΥ ΑΡΧΕΙΑ...17 ΠΕΛΑΤΕΣ...17 ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ...18 ΠΡΟΩΘΗΤΕΣ...19 ΓΡΑΦΕΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ - ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΙ...20 ΦΟΡΤΗΓΑ...21 ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΦΟΡΤΗΓΩΝ...22 ΓΕΝΙΚΟΙ ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΙ...22 ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΙ ΠΕΛΑΤΩΝ...22 ΑΝΤΙΚΑΤΑΒΟΛΕΣ...22 ΜΗΤΡΩΟ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ...23 ΜΕΝΟΥ ΚΙΝΗΣΕΙΣ...24 ΦΟΡΤΩΤΙΚΕΣ...24 2
ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΕΣ ΦΟΡΤΩΤΙΚΕΣ...26 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ...26 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ...26 ΜΕΤΑΤΡΟΠΗ ΣΕ ΦΟΡΤΩΤΙΚΗ...26 ΦΟΡΤΩΤΙΚΕΣ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟΥ...27 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ...27 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΓΟΡΩΝ...27 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ...28 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ...28 ΑΚΥΡΩΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΠΩΛΗΣΗΣ...29 ΙΟΡΘΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ...29 ΠΑΡΑ ΟΣΗ ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ...30 ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΠΡΟΩΘΗΣΕΩΝ...30 ΜΕΝΟΥ ΙΕΘΝΕΙΣ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ...32 ΜΕΡΙ ΕΣ...32 ΥΠΟΜΕΡΙ ΕΣ...32 ΙΑ ΟΧΙΚΟΙ ΜΕΤΑΦΟΡΕΙΣ...33 ΦΟΡΤΩΤΙΚΕΣ ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ...34 ΜΕΝΟΥ ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ...35 ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ...35 ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΑ...35 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΧΡΗΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΤΑΜΕΙΟ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΑ...35 ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ...35 ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΑΠΟ ΤΡΑΠΕΖΑ...35 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΧΡΗΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΤΡΑΠΕΖΑ ΣΕ ΤΑΜΕΙΟ...36 ΜΕΝΟΥ ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ...37 ΠΙΝΑΚΙΟ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ...37 ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΕΠΙΤΑΓΩΝ...37 ΠΙΝΑΚΙΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ...37 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΠΙΤΑΓΩΝ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ...38 ΜΕΝΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ...39 ΗΛΩΤΙΚΟ (ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ)...39 ΕΛΕΓΧΟΣ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ ΗΛΩΤΙΚΑ...39 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΗΛΩΤΙΚΩΝ ΑΝΑ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ...40 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΗΛΩΤΙΚΩΝ ΑΝΑ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ...40 ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΩΝ ΑΝΑ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ...40 ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ...40 ΦΟΡΤΩΤΙΚΕΣ ΑΝΑ ΚΑΘΑΡΟ ΠΟΣΟ...40 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΑΜΕΙΟΥ...40 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΤΡΑΠΕΖΩΝ...40 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΣΟ ΩΝ ΕΞΟ ΩΝ...40 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΩΝ...41 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ...41 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ...41 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΝΤΙΚΑΤΑΒΟΛΩΝ...41 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΟΦΕΙΛΟΜΕΝΩΝ...41 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΡΟΩΘΗΣΕΩΝ...41 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ...41 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ...42 ΜΕΝΟΥ ΕΡΓΑΛΕΙΑ...43 3
ΜΕΝΟΥ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ...44 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΕΛΑΤΩΝ...44 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ Ε.Μ....44 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ TRUCKING....44 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ τρίτων...44 ΕΞΑΓΩΓΗ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ ΓΙΑ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΑ....44 ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΝΤΙΚΑΤΑΒΟΛΩΝ ΑΠΟ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ TRUCKING....44 BACK UP ΒΑΣΗΣ...45 ΜΕΝΟΥ ΑΝΕΥΡΕΣΕΙΣ...46 ΜΕΝΟΥ ΓΕΝΙΚΑ...47 ΑΛΛΑΓΗ ΧΡΗΣΤΗ...47 ΑΛΛΑΓΗ ΚΩ ΙΚΟΥ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ...48 ΣΧΕΤΙΚΑ...48 ΕΞΟ ΟΣ...48 4
ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΛΙΓΑ ΛΟΓΙΑ ΓΙΑ ΤΟ TRUCKING Το Trucking είναι ένα σύγχρονο σύστηµα ειδικευµένο στη διαχείριση µεταφορικών εταιρειών, µε βασικό στόχο τη βελτιστοποίηση των δραστηριοτήτων µιας µεταφορικής εταιρείας. Προσφέρει εύκολη διαχείριση φορτωτικών, αντικαταβολών, προωθήσεων, επιστροφών, πλήρη διαχείριση υποκαταστηµάτων και ανταποκριτών. Το Trucking διαθέτει ένα φιλικό και προσωπικό περιβάλλον για κάθε χρήστη ανάλογα µε το τµήµα και το ρόλο του επιτρέποντας την εύκολη χρήση του συστήµατος από ανειδίκευτο προσωπικό και την πλήρη κάλυψη των καθηµερινών αναγκών µιας µεταφορικής εταιρείας. ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Η εφαρµογή Trucking είναι µια εφαρµογή τύπου client Server. Αποτελείται δηλαδή από δύο βασικά τµήµατα. 1. Τον εξυπηρετητή Server στον οποίο υπάρχει η βάση δεδοµένων DBASE όπου αποθηκεύονται όλες οι πληροφορίες του συστήµατος 2. Τον πελάτη Client που είναι τα τερµατικά PC στα οποία τρέχει η εφαρµογή που µας επιτρέπει να διαχειριστούµε τα δεδοµένα που υπάρχουν στον server. Η εφαρµογή επίσης µπορεί να τρέξει και ως stand alone. Στην περίπτωση αυτή το πρόγραµµα που τρέχει στον client τρέχει στο ίδιο µηχάνηµα στο οποίο υπάρχει η βάση δεδοµένων. ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ CLIENT Ξεκινώντας την εφαρµογή ο χειριστής πρέπει να πληκτρολογήσει τον όνοµα ΧΡΗΣΤΗ και τον ΚΩ ΙΚΟ πρόσβασης, για να µπορέσει να ανοίξει την εφαρµογή Trucking και να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδοµένα. Όνοµα χειριστή : system Κωδικός πρόσβασης : sys Μετά την είσοδο του στο πρόγραµµα ο χρήστης µπορεί να εκτελέσει µια σειρά από εργασίες µε την βοήθεια του µενού. Έτσι ενεργοποιώντας από την γραµµή του µενού που βρίσκεται στο πάνω µέρος του παραθύρου το µενού επιλογής ΠΙΝΑΚΕΣ µε την χρήση του ποντικιού ή του πληκτρολογίου εµφανίζονται όλα οι εργασίες που µπορούµε να εκτελέσουµε. Τα βασικά µενού της εφαρµογής εµφανίζονται στην οθόνη µε όρους κατανοητούς για τις εταιρείες µεταφορών 5
ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΚΟΝΙ ΙΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Σε όλα τις φόρµες διαχείρισης της εφαρµογής υπάρχουν κάποια συγκεκριµένα εικονίδια που πρέπει να αναλύσουµε, γιατί θα χρησιµοποιούνται σταθερά και τα οποία είναι : Εικονίδια εφαρµογής Έξοδος. Οι αλλαγές που έγιναν µέχρι το πάτηµα του κουµπιού αποθηκεύονται. Προσθήκη. Προσθήκη νέας εγγραφής. ιαγραφή. ιαγράφει ολόκληρη την εγγραφή. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην πρώτη εγγραφή του πίνακα. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην προηγούµενη εγγραφή του πίνακα. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην επόµενη εγγραφή του πίνακα. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην τελευταία εγγραφή του πίνακα. ιαγραφή. ιαγραφή της εγγραφής. Αν και µόνο αν δεν έχει χρησιµοποιηθεί αλλού ή δεν αποτελεί φορολογικό στοιχείο το οποίο έχει εκτυπωθεί. Αναίρεση. Αναιρεί την τελευταία εγγραφή. Επιλογή. Το πεδίο έχει επιλεγεί. Όχι επιλογή. Το πεδίο δεν έχει επιλεγεί. ιαχείριση ανευρέσεων Γρήγορη ανεύρεση εγγραφής. Κουµπιά διαχείρισης εντολών Αποθήκευση της εµφάνισης των στηλών (όσες επιλέξαµε και στο µέγεθος που τις επιλέξαµε). Εµφάνιση όλων των στηλών και επαναφορά τους στο αρχικό µέγεθος. Εµφάνιση όλων των στηλών µε βάση τα επιλεγόµενα φίλτρα. Ακύρωση των επιλεγόµενων φίλτρων. 6
ΟΦΕΛΗ Φιλικός και εύκολος τρόπος εισαγωγής φορτωτικών στο σύστηµα. Βελτιστοποίηση της χρήσης των πόρων. Ανοιχτή αρχιτεκτονική για τη διασύνδεση µε άλλα συστήµατα. ιαχείριση εκτυπώσεων µε χρήση πολλαπλών φίλτρων. Εξαγωγή στοιχείων σε διαφορετικούς τύπους αρχείων(txt, xis, doc κτλ). Εισαγωγή στοιχείων από εξωτερικά αρχεία. Μειωµένη ανάγκη κατάρτισης των χρηστών λόγω της ευκολίας του συστήµατος. ΑΝΟΙΧΤΗ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ Σχεδιασµένο µε αρχιτεκτονική client/server για να είναι αξιόπιστο και ασφαλές το Trucking επιτρέπει τη διασύνδεση µε πολλούς τύπους συστηµάτων που διευκολύνουν τη λειτουργία της επιχείρησης. Ευθυγραµµίζει την επιχείρηση µε τις γρήγορες αλλαγές της αγοράς και συνδέεται µε οποιοδήποτε σύστηµα διαφορετικού προµηθευτή. Ανοίγει ένα ευρύ φάσµα δυνατοτήτων όπως διασύνδεση µε συστήµατα ανίχνευσης οχηµάτων, µε συστήµατα παρακολούθησης συντήρησης, µε συστήµατα HRM και CRΜ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Οι ελάχιστες απαιτήσεις του προγράµµατος Trucking είναι : Server (or stand alone) Λειτουργικό σύστηµα Windows XP / 7 /8 MSDE ή SQL Server 100 Mb ελεύθερα στο σκληρό δίσκο 1 GB Ram Client Λειτουργικό σύστηµα Windows XP / 7 /8 100 Mb ελεύθερα στο σκληρό δίσκο 1 GB Ram 7
ΜΕΝΟΥ ΠΙΝΑΚΕΣ Το µενού πίνακες µας επιτρέπει να εισάγουµε δεδοµένα τα οποία δεν τροποποιούνται συχνά και χρησιµοποιούνται πολύ συχνά. Με το µενού πινάκες µπορούµε να διαχειριστούµε τα παρακάτω: ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ ΠΟΛΕΙΣ ΧΩΡΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ.Ο.Υ ΤΡΑΠΕΖΕΣ ΦΠΑ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΙΠΛΩΜΑΤΟΣ ΤΥΠΟΙ ΦΟΡΤΗΓΩΝ ΦΟΡΤΙΑ ΕΙ Η ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΤΥΠΟΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΕΣ ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΕΚΤΥΤΠΩΣΕΩΝ ΑΛΛΑΓΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ, µπορούµε να καταχωρήσουµε το επάγγελµα στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. ΠΟΛΕΙΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΠΟΛΕΙΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την πόλη στο πεδίο όνοµα το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). 8
ΧΩΡΕΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΧΩΡΕΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την χώρα στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. ΠΕΡΙΟΧΕΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΠΕΡΙΟΧΕΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την περιοχή στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. ΟΥ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΟΥ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την ΟΥ στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Επίσης ανά τράπεζα µπορούµε να ορίσουµε όλους τους λογαριασµούς τους οποίους χρησιµοποιούµε καθώς και την αντιστοίχιση τους σε λογαριασµό γενικής λογιστικής. Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα της ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ. ΤΡΑΠΕΖΕΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΤΡΑΠΕΖΕΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την πόλη στο πεδίο όνοµα το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. 9
ΦΠΑ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΦΠΑ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την κατηγορία του ΦΠΑ στο πεδίο όνοµα (υποχρεωτικό πεδίο), την αντιστοίχιση του σε ποσοστό στην οµώνυµη στήλη (υποχρεωτικό πεδίο) και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Οι στήλες όνοµα και ποσοστό είναι υποχρεωτικές, ενώ το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Ο ΚΩ. ΛΟΓ. ΠΩΛΗΣΕΩΝ και ΚΩ ΛΟΓ. ΦΠΑ χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα της ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ. Αρχικοποίηση. Θα πρέπει οπωσδήποτε να δηλώσουµε στο σύστηµα τις κατηγορίες ΦΠΑ που θα χρησιµοποιούµε τόσο στις φορτωτικές µας όσο και στα παραστατικά αγορών και πωλήσεων. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΙΠΛΩΜΑΤΟΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΙΠΛΩΜΑΤΟΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την κατηγορία διπλώµατος στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. ΤΥΠΟΙ ΦΟΡΤΗΓΩΝ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΤΥΠΟΙ ΦΟΡΤΗΓΩΝ, µπορούµε να καταχωρήσουµε τον τύπο στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. ΦΟΡΤΙΑ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΦΟΡΤΙΑ, µπορούµε να καταχωρήσουµε το φορτίο στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Στην στήλη ενεργό µπορούµε να επιλέξουµε την πρόσβαση από άλλες φόρµες που χρησιµοποιούν τα φορτία του συγκεκριµένου φορτίου. Αν κάποιο από αυτά δεν είναι ενεργό δεν είναι εµφανές προς χρήση. 10
Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. ΕΙ Η Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΕΙ Η, µπορούµε να καταχωρήσουµε το είδος, τον κωδικό του, την µονάδα µέτρησης, την τιµή του, καθώς και την κατηγορία του ΦΠΑ. Τα πεδία µε (*) είναι υποχρεωτικά πεδία. Αρχικοποίηση Αν χρησιµοποιήσουµε τα παραστατικά πώλησης θα πρέπει να ορίσουµε τα είδη και τις υπηρεσίες που θα παρέχουµε προς τους πελάτες µας. (πχ θα ορίσω είδος συσκευασία ώστε να µπορώ να εκδίδω τιµολόγιο παροχής υπηρεσιών για να χρεώνω την συσκευασία στον πελάτη). Επίσης σε περίπτωση που θέλω να παρακολουθώ τις αγορές πετρελαίου για τα οχήµατα που διαθέτει η εταιρεία µας θα πρέπει να ορίσω είδος πετρέλαιο ώστε να µπορώ να περνάω τα τιµολόγια δελτία αποστολής αγορών στο σύστηµα. ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την πόλη στο πεδίο όνοµα το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΕΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΕΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την συσκευασία στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ, µπορούµε να καταχωρήσουµε την µονάδα µέτρησης στο πεδίο όνοµα (Ελληνικά) το οποίο είναι και υποχρεωτικό πεδίο, τον κωδικό του ο οποίος είναι αριθµητικό πεδίο και υποχρεωτικό, την αντίστοιχη ονοµασία στα Λατινικά και µια σύντοµη περιγραφή (προαιρετικό πεδίο). Προσοχή : Η αντιστοίχιση στα λατινικά χρησιµοποιείται µόνο στην έκδοση που περιλαµβάνει το υποσύστηµα των ΙΕΘΝΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ. 11
ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ, µπορούµε να ορίσουµε ότι έχει σχέση µε τις εκτυπώσεις από το πρόγραµµα. Στην στήλη του ΤΕΡΜΑΤΙΚΟΥ βλέπουµε όλους τους υπολογιστές που κάνουν χρήση του προγράµµατος γιατί ο καθένας από αυτούς έχει την δυνατότητα εκτύπωσης του κάθε παραστατικού σε διαφορετικό εκτυπωτή τοπικό ή δικτυακό, φυσικό ή εικονικό. Στην στήλη ΟΝΟΜΑ ΦΟΡΜΑΣ επιλέγουµε την φόρµα που θέλουµε να τυπώνουµε πχ δηλωτικό, διορθωτικό, φορτωτική ενώ στην στήλη ΑΡΧΕΙΟ την µορφή της εκτύπωσης πχ φορτωτικές A5. Στην στήλη τοποθεσία καθορίζουµε που θα βγαίνει το αρχείο προς εκτύπωση για την περίπτωση που χρησιµοποιούµε εικονικό εκτυπωτή (σύνδεση µε φορολογικούς µηχανισµούς ή εκτυπώσεις σε matrix. Σε κάθε άλλη περίπτωση µπορούµε να βάλουµε τον δίσκο C:\. Στην στήλη ΕΚΤΥΠΩΤΗ επιλέγουµε από λίστα τον τοπικό εκτυπωτή πχ HP LaserJet p2050 Series PCL6 ή τον δικτυακό πχ \\172.16.0.110\Samsung ML 2540S ή την σειριακή θύρα πχ LPT1 που θα βγαίνει το αρχείο προς εκτύπωση για εκτυπώσεις matrix χωρίς την χρήση του φορολογικού µηχανισµού ή τον εικονικό εκτυπωτή που θέλουµε για την σύνδεση µε τον φορολογικό µηχανισµό πχ TaxCodeVP1 για σύνδεση µε τον TaxCode. Στην στήλη ΤΥΠΟΣ επιλέγουµε από λίστα τον τύπο βασικό τύπο laser ή matrix. Αρχικοποίηση. Θα πρέπει οπωσδήποτε να δηλωθούν οι εκτυπωτές που θα χρησιµοποιηθούν τόσο για την έκδοση 1) των φορτωτικών ακυρωτικών φορτωτικών, 2) των δηλωτικών, 3) των διορθωτικών σηµειωµάτων, 4) των υπολοίπων παραστατικών αν θα εκδίδει όπως ενδεικτικά το Τ.Π.Υ 4) των ενηµερωτικών καταστάσεων. ( είτε τις πληροφορίες εγκατάστασης) ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ Αφού ανοίξουµε την φόρµα διαχείρισης ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΦΟΡΤΩΤΙΚΩΝ, µπορούµε να ορίσουµε ότι έχει σχέση µε τις εκτυπώσεις από το πρόγραµµα των βασικών παραστατικών των µεταφορικών εταιρειών όπως το όνοµα τους πχ ΦΟΡΤΩΤΙΚΗ ΑΡ.16 ΚΒΣ, την αρίθµηση τους, και την εκτύπωση η όχι της σειράς στο παραστατικό. Προσοχή : Η αρίθµηση που εµφανίζεται στον ΑΡ. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ είναι η τελευταία αρίθµηση που είχε πάρει το παραστατικό. Αν θέλουµε να ξεκινήσουµε την αρίθµηση από το 1 θα πρέπει να βάλουµε στην θέση του αριθµού το 0. 12
ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Αφορά τα παραστατικά που µπορεί να διαχειριστεί µια µεταφορική εταιρεία όπως Τιµολόγια Παροχής υπηρεσιών (Τ.Π.Υ) τα ελτία Αποστολής ( Α) κλπ. ΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση) των παραστατικών που θα χρησιµοποιούµε έχοντας µια πλήρη εικόνα των στοιχείων τους καθώς και αυτών που επηρεάζουν. Αναλυτικά µπορούµε να εισάγουµε στοιχεία όπως: ΕΙ ΟΣ ΤΟΥ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ. Το είδος του παραστατικού και αν αυτό αφορά παραστατικό αγοράς ή πώλησης ΤΥΠΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ. Τον τύπο του παραστατικού κανονικό ή ακυρωτικό και αν ναι πιο παραστατικό ακυρώνει ΚΩ ΙΚΟΣ. Τον κωδικό και την ονοµασία του παραστατικού ΑΓΟΡΕΣ. Αν επηρεάζει (χρεώνει, πιστώνει ή είναι αδιάφορο) ως προς την αποθήκη, τους προµηθευτές. ΠΩΛΗΣΕΙΣ. Αν επηρεάζει (χρεώνει, πιστώνει ή είναι αδιάφορο) ως προς την αποθήκη, τους πελάτες. ΕΞ ΟΡΙΣΜΟΥ ΤΙΜΕΣ. Στην φόρµα των παραστατικών µπορούµε ακόµη να ορίσουµε κάποιες συχνά χρησιµοποιούµενες τιµές, τις οποίες µας προτείνει το σύστηµα κατά την χρήση του κάθε παραστατικού, όπως: o τον σκοπό αποστολής, o τον τόπο αποστολής, o τον τρόπο αποστολής, o τον τρόπο πληρωµής, o τον τόπο προορισµού. ΣΕΙΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ / ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΗ ΣΕΙΡΑ. Για να δηλώσουµε τόσο την ΣΕΙΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ όσο και την ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΗ ΣΕΙΡΑ θα πρέπει πρώτα να πάµε στην ΑΡΙΘΜΗΣΗ όπου θα δηλώσουµε το είδος της εκτύπωσης (πχ χειρόγραφο αν θα χρησιµοποιήσουµε χειρόγραφα) καθώς και την αρίθµηση από την οποία θα ξεκινήσει να αριθµεί το σύστηµα. Στην συνέχεια επανερχόµαστε στην φόρµα εισαγωγής ΓΕΝΙΚΑ όπου και δηλώνουµε τις σειρές. ΕΙΝΑΙ ΛΙΑΝΙΚΗΣ. ηλώνουµε αν το παραστατικό είναι παραστατικό Λιανικής Πώλησης. Μπορούµε να δηλώσουµε µόνο ένα παραστατικό ως παραστατικό Λιανικής και είναι αυτό που χρησιµοποιεί το σύστηµα ως προεπιλεγµένο. Στην φόρµα των παραστατικών µπορούµε ακόµη να ορίσουµε κάποιες συχνά χρησιµοποιούµενες τιµές, τις οποίες µας προτείνει το σύστηµα κατά την χρήση του κάθε παραστατικού όπως: τον σκοπό αποστολής, τον τόπο 13
αποστολής, τον τρόπο αποστολής, τον τρόπο πληρωµής, τον τόπο προορισµού, την σειρά εκτύπωσης, αν είναι χειρόγραφη. Υπάρχει επίσης ξεχωριστή διαχείριση για την αρίθµηση των παραστατικών όπου εισάγουµε στοιχεία όπως: σειρά, αρίθµηση και είδος. Σε περίπτωση που θέλουµε να δηµιουργήσουµε ένα παραστατικό που µοιάζει µε κάποιο που ήδη χρησιµοποιούµε µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε την ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ. Στην περίπτωση αυτή δηµιουργείται αυτόµατα το νέο παραστατικό και το µόνο που θα πρέπει να κάνουµε είναι τις επιθυµητές αλλαγές. Αρχικοποίηση. Σε περίπτωση έναρξης του µηχανογραφικού συστήµατος θα πρέπει να δούµε όλα τα παραστατικά πωλήσεων που θα χρησιµοποιεί η εταιρεία µας. Από την φόρµα διαχείρισης µπορούµε να εκτελέσουµε την διαδικασία αρίθµησης των παραστατικών ή τροποποίησης των αριθµών σε περίπτωση που επιθυµούµε εκ νέου αρίθµηση κάποιου παραστατικού (πχ στην αρχή του χρόνου). ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Για την σωστή χρήση των παραστατικών θα πρέπει οπωσδήποτε να συµβουλευτείτε τον λογιστή της εταιρίας σας. Θα πρέπει πρώτα να ορισθεί στην φόρµα (ΑΡΙΘΜΗΣΗ) η σειρά και το είδος του παραστατικού (χειρόγραφο, µηχανογραφικό ή εσωτερικό) ώστε µετά να δηλωθεί στην Φόρµα (ΓΕΝΙΚΑ) η σειρά εκτύπωσης τόσο του µηχανογραφικού όσο και του χειρόγραφου ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή ) των σειρών όλων των παραστατικών που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή µας. ΣΚΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους σκοπούς αποστολής που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. ΤΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους τόπους αποστολής που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. 14
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους τρόπους αποστολής που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. ΑΛΛΑΓΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ Χρησιµοποιείται όταν θέλουµε να δουλέψουµε σε ηµεροµηνία διαφορετική της ηµεροµηνίας του συστήµατος. Θα πρέπει να προσέξουµε ότι αφού ολοκληρώσουµε την εργασία µε τις προηγούµενες ηµεροµηνίες, πρέπει να επαναφέρουµε την σωστή ηµεροµηνία. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ Στις γενικές παραµέτρους δηλώνουµε τα βασικά στοιχεία διαχείρισης της εφαρµογής. Εδώ επίσης δηλώνουµε τα στοιχεία αυτά που χρησιµοποιούµε συνεχώς ώστε να µην υπάρχει η ανάγκη επαναπληκτρολόγησης τους. Αναλυτικότερα: Τα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ, όπως τον διακριτικό τίτλο, το ΦΠΑ Τα ΓΕΝΙΚΑ στα οποία δηλώνουµε τα δεκαδικά των αξιών που θα χρησιµοποιήσουµε καθώς και τα στοιχεία εµφάνισης της εταιρείας στα report Τις ΕΞ ΟΡΙΣΜΟΥ ΤΙΜΕΣ o Σχόλια φορτωτικής o Ασφάλιστρα: το ποσοστό υπολογισµού των ασφαλίστρων σε σχέση µε την αξία της φορτωτικής. ΠΧ Για να ορίσουµε το ποσοστό των ασφαλίστρων ως 2% επί της τιµής του κοµίστρου γράφουµε τιµή 0,02, για 5% τιµή 0,05 κ.λ.π.) o Λοιπές χρεώσεις έξοδα αντικαταβολής : Τα ποσά που θέλουµε να χρεώνονται κατά την εισαγωγή µιας φορτωτικής. Πχ 2 για κάθε αντικαταβολή o Τόπος φόρτωσης προορισµού. Τον τόπο φόρτωσης και προορισµού που θέλουµε να εµφανίζεται κατά την εισαγωγή µιας φορτωτικής o Σειρά της εταιρείας για τις χειρόγραφες φορτωτικές o Την βασική κατηγορία ΦΠΑ του πελάτη. Αν συνεργαζόµαστε µε το εξωτερικό θα µπορούσαµε να δηλώσουµε ΦΠΑ= 0% o Την αντιγραφή του αποστολέα και παραλήπτη σε εντολέα / καταβάλλων τα κόµιστρα ώστε να µην χρειάζεται να κάνουµε επανάληψη της καταχώρησης o Τα σχόλια στο INVOICE Τις ΦΟΡΤΩΤΙΚΕΣ 15
o Εµφάνιση εγγραφών στην φόρµα των φορτωτικών / παραστατικών αγοράς και πώλησης o Αντιγραφή της ηµεροµηνίας στις χειρόγραφες φορτωτικές o Εκτύπωση του BARCODE o Το πεδίο εκκίνησης των φορτωτικών. Πχ ο κωδικός αν χρησιµοποιούµε την καθηµερινή προετοιµασία των φορτηγών Στα ΗΛΩΤΙΚΑ ΙΟΡΘ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ CMR Τις γραµµές εκτύπωσης των στοιχείων της εταιρείας όπως αυτές έχουν δηλωθεί στην εφορίας και θα φαίνονται στις φορτωτικές, δηλωτικά, διορθωτικά. Προτείνεται (ΕΠΩΝΥΜΙΑ - ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΙΕΥΘΥΝΣΗ Α.Φ.Μ. &.Ο.Υ- ΤΗΛ & ΦΑΞ) Παρατηρήσεις: Σε περίπτωση που η µεταφορική µας δεν χρησιµοποιεί γραφεία παραλαβής ή αντιπρόσωπους, θα πρέπει ως γραφείο παραλαβής να ορίσουµε το ίδιο το φορτηγό που εκτελεί την µεταφορά. Στην περίπτωση αυτή το σύστηµα θα χρεώνει στο φορτηγό όλα τα οφειλόµενα. Η σύνδεση του ηλεκτρονικού υπολογιστή µε τον φορολογικό µηχανισµό θα πρέπει να γίνεται από εξειδικευµένο και πιστοποιηµένο προσωπικό. 16
ΜΕΝΟΥ ΑΡΧΕΙΑ Με το µενού αρχεία µπορούµε να διαχειριστούµε τα παρακάτω: ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΠΡΟΩΘΗΤΕΣ ΓΡΑΦΕΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΘΙ ΦΟΡΤΗΓΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΦΟΡΤΗΓΩΝ ΓΕΝΙΚΟΙ ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΙ ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΙ ΠΕΛΑΤΩΝ ΑΝΤΙΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΜΗΤΡΩΟ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΠΕΛΑΤΕΣ Μας επιτρέπει να ορίσουµε να καταχωρήσουµε τους πελάτες µας. Προσοχή στα πεδία αυτά που έχουµε ορίσει στο µενού πίνακες όπως πχ το πεδίο ΟΥ κατά την πληκτρολόγηση εµφανίζονται όλες οι παραπλήσιες εγγραφές. Σε περίπτωση που η εγγραφή δεν υπάρχει στο πτυσσόµενο µενού, µετά την πληκτρολόγηση του ονόµατος εµφανίζεται µήνυµα για ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ στο οποίο αν επιλέξουµε ΝΑΙ ότι πληκτρολογήσαµε θα αποθηκευτεί (γρήγορη καταχώρηση) στον ΠΙΝΑΚΑ ΟΥ, ενώ αν επιλέξουµε ΟΧΙ θα ανοίξει το πτυσσόµενο µενού για να επιλέξουµε µία από τις υπάρχουσες εγγραφές. Η λογική της ΓΡΗΓΟΡΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ υπάρχει και στα πεδία ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ, ΠΟΛΗ. Το καινούργιο εικονίδιο (σε σχέση µε τις προηγούµενες καταχωρήσεις) είναι αυτό της Εικόνας Πελάτη, όπου µπορούµε να δούµε τις ΧΡΕΩΣΕΙΣ, ΠΙΣΤΩΣΕΙΣ κ.λ.π. ανά µήνα και ανά έτος χρήσης. Ο κάθε πελάτης ανήκει σε όλες τις βασικές κατηγορίες όπως ΑΠΟΣΤΟΛΕΑΣ, ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ, ή ΕΝΤΟΛΕΑΣ Εικόνα Πελάτη Μας εµφανίζει τη χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του προµηθευτή συγκεντρωτικά ανά µήνα και ανά έτος. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός πελάτη µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση ή µε το ΑΦΜ (πληκτρολογώντας + και το ΑΦΜ). 2. Γρήγορη καταχώρηση των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων. 17
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Προσοχή στα πεδία αυτά που έχουµε ορίσει στο µενού πίνακες όπως πχ το πεδίο ΟΥ κατά την πληκτρολόγηση εµφανίζονται όλες οι παραπλήσιες εγγραφές. Σε περίπτωση που η εγγραφή δεν υπάρχει στο πτυσσόµενο µενού, κατά την πληκτρολόγηση του ονόµατος εµφανίζεται µήνυµα για ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ στο οποίο αν επιλέξουµε ΝΑΙ ότι πληκτρολογήσαµε θα αποθηκευτεί (γρήγορη καταχώρηση) στον ΠΙΝΑΚΑ ΟΥ ενώ αν επιλέξουµε ΟΧΙ θα ανοίξει το πτυσσόµενο µενού για να επιλέξουµε µια από τις υπάρχουσες εγγραφές. Η λογική της γρήγορης καταχώρησης υπάρχει και στα πεδία ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ ΠΟΛΗ ΦΠΑ. Το καινούργιο εικονίδιο (σε σχέση µε τις προηγούµενες καταχωρήσεις) είναι αυτό της ΕΙΚΟΝΑΣ ΠΕΛΑΤΗ όπου µπορούµε να δούµε τις ΧΡΕΩΣΕΙΣ ΠΙΣΤΩΣΕΙΣ κλπ ανά µήνα και ανά έτος χρήσης. ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση - εικόνα κίνησης ) των προµηθευτών. Στα ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ έχουµε µια πλήρη εικόνα των προσωπικών τους στοιχείων. Αναλυτικά µπορούµε να εισάγουµε στοιχεία όπως Επωνυµία της επιχείρησης Κωδικός της επιχείρησης Τίτλος της επιχείρησης ΑΦΜ. Κατά την καταχώρηση του ΑΦΜ γίνεται έλεγχος ορθότητας αυτού. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί κάποιο λάθος το σύστηµα µας ενηµερώνει. Μας επιτρέπει όµως την αποθήκευση του για τις περιπτώσεις που ο προµηθευτής είναι προµηθευτής εξωτερικού ΟΥ. Επιλέγουµε από την λίστα των.ο.υ. Επάγγελµα. Επιλέγουµε από την λίστα των επαγγελµάτων Κατηγορία ΦΠΑ, Κανονικό,µειωµένο ή απαλλαγή Το πρόσωπο επαφής ιεύθυνση Πόλη Τ.Κ, Τηλέφωνο εργασίας, οικίας, το κινητό τηλέφωνο και FAX, Κωδ. Λογιστικής. Ο κωδικός γενικής λογιστικής χρησιµοποιείται κυρίως για την σύνδεση της εφαρµογής µε πρόγραµµα Γενικής Λογιστικής. Θα µπορούσε όµως να χρησιµοποιηθεί και ως µια κωδικοποίηση που θα 18
µας επιτρέψει να εκτελέσουµε εξειδικευµένες αναζητήσεις και εκτυπώσεις. Σε περίπτωση που θέλετε να συνδέσετε το πρόγραµµα µε πρόγραµµα γενικής λογιστικής θα πρέπει για τον προµηθευτή οπωσδήποτε να δηλωθούν: Επωνυµία, ΑΦΜ, ΟΥ, Επάγγελµα, κατηγορία ΦΠΑ, διεύθυνση, πόλη και κωδικός γενικής λογιστικής. Σε περίπτωση που η σύνδεση µε γενική λογιστική δεν απαιτείται, αρκεί να δηλωθεί η επωνυµία και το ΦΠΑ του προµηθευτή. Παρόλα αυτά ο κωδικός γενικής λογιστικής θα µπορούσε να µας βοηθήσει σε ανευρέσεις και να µας αποτρέψει από λάθη. Εικόνα Προµηθευτή Μας εµφανίζει τη χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του προµηθευτή συγκεντρωτικά ανά µήνα και ανά έτος. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός προµηθευτή µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση ή µε το ΑΦΜ (πληκτρολογώντας + και το ΑΦΜ. 2. Γρήγορη καταχώρηση των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων. ΠΡΟΩΘΗΤΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση - εικόνα κίνησης ) των προωθητών. Στα ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ έχουµε µια πλήρη εικόνα των προσωπικών τους στοιχείων. Αναλυτικά µπορούµε να εισάγουµε στοιχεία όπως Επωνυµία της επιχείρησης Κωδικός της επιχείρησης Τίτλος της επιχείρησης ΑΦΜ. Κατά την καταχώρηση του ΑΦΜ γίνεται έλεγχος ορθότητας αυτού. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί κάποιο λάθος το σύστηµα µας ενηµερώνει. Μας επιτρέπει όµως την αποθήκευση του για τις περιπτώσεις που ο προµηθευτής είναι προµηθευτής εξωτερικού ΟΥ. Επιλέγουµε από την λίστα των.ο.υ. Επάγγελµα. Επιλέγουµε από την λίστα των επαγγελµάτων Κατηγορία ΦΠΑ, Κανονικό,µειωµένο ή απαλλαγή Το πρόσωπο επαφής ιεύθυνση Πόλη Τ.Κ, 19
Τηλέφωνο εργασίας, οικίας, το κινητό τηλέφωνο και FAX, Κωδ. Λογιστικής. Ο κωδικός γενικής λογιστικής χρησιµοποιείται κυρίως για την σύνδεση της εφαρµογής µε πρόγραµµα Γενικής Λογιστικής. Θα µπορούσε όµως να χρησιµοποιηθεί και ως µια κωδικοποίηση που θα µας επιτρέψει να εκτελέσουµε εξειδικευµένες αναζητήσεις και εκτυπώσεις. Σε περίπτωση που θέλετε να συνδέσετε το πρόγραµµα µε πρόγραµµα γενικής λογιστικής θα πρέπει για τον προωθητή οπωσδήποτε να δηλωθούν: Επωνυµία, ΑΦΜ, ΟΥ, Επάγγελµα, κατηγορία ΦΠΑ, διεύθυνση, πόλη και κωδικός γενικής λογιστικής. Σε περίπτωση που η σύνδεση µε γενική λογιστική δεν απαιτείται, αρκεί να δηλωθεί η επωνυµία και το ΦΠΑ του προµηθευτή. Παρόλα αυτά ο κωδικός γενικής λογιστικής θα µπορούσε να µας βοηθήσει σε ανευρέσεις και να µας αποτρέψει από λάθη. Μας εµφανίζει τη χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του προµηθευτή συγκεντρωτικά ανά µήνα και ανά έτος. Έξυπνες κινήσεις Μπορούµε να µεταφέρουµε τον προωθητή σε προµηθευτή ΓΡΑΦΕΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ - ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΟΙ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση - εικόνα κίνησης ) των γραφείων παραλαβής. Στα ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ έχουµε µια πλήρη εικόνα των προσωπικών τους στοιχείων. Αναλυτικά µπορούµε να εισάγουµε στοιχεία όπως Επωνυµία της επιχείρησης Κωδικός της επιχείρησης Τίτλος της επιχείρησης ΑΦΜ. Κατά την καταχώρηση του ΑΦΜ γίνεται έλεγχος ορθότητας αυτού. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί κάποιο λάθος το σύστηµα µας ενηµερώνει. Μας επιτρέπει όµως την αποθήκευση του για τις περιπτώσεις που ο προµηθευτής είναι προµηθευτής εξωτερικού ΟΥ. Επιλέγουµε από την λίστα των.ο.υ. Επάγγελµα. Επιλέγουµε από την λίστα των επαγγελµάτων Κατηγορία ΦΠΑ, Κανονικό,µειωµένο ή απαλλαγή Το πρόσωπο επαφής ιεύθυνση Πόλη 20
Τ.Κ, Τηλέφωνο εργασίας, οικίας, το κινητό τηλέφωνο και FAX, Κωδ. Λογιστικής. Ο κωδικός γενικής λογιστικής χρησιµοποιείται κυρίως για την σύνδεση της εφαρµογής µε πρόγραµµα Γενικής Λογιστικής. Θα µπορούσε όµως να χρησιµοποιηθεί και ως µια κωδικοποίηση που θα µας επιτρέψει να εκτελέσουµε εξειδικευµένες αναζητήσεις και εκτυπώσεις. Σε περίπτωση που θέλετε να συνδέσετε το πρόγραµµα µε πρόγραµµα γενικής λογιστικής θα πρέπει για το γραφείο παραλαβής οπωσδήποτε να δηλωθούν: Επωνυµία, ΑΦΜ, ΟΥ, Επάγγελµα, κατηγορία ΦΠΑ, διεύθυνση, πόλη και κωδικός γενικής λογιστικής. Σε περίπτωση που η σύνδεση µε γενική λογιστική δεν απαιτείται, αρκεί να δηλωθεί η επωνυµία και το ΦΠΑ του προµηθευτή. Παρόλα αυτά ο κωδικός γενικής λογιστικής θα µπορούσε να µας βοηθήσει σε ανευρέσεις και να µας αποτρέψει από λάθη. Εικόνα γραφείου παραλαβής Μας εµφανίζει τη χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του προµηθευτή συγκεντρωτικά ανά µήνα και ανά έτος. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός γραφείου παραλαβής µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση ή µε το ΑΦΜ (πληκτρολογώντας + και το ΑΦΜ. 2. Γρήγορη καταχώρηση των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων. ΦΟΡΤΗΓΑ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση - εικόνα κίνησης ) των φορτηγών της επιχείρηση ή και των συνεργαζοµένων αν θέλουµε να παρακολουθήσουµε αναλυτικά το µεταφορικό τους έργο. Στα ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ έχουµε µια πλήρη εικόνα των προσωπικών τους στοιχείων. Στην ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗ ΣΕΙΡΑ θα πρέπει να δηλώσουµε την σειρά που θα χρησιµοποιούµε στην έκδοση φορτωτικών / και όπου αλλού κάνουµε χρήση του συγκεκριµένου φορτηγού. 21