CASHIER ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΧΡΗΣΗΣ. ΤΗΛ WEBSITE:

Transcript

1 CASHIER ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΧΡΗΣΗΣ 1

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ... 4 ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ... 4 ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ... 4 ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ... 4 ΧΡΗΣΤΕΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ... 5 ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 CASHIER POS - TOUCH SCREEN... 6 ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ... 7 ΕΙΚΟΝΙ ΙΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ... 8 ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ... 9 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΜΗΧΑΝΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟ ΜΕΝΟΥ ΠΙΝΑΚΕΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ ΠΟΛΕΙΣ Ο.Υ ΤΡΑΠΕΖΕΣ Φ.Π.Α ΠΩΛΗΤΕΣ ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΕΙ ΩΝ 1 & ΟΜΑ ΕΣ ΕΙ ΩΝ ΠΑΡΤΙ ΕΣ ΕΙ ΩΝ ΧΡΩΜΑ ΜΕΓΕΘΟΣ ΒΑΡ ΙΕΣ ΧΡΗΣΤΕΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΣΚΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΤΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΤΟΠΟΥΣ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟ ΜΕΝΟΥ ΑΡΧΕΙΑ ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ CLUB ΕΙ Η ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΙΜΩΝ F ΑΓΟΡΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ Ι. ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ II. ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ CASHIER POS ΙΙΙ. ΧΟΝ ΡΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ ΙV. ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΑΜΕΙΟΥ ΒΑΡ ΙΑΣ ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ΠΙΣΤΩΤΙΚΗ ΚΑΡΤΑ ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΜΕΝΟΥ ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ ΠΙΝΑΚΙΟ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ΠΙΝΑΚΙΟ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗΣ ΠΙΝΑΚΙΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΜΕΝΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ

3 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΑΜΕΙΟΥ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΒΑΡ ΙΑΣ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΕΙ ΩΝ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΓΟΡΑΣ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΓΟΡΑΣ - ΠΩΛΗΣΗΣ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΑΝΑ ΧΡΗΣΤΗ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΑΝΑ ΩΡΑ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΙ ΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΜΚ - ΠΩΛΗΤΩΝ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΕΙ ΩΝ ΦΥΛΛΟ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΑΓΟΡΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ ΜΕΝΟΥ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΜΕΝΟΥ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΞΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΙ ΩΝ (Batch) ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΩΛΗΣΕΩΝ (Batch) ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΙ ΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΑΓΟΡΑΣ BACK UP ΒΑΣΗΣ ΜΕΝΟΥ ΑΝΕΥΡΕΣΕΙΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΓΟΡΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΕΙ Η ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΜΕΝΟΥ ΓΕΝΙΚΑ ΑΛΛΑΓΗ ΧΡΗΣΤΗ ΑΛΛΑΓΗ ΚΩ ΙΚΟΥ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΞΟ ΟΣ ΜΕΝΟΥ

4 ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Η εφαρµογή Cashier είναι µία εφαρµογή η οποία επιτρέπει στον χρήστη να εκτελεί εύκολα και γρήγορα τις διαδικασίες πώλησης, αγοράς, να παρακολουθεί τα είδη της αποθήκης, τα υπόλοιπα πελατών και προµηθευτών, τα αξιόγραφα, παραγγελίες κλπ. Η εφαρµογή Cashier µπορεί να συνδεθεί on line µε ταµειακές µηχανές που έχουν την δυνατότητα σύνδεσης µε υπολογιστή, µε όλους τους φορολογικούς εκτυπωτές και µε όλους τους φορολογικούς µηχανισµούς επιτρέποντας στις εταιρείες που κάνουν εντατική λιανική να παρακολουθούν την κίνηση των ειδών της αποθήκης τους, τα υπόλοιπα τους, τις εισπράξεις, τις πληρωµές κλπ. Η εφαρµογή Cashier µπορεί επίσης να συνδεθεί off line µε ταµειακές που έχουν την δυνατότητα αυτή. Η εφαρµογή σε αυτή την περίπτωση ενηµερώνει την ταµειακή µηχανή µε τα στοιχεία των ειδών της αποθήκης (υπόλοιπα, τιµές κλπ) ενώ λαµβάνει από αυτή όλες τις κινήσεις λιανικής πώλησης που έχουν εκτελεστεί (είδη, τιµές, εκπτώσεις κλπ). Η εφαρµογή Cashier µπορεί να συνδεθεί µέσω γέφυρας µε τις περισσότερες εφαρµογές Γενικής Λογιστικής καθώς επίσης µε συστήµατα φορητής τιµολόγησης. Η εφαρµογή Cashier διατίθεται σε δύο εκδόσεις: 1. Την έκδοση CASHIER για την χρήση σε PC και 2. Την έκδοση CASHIER POS για την χρήση σε PC µε οθόνη αφής (POS). ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ Η εφαρµογή Cashier είναι µια εφαρµογή τύπου Client Server. Αποτελείται δηλαδή από δύο βασικά τµήµατα. Τον εξυπηρετητή Server στον οποίο υπάρχει η βάση δεδοµένων DΑΤΑ BASE και όπου αποθηκεύονται όλες οι πληροφορίες του προγράµµατος. Τον πελάτη Client που είναι τα τερµατικά PC στα οποία τρέχει η εφαρµογή και που µας επιτρέπει να διαχειριστούµε τα δεδοµένα που υπάρχουν στον server. Η εφαρµογή επίσης µπορεί να τρέξει και ως stand alone. Στην περίπτωση αυτή το πρόγραµµα που τρέχει στον client τρέχει στο ίδιο µηχάνηµα στο οποίο υπάρχει η βάση δεδοµένων. ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Ξεκινώντας την εφαρµογή Cashier αρχίζει ένας διάλογος εφαρµογής - χρήστη απαραίτητος για την είσοδο στην εφαρµογή. Έτσι ο χειριστής του προγράµµατος θα πρέπει να πληκτρολογήσει το όνοµα του ΧΡΗΣΤΗ και τον ΚΩ ΙΚΟ πρόσβασης του, για να µπορέσει να ανοίξει την εφαρµογή Cashier και να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδοµένα. Μετά 4

5 την είσοδο του στο πρόγραµµα ο χρήστης µπορεί να εκτελέσει µια σειρά από εργασίες µε την βοήθεια του µενού. ΧΡΗΣΤΕΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Το πρόγραµµα στην βασική του έκδοση υποστηρίζει 4 χρήστες. Τον χρήστη System που είναι και ο βασικός διαχειριστής του συστήµατος. Ο χρήστης αυτός µπορεί να εκτελέσει όλες τις εργασίες παραµετροποίησης και αρχικοποίησης της εφαρµογής. Μπορεί να ορίσει στοιχεία όπως οι κατηγορίες ΦΠΑ, τα είδη των παραστατικών που θα εκδίδει η εταιρεία, κλπ. Με την αρχική εγκατάσταση του προγράµµατος οι χρήστες και οι κωδικοί τους είναι οι παρακάτω. Όνοµα χρήστη Κωδικός πρόσβασης System Sys ή 123 User 1 User2 2 User3 3 Μετά την αρχικοποίηση του προγράµµατος προτείνεται για λόγους ασφαλείας να αλλαχθούν οι κωδικοί πρόσβασης των χρηστών. Σε περίπτωση που οι υπάρχοντες χρήστες δεν καλύπτουν τις ανάγκες σας επικοινωνήστε µε την εταιρεία HELETEL ή µε τον DEALER του προγράµµατος. ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Με την είσοδο του χρήστη system στην εφαρµογή θα πρέπει οπωσδήποτε να ορισθούν και να αρχικοποιηθούν κάποιες βασικές λειτουργίες του προγράµµατος που κυρίως βρίσκονται στο µενού Πίνακες. Αναλυτικότερα Οι κατηγορίες ΦΠΑ και η σύνδεση αυτών µε τα τµήµατα της ταµειακής µηχανής Τα είδη των παραστατικών καθώς και οι σειρές τους Οι µονάδες µέτρησης Οι εκτυπωτές που θα χρησιµοποιηθούν για την εκτύπωση των µη χειρόγραφων παραστατικών στην λιανική (ταµειακή µηχανή) και στην χονδρική (Φορολογικός µηχανισµός) Οι τρόποι πληρωµής για την εντατική λιανική και η αντιστοίχηση αυτών µε τα τµήµατα της ταµειακής µηχανής Οι συνεργαζόµενες τράπεζες Οι κατηγορίες των ειδών. ύο βασικές κατηγορίες που µας επιτρέπουν την εύκολη αναζήτηση των ειδών της αποθήκης. Τις κατηγορίες των ειδών τις χρησιµοποιούµε ιδιαίτερα στην λιανική πώληση για την εύκολη επιλογή προϊόντων µε την χρήση της Touch Screen. 5

6 Οι γενικές παράµετροι του προγράµµατος ρυθµίζουν θέµατα όπως ο αριθµός των χαρακτήρων που θα τυπώνεται στην ταµειακή µηχανή, τα πλήρη στοιχεία της εταιρείας, η επιθυµητή εµφάνιση, ο τρόπος λειτουργίας της εφαρµογής κλπ. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Περισσότερες πληροφορίες για την παραµετροποίηση της εφαρµογής και την διασύνδεση της µε ταµειακές µηχανές ή φορολογικούς µηχανισµού θα βρείτε στα επιµέρους τµήµατα του εγχειριδίου. CASHIER POS - TOUCH SCREEN Η χρήση του προγράµµατος µε οθόνη αφής έκδοση (Cashier POS) είναι πολύ εύκολη αφού η καταχώρηση των στοιχείων γίνεται µέσω του ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΙΟΥ ΑΦΗΣ το οποίο διαθέτει όλες τις βασικές λειτουργίες του κανονικού πληκτρολογίου (TAB, Caps Lock, Backspace, Del κλπ). Επίσης για την ακόµα µεγαλύτερη ευχρηστία του πληκτρολογίου αφής παρέχονται η παρακάτω δυνατότητες: Το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει πάντα στο πεδίο το οποίο είναι ο κέρσορας. Στο πάνω µέρος του πληκτρολογίου εµφανίζεται το πεδίο στο οποίο κάνουµε εγγραφή και εποµένως γνωρίζουµε πάντα σε ποιο πεδίο γράφουµε. Σε περίπτωση που κάποια εγγραφή έχει αστεράκι σηµαίνει ότι η εγγραφή είναι υποχρεωτική. Μετά την καταχώρηση µπορούµε να αποθηκεύσουµε την εγγραφή µας στο πεδίο ενώ ταυτόχρονα θα κλείσει το πληκτρολόγιο αφής πατώντας το πλήκτρο ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ & ΕΞΟ ΟΣ Με την καταχώρηση της εγγραφής µας στο πεδίο αν θέλουµε και την ταυτόχρονη µεταβίβαση στο επόµενο πεδίο θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο της ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ. Για να πάµε στην επόµενη εγγραφή χωρίς να καταχωρήσουµε τίποτα σε αυτή που βρισκόµαστε πατάµε στο πληκτρολόγιο αφής το πλήκτρο ΤΑΒ. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΙΟ ΑΦΗΣ 6

7 Σε περίπτωση που το πεδίο στο οποίο βρισκόµαστε είναι ΛΙΣΤΑ π.χ. επαγγελµάτων τότε ταυτόχρονα µε το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει και η λίστα µε τα δεδοµένα από τα οποία έχουµε να επιλέξουµε. Η λίστα µε την χρήση της έξυπνης πληκτρολόγησης και µε την πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου όσο πληκτρολογούµε γίνεται µικρότερη ώστε να µπορούµε να επιλέξουµε εύκολα. Η επιλογή γίνεται µε την αφή από την λίστα και τα επιλεγµένα δεδοµένα µεταφέρονται αυτόµατα στο πληκτρολόγιο έτοιµα προς επικύρωση. Στο πληκτρολόγιο αφής ισχύουν οι έλεγχοι µοναδικότητας της εγγραφής, ο έλεγχος του ΑΦΜ, η γρήγορη καταχώρηση σε λίστες κλπ. Σε περίπτωση που θέλουµε να κλείσουµε το πληκτρολόγιο αφής χωρίς να αποθηκεύσουµε τα στοιχεία που έχουµε πληκτρολογήσει στο πεδίο πατάµε ΑΚΥΡΩΣΗ /ΕΞΟ Ο. Με το πλήκτρο ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ καθαρίζουµε τα στοιχεία του προς επικύρωση πεδίου. Με το πλήκτρο BACKSPACE σβήνουµε το προηγούµενο γράµµα. Για τα αριθµητικά και µόνο πεδία όπως στην αλλαγή ποσότητας ενεργοποιείται το αριθµητικό πληκτρολόγιο αφής, και στο πάνω µέρος εµφανίζεται η τιµή που ήδη έχει το πεδίο. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΟ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΙΟ ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Η εφαρµογή µπορεί να εγκατασταθεί σε δοκιµαστική λειτουργία ενός µήνα ή 30 εκκινήσεων. Για την ενεργοποίηση της εφαρµογής θα πρέπει να επικοινωνήσετε µε το τµήµα ενεργοποίησης της εταιρείας HELETEL στο Τηλ: ή η µε τον DEALER από τον οποίο και προµηθευτήκατε το πρόγραµµα εγκατάστασης. (Από ευτέρα έως Παρασκευή, ώρες εργάσιµες 09 πµ 17 µµ) 7

8 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΙΚΟΝΙ ΙΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Σε όλα τις φόρµες διαχείρισης της εφαρµογής υπάρχουν κάποια συγκεκριµένα εικονίδια που πρέπει να αναλύσουµε, γιατί θα χρησιµοποιούνται σταθερά. Αυτά είναι: Εικονίδια εφαρµογής Έξοδος. Οι αλλαγές που έγιναν µέχρι το πάτηµα του κουµπιού αποθηκεύονται. Προσθήκη. Προσθήκη νέας εγγραφής. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην πρώτη εγγραφή του πίνακα. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην προηγούµενη εγγραφή του πίνακα. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην επόµενη εγγραφή του πίνακα. Μετακίνηση. Μετακίνηση στην τελευταία εγγραφή του πίνακα. ιαγραφή. ιαγραφή της εγγραφής. Αν και µόνο αν δεν έχει χρησιµοποιηθεί αλλού ή δεν αποτελεί φορολογικό στοιχείο το οποίο έχει εκτυπωθεί. Αναίρεση. Αναιρεί την τελευταία εγγραφή. Επιλογή. Το πεδίο έχει επιλεγεί. Όχι επιλογή. Το πεδίο δεν έχει επιλεγεί. ιαχείριση ανευρέσεων 8

9 Γρήγορη ανεύρεση εγγραφής. Κουµπιά διαχείρισης εντολών Αποθήκευση της εµφάνισης των στηλών (όσες επιλέξαµε και στο µέγεθος που τις επιλέξαµε). Εµφάνιση όλων των στηλών και επαναφορά τους στο αρχικό µέγεθος. Εµφάνιση όλων των στηλών µε βάση τα επιλεγόµενα φίλτρα. Ακύρωση των επιλεγόµενων φίλτρων. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Με την εισαγωγή του CD εγκατάστασης στον ηλεκτρονικό υπολογιστή γίνεται αυτόµατη εκκίνηση του εγκαταστάτη του προγράµµατος Cashier. Σε περίπτωση που δεν ξεκινήσει αυτόµατα εκτελέστε το αρχείο SetupCashier.exe από το CD RΟΜ. Αφού αποδεχτούµε του όρους χρήσης και λειτουργίας της εφαρµογής, επιλέγουµε τον τύπο εγκατάστασης: 1. Εγκατάσταση ιακοµιστή (SQL Server) / Πελάτη (Client - Cashier), κάνουµε σε περίπτωση που θέλουµε στον υπολογιστή να γίνει εγκατάσταση της εφαρµογής και της βάσης δεδοµένων. Συνίσταται για όλες τις περιπτώσεις Stand Alone, καθώς επίσης και στην περίπτωση που έχουµε περισσότερους από ένα Client και θέλουµε η εφαρµογή να µπορεί να εκτελείται στον ιακοµιστή. Στην Stand Alone εγκατάσταση ο εγκαταστάτης εγκαθιστά µε την σειρά ι) τον MS SQL Desktop Engine, ii) την εφαρµογή Cashier και iii) την βάση δεδοµένων (σχήµα βάση). 2. Εγκατάσταση ιακοµιστή (SQL Server), κάνουµε στην περίπτωση που έχουµε περισσότερους από ένα Client και δεν θέλουµε η εφαρµογή να εκτελείτε από το ιακοµιστή(server). Στην περίπτωση αυτή ο εγκαταστάτης εγκαθιστά µε την σειρά ι) τον MS SQL Desktop Engine και ii) την βάση δεδοµένων (σχήµα βάση). 3. Εγκατάσταση Πελάτη (Client - Cashier), κάνουµε στην περίπτωση που θέλουµε στον υπολογιστή να γίνει εγκατάσταση της εφαρµογής. Συνίσταται για όλες τις περιπτώσεις client/server, καθώς επίσης και στην περίπτωση που έχουµε περισσότερους από ένα Client. Στην περίπτωση αυτή ο εγκαταστάτης εγκαθιστά µόνο την εφαρµογή Cashier. 9

10 Με την ολοκλήρωση της εγκατάσταση το εικονίδιο της εφαρµογής Cashier εµφανίζεται στην επιφάνεια εργασία σας. Για την είσοδο σας στην εφαρµογή χρησιµοποιήστε τον χρήστη/user name system και κωδικό πρόσβασης/password sys ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΜΗΧΑΝΗ Κατά την εγκατάσταση της εφαρµογής θα πρέπει να δηλώσουµε ότι σκοπεύουµε να συνδέσουµε την εφαρµογή µας µε ταµειακή µηχανή. Στην περίπτωση αυτή κατά την εγκατάσταση της εφαρµογής δεν θα δηλωθούν τµήµατα ταµειακής µηχανής µε την Default τιµή 100 και θα πρέπει να τα δηλώσετε αµέσως µετά την εγκατάσταση. Αναλυτικότερα µετά της ολοκληρωµένη εγκατάσταση της εφαρµογής Cashier για την σύνδεση της µε κάποια ταµειακή µηχανή θα πρέπει να γίνουν οι παρακάτω ενέργειες: I) Εγκατάσταση των οδηγών (Drivers) της ταµειακής µηχανής βάση των οδηγιών του εκάστοτε κατασκευαστή II) Την σύνδεση του ηλεκτρονικού υπολογιστή µε την ταµειακή µηχανή. Γίνεται συνήθως µέσω σειριακής θύρας. Για να αποκατασταθεί η επικοινωνία θα πρέπει ο αριθµός της σειριακής θύρας στον υπολογιστή µας να δηλωθεί στο οδηγό (driver) της ταµειακής µηχανής III) Μετά την ολοκλήρωση και τον έλεγχο της επικοινωνίας θα πρέπει να δηλώσουµε στον οδηγό (Driver) της ταµειακής µηχανής την διαδροµή PATH όπου η εφαρµογή Cashier θα εξάγει το προς εκτύπωση αρχείο καθώς και το όνοµα του. Στην περίπτωση µας θα πρέπει να δηλώσουµε ως τοποθεσία Path το C:\Program Files\Heletel\Invoice\ ενώ ως όνοµα αρχείου το Sales_L.prn IV) Τα παραπάνω στοιχεία θα πρέπει επίσης να συµφωνούν µε τα στοιχεία που υπάρχουν στην εφαρµογή Cashier και συγκεκριµένα στην φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ/ ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ. Στην ίδια φόρµα στην στήλη εκτυπωτής θα πρέπει να δηλώσουµε το όνοµα της ταµειακής ενώ στην στήλη τύπο τον τύπο ΤΑΜΕΙΑΚΗ. V) Θα πρέπει να ορίσουµε την αντιστοίχηση των τιµών του ΦΠΑ και των τµηµάτων της Ταµειακής στη φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ / ΦΠΑ. VI) θα πρέπει να ορίσουµε την αντιστοίχηση των τρόπων πληρωµής και των τµηµάτων της Ταµειακής στη φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ / ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ. Παρατηρήσεις: 1. Η τοποθεσία path καθώς και το όνοµα του προς εκτύπωση αρχείου δεν πρέπει σε καµία περίπτωση να τροποποιηθούν 2. Για την σωστή αντιστοίχηση των τµηµάτων των ΦΠΑ, των ορίων αυτών, των τρόπων πληρωµής της ταµειακής µηχανής επικοινωνήστε µε τον τεχνικό της ταµειακής. Σε περίπτωση που τα τµήµατα του ΦΠΑ δεν καθορισθούν σωστά θα δηµιουργηθεί πρόβληµα στην εκτύπωση των αποδείξεων. 3. Ο εξ ορισµού Τρόπος Πληρωµής της Ταµειακής είναι τα µετρητά. 10

11 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟ Μετά της ολοκληρωµένη εγκατάσταση της εφαρµογής Cashier για την σύνδεση της µε κάποιο φορολογικό µηχανισµό θα πρέπει να γίνουν οι παρακάτω ενέργειες: I) Εγκατάσταση των οδηγών (Drivers) του φορολογικού µηχανισµού βάση των οδηγιών του εκάστοτε κατασκευαστή. II) Την σύνδεση του ηλεκτρονικού υπολογιστή µε τον φορολογικό µηχανισµό. Η επικοινωνίας γίνεται συνήθως µέσω σειριακής θύρας. Για την έναρξη της επικοινωνίας θα πρέπει ο αριθµός της σειριακής θύρας στον υπολογιστή µας να δηλωθεί στο οδηγό (driver) του φορολογικού µηχανισµού. III) Επειδή η επικοινωνία µε το Φορολογικό Μηχανισµό καθορίζετε από το όνοµα του εικονικού virtual εκτυπωτή που εγκαθιστάτε µε την εγκατάσταση των οδηγών Driver του Φορολογικού Μηχανισµού θα πρέπει να πάµε στην εφαρµογή Cashier και συγκεκριµένα στην φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ/ ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ και να δηλώσουµε ως εκτυπωτή το όνοµα του εικονικού εκτυπωτή ενώ στην στήλη τύπο τον τύπο LASER. Παρατηρήσεις: 1.Η εφαρµογή τυπώνει παραστατικά σε Laser εκτυπωτές. 2. Στην περίπτωση του φορολογικού µηχανισµού δεν υπάρχει ανάγκη να ορίσουµε τοποθεσία Path αφού ο driver χρησιµοποιεί τον εικονικό εκτυπωτή. 3. Επειδή οι ταµιακές µηχανές για την έκδοση Ζ στρογγυλοποιούν µε διαφορετικό τρόπο θα πρέπει για να µην υπάρχουν αποκλείσεις να χρησιµοποιείται ως φορολογικό στοιχείο το Ζ της ταµειακής µηχανής. Έξυπνες κινήσεις 1. Background της εφαρµογής. Τροποποιήστε το αρχείο mdi.bmp στον φάκελο C:\...\Heletel\Images ώστε να αλλάξετε το φόντο της εφαρµογής. 11

12 ΤΑ ΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΜΕΝΟΥ ΠΙΝΑΚΕΣ Το µενού πίνακες µας επιτρέπει να διαχειριστούµε τους πίνακες που χρησιµοποιούνται από την εφαρµογή για την κατευθείαν εισαγωγή στοιχείων όπου αυτά είναι απαραίτητα, τα οποία δεν τροποποιούνται τακτικά αλλά χρησιµοποιούνται πολύ συχνά από την εφαρµογή. Όπως ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ ΠΟΛΕΙΣ ΟΥ ΤΡΑΠΕΖΕΣ ΦΠΑ ΠΩΛΗΤΕΣ ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΕΙ ΩΝ 1η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΕΙ ΩΝ 2η ΟΜΑ ΕΣ ΕΙ ΩΝ ΠΑΡΤΙ ΕΣ ΕΙ ΩΝ ΧΡΩΜΑ ΜΕΓΕΘΟΣ ΒΑΡ ΙΕΣ ΧΡΗΣΤΕΣ ΕΙ ΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τα επαγγέλµατα που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή κατά την καταχώρηση των συναλλασσόµενων µας (πελάτες & προµηθευτές). Έξυπνες κινήσεις 2. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός επαγγέλµατος γίνεται µε πληκτρολόγηση του ονόµατος και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου. Έξυπνη πληκτρολόγηση. 3. Πλήκτρο F10. Αποθήκευση και εισαγωγή νέας εγγραφής 12

13 ΠΟΛΕΙΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τις πόλεις και µια µικρή περιγραφή που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή κατά την καταχώρηση των συναλλασσόµενων µας (πελάτες & προµηθευτές). Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση µίας πόλης γίνεται µε πληκτρολόγηση του ονόµατος και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου. Έξυπνη πληκτρολόγηση. 2. Πλήκτρο F10. Αποθήκευση και εισαγωγή νέας εγγραφής.ο.υ. Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) τις.ο.υ. και µια µικρή περιγραφή που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή κατά την καταχώρηση των συναλλασσόµενων µας (πελάτες & προµηθευτές). Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση µίας.ο.υ. γίνεται µε πληκτρολόγηση του ονόµατος της και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου. Έξυπνη πληκτρολόγηση. 2. Πλήκτρο F10. Αποθήκευση και εισαγωγή νέας εγγραφής ΤΡΑΠΕΖΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση) τις συνεργαζόµενες τράπεζες µε τους τηρούµενους σε αυτές τραπεζικούς λογαριασµούς που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. Σε περίπτωση που η εφαρµογή πρόκειται να συνδεθεί µε εφαρµογή Γενικής Λογιστικής θα πρέπει στους τηρούµενος τραπεζικούς λογαριασµούς να δηλώσουµε και τον αντίστοιχο κωδικό Γενικής Λογιστικής. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση µίας τράπεζας γίνεται µε πληκτρολόγηση του ονόµατος της και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου. Έξυπνη πληκτρολόγηση. 2. Πλήκτρο F10. Αποθήκευση και εισαγωγή νέας εγγραφής Φ.Π.Α. Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση) τις διάφορες κατηγορίες Φ.Π.Α. που θα χρησιµοποιούνται στην εταιρίας µας από το κύκλωµα των πωλήσεων και από το κύκλωµα των αγορών. Αναλυτικότερα µπορούµε να ορίσουµε: Γενικά Στοιχεία 13

14 ΚΩ ΙΚΟΣ. Τον κωδικό της κατηγορίας ΦΠΑ ο οποίος είναι και µοναδικός. ΟΝΟΜΑ. Το όνοµα της κατηγορίας ΦΠΑ ΠΟΣΟΣΤΟ. Το ποσοστό της κατηγορίας (π.χ. 19,00 για το 19%, 4,50 για το 4,5%) ΚΩ ΙΚΟ ΜΕΙΩΜΕΝΟΥ. Τον αντίστοιχο κωδικό της µειωµένης κατηγορίας, κατηγορία που θα πρέπει να χρησιµοποιεί το σύστηµα για την περίπτωση που κάποιος πελάτης έχει µειωµένο ΦΠΑ. Σε περίπτωση που το συγκεκριµένο ΦΠΑ δεν έχει αντίστοιχη µειωµένη κατηγορία τότε στο πεδίο του ΚΩ ΙΚΟ ΜΕΙΩΜΕΝΟΥ βάζουµε τον ΚΩ ΙΚΟ του ΦΠΑ (τρέχουσα εγγραφή) ΤΜΗΜΑ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ. Το τµήµα της ταµειακής µηχανής που έχει ορισθεί από τον τεχνικό της ταµειακής για να κινεί τα είδη µε το αντίστοιχο ΦΠΑ. Προϋπόθεση η σύνδεση του προγράµµατος µε ταµειακή µηχανή. Σε περίπτωση που δεν θα συνδέσετε το πρόγραµµα µε ταµειακή µηχανή χρησιµοποιήστε ως προεπιλεγµένο το µηδενικό τµήµα «0». ΚΩ. ΛΟΓ. ΕΣΟ ΩΝ. Τον Λογαριασµό Γ.Λ. εσόδων που θα ενηµερώνει σε κάθε κίνηση. Απαραίτητη προϋπόθεση να υπάρχει σύνδεση µε πρόγραµµα γενικής λογιστικής ΚΩ. ΛΟΓ. ΕΞΟ ΩΝ. Τον Λογαριασµό Γ.Λ. εξόδων που θα ενηµερώνει σε κάθε κίνηση. Απαραίτητη προϋπόθεση να υπάρχει σύνδεση µε πρόγραµµα γενικής λογιστικής ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΦΠΑ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 14

15 1. Η κατηγορία τα του ΦΠΑ 19% έχει κωδικό 7. Η αντίστοιχη µειωµένη τιµή του είναι το ΦΠΑ 13% και µε κωδικό 6. Για να µπορεί το σύστηµα να διαχειριστεί αυτή την µείωση θα πρέπει στην γραµµή διαχείρισης του ΦΠΑ 19% να δηλώσουµε τον κωδικό 6 ως κωδικό µειωµένου. Έτσι, όταν ο πελάτης υπόκειται σε ειδικό καθεστώς, όπως έχει συµπληρωθεί στα σταθερά στοιχεία, ως κατηγορία ΦΠΑ το «ΜΕΙΩΜΕΝΟ», τότε η εφαρµογή Cashier θα αντικαταστήσει τον κανονικό συντελεστή Φ.Π.Α. µε τον αντίστοιχο του µειωµένου. Σε περίπτωσή που ο πελάτης έχει «ΑΠΑΛΛΑΓΗ» το Cashier θα αντικαταστήσει τον κανονικό συντελεστή Φ.Π.Α. µε µηδενικό Φ.Π.Α. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1.Σε περίπτωση που η εφαρµογή θα συνδεθεί µε ταµειακή µηχανή θα πρέπει να δηλώσουµε σωστά τα τµήµατα της ταµειακής µηχανής, που θα πρέπει να ενηµερώνει σε κάθε κίνηση είδους που ανήκει σε κάποια κατηγορία ΦΠΑ. Αν δεν γνωρίζεται τα τµήµατα αυτά επικοινωνήστε µε τον Τεχνικό της ταµειακής µηχανής. 2. Σε περίπτωση που δεν ορισθούν σωστά τα τµήµατα της ταµειακής θα υπάρξει πρόβληµα ενηµέρωσης της ταµειακής µηχανής. 3.Σε περίπτωση που θέλετε να αλλάξετε τα τµήµατα της ταµειακής µηχανής, ενώ ήδη υπάρχουν είδη που αντιστοιχούν σε αυτά, τότε το σύστηµα µας επιτρέπει την αυτόµατη µετατροπή των ειδών στα νέα τµήµατα. ΠΩΛΗΤΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση) τους πωλητές που θα χρησιµοποιήσει η εταιρεία µας ώστε να έχουµε µια εικόνα των πωλήσεων ανά πωλητή. Σεν περίπτωση που δεν θέλουµε κάποιους από τους πωλητές να εµφανίζονται στην λίστα δεν έχουµε παρά να τους απενεργοποιήσουµε από την φόρµα εισαγωγής. Επίσης σε περίπτωση που δεν δηλώσουµε πωλητή στις γενικές παραµέτρους τότε στις φόρµες πώλησης δεν εµφανίζεται το πεδίο εισαγωγής ενώ στην φόρµα λιανικής πώλησης (POS) δεν εµφανίζεται το κουµπί εισαγωγής. ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) των µονάδων µέτρησης των ειδών µας καθώς και µια µικρή περιγραφή αυτών. ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΕΙ ΩΝ 1 & 2. Οι κατηγορίες των ειδών στην βασική έκδοση χρησιµοποιούνται ώστε να µπορέσουµε να αναζητήσουµε εύκολα τα προϊόντα µας και να έχουµε µια πιο ολοκληρωµένη εικόνα. Έτσι οι δύο βασικές κατηγορίες του προγράµµατος µας επιτρέπουν µια εύκολη στην 15

16 χρήση κατηγοριοποίηση των προϊόντων σε δύο επίπεδα. Οι κατηγορίες των ειδών παίζουν ιδιαιτέρα σηµαντικό ρόλο στην έκδοση Cashier POS CASHIER POS TOUCH SCREEN: Στην έκδοση CASHIER POS οι κατηγορίες σε συνδυασµό µε την φόρµα λιανικής πώλησης µας δίνουν την δυνατότητα εύκολης επιλογής των προϊόντων. Για να πετύχουµε την µέγιστη απόδοση στην φόρµα Λιανικής πώλησης θα πρέπει να χρησιµοποιήσουµε την κατηγοριοποίηση των προϊόντων ως εξής: 1. Στην φόρµα λιανικής πώλησης υπάρχουν 2 στήλες που µας βοηθούν στη γρήγορη ανεύρεση των προϊόντων και που ανήκουν στις κατηγορίες 1 και 2. Στις στήλες αυτές των κατηγοριών έχουµε την δυνατότητα να εµφανίζουµε µέχρι 9 κατηγορίες ανά σελίδα. Εποµένως αν θέλουµε να µπορούµε να επιλέξουµε κάποια προϊόντα που ανήκουν στην κατηγορία 1, επιλέγουµε από την πρώτη στήλη την κατηγορία που µας ενδιαφέρει και αµέσως στην τρίτη στήλη, που είναι και η λίστα των προϊόντων, εµφανίζονται τα προϊόντα που ανήκουν σε αυτή την κατηγορία. 2. Αντίστοιχα στην δεύτερη στήλη εµφανίζεται η κατηγορία 2 και εποµένως αν θέλουµε να µπορούµε να επιλέξουµε κάποια προϊόντα που ανήκουν στην κατηγορία 2 (υποκατηγορίες της κατηγορίας 1) αρκεί να επιλέξουµε την κατηγορία που µας ενδιαφέρει και στην στήλη των προϊόντων εµφανίζονται τα προϊόντα που ανήκουν σε αυτή την κατηγορία. 3. Μπορούµε επίσης να χρησιµοποιήσουµε την κατηγορία 2 ως υποκατηγορία της κατηγορίας 1. Σε αυτή την περίπτωση επιλέγοντας από την πρώτη στήλη την κατηγορία 1 αµέσως στην κατηγορία 2 εµφανίζονται όλες οι υποκατηγορίες της 2 κατηγορίας ενώ στην στήλη των προϊόντων όλα τα προϊόντα της κατηγορίας 1. Με την επιλογή δε της υποκατηγορίας 2 από την 2 η στήλη η λίστα των ειδών µειώνεται αισθητά αφού πλέον περιλαµβάνει µόνο τα είδη που ανήκουν σε αυτή την υποκατηγορία. Έξυπνες κινήσεις 1. Εµφάνιση στο πρώτο επίπεδο. Σε περίπτωση που κάποια προϊόντα µιας κατηγορίας τα χρησιµοποιούµε πολύ συχνά και εποµένως θέλουµε να τα βλέπουµε στο πρώτο επίπεδο (9 κατηγορίες) δεν έχουµε παρά να πάµε να βάλουµε σειρά εµφάνισης από το 1 έως το 9 ή ακόµα και αρνητικά αν θέλουµε να κάνουµε τροποποιήσεις. 2. Στην φόρµα Λιανικής Πώλησης, έχοντας στην 1η στήλη 9 κατηγορίες, στην 2η στήλη επίσης 9 κατηγορίες, και στην 3η στήλη 10 προϊόντα στην ουσία σε πρώτο επίπεδο µπορούµε να διαχειριστούµε 9 Χ 9 Χ 10 = 810 προϊόντα. Για τον παραπάνω λόγο φροντίστε να κάνετε όσο πιο σωστή κατηγοριοποίηση των προϊόντων σας. 16

17 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΕΙ ΩΝ 1. ΟΜΑ ΕΣ ΕΙ ΩΝ Οι κατηγορίες των ειδών στην βασική έκδοση χρησιµοποιούνται ώστε να µπορέσουµε εύκολα να αναζητήσουµε τα προϊόντα µας και να έχουµε µια πιο ολοκληρωµένη εικόνα. Έτσι σε συνδυασµό µε τις δύο κατηγορίες που έχει το είδος στο πρόγραµµα µας επιτρέπει µια εύκολη στην χρήση κατηγοριοποίηση των προϊόντων σε τρία επίπεδα. Έξυπνες κινήσεις 1. Σε περίπτωση που θα χρησιµοποιήσουµε το χρώµα και το µέγεθος για το κάθε είδος µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε την οµάδα για να έχουµε την δυνατότατα να κάνουµε αναζητήσεις του τύπου «Πόσα είδη της οµάδας µας µε Χ µέγεθος ή Ψ χρώµα έχουµε υπόλοιπο στην αποθήκη µας;» ΠΑΡΤΙ ΕΣ ΕΙ ΩΝ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) τις παρτίδες ενός είδους και µια µικρή περιγραφή που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή κατά την καταχώρηση των ειδών µας και επίσης στην αγορά και πώληση των προϊόντων που έχουν παρτίδες. 17

18 ΧΡΩΜΑ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) τα χρώµατα και µια µικρή περιγραφή που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή κατά την καταχώρηση των ειδών µας. ΜΕΓΕΘΟΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τα µεγέθη και µια µικρή περιγραφή που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή κατά την καταχώρηση των ειδών µας. ΒΑΡ ΙΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τις βάρδιες της εταιρείας µας καθώς και µια µικρή περιγραφή που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή. Πχ 1 η βάρδια, 2 η βάρδια κλπ. Προσοχή; Η ενεργοποίηση της χρήσης της βάρδιας γίνεται από τις γενικές παραµέτρους. ΧΡΗΣΤΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τα στοιχεία των χειριστών που εµπλέκονται στις βάρδιες. Το ονοµατεπώνυµο, το όνοµα εισαγωγής (login Name ή User Name), τον κωδικό εισαγωγής (password), καθώς και το γκρουπ µε τα προκαθορισµένα δικαιώµατα πρόσβασης στα οποίο ανήκει ο χειριστής. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση) των παραστατικών που θα χρησιµοποιούµε έχοντας µια πλήρη εικόνα των στοιχείων τους καθώς και αυτών που επηρεάζουν. Αναλυτικά µπορούµε να εισάγουµε στοιχεία όπως: ΕΙ ΟΣ ΤΟΥ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ. Το είδος του παραστατικού και αν αυτό αφορά παραστατικό αγοράς ή πώλησης ΤΥΠΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ. Τον τύπο του παραστατικού κανονικό ή ακυρωτικό και αν ναι πιο παραστατικό ακυρώνει ΚΩ ΙΚΟΣ. Τον κωδικό και την ονοµασία του παραστατικού ΑΓΟΡΕΣ. Αν επηρεάζει (χρεώνει, πιστώνει ή είναι αδιάφορο) ως προς την αποθήκη, τους προµηθευτές. 18

19 ΠΩΛΗΣΕΙΣ. Αν επηρεάζει (χρεώνει, πιστώνει ή είναι αδιάφορο) ως προς την αποθήκη, τους πελάτες. ΕΞ ΟΡΙΣΜΟΥ ΤΙΜΕΣ. Στην φόρµα των παραστατικών µπορούµε ακόµη να ορίσουµε κάποιες συχνά χρησιµοποιούµενες τιµές, τις οποίες µας προτείνει το σύστηµα κατά την χρήση του κάθε παραστατικού, όπως: τον σκοπό αποστολής, τον τόπο αποστολής, τον τρόπο αποστολής, τον τρόπο πληρωµής, τον τόπο προορισµού. ΣΕΙΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ / ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΗ ΣΕΙΡΑ. Για να δηλώσουµε τόσο την ΣΕΙΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ όσο και την ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΗ ΣΕΙΡΑ θα πρέπει πρώτα να πάµε στην ΑΡΙΘΜΗΣΗ όπου θα δηλώσουµε το είδος της εκτύπωσης (πχ χειρόγραφο αν θα χρησιµοποιήσουµε χειρόγραφα) καθώς και την αρίθµηση από την οποία θα ξεκινήσει να αριθµεί το σύστηµα. Στην συνέχεια επανερχόµαστε στην φόρµα εισαγωγής ΓΕΝΙΚΑ όπου και δηλώνουµε τις σειρές. ΕΙΝΑΙ ΛΙΑΝΙΚΗΣ. ηλώνουµε αν το παραστατικό είναι παραστατικό Λιανικής Πώλησης. Μπορούµε να δηλώσουµε µόνο ένα παραστατικό ως παραστατικό Λιανικής και είναι αυτό που χρησιµοποιεί το σύστηµα ως προεπιλεγµένο. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ 19

20 ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή ) των σειρών όλων των παραστατικών που θα χρησιµοποιούµε στην εφαρµογή µας. ΣΚΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους σκοπούς αποστολής που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. ΤΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους τόπους αποστολής που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους τρόπους αποστολής που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. ΤΟΠΟΥΣ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους τόπους προορισµού που θα χρησιµοποιούµε στις συναλλαγές µας. ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε τους τρόπους πληρωµής που θα χρησιµοποιήσουµε στην λιανική ή στην χονδρική πώληση. Στην φόρµα αυτή οι τρεις βασικοί τρόποι πληρωµής είναι τα µετρητά, η πίστωση και η πιστωτική κάρτα και οι οποίοι δεν µπορούν να διαγραφούν ή να τροποποιηθούν και για αυτό είναι επιλεγµένοι. Σε περίπτωση που το είδος πληρωµής είναι µετρητά το σύστηµα ενηµερώνει τόσο την εικόνα του πελάτη όσο και το ταµείο. Σε περίπτωση που το είδος πληρωµής είναι πιστωτική κάρτα ενηµερώνεται η εικόνα του πελάτη. Σε περίπτωση που επιλεγεί ως τρόπος πληρωµής η πίστωση τότε η καρτέλα του πελάτη µόνο χρεώνεται. Για να υπάρξει αντίστοιχη κίνηση και ενηµέρωση της ταµειακής µηχανής θα πρέπει να ορισθούν τα τµήµατα της ταµειακής µηχανής που χρησιµοποιούνται για τον καθένα από τους παραπάνω τρόπους πληρωµής. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 20

21 1. Σε περίπτωση που δεν ορισθεί αντιστοιχία ανάµεσα στον τρόπο πληρωµής και τον κωδικό ταµειακής τότε το σύστηµα θεωρεί ως µοναδικό τρόπο πληρωµής τα µετρητά. 2. Σε περίπτωση που δεν ορισθεί σωστά ο κωδικός ταµειακής θα υπάρξει πρόβληµα ενηµέρωσης της ταµειακής µηχανής. Για την σωστή αντιστοίχηση επικοινωνήστε µε τον Τεχνικό της ταµειακής µηχανής. 3. Παραστατικό Λιανικής Πώλησης µπορεί να δηλωθεί µόνο ένα, το οποίο θα χρησιµοποιηθεί είτε από τη φόρµα Πώλησης Λιανικής είτε από τη φόρµα Πώληση Χονδρικής µε τη χρήση των παραστατικών Πώλησης Λιανικής. ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) τους εκτυπωτές που θα χρησιµοποιήσουµε στα παραστατικά λιανικής πώλησης και στα παραστατικά χονδρικής πώλησης. Στην φόρµα αυτή θα πρέπει να δηλώσουµε το τερµατικό, το όνοµα φόρµας, το αρχείο, την τοποθεσία (Path), τον εκτυπωτή και τον τύπο εκτυπωτή. Αναλυτικότερα επιλέγουµε : το όνοµα της φόρµας / την φόρµα εκτύπωσης / τον εκτυπωτή / τον τύπο. Παράδειγµα 1: Για να τυπώνουµε τα τιµολόγια µας σε φόρµα Α4 στον εκτυπωτή Samsung ML2540 Series δηλώνουµε τα παρακάτω: ΟΝΟΜΑ ΦΟΡΜΑΣ: ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ : LASER A4 ΕΚΤΥΠΩΤΗΣ : Samsung ML2540. Προσοχή : Αν υπάρχει πρόβληµα επιλογής κάποιου εκτυπωτή, γιατί χρησιµοποιεί κάποιους χαρακτήρες όπως την -, θα πρέπει πρώτα να αλλάξετε το όνοµα του εκτυπωτή και µετά να ενηµερώσετε την εγγραφή. Παράδειγµα 2: Για να τυπώνουµε τις αποδείξεις λιανικής σε ταµειακή µηχανή δηλώνουµε τα παρακάτω: ΟΝΟΜΑ ΦΟΡΜΑΣ: ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ : SALES_L ΤΟΠΟΘΕΣΙΑ : Το σηµείο στο οποίο θα βγαίνει το αρχείο το οποίο θα τραβάει ο driver του φορολογικού µηχανισµού ή της ταµειακής. Την αντίστοιχη θέση καθώς και το όνοµα α πρέπει να δηλώνουµε στον driver της ταµειακής. ΕΚΤΥΠΩΤΗΣ : Sarema. Προσοχή: Αν δεν υπάρχει ο ακριβής τύπος της ταµειακής επικοινωνήστε µαζί µας. ΤΥΠΟΣ : ΤΑΜΕΙΑΚΗ 21

22 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση - προβολή) των γενικών παραµέτρων του προγράµµατος. Στην φόρµα αυτή θα πρέπει να δηλώσουµε τα στοιχεία της εταιρείας µας όπως αυτά θα φαίνονται στις εκτυπώσεις, στα παραστατικά καθώς και κάποια χαρακτηριστικά µε τα οποία θα γίνονται οι συναλλαγές. Αναλυτικότερα καθορίζουµε τα παρακάτω : ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ: Θα πρέπει να εισάγουµε τα στοιχεία της εταιρίας που θα κάνει χρήση το πρόγραµµα, την κατηγορία του ΦΠΑ αγορών και πωλήσεων, καθώς και τα στοιχεία της εταιρείας όπως αυτά θα εκτυπώνονται στα παραστατικά συναλλαγών της. Η περιγραφή των παραπάνω στοιχείων θα πρέπει να γίνει σε 5 γραµµές. ΓΕΝΙΚΕΣ: Ορίζουµε τα δεκαδικά αξιών, τα δεκαδικά υπολοίπων και τα δεκαδικά ποσοτήτων που θα χρησιµοποιεί το σύστηµα. Τους τίτλους που θα εµφανίζει στα εκτυπωτικά ( πχ 1 η γραµµή η επωνυµία και έδρα της επιχείρησης, 2 η γραµµή η διεύθυνση του υποκαταστήµατος. Την λειτουργία ή όχι της βάρδιας, την εµφάνιση ή όχι της καρτέλας των υποκαταστηµάτων και παιδιών στην εισαγωγή των πελατών. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΓΟΡΑΣ: Θα πρέπει να καθορίσουµε αν επιθυµούµε: α) την εµφάνιση της τελευταίας τιµής αγοράς κατά την εισαγωγή ενός τιµολογίου αγοράς και τον τρόπο µε τον οποίο θέλουµε να καταχωρείται αυτή. Πχ αν σε κάποιο τιµολόγιο ο προµηθευτής µας συνηθίζει να µας τιµολογεί τα είδη µε την αρχική τους τιµή πχ 100 και πάνω σε αυτή την τιµή µας κάνει έκπτωση 20% θα πρέπει να αποφασίσουµε αν το σύστηµα θα θεωρεί ως τιµή αγοράς του είδους τα 80 ή τα 100. Στην πρώτη περίπτωση επιλέγουµε (ΝΑΙ ΤΙΜΗ ΜΕ ΕΚΠΤΩΣΗ) ενώ στην δεύτερη (ΝΑΙ ΤΙΜΗ). β) στην υποφόρµα µε πιο πεδίο θα γίνεται η εισαγωγή ενός νέου είδους. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ: Θα πρέπει να καθορίσουµε αν επιθυµούµε: α) ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ: την εκτύπωση της σειράς στα κανονικά παραστατικά χονδρικής, την εκτύπωση της σειράς στα άκυρα παραστατικά χονδρικής, την αυτόµατη µετακίνηση µετά την εισαγωγή είδους σε επίπεδο επόµενου πεδίου ή νέας εγγραφής, την προτεινόµενη από το σύστηµα ποσότητα, αν θα αθροίζει τις ποσότητες όµοιων προϊόντων ή αν θα τα καταχωρεί σε νέα γραµµή. β) ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΛΙΑΝΙΚΗΣ: την εκτύπωση του ποσού ή του ποσοστού έκπτωσης στην ταµειακή. Σε περίπτωση που δεν δηλώσουµε κάτι το σύστηµα χρησιµοποιεί το ποσοστό έκπτωσης. Μπορούµε να δηλώσουµε την αυτόµατη µετακίνηση µετά την εισαγωγή είδους σε επίπεδο επόµενου πεδίου ή νέας εγγραφής, καθώς και την προτεινόµενη από το σύστηµα ποσότητα. Επίσης δηλώνουµε τους επιθυµητούς χαρακτήρες του ονόµατος του είδους που θέλουµε να τυπώνονται στην ταµειακή µηχανή. 22

23 ΕΞ ΟΡΙΣΜΟΥ ΤΙΜΕΣ: Εδώ δηλώνουµε τον πελάτη λιανικής που θα αναγνωρίζει το σύστηµα καθώς και τον Λογαριασµό Γεν. Λογιστικής αυτού καθώς και την επιθυµητή µονάδα µέτρησης ανά είδος που θα προτείνει στις καταχωρήσεις. Επίσης τις εγγραφές (παραστατικά) που θα εµφανίζει η φόρµα διαχείρισης (αγορών, πωλήσεων) µε βάση τον αριθµό των ηµερών, αν επιλέξουµε το 1 µας εµφανίζει τις εγγραφές της προηγούµενης ηµέρας, αν επιλέξουµε το κενό ή το 0 τότε όλες τις εγγραφές από την έναρξη του συστήµατος, ενώ αν βάλουµε το 3 των τελευταίων τριών ηµερών. Επίσης µπορούµε να δηλώσουµε αν το σύστηµα θα κάνει έλεγχο για την καταχώρηση παλαιοτέρων παραστατικών και πόσες µέρες θα είναι αυτές που θα µας επιτρέπει χωρίς την άδεια του διαχειριστή του συστήµατος να κάνουµε καταχωρήσεις. Έξυπνες κινήσεις 1. Σε περίπτωση που τα είδη της εταιρείας είναι τεµάχια δηλώστε ως δεκαδικά ποσοτήτων το 0. Αντίστοιχα, µπορείτε να χειριστείτε τα δεκαδικά αξιών και ποσοτήτων. 2. Σε περίπτωση που οι καθηµερινές εγγραφές θα είναι πολλές προτείνεται να αποφεύγεται η επιλογή της εµφάνισης εγγραφών πολλών ηµερών γιατί το σύστηµα θα καθυστερεί στην λειτουργία του. 3. Σε περίπτωση που θα κάνετε χρήση του ελέγχου των ηµεροµηνιών θα πρέπει να γνωρίζεται ότι µόνο ο διαχειριστής SYS του συστήµατος µπορεί να κάνει καταχωρήσεις ή µεταβολές παραστατικών, αποδείξεων, επιταγών µε παλαιότερη ηµεροµηνία. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΠΑΡ. ΠΩΛΗΣΕΩΝ 23

24 ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟ Επικοινωνία του Cashier µε την Ταµειακή µηχανή Για την σύνδεση του Cashier µε κάποια ταµειακή µηχανή θα πρέπει να γίνουν οι παρακάτω ενέργειες: 1. Εγκατάσταση των οδηγών (Drivers) της ταµειακής µηχανής βάση των οδηγιών του εκάστοτε κατασκευαστή. 2. Την σύνδεση του ηλεκτρονικού υπολογιστή µε την ταµειακή µηχανή. Γίνεται συνήθως µέσω σειριακής θύρας. Για να αποκατασταθεί η επικοινωνία θα πρέπει ο αριθµός της σειριακής θύρας στον υπολογιστή µας να δηλωθεί στο οδηγό (driver) της ταµειακής µηχανής 3. Μετά την ολοκλήρωση και τον έλεγχο της επικοινωνίας θα πρέπει να δηλώσουµε στον οδηγό (Driver) της ταµειακής µηχανής την διαδροµή PATH όπου η εφαρµογή Cashier θα εξάγει το προς εκτύπωση αρχείο καθώς και το όνοµα του. Στην περίπτωση µας θα πρέπει να δηλώσουµε ως τοποθεσία Path πχ το C: \Invoice\ ενώ ως όνοµα αρχείου το Sales_L.prn Προσοχή : Τα παραπάνω στοιχεία θα πρέπει επίσης να συµφωνούν µε τα στοιχεία που υπάρχουν στην εφαρµογή Cashier και συγκεκριµένα στην φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ/ ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ. Επειδή οι ταµιακές µηχανές για την έκδοση Ζ στρογγυλοποιούν µε διαφορετικό τρόπο θα πρέπει για να µην υπάρχουν αποκλείσεις να χρησιµοποιείται ως φορολογικό στοιχείο το Ζ της ταµειακής µηχανής. Θα πρέπει να ορίσουµε την αντιστοίχηση των τιµών του ΦΠΑ και των τµηµάτων της Ταµειακής στη φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ / ΦΠΑ. θα πρέπει να ορίσουµε την αντιστοίχηση των τρόπων πληρωµής και των τµηµάτων της Ταµειακής στη φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ / ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ. Επικοινωνία του Cashier µε τον φορολογικό µηχανισµό Μετά της ολοκληρωµένη εγκατάσταση της εφαρµογής Cashier για την σύνδεση της µε κάποιο φορολογικό µηχανισµό θα πρέπει να γίνουν οι παρακάτω ενέργειες: 1. Εγκατάσταση των οδηγών (Drivers) του φορολογικού µηχανισµού βάση των οδηγιών του εκάστοτε κατασκευαστή. 2. Την σύνδεση του ηλεκτρονικού υπολογιστή µε τον φορολογικό µηχανισµό. Η επικοινωνίας γίνεται συνήθως µέσω σειριακής θύρας. Για την έναρξη της επικοινωνίας θα πρέπει ο αριθµός της σειριακής θύρας στον υπολογιστή µας να δηλωθεί στο οδηγό (driver) του φορολογικού µηχανισµού. Επειδή η επικοινωνία µε το Φορολογικό Μηχανισµό καθορίζετε από το όνοµα του εικονικού virtual εκτυπωτή που εγκαθιστάτε µε την εγκατάσταση των οδηγών Driver του Φορολογικού 24

25 Μηχανισµού θα πρέπει να πάµε στην εφαρµογή Cashier και συγκεκριµένα στην φόρµα ΠΙΝΑΚΕΣ/ ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ και να δηλώσουµε ως εκτυπωτή το όνοµα του εικονικού εκτυπωτή ενώ στην στήλη τύπο τον τύπο LASER. Προσοχή : Η εφαρµογή τυπώνει παραστατικά σε Laser εκτυπωτές. Στην περίπτωση του φορολογικού µηχανισµού δεν υπάρχει ανάγκη να ορίσουµε τοποθεσία Path αφού ο driver χρησιµοποιεί τον εικονικό εκτυπωτή. 25

26 ΜΕΝΟΥ ΑΡΧΕΙΑ Το µενού αρχεία µας επιτρέπει να διαχειριστούµε του πελάτες, τους προµηθευτές και τα είδη της επιχείρησης µας. ΠΕΛΑΤΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση εικόνα κίνησης) τους πελάτες. Στα ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ έχουµε µια πλήρη εικόνα των προσωπικών τους στοιχείων. Αναλυτικά µπορούµε να εισάγουµε στοιχεία όπως: Επωνυµία της επιχείρησης Κωδικός της επιχείρησης Τίτλος της επιχείρησης ΑΦΜ. Κατά την καταχώρηση του ΑΦΜ γίνεται έλεγχος ορθότητας αυτού. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί κάποιο λάθος το σύστηµα µας ενηµερώνει. Μας επιτρέπει όµως την αποθήκευση του για τις περιπτώσεις που ο πελάτης είναι πελάτης εξωτερικού ΟΥ. Επιλέγουµε από την λίστα των.ο.υ. Επάγγελµα. Επιλέγουµε από την λίστα των επαγγελµάτων Κατηγορία ΦΠΑ Tο πρόσωπο επαφής ιεύθυνση Πόλη Τ.Κ. Τηλέφωνο εργασίας, οικίας, το κινητό τηλέφωνο και FAX, Κωδ. Λογιστικής. Ο κωδικός γενικής λογιστικής χρησιµοποιείται κυρίως για την σύνδεση της εφαρµογής µε πρόγραµµα Γενικής Λογιστικής. Θα µπορούσε όµως να χρησιµοποιηθεί και ως µια κωδικοποίηση που θα µας επιτρέψει να εκτελέσουµε εξειδικευµένες αναζητήσεις, εκτυπώσεις. Καθορίζουµε αν ο πελάτης είναι πελάτης χονδρικής / λιανικής καθώς και αν διαθέτει κάποια υποκαταστήµατα τα οποία και θα χρησιµοποιήσουµε ως τόπους αποστολής Σε περίπτωση που ο πελάτης είναι πελάτης χονδρικής τα παρακάτω στοιχεία θα πρέπει οπωσδήποτε να δηλωθούν: Επωνυµία, ΑΦΜ, ΟΥ, Επάγγελµα, κατηγορία ΦΠΑ, ιεύθυνση και Πόλη. Σε περίπτωση που ο πελάτης είναι πελάτης λιανικής αρκεί να δηλωθεί η επωνυµία του. 26

27 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΕΛΑΤΕΣ Εικόνα Πελάτη Μας εµφανίζει τη χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του πελάτη συγκεντρωτικά ανά µήνα και ανά έτος. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός πελάτη µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου «έξυπνη πληκτρολόγηση» ή µε το ΑΦΜ του (πληκτρολογώντας + και το ΑΦΜ). Ισχύει και στην έκδοση CASHIER POS 2. Σε περίπτωση που κάποια εγγραφή δεν υπάρχει το σύστηµα επιτρέπει την «γρήγορη καταχώρηση» των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων από τους ΠΙΝΑΚΕΣ. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Μπορούµε να κατηγοριοποιήσουµε τους πελάτες µας µε την χρήση του κωδικού γενικής λογιστικής ως εξής: π.χ. Οι Πελάτες της Θεσσαλονίκης να έχουν µορφή κωδ ΧΧΧΧΧΧ, οι πελάτες της Λάρισας ΧΧΧΧΧ κλπ. Έτσι αν θέλουµε να δούµε την συγκεντρωτική κατάσταση κινήσεων πελατών της Θεσσαλονίκης δεν έχουµε παρά να δηλώσουµε την αναζήτηση από κωδ έως

28 2. Έχοντας δηλώσει τα υποκαταστήµατα του πελάτη όταν κόβουµε τιµολόγιο προς τον πελάτη στο πεδίο ΤΟΠΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ η εφαρµογή µας δίνει την δυνατότητα να επιλέξουµε εκτός της έδρας του πελάτη και τα υποκαταστήµατα αυτού. TOUCH SCREEN: Για την καταχώρηση των στοιχείων του ΠΕΛΑΤΗ µε την χρήση του «πληκτρολογίου αφής» θα πρέπει να γνωρίζουµε τα παρακάτω. Το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει πάντα στο πεδίο το οποίο είναι ο κέρσορας. Στο πάνω µέρος του πληκτρολογίου εµφανίζεται το πεδίο στο οποίο κάνουµε εγγραφή και εποµένως γνωρίζουµε πάντα σε ποιο πεδίο γράφουµε. Σε περίπτωση που κάποια εγγραφή έχει αστεράκι σηµαίνει ότι η εγγραφή είναι υποχρεωτική. Μετά την καταχώρηση µπορούµε να αποθηκεύσουµε την εγγραφή µας στο πεδίο ενώ ταυτόχρονα θα κλείσει το πληκτρολόγιο αφής πατώντας το πλήκτρο ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ & ΕΞΟ ΟΣ. Με την καταχώρηση της εγγραφής µας στο πεδίο αν θέλουµε και την ταυτόχρονη µεταβίβαση στο επόµενο πεδίο θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο της ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ. Σε περίπτωση που θέλουµε να κλείσουµε το πληκτρολόγιο αφής χωρίς να αποθηκεύσουµε τα στοιχεία που έχουµε πληκτρολογήσει στο πεδίο πατάµε ΑΚΥΡΩΣΗ /ΕΞΟ Ο. Με το πλήκτρο ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ καθαρίζουµε τα στοιχεία του προς επικύρωση πεδίου. Για να πάµε στην επόµενη εγγραφή χωρίς να καταχωρήσουµε τίποτα σε αυτή που βρισκόµαστε πατάµε στο πληκτρολόγιο αφής το πλήκτρο ΤΑΒ. Σε περίπτωση που θα πρέπει σε κάποιο πεδίο να επιλέξουµε από µια λίστα π.χ. επαγγελµάτων τότε ταυτόχρονα µε το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει και η λίστα µε τα δεδοµένα από τα οποία έχουµε να επιλέξουµε. Η λίστα µε την χρήση της έξυπνης πληκτρολόγησης και µε την πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου όσο πληκτρολογούµε γίνεται µικρότερη ώστε εύκολα να µπορούµε να επιλέξουµε. Η επιλογή γίνεται µε την αφή από την λίστα και τα επιλεγµένα δεδοµένα µεταφέρονται αυτόµατα στο πληκτρολόγιο έτοιµα προς επικύρωση. Στο πληκτρολόγιο αφής ισχύουν οι έλεγχοι µοναδικότητας της εγγραφής, ο έλεγχος του ΑΦΜ, η γρήγορη καταχώρηση σε λίστες κλπ. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός πελάτη µε το πληκτρολόγιο αφής µπορεί να γίνει είτε µε την έξυπνη πληκτρολόγηση του ονόµατος και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου είτε µε την πληκτρολόγηση του «+ΑΦΜ» του πελάτη. 28

29 ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση - εικόνα κίνησης ) των προµηθευτών. Στα ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ έχουµε µια πλήρη εικόνα των προσωπικών τους στοιχείων. Αναλυτικά µπορούµε να εισάγουµε στοιχεία όπως: Επωνυµία της επιχείρησης Κωδικός της επιχείρησης Τίτλος της επιχείρησης ΑΦΜ. Κατά την καταχώρηση του ΑΦΜ γίνεται έλεγχος ορθότητας αυτού. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί κάποιο λάθος το σύστηµα µας ενηµερώνει. Μας επιτρέπει όµως την αποθήκευση του για τις περιπτώσεις που ο προµηθευτής είναι προµηθευτής εξωτερικού ΟΥ. Επιλέγουµε από την λίστα των.ο.υ. Επάγγελµα. Επιλέγουµε από την λίστα των επαγγελµάτων Κατηγορία ΦΠΑ, Κανονικό,µειωµένο ή απαλλαγή Το πρόσωπο επαφής ιεύθυνση Πόλη Τ.Κ, Τηλέφωνο εργασίας, οικίας, το κινητό τηλέφωνο και FAX, Κωδ. Λογιστικής. Ο κωδικός γενικής λογιστικής χρησιµοποιείται κυρίως για την σύνδεση της εφαρµογής µε πρόγραµµα Γενικής Λογιστικής. Θα µπορούσε όµως να χρησιµοποιηθεί και ως µια κωδικοποίηση που θα µας επιτρέψει να εκτελέσουµε εξειδικευµένες αναζητήσεις και εκτυπώσεις. Σε περίπτωση που θέλετε να συνδέσετε το πρόγραµµα µε πρόγραµµα γενικής λογιστικής θα πρέπει για τον προµηθευτή οπωσδήποτε να δηλωθούν: Επωνυµία, ΑΦΜ, ΟΥ, Επάγγελµα, κατηγορία ΦΠΑ, διεύθυνση, πόλη και κωδικός γενικής λογιστικής. Σε περίπτωση που η σύνδεση µε γενική λογιστική δεν απαιτείται, αρκεί να δηλωθεί η επωνυµία και το ΦΠΑ του προµηθευτή. Παρόλα αυτά ο κωδικός γενικής λογιστικής θα µπορούσε να µας βοηθήσει σε ανευρέσεις και να µας αποτρέψει από λάθη. Εικόνα Προµηθευτή Μας εµφανίζει τη χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του προµηθευτή συγκεντρωτικά ανά µήνα και ανά έτος. 29

30 Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός προµηθευτή µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση ή µε το ΑΦΜ (πληκτρολογώντας + και το ΑΦΜ). Ισχύει και στην έκδοση CASHIER POS. 2. Γρήγορη καταχώρηση των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ TOUCH SCREEN: Για την καταχώρηση των στοιχείων του ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ µε την χρήση του «πληκτρολογίου αφής» θα πρέπει να γνωρίζουµε τα παρακάτω. Το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει πάντα στο πεδίο το οποίο είναι ο κέρσορας. Στο πάνω µέρος του πληκτρολογίου εµφανίζεται το πεδίο στο οποίο κάνουµε εγγραφή και εποµένως γνωρίζουµε πάντα σε ποιο πεδίο γράφουµε. Σε περίπτωση που κάποια εγγραφή έχει αστεράκι σηµαίνει ότι η εγγραφή είναι υποχρεωτική. Μετά την καταχώρηση µπορούµε να αποθηκεύσουµε την εγγραφή µας στο πεδίο ενώ ταυτόχρονα θα κλείσει το πληκτρολόγιο αφής πατώντας το πλήκτρο ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ & ΕΞΟ ΟΣ. 30

31 Με την καταχώρηση της εγγραφής µας στο πεδίο αν θέλουµε και την ταυτόχρονη µεταβίβαση στο επόµενο πεδίο θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο της ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ. Σε περίπτωση που θέλουµε να κλείσουµε το πληκτρολόγιο αφής χωρίς να αποθηκεύσουµε τα στοιχεία που έχουµε πληκτρολογήσει στο πεδίο πατάµε ΑΚΥΡΩΣΗ /ΕΞΟ Ο. Με το πλήκτρο ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ καθαρίζουµε τα στοιχεία του προς επικύρωση πεδίου. Για να πάµε στην επόµενη εγγραφή χωρίς να καταχωρήσουµε τίποτα σε αυτή που βρισκόµαστε πατάµε στο πληκτρολόγιο αφής το πλήκτρο ΤΑΒ. Σε περίπτωση που θα πρέπει σε κάποιο πεδίο να επιλέξουµε από µια λίστα π.χ. επαγγελµάτων τότε ταυτόχρονα µε το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει και η λίστα µε τα δεδοµένα από τα οποία έχουµε να επιλέξουµε. Η λίστα µε την χρήση της έξυπνης πληκτρολόγησης και µε την πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου όσο πληκτρολογούµε γίνεται µικρότερη ώστε να µπορούµε να επιλέξουµε εύκολα. Η επιλογή γίνεται µε την αφή από την λίστα και τα επιλεγµένα δεδοµένα µεταφέρονται αυτόµατα στο πληκτρολόγιο έτοιµα προς επικύρωση. Στο πληκτρολόγιο αφής ισχύουν οι έλεγχοι µοναδικότητας της εγγραφής, ο έλεγχος του ΑΦΜ, η γρήγορη καταχώρηση σε λίστες κλπ. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός προµηθευτή µε το πληκτρολόγιο αφής µπορεί να γίνει είτε µε την έξυπνη πληκτρολόγηση του ονόµατος και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου είτε µε την πληκτρολόγηση του «+ΑΦΜ» του προµηθευτή. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΙΚΟΝΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ 31

32 ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ CLUB Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση εικόνα κίνησης) τις ειδικές εκπτώσεις club ανά πελάτη. Η έκπτωση ενεργοποιείται κατά την πώληση µε το πλήκτρο έκπτωση club και λειτουργεί ως εξής. Ελέγχει αν το διάστηµα που ορίσαµε είναι το επιτρεπτό και αν το ποσό του τζίρου του πελάτη ανήκει σε κάποια εκπτωτική κατηγορία. Προσοχή : Το ποσό του τζίρου του πελάτη υπολογίζεται από την ηµεροµηνία έναρξης που έχουµε καθορίσει στις γενικές παραµέτρους στα παραστατικά λιανικής (Εκκίνηση προνοµίων κάρτα µέλους / έτος. Πχ 01/13). Τα προνόµια µηδενίζονται κάθε χρόνο ΕΙ Η ΑΠΟΘΗΚΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή γρήγορη ανεύρεση εικόνα κίνησης) τα είδη αποθήκης έχοντας µια πλήρη εικόνα των στοιχείων τους. Αναλυτικά µπορούµε να διαχειριστούµε τα παρακάτω στοιχεία: ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΟΝΟΜΑ. Ονοµασία του είδους. BARCODE. Το barcode του είδους. Η εφαρµογή υποστηρίζει την σύνδεση µε barcode reader για αυτόµατη ανάγνωση του γραµµωτού κώδικα barcode καθώς και την εκτύπωση σε θερµικό εκτυπωτή barcode ή και σε απλό εκτυπωτή. ΚΩ ΙΚΟΣ. Ο κωδικός του είδους. Ο κωδικός που χρησιµοποιεί η επιχείρηση Μ.Μ. Η µονάδα µέτρησης. ΕΙΝΑΙ ΖΥΓΙΖΟΜΕΝΟ. Τον έλεγχο αν το είδος είναι ζυγιζόµενο (ΝΑΙ ΟΧΙ). ΦΠΑ. Την κατηγορία Φ.Π.Α του είδους. ΤΜΗΜΑ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ. Το τµήµα της ταµειακής µηχανής που έχει ορισθεί από τον τεχνικό της ταµειακής για να κινεί τα είδη µε το αντίστοιχο ΦΠΑ. Προϋπόθεση η σύνδεση του προγράµµατος µε ταµειακή µηχανή. ΤΙΜΗ ΑΓΟΡΑΣ. Αφορά την τελευταία τιµή µε την οποία αγοράσαµε το συγκεκριµένο είδος. Ενηµερώνεται αυτόµατα από τις αγορές µε βάση όσα έχουµε ορίσει στις γενικές παραµέτρους (τιµή µετά την έκπτωση, τιµή χωρίς την έκπτωση κλπ). ΤΙΜΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΤΙΜΗ ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ. Την τιµή προτεινόµενης λιανικής και χονδρικής πώλησης. Η προτεινόµενη λιανική τιµή περιλαµβάνει το ΦΠΑ ενώ η προτεινόµενη χονδρική τιµή είναι η τιµή χωρίς το ΦΠΑ. ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 1 & 2 ΟΜΑ Α. Τις κατηγορίες και την οµάδα στην οποία ανήκει το είδος. Τις δύο κατηγορίες και την οµάδα του είδους µπορούµε να της 32

33 χρησιµοποιήσουµε έτσι ώστε µε εύκολο τρόπο να µπορούµε να αναζητούµε τα είδη µας ανά οµάδες, κατηγορίες κλπ. ΕΛΑΧΙΣΤΟ ΟΡΙΟ. Το ελάχιστο όριο. Μας ενηµερώνει όταν το υπόλοιπο της αποθήκης γίνεται µικρότερο ώστε να προβούµε σε αγορά. ΥΠΟΛΟΙΠΟ. Το υπόλοιπο του είδους το οποίο έρχεται δυναµικά από την αποθήκη. ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ. Σε περίπτωση που είναι ΟΧΙ τότε η εφαρµογή όταν εκτελεί χονδρική ή λιανική πώληση δεν κάνει έλεγχο του υπολοίπου του είδους ώστε να µας ενηµερώσει σε περίπτωση που δεν υπάρχει υπόλοιπο ή είναι κάτω του ορίου. Ενεργό. Σε περίπτωση που απενεργοποιήσουµε ένα είδος τότε αυτό δεν µπορεί να κινηθεί (αγορά πώληση). ΛΟΙΠΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΧΡΩΜΑ. Το χρώµα του είδους. ΜΕΓΕΘΟΣ. Το µέγεθος του είδους. ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ. Ο βασικός προµηθευτής του είδους. Το πεδίο αυτό µας βοηθάει σε περίπτωση που θέλουµε να εκτελέσουµε αυτόµατες παραγγελίες ανά προµηθευτή. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ. Τα χαρακτηριστικά του είδους (τεχνικές προδιαγραφές κλπ). ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. Θα πρέπει να ορίσετε την διαδροµή και το όνοµα της φωτογραφίας του είδους, της οποίας το προτεινόµενο µέγεθος είναι 9,3Χ 6,6 εκ. Για να δείτε την φωτογραφία του είδους πατήστε το πλήκτρο Εµφάνιση Φωτογραφίας. 33

34 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΙ Η ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΝΑΛΛΑΚΤΑ BARCODE Τα εναλλακτικά barcode του είδους τα χρησιµοποιούµε: 1. γιατί θέλουµε να δηλώσουµε ένα δεύτερο Barcode που χρησιµοποιείται για το ίδιο είδος πιθανά από έναν άλλο προµηθευτή και µε άλλη τιµή. π.χ. το είδος Χ1 έχει barcode από τον κατασκευαστή(1) ενώ από τον κατασκευαστή(2). Σε αυτή την περίπτωση µπορούµε στην στήλη µε τα εναλλακτά barcode να δηλώσουµε και το barcode Όµως δεν πρέπει να δηλώσουµε µονάδα µέτρησης αφού θεωρείται ίδια µε την βασική καθώς και την ποσότητα συσχετισµού αφού προφανώς είναι 1. Μπορούµε όµως να δηλώσουµε διαφορετικές τιµές πώλησης χονδρικής και λιανικής. 2. ή γιατί θέλουµε να δηλώσουµε διαφορετικές συσκευασίες του είδους. π.χ. το είδος Χ1 έχει barcode και µονάδα µέτρησης το ΤΕΜ από τον κατασκευαστή(1). Σε αυτή την περίπτωση µπορούµε στην στήλη µε τα εναλλακτά barcode να δηλώσουµε και το barcode Όµως δεν πρέπει να δηλώσουµε µονάδα µέτρησης αφού θεωρείται ίδια µε την βασική καθώς και την ποσότητα συσχετισµού αφού προφανώς είναι 1. Μπορούµε όµως να δηλώσουµε διαφορετικές τιµές πώλησης χονδρικής και λιανικής. 34

35 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΙ Η ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΕΝΑΛΛΑΚΤΑ BARCODE Εικόνα Είδους Μας εµφανίζει τις αγορές, τις πωλήσεις και το υπόλοιπο του είδους συγκεντρωτικά ανά µήνα και ανά έτος. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός είδους µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση ή µε το barcode του (πληκτρολογώντας + και το barcode). Ισχύει και στην έκδοση Cashier POS. 2. Γρήγορη καταχώρηση των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων. TOUCH SCREEN: Για την καταχώρηση των στοιχείων των ειδών µε την χρήση του «πληκτρολογίου αφής» θα πρέπει να γνωρίζουµε τα παρακάτω. Το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει πάντα στο πεδίο το οποίο είναι ο κέρσορας. Στο πάνω µέρος του πληκτρολογίου εµφανίζεται το πεδίο στο οποίο κάνουµε εγγραφή και εποµένως γνωρίζουµε πάντα σε ποιο πεδίο γράφουµε. Σε περίπτωση που κάποια εγγραφή έχει αστεράκι σηµαίνει ότι η εγγραφή είναι υποχρεωτική. 35

36 Μετά την καταχώρηση µπορούµε να αποθηκεύσουµε την εγγραφή µας στο πεδίο ενώ ταυτόχρονα θα κλείσει το πληκτρολόγιο αφής πατώντας το πλήκτρο ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ & ΕΞΟ ΟΣ. Με την καταχώρηση της εγγραφής µας στο πεδίο αν θέλουµε και την ταυτόχρονη µεταβίβαση στο επόµενο πεδίο θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο της ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ. Σε περίπτωση που θέλουµε να κλείσουµε το πληκτρολόγιο αφής χωρίς να αποθηκεύσουµε τα στοιχεία που έχουµε πληκτρολογήσει στο πεδίο πατάµε ΑΚΥΡΩΣΗ /ΕΞΟ Ο. Με το πλήκτρο ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ καθαρίζουµε τα στοιχεία του προς επικύρωση πεδίου. Για να πάµε στην επόµενη εγγραφή χωρίς να καταχωρήσουµε τίποτα σε αυτή που βρισκόµαστε πατάµε στο πληκτρολόγιο αφής το πλήκτρο ΤΑΒ. Σε περίπτωση που θα πρέπει σε κάποιο πεδίο να επιλέξουµε από µια λίστα π.χ. κατηγορία1 τότε ταυτόχρονα µε το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει και η λίστα µε τα δεδοµένα από τα οποία έχουµε να επιλέξουµε. Η λίστα µε την χρήση της έξυπνης πληκτρολόγησης και µε την πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου όσο πληκτρολογούµε γίνεται µικρότερη ώστε να µπορούµε να επιλέξουµε εύκολα. Η επιλογή γίνεται µε την αφή από την λίστα και τα επιλεγµένα δεδοµένα µεταφέρονται αυτόµατα στο πληκτρολόγιο έτοιµα προς επικύρωση. Στο πληκτρολόγιο αφής ισχύουν οι έλεγχοι µοναδικότητας της εγγραφής (Ονοµασία & κωδικός), ο έλεγχος του BARCODE, η γρήγορη καταχώρηση σε λίστες κλπ. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός είδους µε το πληκτρολόγιο αφής µπορεί να γίνει είτε µε την έξυπνη πληκτρολόγηση του ονόµατος και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου είτε µε την πληκτρολόγηση του «+BARCODE» του είδους. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Μην απενεργοποιείται είδη τα οποία έχουν υπόλοιπο στην αποθήκη γιατί δεν θα µπορείτε να τα κινήσετε. 2. Η απενεργοποίηση του είδους µπορεί να γίνει µόνο από τον διαχειριστή του συστήµατος (System) ενώ η ενεργοποίηση του από όλους του χρήστες που έχουν πρόσβαση στα είδη του συστήµατος. 3. Στην τιµή αγοράς. Είναι η τελευταία τιµή αγοράς χωρίς τις εκπτώσεις επί του είδους ή και επί του τιµολογίου που έχουν γίνει από τον προµηθευτή µας. Σε περίπτωση που θέλετε ως τιµή αγοράς να περαστεί στο σύστηµα η τιµή µετά την έκπτωση θα πρέπει η τιµή αυτή να περαστεί στην στήλη της τιµής αγοράς. 4. Η χρήση των κατηγοριών στην περίπτωση που θα χρησιµοποιήσουµε την έκδοση CASHIER POS είναι πολύ σηµαντική και γι αυτό προτείνεται να συµβουλευτείτε την χρήση τους, (ΜΕΝΟΥ ΠΙΝΑΚΕΣ / ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ 1 & 2). 36

37 Έξυπνες κινήσεις 1. Ορίστε την επιθυµητή ποσότητα του είδους ( ΠΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ) και τον προµηθευτή ώστε να µπορείτε να εκτελέσετε εύκολες παραγγελίες ανά είδος, ανά κατηγορία, ανά κωδικό και ανά προµηθευτή. Η παραγγελία µπορεί να γίνει είτε για τα είδη που η ποσότητα τους είναι µικρότερη της επιθυµητής είτε για τα είδη που η ποσότητα τους στην αποθήκη έχει πέσει κάτω από το ελάχιστο όριο. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΙΜΩΝ F3 Μπορούµε να κάνουµε έλεγχο των βασικών στοιχείων του είδους όπως την τιµή λιανικής, την τιµη χονδρικής, την κατηγορία φπα και το τµήµα, το υπόλοιπο στην αποθήκη, χωρίς να χρειαστεί να κλείσουµε την φόρµα στην οποία εργαζόµαστε µε την χρήση του πλήκτρου F3. Επίσης αν θέλουµε µπορούµε να προχωρήσουµε στην αλλαγή των τιµών και στην άµεση ενηµέρωση τους πατώντας το αντίστοιχο πλήκτρο. 37

38 ΜΕΝΟΥ ΚΙΝΗΣΕΙΣ Με το µενού κινήσεις µπορούµε να διαχειριστούµε τις αγορές και τις πωλήσεις της επιχείρησης µας. ΑΓΟΡΕΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) των αγορών της επιχείρησης. Με την χρήση της γρήγορης καταχώρησης, µπορούµε να περάσουµε τα στοιχεία ενός παραστατικού αγοράς κάνοντας χρήση της επιλογής από λίστα του είδος παραστατικού αγορών, των στοιχείων του προµηθευτή, του τρόπου πληρωµής, το barcode του είδους, τον κωδικό και την κατηγορία, την µονάδα µέτρησης, την έκπτωση, την τιµή. Με την επικύρωση του παραστατικού ενηµερώνονται η αποθήκη, το ταµείο, τα υπόλοιπα του είδους, η τελευταία τιµή αγοράς (LIFO/τελευταία τιµή αγοράς) Η ενηµέρωση της τελευταίας τιµής αγοράς γίνεται µε βάση τις γενικές παραµέτρους στα παραστατικά αγοράς. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΓΟΡΑΣ TOUCH SCREEN: Για την καταχώρηση των στοιχείων ενός τιµολογίου αγοράς µε την χρήση του «πληκτρολογίου αφής» θα πρέπει να γνωρίζουµε τα παρακάτω. Το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει πάντα στο πεδίο το οποίο είναι ο κέρσορας. 38

39 Στο πάνω µέρος του πληκτρολογίου εµφανίζεται το πεδίο στο οποίο κάνουµε εγγραφή και εποµένως γνωρίζουµε πάντα σε ποιο πεδίο γράφουµε. Σε περίπτωση που κάποια εγγραφή έχει αστεράκι σηµαίνει ότι η εγγραφή είναι υποχρεωτική. Σε περίπτωση που θα πρέπει σε κάποιο πεδίο να επιλέξουµε από µια λίστα π.χ. προµηθευτών τότε ταυτόχρονα µε το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει και η λίστα µε τους προµηθευτές για να επιλέξουµε. Η λίστα µε την χρήση της έξυπνης πληκτρολόγησης και µε την πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου όσο πληκτρολογούµε γίνεται µικρότερη ώστε να µας βοηθήσει στην εύκολη επιλογή. Η επιλογή γίνεται µε την αφή από την λίστα και τα επιλεγµένα δεδοµένα µεταφέρονται αυτόµατα στο πληκτρολόγιο έτοιµα προς επικύρωση. Μετά την καταχώρηση µπορούµε να αποθηκεύσουµε την εγγραφή µας στο πεδίο ενώ ταυτόχρονα θα κλείσει το πληκτρολόγιο αφής πατώντας το πλήκτρο ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ & ΕΞΟ ΟΣ. Σε περίπτωση που θέλουµε να κλείσουµε το πληκτρολόγιο αφής χωρίς να αποθηκεύσουµε τα στοιχεία που έχουµε πληκτρολογήσει στο πεδίο πατάµε ΑΚΥΡΩΣΗ /ΕΞΟ Ο. Με το πλήκτρο ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ καθαρίζουµε τα στοιχεία του προς επικύρωση πεδίου. Με την καταχώρηση της εγγραφής µας στο πεδίο αν θέλουµε και την ταυτόχρονη µεταβίβαση στο επόµενο πεδίο θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο της ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ. Για να πάµε στην επόµενη εγγραφή χωρίς να καταχωρήσουµε τίποτα σε αυτή που βρισκόµαστε πατάµε στο πληκτρολόγιο αφής το πλήκτρο ΤΑΒ. Στο πληκτρολόγιο αφής ισχύουν οι έλεγχοι µοναδικότητας της εγγραφής (είδος τιµολογίου, προµηθευτής, ηµεροµηνία), ο έλεγχος της ηµεροµηνίας, η γρήγορη καταχώρηση σε λίστες κλπ. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός είδους µε το πληκτρολόγιο αφής µπορεί να γίνει είτε µε την έξυπνη πληκτρολόγηση του ονόµατος και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου είτε µε την πληκτρολόγηση του «+BARCODE» του είδους. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Για να γίνει η ενηµέρωση της αποθήκης και του προµηθευτή θα πρέπει να γίνει επικύρωση του παραστατικού. 2. Για να γίνει η τροποποίηση ενός επικυρωµένου παραστατικού απαιτείται κωδικός από τον διαχειριστής του συστήµατος. Σε περίπτωση που κάποιος χρήστης προσπαθήσει να τροποποιήσει επικυρωµένο παραστατικό η ενέργεια του καταγράφεται. 3. Τα στοιχεία είδος παραστατικού, προµηθευτής, αρ. παραστατικού και ηµεροµηνία καθορίζουν ένα παραστατικό ως µοναδικό, προφυλάσοντάς µας από διπλοεγγραφές. 4. Ο τρόπος πληρωµής σε ένα τιµολόγιο αγοράς καθορίζει την χρέωση ή πίστωση του ταµείου. 39

40 5. Στα τιµολόγιο αγοράς για να αποφύγουµε διαφορές από στρογγυλοποιήσεις στο ΦΠΑ ή και στην αξία παρέχεται η δυνατότητα τροποποίησης τόσο του προτεινόµενου ΦΠΑ όσο και της αξίας. Έξυπνες κινήσεις 1. Πάγια - απάνες. Μπορούµε να περάσουµε τα είδη των παγίων και τις δαπάνες ως αγορές ώστε να παρακολουθούµε πλήρως το ταµείο της επιχείρησης µας. Για να µπορούµε µάλιστα να τα ξεχωρίζουµε ώστε να έχουµε και µία συνολική εικόνα µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε κωδικούς ειδών όπως ( ΑΠ1, ΑΠ2, ΠΑΓ1, ΠΑΓ2 κλπ). ΠΩΛΗΣΕΙΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) των πωλήσεων της επιχείρησης. Για την διαχείριση των πωλήσεων µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε τρεις βασικές κατηγορίες. Ι. ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ Μας επιτρέπει την γρήγορη και εύκολη καταχώρηση ενός παραστατικού Λιανικής Πώλησης. Προτεινόµενος πελάτης είναι ο Πελάτης Λιανικής. Το σύστηµα µας επιτρέπει στην ίδια φόρµα να ορίσουµε ένα νέο πελάτη λιανικής αν απλά πληκτρολογήσουµε τα στοιχεία αυτού, καθώς και τα στοιχεία της πιστωτικής κάρτας µε την οποία θα γίνει η αγορά. Η καταχώρηση των ειδών µπορεί να γίνει η µε την χρήση του Barcode reader η µε την χρήση της γρήγορης πληκτρολόγησης του είδους ενώ η επιλογή του επόµενου πεδίου ορίζεται από το πρόγραµµα. Η τιµή λιανικής πώλησης ενός είδους εµφανίζεται αυτόµατα αν αυτή έχει καθορισθεί στα στοιχεία του είδους. 40

41 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ Αφού περαστούν όλα τα στοιχεία, για να ολοκληρωθεί η λιανική πώληση ο χρήστης θα πρέπει να πατήσει το πλήκτρο F8 ή το εικονίδιο της εκτύπωσης. Αυτόµατα εκδίδεται η απόδειξη λιανικής πώλησης µέσω της ταµειακής µηχανής. ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΕΙ ΟΥΣ Το σύστηµα µας επιτρέπει την διαχείριση επιστροφών ειδών και την αλλαγή αυτών µέσω της φόρµας λιανικής πώλησης. Ο χρήστης για να εκτελέσει µια αλλαγή θα πρέπει πρώτα να εισάγει στην φόρµα πώλησης λιανικής τα νέα είδη που θα παραλάβει ο πελάτης και στο τέλος να περάσει τα είδη που θα επιστρέψει βάζοντας στην ποσότητα του επιστρεφόµενου είδους αρνητική τιµή (π.χ. 1 για την περίπτωση που θα επιστρέψει 1 είδος). Σε περιπτώσεις επιστροφής είδους δεν επιτρέπεται η χρήση εκπτώσεων στο επιστρεφόµενο είδος, καθώς και η αξία του επιστρεφόµενου είδους (ανά κατηγορία ΦΠΑ ή τµήµα) πρέπει να είναι µεγαλύτερη του νέου είδους. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Για την χρήση της λιανικής πώλησης απαιτείται η σύνδεση του προγράµµατος µε ταµειακή µηχανή από την οποία θα εκδίδεται η απόδειξη της λιανικής πώλησης. 2. Μετά την εκτύπωση του παραστατικού το πρόγραµµα δεν επιτρέπει καµία τροποποίηση του. 3. Σε περίπτωση που για κάποιο λόγο δεν τυπωθεί στην ταµειακή µηχανή η απόδειξη ενώ αυτή έχει επικυρωθεί, έχει πάρει αρ. Παραστατικού, προχωρήστε στην εκτύπωση της απόδειξης απευθείας στην ταµειακή µηχανή και επικοινωνήστε µε τον εγκαταστάτη του συστήµατος. 41

42 Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Εισαγωγή. Η εισαγωγή ενός πελάτη µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση ή µε το ΑΦΜ του (πληκτρολογώντας + και το ΑΦΜ). 2. Γρήγορη καταχώρηση των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων. 3. Πλήκτρο F4. Μας δίνει την δυνατότητα στα ζυγιζόµενα είδη να αθροίσουµε την ποσότητα στο είδη υπάρχον είδος. Με την ενεργοποίηση F4 ανοίγει µια φόρµα στην οποία εισάγουµε το Barcode του ζυγιζόµενου είδους και η εφαρµογή αθροίζει την ποσότητα στην υπάρχουσα γραµµή. Ισχύει µόνο για ζυγιζόµενα είδη καθώς και για όµοια είδη. 4. Πλήκτρο F5. Επικυρώνει το παραστατικό. 5. Πλήκτρο F8. Εκτυπώνει το παραστατικό. 6. Πλήκτρο F9. Πηγαίνει το κέρσορας στο πεδίο έλαβα. II. ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ CASHIER POS Μας επιτρέπει την γρήγορη και εύκολη καταχώρηση ενός παραστατικού Λιανικής Πώλησης µε την χρήση της οθόνης αφής. Το πρόγραµµα έχει προεπιλεγµένα τον Πελάτη Λιανικής, τα µετρητά ως τρόπο πληρωµής και ως πωλητή αυτόν που έχουµε ορίσει στις γενικές παραµέτρους. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ (POS VERSION) 42

43 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΩΝ ΕΙ ΩΝ Η εισαγωγή των ειδών πώλησης γίνεται µε τους παρακάτω τρόπους: 1. µε την χρήση του αναγνώστη barcode. 2. µε την επιλογή από την λίστα των προϊόντων (3 στήλη). Η µετακίνηση στα επόµενα προϊόντα µπορεί να γίνει µε τα βελάκια πάνω κάτω. Σχετικά µε την λίστα των προϊόντων θα πρέπει να γνωρίζεται ότι σε αυτή υποχρεωτικά εµφανίζονται όλα τα είδη που δεν έχουν barcode καθώς επίσης ότι µπορούµε να µεταβάλουµε την σειρά εµφάνισης στην λίστα από τα στοιχεία του είδους (ΕΙ ΟΣ / ΣΕΙΡΑ ΕΜΦΑΝΙΣΗΣ). 3. Οι δύο πρώτες στήλες αφορούν τις κατηγορίες των προϊόντων που θέλουµε να εµφανίσουµε στην λίστα των προϊόντων. Η εµφάνιση ή µη µιας κατηγορίας καθώς και η σειρά εµφάνιση της σειρά εµφάνισης της ορίζεται στο µενού (ΑΡΧΕΙΑ/ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ). Στην περίπτωση που δεν έχουµε ορίσει να εµφανίζεται κάποια από τις κατηγορίες, αυτή θα εµφανιστεί υποχρεωτικά αν σε αυτή την κατηγορία περιλαµβάνονται είδη που δεν έχουν κωδικό barcode. 4. Πατώντας το κουµπί είδος εµφανίζεται το πληκτρολόγιο αφής και η λίστα των προϊόντων. Πληκτρολογώντας το είδος η λίστα συνεχώς µειώνεται ώστε να µπορούµε εύκολα να επιλέξουµε. Σε περίπτωση που το είδος δεν υπάρχει το σύστηµα µας ενηµερώνει και µας δίνει την δυνατότητα για γρήγορη καταχώρηση ενός νέου είδους ή ως εναλλακτό σε ένα ήδη υπάρχον. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΕΠΙ ΤΩΝ ΕΙ ΩΝ Με το πλήκτρο + αυξάνουµε τις ποσότητες των ειδών κατά µία µονάδα. Με το πλήκτρο - µειώνουµε τις ποσότητες των ειδών κατά µία µονάδα. Με το πλήκτρο ποσότητα µπορούµε να ορίσουµε τις ποσότητες των ειδών. Με το πλήκτρο Αλλαγή/Επιστροφή µπορούµε να εκτελέσουµε επιστροφές ειδών. Με το πλήκτρο Τιµή µονάδας µπορούµε να ορίσουµε την τιµή του είδους. Με το πλήκτρο Εκπτ % µπορούµε να ορίσουµε την ποσοστιαία έκπτωση του είδους. Με το πλήκτρο Εκπτ Συνόλου % µπορούµε να ορίσουµε την ποσοστιαία έκπτωση επί του δελτίου λιανικής πώλησης. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟ ΕΙΞΗΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Με το πλήκτρο ΠΩΛΗΤΗΣ ορίζουµε τον υπεύθυνο πωλητή. Με το πλήκτρο ΤΡΟΠΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ορίζουµε τον τρόπο πληρωµής (πιστωτική κάρτα, επιταγή, γραµµάτιο κλπ). Με το πλήκτρο ΕΛΑΒΑ ορίζουµε το ποσό που λάβαµε και το σύστηµα, µας ενηµερώνει για τα ρέστα. 43

44 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Για την χρήση της λιανικής πώλησης απαιτείται η σύνδεση του προγράµµατος µε ταµειακή µηχανή από την οποία θα εκδίδεται η απόδειξη της λιανικής πώλησης. 2. Μετά την εκτύπωση του παραστατικού το πρόγραµµα δεν επιτρέπει καµία τροποποίηση του. 3. Σε περίπτωση που για κάποιο λόγο δεν τυπωθεί στην ταµειακή µηχανή η απόδειξη ενώ αυτή έχει επικυρωθεί, έχει πάρει αρ. Παραστατικού, προχωρήστε στην εκτύπωση της απόδειξης απευθείας στην ταµειακή µηχανή και επικοινωνήστε µε τον εγκαταστάτη του συστήµατος. ΙΙΙ. ΧΟΝ ΡΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ Μας επιτρέπει την γρήγορη και εύκολη καταχώρηση των στοιχείων ενός παραστατικού πώλησης. Η επιλογή τόσο του είδους του παραστατικού όσο και των στοιχείων του πελάτη γίνεται µε την χρήση της γρήγορης πληκτρολόγησης ή ανεύρεσης. Η καταχώρηση των ειδών µπορεί να γίνει ή µε την χρήση του Barcode reader ή µε την χρήση της γρήγορης πληκτρολόγησης του είδους ενώ η τιµή της χονδρικής πώλησης του, εµφανίζεται αυτόµατα (αν έχει καθορισθεί στα στοιχεία του είδους). Τα συνήθη στοιχεία του παραστατικού όπως ο τρόπος πληρωµής, ο σκοπός αποστολής, ο τόπος κλπ έρχονται αυτόµατα όπως έχουν καθορισθεί στα παραστατικά (Μενού αρχεία/ παραστατικά πώλησης). Αφού περαστούν όλα τα στοιχεία, για να ολοκληρωθεί η πώληση ο χρήστης θα πρέπει να πατήσει το πλήκτρο F8 ή το εικονίδιο της εκτύπωσης. Αυτόµατα εκδίδεται το παραστατικό µέσω του φορολογικού µηχανισµού. 44

45 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΚ ΟΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΠΩΛΗΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Για την χρήση της χονδρικής πώλησης απαιτείται η σύνδεση του προγράµµατος µε φορολογικό µηχανισµό από τον οποίο το εκδιδόµενο στοιχείο θα παίρνει και την απαραίτητη φορολογική σήµανση «ΠΑΗΠΣ». 2. Μετά την εκτύπωση του παραστατικού το πρόγραµµα δεν επιτρέπει καµία τροποποίηση του. ΙV. ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ Μας επιτρέπει την γρήγορη και εύκολη καταχώρηση των στοιχείων ενός παραστατικού πώλησης. Χρησιµοποιείται για την περίπτωση στην οποία έχουµε εκδώσει ήδη το νόµιµο παραστατικό και το περνάµε στο σύστηµα ώστε να ενηµερωθεί η αποθήκη, το ταµείο, οι πωλήσεις κλπ. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ ΠΩΛΗΣΗΣ - ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΟ TOUCH SCREEN: Για την καταχώρηση των στοιχείων ενός τιµολογίου πωλήσεων µε την χρήση του «πληκτρολογίου αφής» θα πρέπει να γνωρίζουµε τα παρακάτω. Το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει πάντα στο πεδίο το οποίο είναι ο κέρσορας. 45

46 Στο πάνω µέρος του πληκτρολογίου εµφανίζεται το πεδίο στο οποίο κάνουµε εγγραφή και εποµένως γνωρίζουµε πάντα σε ποιο πεδίο γράφουµε. Σε περίπτωση που κάποια εγγραφή έχει αστεράκι σηµαίνει ότι η εγγραφή είναι υποχρεωτική. Σε περίπτωση που θα πρέπει σε κάποιο πεδίο να επιλέξουµε από µια λίστα π.χ. προµηθευτών τότε ταυτόχρονα µε το πληκτρολόγιο αφής ανοίγει και η λίστα µε τους προµηθευτές για να επιλέξουµε. Η λίστα µε την χρήση της έξυπνης πληκτρολόγησης και µε την πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου όσο πληκτρολογούµε γίνεται µικρότερη ώστε να µας βοηθήσει στην εύκολη επιλογή. Η επιλογή γίνεται µε την αφή από την λίστα και τα επιλεγµένα δεδοµένα µεταφέρονται αυτόµατα στο πληκτρολόγιο έτοιµα προς επικύρωση. Μετά την καταχώρηση µπορούµε να αποθηκεύσουµε την εγγραφή µας στο πεδίο ενώ ταυτόχρονα θα κλείσει το πληκτρολόγιο αφής πατώντας το πλήκτρο ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ & ΕΞΟ ΟΣ. Με την καταχώρηση της εγγραφής µας στο πεδίο αν θέλουµε και την ταυτόχρονη µεταβίβαση στο επόµενο πεδίο θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο της ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ. Σε περίπτωση που θέλουµε να κλείσουµε το πληκτρολόγιο αφής χωρίς να αποθηκεύσουµε τα στοιχεία που έχουµε πληκτρολογήσει στο πεδίο πατάµε ΑΚΥΡΩΣΗ /ΕΞΟ Ο. Με το πλήκτρο ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ καθαρίζουµε τα στοιχεία του προς επικύρωση πεδίου. Για να πάµε στην επόµενη εγγραφή χωρίς να καταχωρήσουµε τίποτα σε αυτή που βρισκόµαστε πατάµε στο πληκτρολόγιο αφής το πλήκτρο ΤΑΒ. Στο πληκτρολόγιο αφής ισχύουν οι έλεγχοι µοναδικότητας της εγγραφής (Είδος τιµολογίου, προµηθευτής, ηµεροµηνία), ο έλεγχος της ηµεροµηνίας, η γρήγορη καταχώρηση σε λίστες κλπ. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός είδους µε το πληκτρολόγιο αφής µπορεί να γίνει είτε µε την έξυπνη πληκτρολόγηση του ονόµατος και µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου είτε µε την πληκτρολόγηση του «+BARCODE» του είδους. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Για να γίνει η ενηµέρωση της αποθήκης και του πελάτη θα πρέπει να γίνει επικύρωση του παραστατικού. 2. Για να γίνει η τροποποίηση ενός επικυρωµένου παραστατικού απαιτείται κωδικός από τον διαχειριστής του συστήµατος. Σε περίπτωση που κάποιος χρήστης προσπαθήσει να τροποποιήσει επικυρωµένο παραστατικό η ενέργεια του καταγράφεται. 3. Τα στοιχεία είδος παραστατικού, πελάτης, αρ. παραστατικού και ηµεροµηνία καθορίζουν ένα παραστατικό ως µοναδικό προφυλάσοντάς µας από διπλοεγγραφές. 4. Ο τρόπος πληρωµής σε ένα τιµολόγιο πώλησης καθορίζει την χρέωση ή πίστωση του ταµείου. 46

47 5. Για την χρήση της χονδρικής χειρόγραφα δεν απαιτείται η σύνδεση του προγράµµατος µε φορολογικό µηχανισµό από τον οποίο το εκδιδόµενο στοιχείο θα παίρνει και την απαραίτητη φορολογική σήµανση «ΠΑΗΠΣ» αφού έχει εκδοθεί ήδη το νόµιµο παραστατικό. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Εισαγωγή. Η εισαγωγή ενός πελάτη µπορεί να γίνει µε πληκτρολόγηση του ονόµατος του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση ή µε το ΑΦΜ του ( πληκτρολογώντας + και το ΑΦΜ) ή µε τον κωδικό του (πληκτρολογώντας * και τον κωδικό) 2. Γρήγορη καταχώρηση των εγγραφών σε συγκεκριµένα πεδία που δεν υπάρχουν στη λίστα. Κυρίως πεδία των γενικών στοιχείων. ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΑΜΕΙΟΥ ΒΑΡ ΙΑΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε το κλείσιµο του ταµείου η την αλλαγής της βάρδιας και την παράδοση των χρηµάτων. Ο παραλήπτης θα πρέπει να βάλει εκτός από το όνοµα του και τον µοναδικό του κωδικό ώστε να είναι κατοχυρωµένος ο κάθε συναλλασσόµενος. Αναλυτική εκτύπωση των παραδοτέων µπορούµε να έχουµε από τις εκτυπώσεις / κινήσεις βάρδιας. 47

48 ΜΕΝΟΥ ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ Με το µενού αποδείξεις µπορούµε να διαχειριστούµε τις εισπράξεις και πληρωµές της επιχείρησης. Η διαχείριση µπορεί να γίνει µε δύο τρόπους. Α) Τον χειρόγραφο όπου η επιχείρηση χρησιµοποιεί µπλοκ είσπραξης και αφού κόψει κάποια χειρόγραφη απόδειξη έρχεται και ενηµερώνει το σύστηµα µε τα στοιχεία αυτής, ώστε να ενηµερωθεί και η εικόνα του πελάτη και το ταµείο. Β) Την έκδοση αποδείξεων είσπραξης και πληρωµής µε την χρήση του προγράµµατος. Σε αυτή την περίπτωση το σύστηµα δίνει αυτόµατη αρίθµηση στο παραστατικό και ενηµερώνει την εικόνα του ταµείου και του πελάτη. ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) των αποδείξεων είσπραξης από πελάτη. Στην φόρµα εισάγουµε στοιχεία όπως την σειρά, το παραστατικό, την ηµεροµηνία, το συναλλασσόµενο, το Λογ. Γενικής Λογιστικής, το ποσό και κάποια σχόλια. ΠΙΣΤΩΤΙΚΗ ΚΑΡΤΑ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) τις εισπράξεις µέσω πιστωτικής κάρτας. Στην φόρµα εισάγουµε στοιχεία όπως τον αρ. πιστωτικής κάρτας, την ηµεροµηνία, το συναλλασσόµενο, το Λογ. Γενικής Λογιστικής, το ποσό, την τράπεζα και κάποια σχόλια. ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) των αποδείξεων πληρωµής του προµηθευτή. Στην φόρµα εισάγουµε στοιχεία όπως την σειρά, το παραστατικό, την ηµεροµηνία, το συναλλασσόµενο, το Λογ. Γενικής Λογιστικής, το ποσό και κάποια σχόλια. 48

49 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Στην περίπτωση της έκδοσης µηχανογραφικού στοιχείου η αρίθµηση του παραστατικού δίνεται αυτόµατα από το σύστηµα και µετά την εκτύπωση δεν υπάρχει δυνατότητα τροποποίησης. 49

50 ΜΕΝΟΥ ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ Με το µενού αξιόγραφα µπορούµε να διαχειριστούµε τις εισπράξεις και τις πληρωµές της επιχείρησης µε την χρήση επιταγών. Η διαχείριση µπορεί να γίνει µε δύο τρόπους. Α) Τον χειρόγραφο όπου η επιχείρηση χρησιµοποιεί πινάκιο είσπραξης επιταγών και αφού κόψει κάποια χειρόγραφη απόδειξη είσπραξη επιταγής έρχεται και ενηµερώνει το σύστηµα µε τα στοιχεία αυτής ώστε να ενηµερωθεί και η εικόνα του πελάτη και το ταµείο. Β) Την έκδοση αποδείξεων είσπραξης και πληρωµής µε την χρήση του προγράµµατος. Σε αυτή την περίπτωση το σύστηµα δίνει αυτόµατη αρίθµηση στο πινάκιο και ενηµερώνει την εικόνα του πελάτη, προµηθευτή. Ι. ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΕΙΣΠΡΑΚΤΕΕΣ ΠΙΝΑΚΙΟ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) των πινακίων είσπραξης επιταγών από πελάτη. Στην φόρµα εισάγουµε στοιχεία όπως την σειρά, το παραστατικό, την ηµεροµηνία, το συναλλασσόµενο, το Λογ. Γενικής Λογιστικής, και τα στοιχεία της επιταγής όπως αριθµό, τράπεζα, ηµεροµηνία λήξης, το ποσό και κάποια σχόλια. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός πινακίου είσπραξης γίνεται µε πληκτρολόγηση του αριθµού παραστατικού του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΙΝΑΚΙΟ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ΕΠΙΤΑΓΩΝ 50

51 ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΕΠΙΤΑΓΩΝ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) την εξόφληση µιας επιταγής. Στην φόρµα εισάγουµε στοιχεία όπως την σειρά, το παραστατικό, την ηµεροµηνία, το συναλλασσόµενο. Επίσης επιλέγουµε την επιταγή και την µετακινούµε στις προς εξόφληση επιταγές. Με την αποθήκευση της εγγραφής το σύστηµα έχει ενηµερώσει την εικόνα του ταµείου. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΕΠΙΤΑΓΩΝ Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός πινακίου εξόφλησης γίνεται µε πληκτρολόγηση του αριθµού παραστατικού του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου έξυπνη πληκτρολόγηση. ΠΙΝΑΚΙΟ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) την µεταβίβαση µιας επιταγής σε προµηθευτή ή σε τράπεζα. Επιλέγουµε την επιταγή και την µετακινούµε στις προς µεταβίβαση επιταγές. Με την αποθήκευση της εγγραφής το σύστηµα έχει ενηµερώσει την εικόνα του προµηθευτή και το πινάκιο των επιταγών. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός πινακίου µεταβίβασης γίνεται µε πληκτρολόγηση του αριθµού παραστατικού του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση. 51

52 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΙΝΑΚΙΟ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗΣ ΕΠΙΤΑΓΩΝ ΙΙ. ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΠΛΗΡΩΤΕΕΣ ΠΙΝΑΚΙΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Μπορούµε να διαχειριστούµε (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση προβολή) των πινακίων πληρωµής επιταγών σε προµηθευτή. Στην φόρµα εισάγουµε στοιχεία όπως την σειρά, το παραστατικό, την ηµεροµηνία, το συναλλασσόµενο, το Λογ. Γενικής Λογιστικής και τα στοιχεία της επιταγής όπως αριθµό, τράπεζα, ηµεροµηνία λήξης, το ποσό και κάποια σχόλια. Έξυπνες κινήσεις 1. Γρήγορη Ανεύρεση. Η ανεύρεση ενός πινακίου πληρωµής γίνεται µε πληκτρολόγηση του αριθµού παραστατικού του µε πρόβλεψη εισαγωγής κειµένου - έξυπνη πληκτρολόγηση. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Αφορά την πληρωµή, είσπραξη µόνο επιταγών (όχι µετρητών). 2. Στην περίπτωση της έκδοσης µηχανογραφικού στοιχείου η αρίθµηση του παραστατικού δίνεται αυτόµατα από το σύστηµα και µετά την εκτύπωση δεν υπάρχει δυνατότητα τροποποίησης. 52

53 ΜΕΝΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ Χρησιµοποιώντας µια σειρά από προκαθορισµένα φίλτρα µπορούµε να διαχειριστούµε µια σειρά από χρήσιµες εκτυπώσεις / καταστάσεις όπως: ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΑΜΕΙΟΥ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΒΑΡ ΙΑΣ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΉ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΕΙ ΩΝ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΓΟΡΑΣ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΓΟΡΑΣ - ΠΩΛΗΣΗΣ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΑΝΑ ΧΡΗΣΤΗ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΑΝΑ ΩΡΑ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΙ ΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΜΚ ΠΩΛΗΤΩΝ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΕΙ ΩΝ ΦΥΛΛΟ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΑΓΟΡΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΑΜΕΙΟΥ Μπορούµε να εκτυπώσουµε τις κινήσεις του ταµείου της επιχείρησης. Αναλυτικότερα την ηµεροµηνία κίνησης, το παραστατικό, την χρέωση ή την πίστωση, και το προοδευτικό υπόλοιπο. ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΒΑΡ ΙΑΣ Μπορούµε να εκτυπώσουµε τις κινήσεις της κάθε βάρδιας,. Αναλυτικότερα το ποσό εκκίνησης, τα ποσά που παρέδωσε µέσα στην ηµέρα, το σύνολο των πωλήσεων, το τελικό ποσό παράδοσης κλπ 53

54 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την καρτέλα του πελάτη η οποία περιλαµβάνει την ηµεροµηνία κίνησης, το παραστατικό, την χρέωση ή την πίστωση, την προοδευτική χρέωση ή την προοδευτική πίστωση και το προοδευτικό υπόλοιπο. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε µια συγκεντρωτική κατάσταση πελατών η οποία περιλαµβάνει την επωνυµία του πελάτη, το τηλέφωνο επικοινωνίας, την ηµεροµηνία τελευταίας χρέωσης, την ηµεροµηνία τελευταίας πίστωσης, την χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του πελάτη. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΣ ΠΕΛΑΤΩΝ - ΦΙΛΤΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ 54

55 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την καρτέλα του προµηθευτή η οποία περιλαµβάνει την ηµεροµηνία κίνησης, το παραστατικό, την χρέωση ή την πίστωση, την προοδευτική χρέωση ή την προοδευτική πίστωση και το προοδευτικό υπόλοιπο. ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε µια συγκεντρωτική κατάσταση προµηθευτών η οποία περιλαµβάνει την επωνυµία του προµηθευτή, το τηλέφωνο επικοινωνίας, την ηµεροµηνία τελευταίας χρέωσης, την ηµεροµηνία τελευταίας πίστωσης, την χρέωση, την πίστωση και το υπόλοιπο του προµηθευτή. ΚΑΡΤΕΛΑ ΕΙ ΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την καρτέλα των ειδών η οποία περιλαµβάνει τον κωδικό του είδους, την περιγραφή, την τελευταία τιµή αγοράς, την προτεινόµενη τιµή λιανικής και χονδρικής καθώς και το υπόλοιπο του είδους. ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΓΟΡΑΣ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την κίνηση των αγορών των ειδών επιλέγοντας τα είδη µε την χρήση µιας σειράς από φίλτρα όπως το υπόλοιπο τον προµηθευτή, τον κωδικό, την κατ1 & 2, την οµάδα, το χρώµα κλπ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την κίνηση των πωλήσεων των ειδών επιλέγοντας τα είδη µε την χρήση µιας σειράς από φίλτρα όπως το υπόλοιπο τον προµηθευτή, τον κωδικό, την κατηγορία 1 & 2, την οµάδα, το χρώµα κλπ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΓΟΡΑΣ - ΠΩΛΗΣΗΣ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την κίνηση των αγορών vs πωλήσεων των ειδών επιλέγοντας τα είδη µε την χρήση µιας σειράς από φίλτρα όπως το υπόλοιπο τον προµηθευτή, τον κωδικό, την κατ1 & 2, την οµάδα, το χρώµα κλπ 55

56 ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΑΝΑ ΧΡΗΣΤΗ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την κίνηση των πωλήσεων των ειδών ανά χρήστη του συστήµατος επιλέγοντας το εύρος της ηµεροµηνίας και ώρας. ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΑΝΑ ΩΡΑ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την κίνηση των πωλήσεων των ειδών ανά ώρα επιλέγοντας το εύρος της ηµεροµηνίας και µια σειρά από φίλτρα όπως το είδος, την οµάδα την κατηγορία 1 & 2. ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΙ ΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε την απογραφή των ειδών της αποθήκης επιλέγοντας το εύρος της ηµεροµηνίας και το υπόλοιπο. Με την χρήση των εργαλείων µπορούµε να µετατρέψουµε την εκτύπωση σε excel ώστε να προχωρήσουµε σε περεταίρω επεξεργασία ή διαχείριση της. ΚΑΡΤΕΛΑ ΜΚ - ΠΩΛΗΤΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε τα στοιχεία που αφορούν το Μικτό κέρδος πώλησης του είδους. Ο υπολογισµός γίνεται λαµβάνοντας υπόψη την τελευταία τιµή αγοράς και την µέση τιµή πώλησης του είδους µε βάση το ζητούµενο εύρος ηµεροµηνιών. Με τον ίδιο τρόπο υπολογίζεται και η προµήθεια του πωλητή. Προσοχή : Υπάρχουν και άλλοι τρόποι αποτίµησης του µικτού κέρδους που χρησιµοποιούν άλλους τρόπους υπολογισµούς. Επίσης στην εκτύπωση δεν λαµβάνονται υπόψην έξοδα, δαπάνες ή αποσβέσεις της εταιρείας. ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΕΙ ΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε παραγγελία ειδών της αποθήκης µας που το υπόλοιπο τους είτε είναι µικρότερο από την επιθυµητή ποσότητα που έχουµε δηλώσει στα είδη (ΠΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ) είτε η ποσότητα τους στην αποθήκη έχει πέσει κάτω από το οριζόµενο ανα είδος ελάχιστο όριο. Για την δηµιουργία της παραγγελίας µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε µια σειρά από φίλτρα όπως την κατηγορία, τον κωδικό, το υπόλοιπο ή και τον προµηθευτή που έχουµε δηλώσει στο είδος. Σε περίπτωση που θέλουµε να τροποποιήσουµε την παραγγελία δεν έχουµε πάρα να χρησιµοποιήσουµε την δυνατότητα της εφαρµογής για µεταφορά των δεδοµένων στο excel, την τροποποίηση της και την µετέπειτα εκτύπωση της. 56

57 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΕΙ ΩΝ ΦΥΛΛΟ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε το ηµερήσιο φύλλο συναλλαγών. Αφορά κυρίως τα υποκαταστήµατα ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε το ηµερολόγιο πωλήσεων ανά είδος πώλησης Πχ λιανική, χονδρική κλπ ΑΓΟΡΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ Μπορούµε να έχουµε µια συγκεντρική εικόνα ανά έτος και ανά µηνά τόσο των πωλήσεων όσο και των αγορών 57

58 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΓΟΡΑΣ -ΦΙΛΤΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Μπορούµε να εκτυπώσουµε το σύνολο των πωλήσεων το οποίο περιλαµβάνει αναλυτικά τις κινήσεις χονδρικής και λιανικής πώλησης (κινήσεις ταµείου, εκπτώσεις στα είδη, ποσοτικές αλλαγές, σύνολα κλπ) ανά τρόπο πληρωµής. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ 58

59 ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗΣ ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗΣ Μπορούµε να εκτυπώσουµε αναλυτικά τις κινήσεις της λιανικής πώλησης ανά τµήµα ΦΠΑ, τις εκπτώσεις ανά είδος και τµήµα, τις εκπτώσεις του συνόλου και των ειδών. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Στην λιανική πώληση επειδή η κάθε ταµειακή µηχανή για την έκδοση Ζ µπορεί να χρησιµοποιεί διαφορετική µέθοδο στρογγυλοποίησης υπάρχει πιθανότητα να παρατηρηθούν αποκλείσεις (κυρίως στα τµήµατα), Για τον παραπάνω λόγο θα πρέπει να χρησιµοποιείται ως επίσηµο φορολογικό στοιχείο το Ζ της ταµειακής µηχανής και µόνο. 59

60 ΜΕΝΟΥ ΕΡΓΑΛΕΙΑ Με το µενού αυτό µπορούµε 1. Να συντηρήσουµε τα δεδοµένα της εφαρµογής cashier µε το ειδικό πρόγραµµα συντήρησης δεδοµένων της εφαρµογής Cashier Υπόλοιπο ταµείου Υπόλοιπο πελατών Υπόλοιπο προµηθευτών Συντήρηση ειδών Αρχικοποίηση ειδών Μηδενισµός υπολοίπων Απενεργοποίηση\ Ενεργοποίηση ειδών Αλλαγή ΦΠΑ και τµήµατος ταµειακής ιαχείριση κατηγοριών ιαγραφή ειδών Η επιλογή των ειδών γίνεται µε βάση µια σειρά από φίλτρα όπως το είδος, το υπόλοιπο, τον προµηθευτή, τον κωδικό, την οµάδα την κατηγορία 1 & 2 το χρώµα, το µέγεθος το ΦΠΑ, το τµήµα. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Τα εργαλεία συντήρησης είναι ενεργοποιηµένα µόνο για τις εταιρείες που ανήκουν στο καθεστώς της ετήσιας τεχνικής υποστήριξης ( έχουν πληρώσει ετήσια τεχνική υποστήριξη ή είναι στο 1 ο έτος λειτουργίας). 2. Να συνδέσουµε το Cashier µε διάφορα δηµοφιλή προγράµµατα του Microsoft Office όπως το Word, το Excel κλπ. Αναλυτικότερα µε την δυνατότητα της άµεσης εξαγωγής των δεδοµένων του προγράµµατος Cashier µέσω του µενού Ανευρέσεις ή του µενού Εκτυπώσεις σε προγράµµατα όπως το Excel µπορούµε να έχουµε την δυνατότητα για περαιτέρω επεξεργασία, µορφοποίηση των δεδοµένων ακόµα και από χρήστες που δεν γνωρίζουν το πρόγραµµα Cashier ή από χρήστες που απαιτούν µεγαλύτερη επεξεργασία των στοιχείων ή των εκτυπώσεων κάνοντας χρήση γραφικών παραστάσεων, των µακροεντολών, τα pivot κλπ βασικά εργαλεία του Excel και του Word. Επίσης παρέχεται η δυνατότητα ταξινοµήσεων µε την χρήση φίλτρων σε επίπεδο πεδίου, εκτυπώσεων κλπ. 60

61 ΜΕΝΟΥ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Με το µενού αυτό µπορούµε να εκτελέσουµε µια σειρά από ενέργειες όπως: την εισαγωγή αρχείου ειδών, την εισαγωγή παραστατικών αγοράς, την εξαγωγή ειδών προς ταµειακές µηχανές που θα συνδεθούν (Batch επικοινωνία), την εισαγωγή πωλήσεων από ταµειακές µηχανές (Batch επικοινωνία). ΕΞΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΙ ΩΝ (Batch) Μας δίνεται η δυνατότητα εξαγωγής των αρχείων ειδών του προγράµµατος Cashier που θα διαχειριστεί η ταµειακή µηχανή όπως τον κωδικό είδους, barcode, ονοµασία, τµήµα, µονάδα µέτρησης, κατηγορία ΦΠΑ, τιµή κλπ. Μπορούµε να επιλέξουµε αν το αρχείο των ειδών που θα σταλεί στην ταµειακή µηχανή θα περιλαµβάνει όλα είδη ή µόνο αυτά τα οποία τροποποιήθηκαν µετά την τελευταία εξαγωγή. Υπάρχει επίσης δυνατότητα προεπισκόπησης ή και εκτύπωσης του προς εξαγωγή αρχείου καθώς και η ταξινόµηση του µε βάση προκαθορισµένα φίλτρα. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. ιαθέσιµο µόνο στην έκδοση του Cashier για offline επικοινωνία. 2.Τα προς εξαγωγή υποχρεωτικά στοιχεία καθορίζονται σε κάθε περίπτωση από τον εκάστοτε κατασκευαστή της ταµειακής µηχανής. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΩΛΗΣΕΩΝ (Batch) Μας δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής των πωλήσεων που πραγµατοποίησε η ταµειακή µηχανή. Για τη ορθή εισαγωγή θα πρέπει να ορίσουµε την διαδροµή στην οποία βρίσκεται το εξαγόµενο από την ταµειακή µηχανή αρχείο καθώς και ως όνοµα αρχείου υποχρεωτικά το plu.txt. Το ίδιο όνοµα θα πρέπει να οριστεί ως εξαγόµενο στο πρόγραµµα της ταµειακής µηχανής ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. ιαθέσιµο µόνο στην έκδοση του Cashier για offline επικοινωνία. 2.Τα προς εισαγωγή υποχρεωτικά στοιχεία καθορίζονται σε κάθε περίπτωση από τον εκάστοτε κατασκευαστή της ταµειακής µηχανής. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΙ ΩΝ Μας δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής των ειδών και των στοιχείων αυτών, Αναλυτικότερα µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε το πρότυπο αρχείο excel στο οποίο θα 61

62 πρέπει να δηλώσουµε τα παρακάτω στοιχεία για την αυτόµατη εισαγωγή τους στην εφαρµογή: Όνοµα, κωδικό, barcode, µονάδα µέτρησης, κατηγορία ΦΠΑ, τιµή χονδρικής και λιανικής, κατηγορία 1, κατηγορία 2 και οµάδα. Κατά την εισαγωγή ισχύουν τα παρακάτω: αν κάποιο είδος υπάρχει (κοινό όνοµα και κωδικό) τότε το σύστηµα τροποποιεί τα στοιχεία της τιµής και µόνο. αν κατά την εισαγωγή υπάρχει το όνοµα του είδους αλλά το barcode είναι διαφορετικό τότε το σύστηµα πηγαίνει το νέο barcode στα εναλλακτά και ενηµερώνει τις τιµές πώλησης. σε περίπτωση που το εναλλακτό barcode αφορά συσκευασία θα πρέπει µετά την εισαγωγή ο χρήστης υποχρεωτικά να ορίσει στο είδος την µονάδα µέτρησης της συσκευασίας καθώς και την σχέση της µε την βασική µονάδα µέτρησης. αν δεν υπάρχει µονάδα µέτρησης το σύστηµα µας ρωτάει αν θέλουµε να χρησιµοποιήσουµε την συνηθέστερη δηλαδή το τεµάχιο ΤΕΜ. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΙ ΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΑΓΟΡΑΣ Μας δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής ενός παραστατικού αγοράς. Αναλυτικότερα θα πρέπει να δηλώσουµε στην φόρµα εισαγωγής τον προµηθευτή, τον τύπο του παραστατικού, τον αρ παραστατικού, την ηµεροµηνία και τον τρόπο πληρωµής καθώς και το αρχείο που θέλουµε να κάνουµε εισαγωγή. Το προς εισαγωγή αρχείο θα πρέπει να έχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία όπως ονοµασία είδους, κωδικό, barcode, µονάδα µέτρησης, κατηγορία ΦΠΑ, τιµή αγοράς πιθανές εκπτώσεις επί του είδους. Κατά την εισαγωγή ισχύουν τα παρακάτω: 62

63 αν κάποιο είδος δεν υπάρχει (κοινό όνοµα και κωδικό) τότε το σύστηµα δεν κάνει την εισαγωγή του είδους. Σε περίπτωση που το είδος έχει άλλο όνοµα αλλά υπάρχει το BARCODE τότε το σύστηµα κάνει την εισαγωγή στο είδος που έχει το συγκεκριµένο BARCODE. Σε περίπτωση που οι αξίες (τιµή, ΦΠΑ, έκπτωση) έχουν αποκλίσεις το σύστηµα περνάει τις τιµές του εισαγόµενου αρχείου. Μετά την εισαγωγή του αρχείου ο χρήστης θα πρέπει οπωσδήποτε να κάνει έλεγχο της ορθότητας των εισαγόµενων στοιχείων και µετά να προβεί στην επικύρωση του παραστατικού που θα επιφέρει την ενηµέρωση της εικόνας του προµηθευτή και της αποθήκης. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΑΓΟΡΑΣ BACK UP ΒΑΣΗΣ Μας δίνεται η δυνατότητα εξαγωγής αντίγραφου ασφαλείας (back up) της εφαρµογής ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΙ ΩΝ 63

64 ΜΕΝΟΥ ΑΝΕΥΡΕΣΕΙΣ Με το µενού ανευρέσεις µπορούµε να αναζητήσουµε στοιχεία από την βάση δεδοµένων µε την χρήση µιας σειράς ηµερολογιακών, αλφαριθµητικών και αριθµητικών φίλτρων. Για να εντοπίσουµε µια εγγραφή ή τις εγγραφές ορίζουµε τις τιµές «από», «έως» και «µάσκα» του φίλτρου. Παράδειγµα 1. Για την αναζήτηση των παραστατικών αγορών µιας συγκεκριµένης περιόδου: π.χ. από έως : 1. Πάµε στις τιµές φίλτρων µε βάση την ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ και δηλώνουµε στο φίλτρο «από» την τιµή και στο φίλτρο «έως» την τιµή Επιλογή της εργασίας «εφαρµογή φίλτρων». Παράδειγµα 2. Για την αναζήτηση των παραστατικών αγορών µιας συγκεκριµένης ηµέρας π.χ. από : 1. Πάµε στις τιµές φίλτρων µε βάση την ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ και δηλώνουµε στο φίλτρο «µάσκα» την τιµή Επιλογή της εργασίας «εφαρµογή φίλτρων» Το πρόγραµµα καλύπτει τις ανευρέσεις στις πιο βασικές κατηγορίες του συστήµατος όπως τα παραστατικά αγορών και πωλήσεων, τις αποδείξεις είσπραξης και πληρωµής, τις επιταγές, τα είδη της αποθήκης, τους πελάτες και τους προµηθευτές. Αναλυτικότερα: ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΓΟΡΩΝ Στο µενού αυτό έχουµε την δυνατότητα ανεύρεσης των παραστατικών αγοράς χρησιµοποιώντας πληθώρα φίλτρων για να εντοπίσουµε την εγγραφή ή τις εγγραφές που χρειαζόµαστε. Ορίζουµε τις τιµές φίλτρων µε βάση την ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ (από/ έως/ µάσκα), τον ΚΩ ΙΚΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ (από/ έως/ µάσκα), τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ (από/ έως/ µάσκα), τον ΑΡΙΘΜΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ (από/ έως/ µάσκα), την ΣΕΙΡΑ (από/ έως/ µάσκα) και το ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ (από/ έως/ µάσκα). Στην ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ορίζουµε τα στοιχεία τα οποία θέλουµε να εµφανιστούν, όπως ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ, ΚΩ ΙΚΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ, ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ, ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ, ΣΕΙΡΑ και ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ µε ΑΥΞΟΥΣΑ ή ΦΘΙΝΟΥΣΑ σειρά. 64

65 ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΑΝΕΥΡΕΣΕΙΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΑΓΟΡΑΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Στο µενού αυτό έχουµε την δυνατότητα ανεύρεσης των παραστατικών πωλήσεων χρησιµοποιώντας πληθώρα φίλτρων για να εντοπίσουµε την εγγραφή ή τις εγγραφές που χρειαζόµαστε. Ορίζουµε τις τιµές φίλτρων µε βάση την ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ (από/ έως/ µάσκα), τον ΚΩ ΙΚΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ (από/ έως/ µάσκα), τον ΠΕΛΑΤΗ (από/ έως/ µάσκα), τον ΑΡΙΘΜΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ (από/ έως/ µάσκα), την ΣΕΙΡΑ (από/ έως/ µάσκα) και το ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ (από/ έως/ µάσκα). Στις ΠΩΛΗΣΕΙΣ, στον ΤΡΟΠΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ και στην ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ορίζουµε τα στοιχεία τα οποία θέλουµε να εµφανιστούν όπως 1) ΛΙΑΝΙΚΗΣ, ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ, ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ, 2) ΜΕΤΡΗΤΑ, ΠΙΣΤΩΤΙΚΗ ΚΑΡΤΑ, ΠΙΣΤΩΣΗ, ΓΡΑΜΜΑΤΙΟ, ΕΠΙΤΑΓΗ, ΚΟΥΠΟΝΙ 3) ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ, ΚΩ ΙΚΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ, ΠΕΛΑΤΗΣ, ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ, ΣΕΙΡΑ και ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ µε ΑΥΞΟΥΣΑ ή ΦΘΙΝΟΥΣΑ σειρά. ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ Στο µενού αυτό έχουµε την δυνατότητα ανεύρεσης των αποδείξεων χρησιµοποιώντας πληθώρα φίλτρων για να εντοπίσουµε την εγγραφή ή τις εγγραφές που χρειαζόµαστε. Ορίζουµε τις τιµές φίλτρων µε βάση την ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ (από/ έως/ µάσκα), 65

66 τον ΠΕΛΑΤΗ (από/ έως/ µάσκα), τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ (από/ έως/ µάσκα), το ΠΟΣΟ (από/ έως/ µάσκα), τον ΤΥΠΟ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ή ΠΛΗΡΩΜΗΣ και τον τρόπο ταξινόµησης. ΕΠΙΤΑΓΕΣ Στο µενού αυτό έχουµε την δυνατότητα ανεύρεσης των επιταγών χρησιµοποιώντας πληθώρα φίλτρων για να εντοπίσουµε την εγγραφή ή τις εγγραφές που χρειαζόµαστε. Ορίζουµε τις τιµές φίλτρων µε βάση την ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΛΗΞΗΣ, τον ΚΟΜΙΣΤΗ, την ΤΡΑΠΕΖΑ, τον ΑΡΙΘΜΟ ΕΠΙΤΑΓΗΣ ( από/ έως/ µάσκα), Επίσης την ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΙΟ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ), τον τύπο ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΕΙΣΠΡΑΚΤΕΕΣ / ΠΛΗΡΩΤΕΕΣ και και τον τρόπο ταξινόµησης. ΕΙ Η Στο µενού αυτό έχουµε την δυνατότητα ανεύρεσης των ειδών χρησιµοποιώντας πληθώρα φίλτρων για να εντοπίσουµε την εγγραφή ή τις εγγραφές που χρειαζόµαστε. Ορίζουµε τις τιµές φίλτρων µε βάση την ΟΝΟΜΑΣΙΑ (από/ έως/ µάσκα), το BARCODE (από/ έως/ µάσκα), τον ΚΩ ΙΚΟ (από/ έως/ µάσκα), την ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 1 και ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 2 (από/ έως/ µάσκα), την ΟΜΑ Α (από/ έως/ µάσκα), το ΕΛΑΧΙΣΤΟ ΟΡΙΟ, το ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ, το ΧΡΩΜΑ, το ΜΕΓΕΘΟΣ το ΕΝΕΡΓΟ ΕΙ ΟΣ (ναι/ όχι) και τον τρόπο ταξινόµησης των παραπάνω. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΑΝΕΥΡΕΣΕΙΣ ΕΙ ΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗΣ 66

67 ΠΕΛΑΤΕΣ Στο µενού αυτό έχουµε την δυνατότητα ανεύρεσης των πελατών χρησιµοποιώντας πληθώρα φίλτρων για να εντοπίσουµε την εγγραφή ή τις εγγραφές που χρειαζόµαστε. Ορίζουµε τις τιµές φίλτρων µε βάση την ΕΠΩΝΥΜΙΑ (από/ έως/ µάσκα), το ΑΦΜ (από/ έως/ µάσκα), τη ΟΥ (από/ έως/ µάσκα), το ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ (από/ έως/ µάσκα). Στην ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ορίζουµε τα στοιχεία τα οποία θέλουµε να εµφανιστούν, όπως ΕΠΩΝΥΜΙΑ, ΑΦΜ, ΟΥ, ΠΟΛΗ, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ, ΧΟΝ ΡΙΚΗΣ µε ΑΥΞΟΥΣΑ ή ΦΘΙΝΟΥΣΑ σειρά. ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Στο µενού αυτό έχουµε την δυνατότητα ανεύρεσης των προµηθευτών χρησιµοποιώντας πληθώρα φίλτρων για να εντοπίσουµε την εγγραφή ή τις εγγραφές που χρειαζόµαστε. Ορίζουµε τις τιµές φίλτρων µε βάση την ΕΠΩΝΥΜΙΑ (από/ έως/ µάσκα), το ΑΦΜ (από/ έως/ µάσκα), τη ΟΥ (από/ έως/ µάσκα), το ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ (από/ έως/ µάσκα). Στην ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ορίζουµε τα στοιχεία τα οποία θέλουµε να εµφανιστούν, όπως ΕΠΩΝΥΜΙΑ, ΑΦΜ, ΟΥ, ΠΟΛΗ, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ, µε ΑΥΞΟΥΣΑ ή ΦΘΙΝΟΥΣΑ σειρά. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Μπορούµε να χρησιµοποιήσουµε το κάθε φίλτρο χωριστά ή και όλους τους συνδυασµούς µεταξύ τους. Υπάρχει δυνατότητα ανεύρεσης µε ή χωρίς τη χρήση φίλτρων. Τα αποτελέσµατα εµφανίζονται σε πίνακα τον οποίο µπορούµε να µορφοποιήσουµε ούτως ώστε να έχουµε τα επιθυµητά αποτελέσµατα. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα αντιγραφής (copy) και επικόλλησης (paste) των αποτελεσµάτων της ανεύρεσης στο EXCEL ή στο WORD για την περεταίρω επεξεργασία τους. 2. Μπορούµε µε την χρήση της επιλογής ( κάνοντας κλικ) πάνω στον κωδικό του είδους ή του παραστατικού να ανοίξουµε την εγγραφή από την οποία προήλθε ώστε να την διαχειριστούµε. 67

68 ΜΕΝΟΥ ΓΕΝΙΚΑ ΑΛΛΑΓΗ ΧΡΗΣΤΗ ΑΛΛΑΓΗ ΚΩ ΙΚΟΥ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΞΟ ΟΣ ΑΛΛΑΓΗ ΧΡΗΣΤΗ Στην φόρµα αυτή παρέχεται η δυνατότητα εισαγωγής στο σύστηµα ως διαφορετικός χρήστης. Το πρόγραµµα στην βασική του έκδοση υποστηρίζει 4 χρήστες. Τον διαχειριστή System Τον χρήστη User Τον χρήστη User2 Τον χρήστη User3 O χρήστης System είναι ο βασικός διαχειριστής του συστήµατος. Έχει πλήρη πρόσβαση σε όλα τα µενού και σε όλες υπηρεσίες του προγράµµατος. Είναι επίσης ο χρήστης αυτός που µπορεί να τροποποιήσει επικυρωµένα παραστατικά, καθώς και να εισάγει παραστατικά των οποίων ο χρόνος έχει παρέλθει (Γενικές παράµετροι). Επίσης έχει την δυνατότητα να διαχειρίζεται (εισαγωγή διαγραφή τροποποίηση ) των κωδικών των υπολοίπων χρηστών. O χρήστης User έχει πλήρη πρόσβαση σε όλα τα µενού του προγράµµατος. Η διαφορά του µε τον διαχειριστή System είναι ότι δεν µπορεί να εκτελέσει κάποιες κρίσιµες εργασίες όπως: τροποποιήσεις επικυρωµένων παραστατικών, παραµετροποίηση του συστήµατος, εισαγωγή παλαιοτέρων παραστατικών, την ενεργοποίηση των ειδών αποθήκης κλπ. O χρήστης User2 έχει πλήρη πρόσβαση στα µενού του προγράµµατος που αφορούν τις διαδικασίες πώλησης. Στην βασική του έκδοση µπορεί να διαχειρισθεί τους πελάτες, την λιανική και χονδρική πώληση, τις εισπράξεις από τους πελάτες κλπ, O χρήστης User3 έχει πλήρη πρόσβαση στα µενού του προγράµµατος που αφορούν τις διαδικασίες αγοράς. Στην βασική του έκδοση µπορεί να διαχειρισθεί τους προµηθευτές, την αγορά, τις πληρωµές προµηθευτών κλπ. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 1. Μετά την εγκατάσταση του προγράµµατος συστήνεται η αλλαγή των κωδικών των παραπάνω χρηστών για λόγους ασφαλείας 2. Μην κάνετε γνωστό τον κωδικό σας γιατί το σύστηµα καταγράφει ποιος χρήστης εκτέλεσε την κάθε ενέργεια. 68

69 3. Σε περίπτωση που υπάρξει ανάγκη νέων χρηστών µε εξειδικευµένους ρόλους και δικαιώµατα επικοινωνήστε µε τον προµηθευτή του προγράµµατος. ΑΛΛΑΓΗ ΚΩ ΙΚΟΥ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ Ο κάθε χρήστης του συστήµατος για λόγους ασφαλείας έχει την δυνατότητα να αλλάζει όποτε επιθυµεί το προσωπικό του κωδικό εισόδου. Ο διαχειριστής του συστήµατος είναι ο µόνος που µπορεί να αλλάξει όλους τους κωδικούς όλων των χρηστών του συστήµατος. ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΑ. ΑΛΛΑΓΗ ΚΩ ΙΚΟΥ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΣΧΕΤΙΚΑ Πληροφορίες για το πρόγραµµα Cashier και την Heletel Ε.Π.Ε. ΕΞΟ ΟΣ Επιτρέπει την έξοδο από την εφαρµογή. 69