Έσοδα - Έξοδα
ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η εφαρµογή PRISMA Win Έσοδα-Έξοδα είναι µία ακόµα πρωτοποριακή εφαρµογή της Megasoft σχεδιασµένη έτσι, ώστε να περιέχει όλες εκείνες τις δυνατότητες οι οποίες είναι απαραίτητες για την πλήρη, ολοκληρωµένη και σύννοµη µηχανογραφική λειτουργία του σύγχρονου λογιστηρίου. Αξιοποιεί την τελευταία λέξη στην τεχνολογία της πληροφορικής και ξεχωρίζει για την ευχρηστία και την φιλικότητά της. Το παρόν εγχειρίδιο έχει σκοπό να αποτελέσει ένα απαραίτητο βοήθηµα για την σωστή και εύκολη εκµάθηση της εφαρµογής. Για τον λόγο αυτό, ακολουθεί την πραγµατική ροή της εργασίας σας, ξεκινώντας από τις ενέργειες που πρέπει να ακολουθήσετε για την ηµιουργία της Εταιρείας, συνεχίζοντας µε τις καθηµερινές λειτουργίες και κλείνοντας µε τις πληροφορίες που µπορείτε να έχετε άµεσα από το πλήθος των πληροφοριακών Εκτυπώσεων. Η Megasoft σας καλωσορίζει και σας ευχαριστεί για την εµπιστοσύνη που δείξατε στις εφαρµογές PRISMA Win, ενώ παράλληλα βρίσκεται στην διάθεσή σας για οποιαδήποτε απορία ή διευκρίνιση, πιστεύοντας έτσι, ότι θα συµβάλει ενεργά στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α ΕΝΟΤΗΤΑ 1...1 ΠΛΗΚΤΡΑ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ...2 ΕΝΟΤΗΤΑ 2...4 ΙΑΚΟΜΙΣΤΗΣ- ΕΤΑΙΡΕΙΕΣ- ΧΡΗΣΕΙΣ- ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ...5 1. ΙΑΚΟΜΙΣΤΗΣ... 5 - ηµιουργία της κεντρικής βάσης δεδοµένων...5 - ιαγραφή της κεντρικής βάσης δεδοµένων...5 - Αποσύνδεση...6 - Σύνδεση...6 2. ΕΤΑΙΡΙΕΣ... 6 - ηµιουργία...6 - Μεταβολή...6 - ιαγραφή...6 3. ΧΡΗΣΕΙΣ... 6 - ηµιουργία...6 - Μεταβολή...7 - ιαγραφή...7 4. ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ... 7 - Εισαγωγή...7 - Μεταβολή...7 - ιαγραφή...7 5. ΡΟΛΟΙ... 7 - Εισαγωγή...7 - Μεταβολή...8 - ιαγραφή...8 - Προσθαφαίρεση Χειριστών...8 ΕΝΟΤΗΤΑ 3...9 ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...10 1. ΑΡΧΕΙΑ... 10 - Παραµετρικά Αρχεία...10 ~ ΟΥ...10 ~ Υποκαταστήµατα....10 ~ Καθεστώτα Φ.Π.Α....10 ~ Καθεστώτα ΚΕ.ΠΥ.Ο...10 ~ Φ.Π.Α....10 ~ Επαγγέλµατα...10 ~ Παραστατικά....11 I
~ Ποσοστά Κέρδους... 11 ~ Ειδικοί Φόροι... 11 ~ Τύποι Κινήσεων... 11 2. ΕΡΓΑΛΕΙΑ... 12 - Παράµετροι Εφαρµογής... 12 ~ Γενικές... 12 ~ Κινήσεων... 13 3. ΑΡΧΕΙΑ... 15 - Στήλες Βιβλίου Εσόδων Εξόδων... 15 - Λογαριασµοί... 16 - Πρότυπα Άρθρα... 17 - Πελάτες... 17 - Προµηθευτές... 19 4. ΕΡΓΑΛΕΙΑ... 20 - Συσχετίσεις... 20 ~ Λογαριασµών µε Αποτελέσµατα Φ.Π.Α.... 20 ~ Περιοδική ήλωση... 20 ~ Εκκαθαριστική ήλωση... 21 ~ Λογαριασµών µε Ε3.... 21 ~ Λογαριασµών µε Ε5.... 22 ~ Λογαριασµών µε Περαίωση... 23 - Ρυθµίσεις Περιβάλλοντος... 23 - Εµφάνιση Τίτλων στις γραµµές εργαλείων... 24 ΕΝΟΤΗΤΑ 4... 25 ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ... 26 1. ΚΙΝΗΣΕΙΣ... 26 - ιαχείριση... 26 - Εισπράξεις Πελατών... 27 - Πληρωµές Προµηθευτών... 29 - Λογιστικοποίηση... 30 ΕΝΟΤΗΤΑ 5... 31 Ε Ι Ι Κ Ε Σ Ε Ρ Γ Α Σ Ι Ε Σ... 32 1. MEGASOFT... 32 - Ηµερολόγιο... 32 - Εσωτερική Επικοινωνία... 36 - Αριθµοµηχανή... 37 - Έξοδος Alt + F4... 37 2. ΕΡΓΑΛΕΙΑ... 38 - Επιλογή Εταιρίας - Χρήσης... 38 - Μεταφορά Υπολοίπων... 38 II
~ Πελατών / Προµηθευτών...38 - Επανενηµέρωση Οικονοµικών Στοιχείων...38 - Κατάσταση Αρχείων...38 - Εργασίες Αρχείων...39 ~ Μεταφορά Αρχείων...39 ~ ιαγραφή Αρχείων...39 ~ Ενηµέρωση Αρχείων...40 - ιαχείριση Αντιγράφων Ασφαλείας...41 ~ Ολικό Αντίγραφο...41 ~ Επιλεκτικό Αντίγραφο...44 - ιαχείριση Βάσης εδοµένων...46 ~ Αρχεία...46 ~ Εισαγωγή από αρχείο ASCII...46 ~ Εξαγωγή σε αρχείο ASCII...57 ~ Αρχεία Βάσης εδοµένων...59 - Ενοποίηση Χαρακτήρων...61 - Προεκτύπωση Εντύπων...62 3. INTERNET...63 ΕΝΟΤΗΤΑ 6...64 1. ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΕ.ΠΥ.Ο...65 - Επανενηµέρωση ΚΕ.Π.Υ.Ο....65 - Χρεωστικές...65 ~ Κατάσταση Αγορών...65 ~ Κατάσταση Πωλήσεων...65 ~ Πωλήσεων Αγορών σε δισκέτα...65 - Πιστωτικές...66 ~ Κατάσταση Αγορών...66 ~ Κατάσταση Πωλήσεων...66 ~ Πωλήσεων Αγορών σε δισκέτα...66 ΕΝΟΤΗΤΑ 7...67 1.Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΑΝΟΙΓΜΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ...68 ΕΝΟΤΗΤΑ 8...69 ΠΛΗΚΤΡΑ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ...70 1. ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ... 72 - Βιβλίο Εσόδων Εξόδων...72 - Μηνιαία Συγκεντρωτική Κατάσταση...72 - Πελάτες / Προµηθευτές...72 ~ Καρτέλα Πελατών / Προµηθευτών...72 ~ Υπόλοιπα Πελατών / Προµηθευτών...72 III
~ Ενηλικίωση Υπολοίπων Πελατών / Προµηθευτών... 73 ~ Ευρετήριο Πελατών / Προµηθευτών... 73 - Λογαριασµοί... 73 ~ Εικόνα Λογαριασµού... 73 ~ Ισοζύγιο Λογαριασµού... 73 ~ Λογιστικό Σχέδιο... 74 ~ Καρτέλα Λογαριασµού... 74 - Κατάσταση Ελέγχου... 74 - Οικονοµικές... 75 ~ ήλωση Φ.Π.Α.... 75 ~ Περιοδική... 75 ~ Εκκαθαριστική... 75 ~ Ε3... 75 ~ Ε5... 75 ~ Περαίωση... 76 - Συνάφεια... 76 - Φ.Π.Α. Περιόδου... 76 - Φ.Π.Α. Έτους... 76 ΕΝΟΤΗΤΑ 9... 77 1. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΓΙΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ... 78 - Αρχεία... 78 ~ Πάγια... 78 - Εκτυπώσεις... 78 ~ Μητρώο Παγίων... 78 IV
ΕΝΟΤΗΤΑ 1 1
ΠΛΗΚΤΡΑ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ F1 F2 F3 F5 F7 F9 F10 Alt + F4 ESC Insert Delete Page Up Page Down Βοήθεια Αριθµοµηχανή Ανεύρεση µε πολλαπλά κριτήρια ανεύρεσης µε αυτόµατη προβολή της αντίστοιχης πληροφορίας. Επιπλέον πλήκτρα κατά την ανεύρεση Επιλογή: πατώντας επιλογή σας εµφανίζονται τα στοιχεία της εγγραφής που επιλέξατε Εξαγωγή σε εκτυπωτή: επιλέγετε για να εξάγετε την ονοµασία και τις σηµειώσεις του φίλτρου σε εκτυπωτή Εξαγωγή σε Excel: επιλέγετε για να εξάγετε την ονοµασία και τις σηµειώσεις του φίλτρου σε Excel Ακύρωση: επιλέγετε για ακύρωση της εργασίας Σύνδεση Εισαγωγή νέας εγγραφής παραµετρικού αρχείου Τοπική ανεύρεση εγγραφών ή παραµετρικών αρχείων Επιπλέον πλήκτρα κατά την ανεύρεση Επιλογή: πατώντας επιλογή σας εµφανίζονται τα στοιχεία της εγγραφής που επιλέξατε Εξαγωγή σε εκτυπωτή: επιλέγετε για να εξάγετε τις εγγραφές σε εκτυπωτή Εξαγωγή σε Excel: επιλέγετε για να εξάγετε τις εγγραφές σε Excel Ακύρωση: επιλέγετε για ακύρωση της εργασίας Ηµερολόγιο Καταχώρηση εγγραφών και µεταβολών Έξοδος από την εφαρµογή ή από ανοιχτούς διαλόγους Ακύρωση των αλλαγών ή έξοδος Νέα Εγγραφή ιαγραφή Προηγούµενη Εγγραφή Επόµενη Εγγραφή Επιπλέον πλήκτρα Στη δεξιά πλευρά του διαλόγου υπάρχουν τα εξής πλήκτρα: Καταχώρηση: Καταχωρείτε νέα εγγραφή ή µεταβολή εγγραφής. Ακύρωση: Ακυρώνετε νέα εγγραφή ή µεταβολή εγγραφής πριν την καταχωρήσετε. Νέα Εγγραφή: Χρησιµοποιείται για να κάνετε νέα εγγραφή. 2
Μεταβολή: Χρησιµοποιείται για να µεταβάλλετε τα στοιχεία εγγραφής που έχετε καταχωρήσει. ιαγραφή: ιαγράφετε οποιαδήποτε εγγραφή επιθυµείτε. Προηγούµενη / Επόµενη: Μετακινήστε στην προηγούµενη ή επόµενη εγγραφή αντίστοιχα. Ανεύρεση: Χρησιµοποιείται για την ανεύρεση εγγραφής που έχετε καταχωρήσει. Φίλτρο: συµπληρώνετε τα κριτήρια ανεύρεσης που επιθυµείτε έτσι ώστε να διαχειριστείτε µια συγκεκριµένη οµάδα εγγραφών στις Κινήσεις. Χωρίς Φίλτρο: επιλέγετε έτσι ώστε να διαχειριστείτε το σύνολο των εγγραφών στις Κινήσεις Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Το πλήκτρο Χωρίς Φίλτρο εµφανίζεται µόνο στην περίπτωση που έχετε ήδη επιλέξει να διαχειριστείτε µια συγκεκριµένη οµάδα εγγραφών στις Κινήσεις πατώντας το πλήκτρο Φίλτρο. Έξοδος: επιλέγετε έξοδος για ακύρωση της εργασίας ή για έξοδο από ανοιχτούς διαλόγους Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: -Όλα τα πεδία είναι και πεδία ανεύρεσης -Πατώντας δεξί κλικ µε το ποντίκι σας κάνετε αντιγραφή και επικόλληση -Μπορείτε να προσθέσετε συνδυασµούς πλήκτρων από τις Ρυθµίσεις Περιβάλλοντος (σελ. 23 ), έτσι ώστε να καλείτε τις εργασίες της εφαρµογής χωρίς την χρήση του ποντικιού σας. 3
4 ΕΝΟΤΗΤΑ 2
ΙΑΚΟΜΙΣΤΗΣ-ΕΤΑΙΡΙΕΣ-ΧΡΗΣΕΙΣ-ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ 1. ΙΑΚΟΜΙΣΤΗΣ ηµιουργία της κεντρικής βάσης δεδοµένων Με την επιλογή αυτή δηµιουργείτε την κεντρική βάση δεδοµένων σας. Στην πρώτη οθόνη δηµιουργίας αναφέρεται το όνοµα της βάσης «Megasoft» το οποίο δεν µεταβάλλεται για λόγους ασφαλείας. Πατώντας το πλήκτρο «Επόµενο» ελέγχεται η δυνατότητα σύνδεσης µε τον διακοµιστή βάσης στον οποίο και θα δηµιουργηθεί η βάση. Στην επόµενη οθόνη που σας εµφανίζεται πατώντας «Επόµενο», ελέγχεται η ύπαρξη προγενέστερης βάσης µε το ίδιο όνοµα και εφόσον δεν υπάρχει, πατώντας το πλήκτρο «Τέλος» ολοκληρώνεται η διαδικασία. ιαγραφή της κεντρικής βάσης δεδοµένων Με την επιλογή αυτή διαγράφετε την κεντρική βάση δεδοµένων σας. Στην πρώτη οθόνη επιλέγετε τον διαθέσιµο διακοµιστή βάσης από τον οποίο θα διαγράψετε την κεντρική βάση. Μέσα από την συγκεκριµένη διαδικασία διαγράφεται µόνο η βάση µε όνοµα «Megasoft». Πατώντας το πλήκτρο «Επόµενο» εκτελείται έλεγχος και αναφορά των εγκατεστηµένων στοιχείων, όπως εταιρίες και χρήσεις που αφορούν στην κεντρική βάση. Τέλος ολοκληρώνετε τη διαδικασία διαγραφής, πατώντας το πλήκτρο «Επόµενο». 5
Αποσύνδεση Εκτελείτε την εργασία αυτή όταν επιθυµείτε να κάνετε προσωρινή διακοπή της επικοινωνίας, της βάσης δεδοµένων µε την εφαρµογή για να προβείτε σε εργασίες όπως έλεγχος και συντήρηση της βάσης. Σύνδεση Εκτελείτε την εργασία αυτή όταν επιθυµείτε να κάνετε επαναφορά της Σύνδεσης. Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Στην κεντρική βάση δεδοµένων εισάγονται όλες οι εταιρίες και ότι αφορά σε αυτές δηλαδή χρήσεις, ρόλοι χειριστές και εγγραφές. 2. ΕΤΑΙΡΙΕΣ ηµιουργία Για να δηµιουργήσετε µια εταιρία εισάγετε όλα τα στοιχεία της. Τα στοιχεία αυτά χρησιµοποιούνται και στις Καταστάσεις ΚΕ.Π.Υ.Ο. Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Ενεργή εταιρία θεωρείται κάθε εταιρία µε πραγµατικά δεδοµένα, ενώ οκιµαστική εταιρία είναι η εταιρία που θα δηµιουργήσετε για να κάνετε πιθανές δοκιµές και έχει όριο εγγραφών Μεταβολή Η επιλογή αυτή σας δίνει την δυνατότητα να µεταβάλετε τα στοιχεία των εταιριών σας ιαγραφή Η επιλογή αυτή σας δίνει την δυνατότητα να διαγράψετε τις εταιρίες που επιθυµείτε, διαγράφοντας αµετάκλητα όλες τις χρήσεις της εταιρίας που διαγράφετε. 3. ΧΡΗΣΕΙΣ ηµιουργία Επιλέγοντας την εταιρία που δηµιουργήσατε, ορίζετε τα όρια ηµεροµηνιών της χρήσης που επιθυµείτε 6
Μεταβολή Με την επιλογή αυτή µεταβάλλετε τα όρια ηµεροµηνιών της χρήσης που έχετε δηµιουργήσει ιαγραφή Με την επιλογή αυτή διαγράφετε την χρήση που επιθυµείτε 4. ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ Εισαγωγή Για να εισάγετε ένα νέο χειριστή πληκτρολογείτε στο πεδίο Χειριστής την ονοµασία του και του δίνετε ένα κωδικό πρόσβασης µε τον οποίο θα έχει δικαίωµα εισόδου στην εφαρµογή. Επίσης µπορείτε να συµπληρώσετε και όλα τα προσωπικά του στοιχεία, όπως Επώνυµο, Όνοµα, ιεύθυνση κ.τ.λ. Ενεργοποιώντας την παράµετρο Καταχώρηση νέου χειριστή, η εφαρµογή σας δίνει την δυνατότητα να εισάγετε µαζικά χειριστές χωρίς να εξέλθετε από την επιλογή Εισαγωγή Μεταβολή Με την εργασία της Μεταβολής έχετε την δυνατότητα να αλλάξετε τον Κωδικό χειριστή, καθώς και τα προσωπικά του στοιχεία, όπως Επώνυµο, Όνοµα, ιεύθυνση κ.τ.λ. ιαγραφή Με την εργασία της ιαγραφής έχετε την δυνατότητα να διαγράψετε τους Χειριστές που επιθυµείτε. εν µπορείτε να διαγράψετε µόνο, τον χειριστή µε τον οποίο έχετε εισαχθεί εκείνη την στιγµή, στην ιαχείριση Βάσης εδοµένων. 5. ΡΟΛΟΙ Εισαγωγή Μπορείτε να εισάγετε Ρόλους χειριστών, συµπληρώνοντας την Περιγραφή του εκάστοτε Ρόλου και πιθανά σχόλια που επιθυµείτε. Ενεργοποιώντας την παράµετρο Εισαγωγή νέου ρόλου χωρίς έξοδο, η εφαρµογή σας δίνει την δυνατότητα να εισάγετε µαζικά Ρόλους χωρίς να εξέλθετε από την επιλογή Εισαγωγή. 7
Μεταβολή Με την εργασία Μεταβολή έχετε την δυνατότητα να µεταβάλλετε τα σχόλια του εκάστοτε Ρόλου. ιαγραφή Με την εργασία της ιαγραφής έχετε την δυνατότητα να διαγράψετε τους Ρόλους που επιθυµείτε εκτός του Ρόλου ιαχειριστές. Προσθαφαίρεση Χειριστών Με την εργασία αυτή εντάσσετε τους Χειριστές στους Ρόλους που επιθυµείτε, όπως και το αντίστροφο. Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: - Οι Ρόλοι σας δίνουν την δυνατότητα να οµαδοποιήσετε τους Χειριστές, που έχετε εισάγει από την εργασία: «Εισαγωγή Χειριστών» (σελ. 7) οι οποίοι θα έχουν τα ίδια δικαιώµατα (π.χ. Ταµεία, Λογιστήριο κ.τ.λ.) 8
ΕΝΟΤΗΤΑ 3 9
ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΕΤΑΙΡΙΑΣ Στην ενότητα που ακολουθεί περιγράφονται οι εργασίες παραµετροποίησης της εφαρµογής. Παραµετρικά Αρχεία 1. ΑΡΧΕΙΑ ΟΥ Στο Αρχείο.Ο.Υ υπάρχουν ήδη καταχωρηµένες οι οικονοµικές εφορίες. Μπορείτε να εισάγετε.ο.υ πατώντας το πλήκτρο Νέα Εγγραφή. Υποκαταστήµατα Στο Αρχείο Υποκαταστηµάτων µπορείτε να εισάγετε τα Υποκαταστήµατα που πιθανόν διαθέτετε µε τα πλήρη στοιχεία τους όπως διεύθυνση, τηλέφωνο κ.τ.λ. Καθεστώτα Φ.Π.Α. Στα Καθεστώτα Φ.Π.Α. δηλώνετε την κατηγορία Φ.Π.Α. που υπάγονται οι Πελάτες και οι Προµηθευτές σας. Στην εφαρµογή είναι ήδη ορισµένα τα Καθεστώτα Φ.Π.Α. όπως Κανονικό, Μειωµένο και Απαλλαγή. Καθεστώτα ΚΕΠΥΟ Στα Καθεστώτα ΚΕΠΥΟ µπορείτε να ορίσετε τα Καθεστώτα ΚΕΠΥΟ που υπάγονται οι Πελάτες και οι Προµηθευτές σας. Τα Καθεστώτα ΚΕΠΥΟ είναι: Κανονικό (Α.Φ.Μ.), Α..Τ, ηµόσιο, Απαλλαγή, Ιδιώτης, Ενδοκοινοτικό, Τρίτες Χώρες. Φ.Π.Α. Η εφαρµογή έχει ήδη καταχωρηµένα τα ποσοστά Φ.Π.Α. (19%, 9%, 4,5%). Επίσης, είναι συµπληρωµένος και ο µειωµένος Φ.Π.Α. για τις αντίστοιχες κατηγορίες (13%, 6%, 3%). Επαγγέλµατα Στο Αρχείο Επαγγελµάτων µπορείτε να εισάγετε τα Επαγγέλµατα των Πελατών-Προµηθευτών σας. 10
Παραστατικά ηµιουργείτε τα παραστατικά τα οποία θα χρησιµοποιείτε στις «Κινήσεις Λογιστικής». Συµπληρώνετε τα στοιχεία τους όπως τον «Κωδικό», την «Περιγραφή», την «Σύντοµη Περιγραφή» µε την οποία θα εµφανίζεται το παραστατικό στις εκτυπώσεις, αν θα «Συµµετέχει στο ΚΕΠΥΟ» κ.λ.π. Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Τα παραστατικά που δηµιουργείτε τα χρησιµοποιείτε στις «Κινήσεις» καλώντας τα από το πεδίο «Παραστατικά» µε τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας το βελάκι στα δεξιά του. Ποσοστά Κέρδους Στα Ποσοστά Κέρδους µπορείτε να µεταβάλετε ή να εισάγετε τα Ποσοστά Κέρδους που επιθυµείτε να συνυπολογίζονται σε λογαριασµούς σας. Ειδικοί Φόροι Στους Ειδικούς Φόρους µπορείτε να ορίσετε ειδικούς φόρους που περιέχονται στα παραστατικά σας (π.χ. ηµοτικός Φόρος). Τύποι Κινήσεων Η εφαρµογή έχει ήδη καταχωρηµένους τους Τύπους Κινήσεων. Μπορείτε να συσχετίσετε παραστατικά (Εµπορικού) ανά Τύπο Κίνησης έτσι ώστε να τα επιλέγετε στις Κινήσεις. Εάν επιθυµείτε το πεδίο παραστατικό στις 11
Κινήσεις να συµπληρώνετε αυτόµατα αρκεί να ορίσετε ως προεπιλεγµένο ένα από τα παραστατικά που έχετε συσχετίσει ανά Τύπο Κίνησης. Παράµετροι Εφαρµογής 2. ΕΡΓΑΛΕΙΑ Γενικές Γενικές Πληροφορίες - Ηµεροµηνία: επιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται στην µπάρα γενικών πληροφοριών, η ηµεροµηνία του συστήµατος. - Ώρα: επιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται στην µπάρα γενικών πληροφοριών, η ώρα του συστήµατος. - Εταιρεία: επιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται στην µπάρα γενικών πληροφοριών, η επωνυµία της εταιρείας στην οποία εργάζεστε - Χρήση: επιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται στην µπάρα γενικών πληροφοριών, η χρήση στην οποία εργάζεστε. Πληροφορίες Χειριστή: Επιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται στην οθόνης σας, στην µπάρα πληροφοριών χειριστή, το όνοµα και η εργασία του χειριστή της εφαρµογής. 12
Συντοµεύσεις: Eπιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται η µπάρα συντοµεύσεων µε τα βοηθητικά πλήκτρα που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε σε κάθε ενεργό παράθυρο. Μηνύµατα - Εµφάνιση µηνυµάτων λάθους στο χειριστή: επιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται στον χειριστή σε περίπτωση λάθους ενέργειας το αντίστοιχο µήνυµα. - Εµφάνιση µηνυµάτων εξόδου στο χειριστή: επιλέγετε το πεδίο αυτό για να εµφανίζεται στον χειριστή µήνυµα επιβεβαίωσης εξόδου από τις εργασίες. ιαχωριστικά Αριθµών και εκαδικών: Στα πεδία αυτά ορίζετε τα σύµβολα µε τα οποία επιθυµείτε να διαχωρίζονται στους αριθµούς οι χιλιάδες και τα δεκαδικά. Κινήσεων - ιαχείριση Υποκαταστηµάτων: επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να διαχειρίζεστε υποκαταστήµατα -Έλεγχος Αρίθµησης στα παραστατικά Πωλήσεων: επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να γίνετε έλεγχος στην 13
αρίθµηση των παραστατικών που καταχωρείτε προς αποφυγή διπλοεγγραφών -Αυτόµατη Αρίθµηση Παραστατικών Πωλήσεων: επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να έχετε αυτόµατη αρίθµηση (συνεχόµενη) στα παραστατικά που καταχωρείτε -Έλεγχος Αρίθµησης στα παραστατικά Αγορών (Ανά Προµηθευτή): επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να γίνετε έλεγχος στην αρίθµηση των παραστατικών που καταχωρείτε προς αποφυγή διπλοεγγραφών -Αυτόµατη Αρίθµηση Παραστατικών Αγορών (Ανά Προµηθευτή): επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να έχετε αυτόµατη αρίθµηση (συνεχόµενη) στα παραστατικά που καταχωρείτε -Μεταβολή Φ.Π.Α. (δεν επηρεάζεται η καθαρή αξία): επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να µεταβάλετε το Ποσό Φ.Π.Α. στις Κινήσεις χωρίς να επηρεάσετε την καθαρή αξία. -Αυτόµατη ενηµέρωση αιτιολογίας κίνησης µε την επωνυµία του συµβαλλόµενου: επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να ενηµερώνετε αυτόµατα το πεδίο Αιτιολογία µε την επωνυµία του συµβαλλόµενου κατά την ιαχείριση Κινήσεων. - ιαγραφή Λογαριασµών µε µηδενικές αξίες στις κινήσεις µε πρότυπο αρθρο: επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε τη διαγραφή λογαριασµών µε µηδενικές αξίες στις κινήσεις µε Πρότυπο Άρθρο. -Έλεγχος αν οι λογαριασµοί έχουν στήλες στο βιβλίο εσόδων - εξόδων: επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να γίνετε έλεγχος αν οι λογαριασµοί αντιστοιχούν σε στήλες του βιβλίου εσόδων εξόδων. Εµφάνιση πεδίων - Κέρδος: επιλέγετε το πεδίο αυτό εάν επιθυµείτε να εµφανίζετε το πεδίο Κέρδος στους Λογαριασµούς της ιαχείρισης Κινήσεων - Φόρος: επιλέγετε το πεδίο αυτό εάν επιθυµείτε να εµφανίζετε το πεδίο Φόρος στους Λογαριασµούς της ιαχείρισης Κινήσεων - Αιτιολογία: επιλέγετε το πεδίο αυτό εάν επιθυµείτε να εµφανίζετε το πεδίο Αιτιολογία στους Λογαριασµούς της ιαχείρισης Κινήσεων - Ποσότητας Καυσίµων: επιλέγετε το πεδίο αυτό εάν επιθυµείτε να σας εµφανίζετε το πεδίο Ποσότητα καυσίµων στην ιαχείριση Κινήσεων προκειµένου να καταχωρήσετε κινήσεις πετρελαίου θέρµανσης. 14
Γέφυρα µε εµπορικό Μεταφορά ακυρωµένων και ακυρωτικών:επιλέγετε την παραµετρική αυτή ερώτηση εφόσον επιθυµείτε να µεταφέρετε από το Εµπορικό Ακυρωτικά και Ακυρωµένα παραστατικά. 3. ΑΡΧΕΙΑ Στήλες Βιβλίου Εσόδων Εξόδων Στο σηµείο αυτό δηµιουργείτε και καθορίζετε τις στήλες του Βιβλίου Εσόδων Εξόδων. Κωδικός: Συµπληρώνετε τον κωδικό της στήλης (το πεδίο είναι αλφαριθµητικό) Περιγραφή: Συµπληρώνετε την περιγραφή της στήλης του Βιβλίου Εσόδων - Εξόδων (π.χ. Πωλήσεις εµπορευµάτων χονδρικής 19%) Έσοδα Έξοδα: Καθορίζετε η στήλη που δηµιουργείτε εάν επιθυµείτε να εµφανίζεται στα Έσοδα ή στα Εξοδα στο βιβλίο Εσόδων Εξόδων Πλάτος (σε χαρακτήρες): Καθορίζετε το πλάτος (σε χαρακτήρες) που επιθυµείτε να καταλαµβάνει η περιγραφή της στήλης ανά γραµµή εµφάνισης Επικεφαλίδα 1-2-3: Καταχωρείτε την ακριβή ονοµασία της στήλης που επιθυµείτε να εµφανίζεται στην θεωρηµένη Συγκεντρωτική Κατάσταση και στο Βιβλίο Εσόδων - Εξόδων ανά γραµµή π.χ. αν στην Επικεφαλίδα συµπληρώσετε: Αγορές, στην Επικεφαλίδα 2: Εµπορευµάτων και στην Επικεφαλίδα 3: 19% η ονοµασία της στήλης θα εµφανιστεί ως εξής: Αγορές Εµπορευµάτων 19% Στήλη: Καθορίζετε σε ποια στήλη θα εµφανίζεται ο κάθε λογαριασµός Προεπισκόπηση Βιβλίου: Επιλέγετε για να δείτε µια προεπισκόπηση των στηλών του Βιβλίου Εσόδων Εξόδων σύµφωνα µε τις ρυθµίσεις που έχετε κάνει 15
Λογαριασµοί Κωδικός: Ο Κωδικός είναι απαραίτητο στοιχείο όπου ζητείται. Στα περισσότερα σηµεία κατά την εισαγωγή είναι αυτόµατος και εµφανίζει την αµέσως επόµενη τιµή από αυτήν που υπάρχει. Επίσης σας προσφέρεται η δυνατότητα να υποδείξετε την αρχή του κωδικού που επιθυµείτε και µετά πατώντας το πλήκτρο F7 να πάρετε την αµέσως µεγαλύτερη τιµή βάσει της υπόδειξης. Περιγραφή: Συµπληρώνετε την περιγραφή του λογαριασµού έτσι όπως επιθυµείτε να εµφανίζεται στις κινήσεις και στις εκτυπώσεις της εφαρµογής (π.χ. Πωλήσεις εµπορευµάτων χονδρικής 19%) Εξαιρείται η εκτύπωση Μηνιαίας Συγκεντρωτικής Κατάστασης και η εκτύπωση Βιβλίου Εσόδων - Εξόδων όπου εκεί η περιγραφή προέρχεται από την επιλογή: Στήλες Βιβλίου Εσόδων Εξόδων (σελ. 15). Τύπος: Στο Λογαριασµό που εισάγετε προσδιορίζετε τον τύπο του έτσι ώστε, ανάλογα µε τον τύπο παραστατικού που καταχωρείτε στις κινήσεις να σας εµφανίζονται οι σχετικοί λογαριασµοί (π.χ.εάν καταχωρείτε κίνηση µε συµβαλλόµενο προµηθευτή και παραστατικό Τιµολόγιο - ελτ. Αποστολής θα σας εµφανίζονται οι λογαριασµοί που αφορούν στις αγορές (έξοδα)). Φ.Π.Α.: Καταχωρείτε τον συντελεστή Φ.Π.Α. π.χ. 19 για 19% Φ.Π.Α. Στήλη Βιβλίου: Επιλέγετε την στήλη στην οποία επιθυµείτε να υπολογίζεται ο λογαριασµός όταν επιλέγετε εκτύπωση της Συγκεντρωτικής Κατάστασης και του βιβλίου Εσόδων - Εξόδων (π.χ. 01 στον λογαριασµό 16
Πωλήσεις Εµπορ. Χονδρ. 19% για να εµφανιστεί στην πρώτη στήλη του βιβλίου στα έσοδα). εύτερη Στήλη Βιβλίου: επιλέγετε εφόσον επιθυµείτε να υπολογίζεται ο λογαριασµός και σε µία δεύτερη στήλη στο βιβλίο Εσόδων - Εξόδων και στην Συγκεντρωτική Κατάσταση. Στήλη Φ.Π.Α. Βιβλίου: Επιλέγετε την θέση στην οποία επιθυµείτε να υπολογίζετε το Φ.Π.Α. του συγκεκριµένου λογαριασµού όταν επιλέγετε εκτύπωση στο βιβλίο εσόδων - εξόδων. εύτερη Στήλη Φ.Π.Α. Βιβλίου: επιλέγετε εφόσον επιθυµείτε να υπολογίζεται το Φ.Π.Α. του λογαριασµού και σε µία δεύτερη στήλη στο βιβλίο Εσόδων - Εξόδων και στην Συγκεντρωτική Κατάσταση Συµµετέχει ΚΕ.Π.Υ.Ο.: επιλέγετε για να συµµετέχει η καθαρή αξία του Λογαριασµού στις συγκεντρωτικές καταστάσεις Πελατών/Προµηθευτών και Πιστωτικών Υπολοίπων. Ποσοστά Κέρδους: Επιλέγετε τα Ποσοστά κέρδους που επιθυµείτε να υπολογίζονται στην Κίνηση του Λογαριασµού. Κάνετε ανεύρεση µε το βοηθ. πλήκτρο F7(διπλό κλικ, βελάκι) και πατάτε το πλήκτρο προσθήκη για εισάγετε τους επιθυµητούς κωδικούς Ποσοστών Κέρδους. Ειδικοί Φόροι: Επιλέγετε κάποιον Ειδικό Φόρο εφόσον επιθυµείτε να συνυπολογίζεται στον Λογαριασµό (π.χ. ηµοτικός Φόρος). Κάνετε ανεύρεση µε το βοηθ. πλήκτρο F7(διπλό κλικ, βελάκι) και πατάτε το πλήκτρο προσθήκη για εισάγετε τους επιθυµητούς Ειδικούς Φόρους. Πρότυπα Άρθρα Πρόκειται για λογιστικά άρθρα που δηµιουργείτε για να τα χρησιµοποιείτε στις Κινήσεις (σελ.26 )καλώντας τα από το πεδίο «Πρότυπα Άρθρα», έτσι ώστε να επιτύχετε την εύκολη, γρήγορη και χωρίς λάθη καταχώρηση κινήσεων, των οποίων η καταχώρηση επαναλαµβάνεται συχνά. Ορίζετε τον «Κωδικό», την «Περιγραφή» και τον «Τύπο». Συµπληρώνετε το «Παραστατικό» το «Υποκατάστηµα» και την «Αιτιολογία» πατώντας για ανεύρεση το βελάκι στα δεξιά των πεδίων. Κατόπιν επιλέγετε τους λογαριασµούς που θα συµµετέχουν στο παραστατικό καθώς και το ποσοστό κέρδους και κατόπιν καταχωρείτε την εγγραφή. Πελάτες Στην οθόνη Πελάτες έχετε την δυνατότητα να δηµιουργήσετε την πλήρη καρτέλα των Πελατών σας. 17
Κωδικός: Ο Κωδικός είναι απαραίτητο στοιχείο όπου ζητείται. Στα περισσότερα σηµεία κατά την εισαγωγή είναι αυτόµατος και εµφανίζει την αµέσως επόµενη τιµή από αυτήν που υπάρχει. Επίσης σας προσφέρεται η δυνατότητα να υποδείξετε την αρχή του κωδικού που επιθυµείτε και µετά πατώντας το βοηθ. πλήκτρο F7 να πάρετε την αµέσως µεγαλύτερη τιµή βάσει της υπόδειξης. Επωνυµία: Συµπληρώνετε την πλήρη επωνυµία του Πελάτη σας Υπόλοιπο: Εµφανίζεται αυτόµατα το υπόλοιπο του Πελάτη Προηγούµενο Υπόλοιπο: Εµφανίζεται αυτόµατα το υπόλοιπο του πελάτη που προέρχεται από την προηγούµενη χρήση ιευθύνσεις: Συµπληρώνετε την διεύθυνση του Πελάτη E-Mail: Αφορά στην ηλεκτρονική διεύθυνση αλληλογραφίας του πελάτη Καθεστώς ΚΕ.Π.Υ.Ο: Ορίζετε σε ποιο καθεστώς ΚΕ.Π.Υ.Ο υπάγεται ο Πελάτης σας όσον αφορά στην υποβολή συγκεντρωτικής κατάστασης στο ΚΕ.Π.Υ.Ο. Κάνετε ανεύρεση µε τη χρήση του βοηθ. πλήκτρου F7 Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Όταν ο Πελάτης είναι «Εξωτερικού», τότε, ορίζετε «Απαλλαγή». Μπορείτε να εισάγετε νέα καθεστώτα ΚΕ.Π.Υ.Ο από τα Παραµετρικά Αρχεία Καθεστώτα ΚΕ.Π.Υ.Ο. ή πατώντας το πλήκτρο σύνδεσης εισαγωγής F5. Καθεστώς Φ.Π.Α: Επιλέγετε το καθεστώς Φ.Π.Α. που ανήκει ο πελάτης. Κανονικό, µειωµένο κ.λ.π. 18
Επάγγελµα: Κάνετε ανεύρεση του Επαγγέλµατος του Πελάτη σας µε το βοηθ. πλήκτρο F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας. Μπορείτε να εισάγετε νέα επαγγέλµατα από τα Παραµετρικά Αρχεία Επαγγελµάτων (σελ. 10) ή πατώντας το πλήκτρο σύνδεσης εισαγωγής F5. Σηµειώσεις: Μπορείτε να καταχωρήσετε σηµειώσεις για τον Πελάτη. Το πεδίο είναι ενηµερωτικό και δεν έχει όριο µεγέθους. Προµηθευτές Στην οθόνη Προµηθευτές έχετε την δυνατότητα να δηµιουργήσετε την πλήρη καρτέλα των Προµηθευτών σας. Κωδικός: Ο Κωδικός είναι απαραίτητο στοιχείο όπου ζητείται. Στα περισσότερα σηµεία κατά την εισαγωγή είναι αυτόµατος και εµφανίζει την αµέσως επόµενη τιµή από αυτήν που υπάρχει. Επίσης σας προσφέρεται η δυνατότητα να υποδείξετε την αρχή του κωδικού που επιθυµείτε και µετά πατώντας το βοηθ. πλήκτρο F7 να πάρετε την αµέσως µεγαλύτερη τιµή βάσει της υπόδειξης. Επωνυµία: Συµπληρώνετε την πλήρη επωνυµία του Προµηθευτή Υπόλοιπο: Εµφανίζεται αυτόµατα το υπόλοιπο του Προµηθευτή Προηγούµενο Υπόλοιπο: Εµφανίζεται αυτόµατα το υπόλοιπο του Προµηθευτή που προέρχεται από την προηγούµενη χρήση ιευθύνσεις: Συµπληρώνετε την διεύθυνση του Προµηθευτή E-Mail: Αφορά στην ηλεκτρονική διεύθυνση αλληλογραφίας του Προµηθευτή Καθεστώς ΚΕ.Π.Υ.Ο: Ορίζετε σε ποιο καθεστώς ΚΕ.Π.Υ.Ο υπάγεται ο Προµηθευτής σας όσον αφορά στην υποβολή συγκεντρωτικής κατάστασης στο ΚΕ.Π.Υ.Ο. Κάνετε ανεύρεση µε τη χρήση του βοηθ. πλήκτρου F7 Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Όταν ο Προµηθευτής είναι «Εξωτερικού», τότε, ορίζετε «Απαλλαγή». Μπορείτε να εισάγετε νέα καθεστώτα ΚΕ.Π.Υ.Ο από τα Παραµετρικά Αρχεία Καθεστώτα ΚΕ.Π.Υ.Ο. ή πατώντας το πλήκτρο σύνδεσης εισαγωγής F5. Καθεστώς Φ.Π.Α: Επιλέγετε το καθεστώς Φ.Π.Α. που ανήκει ο προµηθευτής σας. Κανονικό, µειωµένο κ.λ.π. Επάγγελµα: Κάνετε ανεύρεση του Επαγγέλµατος του Προµηθευτή σας µε το βοηθ. πλήκτρο F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας. Μπορείτε να εισάγετε νέα επαγγέλµατα από τα Παραµετρικά Αρχεία Επαγγελµάτων (σελ. 10 ) ή πατώντας το πλήκτρο σύνδεσης εισαγωγής F5. 19
Σηµειώσεις: Μπορείτε να καταχωρήσετε σηµειώσεις για τον Προµηθευτή. Το πεδίο είναι ενηµερωτικό και δεν έχει όριο µεγέθους. Συσχετίσεις 4. ΕΡΓΑΛΕΙΑ Στις εργασίες της οµάδας «Συσχετίσεις» επιλέγετε τους λογαριασµούς που θα συµµετέχουν στις οικονοµικές εκτυπώσεις, αφού πρώτα έχετε δηµιουργήσει το Λογιστικό Σχέδιο. Λογ/σµών µε Αποτελέσµατα Φ.Π.Α. Περιοδική ήλωση Στην οθόνη που σας εµφανίζεται έχετε την δυνατότητα να συνδέσετε τους λογαριασµούς µε τα αποτελέσµατα Φ.Π.Α. για την Περιοδική ήλωση. Κωδικός: Συµπληρώνετε τον κωδικό του εντύπου της Περιοδικής ήλωσης για τον οποίο επιθυµείτε να δηµιουργήσετε την συσχέτιση. Περιγραφή: Συµπληρώνετε την περιγραφή που αφορά στον κωδικό του εντύπου. Σταθερό Ποσό: Συµπληρώνετε κάποιο σταθερό ποσό, εφόσον υπάρχει, το οποίο θα πρέπει να συνυπολογιστεί στο αποτέλεσµα για τον συγκεκριµένο κωδικό. Συµµετέχει στον Κωδικό: Συµπληρώνετε έναν κωδικό που έχετε ήδη δηµιουργήσει (π.χ. κωδικούς συνόλων ή κωδικούς αξιών Φ.Π.Α.) και επιθυµείτε να συνυπολογίσετε και κατόπιν καθορίζετε εάν θα υπολογίζεται στην συσχέτιση, προσθετικά, αφαιρετικά είτε πολλαπλασιαστικά βάσει συντελεστή. Επίσης έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε εάν θα συνυπολογίζεται πάντα, όταν έχει µόνο θετικό ή µόνο αρνητικό υπόλοιπο. Κατόπιν µε τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας επιλέγετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου που επιθυµείτε να συνυπολογιστούν στον κωδικό του εντύπου για τον οποίο δηµιουργείτε την συσχέτιση. 20
Εκκαθαριστική ήλωση Στην οθόνη που σας εµφανίζεται έχετε την δυνατότητα να συνδέσετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου µε τα αποτελέσµατα Φ.Π.Α. για την Εκκαθαριστική ήλωση. Κωδικός: Συµπληρώνετε τον κωδικό του εντύπου της Εκκαθαριστικής ήλωσης για τον οποίο επιθυµείτε να δηµιουργήσετε την συσχέτιση. Περιγραφή: Συµπληρώνετε την περιγραφή που αφορά στον κωδικό του εντύπου. Σταθερό Ποσό: Συµπληρώνετε κάποιο σταθερό ποσό, εφόσον υπάρχει, το οποίο θα πρέπει να συνυπολογιστεί στο αποτέλεσµα για τον συγκεκριµένο κωδικό. Συµµετέχει στον Κωδικό: Συµπληρώνετε έναν κωδικό που έχετε ήδη δηµιουργήσει (π.χ. κωδικούς συνόλων ή κωδικούς αξιών Φ.Π.Α.) και επιθυµείτε να συνυπολογίσετε και κατόπιν καθορίζετε εάν θα υπολογίζεται στην συσχέτιση, προσθετικά, αφαιρετικά είτε πολλαπλασιαστικά βάσει συντελεστή. Επίσης έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε εάν θα συνυπολογίζεται πάντα, όταν έχει µόνο θετικό ή µόνο αρνητικό υπόλοιπο. Κατόπιν µε τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας επιλέγετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου που επιθυµείτε να συνυπολογιστούν στον κωδικό του εντύπου για τον οποίο δηµιουργείτε την συσχέτιση. Λογ/σµών µε Ε3 Στην οθόνη που σας εµφανίζεται έχετε την δυνατότητα να συνδέσετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου µε την ήλωση Ε3. Κωδικός: Συµπληρώνετε τον κωδικό του εντύπου της ήλωσης Ε3 για τον οποίο επιθυµείτε να δηµιουργήσετε την συσχέτιση. Περιγραφή: Συµπληρώνετε την περιγραφή που αφορά στον κωδικό του εντύπου. Σταθερό Ποσό: Συµπληρώνετε κάποιο σταθερό ποσό, εάν υπάρχει, το οποίο θα πρέπει να συνυπολογιστεί στο αποτέλεσµα για τον συγκεκριµένο κωδικό. Υπολογισµός: Χρησιµοποιείται στις περιπτώσεις που επιθυµείτε να κάνετε πράξεις µεταξύ κωδικών των εντύπων ή και αριθµών. 21
Για να χρησιµοποιήσετε το ποσό κάποιου κωδικού θα πρέπει να ορίσετε τον χαρακτήρα @ πριν το κωδικό. Συµµετέχει στον Κωδικό: Συµπληρώνετε έναν κωδικό που έχετε ήδη δηµιουργήσει (π.χ. κωδικούς συνόλων ή κωδικούς αξιών Φ.Π.Α.) και επιθυµείτε να συνυπολογίσετε και κατόπιν καθορίζετε εάν θα υπολογίζεται στην συσχέτιση, προσθετικά, αφαιρετικά είτε πολλαπλασιαστικά βάσει συντελεστή. Επίσης έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε εάν θα συνυπολογίζεται πάντα, όταν έχει µόνο θετικό ή µόνο αρνητικό υπόλοιπο. Κατόπιν µε τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας επιλέγετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου που επιθυµείτε να συνυπολογιστούν στον κωδικό του εντύπου για τον οποίο δηµιουργείτε την συσχέτιση. Λογ/σµών µε Ε5 Στην οθόνη που σας εµφανίζεται έχετε την δυνατότητα να συνδέσετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου µε την ήλωση Ε5. Κωδικός: Συµπληρώνετε τον κωδικό του εντύπου της ήλωσης Ε5 για τον οποίο επιθυµείτε να δηµιουργήσετε την συσχέτιση. Περιγραφή: Συµπληρώνετε την περιγραφή που αφορά στον κωδικό του εντύπου. Σταθερό Ποσό: Συµπληρώνετε κάποιο σταθερό ποσό, εάν υπάρχει, το οποίο θα πρέπει να συνυπολογιστεί στο αποτέλεσµα για τον συγκεκριµένο κωδικό. Συµµετέχει στον Κωδικό: Συµπληρώνετε έναν κωδικό που έχετε ήδη δηµιουργήσει (π.χ. κωδικούς συνόλων ή κωδικούς αξιών Φ.Π.Α.) και επιθυµείτε να συνυπολογίσετε και κατόπιν καθορίζετε εάν θα υπολογίζεται στην συσχέτιση, προσθετικά, αφαιρετικά είτε πολλαπλασιαστικά βάσει συντελεστή. Επίσης έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε εάν θα συνυπολογίζεται πάντα, όταν έχει µόνο θετικό ή µόνο αρνητικό υπόλοιπο. Κατόπιν µε τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας επιλέγετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου που επιθυµείτε να συνυπολογιστούν στον κωδικό του εντύπου για τον οποίο δηµιουργείτε την συσχέτιση. 22
Λογ/σµών µε Περαίωση Στην οθόνη που σας εµφανίζεται έχετε την δυνατότητα να συνδέσετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου µε την Περαίωση. Κωδικός: Συµπληρώνετε τον κωδικό της συσχέτισης. Περιγραφή: Συµπληρώνετε την περιγραφή της συσχέτισης. Σταθερό Ποσό: Συµπληρώνετε κάποιο σταθερό ποσό, εάν υπάρχει, το οποίο θα πρέπει να συνυπολογιστεί στο αποτέλεσµα για τον συγκεκριµένο κωδικό. Συµµετέχει στον Κωδικό: Συµπληρώνετε έναν κωδικό που έχετε ήδη δηµιουργήσει (π.χ. κωδικούς συνόλων ή κωδικούς αξιών Φ.Π.Α.) και επιθυµείτε να συνυπολογίσετε και κατόπιν καθορίζετε εάν θα υπολογίζεται στην συσχέτιση, προσθετικά, αφαιρετικά, πολλαπλασιαστικά βάσει συντελεστή ή πολλαπλασιαστικά µε συντελεστή µικτού κέρδους. Επίσης έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε εάν θα συνυπολογίζεται πάντα, όταν έχει µόνο θετικό ή µόνο αρνητικό υπόλοιπο. Κατόπιν µε τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας επιλέγετε τους λογαριασµούς του Λογιστικού Σχεδίου που επιθυµείτε να συνυπολογιστούν στον κωδικό του εντύπου για τον οποίο δηµιουργείτε την συσχέτιση. Ρυθµίσεις Περιβάλλοντος 23
Θέση: Μπορείτε να επιλέξετε την θέση στην οποία επιθυµείτε να βρίσκονται οι διάλογοι της εφαρµογής κατά την εκκίνησή τους. Τελευταία: για να ανοίγει ο διάλογος εκεί που τον µετακινήσαµε την τελευταία φορά Κέντρο: για να ανοίγει ο διάλογος στο κέντρο της εφαρµογής. Πλήκτρο: Μπορείτε να ορίσετε τον συνδυασµό πλήκτρων Alt + Πλήκτρο για να καλείτε την εργασία που επιθυµείτε (π.χ. Alt+P για πελάτες). Όλες οι φόρµες: Επιλέγετε το πεδίο αυτό για να ισχύουν οι ρυθµίσεις για όλες τις φόρµες της εφαρµογής. Εµφάνιση τίτλων στις γραµµές εργαλείων Με την εργασία αυτή µπορείτε να επιλέξετε εάν επιθυµείτε ή όχι να εµφανίζονται οι τίτλοι κάτω από τα εικονίδια στις γραµµές εργαλείων. 24
ΕΝΟΤΗΤΑ 4 25
ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ιαχείριση 1.ΚΙΝΗΣΕΙΣ Ξεκινώντας τη διαδικασία εισαγωγής κινήσεων σας εµφανίζεται η ερώτηση για επαναλαµβανόµενες κινήσεις. Αν επιλέξετε «Ναι» τότε µετά την καταχώρηση της πρώτης κίνησης παραµένουν στην οθόνη σας, ο «Τύπος Παραστατικού», η «Ηµεροµηνία», το «Παραστατικό», το «Υποκατάστηµα», η «Σειρά» του παραστατικού, ο «Συµβαλλόµενος» καθώς και οι Λογαριασµοί της προηγούµενης κίνησης, προκειµένου να έχετε ταχεία καταχώρηση. Με τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας το βελάκι στα δεξιά των πεδίων αναζητάτε τον «Τύπο Κίνησης», το «Παραστατικό», την «Ηµ/νία Παρ.» την «Σειρά», τον «Αριθµό Παραστατικού» και τον «Τρόπο Πληρωµής». Κατόπιν κάνετε ανεύρεση του «Συµβαλλόµενο» µε τη χρήση του βοηθητικού πλήκτρου F7 ή πατώντας διπλό κλικ µε το ποντίκι σας. 26
Η ανεύρεση λογαριασµών γίνεται µε το βοηθητικό πλήκτρο F7. Μπορείτε να αναζητήσετε λογαριασµούς πληκτρολογώντας στα πεδία Κωδικός και Περιγραφή ένα µέρος του λογαριασµού που επιθυµείτε και πατώντας το πλήκτρο enter σας εµφανίζεται η οθόνη ανεύρεσης. Επίσης µπορείτε να αναζητήσετε λογαριασµούς µε την χρήση του συµβόλου «?» (π.χ. εάν δώσετε «?19%» θα σας εµφανίσει όλους τους λογαριασµούς που ξεκινούν ή περιέχουν το 19%.) Στο πεδίο Ποσότητα Καυσίµων καταχωρείτε την ποσότητα προκειµένου να καταχωρήσετε κινήσεις πετρελαίου θέρµανσης. Το συγκεκριµένο πεδίο εµφανίζεται εφόσον έχετε επιλέξει από τις Παραµέτρους Εφαρµογής Κινήσεων (σελ. 13) στην εµφάνιση πεδίων την παράµετρο «Ποσότητα Καυσίµων» Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: - Έχετε την δυνατότητα όταν καταχωρείτε Λογαριασµούς να εµφανίζεται αυτόµατα η λίστα επιλογής συντελεστών κέρδους έτσι ώστε να αποφεύγονται τυχόν λάθη και παραλείψεις. - Προκειµένου να εµφανίζονται τα πεδία: Κωδικός και ποσοστό κέρδους (Μ.Σ.Κ.Κ.) θα πρέπει να έχετε επιλέξει από τις Παραµέτρους Εφαρµογής Κινήσεων (σελ. 13) την παράµετρο «Εµφάνιση Πεδίων Κέρδους» Εισπράξεις Πελατών Οι εργασίες αυτές αφορούν στις Κινήσεις Εισπράξεων των Πελατών σας, όπως είναι οι Αποδείξεις Είσπραξης που εκδίδετε είτε οι Αποδείξεις Πληρωµής που εκδίδουν οι Πελάτες. Στοιχεία Παραστατικού Παραστατικό(Κωδικός, Περιγραφή): επιλέγετε Παραστατικό κάνοντας ανεύρεση µε το βοηθητικό πλήκτρο F7 ή µε διπλό κλικ του ποντικιού σας. Ηµεροµηνία Είσπραξης: Η εφαρµογή θέτει αυτόµατα την ηµεροµηνία του συστήµατος την οποία µπορείτε να αλλάξετε Σειρά Παραστατικού: Μπορείτε να επιλέξετε ή να πληκτρολογήσετε την σειρά παραστατικού που επιθυµείτε Αριθµός Παραστατικού: Συµπληρώνετε τον αριθµό του παραστατικού 27
Στοιχεία Πελάτη Πελάτης (Κωδικός, Επωνυµία, Α.Φ.Μ., Υπόλοιπο): Κάνετε ανεύρεση του Πελάτη που επιθυµείτε στα πεδία Κωδικός ή Επωνυµία µε το βοηθ. πλήκτρο F7 ή µε διπλό κλικ του ποντικιού σας και αυτόµατα εµφανίζεται το Α.Φ.Μ. του Πελάτη και το Υπόλοιπό του. Στοιχεία Είσπραξης Αξία: Συµπληρώνετε το ποσό της είσπραξης Σηµειώσεις Αιτιολογία: Συµπληρώνετε την αιτιολογία της είσπραξης (π.χ. είσπραξη έναντι οφειλής) Παρατηρήσεις: Συµπληρώνετε οποιαδήποτε παρατήρηση επιθυµείτε 28
Πληρωµές Προµηθευτών Οι εργασίες αυτές αφορούν στις Κινήσεις Πληρωµής των Προµηθευτών σας, όπως είναι οι Αποδείξεις Πληρωµής που εκδίδετε είτε οι Αποδείξεις Είσπραξης που εκδίδουν οι Προµηθευτές σας. Στοιχεία Παραστατικού Παραστατικό(Κωδικός, Περιγραφή): επιλέγετε Παραστατικό κάνοντας ανεύρεση µε το βοηθητικό πλήκτρο F7 ή µε διπλό κλικ του ποντικιού σας. Ηµεροµηνία Είσπραξης: Η εφαρµογή θέτει αυτόµατα την ηµεροµηνία του συστήµατος την οποία µπορείτε να αλλάξετε Σειρά Παραστατικού: Μπορείτε να επιλέξετε ή να πληκτρολογήσετε την σειρά παραστατικού που επιθυµείτε Αριθµός Παραστατικού: Συµπληρώνετε τον αριθµό του παραστατικού Στοιχεία Προµηθευτή Προµηθευτής (Κωδικός, Επωνυµία, Α.Φ.Μ., Υπόλοιπο): Κάνετε ανεύρεση του Προµηθευτή που επιθυµείτε στα πεδία Κωδικός ή Επωνυµία µε το βοηθ. πλήκτρο F7 ή µε διπλό κλικ του ποντικιού σας και αυτόµατα εµφανίζεται το Α.Φ.Μ. του Προµηθευτή και το Υπόλοιπό του. Στοιχεία Πληρωµής Αξία: Συµπληρώνετε το ποσό της πληρωµής 29
Σηµειώσεις Αιτιολογία: Συµπληρώνετε την αιτιολογία της πληρωµής (π.χ. πληρωµή έναντι οφειλής) Παρατηρήσεις: Συµπληρώνετε οποιαδήποτε παρατήρηση επιθυµείτε Λογιστικοποίηση Λογιστικοποίηση Η εργασία «Λογιστικοποίηση» οριστικοποιεί τις εγγραφές των κινήσεών σας, για τα χρονικά όρια που εσείς θα ορίσετε. Επισηµαίνεται ότι πριν την Λογιστικοποίηση θα πρέπει να έχετε προβεί σε σχολαστικό έλεγχο, διότι µετά την εκτέλεση αυτής της εργασίας δεν θα µπορείτε να µεταβάλετε ή να διαγράψετε τις οριστικοποιηµένες πια κινήσεις. Πληροφορίες Εµφανίζει τα όρια (ηµεροµηνίες) των οριστικών και προσωρινών κινήσεων. 30
ΕΝΟΤΗΤΑ 5 31
ΕΙ ΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ 1. M E G A S O F T Ηµερολόγιο Με την επιλογή της εργασίας αυτής έχετε ένα ολοκληρωµένο πρόγραµµα ιαχείρισης Γραφείου. Εχετε την δυνατότητα υπενθύµισης στο χειριστή ή οµάδα χειριστών, υποχρεώσεων όπως: κλείσιµο εκκρεµών παραστατικών, εκτέλεση παραγγελιών, λήξη αξιογράφων, πληρωµών, ραντεβού και µηνύµατα ηµερολογίου, καθώς και δυνατότητα εξαγωγής σε αρχείο.xls,.txt,.html,.xml, ή σε εκτύπωση. Σε οποιοδήποτε σηµείο του Ηµερολογίου και µε διπλό κλικ του ποντικιού σας έχετε την δυνατότητα να καταχωρήσετε ένα Νέο Συµβάν στο Ηµερολόγιο. 32 Νέο Συµβάν Θέµα: Συµπληρώνετε το θέµα του συµβάντος Θέση: Συµπληρώνετε κάποια επιπλέον πληροφορία σχετικά µε το θέµα του συµβάντος (π.χ. όνοµα υπευθύνου ή θέση υπευθύνου)
Κατηγορία: Επιλέγετε την κατηγορία στην οποία επιθυµείτε να εντάξετε το συµβάν π.χ. προσωπικό, τηλεφώνηµα, αγορές, τιµολόγηση, παραγγελίες κ.α.) Ηµ/νία Έναρξης: Συµπληρώνετε την Ηµ/νία Έναρξης του συµβάντος Ηµ/νία Λήξης: Συµπληρώνετε την Ηµ/νία Λήξης του συµβάντος Ηµερήσιο Συµβάν: Επιλέγετε αυτή την παράµετρο εάν επιθυµείτε να εµφανίζεται σαν ηµερήσιο συµβάν ή την απεπιλέγετε εάν επιθυµείτε να ορίσετε συγκεκριµένη ώρα. Προβολή ώρας ως: Επιλέγετε µία από τις τέσσερες επιλογές που επιθυµείτε να εµφανίζει το συµβάν (κενό, δοκιµαστική, απασχόληση, εκτός γραφείου) Αυτόµατη Υπενθύµιση Συµβάντος: Επιλέγετε εφόσον επιθυµείτε να εµφανίζεται αυτόµατα υπενθύµιση του συµβάντος την ώρα έναρξης ακόµα και εάν δεν είστε µέσα στη διαχείριση ηµερολογίου. ΟΚ: Επιλέγετε για καταχώρηση της εγγραφής Άκυρο: Επιλέγετε για ακύρωση και έξοδο από το συµβάν ιαγραφή: Επιλέγετε για να διαγράψετε το συµβάν Περιοδικότητα: Ώρα συµβάντος: συµπληρώνετε την ώρα έναρξης και την ώρα τερµατισµού του συµβάντος 33
Τύπος επανάληψης: επιλέγετε την συχνότητα εµφάνισης της υπενθύµισης συµβάντος. Μπορείτε να επιλέξετε η επανάληψη να γίνεται ηµερησίως, εβδοµαδιαίως, µηνιαίως ή ετησίως. Εµβέλεια Επανάληψης: επιλέγετε εφόσον επιθυµείτε την λήξη της υπενθύµισης Σε κάθε νέο συµβάν υπάρχει ένα πλαίσιο κειµένου όπου µπορείτε να συµπληρώσετε οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία. Αρχείο Εκτυπώσεις κατά Οµάδα: µε την εκτύπωση κατά Οµάδα µπορείτε να έχετε µία αναλυτική Εκτύπωση Ηµερολογίου κατά Οµάδα Χειριστών Εκτυπώσεις κατά Κατηγορία: έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε µια κατάσταση ηµερολογίου κατά κατηγορία Εξαγωγή σε : µπορείτε να εξάγετε τις εγγραφές του ηµερολογίου σε αρχείο.xls,.txt,.html, ή.xml. Έξοδος: επιλέγετε για έξοδο από το ηµερολόγιο Προβολή Ηµέρας: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ηµερολόγιο µόνο τις ηµερήσιες εγγραφές Εργάσιµης Εβδοµάδας: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ηµερολόγιο µόνο τις εγγραφές της εργάσιµης εβδοµάδας (χωρίς το Σάββατο και την Κυριακή) Εβδοµάδας: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ηµερολόγιο µόνο τις εγγραφές της εβδοµάδας (µε το Σάββατο και την Κυριακή) Μήνας: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ηµερολόγιο µόνο τις εγγραφές του µήνα Τοποθεσία Προβολής Μηνών: Αριστερά: επιλέγετε για να προβάλετε τους µήνες στην αριστερή πλευρά του ηµερολογίου εξιά: επιλέγετε για να προβάλετε τους µήνες στην δεξιά πλευρά του ηµερολογίου Προβολή ώρας µε µορφή ρολογιού: Επιλέγετε για να σας εµφανίζεται στο συµβάν η ώρα µε την µορφή ρολογιού 34
Οµάδες Χειριστές ιαχείριση Οµάδων Χειριστών: Στην καρτέλα αυτή σας εµφανίζονται δύο πίνακες όπου σας δίνουν την δυνατότητα να διαχειρίζεστε τις Οµάδες και καθώς και να καθορίζετε τους Χειριστές που θα συµµετέχουν στην κάθε οµάδα ιαθέσιµες Οµάδες Πάνω - Κάτω: επιλέγετε για να µετακινηθείτε στις Οµάδες Προσθήκη: επιλέγετε για να προσθέσετε µία νέα Οµάδα ιαγραφή: επιλέγετε για να διαγράψετε µία ήδη υπάρχουσα Οµάδα Μετονοµασία: επιλέγετε για να µετονοµάσετε µία Οµάδα Κλείσιµο: επιλέγετε για κλείσιµο του παραθύρου Χειριστές για την διαχείριση των Οµάδων Επιλέγετε του χειριστές που επιθυµείτε να συµµετέχουν στην κάθε οµάδα Ταξινόµηση Οµάδων Χειριστών: Απενεργοποίηση: επιλέγετε για να βλέπετε µόνο το ηµερολόγιο της οµάδας του χειριστή Κατά Οµάδα - Χειριστές: επιλέγετε για να ταξινοµήσετε τα ηµερολόγια κατά Οµάδα - Χειριστές Κατά ηµεροµηνία: επιλέγετε για να ταξινοµήσετε τα ηµερολόγια κατά Ηµεροµηνία Επιπλέον Λειτουργίες Με την χρήση του δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σηµείο του Ηµερολογίου έχετε την δυνατότητα των παρακάτω επιπλέον λειτουργιών Νέο ηµερήσιο Συµβάν: επιλέγετε για να καταχωρήσετε ένα νέο ηµερήσιο συµβάν µε προεπιλεγµένη την ηµεροµηνία στην οποία βρίσκεστε 35
Νέο επαναλαµβανόµενο συµβάν: επιλέγετε για να καταχωρήσετε ένα επαναλαµβανόµενο συµβάν συµπληρώνοντας την καρτέλα Περιοδικότητα που σας εµφανίζετε αυτοµάτα. Σήµερα: επιλέγετε για να µετακινηθείτε αυτόµατα στην σηµερινή ηµεροµηνία Επιλογή Ηµεροµηνίας: επιλέγετε για να καθορίσετε την ηµεροµηνία για την οποία επιθυµείτε να δείτε το ηµερολόγιο καθώς και τον τρόπο προβολής (π.χ. ηµερήσιο, εβδοµαδιαίο, µηνιαίο, ηµερολόγιο εργάσιµης εβδοµάδας) Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το Ηµερολόγιο σε οποιοδήποτε σηµείο της εφαρµογής µε το βοηθητικό πλήκτρο F9. Εσωτερική Επικοικωνία Με την επιλογή της εργασίας αυτής έχετε την δυνατότητα της ανταλλαγής γραπτών µυνηµάτων µεταξύ των χειριστών ενός δικτύου. Επιλογή παραλήπτη µηνύµατος: επιλέγετε τον παραλήπτη του µηνύµατος. ιαχείριση: επιλέγετε για να προσθέσετε ή να διαγράψετε τους παραλήπτες των µυνηµάτων σας. Έτοιµα µηνύµατα: επιλέγετε την αποστολή έτοιµων µυνηµάτων τα οποία καταχωρούνται αυτόµατα από προηγούµενες αποστολές εφόσον έχετε τσεκάρει την επιλογή "Προσθήκη µηνύµατος στα έτοιµα µηνύµατα κατά την αποστολή". ιαγραφή: επιλέγετε για να διαγράψετε ένα µήνηµα. 36
Προσθήκη µηνύµατος στα έτοιµα µηνύµατα κατά την αποστολή: επιλέγετε για να προστεθεί ένα µύνηµα στα έτοιµα µηνύµατα έτσι ώστε να µπορείτε να το χρησιµοποιήσετε και σε επόµενη αποστολή. Σύνθεση µηνύµατος: µπορείτε να συντάξετε ένα νέο µύνηµα για αποστολή Αριθµοµηχανή Με την επιλογή της εργασίας αυτής εµφανίζεται µια Αριθµοµηχανή έτσι ώστε να µπορείτε να εκτελείτε, ενώ είστε µέσα στην εφαρµογή, αριθµητικές πράξεις. Επίσης µπορείτε να ενεργοποιήσετε την Αριθµοµηχανή σε οποιοδήποτε σηµείο της εφαρµογής µε το βοηθητικό πλήκτρο F2. Έξοδος Alt+F4 Με την επιλογή αυτής της εργασίας µπορείτε να επιτύχετε την έξοδό σας από την εφαρµογή. Μπορείτε επίσης να βγείτε από την εφαρµογή µε την ταυτόχρονη χρήση των πλήκτρων Alt και F4 ενώ βρίσκεστε σε οποιοδήποτε σηµείο της εφαρµογής. Στην επισήµανση που εµφανίζεται: «Επιβεβαίωση εξόδου!» µπορείτε να βγείτε από την εφαρµογή ή να ακυρώσετε την έξοδό σας πατώντας Ναι ή Όχι αντίστοιχα. 37
Επιλογή Εταιρίας Χρήσης 2. ΕΡΓΑΛΕΙΑ Με την εργασία Επιλογή Εταιρίας-Χρήσης εµφανίζονται στην οθόνη σας οι Εταιρίες και οι Χρήσεις που έχετε δηµιουργήσει. Μπορείτε να επιλέξετε την εταιρία και την χρήση που επιθυµείτε πατώντας πάνω µε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σας ή µεταφερόµενοι µε τα βελάκια. Μεταφορά Υπολοίπων Πελατών/ Προµηθευτών Για να εκτελέσετε την εργασία µεταφοράς υπολοίπων πρέπει να βρίσκεστε στην χρήση που επιθυµείτε να µεταφερθούν τα υπόλοιπα, καθώς και να έχει προηγηθεί η εργασία Μεταφοράς Αρχείων (σελ.39) Πριν εκτελέσετε τις εργασίες Μεταφοράς Υπολοίπων προτείνεται να έχετε τακτοποιήσει όποιες εκκρεµότητες αφορούν στην Προηγούµενη Χρήση. Με την εργασία Μεταφορά Υπολοίπων µεταφέρονται τα Υπόλοιπα στην Νέα Τρέχουσα Χρήση. Με την επιλογή Μεταφορά Υπολοίπων εµφανίζεται το µήνυµα: «Η εργασία αυτή θα ενηµερώσει τα προηγούµενα υπόλοιπα σας βάσει των υπολοίπων της προηγούµενης περιόδου. Επανενηµέρωση Οικονοµικών Στοιχείων H εργασία επανενηµέρωσης οικονοµικών στοιχείων ενηµερώνει τα αρχεία που θα επιλέξετε σύµφωνα µε τις κινήσεις της περιόδου στην οποία βρίσκεστε. Επίσης αποδεσµεύει τις εγγραφές των επιλεγµένων αρχείων που δεν έχουν καµία κίνηση έτσι ώστε να µπορούν να διαγραφούν. Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Η συγκεκριµένη εργασία είναι απαραίτητο να εκτελείτε µόνο σε περιπτώσεις που οι εγγραφές µας έχουν ενηµερωθεί µέσω της εργασίας εισαγωγή από ASCII. Κατάσταση Αρχείων Με την επιλογή Κατάσταση Αρχείων εµφανίζεται ένας πίνακας µε όλα τα Αρχεία της εφαρµογής και τον Αριθµό των Εγγραφών που έχουν εισαχθεί. 38
Εργασίες Αρχείων Μεταφορά Αρχείων Εκτελείτε την εργασία Μεταφορά Αρχείων, έτσι ώστε να µεταφερθούν τα Αρχεία που επιθυµείτε Από την χρήση και την εταιρία που θα επιλέξετε, Προς την χρήση και την εταιρία που επιθυµείτε να µεταφερθούν. Επιλογές Σύνδεσης ιακοµιστής Βάσης: Συµπληρώνετε τον διακοµιστή της βάσης από τον οποίο θα γίνει η Μεταφορά Αρχείων και τον διακοµιστή της βάσης στον οποίο θα µεταφερθούν τα Αρχεία. Στη συνέχεια, πατώντας ΟΚ εµφανίζονται τα ονόµατα των διακοµιστών στα πεδία «Από:» και «Σε:». Εταιρία: Επιλέγετε την εταιρία από την οποία θα γίνει η Μεταφορά Αρχείων προς εκείνη στην οποία θα µεταφερθούν τα Αρχεία. Χρήση: Επιλέγετε την χρήση από την οποία θα γίνει η Μεταφορά Αρχείων προς εκείνη στην οποία θα µεταφερθούν τα Αρχεία. Στη µεταφορά να συµµετέχει το αρχείο κινήσεων : Επιλέγετε το πεδίο αυτό προκειµένου να µεταφερθούν και οι κινήσεις. ιαγραφή Αρχείων Η εργασία αυτή αφορά στην ιαγραφή των Αρχείων της εφαρµογής. 39
Επιλέγετε από τα ιαθέσιµα Αρχεία εκείνα τα οποία επιθυµείτε να διαγραφούν, µεταφέροντας τα στην στήλη Επιλεγµένα Αρχεία προς διαγραφή χρησιµοποιώντας το βελάκι. Επίσης έχετε την δυνατότητα να ακυρώσετε την επιλογή αρχείου προς διαγραφή χρησιµοποιώντας το βελάκι της επιστροφής. Αφού επιλέξετε τα Αρχεία που επιθυµείτε να διαγραφούν, πατώντας το πλήκτρο ιαγραφή εµφανίζεται η ερώτηση: «Να πραγµατοποιηθεί η διαγραφή των αρχείων;». επιλέγετε Ναι για διαγραφή και Όχι για ακύρωση της εργασίας. 40 Ενηµέρωση Αρχείων Η εργασία αυτή αφορά στην Ενηµέρωση των Αρχείων σύµφωνα µε τις τιµές και τα παραµετρικά πεδία που θα καθορίσετε για κάθε Αρχείο (Λογαριασµών, Πελατών, Προµηθευτών, Κινήσεων). Επιλογές Ενηµέρωσης Αρχείων: Μπορείτε να επιλέξετε το Αρχείο που επιθυµείτε να ενηµερώσετε (Πελατών, Προµηθευτών, Λογαριασµών, Κινήσεων) και να δηµιουργήσετε το Φίλτρο µε τα όρια των Αρχείων. ιαθέσιµα Πεδία Ενηµέρωσης: Στο πεδίο αυτό µπορείτε να δείτε τα Πεδία του Αρχείου που έχετε επιλέξει, τα οποία είναι διαθέσιµα για ενηµέρωση.
Καθορισµός Τιµής Πεδίου: Ορίζετε την νέα τιµή του πεδίου προς ενηµέρωση. Καθαρισµός: Με το πλήκτρο αυτό µπορείτε να ακυρώσετε το πεδίο που καθορίζετε τις τιµές έτσι ώστε να ορίσετε άλλες. Πατώντας το βέλος που βρίσκεται κάτω από το πλήκτρο Καθαρισµός µπορείτε να δείτε σε ενιαίο κείµενο τα Πεδία και τις Τιµές που έχετε καθορίσει. Ενηµέρωση: Με το πλήκτρο αυτό πραγµατοποιείτε την διαδικασία της ενηµέρωσης των αρχείων. ιαγραφή: Με το πλήκτρο αυτό µπορείτε να διαγράψετε από το αρχείο Πελατών, Προµηθευτών, Λογαριασµών ή Κινήσεων τις εγγραφές που έχετε καταχωρήσει. ιαχείριση Αντιγράφων Ασφαλείας Ολικό Αντίγραφο Με την εργασία αυτή δηµιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας µε κύριο χαρακτηριστικό το µικρό µέγεθος των αρχείων που δηµιουργούνται σε οποιοδήποτε τερµατικό του δικτύου σας. Επίσης έχετε την δυνατότητα ορισµού προκαθορισµένου αποθηκευτικού µέσου όπως και χρόνου δηµιουργίας, όλων των αρχείων σας. 41
Εκτελείτε την εργασία του Ολικού Αντιγράφου ακόµα και αν την χρονική αυτή στιγµή υπάρχουν ενεργοί χειριστές στην εφαρµογή και βρίσκονται εργασίες σε εξέλιξη. ηµιουργία Στοιχεία Αντιγράφου Στην ιαδροµή πατώντας αριστερό κλικ µε το ποντίκι σας στο εικονίδιο, σας εµφανίζεται η οθόνη για να επιλέξετε το αποθηκευτικό µέσο στο οποίο θα αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας και στο Όνοµα συµπληρώνετε την ονοµασία του αρχείου. Τέλος επιλέγετε «Έναρξη διαδικασίας» για να δηµιουργήσετε το αντίγραφο ασφαλείας ή «Έξοδος» για να ακυρώσετε την εργασία. Ανάκτηση Με την εργασία αυτή έχετε την δυνατότητα να ανακτήσετε δεδοµένα, από το αντίγραφο ασφαλείας που είχατε δηµιουργήσει. 42
Στοιχεία Αντιγράφου Στην διαδροµή πατώντας αριστερό κλικ µε το ποντίκι σας στο εικονίδιο, σας εµφανίζεται η οθόνη για να επιλέξετε το αποθηκευτικό µέσο από το οποίο θα ανακτήσετε το αντίγραφο ασφαλείας και αυτόµατα σας εµφανίζεται: το Όνοµα του αρχείου, το Μέγεθος, η Ηµεροµηνία ηµιουργίας του αρχείου καθώς και η ηµεροµηνία που τυχόν Τροποποιήθηκε. Τέλος επιλέγετε «Έναρξη διαδικασίας» για να ανακτήσετε το αντίγραφο ασφαλείας ή «Έξοδος» για να ακυρώσετε την εργασία. Αυτόµατη Αποθήκευση Με την εργασία αυτή έχετε την δυνατότητα να ρυθµίσετε την αυτόµατη δηµιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Ενεργοποίηση: επιλέγετε αυτή την παράµετρο ως αποδοχή χρήσης της εργασίας. Αυτόµατη αποθήκευση κάθε: επιλέγετε ανά πόσες Ηµέρες / Εβδοµάδες / Μήνες, την ώρα έναρξης, και την ηµεροµηνία που επιθυµείτε να ενεργοποιείται η εργασία αυτόµατης δηµιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Επιλογή αρχείου: Πατώντας αριστερό κλικ µε το ποντίκι σας στο εικονίδιο, σας εµφανίζεται η οθόνη για να επιλέξετε το αποθηκευτικό µέσο στο οποίο θα αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας µε την ονοµασία του. 43
Αρχεία που δηµιουργήθηκαν: Εµφανίζεται η λίστα µε όλα τα αντίγραφα που έχουν δηµιουργηθεί κατά την διάρκεια αυτόµατης αποθήκευσης των αντιγράφων ασφαλείας. Τέλος επιλέγετε «Έναρξη διαδικασίας» για την ολοκληρώσετε την εργασία ή «Έξοδος» για να την ακυρώσετε. Είναι σηµαντικό να γνωρίζετε ότι: Για την λειτουργία της παραπάνω διαχείρισης είναι απαραίτητο να είναι ενεργή η υπηρεσία «Sql Server Agent» της βάσης δεδοµένων «MS-SQL». 44 Επιλεκτικό Αντίγραφο Με την εργασία αυτή δηµιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων που θα επιλέξετε. ηµιουργία Επιλογή εταιρείας: Επιλέγετε την εταιρεία για την οποία επιθυµείτε αντίγραφο. Επίσης έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε συγκεκριµένες χρήσεις ή και αρχεία αυτών επιλέγοντας το σηµείο µε την ένδειξη [+]. Επιλογή αρχείου: Πατώντας αριστερό κλικ µε το ποντίκι σας στο εικονίδιο, σας εµφανίζεται η οθόνη για να επιλέξετε το αποθηκευτικό µέσο στο οποίο θα αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας µε την ονοµασία του.
Τέλος επιλέγετε «Έναρξη διαδικασίας» για να δηµιουργήσετε το αντίγραφο ασφαλείας ή «Έξοδος» για να ακυρώσετε την εργασία. Ανάκτηση Με την εργασία αυτή έχετε την δυνατότητα να ανακτήσετε δεδοµένα, από αντίγραφο ασφαλείας που είχατε δηµιουργήσει. 45