ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ - ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ & ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Ο ΡΟΛΟΣ ΚΑΙ Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΟ ΣΥΓΧΡΟΝΟ Χ Ρ ΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ - ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ & ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ & ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΕΒΕΖΑ

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ: Ένα επιχειρησιακό οικονομικό σχέδιο, το οποίο περιλαμβάνει ποσοτικοποιημένες πληροφορίες αποτελέσματα που αναμένει να επιτύχει η επιχείρηση σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 2

Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ ΣΤΟ ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Οι συνεχείς οικονομικές εξελίξεις αναγκάζουν τις επιχειρήσεις σε σχεδιασμό και έλεγχο των δραστηριοτήτων τους. Οι μικρές σε μέγεθος ελληνικές επιχειρήσεις παραβλέπουν τη σημαντικότητα κατάρτισης του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός αποτελεί την πυξίδα για την δράση της επιχείρησης, ενθυμίζοντας της τους στόχους και τις επιδιώξεις της. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 3

Α Ν Α Π Τ Υ Ξ Η Δ Ι Α Δ Ι Κ Α Σ Ι Ω Ν Κ ΑΤΑ Ρ Τ Ι Σ Η Σ Λ Ε Ι Τ ΟΥ Ρ Γ Ι Α Σ Σ Υ Σ Τ Η Μ ΑΤ ΟΣ Π Ρ ΟΥ Π Ο ΛΟ Γ Ι Σ Μ ΟΥ & Π Α ΡΑ ΚΟ ΛΟΥ Θ Η Σ Η Σ Α Π Ο Κ Λ Ι Σ Ε Ω Ν Τ ΟΥ ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ «Η φιλοσοφία και ο τρόπος με τον οποίο μπορεί να εφαρμοστεί και να υλοποιηθεί ένα σύστημα Προϋπολογισμού, εξαρτάται και από το μοντέλο και τις αρχές διοίκησης που ακολουθούνται από μία εταιρία».

Σ Υ Μ Φ Ω Ν Α Μ Ε ΤΑ ΔΥΟ Β Α Σ Ι Κ Α Μ Ο Ν Τ Ε Λ Α Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ, Η Ε Φ Α Ρ Μ Ο Γ Η ΤΟΥ Π Ρ ΟΫ Π Ο Λ Ο Γ Ι Σ Μ ΟΥ Π Ε Ρ Ι Λ Α Μ Β Α Ν Ε Ι :

Προτείνεται ένα μικτό μοντέλο όπου οι βασικές κατευθύνσεις (στρατηγική, οικονομική πολιτική κλπ.) θα δίνονται από την Διοίκηση, αλλά οι Διευθύνσεις και τα Τμήματα θα είναι υπεύθυνα για την κατάρτιση των επί μέρους προϋπολογισμών ανάλογα με τις ανάγκες τους. Διοικητική Ιεραρχία & Ροή Πληροφοριών Προμηθευτές Πληροφορίες σχετικές με Προϋπολογισμούς & οδηγίες Δ.Σ. Πληροφορίες σχετικές με μέτρηση της απόδοσης Λειτουργικό επίπεδο Μέτοχοι Πληροφορίες σχετικές με τις καθημερινές δραστηριότητες Πελάτες

ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού πρέπει να ληφθούν υπ' όψη τα δεδομένα: ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ Η κατάρτιση του προϋπολογισμού σύμφωνα με την αρχή "Bottom Up" προϋποθέτει την ουσιαστική συμμετοχή όλων των Διευθύνσεων και των Τμημάτων τους, στην διαδικασία αυτή. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ Οι Διευθύνσεις χωρίζονται σε δύο βασικές κατηγορίες, σύμφωνα με την οργανωτική δομή και σύμφωνα με την φιλοσοφία που έχουμε ακολουθήσει. Οι κατηγορίες αυτές σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητες της κάθε Διεύθυνσης και είναι οι ακόλουθες: Λειτουργικές Διευθύνσεις Υποστηρικτικές Διευθύνσεις

Ο ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ- ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΠΟΣΟΤΗΤΩΝ -ΑΞΙΑΣ 8

ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΠΩΛΗΘΕΝΤΩΝ Ποσότητα Πωληθέντων Ποσότητα Πωληθέντων Μήνες Προιόν 1 Προιόν 2 Προιόν 3 Μήνες Προιόν 1 Προιόν 2 Προιόν 3 Ιαν-95 100 80 60 Δεκ-94 40 50 50 Φεβ-95 60 120 80 Ιαν-96 50 60 40 Μαρ-95 80 90 70 Απρ-95 120 80 50 Μαϊ-95 90 100 80 Ιουν-95 60 80 110 Ιουλ-95 100 80 70 Αυγ-95 110 70 90 Σεπ-95 90 80 100 Οκτ-95 90 100 80 Νοε-95 80 60 80 Δεκ-95 100 90 70

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΣΟΔΩΝ Εμπορεύματα Μέση Τιμή Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Κωδικός Περιγραφή Πώλησης Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία 1 Ένα 2.000 100 200.000 60 120.000 80 160.000 120 240.000 90 180.000 60 120.000 2 Δύο 1.500 80 120.000 120 180.000 90 135.000 80 120.000 100 150.000 80 120.000 3 Τρία 1.800 60 108.000 80 144.000 70 126.000 50 90.000 80 144.000 110 198.000 Σύνολο 240 428.000 260 444.000 240 421.000 250 450.000 270 474.000 250 438.000 Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία 100 200.000 110 220.000 90 180.000 90 180.000 80 160.000 100 200.000 1.080 2.160.000 80 120.000 70 105.000 80 120.000 100 150.000 60 90.000 90 135.000 1.030 1.545.000 70 126.000 90 162.000 100 180.000 80 144.000 80 144.000 70 126.000 940 1.692.000 250 446.000 270 487.000 270 480.000 270 474.000 220 394.000 260 461.000 3.050 5.397.000

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Εμπορεύματα Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Κωδικός Περιγραφή Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία 1 Ένα 30 111.020 50 143.020 90 207.020 60 159.020 30 111.020 70 175.020 80 191.020 60 159.020 60 159.020 50 143.020 70 175.020 20 95.020 2 Δύο 120 247.980 90 211.980 80 199.980 100 223.980 80 199.980 80 199.980 70 187.980 80 199.980 100 223.980 60 175.980 90 211.980 60 175.980 3 Τρία 110 253.800 100 239.400 80 210.600 110 253.800 140 297.000 100 239.400 120 268.200 130 282.600 110 253.800 110 253.800 100 239.400 70 196.200 Σύνολο 260 612.800 240 594.400 250 617.600 270 636.800 250 608.000 250 614.400 270 647.200 270 641.600 270 636.800 220 572.800 260 626.400 150 467.200

Ο ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ- ΔΑΠΑΝΩΝ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΑΠΑΝΩΝ 12

ΦΥΣΗ (ΕΙΔΟΣ) ΕΞΟΔΟΥ Συμβάσεις που αφορούν τη λειτουργία του Τμήματος / της Διεύθυνσης Προσωπικό που απασχολείται στο Τμήμα / στη Διεύθυνση Παροχές Τρίτων που απορρέουν από τις δραστηριότητες του Τμήματος / της Διεύθυνσης Φόροι Τέλη που επιβαρύνουν τη λειτουργία του Τμήματος / της Διεύθυνσης Διάφορα Άλλα Έξοδα που αφορούν τις λειτουργίες του Τμήματος / της Διεύθυνσης

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΞΟΔΩΝ ιτουργικά Έξοδα Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Διοικήσεως 30.000 30.000 30.000 40.000 35.000 35.000 35.000 45.000 40.000 40.000 40.000 60.000 460.000 Διαθέσεως 42.840 43.320 51.630 57.500 51.220 48.140 49.380 61.610 40.400 47.220 40.820 72.830 606.910 λο 72.840 73.320 81.630 97.500 86.220 83.140 84.380 106.610 80.400 87.220 80.820 132.830 1.066.910 Λειτουργικα εξοδα Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αμοιβές & έξοδα Προσωπικου 30.000 30.000 40.000 55.000 40.000 40.000 40.000 65.000 40.000 40.000 40.000 90.000 550.000 Αμοιβές τρίτων 3.000 4.000 2.000 3.000 3.000 4.000 2.000 2.000 4.000 3.000 3.000 4.000 37.000 Παροχές τρίτων 4.000 3.000 5.000 4.000 5.000 3.000 5.000 4.000 3.000 5.000 4.000 4.000 49.000 Φόροι - Τέλη 2.000 1.000 1.000 2.000 1.000 2.000 2.000 2.000 1.000 2.000 1.000 1.000 18.000 Έξοδα μεταφορών 12.840 13.320 12.630 13.500 14.220 13.140 13.380 14.610 14.400 14.220 11.820 13.830 161.910 Έξοδα ταξιδίων 3.000 5.000 2.000 1.000 4.000 3.000 5.000 2.000 1.000 4.000 3.000 1.000 34.000 Έξοδα διαφήμισης 5.000 5.000 5.000 6.000 6.000 6.000 6.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 74.000 Αποσβέσεις 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 108.000 Διάφορα έξοδα 3.000 2.000 4.000 3.000 3.000 2.000 3.000 2.000 2.000 4.000 3.000 4.000 35.000 λο 72.840 73.320 81.630 97.500 86.220 83.140 84.380 106.610 80.400 87.220 80.820 132.830 1.066.910

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ Αποτέλεσμα περιόδου Ι-94 Φ-94 Μ-94 Α-94 Μ-94 Ι-94 Ι-94 Α-94 Σ-94 Ο-94 Ν-94 Δ-94 Σύνολο Πωλήσεις 428.000 444.000 421.000 450.000 474.000 438.000 446.000 487.000 480.000 474.000 394.000 461.000 5.397.000 Μέιον: Κόστος Πωληθέντων 342.400 355.200 336.800 360.000 379.200 350.400 356.800 389.600 384.000 379.200 315.200 368.800 4.317.600 Μικτό Κέρδος 85.600 88.800 84.200 90.000 94.800 87.600 89.200 97.400 96.000 94.800 78.800 92.200 1.079.400 Πλέον: Άλλα έσοδα εκμεταλλεύσεως 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Σύνολο 85.600 88.800 84.200 90.000 94.800 87.600 89.200 97.400 96.000 94.800 78.800 92.200 1.079.400 Μέιον: Έξοδα Διοικήσεως 30.000 30.000 30.000 40.000 35.000 35.000 35.000 45.000 40.000 40.000 40.000 60.000 460.000 Έξοδα Διαθέσεως 42.840 43.320 51.630 57.500 51.220 48.140 49.380 61.610 40.400 47.220 40.820 72.830 606.910 Χρηματοοικονομικά έξοδα 14.371 14.343 14.345 14.908 14.572 14.646 15.122 15.535 15.398 14.581 14.273 13.197 175.292 Ολικά αποτελέσματα εκμεταλλεύσεως -1.611 1.137-11.775-22.408-5.992-10.186-10.302-24.745 202-7.001-16.293-53.827-162.802 Πλέον: Έκτακτα έσοδα 0 0 0 0 0 0 60.000 0 0 0 0 0 60.000 Μέιον: Έκτακτα έξοδα 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Καθαρά αποτελέσματα -1.611 1.137-11.775-22.408-5.992-10.186 49.698-24.745 202-7.001-16.293-53.827-102.802

ΤΑΜΕΙΑΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ 16

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ Απαιτήσεις από Πελάτες Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αρχικές 400.000 491.500 499.500 488.000 502.500 514.500 496.500 500.500 521.000 517.500 514.500 474.500 (+) Πωλήσεις 428.000 444.000 421.000 450.000 474.000 438.000 446.000 487.000 480.000 474.000 394.000 461.000 5.397.000 (-) Εισπράξεις 336.500 436.000 432.500 435.500 462.000 456.000 442.000 466.500 483.500 477.000 434.000 427.500 5.289.000 Απαιτήσεις στο 491.500 499.500 488.000 502.500 514.500 496.500 500.500 521.000 517.500 514.500 474.500 508.000 τέλος της περιόδου

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Υποχρεώσεις προς Προμηθευτές Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αρχικές 300.000 288.400 279.200 290.800 300.400 286.000 289.200 305.600 302.800 300.400 268.400 295.200 (+) Αγορές 355.200 336.800 360.000 379.200 350.400 356.800 389.600 384.000 379.200 315.200 368.800 209.600 4.184.800 (-) Πληρωμές 366.800 346.000 348.400 369.600 364.800 353.600 373.200 386.800 381.600 347.200 342.000 289.200 4.269.200 Υποχρεώσεις στο τέλος της περιόδου 288.400 279.200 290.800 300.400 286.000 289.200 305.600 302.800 300.400 268.400 295.200 215.600

ΤΑΜΕΙΑΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Εισροές - Εκροές Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Εισπράξεις Πωλήσεων ανά Μήνα 336.500 436.000 432.500 435.500 462.000 456.000 442.000 466.500 483.500 477.000 434.000 427.500 5.289.000 Πλέον: Δάνεια 115.900-1.200 100 24.100-14.400 3.200 20.400 17.700-5.900-35.000-13.200-46.100 65.600 Εισροή από πώληση περιουσιακού στοιχείου 0 0 0 0 0 0 160.000 0 0 0 0 0 160.000 Συνολικές εισπράξεις 452.400 434.800 432.600 459.600 447.600 459.200 622.400 484.200 477.600 442.000 420.800 381.400 5.514.600 Μείον: Πηρωμές σε προμηθευτές 366.800 346.000 348.400 369.600 364.800 353.600 373.200 386.800 381.600 347.200 342.000 289.200 4.269.200 Έξοδα Διοικήσεως 20.000 20.000 20.000 30.000 25.000 25.000 27.000 37.000 32.000 32.000 32.000 52.000 352.000 Έξοδα Διαθέσεως 42.840 43.320 51.630 57.500 51.220 48.140 49.380 61.610 40.400 47.220 40.820 72.830 606.910 Χρηματοοικονομικά έξοδα 0 0 43.059 0 0 44.126 0 0 46.055 0 0 42.051 175.292 Φόροι 0 0 0 0 10.500 10.500 10.500 10.500 10.500 0 0 0 52500 Συνολικές πληρωμές 429.640 409.320 463.089 457.100 451.520 481.366 460.080 495.910 510.555 426.420 414.820 456.081 5.455.902 Ταμειακό απότέλεσμα μηνός 22.760 25.480-30.489 2.500-3.920-22.166 162.320-11.710-32.955 15.580 5.980-74.681 58.698 Ταμείο στην αρχή του κάθε Μήνα 75.000 97.760 123.240 92.751 95.251 91.331 69.165 231.485 219.775 186.820 202.400 208.380 75.000 Διαθέσιμα στο τέλος του κάθε Μήνα 97.760 123.240 92.751 95.251 91.331 69.165 231.485 219.775 186.820 202.400 208.380 133.698 133.698

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΑΓΙΩΝ 20

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΚΤΗΣΕΩΝ-ΠΑΓΙΩΝ Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αξία κτήσης 1.300.000 1.300.000 1.300.000 1.300.000 1.300.000 1.300.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 Αποσβέσεις εως 31/12/94 800.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Αποσβέσεις 95 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 108.000 Συνολικές αποσβέσεις 810.000 820.000 830.000 840.000 850.000 860.000 868.000 876.000 884.000 892.000 900.000 908.000 708.000 Αναπόσβεστη αξία 490.000 480.000 470.000 460.000 450.000 440.000 132.000 124.000 116.000 108.000 100.000 92.000 292.000 21

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ & ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΤΟΥ 22

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ Λ ΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤ ΟΣ ΠΡΟΥ ΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Περιλαμβάνονται: Ανάλυση των μεθόδων παρακολούθησης και των πλεονεκτημάτων εφαρμογής του συστήματος. Ορισμός Δεδομένων κατάρτισης του. Περιγραφή Διαδικασιών/ Υποδιαδικασιών κατάρτισης και ορισμός των βημάτων εργασίας ανά Διεύθυνση/Τμήμα. Προκαταρτικού Προϋπολογισμού Τελικού Προϋπολογισμού Αναθεωρημένου Προϋπολογισμού Σχεδιασμός των εντύπων εργασίας (ΕΧCEL). Περιγραφή της διαδικασίας λειτουργίας του προϋπολογισμού και προσδιορισμός των βημάτων εργασίας ανά υποδιαδικασία (ανάλυση ανά αίτηση αγοράς).

Α Ν Α Π Τ Υ Ξ Η Δ Ι Α Δ Ι Κ Α Σ Ι Ω Ν Κ ΑΤ Α Ρ Τ Ι Σ Η Σ Λ Ε Ι Τ Ο Υ Ρ Γ Ι Α Σ Σ Υ Σ Τ Η Μ ΑΤ Ο Σ Π Ρ Ο Υ Π Ο Λ Ο Γ Ι Σ Μ Ο Υ & Π Α ΡΑ Κ Ο Λ Ο Υ Θ Η Σ Η Σ Α Π Ο Κ Λ Ι Σ Ε Ω Ν Τ Ο Υ ΣΤΟΧΟΙ Μείωση του αριθμού των εγκρίσεων που απαιτούνται κατά την παρακολούθηση υλοποίησης του προϋπολογισμού, Χρήση τυποποιημένων εντύπων για την απλοποίηση των διαδικασιών, Περιορισμός των διαδικασιών μόνο σε προϋπολογισμό εξόδων και επενδύσεων, και Χρήση αυτοματοποιημένων εργαλείων για την μείωση του κόστους και του ποσοστού ανθρώπινης εργασίας

. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 1. Η διαδικασία του Σχεδιασμού του Προκαταρκτικού Προϋπολογισμού είναι το πρώτο βήμα στην κατάρτιση του και αποτελεί σημαντικό και αναπόσπαστο κομμάτι. Ένας ορθός και σωστά οργανωμένος σχεδιασμός θα οδηγήσει στην ομαλότερη και ευκολότερη σύνταξη του βασικού προϋπολογισμού και θα συμβάλει στην πιθανή αποφυγή πολλαπλών αναθεωρήσεων. 2. Η διαδικασία της Σύνταξης του Τελικού Προϋπολογισμού αποτελεί και το ουσιαστικότερο βήμα στην κατάρτιση του. Κατά τη διαδικασία αυτή γίνεται η λεπτομερής ποσοτικοποίηση των προϋπολογιστικών μεγεθών τόσο ανά κέντρο κόστους (Διευθύνσεις / Τμήματα) όσο και ανά πηγή εσόδου του (για τις Λειτουργικές Διευθύνσεις).

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 1. Η διαδικασία της Έγκρισης του Τελικού Προϋπολογισμού αποτελεί το τελευταίο βήμα στην κατάρτιση του. Με την έγκριση του προϋπολογισμού γίνεται εφικτή και η ουσιαστική υλοποίηση του ή οποία και θα οδηγήσει τελικά στην επίτευξη των βασικών στόχων του προϋπολογισμού. 2. Η διαδικασία της Αναθεώρησης του Προϋπολογισμού και η τήρηση της, εξυπηρετεί στην παρακολούθηση του προϋπολογισμού, στον προσδιορισμό των αποκλίσεων που μπορεί να επισημανθούν, στον επανέλεγχο των στοιχείων και στην πιθανή αναπροσαρμογή τους για το επόμενο χρονικό διάστημα λειτουργίας του προϋπολογισμού. Η διαδικασία προϋποθέτει ουσιαστικά τη συνοπτική κατάρτιση ενός νέου προϋπολογισμού

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Από την στιγμή που καταρτίζεται και εγκρίνεται και με την αρχή του νέου οικονομικού έτους, αρχίζει να «τρέχει», να λειτουργεί δηλαδή και ο προϋπολογισμός. Η κάθε διεύθυνση είναι ενήμερη για το ποσό που έχει προϋπολογισθεί για την κάλυψη των αναγκών της αναλυτικά ανά κατηγορία εξόδου. Σε κάθε γραμμή του προϋπολογισμού των τμημάτων και των διευθύνσεων αντιστοιχεί ένας Κωδικός Προϋπολογισμού. Στόχος της χρήσης του Μοναδικού κωδικού εξόδου είναι το γεγονός ότι οποιαδήποτε έξοδο στην αρχή της γέννησής του (Αίτηση Αγοράς) πρέπει να δένεται με αντίστοιχο κωδικό προϋπολογισμού ανά τμήμα

Π. Χ. Α Ν Α Γ ΡΑ Φ Ο Μ Ε Ν Α Σ ΤΟ Ι Χ Ε Ι Α Ε Π Ι «Α Ι Τ Η Σ Η Σ Α ΓΟ ΡΑ Σ» : τον κωδικό προϋπολογισμού το ποσό ετήσιας πρόβλεψης το υλοποιημένο ποσό το δεσμευμένο ποσό το υπόλοιπο του προϋπολογισμού το όριο υπέρβασης Ιδιαίτερη έμφαση θα πρέπει να δοθεί στην διαμόρφωση του κωδικού αυτού, ούτος ώστε να διασφαλίζεται η μοναδικότητα του σε σχέση με το κάθε τμήμα της κάθε διεύθυνσης και να αντιστοιχεί ουσιαστικά ένας κωδικός σε κάθε γραμμή των προϋπολογισμών των Τμημάτων και Διευθύνσεων (Π003 & Π004) Υλοποίηση ανά Κατηγορία Εξόδων - Διαδικασίες Έγκρισης Κατά τη διαδικασία της Λειτουργίας του Προϋπολογισμού διαφαίνεται η χρησιμότητα και η αναγκαιότητα του προϋπολογισμού καθώς επίσης ελέγχεται η ορθότητα με την οποία έχει συνταχθεί. Η διαδικασία αποτελείται από τα παρακάτω βήματα:

ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ Υφιστάμενες δραστηριότητες των Διευθύνσεων και των Τμημάτων τους, όπως αυτές μας δηλώθηκαν και καταγράφηκαν Η καταγραφή των δραστηριοτήτων του κάθε Τμήματος δίνει τη δυνατότητα προσδιορισμού: των δραστηριοτήτων του κάθε εργαζόμενου ξεχωριστά του χρόνου που απαιτείται και αφιερώνεται σε κάθε δραστηριότητα, τόσο σε επίπεδο εργαζόμενου, όσο και συνολικά

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΣ Δ.Σ. (92.01.05.51 ) ΕΠΙΤΡΟΠΗ Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (92.01.05.56) ΔΙΕΥΘΥΝΩΝ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ (92.01.05.51) Νομική Υπηρεσία (92.01.05.53) Γραφείο Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών (92.01.05.55) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ (92.01.05) Γραφείο Τύπου & Ενημέρωσης (92.01.05.54) Γραφείο Εφαρμογής Κώδικα ISPS (92.01.05.57) Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης (92.01.05.52) Γραφείο Οργάνωσης & Διασφάλισης Ποιότητας (92.01.05.58) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ & ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ (92.01.01) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (A ) (92.00.02) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (B) (92.02&03.03) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΡΓΩΝ (92.00.04) Τμήμα Διοικητικού (92.01.01.11) Τμήμα Οικονομικών (92.01.01.12) Τμήμα Προμηθειών (92.01.01.13) Τμήμα Λ Υποστήριξης (92.00.02.21) Τμήμα Εκμετάλλευσης Χώρων & Εγκαταστάσεων (92.00.02.22) Τμήμα Μάρκετινγκ (92.03.03.31) Τμήμα Μελετών, Έρευνας & Ευρωπαϊκών προγραμμάτων (92.02.03.32) Τμήμα Έργων, Τεχνικών Μελετών (92.00.04.41) & Τμήμα Έργων, Προστασίας Περιβάλλοντος (92.00.04.42) (92.00.04.42)

Διοικητική Πληροφόρηση 32

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Γενικά Η Διοικητική Πληροφόρηση που είναι διαθέσιμη στα στελέχη της εταιρίας πρέπει να έχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά. Εγκυρότητα και σταθερότητα διαμορφωμένης πληροφορίας Έγκαιρη παρουσίαση πληροφοριών Παρακολούθηση ιστορικότητας διαμορφωμένης πληροφορίας Παροχή δυνατότητας αναλύσεων / διείσδυσης στην πληροφορία Παραμετρικότητα / Επεκτασιμότητα Συστήματος Διοικητικής Πληροφόρησης

ΙΕΡΑΡΧΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΜΟΡΦΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΑ ΕΠΙΠΕΔΑ Διοικητικό συμβούλιο Επιτροπές Επιτροπές Διοικητικό συμβούλιο ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ Στρατηγικές αποφάσεις Στρατηγική Διοικητικό επίπεδο ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ Μέτοχοι Συνεργαζόμενες εταιρίες Ομίλου Διευθύνων Σ. /Γενική διεύθυνση Αποφάσεις τακτικής Επιχειρησιακή πληροφόρηση Διευθυντικό επίπεδο Ανταγωνιστές Εξωτερικού Διευθυντές Φορολογικές Αρχές Προϊστάμενοι Προσωπικό Λειτουργικές αποφάσεις Λειτουργική πληροφόρηση Σύστημα 018, Αναλυτική Λογιστική Επίπεδο προσωπικού Χρεώστες Πελάτες Προμηθευτές

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Για τις ανάγκες πληροφόρησης των διοικητικών στελεχών για την πορεία υλοποίησης του προϋπολογισμού εξόδων και επενδύσεων, προτείνεται να σχεδιαστούν και να παράγονται από το E.R.P Πληροφοριακό Σύστημα οι παρακάτω πίνακες / εκθέσεις: Έκθεση Προϋπολογισμού (συνοπτική και αναλυτική) Έκθεση Προϋπολογισμού συνολικοί (Μηνιαία) Έκθεση Προϋπολογισμού συνολική (Τρίμηνου/ Εξαμήνου ) Έκθεση Προϋπολογισμού κατά Διευθύνσεις (Μηνιαία) Έκθεση Προϋπολογισμού κατά Διευθύνσεις / Τμήματα (Τρίμηνου/Εξαμήνου )

ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΑ ΜΠΟΡΕΙ. να σχεδιαστούν και να παράγονται από το E.R.P Πληροφοριακό Σύστημα οι παρακάτω πίνακες / εκθέσεις: Έκθεση Διαχείρισης Διαθεσίμων Έκθεση Χρηματοοικονομικών Έκθεση Προσωπικού Έκθεση Παγίων Ωρίμανση Απαιτήσεων (Days Outstanding) Ωρίμανση Υποχρεώσεων (Days Outstanding) Έκθεση Αποτελεσμάτων Χρήσεων

ΕΠΟΜΕΝΑ ΑΝΑΓΚΑΙΑ ΒΗΜΑΤΑ Πλήρης αποδοχή της προτεινόμενης διαδικασίας από την Διοίκηση (Επίσημη ενημέρωση, ενσωμάτωση διαδικασίας στον εσωτερικό κανονισμό). Ορισμός υπευθύνων, σε επίπεδο Διευθύνσεων / Τμημάτων. Καταγεγραμμένες αρμοδιότητες π.χ. Υπεύθυνος Συμπλήρωσης τροποποιημένων εντύπων (Διεύθυνση / Τμήμα), Υπεύθυνος παρακολούθησης των αποκλίσεων και έκδοσης REPORT (Οικονομική Διεύθυνση). Καταγεγραμμένη ροή πληροφορίας π.χ. Έκδοση τυποποιημένων αναφορών, τακτικότητα, κλπ. Ορισμός ορίου απόκλισης από τον προϋπολογισμό ανά επίπεδο οργάνωσης και πιθανόν ανά φύση (είδος) εξόδου.

ΕΠΟΜΕΝΑ ΑΝΑΓΚΑΙΑ ΒΗΜΑΤΑ.. Σχεδιασμός/ προσαρμογή των διακινούμενων εντύπων (Αίτηση αγοράς κλπ.) με προσθήκη των δεδομένων του προϋπολογισμού. Τροποποίηση/Προσαρμογή του Λογιστικού Σχεδίου και τήρηση της Αναλυτικής λογιστικής αντίστοιχο με τα προϋπολογιστικά μεγέθη προκειμένου να παρακολουθούνται οι αποκλίσεις. Σύνταξη αναλυτικών οδηγιών από την Οικονομική Διεύθυνση και έκδοση εγχειριδίου σύνταξης προϋπολογισμού π.χ. Κατανομή στον χρόνο των προβλέψεων (είδος εξόδου ανά γραμμή κλπ.). Έλεγχος των δυνατοτήτων του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος ERP ως προς την δυνατότητα παρακολούθησης του προϋπολογισμού, τήρησης του προϋπολογισμού, προσαρμογή του ή αναζήτηση άλλων μηχανογραφικών λύσεων.

ERP & ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ 39

Η ΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ - ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΤΟΥ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Για την δημιουργία προϋπολογιστικών καταστάσεων απαιτείται χρήση δεδομένων προηγούμενων περιόδων καθώς επίσης άμεσες και έγκυρες πρόσθετες πληροφορίες. Η άμεση ροή των πληροφοριών μέσω των λογιστικών συστημάτων καθιστά ευκολότερη την εύρεση στοιχείων καθώς αυτά ζητούνται µε χρονικές και ποσοτικές μεταβλητές. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 40

Η ΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΩΝ ERP ΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ- ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ: Εκτίμηση των συνολικών εσόδων κατά τη διάρκεια αναφοράς του προϋπολογισμού (3 μήνες, 6 μήνες,12 κ.τ.λ) Η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος μπορεί να συμβάλλει στο σχεδιασμό εκστρατειών καταγράφοντας όλες τις προωθητικές ενέργειες με αναλυτικά στοιχεία. Με χρήση του εν λόγω συστήματος, υπάρχει η δυνατότητα του ελέγχου και συνεχούς επίβλεψης των προϋπολογισθέντων και πραγματικών οικονομικών μεγεθών. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 41

ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΠΩΛΗΣΕΩΝ EnterSoft: Εταιρία πληροφορικής ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 42

ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΕΞΟΔΩΝ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΞΟΔΩΝ: Εκτίμηση συνολικών δαπανών και εξόδων που βαρύνουν τα έσοδα της επιχείρησης. Με τη χρήση του ERP όλες οι δαπάνες και τα έξοδα της επιχείρησης μπορούν να χωριστούν σε ομάδες σύμφωνα με τα κέντρα κόστους τους και να παρακολουθούνται από όλα τα τμήματα της, μέσω μιας κοινής σε όλους οθόνη. Κάθε δαπάνη μπορεί να ελέγχεται και να περιορίζεται μέσω της διαδικασίας αυτόματης επικύρωσης. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 43

ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΕΞΟΔΩΝ EnterSoft: Εταιρία πληροφορικής ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 44

Η ΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΩΝ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ -ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Η συγκέντρωση όλων των προϋπολογισμών σε μία κοινή για όλους βάση δεδομένων, μειώνει σημαντικά το χρόνο που απαιτείται για την ενοποίηση όλων των προϋπολογισμών, αποδεσμεύοντας τον ώστε να είναι διαθέσιμος για την επίβλεψη και τη λήψη αναγκαίων στρατηγικών αποφάσεων. Μείωση του λειτουργικού κόστους της επιχείρησης μέσω της μείωσης του αριθμού των εργαζομένων. Εξάλειψη ανθρώπινων λαθών. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 45

ERP ATLANTIS & ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Κατάρτιση προϋπολογισμών πωλήσεων, αγορών, δαπανών, διαχείρισης κοστολογικών διαδικασιών. Κατάρτιση επιλογή μοντέλου κατανομής του προϋπολογισμού (σε περιόδους ανά μήνα). Καθορισμός μέχρι και 5 διαστάσεων (οριζόμενες στη διαχείριση κοστολογικών διαδικασιών). Δημιουργία-ενημέρωση πραγματικών ή προϋπολογισθέντων δεδομένων. 46

ERP ATLANTIS & ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Επεξεργασία των δημιουργηθέντων προϋπολογισμών με εμφάνιση και των αποκλίσεων σε ποσότητες και αξίες. Προβολή των αποτελεσμάτων των προϋπολογισμών αναλυτικά ή με τη χρήση γραφικών. Πλήρης σειρά εκτυπώσεων οριστικοποιημένων ή μη προϋπολογισμών. Επιλογές ταξινόμησης-ομαδοποίησης και layout, με πλήθος επιλογών ως προς τον τρόπο διαμόρφωσης του οπτικού αποτελέσματος της εκτύπωσης. 47

48