ABBYY PDF Transformer Έκδοση 2.0 Εγχειρίδιο Χρήσης 2006 ABBYY Software House. Με την επιφύλαξη παντός δικαιώματος. 1
Περιεχόμενα Τι είναι το ABBYY PDF Transformer? 3 Νέα χαρακτηριστικά του ABBYY PDF Transformer 2.0 3 Υποστηριζόμενοι τύποι αρχείων 4 Try&Buy Έκδοση του ABBYY PDF Transformer 2.0 4 Εγκατάσταση και Λειτουργία ABBYY PDF Transformer 2.0 5 Απαιτήσεις Συστήματος 5 Εγκατάσταση ABBYY PDF Transformer 5 Λειτουργία ABBYY PDF Transformer 6 ABBYY PDF Transformer 2.0 Ενεργοποίηση και Δήλωση Προϊόντος 7 Ενεργοποίηση ABBYY PDF Transformer 2.0 7 Δήλωση του ABBYY PDF Transformer 2.0 7 Πολιτική Ασφαλείας Ενεργοποίησης και Δήλωσης Προϊόντος 8 Ρυθμίσεις Ασφαλείας αρχείων PDF 9 Μετατροπή αρχείων PDF 10 Παράθυρο Μετατροπής PDF αρχείων 10 Μετατροπή αρχείων PDF με το ABBYY PDF Transformer 2.0 10 Μετατροπή αρχείων PDF από το Microsoft Word 11 Μετατροπή αρχείων PDF από το Microsoft Excel 11 Μετατροπή αρχείων PDF από το Microsoft Outlook 12 Μετατροπή αρχείων PDF από τον Windows Explorer 12 Επιλογές Μετατροπής 13 Βελτίωση των Αποτελεσμάτων Μετατροπής 14 Εντοπισμός περιοχών Αναγνώρισης 15 Επιλογή και Τροποποίηση περιοχών Χειροκίνητα 15 Δημιουργία αρχείων PDF 18 Δημιουργία αρχείων PDF στο ABBYY PDF Transformer 2.0 18 Δημιουργία αρχείων PDF στις εφαρμογές του Microsoft Office 18 Δημιουργία αρχείων PDF στον Windows Explorer 19 Δημιουργία αρχείων PDF από άλλες Εφαρμογές 19 Επιλογές Δημιουργίας αρχείων PDF 19 Αγορά προϊόντος 21 Που βρίσκετε τα προϊόντα της ABBYY 21 Η εταιρεία ABBYY 21 Τα γραφεία της ABBYY 21 Τεχνική Υποστήριξη 23 2
Τι είναι το ABBYY PDF Transformer? Το λογισμικό ABBYY PDF Transformer βασίζεται στην τεχνολογία Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (Optical Character Recognition OCR) του ABBYY FineReader, γεγονός που καθιστά το ABBYY PDF Transformer μία από τις πλέον ευέλικτες λύσεις στην μετατροπή αρχείων PDF, ικανή να χειρίζεται όλους τους τύπους αρχείων PDF. Βασικά Χαρακτηριστικά: 1. Μετατροπή αρχείων PDF Το ABBYY PDF Transformer σας επιτρέπει να μετατρέπετε όλους τους τύπους αρχείων PDF σε αρχεία τύπου DOC, RTF, XLS, HTML, TXT, καθώς και σε αρχεία PDF με δυνατότητες αναζήτησης, διατηρώντας παράλληλα την αρχική μορφοποίηση των κειμένων. Η ολοκλήρωση με το Microsoft Office σας επιτρέπει να ανοίγετε αρχεία PDF απευθείας μέσα από το Microsoft Word ή Microsoft Excel. Κατά τη μετατροπή των αρχείων PDF το ABBYY PDF Transformer αυτόματα εντοπίζει στοιχεία, όπως υπερσυνδέσμους ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και τα διατηρεί στα κείμενα που παράγει. 2. Δημιουργία αρχείων PDF Το ABBYY PDF Transformer σας επιτρέπει να μετατρέπετε αρχεία τύπου DOC, RTF, XLS, PPT, HTML, VSD και TXT σε αρχεία PDF. Μπορείτε να ορίσετε το μέγεθος του εξαγόμενου αρχείου καθώς και να το προστατέψετε από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Η ολοκλήρωση με το Microsoft Office σας επιτρέπει να δημιουργείτε αρχεία PDF απευθείας μέσα από το Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint και Microsoft Visio. Το ABBYY PDF Transformer σας επιτρέπει να αποθηκεύετε τα εξαγόμενα αρχεία της διαδικασίας στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας ή να τα αποστέλλετε ως συνημμένα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ευέλικτες Ρυθμίσεις και Ευκολία Χρήσης: Μπορείτε να επιταχύνετε την ταχύτητα μετατροπής των αρχείων PDF, επιλέγοντας από το αρχείο μόνο τις σελίδες που σας ενδιαφέρουν Μπορείτε να βελτιώσετε την ποιότητα των εξαγόμενων αποτελεσμάτων καθορίζοντας τις γλώσσες που χρησιμοποιούνται στο προς μετατροπή PDF αρχείο, καθώς και ορίζοντας συγκεκριμένες περιοχές «μετατροπής» μέσα σε αυτό Μπορείτε να ελέγξετε το μέγεθος του εξαγόμενου αρχείου Μπορείτε να προστατέψετε τα αρχεία PDF που δημιουργείτε από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες Νέα Χαρακτηριστικά του ABBYY PDF Transformer 2.0 Απευθείας Δημιουργία αρχείων PDF μέσα από τις Εφαρμογές του Microsoft Office Πλέον το ABBYY PDF Transformer έχει δυνατότητες μετατροπής αρχείων PDF σε επεξεργάσιμο κείμενο («PDF to text ), αλλά και μετατροπής επεξεργάσιμων κειμένων σε αρχεία PDF ( text to PDF ), με αποτέλεσμα να μην απαιτούνται πρόσθετα εργαλεία. Με το ABBYY PDF Transformer 2.0 μπορείτε να μετατρέψετε οποιοδήποτε έγγραφο του Microsoft Word, πίνακα του Excel, παρουσίαση του PowerPoint ή διάγραμμα του Visio απευθείας σε αρχείο PDF. Μπορείτε επιπλέον, εφόσον το επιθυμείτε, να προστατέψετε το PDF αρχείο που δημιουργείτε με χρήση κωδικού. Ο εκτυπωτής PDF XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 σας επιτρέπει να δημιουργείτε αρχεία PDF κυριολεκτικά από οποιαδήποτε εφαρμογή. Νέα Επιφάνεια Εργασίας Η ανανεωμένη επιφάνεια εργασίας σας δίνει δυνατότητες επισκόπησης και προσπέλασης του αρχείου, όπου μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένες σελίδες ή περιοχές κειμένου προς μετατροπή. Επιπλέον, διαθέτει ένα σύνολο επιλογών μετατροπής καθώς και εύχρηστα εργαλεία με τα οποία μπορείτε να βελτιώσετε τα αποτελέσματα της μετατροπής. 3
Άριστη Διατήρηση της Μορφής του Πρωτοτύπου Τα νέα εργαλεία επιλογής περιοχών σας επιτρέπουν να διατηρείτε πλήρως την αρχική μορφοποίηση των αρχείων PDF που μετατρέπετε, είτε αυτά πρόκειται για απλά κείμενα είτε για πολύπλοκα, τα οποία περιλαμβάνουν πλήθος γραφικών και πινάκων. Ορίζοντας τις περιοχές κειμένου, εικόνας ή πίνακα σε μία σελίδα μπορείτε να είστε βέβαιοι πως αυτά θα διατηρηθούν πλήρως στο αρχείο που θα προκύψει από τη διαδικασία μετατροπής (για παράδειγμα, το αρχείο Microsoft Word). Αποθήκευση σε αρχείο PDF με Δυνατότητες Αναζήτησης Ο νέος αυτός τρόπος αποθήκευσης σας επιτρέπει με το πάτημα ενός κουμπιού να μετατρέψετε οποιοδήποτε αρχείο PDF, το οποίο έχει προκύψει από σαρωτή ή πολυμηχάνημα (MFP) σε αρχείο PDF με δυνατότητες αναζήτησης. Διατήρηση Υπερσυνδέσμων Κατά τη μετατροπή των αρχείων PDF, το λογισμικό ABBYY PDF Transformer 2.0 διατηρεί όλους τους συνδέσμους και υπερσυνδέσμους του αρχείου. Για παράδειγμα, στην περίπτωση που σε ένα αρχείο PDF ο πίνακας περιεχομένων αποτελείται από εσωτερικούς συνδέσμους, οι οποίοι παραπέμπουν σε αντίστοιχες ενότητες μέσα στο αρχείο, τότε αυτοί θα διατηρηθούν και κατά την μετατροπή και εξαγωγή του αρχείου σε Microsoft Word. Διατήρηση Ιδιοτήτων του Έγγράφου Πλέον, το ABBYY PDF Transformer 2.0 κατά τη μετατροπή ενός αρχείου PDF σε αρχείο PDF με δυνατότητες αναζήτησης, σε αρχεία τύπου DOC/RTF, XLS και HTML, διατηρεί τις ιδιότητες του αρχικού αρχείου, όπως για παράδειγμα τίτλο, συγγραφέα, θέμα και λέξεις κλειδιά. Οι ιδιότητες αυτές μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο από το λειτουργικό σύστημα όσο και από άλλα λογισμικά για λόγους χαρακτηρισμού αλλά και αναζήτησης αποθηκευμένων αρχείων. Υποστηριζόμενοι Τύποι Αρχείων Μετατροπή Αρχείων PDF Το ABBYY PDF Transformer είναι ένα εύχρηστο εργαλείο με το οποίο μπορείτε να μετατρέπετε ολόκληρα αρχεία PDF, ή μεμονωμένες σελίδες από αυτά, σε άλλους τύπος αρχείων όπως Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML, RTF, TXT, ή αρχεία PDF με δυνατότητες αναζήτησης. Το ABBYY PDF Transformer 2.0 υποστηρίζει τους εξής τύπους αρχείων: Microsoft Word Document (*.doc) Microsoft Word 2003/XP/2000 Rich Text Format (*.rtf) Microsoft Word 2003/XP/2000 Plain text (*.txt) Microsoft Excel Worksheet (*.xls) Microsoft Excel 2003/XP/2000 HyperText Markup Language (*.htm, *.html) Searchable PDF document (*.pdf) Δημιουργία Αρχείων PDF Το ABBYY PDF Transformer είναι ένα εύχρηστο εργαλείο με το οποίο μπορείτε να δημιουργείτε αρχεία PDF από αρχεία Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, HTML, RTF, Microsoft Visio, και TXT. Το ABBYY PDF Transformer 2.0 υποστηρίζει τους ακόλουθους τύπους αρχείων: Microsoft Word Document (*.doc) Microsoft Word 2003/XP/2000 Rich Text Format (*.rtf) Microsoft Word 2003/XP/2000 Plain text (*.txt) Microsoft Excel Worksheet (*.xls) Microsoft Excel 2003/XP/2000 HyperText Markup Language (*.htm, *.html) Microsoft PowerPoint Presentation (*.ppt) Microsoft PowerPoint 2003/XP/2000 Microsoft Visio Drawing (*.vsd) Microsoft Visio 2003/XP/2000 Σημείωση: Για να δημιουργήσετε αρχεία PDF, χρησιμοποιήστε τον εκτυπωτή PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0. 4
Try&Buy Έκδοση του ABBYY PDF Transformer 2.0 Περιορισμοί της έκδοσης Try&Buy Με την Try&Buy έκδοση του ABBYY PDF Transformer 2.0 έχετε τη δυνατότητα επεξεργασίας περιορισμένου αριθμού αρχείων. Το πρόγραμμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για χρονικό διάστημα 15 ημερών προσμετρούμενες από την ημέρα έναρξης αυτού Δεν μπορείτε να μετατρέψετε πάνω από 50 σελίδες PDF Τα αρχεία PDF που δημιουργείτε φέρουν διακριτική σήμανση στην οποία αναφέρεται πως έχουν δημιουργηθεί με την Try&Buy έκδοση του λογισμικού Με τη λήξη του χρονικού περιορισμού της δοκιμαστικής περιόδου του προγράμματος ή την συμπλήρωση του ανώτατου ορίου αριθμού σελίδων που αυτό μπορεί να επεξεργαστεί, θα πρέπει να αγοράσετε και ενεργοποιήσετε μία άδεια χρήσης του λογισμικού προκειμένου να μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε με αυτό. Εγκατάσταση και Λειτουργία ABBYY PDF Transformer 2.0 Η ενότητα αυτή περιλαμβάνει τις απαιτούμενες πληροφορίες για την εγκατάσταση και ορθή λειτουργία του ABBYY PDF Transformer 2.0. Το CD-ROM του λογισμικού ABBYY PDF Transformer περιλαμβάνει το πρόγραμμα εγκατάστασής του, το οποίο σας οδηγεί βήμα προς βήμα έως ότου ολοκληρωθεί η διαδικασία. Απαιτήσεις Συστήματος Οι απαιτήσεις για την εγκατάσταση και λειτουργία του ABBYY PDF Transformer 2.0 είναι οι ακόλουθες: 1. Ηλεκτρονικό υπολογιστή με επεξεργαστή Intel Pentium /Celeron / Xeon, AMD K6/Athlon /Duron ή άλλο συμβατό επεξεργαστή. Ο επεξεργαστής θα πρέπει να έχει ισχύ 200MHz ή υψηλότερη. 2. Λειτουργικό Σύστημα: Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Windows XP, Microsoft Windows 2000 (SP2 ή μεγαλύτερο). 3. Μνήμη: 128 MB RAM ή περισσότερη. 4. 150 MB ελεύθερος χώρος στο σκληρό δίσκο για την τυπική εγκατάσταση του προγράμματος και 70 MB για τη λειτουργία του προγράμματος. 5. SVGA κάρτα δικτύου και οθόνη (ελάχιστη ανάλυση 800x600 pixels). Σημείωση: Προκειμένου να δημιουργείτε αρχεία PDF από αρχεία τύπου Microsoft Word, Microsoft Excel και Microsoft PowerPoint θα πρέπει να έχετε εγκατεστημένη την αντίστοιχη Microsoft Office εφαρμογή στον υπολογιστή σας. Εγκατάσταση ABBYY PDF Transformer Σας προτείνουμε να τερματίσετε όλες τις εφαρμογές που είναι σε λειτουργία προτού ξεκινήσετε την εγκατάσταση του ABBYY PDF Transformer 2.0. Για να εγκαταστήσετε το ABBYY PDF Transformer 2.0: 1. Τοποθετήστε το CD-ROM του προγράμματος ABBYY PDF Transformer 2.0 στον οδηγό CD-ROM του υπολογιστή σας. 2. Στην περίπτωση που το πρόγραμμα εγκατάστασης δεν ανοίξει αυτόματα κάντε διπλό κλικ στο αρχείο setup. exe που βρίσκεται μέσα στο CD-ROM του προγράμματος ABBYY PDF Transformer 2.0. 3. Ακολουθήστε τις οδηγίες του προγράμματος εγκατάστασης. ή: 1. Τοποθετήστε το CD-ROM του προγράμματος ABBYY PDF Transformer 2.0 στον οδηγό CD-ROM του υπολογιστή σας. 2. Πατήστε το κουμπί Έναρξη (Start) και επιλέξτε Ρυθμίσεις (Settings)>Πίνακας Ελέγχου (Control Panel). 5
3. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Προσθαφαίρεση Προγραμμάτων (Add/Remove Programs). 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη Νέων Προγραμμάτων (Add New Products), στη συνέχεια κλικάρετε την επιλογή CD ή Floppy (Δισκέτα) και ακολουθήστε τις οδηγίες του προγράμματος εγκατάστασης. Επιλογές Εγκατάστασης: Επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες επιλογές εγκατάστασης: Typical (Τυπική, συνίσταται) - Εγκαθιστά ολόκληρο το πρόγραμμα. Η γλώσσα που θα χρησιμοποιηθεί κατά την εγκατάσταση θα είναι και η γλώσσα της επιφάνειας εργασίας που θα δουλεύει ο χρήστης. Μόλις εγκαταστήσετε το ABBYY PDF Transformer 2.0 αυτό αυτόματα ολοκληρώνεται με τις εφαρμογές του Microsoft Office. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα μία εντολή για το ABBYY PDF Transformer 2.0 να προστίθεται στο μενού συντόμευσης του Windows Explorer και παράλληλα κουμπιά του προγράμματος ABBYY PDF Transformer 2.0 να προστίθενται στις εφαρμογές του office. Custom (Προσαρμοσμένη) - Εγκαθιστά μόνο τα μέρη του προγράμματος που εσείς ορίζετε. Επιλογές Προσαρμοσμένης Εγκατάστασης: 1. PDF Transformation (Μετατροπή αρχείων PDF) - Εγκαθιστά το αντικείμενο μετατροπής αρχείων PDF σε άλλους τύπους αρχείων. Είναι εφικτή η ολοκλήρωση με τις ακόλουθες εφαρμογές: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Windows Explorer. 2. PDF Creation (Δημιουργία αρχείων PDF) - Εγκαθιστά το αντικείμενο δημιουργίας αρχείων PDF. Επιλέξτε τις εφαρμογές με τις οποίες επιθυμείτε να ολοκληρώσετε το ABBYY PDF Transformer 2.0. Είναι εφικτή η ολοκλήρωση με τις ακόλουθες εφαρμογές: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio, Windows Explorer. Εγκαταστήστε επιπλέον αντικείμενα: 1. Πατήστε το κουμπί Έναρξη (Start) και επιλέξτε Ρυθμίσεις (Settings)>Πίνακας Ελέγχου (Control Panel). 2. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Προσθαφαίρεση Προγραμμάτων (Add/Remove Programs). 3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αλλαγή ή Κατάργηση προγραμμάτων (Change ή Remove Programs), επιλέξτε το πρόγραμμα ABBYY PDF Transformer 2.0 από τη λίστα των εγκατεστημένων προγραμμάτων και κλικάρετε το κουμπί Αλλαγή (Change). 3. Από το παράθυρο διαλόγου Custom Setup επιλέξτε τα απαιτούμενα αντικείμενα. 4. Ακολουθήστε τις οδηγίες εγκατάστασης του προγράμματος. Σημείωση: Κατά την εγκατάσταση επιπλέον αντικειμένων σιγουρευτείτε πως ο φάκελος προορισμού τους είναι ο ίδιος με αυτόν στον οποίο βρίσκεται το ήδη εγκατεστημένο πρόγραμμα του ABBYY PDF Transformer 2.0. Απεγκατάσταση του ABBYY PDF Transformer 2.0: 1. Πατήστε το κουμπί Έναρξη (Start) και επιλέξτε Ρυθμίσεις (Settings)>Πίνακας Ελέγχου (Control Panel. 2. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Προσθαφαίρεση Προγραμμάτων (Add/Remove Programs). 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή ή Κατάργηση προγραμμάτων (Change ή Remove Programs), επιλέξτε το πρόγραμμα ABBYY PDF Transformer 2.0 από τη λίστα των εγκατεστημένων προγραμμάτων και κλικάρετε το κουμπί Κατάργηση (Remove). 4. Ακολουθήστε τις οδηγίες εγκατάστασης του προγράμματος. Λειτουργία ABBYY PDF Transformer Προκειμένου να ξεκινήσει η μετατροπή ενός αρχείου PDF από το ABBYY PDF Transformer 2.0 προβείτε σε μία από τις ακόλουθες ενέργειες: Πηγαίνετε στο Έναρξη (Start)>Προγράμματα (Programs)>ABBYY PDF Transformer 2.0 και επιλέξτε Transform PDF File To..., ή Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο PDF που επιθυμείτε να μετατρέψετε, στη συνέχεια από το μενού συντόμευσης του Windows Explorer επιλέξτε ABBYY PDF Transformer 2.0 και τέλος επιλέξτε την ενέργεια που επιθυμείτε, ή 6
Στην περίπτωση των εφαρμογών Microsoft Word και Microsoft Excel κάντε κλικ στο κουμπί Transform PDF File της γραμμής εργαλείων, ή Στην περίπτωση της εφαρμογής Microsoft Outlook επιλέξτε το μήνυμα που περιλαμβάνει συνημμένο το αρχείο PDF που επιθυμείτε να μετατρέψετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Transform PDF File της γραμμής εργαλείων. Προκειμένου να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF από το ABBYY PDF Transformer 2.0 προβείτε σε μία από τις ακόλουθες ενέργειες: Πηγαίνετε στο Έναρξη (Start)> Προγράμματα (Programs)>ABBYY PDF Transformer 2.0 και επιλέξτε Create PDF File, ή Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο DOC, RTF, XLS, PPT, HTML, VSD, ή TXT που επιθυμείτε, στη συνέχεια από το μενού συντόμευσης του Windows Explorer επιλέξτε ABBYY PDF Transformer 2.0 και τέλος επιλέξτε την ενέργεια που επιθυμείτε, ή Στην περίπτωση μίας εφαρμογής Microsoft Office επιλέξτε από τη γραμμή εργαλείων του ABBYY PDF Transformer 2.0 την ενέργεια που επιθυμείτε. Σημείωση: Προκειμένου να δημιουργείτε αρχεία PDF από αρχεία τύπου Microsoft Word, Microsoft Excel και Microsoft PowerPoint θα πρέπει να έχετε εγκατεστημένη την αντίστοιχη Microsoft Office εφαρμογή στον υπολογιστή σας. ABBYY PDF Transformer 2.0 Ενεργοποίηση και Δήλωση Προϊόντος Το ζήτημα της πειρατείας λογισμικού απασχολεί ιδιαίτερα την εταιρεία ABBYY και για το λόγο αυτό αναλαμβάνει δράσεις και μέτρα προκειμένου να προστατέψει τα πνευματικά δικαιώματα των προϊόντων της. Η πειρατεία στον τομέα λογισμικού είναι επιζήμια τόσο για τους κατασκευαστές όσο και για τους χρήστες των προγραμμάτων. Η αγορά ενός νόμιμου προϊόντος σας εξασφαλίζει ένα προϊόν υψηλής ποιότητας, το οποίο δεν έχει υποβληθεί σε αλλαγές ή τροποποιήσεις από τρίτους. Τα παράνομα προϊόντα δεν είναι ποτέ ασφαλή. Προκειμένου να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και αξιοποιήσετε όλες τις δυνατότητες του προϊόντος είναι πιθανό να απαιτηθεί η ενεργοποίησή του. Σε αυτή την περίπτωση μετά την εγκατάσταση του προγράμματος θα εμφανιστεί στην οθόνη σας ένα μήνυμα που θα ζητά να το ενεργοποιήσετε. Εάν δεν ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα τότε αυτό θα λειτουργεί ως demo προϊόν. Επιπλέον η ABBYY σας παροτρύνει να δηλώσετε το ABBYY PDF Transformer 2.0 προκειμένου να λαμβάνετε δωρεάν τεχνική υποστήριξη για αυτό. Μπορείτε να εγγραφείτε είτε κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης είτε αργότερα. Ενεργοποίηση ABBYY PDF Transformer 2.0 i Προσοχή! Το μη ενεργοποιημένο προϊόν λειτουργεί ως demo έκδοση. Εάν στη οθόνη σας δεν παρουσιαστεί μήνυμα που να ζητά να ενεργοποιήσετε το ABBYY PDF Transformer 2.0 τότε η ενεργοποίηση για αυτό δεν είναι απαραίτητη. Διαδικασία ενεργοποίησης Η ενεργοποίηση του προγράμματος διαρκεί λίγα μόνο λεπτά και διενεργείται με τη βοήθεια του Activation Wizard (Οδηγός Ενεργοποίησης) που περιλαμβάνει το πρόγραμμα. Ο οδηγός ενεργοποίησης είναι ιδιαίτερα φιλικός προς το χρήστη και χρησιμοποιείται για την αποστολή όλων των απαιτούμενων προς την ABBYY πληροφοριών. Οι πληροφορίες ενεργοποίησης αποστέλλονται με τη μορφή κωδικού (Installation ID Κωδικός Εγκατάστασης), ο οποίος δημιουργείται από τις βασικές πληροφορίες του υπολογιστή στον οποίο γίνεται η εγκατάσταση. Για τη δημιουργία του συγκεκριμένου κωδικού δε χρησιμοποιούνται προσωπικές πληροφορίες του χρήστη ή του υπολογιστή και ο κωδικός αυτός δε μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναγνώριση του χρήστη. Μέθοδοι Ενεργοποίησης μέσω Internet (συνίσταται). Η ενεργοποίηση γίνεται αυτόματα και διαρκεί λίγα μόνο δευτερόλεπτα. Απαιτείται σύνδεση με το διαδίκτυο. μέσω e-mail. Στείλτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το μήνυμα που δημιουργείται από το 7
πρόγραμμα και περιέχει τις απαιτούμενες για την ενεργοποίηση πληροφορίες. Προκειμένου να λάβετε άμεση απάντηση από τον αυτόματο διαχειριστή των μηνυμάτων παρακαλώ μην αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο είναι δομημένο το σώμα κειμένου ή το θέμα του μηνύματος. μέσω Φαξ ή Τηλεφώνου. Τηλεφωνήστε στο πιο κοντινό υποκατάστημα ή συνεργάτη της εταιρείας ABBYY και ενημερώσετε σχετικά με τον Κωδικό Εγκατάστασης (Installation ID) και σειριακό αριθμό (serial number) του προγράμματός σας. Στις περισσότερες χώρες η διαδικασία αυτή μπορεί να γίνει και μέσω φαξ. Το μήνυμα που περιέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες ενεργοποίησης γεννάται αυτόματα από το πρόγραμμα, εσείς θα πρέπει να το εκτυπώσετε και να το στείλετε στο πιο κοντινό υποκατάστημα ή συνεργάτη της ABBYY. Στη συνέχεια θα λάβετε τον κατάλληλο Κωδικό Ενεργοποίησης (Activation Code) για το πρόγραμμά σας. Μόλις ολοκληρωθεί η ενεργοποίηση του προγράμματος μπορείτε να το χρησιμοποιείτε στον υπολογιστή που ενεργοποιήθηκε χωρίς κανέναν περιορισμό. Το ABBYY PDF Transformer μπορεί να επανεγκατασταθεί σε έναν υπολογιστή (αυτόν στον οποίο έγινε αρχικά η εγκατάσταση και ενεργοποίηση) απεριόριστο αριθμό φορών χωρίς να απαιτείται η ενεργοποίησή του. Παρόλα αυτά εάν προβείτε σε σημαντικές αναβαθμίσεις, κάνετε μορφοποίηση του σκληρού σας δίσκου, ή επανεγκαταστήστε το λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή σας, τότε είναι πιθανό το πρόγραμμα να απαιτήσει και πάλι ενεργοποίηση. Δήλωση του ABBYY PDF Transformer 2.0 Εάν εγγραφείτε σαν χρήστης του ABBYY PDF Transformer 2.0 θα έχετε τα ακόλουθα πλεονεκτήματα: Δωρεάν τεχνική υποστήριξη του ABBYY PDF Transformer 2.0 Ειδικές εκπτώσεις για την αγορά και άλλων προϊόντων της ABBYY Πληροφορίες σχετικά με αναβαθμίσεις των προϊόντων της ABBYY Μπορείτε να εγγραφείτε είτε κατά τη διάρκεια ενεργοποίησης του προϊόντος, είτε αργότερα. Τρόπος εγγραφής: Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Register Now! της οθόνης του προγράμματος και συμπληρώστε τη φόρμα εγγραφής. (Ο σύνδεσμος Register Now! εμφανίζεται μόνο εφόσον έχετε προβεί στην ενεργοποίηση του ABBYY PDF Transformer). Εναλλακτικά, μπορείτε να εγγραφείτε μέσα από το διαδικτυακό τόπο της εταιρείας ABBYY. Πολιτική Ασφάλειας Ενεργοποίησης και Δήλωση Προϊόντος Πολιτική Ασφάλειας Ενεργοποίησης Προκειμένου να μπορείτε να εργαστείτε με την ολοκληρωμένη έκδοση του προγράμματος είναι πιθανό να απαιτηθεί η ενεργοποίησή του. Κατά τη διάρκεια της ενεργοποίησης ο Οδηγός Εγκατάστασης του ABBYY PDF Transformer δημιουργεί ένα μοναδικό Κωδικό Εγκατάστασης (Installation ID), ο οποίος αντιπροσωπεύει τη διαρθρωτική δομή του υπολογιστή σας κατά το χρόνο της ενεργοποίησης. Ο Κωδικός Εγκατάστασης δεν περιλαμβάνει προσωπικές πληροφορίες, πληροφορίες σχετικά με τα προγράμματα και δεδομένα του υπολογιστή σας, αλλά ούτε και πληροφορίες σχετικά με τον κατασκευαστή και το μοντέλο του υπολογιστή σας. Ο Κωδικός Εγκατάστασης αναγνωρίζει τον υπολογιστή μόνο για να γίνει εφικτή η ενεργοποίηση. Σε συνδυασμό με τον Κωδικό Εγκατάστασης, ο Οδηγός Εγκατάστασης στέλνει στον εξυπηρετητή ενεργοποίησης της ABBYY το όνομα, τον κωδικό, την έκδοση και τη γλώσσα της επιφάνειας εργασίας του λογισμικού σας. Οι πληροφορίες αυτές χρησιμοποιούνται μόνο για την επιλογή της σωστής γλώσσας και περιεχομένου της απάντησης που θα λάβετε, σχετικά με την εξέλιξη της διαδικασίας ενεργοποίησης και δεν χρησιμοποιούνται σε καμία άλλη περίπτωση. Πολιτική Ασφάλειας Εγγραφής Η εταιρεία ABBYY εγγυάται πως χωρίς τη συγκατάθεσή σας δε θα διαρρεύσουν προσωπικές σας πληροφορίες σε τρίτους. Οι πληροφορίες αυτές μπορεί να χρησιμοποιηθούν μόνο από τον όμιλο εταιρειών της ABBYY για ενημερωτικούς κυρίως λόγους, σχετικά με νέες εκδόσεις, αλλαγές στην πολιτική τιμών ή και προσφορές. Η χρήση των πληροφοριών αυτών γίνεται και πάλι μόνο κατόπιν της δικής σας συγκατάθεσης, κάνοντας κλικ στην επιλογή αποδοχής επικοινωνίας από το παράθυρο διαλόγου της εγγραφής. 8
Ρυθμίσεις Ασφαλείας αρχείων PDF Τα αρχεία PDF αποτελούν έναν από τους πιο διαδεδομένους τύπους ηλεκτρονικών εγγράφων. Τα αρχεία αυτού του τύπου εμφανίζονται και εκτυπώνονται χωρίς να αλλάζει η μορφή τους από οποιαδήποτε πλατφόρμα κι αν χρησιμοποιηθεί, χάρη στις λεπτομερείς πληροφορίες που περιέχουν σχετικά με τη μορφοποίηση, τις ρυθμίσεις των χρησιμοποιούμενων γραμματοσειρών, και τα γραφικά του εγγράφου. Παρόλα αυτά ένα ιδιαίτερα σημαντικό μειονέκτημα που έχουν είναι το γεγονός ότι δεν επιτρέπεται η επεξεργασία του κειμένου που περιέχουν, η αλλαγή της μορφοποίησης ή ακόμη και η εργασία με αριθμητικά δεδομένα. Το πρόγραμμα ABBYY PDF Transformer 2.0 μετατρέπει οποιοδήποτε τύπο αρχείου PDF σε επεξεργάσιμης μορφής αρχεία, διατηρώντας παράλληλα τη μορφοποίηση του αρχικού κειμένου. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε τα δικά σας PDF αρχεία. Για τη δημιουργία των αρχείων PDF το ABBYY PDF Transformer διαθέτει τον οδηγό εκτυπωτή της εταιρείας Tracker Software Products Ltd. Προστατευμένα αρχεία PDF με χρήση κωδικού Μπορείτε να προστατέψετε τα αρχεία PDF από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες όσον αφορά τη δυνατότητα ανάγνωσης ή/και εξαγωγής δεδομένων από αυτά. Μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες οι οποίοι γνωρίζουν των κωδικό πρόσβασης του αρχείου PDF έχουν πρόσβαση σε αυτό, γεγονός που διασφαλίζει τα πνευματικά δικαιώματα του συγγραφέα. Στη συνέχεια παρουσιάζονται οι τύπου κωδικών που χρησιμοποιούνται για την προστασία των αρχείων PDF: Κωδικός για άνοιγμα Αρχείου (Document Open Password). Ο συγκεκριμένος κωδικός διασφαλίζει τη μη εξουσιοδοτημένη ανάγνωση του αρχείου. Προκειμένου να ανοίξει το αρχείο ο χρήστης θα πρέπει να εισάγει τον κατάλληλο κωδικό. Κωδικός αδειών (Permissions Password). Ο συγκεκριμένος κωδικός προστατεύει το αρχείο από τη μη εξουσιοδοτημένη επεξεργασία και εκτύπωση. Οι χρήστες θα πρέπει να εισάγουν κατάλληλο κωδικό προκειμένου να επεξεργαστούν και εκτυπώσουν το αρχείο. Οι δυνατότητες που δίνει το ABBYY PDF Transformer είναι: Μετατροπή προστατευμένων με κωδικό αρχείων PDF. Στην προσπάθειά σας να ανοίξετε ένα προστατευμένο με κωδικό αρχείο το πρόγραμμα θα ζητήσει να εισάγετε τον κατάλληλο κωδικό. Δεν θα έχετε τη δυνατότητα ανοίγματος και μετατροπής του συγκεκριμένου αρχείου έως ότου εισάγετε τον απαραίτητο κωδικό πρόσβασης. Ορισμός κωδικών κατά τη δημιουργία αρχείων PDF. Κατά τη δημιουργία ενός αρχείου PDF μπορείτε να το προστατέψετε χρησιμοποιώντας είτε έναν είτε και τους δύο από τους ακόλουθους τύπους κωδικών: Document Open Password ή Permissions Password που διαθέτει το πρόγραμμα. Μετατροπή αρχείων PDF Το ABBYY PDF Transformer διαθέτει ένα ιδιαίτερα φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας, το οποίο σας επιτρέπει να μετατρέπετε ολόκληρα αρχεία PDF ή επιλεγμένες σελίδες από αυτά σε άλλους τύπους αρχείων, όπως Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML, RTF, TXT, ή και αρχεία PDF με δυνατότητες αναζήτησης. Ακολουθεί η διαγραμματική αναπαράσταση της διαδικασίας μετατροπής που χρησιμοποιεί το πρόγραμμα: Ενεργοποιείστε το ABBYY PDF Transformer Επιλέξτε ένα αρχείο PDF Ορίστε τις κατάλληλες ρυθμίσεις για το αρχείο PDF Πατήστε το κουμπί Transform Το αρχείο PDF που προκύπτει ανοίγει μέσα από την εφαρμογή που έχετε επιλέξει Στις εφαρμογές του Microsoft Office πατήστε το κουμπί Transform PDF Εάν στο αρχείο PDF που προκύπτει εμφανίζονται πολλά λάθη, τότε τροποποιήστε τις αρχικές ρυθμίσεις Τόσο η εμφάνιση όσο και οι ιδιότητες του εξαγόμενου από τη μετατροπή αρχείου εξαρτώνται από τις επιλογές μετατροπής που εσείς καθορίζετε. Η επιλογή των κατάλληλων ρυθμίσεων μετατροπής συμβάλλει σημαντικά στην ποιότητα του αποτελέσματος της μετατροπής. Στην ενότητα αυτή περιλαμβάνονται λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τη μετατροπή των αρχείων PDF μέσα από τις εφαρμογές του Microsoft Office, προσφέρονται συμβουλές σχετικά με το βέλτιστο καθορισμό των επιλογών μετατροπής αλλά και τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε τα αποτελέσματα της μετατροπής. 9
Παράθυρο Μετατροπής PDF αρχείων Από το PDF Transformation window (Παράθυρο Μετατροπής αρχείων PDF) καθορίζετε τις επιλογές μετατροπής που επιθυμείτε: Βασικά εργαλεία προγράμματος για την επιλογή ενός αρχείου PDF και τη διεξαγωγή της διαδικασίας μετατροπής. Γραμμή προόδου. Για να ανοίξετε μία σελίδα για την οποία έχει εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα, απλά κάντε κλικ στον αριθμό της. Καθορίζει τον τύπο του αρχείου στον οποίο θα μετατραπεί το αρχείο PDF που επεξεργάζεστε. Οι διαθέσιμες επιλογές μετατροπής καθορίζονται από τον τύπο αρχείου που επιλέγετε. Ρυθμίσεις μετατροπής. Επιλέξτε τη γλώσσα κειμένου, το βαθμό στον οποίο θέλετε να διατηρηθεί η αρχική μορφοποίηση του αρχείου καθώς και άλλες επιλογές μετατροπής. Εργαλεία μεγέθυνσης και πλοήγησης. Κάντε κλικ σε αυτούς τους υπερσυνδέσμους προκειμένου να μάθετε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να βελτιώσετε τα αποτελέσματα της μετατροπής, καθώς και άλλες πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα Μετατροπή αρχείων PDF στο ABBYY PDF Transformer 2.0 1. Τρέξτε το ABBYY PDF Transformer 2.0 και πιο συγκεκριμένα πηγαίνετε Start>Programs>ABBYY PDF Transformer 2.0>Transform PDF File To... 2. Από το παράθυρο διαλόγου που ανοίγει κάντε κλικ στο κουμπί Open PDF File και επιλέξτε το αρχείο που επιθυμείτε να μετατρέψετε. Σημείωση: Εάν το αρχείο PDF προστατεύεται από κωδικό το πρόγραμμα θα ζητήσει να τον εισάγετε. Εάν πληκτρολογήσετε λάθος κωδικό τρεις φορές τότε το παράθυρο διαλόγου εισαγωγής του κωδικού θα κλείσει αυτόματα και δε θα έχετε τη δυνατότητα ανοίγματος του αρχείου. 3. Επιλέξτε τη μορφή που επιθυμείτε να έχει το εξαγόμενο αρχείο: 4. Ελέγξτε τις επιλογές μετατροπής του αρχείου PDF. (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές μετατροπής αρχείων PDF δείτε την ενότητα Conversion Options Επιλογές Μετατροπής). 5. Για να ξεκινήσει η μετατροπή πατήστε το κουμπί Transform. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας μετατροπής θα είναι αρχείο της μορφής που έχετε επιλέξει και θα ανοίξει από την αντίστοιχη εφαρμογή. Σημείωση: 1. Με το πάτημα του κουμπιού Transform θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα παρουσιάζεται η πρόοδος της διαδικασίας, συμβουλές καθώς και προειδοποιητικά μηνύματα σχετικά με τη μετατροπή. Για να ανοίξετε μία σελίδα για την οποία έχει εμφανιστεί κάποιο προειδοποιητικό μήνυμα απλά κάντε κλικ στη σελίδα που παρουσιάζει το πρόβλημα. 2. Εάν το αποτέλεσμα της μετατροπής διαφέρει σημαντικά από το αρχικό κείμενο αλλάξτε τις επιλογές μετατροπής και/η επιλέξτε τις περιοχές κειμένου, πίνακα και εικόνας χειρονακτικά. Για περισσότερες πληροφορίες κοιτάξτε την ενότητα Βελτίωση Αποτελεσμάτων Μετατροπής. 10
Μετατροπή αρχείων PDF στο Microsoft Word Κατά την εγκατάσταση του ABBYY PDF Transformer 2.0 το πρόγραμμα ολοκληρώνεται με τον Windows Explorer και το Microsoft Office. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα τα κουμπιά του ABBYY PDF Transformer να εμφανίζονται στο Microsoft Word. Μετατρέψτε ένα αρχείο PDF μέσα από το Microsoft Word: 1. Τρέξτε την εφαρμογή Microsoft Word. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Transform PDF File της γραμμής εργαλείων. Από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζετε επιλέξτε το αρχείο που επιθυμείτε να μετατρέψετε και κάντε κλικ στο κουμπί Open PDF File για να ανοίξει το αρχείο. Σημείωση: Εάν το αρχείο PDF προστατεύεται από κωδικό το πρόγραμμα θα ζητήσει να τον εισάγετε. Εάν πληκτρολογήσετε λάθος κωδικό τρεις φορές τότε το παράθυρο διαλόγου εισαγωγής του κωδικού θα κλείσει αυτόματα χωρίς να ανοιχτεί το αρχείο. 3. Από την αναδυόμενη λίστα (drop-down list) που εμφανίζετε επιλέξτε μία από τις ακόλουθες εντολές: Transform into Microsoft Word Document (Μετατροπή σε έγγραφο Microsoft Word) - Τα αποτελέσματα της μετατροπής θα εμφανιστούν σε ένα νέο έγγραφο του Word, Transform into Current Microsoft Word Document (Μετατροπή στο τρέχον έγγραφο Microsoft Word)- Τα αποτελέσματα της μετατροπής θα εμφανιστούν στο τρέχον έγγραφο Word και θα τοποθετηθούν μετά το σημείο στο οποίο είναι τοποθετημένος ο κέρσορας. 4. Ελέγξτε τις επιλογές μετατροπής του αρχείου PDF. (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές μετατροπής αρχείων PDF δείτε την ενότητα Επιλογές Μετατροπής). 6. Για να ξεκινήσει η μετατροπή πατήστε το κουμπί Transform. Σημείωση: 1. Με το πάτημα του κουμπιού Transform θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα παρουσιάζεται η πρόοδος της διαδικασίας, συμβουλές καθώς και προειδοποιητικά μηνύματα σχετικά με τη μετατροπή. Για να ανοίξετε μία σελίδα για την οποία έχει εμφανιστεί κάποιο προειδοποιητικό μήνυμα απλά κάντε κλικ στη σελίδα που παρουσιάζει το πρόβλημα. 2. Εάν το αποτέλεσμα της μετατροπής διαφέρει σημαντικά από το αρχικό κείμενο αλλάξτε τις επιλογές μετατροπής και/η επιλέξτε τις περιοχές κειμένου, πίνακα και εικόνας χειρονακτικά. Για περισσότερες πληροφορίες κοιτάξτε την ενότητα Βελτίωση Αποτελεσμάτων Μετατροπής. Μετατροπή αρχείων PDF στο Microsoft Excel Κατά την εγκατάσταση του ABBYY PDF Transformer 2.0 το πρόγραμμα ολοκληρώνεται με τον Windows Explorer και το Microsoft Office. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα τα κουμπιά του ABBYY PDF Transformer να εμφανίζονται στο Microsoft Excel. Μετατρέψτε ένα αρχείο PDF μέσα από το Microsoft Excel: 1. Τρέξτε την εφαρμογή Microsoft Excel. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Transform PDF File της γραμμής εργαλείων. Από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται επιλέξτε το αρχείο που επιθυμείτε να μετατρέψετε και κάντε κλικ στο κουμπί Open PDF File για να ανοίξει το αρχείο. Σημείωση: Εάν το αρχείο PDF προστατεύεται από κωδικό το πρόγραμμα θα ζητήσει να τον εισάγετε. Εάν πληκτρολογήσετε λάθος κωδικό τρεις φορές τότε το παράθυρο διαλόγου εισαγωγής του κωδικού θα κλείσει αυτόματα χωρίς να ανοιχτεί το αρχείο. 3. Ελέγξτε τις επιλογές μετατροπής του αρχείου PDF. (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές μετατροπής αρχείων PDF δείτε την ενότητα Επιλογές Μετατροπής). 4. Για να ξεκινήσει η μετατροπή πατήστε το κουμπί Transform. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας μετατροπής θα είναι ένα αποθηκευμένο αρχείο στο Microsoft Excel το οποίο και θα ανοιχτεί μέσα στην εφαρμογή. Σημείωση: 1. Με το πάτημα του κουμπιού Transform θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα παρουσιάζεται η πρόοδος της διαδικασίας, συμβουλές καθώς και προειδοποιητικά μηνύματα σχετικά με τη μετατροπή. Για να ανοίξετε μία σελίδα για την οποία έχει εμφανιστεί κάποιο προειδοποιητικό μήνυμα απλά κάντε κλικ στη σελίδα που παρουσιάζει το πρόβλημα. 2. Εάν το αποτέλεσμα της μετατροπής διαφέρει σημαντικά από το αρχικό κείμενο αλλάξτε τις επιλογές 11
μετατροπής και/η επιλέξτε τις περιοχές κειμένου, πίνακα και εικόνας χειρονακτικά. Για περισσότερες πληροφορίες κοιτάξτε την ενότητα Βελτίωση Αποτελεσμάτων Μετατροπής. Μετατροπή αρχείων PDF στο Microsoft Outlook Κατά την εγκατάσταση του ABBYY PDF Transformer 2.0 το πρόγραμμα ολοκληρώνεται με τον Windows Explorer και το Microsoft Office. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα τα κουμπιά του ABBYY PDF Transformer να εμφανίζονται στο Microsoft Outlook. Μετατρέψτε από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα συνημμένο αρχείο PDF: 1. Μέσα από την εφαρμογή Microsoft Outlook επιλέξτε το μήνυμα που περιέχει σαν συνημμένο το αρχείο PDF που επιθυμείτε να μετατρέψετε. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Transform PDF File της γραμμής εργαλείων και από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται επιλέξτε το αρχείο PDF που επιθυμείτε να μετατρέψετε. Σημείωση: Μπορείτε να επιλέξετε μόνο ένα αρχείο προς μετατροπή. Εάν το αρχείο PDF προστατεύεται από κωδικό το πρόγραμμα θα ζητήσει να τον εισάγετε. Εάν πληκτρολογήσετε λάθος κωδικό τρεις φορές τότε το παράθυρο διαλόγου εισαγωγής του κωδικού θα κλείσει αυτόματα χωρίς να ανοιχτεί το αρχείο. 3. Επιλέξτε τη μορφή που επιθυμείτε να έχει το εξαγόμενο αρχείο: 4. Ελέγξτε τις επιλογές μετατροπής του αρχείου PDF. (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές μετατροπής αρχείων PDF δείτε την ενότητα Επιλογές Μετατροπής). 5. Για να ξεκινήσει η μετατροπή πατήστε το κουμπί Transform. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας μετατροπής θα είναι αρχείο της μορφής που έχετε επιλέξει το οποίο θα ανοιχτεί μέσα στην αντίστοιχη εφαρμογή. Σημείωση: 1. Με το πάτημα του κουμπιού Transform θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα παρουσιάζεται η πρόοδος της διαδικασίας, συμβουλές καθώς και προειδοποιητικά μηνύματα σχετικά με τη μετατροπή. Για να ανοίξετε μία σελίδα για την οποία έχει εμφανιστεί κάποιο προειδοποιητικό μήνυμα απλά κάντε κλικ στη σελίδα που παρουσιάζει το πρόβλημα. 2. Εάν το αποτέλεσμα της μετατροπής διαφέρει σημαντικά από το αρχικό κείμενο αλλάξτε τις επιλογές μετατροπής και/η επιλέξτε τις περιοχές κειμένου, πίνακα και εικόνας χειρονακτικά. Για περισσότερες πληροφορίες κοιτάξτε την ενότητα Improving Conversion Results (Βελτίωση Αποτελεσμάτων Μετατροπής). Μετατροπή αρχείων PDF στον Windows Explorer Όταν μετατρέπετε αρχεία PDF μέσα από τον Windows Explorer το πρόγραμμα χρησιμοποιεί τις επιλογές (γλώσσα κειμένου, μορφοποίηση) που είχατε επιλέξει κατά την προηγούμενη φορά που τρέξατε το ABBYY PDF Transformer 2.0 μέσα από τον Windows Explorer. 1. Ανοίξτε τον Windows Explorer και κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που επιθυμείτε να μετατρέψετε. Από το μενού συντόμευσης επιλέξτε το ABBYY PDF Transformer 2.0 και στη συνέχεια επιλέξτε μία από τις κάτωθι επιθυμητές ενέργειες: Open in Microsoft Word - Μετατρέπει ένα αρχείο PDF και το ανοίγει στο Microsoft Word, Open in Microsoft Excel - Μετατρέπει ένα αρχείο PDF και το ανοίγει στο Microsoft Excel, Transform into Searchable PDF - Μετατρέπει ένα αρχείο PDF σε αρχείο PDF με δυνατότητες αναζήτησης προκειμένου να είστε σε θέση να κάνετε αναζητήσεις μέσα στο πλήρες κείμενο του αρχείου, Transform with Custom Settings... - Ανοίγει το ABBYY PDF Transformer 2.0. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να καθορίσετε τις επιλογές μετατροπής ή να ορίσετε με το χέρι περιοχές κειμένου, εικόνας και πίνακα.. Σημείωση: Όταν επιλέγονται πολλά αρχεία από τον Windows Explorer, δεν εμφανίζεται το μενού συντόμευσης του ABBYY PDF Transformer 2.0. Εάν το αρχείο PDF προστατεύεται από κωδικό το πρόγραμμα θα ζητήσει να τον εισάγετε. Εάν 12
πληκτρολογήσετε λάθος κωδικό τρεις φορές τότε το παράθυρο διαλόγου εισαγωγής του κωδικού θα κλείσει αυτόματα χωρίς να ανοιχτεί το αρχείο. 2. Με την ενεργοποίηση της διαδικασίας μετατροπής ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου σχετικά με την μετατροπή, το οποίο περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες: Το όνομα του αρχείου που μετατρέπεται καθώς και το όνομα του αρχείου αποτελέσματος της διαδικασίας, Η πρόοδος της διαδικασίας, Οι καθορισμένες επιλογές (τύπος αρχείου αποτελέσματος, γλώσσα κειμένου, επιλογές διατήρησης της μορφοποίησης), Συμβουλές και προειδοποιητικά μηνύματα. Για να ανοίξετε μία σελίδα για την οποία έχει εμφανιστεί κάποιο προειδοποιητικό μήνυμα απλά κάντε κλικ στη σελίδα που παρουσιάζει το πρόβλημα. Σημείωση: Εάν το αποτέλεσμα της μετατροπής διαφέρει σημαντικά από το αρχικό κείμενο αλλάξτε τις επιλογές μετατροπής και/η επιλέξτε τις περιοχές κειμένου, πίνακα και εικόνας χειρονακτικά. Για περισσότερες πληροφορίες κοιτάξτε την ενότητα Βελτίωση Αποτελεσμάτων Μετατροπής. Επιλογές Μετατροπής Οι επιλογές μετατροπής όσον αφορά στο αρχείο PDF εξαρτώνται από τον τύπο αρχείου που έχετε επιλέξει σαν αποτέλεσμα της διαδικασίας. Εάν καθορίσετε τις απαραίτητες επιλογές σωστά, τότε το αποτέλεσμα της διαδικασίας θα ικανοποιήσει τις προσδοκίες σας. Σημείωση: Όταν μετατρέπετε ένα αρχείο PDF σε αρχείο PDF με δυνατότητες αναζήτησης τότε αυτό εξ ορισμού διατηρεί την αρχική μορφοποίηση του κειμένου. 1. Όνομα αρχείου (με εξαίρεση στην περίπτωση που έχετε προβεί στην επιλογή converting to the current Microsoft Word document) Εξ ορισμού το νέο αρχείο θα αποθηκευτεί στον φάκελο από τον οποίο και προήλθε το προς μετατροπή αρχείο και θα έχει την ίδια ονομασία με το αρχικό. Για να επιλέξετε διαφορετικό φάκελο προορισμού του νέου αρχείου ή να αλλάξετε την ονομασία αυτού, κάντε κλικ στο κουμπί Change... 2. Σελίδες προς μετατροπή Οι δυνατότητες που εμφανίζονται με την επιλογή Pages to transform σας επιτρέπουν να μετατρέψετε είτε ολόκληρο το αρχείο PDF είτε συγκεκριμένες σελίδες από αυτό: Όλες - Μετατρέπει ολόκληρο το αρχείο PDF, Επιλεγμένες - Μετατρέπει μόνο τις σελίδες που έχετε επιλέξει. Μπορείτε να επιλέξετε είτε μεμονωμένες σελίδες του αρχείου διαχωρισμένες με κόμματα, είτε εύρος σελίδων του αρχείου, για παράδειγμα 1,2 ή 4 12. 3. Γλώσσες κειμένου η λίστα θα πρέπει να περιέχει μόνο τις γλώσσες που περιέχονται στο προς μετατροπή αρχείο PDF. Με την εκκίνηση του προγράμματος ABBYY PDF Transformer η λίστα αυτή περιέχει δύο γλώσσες, τα Αγγλικά και τη γλώσσα της επιφάνειας εργασίας. Για να αλλάξετε τις γλώσσες κειμένου κάντε κλικ στο κουμπί Change... Σημείωση: Δε συνίσταται η χρήση περισσοτέρων των τριών γλωσσών ανά μετατροπή. Η χρήση αριθμού γλωσσών περισσοτέρων των τριών έχει σαν αποτέλεσμα την αύξηση του αριθμού των σφαλμάτων στο εξαγόμενο αρχείο της διαδικασίας μετατροπής. 13
4. Διατήρηση μορφοποίησης Διαθέσιμες επιλογές κατά την μετατροπή σε Microsoft Word, HTML ή RTF Επιλέξτε εάν επιθυμείτε να διατηρήσετε την αρχική μορφοποίηση του κειμένου και/η τις εικόνες που περιέχει αυτό: Original layout (Αρχική μορφοποίηση) Με αυτή την επιλογή διατηρείται στο αρχείο αποτελέσματος επακριβώς τη μορφοποίηση του αρχικού αρχείου Text flow (Ροή κειμένου) Με αυτή την επιλογή διατηρείται το κείμενο όμως κάποια από τα στοιχεία μορφοποίησης του αρχικού αρχείου χάνονται. Το εξαγόμενο αρχείο διατηρεί τις παραγράφους και τις γραμματοσειρές, όχι όμως τις στήλες, την ακριβή θέση των αντικειμένων ή τα κενά. Keep pictures (Διατήρηση εικόνων) Με αυτή την επιλογή διατηρούνται οι εικόνες του αρχικού αρχείου. Εάν το προς μετατροπή αρχείο PDF περιλαμβάνει πλήθος εικόνων τότε αναμένεται και το μέγεθος του εξαγόμενου αρχείου της διαδικασίας να είναι ιδιαίτερα μεγάλο. Προκειμένου να μειώσετε τον όγκο του αρχείου αυτού αποεπιλέξτε τη δυνατότητα Keep pictures. Διαθέσιμες επιλογές κατά την μετατροπή σε Microsoft Excel Οι παρακάτω δύο επιλογές σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε πίνακες σε ικανοποιητική μορφή: Ignore text outside tables (Παράβλεψη κειμένου εκτός περιοχής πίνακα) Το αρχείο XLS που προκύπτει διατηρεί μόνο τους πίνακες που περιέχει το αρχικό αρχείο PDF. Όλο το υπόλοιπο κείμενο που περιλαμβάνεται σε αυτό απλά δε μετατρέπεται. Transform numeric values to numbers (Μετατροπή αριθμητικών τιμών σε αριθμούς) Οι αριθμητικές τιμές που περιέχονται στο αρχικό αρχείο PDF μετατρέπονται σε αριθμούς του Microsoft Excel, με αποτέλεσμα να είναι εφικτή η διενέργεια αριθμητικών πράξεων στα κελιά του Excel. Διαθέσιμες επιλογές κατά την μετατροπή σε TXT Insert page break character (#12) as page separator (Εισαγωγή του χαρακτήρα αλλαγής σελίδας (#12) για το διαχωρισμό των σελίδων) Το κείμενο χωρίζεται σε σελίδες ακριβώς με τον ίδιο τρόπο που αυτές είναι χωρισμένες στο προς μετατροπή αρχείο PDF. Εάν δεν προβείτε σε αυτή την επιλογή τότε το πρόγραμμα δε θα προβεί σε διαχωρισμό σελίδων στο TXT αρχείο που προκύπτει. Insert blank line as paragraph separator (Εισαγωγή κενών γραμμών για τον διαχωρισμό των παραγράφων) Εισάγονται κενές γραμμές μεταξύ των παραγράφων. Βελτίωση των Αποτελεσμάτων Μετατροπής Στην περίπτωση που η μορφοποίηση του αρχικού προς μετατροπή αρχείου PDF δεν έχει διατηρηθεί τότε προβείτε σε κάποια από τις παρακάτω ενέργειες: 14
1. Ελέγξτε ποια δυνατότητα έχει επιλεγεί στο πεδίο Retain layout. Όταν μετατρέπετε σε DOC, RTF ή HTML επιλέξτε: Original layout για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση του αρχικού αρχείου. Το αποτέλεσμα που προκύπτει είναι ίδιο με το αρχικό. Text flow εάν η διατήρηση της μορφοποίησης του αρχικού αρχείου PDF δεν είναι απαραίτητη. Το αποτέλεσμα που προκύπτει διατηρεί τις παραγράφους και τις γραμματοσειρές, όχι όμως τις στήλες, τη θέση των αντικειμένων και τα κενά. Keep pictures για να διατηρήσετε τις εικόνες. Εάν το προς μετατροπή αρχείο PDF περιλαμβάνει πλήθος εικόνων τότε αναμένεται ότι το μέγεθος του εξαγόμενου αρχείου της διαδικασίας θα είναι ιδιαίτερα μεγάλο. Προκειμένου να μειώσετε τον όγκο του αρχείου αυτού αποεπιλέξτε τη δυνατότητα Keep pictures. Όταν μετατρέπετε σε αρχείο XLS επιλέξτε: Ignore text outside tables για να διατηρήσετε μόνο τους πίνακες από το προς μετατροπή αρχείο PDF και όχι και το κείμενο που αυτό μπορεί να περιλαμβάνει. Transform numeric values to numbers για να μετατρέψετε τις αριθμητικές τιμές του προς μετατροπή αρχείου PDF σε αριθμούς του Microsoft Excel, προκειμένου να έχετε τη δυνατότητα διενέργειας αριθμητικών πράξεων από τα κελιά του Excel. Όταν μετατρέπετε σε αρχείο TXT επιλέξτε: Insert page break character (#12) as page separator για να διαχωρίσετε το αρχείο που προκύπτει σε σελίδες, όπως αυτές είναι ορισμένες στο αρχικό αρχείο PDF. Εάν αυτή η δυνατότητα δεν είναι επιλεγμένη τότε το πρόγραμμα δε θα προβεί σε παρουσίαση του διαχωρισμού των σελίδων. Insert blank line as paragraph separator για να είναι εμφανής η οριοθέτηση των παραγράφων του αρχικού αρχείου PDF. 2. Προσαρμόστε τις περιοχές που έχει ορίσει αυτόματα το πρόγραμμα ή ορίστε κατά βούληση τις περιοχές κειμένου, εικόνας και πίνακα στο αρχείο. Για λεπτομερείς οδηγίες παρακαλώ μεταβείτε στην ενότητα Επιλογή και Τροποποίηση περιοχών Χειροκίνητα. 3. Ελέγξτε προσανατολισμό του κειμένου. Για λεπτομερείς οδηγίες παρακαλώ μεταβείτε στην ενότητα Επιλογή και Τροποποίηση περιοχών Χειροκίνητα. Στην περίπτωση που στο αρχείο που προκύπτει από τη μετατροπή παρουσιάζεται μεγάλος αριθμός σφαλμάτων, προβείτε σε κάποια από τις παρακάτω ενέργειες: 1. Ελέγξτε τις γλώσσες που έχετε επιλέξει στο πεδίο PDF document languages. Για να επιλέξετε τις επιθυμητές γλώσσες πατήστε το κουμπί Change... Εάν κάποια από τις γλώσσες που επιθυμείτε να ορίσετε δεν παρουσιάζεται στη λίστα που εμφανίζεται τότε αυτό σημαίνει πως το ABBYY PDF Transformer 2.0 δεν υποστηρίζει τη γλώσσα αυτή. Για να δείτε την πλήρη λίστα των υποστηριζόμενων γλωσσών παρακαλώ προβείτε στην ενότητα Υποστηριζόμενες Γλώσσες Μετατροπής. Συμβουλή. Εάν ένα αρχείο PDF είναι γραμμένο σε περισσότερες από τρεις γλώσσες προσπαθήστε να το μετατρέψετε τμηματικά. Αρχικά επιλέξτε τις περιοχές που είναι γραμμένες σε μία γλώσσα και ορίστε τη γλώσσα αυτή αλλά και το εύρος των σελίδων στις οποίες βρίσκονται οι περιοχές κειμένου που επιλέξατε (για πιο λεπτομερείς πληροφορίες μεταβείτε στην ενότητα Επιλογή και Τροποποίηση περιοχών Χειροκίνητα). Στη συνέχεια επιλέξτε και μετατρέψτε τις περιοχές κειμένου που είναι γραμμένες σε μία άλλη γλώσσα κ.ο.κ. 2. Από το πεδίο Processing mode επιλέξτε Process PDF as image. Το ABBYY PDF Transformer 2.0 εξάγει δεδομένα κειμένου από το αρχείο PDF και τα χρησιμοποιεί προκειμένου να υποστηρίξει τη διαδικασία μετατροπής. Εάν το αρχείο PDF περιέχει εξειδικευμένα σύμβολα ή μη βασικές γραμματοσειρές, είναι πιθανό στο εξαγόμενο αρχείο αυτά τα σημεία να μην παρουσιαστούν ορθά. Για παράδειγμα είναι δυνατό μερικά γράμματα να παρουσιαστούν σε κάποια από τις ακόλουθες μορφές «?» ή. Προκειμένου να βελτιώσετε την ποιότητα μετατροπής ενεργοποιήστε την επιλογή Process PDF as image (Επεξεργασία αρχείου PDF σαν εικόνα) και προβείτε και πάλι στη μετατροπή του αρχείου PDF. Σε αυτή την περίπτωση το λογισμικό ABBYY PDF Transformer 2.0 θα χρησιμοποιήσει την τεχνολογία Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (Optical Character Recognition OCR), η οποία είναι σε θέση να χειριστεί οποιοδήποτε τύπο αρχείου PDF (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων image-only PDF) εμφανίζοντας ορθά οποιοδήποτε τύπο γραμματοσειράς. Το ABBYY PDF 15
Transformer 2.0 ουσιαστικά θα χειριστεί τη σελίδα σα μία λήψη (snapshot) ενός κειμένου και θα χρησιμοποιήσει τις δυνατότητες της τεχνολογίας OCR προκειμένου να αναγνωρίσει το κείμενο. Εντοπισμός περιοχών Αναγνώρισης Προτού ξεκινήσει την διαδικασία της μετατροπής το ABBYY PDF Transformer 2.0 αναλύει τις προς μετατροπή σελίδες: για κάθε σελίδα το πρόγραμμα προβαίνει στον ορισμό των περιοχών κειμένου, εικόνας και πίνακα. Η ανάλυση των σελίδων μπορεί να γίνει είτε αυτόματα από το πρόγραμμα, είτε χειροκίνητα από το χρήστη. Στην πλειοψηφία των περιπτώσεων το ABBYY PDF Transformer 2.0 εντοπίζει, χωρίς λάθη, τις κατάλληλες περιοχές του αρχείου. Η αυτόματη ανάλυση των σελίδων ενεργοποιείται με το πάτημα του κουμπιού Transform, έχετε όμως τη δυνατότητα να ξεκινήσετε τη διαδικασία αυτή και χειροκίνητα πατώντας το κουμπί της γραμμής εργαλείων. Το πρόγραμμα μπορεί να εντοπίσει αυτόματα, και εσείς μπορείτε να επιλέξετε χειροκίνητα, τις ακόλουθες περιοχές: Text (κείμενο) Η περιοχή αυτή περιλαμβάνει κείμενο. Το κείμενο θα πρέπει να εκτυπώνεται σε μία σελίδα. Εάν μέσα στο κείμενο περιέχονται και εικόνες, τότε θα πρέπει να τις ορίσετε σαν περιοχές εικόνας (δείτε παρακάτω). Σε αντίθετη περίπτωση το πρόγραμμα θα προσπαθήσει να τις μετατρέψει σε επεξεργάσιμο και αναζητήσιμο κείμενο. Picture (εικόνα) Η περιοχή αυτή περιλαμβάνει εικόνα. Το περιεχόμενο μέσα σε αυτή την περιοχή θα αποθηκευτεί ως έχει, επομένως σε περίπτωση που δεν επιθυμείτε να αναγνωρίσετε κάποιο κείμενο μπορείτε να το ορίσετε σαν περιοχή εικόνας. Table (πίνακας) Η περιοχή αυτή περιλαμβάνει πίνακα ή κείμενο σε μορφή πίνακα. Το πρόγραμμα θα αναγνωρίσει τις γραμμές και τις στήλες και θα αποθηκεύσει το αποτέλεσμα με τη μορφή πίνακα. Έχετε τη δυνατότητα ακόμη και χειροκίνητα να ορίσετε μία περιοχή σαν πίνακα. Εάν κατά τη διάρκεια της αυτόματης ανάλυσης του αρχείου το πρόγραμμα αναγνωρίσει λανθασμένα κάποιες περιοχές έχετε τη δυνατότητα να τις διορθώσετε με το χέρι. Επιλογή και Τροποποίηση περιοχών Χειροκίνητα Μπορεί να επιθυμείτε να ορίσετε κάποιες περιοχές με το χέρι σε περιπτώσεις, όπως: 1. Επιθυμείτε να μετατρέψετε μόνο συγκεκριμένη περιοχή της σελίδας, 2. Η αυτόματη ανάλυση του κειμένου παρουσιάζει σφάλματα. Συμβουλή: Με το σωστό καθορισμό των επιλογών μετατροπής του αρχείου PDF έχετε τη δυνατότητα να βελτιώσετε την ποιότητα των αποτελεσμάτων της αυτόματης ανάλυσης. Για το λόγο αυτό βεβαιωθείτε πως έχετε ορίσει τις σωστές επιλογές για το αρχείο (δείτε την ενότητα Μετατροπή Αρχείων PDF). Εάν το πρόγραμμα έχει ορίσει κάποιες περιοχές λανθασμένα τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία επιλογής προκειμένου να διορθώσετε τα λάθη σε αυτές. Επιλέξτε μία περιοχή: 1. Κάντε κλικ σε κάποιο από τα εργαλεία επιλογής περιοχής: για να ορίσετε μία περιοχή κειμένου για να ορίσετε μία εικόνα για να ορίσετε έναν πίνακα 2. Τοποθετήστε τον κέρσορα σε μία άκρη της περιοχής που επιθυμείτε να επιλέξετε. Κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του κέρσορα σύρτε τον διαγώνια έως την άλλη άκρη της περιοχής. 3. Αφήστε το κουμπί. Γύρω από την περιοχή που επιλέξατε θα παρουσιαστεί ένα πλαίσιο. 16
Τροποποίηση μίας περιοχής Αλλαγή του τύπου μίας περιοχής Κάντε δεξί κλικ πάνω στην περιοχή τον τύπο της οποίας επιθυμείτε να αλλάξετε και επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο από το μενού συντόμευσης. Τροποποίηση των ορίων μίας περιοχής 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω στο όριο της περιοχής που επιθυμείτε να αλλάξετε. 2. Κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί του κέρσορα και σύρτε το όριο της περιοχής έως το επιθυμητό σημείο. 3. Αφήστε τον κέρσορα. Σημείωση: Εάν τοποθετήσετε τον κέρσορα στη γωνία μίας περιοχής, τότε σύροντας τη γωνία, θα μετακινηθούν τα παρακείμενα οριζόντια και κάθετα όρια της περιοχής. Προσθήκη ενός ορθογώνιου μέρους σε μία περιοχή 1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο 2. Τοποθετήστε τον κέρσορα μέσα στην περιοχή στην οποία επιθυμείτε να προσθέσετε μία νέα περιοχή. Κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί του κέρσορα και σύρτε τον διαγώνια προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Μόλις επιλέξετε την περιοχή που επιθυμείτε αφήστε τον κέρσορα. Η νέα ορθογώνια περιοχή που σχηματίσατε θα προστεθεί στην ήδη υπάρχουσα περιοχή. 3. Εάν απαιτείται, τροποποιήστε τα όρια της περιοχής. Σημείωση: Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να προσθέσετε σημεία σε μία περιοχή πίνακα. Αποκοπή ενός ορθογώνιου μέρους από μία περιοχή 1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο 2. Τοποθετήστε τον κέρσορα μέσα στην περιοχή από την οποία επιθυμείτε να αποκόψετε μία περιοχή. Κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί του κέρσορα και σύρτε τον διαγώνια προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Μόλις επιλέξετε την περιοχή που επιθυμείτε αφήστε τον κέρσορα. Η νέα ορθογώνια περιοχή που σχηματίσατε θα αποκοπεί από την ήδη υπάρχουσα περιοχή. 3. Εάν απαιτείται τροποποιήστε τα όρια της περιοχής. Σημειώσεις: 1. Μπορείτε να οριοθετήσετε μία περιοχή τοποθετώντας σημεία αναφοράς γύρω από αυτή και ενώνοντάς τα με γραμμές, έτσι ώστε να την περικλύσετε σε ένα ορθογώνιο σχήμα. Τις γραμμές ένωσης μπορείτε να τις μετακινήσετε χρησιμοποιώντας τον κέρσορα προς όποια κατεύθυνση επιθυμείτε. Για να προσθέσετε ένα νέο σημείο αναφοράς κρατήστε πατημένο το κουμπί SHIFT, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο στο οποίο επιθυμείτε να προσθέσετε το νέο σημείο (ο κέρσορας θα πάρει σχήμα σταυρού) και στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ για να προστεθεί. 2. Υπάρχουν συγκεκριμένοι περιορισμοί που καθορίζουν το σχήμα μίας περιοχής, λόγω του ότι το ABBYY PDF Transformer μετατρέπει μόνο συνεχόμενες γραμμές κειμένου. Για να ικανοποιηθούν αυτές οι συνθήκες το ABBYY PDF Transformer είτε θα προσαρμόσει αυτόματα την περιοχή στην οποία εισαγάγατε ένα νέο τμήμα είτε θα σας απαγορεύσει να μετακινήσετε κάποια από τα όρια της περιοχής. Για παράδειγμα, εάν αποκόψετε ένα ορθογώνιο τμήμα από μία περιοχή το ABBYY PDF Transformer αυτόματα θα αποκόψει τη δεξιά πλευρά που περισσεύει έως το όριο της περιοχής. 3. Δε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να κόψετε τμήματα από μία περιοχή πίνακα. Επιλογή μίας ή περισσοτέρων περιοχών Κάντε κλικ στο εικονίδιο και στη συνέχεια κλικάρετε την επιθυμητή περιοχή ή κρατήστε πατημένο το κουμπί του κέρσορα και σχεδιάστε ένα ορθογώνιο εσωκλείοντας την επιθυμητή περιοχή. Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήστε τα εργαλεία επιλογής περιοχών προκειμένου να επιλέξετε μία ή και περισσότερες περιοχές. Για να επιλέξετε πολλές περιοχές κάντε κλικ σε κάποιο από τα εικονίδια,, ή, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ή CTRL και στη συνέχεια κάντε κλικ στα εικονίδια,, ή για κάποια από τις επιθυμητές περιοχές. Για να αποεπιλέξετε κάποια περιοχή κάντε κλικ σε κάποιο από τα εργαλεία,, ή, 17
κρατήστε πατημένο το κουμπί CTRL και στη συνέχεια κάντε κλικ στις περιοχές που επιθυμείτε. Για να μετακινήσετε μία περιοχή κάντε κλικ σε κάποιο από τα εργαλεία,,, ή, κρατήστε πατημένο το κουμπί ALT και στη συνέχεια μετακινήστε την περιοχή στο σημείο που επιθυμείτε. Αλλαγή αρίθμησης περιοχών 1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο 2. Επιλέξτε τις περιοχές με τη σειρά με την οποία επιθυμείτε να εμφανίζονται στο αρχείο εξόδου. Διαγραφή μίας περιοχής Επιλέξτε την περιοχή την οποία επιθυμείτε να απομακρύνετε και πατήστε το πλήκτρο DEL ή Κάντε δεξί κλικ σε μία περιοχή και επιλέξτε από το μενού συντόμευσης την εντολή Delete Area. Διαγραφή όλων των περιοχών Κάντε κλικ στο εικονίδιο. Με αυτό τον τρόπο θα διαγράψετε όλες τις περιοχές που έχουν σχηματιστεί στην τρέχουσα σελίδα. ή Επιλέξτε όλες τις περιοχές και πατήστε το πλήκτρο DEL. Αλλαγή του προσανατολισμού του κειμένου μίας περιοχής Κάντε δεξί κλικ μέσα στην περιοχή κειμένου και επιλέξτε τον προσανατολισμό που επιθυμείτε για αυτή από το μενού συντόμευσης. Οι επιλογές που έχετε είναι: - Horizontal Text - Οριζόντιο Κείμενο, - Vertical Text (top-to-bottom) - Κάθετο Κείμενο (από πάνω προς τα κάτω), - Vertical Text (bottom-to-top) - Κάθετο Κείμενο (από κάτω προς τα πάνω). Επεξεργασία πίνακα Αυτόματος εντοπισμός γραμμών και στηλών Αντί να σχεδιάζετε με το χέρι κάθετες και οριζόντιες γραμμές σε ένα πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο. Κάντε κλικ στο εργαλείο αυτό και στη συνέχεια τροποποιήστε τα αποτελέσματα. Επεξεργασία πίνακα Για να επεξεργαστείτε έναν πίνακα κάντε κλικ σε ένα από τα ακόλουθα εργαλεία: για να προσθέσετε μία κάθετη γραμμή για να προσθέσετε μία οριζόντια γραμμή για να διαγράψετε μία γραμμή Εάν ένα κελί πίνακα περιέχει μόνο εικόνα από το μενού συντόμευσης επιλέξτε την εντολή Treat Selected Cells As Picture. Εάν το κελί περιέχει εικόνα και κείμενο οριοθετήστε την εικόνα σαν μία ξεχωριστή περιοχή μέσα στο κελί. Συγχώνευση επιλεγμένων κελιών Κάντε δεξί κλικ στα κελιά που έχετε επιλέξει και στη συνέχεια από το μενού συντόμευσης επιλέξτε την εντολή Merge Table Cells ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Διαχωρισμών συγχωνευμένων κελιών Κάντε δεξί κλικ στα κελιά που έχετε επιλέξει και στη συνέχεια από το μενού συντόμευσης επιλέξτε την εντολή Split Table Cells ή κάντε κλικ στο εικονίδιο 18
Δημιουργία αρχείων PDF Το ABBYY PDF Transformer διαθέτει ένα ιδιαίτερα φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργείτε αρχεία PDF από αρχεία Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, HTML, RTF, Microsoft Visio και TXT. Το διάγραμμα που ακολουθεί αναπαριστά σχηματικά τη διαδικασία μετατροπής αρχείων DOC, RTF, XLS, PPT, HTML, VSD ή TXT σε αρχεία PDF: Ενεργοποιείστε το ABBYY PDF Transformer Επιλέξτε ένα αρχείο DOC, XLS, PPT, HTML, RTF, VSB ή TXT. Ορίστε τις κατάλληλες ρυθμίσεις για το αρχείο PDF Πατήστε το κουμπί Create PDF Το αρχείο PDF θα ανοίξει * Στις εφαρμογές του Microsoft Office πατήστε το κουμπί Transform PDF * - Το αποτέλεσμα της διαδικασίας θα ανοίξει από την εφαρμογή προεπισκόπησης που έχετε ήδη ορισμένη στον υπολογιστή σας. Το ABBYY PDF Transformer 2.0 σας επιτρέπει να ορίζετε το μέγεθος των αρχείων PDF, να διασφαλίζετε τη συμβατότητά τους με τις ποικίλες εκδόσεις του Adobe Reader και να τα προστατεύετε από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Η ενότητα αυτή περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία αρχείων PDF και προσφέρει συμβουλές έτσι ώστε να επιλέγετε τις βέλτιστες επιλογές όσον αφορά στο αρχείο. Δημιουργία αρχείων PDF στο ABBYY PDF Transformer 2.0 1. Τρέξτε το ABBYY PDF Transformer 2.0 και πιο συγκεκριμένα πηγαίνετε Start>Programs>ABBYY PDF Transformer 2.0>Create PDF File. Από το παράθυρο διαλόγου Select File To Save as PDF που ανοίγει επιλέξτε ένα αρχείο από τους ακόλουθους τύπους: DOC, RTF, XLS, PPT, HTML, VSD ή TXT και κάντε κλικ στο κουμπί Open. Σημείωση: Η δημιουργία ενός αρχείου PDF από αρχείο του Microsoft Word, Microsoft Excel και Microsoft PowerPoint προϋποθέτει την ύπαρξη των εφαρμογών αυτών στον υπολογιστή σας. 2. Ελέγξτε τις επιλογές του αρχείου PDF (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία αρχείων PDF μεταβείτε στην ενότητα PDF Creation Options Επιλογές Δημιουργίας αρχείων PDF). 3. Κάντε κλικ στην εντολή Create PDF File. Το αρχείο PDF που δημιουργείται θα αποθηκευτεί και ανοίξει μέσα από μία εφαρμογή προεπισκόπησης αρχείων PDF. Σημείωση: Για να δημιουργήσετε αρχεία PDF μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τον εκτυπωτή PDF- XChange for ABBYY PDF Transformer. Για περισσότερες πληροφορίες μεταβείτε στην ενότητα Creating PDF Documents From Other Applications (Δημιουργία αρχείων PDF από άλλες Εφαρμογές). Δημιουργία αρχείων PDF από εφαρμογές MS Office Κατά την εγκατάσταση του ABBYY PDF Transformer 2.0 το πρόγραμμα ολοκληρώνεται με τον Windows Explorer και το Microsoft Office. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα τα κουμπιά του ABBYY PDF Transformer να εμφανίζονται στο Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint και Microsoft Visio. 1. Τρέξτε μία εφαρμογή του Microsoft Office. 2. Δημιουργήστε ή ανοίξτε το αρχείο που επιθυμείτε να σώσετε σε μορφή PDF. 3. Από τη γραμμή εργαλείων του ABBYY PDF Transformer 2.0 κάντε κλικ σε ένα από τα ακόλουθα κουμπιά: δημιουργεί ένα αρχείο PDF, 19
δημιουργεί ένα αρχείο PDF και το αποστέλλει αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 4. Ελέγξτε τις επιλογές του αρχείου PDF (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία αρχείων PDF μεταβείτε στην ενότητα PDF Creation Options Επιλογές Δημιουργίας αρχείων PDF). 5. Κάντε κλικ στην εντολή Create PDF File. Το αρχείο PDF που δημιουργείται είτε θα αποθηκευτεί και θα ανοίξει μέσα από μία εφαρμογή προεπισκόπησης αρχείων PDF είτε θα επισυναφθεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σημείωση: Για να δημιουργήσετε αρχεία PDF μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τον εκτυπωτή PDF- XChange for ABBYY PDF Transformer. Για περισσότερες πληροφορίες μεταβείτε στην ενότητα Creating PDF Documents From Other Applications (Δημιουργία αρχείων PDF από άλλες Εφαρμογές). Δημιουργία αρχείων PDF στον Windows Explorer Όταν δημιουργείτε αρχεία PDF μέσα από τον Windows Explorer το πρόγραμμα χρησιμοποιεί τις επιλογές που είχατε επιλέξει κατά την προηγούμενη φορά που τρέξατε το ABBYY PDF Transformer 2.0 μέσα από τον Windows Explorer. 1. Ανοίξτε τον Windows Explorer και κάντε δεξί κλικ στο αρχείο DOC, RTF, XLS, HTML, PPT, VSD, ή TXT που επιθυμείτε να μετατρέψετε. Από το μενού συντόμευσης επιλέξτε το ABBYY PDF Transformer 2.0 και στη συνέχεια επιλέξτε μία από τις κάτωθι επιθυμητές ενέργειες: Create PDF File - Δημιουργεί ένα αρχείο PDF το οποίο και αποθηκεύει στο φάκελο εξόδου, Create and E-mail PDF File - Δημιουργεί ένα αρχείο PDF και το επισυνάπτει σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Create PDF File with Custom Settings... - Ανοίγει το πρόγραμμα ABBYY PDF Transformer 2.0 προκειμένου να ορίσετε επιθυμητές επιλογές για το αρχείο PDF. Για περισσότερες πληροφορίες μεταβείτε στην ενότητα Creating PDF Documents in ABBYY PDF Transformer (Δημιουργία αρχείων PDF στο ABBYY PDF Transformer). Σημείωση: Όταν επιλέγονται πολλά αρχεία από τον Windows Explorer, δεν εμφανίζεται το μενού συντόμευσης του ABBYY PDF Transformer 2.0. 2. Με την ενεργοποίηση της διαδικασίας μετατροπής ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο αναπαριστάται η πρόοδος της διαδικασίας. Σημείωση: Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF από κάποιο αρχείο του Microsoft Word, Microsoft Excel και Microsoft PowerPoint θα πρέπει να έχετε ήδη εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας την αντίστοιχη εφαρμογή. Για να δημιουργήσετε αρχεία PDF μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τον εκτυπωτή PDF- XChange for ABBYY PDF Transformer. Για περισσότερες πληροφορίες μεταβείτε στην ενότητα Δημιουργία αρχείων PDF από άλλες Εφαρμογές. Όταν δημιουργείτε αρχεία PDF από αρχεία του Microsoft Word, Microsoft Excel και Microsoft PowerPoint files διατηρείται η δομή, οι σελιδοδείκτες και οι υπερσύνδεσμοι που υπάρχουν στο αρχικό αρχείο. Δημιουργία αρχείων PDF από άλλες Εφαρμογές Εάν κατά την εγκατάσταση του ABBYY PDF Transformer επιλέξατε την τυπική εγκατάσταση ή επιλέξατε το αντικείμενο Create PDF τότε αυτόματα εγκαταστάθηκε και ο εκτυπωτής PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 στον υπολογιστή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό τον εκτυπωτή για να δημιουργήσετε αρχεία PDF από οποιαδήποτε εφαρμογή που σας επιτρέπει να επιλέξετε εκτυπωτή. Η διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθήσετε είναι η εξής: 1. Τρέξτε την εφαρμογή και ανοίξτε το αρχείο που επιθυμείτε να μετατρέψετε σε αρχείο PDF. Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου σχετικά με τις ρυθμίσεις εκτύπωσης (η ενέργεια αυτή διαφέρει από τη μία εφαρμογή στην άλλη. Στις περισσότερες περιπτώσεις όμως για να ανοίξετε το συγκεκριμένο παράθυρο διαλόγου θα πρέπει να επιλέξετε File>Print). 2. Από τη λίστα των διαθέσιμων εκτυπωτών επιλέξτε τον «εικονικό» εκτυπωτή PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 και κάντε κλικ στο κουμπί Properties. 3. Από το παράθυρο διαλόγου του PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0 που ανοίγει, ορίστε τις επιθυμητές ιδιότητες του αρχείου PDF. 20