Εισαγωγή και επεξεργασία δεδοµένων

Μάθηµα 4 Εισαγωγή και επεξεργασία δεδοµένων Εισαγωγή δεδοµένων σε πίνακα 1. Ανοίγουµε το παράθυρο του πίνακα Υπάλληλοι σε προβολή φύλλου δεδοµένων. 2. Η κενή γραµµή, η οποία υπάρχει πάντα στον πίνακα, είναι αυτή στην οποία θα εισαγάγουµε την πρώτη. Το πεδίο Κωδικός Υπαλλήλου έχει καθοριστεί ως Αυτόµατη αρίθµηση και ως εκ τούτου σε αυτό δεν γράψουµε τίποτα. 3. Αρχίζουµε την πληκτρολόγηση από το πεδίο Ονοµατεπώνυµο. Μόλις πληκτρολογήσουµε το πρώτο γράµµα, αµέσως η Access εισάγει στο πεδίο Κωδικός Υπαλλήλου τον αριθµό 1. Ταυτόχρονα δηµιουργείται από κάτω µία νέα κενή γραµµή. Αυτή η γραµµή, /όπως προαναφέρα- µε, θα υπάρχει πάντα στον πίνακα και σε αυτή θα προσθέτουµε τις νέες εγγραφές. 4. Συνεχίζουµε την εισαγωγή των δεδοµένων της πρώτης ς. Η µετακίνηση στο επόµενο πεδίο γίνεται µε το πλήκτρο Tab. Όταν φθάσουµε στο πεδίο Ειδικότητα, τότε κάνουµε κλικ στο πλήκτρο του πτυσσόµενου πλαισίου καταλόγου και επιλέγουµε την ειδικότητα που θέλουµε. 5. Κάθε φορά που θα παραβιάζουµε την ιδιότητα Απαιτείται (Required) σε κάποιο πεδίο, στο οποίο θέσαµε την τιµή Ναι (π.χ. στο πεδίο Ονοµατεπώνυµο), θα εµφανίζεται ένα προειδοποιητικό µήνυµα. Θα πρέπει να πατήσουµε Esc για να ακυρώσουµε τη δεύτερη και να συµπληρώσουµε την πρώτη. 29

6. Το ίδιο θα συµβαίνει και στα πεδία στα οποία έχουµε καθορίσει κανόνες εγκυρότητας (π.χ. στο πεδίο Αρχ. Μισθός). 7. Παρακάµπτουµε προσωρινά το πεδίο Φωτογραφία µε το οποίο θα ασχοληθούµε παρακάτω, διότι αποτελεί µία ειδική περίπτωση. 8. Στο πεδίο Παρατηρήσεις µπορούµε να γράψουµε κάποιες φράσεις ή να αντιγράψουµε από έναν επεξεργαστή κειµένου ένα ολόκληρο κείµενο. Η εµφάνιση όµως όλου του κειµένου γίνεται µέσα από κάποια φόρµα. Για παράδειγµα προσθέτουµε τη φράση: "Έχει ζητήσει µετάθεση στο υποκατάστηµα της Θεσ/νίκης". Το υπόλοιπο µέρος της ς εµφανίζεται στην επόµενη εικόνα. Αφού τελειώσαµε µε την καταχώριση της πρώτης ς, πατάµε το πλήκτρο Tab για να αρχίσουµε την εισαγωγή της δεύτερης ς. Αµέσως τα δεδοµένα της πρώτης ς αποθηκεύονται στο δίσκο. Θα πρέπει πάντα να έχουµε υπόψη µας ότι τα δεδοµένα των Β.. θεωρούνται κρίσι- µα και ότι πάνω απ' όλα προέχει η ασφάλεια, η ακεραιότητα και η ορθότητα των δεδοµένων. Συνεχίζουµε έτσι την εισαγωγή της 2 ης ς. 30

Μετακίνηση στις εγγραφές µε τη βοήθεια των πλήκτρων πλοήγησης Τώρα που καταχωρίσαµε δύο εγγραφές µπορούµε να εξηγήσουµε τα πλήκτρα που υπάρχουν στο κάτω µέρος του πίνακα. Τα πλήκτρα αυτά µας βοηθούν να µετακινούµαστε µέσα στο φύλλο δεδοµένων. Προηγούµενη Επόµενη Νέα Σύνολο εγγραφών Πρώτη Τρέχουσα Τελευταία Εάν θέλουµε να µετακινηθούµε σε µία συγκεκριµένη και εφόσον είναι γνωστός ο αριθ- µός της ς, τότε πληκτρολογούµε τον αριθµό της ς στη θέση της τρέχουσας και µετά πατάµε το Enter. Ενδείξεις εγγραφών Με την Access είναι δυνατόν να εργαζόµαστε στο φύλλο δεδοµένων κάθε φορά µε µία µόνο. Ανάλογα µε την εργασία που κάνουµε, εµφανίζονται διάφορα σύµβολα ένδειξης στον επιλογέα ς, ο οποίος βρίσκεται στα αριστερά κάθε ς του φύλλου δεδοµένων. Σύµβολο ένδειξης της τρέχουσας ς Κάνοντας κλικ σε µία, αυτή γίνεται τρέχουσα και στη στήλη του επιλογέα ς εµφανίζεται το σύµβολο της τρέχουσας ς. Για παράδειγµα στην προηγούµενη εικόνα βλέπουµε ότι ο δείκτης της τρέχουσας ς βρίσκεται στην πρώτη. Εξ άλλου, η γραµµή πλοήγησης µας πληροφορεί για την τρέχουσα όπως επίσης και για το σύνολο των εγγραφών του φύλλου δεδοµένων ανέρχεται. Σύµβολο ένδειξης για τη δηµιουργία νέας ς Αναφέρεται στη κενή γραµµή, η οποία υπάρχει πάντα στον πίνακα. Σε αυτήν τη γραµµή έχουµε τη δυνατότητα να εισαγάγουµε µία νέα. Σύµβολο ένδειξης τροποποίησης µιας ς Όταν είµαστε στη διαδικασία εισαγωγής µιας νέας ς, ή στη διαδικασία διόρθωσης µιας ς, τότε στον επιλογέα ς εµφανίζεται το σύµβολο. Αυτό σηµαίνει ότι η είναι σε κατάσταση διόρθωσης. Η αποθήκευση όµως των αλλαγών στην θα γίνει µόνον όταν µεταφερθούµε σε κάποια άλλη ή αν επιλέξουµε Εγγραφές Αποθήκευση ς. Για να αναιρέσουµε τις αλλαγές θα πρέπει να πατήσουµε το πλήκτρο Esc πριν φύγουµε από την. Ενώ για να αναιρέσουµε µία νέα θα πρέπει να πατήσουµε δύο φορές το Esc. Σύµβολο ένδειξης κλειδώµατος µιας ς 31

Εµφανίζεται όταν κάποιος χρήστης επιχειρεί να τροποποιήσει µία, τη στιγµή που την τροποποιεί κάποιος άλλος χρήστης. Αυτή η περίπτωση είναι δυνατόν να συµβεί µόνο σε Β.. οι οποίες βρίσκονται σε δίκτυο και εποµένως είναι προσπελάσιµες ταυτόχρονα από πολλούς χρήστες του δικτύου αυτού. Εισαγωγή εικόνας σε πεδίο Αντικειµένου OLE Έχει ήδη ειπωθεί ότι τα πεδία αντικειµένου OLE χρησιµοποιούνται για την αποθήκευση εικόνων, ήχων, εγγράφων του Word, του Excel κλπ. Συγκεκριµένα εµείς θέλουµε να αποθηκεύσουµε τις φωτογραφίες των υπαλλήλων. Οι φωτογραφίες µπορούν να εισαχθούν στον υπολογιστή µε τη βοήθεια ενός scanner, µέσα από ένα πρόγραµµα επεξεργασίας εικόνας. Επειδή όµως κάθε φωτογραφία καταλαµβάνει αρκετό χώρο στο δίσκο, όταν τις εισάγουµε στον υπολογιστή θα πρέπει η σάρωση θα πρέπει να γίνεται σε χαµηλή ανάλυση π.χ. στα 72 dpi. Επίσης οι διαστάσεις της κάθε φωτογραφίας θα πρέπει να είναι µικρές και η αποθήκευση από το πρόγραµµα επεξεργασίας εικόνας, θα πρέπει να γίνεται σε µορφή συµπιεσµένου αρχείου εικόνας, όπως το jpg. Στη διάρκεια εισαγωγής του αντικειµένου εικόνας πιθανώς η Access να µας πληροφορήσει ότι δεν µπορεί να βρει το εξυπηρετητή του αντικειµένου OLE, ή εάν εισαγάγουµε την εικόνα, αυτή να εµφανιστεί στο πεδίο Θέση ως πακέτο. Είναι επίσης δυνατόν να εµφανιστεί ως εικονίδιο, εάν εισαχθεί µέσω φόρµας, Αυτό σηµαίνει ότι δεν έχουµε εγκαταστήσει το πρόγραµµα επεξεργασίας εικόνας Microsoft Photo Editor κατά τη διαδικασία εγκατάστασης του Microsoft Office. Εφόσον λοιπόν έχου- µε µεταφέρει τις φωτογραφίες των υπαλλήλων στον υπολογιστή, τις εισάγουµε στον πίνακα Υπάλληλοι ως εξής: 1. Κάνουµε κλικ στο πεδίο Φωτογραφία της πρώτης ς. 2. Επιλέγουµε Εισαγωγή Αντικείµενο ή κάνουµε κλικ µε το δεξί πλήκτρο και επιλέγουµε Εισαγωγή αντικειµένου. 3. Από το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αντικειµένου, σε περίπτωση που δεν έχουµε έτοιµες εικόνες, αφήνουµε επιλεγµένο το πλαίσιο επιλογής ηµιουργία νέου και από το πλαίσιο λίστας Τύπος αντικειµένου, επιλέγουµε τον κατάλληλο τύπο εικόνας π.χ. Φωτογραφία του Microsoft Photo Editor. 4. Επειδή όµως έχουµε ήδη έτοιµα τα αρχεία µε τις φωτογραφίες των υπαλλήλων, κάνουµε κλικ στην επιλογή ηµιουργία από αρχείο. 32

4. Πατάµε το πλήκτρο Αναζήτηση. Βρίσκουµε το φάκελο µε τα αρχεία εικόνας και επιλέγουµε το αρχείο εικόνας του αντίστοιχου υπαλλήλου. 5. Στη συνέχεια πατάµε το πλήκτρο ΟΚ για να επιστρέψουµε στον πίνακα Υπάλληλοι. 6. Παρατηρούµε ότι η Access τοποθέτησε στο πεδίο Φωτογραφία το χαρακτηρισµό "Φωτογραφία του Microsoft Photo Editor 3.0". Αυτό σηµαίνει ότι υπάρχει ένα συνδεδεµένο αντικείµενο, το οποίο δηµιουργήθηκε µε το πρόγραµµα επεξεργασίας εικόνας Microsoft Photo Editor 3.0. Εάν τώρα κάνουµε διπλό κλικ θα ανοίξει το Microsoft Photo Editor και θα εµφανίσει τη φωτογραφία του υπαλλήλου. Στην πράξη όµως, όπως θα δούµε στο κεφάλαιο των φορµών, η εµφάνιση των φωτογραφιών γίνεται κυρίως µέσω µιας φόρµας. Προσθήκη νέων εγγραφών Στην πράξη µεταφερόµαστε στην τελευταία κενή γραµµή του πίνακα και αρχίζουµε την εισαγωγή από το πεδίο Ονοµατεπώνυµο. Στο πεδίο Κωδ. Υπαλλ. δεν εισάγουµε τίποτα. Η πληκτρολόγηση θα πρέπει να γίνεται οριζοντίως, δηλαδή θα πρέπει πρώτα να εισάγουµε µία και κατόπιν να - εισαγάγουµε την επόµενη. Θα θυµόµαστε ότι είχαµε ορίσει σε αρκετά πεδία την ιδιότητα Απαιτείται: Ναι. Έτσι σε περίπτωση που δεν συµπληρώσουµε σε κάποια το αντίστοιχο πεδίο, τότε η Access θα διαµαρτυρηθεί εµφανίζοντας το κατάλληλο µήνυµα. Σε περίπτωση που έχουµε ήδη πολλές εγγραφές σε έναν πίνακα, για να εισαγάγουµε µία νέα, θα πρέπει να µεταβούµε πρώτα στην κενή γραµµή, στο κάτω µέρος του πίνακα. Η µετάβαση µπορεί να γίνει από το πλήκτρο µετάβασης νέας ς, στο κάτω µέρος του πίνακα, από το πλήκτρο ηµιουργία ς της εργαλειοθήκης ή πατώντας το συνδυασµό πλήκτρων Ctrl και +. Κατά τη διάρκεια της πληκτρολόγησης αν θελήσουµε να αναιρέσουµε την προσθήκη µιας νέας ς, θα πρέπει να πατήσουµε δύο φορές το πλήκτρο Esc ή να κάνουµε διαδοχικά κλικ πάνω 33

στο πλήκτρο Αναίρεση πληκτρολόγησης της εργαλειοθήκης, έως ότου αυτό γίνει ανενεργό. Τροποποίηση δεδοµένων Σε ένα φύλλο δεδοµένων η τροποποίηση των δεδοµένων γίνεται σε κάθε κελί χωριστά. Πρώτα βρίσκουµε την που θέλουµε να τροποποιήσουµε. Κατόπιν µεταφερόµαστε στο κελί, στο ο- ποίο θέλουµε να κάνουµε τροποποιήσεις. Η επιλογή των δεδοµένων γίνεται µε πολλούς τρόπους. Αν όλα τα δεδοµένα ενός κελιού είναι επιλεγµένα, τότε αυτά θα αντικατασταθούν από τα νέα, τα οποία θα πληκτρολογήσουµε. Σε περίπτωση που δεν είναι επιλεγµένα, τότε πατάµε το πλήκτρο F2, το οποίο τα επιλέγει και προετοιµάζει την τροποποίηση. Το ίδιο µπορεί να γίνει και από το ποντίκι. Τοποθετούµε το δείκτη του ποντικιού στο αριστερό τµήµα του κελιού (κοντά στην κάθετη γραµµή του πλέγµατος). Θα παρατηρήσουµε ότι ο δείκτης του ποντικιού µετατρέπεται σε άσπρο σταυρό. Τότε κάνουµε κλικ και επιλέγονται όλα τα δεδοµένα του κελιού. Εάν θέλουµε να τροποποιήσουµε ένα µόνο τµήµα των δεδοµένων του κελιού, µπορούµε να τα επιλέξουµε σύροντας πάνω από το τµήµα του κελιού το δείκτη του ποντικιού. Εάν θέλουµε να τροποποιήσουµε µία µόνο λέξη σε ένα κελί, όπως το µικρό όνοµα στη στήλη Ονοµατεπώνυµο, κάνουµε διπλό κλικ πάνω στη λέξη για να την επιλέξουµε και πληκτρολογούµε το νέο όνοµα. ιαγραφή εγγραφών Για να διαγράψουµε µία (γραµµή) θα πρέπει πρώτα να την επιλέξουµε. Η επιλογή γίνεται κάνοντας κλικ στον επιλογέα γραµµής. Επιλέγουµε λοιπόν τη γραµµή που θέλουµε να διαγράψουµε και πατάµε το πλήκτρο Delete του πληκτρολογίου ή το πλήκτρο ιαγραφή εγγραφών. Μπορούµε να επιλέξουµε περισσότερες γραµµές εάν σύρουµε το δείκτη του ποντικιού πάνω στους επιλογείς γραµµών και µαρκάρουµε έτσι περισσότερες από µία γραµµές. Θα πρέπει όµως να γνωρίζουµε ότι µετά τη διαγραφή µιας γραµµής δεν είναι δυνατή η επανάκτηση της. Εποµένως θα πρέπει να είµαστε ιδιαίτερα προσεκτικοί κάθε φορά που διαγράφουµε µία. Σε κάθε περίπτωση µόλις πατήσουµε το πλήκτρο Delete, η Access θα µας προειδοποιήσει εάν είµαστε βέβαιοι για τη διαγραφή. Γι' αυτόν το λόγο πριν διαγράψουµε κάποιες γραµµές καλό είναι να κάνουµε πρώτα ένα αντίγραφο του πίνακα. 34