ΚΥΠΡΙΑΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ CYPRUS CONVENTION BUREAU ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΕΞΟΙΚΕΙΩΣΗΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ ΚΑΙ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΚΙΝΗΤΡΩΝ ΣΤΗΝ ΚΥΠΡΟ Α. ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 2015 Η ενημέρωση των συμμετεχόντων γύρω από το συνεδριακό προϊόν της Κύπρου και η ενδυνάμωση της εικόνας της Κύπρου ως ενός ελκυστικού και ανταγωνιστού προορισμού οργάνωσης συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων στις ξένες αγορές. Β. ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΙ ΑΙΤΗΤΕΣ Αδειούχα από τον Οργανισμό τοπικά Γραφεία Τουρισμού & Ταξιδίων, τα οποία πληρούν τις ελάχιστες προϋποθέσεις του Cyprus Convention Bureau και έχουν κατηγοριοποιηθεί ως γραφεία DMC. Τα γραφεία αυτά συμπεριλαμβάνονται στον κατάλογο, ο οποίος είναι αναρτημένος στην επίσημη ιστοσελίδα του Οργανισμού www.visitcyprus.com στην ενότητα «Συνέδρια και Κίνητρα» και κάτω από τον τίτλο Επαγγελματίες Οργανωτές Συνεδρίων και Ταξιδίων Κινήτρων. Αδειούχα Γραφεία Τουρισμού και Ταξιδίων εγκατεστημένα σε κράτος μέλος εκτός της Δημοκρατίας τα οποία σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6Α-(1) του Περί Γραφείων Τουρισμού και Ταξιδίων και Ξεναγών Νόμου του 1995 μέχρι (Αρ.2) του 2013, δύναται να ασκούν προσωρινά στη Δημοκρατία, τις δραστηριότητες που αναφέρονται στο άρθρο 3 του υπό αναφορά Νόμου χωρίς να απαιτείται να έχουν μόνιμα οργανωμένο Γραφείο στη Δημοκρατία, νοουμένου ότι δηλώσουν στον Οργανισμό αυτή την πρόθεση τους εγγράφως. Γ. ΠΟΣΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ Ο αιτητής δύναται να υποβάλει στον Οργανισμό αίτηση για το ταξίδι εξοικείωσης που θα οργανώσει για μόνο μια από τις πιο κάτω δύο κατηγορίες: Κατηγορία 1: παροχή φιλοξενίας η οποία θα καλύπτει το 50% και μέχρι 500 το άτομο έναντι των πραγματικών επιλέξιμων δαπανών όπως αναφέρονται στην Παράγραφο Δ. Ή Κατηγορία 2: παροχή φιλοξενίας η οποία θα καλύπτει το 80% και μέχρι 500 το άτομο έναντι πραγματικής δαπάνης μόνο για την αγορά αεροπορικών εισιτηρίων. Σελίδα 1 of 6
Δ. ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 1. Αεροπορικά εισιτήρια (οικονομική θέση + φόροι αεροδρομίου) 2. Γεύματα 3. Μεταφορικά 4. Δώρα 5. Ξεναγοί 6. Ομαδικές δραστηριότητες (team building activities) Ε. ΜΗ ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 1. Προσωπικά έξοδα 2. Οποιεσδήποτε δαπάνες του αιτητή που αφορούν την συνοδεία της ομάδας των προσκεκλημένων είτε από το προσωπικό του γραφείου του είτε από τον ίδιο. 3. Τέλη χώρου στάθμευσης 4. Βενζίνη 5. Τέλη τηλεφωνημάτων 6. Φιλοδωρήματα Ζ. ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ 1. Οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες στο προτεινόμενο ταξίδι εξοικείωσης θα πρέπει να είναι στελέχη εταιρειών (corporates), οι οποίες διοργανώνουν συνεδρία και ταξίδια κινήτρων, πράκτορες οργάνωσης συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων (Meeting & Incentive Agents), Incentive Houses και μέλη συμβουλίων διεθνών ή ευρωπαϊκών συνδέσμων. 2. Όλοι οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες πρέπει να είναι σε θέσεις λήψεων αποφάσεων. 3. Ο ανώτατος αριθμός των προσκεκλημένων ατόμων από το εξωτερικό, για τα οποία θα παρέχει φιλοξενία ο Οργανισμός μέσα από το υφιστάμενο πρόγραμμα είναι μέχρι 12 άτομα για κάθε ταξίδι εξοικείωσης. Σημειώνεται ότι μπορούν να προσκληθούν περισσότερα άτομα αλλά τα επιπλέον των 12 ατόμων, δεν θα τύχουν παροχής φιλοξενίας από τον Οργανισμό. 4. Η έγκριση της παροχής φιλοξενίας από τον ΚΟΤ θα πρέπει να εξασφαλίζεται πριν την διεκπεραίωση του προτεινόμενου ταξιδίου εξοικείωσης. 5. Οι αιτητές του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, αποδέχονται ανεπιφύλακτα όλες τις υποχρεώσεις του Προγράμματος, τους όρους, τα κριτήρια και προϋποθέσεις που αυτό περιλαμβάνει. Σημ: Νοείται ότι για τους σκοπούς του υπό αναφορά Προγράμματος, συμμετέχοντες θεωρούνται τα πρόσωπα από το εξωτερικό που έχουν αποδεχθεί την πρόσκληση συμμετοχής στο ταξίδι εξοικείωσης και θα λάβουν μέρος στο ταξίδι εξοικείωσης στην Κύπρο. Σελίδα 2 of 6
Η. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΙΤΗΤΗ 1. Η παραχώρηση δικαιώματος συμμετοχής λειτουργού του Οργανισμού στο προτεινόμενο ταξίδι εξοικείωσης. 2. Η συμμετοχή του αιτητή στη διαδικασία συλλογής στατιστικών στοιχείων τουρισμού συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων όπως αυτά καθορίζονται στο ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΛΛΟΓΗ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΓΙΑ ΤΟΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟ ΚΑΙ ΤΑ ΤΑΞΙΔΙΑ ΚΙΝΗΤΡΩΝ - (Εφαρμόζεται μόνο για τα τοπικά Γραφεία Τουρισμού και Ταξιδιών) 3. Η υποβολή φωτογραφικού υλικού με τους συμμετέχοντες κατά την διάρκεια του ταξιδίου εξοικείωσης στην Κύπρο. 4. Η συμπλήρωση Ερωτηματολογίου του Οργανισμού (Παράρτημα Β) από τους συμμετέχοντες και δικαίωμα χρήσης από τον Οργανισμό των διαφόρων συστάσεων (testimonials) που θα αναφέρονται, για την προβολή της Κύπρου ως προορισμού συνεδρίων και Ταξιδίων κινήτρων. 5. Η υποβολή στον Οργανισμό του τελικού προγράμματος φιλοξενίας που θα δοθεί στους συμμετέχοντες του ταξιδίου εξοικείωσης όπου θα αναφέρεται ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού /Cyprus Convention Bureau ως κύριος υποστηρικτής του ταξιδίου εξοικείωσης μαζί με το λογότυπο του. 6. Η ενημέρωση του Οργανισμού κατά τακτά διαστήματα για συμφωνίες που προκύπτουν από τη φιλοξενία των συμμετεχόντων στο ταξίδι εξοικείωσης στην Κύπρο. Νοείται ότι όσοι αιτητές δεν συμμετέχουν στη διαδικασία συλλογής στατιστικών στοιχείων, τεκμαίρεται ότι δεν ενδιαφέρονται να συμμετέχουν στις επιχορηγήσεις και Προγράμματα Φιλοξενίας του Οργανισμού και άρα δεν θα δικαιούνται να αιτούνται στον Οργανισμό για παροχή φιλοξενίας μέσα από τα διάφορα Σχέδια Κινήτρων και τα Προγράμματα Φιλοξενίας. Επίσης δεν θα επωφελούνται από άλλες σχετικές με τον Τουρισμό Συνεδρίων και Ταξιδίων Κινήτρων επιχορηγήσεις, προκηρύξεις, αναθέσεις ή συνεργασίες με τον Οργανισμό για δύο χρόνια (2015 2016). (Εφαρμόζεται μόνο για τα τοπικά Γραφεία Τουρισμού και Ταξιδιών). Νοείται περαιτέρω επίσης ότι σε περίπτωση μη συμμετοχής του δικαιούχου στην διαδικασία συλλογής στατιστικών στοιχείων, ο Οργανισμός διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας ή / και την διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού παροχής φιλοξενίας. (Εφαρμόζεται μόνο για τα τοπικά Γραφεία Τουρισμού και Ταξιδιών) Θ. ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ 1. O αιτητής οφείλει να υποβάλει το αίτημα του στον Οργανισμό για την παροχή φιλοξενίας μέσω του υπό αναφορά προγράμματος ένα μήνα πριν την άφιξη των συμμετεχόντων στην Κύπρο με την υποβολή επιστολής όπου θα ενημερώνει τον Οργανισμό τους στόχους που αναμένεται να επιτευχθούν από την οργάνωση του προτεινόμενου ταξιδίου εξοικείωσης και από την φιλοξενία των συγκεκριμένων συμμετεχόντων, τις ημερομηνίες διεξαγωγής του προτεινόμενου ταξιδίου εξοικείωσης και την χώρα προέλευσης των συμμετεχόντων. Σελίδα 3 of 6
2. Η επιστολή θα πρέπει να συνοδεύεται με: (α) συμπληρωμένο τον Πίνακα στο Παράρτημα Α Λεπτομέρειες Συμμετεχόντων (β) τον εκτιμώμενο αναλυτικό προϋπολογισμό εξόδων σύμφωνα με την κατηγορία που έχει επιλεχθεί για την παροχή φιλοξενίας (αναφερθείτε στις Παραγράφους Γ και Δ) (γ) το προτεινόμενο πρόγραμμα φιλοξενίας με όλες τις σχετικές λεπτομέρειες (χώροι επισκέψεων, ομαδικές δραστηριότητες κ.α.) Τα αιτήματα θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά στην ηλεκτρονική διεύθυνση katiah@visitcyprus.com. Η επιβεβαίωση παραλαβής των υποβαλλόμενων αιτημάτων αποτελεί αποκλειστική ευθύνη του αιτητή. Σημ: Θα λαμβάνονται υπόψη μόνο οι αιτήσεις που θα αναφέρουν και θα συνοδεύονται με όλα τα πιο πάνω στοιχεία. Ι. ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Τα υποβαλλόμενα αιτήματα για παροχή φιλοξενίας μέσω του υπό αναφορά προγράμματος, θα εξετάζονται κατά σειρά προτεραιότητας ανάλογα με την ημερομηνία υποβολής τους στον Οργανισμό και μέχρι εξαντλήσεως των προβλεπόμενων πιστώσεων του ετήσιου προϋπολογισμού του Οργανισμού. Νοείται ότι ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα της εξέτασης κατά προτεραιότητα των αιτήσεων που έχουν υποβληθεί από αιτητές που δεν έχουν ήδη εξασφαλίσει προηγούμενη παροχή φιλοξενίας από το υπό αναφορά Πρόγραμμα εντός του 2015. Με την παραλαβή του αιτήματος από τον Οργανισμό, θα ακολουθήσει η αξιολόγηση της αίτησης με βάση τα πιο πάνω κριτήρια και προϋποθέσεις και θα δοθεί στον αιτητή επίσημη απάντηση ως προς την απόφαση του Οργανισμού εντός 15 εργάσιμων ημερών. Κ. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΚΟΤ 1. Εξασφάλιση από το Τμήμα Αρχαιοτήτων Δελτίου Δωρεάν Εισόδου σε αρχαιολογικούς χώρους και μουσεία (εξαιρούνται τα ιδιωτικά μουσεία). Οι δικαιούχοι θα πρέπει να ζητούν την έκδοση του Δελτίου Δωρεάν Εισόδου από την λειτουργό του Οργανισμού Κάτια Χατζηαντώνη: τηλ 22 69 12 51, e-mail katiah@visitcyprus.com 2. Παραχώρηση έντυπου υλικού του Οργανισμού. Η παραγγελία έντυπου υλικού του Οργανισμού θα πρέπει να υποβάλλεται από τον αιτητή στον αρμόδιο λειτουργό του Οργανισμού κύριο Σάββα Ανδρέου: τηλ 22 69 11 85, e-mail sandreou@visitcyprus.com σημειώνοντας τον τίτλο των εντύπων, την ποσότητα και γλώσσα. Σελίδα 4 of 6
Λ. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΤΟΥ ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟΥ ΠΟΣΟΥ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ Μετά την ολοκλήρωση του ταξιδίου εξοικείωσης θα πρέπει να υποβάλλονται στον Οργανισμό από τον δικαιούχο τα ακόλουθα 7 δικαιολογητικά:. 1. Υποβολή επιστολής από τον δικαιούχο πάνω σε επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας όπου θα ζητείται η εκταμίευση του ποσού παροχής φιλοξενίας και θα περιέχει σύντομη αναφορά για την έκβαση του ταξιδίου εξοικείωσης που πραγματοποιήθηκε. 2. Υποβολή της τελικής Κατάστασης Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List) της ομάδας των συμμετεχόντων, τυπωμένη από το σύστημα κρατήσεων του/των ξενοδοχείου/ων διαμονής 3. Υποβολή αντίγραφων φορολογικών τιμολογίων των συμβαλλόμενων μερών με βάση τον αναλυτικό προϋπολογισμό εξόδων που έχει εγκριθεί. Νοείται ότι για τους σκοπούς του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, συμβαλλόμενα μέρη θεωρούνται οι προμηθευτές των επιλέξιμων δαπανών. Αποδεκτά φορολογικά τιμολόγια θεωρούνται αυτά τα οποία εκτυπώνονται από το λογιστικό πρόγραμμα του προμηθευτή ή από μπλοκ τιμολογίων το οποίο εκτυπώνεται από τα τυπογραφεία. Τα φορολογικά τιμολόγια θα πρέπει να περιλαμβάνουν τον αριθμό Φ.Π.Α του προμηθευτή και / ή τον αριθμό φορολογικής ταυτότητας αν δεν υπάρχει αριθμός ΦΠΑ. Τα φορολογικά τιμολόγια θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που απαιτούνται από την Νομοθεσία. Δεν θα γίνονται αποδεκτά οποιαδήποτε άλλα δικαιολογητικά πέραν των τιμολογίων. 4. Υποβολή συμπληρωμένων ερωτηματολογίων του Οργανισμού από τον κάθε συμμετέχοντα (Παράρτημα Β). 5. Υποβολή φωτογραφικού υλικού με τους συμμετέχοντες κατά την διάρκεια του ταξιδίου εξοικείωσης στην Κύπρο. 6. Υποβολή του προγράμματος φιλοξενίας όπως έχει δοθεί στους συμμετέχοντες, όπου ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού / Cyprus Convention Bureau θα αναγράφεται ως κύριος υποστηρικτής και θα εμφανίζεται το λογότυπο του. 7. Υποβολή της Υπεύθυνης Δήλωσης υπογραμμένη από τον δικαιούχο (Παράρτημα Γ) Η καταβολή του συνολικού ποσού παροχής φιλοξενίας, θα καταβάλλεται στους δικαιούχους μόνο με την προσκόμιση όλων των πιο πάνω δικαιολογητικών και εφόσον τηρούνται οι υποχρεώσεις που αναφέρονται στην Παράγραφο H. Σε περίπτωση που δεν υποβάλλονται ολοκληρωμένα όλα τα δικαιολογητικά θα διακόπτεται η διαδικασία πληρωμής. Ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα να διερευνήσει τα πιο πάνω στοιχεία και να ζητήσει επιπλέον οποιαδήποτε άλλα συναφή αποδεικτικά στοιχεία της επιλέξιμης δαπάνης π.χ. δικαιολογητικά πληρωμής της επιλέξιμης δαπάνης μεταξύ του συμβαλλόμενου μέρους και του δικαιούχου. Σελίδα 5 of 6
Νοείται ότι σε περίπτωση που διαπιστωθεί από τον Οργανισμό ότι υποβλήθηκαν οποιαδήποτε αναληθή στοιχεία από τους δικαιούχους στο υπό αναφορά Πρόγραμμα, ο Οργανισμός διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας ή / και τη διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού παροχής φιλοξενίας. Νοείται επίσης ότι σε μια τέτοια περίπτωση πέραν των άλλων κυρώσεων, οι παραβάτες θα αποκλείονται από κάθε συμμετοχή στις επιχορηγήσεις του Οργανισμού και άρα δεν θα επιχορηγούνται μέσα από τα προσφερόμενα Σχέδια Κινήτρων, Προγράμματα Φιλοξενίας και άλλες σχετικές με τον Τουρισμό Συνεδρίων και Ταξιδίων Κινήτρων επιχορηγήσεων, προκηρύξεων, αναθέσεων ή συνεργασιών με τον Οργανισμό για δύο χρόνια (2015 2016) Νοείται τέλος ότι οι αιτητές ή/και δικαιούχοι του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, αποδέχονται ανεπιφύλακτα όλες τις υποχρεώσεις του Προγράμματος, τους όρους, τα κριτήρια και προϋποθέσεις που αυτό περιλαμβάνει. Το πρόγραμμα μπορεί να αλλάξει χωρίς προειδοποίηση. Μ. ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού Τμήμα Στρατηγικής Κάτια Χατζηαντώνη - Αντζιέλιτς Βοηθός Τουριστικός Λειτουργός Τηλέφωνο: (+357) 22 69 12 51 katiah@visitcyprus.com Σελίδα 6 of 6