ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

Transcript

1 ΑΤΕΙ ΚΡΗΤΗΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Ηράκλειο 2018

2 Πίνακας περιεχομένων ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ο ΣΚΟΠΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Το ανταγωνιστικό επιχειρηματικό περιβάλλον και η αναδυόμενη ψηφιακή επιχείρηση Τι σημαίνει σύστημα Τι σημαίνει πληροφοριακό σύστημα ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΕΙΣ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ο ΝΕΟΣ ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ Το διευρυνόμενο αντικείμενο των πληροφοριακών συστημάτων ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΚΥΡΙΟΤΕΡΟΙ ΤΥΠΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΕ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ Τα διάφορα είδη συτημάτων Οι τέσσερις τύποι βασικών συστημάτων ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΠΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΣΚΟΠΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ : ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Τα στάδια του κύκλου ζωής συστήματος Περιορισμοί της μεθόδου του κύκλου ζωής ΕΝΑΛΑΛΚΤΙΚΕΣ ΜΕΘΟΔΟΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP Λόγοι υιοθέτησης συστήματος ERP Πλεονεκτήματα από τη χρήση ERP Μειονεκτήματα από τη χρήση των ERP Προκλήσεις εφαρμογής συστημάτων ERP ΟΡΓΑΝΩΣΗ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών Υποσύστημα Αποθήκευσης και Αποθεμάτων Υποσύστημα Διανομών Υποσύστημα Μάρκετινγκ Πωλήσεων Υποσύστημα Παραγωγής Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΙΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΤΥΠΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 2

3 5.3 ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΝΩΣΗΣ Μοντέλο αλυσίδας αξίας της γνώσης Συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Ο ρόλος της τεχνολογίας στην αλυσίδα αξίας της γνώσης Προκλήσεις και απαιτήσεις των επιχειρήσεων για γνώση Ειδικά Θέματα Η ΛΟΓΙΚΗ BOOLE Βιβλιογραφία Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 3

4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 1.1 Ο ΣΚΟΠΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Σήμερα αναγνωρίζεται ευρέως ότι οι γνώσεις για τα πληροφοριακά συστήματα είναι απαραίτητες για τα στελέχη των επιχειρήσεων, επειδή οι περισσότεροι οργανισμοί χρειάζονται τα πληροφοριακά συστήματα για να επιζήσουν και να προοδεύσουν. Τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να επεκτείνουν την εμβέλεια τους σε απομακρυσμένες τοποθεσίες, να προσφέρουν νέα προϊόντα και υπηρεσίες, να αναδιαμορφώσουν τις θέσεις απασχόλησης και τη ροή της εργασίας, και ίσως να αλλάξουν ριζικά τον τρόπο με τον οποίο ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα Το ανταγωνιστικό επιχειρηματικό περιβάλλον και η αναδυόμενη ψηφιακή επιχείρηση. Τέσσερις πολύ σημαντικές παγκόσμιες αλλαγές έχουν διαφοροποιήσει το επιχειρηματικό περιβάλλον. Η πρώτη είναι η εμφάνιση και η ισχυροποίηση της παγκόσμιας οικονομίας. Η δεύτερη αλλαγή είναι ο μετασχηματισμός των βιομηχανικών οικονομιών και κοινωνιών σε οικονομίες υπηρεσιών που βασίζονται στη γνώση και τις πληροφορίες. Η τρίτη είναι ο μετασχηματισμός της επιχείρησης. Η τέταρτη είναι η εμφάνιση της ψηφιακής επιχείρησης. Αυτές οι αλλαγές στο επιχειρηματικό περιβάλλον και κλίμα, δημιουργούν αρκετές καινούργιες προκλήσεις για τις επιχειρήσεις και τα διοικητικά στελέχη τους. α. Η παγκοσμιοποίηση Ένα συνεχώς αυξανόμενο ποσοστό της αμερικανικής οικονομίας και άλλων ανεπτυγμένων βιομηχανικών οικονομιών στην Ευρώπη και την Ασία- εξαρτάται από τις εισαγωγές και εξαγωγές. Το εξωτερικό εμπόριο, εισαγωγές και εξαγωγές, αντιστοιχεί σε λίγο περισσότερο από το 25% των αγαθών και των υπηρεσιών που παράγονται στις Ηνωμένες Πολιτείες, ενώ αυτό το ποσοστό είναι ακόμα μεγαλύτερο σε χώρες όπως η Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 4

5 Ιαπωνία και η Γερμανία. Επίσης, οι εταιρείες καταμερίζουν κεντρικές επιχειρηματικές λειτουργίες τους, όπως ο σχεδιασμός προϊόντων, η παραγωγή, τα χρηματοοικονομικά και η υποστήριξη των πελατών, σε εγκαταστάσεις σε άλλες χώρες, όπου η εργασία μπορεί να εκτελεστεί περισσότερο αποδοτικά από πλευράς κόστους. Η επιτυχία των επιχειρήσεων σήμερα και στο μέλλον εξαρτάται από τη δυνατότητα τους να λειτουργούν σε παγκόσμιο επίπεδο. Σήμερα, τα πληροφοριακά συστήματα παρέχουν την επικοινωνιακή και αναλυτική δύναμη που χρειάζονται οι εταιρείες για να διενεργούν εμπόριο και να διαχειρίζονται επιχειρηματικές δραστηριότητες σε παγκόσμια κλίμακα. Ο έλεγχος μια εταιρείας που έχει επεκταθεί σε πολλές και απομακρυσμένες περιοχές επικοινωνία με αντιπροσώπους και προμηθευτές, λειτουργία 24 ώρες την ημέρα σε διαφορετικά εθνικά περιβάλλοντα, συντονισμός παγκόσμιων ομάδων και εξυπηρέτηση τοπικών και διεθνών αναγκών πληροφόρησης - είναι μια πολύ σημαντική επιχειρηματική πρόκληση που απαιτεί και ανάλογα ισχυρή απόκριση από τα πληροφοριακά συστήματα. Επίσης, η παγκοσμιοποίηση και η τεχνολογία πληροφοριών φέρνουν νέες απειλές για τις εγχώριες επιχειρήσεις. Εξαιτίας της ύπαρξης παγκόσμιων συστημάτων επικοινωνίας και διαχείρισης, οι πελάτες μπορούν τώρα να αγοράζουν σε μια παγκόσμια αγορά και να βρίσκουν πληροφορίες για τιμές και ποιότητα αξιόπιστες και σε 24ώρη βάση. Για να συμμετέχουν αποτελεσματικά και κερδοφόρα στις διεθνείς αγορές, οι επιχειρήσεις χρειάζονται ισχυρά πληροφοριακά συστήματα και επικοινωνία. β. Άνοδος της οικονομίας της πληροφορίας Οι Ηνωμένες Πολιτείες, η Ιαπωνία, η Γερμανία, και άλλες μεγάλες βιομηχανικές χώρες μετασχηματίζονται από βιομηχανικές οικονομίες σε οικονομίες υπηρεσιών που βασίζονται στη γνώση και τις πληροφορίες, ενώ η βιομηχανική παραγωγή μεταφέρεται σε χώρες με χαμηλότερο κόστος εργασίας. Σε μια οικονομία που βασίζεται στη γνώση και τις πληροφορίες, η γνώση και οι πληροφορίες είναι τα κύρια συστατικά που δημιουργούν πλούτο. Η επανάσταση της γνώσης και των πληροφοριών άρχισε με την ανατολή του εικοστού αιώνα και βαθμιαία επιταχύνθηκε. Το 1976 ο αριθμός των υπαλλήλων γραφείου ξεπέρασε τον αριθμό των αγροτών, των επαγγελματιών και των εργατοτεχνιτών (βλ. Σχήμα 1-1). Σήμερα ο περισσότερος κόσμος δεν εργάζεται πια σε αγρούς ή σε εργοστάσια, αλλά αντίθετα απασχολείται στις πωλήσεις, την εκπαίδευση, τις υπηρεσίες υγείας, τις τράπεζες, σε ασφαλιστικές εταιρείες, και σε δικηγορικά γραφεία. Επίσης προσφέρουν επιχειρηματικές υπηρεσίες, όπως αναπαραγωγή εγγράφων, προγραμματισμός υπολογιστών, ή παραδόσεις εμπορευμάτων. Αυτές οι εργασίες περιλαμβάνουν κατά κύριο λόγο την επεξεργασία, τη διανομή ή τη δημιουργία νέων γνώσεων και πληροφοριών. Στην πραγματικότητα, η γνώση και οι πληροφορίες συνεισφέρουν τώρα σε ένα σημαντικό 60% του αμερικανικού ακαθάριστου εθνικού προϊόντος και απασχολούν σχεδόν το 55% του εργατικού δυναμικού. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 5

6 Σχήμα 1-1: Η Σύνθεση του εργατικού δυναμικού Στις οικονομίες που βασίζονται στη γνώση και στις πληροφορίες, η αγοραία αξία πολλών εταιρειών βασίζεται σε περιουσιακά στοιχεία που είναι σε μεγάλο βαθμό άυλα, όπως οι γνώσεις αποκλειστικής εκμετάλλευσης, οι πληροφορίες, οι μοναδικές επιχειρηματικές μέθοδοι, τα επώνυμα προϊόντα και άλλες μορφές «διανοητικού κεφαλαίου». Τα υλικά περιουσιακά στοιχεία, όπως τα κτίρια, τα μηχανήματα, τα εργαλεία και τα αποθέματα προϊόντων, αντιπροσωπεύουν τώρα λιγότερο από το 20 τοις εκατό της αγοραίας αξίας πολλών εισηγμένων στο χρηματιστήριο εταιρειών στις Ηνωμένες Πολιτείες. Η γνώση και οι πληροφορίες γίνονται η βάση για πολλές νέες υπηρεσίες και προϊόντα, όπως οι πιστωτικές κάρτες, η ταχυμεταφορά και η παράδοση δεμάτων, και τα παγκόσμια συστήματα κρατήσεων, η παραγωγή προϊόντων έντασης γνώσης και πληροφοριών, όπως τα παιχνίδια για υπολογιστές, απαιτεί πολλές συγκεντρωμένες γνώσεις, ενώ παράλληλα οι γνώσεις χρησιμοποιούνται πιο εντατικά και στην παραγωγή παραδοσιακών προϊόντων. Για παράδειγμα, στην αυτοκινητοβιομηχανία τόσο ο σχεδιασμός όσο και η παραγωγή στηρίζονται τώρα σε μεγάλο βαθμό στις γνώσεις και στην τεχνολογία πληροφοριών. Επειδή τόσο μεγάλο ποσοστό της σύγχρονης επιχειρηματικής δραστηριότητας ωθείται από τις γνώσεις και τις πληροφορίες, η τεχνολογία και τα πληροφοριακά συστήματα έχουν προσλάβει τεράστια σημασία. Οι επενδύσεις στην τεχνολογία πληροφοριών αντιπροσωπεύουν σήμερα περισσότερο από το ένα τρίτο του συνόλου του επενδυμένου κεφαλαίου στις Ηνωμένες Πολιτείες, ενώ ξεπερνούν το 50 τοις εκατό του επενδυμένου κεφαλαίου σε κλάδους έντασης πληροφοριών, όπως ο χρηματοοικονομικός, οι ασφάλειες, και τα ακίνητα. Το Σχήμα 1-2 δείχνει ότι, ανάμεσα στο 1980 και στο 2003, οι ιδιωτικές επενδύσεις στην τεχνολογία πληροφοριών αυξήθηκαν από το 19% σε περισσότερο από 35% του συνόλου των εγχώριων ιδιωτικών επενδύσεων. Αν μάλιστα συμπεριλάμβανε κανείς και τις επενδύσεις σε προγράμματα στελεχικών και οργανωσιακών αλλαγών που απαιτούνται για την αποτελεσματική χρήση αυτής της τεχνολογίας, σε δραστηριότητες και συμβουλευτικές υπηρεσίες που συνδέονται με τα πληροφοριακά συστήματα ή το κόστος εργασίας των επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν εξοπλισμό υπολογιστών, τότε οι συνολικές δαπάνες για την τεχνολογία των πληροφοριών θα ανέρχονταν σε διπλάσιο ποσό. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 6

7 Σχήμα 1-2: Επενδύσεις στην τεχνολογία των πληροφοριών γ. Μετασχηματισμός της επιχείρησης Έχει σημειωθεί μετασχηματισμός των δυνατοτήτων οργάνωσης και διοίκησης των επιχειρήσεων. Ορισμένες εταιρείες έχουν αρχίσει να εκμεταλλεύονται αυτές τις νέες δυνατότητες. Η παραδοσιακή επιχείρηση ήταν και ακόμη είναι- μια ιεραρχική, συγκεντρωτική, δομημένη διάταξη ειδικών, οι οποίοι κατά κανόνα στηρίζονταν σε ένα σταθερό σύνολο προτύπων διαδικασιών λειτουργίας για τη μαζική παραγωγή ενός προϊόντος (ή υπηρεσίας). Το νέο στυλ επιχείρησης είναι μια πιο επίπεδη (λιγότερο ιεραρχική), αποκεντρωμένη, ευέλικτη διάταξη στελεχών γενικών καθηκόντων, οι οποίοι βασίζονται σε σχεδόν ακαριαία πληροφόρηση για να κατορθώσουν τη μαζική παραγωγή προσαρμοσμένων προϊόντων και υπηρεσιών, που είναι απόλυτα κατάλληλα για συγκεκριμένες αγορές ή πελάτες. Η παραδοσιακή διοικητική ομάδα βασιζόταν- και ακόμη βασίζεται- σε καθιερωμένα προγράμματα, αυστηρή κατανομή εργασίας, και επίσημους κανόνες. Ο μάνατζερ νέου τύπου βασίζεται σε ανεπίσημες δεσμεύσεις και σε δίκτυα για τον καθορισμό στόχων (και όχι σε επίσημο προγραμματισμό), σε μια ευέλικτη διάταξη ομάδων και ατόμων που δουλεύουν σε ομάδες εργασίας, και σε προσανατολισμό προς τον πελάτη για να επιτύχει τον συντονισμό μεταξύ των εργαζομένων. Ο μάνατζερ νέου τύπου απευθύνεται στις γνώσεις, την παιδεία και στις ικανότητες λήψης αποφάσεων των επιμέρους εργαζομένων για να εξασφαλίσει τη σωστή λειτουργία της επιχείρησης. Αξίζει να επαναλάβουμε ότι η τεχνολογία πληροφοριών κάνει εφικτό αυτό το στυλ μάνατζμεντ. γ. Εμφάνιση της ψηφιακής επιχείρησης Η εντατική χρήση της τεχνολογίας των πληροφοριών στις επιχειρήσεις από τα μέσα της δεκαετίας του 1990, σε συνδυασμό με τον εξίσου σημαντικό οργανωσιακό ανασχεδιασμό που έλαβε χώρα, δημιούργησαν τις συνθήκες για να εμφανιστεί ένα νέο φαινόμενο στη βιομηχανική κοινωνία: η πλήρως ψηφιακή επιχείρηση. Μπορούμε να ορίσουμε την ψηφιακή επιχείρηση σε περισσότερες από μια διαστάσεις. Ψηφιακή είναι η επιχείρηση Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 7

8 όπου όλες σχεδόν οι σημαντικές επιχειρηματικές σχέσεις του οργανισμού με πελάτες, προμηθευτές και εργαζόμενους διαμεσολαβούνται και υποβοηθούνται ψηφιακά. Οι βασικές επιχειρηματικές διεργασίες εκτελούνται μέσω ψηφιακών δικτύων τα οποία εκτείνονται σε ολόκληρο τον οργανισμό ή συνδέουν περισσότερους οργανισμούς. Ως επιχειρηματικές διεργασίες ορίζουμε τους μοναδικούς τρόπους με τους οποίους οργανώνεται, συντονίζεται και εστιάζεται η εργασία προκειμένου να παραχθεί ένα πολύτιμο προϊόν ή μια υπηρεσία. Η ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος, η λήψη και διεκπεραίωση μιας παραγγελίας ή η πρόσληψη ενός εργαζομένου αποτελούν παραδείγματα επιχειρηματικών διεργασιών, ενώ ο τρόπος με τον οποίο οι οργανισμοί εκτελούν τις επιχειρηματικές διεργασίες τους μπορεί να αποτελέσει πηγή ανταγωνιστικής ισχύος. Η διαχείριση κύριων εταιρικών περιουσιακών στοιχείων πνευματική ιδιοκτησία, βασικές ικανότητες, χρηματοοικονομικοί και ανθρώπινοι πόροι- γίνεται με ψηφιακά μέσα. Σε μια ψηφιακή επιχείρηση, κάθε πληροφορία που απαιτείται για την υποστήριξη βασικών επιχειρηματικών αποφάσεων είναι διαθέσιμη οποτεδήποτε και οπουδήποτε στην εταιρεία. Οι ψηφιακές επιχειρήσεις ανιχνεύουν το περιβάλλον τους και ανταποκρίνονται σ αυτό πολύ ταχύτερα απ ότι οι παραδοσιακές επιχειρήσεις, κάτι που τους δίνει μεγαλύτερη ευελιξία για να επιβιώσουν σε εποχές αστάθειας. Οι ψηφιακές επιχειρήσεις προσφέρουν ασυνήθιστες ευκαιρίες για περισσότερο παγκοσμιοποιημένη οργάνωση και διοίκηση. Με την ψηφιακή υποβοήθηση και τον εξ ορθολογισμό της εργασίας τους, οι ψηφιακές επιχειρήσεις έχουν το δυναμικό να επιτύχουν πρωτοφανή επίπεδα κερδοφορίας και ανταγωνιστικότητας. Οι ψηφιακές επιχειρήσεις διακρίνονται από τις παραδοσιακές λόγω του γεγονότος ότι στηρίζονται σχεδόν ολοκληρωτικά σε μια δέσμη τεχνολογιών των πληροφοριών για να οργανώνονται και να διοικούνται. Για τα στελέχη ψηφιακών επιχειρήσεων, η τεχνολογία των πληροφοριών δεν είναι απλώς ένας χρήσιμος υπηρέτης, ένα βοήθημα, αλλά αποτελεί τον πυρήνα της επιχειρηματικής δραστηριότητας και πρωταρχικό διευθυντικό εργαλείο. Λίγες εταιρείες, όπως η Cisco Systems ή η Dell Computers, πλησιάζουν στο στόχο να γίνουν πλήρως ψηφιακές επιχειρήσεις: χρησιμοποιούν το Internet σαν κινητήριο μοχλό κάθε πτυχής της επιχειρηματικής τους δραστηριότητας. Στις περισσότερες άλλες εταιρείες, η πλήρως ψηφιακή επιχείρηση αποτελεί μάλλον όραμα παρά πραγματικότητας, όμως αυτό το όραμα ωθεί τις επιχειρήσεις προς την ψηφιακή ολοκλήρωση, παρά την πρόσφατη πτώση των επενδύσεων στην τεχνολογία και στις αποκλειστικά διαδικτυακές επιχειρήσεις, οι εταιρείες εξακολουθούν να κάνουν μεγάλες επενδύσεις σε πληροφοριακά συστήματα που ολοκληρώνουν εσωτερικές επιχειρηματικές διεργασίες και δημιουργούν στενότερους δεσμούς με προμηθευτές και πελάτες. Η TEL Apparel Ltd., κινείται προς το στόχο να γίνει πλήρως ψηφιακή επιχείρηση, καθώς ολοκληρώνει ψηφιακά τις βασικές επιχειρηματικές της διεργασίες με τους κατασκευαστές, τους προμηθευτές και τους πελάτες της Τι σημαίνει σύστημα Στη δεκαετία του 40 ερευνητές από όλους τους επιστημονικούς τομείς (τη βιολογία, τα μαθηματικά, την φιλοσοφία) άρχισαν να αναγνωρίζουν ότι κάθε αντικείμενο (οντότητα) μπορεί να θεωρηθεί ως μέρος ενός μεγαλύτερου όλου. Το γεγονός αυτό δεν μειώνει την Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 8

9 σημασία της ατομικότητας μίας οντότητας, αλλά μετατοπίζει το ενδιαφέρον από το μέρος στο όλο. Η προσέγγιση αυτή θεμελίωσε ένα νέο τρόπο σκέψης που ονομάστηκε θεωρία συστημάτων. Ο τρόπος αυτός σκέψης έχει άμεση επίδραση στην αντίληψη που έχουμε για τον κόσμο. Νέοι κλάδοι των επιστημών αναπτύχθηκε βασισμένοι στη θεωρία συστημάτων: οι Επιχειρησιακές Έρευνες, η Διοίκηση Επιχειρήσεων και η Ανάλυση Συστημάτων είναι ορισμένοι από αυτούς. Το κεφάλαιο αυτό αναπτύσσει ορισμένες έννοιες της θεωρίας των συστημάτων. Σύστημα (system) είναι ένα σύνολο από οντότητες (λ.χ. άνθρωποι, μηχανές, διαδικασίες κλπ) που συνεργάζονται για την επίτευξη ενός στόχου. Ο στόχος είναι ο λόγος ύπαρξης του συστήματος. Κάθε σύστημα έχει εισόδους, εξόδους και επεξεργασίας και περιβάλλεται από ένα περιβάλλον από το οποίο διαχωρίζεται από ένα όριο. Συνήθως υπάρχει κάποιος ο οποίος είναι υπεύθυνος για την λήψη αποφάσεων σχετικά με το σύστημα. Σχήμα 1-3: Απεικόνιση ενός συστήματος Είσοδος ή εισροές (input) είναι τα στοιχεία εκείνα τα οποία εισέρχονται στο σύστημα. Επεξεργασίες (process) είναι τα απαραίτητα στοιχεία για τον μετασχηματισμό των εισόδων σε εξόδους. Έξοδος ή εκροές (output) είναι τα προϊόντα που παράγει το σύστημα. Τα στοιχεία ενός συστήματος διαχωρίζονται από το Περιβάλλον (environment) που αποτελείται από οντότητες που δεν ανήκουν στο σύστημα (δηλ. δεν είναι είσοδοι, έξοδοι ή επεξεργασίες του) αλλά παίζουν σημαντικό ρόλο στην απόδοση του συστήματος. Σύμφωνα με τον Churchman ένας τρόπος προσδιορισμού των οντοτήτων του περιβάλλοντος είναι απαντώντας για κάθε οντότητα στα παρακάτω ερωτήματα: Είναι η οντότητα σημαντική για την επίτευξη των στόχων του συστήματος; Είναι δυνατόν ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων να διαχειριστεί την οντότητα αυτή; Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 9

10 Αν και μόνον αν η απάντηση στην πρώτη ερώτηση είναι ΝΑΙ και η απάντηση στην δεύτερη ερώτηση είναι ΟΧΙ, η οντότητα ανήκει στο περιβάλλον. Το περιβάλλον περιλαμβάνει κοινωνικά, τεχνολογικά, νομικά, φυσικά, οικονομικά και άλλα στοιχεία. Η ανάδραση ή επαναπληροφόρηση (feedback) είναι πληροφορία που αφορά την απόδοση του συστήματος. Η συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση της ανάδρασης για να προσδιοριστεί εάν το σύστημα βαίνει προς ολοκλήρωση των στόχων που αποτελεί μέρος του ελέγχου (control). Όταν διαπιστώνεται ότι το σύστημα δεν ικανοποιεί επαρκώς τους στόχους πρέπει να βρεθεί τρόπος ώστε να επηρεαστεί η συμπεριφορά του συστήματος. Αυτό επιτυγχάνεται με την τροποποίηση των εισόδων ή/και των διαδικασιών του συστήματος. Όταν ένα σύστημα είναι μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος λέγεται υποσύστημα ενώ το μεγαλύτερο σύστημα μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι το περιβάλλον του. Τύποι συστημάτων Ανοικτό (open system) λέγεται το σύστημα το οποίο αλληλεπιδρά με το περιβάλλον του δεχόμενο εισόδους από αυτό και αποδίδοντας σε αυτό τις παραγόμενες εξόδους, ενώ κλειστό (closed system) λέγεται το σύστημα το οποίο δεν έχει καμία αλληλεπίδραση με το περιβάλλον του. Στον πραγματικό κόσμο βέβαια δεν υπάρχει κλειστό σύστημα. Η έννοια του κλειστού συστήματος είμαι μία επινόηση για την διευκόλυνση της μελέτης των συστημάτων. Τα συστήματα τα οποία έχουν την δυνατότητα να αλλάζουν ώστε να επιβιώσουν ονομάζονται προσαρμόσιμα. Για παράδειγμα το ανθρώπινο σώμα αυτόματα ρυθμίζει πολλές από τις λειτουργίες του (θερμοκρασία, καρδιακός παλμός, αναπνοή). Κριτήρια αξιολόγησης συστημάτων Τα συστήματα αξιολογούνται βάσει δύο κριτηρίων: της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας. Η παραγωγικότητα ή αποδοτικότητα (efficiency) είναι οι είσοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξη των στόχων (εξόδων). Αποτελεσματικότητα (effectiveness) από την άλλη μεριά, είναι ο βαθμός επίτευξης των σωστών στόχων. Ο Drucker ξεχωρίζει τις δύο αυτές έννοιες ως εξής: Αποδοτικότητα = Κάνω σωστά αυτό που κάνω Αποτελεσματικότητα = Αυτό που κάνω είναι σωστό Η Γενική Θεωρία Συστημάτων είναι ένα επιστημονικό πεδίο που ασχολείται με την ανάλυση, τον σχεδιασμό και την βελτίωση των συστημάτων και συνδυάζει πολλούς άλλους τομείς επιστημών σε μία καθολική μελέτη των συστημάτων. Θα πρέπει να τονιστεί ότι κάθε σύστημα είναι ένα εννοιολογικό πλαίσιο που ορίζεται από έναν άνθρωπο (παρατηρητή) δεν υπάρχει από μόνο του. Ο παρατηρητής θεωρεί κάτι ως σύστημα για κάποιο λόγο και ο λόγος αυτός καθορίζει τον ορισμό του συστήματος. Επιπλέον, δύο παρατηρητές που μελετούν μία κατάσταση για τον ίδιο λόγο, μπορεί να ορίσουν το ίδιο σύστημα διαφορετικά. Αυτό γίνεται γιατί κάθε άτομο επηρεάζεται από τις γνώσεις του, την κοσμοθεωρία του, τις προτιμήσεις του κλπ. Αλλά, θα πρέπει να τονιστεί ότι εφόσον κάθε ορισμός είναι λογικά συνεπής (δηλ. δεν περιέχει εσωτερικές αντιφάσεις) δεν υπάρχει "σωστός" και "λάθος" ορισμός ενός συστήματος. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 10

11 1.1.3 Τι σημαίνει πληροφοριακό σύστημα Ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να οριστεί τεχνικά ως ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν (ή ανακτούν), επεξεργάζονται, αποθηκεύουν, και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε έναν οργανισμό. Πέρα από την υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων, στο συντονισμό, και στον έλεγχο, τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν επίσης να βοηθούν τα στελέχη και το προσωπικό στην ανάλυση προβλημάτων, στην απεικόνιση σύνθετων θεμάτων, και στη δημιουργία νέων προϊόντων. Σχήμα 1-4: Σχηματική απεικόνιση ενός πληροφοριακού συστήματος Τα πληροφοριακά συστήματα περιέχουν πληροφορίες για σημαντικούς ανθρώπους, τόπους, και πράγματα μέσα στον οργανισμό ή στο περιβάλλον γύρω του. Με τον όρο πληροφορία εννοούμε δεδομένα τα οποία έχουν διαμορφωθεί έτσι ώστε να αποκτούν νόημα και να είναι χρήσιμα στους ανθρώπους. Σε αντίθεση, τα δεδομένα είναι ροές πρωτογενών στοιχείων που αντιπροσωπεύουν γεγονότα που συμβαίνουν σε οργανισμούς ή στο φυσικό περιβάλλον, πριν αυτά οργανωθούν και διευθετηθούν σε μορφή κατανοητή και χρήσιμη στους ανθρώπους. Ίσως φανεί χρήσιμο ένα σύντομο παράδειγμα για τη διάκριση ανάμεσα στις πληροφορίες και στα δεδομένα. Οι ταμειακές μηχανές των σούπερ μάρκετ καταγράφουν εκατομμύρια δεδομένα, όπως κωδικούς αριθμούς προϊόντων ή το κόστος κάθε πωλούμενου είδους. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να αθροιστούν και να αναλυθούν για να δώσουν χρήσιμες πληροφορίες, όπως είναι ο συνολικός αριθμός φιαλών απορρυπαντικού πιάτων που πουλήθηκαν από ένα συγκεκριμένο κατάστημα, οι μάρκες απορρυπαντικού πιάτων που κινούνται πιο γρήγορα σε εκείνο το κατάστημα ή σε μια περιοχή πωλήσεων ή το συνολικό ποσό που δαπανήθηκε για κάθε μάρκα απορρυπαντικού στο συγκεκριμένο κατάστημα ή την περιοχή πωλήσεων. Τρεις είναι οι δραστηριότητες με τις οποίες το πληροφοριακό σύστημα παράγει τις πληροφορίες που χρειάζεται ο οργανισμός για να παίρνει αποφάσεις, να ελέγχει λειτουργίες, να αναλύει προβλήματα, και να δημιουργεί νέα προϊόντα ή υπηρεσίες. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 11

12 Αυτές οι δραστηριότητες είναι η είσοδος, η επεξεργασία και η έξοδος (βλ. Σχήμα 1-4). Η είσοδος συλλαμβάνει ή συλλέγει πρωτογενή δεδομένα μέσα από τον οργανισμό ή από το εξωτερικό περιβάλλον του. Η επεξεργασία μετατρέπει αυτήν τη πρωτογενή είσοδο σε μια πιο κατανοητή μορφή. Η έξοδος μεταφέρει τις επεξεργασμένες πληροφορίες στους ανθρώπους ή στις δραστηριότητες που θα τις χρησιμοποιήσουν. Τα πληροφοριακά συστήματα χρειάζονται επίσης αναπληροφόρηση, η οποία είναι έξοδος που επιστρέφει στα κατάλληλα μέλη του οργανισμού για να τα βοηθήσει να αξιολογήσουν ή να διορθώσουν τη φάση της εισόδου. Στο πληροφοριακό σύστημα που έχει η TAL για να ανανεώνει τα αποθέματα πουκαμίσων της Penney, η πρωτογενής είσοδος κατά πάσα πιθανότητα αποτελείται από έναν αριθμό ή κωδικό αναγνώρισης που αντιστοιχεί σε κάθε συγκεκριμένο στυλ, μέγεθος και χρώμα πουκαμίσου, έναν κωδικό που προσδιορίζει το κατάστημα της Penney όπου πουλήθηκε, και την ποσότητα που πουλήθηκε. Ο υπολογιστής της TAL στο Χονγκ Κονγκ αποθηκεύει αυτά τα δεδομένα και τα επεξεργάζεται συνδυάζοντας τα με ιστορικά δεδομένα για τις πωλήσεις, ώστε να προβλέψει πόσα πουκάμισα πρέπει να κατασκευαστούν από κάθε χρώμα και μέγεθος ώστε να ανανεωθούν τα αποθέματα σε κάθε κατάστημα της Penney στη Βόρεια Αμερική. Η έξοδος αποτελείται από μια παραγγελία προς ένα εργοστάσιο της TAL στην Ταϊβάν, όπου προσδιορίζεται η ποσότητα, το μέγεθος, το χρώμα και το στυλ που πρέπει να παραχθούν για κάθε συγκεκριμένο πουκάμισο και σε ποια καταστήματα της Penney πρέπει να σταλούν τα τελειωμένα πουκάμισα. Έτσι, το σύστημα παράγει χρήσιμες πληροφορίες, όπως ποια στυλ, χρώματα και μεγέθη πουκαμίσων πουλιούνται και σε ποια καταστήματα, ποια στυλ μεγέθη και χρώματα είναι τα δημοφιλέστερα και ποια καταστήματα κάνουν τις μεγαλύτερες πωλήσεις. Επίσημα συστήματα είναι αυτά που βασίζονται σε αποδεκτούς και σταθερούς ορισμούς δεδομένων και διαδικασιών για τη συλλογή, αποθήκευση, επεξεργασία, διανομή, και χρήση αυτών των δεδομένων. Τα επίσημα συστήματα που περιγράφονται εδώ είναι δομημένα, δηλαδή λειτουργούν σύμφωνα με προκαθορισμένους κανόνες που είναι σχετικά σταθεροί και δεν αλλάζουν εύκολα. Για παράδειγμα, τα συστήματα τόσο της Penney όσο και της TAL απαιτούν μοναδικούς αριθμούς ή κωδικούς για τον προσδιορισμό κάθε στυλ, μεγέθους, και χρώματος πουκαμίσου, καθώς και για της τιμές πώλησης και τον προσδιορισμό του κάθε καταστήματος της Penney. Σε αντιδιαστολή με τα παραπάνω, τα ανεπίσημα πληροφοριακά συστήματα βασίζονται σε ασαφής κανόνες συμπεριφοράς. Δεν υπάρχει συμφωνία σχετικά με το τι είναι πληροφορία, ή για το πώς αυτή αποθηκεύεται και υπόκειται σε επεξεργασία. Τέτοια συστήματα είναι ουσιώδη για τη ζωή ενός οργανισμού, αλλά η ανάλυση των ιδιοτήτων τους είναι έξω από το σκοπό αυτού του βιβλίου. Τα επίσημα πληροφοριακά συστήματα μπορεί να βασίζονται σε υπολογιστές ή να είναι χειρόγραφα. Τα χειρόγραφα συστήματα χρησιμοποιούν την τεχνολογία χαρτιού και μολυβιού. Αυτά τα χειρόγραφα συστήματα εξυπηρετούν σπουδαίες ανάγκες. Αντίθετα τα πληροφοριακά συστήματα με υπολογιστές βασίζονται σε τεχνολογία υλικού και λογισμικού υπολογιστών για την επεξεργασία και τη διάδοση πληροφοριών. Από αυτό το σημείο και μετά, κάθε φορά που χρησιμοποιούμε τον όρο πληροφοριακά συστήματα, θα Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 12

13 εννοούμε πληροφοριακά συστήματα με υπολογιστές - επίσημα συστήματα του οργανισμού που βασίζονται σε τεχνολογία υπολογιστών. Αν και στα πληροφοριακά συστήματα με υπολογιστές χρησιμοποιείται η τεχνολογία υπολογιστών για την επεξεργασία των πρωτογενών δεδομένων και τη μετατροπή τους σε κατανοητές πληροφορίες, πρέπει να γίνεται σαφής διάκριση μεταξύ των υπολογιστών και των προγραμμάτων τους από τη μια και του πληροφοριακού συστήματος από την άλλη. Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές και τα σχετικά προγράμματα λογισμικού είναι η τεχνική υποδομή, τα εργαλεία και τα υλικά των σύγχρονων συστημάτων πληροφοριών. Οι υπολογιστές προσφέρουν τον εξοπλισμό για την αποθήκευση και την επεξεργασία πληροφοριών. Τα προγράμματα των υπολογιστών, το λογισμικό, είναι δέσμες εντολών λειτουργίας που κατευθύνουν και ελέγχουν την επεξεργασία στους υπολογιστές. Η γνώση του τρόπου με τον οποίο οι υπολογιστές και τα προγράμματα τους λειτουργούν είναι πολύ σημαντική για τη σχεδίαση οργανωτικών λύσεων, αλλά οι υπολογιστές είναι μόνον ένα μέρος του πληροφοριακού συστήματος. Μια καλή αναλογία είναι ένα σπίτι. Τα σπίτια χτίζονται με μπετόν, σίδερα, τούβλα, αλλά μόνον με αυτά τα πράγματα δε χτίζεται σπίτι. Η αρχιτεκτονική, ο σχεδιασμός, η διάταξη, η τοπογραφία και όλες οι αποφάσεις που οδηγούν στη δημιουργία αυτών των χαρακτηριστικών αποτελούν μέρος του σπιτιού και είναι κρίσιμες στην αναζήτηση λύσης στο πρόβλημα να βάλει κανείς μια στέγη πάνω από το κεφάλι του. Οι υπολογιστές και τα προγράμματα τους είναι το μπετόν, τα σίδερα και τα τούβλα των συστημάτων πληροφοριών με υπολογιστές, αλλά από μόνα τους δεν μπορούν να παράγουν τις πληροφορίες που έχει ανάγκη ένας συγκεκριμένος οργανισμός. Για να καταλάβουμε τα πληροφοριακά συστήματα, θα πρέπει πρώτα να καταλάβουμε τα προβλήματα που αυτά προορίζονται να λύσουν, τα αρχιτεκτονικά και σχεδιαστικά τους στοιχεί, και τις οργανωσιακές διεργασίες που οδηγούν σε αυτές τις λύσεις Τα πληροφοριακά συστήματα από επιχειρηματική οπτική γωνία Οι μάνατζερ και οι επιχειρήσεις επενδύουν στην τεχνολογία και στα πληροφοριακά συστήματα επειδή αυτά προσφέρουν οικονομική αξία στην επιχείρηση. Η απόφαση για τη δημιουργία ή τη συντήρηση ενός πληροφοριακού συστήματος ξεκινά από την αφετηρία ότι η απόδοση της επένδυσης αυτής θα είναι από άλλες επενδύσεις σε κτίρια, μηχανήματα ή άλλα στοιχεία ενεργητικού. Αυτή η ανώτερη απόδοση θα εκδηλωθεί με τη μορφή αύξησης της παραγωγικότητας, αύξησης των εσόδων (που θα αυξήσει τη χρηματιστηριακή αξία των μετοχών της εταιρείας), ή ίσως ως ανώτερη μακροπρόθεσμη ανταγωνιστική τοποθέτηση της επιχείρησης σε ορισμένες αγορές (κάτι που παράγει μεγαλύτερα έσοδα στο μέλλον). Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου εταιρείες επενδύουν σε πληροφοριακά συστήματα προκειμένου να συμμορφωθούν με κρατικούς κανονισμούς ή άλλες απαιτήσεις του περιβάλλοντος. Για παράδειγμα, ένας από τους βασικούς τρόπους με τους οποίους μπορεί μια επιχείρηση να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις υποβολής αναφορών του πρόσφατου Νόμου Sarbanes- Oxley (ή του Νόμου για τη φορητότητα και την υπευθυνότητα της ασφάλειας υγείας) στις ΗΠΑ, είναι να δημιουργήσουν ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που να μπορεί να καταγράφει τη ροή πρακτικά όλων των σημαντικών εγγράφων που χρησιμοποιούν. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εταιρείες υποχρεώνονται να επενδύουν σε πληροφοριακά συστήματα επειδή απλούστατα οι επενδύσεις αυτές είναι απαραίτητες για να διατηρηθούν σε Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 13

14 λειτουργία. Για παράδειγμα, ορισμένες μικρές τράπεζες μπορεί να αναγκάζονται να επενδύσουν σε δίκτυα αυτόματων ταμειολογιστικών μηχανημάτων (ΑΤΜ) ή να προσφέρουν στους πελάτες τους περίπλοκες τραπεζικές υπηρεσίες που απαιτούν μεγάλες επενδύσεις σε τεχνολογία, απλούστατα επειδή πρόκειται για «το κόστος για να μείνουν σε δραστηριότητα». Ωστόσο, θεωρείται ότι οι περισσότερες επενδύσεις σε πληροφοριακά συστήματα δικαιολογούνται από τις ευνοϊκές αποδόσεις. Μπορούμε να δούμε ότι, από επιχειρηματική σκοπιά, ένα πληροφοριακό σύστημα είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τη δημιουργία αξίας για την επιχείρηση. Τα πληροφοριακά συστήματα επιτρέπουν στην επιχείρηση να αυξήσει τα έσοδα της ή να μειώσει το κόστος της προσφέροντας πληροφορίες που βοηθούν τους μάνατζερ να παίρνουν καλύτερες αποφάσεις ή να βελτιώνουν την εκτέλεση των επιχειρηματικών διεργασιών. Κάθε επιχείρηση έχει μια αλυσίδα αξίας πληροφοριών, όπως απεικονίζεται στo Σχήμα 1-5, στo οποίo οι ανεπεξέργαστες πληροφορίες συλλέγονται συστηματικά και, στη συνέχεια, μετασχηματίζονται μέσα από διάφορα στάδια τα οποία προσθέτουν αξία στις πληροφορίες αυτές. Η αξία ενός πληροφοριακού συστήματος για μια επιχείρηση, καθώς και η απόφαση για επένδυση σε οποιοδήποτε νέο πληροφοριακό σύστημα καθορίζεται κατά μέγα μέρος από το βαθμό στον οποίο το σύστημα θα οδηγήσει σε καλύτερες διευθυντικές αποφάσεις, αποτελεσματικότερες επιχειρηματικές διεργασίες και μεγαλύτερη κερδοφορία της επιχείρησης. Αν και υπάρχουν και άλλοι λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες δημιουργούν συστήματα, ο πρωταρχικός σκοπός τους είναι να συνεισφέρουν στην εταιρική αξία. Επιχειρηματικές διεργασίες Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας Επιχειρησιακή διαχείριση Διαχείριση πελατών Διαχείριση γνώσεων Κερδοφορία & Στρατηγική θέση της επιχείρησης Συλλογή & αποθήκευση δεδομένων Μετασχηματισμός σε Διάδοση επιχειρηματικά συστήματα Σχεδιασμός Συντονισμός Έλεγχος Μοντελοποίησ η & λήψη αποφάσεων Δραστηριότητες επεξεργασίας πληροφοριών Διευθυντικές δραστηριότητες Επιχειρηματική αξία Σχήμα 1-5: Η αλυσίδα αξίας των πληροφοριών σε μια επιχείρηση Η επιχειρηματική οπτική γωνία δίνει έμφαση στην οργανωσιακή και διοικητική φύση των συστημάτων πληροφοριών. Ένα πληροφοριακό σύστημα αντιπροσωπεύει μια οργανωσιακή και διοικητική λύση, που βασίζεται στην τεχνολογία των πληροφοριών, σε μια πρόκληση του περιβάλλοντος. Για να κατανοήσει πλήρως ένα στέλεχος της επιχείρησης τα πληροφοριακά συστήματα, θα πρέπει να καταλαβαίνει τις ευρύτερες οργανωσιακές, διοικητικές και τεχνολογικές διαστάσεις των συστημάτων (βλ. Σχήμα 1-6), καθώς και τη δυνατότητα τους να δίνουν λύσεις στις προκλήσεις και τα προβλήματα του επιχειρηματικού περιβάλλοντος. Αυτή την ευρύτερη αντίληψη των πληροφοριακών Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 14

15 συστημάτων, η οποία περιλαμβάνει την κατανόηση των διοικητικών και οργανωσιακών διαστάσεων των συστημάτων καθώς και την τεχνική τους διάσταση, την αποκαλούμε παιδεία πληροφοριακών συστημάτων. Η παιδεία πληροφοριακών συστημάτων περιλαμβάνει μια συμπεριφορική όσο και τεχνική προσέγγιση στη μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων. Αντίθετα η παιδεία υπολογιστών εστιάζει κυρίως στη γνώση της τεχνολογίας πληροφοριών. Οργανισμοί Τεχνολογία Πληροφοριακά Συστήματα Μάνατζμεντ Σχήμα 1-6: Η σύνθεση ενός πληροφοριακού συστήματος Οργανισμοί Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των οργανισμών. Πράγματι μερικές εταιρείες όπως αυτές που ελέγχουν πιστωτικά στοιχεία, κυριολεκτικά δε θα υπήρχαν χωρίς πληροφοριακά συστήματα. Τα κύρια στοιχεία ενός οργανισμού είναι οι άνθρωποι του, η δομή και οι διαδικασίες λειτουργίας του, οι πολιτικές και η κουλτούρα του. Εδώ θα κάνουμε μια εισαγωγή σε αυτά τα στοιχεία των οργανισμών. Οι οργανισμοί αποτελούνται από διάφορα επίπεδα και ειδικότητες. Η δομή τους αποκαλύπτει έναν ξεκάθαρο καταμερισμό εργασίας. Απασχολούν ειδικούς οι οποίοι εκπαιδεύονται σε διαφορετικές λειτουργίες. Οι κυριότερες επιχειρηματικές λειτουργίες ή εξειδικευμένες εργασίες που γίνονται από έναν επιχειρηματικό οργανισμό είναι πωλήσεις και μάρκετινγκ, παραγωγή, χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, λογιστήριο και ανθρώπινοι πόροι. Ένας οργανισμός συντονίζει την εργασία του μέσω μιας ιεραρχικής δομής και με επίσημες, πρότυπες διαδικασίες λειτουργίας. Η ιεραρχία κατατάσσει τους εργαζόμενους σε πυραμιδοειδή δομή αυξανόμενης εξουσίας και ευθύνης. Στα ανώτερα επίπεδα της ιεραρχίας βρίσκονται τα διευθυντικά, εξειδικευμένα και τεχνικά στελέχη, ενώ τα κατώτερα το υπαλληλικό προσωπικό. Οι πρότυπες διαδικασίες λειτουργίας είναι επίσημοι κανόνες που έχουν αναπτυχθεί σε μακρά χρονική περίοδο και αφορούν τον τρόπο εκτέλεσης των εργασιών. Πρόκειται για κανόνες που καθοδηγούν το προσωπικό σε ποικιλία διαδικασιών, από την έκδοση ενός τιμολογίου μέχρι την απάντηση σε παράπονα πελατών. Οι περισσότερες διαδικασίες Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 15

16 είναι επίσημες και γραπτές, άλλες όμως αποτελούν ανεπίσημες πρακτικές εργασίας, όπως η υποχρέωση απάντησης στα τηλεφωνήματα των συναδέλφων ή των πελατών, και δεν είναι επίσημα τεκμηριωμένες. Οι επιχειρηματικές λειτουργίες μιας εταιρείας, τις οποίες ορίσαμε προηγουμένως βασίζονται στις πρότυπες διαδικασίες λειτουργίας, και πολλές επιχειρηματικές λειτουργίες και πρότυπες διαδικασίες λειτουργίας μιας εταιρείας είναι ενσωματωμένες σε πληροφοριακά συστήματα, όπως ο τρόπος πληρωμής των προμηθευτών ή ο τρόπος διόρθωσης ενός εσφαλμένου λογαριασμού. Οι οργανισμοί έχουν ανάγκη από πολλά είδη δεξιοτήτων και εργαζομένων. Εκτός από τους μάνατζερ, υπάρχουν οι χειριστές γνώσεων (όπως μηχανικοί, αρχιτέκτονες, ή επιστήμονες) που σχεδιάζουν προϊόντα και υπηρεσίες και δημιουργούν νέα γνώση, και οι χειριστές δεδομένων (γραμματείς, λογιστές, υπάλληλοι γραφείου) που ασχολούνται με τη γραφική εργασία ενός οργανισμού. Το προσωπικό παραγωγής και εξυπηρέτησης (μηχανουργοί, συναρμολογητές, ή συσκευαστές) είναι αυτοί που όντως παράγουν τα προϊόντα της υπηρεσίας ή του οργανισμού. Κάθε οργανισμός έχει μια μοναδική κουλτούρα, δηλαδή ένα θεμελιώδες σύνολο αντιλήψεων, αξιών και μεθόδων δράσης που έχουν γίνει αποδεκτές από τα περισσότερα μέλη του. Στοιχεία από την κουλτούρα του οργανισμού βρίσκονται πάντα ενσωματωμένα μέσα στα πληροφοριακά συστήματα του. Για παράδειγμα η αρχή της United Parcel Service ότι προηγείται πάντα η εξυπηρέτηση του πελάτη αποτελεί μια πτυχή της κουλτούρας του οργανισμού και εκδηλώνεται στα συστήματα παρακολούθησης δεμάτων της εταιρείας. Διαφορετικά επίπεδα και ειδικότητες μέσα σε έναν οργανισμό δημιουργούν διαφορετικά ενδιαφέροντα και θεωρήσεις, πράγμα που με τη σειρά του οδηγεί συχνά σε συγκρούσεις. Οι συγκρούσεις αποτελούν τη βάση για την οργανωσιακή πολιτική. Τα πληροφοριακά συστήματα βρίσκονται έξω από αυτό το χωνευτήρι των διαφορετικών θεωρήσεων, συγκρούσεων, συμβιβασμών και συμφωνιών που είναι κάτι φυσικό σε κάθε είδους οργανισμό. Διευθυντικά στελέχη Η δουλειά των στελεχών είναι να βρίσκουν λύσεις στις διάφορες καταστάσεις που αντιμετωπίζει ο οργανισμός, να παίρνουν αποφάσεις και να διατυπώνουν σχέδια δράσης για την επίλυση προβλημάτων του οργανισμού. Τα στελέχη αντιλαμβάνονται τις επιχειρηματικές προκλήσεις στο περιβάλλον, χαράσσουν την στρατηγική του οργανισμού για την αντιμετώπιση τους και κατανέμουν τους ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους για την επιτυχία της στρατηγικής και τον συντονισμό του έργου. Ανά πάσα στιγμή πρέπει να ασκούν υπεύθυνη ηγεσία. Αλλά τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να κάνουν κάτι παραπάνω από τη διαχείριση αυτού που ήδη υπάρχει. Πρέπει επίσης να δημιουργούν νέα προϊόντα και υπηρεσίες και ακόμη να αναδημιουργούν τον οργανισμό από καιρό σε καιρό. Ένα σημαντικό μέρος της ευθύνης των διευθυντικών στελεχών είναι η δημιουργική δουλειά που καθοδηγείται από νέες γνώσεις και πληροφορίες. Η τεχνολογία των πληροφοριών μπορεί να παίξει σπουδαίο ρόλο στην ανακατεύθυνση και τον ανασχεδιασμό του οργανισμού. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 16

17 Σημαντικό είναι να σημειώσουμε ότι οι ρόλοι και αποφάσεις των στελεχών διαφέρουν ανάλογα με το επίπεδο του οργανισμού. Τα ανώτερα στελέχη παίρνουν μακροπρόθεσμες στρατηγικές αποφάσεις για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παράγονται. Τα μεσαία στελέχη εφαρμόζουν τα προγράμματα και τα σχέδια των ανώτερων στελεχών. Τα εκτελεστικά στελέχη είναι υπεύθυνα για την παρακολούθηση των καθημερινών δραστηριοτήτων της εταιρείας. Όμως σε κάθε επίπεδο τα στελέχη αναμένεται να είναι δημιουργικά και να βρίσκουν πρωτότυπες λύσεις σε μια μεγάλη ποικιλία προβλημάτων. Κάθε επίπεδο έχει διαφορετικές ανάγκες πληροφόρησης και διαφορετικές απαιτήσεις από το πληροφοριακό σύστημα. Τεχνολογία Η τεχνολογία των πληροφοριών είναι από τα πολλά εργαλεία που διαθέτουν τα στελέχη για να αντιμετωπίσουν με επιτυχία τις αλλαγές. Το υλικό των υπολογιστών είναι ο υλικός εξοπλισμός που χρησιμοποιείται για τις δραστηριότητες εισόδου, επεξεργασίας και εξόδου ενός πληροφοριακού συστήματος. Αποτελείται από τα εξής στοιχεία: τη μονάδα επεξεργασίας του υπολογιστή, τις διάφορε συσκευές εισόδου, εξόδου, και αποθήκευσης, καθώς και όλα τα υλικά μέσα που συνδέουν αυτές τις συσκευές μεταξύ τους. Το λογισμικό των υπολογιστών αποτελείται από λεπτομερείς προκαθορισμένες εντολές, οι οποίες ελέγχουν και συντονίζουν τα στοιχεία του υλικού των υπολογιστών σε ένα πληροφοριακό σύστημα. Η τεχνολογία αποθήκευσης περιλαμβάνει τόσο τα υλικά μέσα στα οποία αποθηκεύονται δεδομένα, όπως μαγνητικοί ή οπτικοί δίσκοι ή ταινίες, όσο και το λογισμικό που κατευθύνει την οργάνωση των δεδομένων σε αυτά τα υλικά μέσα. Η τεχνολογία επικοινωνιών, που αποτελείται τόσο από υλικές συσκευές όσο και από λογισμικό, συνδέει τα διάφορα μέρη του υλικού και μεταφέρει δεδομένα από μια φυσική θέση σε μια άλλη. Οι υπολογιστές και ο εξοπλισμός επικοινωνιών έχουν την δυνατότητα να συνδέονται σε δίκτυα ώστε να χρησιμοποιούν από κοινού φωνή, δεδομένα, εικόνες, ήχο, ή ακόμη και βίντεο. Ένα δίκτυο συνδέει δυο ή περισσότερους υπολογιστές με σκοπό την κοινή χρήση δεδομένων ή πόρων όπως ενός εκτυπωτή. Όλες αυτές οι τεχνολογίες αποτελούν πόρους των οποίων μπορεί να γίνεται κοινή χρήση μέσα στον οργανισμό και συνιστούν την υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών της επιχείρησης. Η υποδομή τεχνολογία πληροφοριών αποτελεί το θεμέλιο ή τη βάση πάνω στην οποία η επιχείρηση μπορεί να αναπτύξει το δικό της συγκεκριμένο πληροφοριακό σύστημα. Κάθε οργανισμός πρέπει να σχεδιάζει και να διαχειρίζεται προσεκτικά την υποδομή της τεχνολογίας των πληροφοριών του, έτσι ώστε να έχει το σύνολο των τεχνολογικών υπηρεσιών που χρειάζεται για τις εργασίες που θέλει να εκτελεί με τα πληροφοριακά συστήματα. Το οργανωσιακό στοιχείο συνδέει το σύστημα παρακολούθησης δεμάτων με τις λειτουργίες πωλήσεων και παραγωγής της εταιρείας (το κύριο προϊόν της UPS είναι μια υπηρεσία- η μεταφορά και παράδοση δεμάτων). Καθορίζει τις απαιτούμενες διαδικασίες για την αναγνώριση των δεμάτων με τις πληροφορίες αποστολέα και παραλήπτη, την απογραφή, την παρακολούθηση των δεμάτων κατά τη διαδρομή τους, και την έκδοση Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 17

18 αναφορών κατάστασης των δεμάτων για τους πελάτες της UPS και τους υπαλλήλους εξυπηρέτησης των πελατών. Το σύστημα πρέπει επίσης να παρέχει πληροφορίες που να ικανοποιούν τις ανάγκες των στελεχών και του προσωπικού της εταιρείας. Οι οδηγοί της UPS πρέπει να εκπαιδεύονται στις διαδικασίες παραλαβής και παράδοσης των δεμάτων, καθώς και στον τρόπο χρήσης του συστήματος παρακολούθησης δεμάτων, έτσι ώστε να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά και αποδοτικά. Αλλά και οι πελάτες της UPS μπορεί να χρειάζονται κάποια εκπαίδευση στη χρήση του λογισμικού παρακολούθησης δεμάτων της UPS ή της τοποθεσίας της UPS στον Ιστό. Τα στελέχη της UPS είναι υπεύθυνα για την παρακολούθηση του επιπέδου εξυπηρέτηση και του κόστους, καθώς και για την προώθηση της στρατηγικής της εταιρείας που συνδυάζει χαμηλό κόστος και υπηρεσίες υψηλής ποιότητας. Τα διευθυντικά στελέχη αποφάσισαν να χρησιμοποιήσουν τον αυτοματισμό για να γίνει ακόμα ευχερέστερη η αποστολή δέματος μέσω της UPS καθώς και ο έλεγχος της κατάστασης των παραδόσεων, μειώνοντας έτσι το κόστος παράδοσης και αυξάνοντας τα έσοδα από τις πωλήσεις. Η τεχνολογία που υποστηρίζει αυτό το σύστημα αποτελείται από υπολογιστές χειρός, συσκευές ανάγνωσης ραβδοκωδίκων, ενσύρματα και ασύρματα δίκτυα επικοινωνιών, επιτραπέζιους υπολογιστές, τον κεντρικό υπολογιστής της UPS, τεχνολογία αποθήκευσης των δεδομένων διακίνησης δεμάτων, το εσωτερικό λογισμικό παρακολούθησης δεμάτων της UPS, και το λογισμικό πρόσβασης στον Παγκόσμιο Ιστό. Το αποτέλεσμα είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που προσφέρει μια λύση στην επιχειρηματική πρόκληση της προσφοράς υψηλού επιπέδου εξυπηρέτησης με διατήρηση χαμηλών τιμών απέναντι στον εντεινόμενο ανταγωνισμό. 1.2 ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΕΙΣ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Οι πολλαπλές θεωρήσεις των πληροφοριακών συστημάτων δείχνουν ότι η μελέτη τους είναι ένα διεπιστημονικό πεδίο. Καμιά θεωρία ή οπτική γωνία δεν είναι πιο σημαντική από τις άλλες. To Σχήμα 1-7 παρουσιάζει τους βασικούς γνωστικούς κλάδους που συμβάλλον στην περιγραφή των προβλημάτων και των θεμάτων, καθώς και στις λύσεις τους κατά τη μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων. Σε γενικές γραμμές, το πεδίο μπορεί να διαιρεθεί στην τεχνική προσέγγιση και την συμπεριφορική προσέγγιση. Τα πληροφοριακά συστήματα είναι κοινωνικοτεχνικά συστήματα. Αν και απαρτίζονται από μηχανήματα, συσκευές, και απτή φυσική τεχνολογία, χρειάζονται σημαντικές κοινωνικές, οργανωτικές και διανοητικές επενδύσεις για να λειτουργήσουν όπως πρέπει. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 18

19 Πληροφορική Επιχειρησιακή έρευνα Διοίκηση επιχειρήσεων Πληροφοριακά Συστήματα Κοινωνιολογία Ψυχολογία Οικονομικά Σχήμα 1-7: Σύγχρονες προσεγγίσεις στα πληροφοριακά συστήματα Τεχνική Προσέγγιση Η τεχνική προσέγγιση στα πληροφοριακά συστήματα δίνει έμφαση σε μαθηματικά μοντέλα για τη μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων, καθώς και στη υλική τεχνολογία και στις τυπικές δυνατότητες αυτών των συστημάτων. Οι γνωστικοί κλάδοι που συμβάλλουν στην τεχνική προσέγγιση είναι η πληροφορική, η διοίκηση επιχειρήσεων και η επιχειρησιακή έρευνα. Η πληροφορική ασχολείται με την καθιέρωση θεωριών υπολογισιμότητας, μεθόδων υπολογισμού και μεθόδων αποδοτικής αποθήκευσης και προσπέλασης δεδομένων. Η διοίκηση επιχειρήσεων δίνει έμφαση στην ανάπτυξη μοντέλων λήψης αποφάσεων και στις πρακτικές του μάνατζμεντ. Η επιχειρησιακή έρευνα εστιάζει στις μαθηματικές τεχνικές για τη βελτιστοποίηση επιλεγμένων παραμέτρων των οργανισμών, όπως είναι οι μεταφορές, ο έλεγχος αποθεμάτων και το κόστος συναλλαγών. Συμπεριφορική προσέγγιση Ένα σημαντικό μέρος του πεδίου των πληροφοριακών συστημάτων αφορά συμπεριφορικά ζητήματα που ανακύπτουν κατά την ανάπτυξη και τη συντήρηση σε βάθος χρόνου των πληροφοριακών συστημάτων. Θέματα όπως η στρατηγική ολοκλήρωση της επιχείρησης, ο σχεδιασμός, η εφαρμογή, η αξιοποίηση, και η διοίκηση δεν μπορούν να διερευνηθούν επαρκώς με τα μοντέλα της τεχνικής προσέγγισης. Άλλοι συμπεριφορικοί γνωστικοί κλάδοι συμβάλλουν σε σημαντικό βαθμό με τις δικές τους έννοιες και μεθόδους. Για παράδειγμα, οι κοινωνιολόγοι μελετούν τα πληροφοριακά συστήματα από την άποψη του τρόπου με τον οποίο οι ομάδες και οι οργανισμοί διαμορφώνουν την ανάπτυξη των συστημάτων και επίσης του τρόπου με τον οποίο τα συστήματα επηρεάζουν τα άτομα, τις ομάδες και τους οργανισμούς. Οι ψυχολόγοι που μελετούν πληροφοριακά συστήματα ενδιαφέρονται για το πώς οι άνθρωποι που παίρνουν αποφάσεις αντιλαμβάνονται και χρησιμοποιούν την τυπική πληροφορία. Οι οικονομολόγοι που μελετούν τα πληροφοριακά συστήματα ασχολούνται με τον αντίκτυπο των συστημάτων στις δομές ελέγχου και κόστους μέσα στην εταιρεία και στις αγορές. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 19

20 Η συμπεριφορική προσέγγιση δεν αγνοεί την τεχνολογία. Πράγματι, η τεχνολογία των πληροφοριακών συστημάτων αποτελεί συχνά το ερέθισμα για ένα συμπεριφορικό πρόβλημα ή θέμα. Αλλά η προσέγγιση αυτή κατά κανόνα δε στοχεύει σε τεχνικές λύσεις. Αντίθετα, επικεντρώνει το ενδιαφέρον της σε αλλαγές στις στάσεις, στις πολιτικές διοίκησης και οργάνωσης και στη συμπεριφορά. Κοινωνικοτεχνικά συστήματα Η μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης (management information systems, MIS) ξεκίνησε στη δεκαετία του 1970 και εστιάστηκε στα πληροφοριακά συστήματα που βασίζονται σε υπολογιστές και προορίζονται για τα στελέχη. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης συνδυάζουν τη θεωρητική εργασία της πληροφορικής, της διοίκησης επιχειρήσεων και της επιχειρησιακής έρευνας με πρακτική κατεύθυνση προς την ανάπτυξη συστημικών λύσεων σε προβλήματα του πραγματικού κόσμου και τη διαχείριση των πόρων της τεχνολογίας των πληροφοριών. Δίνει επίσης προσοχή σε θέματα συμπεριφοράς σχετικά με την ανάπτυξη, τη χρήση και τον αντίκτυπο των πληροφοριακών συστημάτων τα οποία διατυπώνονται από κοινωνιολόγους, οικονομολόγους και ψυχολόγους. Η μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων μόλις έχει αρχίσει να επηρεάζει άλλους γνωστικούς κλάδους, μέσω εννοιών όπως η θεώρηση της εταιρείας από τη σκοπιά της επεξεργασίας πληροφοριών. Η υιοθέτηση μιας κοινωνικοτεχνικής θεώρησης των συστημάτων βοηθάει στο να αποφευχθεί μια εντελώς τεχνολογική προσέγγιση των πληροφοριακών συστημάτων. Για παράδειγμα, το γεγονός ότι το κόστος της τεχνολογίας πληροφοριών μειώνεται ταχύτατα και η ισχύς της αυξάνεται δε μεταφράζεται υποχρεωτικά ή εύκολα σε βελτίωση της παραγωγικότητας ή των κερδών. Πρέπει να τονιστεί η ανάγκη βελτιστοποίησης της απόδοσης του συστήματος ως συνόλου. Χρειάζονται προσοχή τόσο τα τεχνικά όσο και τα συμπεριφορικά στοιχεία. Αυτό σημαίνει ότι η τεχνολογία πρέπει να αλλάζει και να σχεδιάζεται έτσι ώστε να προσαρμόζεται στις ανάγκες του οργανισμού και των ατόμων. Κατά καιρούς, η τεχνολογία μπορεί να χρειάζεται «από-βελτιστοποίηση» για να επιτευχθεί αυτή η προσαρμογή. Οι οργανισμοί και τα άτομα πρέπει επίσης να αλλάζουν εκπαίδευση, επιμόρφωση και σχεδιασμένες οργανωτικές αλλαγές, έτσι ώστε η τεχνολογία να μπορέσει να λειτουργήσει και να αναπτυχθεί. Οι άνθρωποι και οι οργανισμοί αλλάζουν για να εκμεταλλευθούν τη νέα τεχνολογία πληροφοριών. 1.3 Ο ΝΕΟΣ ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ Οι μάνατζερ δεν μπορούν να αγνοούν τα πληροφοριακά συστήματα, επειδή αυτά διαδραματίζουν κρισιμότατο ρόλο στους σύγχρονους οργανισμούς. Τα σημερινά συστήματα επηρεάζουν άμεσα τον τρόπο με τον οποίο τα στελέχη αποφασίζουν, προγραμματίζουν και διοικούν τους εργαζόμενους και ολοένα και περισσότερο διαμορφώνουν τα ποια προϊόντα παράγονται και που, πότε και πως. Επομένως, η ευθύνη για τα πληροφοριακά συστήματα δεν μπορεί να εκχωρείται σε στελέχη λήψης τεχνικών αποφάσεων. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 20

21 1.3.1 Το διευρυνόμενο αντικείμενο των πληροφοριακών συστημάτων To Σχήμα 1-10 παρουσιάζει τη νέα σχέση μεταξύ οργανισμών και πληροφοριακών συστημάτων. Υπάρχει αυξανόμενη αλληλεξάρτηση μεταξύ της στρατηγικής, των κανόνων και των διαδικασιών της επιχείρησης από τη μια και του λογισμικού, του υλικού, των βάσεων δεδομένων και των τηλεπικοινωνιών των πληροφοριακών συστημάτων από την άλλη. Μια αλλαγή σε κάποιο από αυτά τα στοιχεία συχνά προκαλεί αλλαγές και στα άλλα. Αυτή η σχέση γίνεται συχνά κρίσιμη όταν η διοίκηση κάνει σχέδια για το μέλλον. Αυτό που θα ήθελε η επιχείρηση να κάνει σε πέντε χρόνια συχνά εξαρτάται από το τι θα είναι σε θέση να κάνουν τα συστήματα της. Η αύξηση του μεριδίου αγοράς, η μετεξέλιξη σε παραγωγό υψηλής ποιότητας ή χαμηλού κόστους, η ανάπτυξη νέων προϊόντων και η αύξηση της παραγωγικότητας του προσωπικού εξαρτώνται όλο και περισσότερο από το είδος και την ποιότητας των πληροφοριακών συστημάτων του οργανισμού. Υλικό Επιχειρηματική στρατηγική Κανόνες Λογισμικό Βάση δεδομένων Διαδικασίες Αλληλεξάρτηση Οργανισμός Πληροφοριακό σύστημα Τηλεπικοινω νίες Σχήμα 1-10: Η αλληλεξάρτηση μεταξύ οργανισμού και πληροφοριακών συστημάτων Μια δεύτερη αλλαγή στη σχέση των πληροφοριακών συστημάτων με τους οργανισμούς είναι αποτέλεσμα του γεγονότος ότι τα έργα και οι εφαρμογές των συστημάτων γίνονται όλο και πιο περίπλοκα και αποκτούν μεγαλύτερη ακτίνα δράσης. Η ανάπτυξη και η διαχείριση συστημάτων σήμερα εμπλέκει πολύ μεγαλύτερο μέρος του οργανισμού από όσο στο παρελθόν. Καθώς οι εταιρείες εξελίσσονται σε «ψηφιακές επιχειρήσεις», το επιχειρησιακό σύστημα επεκτείνεται σε πελάτες, προμηθευτές, ακόμη και ανταγωνιστές (βλ. Σχήμα 1-11). Ενώ τα παλαιότερα συστήματα προκαλούσαν κυρίως τεχνικές αλλαγές που επηρέαζαν λίγους ανθρώπους, τα σύγχρονα συστήματα οδηγούν σε διοικητικές αλλαγές (ποιος έχει ποιες πληροφορίες για ποιον, πότε και πόσο συχνά), καθώς και θεσμικέ «βασικές» αλλαγές (ποια προϊόντα και υπηρεσίες παράγονται, κάτω από ποιες συνθήκες και από ποιον). Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 21

22 Πληροφοριακό σύστημα Πληροφοριακό σύστημα Πληροφοριακό σύστημα Πληροφοριακό σύστημα Τεχνικές αλλαγές Διοικητικός έλεγχος Θεσμικές δραστηριότητες Προμηθευτές, πελάτες Χρόνος Σχήμα 1-11: Το διευρυνόμενο αντικείμενο των πληροφοριακών συστημάτων Καθώς οι εταιρείες κινούνται στην κατεύθυνση να γίνουν ψηφιακές επιχειρήσεις, σχεδόν όλοι οι μάνατζερ και οι εργαζόμενοι της εταιρείας καθώς και οι πελάτες και οι προμηθευτές της- συμμετέχουν σε μια ποικιλία επιχειρηματικών συστημάτων, τα οποία συνδέονται μεταξύ τους με ένα ψηφιακό δίκτυο πληροφοριών. Για παράδειγμα, οι ενέργειες που κάνει ένας πελάτης στην τοποθεσία Ιστού της εταιρείας μπορεί να παρακινήσουν έναν υπάλληλο να πάρει επιτόπου μια απόφαση τιμολόγησης ή να ειδοποιήσει τους προμηθευτές της επιχείρησης για το ενδεχόμενο εξάντλησης των αποθεμάτων. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 22

23 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ 2.1 ΚΥΡΙΟΤΕΡΟΙ ΤΥΠΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΕ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ Επειδή μέσα σε έναν οργανισμό υπάρχουν διαφορετικά ενδιαφέροντα, ειδικότητες, και επίπεδα, υπάρχουν και διαφορετικά είδη συστημάτων. Κανένα σύστημα από μόνο του δεν είναι σε θέση να παρέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ένας οργανισμός. Το Σχήμα 2-1 παρουσιάζει ένα τρόπο απεικόνισης των ειδών συστημάτων που βρίσκονται σε έναν οργανισμό. Σε αυτήν την απεικόνιση, ο οργανισμός διακρίνεται σε στρατηγικό, διοικητικό, και εκτελεστικό επίπεδο και κατόπιν υποδιαιρείται σε λειτουργικούς τομείς, όπως πωλήσεις και μάρκετινγκ, παραγωγή, χρηματοοικονομικά, λογιστήριο, και ανθρώπινοι πόροι. Τα συστήματα πρέπει να αναπτύσσονται έτσι ώστε να ικανοποιούν αυτά τα διαφορετικά οργανωσιακά ενδιαφέροντα Τα διάφορα είδη συστημάτων Τρεις είναι οι βασικές κατηγορίες των συστημάτων που εξυπηρετούν τα διαφορετικά επίπεδα του οργανισμού: συστήματα εκτελεστικού επιπέδου, συστήματα διοικητικού επιπέδου, και συστήματα στρατηγικού επιπέδου. Τα συστήματα εκτελεστικού επιπέδου υποστηρίζουν τα εκτελεστικά στελέχη στην παρακολούθηση των στοιχειωδών δραστηριοτήτων και συναλλαγών του οργανισμού, όπως πωλήσεις, εισπράξεις, καταθέσεις, μισθοδοσία, πιστωτικές αποφάσεις και ροή υλικών σε ένα εργοστάσιο. Ο βασικός σκοπός των συστημάτων σε αυτό το επίπεδο είναι να απαντούν σε τρέχουσες ερωτήσεις και να παρακολουθούν τη ροή των συναλλαγών του οργανισμού. Ποια ανταλλακτικά υπάρχουν στην αποθήκη; Τι έγινε με την οφειλή του κ. Παπαδόπουλου; Για να απαντούν τα συστήματα σε ερωτήματα τέτοιου είδους, οι πληροφορίες πρέπει να είναι γενικά εύκολες διαθέσιμες, ενημερωμένες και ακριβείς. Παραδείγματα συστημάτων εκτελεστικού επιπέδου είναι εκείνο που καταγράφει καταθέσεις στην τράπεζα μέσω αυτόματων ταμειολογιστικών μηχανών (ΑΤΜ) ή αυτό που παρακολουθεί τις ημερήσιες ώρες εργασίας του εργατοτεχνικού προσωπικού σε ένα εργοστάσιο. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 23

24 Τα συστήματα διοικητικού επιπέδου εξυπηρετούν την παρακολούθηση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων, και τις διοικητικές δραστηριότητες των μεσαίων στελεχών. Το κύριο ερώτημα στο οποίο απαντούν αυτά τα συστήματα είναι: Πάνε καλά τα πράγματα; Κατά κανόνα, τα συστήματα διοικητικού επιπέδου εκδίδουν περιοδικές αναφορές και όχι άμεσες εκτελεστικές πληροφορίες. Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι το σύστημα ελέγχου κόστους μεταθέσεων του προσωπικού που εκδίδει αναφορές για τις δαπάνες μετακόμισης, αναζήτησης κατοικίας, και συμμετοχής στα έξοδα κατοικίας για όλους τους υπαλλήλους όλων των τμημάτων της εταιρείας, με επισήμανση των περιπτώσεων όπου οι πραγματικές δαπάνες υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό. Είδος Πληροφοριακού Συστήματος Στρατηγικό Επίπεδο Ανώτερα Στελέχη Ομάδες που Εξυπηρετούνται Διοικητικό Επίπεδο Μεσαία Στελέχη Εκτελεστικό Επίπεδο Εκτελεστικά Στελέχη Λειτουργικοί Τομείς Πωλήσεις & Μάρκετινγκ Κατασκευή & Παραγωγή Χρηματοοικονομικά & Λογιστήριο Ανθρώπινοι Πόροι Σχήμα 2-1: Τύποι Πληροφοριακών συστημάτων Μερικά συστήματα διοικητικού επιπέδου υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων σε μη τρέχοντα ζητήματα και εστιάζουν σε λιγότερο δομημένες αποφάσεις, για τις οποίες οι ανάγκες πληροφόρησης δεν είναι πάντοτε σαφείς. Αυτά τα συστήματα συχνά καλούνται να απαντήσουν οι ερωτήσεις του τύπου τι συμβαίνει αν : Ποια θα είναι η επίπτωση στα προγράμματα παραγωγής αν διπλασιάσουμε τις πωλήσεις κατά το μήνα Δεκέμβριο; Πώς θα άλλαζε η απόδοση της επένδυσής μας αν το πρόγραμμα ενός εργοστασίου καθυστερούσε για έξι μήνες; Οι απαντήσεις σε τέτοια ερωτήματα χρειάζονται συχνά νέα δεδομένα τόσο από το εξωτερικό όσο και από το εσωτερικό του οργανισμού, τα οποία δεν είναι εύκολο να αποκτηθούν από τα υπάρχοντα συστήματα εκτελεστικού επιπέδου. Τα συστήματα στρατηγικού επιπέδου βοηθούν τα ανώτερα στελέχη να αντιμετωπίζουν και να εξετάζουν στρατηγικά ζητήματα και μακροπρόθεσμες τάσεις, τόσο μέσα στην επιχείρηση όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον της. Η κύρια φροντίδα τους είναι να αντιστοιχίζουν τις αλλαγές στο εξωτερικό περιβάλλον στις υφιστάμενες δυνατότητες του οργανισμού. Ποια θα είναι τα επίπεδα απασχόλησης σε πέντε χρόνια; Ποιες είναι οι μακροπρόθεσμες τάσεις κόστους του κλάδου και ποια σχέση έχει η εταιρεία μας με αυτές; Ποια προϊόντα θα πρέπει να παράγουμε σε πέντε χρόνια; Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 24

25 Τα πληροφοριακά συστήματα εξυπηρετούν επίσης τους κύριους λειτουργικούς τομείς της επιχείρησης, όπως τις πωλήσεις και το μάρκετινγκ, την παραγωγή, τη χρηματοοικονομική διαχείριση, το λογιστήριο, και τους ανθρώπινους πόρους. Ένας τυπικός οργανισμός έχει συστήματα εκτελεστικού, διοικητικού και στρατηγικού επιπέδου σε κάθε λειτουργικό τομέα. Για παράδειγμα, η λειτουργία των πωλήσεων κατά κανόνα έχει ένα σύστημα πωλήσεων σε εκτελεστικό επίπεδο για να καταγράφει τους ημερήσιους όγκους πωλήσεων για να διεκπεραιώνει τις παραγγελίες. Ένα σύστημα που προβλέπει τις τάσεις των πωλήσεων για μια περίοδο πέντε ετών εξυπηρετεί το στρατηγικό επίπεδο. Θα περιγράψουμε πρώτα τις συγκεκριμένες κατηγορίες συστημάτων που εξυπηρετούν κάθε επίπεδο του οργανισμού καθώς και την αξία τους για τον οργανισμό. Στη συνέχεια θα δείξουμε πώς οι οργανισμοί χρησιμοποιούν αυτά τα συστήματα σε κάθε μία από τις κύριες επιχειρηματικές λειτουργίες Οι τέσσερις τύποι βασικών συστημάτων Στο Σχήμα 2-2 παρουσιάζονται οι συγκεκριμένοι τύποι πληροφοριακών συστημάτων που αντιστοιχούν σε κάθε οργανωσιακό επίπεδο. Ο οργανισμός έχει συστήματα υποστήριξης διοίκησης ( EES) στο στρατηγικό επίπεδο πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (ΜIS) και συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (DDS) στο διοικητικό επίπεδο και συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) στο εκτελεστικό επίπεδο. Τα συστήματα σε κάθε επίπεδο είναι με τη σειρά τους εξειδικευμένα ώστε να εξυπηρετούν κάθε κύριο λειτουργικό τομέα. Έτσι τα τυπικά συστήματα που συναντάμε σε οργανισμούς είναι σχεδιασμένα για να βοηθούν τα στελέχη ή τους εργαζόμενους σε κάθε επίπεδο στους τομείς πωλήσεων και μάρκετινγκ, παραγωγής, χρηματοοικονομικής διαχείρισης και λογιστηρίου, και ανθρώπινων πόρων. Στον Πίνακα 2-1 συνοψίζονται τα χαρακτηριστικά των τεσσάρων τύπων πληροφοριακών συστημάτων. Πρέπει να σημειωθεί ότι κάθε ένα από τα διαφορετικά συστήματα μπορεί να έχει συστατικά μέρη τα οποία χρησιμοποιούνται από οργανωτικά επίπεδα και ομάδες διαφορετικές από αυτές για τις οποίες προορίζεται κατά κύριο λόγο. Μια γραμματέας μπορεί να αναζητήσει κάποιες πληροφορίες σε ένα πληροφοριακό σύστημα διοίκησης ή ένα μεσαίο στέλεχος μπορεί να χρειαστεί να πάρει δεδομένα από ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 25

26 Πρόβλεψη τάσεων πωλήσεων τετραετίας Επιχειρησιακό πρόγραμμα πενταετία Προγραμματισμός κερδών Προγραμματισμός προσωπικού Διαχείριση πωλήσεων Έλεγχος αποθεμάτων Κατάρτιση ετήσιου προϋπολογισμού Ανάλυση κόστους συμβάσεων Συστήματα Διοικητικού Επιπέδου Συστήματα Στρατηγικού Επιπέδου Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (ESS) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) Συστήματα Εκτελεστικού Επιπέδου Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Λειτουργικοί Τομείς Πωλήσεις & Μάρκετινγκ Κατασκευή & Παραγωγή Χρηματοοικονομικά & Λογιστήριο Ανθρώπινοι Πόροι Σχήμα 2-2: Οι τέσσερις κύριοι τύποι πληροφοριακών συστημάτων Τύπος συστήματος ESS DSS MIS Πληροφορίες εισόδου Συγκεντρωτικά δεδομένα εσωτερικά, εξωτερικά Δεδομένα μικρού όγκου ή τεράστιες βάσεις δεδομένων βελτιστοποιημένες για ανάλυση δεδομένων, αναλυτικά μοντέλα και εργαλεία ανάλυσης δεδομένων Συνοπτικά δεδομένα συναλλαγών, δεδομένα μεγάλου όγκου, απλά μοντέλα Επεξεργασία Γραφικά, προσομοιώσεις, αλληλεπίδραση Αλληλεπίδραση, προσομοιώσεις, ανάλυση Τρέχουσες αναφορές, απλά μοντέλα, ανάλυση κατώτερου επιπέδου Ταξινόμηση, απαρίθμηση, συγχώνευση, ενημέρωση Πληροφορίες εξόδου Προβλέψεις, απαντήσεις σε ερωτήματα Ειδικές εκθέσεις, αναλύσεις αποφάσεων, απαντήσεις σε ερωτήματα Συνοπτικές αναφορές και αναφορές αποκλίσεων Αναλυτικές TPS Συναλλαγές, γεγονότα αναφορές, καταστάσεις, περιλήψεις Πίνακας 2-1: Χαρακτηριστικά των συστημάτων επεξεργασίας πληροφοριών Χρήστες Ανώτερα στελέχη Εξειδικευμένο προσωπικό, επιτελικά στελέχη Μεσαία στελέχη Εκτελεστικό προσωπικό, επόπτες ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) είναι τα βασικά επιχειρηματικά συστήματα που εξυπηρετούν το εκτελεστικό επίπεδο του οργανισμού. Το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών είναι ένα μηχανογραφημένο σύστημα, το οποίο εκτελεί και καταγράφει τις τρέχουσες καθημερινές συναλλαγές που είναι απαραίτητες για τη Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 26

27 διεξαγωγή της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Παραδείγματα είναι η καταχώρηση παραγγελιών πωλήσεων, τα συστήματα κρατήσεων σε ξενοδοχεία, η μισθοδοσία, η τήρηση στοιχείων προσωπικού, και τα συστήματα αποστολής. Στο λειτουργικό επίπεδο, οι εργασίες, οι πόροι και οι στόχοι είναι προκαθορισμένοι και πολύ δομημένοι. Η απόφαση χορήγησης πίστωσης σε ένα πελάτη, για παράδειγμα, γίνεται από ένα κατώτερο προϊστάμενο σύμφωνα μα προκαθορισμένα κριτήρια. Το μόνο που χρειάζεται να διαπιστωθεί είναι αν ο πελάτης ικανοποιεί τα κριτήρια. Στο Σχήμα 2-3 παρουσιάζεται ένα σύστημα TPS μισθοδοσίας Ένα τυπικό λογιστικό σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών που υπάρχει στις περισσότερες εταιρείες. Ένα σύστημα μισθοδοσίας παρακολουθεί τις πληρωμές που γίνονται στο προσωπικό. Το πρωτεύον αρχείο (master file) αποτελείται από διακριτές πληροφορίες ( όπως το όνομα, τη διεύθυνση, ή τον αριθμό μητρώου του υπαλλήλου) που ονομάζονται στοιχεία δεδομένων. Τα στοιχεία του πρωτεύοντος αρχείου συνδυάζονται με διάφορους τρόπους προκειμένου να καταρτιστούν αναφορές που ενδιαφέρουν τη διοίκηση ή τις αρμόδιες κρατικές αρχές, καθώς και να εκδοθούν οι εντολές πληρωμής για το προσωπικό. Αυτά τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών μπορούν να δημιουργήσουν και άλλους συνδυασμούς αναφορών από υπάρχοντα στοιχεία δεδομένων. Δεδομένα προσωπικού Προς Γενικό Καθολικό: μισθοί και ημερομίσθια Σύστημα Μισθοδοσίας Πρωτεύον αρχείο μισθοδοσίας Διοικητικές αναφορές Στοιχεία δεδομένων στο πρωτεύον αρχείο μισθοδοσίας Υπάλληλος Αριθμός μητρώου Όνομα Διεύθυνση Υπηρεσία Ημέρες εργασίας Ημερομίσθιο Κρατήσεις ΦΜΥ Επικουρικό ΙΚΑ Ερωτήματα μέσω δικτύου Εντολές πληρωμής προσωπικού Εκκαθάριση μισθοδοσίας Αρ. μητρώου Όνομα Υπαλλήλου ΦΜΥ Επικουρικό ΙΚΑ Σύνολο Έτους Παπαδόπουλος Ι. 400,0 50,0 140, ,0 Σχήμα 2-3: Συμβολική αναπαράσταση ενός συστήματος επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) μισθοδοσίας Το Σχήμα 2-4 παρουσιάζει άλλες τυπικές εφαρμογές συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών (TPS). Σε αυτήν την εικόνα φαίνεται ότι υπάρχουν πέντε λειτουργικές κατηγορίες συστημάτων TPS: πωλήσεων / μάρκετινγκ, κατασκευής / παραγωγής, χρηματοοικονομικών / λογιστηρίου, ανθρώπινων πόρων, και άλλοι τύποι TPS εξειδικευμένοι για ένα συγκεκριμένο κλάδο. Το σύστημα παρακολούθησης δεμάτων της UPS, είναι ένα παράδειγμα TPS παραγωγής. Η UPS πουλάει υπηρεσίες διακίνησης δεμάτων και το σύστημα παρακολουθεί όλες τις μεταβολές που συμβαίνουν κατά τη διακίνηση των δεμάτων. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 27

28 Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών είναι πολλές φορές τόσο κεφαλαιώδη για μια επιχείρηση, ώστε η αστοχία για λίγες ώρες να μπορεί να σημάνει μέχρι και το θάνατο μιας εταιρείας και ίσως άλλων εταιρειών συνδεδεμένων με αυτήν. Φανταστείτε τι θα συνέβαινε στη UPS αν το σύστημα παρακολούθησης των δεμάτων της σταματούσε να δουλεύει! Τι θα έκαναν οι αεροπορικές εταιρείες χωρίς το μηχανογραφημένο σύστημα κρατήσεων; ΤΥΠΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Συστήματα πωλήσεων/ μάρκετινγκ Συστήματα κατασκευής/ παραγωγής Συστήματα χρηματοοικονο μικών / λογιστηρίου Συστήματα ανθρωπίνων πόρων Άλλοι τύποι (π.χ. σε πανεπιστήμια) Κύριες λειτουργίες των συστημάτων Εξυπηρέτηση πελατών Διαχείριση πωλήσεων Παρακολούθηση προωθήσεων Αλλαγές τιμών Επικοινωνία με αντιπροσώπους Χρονικός προγραμματισμός Προμήθειες Αποστολές/ Παραλαβές Εκμετάλλευση Γενικό καθολικό Τιμολόγηση Κοστολόγηση Αρχεία προσωπικού Παροχές Μισθοδοσία Εργασιακές σχέσεις Εκπαίδευση Εγγραφές Αρχεία βαθμολογίας Αρχεία μαθημάτων Μητρώα αποφοίτων Κύρια συστήματα εφαρμογών Πληροφοριακό σύστημα παραγγελιών Σχήμα 2-4: Τυπικές εφαρμογές TPS Συστήματα ελέγχου μηχανών Συστήματα εντολών προμηθειών Συστήματα ελέγχου ποιότητας Γενικό καθολικό Μισθοδοσία Εισπρακτέοι/ πληρωτέοι λογαριασμοί Συστήματα διαχείρισης κεφαλαίων Αρχεία εργαζομένων Συστήματα επιδομάτων Απογραφή δεξιοτήτων εργαζομένων Σύστημα εγγραφών Σύστημα μεταγραφών Σύστημα ελέγχου διδακτέας ύλης Σύστημα δωρεών αποφοίτων Τα στελέχη χρειάζονται τα TPS για να παρακολουθούν την κατάσταση των εσωτερικών λειτουργιών και τις σχέσεις της επιχείρησης με το εξωτερικό της περιβάλλον. Τα TPS για να παρακολουθούν την κατάσταση των εσωτερικών λειτουργιών και τις σχέσεις της επιχείρησης με το εξωτερικό της περιβάλλον. Τα TPS είναι επίσης οι κύριες πηγές πληροφοριών για τους άλλους τύπους συστημάτων. (Για παράδειγμα, το σύστημα μισθοδοσίας του Σχήματος 2-3, μαζί με άλλα λογιστικά συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών, παρέχει δεδομένα στο σύστημα γενικού καθολικού της εταιρείας και για την παραγωγή αναφορών όπως είναι οι καταστάσεις αποτελεσμάτων χρήσης και οι ισολογισμοί). Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 28

29 Σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών Σύστημα Διεκπεραίωσης παραγγελιών Αρχεία MIS Σύστημα πληροφοριών διοίκησης (MIS) Δεδομένα πωλήσεων Αρχείο παραγγελιών Πρωτεύον αρχείο παραγωγής Σύστημα προγραμματισμού πόρων Δεδομένα κοστολόγησης προϊόντων Δεδομένα αλλαγής προϊόντων MIS Αναφορές Στελέχη Σύστημα Γενικού Καθολικού Δεδομένα εξόδων Αρχεία λογιστηρίου Σχήμα 2-5: Πως τα πληροφορικά συστήματα διοίκησης παίρνουν τα δεδομένα από τα TPS του οργανισμού ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Στο κεφάλαιο 1, ορίσαμε τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης ως τη μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων στην επιχειρηματική δραστηριότητα και το μάνατζμεντ. Ο όρος πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (MIS) προσδιορίζει επίσης μια συγκεκριμένη κατηγορία πληροφοριακών συστημάτων που εξυπηρετούν λειτουργίες σε διοικητικό επίπεδο. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (MIS) εξυπηρετούν το διοικητικό επίπεδο του οργανισμού, εφοδιάζοντας τα στελέχη με αναφορές ή με τη δυνατότητα άμεσης πρόσβασης σε στοιχεία τρέχουσας απόδοσης και ιστορικά στοιχεία του οργανισμού. Συνήθως, αυτά τα συστήματα είναι προσανατολισμένα σχεδόν αποκλειστικά σε εσωτερικά, και όχι περιβαλλοντικά ή εξωτερικά, γεγονότα. Τα MIS υποστηρίζουν κυρίως τις λειτουργίες προγραμματισμού, ελέγχου, και λήψης αποφάσεων σε διοικητικό επίπεδο. Κατά κανόνα, βασίζονται σε δεδομένα από τα υποκείμενα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών. Τα MIS συνοψίζουν και αναφέρουν στοιχεία για τις βασικές επιχειρησιακές δραστηριότητες της εταιρείας. Τα βασικά δεδομένα βασικών συναλλαγών από τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) συνοψίζονται και συνήθως παρουσιάζονται σε μεγάλες αναφορές που παράγονται σε τακτικά διαστήματα. Το Σχήμα 2-5 παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο εν τυπικό MIS μετασχηματίζει τα δεδομένα επιπέδου συναλλαγών από την αποθήκη, το τμήμα παραγωγής και το λογιστήριο σε αρχεία MIS που χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για τη δημιουργία αναφορών για τα στελέχη. Στο Σχήμα 2-6 φαίνεται ένα παράδειγμα αναφοράς από αυτό το σύστημα. Τα MIS συνήθως εξυπηρετούν τα στελέχη που ενδιαφέρονται για εβδομαδιαία, μηνιαία και ετήσια αποτελέσματα - και όχι για τις καθημερινές δραστηριότητες και συνήθως απαντούν σε δομημένα ερωτήματα τα οποία είναι γνωστά αρκετό χρόνο πριν και υπάρχει προδιαγεγραμμένη διαδικασία για την απάντηση τους. Για παράδειγμα, οι αναφορές MIS μπορούν να περιέχουν την τριμηνιαία κατανάλωση μαρουλιών σε μια αλυσίδα εστιατορίων γρήγορου φαγητού, ή όπως φαίνεται στο Σχήμα 2-6, τις συνολικές ετήσιες πωλήσεις συγκεκριμένων προϊόντων σε σύγκριση με τους προβλεπόμενους στόχους, αυτά τα συστήματα κατά κανόνα δεν είναι ευέλικτα και έχουν μικρές αναλυτικές Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 29

30 δυνατότητες. Τα περισσότερα MIS χρησιμοποιούν απλές ρουτίνες, όπως αθροίσεις και συγκρίσεις, και όχι εξελιγμένα μαθηματικά ή προηγμένες στατικές τεχνικές. ΚΩΔΙΚΟΣ ΠΡΟΙΟΝΤΟΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΡΟΙΟΝΤΟΣ 4469 Καθαριστικό χαλιών 5674 Αρωματικό χώρου ΠΕΡΙΟΧΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΠΡΟΒΛΕΨΗ ΠΡΑΓΜΑΤ. ΠΡΟΒΛΕΨΗ Βόρεια ,85 Ανατολική ,01 Νότια ,06 Δυτική ,91 ΣΥΝΟΛΟ ,95 Βόρεια ,94 Ανατολική ,19 Νότια ,12 Δυτική ,93 ΣΥΝΟΛΟ ,05 Σχήμα 2-6: Ένα παράδειγμα αναφοράς που μπορεί να παράγεται από το MIS του Σχήματος 2-5. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (DSS) εξυπηρετούν και αυτά το διοικητικό επίπεδο του οργανισμού. Τα DSS βοηθούν τα στελέχη να παίρνουν αποφάσεις σε θέματα που είναι μοναδικά, αλλάζουν γρήγορα, και δεν είναι εύκολο να προσδιοριστούν εκ των προτέρων. Αντιμετωπίζουν προβλήματα στα οποία η διαδικασία επίλυσης μπορεί να μην είναι εντελώς προκαθορισμένη. Αν και τα DSS χρησιμοποιούν εσωτερικές πληροφορίες από τα συστήματα TPS και MIS, συχνά δέχονται πληροφορίες απ εξωτερικές πηγές, όπως τις τρέχουσες τιμές μετοχών ή τις τιμές προϊόντων των ανταγωνιστών Είναι φανερό ότι, από το σχεδιασμό τους, τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων έχουν μεγαλύτερες αναλυτικές δυνατότητες από τα άλλα συστήματα. Είναι εφοδιασμένα με ποικιλία μοντέλων ανάλυσης δεδομένων ή μπορούν να συνοψίζουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων σε μορφή που είναι δυνατό να αναλυθεί από αυτούς που παίρνουν τις αποφάσεις. Τα DSS είναι σχεδιασμένα έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να δουλεύουν άμεσα μαζί τους, τα συστήματα αυτά περιλαμβάνουν λογισμικό που είναι σαφώς φιλικό προς το χρήστη, ο χρήστης μπορεί να αλλάζει υποθέσεις, να υποβάλλει καινούργιες ερωτήσεις, και να συμπεριλαμβάνει νέα δεδομένα. Ένα ενδιαφέρον, μικρό αλλά ισχυρό DSS είναι το σύστημα αξιολόγησης δρομολογίων που είναι εγκατεστημένο σε μια θυγατρική εταιρεία μιας μεγάλης αμερικανικής μεταλλουργικής εταιρείας, το κύριο έργο της θυγατρικής είναι η μεταφορά χύδην φορτίων κάρβουνου, πετρελαίου μεταλλευμάτων, και τελικών προϊόντων για λογαριασμό της μητρικής της εταιρείας. Η εταιρεία έχει μερικά ιδιόκτητα πλοία. Ναυλώνει άλλα, και κάνει προσφορές για συμβόλαια μεταφοράς γενικού φορτίου στην ανοιχτή αγορά. Το σύστημα αξιολόγησης υπολογίζει τις οικονομικές και τεχνικές λεπτομέρειες των δρομολογίων. Οι οικονομικοί υπολογισμοί αφορούν το κόστος των πλοίων (καύσιμα, εργατικά, κόστος κεφαλαίου), μεταφορικά για διάφορα είδη φορτίων, και λιμενικά έξοδα. Οι τεχνικές λεπτομέρειες περιλαμβάνουν μεγάλο πλήθος παραγόντων, όπως η χωρητικότητα φορτίου του πλοίου, την ταχύτητα, την απόσταση των λιμανιών, την κατανάλωση καυσίμων και νερού, και τα μοτίβα φορτοεκφόρτωσης ( τη θέση του φορτίου που προορίζεται για διαφορετικά λιμάνια). Το σύστημα μπορεί να απαντά σε Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 30

31 ερωτήσεις όπως οι εξής: Δεδομένων του προγράμματος παραδόσεων του πελάτη και μιας προσφοράς μεταφορικών, σε ποιο πλοίο πρέπει να ανατεθεί η μεταφορά και σε ποια τομή ναύλου προκειμένου να μεγιστοποιηθεί το κέρδος; Ποια είναι η βέλτιστη ταχύτητα στην οποία ένα συγκεκριμένο πλοίο μπορεί να βελτιστοποιήσει το κέρδος του και να καλύψει το πρόγραμμα παραδόσεων; Ποια είναι τα βέλτιστα μοτίβα φορτοεκφόρτωσης για ένα πλοίο που ναυλώθηκε από τη Μαλαισία για τη δυτική ακτή των Η. Π. Α.; Το Σχήμα 2-7 παρουσιάζει το σύστημα αυτής της εταιρείας. Το σύστημα λειτουργεί σε έναν ισχυρό προσωπικό υπολογιστή και διαθέτει αρκετά μενού που διευκολύνουν τους χρήστες να καταχωρίζουν τα δεδομένα ή να παίρνουν τις πληροφορίες. Αρχείο πλοίου (ταχύτητα, χωρητικότητα) Βάση δεδομένων αναλυτικών μοντέλων Αρχείο προορισμών αποστάσεων λιμανιών Αρχείο κόστους κατανάλωσης καυσίμων Αρχείο ιστορικού κόστους ναυλώσεων πλοίων Ερωτήματα μέσω δικτύου Αρχείο λιμενικών εξόδων Σχήμα 2-7: Σύστημα υποστήριξη αποφάσεων για αξιολογήσεις δρομολογίων ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Τα ανώτερα στελέχη χρησιμοποιούν τα στελέχη υποστήριξης διοίκησης (ESS) για να παίρνουν αποφάσεις. Αυτά τα συστήματα εξυπηρετούν το στρατηγικό επίπεδο του ορφανισμού και αντιμετωπίζουν περιπτώσεις λήψεις έκτακτων αποφάσεων που χρειάζονται κρίση, αξιολόγηση, και διαίσθηση, επειδή δεν υπάρχει προσυμφωνημένη διαδικασία για την επίτευξη λύσης. Τα ESS δημιουργούν ένα γενικευμένο υπολογιστικό και επικοινωνιακό περιβάλλον αντί να προσφέρουν κάποια σταθερή εφαρμογή ή συγκεκριμένη δυνατότητα. Είναι σχεδιασμένα ώστε να ενσωματώνουν δεδομένα για εξωτερικά γεγονότα, όπως μια νέα φορολογική νομοθεσία ή δεδομένα για τους ανταγωνιστές, αλλά επίσης αντλούν συνοπτικές πληροφορίες από εσωτερικά MIS και DSS. Φιλτράρουν, συνοψίζουν και παρακολουθούν κρίσιμα δεδομένα, δίνοντας έμφαση στη μείωση του χρόνου και της προσπάθειας που απαιτείται για την παροχή πληροφοριών χρήσιμων στα ανώτερα διοικητικά στελέχη. Τα ESS χρησιμοποιούν το πιο προηγμένο λογισμικό γραφικών που μπορούν να παράγουν αμέσως γραφήματα και δεδομένα από πολλές πηγές και να τα παρουσιάζουν στο γραφείο ενός ανώτερου στελέχους ή στην αίθουσα του διοικητικού συμβουλίου. Για παράδειγμα, ο γενικός Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 31

32 διευθυντής της Leiner Health Products, έχει ένα ESS το οποίο παρουσιάζει στον επιτραπέζιο υπολογιστή του μια λεπτό προς λεπτό θεώρηση των οικονομικών επιδόσεων της εταιρείας, εκφρασμένων με βάση το κεφάλαιο κίνησης, τους εισπρακτέους λογαριασμούς, τους πληρωτέους λογαριασμούς, την ταμειακή ροή και τα αποθέματα. Αντίθετα με τους άλλους τύπους πληροφοριακών συστημάτων, τα ESS δεν έχουν ως κύριο σκοπό την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων. Αντί γι αυτό παρέχουν μια γενικευμένη υπολογιστική δυνατότητα, η οποία μπορεί να εφαρμόζεται σε μια μεταβαλλόμενη σειρά προβλημάτων. Ενώ πολλά DSS είναι σχεδιασμένα ώστε να είναι πολύ αναλυτικά, τα ESSκάνουν κατά κανόνα μικρότερη χρήση αναλυτικών μοντέλων. Παραδείγματα ερωτημάτων στα οποία τα ESS μπορούν να βοηθήσουν να δοθεί απάντηση είναι: Με ποια επιχειρηματική δραστηριότητα θα πρέπει να ασχοληθούμε; Τι κάνουν οι ανταγωνιστές; Ποιες είναι οι νέες εξαγορές που θα μας προστατεύσουν από κυκλικές υφέσεις της επιχειρηματικής δραστηριότητας; Ποια πρέπει να είναι τα μεγέθη των πωλήσεών μας ώστε να συγκεντρώσουμε μετρητά για μελλοντικές εξαγορές. Το Σχήμα 2-8 παρουσιάζει το μοντέλο ενός ESS, το οποίο αποτελείται από σταθμούς εργασίας με μενού, αλληλεπιδραστικά γραφικά, και δυνατότητες επικοινωνιών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη πρόσβαση σε ιστορικά δεδομένα και δεδομένα για τους ανταγωνιστές από τα εσωτερικά εταιρικά συστήματα και από εξωτερικές βάσεις δεδομένων όπως τις Dow Jones News Service και Gallup Poll. Επειδή τα ESS προορίζονται για χρήση από ανώτερα στελέχη που συνήθως έχουν ελάχιστη, ή καθόλου, άμεση επαφή ή πείρα από πληροφοριακά συστήματα που βασίζονται σε υπολογιστές, διαθέτουν εύχρηστες διασυνδέσεις γραφικών. Μενού Γραφικά Επικοινωνίες Τοπική επεξεργασία Μενού Γραφικά Επικοινωνίες Τοπική επεξεργασία Εσωτερικά Δεδομένα Δεδομένα TPS/MIS Χρηματοοικονομικά δεδομένα Σύστημα γραφείου Μοντέλο / ανάλυση Εξωτερικά Δεδομένα Χρηματιστηριακοί δείκτες Ειδήσεις Internet Παροχείς Οικονομικών Πληροφοριών Σχήμα 2-8: Μοντέλο ενός τυπικού συστήματος υποστήριξης της διοίκησης Μενού Γραφικά Επικοινωνίες Τοπική επεξεργασία Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 32

33 Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (ESS) Συστήματα Διοικητικού Επιπέδου (MIS) Συστήματα Διοικητικού Επιπέδου (DSS) Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (DSS) Σχήμα 2-9: Σχέσεις μεταξύ των συστημάτων ΣΧΕΣΕΙΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥΣ Το Σχήμα 2-9 παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο οι διάφοροι τύποι συστημάτων ενός οργανισμού σχετίζονται μεταξύ τους. Τα TPS είναι κατά κανόνα η κύρια πηγή δεδομένων για τα άλλα συστήματα κατωτέρου επιπέδου. Οι άλλοι τύποι συστημάτων μπορούν επίσης να ανταλλάσουν δεδομένα μεταξύ τους. Ανταλλαγή δεδομένων μπορεί επίσης να γίνεται και μεταξύ συστημάτων που εξυπηρετούν διαφορετικούς λειτουργικούς τομείς. Για παράδειγμα, μια παραγγελία που καταχωρίζεται σε ένα σύστημα πωλήσεων μπορεί να μεταδίδεται στο σύστημα παραγωγής ως πράξη για την παραγωγή ή παράδοση του προϊόντος που ορίζετε στην παραγγελία ή σε ένα MIS για την κατάρτιση χρηματοοικονομικών αναφορών. Ασφαλώς υπάρχουν πλεονεκτήματα στην ολοκλήρωση αυτών των συστημάτων, έτσι ώστε οι πληροφορίες να ρέουν εύκολα μεταξύ των διαφόρων τομέων του οργανισμού. Η ολοκλήρωση όμως έχει κόστος, ενώ η ολοκλήρωση πολλών και διαφορετικών συστημάτων είναι εξαιρετικά χρονοβόρα και πολύπλοκη υπόθεση. Κάθε οργανισμός, επομένως, πρέπει να σταθμίζει τις ανάγκες του για ολοκλήρωση των συστημάτων σε σχέση με τις δυσκολίες ανάληψης μιας προσπάθειας ολοκλήρωσης σε μεγάλη κλίμακα. 2.2 ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΠΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΣΚΟΠΙΑ Τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με τη συγκεκριμένη λειτουργία του οργανισμού την οποία εξυπηρετούν, καθώς και ανάλογα με το οργανωσιακό επίπεδο. Θα περιγράψουμε τώρα τυπικά πληροφοριακά συστήματα τα οποία υποστηρίζουν καθεμία από τις κύριες επιχειρηματικές λειτουργίες και θα αναφέρουμε παραδείγματα λειτουργικών εφαρμογών για κάθε οργανωσιακό επίπεδο. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 33

34 Σύστημα Περιγραφή Οργανωσιακό επίπεδο Επεξεργασία παραγγελιών Εισαγωγή, επεξεργασία και παρακολούθηση παραγγελιών Εκτελεστικό Ανάλυση τιμολόγησης Καθορισμός τιμών προϊόντων και υπηρεσιών Διοικητικό Κατάρτιση προβλέψεων πωλήσεων Πρόβλεψη τάσεων πωλήσεων Στρατηγικό πενταετίας Πίνακας 2-2: Παραδείγματα πληροφοριακών συστημάτων πωλήσεων και μάρκετινγκ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ Η λειτουργία των πωλήσεων και του μάρκετινγκ είναι υπεύθυνη για την πώληση των προϊόντων ή των υπηρεσιών της επιχείρησης. Το μάρκετινγκ ασχολείται με τον εντοπισμό των πελατών - στόχων για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της εταιρείας, με τον προσδιορισμό των επιθυμιών ή των αναγκών τους, με το σχεδιασμό και την ανάπτυξη προϊόντων και υπηρεσιών που ικανοποιούν τις ανάγκες αυτές, καθώς και με τη διαφήμιση και την προώθηση αυτών των προϊόντων και των υπηρεσιών. Οι πωλήσεις ασχολούνται με την επαφή με πελάτες, με την πώληση των προϊόντων και των υπηρεσιών, τη λήψη παραγγελιών και την παρακολούθηση μετά την πώληση. Τα πληροφοριακά συστήματα πωλήσεων και μάρκετινγκ υποστηρίζουν αυτές τις δραστηριότητες. Στον Πίνακα 2-2 φαίνεται ότι πληροφοριακά συστήματα χρησιμοποιούνται στον τομέα πωλήσεων και μάρκετινγκ με αρκετούς τρόπους. Στο στρατηγικό επίπεδο, τα συστήματα πωλήσεων και μάρκετινγκ παρακολουθούν τις τάσεις που δημιουργούν ευκαιρίες για καινούργια προϊόντα και πωλήσεις, υποστηρίζουν το σχεδιασμό νέων προϊόντων και υπηρεσιών και παρακολουθούν την απόδοση των ανταγωνιστών. Στο διοικητικό επίπεδο, τα συστήματα πωλήσεων και μάρκετινγκ υποστηρίζουν την έρευνα αγοράς, τις εκστρατείες διαφήμισης και προώθησης και τις αποφάσεις τιμολόγησης. Αναλύουν την απόδοση των πωλήσεων και την απόδοση του προσωπικού πωλήσεων. Στο εκτελεστικό επίπεδο, τα συστήματα πωλήσεων και μάρκετινγκ βοηθούν στον εντοπισμό και την επαφή με υποψήφιους πελάτες, παρακολουθούν τις πωλήσεις επεξεργάζονται παραγγελίες, και παρέχουν υποστήριξη στην εξυπηρέτηση των πελατών. Κοιτάξτε ξανά το Σχήμα 2-6. Παρουσιάζει την έξοδο από ένα τυπικό πληροφοριακό σύστημα πωλήσεων στο διοικητικό επίπεδο. Το σύστημα συγκεντρώνει δεδομένα για κάθε πωλούμενο προϊόν ( όπως κωδικό, περιγραφή και τιμή προϊόντος ) για περαιτέρω ανάλυση. Τα στελέχη της εταιρείας εξετάζουν αυτά τα δεδομένα πωλήσεων για να διαπιστώσουν τη δραστηριότητα πωλήσεων για τις αγοραστικές τάσεις. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Ο τομέας κατασκευής και παραγωγής ευθύνεται για την πραγματική παραγωγή των προϊόντων ή των υπηρεσιών της επιχείρησης. Τα συστήματα κατασκευής και παραγωγής ασχολούνται με τον προγραμματισμό, την ανάπτυξη και τη συντήρηση των παραγωγικών εγκαταστάσεων, με τον καθορισμό στόχων παραγωγής, με την απόκτηση, αποθήκευση, Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 34

35 και διαθεσιμότητα των υλικών της παραγωγής, και με χρονικό προγραμματισμό του εξοπλισμού, των εγκαταστάσεων, των υλικών, και της εργασίας που απαιτούνται για τη δημιουργία των τελικών προϊόντων. Τα πληροφοριακά συστήματα κατασκευής και παραγωγής υποστηρίζουν όλες αυτές τις δραστηριότητες. Ο Πίνακας 2-3 παρουσιάζει μερικά τυπικά πληροφοριακά συστήματα κατασκευής και παραγωγής για κάθε οργανωσιακό επίπεδο. Τα συστήματα κατασκευής και παραγωγής στο στρατηγικό επίπεδο ασχολούνται με τους μακροπρόθεσμους παραγωγικούς στόχους της επιχείρησης, όπως η επιλογή τοποθεσιών για νέες εγκαταστάσεις ή το αν θα πραγματοποιηθούν ή όχι επενδύσεις σε νέα παραγωγική τεχνολογία. Στο διοικητικό επίπεδο, τα συστήματα κατασκευής και παραγωγής αναλύουν και παρακολουθούν το κόστος και τους πόρους κατασκευής και παραγωγής. Τα εκτελεστικά συστήματα κατασκευής και παραγωγής ασχολούνται με την κατάσταση των εργασιών παραγωγής. Τα περισσότερα συστήματα κατασκευής και παραγωγής χρησιμοποιούν κάποιο είδος συστήματος απογραφής σαν αυτό που φαίνεται στο Σχήμα Τα δεδομένα για κάθε είδος που βρίσκεται σε απόθεμα, όπως ο αριθμός των μονάδων που αναλώθηκαν λόγω μιας αποστολής ή πώλησης ή ο αριθμός των μονάδων που αναπληρώθηκαν με αναπαραγγελία ή επιστροφές, εισάγονται με σάρωση ή με πληκτρολόγηση στο σύστημα. Σύστημα Έλεγχος μηχανημάτων Περιγραφή Έλεγχος λειτουργίας μηχανημάτων και εξοπλισμού Οργανωσιακό επίπεδο Εκτελεστικό Προγραμματισμός παραγωγής Απόφαση για το πότε και πόσα προϊόντα θα παραχθούν Διοικητικό Απόφαση για τον τόπο εγκατάστασης νέων Τοποθεσία εγκαταστάσεων Στρατηγικό παραγωγικών μονάδων Πίνακας 2-3: Παραδείγματα πληροφοριακών συστημάτων κατασκευής και παραγωγής. Το πρωτεύον αρχείο αποθήκευσης περιέχει τα βασικά δεδομένα για κάθε είδος, στα οποία περιλαμβάνονται ο μοναδικός κωδικός είδους, η περιγραφή του, η ποσότητα σε απόθεμα, η ποσότητα σε εκκρεμούσες παραγγελίες και το σημείο αναπαραγγελίας ( ο αριθμός τεμαχίων του είδους σε απόθεμα που ενεργοποιεί μια απόφαση αναπαραγγελίας για να προληφθεί η ολοσχερής εξάντληση των αποθεμάτων). Οι εταιρείες μπορούν να υπολογίζουν κατ` εκτίμηση των αριθμό των τεμαχίων ή να χρησιμοποιούν ένα τύπο υπολογισμού της λιγότερο δαπανηρής ποσότητας αναπαραγγελίας, η οποία ονομάζεται οικονομική ποσότητα παραγγελίας ( economic order quantity). Το σύστημα παράγει αναφορές που περιέχουν πληροφορίες για τον αριθμό τεμαχίων κάθε είδους που είναι διαθέσιμα σε απόθεμα, τον αριθμό τεμαχίων για αναπαραγγελία, ή τα είδη των οποίων το απόθεμα πρέπει να αναπληρωθεί. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 35

36 Πρωτεύον αρχείο αποθήκης Στοιχεία δεδομένων στο πρωτεύον αρχείο αποθήκης Κωδικός προϊόντος Περιγραφή Ποσότητα αποθέματος Ποσότητα σε εκκρεμούσες παραγγελίες Σύστημα Ελέγχου Αποθεμάτων Ερωτήματα μέσω δικτύου Σχήμα 2-10: Γενική άποψη ενός συστήματος απογραφής. Διοικητικές αναφορές Κατάσταση αποθεμάτων της 14/01/2009 Κωδικός Περιγραφή Απόθεμα Σε παραγγελία 6361 Ιμάντας Καλώδιο Συμπυκνωτής ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Η λειτουργία των χρηματοοικονομικών είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση των οικονομικών στοιχείων του ενεργητικού όπως μετρητά, μετοχές, ομόλογα, και άλλες επενδύσεις με σκοπό να μεγιστοποιεί την απόδοση τους. Είναι επίσης επιφορτισμένη με τη διαχείριση της κεφαλαιοποίησης της επιχείρησης ( ανεύρεση νέων οικονομικών πόρων με την έκδοση νέων μετοχών, ομολογιακών δανείων, ή με άλλες μορφές δανεισμού). Προκειμένου να διαπιστώνεται αν η επιχείρηση απολαμβάνει την καλύτερη δυνατή απόδοση από τις επενδύσεις της, η λειτουργία των χρηματοοικονομικών χρειάζεται μεγάλη ποσότητα πληροφοριών από πηγές εκτός της επιχείρησης. Το λογιστήριο έχει την ευθύνη της τήρησης και της διαχείρισης των οικονομικών βιβλίων και στοιχείων της επιχείρησης εισπράξεις, πληρωμές, αποσβέσεις, μισθοδοσία- όπου καταγράφονται οι χρηματικές ροές της. Τα χρηματοοικονομικά και το λογιστήριο αντιμετωπίζουν συναφή προβλήματα: πώς να παρακολουθούν τα οικονομικά διαθέσιμα και τις χρηματικές ροές της. Τα συστήματα δίνουν απαντήσεις σε προβλήματα όπως: ποιο είναι το τρέχον ύψος των διαθεσίμων; Τι στοιχεία υπάρχουν για πληρωμές, εισπράξεις, μισθοδοσία, και άλλες χρηματικές ροές; Ο Πίνακας 2-4 παρουσιάζει μερικά τυπικά πληροφοριακά συστήματα χρηματοοικονομικών και λογιστηρίου που υπάρχουν σε μεγάλους οργανισμούς. Τα συστήματα στρατηγικού επιπέδου του τομέα χρηματοοικονομικών και λογιστηρίου καθορίζουν τους μακροπρόθεσμους επενδυτικούς στόχους της επιχείρησης και παρέχουν μακροπρόθεσμες προβλέψεις της οικονομικής απόδοσής της. Στο διοικητικό επίπεδο, τα πληροφοριακά συστήματα βοηθούν τα στελέχη να επιβλέπουν και να ελέγχουν τους οικονομικούς πόρους της επιχείρησης. Τα εκτελεστικά συστήματα στον τομέα χρηματοοικονομικών και λογιστηρίου παρακολουθούν τις χρηματικές ροές της επιχείρησης μέσω συναλλαγών όπως έκδοση επιταγών, πληρωμές σε προμηθευτές, αναφορές χρεογράφων, και εισπράξεις. Κοιτάξτε ξανά το Σχήμα 2-3, το οποίο παρουσιάζει ένα σύστημα μισθοδοσίας ένα τυπικό σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) λογιστηρίου που υπάρχει σε όλες τις επιχειρήσεις που απασχολούν προσωπικό. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 36

37 Σύστημα Λογαριασμοί εισπρακτέοι Περιγραφή Παρακολούθηση των χρημάτων που οφείλονται στην επιχείρηση Οργανωσιακό επίπεδο Εκτελεστικό Κατάρτιση προϋπολογισμών Εκπόνηση βραχυπρόθεσμων προϋπολογισμών Διοικητικό Προγραμματισμός κερδών Προγραμματισμός μακροπρόθεσμης κερδοφορίας Στρατηγικό Πίνακας 2-4: Παραδείγματα πληροφοριακών συστημάτων χρηματοοικονομικών και λογιστηρίου. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ Η λειτουργία των ανθρώπινων πόρων έχει την ευθύνη προσέλκυσης, ανάπτυξης, και διατήρησης του προσωπικού της επιχείρησης. Τα πληροφοριακά συστήματα ανθρώπινων πόρων υποστηρίζουν δραστηριότητες όπως την ανεύρεση υποψήφιων υπαλλήλων, την τήρηση ολοκληρωμένων στοιχείων για το υπάρχον προσωπικό, και τη δημιουργία προγραμμάτων για την ανάπτυξη των ικανοτήτων και δεξιοτήτων του προσωπικού. Τα στρατηγικού επιπέδου συστήματα ανθρώπινων πόρων προσδιορίζουν τις ανάγκες σε προσωπικό ( δεξιότητες, μορφωτικό επίπεδο, κατηγορίες θέσεων, αριθμός θέσεων εργασίας, και κόστος) και για την επιτυχία των μακροπρόθεσμων σχεδίων της επιχείρησης. Στο διοικητικό επίπεδο, τα συστήματα ανθρώπινων πόρων βοηθούν τα στελέχη να παρακολουθούν και να αναλύουν τις προσλήψεις, την τοποθέτηση και τις αμοιβές του προσωπικού. Τα εκτελεστικά συστήματα ανθρώπινων πόρων παρακολουθούν τις προσλήψεις και τις τοποθετήσεις του προσωπικού της επιχείρησης ( βλ. Πίνακα 2-5). Το Σχήμα 2-11 παρουσιάζει ένα τυπικό σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) ανθρώπινων πόρων για την τήρηση στοιχείων προσωπικού. Σε αυτό τηρούνται βασικά δεδομένα προσωπικού, όπως όνομα υπαλλήλου, ηλικία, φύλο, οικογενειακή κατάσταση, διεύθυνση, μόρφωση, μισθός, τίτλος θέσης εργασίας, ημερομηνία πρόσληψης, και ημερομηνία αποχώρησης. Το σύστημα μπορεί να παράγει ποικιλία αναφορών, όπως καταστάσεις νεοπροσληφθέντων υπαλλήλων που αποχώρισαν ή βρίσκονται σε άδεια, ταξινόμηση των υπαλλήλων κατά κατηγορία θέσεων εργασίας ή μορφωτικό επίπεδο ή αξιολογήσεις της απόδοσης των υπαλλήλων. Τα συστήματα του τύπου αυτού αναλαμβάνουν επίσης την τήρηση των στοιχείων του προσωπικού που απαιτούνται από τη νομοθεσία περί ίσης μεταχείρισης και από άλλες διατάξεις. Σύστημα Περιγραφή Οργανωσιακό επίπεδο Εκπαίδευση και ανάπτυξη Παρακολούθηση εκπαίδευσης, δεξιοτήτων Εκτελεστικό και αξιολογήσεων απόδοσης του προσωπικού Ανάλυση αμοιβών Παρακολούθηση του εύρους και της κατανομής μισθών, ημερομισθίων και παροχών του προσωπικού Διοικητικό Προγραμματισμός ανθρώπινων πόρων Σχεδιασμός των μακροπρόθεσμων αναγκών σε προσωπικό του οργανισμού Στρατηγικό Πίνακας 2-5: Παραδείγματα πληροφοριακών συστημάτων ανθρώπινων πόρων. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 37

38 Δεδομένα προσωπικού Μισθοδοσία Πρωτεύον αρχείο προσωπικού Στοιχεία δεδομένων στο πρωτεύον αρχείο προσωπικού Υπάλληλος Αριθμός μητρώου Όνομα Διεύθυνση Υπηρεσία Φύλλο Ημερομηνία πρόσληψης Μόρφωση Σύστημα Ανθρώπινων Πόρων Ερωτήματα μέσω δικτύου Σχήμα 2-11: Σύστημα τήρησης αρχείων προσωπικού. Διοικητικές αναφορές Κατάσταση αποθεμάτων της 14/01/2009 Κωδικός Ημερομηνία Όνομα Αιτία /11/2008 Παπαδόπουλος Ι. Παραίτηση /01/2009 Αποστολάκη Μ. Συνταξιοδότηση 2.3 ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ : ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Το ηλεκτρονικό εμπόριο, το ηλεκτρονικό επιχειρείν και η εντατικοποίηση του παγκόσμιου ανταγωνισμού αναγκάζουν τις επιχειρήσεις να εστιάζουν στην ταχύτητα με την οποία μπορούν να οδηγήσουν τα προϊόντα στην αγορά, τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών και την αποτελεσματικότερη εκτέλεση. Η ροή των πληροφοριών και της εργασίας πρέπει να ενορχηστρωθεί κατά τρόπο ώστε ο οργανισμός να μπορεί να λειτουργεί σαν καλοκουρδισμένο ρολόι. Οι αλλαγές αυτέ απαιτούν ισχυρά νέα συστήματα τα οποία μπορούν να ενοποιούν πληροφορίες από πολλούς και διάφορους λειτουργικούς τομείς και μονάδες του οργανισμού και να συντονίζουν τις δραστηριότητες της επιχείρησης με εκείνες των προμηθευτών και των άλλων επιχειρηματικών εταίρων της. Λειτουργικός τομέας Κατασκευή και παραγωγή Πωλήσεις και μάρκετινγκ Χρηματοοικονομικά και λογιστήριο Επιχειρηματική διεργασία Συναρμολόγηση του προϊόντος Έλεγχος ποιότητας Κατάρτιση καταστάσεων υλικών Εντοπισμός πελατών Ενημέρωση των πελατών για το προϊόν Πώληση του προϊόντος Πληρωμή πιστωτών Εκπόνηση χρηματοοικονομικών καταστάσεων Διαχείριση λογαριασμών μετρητών Ανθρώπινοι πόροι Πρόσληψη εργαζομένων Αξιολόγηση εργασιακής απόδοσης εργαζομένων Διαχείριση προγραμμάτων παροχών Πίνακας 2-6: Παραδείγματα επιχειρηματικών διεργασιών για κάθε λειτουργικό τομέα. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 38

39 ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Το νέο επιχειρηματικό περιβάλλον των ψηφιακών επιχειρήσεων απαιτεί από τις εταιρεία να σκέφτονται πιο στρατηγικά τις επιχειρηματικές διεργασίες τους. Οι επιχειρηματικές διεργασίες αναφέρονται στον τρόπο με τον οποίο οργανώνεται, συντονίζεται η εργασία με στόχο την παραγωγή ενός πολύτιμου προϊόντος ή υπηρεσίας. Οι επιχειρηματικές διεργασίες είναι συγκεκριμένες ροές εργασιών, υλικών, πληροφοριών, και γνώσεων δηλαδή σύνολα δραστηριοτήτων. Αλλά οι επιχειρηματικές διεργασίες αναφέρονται επίσης και στους μοναδικούς τρόπους με τους οποίους οι οργανισμοί συντονίζουν την εργασία, τις πληροφορίες, και τις γνώσεις, και στους τρόπους τους οποίους επιλέγει η διοίκηση για το συντονισμό της εργασίας. Οι επιχειρηματικές διεργασίες μιας εταιρείας μπορεί να είναι πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος αν δίνουν στην εταιρεία την ικανότητα να καινοτομεί ή να εκτελεί τις δραστηριότητες της καλύτερα απ` ότι οι ανταγωνιστές της. Μπορούν όμως να είναι και παθητικό αν βασίζονται σε απαρχαιωμένους τρόπους εργασίας που παρεμποδίζουν την ικανότητα ανταπόκρισης και την αποτελεσματικότητα του οργανισμού. Ορισμένες επιχειρηματικές διεργασίες υποστηρίζουν τους βασικούς λειτουργικούς τομείς της επιχείρησης, ενώ άλλες έχουν διατομεακό χαρακτήρα. Ο Πίνακας 2-6 παρουσιάζει τυπικές επιχειρηματικές διεργασίες για κάθε λειτουργικό τομέα. Πολλές επιχειρηματικές διεργασίες έχουν διατομεακό χαρακτήρα και διαλειτουργικό χαρακτήρα, δηλαδή υπερβαίνουν τα σύνορα μεταξύ πωλήσεων, μάρκετινγκ, παραγωγής και έρευνας και ανάπτυξης. Αυτές οι διατομεακές διεργασίες τέμνουν εγκάρσια την παραδοσιακή οργανωσιακή δομή και συγκεντρώνουν εργαζομένους από διάφορες λειτουργικές ειδικότητες για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Για παράδειγμα η διεργασία της εκτέλεσης παραγγελιών σε πολλές εταιρείες απαιτεί συνεργασία μεταξύ του τομέα των πωλήσεων (λήψη της παραγγελίας, καταχώριση της παραγγελίας), του λογιστηρίου (πιστωτικός έλεγχος και κατάρτιση του τιμολογίου) και του τμήματος παραγωγής ( εκτέλεση και αποστολή της παραγγελίας). Το Σχήμα 2-12 περιγράφει πώς θα μπορούσε να λειτουργεί αυτή η διατομεακή διεργασία. Τα πληροφοριακά συστήματα υποστηρίζουν τόσο αυτές τις διατομεακές διεργασίες όσο και τις διεργασίες που αφορούν τις επιμέρους επιχειρηματικές λειτουργίες. Οι σημερινές εταιρείες διαπιστώνουν ότι μπορούν να γίνουν περισσότερο ευέλικτες και παραγωγικές συντονίζοντας περισσότερο τις επιχειρηματικές διεργασίες τους και, σε ορισμένες περιπτώσεις, ολοκληρώνοντας τις διεργασίες αυτές έτσι ώστε να εστιάζουν στην αποτελεσματική διαχείριση των πόρων και στην εξυπηρέτηση των πελατών. Οι επιχειρησιακές εφαρμογές (enterprise applications) είναι σχεδιασμένες για να υποστηρίζουν το συντονισμό και την ολοκλήρωση διεργασιών σε επίπεδο ολόκληρου του οργανισμού. Αυτές οι επιχειρησιακές εφαρμογές συνίστανται σε επιχειρησιακά συστήματα, συστήματα διαχείρισης αλυσίδας εφοδιασμού, συστήματα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες, και συστήματα διαχείρισης γνώσεων. Καθεμία από αυτές τις επιχειρησιακές εφαρμογές ενσωματώνει ένα συναφές σύνολο λειτουργιών και επιχειρηματικών διεργασιών με στόχο τη βελτίωση της απόδοσης του οργανισμού στο σύνολο του. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 39

40 Σε γενικές γραμμές αυτά τα περισσότερο σύγχρονα συστήματα επωφελούνται από τα εταιρικά ενδοδίκτυα και τις τεχνολογίες Ιστού που καθιστούν δυνατή την αποτελεσματική μεταφορά πληροφοριών μέσα στην επιχείρηση και προς επιχειρήσεις - εταίρους. Τα συστήματα αυτά είναι από τη φύση τους διατομεακά, διαλειτουργικά και προσανατολισμένα στις επιχειρηματικές διεργασίες. Το Σχήμα 2-13 δείχνει ότι η αρχιτεκτονική αυτών των επιχειρησιακών εφαρμογών περικλείει διεργασίες που βρίσκονται σε όλα τα τμήματα του και, σε ορισμένες περιπτώσεις, εκτείνονται πέρα από τον οργανισμό σε πελάτες, προμηθευτές και άλλους βασικούς επιχειρηματικούς εταίρους. Τα επιχειρησιακά συστήματα δημιουργούν μια ολοκληρωμένη βάση, σε κλίμακα οργανισμού, για το συντονισμό των εσωτερικών διεργασιών ης εταιρείας. Τα πληροφοριακά συστήματα για τη διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού και για τη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες μπορούν να βοηθήσουν στο συντονισμό διεργασιών για τη διαχείριση της εταιρείας με τους προμηθευτές και τους πελάτες της. Τα συστήματα διαχείρισης γνώσεων επιτρέπουν στους οργανισμούς να διαχειρίζονται καλύτερα τις διεργασίες για τη συγκέντρωση και την εφαρμογή γνώσεων και εμπειρογνωμοσύνης. Πωλήσεις Δημιουργία παραγγελίας Υποβολή παραγγελίας Λογιστήριο Πιστωτικός Έλεγχος Έγκριση Πίστωσης Δημιουργία Τιμολογίου Λογιστήριο Συναρμολόγηση Προϊόντος Αποστολή Προϊόντος Σχήμα 2-12: Η διεργασία της εκτέλεσης παραγγελιών Από κοινού, αυτή οι τέσσερις τύποι συστημάτων αντιπροσωπεύουν τους τομείς όπου οι εταιρείες ολοκληρώνουν ψηφιακά τις ροές πληροφοριών τους και πραγματοποιούν σημαντικές επενδύσεις σε πληροφοριακά συστήματα. Εδώ θα κάνουμε μια σύντομη εισαγωγή στα συστήματα αυτά για να δείξουμε πώς εντάσσονται στη συνολική αρχιτεκτονική πληροφοριών της επιχείρησης. Τα επιχειρησιακά συστήματα καθώς και τα συστήματα για τη διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού και για τη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες θα το συζητήσουμε σε άλλα κεφάλαια. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 40

41 Προμηθευτές, επιχειρηματικοί εταίροι Διεργασίες Πελάτες διανομείς Συστήματα διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας Διεργασίες Διεργασίες Συστήματα διαχείρισης γνώσεων Συστήματα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες Λειτουργικοί Τομείς Πωλήσεις & Μάρκετινγκ Κατασκευή & Παραγωγή Χρηματοοικονομικά & Λογιστήριο Ανθρώπινοι Πόροι Σχήμα 2-13: Η αρχιτεκτονική των επιχειρηματικών εφαρμογών ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ένας μεγάλος οργανισμός διαθέτει κατά κανόνα πολλά είδη διαφορετικών πληροφοριακών συστημάτων που υποστηρίζουν διάφορες λειτουργίες, οργανωσιακά επίπεδα και επιχειρηματικές διεργασίες. Τα περισσότερα από τα συστήματα αυτά είχαν δημιουργηθεί με άξονα διαφορετικές λειτουργίες, επιχειρηματικές μονάδες και επιχειρηματικές διεργασίες που δεν «συνομιλούν» μεταξύ τους, οπότε δεν μπορούσαν να ανταλλάσσουν αυτόματα πληροφορίες. Οι μάνατζερ πιθανόν να δυσκολεύονται πολύ να συγκεντρώσουν τα δεδομένα που χρειάζονται προκειμένου να έχουν μια σφαιρική, συνολική εικόνα των δραστηριοτήτων του οργανισμού. Για παράδειγμα, οι πωλητές, τη στιγμή που τοποθετούν μια παραγγελία, μπορεί να μην ήταν σε θέση να γνωρίζουν αν τα είδη που παρήγγειλαν βρίσκονται ή όχι σε απόθεμα, οι πελάτες δεν μπορούσαν να παρακολουθούν τις παραγγελίες τους, και το τμήμα παραγωγής δεν μπορούσε να επικοινωνήσει εύκολα με την οικονομική διεύθυνση προκειμένου να προγραμματίσουν τη νέα παραγωγή. Αυτός ο κατακερματισμός των δεδομένων σε εκατοντάδες διαφορετικά συστήματα μπορούσε επομένως να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα και την απόδοση του οργανισμού. Το Σχήμα 2-14 παρουσιάζει την παραδοσιακή διευθέτηση των πληροφοριακών συστημάτων. Επιχειρηματικές λειτουργίες Προμηθευτές Προμηθευτές Προμηθευτές Σύνορα του οργανισμού Κατασκευή & παραγωγή Επιχειρηματικές διεργασίες Συστήματα κατασκευής & παραγωγής Χρηματοοικονομικά & λογιστήριο Επιχειρηματικές διεργασίες Συστήματα χρηματοοικονομικών & λογιστηρίου Πωλήσεις & μάρκετινγκ Επιχειρηματικές διεργασίες Συστήματα πωλήσεων & μάρκετινγκ Ανθρώπινοι πόροι Επιχειρηματικές διεργασίες Συστήματα ανθρώπινων πόρων Σύνορα του οργανισμού Πελάτες Πελάτες Πελάτες Πληροφοριακά συστήματα Σχήμα 2-14: Η παραδοσιακή θεώρηση των συστημάτων Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 41

42 Τα επιχειρησιακά συστήματα (enterprise systems) που είναι επίσης γνωστά ως επιχειρησιακά συστήματα διαχείρισης πόρων (enterprise resource planning, ERP) λύνουν το πρόβλημα, προσφέροντας ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα για τον συντονισμό και την ολοκλήρωση των βασικών επιχειρηματικών διεργασιών σε όλη την έκταση του οργανισμού. Το επιχειρησιακό λογισμικό δημιουργεί μοντέλα και αυτοματοποιεί πολλές επιχειρηματικές διεργασίες, όπως η διεκπεραίωση μιας παραγγελίας ή ο χρονικός προγραμματισμός μιας αποστολής εμπορευμάτων, με στόχο την ολοκλήρωση των πληροφοριών σε όλη την επιχείρηση και την κατάργηση των πολύπλοκων και δαπανηρών συνδέσμων μεταξύ συστημάτων υπολογιστή που βρίσκονται σε διαφορετικούς τομείς της επιχείρησης. Πληροφορίες που προηγουμένως ήταν κατακερματισμένες σε διαφορετικά συστήματα μπορούν να ρέουν απρόσκοπτα σε όλη την έκταση της εταιρείας, έτσι ώστε να είναι κοινόχρηστες στη διάθεση επιχειρηματικών διεργασιών στην παραγωγή, το λογιστήριο, τους ανθρώπινους πόρους και άλλους τομείς της επιχείρησης. Διακριτές επιχειρηματικές διεργασίες από τις πωλήσεις, την παραγωγή, τα οικονομικά και την εφοδιαστική (logistics) μπορούν να ενοποιηθούν και να σχηματίσουν εταιρικής κλίμακας επιχειρηματικές διεργασίες που ρέουν πέρα από επίπεδα και λειτουργίες του οργανισμού. Μια επιχειρησιακής κλίμακας τεχνική βάση εξυπηρετεί όλες τις διεργασίες και όλα τα επίπεδα. Το Σχήμα 2-15 δείχνει πως λειτουργούν τα επιχειρησιακά συστήματα. Κατασκευή & παραγωγή Χρηματοοικονομι κά & λογιστήριο Επιχειρησιακό σύστημα Προμηθευτές Σύνορα του οργανισμού Επιχειρηματική διεργασία Επιχειρηματική διεργασία Επιχειρηματική διεργασία Επιχειρηματικές διεργασίες επιχειρησιακής κλίμακας Σύνορα του οργανισμού Πελάτες Ανθρώπινοι πόροι Πωλήσεις & μάρκετινγκ Σχήμα 2-15: Επιχειρησιακά συστήματα Το επιχειρησιακό σύστημα συγκεντρώνει δεδομένα από διάφορες κομβικές επιχειρηματικές διεργασίες στην παραγωγή, τα χρηματοοικονομικά και το λογιστήριο, τις πωλήσεις, το μάρκετινγκ και τους ανθρώπινους πόρους, και αποθηκεύει τα δεδομένα σε ένα ενιαίο συνολικό αποθετήριο δεδομένων από όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν από άλλα τμήματα της επιχείρησης. Οι μάνατζερ έχουν έτσι στη διάθεση τους ακριβέστερες και πιο έγκαιρες πληροφορίες για το συντονισμό των καθημερινών δραστηριοτήτων της επιχείρησης και μια εταιρικής κλίμακας θεώρηση των επιχειρηματικών διεργασιών και των ροών πληροφοριών. Για παράδειγμα, όταν ένας πωλητής στις Βρυξέλλες καταχωρεί στο σύστημα την παραγγελία ενός πελάτη, τα δεδομένα ρέουν αυτόματα σε όλους τους εργαζόμενους στην εταιρεία οι οποίοι πρέπει να ενημερωθούν. Το εργοστάσιο στο Χονγκ Κονγκ δέχεται τη παραγγελία και αρχίζει παραγωγή. Η αποθήκη ελέγχει ηλεκτρονικά την πρόοδο της Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 42

43 παραγωγής και προγραμματίζει την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος. Η αποθήκη μπορεί να ελέγχει αυτόματα το απόθεμα που έχει σε εξαρτήματα και να αναπληρώσει όσα τεμάχια κατανάλωσε το εργοστάσιο. Το επιχειρησιακό σύστημα αποθηκεύει πληροφορίες για την παραγωγή, στις οποίες μπορούν να έχουν πρόσβαση οι εργαζόμενοι του τμήματος εξυπηρέτησης πελατών για να παρακολουθούν τη πρόοδο της παραγγελίας σε κάθε στάδιο της παραγωγικής διαδικασίας. Ενημερωμένα δεδομένα για τις πωλήσεις και την παραγωγή ρέουν αυτόματα προς το λογιστήριο. Το σύστημα μεταβιβάζει στο τμήμα μισθοδοσίας πληροφορίες σχετικά με την προμήθεια του πωλητή. Το σύστημα επίσης επαναϋπολογίζει αυτόματα τον ισολογισμό της εταιρείας, τους εισπρακτέους και τους πληρωτέους λογαριασμούς, τους λογαριασμούς των κέντρων κόστους και τα διαθέσιμα μετρητά. τα κεντρικά γραφεία της εταιρείας στο Λονδίνο μπορούν να βλέπουν ενημερωμένα δεδομένα με ακρίβεια τελευταίου λεπτού σχετικά με τις πωλήσεις, τα αποθέματα και την παραγωγή σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, καθώς και ενημερωμένες προβλέψεις πωλήσεων και παραγωγής και υπολογισμούς του κόστους και της διαθεσιμότητας των προϊόντων. Τα επιχειρησιακά συστήματα ήταν πρωταρχικά προσανατολισμένα στο να βοηθούν τις εταιρείες να διαχειρίζονται τις εσωτερικές διεργασίες τους στους τομείς της παραγωγής, των οικονομικών και των ανθρώπινων πόρων και δεν είχαν αρχικά σχεδιαστεί για την υποστήριξη σημαντικών διεργασιών που να συμπεριλαμβάνουν και οντότητες εκτός της εταιρείας. Ωστόσο, οι εταιρείες επιχειρησιακού λογισμικού αρχίζουν να διευρύνουν τα προϊόντα τους έτσι ώστε οι εταιρείες να είναι σε θέση να συνδέουν τα επιχειρησιακά τους συστήματα με τα συστήματα των προμηθευτών, των παραγωγών, διανομέων και εμπόρων λιανικής ή να συνδέουν τα επιχειρησιακά τους συστήματα με συστήματα για τη διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού και τη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 43

44 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ 3.1 ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Ο κύκλος ζωής συστήματος είναι η πιο παλιά μέθοδος ανάπτυξης συστημάτων πληροφοριών και χρησιμοποιείται ακόμη και σήμερα σε μεγάλα ή μεσαία έργα σύνθετων συστημάτων. Σε αυτήν τη μεθοδολογία γίνεται η υπόθεση ότι ένα σύστημα πληροφοριών έχει μια διάρκεια ζωής παρόμοια με κάθε ζωντανό οργανισμό, με αρχή, μέση, και τέλος. Ο κύκλος ζωής ενός συστήματος πληροφοριών έχει έξι στάδια: 1 ορισμός του έργου, 2 μελέτη του συστήματος, 3 σχεδιασμός, 4 προγραμματισμός, 5 εγκατάσταση, 6 εργασίες μετά την υλοποίηση. Τα στάδια φαίνονται παραστατικά στο Σχήμα 3-1. Κάθε στάδιο αποτελείται από βασικές δραστηριότητες που πρέπει να ολοκληρωθούν πριν αρχίσει το επόμενο. Κύκλος ζωής συστήματος (systems lifecycle). Παραδοσιακή μεθοδολογία ανάπτυξης συστήματος πληροφοριών που χωρίζει τη διεργασία ανάπτυξης των συστημάτων σε τυποποιημένα στάδια τα οποία πρέπει να ολοκληρώνονται με τη σειρά και προβλέπει μια πολύ τυπική κατανομή εργασίας μεταξύ των χρηστών και των ειδικών στα συστήματα πληροφοριών. Η μεθοδολογία του κύκλου ζωής προβλέπει μια πολύ τυπική κατανομή εργασίας μεταξύ των τελικών χρηστών και των ειδικών στα συστήματα πληροφοριών. Οι τεχνικοί, όπως οι αναλυτές συστημάτων και οι προγραμματιστές, είναι υπεύθυνοι για το μεγαλύτερο μέρος Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 44

45 των εργασιών ανάλυσης συστήματος, σχεδιασμού, και υλοποίησης. οι τελικοί χρήστες περιορίζονται στο να περιγράφουν τις ανάγκες τους σε πληροφορίες και να εξετάζουν το αποτέλεσμα της δουλειάς του τεχνικού προσωπικού. Το τέλος κάθε σταδίου πιστοποιείται με επίσημη συμφωνία μεταξύ των χρηστών και των ειδικών. Στο Σχήμα 3-1 παρουσιάζεται επίσης το προϊόν ή η έξοδος κάθε σταδίου που αποτελεί τη βάση γι' αυτήν τη συμφωνία. Στάδια Τελικά Προϊόντα Ορισμός έργου Αναφορά πρότασης έργου Μελέτη του συστήματος Αναφορά πρότασης σσυτήματος Σχεδιασμός Προδιαγραφές σχεδιασμού Προγραμματισ μός Προδιαγραφές προγραμματισμού - κώδικας Εγκατάσταση Δοκιμές απόδοσης του συστήματος Μετά την υλοποίηση Έλεγχος μετά την εφαρμογή Σχήμα 3-1: Τα στάδια του κύκλου ζωής ενός συστήματος πληροφοριών Τα στάδια του κύκλου ζωής συστήματος Το στάδιο ορισμού του έργου προσπαθεί να απαντήσει στα ερωτήματα, «Γιατί χρειαζόμαστε ένα νέο έργο συστημάτων;» και «Τι θέλουμε να πετύχουμε;». Σε αυτό το στάδιο προσδιορίζεται αν ο οργανισμός έχει κάποιο πρόβλημα και αν αυτό το πρόβλημα μπορεί να λυθεί με την ανάπτυξη ενός νέου συστήματος ή με την τροποποίηση κάποιου που υπάρχει ήδη. Αν χρειάζεται ένα έργο συστήματος, σε αυτό το στάδιο προσδιορίζονται επίσης οι γενικοί στόχοι του, καθορίζεται ο σκοπός του έργου, και αναπτύσσεται το πρόγραμμα του έργου για να παρουσιαστεί στη διοίκηση. Ορισμός έργου (project definition): To στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων στο οποίο προσδιορίζεται αν ο οργανισμός έχει κάποιο πρόβλημα και αν αυτό το πρόβλημα μπορεί να λυθεί με ένα έργο συστήματος. Το στάδιο της μελέτης του συστήματος αναλύει με λεπτομέρειες τα προβλήματα των υπαρχόντων συστημάτων (χειρογραφικών ή αυτοματοποιημένων), καθορίζει τους στόχους που επιδιώκει η λύση αυτών των προβλημάτων, και περιγράφει εναλλακτικές λύσεις. Σε αυτό το στάδιο εξετάζεται η σκοπιμότητα κάθε εναλλακτικής λύσης για να γίνει η επιλογή από τη διοίκηση. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 45

46 Μελέτη συστήματος (systems study): To στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων στο οποίο αναλύονται τα προβλήματα των υπαρχόντων συστημάτων, καθορίζονται οι στόχοι της λύσης τους, και αξιολογούνται διάφορες εναλλακτικές λύσεις. Η μελέτη του συστήματος απαιτεί εκτεταμένη συλλογή πληροφοριών και έρευνα μελέτη εγγράφων, αναφορών, και σημειώσεων εργασίας που παράγονται από τα υπάρχοντα συστήματα παρατήρηση του τρόπου λειτουργίας αυτών των συστημάτων υποβολή ερωτηματολογίων στους χρήστες και διενέργεια συνεντεύξεων. '0λες οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται κατά τη διάρκεια του σταδίου μελέτης του συστήματος θα αξιοποιηθούν για τον καθορισμό των αναγκών σε πληροφορίες. Τέλος, σε αυτό το στάδιο γίνεται λεπτομερής περιγραφή των υπολοίπων δραστηριοτήτων του κύκλου ζωής και των εργασιών κάθε φάσης. Το στάδιο του σχεδιασμού παράγει τις προδιαγραφές του λογικού και του φυσικού σχεδιασμού για την επίλυση του προβλήματος. Επειδή ο κύκλος ζωής δίνει μεγάλη έμφαση στη χρήση επίσημων προδιαγραφών και εγγράφων, είναι πολύ πιθανό να χρησιμοποιηθούν εργαλεία σχεδιασμού και τεκμηρίωσης, όπως διαγράμματα ροής δεδομένων, διαγράμματα δομής προγραμμάτων, ή διαγράμματα ροής συστήματος. Σχεδιασμός (design): To στάδιο τoυ κύκλου ζωής συστημάτων που παράγει τις προδιαγραφές του λογικού και τουφυσικού σχεδιασμού για την επίλυση του προβλήματος. Το στάδιο του προγραμματισμού μεταφράζει τις προδιαγραφές του λογικού και του φυσικού σχεδιασμού, που είναι προϊόν του σταδίου σχεδιασμού, σε κώδικα προγραμμάτων λογισμικού. Οι αναλυτές συστημάτων συνεργάζονται με τους προγραμματιστές για να ετοιμάσουν τις προδιαγραφές κάθε προγράμματος του συστήματος. Οι προγραμματιστές γράφουν προσαρμοσμένο για την περίπτωση κώδικα προγραμμάτων χρησιμοποιώντας, κατά κανόνα, μια γλώσσα προγραμματισμού τρίτης γενιάς, όπως την COBOL ή τη FORTRAN, ή μια γλώσσα υψηλής παραγωγικότητας τέταρτης γενιάς. Τα μεγάλα συστήματα έχουν πολλά προγράμματα με εκατοντάδες χιλιάδες γραμμές κώδικα, οπότε μπορεί να χρειαστούν ολόκληρες ομάδες προγραμματιστών. Προγραμματισμός (programming): To στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων στο οποίο οι προδιαγραφές του λογικού και του φυσικού σχεδιασμού από το στάδιο σχεδιασμού μεταφράζονται σε κώδικα προγραμμάτων λογισμικού. Το στάδιο της εγκατάστασης αποτελείται από τα τελικά βήματα που είναι απαραίτητα ώστε το νέο ή το τροποποιημένο σύστημα να μπει σε λειτουργία: δοκιμές, εκπαίδευση, και μετατροπή. Το λογισμικό δοκιμάζεται για να διαπιστωθεί ότι λειτουργεί ικανοποιητικά τόσο από τεχνική όσο και από επιχειρηματική και λειτουργική άποψη. Προσωπικό της επιχείρησης και ειδικοί τεχνικοί εκπαιδεύονται στη χρήση του νέου συστήματος. Το επίσημο πρόγραμμα μετατροπής περιέχει λεπτομερές χρονοδιάγραμμα όλων των δραστηριοτήτων εγκατάστασης του νέου συστήματος και αντικατάστασης του παλιού συστήματος από το νέο. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 46

47 Εγκατάσταση (installation): Το στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων που αποτελείται από τις δοκιμές, την εκπαίδευση, και τη μετατροπή -τα τελικά βήματα για να μπει ένα σύστημα σε λειτουργία. Το στάδιο των εργασιών μετά την υλοποίηση αποτελείται από τη χρήση και την αξιολόγηση του συστήματος, αφού αυτό εγκατασταθεί και μπει σε κανονική λειτουργία. Οι χρήστες και οι ειδικοί τεχνικοί κάνουν έναν έλεγχο μετά την υλοποίηση, ο σκοπός του οποίου είναι να διαπιστωθεί σε ποιο βαθμό το νέο σύστημα ικανοποιεί τους αρχικούς στόχους του και κατά πόσο χρειάζονται αναθεωρήσεις ή μετατροπές. Αφού το σύστημα ρυθμιστεί με ακρίβεια, θα πρέπει να συντηρείται κατά τη διάρκεια της παραγωγής για να διορθωθούν πάθη, να ικανοποιηθούν απαιτήσεις, ή να βελτιωθεί η απόδοση επεξεργασίας. Με την πάροδο του χρόνου, το σύστημα θα χρειάζεται όλο και περισσότερη συντήρηση για να παραμένει αποδοτικό και να ικανοποιεί τις ανάγκες των χρηστών, μέχρι τη στιγμή που θα κριθεί ότι έφτασε στο τέλος της ωφέλιμης ζωής του. Όταν ολοκληρωθεί ο κύκλος ζωής του συστήματος, θα απαιτηθεί ένα εντελώς νέο σύστημα, οπότε ο κύκλος μπορεί να αρχίσει ξανά. Μετά την υλοποίηση (postimplementation): Το τελικό στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων, στο οποίο το σύστημα χρησιμοποιείται και αξιολογείται ενώ βρίσκεται σε λειτουργία, και τροποποιείται για να γίνουν βελτιώσεις ή να ικανοποιηθούν νέες απαιτήσεις Περιορισμοί της μεθόδου του κύκλου ζωής Η μέθοδος του κύκλου ζωής συστημάτων χρησιμοποιείται ακόμη για τη δημιουργία μεγάλων συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) και συστημάτων πληροφοριών διοίκησης (MIS), στα οποία οι απαιτήσεις είναι πολύ καλά δομημένες και προσδιορισμένες. Είναι επίσης κατάλληλη για περίπλοκα τεχνικά συστήματα, όπως για εκτοξεύσεις στο διάστημα, για έλεγχο εναέριας κυκλοφορίας, και για λειτουργίες διυλιστηρίων. Τέτοιες εφαρμογές χρειάζονται επακριβή και τυποποιημένη ανάλυση απαιτήσεων, προκαθορισμένες προδιαγραφές, και αυστηρούς ελέγχους της διαδικασίας ανάπτυξης συστημάτων. Η μέθοδος του κύκλου ζωής συστημάτων έχει όμως μεγάλο κόστος και είναι συνήθως χρονοβόρα και ανελαστική. Πρέπει να παράγονται μεγάλες ποσότητες νέων εγγράφων τεκμηρίωσης και τα βήματα να επαναλαμβάνονται σε περίπτωση που χρειαστεί να γίνει αναθεώρηση των απαιτήσεων και των προδιαγραφών. Λόγω του χρόνου και του κόστους επανάληψης των φάσεων του κύκλου ζωής, αυτή η μεθοδολογία παρακινεί την οριστικοποίηση των προδιαγραφών σε πρώιμο στάδιο της διεργασίας ανάπτυξης και αποθαρρύνει τις αλλαγές. Η συγκεκριμένη μέθοδος δεν είναι τόσο κατάλληλη για εφαρμογές υποστήριξης αποφάσεων, όπου αυτοί που παίρνουν αποφάσεις μπορεί να χρειάζονται να πειραματιστούν με συγκεκριμένα συστήματα για να ξεκαθαρίσουν το είδος των αποφάσεων που θέλουν να πάρουν. Η ανάγκη για επίσημη προδιαγραφή των απαιτήσεων είναι πιθανό να παρεμποδίζει τους δημιουργούς συστημάτων στην εξερεύνηση και ανακάλυψη της δομής του προβλήματος. Επίσης, η μέθοδος του κύκλου Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 47

48 ζωής δεν είναι κατάλληλη για πολλά μικρά συστήματα επιτραπέζιων υπολογιστών, τα οποία τείνουν να είναι λιγότερο δομημένα και εξατομικευμένα. 3.2 ΕΝΑΛΑΛΚΤΙΚΕΣ ΜΕΘΟΔΟΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Οι εναλλακτικές μέθοδοι ανάπτυξης συστημάτων μπορούν να αντιμετωπίσουν μερικούς από τους περιορισμούς του παραδοσιακού κύκλου ζωής συστημάτων. Σε αυτές τις μεθόδους περιλαμβάνονται η δημιουργία πρωτοτύπων, τα πακέτα λογισμικού εφαρμογών, η ανάπτυξη από τους τελικούς χρήστες, και η εξωτερική ανάθεση. A. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΡΩΤΟΤΥΠΩΝ Η δημιουργία πρωτοτύπου συνίσταται στη γρήγορη ανάπτυξη ενός πειραματικού συστήματος με μικρό κόστος και στην ανάθεση της αξιολόγησής του στους χρήστες. Με την αλληλεπίδρασή τους με το πρωτότυπο, οι χρήστες μπορούν να αποκτούν καλύτερη ιδέα των αναγκών τους σε πληροφορίες. Το πρωτότυπο που επικυρώνεται από τους χρήστες μπορεί κατόπιν να χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο για τη δημιουργία του τελικού συστήματος. Το πρωτότυπο είναι μια λειτουργική έκδοση ενός συστήματος πληροφοριών ή-ενός μέρους του, αλλά θεωρείται απλώς προκαταρκτικό μοντέλο. Αφού γίνει λειτουργικό, το πρωτότυπο θα συνεχίσει να βελτιώνεται μέχρι να ικανοποιεί απόλυτα τις απαιτήσεις των χρηστών. Όταν ολοκληρωθεί ο σχεδιασμός, το πρωτότυπο μπορεί να μετατραπεί σε ένα πλήρες σύστημα παραγωγής. Η διαδικασία ανάπτυξης ενός προκαταρκτικού σχεδιασμού, δοκιμής, βελτίωσής του, και νέας δοκιμής είναι μια επαναληπτική διαδικασία ανάπτυξης συστημάτων, επειδή τα βήματα για την ανάπτυξη του συστήματος μπορεί,να επαναλαμβάνονται ξανά και ξανά. Η δημιουργία πρωτοτύπου είναι σαφώς πιο επαναληπτική διαδικασία από τη συμβατική μέθοδο του κύκλου ζωής και ενθαρρύνει ενεργά τις αλλαγές στο σχεδιασμό του συστήματος. Θεωρείται ότι η δημιουργία πρωτοτύπου αντικαθιστά την απρογραμμάτιστη επανάληψη εργασίας με προγραμματισμένη επαναληπτική εργασία, στην οποία κάθε έκδοση αντανακλά με μεγαλύτερη ακρίβεια τις απαιτήσεις των χρηστών. Δημιουργία πρωτοτύπου (prototyping): Η διεργασία ανάπτυξης ενός πειραματικού συστήματος γρήγορα και με μικρό κόστος για παρουσίαση στους χρήστες και αξιολόγηση, ώστε αυτοί να μπορέσουν να καθορίσουν καλύτερα τις ανάγκες τους σε πληροφορίες. Πρωτότυπο (prototype): Η προκαταρκτική λειτουργική έκδοση ενός συστήματος πληροφοριών για σκοπούς επίδειξης και αξιολόγησης. Επαναληπτική διεργασία (iterative process): Η επανάληψη ξανά και ξανά των βημάτων δημιουργίας ενός συστήματος. Στο Σχήμα 3-2 φαίνεται ένα μοντέλο τεσσάρων βημάτων της διαδικασίας δημιουργίας πρωτοτύπου, η οποία αποτελείται από τα εξής: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 48

49 Βήμα 1. Καθορισμός των βασικών αναγκών του χρήστη. Ο σχεδιαστής του συστήματος (συνήθως ένας ειδικός στα συστήματα πληροφοριών) δουλεύει μαζί με το χρήστη μόνο στο βαθμό που χρειάζεται για να καταλάβει τις βασικές του ανάγκες πληροφοριών. Βήμα 2. Ανάπτυξη αρχικού πρωτοτύπου. Ο σχεδιαστής του συστήματος κατασκευάζει γρήγορα ένα λειτουργικό πρωτότυπο, με τη χρήση μιας γλώσσας τέταρτης γενιάς, αλληλεπιδραστικών πολυμέσων, ή με εργαλεία παραγωγής λογισμικού με τη βοήθεια υπολογιστή (CASE). Βήμα 3. Χρήση του πρωτοτύπου. Ο χρήστης παρακινείται να δουλέψει με το σύστημα προκειμένου να καταλάβει πόσο καλά το πρωτότυπο ικανοποιεί τις ανάγκες του και για να κάνει υποδείξεις βελτίωσής του. Βήμα 4. Διόρθωση και Βελτίωση τον πρωτοτύπου. Ο προγραμματιστής σημειώνει όλες τις αλλαγές που ζητάει ο χρήστης και βελτιώνει ανάλογα το πρωτότυπο. Μετά τη διόρθωση του πρωτοτύπου, ο κύκλος επιστρέφει στο βήμα 3 και επαναλαμβάνεται μέχρι να ικανοποιηθεί ο χρήστης. Καθορισμός των βασικών αναγκών Βήμα 1 Ανάπτυξη λειτουργικού πρωτοτύπου Βήμα 2 Χρήση του πρωτοτύπου Βήμα 3 Ο χρήστης ικανοποιήθηκε Όχι Βήμα 4 Ναι Τελικό Πρωτότυπο Σχήμα 3-2: Το μοντέλο τεσσάρων βημάτων της διαδικασίας δημιουργίας πρωτοτύπου Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 49

50 Όταν δε χρειάζονται πια άλλες επαναλήψεις, το εγκεκριμένο πρωτότυπο γίνεται τελικό και περιέχει όλες τις προδιαγραφές της εφαρμογής. Μερικές φορές το ίδιο το πρωτότυπο υιοθετείται ως λειτουργική έκδοση του συστήματος. Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της δημιουργίας πρωτοτύπων Η μέθοδος δημιουργίας πρωτοτύπων είναι πολύ χρήσιμη στις περιπτώσεις που υπάρχει κάποια αβεβαιότητα ως προς τις ανάγκες ή την ενδεδειγμένη λύση σχεδιασμού. Για παράδειγμα, μια μεγάλη χρηματιστηριακή εταιρεία ζητάει συγχωνευμένες πληροφορίες για να αναλύσει την απόδοση των υπευθύνων των λογαριασμών πελατών. Ποιο θα είναι όμως το μέτρο της απόδοσης; Οι πληροφορίες θα εξαχθούν μόνον από το αρχείο προσωπικού ή πρέπει να συμπεριληφθούν και δεδομένα από τις χρεώσεις των πελατών; Ποια πράγματα θα συγκρίνονται στις αναφορές; Σε πρώτο στάδιο, οι χρήστες μπορεί να μην είναι σε θέση να ξεκαθαρίσουν πώς θα δουλεύει το σύστημα. Η δημιουργία πρωτοτύπων είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για το σχεδιασμό σε ένα σύστημα πληροφοριών μιας διασύνδεσης τελικού χρήστη (το τμήμα του συστήματος με το οποίο αλληλεπιδρά ο χρήστης, όπως μια οθόνη του δικτύου, οθόνες εισαγωγής δεδομένων, ή ιστοσελίδες). Το πρωτότυπο δίνει στους χρήστες τη δυνατότητα να ενεργήσουν αμέσως στα τμήματα του συστήματος τα οποία θα χειρίζονται. Η μέθοδος δημιουργίας πρωτοτύπων υποκινεί την εντατική συμμετοχή των τελικών χρηστών σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ανάπτυξης του συστήματος, οπότε είναι πιο πιθανή η κατασκευή ενός συστήματος που θα εκπληρώνει τις απαιτήσεις τους. Ωστόσο, η γρήγορη δημιουργία πρωτοτύπων μπορεί να μειώσει τη σημασία άλλων ουσιαστικών βημάτων στην ανάπτυξη συστημάτων. Όταν το πρωτότυπο τελειώσει και λειτουργεί ικανοποιητικά, τα στελέχη μπορεί να μη θεωρήσουν αναγκαίο τον επαναπρογραμματισμό, την επανασχεδίαση, ή την πλήρη τεκμηρίωση και τις δοκιμές. Μερικά από αυτά τα βιαστικά συστήματα μπορεί να μην είναι σε θέση να εξυπηρετήσουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων ή μεγάλο αριθμό χρηστών σε περιβάλλον παραγωγής. Η επιτυχημένη δημιουργία πρωτοτύπων προϋποθέτει την ύπαρξη διαδικασιών και μηχανισμών για τον καθορισμό των προσδοκιών, την εκχώρηση πόρων, τον εντοπισμό προβλημάτων, και την αξιολόγηση της προόδου. Διασύνδεση τελικού χρήστη (end-user interface): Το τμήμα του συστήματος με το οποίο ο χρήστης αλληλεπιδρά με αυτό, όπως οι οθόνες του δικτύου και οι διαταγές Β. ΠΑΚΕΤΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Μια άλλη στρατηγική ανάπτυξης ενός συστήματος πληροφοριών είναι η αγορά ενός πακέτου λογισμικού εφαρμογών. Το πακέτο λογισμικού εφαρμογών είναι ένα σύνολο γραμμένων και κωδικοποιημένων προγραμμάτων λογισμικού εφαρμογών που διατίθεται στο εμπόριο για πώληση ή ενοικίαση. Τα πακέτα λογισμικού εφαρμογών μπορεί να ποικίλουν από αυτά που κάνουν μια απλή δουλειά (π.χ. την εκτύπωση ετικετών διευθύνσεων από μια βάση δεδομένων σε PC) μέχρι τα σύνθετα με περισσότερες από Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 50

51 400 λειτουργικές μονάδες προγραμμάτων και γραμμές κώδικα για ένα μεγάλο κεντρικό σύστημα. Η δημιουργία πακέτων ακμάζει επειδή υπάρχουν πολλές εφαρμογές που είναι κοινές σε όλους τους οργανισμούς - για παράδειγμα, μισθοδοσία, λογαριασμοί χρεωστών, γενικό καθολικό, ή έλεγχος αποθεμάτων. Για τέτοιες λειτουργίες καθολικής χρήσης με τυποποιημένες διαδικασίες, ένα γενικευμένο σύστημα θα καλύπτει τις ανάγκες πολλών οργανισμών. Πακέτο λογισμικού εφαρμογών (application software package): Ένα σύνολο γραμμένων και κωδικοποιημένων προγραμμάτων λογισμικού εφαρμογών που διατίθεται στο εμπόριο για πώληση ή ενοικίαση. Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των πακέτων λογισμικού Όταν υπάρχει διαθέσιμο ένα κατάλληλο πακέτο λογισμικού, η εταιρεία δεν έχει ανάγκη να γράφει δικά της προγράμματα το ήδη σχεδιασμένο, γραμμένο, και δοκιμασμένο πακέτο μπορεί να καλύψει τις περισσότερες ανάγκες και να συμπληρωθεί για τις υπόλοιπες. Ο προμηθευτής του πακέτου έχει ήδη κάνει την περισσότερη δουλειά σχεδιασμού, προγραμματισμού, και δοκιμών, οπότε το χρονικό διάστημα και το κόστος για την ανάπτυξη ενός νέου συστήματος μειώνονται σημαντικά. Οι προμηθευτές παρέχουν επίσης το μεγαλύτερο μέρος των υπηρεσιών συντήρησης και συνεχούς υποστήριξης του συστήματος, και το εφοδιάζουν με όλες τις βελτιώσεις που χρειάζονται ώστε το σύστημα να παραμένει επίκαιρο από τεχνική και επιχειρηματική άποψη. Για τη μεγιστοποίηση της εμπορευσιμότητας τους, τα πακέτα καλύπτουν τις πιο κοινές απαιτήσεις όλων των οργανισμών. Τι συμβαίνει όμως αν ένας οργανισμός έχει και ειδικές απαιτήσεις τις οποίες δεν αντιμετωπίζει το πακέτο; Σε πολλές περιπτώσεις, οι κατασκευαστές πακέτων λογισμικού προβλέπουν αυτήν την πιθανότητα και προσθέτουν δυνατότητες προσαρμογής που δεν αλλάζουν το βασικό λογισμικό. Οι δυνατότητες προσαρμογής επιτρέπουν σε ένα πακέτο λογισμικού να τροποποιηθεί ώστε να καλύπτει και τις ειδικές ανάγκες ενός οργανισμού χωρίς να αλλοιώνεται η ακεραιότητα του πακέτου. Για παράδειγμα, το πακέτο μπορεί να εκχωρεί τμήματα των αρχείων ή των βάσεων δεδομένων του για την τήρηση των μοναδικών δεδομένων ενός οργανισμού. Μερικά πακέτα έχουν αρθρωτό σχεδιασμό (modular design) που επιτρέπει στους πελάτες να επιλέγουν από μια ολόκληρη σειρά επιλογών μόνο εκείνες τις λειτουργίες του λογισμικού για τις εργασίες που χρειάζονται. Ένας εναλλακτικός τρόπος ικανοποίησης των πληροφοριακών αναγκών ενός οργανισμού που δεν καλύπτονται από ένα πακέτο λογισμικού είναι η συμπλήρωση του με πρόσθετο λογισμικό. Τελικά, υπάρχει περίπτωση η αναγκαία προσαρμογή και ο πρόσθετος προγραμματισμός να κοστίσουν πάρα πολύ και να απαιτήσουν τόσο χρόνο, ώστε να εξουδετερωθούν πολλά από τα πλεονεκτήματα των πακέτων λογισμικού. Η αρχική τιμή αγοράς του πακέτου μπορεί να είναι παραπλανητικό μέγεθος λόγω αυτού του κρυμμένου κόστους υλοποίησης. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 51

52 Προσαρμογή (customization): Η τροποποίηση ενός πακέτου λογισμικού ώστε να ικανοποιεί τις μοναδικές ανάγκες ενός οργανισμού χωρίς να αλλοιώνεται η ακεραιότητα του πακέτου. Επιλογή πακέτου λογισμικού Τα πακέτα λογισμικού εφαρμογών πρέπει να αξιολογούνται διεξοδικά πριν χρησιμοποιηθούν ως θεμέλιο ενός νέου συστήματος πληροφοριών. Τα πιο σημαντικά κριτήρια αξιολόγησης είναι: οι λειτουργίες του πακέτου, η ευελιξία του, η φιλικότητα του προς το χρήστη, οι πόροι υλικού και λογισμικού, οι απαιτήσεις των βάσεων δεδομένων, η απαιτούμενη προσπάθεια εγκατάστασης και συντήρησης, η τεκμηρίωση, η ποιότητα του προμηθευτή, και το κόστος. Η διαδικασία αξιολόγησης του πακέτου ορίζεται συνήθως στην Αίτηση Υποβολής Προσφοράς (RFP), η οποία είναι ένα λεπτομερές ερωτηματολόγιο που στέλνεται στους προμηθευτές πακέτων λογισμικού. Αίτηση Υποβολής Προσφοράς (Request for Proposal, RFP): Ένα λεπτομερές ερωτηματολόγιο που στέλνεται στους προμηθευτές πακέτων λογισμικού ή σε άλλες υπηρεσίες, προκειμένου να αποφασιστεί ο βαθμός στον οποίο το προϊόν του προμηθευτή ικανοποιεί τις συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού. Όταν ένα σύστημα αναπτύσσεται με τη χρήση πακέτου λογισμικού εφαρμογών, η ανάλυση του συστήματος θα περιλαμβάνει και αξιολόγηση του πακέτου. Ο σχεδιασμός θα εστιάζει στην προσαρμογή των απαιτήσεων στις δυνατότητες του πακέτου. Όταν επιλεγεί μια λύση με πακέτο λογισμικού, ο οργανισμός δεν έχει πλέον απόλυτο έλεγχο επάνω στη διαδικασία σχεδιασμού. Στην καλύτερη περίπτωση, τα πακέτα ικανοποιούν μόνο το 70% των αναγκών των περισσότερων οργανισμών. Αν δεν μπορεί το πακέτο να προσαρμοστεί στον οργανισμό, ο οργανισμός θα πρέπει να προσαρμοστεί στο πακέτο και να αλλάξει τις διαδικασίες του. Γ. ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΑΠΟ ΤΟΥΣ ΤΕΛΙΚΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ Σε πολλούς οργανισμούς, οι τελικοί χρήστες σε ολοένα αυξανόμενο ποσοστό αναπτύσσουν συστήματα πληροφοριών με ελάχιστη ή καθόλου βοήθεια από ειδικούς τεχνικούς. Αυτό το φαινόμενο ονομάζεται ανάπτυξη από τους τελικούς χρήστες. Αυτό έγινε δυνατό με τα ειδικά εργαλεία λογισμικού τέταρτης γενιάς. Με τις γλώσσες τέταρτης γενιάς, τις γλώσσες γραφικών, και τα εργαλεία λογισμικού για PC, οι τελικοί χρήστες μπορούν να προσπελάζουν δεδομένα, να δημιουργούν αναφορές, και να αναπτύσσουν ολόκληρα συστήματα πληροφοριών μόνοι τους, με ελάχιστη ή καθόλου βοήθεια από επαγγελματίες αναλυτές συστημάτων ή προγραμματιστές. Πολλά από αυτά τα Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 52

53 συστήματα των τελικών χρηστών δημιουργούνται πο3ύ πιο γρήγορα από ό,τι με τον παραδοσιακό κύκλο ζωής συστημάτων. Ανάπτυξη από τους τελικούς χρήστες (end-user development): Ανάπτυξη συστημάτων πληροφοριών από τελικούς χρήστες με ελάχιστη ή καθόλου βοήθεια από ειδικούς τεχνικούς. Πλεονεκτήματα και περιορισμοί Πολλοί οργανισμοί έχουν αναφέρει κέρδη στην παραγωγικότητα ανάπτυξης εφαρμογών με τη χρήση εργαλείων τέταρτης γενιάς, τα οποία σε μερικές περιπτώσεις έφτασαν το 300 ως 500 τοις εκατό. Τα εργαλεία τέταρτης γενιάς έχουν δυνατότητες γραφικών, λογιστικών φύλλων, δημιουργίας μοντέλων, και έκτακτης ανάκτησης πληροφοριών, οι οποίες καλύπτουν σημαντικές επιχειρηματικές ανάγκες. Δυστυχώς, τα εργαλεία τέταρτης γενιάς δεν είναι ακόμη σε θέση να αντικαταστήσουν τα συμβατικά εργαλεία σε μερικές επιχειρηματικές εφαρμογές, επειδή οι δυνατότητες τους είναι ακόμη περιορισμένες. Το λογισμικό τέταρτης γενιάς έχει σχετικά μικρότερη απόδοση, επεξεργάζεται μεμονωμένες συναλλαγές πολύ αργά και με πολύ μεγάλο κόστος, επομένως δεν είναι κατάλληλο για πολύ μεγάλα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών. Όταν χρησιμοποιούνται μεγάλα αρχεία, το αποτέλεσμα είναι συνήθως ο αργός χρόνος απόκρισης και η μείωση της απόδοσης του υπολογιστή. Τα περισσότερα εργαλεία τέταρτης γενιάς δεν μπορούν να χειριστούν εύκολα εφαρμογές με εκτεταμένη διαδικασιακή λογική και μεγάλες απαιτήσεις ενημέρωσης, όπως τα συστήματα βελτιστοποίησης προγραμματισμού παραγωγής ή παρακολούθησης ημερήσιων συναλλαγών μετοχών, ομολόγων, και άλλων χρεογράφων, τα οποία έχουν ανάγκη σύνθετης επεξεργασίας και, συνήθως, το συνδυασμό πολλών αρχείων. Οφέλη και προβλήματα του μάνατζμεντ Χωρίς αμφιβολία. n ανάπτυξη συστημάτων από τους τελικούς χρήστες έχει πολλά πλεονεκτήματα για τους οργανισμούς. Αυτά είναι τα εξής: Σαφέστερος καθορισμός αναγκών, επειδή οι χρήστες προσδιορίζουν τις δικές τους επιχειρηματικές ανάγκες. Μεγαλύτερη συμμετοχή και ικανοποίηση του χρήστη. Επειδή οι χρήστες αναπτύσσουν οι ίδιοι τα συστήματα τους και ελέγχουν τη διαδικασία ανάπτυξης τους, είναι πιο πιθανό να τα χρησιμοποιήσουν. Λιγότερες καθυστερούμενες εφαρμογές επειδή οι χρήστες δεν εξαρτώνται αποκλειστικά από τους παραφορτωμένους ειδικούς επαγγελματίες των συστημάτων πληροφοριών. Ταυτόχρονα όμως, αυτή η δραστηριότητα των τελικών χρηστών περιέχει και οργανωτικούς κινδύνους, επειδή γίνεται εκτός των παραδοσιακών μηχανισμών διεύθυνσης και ελέγχου των συστημάτων πληροφοριών. Οι περισσότεροι οργανισμοί δεν έχουν ακόμη αναπτύξει στρατηγικές που να εξασφαλίζουν ότι οι εφαρμογές των χρηστών ικανοποιούν τους στόχους του οργανισμού ή τα ποιοτικά πρότυπα που είναι κατάλληλα Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 53

54 για τη λειτουργία τους. Όταν τα συστήματα δημιουργούνται γρήγορα, χωρίς μια τυπική μεθοδολογία, οι δοκιμές και η τεκμηρίωση τους μπορεί να είναι ανεπαρκείς. Ο έλεγχος στα δεδομένα μπορεί να χαθεί σε συστήματα εκτός της παραδοσιακής διεύθυνσης συστημάτων πληροφοριών. Όταν οι χρήστες δημιουργούν δικές τους εφαρμογές και αρχεία, γίνεται ολοένα και πιο δύσκολο να διαπιστωθεί πού βρίσκονται τα δεδομένα και να εξασφαλιστεί ότι η ίδια πληροφορία (όπως ένας κωδικός προϊόντος ή τα ετήσια κέρδη) χρησιμοποιείται με συνέπεια σε ολόκληρο τον οργανισμό. Όταν η υπολογιστική των τελικών χρηστών άρχισε να γίνεται δημοφιλές, οι οργανισμοί χρησιμοποίησαν κέντρα πληροφοριών για να προωθήσουν πρότυπα υλικού και λογισμικού, έτσι ώστε οι τελικοί χρήστες να μην εισάγουν πολλές ανόμοιες και ασύμβατες τεχνολογίες στην επιχείρηση. Τα κέντρα πληροφοριών είναι ειδικές εγκαταστάσεις με υλικό, λογισμικό, και ειδικούς τεχνικούς για την παροχή στους χρήστες εργαλείων, εκπαίδευσης, και συμβουλών από ειδικούς, ώστε να είναι σε θέση να δημιουργούν εφαρμογές συστημάτων πληροφοριών μόνοι τους ή να αυξάνουν την παραγωγικότητα τους. Ο ρόλος των κέντρων πληροφοριών σταδιακά καταργείται καθώς οι χρήστες είναι πιο εκπαιδευμένοι στους υπολογιστές, αλλά οι οργανισμοί πρέπει να συνεχίζουν να τους παρακολουθούν στενά και να ελέγχουν τη δραστηριότητα τους στην ανάπτυξη εφαρμογών. Δ. ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΑΝΑΘΕΣΗ Αν μια εταιρεία δε θέλει να χρησιμοποιεί δικούς της πόρους για τη δημιουργία ή τη λειτουργία συστημάτων πληροφοριών, μπορεί να αναθέσει αυτήν τη δουλειά σε έναν εξωτερικό οργανισμό ο οποίος ειδικεύεται στην παροχή αυτών των υπηρεσιών. Η διαδικασία μεταβίβασης από έναν οργανισμό της λειτουργίας του κέντρου υπολογιστών, των δικτύων τηλεπικοινωνιών, ή της ανάπτυξης εφαρμογών σε εξωτερικούς προμηθευτές ονομάζεται εξωτερική ανάθεση. Η εξωτερική ανάθεση έχει αποκτήσει δημοτικότητα επειδή μερικοί οργανισμοί τη θεωρούν ως μέτρο ελάττωσης του κόστους επειδή καταργεί την ανάγκη να διατηρούν δικό τους κέντρο υπολογιστών και προσωπικό συστημάτων πληροφοριών. Ο φορέας παροχής αυτών των υπηρεσιών επωφελείται από οικονομίες κλίμακας (οι ίδιες γνώσεις, δεξιότητες, και δυναμικότητα είναι δυνατό να χρησιμοποιούνται από κοινού από πολλούς διαφορετικούς πελάτες) και είναι πιθανό να χρεώνει ανταγωνιστικές τιμές για τις υπηρεσίες συστημάτων πληροφοριών. Η εξωτερική ανάθεση επιτρέπει σε μια εταιρεία με κυμαινόμενες ανάγκες υπολογιστικής επεξεργασίας να πληρώνει μόνο για ό,τι χρησιμοποιεί, αντί να διαθέτει δικό της κέντρο υπολογιστών που θα υποαπασχολείται εκτός των περιόδων αιχμής. Μερικές εταιρείες καταφεύγουν στην εξωτερική ανάθεση επειδή το δικό τους προσωπικό συστημάτων δεν καταφέρνει να παρακολουθήσει τις τεχνολογικές αλλαγές ή καινοτόμες επιχειρηματικές πρακτικές, ή γιατί θέλουν να απελευθερώσουν σπάνια ταλέντα που στοιχίζουν ακριβά για να ασχοληθούν με δραστηριότητες που έχουν μεγαλύτερη απόδοση. Με την εξωτερική ανάθεση, οι εταιρείες ελπίζουν να εκμεταλλευθούν τα Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 54

55 πλεονεκτήματα της τεχνολογίας πληροφοριών σε βασικές επιχειρηματικές διεργασίες και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα των δικών τους πόρων συστημάτων πληροφοριών. Πότε ενδείκνυται η εξωτερική ανάθεση Η εξωτερική ανάθεση δε φέρνει οφέλη σε όλους τους οργανισμούς, και τα μειονεκτήματα της είναι δυνατό να δημιουργήσουν σοβαρά προβλήματα σε κάποιους αν η κατανόηση και η διαχείριση τους είναι ανεπαρκής. Όταν μια επιχείρηση εκχωρεί την ευθύνη ανάπτυξης και λειτουργίας των συστημάτων πληροφοριών της σε τρίτους, υπάρχει πιθανότητα να χάσει τον έλεγχο αυτής της λειτουργίας. Αν ο οργανισμός δε διαθέτει την αναγκαία πείρα για να διαπραγματευθεί μια ασφαλή σύμβαση, η εξάρτηση της επιχείρησης από τον προμηθευτή μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλο κόστος ή απώλεια ελέγχου όσον αφορά την τεχνολογική κατεύθυνση. Όταν τα συστήματα πληροφοριών μιας επιχείρησης αναπτύσσονται ή λειτουργούν από τρίτους, υπάρχει κίνδυνος εμπορικά μυστικά ή εσωτερικές πληροφορίες να διαρρεύσουν σε ανταγωνιστές. Μπορεί να αποδειχθεί επιζήμιο αν μια επιχείρηση επιτρέψει σε έναν τρίτο να αναπτύσσει ή να λειτουργεί εφαρμογές που της δίνουν κάποια μορφή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Παρόλα αυτά τα μειονεκτήματα, υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις στις οποίες η ανάθεση ανάπτυξης εφαρμογών σε εξωτερικό προμηθευτή έχει πλεονεκτήματα. Όταν επιδιώκεται η μείωση του κόστους ή η απαλλαγή, της διεύθυνσης συστημάτων πληροφοριών απόμερος του έργου της. Εφαρμογές όπως η μισθοδοσία (από την ποιότητα της οποίας η επιχείρηση έχει ελάχιστο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα) ή η επεξεργασία εξόδων ταξιδιών (όπου η προβλεψιμότητα ή η αδιάκοπη εξυπηρέτηση από συστήματα πληροφοριών δεν έχουν μεγάλη σημασία) ενδείκνυνται για εξωτερική ανάθεση όταν η εταιρεία στοχεύει στη μείωση του κόστους και στην εξοικονόμηση εσωτερικών πόρων συστημάτων πληροφοριών για πιο σημαντικές δουλειές. Αντίθετα, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να είναι πιο προσεκτικές όταν χρησιμοποιούν τρίτους για την ανάπτυξη εφαρμογών όπως τα συστήματα αεροπορικών κρατήσεων ή καταλόγων αγορών, τα οποία αποτελούν κρίσιμες επιχειρηματικές διεργασίες. Όταν οι υπάρχουσες δυνατότητες των συστημάτων πληροφοριών της επιχείρησης είναι περιορισμένες, αναποτελεσματικές, ή τεχνικά κατώτερες. Οι οργανισμοί μπορεί να χρησιμοποιήσουν εξωτερική Βοήθεια για την απόκτηση ικανοτήτων σε νεότερες τεχνολογίες όπως είναι ο αντικειμενοστρεφής προγραμματισμός, η Java, οι εφαρμογές ηλεκτρονικού εμπορίου προηγμένης τεχνολογίας, ή τα επιχειρησιακά συστήματα. Για τη Βελτίωση της συμβολής της τεχνολογίας πληροφοριών στην απόδοση της επιχείρησης. Οι οργανισμοί αρχίζουν να απευθύνονται σε εξωτερικούς προμηθευτές που μπορούν να τους βοηθήσουν στην ανάπτυξη κρίσιμων ή καινοτόμων επιχειρηματικών εφαρμογών, επειδή αυτοί οι προμηθευτές έχουν μεγαλύτερη πείρα στην τεχνολογία, στη διαχείριση, και στον επανασχεδιασμό επιχειρηματικών διεργασιών. Για παράδειγμα, η Rolls Royce Aerospace Group Group χρησιμοποιεί την Electronic Data Systems (EDS) ως σύμβουλο σε έργα ολοκλήρωσης συστημάτων και επιχειρηματικού μετασχηματισμού που έχουν σχέση με τον κατάλληλο χρόνο εμπορίας, την εξυπηρέτηση πελατών, τη Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 55

56 διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού, και τις λειτουργίες βιομηχανικής παραγωγής και τεχνικού σχεδιασμού. Για τη δημιουργία νέων πηγών εσόδων και κέρδους από τα τεχνολογικά περιουσιακά στοιχεία. Μερικές εταιρείες αρχίζουν να συνεργάζονται με εξωτερικούς προμηθευτές που θα τους βοηθήσουν να δημιουργήσουν, να αναπτύξουν, και να εμπορευθούν προϊόντα και υπηρεσίες που βασίζονται στη νέα τεχνολογία, τα οποία μπορούν να παραχωρηθούν για χρήση ή να πουληθούν σε άλλες εταιρείες. Οι οργανισμοί είναι απαραίτητο να ελέγχουν τον εξωτερικό συνεργάτη τους με τον ίδιο τρόπο που θα ασκούσαν έλεγχο στα δικά τους εσωτερικά συστήματα πληροφοριών. Θα πρέπει να καθιερώσουν κριτήρια αξιολόγησης του εξωτερικού προμηθευτή. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να καταρτίζουν τις συμβάσεις εξωτερικής ανάθεσης προσεκτικά, έτσι ώστε αυτές οι υπηρεσίες να μπορούν να προσαρμόζονται αν η φύση της επιχείρησης αλλάξει. Η σχέση της επιχείρησης με τον προμηθευτή που ορίζεται στη σύμβαση εξωτερικής ανάθεσης, τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων, τα μέτρα απόδοσης, και η εκτίμηση κινδύνων και αμοιβών θα πρέπει να είναι όλα ευθυγραμμισμένα με τους στρατηγικούς στόχους της εξωτερικής ανάθεσης. Οι πιο επιτυχημένες περιπτώσεις εξωτερικής ανάθεσης είναι εκείνες στις οποίες υπάρχει ένα κλίμα εμπιστοσύνης μεταξύ των δύο μερών και η σχέση εξωτερικής ανάθεσης θα πρέπει να διαμορφώνεται έτσι ώστε να σταθμίζεται η καλή πίστη με τους κατάλληλους ελέγχους. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 56

57 Μέθοδος Γνωρίσματα Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα Σειριακή βήμα προς βήμα τυποποιημένη διαδικασία Αναγκαία για μεγάλα Αργή και ακριβή Κύκλος ζωής Γραπτές προδιαγραφές σύνθετα συστήματα και Αποθαρρύνει τις αλλαγές συστημάτων και εγκρίσεις έργα Μεγάλη γραφειοκρατία Περιορισμένος ρόλος χρηστών Δημιουργία πρωτοτύπων Πακέτο λογισμικού εφαρμογών Ανάπτυξη από τους τελικούς χρήστες Εξωτερική ανάθεση Δυναμικός προσδιορισμός απαιτήσεων με πειραματικό σύστημα Γρήγορη, ανεπίσημη και επαναληπτική διεργασία Οι χρήστες αλληλεπιδρούν συνεχώς με το πρωτότυπο Λογισμικό του εμπορίου που καταργεί την ανάγκη εσωτερικής ανάπτυξης προγραμμάτων λογισμικού Ανάπτυξη συστημάτων από χρήστες με εργαλεία λογισμικού τέταρτης γενιάς Γρήγορη και ανεπίσημη Ελάχιστη συμμετοχή ειδικών συστημάτων πληροφοριών Ανάπτυξη συστημάτων και, μερικές φορές, λειτουργία τους από εξωτερικό προμηθευτή Γρήγορη και με σχετικά μικρό κόστος Χρήσιμη όταν οι απαιτήσεις είναι ασαφείς ή όταν η συμμετοχή των χρηστών έχει μεγάλη σημασία Προωθεί τη συμμετοχή των χρηστών Μείωση αναγκών εργασιών προγραμματισμού, εγκατάστασης και συντήρησης Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους ανάπτυξης κοινών επιχειρηματικών εφαρμογών Μείωση αναγκών εσωτερικών πόρων συστημάτων πληροφοριών Έλεγχος ανάπτυξης συστημάτων από τους χρήστες Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους ανάπτυξης Λιγότερες καθυστερούμενες εφαρμογές Μπορεί να μειώσει ή να ελέγξει το κόστος Μπορούν να παράγονται συστήματα όταν οι εσωτερικοί πόροι είναι διαθέσιμοι ή είναι τεχνικά ανεπαρκείς Πίνακας 3-1: Σύγκριση μεθόδων ανάπτυξης συστημάτων πληροφοριών Ακατάλληλη για μεγάλα σύνθετα συστήματα Μπορεί να μειώσει τη σημασία βημάτων στην ανάλυση, τεκμηρίωση και δοκιμές Μπορεί να μην ανταποκρίνεται σε μοναδικές απαιτήσεις του οργανισμού Μπορεί να μην εκτελεί καλά πολλές επιχειρηματικές λειτουργίες Η εκτεταμένη προσαρμογή αυξάνει το κόστος ανάπτυξης Μπορεί να οδηγήσει σε πολλαπλασιασμό ανεξέλεγκτων συστημάτων πληροφοριών και δεδομένων Τα συστήματα δεν ικανοποιούν πάντα τα πρότυπα διασφάλισης Απώλεια ελέγχου στη λειτουργία των συστημάτων πληροφοριών Εξάρτηση από την τεχνική κατεύθυνση και την οικονομική κατάσταση των εξωτερικών προμηθευτών Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 57

58 3.3 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ Εφαρμόζονται διάφορα εργαλεία και μεθοδολογίες ανάπτυξης με σκοπό να βοηθήσουν όσους ασχολούνται με την ανάπτυξη συστημάτων να τεκμηριώσουν, να αναλύσουν, να σχεδιάσουν, και να υλοποιήσουν συστήματα πληροφοριών. Η μεθοδολογία ανάπτυξης είναι ένα σύνολο μεθόδων, μίας ή περισσότερων για κάθε δραστηριότητα μέσα σε κάθε φάση ενός έργου ανάπτυξης συστήματος. Μερικές μεθοδολογίες ανάπτυξης είναι κατάλληλες για ορισμένες τεχνολογίες, ενώ άλλες αντανακλούν διαφορετικές φιλοσοφίες της ανάπτυξης συστημάτων. Οι μεθοδολογίες και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται σε μεγαλύτερη κλίμακα περιλαμβάνουν τις παραδοσιακές δομημένες μεθοδολογίες, την αντικειμενοστρεφή ανάπτυξη λογισμικού, την παραγωγή λογισμικού με τη βοήθεια υπολογιστή (CASE), και τον επανασχεδιασμό λογισμικού. Δομημένες μεθοδολογίες Οι δομημένες μεθοδολογίες χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση, ανάλυση, και σχεδιασμό συστημάτων πληροφοριών από τη δεκαετία του 1970 και συνεχίζουν ακόμη να είναι μια σημαντική μεθοδολογική προσέγγιση. Ο όρος δομημένες μεθοδολογίες αναφέρεται στο γεγονός ότι οι τεχνικές αποτελούνται από βήματα, καθένα από τα οποία βασίζεται στο προηγούμενο του. Οι δομημένες μεθοδολογίες είναι αναλυτικές και προχωρούν από το ανώτερο, πιο αφηρημένο, επίπεδο στο κατώτερο επίπεδο λεπτομέρειας - από το γενικό στο ειδικό. Για παράδειγμα, το ανώτερο επίπεδο μιας αναλυτικής περιγραφής ενός συστήματος ανθρώπινων πόρων θα έδειχνε τις κύριες λειτουργίες ανθρώπινων πόρων: προσωπικό, πρόσθετες παροχές, αμοιβές, και την πολιτική ίσων ευκαιριών. Κάθε μία από αυτές θα αναλυθεί περισσότερο στο επόμενο επίπεδο. Οι πρόσθετες παροχές, για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνουν συνταξιοδοτικό πρόγραμμα, αποταμιευτικό πρόγραμμα, υγειονομική περίθαλψη, και ασφάλιση. Καθένα από αυτά τα επίπεδα αναλύεται με τη σειρά του περισσότερο μέχρι το κατώτερο επίπεδο λεπτομέρειας. Οι παραδοσιακές δομημένες μεθοδολογίες είναι προσανατολισμένες προς τις διεργασίες και όχι προς τα δεδομένα. Αν και οι περιγραφές των δεδομένων αποτελούν μέρος των μεθόδων, οι μεθοδολογίες εστιάζουν στον τρόπο μετασχηματισμού των δεδομένων αντί στα ίδια τα δεδομένα. Αυτές οι μεθοδολογίες είναι κατά το μεγαλύτερο μέρος γραμμικές- κάθε φάση πρέπει να ολοκληρωθεί πριν αρχίσει η επόμενη. Οι δομημένες μεθοδολογίες περιλαμβάνουν τη δομημένη ανάλυση, το δομημένο σχεδιασμό, και τη χρήση διαγραμμάτων ροής. Δομημένη ανάλυση Η δομημένη ανάλυση χρησιμοποιείται σε μεγάλη κλίμακα για τον ορισμό των εισόδων, διεργασιών, και εξόδων ενός συστήματος. Διαθέτει ένα λογικό μοντέλο γραφικών για απεικόνιση της ροής πληροφοριών, με το οποίο ένα σύστημα χωρίζεται σε λειτουργικές μονάδες εύλογου βαθμού λεπτομέρειας. Προδιαγράφει επακριβώς τις διεργασίες ή τους μετασχηματισμούς που συμβαίνουν μέσα σε κάθε λειτουργική μονάδα, καθώς και τις διασυνδέσεις που υπάρχουν μεταξύ τους. Το κύριο εργαλείο της είναι το διάγραμμα ροής δεδομένων (DFD), μια γραφική παράσταση των διεργασιών που αποτελούν το σύστημα και της ροής των δεδομένων μεταξύ τους. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 58

59 Στο Σχήμα 3-4 φαίνεται ένα απλό διάγραμμα ροής δεδομένων ενός συστήματος ταχυδρομικής εγγραφής σε κύκλους μαθημάτων ενός πανεπιστημίου. Τα στρογγυλευμένα πλαίσια παριστάνουν διεργασίες στις οποίες γίνεται μετασχηματισμός δεδομένων. Το ορθογώνιο πλαίσιο είναι μια εξωτερική οντότητα δημιουργίας ή αποδοχής πληροφοριών που βρίσκεται έξω από τα όρια του συστήματος που σχεδιάζεται. Τα ανοικτά ορθογώνια παριστάνουν αποθήκες δεδομένων, χειρογραφικές ή αυτοματοποιημένες. Τα βέλη δείχνουν ροές πληροφοριών μεταξύ διεργασιών, εξωτερικών οντοτήτων, και αποθηκών δεδομένων. Αυτές οι ροές πληροφοριών περιέχουν πάντοτε πακέτα δεδομένων και το όνομα του περιεχομένου τους αναγράφεται δίπλα στο βέλος. Σπουδαστής Αίτηση μαθημάτων 1.0 Επαλήθευση διαθεσιμότητας Κενές θέσεις Επιστολή επιβεβαίωσης Αποδοχή / απόρριψη επιλογών 2.0 Εγγραφή σπουδαστή Δεδομένα μαθημάτων Αρχείο μαθημάτων Εγγραφή στο μάθημα Εγγραφή Πρωτεύον αρχείο σπουδαστών 3.0 Επιβεβαίωση εγγραφή Σχήμα 3-4: Διάγραμμα ροής συστήματος εγγραφής φοιτητών Αυτό το διάγραμμα ροής δείχνει ότι οι σπουδαστές στέλνουν έντυπες φόρμες αιτήσεων εγγραφής, με το όνομα τους, τον αριθμό της ταυτότητας τους, και τους αριθμούς των μαθημάτων που θέλουν να παρακολουθήσουν. Στη διεργασία 1.0, το σύστημα επαληθεύει την ύπαρξη κενών θέσεων ανατρέχοντας στο αρχείο μαθημάτων του πανεπιστημίου. Αυτό το αρχείο διακρίνει τα μαθήματα που έχουν κενές θέσεις από εκείνα που έχουν ακυρωθεί ή είναι πλήρη. Η διεργασία 1.0 καθορίζει κατόπιν ποιες από τις επιλογές του σπουδαστή μπορούν να γίνουν αποδεκτές και ποιες θα απορριφθούν. Η διεργασία 2.0 γράφει το σπουδαστή στα μαθήματα όπου έγινε δεκτός. Στη συνέχεια, ενημερώνει το αρχείο μαθημάτων με το όνομα και τον αριθμό ταυτότητας του σπουδαστή και επανυπολογίζει το μέγεθος της τάξης. Μόλις φτάσει στο μέγιστο αριθμό εγγραφών, το μάθημα επισημαίνεται ως πλήρες. Η διεργασία 2.0 ενημερώνει επίσης το πρωτεύον αρχείο σπουδαστών του πανεπιστημίου με πληροφορίες νέων σπουδαστών ή αλλαγές σε διευθύνσεις. Η διεργασία 3.0 στέλνει κατόπιν σε κάθε σπουδαστή που έκανε Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 59

60 αίτηση μια επιστολή επιβεβαίωσης της εγγραφής που αναφέρει τα μαθήματα στα οποία έγινε δεκτός και εκείνα για τα οποία η ικανοποίηση της επιλογής του ήταν αδύνατη. Διαγράμματα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την παρουσίαση διεργασιών υψηλότερου επιπέδου και λεπτομερειών χαμηλότερου επιπέδου. Με τα διαγράμματα ροής δεδομένων με επίπεδα, μια σύνθετη διεργασία μπορεί να αναλυθεί σε διαδοχικά επίπεδα λεπτομέρειας. Ένα ολόκληρο σύστημα μπορεί να χωριστεί σε υποσυστήματα με τη βοήθεια ενός διαγράμματος ροής δεδομένων υψηλού επιπέδου. Κάθε υποσύστημα, με τη σειρά του, μπορεί να αναλυθεί σε άλλα υποσυστήματα με διαγράμματα ροής δεδομένων δεύτερου επιπέδου, και τα υποσυστήματα κατώτερου επιπέδου μπορούν να αναλυθούν περισσότερο μέχρι το κατώτερο επίπεδο λεπτομέρειας. Ένα απλό εργαλείο της δομημένης ανάλυσης είναι το λεξικό δεδομένων (data dictionary), το οποίο περιέχει πληροφορίες για τα επιμέρους στοιχεία δεδομένων και ομάδες δεδομένων ενός συστήματος. Το Λεξικό δεδομένων ορίζει το περιεχόμενο των ροών δεδομένων και τις αποθήκες δεδομένων, έτσι ώστε οι κατασκευαστές του συστήματος να γνωρίζουν ακριβώς τα δεδομένα που περιέχουν. Οι προδιαγραφές των διεργασιών περιγράφουν τους μετασχηματισμούς που συμβαίνουν στα κατώτερα επίπεδα των διαγραμμάτων ροής δεδομένων και εκφράζουν τη Λογική κάθε διεργασίας. Δομημένος σχεδιασμός Ο δομημένος σχεδιασμός περιλαμβάνει ένα σύνολο κανόνων και τεχνικών σχεδιασμού που συμβάλουν στη σαφήνεια και την απλότητα του προγράμματος και, με αυτόν τον τρόπο, μειώνουν το χρόνο και την προσπάθεια που απαιτείται για την κωδικοποίηση, την αποσφαλμάτωση, και τη συντήρηση. Η κύρια αρχή του δομημένου σχεδιασμού είναι ότι ένα σύστημα θα πρέπει να σχεδιάζεται αναλυτικά με ιεραρχικό τρόπο και να αναλύεται σε μεγαλύτερο βαθμό λεπτομέρειας. Ο σχεδιασμός θα πρέπει να ασχολείται πρώτα με την κύρια λειτουργία του προγράμματος ή του συστήματος και κατόπιν να χωρίζει αυτήν τη λειτουργία σε υπολειτουργίες και να αναλύει κάθε υπολειτουργία περισσότερο μέχρι το κατώτερο επίπεδο Λεπτομέρειας. Οι Λειτουργικές μονάδες του τελευταίου επιπέδου περιγράφουν την επεξεργασία που θα γίνεται στην πραγματικότητα. Με αυτόν τον τρόπο, ολόκληρη η λογική υψηλού επιπέδου και το μοντέλο σχεδιασμού αναπτύσσονται πριν αρχίσει να γράφεται ο λεπτομερής κώδικας του προγράμματος. Αν έχει προηγηθεί η δομημένη ανάλυση, η δομημένη τεκμηρίωση των προδιαγραφών μπορεί να χρησιμεύσει ως είσοδος στη διαδικασία σχεδιασμού. Η προηγούμενη αναλυτική περιγραφή του συστήματος ανθρώπινων πόρων είναι ένα καλό παράδειγμα δομημένου σχεδιασμού. Καθώς προχωράει ο σχεδιασμός, η τεκμηρίωση του γίνεται σε ένα διάγραμμα δομής. Το διάγραμμα δομής είναι ένα ιεραρχικό διάγραμμα το οποίο παρουσιάζει κάθε επίπεδο σχεδιασμού, τις σχέσεις του με τα άλλα επίπεδα, και τη θέση του στο συνολικό δομημένο σχεδιασμό. Το Σχήμα 3-5 δείχνει ένα διάγραμμα δομής υψηλού επιπέδου ενός συστήματος μισθοδοσίας. Αν ένα σχέδιο συστήματος έχει τόσα πολλά επίπεδα ώστε να μη χωράει σε ένα διάγραμμα δομής, είναι δυνατό αυτό να αναλυθεί σε πιο λεπτομερή διαγράμματα δομής. Ένα διάγραμμα δομής μπορεί να τεκμηριώνει ένα πρόγραμμα, ένα σύστημα (σύνολο προγραμμάτων), ή ένα τμήμα προγράμματος. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 60

61 Επεξεργασία μισθοδοσίας Εισαγωγή έγκυρων δεδομένων Υπολογισμός αποδοχών Εγγραφή εξόδου Καταχώρηση Επικύρωση καταχωρήσεων Υπολογισμός μικτών αποδοχών Υπολογισμός καθαρού ποσού Ενημέρωση πρωτεύοντος αρχείου Εντολές πληρωμής, αναφορές και αρχεία εξόδου Σχήμα 3-5: Διάγραμμα δομής υψηλού επιπέδου ενός συστήματος μισθοδοσίας Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 61

62 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP 4.1 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Όλα τα συστήματα και οι προσεγγίσεις που προαναφέρθηκαν έχουν κοινή λειτουργία και στόχους: τη διαχείριση των πόρων που διαθέτει μία επιχείρηση (κεφάλαιο, εξοπλισμός, ανθρώπινο δυναμικό, κλπ.), για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων που έχει θέσει. Με τα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Σχεδιασμού Επιχειρηματικών Πόρων όμως εισάγεται μία νέα βασική έννοια, αυτή της ολοκλήρωσης. Πράγματι, αν ανατρέξει κανείς στη βιβλιογραφία θα διαπιστώσει ότι όλοι οι ορισμοί που έχουν δοθεί κατά καιρούς για τα συστήματα ERP δίνουν έμφαση στην έννοια της ολοκλήρωσης. Ο Davenport (1998), ενδεικτικά αναφέρει: «Τα ERP συστήματα είναι εμπορικά πακέτα λογισμικού, τα οποία επιτρέπουν σε μια επιχείρηση να είναι πλήρως ολοκληρωμένη ως προς την πληροφορία και τις εφαρμογές σε όλες τις επιχειρηματικές λειτουργίες, όπως η Χρηματοοικονομική, η Διαχείριση του Ανθρώπινου Δυναμικού, οι Πωλήσεις και η Διαχείριση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας». Επίσης, οι Ptak και Schragenheim, E., ορίζουν τα συστήματα ERP ως τον «Επιχειρηματικό όρο για το σύνολο των δραστηριοτήτων που υποστηρίζουν τις επιχειρησιακές εφαρμογές και βοηθούν τις εταιρείες να διευθύνουν όλες τις επιχειρησιακές λειτουργίες, όπως το σχεδιασμό προϊόντων, την αγορά προμηθειών, τη διατήρηση αποθεμάτων, καθώς επίσης τα χρηματοοικονομικά και το ανθρώπινο δυναμικό τους». Σήμερα, πολλές φορές οι έννοιες «Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων» και «Συστήματα ERP», χρησιμοποιούνται ως έννοιες ταυτόσημες. Στην πραγματικότητα, ο σωστός όρος για τα συστήματα ERP είναι: «Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 62

63 Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων». Στην περίπτωση αυτή τα διάφορα λειτουργικά τμήματα του Πληροφοριακού Συστήματος της επιχείρησης είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους σε μία οντότητα όπου: Υπάρχει τεχνολογική ολοκλήρωση, ολοκλήρωση των δεδομένων και της «λογικής» (δηλαδή του τρόπου λειτουργίας του συστήματος), καθώς επίσης και ολοκλήρωση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη των λειτουργικών τμημάτων γίνεται στα πλαίσια μιας ολικής (συστημικής) θεώρησης των πληροφοριακών αναγκών της επιχείρησης. Στο υπόλοιπο του κεφαλαίου ο όρος «Συστήματα ERP» θα αντικαθιστά τον όρο «Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων» Λόγοι υιοθέτησης συστήματος ERP Οι λόγοι που οδηγούν τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς στην υιοθέτηση ενός συστήματος ERP αφορούν την ικανοποίηση συγκεκριμένων απαιτήσεων ή προκλήσεων και στην προσπάθεια ανάπτυξης συγκεκριμένων ικανοτήτων. Όσον αφορά τις απαιτήσεις ή προκλήσεις, αυτές μπορούν να συνοψισθούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες, στις επιχειρηματικές και στις τεχνολογικές. Επιχειρηματικές απαιτήσεις Οι επιχειρήσεις σήμερα έχουν να αντιμετωπίσουν μία σειρά από προκλήσεις. Η διεθνοποίηση των αγορών είναι γεγονός σε μία αγορά οικονομικής επιβράδυνσης και ύφεσης, μείωσης των περιθωρίων κέρδους και πίεσης κόστους. Οι πελάτες και ο ανταγωνισμός θέτουν προδιαγραφές όλο και υψηλότερο απαιτήσεων. Οι κανονισμοί, τα πρότυπα και οι περιορισμοί πολλαπλασιάζονται. Ο ανταγωνισμός μπορεί να διαφοροποιηθεί σε ελάχιστο χρόνο. Νέα προϊόντα εμφανίζονται μέσα σε μικρό χρονικό διάστημα. Η ευελιξία είναι τόσο κρίσιμος παράγοντας, όσο και οι οικονομίες κλίμακας. Οι παραγγελίες τείνουν να γίνουν μικρότερες και συχνότερες. Από την άλλη παρατηρούνται συνεργασίες μεταξύ επιχειρήσεων που λόγω της οικονομικής παγκοσμιοποίησης δημιουργούνται σε παγκόσμια κλίμακα. Το έντονο αυτό ανταγωνιστικό περιβάλλον στο οποίο καλούνται να ανταποκριθούν οι σύγχρονες επιχειρήσεις καθιστά πλέον επιτακτική την ανάγκη αξιοποίησης των σύγχρονων Ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων. Λόγω των δυνατοτήτων που έχουν τα συστήματα αυτά να ενοποιούν όλες τις ανάγκες της επιχείρησης αποτελούν στρατηγικά εργαλεία. Διευκολύνουν τις διεργασίες αναδιοργάνωσης της επιχείρησης, τις ανάγκες παγκοσμιοποίησης και «εξωστρέφειας», Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 63

64 την ανταγωνιστική ευελιξία, καθώς επίσης και την ολοκλήρωση των δεδομένων, υποστηρίζοντας πολλαπλές πλατφόρμες, γλώσσες και νομίσματα. Τεχνολογικές απαιτήσεις Από τεχνολογικής απόψεως τα συστήματα ERP έχουν υιοθετήσει σύγχρονα και ανοικτά πρότυπα και αρχιτεκτονικές, ώστε να καλύψουν τυχόν μελλοντικές απαιτήσεις, καθώς επίσης και τις ανάγκες ενοποίησης με τα αντίστοιχα συστήματα πελατών και συνεργατών. Τα παλιά συστήματα πληροφορικής, είτε δεν μπορούν πλέον να αναπτυχθούν τεχνολογικά, είτε η περαιτέρω ανάπτυξή τους- έτσι ώστε αυτά να υποστηρίζουν τις διαδικασίες της επιχείρησης- είναι ιδιαίτερα δαπανηρή. Με την εγκατάσταση ενός κεντρικού συστήματος μειώνεται το κόστος συντήρησης ολόκληρου του συστήματος πληροφοριακών εφαρμογών της επιχείρησης αντικαθιστώντας τα πολλά και διάσπαρτα συστήματα με ένα και μοναδικό. Πλεονέκτημα αυτού είναι και η εξάρτηση από μικρότερο αριθμό εξειδικευμένων χρηστών. Επιπρόσθετα, τα συστήματα ERP μια και είναι έτοιμα και ολοκληρωμένα πακέτα υλοποιούνται σε πολύ μικρό χρόνο, ειδικά αν λάβει κανείς υπόψη το χρόνο που θα χρειαστεί μια επιχείρηση για να αναπτύξει δικά της ενδοεπιχειρηματικά συστήματα. Δεδομένου του γεγονότος ότι οι κατασκευαστές τέτοιων συστημάτων επενδύουν μεγάλα ποσοστά από τα κέρδη τους στα τμήματα έρευνας και ανάπτυξης, έχουν στη διάθεσή τους μεθοδολογίες και εργαλεία που οι υπόλοιπες επιχειρήσεις δεν κατέχουν ή αγνοούν. Ένα επιπλέον όφελος, ωστόσο από πολλούς αμφισβητούμενο, είναι ότι τα συστήματα αυτά έχουν υλοποιηθεί και δοκιμαστεί και σε άλλες εταιρείες. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση που αγοράζει ένα σύστημα ERP, μαζί με αυτό αγοράζει και την τεχνογνωσία και τη συσσωρευμένη εμπειρία που έχει αποκτήσει ο κατασκευαστής του συστήματος. Ως εκ τούτου, τα ERP συστήματα δημιουργούν εκτεταμένες αλλαγές στις επιχειρησιακές διεργασίες και στην οργανωτική δομή, καθώς και στην υποδομή της πληροφοριακής τεχνολογίας και των αναγκαίων ικανοτήτων που απαιτούνται για να υιοθετηθούν και να λειτουργήσουν τα συστήματα αυτά. Η επιχείρηση που υιοθετεί ένα ολοκληρωμένο σύστημα ERP, στοχεύει στην ανάπτυξη τέτοιων ικανοτήτων που θα της επιτρέψουν να λειτουργεί ανταγωνιστικά στο ασταθές και ανταγωνιστικό σύγχρονο επιχειρησιακό περιβάλλον. Οι ικανότητες αυτές μπορούν να συνοψισθούν στους εξής άξονες: Βελτίωση της ποιότητας και της διαφάνειας της διαθέσιμης πληροφορίας. Η διαφάνεια και η βελτιωμένη ποιότητα της πληροφορίας στοχεύουν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, δηλαδή σε καλύτερες και αποτελεσματικότερες διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Ολοκλήρωση και βελτίωση διαδικασιών. Η βελτίωση και η ολοκλήρωση των επιχειρηματικών διαδικασιών στοχεύουν στην αύξηση της αποδοτικότητας, δηλαδή σε γρηγορότερες και χαμηλότερου κόστους επιχειρηματικές διαδικασίες. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 64

65 Ολοκλήρωση συστημάτων σε μια τεχνολογική πλατφόρμα που θα υποστηρίζει τεχνολογικά προηγούμενες και επόμενες επιχειρηματικές εφαρμογές. Η ολοκλήρωση αυτή στοχεύει στην αύξηση της παραγωγικότητας και της λειτουργικότητας. Ευελιξία στις απαιτήσεις των πελατών και των επιχειρηματικών εταιριών. Η ευελιξία επιδιώκει την αύξηση της ανταποκρισιμότητας σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον που η τιμή και η ποιότητα θεωρούνται μεγέθη δεδομένα. Ειδικότερα, οι διοικήσεις των επιχειρήσεων εκτιμούν ότι με την απόκτηση των ικανοτήτων θα έχουν επιτύχει τα παρακάτω: Αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας με ταυτόχρονη βελτίωση της ποιότητας των προσφερόμενων προϊόντων και παρεχόμενων υπηρεσιών. Μείωση κόστους στη λειτουργία των διαδικασιών, ακεραιότητα και ακρίβεια πληροφοριών, προστιθέμενη αξία, μείωση χρόνου διεκπεραίωσης παραγγελιών, δυνατότητα καλύτερης και ορθολογιστικότερης διαχείρισης όλων των διαθέσιμων πόρων και εξασφάλιση προτύπων. Επίσης, τη βασική υποδομή για τη δημιουργία της Διευρυμένης Επιχείρησης, καθώς και πρωτοβουλιών του Ηλεκτρονικού Επιχειρείν μένης Επιχείρησης, καθώς και πρωτοβουλιών Ηλεκτρονικού Επιχειρείν. Έτσι λοιπόν, πολλές επιχειρήσεις επιδιώκουν την αγορά ενός συστήματος ERP με σκοπό να ανταπεξέλθουν στις παραπάνω προσκλήσεις και επιχειρησιακές ανάγκες και να αναπτύξουν ειδικές ικανότητες. Τις εξασφαλίζει ένα σύστημα ERP: Υποστηρίζει την πραγματική ενοποίηση (integration) όλων των λειτουργιών, τμημάτων και εργαζομένων σε μία επιχείρηση και καλύπτει όλες τις ανάγκες της επιχείρησης. Λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο (real time) και εγγυάται ακριβή πληροφόρηση στην ώρα της. Περιέχει βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές (best practices) Πλεονεκτήματα από τη χρήση ERP Τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα από την εφαρμογή ενός συστήματος ERP σε μία επιχείρηση προκύπτουν από την ολοκλήρωση όλων των διαδικασιών της κάτω από ένα ενιαίο μηχανογραφικό σύστημα. Το σύστημα ERP διεξάγει όλους τους λογικούς ελέγχους και τις συνδέσεις μεταξύ των υποκαταστημάτων του- που υποστηρίζουν τα διάφορα λειτουργικά τμήματα της επιχείρησης- παρέχοντας άμεση πληροφόρηση για την υποστήριξη της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Τα πλεονεκτήματα αυτής της ολοκλήρωσης διαδικασιών και πληροφοριών, εστιάζουν στην εξομοίωση και την Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 65

66 ενοποίηση της λειτουργίας της επιχείρησης. Συνεπώς, με την εγκατάσταση και χρήση ενός συστήματος ERP, τα στελέχη της επιχείρησης «υποχρεώνονται «να μιλήσουν μία κοινή γλώσσα προκειμένου να θέτουν κοινούς, εφικτούς και κατανοητούς στόχους. Συνοπτικά τα πλεονεκτήματα που απορρέουν από την εφαρμογή ERP συστημάτων είναι τα ακόλουθα: Τα συστήματα ERP, φέρνουν ανθρώπους και διαδικασίες, που παραδοσιακά ήταν τόσο φυσικά όσο και λογικά ξεχωριστές, μαζί, σε ένα ενιαίο περιβάλλον συνεργασίας. Έτσι, εισάγεται μια κοινή επιχειρηματική γλώσσα για όλους και για όλα, σ όλο το μήκος της επιχείρησης. Τα εν λόγω συστήματα είναι σε θέση να επιτύχουν μεγαλύτερη ταχύτητα και ακρίβεια στη διαχείριση των επιχειρηματικών δεδομένων. Χαρακτηρίζονται από διαθεσιμότητα πληροφοριών για ένα μεγάλο μέρος των λειτουργιών της επιχείρησης και επιτυγχάνουν μία κεντρική διαχείριση των δεδομένων. Αποτέλεσμα επίσης της κεντρικής διαχείρισης είναι η ακεραιότητα και αξιοπιστία των δεδομένων, με τη δημιουργία μιας μοναδικής «έκδοσης πραγματικότητας» που δεν αμφισβητείται από κανέναν, εφόσον όλοι χρησιμοποιούν το ίδιο σύστημα και τα ίδια δεδομένα για να λαμβάνουν τις αποφάσεις τους. Με τη χρήση των συστημάτων ERP, σχεδιάζονται από την αρχή αποτελεσματικές επιχειρηματικές διαδικασίες και προτυποποιούνται σε μια ενιαία βάση. Η προτυποποίηση και αυτοματοποίηση των διαδικασιών αυτών οδηγεί αφενός στην απλοποίηση και αφετέρου στη βελτιστοποίησή τους. Με την τυποποίηση αυτών των διαδικασιών και τη χρήση ενός μόνο ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος, είναι δυνατή η μείωση των λειτουργικών χρόνων και η αύξηση της παραγωγικότητας. Συνεπώς, οι χρήστες απαλλάσσονται από τις εργασίες ρουτίνας, αποκτώντας έτσι τη δυνατότητα να εστιάζουν σε δραστηριότητες που προσφέρουν αξία στην επιχείρηση, στο προϊόν και στον πελάτη. Το προηγούμενο πλεονέκτημα θα μπορούσε να επεκταθεί και να συμπεριλάβει το γεγονός ότι με την εγκατάσταση ενός ERP συστήματος δεν υφίσταται πλέον η εξάρτηση των επιχειρήσεων από «ανθρώπους- κλειδιά». Οι άνθρωποι αυτοί γνωρίζουν τις διαδικασίες και με την εμπειρία τους είναι απαραίτητοι για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Επιπλέον, η κεντρική παρακολούθηση οδηγεί στον καλύτερο έλεγχο του λειτουργικού κόστους, στην ευρύτερη εποπτεία των διαδικασιών που εκτελεί η επιχείρηση από κοινού με τους προμηθευτές και τους πελάτες της, παρέχοντας πληροφορίες πραγματικού χρόνου και εξασφαλίζοντας την επικοινωνία των συναλλασσόμενων μελών Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Ελαχιστοποιούνται τα μη ολοκληρωμένα παραδοσιακά συστήματα με την αντικατάστασή τους με τα ολοκληρωμένα πλέον ERP συστήματα. Τα συστήματα αυτά βασίζονται σε νέες εξελιγμένες τεχνολογικές λύσεις και πρακτικές και έτσι προσαρμόζονται γρηγορότερα και καλύτερα από τα παραδοσιακά συστήματα στη Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 66

67 χρήση τεχνολογιών που προωθούν το διαμοιρασμό πληροφοριών και τη συνεργασία, όπως οι τεχνολογίες και τα επιχειρηματικά μοντέλα του Διαδικτύου Μειονεκτήματα από τη χρήση των ERP Από την εποχή της εμφάνισης των συστημάτων ERP τη δεκαετία του 1990, πολλές επιχειρήσεις που προσπάθησαν να τα υλοποιήσουν, απέτυχαν. Οι περισσότερες από αυτές δεν ήταν προετοιμασμένες για τις οργανωτικές αλλαγές που ακολουθούν μία τέτοια υλοποίηση. Η μετάβαση από τα παλιότερα Πληροφοριακά Συστήματα στα νέα ολοκληρωμένα, οι απαιτήσεις σε εξειδικευμένο προσωπικό, η εκπαίδευση του υπάρχοντος, η υιοθέτηση της νέας τεχνολογίας, καθώς και η ανάγκη επιχειρηματικής αναδιοργάνωσης, δημιουργούν πολλά προβλήματα. Συνεπώς, τα κυριότερα μειονεκτήματα των ERP συστημάτων σχετίζονται με τα προβλήματα που δημιουργούνται από την προσπάθεια εφαρμογής τους σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτό πιθανώς να οφείλεται στο γεγονός ότι οι επιχειρήσεις αποτυγχάνουν στο να εναρμονίσουν τις τεχνολογικές αναγκαιότητες ενός επιχειρησιακού συστήματος με τις επιχειρησιακές ανάγκες που έχει η ίδια η επιχείρηση. Tα ανωτέρω προβλήματα μπορούν να ομαδοποιηθούν σε τέσσερις κατηγορίες, όπως αυτές απεικονίζονται στον πίνακα που ακολουθεί: Είδος Τεχνολογικά προβλήματα Οργανωτικά Διοικητικά προβλήματα Οικονομικά προβλήματα Προβλήματα σχετικά με Περιγραφή Τα προβλήματα αυτής της κατηγορίας δημιουργούνται αρχικά από την προσπάθεια ολοκλήρωσης των ERP συστημάτων με άλλα παραδοσιακά συστήματα. Επίσης προβλήματα δημιουργούνται από την απαίτηση παραμετροποίησης του νέου συστήματος και την προσαρμογή του στις λειτουργικές απαιτήσεις της συγκεκριμένης επιχείρησης. Οι παραμετροποιήσεις αυτές οδηγούν σε αύξηση του κόστους και του χρόνου. Το μέγεθος και η πολυπλοκότητα της εφαρμογής ενός ολοκληρωμένου ΠΣ δημιουργεί προβλήματα επικοινωνίας και συντονισμού στη διαχείριση του έργου εγκατάστασής του. Ανεπαρκής επικοινωνία σε σχέση με την ανάγκη αλλαγής δημιουργεί αντιδράσεις και έλλειψη εμπιστοσύνης. Απαιτείται λοιπόν μία αποτελεσματική διαχείριση της επικοινωνίας μεταξύ των ατόμων ομάδας διαχείρισης του έργου, ένας ολοκληρωμένος στρατηγικός σχεδιασμός και πιθανόν εφαρμογή όλων των «μαθημάτων» που πήρε η επιχείρηση από προηγούμενες ή παλιότερες υλοποιήσεις. Το υψηλό κόστος της εφαρμογής ενός ERP συστήματος οφείλεται στο κόστος του απαραίτητου εξοπλισμού (υλικό και λογισμικό), συμβουλευτικών υπηρεσιών, εκπαίδευσης των χρηστών, εγκατάστασης, συντήρησης και προσαρμογής και κόστους μετατροπής δεδομένων. Είναι δύσκολο να βρεθεί ένα καλά καταρτισμένο τεχνολογικά προσωπικό και ιδιαίτερα άτομα, τα οποία διαθέτουν μεγάλη πείρα και Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 67

68 το ανθρώπινο δυναμικό εξειδίκευση στα ERP συστήματα. Συνεπώς, η εκπαίδευση και η εξοικείωση του υπάρχοντος δυναμικού της επιχείρησης στο νέο κατάστημα είναι ένα σημαντικό πρόβλημα που θα πρέπει να αντιμετωπίσει η επιχείρηση με ιδιαίτερη προσοχή ώστε να εξασφαλιστεί η συμμετοχή και προσαρμογή τους στο νέο σύστημα. Πέρα όμως από τα προβλήματα που προκύπτουν από την εγκατάσταση των συστημάτων ERP σε μία επιχείρηση διακρίνονται και ορισμένα προβλήματα που σχετίζονται με τις παρεχόμενες λειτουργίες τους: Τα συστήματα ERP, εστιάζονται κυρίως στο λειτουργικό επίπεδο (στην αυτοματοποίηση δηλαδή των καθημερινών λειτουργιών) και λιγότερο στο τακτικό ή στρατηγικό επίπεδο. Επιπρόσθετα, διαθέτουν περιορισμένες αναλυτικές δυνατότητες. Τα εξεταζόμενα συστήματα δεν έχουν υλοποιηθεί με έναν τέτοιο τρόπο συνεργάζονται με άλλα συστήματα εντός ή εκτός μιας επιχείρησης. Τέλος, δεν είναι λίγοι εκείνοι που θεωρούν ότι τα ERP συστήματα χαρακτηρίζονται από αυστηρές και άκαμπτες διαδικασίες, οι οποίες συχνά δε συμβαδίζουν με τη φιλοσοφία των επιχειρήσεων και είναι δύσκολο να μεταβληθούν. Έτσι πολλές επιχειρήσεις αναγκάζονται να μεταβάλλουν τις διαδικασίες τους προκειμένου να ταιριάζουν με αυτές του ERP, με αποτέλεσμα να προκαλούνται προβλήματα παραγωγικότητας Προκλήσεις εφαρμογής συστημάτων ERP Παρόλο που τα ERP συστήματα και γενικότερα τα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων, μπορούν να βελτιώσουν το συντονισμό, την ολοκλήρωση, την αποτελεσματικότητα και τη λήψη αποφάσεων στον οργανισμό, έχει αποδειχθεί ότι είναι πολύ δύσκολο να εφαρμοστούν. Απαιτούν μία μεγάλη επένδυση σε χρόνο, χρήμα, εμπειρία και τεχνογνωσία. Τα συστήματα αυτού του είδους δημιουργούν πολλές προκλήσεις: εξαιρετικά επίπονη και απαιτητική διαδικασία υλοποίησης, δυσκολία αποδοχής τους από τους εργαζόμενους, δυσκολία μέτρησης και ανάλυσης- με ακρίβειατης σχέσης κόστους- οφέλους της επένδυσης έλλειψη ευελιξίας και αποκόμιση στρατηγικής αξίας. Ειδικότερα, οι προκλήσεις συνοψίζονται στα παρακάτω: Απαίτηση για ουσιαστικές αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Απαίτηση για αλλαγές στη δομή, κουλτούρα και οργάνωση. Οι αλλαγές αυτές απαιτούνται για την αντιμετώπιση των προβλημάτων ολοκλήρωσης των λειτουργικών και επιχειρηματικών διεργασιών. Απαίτηση για βαθιές τεχνολογικές αλλαγές και μεγάλες επενδύσεις σε εξοπλισμό και λογισμικό. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 68

69 Μεγάλο κόστος υλοποίησης το οποίο μπορεί- σε ορισμένες περιπτώσεις- να ισοδυναμεί με πέντε ή έξι φορές την τιμή αγοράς του πακέτου λογισμικού. Έλλειψη- χωρίς επιπρόσθετο κόστος και χρόνο- ευελιξίας και παραμετροποίησης του συστήματος. Αδυναμία καθορισμού στρατηγικής αξίας της επένδυσης τη επιχείρησης. Ύπαρξη πολλών επιστημονικών τομέων που άπτονται της εφαρμογής ERP συστημάτων, όπως: Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, Παραδοσιακά Συστήματα, Διοίκηση Αλλαγής, Ανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών, Τεχνολογία Πελάτη- Διακομιστή (Εξυπηρετητή), Μοντελοποίησης Επιχειρηματικών Διαδικασιών, κλπ. Επίδραση σε πολλούς τομείς μιας επιχείρησης όπως: οικονομικός και τεχνικός τομέας, τομέας διοίκησης και οργάνωσης, κλπ. 4.2 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Για την επίτευξη των ανωτέρω στόχων, ένα σύστημα ERP, είναι οργανωμένο (δομημένο) σε λειτουργικά τμήματα ή υποσυστήματα (functional modules). Κάθε λειτουργικό τμήμα υποστηρίζει μηχανογραφικά συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία (όπως λογιστική διαχείριση, διαχείριση κόστους, εμπορική διαχείριση, διαχείριση αποθηκών, διαχείριση παραγωγής, διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, διαχείριση έργων, κλπ.) (Σχήμα 4-1). Τα λειτουργικά τμήματα τα οποία απαρτίζουν ένα σύστημα ERP, είναι απόλυτα συμβατά μεταξύ τους, έτσι ώστε να μην χρειάζεται η κατασκευή συνδέσεων ή ανεξάρτητων διεπαφών μεταξύ αυτών. Η δομή αυτή επιτρέπει ευελιξία και καθιστά ευκολότερη την αναβάθμιση του συστήματος εκεί που απαιτείται, ενώ ο πελάτης- επιχείρηση μπορεί να προμηθευτεί είτε όλα τα τμήματα στην πλήρη έκτασή τους, είτε κάποια από αυτά ανάλογα με τις ανάγκες του. Οι ανωτέρω λειτουργικές μονάδες βασίζονται αφενός στη γνώση της επιχειρηματικής διαδικασίας και αφετέρου στις βέλτιστες πρακτικές (best practices). Η γνώση των επιχειρηματικών διαδικασιών προκύπτει από την καταγραφή, μοντελοποίηση, ανάλυση και προσπάθεια βελτιστοποίησης των διαδικασιών που εκτελεί μια επιχείρηση εμπλέκοντας στην εκτέλεσή της πολλά τμήματά της και καταναλώνοντας τους διαθέσιμους της πόρους. Οι βέλτιστες πρακτικές είναι οι πιο επιτυχείς λύσεις ή μέθοδοι επίλυσης προβλημάτων για την αποτελεσματική επίτευξη ενός επιχειρηματικού στόχου. Κάθε υποσύστημα ενσωματώνει την εμπειρία ειδικών του χώρου στη συγκεκριμένη λειτουργική περιοχή. Επίσης, σύμφωνα με το Σχήμα 4-1, τα λειτουργικά αυτά υποσυστήματα ή ολοκληρωμένες λειτουργικές μονάδες λογισμικού, υποστηρίζονται από μία κεντρική Βάση Δεδομένων του συστήματος, η οποία επιτρέπει το διαμοιρασμό δεδομένων από πολλές διαφορετικές επιχειρηματικές διεργασίες και λειτουργικούς τομείς σε όλη την έκταση της επιχείρησης και στην οποία κάθε στοιχείο αντιπροσωπεύεται μια και μοναδική φορά. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 69

70 Συνεπώς, η δομημένη προσέγγιση των συστημάτων ERP αφορά την παρουσίαση και ανάλυση των βασικών διαδικασιών που υποστηρίζονται από κάθε υποσύστημα. Οικονομική διαχείριση Διαχείριση αποθεμάτων Διαχείριση πωλήσεων & μάρκετινγκ Διαχείριση παραγωγής Κεντρική βάση δεδομένων Εξυπηρέτηση πελατών Διαχείριση προμηθειών Διαχείριση διανομών Διαχείριση ανθρώπινων πόρων Σχήμα 4-1: Οργάνωση ενός τυπικού συστήματος ERP Παρακάτω ακολουθεί μία συνοπτική παρουσίαση των υποσυστημάτων ή λειτουργικών τμημάτων που συναντώνται σε ένα μεγάλο ποσοστό των συστημάτων ERP της αγοράς. Συγκεκριμένα τα υποσυστήματα που θα εξεταστούν είναι τα εξής: Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης. Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών. Υποσύστημα Αποθήκευσης και Αποθεμάτων. Υποσύστημα Διανομών. Υποσύστημα Μάρκετινγκ- Πωλήσεων. Υποσύστημα Παραγωγής. Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 70

71 Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης Το Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης είναι η «καρδιά» ενός συστήματος ERP και ανταλλάσσει πληροφορίες με όλα τα υπόλοιπα υποσυστήματα. Το υποσύστημα αυτό είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των χρηματοοικονομικών στοιχείων και τη λογιστική παρακολούθηση. Παρέχει στις εταιρείες άμεση και πλήρη εικόνα της οικονομικής τους κατάστασης δίνοντας σαφείς και ολοκληρωμένες οικονομικές πληροφορίες που οδηγούν στη λήψη ορθών χρηματοοικονομικών αποφάσεων από τα διευθυντικά στελέχη. Οι οικονομικές πληροφορίες αφορούν τη μέτρηση της απόδοσης της επιχείρησης, όπως το κόστος και η κερδοφορία του προϊόντος, η ρευστότητα αποθεμάτων, η κερδοφορία των πελατών, κλπ. Βασικές διαδικασίες της Οικονομικής Διαχείρισης περιλαμβάνουν συνήθως τα εξής: Γενική και Αναλυτική λογιστική, δηλαδή πλήρης κάλυψη όλων των απαιτήσεων του υφιστάμενου θεσμικού πλαισίου (Κώδικας Βιβλίων Στοιχείων, Δημόσιο Λογιστικό Σχέδιο και Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικών Αναφορών), κοστολόγηση, λογιστική αποτύπωσης των αναλυτικών στοιχείων κάθε χρηματοοικονομικής συναλλαγής με τρίτους και εσωτερικά (Σχήμα 4-2). Ενοποίηση Πάγια Ανάλυση Ελεγκτική Αγορές Πιστωτές Γενική Λογιστική Πελάτες Πωλήσεις Αναφορές (ισολογισμός, κατάσταση αποτελεσμάτων, κ.λ.π.) Σχήμα 4-2: Γενική λογιστική υποσυστήματος Οικονομικής Διαχείρισης ERP Παρακάτω αναφέρονται ενδεικτικά, ορισμένες δυνατότητες και επιπρόσθετες λειτουργίες του υποσυστήματος Οικονομικής Διαχείρισης ERP πακέτων που κυκλοφορούν στην αγορά: Μηχανογραφική κάλυψη πολλών εταιρειών (πολύ- εταιρικό) και πολλαπλών νομισμάτων (πολύ- νομισματικό). Παρακολούθηση και έλεγχος πολλών επιχειρηματικών περιοχών. Δυνατότητα εκτύπωσης όλων των αναφορών μόνο από κάθε εξουσιοδοτημένο χρήστη. Δυνατότητα πρόσβασης σε περισσότερες πληροφορίες, καθώς και μεγαλύτερης ανάλυσης των πληροφοριών αυτών (δυνατότητες drill down) στις αναφορές. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 71

72 Καταχωρίσεις σε ξένο νόμισμα και αυτόματη δημιουργία συναλλαγματικών διαφορών. Αποτίμηση αναλυτικών γραμμών ή υπολοίπων και δυνατότητα δημιουργίας αυτόματων λογιστικών εγγράφων. Αυτόματος υπολογισμός του φόρου εισροών ή εκροών. Χρηματοοικονομικός προγραμματισμός, προϋπολογισμός, δάνεια, διαθέσιμα, δηλαδή τήρηση και παρακολούθηση των εισροών- εκροών και των στοιχείων του κυκλοφορούντος ενεργητικού. Διαχείριση παγίων, παρακολούθηση των κινητών και ακίνητων περιουσιακών στοιχείων επιχείρησης, δηλαδή των αποσβέσεων και των υπολοίπων στοιχείων κόστους που σχετίζονται με τα άγια στοιχεία, όπως τα κτίρια, τα μηχανήματα, κλπ. Εισπρακτέοι λογαριασμοί, όπου εντοπίζονται οι πληρωμές προς την επιχείρηση από τους πελάτες της. Πληρωτέοι λογαριασμοί, όπου δημιουργείται χρονοδιάγραμμα της πληρωμής των λογαριασμών προς τους προμηθευτές και τους διανομείς της επιχείρησης. Διαχείριση διαθεσίμων, όπου παρακολουθείται και αναλύεται το υπάρχον κεφάλαιο, οι χρηματοοικονομικές αγοραπωλησίες μετόχων και ομολόγων και κινδύνους των επενδύσεων. Έλεγχος του κόστους, αναλύοντας τα επιχειρηματικά κόστη που σχετίζονται με τα γενικά έξοδα και την παραγωγή. Διαχείριση οικονομικών καταστάσεων- αναφορών, δηλαδή δημιουργία αναφορών (όπως επιμερισμοί, καταλογισμοί, κλείσιμο ισολογισμοί, μεταφορά υπολοίπων, ενοποίηση εταιρειών κλπ.), με χρήση προκαθορισμένων λογιστικών οδηγιών, φύλλων επιμερισμού και καταλογισμού και κανόνων μεταφοράς υπολοίπων και λοιπών αξιών). Επίσης, ανάλογα με το βαθμό ολοκλήρωσης των συστημάτων ERP υποστηρίζονται και άλλες διαδικασίες όπως η έκδοση προϋπολογισμού, η Κοστολόγηση Βάσει Δραστηριοτήτων (Activity Based Costing, ABC), κ.α. Ενδεικτικές οικονομικές αναφορές και δυνατότητες που δημιουργούν τα ERP συστήματα της αγοράς: Λογιστικό Σχέδιο Εκτύπωση Λογιστικού Σχεδίου σε όλους τους βαθμούς Καταστάσεις υπολοίπων και αναλυτικών γραμμών Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 72

73 Ισοζύγιο Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής, Καταστάσεις Υπολοίπων Λογαριασμών, Γενικό Καθολικό Λογαριασμών και Αναλυτικό Καθολικό Λογαριασμών. Και όλα αυτά: Για συγκεκριμένες επιχειρησιακές ή λειτουργικές περιοχές ή την εταιρεία συνολικά Για συγκεκριμένους ή όλους τους λογαριασμούς σε όλους τους βαθμούς Για συγκεκριμένη περίοδο καταχώρησης (ημέρα, μήνας) ή και εύρος περιόδων Με εναλλακτικές επιλογές για την εμφάνιση της εκτυπωτικής λίστας Με δυνατότητα θεωρημένης εκτύπωσης Εκτυπώσεις παραστατικών Εκτύπωση άρθρου εγγραφής Παραστατικά Ταμείου (Απόδειξη Είσπραξης ή Ένταλμα Πληρωμής) Ισολογισμός-Αποτελέσματα Εκτυπώσεις Ισολογισμοί και Κατάστασης Αποτελεσμάτων Χρήσης Και όλα αυτά: Με ευελιξία στο σχεδιασμό της μορφής των αναφορών ανάλογα με τον βαθμό λεπτομέρειας, με δυνατότητα άμεσης εκτέλεσης για On-line ενημέρωση και με δυνατότητα αποτύπωσης εναλλακτικών σεναρίων για τον Ισολογισμό τέλους έτους Φορολογικές Εκτυπώσεις Κατάσταση ΦΠΑ, Αναφορά παρακρατούμενων φόρων, Βεβαιώσεις παρακράτησης φόρου προμηθευτών, Συγκεντρωτική κατάσταση αγορών- πωλήσεων, Ισοζύγιο σε ηλεκτρονική μορφή. Καταστάσεις ελέγχου εγγράφων Ημερολόγιο εγγραφών Για συγκεκριμένες ημερομηνίες καταχώρισης ή και εύρος ημερομηνιών Με δυνατότητα δημιουργίας κωδικών ημερολογίων ανά Πληροφοριακό Σύστημα σε περίπτωση επικοινωνίας με άλλα συστήματα. Στόχος της είναι η κατανομή των πόρων της επιχείρησης σε συγκεκριμένες κοστολογούμενες μονάδες (πελάτες, προϊόντα, έργα κλπ.) για τον πληρέστερο και ορθότερο καταλογισμό κόστους και κερδοφορίας. Η συγκεκριμένη μέθοδος κοστολόγησης παρέχει στη διοίκηση μια πλήρη και αναλυτική εικόνα των κοστολογούμενων μονάδων που συμβάλουν στη διαμόρφωση των κερδών ή/και των ζημιών της επιχείρησης. Με τέτοιου είδους πληροφόρηση μπορούν να εντοπιστούν εύκολα οι πελάτες, τα προϊόντα, οι τύποι παραγγελιών ή των έργων κλπ. που αποτελούν την αιτία απώλειας κερδών και να γίνουν εύστοχες και αποτελεσματικές επεμβάσεις που θα επιτρέψουν την επίτευξη του επιθυμητού συντελεστή κερδοφορίας. Το ATLANTIS II ERP υποστηρίζει πλήρως την αποτελεσματική λειτουργία της κοστολογικής διαχείρισης διαδικασιών με την εκτέλεση των παρακάτω βημάτων: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 73

74 Δημιουργία διακριτών τμημάτων που λαμβάνουν μέρος στην αλυσίδα εργασιών της επιχείρησης και αποτελούν τους κύριους πόλους που δέχονται τις βασικές (λογιστικές) δαπάνες, όπως ενοίκιο, μισθοδοσία, γενικά έξοδα κλπ. Τέτοια τμήματα μπορεί να είναι το λογιστήριο, η μηχανογράφηση, οι πωλήσεις, το τμήμα προμηθειών κλπ. Τα τμήματα αυτά θα πρέπει να αποτελούνται από στελέχη με παρόμοιο αντικείμενο εργασιών. Θα πρέπει, επίσης, να αποφασιστεί με την οποία θα γίνεται η κατανομή των λειτουργικών εξόδων στα τμήματα αυτά (με τον χώρο που καταλαμβάνει το τμήμα, ή με το πλήθος υπαλλήλων που απασχολεί κλπ). Για παράδειγμα, αν το λογιστήριο καταλαμβάνει το 10% του συνολικού χώρου της επιχείρησης, θα πρέπει να επιβαρύνεται και με το 10% των εξόδων που αφορούν ενοίκιο, λειτουργικές δαπάνες, διάφορους φόρους κλπ. Δημιουργία διακριτών διαδικασιών του κάθε τμήματος με τις οποίες εκτελείται το σύνολο των εργασιών του τμήματος και στις οποίες τελικά θα πρέπει να κατανεμηθεί το σύνολο του κόστους λειτουργίας του τμήματος. Για παράδειγμα, αν το τμήμα πωλήσεων χρειάζεται το 40% του συνολικού του χρόνου για σύνταξη προσφορών, τότε θα πρέπει να μεταφερθεί στη συγκεκριμένη διαδικασία. Δημιουργία διακριτών κοστολογούμενων μονάδων (cost objects) (π.χ. πελάτες, προϊόντα, έργα, παραγγελίες κλπ) στις οποίες τελικά θα οδηγηθούν (αναλογικά) τα κόστη όλων των διαδικασιών. Το σύνολο των κοστολογούμενων αυτών μονάδων είναι τελικά η επιχείρηση. Σ αυτές βασίζεται ο κύκλος εργασιών, τα κέρδη και οι πιθανές ζημιές που θα προκύψουν. Στις μονάδες αυτές θα πρέπει να οδηγηθούν τα έσοδα και τα έξοδα τα επιχείρησης και από τις ίδιες μονάδες προκύπτει η τελική κερδοφορία. Για παράδειγμα, στο χώρο των οικοδομικών επιχειρήσεων είναι απολύτως αναγκαίο να γνωρίζουμε τα κόστη που σχετίζονται με συγκεκριμένα έργα Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών Το υποσύστημα αυτό διαχειρίζεται δεδομένα και έντυπα όλων των φάσεων του προμηθευτικού κύκλου (Απαιτήσεις αγοράς, Έρευνα αγοράς, Επιλογή και ανάθεση προμηθευτών, Διεκπεραίωση παραγγελίας) (Σχήμα 3-4). Ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με το υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης, καθώς επίσης με τα υποσυστήματα Αποθήκευσης και Αποθεμάτων, Διανομής και Παραγωγής που παρουσιάζονται παρακάτω. Οι παρεχόμενες λειτουργίες του Υποσυστήματος Διαχείρισης Προμηθειών δίνονται παρακάτω: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 74

75 Απαιτήσεις αγοράς Έρευνα αγοράς Αίτηση αγοράς Αίτηση προσφοράς Προσφορά Συμφωνίες & συμβόλαια Διεκπεραίωση παραγγελίας Τιμολόγια, δελτία αποστολής Επιλογή & ανάθεση προμηθευτών Εντολή αγοράς Σχήμα 4-3: Φάσεις και έντυπα του προμηθευτικού κύκλου Διαχείριση παραγγελιών, αγορών και παραστατικών αγορών, όπως αιτήσεων αγοράς και εκτύπωση όλων των προβλεπόμενων από το νόμο βιβλίων και καταστάσεων. Διαχείριση αντιπροσώπων και «εισπρακτόρων», (παρακολούθηση, στόχοι τζίρων, κλπ). Φάκελος εισαγωγών που περιλαμβάνει την πλήρη παρακολούθηση όλων των σταδίων και εξόδων- δαπανών και τον αυτόματο επιμερισμό δαπανών. Προκοστολόγηση και κοστολόγηση αγορών. Αξιολόγηση προμηθευτών, δηλαδή έρευνα αγοράς, τιμοκατάλογοι και στοιχεία εφοδιασμού ειδών ανά προμηθευτή, δρομολόγηση εντολών προμήθειας, κλπ. Διαχείριση και έλεγχος παραλαβών, όπως διαχείριση εντολών προμήθειας ή αγοράς, διαχείριση φορτώσεων και φύλλα ροής φόρτωσης. Διαχείριση προμηθευτών και συμβάσεων, που περιλαμβάνει συμφωνίες αποπληρωμής και πλήρη οικονομική παρακολούθηση. Διαχείριση χρηματοοικονομικών παραστατικών και αξιόγραφων. Έκδοση προϋπολογισμών, δημιουργία προβλέψεων, χρηματοροών, κλπ. Έκδοση αναφορών, όπως: Κατάσταση απαιτήσεων και αποθεμάτων υλικού. Δημιουργία Αιτήσεων και Εντολών αγοράς. Εκκρεμείς εντολές αγοράς. Μερική ή τελική παραλαβή υλικών έναντι εντολής αγοράς. Καταχώριση και έλεγχος τιμολογίου. Ιστορικό εντολής αγοράς. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 75

76 Ιστορικό συναλλαγών προμηθευτών. Βασικά στοιχεία ενός Υποσυστήματος Διαχείρισης Προμηθειών ενός συστήματος ERP είναι: Το Βασικό Αρχείο Υλικών (ή Ειδών). Το αρχείο αυτό συγκεντρώνει δεδομένα από άλλα υποσυστήματα (απόθεμα, λογιστική, πωλήσεις, ΜRP, κλπ.) επιδιώκοντας να διαχειριστεί όλη την απαιτούμενη πληροφορία του κύκλου προμηθειών για κάθε είδος. Το Βασικό Αρχείο Προμηθευτών που περιλαμβάνει όλα τα σχετιζόμενα με κάθε προμηθευτή στοιχεία. Όλες οι ροές εργασίας που σχετίζονται με τον κύκλο προμηθειών (όπως η διαδικασία έγκρισης προμηθειών, η διαχείριση των Αιτήσεων Αγοράς ή Προσφορών σε Προμηθευτή, ο έλεγχος και η καταχώρηση τιμολογίων, κλπ.) βασίζονται στα δύο ανωτέρω βασικά αρχεία Υποσύστημα Αποθήκευσης και Αποθεμάτων Το Υποσύστημα Αποθήκευσης ανταλλάσσει πληροφορίες με τα Υποσυστήματα Οικονομικής Διαχείρισης, Πωλήσεων και Μάρκετινγκ, Προμηθειών και Παραγωγής. Στις βασικές λειτουργίες του Υποσυστήματος Αποθήκευσης περιλαμβάνονται: Η λογιστική παρακολούθηση ειδών και αποθηκών. Η διαχείριση (προγραμματισμός και έλεγχος) αποθεμάτων, κατάταξη αποθεμάτων, προβλέψεις ανεξάρτητης ζήτησης, ετήσιος προγραμματισμός αναγκών σε προϊόντα ή υλικά για την παραγωγή (Master Production Schedule, MPS). Διαχείριση παραστατικών διακίνησης ειδών στις αποθήκες. Εφοδιαστική διαχείριση αποθηκών και αποθηκευτικών χώρων, διαχείριση ροής αποθεμάτων, χωροταξική αποτύπωση αποθηκών και θέσεων αποθήκευσης, παρακολούθηση παρτίδων, κωδικών, παλετών, συσκευασιών, υποσυσκευασιών κλπ., διαχείριση παραλαβής, τοποθέτησης και μετακίνησης ειδών, διαχείριση θέσεων αποθήκευσης, διαχείριση συλλογής, διαλογής, συσκευασίας και φόρτωσης παραγγελιών πελατών και διαχείριση απογραφών και επιστροφών. Λίστες αναφορών για τον έλεγχο της αποθήκης και τη διαχείριση των αποθεμάτων. Οι λίστες αναφέρονται στα παρακάτω: Κινήσεις αποθήκης αποθεμάτων: Κατάσταση εγγράφων υλικών, Κατάσταση λογιστικών εγγράφων ανά υλικό, Ακυρωμένα έγγραφα υλικών, Εγγραφές υλικών ανά αιτία κίνησης, Εγγραφές υλικών ανά ημερομηνία καταχώρησης. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 76

77 Κατάσταση αποθέματος ανά κωδικό υλικού: Επισκόπηση αποθέματος ανά κωδικό, Επισκόπηση αποθέματος εγκατάστασης, Επισκόπηση αποθέματος ανά ημερομηνία καταχώρησης. Λοιπές καταστάσεις αποθεμάτων: Απόθεμα σε διακίνηση, Διαχείριση λογαριασμού προβλέψεων αγορών Υποσύστημα Διανομών Το Υποσύστημα Διανομών ανταλλάσσει πληροφορίες με τα Υποσυστήματα Οικονομικής Διαχείρισης, Πωλήσεων και Μάρκετινγκ, καθώς επίσης και το Υποσύστημα Παραγωγής. Αφορά μια ομάδα εφαρμογών για τη διαχείριση του δικτύου διανομών (Σχήμα 3.5), τη διαχείριση των μεταφορών των αγαθών στον πελάτη (Σχήμα3.6), με δυνατότητες προγραμματισμού απαιτήσεων διανομής και διαχείρισης στόλου φορτηγών. Διεύθυνση πωλήσεων Πωλήσεις εσωτερικού Κανάλια διανομής Πωλήσεις εξωτερικού Τμήματα Χονδρική Λιανική Χονδρική Λιανική Σχήμα 4-4: Τυπική οργάνωση δικτύου διανομών Δελτίο αποστολής Εκτύπωση τιμολογίου Χορήγηση αγαθών Λογιστική εγγραφή Εντολή παραγγελίας Παράδοση Τιμολόγηση Σχήμα 4-5: Βήματα εκτέλεσης παραγγελίας και μεταφοράς Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 77

78 Ουσιαστικά το Υποσύστημα Διανομών επιδιώκει να διατηρήσει τα στοιχεία που προκύπτουν από τις απαντήσεις των κάτωθι ερωτημάτων: Από πού (τόπος αποστολής). Πώς (συνθήκες αποστολής). Τι (μετακινούμενα προϊόντα). Που (τόπος παράδοσης). Πόσο (ποσότητες και χρησιμοποιούμενα μοναδιαία φορτία, δηλαδή παλέτες, εμπορευματοκιβώτια, κλπ.) Υποσύστημα Μάρκετινγκ Πωλήσεων Το Υποσύστημα Μάρκετινγκ και Πωλήσεων ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με τα Υποσυστήματα Αποθήκευσης και Αποθεμάτων, Οικονομικής Διαχείρισης και Παραγωγής. Βασικός στόχος του υποσυστήματος είναι να εξυπηρετήσει, να αυτοματοποιήσει και να υποστηρίξει τις ανάγκες της επιχείρησης σχετικά με τις διαδικασίες του Μάρκετινγκ και των Πωλήσεων. Συγκεκριμένα το υποσύστημα παρακολουθεί μηχανογραφικά τις παρακάτω διαδικασίες: παραγγελιοληψία, εξυπηρέτηση πελατών και διαχείριση συμβολαίων, διαχείριση παραγγελιών, πωλήσεων και παραστατικών πωλήσεων, διαχείριση πωλητών, τιμολογιακή πολιτική (αλλαγές τιμών), αιτήσεις επιστροφής και προβλέψεις ή στόχοι πωλήσεων. Βασικά δεδομένα του Υποσυστήματος Μάρκετινγκ Πωλήσεων προέρχονται από τα βασικά δεδομένα: πελατών, τιμών, αποστολής, τιμολόγησης (συνθήκες τιμών, τιμολογιακή πολιτική), κλπ. Για το λόγο αυτό σε πολλά ERP συστήματα, τα Υποσυστήματα Μάρκετινγκ και Πωλήσεων, καθώς και το Υποσύστημα Διανομών αποτελούν ένα ενιαίο υποσύστημα Υποσύστημα Παραγωγής Το Υποσύστημα Παραγωγής ανταλλάσσει πληροφορίες με τα υποσυστήματα Οικονομικής Διαχείρισης, Πωλήσεων και Μάρκετινγκ, Προμηθειών καθώς και Αποθήκευσης και Αποθεμάτων. Οι βασικές λειτουργίες που καλύπτει το Υποσύστημα Παραγωγής περιλαμβάνουν όλες τις σχετικές με την παραγωγική διαδικασία λειτουργίες, δηλαδή: προγραμματισμός και έλεγχος πόρων παραγωγής, διαχείριση υλικών, προγραμματισμός απαιτήσεων δυναμικότητας, προγραμματισμός απαιτήσεων υλικών, Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 78

79 έλεγχος και κοστολόγηση παραγωγής, διασφάλιση ποιότητας (διαχείριση τεχνικών προδιαγραφών, φασεολογία, μετρήσεις και συγκρίσεις με πρότυπα, προσδιορισμός αποκλίσεων), συντήρηση εγκαταστάσεων και εξοπλισμού, ημερομηνίες αποστολής, κλπ. Άλλες λειτουργίες που πιθανώς να υποστηρίζει είναι η δομή των προϊόντων, ο έλεγχος αλλαγών σχεδίων και ο βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός παραγωγής. Βασικό στοιχείο ενός Υποσυστήματος Παραγωγής ενός συστήματος ERP είναι το Βασικό Αρχείο Υλικών το οποίο αποτελείται από τις ακόλουθες δομές: Βασικό αρχείο υλικού. Πίνακα Υλικών (ΒΟΜ) (που όπως προαναφέρθηκε, αποτελεί μία λίστα συστατικών που απαρτίζουν ένα προϊόν ή μία συναρμολόγηση. Η λίστα περιέχει τον αριθμό αναλυτικών γραμμών κάθε συστατικού, καθώς και την ποσότητα και μονάδα μέτρησης). Κέντρο Εργασίας (δηλαδή το χώρο εκτέλεσης μίας λειτουργίας ή δραστηριότητας μέσα σε μία εγκατάσταση). Φασεολόγιο που περιγράφει μία παραγωγική διαδικασία. Κέντρο Κόστους Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων Το Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων χειρίζεται τις σχετιζόμενες με το προσωπικό εργασίες, τόσο για το διοικητικό όσο και για το υπόλοιπο προσωπικό (υπάλληλοι και εργάτες). Ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με το υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης, ενώ οι βασικές λειτουργίες που καλύπτει περιλαμβάνουν: Τον προγραμματισμό προσωπικού, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες διαχείρισης του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένου της στελέχωσης και της αξιολόγησης του προσωπικού (σχεδιασμός και ανάπτυξη προσωπικού). Τη μισθοδοσία που περιλαμβάνει τη λογιστική διαχείριση των αμοιβών των υπαλλήλων, τη διαχείριση επιδομάτων και απόδοσης και αναφορές οδοιπορικών εξόδων. Άλλες λειτουργίες που καλύπτονται είναι τα εξοδολόγια, η παρουσία προσωπικού και η διαχείριση επιπέδων εκπαίδευσης προσωπικού (εργασιακές δεξιότητες). Το Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων, συντελεί σημαντικά στην επίλυση των «προβλημάτων διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού» των επιχειρήσεων, όπως είναι η επίδραση της αλλαγής ρόλων και αρμοδιοτήτων, η ανάγκη εκπαίδευσης σε νέα Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 79

80 συστήματα και διαδικασίες και η αντίσταση στις αλλαγές, που είναι εξαιρετικής σημασίας για την επιτυχή υλοποίηση των επιχειρηματικών εφαρμογών. Βέβαια, τα υποσυστήματα που αναφέρθηκαν και αναπτύχθηκαν πιο πάνω, είναι ενδεικτικά και αποτελούν τον πυρήνα σχεδιασμού κάθε ERP συστήματος. Σήμερα στην αγορά, τα ERP συστήματα συμπεριλαμβάνουν και άλλα υποσυστήματα, όπως Διαχείρισης Έργων, Διαχείρισης Παροχής Υπηρεσιών, Διαχείρισης Υλικών, Διαχείρισης Ποιότητας, κλπ. Ο τρόπος με τον οποίο αυτά συνδυάζονται με άλλα επιπρόσθετα υποσυστήματα, εξαρτάται τόσο από τη στρατηγική της εταιρείας προμηθευτή όσο και τις ανάγκες των εταιρειών που προβαίνουν στην υλοποίηση τέτοιων συστημάτων. Συνεπώς, είναι αδόκιμο να επιχειρηθεί μια προτυποποίηση στο πλήθος και είδος των υποσυστημάτων που πρέπει να περιέχει ένα ERP σύστημα, καθώς η δομή των εξεταζόμενων συστημάτων είναι δυναμική και μεταβαλλόμενη. Εξαρτάται κύρια από τις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησης που αυτές μεταβάλλονται με γρήγορο ρυθμό και δευτερεύοντα από την εξέλιξη των τεχνολογιών. Βάσει των ανωτέρω προκύπτει και η ανάγκη παραμετροποίησης (customization) ενός συστήματος ERP σύμφωνα με τις ανάγκες μιας επιχείρησης. Άλλωστε, πολλές από τις διαδικασίες που καλύπτει ένα πακέτο ERP είναι κοινές σε κάθε εταιρεία (όπως για παράδειγμα επεξεργασία παραγγελιών, τιμολόγηση, ισολογισμοί, κλπ.). Υπάρχουν όμως και συγκεκριμένες διαδικασίες που ισχύουν σε μεμονωμένες επιχειρήσεις ή σε συγκεκριμένους οικονομικούς κλάδους γενικότερα. Στο σημείο αυτό μπορεί να παρουσιαστεί ο γενικός τρόπος που λειτουργεί ένα σύστημα ERP με τη βοήθεια ενός παραδείγματος. Ας υποτεθεί ότι το σύστημα χρησιμοποιείται από μία Ελληνική εταιρεία που δραστηριοποιείται στο χώρο της κλωστοϋφαντουργίας και συγκεκριμένα στην παραγωγή παιδικού ρούχου. Η εταιρεία κατασκευάζει τα ρούχα της σε ιδιόκτητο εργοστάσιο σε βιομηχανική περιοχή της Βορείου Ελλάδος και τα εξάγει σε χώρες της Δυτικής Ευρώπης. Αρχικά, ένας εξωτερικός πωλητής λαμβάνει μία παραγγελία από μία εταιρεία λιανεμπορίου στην Ιταλία. Η παραγγελία αφορά μεγάλη ποσότητα μιας συγκεκριμένης σειράς αθλητικών ρούχων. Ο πωλητής εισάγει τα δεδομένα της παραγγελίας στο προσωπικό του υπολογιστή. Αμέσως συνδέεται με το Υποσύστημα Μάρκετινγκ και Πωλήσεων του ERP. Το υποσύστημα ελέγχει την πιστωτική ικανότητα του πελάτη βάσει παλαιότερων συναλλαγών που έχει πραγματοποιήσει ο τελευταίος, παρουσιάζει τη τιμή πώλησης καθώς και τις δυνατότητες έκπτωσης. Στη συνέχεια, το Υποσύστημα Αποθήκευσης και Αποθεμάτων, ελέγχει τα αποθέματα της συγκεκριμένης σειράς ρούχων. Ανακαλύπτει ότι υπάρχει διαθέσιμο απόθεμα στην αποθήκη της εταιρείας, ικανό να εκπληρώσει μόνο το 20% της παραγγελίας. Συνεπώς, η υπόλοιπη ποσότητα θα πρέπει να κατασκευαστεί από το εργοστάσιο. Επειδή ο λιανέμπορος στην Ιταλία χρειάζεται άμεσα απόθεμα σε τελικό προϊόν για να καλύψει τη ζήτηση, το Υποσύστημα Διανομών δίνει την εντολή να μεταφερθούν τα ρούχα που υπάρχουν ήδη διαθέσιμα στην αποθήκη. Συνεργάζεται γι αυτό το λόγο με το Υποσύστημα Αποθήκευσης και Αποθεμάτων. Το Υποσύστημα Παραγωγής προγραμματίζει την παραγωγή της υπόλοιπης παραγγελίας. Προσδιορίζει τις απαιτήσεις σε πρώτες ύλες Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 80

81 και δίνει εντολή στο Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών να παραγγελθούν από τους προμηθευτές της εταιρείας. Το Υποσύστημα Παραγωγής επίσης, ενημερώνει ότι για την κατασκευή της υπόλοιπης ποσότητας απαιτείται η πρόσληψη περισσότερου προσωπικού. Δίνει λοιπόν εντολή στο Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων να προσληφθεί το απαραίτητο εργατικό προσωπικό. Το Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης καταγράφει όλες τις οικονομικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται, προσδιορίζει το κόστος και ενημερώνει τα αντίστοιχα αρχεία. Σχήμα 4-6: Μια τυπική οθόνη ενός ERP συστήματος Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 81

82 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΙΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 5.1 Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΤΥΠΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Όπως είναι σε όλους μας γνωστό, ο άνθρωπος κατά τη διάρκεια της ζωής του βρίσκεται σε μια συνεχή επικοινωνία με το περιβάλλον του. Η επικοινωνία αυτή μπορεί να γίνει με πολλούς τρόπους, όπως είναι η ομιλία, ο γραπτός λόγος και κυρίως τα αισθητήρια όργανά του. Το κύριο χαρακτηριστικό αυτής της επικοινωνίας, είναι η ανταλλαγή πληροφοριών που λαμβάνει χώρα ανάμεσα στον κάθε άνθρωπο και το χώρο μέσα στον οποίο ζει και κινείται. Ο άνθρωπος είναι τόσο πομπός όσο και αποδέκτης της πληροφορίας, δηλαδή, μπορεί τόσο να μεταδώσει, όσο και να λάβει πληροφορίες. Οι πληροφορίες αυτές μπορεί να είναι οποιασδήποτε μορφής, και να αφορούν σκέψεις, περιγραφές, ή ακόμη και συναισθήματα. Μπορούν να παραμένουν οι ίδιες ή να αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Σε όλες όμως τις περιπτώσεις έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό: μεταφέρουν κάποιο περιεχόμενο. Το περιεχόμενο αυτό, εξαρτάται άμεσα από το φυσικό σύστημα στο οποίο αναφέρεται: μπορεί να είναι η αξία κάποιας μετοχής στο χρηματιστήριο, το αποτέλεσμα μιας ποδοσφαιρικής αναμέτρησης, η θερμοκρασία ενός καταψύκτη, αλλά και το όνομα κάποιου φίλου μας, ο αριθμός της τηλεφωνικής μας σύνδεσης, και η χωρητικότητα του σκληρού δίσκου που βρίσκεται στον υπολογιστή μας. Από τα όσα αναφέρονται παραπάνω, είναι προφανές πως η πληροφορία αποτελεί απαραίτητο συστατικό κάθε φυσικού συστήματος. Στην επιστήμη της Πληροφορικής, όλες αυτές οι πληροφορίες χαρακτηρίζονται ως δεδομένα (data). Τα δεδομένα λοιπόν μπορούν να οριστούν ως τρόποι αναπαράστασης εννοιών και γεγονότων που δύνανται να υποστούν διαχείριση και επεξεργασία από τον άνθρωπο, ή από ένα αυτοματοποιημένο υπολογιστικό σύστημα. Αυτοί οι τρόποι αναπαράστασης, συσχετίζονται άμεσα με τη φύση της πληροφορίας που μεταφέρεται από τα δεδομένα. Στην επιστήμη της Πληροφορικής, τα δεδομένα αναπαρίστανται και μοντελοποιούνται με εντελώς συγκεκριμένο τρόπο. Είναι σε όλους μας γνωστό πως το αριθμητικό σύστημα που χρησιμοποιούν οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές, είναι το δυαδικό αριθμητικό σύστημα. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 82

83 Στο σύστημα αυτό υπάρχουν μόνο δύο αριθμοί, το 0 και το 1. Ο κάθε ένας από αυτούς τους αριθμούς, αποτελεί τη στοιχειώδη ποσότητα πληροφορίας που μπορεί να αποθηκευτεί στον υπολογιστή, και ονομάζεται bit. Η αμέσως μεγαλύτερη μονάδα πληροφορίας, είναι το byte. Ένα byte είναι ίσο με 8 bits. Πώς όμως όλα αυτά συσχετίζονται με την αναπαράσταση των δεδομένων στον υπολογιστή; Πολύ απλά, με το να ορίσουμε ειδικούς τύπους δεδομένων, οι οποίοι θα περιγράφουν τα δεδομένα μας με ένα και μοναδικό τρόπο. Εάν ξαναγυρίσουμε στα παραδείγματα των δεδομένων που αναφέραμε στην προηγούμενη παράγραφο, δεν είναι δύσκολο να καταλάβουμε, ότι εφόσον η αξία της μετοχής στο χρηματιστήριο είναι ένας αριθμός, θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε ένα τύπο δεδομένων που να περιγράφει τους αριθμούς. Ένας αριθμός όμως μπορεί να είναι ακέραιος, δεκαδικός, ή ακόμη και μιγαδικός, οπότε θα πρέπει να ορίσουμε αντίστοιχους τύπους δεδομένων. Το όνομα του φίλου μας είναι μία λέξη, πρέπει συνεπώς να υπάρχει κάποιος τύπος δεδομένων που να περιγράφει τις λέξεις, κ.ο.κ. Διαπιστώνουμε επομένως, ότι υπάρχει μια αντιστοιχία ανάμεσα στα δεδομένα του πραγματικού μας κόσμου, και στην αναπαράστασή τους, στον ηλεκτρονικό υπολογιστή. Οι πιο συνηθισμένοι τύποι δεδομένων που χρησιμοποιούνται στα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα, είναι οι ακόλουθοι: Ονομασία Περιγραφή Μέγεθος σε bytes Integer Ακέραιοι αριθμοί 2 Real Πραγματικοί αριθμοί 4 Char Χαρακτήρες 1 String Λέξεις και φράσεις Μεταβλητό Date Ημερομηνία 8 Πίνακας 5-1: Τύποι δεδομένων που χρησιμοποιούνται στους Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές Σύνθετοι τύποι δεδομένων: Είναι προφανές, πως τα όσα έχουν αναφερθεί μέχρι τώρα, αφορούν στοιχειώδεις μορφές δεδομένων. Τα δεδομένα αυτά συσχετίζονται με μια και μοναδική τιμή, και δεν μπορούν να αναλυθούν σε μικρότερες μονάδες, με κανένα τρόπο. Στις πιο συνηθισμένες όμως περιπτώσεις, τα δεδομένα υφίστανται ευκολότερη και αποτελεσματικότερη διαχείριση εάν ομαδοποιηθούν σε μεγαλύτερες οντότητες, τις οποίες διαπραγματευόμαστε όπως ακριβώς και τα απλά δεδομένα. Ας πάρουμε για παράδειγμα την περίπτωση ενός νοσοκομείου. Εάν θελήσουμε να δημιουργήσουμε ένα πρόγραμμα στο οποίο θα καταχωρούμε τα στοιχεία των ασθενών, τότε τα στοιχεία εκείνα που θα κρατάμε για κάθε ασθενή, θα είναι το όνομά του, το επώνυμό του, η ηλικία του, και ο κωδικός του ας περιοριστούμε μόνο σε αυτά. Στην περίπτωση αυτή, ο προγραμματιστής έχει δυο επιλογές: είτε να δημιουργήσει τέσσερα διαφορετικά πεδία στα οποία θα καταχωρεί τα στοιχεία του ασθενούς, είτε να δημιουργήσει ένα σύνθετο τύπο δεδομένων τον οποίο ας ονομάσουμε Patient (Ασθενής) που θα περιέχει τα τέσσερα πεδία που περιγράψαμε παραπάνω. Οι δύο αυτές προσεγγίσεις παρουσιάζονται στο επόμενο σχήμα: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 83

84 Όνομα Ασθενής Επώνυμο Ηλικία Όνομα Επώνυμο Ηλικία Κωδικός Κωδικός Σχήμα 5-1: Περιγραφή οντότητας με απλούς και σύνθετους τύπους δεδομένων Είναι προφανές, ότι η δεύτερη προσέγγιση είναι πιο αποτελεσματική σε σχέση με την πρώτη, διότι τα τέσσερα δεδομένα που σχηματίζουν τον σύνθετο τύπο δεδομένων Patient, υφίστανται διαχείριση, σαν να ήταν ένας απλός τύπος δεδομένων. Αυτό όπως θα δούμε, είναι πολύ σημαντικό, διότι μας επιτρέπει να ανακτούμε πληροφορίες από την εφαρμογή με απλό και εύκολο τρόπο. Στις συμβατικές γλώσσες προγραμματισμού, αυτοί οι σύνθετοι τύποι δεδομένων ονομάζονται δομές δεδομένων (data structures). Στην τεχνολογία των βάσεων δεδομένων, οι δομές αυτές ονομάζονται εγγραφές (records). 5.2 ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Στις προηγούμενες παραγράφους ορίσαμε την έννοια του δεδομένου, και είδαμε πως τα δεδομένα της καθημερινής μας ζωής, περιγράφονται με τη βοήθεια των τύπων δεδομένων. Στη συνέχεια ομαδοποιήσαμε τα δεδομένα σε σύνθετους τύπους δεδομένων και εξηγήσαμε τα πλεονεκτήματα αυτής της σύνθετης αναπαράστασης, σε σχέση με την απλή αναπαράσταση που στηρίζεται στη χρήση ενός πεδίου, για κάθε ένα από τα δεδομένα της εφαρμογής. Στην παράγραφο αυτή, θα προχωρήσουμε ένα βήμα παραπέρα και θα δούμε με ποιο τρόπο μπορούμε να μοντελοποιήσουμε ένα σύστημα, χρησιμοποιώντας σύνθετους τύπους δεδομένων. Θα στηριχθούμε ξανά στο παράδειγμα του νοσοκομείου που περιγράψαμε παραπάνω. Ένα νοσοκομείο είναι γενικά ένα πολύπλοκο σύστημα. Περιλαμβάνει γιατρούς, νοσοκόμες, ασθενείς, και ένα σωρό άλλα πράγματα. Κάθε γιατρός έχει μια ειδικότητα, και εργάζεται σε κάποια από τις κλινικές του νοσοκομείου. Το ίδιο ισχύει και για τις νοσοκόμες. Κάθε ασθενής έχει κάποια πάθηση, του γίνεται κάποια διάγνωση, και ακολουθεί κάποια θεραπεία. Εάν περιγράψουμε σε πλήρη έκταση τη λειτουργία του νοσοκομείου, θα βρεθούμε αντιμέτωποι με ένα τεράστιο και πολύπλοκο σύστημα, το οποίο θα πρέπει να μηχανογραφήσουμε. Τι θα πρέπει να κάνουμε στην περίπτωση αυτή? Η απάντηση στο ερώτημα αυτό είναι απλή. Αρχικά θα πρέπει να ταυτοποιήσουμε τις οντότητες που συμμετέχουν στο σύστημα. Όπως θα δούμε σε επόμενη ενότητα, οι οντότητες (entities) είναι αυτόνομες μονάδες που κινούνται μέσα στο σύστημα, και ο Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 84

85 ρόλος τους είναι εντελώς συγκεκριμένος. Στην προκειμένη περίπτωση, ως οντότητες του συστήματος μπορούμε να χαρακτηρίσουμε για παράδειγμα τους γιατρούς, τις νοσοκόμες, και τους ασθενείς. Εφ όσον ταυτοποιήσουμε τις οντότητες του συστήματος, στο επόμενο βήμα θα πρέπει να δούμε, ποιες πληροφορίες θα πρέπει να κρατάμε για κάθε οντότητα. Ταυτοποιώντας και αυτές τις πληροφορίες, μπορούμε στη συνέχεια να δημιουργήσουμε ένα σύνθετο τύπο δεδομένων για κάθε μια από αυτές τις οντότητες. Ένα παράδειγμα αυτής της προσέγγισης, απεικονίζεται παρακάτω: Ασθενής Όνομα Επώνυμο Ηλικία Κωδικός Ιατρός Όνομα Επώνυμο Ηλικία Κωδικός Νοσοκόμα Όνομα Επώνυμο Ηλικία Κωδικός Σχήμα 5-2: Σύνθετοι τύποι δεδομένων για τις οντότητες ενός νοσοκομείου Μετά τη δημιουργία αυτών των τύπων δεδομένων και όσων άλλων χρειαστεί μπορεί στη συνέχεια να αρχίσει η διαδικασία καταχώρησης των στοιχείων που συσχετίζονται με τη λειτουργία του νοσοκομείου. Στην πραγματικότητα υπάρχουν και κάποια άλλα πράγματα που θα πρέπει να γίνουν, αλλά για την ώρα ας περιοριστούμε μόνο σε αυτή την απλή περιγραφή. Το σύνολο όλων αυτών των πληροφοριών που καταχωρούνται στο σύστημα, αποτελούν μια βάση δεδομένων (data base). Η βάση δεδομένων ορίζεται λοιπόν ως ένα σύνολο δεδομένων που χαρακτηρίζονται από κάποια λογική οργάνωση και ομαδοποίηση έτσι ώστε να είναι εύκολη και αποτελεσματική η διαχείρισή τους. Οι βάσεις δεδομένων κατέχουν κεντρική θέση στην επιστήμη της Πληροφορικής, διότι όπως αναφέραμε στον πρόλογο αυτών των σημειώσεων, ένας από τους κυριότερους ρόλους των υπολογιστών στη σημερινή εποχή, είναι η διαχείριση της πληροφορίας. Τα τελευταία χρόνια παρατηρείται μια ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας των βάσεων δεδομένων τόσο σε θεωρητικό επίπεδο όσο και σε επίπεδο εφαρμογών, γεγονός που επιβεβαιώνει τη σπουδαιότητα και τη μεγάλη σημασία τους σε όλους σχεδόν τους τομείς στους οποίους χρησιμοποιούνται. 5.3 ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μια βάση δεδομένων για να θεωρηθεί σωστά σχεδιασμένη και να μπορεί να λειτουργήσει με αποτελεσματικό τρόπο, θα πρέπει να διαθέτει ένα πλήθος χαρακτηριστικών τα πιο σημαντικά εκ των οποίων, είναι τα ακόλουθα: 1) Δεν θα πρέπει να περιλαμβάνει περιττά δεδομένα (reduntant data). Αυτό σημαίνει ότι τα ίδια δεδομένα δεν θα πρέπει να καταχωρούνται στη βάση δύο φορές. Εάν συμβαίνει κάτι τέτοιο, τότε ανακύπτουν δυο σοβαρά προβλήματα. Το πρώτο και προφανές πρόβλημα, είναι ότι σπαταλούμε άσκοπα αποθηκευτικό χώρο στο σκληρό Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 85

86 δίσκο, αφού την ίδια πληροφορία την αποθηκεύουμε δύο φορές. Το δεύτερο και σοβαρότερο πρόβλημα, είναι ότι υπάρχει ο κίνδυνος δημιουργίας ασυνεπών δεδομένων (inconsistent data). Πράγματι, εάν κρατάμε δύο φορές την ίδια πληροφορία και η πληροφορία αυτή σε κάποια χρονική στιγμή υποστεί κάποιο είδος επεξεργασίας για παράδειγμα την τροποποιήσουμε ή τη διαγράψουμε τότε η επεξεργασία αυτή θα πρέπει να εφαρμοσθεί και στις δύο καταχωρήσεις που αφορούν το ίδιο δεδομένο, διότι διαφορετικά, η βάση θα περιέχει δεδομένα που δεν είναι συνεπή. Για το λόγο αυτό, ένας από τους πρώτους ελέγχους που πραγματοποιούμε στη βάση αμέσως μετά το σχεδιασμό της, είναι ο έλεγχος παρουσίας επαναλαμβανόμενων πεδίων, και η απομάκρυνσή τους, εφ όσον υπάρχουν. 2) Η βάση θα πρέπει να είναι σχεδιασμένη έτσι ώστε τα δεδομένα που περιλαμβάνει να ανακτώνται εύκολα και γρήγορα. Μια κακή σχεδίαση της δομής της βάσης, οδηγεί στη δημιουργία μιας βάσης η οποία είναι εξαιρετικά δυσκίνητη και αναποτελεσματική. Η σωστή σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, επιτυγχάνεται με εφαρμογή επί της δομής της βάσης, μιας τεχνικής, η οποία ονομάζεται κανονικοποίηση (normalization). Η περιγραφή αυτής της τεχνικής παρουσιάζεται διεξοδικά σε επόμενη ενότητα. 3) Η βάση θα πρέπει να χαρακτηρίζεται από σύστημα ασφάλειας (security system) που να απαγορεύει την πρόσβαση στα δεδομένα μη εξουσιοδοτημένων ατόμων. Αυτό ισχύει κυρίως όπως θα δούμε, σε μεγάλες βάσεις δεδομένων με πολλούς χρήστες, και η τεχνική που συνήθως εφαρμόζεται, συνίσταται στον καθορισμό ομάδων χρηστών (user groups) με διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης στον καθένα από αυτούς. Ο κάθε χρήστης λαμβάνει ένα κωδικό πρόσβασης (password) και τα καθήκοντα που μπορεί να επιτελέσει είναι εντελώς συγκεκριμένα και καθορισμένα εκ των προτέρων. 4) Η βάση θα πρέπει να μπορεί να διαχειρίζεται ταυτόχρονες προσπελάσεις πάνω στα ίδια δεδομένα (concurrency control). Ένα σύστημα κράτησης αεροπορικών εισιτηρίων που δέχεται ταυτόχρονες κλήσεις για κρατήσεις θέσεων, θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να αποτρέψει την καταχώρηση της ίδιας θέσης σε δύο άτομα που την έχουν ζητήσει ταυτόχρονα. 5) Η βάση θα πρέπει να διαθέτει σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων που είναι καταχωρημένα σε αυτή (backups). Η ταυτόχρονη αποθήκευση των δεδομένων σε περισσότερους από ένα δίσκους, είναι μια εργασία επιβεβλημένη, προκειμένου να είναι δυνατή η ανάκτησή τους σε περιπτώσεις κατάρρευσης της βάσης για οποιοδήποτε λόγο. 5.3 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η διαχείριση μιας βάσης δεδομένων πραγματοποιείται με τη βοήθεια ειδικών προγραμμάτων, που ονομάζονται συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (Database Management Systems, DBMS). Ο ρόλος αυτών των συστημάτων είναι η αποτελεσματική επεξεργασία των δεδομένων της βάσης. Πιο συγκεκριμένα, μέσω των συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων, μπορούμε να υλοποιήσουμε και να διαχειριστούμε οποιαδήποτε βάση. Διακρίνουμε τρία στάδια: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 86

87 Α. Τη σχεδίαση και υλοποίηση της βάσης. Το στάδιο αυτό πραγματοποιείται από ειδικό προγραμματιστή ο οποίος αφού αναλύσει τις απαιτήσεις που έχουμε από τη βάση δεδομένων, προχωρεί στο σχεδιασμό και την υλοποίησή της, χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα εργαλεία ανάπτυξης. Το στάδιο αυτό πραγματοποιείται μόνο μια φορά και απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή, καθώς μια εσφαλμένη σχεδίαση, είναι δυνατόν να οδηγήσει σε αναποτελεσματική διαχείριση των δεδομένων, κάτι που μακροπρόθεσμα θα κοστίσει, τόσο χρόνο, όσο και χρήμα. Β. Την καταχώρηση των δεδομένων στη βάση του συστήματος. Μετά τη σωστή σχεδίαση και υλοποίηση της βάσης, μπορούμε πλέον να καταχωρήσουμε σε αυτή τα δεδομένα του συστήματος για το οποίο υλοποιήθηκε. Η διαδικασία της καταχώρησης γίνεται με τη βοήθεια κατάλληλα σχεδιασμένων φορμών, και μπορεί να πραγματοποιηθεί από οποιονδήποτε. Γ. Τη διαχείριση των δεδομένων της βάσης. Η διαχείριση αυτή περιλαμβάνει μια σειρά από δραστηριότητες όπως την ανάκτηση δεδομένων που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, και τη μέριμνα για τη σωστή συντήρηση της βάσης εφ όσον η δυνατότητα αυτή παρέχεται από το σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων που χρησιμοποιούμε. Κατά καιρούς έχουν εμφανιστεί στην αγορά πολλά συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, από πολλές εταιρείες, τα οποία ποικίλλουν, τόσο στη σχεδίαση και διαχείριση της βάσης, όσο και στις δυνατότητες που προσφέρουν. Τα πιο γνωστά και ευρέως χρησιμοποιούμενα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων είναι η Microsoft Access, η Oracle, η Informix, η Sybase, και παλαιότερα η dbase III plus και η dbase IV. Από τα μοντέρνα συστήματα διαχείρισης, η Microsoft Access χρησιμοποιείται κυρίως για την ανάπτυξη και διαχείριση βάσεων δεδομένων σε προσωπικούς υπολογιστές και σε επιχειρήσεις μεσσαίου μεγέθους, ενώ η Oracle και η Sybase, χρησιμοποιούνται σε μεγάλες επιχειρήσεις, και υποστηρίζουν πολλούς χρήστες, πολλές ταυτόχρονες προσπελάσεις πάνω στα ίδια δεδομένα, καθώς και απομακρυσμένη πρόσβαση μέσω δικτύου. Ας περάσουμε τώρα στην περιγραφή των παραπάνω τριών σταδίων, που συσχετίζονται με τη διαδικασία ανάπτυξης μιας βάσης δεδομένων. Στη μελέτη που ακολουθεί, θα προσπαθήσουμε να δώσουμε έμφαση, όχι τόσο στις λεπτομέρειες υλοποίησης μιας βάσης, όσο στη λογική που κρύβεται πίσω από αυτή. Στάδιο 1: Σχεδίαση και υλοποίηση της βάσης Η σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων περιλαμβάνει τον καθορισμό της δομής της βάσης, των τύπων δεδομένων που θα καταχωρούνται στη βάση, και του πλήθους και του είδους των διαδικασιών που θα εφαρμόζονται στα δεδομένα της βάσης. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να αναφέρουμε ότι πριν το σχεδιασμό της βάσης, προηγείται πλήρης ανάλυση της συμπεριφοράς και των απαιτήσεων του συστήματος που πρόκειται να υλοποιήσουμε. Οι τεχνικές λεπτομέρειες που αφορούν αυτή την ανάλυση είναι αδύνατο να αναφερθούν εδώ, και αποτελούν αντικείμενο μιας ολόκληρης θεματικής ενότητας, με Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 87

88 τίτλο Ανάλυση και Σχεδιασμός Συστημάτων. Στην ενότητα αυτή θα περιοριστούμε μόνο σε μια συνοπτική περιγραφή της μεθοδολογίας που ακολουθείται. Μιλώντας γενικά, η σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, μπορεί να ορισθεί ως μια διεργασία τριών επιπέδων. Τα επίπεδα αυτά είναι, το φυσικό επίπεδο (physical level), το λογικό επίπεδο (logical level), και το επίπεδο όψης (view level). Στο φυσικό επίπεδο, η κύρια μέριμνά μας είναι ο καθορισμός του τρόπου με τον οποίο τα δεδομένα της βάσης θα αποθηκεύονται στο σύστημα. Στο επίπεδο αυτό, καθορίζουμε τους τύπους των δεδομένων της βάσης, τους αλγόριθμους διαχείρισης των δεδομένων, και γενικά, ασχολούμαστε με διαδικασίες οι οποίες χαρακτηρίζονται από μεγάλο βαθμό πολυπλοκότητας. Στο λογικό επίπεδο, τα πράγματα είναι πιο απλά. Εδώ ξεφεύγουμε από τις λεπτομέρειες και την πολυπλοκότητα του φυσικού επιπέδου, και το μόνο που κάνουμε, είναι να καθορίζουμε ποια δεδομένα θα αποθηκευτούν στη βάση του συστήματος, και ποιες είναι οι σχέσεις που υφίστανται ανάμεσά τους. Είναι λοιπόν εύκολα αντιληπτό, πως η διαφορά ανάμεσα στο φυσικό και στο λογικό επίπεδο, έχει να κάνει με τον τύπο διαχείρισης των δεδομένων: στο φυσικό επίπεδο καθορίζουμε πως τα δεδομένα θα αποθηκευτούν στη βάση του συστήματος, ενώ στο λογικό επίπεδο, καθορίζουμε ποια είναι αυτά τα δεδομένα. Τέλος, στο επίπεδο όψης, καθορίζουμε εκείνο το τμήμα της βάσης που θα είναι ορατό σε κάθε χρήστη. Αυτό κυρίως βρίσκει εφαρμογή σε μεγάλες βάσεις δεδομένων με πολύπλοκη σχεδάση και μεγάλο αριθμό χρηστών. Ας πάρουμε ξανά για παράδειγμα τη βάση δεδομένων του νοσοκομείου. Τα δεδομένα που καταχωρούνται στη βάση αυτή, είναι κάθε είδους, και γενικά μη συσχετιζόμενα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, για κάθε ασθενή, καταχωρούμε τα προσωπικά και οικονομικά του στοιχεία, το ιατρικό ιστορικό του, και την εξέλιξη της υγείας του. Τα στοιχεία αυτά, τα χειρίζονται εν γένει, διαφορετικοί χρήστες: τα οικονομικά στοιχεία τα επεξεργάζεται η γραμματεία του νοσοκομείου, ενώ τα ιατρικά στοιχεία, οι θεράποντες ιατροί του ασθενούς. Αυτό σημαίνει ότι το πρόγραμμα που θα χρησιμοποιείται στη γραμματεία του νοσοκομείου, θα εμφανίζει μόνο τα οικονομικά στοιχεία, ενώ τα προγράμματα που χρησιμοποιούν οι ιατροί, θα εμφανίζουν μόνο τα ιατρικά στοιχεία. Τα δεδομένα λοιπόν που θα διαχειρίζονται οι δυο αυτές κατηγορίες χρηστών, θα είναι εντελώς ξένα μεταξύ τους, και μάλιστα σε τέτοιο σημείο, ώστε να δημιουργείται η ψευδαίσθηση ότι πρόκειται για δυο διαφορετικές βάσεις, ενώ στην πραγματικότητα, η βάση είναι μια και μοναδική. Ένας άλλος λόγος για τον οποίο συμβαίνει αυτός ο διαχωρισμός, είναι ζητήματα ασφαλείας. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος της γραμματείας, δεν θα πρέπει να μπορεί να διαβάζει τον ιατρικό φάκελλο του ασθενούς, διότι παραβιάζει το ιατρικό απόρρητο. Όπως δε, θα δούμε στη συνέχεια, είναι κοινή πρακτική, κυρίως στις περιπτώσεις των μεγάλων βάσεων δεδομένων, να ορίζονται ομάδες χρηστών στους οποίους να καταχωρούνται διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης, και διαφορετικά δεδομένα προς διαχείριση. Στο επόμενο σχήμα απεικονίζονται τα επίπεδα σχεδιασμού της βάσης για το παράδειγμα του νοσοκομείου που περιγράψαμε παραπάνω. Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 88

89 Επίπεδο όψης ιατρικού προσωπικού Επίπεδο όψης νοσηλευτικού προσωπικού Επίπεδο όψης γραμματείας Λογικό επίπεδο Φυσικό Επίπεδο Σχήμα 5-3: Επίπεδα Σχεδιασμού Βάσεων Δεδομένων Η μοντελοποίηση του συστήματος που υλοποιεί η βάση δεδομένων, πραγματοποιείται με τη βοήθεια ειδικών εργαλείων, και με την εφαρμογή γνωστών και καλά δοκιμασμένων τεχνικών. Αυτό γίνεται κυρίως στο λογικό επίπεδο σχεδιασμού της βάσης, όπου ταυτοποιούνται τα δεδομένα που θα καταχωρούνται σε αυτή, καθώς και οι σχέσεις που υφίστανται ανάμεσά τους. Η λογική σχεδίαση της βάσης, στηρίζεται και αυτή στη χρήση κάποιων μοντέλων που περιγράφουν τη δομή και τη λειτουργία της, Τα τελευταία χρόνια, που η τεχνολογία των βάσεων δεδομένων έχει γνωρίσει αλματώδη ανάπτυξη, αναπτύχθηκαν πολλά τέτοια μοντέλα, που στηρίζονται σε διαφορετικές εν γένει προσεγγίσεις. Τα τρια πιο γνωστά από αυτά τα μοντέλα, είναι το ιεραρχικό μοντέλο (hierarchical model), το δικτυωτό μοντέλο (network model) και το σχεσιακό μοντέλο (relational model). Στα κεφάλαια που ακολουθούν, θα περιγραφεί μόνο το σχεσιακό μοντέλο, που χρησιμοποιείται κατά κύριο λόγο στις μοντέρνες βάσεις δεδομένων. Ο βασικός λόγος για τη διάδοση αυτού του μοντέλου και τη χρησιμοποίησή του έναντι των δύο άλλων, είναι, όπως θα δούμε σε επόμενα κεφάλαια, η χρήση πινάκων, για την περιγραφή του συστήματος που θέλουμε να μοντελοποιήσουμε. Ο καθορισμός και η διαχείριση της δομής της βάσης πραγματοποιούνται με τη βοήθεια ειδικών γλωσσών προγραμματισμού. Οι γλώσσες αυτές, χαρακτηρίζονται ως γλώσσες τέταρτης γεννεάς (4 th Generation Languages, 4GL), διότι σε αντίθεση με τις συμβατικές γλώσσες προγραμματισμού όπως είναι η Pascal και η Basic δεν υλοποιούν πολύπλοκες λειτουργίες χαμηλού επιπέδου, αλλά το μόνο που κάνουν είναι να ανακτούν δεδομένα από τη βάση του συστήματος, χωρις ο χρήστης να γνωρίζει πως λαμβάνει χώρα αυτή η διαδικασία. Εκτός από την ανάκτηση των δεδομένων, οι γλώσσες αυτές προσφέρουν και πιο προχωρημένες λειτουργίες, όπως είναι η δημιουργία νέων δομών δεδομένων μέσα στη βάση, η διαγραφή και η τροποποίηση αυτών, και ο ορισμός συσχετίσεων μεταξύ των στοιχείων της βάσης. Μια απαραίτητη διευκρίνιση που πρέπει να γίνει στο σημείο αυτό, αφορά το είδος των λειτουργιών που εφαρμόζονται στη βάση δεδομένων. Οι λειτουργίες αυτές μπορούν να διαχωριστούν σε δύο κατηγορίες: σ αυτές που τροποποιούν τη δομή της βάσης, και σ Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 89

90 εκείνες που τροποποιούν το περιεχόμενο της βάσης, δηλαδή τα δεδομένα που αποθηκεύονται σε αυτή. Η διαγραφή ενός ασθενούς από το μητρώο των ασθενών της κλινικής, δεν μεταβάλλει τη δομή της βάσης, απλώς ελαττώνει τον αριθμό των εγγεγραμμένων ασθενών κατά ένα. Αντίθετα η προσθήκη κάποιας καινούριας πληροφορίας στο φάκελο του ασθενή, όπως για παράδειγμα η ομάδα αίματός του, μεταβάλλει τη δομή της βάσης, αφού τα δεδομένα που καταχωρούνται σε αυτή, έχουν πλέον αλλάξει. Είναι προφανές, ότι οι απλοί χρήστες που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των δεδομένων του συστήματος, δεν πρέπει να μπορούν σε καμιά περίπτωση να αλλάξουν τη δομή της βάσης, κάτι που μπορεί να γίνει μόνο από τον διαχειριστή της βάσης δεδομένων (Database Administrator, DBA). Αυτό σημαίνει ότι για τα δύο αυτά επίπεδα διαχείρισης, χρησιμοποιούνται διαφορετικές γλώσσες προγραμματισμού: μια γλώσσα που είναι υπεύθυνη για τον ορισμό και την τροποποίηση της δομής της βάσης και η οποία ονομάζεται γλώσσα ορισμού δεδομένων (Data Definition Language, DDL), και μια γλώσσα που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση των δεδομένων της βάσης, και η οποία ονομάζεται γλώσσα διαχείρισης δεδομένων (Data Manipulation Language, DML). Περισσότερες λεπτομέρειες πάνω στον τρόπο χρησιμοποίησης αυτών των γλωσσών, θα παρουσιαστούν σε επόμενο κεφάλαιο. Στάδιο 2: Καταχώρηση δεδομένων στη βάση Στο στάδιο αυτό, η σχεδίαση και υλοποίηση της βάσης έχει πλέον ολοκληρωθεί, και η βάση είναι έτοιμη να χρησιμοποιηθεί για την καταχώρηση των δεδομένων. Η καταχώρηση αυτή δεν απαιτεί ειδικές γνώσεις πληροφορικής, και μπορεί να γίνει από οποιοδήποτε χρήστη, με μικρή σχετικά εκπαίδευση πάνω στη λειτουργία του προγράμματος. Για την καταχώρηση των δεδομένων χρησιμοποιούνται ειδικές φόρμες που περιλαμβάνουν πλαίσια εισαγωγής δεδομένων, συνοδευόμενα από κάποιο τίτλο, που να περιγράφει τη λειτουργία τους. Μια τυπική φόρμα καταχώρησης, φαίνεται στο επόμενο σχήμα: Σχήμα 5-4: Φόρμα Εισαγωγής Δεδομένων Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Σημειώσεις Δρ. Ρομπογιαννάκης Ιωάννης Σελίδα 90