Δέκατη ετήσια έκθεση σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (2013) ΠΕΡΙΛΗΨΗ

Transcript

1 Der Generalsekretär D(2014)13713 ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ Θέμα: Δέκατη ετήσια έκθεση σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (2013) ΠΕΡΙΛΗΨΗ Το άρθρο 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 3 54/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας ορίζει ότι "Κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Το Προεδρείο καλείται: - να λάβει γνώση της δέκατης ετήσιας έκθεσης σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (2013) και - να εγκρίνει την διανομή της, την κοινοποίησή της προς τα άλλα θεσμικά όργανα και τη δημοσίευσή της στον ιστότοπο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Ιστορικό Το άρθρο 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας ορίζει ότι "Κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Σκοπός της διάταξης αυτής είναι να ενημερωθεί καλύτερα το κοινό για το έργο του Κοινοβουλίου σε ό,τι αφορά τη δημοσιοποίηση των ιστορικών του τεκμηρίων, ιδίως NT\ doc PE /ΠΡΟΕΔΡ.

2 μεταξύ των προσώπων που έχουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον για την ιστορία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ιστορικοί, ερευνητές και ακαδημαϊκός κόσμος). Η έκθεση εστιάζεται κυρίως στην δράση που αναλήφθηκε για να επιτευχθούν οι στόχοι που ορίζονται στην απόφαση του Προεδρείου της 2ας Ιουλίου 2012 ("Κανόνες για τη διαχείριση εγγράφων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο"), με ξεχωριστή μνεία για την μόνιμη διατήρηση των εγγράφων που μεταφέρονται στα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και τη δυνατότητα πρόσβασης σε αυτά (άρθρο 8). ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ Το Προεδρείο καλείται: - να λάβει γνώση της δέκατης ετήσιας έκθεσης σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (2013) και - να εγκρίνει την διανομή της, την κοινοποίησή της προς τα άλλα θεσμικά όργανα και τη δημοσίευσή της στον ιστότοπο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Klaus WLE Συνημμένο: Δέκατη ετήσια έκθεση σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (2013) PE /ΠΡΟΕΔΡ. 2/2 NT\ doc

3 ΔΕΚΑΤΗ ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ σχετικά με ΤΑ ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ 2013 DV\ doc PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

4 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή και επισκόπηση 1 Διοίκηση Προϋπολογισμός του Προσωπικό Κατάρτιση Εσωτερική επικοινωνία και συνεργία Εγκαταστάσεις Μηχανοργάνωση Υλισμικό Λογισμικό Προσωρινά αρχεία Ιστορικά αρχεία Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Επεξεργασία αρχείων Σχέσεις με διεθνείς φορείς και με επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς οργανισμούς...15 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 2/20 DV\ doc

5 Εισαγωγή και επισκόπηση Η Δέκατη ετήσια έκθεση για τα ιστορικά αρχεία του Κοινοβουλίου εκπονήθηκε δυνάμει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/1983 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 (όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22ας Σεπτεμβρίου 2003) σχετικά με το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας. Το άρθρο αυτό ορίζει πως «κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων». Εξέλιξη Το 2013, η εξέλιξη που σημειώθηκε στις πολιτικές διαχείρισης εγγράφων εντός του ΕΚ μπορεί να θεωρηθεί άκρως σημαντική σε τρία επίπεδα: Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο: Στις 25 Οκτωβρίου 2013, ο Γ.Γ. εξέδωσε απόφαση εφαρμογής της από 2 Ιουλίου 2012 απόφασης του Προεδρείου για τη διαχείριση των εγγράφων εντός του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Η απόφαση του Γ.Γ. ορίζει τη λεπτομερή εφαρμογή του ενοποιημένου συστήματος διαχείρισης εγγράφων που η απόφαση του Προεδρείου ζητούσε. Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων, που είχε συμβάλει σημαντικά στην προπαρασκευή της απόφασης του Γ.Γ., θα συμμετάσχει και στην εφαρμογή της, που θα ξεκινήσει το 2014 σε διάφορα επίπεδα: θα δημιουργηθεί κοινή δομή ταξινόμησης για τα έγγραφα του ΕΚ και κοινός κατάλογος διατήρησης εγγράφων στο ΕΚ θα οργανωθούν επιμορφωτικά μαθήματα για τη διαχείριση εγγράφων κλπ. Νέα Γενική Διεύθυνση: Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων είναι από 1ης Νοεμβρίου 2013 τμήμα της νέας Γενικής Διεύθυνσης Υπηρεσιών Κοινοβουλευτικής Έρευνας ( EPRS); Διεύθυνση Β (Βιβλιοθήκη). Τούτο θα επιτρέψει την περαιτέρω ενίσχυση των συνεργιών μεταξύ Ιστορικών Αρχείων και Βιβλιοθήκης (ειδικά με το ιστορικό τμήμα της Βιβλιοθήκης). Τα ιστορικά αρχεία: η νέα γενική αντίληψη, που είχε ως σκοπό να στηρίξει τις βασικές δραστηριότητες της Μονάδας (που έχουν ως επίκεντρο την αρχειοθέτηση), συνεχίστηκε και ενισχύθηκε ως εξής: - περαιτέρω αύξηση του αριθμού υπαλλήλων που συμμετέχουν στις κύριες δραστηριότητες της Μονάδας (αρχειοθέτηση, διοικητική μέριμνα για ΙΤ και DB/τράπεζες δεδομένων) - συνέχιση απόκτησης λογισμικών εργαλείων για την επεξεργασία ψηφιοποιημένων και σε εγγενή ( native) μορφή ηλεκτρονικών αρχείων και για την αποθήκευσή τους σε πολυγλωσσική επιγραμμική (online) βάση δεδομένων - ενίσχυση δραστηριοτήτων για την ανάδειξη της αξίας των Ιστορικών Αρχείων, προς όφελος τόσο όσων είναι εντός του ΕΚ όσο και του ευρύτερου κοινού DV\ doc 3/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

6 Με βάση τα ανωτέρω, έγιναν τα εξής στη διάρκεια του έτους: 1. Σημαντική ενίσχυση του δυναμικού της Μονάδας, με την πρόσληψη δυο αρχειονόμων, δυο βοηθών αρχειονόμων και ενός ειδικού επί των ΙΤ (βλ. Τμήμα 1) 2. Συμβολή των Ιστορικών Αρχείων στην εκπόνηση από τον Γ.Γ. της εγκριθείσας στις 25 Οκτωβρίου 2013 απόφασης για τη διαχείριση των εγγράφων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, και στις εργασίες για τα μέτρα εφαρμογής που θα πρέπει να λάβουν τα επιχειρησιακά τμήματα. 3. Εργασία για την έκδοση μιας πρόσκλησης υποβολής προσφορών για τη νέα βάση δεδομένων CLAVIS (βλ. σημείο 3.2.1) 4. Εκτέλεση της σύμβασης για το πρόγραμμα EURA (βλ. σημείο 3.2.2) 5. Έκδοση πολλών μέτρων για την ανάδειξη της αξίας του ιστορικού υλικού (3 δημοσιεύσεις, 2 ιστορικές εκθέσεις, 2 συνεντεύξεις με πολιτικές προσωπικότητες κλπ.) (βλ. Σημείο 5.1) Κατωτέρω παρατίθεται ένας λεπτομερέστερος κατάλογος των βασικότερων ενεργειών που έγιναν το 2013: Μεταφορά αρχείων του ΕΚ στα Ιστορικά Αρχεία Η δεύτερη ενέργεια που έγινε βάσει της από 4 Ιουλίου 2011 απόφασης του Προεδρείου σχετικά με την απόκτηση εγγράφων νυν ή πρώην ευρωβουλευτών ήταν η απόκτηση του αρχειακού υλικού δυο πρώην ευρωβουλευτών το οποίο τώρα είναι στη φάση της επεξεργασίας (βλ. Τμήμα ) Συνεχίσθηκαν οι εργασίες για την κατάρτιση χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης εγγράφων για όλες τις ΓΔ, με την έγκριση των χρονοδιαγραμμάτων όλων των ΓΔ πλην της ΓΔ COMM και των νέων ΓΔ (EPRS, SAFE) (βλ. Τμήμα 4) Παρελήφθη νέο υλικό προερχόμενο από διάφορες υπηρεσίες του Κοινοβουλίου, και ιδιαίτερα από τη ΓΔ IPOL (βλ. Τμήμα 5.2) Παρελήφθησαν προς ψηφιοποίηση μαγνητικές ηχογραφήσεις συνεδριάσεων κοινοβουλευτικών επιτροπών και αντιπροσωπειών και συνεδριάσεων ΑΚΕ (βλ. Τμήμα 5.2) Τα μαθήματα που προηγουμένως γίνονταν για τη διαχείριση αρχείων ανεστάλησαν το 2013, εν αναμονή της αναδιοργάνωσής τους στο πλαίσιο του μελλοντικού επιμορφωτικού προγράμματος της Διυπηρεσιακής Ομάδας για τη Διαχείριση Εγγράφων (GIDOC). Επεξεργασία των Ιστορικών Αρχείων (βλ. Τμήμα 5.2): πάνω από στοιχεία (σειρές όμοιων εγγράφων, ως επί το πλείστον όλες οι γλωσσικές εκδοχές ενός εγγράφου) πέρασαν από επεξεργασία, περιγραφή και καταχώρηση στη βάση δεδομένων CLARA-ARCDOC Το βασικό υλικό που υπέστη επεξεργασία περιελάμβανε: κοινοβουλευτικές ερωτήσεις προτάσεις ψηφίσματος έγγραφα διαφόρων κοινοβουλευτικών επιτροπών (Προϋπολογισμού Πολιτισμού και Παιδείας Περιβάλλοντος, Δημόσιας Υγείας και Ασφάλειας των Τροφίμων Αλιείας Νομικών Θεμάτων Οικονομικής και Νομισματικής Πολιτικής Προσωρινή Επιτροπή για την εικαζόμενη χρήση των ευρωπαϊκών χωρών από τη CIA για τη μεταφορά και την παράνομη κράτηση ατόμων) Διακυβερνητικές Διασκέψεις (ΔΚΔ) Διάσκεψη των Προέδρων των Επιτροπών τα έγγραφα της πρώην ευρωβουλευτού PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 4/20 DV\ doc

7 Avril Doyle τα αρχεία του ιδιαίτερου γραφείου του Προέδρου κ. Buzek. Διάθεση εγγράφων στους ερευνητές και στους πολίτες που επιθυμούν να εμβαθύνουν περαιτέρω στην ιστορία της ευρωπαϊκής ενοποίησης (βλ. Τμήμα 5.1): Παρήχθησαν δυο ιστορικές δημοσιεύσεις: Equalising opportunities: the Women s Rights Committees ; και 25 years of the Sakharov Prize: the European Parliament upholding freedom of thought. Επί πλέον, εκδόθηκε ένα δίγλωσσο DVD που περιέχει όλα τα ψηφίσματα που εγκρίθηκαν από την Κοινοβουλευτική Συνέλευση Ίσης Εκπροσώπησης ΑΚΕ-ΕΕ από το 1993 έως το 2012 Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων συνέχισε να διατηρεί σχέσεις με πανεπιστήμια και να υποδέχεται ασκούμενους και επισκέπτες που διεξάγουν έρευνες. Στη διάρκεια του έτους τα Ιστορικά Αρχεία υποδέχθηκαν 25 μεμονωμένους μακροχρόνιους επισκέπτες και κάπου άλλα 60 άτομα από το ευρύ κοινό στο πλαίσιο ομάδων επισκεπτών (πανεπ ιστημιακοί, φοιτητές κλπ.) Έγιναν οι ετοιμασίες για την προσεχή αναμόρφωση της σελίδας του ενδοδικτύου (intranet), της σελίδας των Ιστορικών Αρχείων στον ιστότοπο Europarl, και της βάσης δεδομένων ARCDOC, που αποτελούν άκρως πολύτιμες πηγές πληροφοριών για εκατοντάδες υπαλλήλους του Κοινοβουλίου και χιλιάδες άτομα από το ευρύ κοινό Δυο συνεντεύξεις έγιναν, αντιστοίχως με τον κ. Valéry Giscard d Estaing και τον κ. Hans- Gert Pöttering, ενώ στο ενδοδίκτυο αναρτήθηκε μια παρουσίαση των αρχείων του πρώην Γενικού Γραμματέα Frits de Nerée tot Babberich Δυο εκθέσεις έγιναν στο Στρασβούργο για να τιμηθούν αντιστοίχως η δημοσίευση για την Επιτροπή Δικαιωμάτων των Γυναικών (το Μάρτιο) και η 25η επέτειος λειτουργίας του Βραβείου Ζαχάρωφ (το Νοέμβριο). 1. Διοίκηση 1.1 Προϋπολογισμός του 2013 Το 2013, τα Ιστορικά Αρχεία έλαβαν πιστώσεις μέσω της παρακάτω γραμμής του προϋπολογισμού του Κοινοβουλίου: Θέση Ονομασία υποχρεώσεις Δαπάνες για υλικό των αρχείων ευρώ (α) Δαπάνες Οι δαπάνες του 2013 κάλυψαν τα εξής βασικά άρθρα: Εξωτερικές υπηρεσίες αρχειοθέτησης DV\ doc 5/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

8 Περιλαμβάνονταν κυρίως διαλογή, οργάνωση και επεξεργασία (ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση), για: έγγραφα διαφόρων επιτροπών (Προϋπολογισμού, Πολιτισμού, Περιβάλλοντος, Νομικών Θεμάτων κλπ.) προτάσεις ψηφίσματος κοινοβουλευτικές ερωτήσεις κλπ. Επεξεργασία των εγγράφων νυν και πρώην μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Ανατέθηκε σε εξωτερικούς συνεργάτες η επεξεργασία των ακόλουθων εγγράφων που αποκτήθηκαν μετά τη δημοσιευθείσα στις 4 Δεκεμβρίου 2012 πρόσκληση για εκδήλωση ενδιαφέροντος: τα έγγραφα της κ. Diana Wallis (πρώην Αντιπροέδρου του ΕΚ). (β) Διαδικασίες ανάθεσης συμβάσεων Η υπηρεσία των Ιστορικών Αρχείων χειρίσθηκε το 2013 μια σειρά από διαδικασίες για συμβάσειςπλαίσια (εξωτ ερικές υπηρεσίες αρχειοθέτησης, μαζί με υπηρεσίες για την ψηφιοποίηση ακουστικών μαγνητοταινιών και μικροφίλμ). Δημόσιες συμβάσεις Η υπηρεσία των Ιστορικών Αρχείων δεν διαχειρίσθηκε απευθείας καμία σύμβαση το Όμως, συνέβαλε στην ετοιμασία της πρόσκλησης υποβολής προσφορών για μια νέα βάση δεδομένων (CLAVIS) που θα τη διαχειρίζεται η ΓΔ ITEC, όπως και στις εργασίες της επιτροπής αξιολόγησης (βλ. Τμήμα 3.2.2). 1.2 Προσωπικό Οργανόγραμμα και καθήκοντα υπαλλήλων Το οργανόγραμμα παρέμεινε αμετάβλητο το 2013, διαμορφώθηκε σε 20 υπαλλήλους και δύο συμβασιούχους υπαλλήλους. Ωστόσο, υπήρχε μια διαφορά στην κατανομή των αρμοδιοτήτων. Ο αριθμός των υπαλλήλων των οποίων τα καθήκοντα αφορούν την κύρια δραστηριότητα της μονάδας (αρχειοθέτηση διαχείριση βάσεων δεδομένων IT διάδοση των πληροφοριών και τεκμηρίωση έρευνα) αυξήθηκε από 16 σε 17, και ο αριθμός των θέσεων συντονισμού και διοικητικής διαχείρισης μειώθηκε κατά συνέπεια από 4 σε 3. Ελήφθησαν μέτρα κατά τη διάρκεια του έτους για να ενισχυθεί η επαγγελματική κατάσταση των θέσεων του πίνακα προσωπικού, μέσω της αναβάθμισης των κενών θέσεων και της πρόσληψης δύο αρχειονόμων, δύο βοηθών αρχειονόμων και ενός ειδικού IT. Έτσι, η αναλογία των αρχειονόμων σε σχέση με το σύνολο των θέσεων του οργανογράμματος αυξήθηκε από 3 προς 10 σε 4 προς 10 και η τάση αυτή θα συνεχισθεί και το 2013 στο πλαίσιο μιας προσπάθειας να γίνεται μέσα στην υπηρεσία η επεξεργασία των αρχείων (βλ. Τμήμα 5.2 και ειδικότερα το κεφάλαιο "Διαλογή, κωδικοποίηση, περιγραφή (αρχείων σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή) και ψηφιοποίηση (των αρχείων σε χαρτί)"). Η οργάνωση της Μονάδας σε λειτουργικές ομάδες έχει ως εξής: I διοίκηση II PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 6/20 DV\ doc

9 διαχείριση της διαδικασίας απόκτηση και επεξεργασίας των εγγράφων των νυν και πρώην ΒΕΚ διαχείριση αλληλογραφίας Συντονισμός των εξωτερικών υπηρεσιών αρχειοθέτησης (εμπιστευτικός χαρακτήρας, ιστορική περιγραφή, οργάνωση των αρχείων) Παραλαβή εγγράφων που διαβιβάζονται με οποιοδήποτε μέσο Ανάλυση και ενημέρωση της ιστοσελίδας της Μονάδας (intranet και internet) III διαχείριση αποθεμάτων διαχείριση της βιβλιοθήκης μικροφορμών επεξεργασία αρχείων συναπόφασης διαχείριση της μεταβίβασης στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ίδρυμα της Φλωρεντίας Συντονισμός αρχείου (σύστημα ταξινόμησης κλπ) των εξωτερικών υπηρεσιών αρχειοθέτησης νομοθετικά αρχεία και ειδικά αρχεία) Ανάλυση και ενημέρωση της ιστοσελίδας της Μονάδας (intranet και internet) (ομάδες έρευνας: IV Παροχή των εγγράφων παροχή υποστήριξης εντός του αναγνωστηρίου ανάπτυξη και διαχείριση σχέσεων με εσωτερικούς και δημόσιους χρήστες Έκδοση των δημοσιεύσεων των Ιστορικών Αρχείων σε συνεργασία με το Τυπογραφείο V διαχείριση της βάσης δεδομένων ΑRCDΟC σχεδιασμός έργων για τη βελτίωση της βάσης δεδομένων ή την απόκτηση νέων βάσεων δεδομένων VI Επεξεργασία αρχείων Προγραμματισμός και προετοιμασία συνεντεύξεων με πολιτικές προσωπικότητες παρουσίαση στο διαδίκτυο ιστορικού υλικού αρχείων (Πρόεδροι, Γενικοί Γραμματείς κλπ.) ψηφιοποίηση των μαγνητικών ηχογραφήσεων των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών οργάνων (επιτροπών, κλπ.) VII Συμμετοχή στο GIDOC Διαχείριση του προγράμματος Διαχείριση των σημερινών και ενδιάμεσων αρχείων στο ΕΚ VIII IT (βάσεις δεδομένων, Διαδίκτυο, σχέδια IT) Εξωτερικό προσωπικό Ο αριθμός του εξωτερικού προσωπικού που συμμετέχει στην επεξεργασία των προγραμμάτων αρχειοθέτησης βάσει συμβάσεων-πλαισίων αυξήθηκε σε 25 κατά το τέλος του έτους. 1.3 Κατάρτιση Παρασχεθείσα κατάρτιση Δεν παρεσχέθη κατάρτιση το Ληφθείσα κατάρτιση DV\ doc 7/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

10 Υπάλληλοι της Μονάδας παρακολούθησαν κάποια μαθήματα σε πεδία μη άμεσα σχετιζόμενα με την αρχειοθέτηση (γλωσσικά μαθήματα, ομιλία ενώπιον κοινού, σύνταξη κειμένου). Πραγματοποιήθηκαν τα ακόλουθα μαθήματα με μια πιο άμεση σχέση με τις βασικές δραστηριότητες της Μονάδας: κατάρτιση σε εφαρμογές DTD (EAD, EAC, κλπ.) κατάρτιση εκπαιδευτών (για αρχειονόμους που θα παρέχουν κατάρτιση σε διαχείριση αρχείων) κατάρτιση Adobe Dreamweaver που θα βοηθήσει το προσωπικό να βελτιώσει την ανάρτηση πληροφοριών στην εσωτερική (intranet) ιστοσελίδα του Cardoc. 1.4 Εσωτερική επικοινωνία και συνεργία Μέχρι τα τέλη του Οκτωβρίου 2013, η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων αποτελούσε τμήμα της ΓΔ Προεδρίας, στο πλαίσιο τη Διεύθυνσης C (Βιβλιοθήκη και Διαχείριση Εγγράφων). Οι Μονάδες Βιβλιοθήκης, Επίσημου Ταχυδρομείου, Διαφάνειας, και Αιτήσεων Πληροφοριών των Πολιτών, επίσης υπάγονται στη Διεύθυνση αυτή. Πέρα από τα κοινά μαθήματα κατάρτισης που έγιναν (βλ. σημείο 1.3), υπάρχουν πολλά παραδείγματα συνεργίας και συνεργασίας μεταξύ των μονάδων τεκμηρίωσης της Διεύθυνσης Γ. Επίσημη Αλληλογραφία Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων οργανώνει και αρχειοθετεί, σε χαρτί και σε ψηφιακή έκδοση (η τελευταία δυνατότητα αναζήτησης σε απευθείας σύνδεση), όλα τα μηνύματα του ΕΚ (21467 εξερχόμενα και 6403 εισερχόμενα το 2013). Μονάδα Διαφάνειας Αιτήματα πρόσβασης σε έγγραφα Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων έχει στενή συνεργασία με την ομάδα Διαφάνειας, ιδίως στην περίπτωση περισσότερο εκτεταμένων ερευνών με ιστορικές μορφές 49 εκτεταμένες έρευνες πραγματοποιήθηκαν για τη μονάδα αυτή το Μονάδα Αιτήσεων Πληροφοριών των Πολιτών Η μονάδα παροχής ενημέρωσης στους πολίτες διαβιβάζει στη Μονάδα Ιστορικών Αρχείων όλα τα αιτήματα έρευνας ιστορικών εγγράφων που λαμβάνει από το ευρύ κοινό. 23 τέτοια αιτήματα ελήφθησαν το Βιβλιοθήκη Στο πλαίσιο της λειτουργίας των κοινών Ιστορικών Αρχείων και του αναγνωστηρίου της βιβλιοθήκης, η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων συνεργάστηκε με το ιστορικό παράρτημα της PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 8/20 DV\ doc

11 Βιβλιοθήκης στο Λουξεμβούργο, υποδεχόμενη τους ενδιαφερόμενους για τεκμηρίωση υπεβλήθησαν 25 συνολικά αιτήσεις τεκμηρίωσης. Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων συνεργάζεται επίσης τακτικά με άλλες υπηρεσίες της ΓΔ Προεδρίας και άλλες ΓΔ. Το Γραφείο του Γενικού Γραμματέα Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων συνεργάζεται στενά με το Γραφείο του Γενικού Γραμματέα. Η απόκτηση των αρχείων του πρώην Γενικού Γραμματέα έχει ήδη δρομολογηθεί. Διεύθυνση Τεχνολογιών της Πληροφορίας (DIT) Η Μονάδα συνεργάζεται σήμερα με την DIT πάνω σε δυο μεγάλα έργα, ένα που καλύπτει την αγορά μιας νέας βάσης δεδομένων (CLAVIS), και ένα για την ανάπτυξη ενός προγράμματος διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (EURA) (βλ. Τμήμα 3.2). ΓΔ COMM Οι συνεντεύξεις με τους κ.κ. Pöttering και Giscard d Estaing κινηματογραφήθηκαν από τη μονάδα οπτικοακουστικών μέσων αυτής της ΓΔ. Επιπλέον, μεγάλη ήταν η συμβολή της ιδίας ομάδας στην εκδήλωση Ζαχάρωφ το Δεκέμβριο του 2013 (προβλήθηκε ταινία κατά τη διάρκεια της έκθεσης). Λοιπές ΓΔ Η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων συνεργάστηκε επίσης με τη ΓΔ IPOL για την απόκτηση των ιστορικών αρχείων των κοινοβουλευτικών επιτροπών και την ενσωμάτωσή τους στα ήδη διαθέσιμα αρχεία της. Αποκτήθηκαν αρχεία πολλών εκ των επιτροπών (Νομικών Θεμάτων, Πολιτικών Ελευθεριών, Αναφορών). Εγκρίθηκαν τα χρονοδιαγράμματα διατήρησης για τις ΓΔ EXPO και ITEC. Η μονάδα συνεργάζεται σήμερα με διάφορες ΓΔ, ιδίως στο πλαίσιο της GIDOC, προκειμένου να καταρτιστεί ένα πρόγραμμα αρχειοθέτησης και ένας κοινός κατάλογος διατήρησης για το σύνολο του οργάνου. 2. Εγκαταστάσεις Μετά τον εξορθολογισμό των αποθεμάτων της, προκειμένου να προετοιμαστούν για τη μελλοντική μετεγκατάσταση και απελευθερώνοντας αποθηκευτικό χώρο από τις ΓΔ, σύμφωνα με τα χρονοδιαγράμματα διατήρησής τους (βλ. άρθρο 6 (2) των κανόνων σχετικά με τη διαχείριση έγγραφο που εγκρίθηκε από το Προεδρείο στις 2 Ιουλίου 2012), η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων δημιούργησε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής αποθήκευσης, επιτρέποντας τόσο την ταχεία αντίδραση σε περίπτωση σημαντικών καταθέσεων εγγράφων, όσο και την παρακολούθηση των υπολοίπων τμημάτων των αρχείων που τελούν εν αναμονή επεξεργασίας. DV\ doc 9/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

12 3. Μηχανοργάνωση 3.1 Υλισμικό Η ενότητα αυτή δεν σχετίζεται με την Υπηρεσία Ιστορικών Αρχείων. Η διαχείριση του υλικού (εξυπηρετητής και βάση δεδομένων) που χρησιμοποιείται από τη Μονάδα υπάγεται στην αρμοδιότητα της ΓΔ ITEC. 3.2 Λογισμικό Πρόσκληση υποβολής προσφορών για την αναβάθμιση του λογισμικού της βάσης δεδομένων από CLARA σε CLAVIS Από το 2000, η υπηρεσία Ιστορικών Αρχείων χρησιμοποιούσε λογισμικό διαχείρισης αρχείου που ονομάζεται CLARA προκειμένου να στηρίξει τη βάση δεδομένων ARCDOC. Αυτή η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη στο διαδίκτυο (ιστοσελίδα intranet) και χρησιμοποιείται σε μια πιο προηγμένη έκδοση εντός της ίδιας της μονάδας και από τη Γραμματεία του Προεδρείου και του Γραφείου του Γενικού Γραμματέα. Το 2005 ξεκίνησε ένα σχέδιο δημιουργίας μιας νέας βάσης δεδομένων ( CLAVIS), η οποία θα αντικατοπτρίζει καλύτερα τις αλλαγές που πραγματοποιούνται στο περιβάλλον της Τεχνολογίας των Πληροφοριών (ΙΤ) εντός του Κοινοβουλίου. Το σχέδιο έφτασε πλέον στη φάση της υλοποίησης, με την αγορά μιας τεχνικής λύσης για μια νέα βάση δεδομένων μέσω έναρξης λειτουργίας, μέσω μιας διαδικασίας προσφορών που ξεκίνησε τον Ιανουάριο Στα τέλη του 2013, η σύμβαση δεν είχε ακόμη κατακυρωθεί Εργασίες που ολοκληρώθηκαν σε σχέση με το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων (EURA) Σε μια σύμβαση πλαίσιο που τέθηκε σε εφαρμογή από τη ΓΔ ITEC, η Αρχεία Μονάδα Ιστορικό συνήψε σύμβαση για την ανάπτυξη ενός προγράμματος λογισμικού (που ονομάζεται EURA) για την ομαδοποίηση και τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων. Οι εργασίες στο πλαίσιο της σύμβασης ολοκληρώθηκε μέσα του 2013, εντοπίστηκαν όμως ορισμένες δυσλειτουργίες και κοινοποιήθηκαν στον ανάδοχο. Η εφαρμογή δοκιμάστηκε στα τέλη του Προσωρινά αρχεία Η απόφαση που έλαβε ο Γενικός Γραμματέας την 1η Οκτωβρίου 2008 σηματοδότησε την έναρξη ενός σχεδίου κατάρτισης «χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης», με σκοπό την καθιέρωση ενιαίων διαδικασιών για τη διατήρηση των τρεχόντων και προσωρινών αρχείων που διαθέτουν οι υπηρεσίες του Κοινοβουλίου (διάρκεια διατήρησης, η τελική καταστροφή μεμονωμένων εγγράφων ή η μεταφορά τους στα ιστορικά αρχεία και ο βαθμός στον οποίο επιτρέπεται η κοινοποίησή τους). Κάθε ΓΔ πρέπει να καταρτίσει χρονοδιάγραμμα σε συνεργασία με τη Μονάδα Ιστορικών Αρχείων. Στη συνέχεια, τα χρονοδιαγράμματα αυτά θα εναρμονιστούν προκειμένου να καταστεί δυνατή η χρήση ενός ενιαίου χρονοδιαγράμματος για όλο το Κοινοβούλιο (κοινός κατάλογος διατήρησης). Η απόφαση του Προεδρείου της 2ας Ιουλίου 2012 (άρθρο 6) επικυρώνει την απόφαση αυτή και ορίζει ότι όλα τα χρονοδιαγράμματα διατήρησης πρέπει να έχουν εγκριθεί μέχρι τα τέλη PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 10/20 DV\ doc

13 Ιανουαρίου Στη συνέχεια θα πρέπει να αρχίσουν οι καταθέσεις ιστορικών αρχείων στη Μονάδα. Στα τέλη του 2013 εκκρεμούσε μόνο η επικύρωση των καταλόγων διατήρησης της ΓΔ COMM και των νέων/μελλοντικών ΓΔ (EPRS και SAFE). 5. Ιστορικά αρχεία 5.1 Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Η απόφαση του Προεδρείου της 2ας Ιουλίου επιβεβαίωσε τον βασικό σκοπό των ιστορικών αρχείων, δηλ. να είναι τα εκεί κατατεθειμένα έγγραφα διαθέσιμα εντός του Κοινοβουλίου και να παρέχεται στο κοινό πρόσβαση σε αυτά (άρθρο 8). Προκειμένου να καταστούν τα αρχεία τεκμηρίωσης όσο το δυνατόν πιο προσιτά στο κοινό, η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων εφαρμόζει διάφορες μεθόδους προβολής των αρχειακών συλλογών της: 1. Πληροφορίες για έγγραφα στη βάση δεδομένων ARCDOC: Η ARCDOC περιέχει πάνω από πέντε εκατομμύρια έγγραφα. Το 2013 έγιναν 490 αναζητήσεις στη βάση δεδομένων (ελαφρά μείωση σε σχέση με το 2012 που έγιναν 552 αναζητήσεις). 2. Ιστότοπος ενδοδικτύου Ο ιστότοπος του ενδοδικτύου των Ιστορικών Αρχείων είναι προσβάσιμος στην ακόλουθη διεύθυνση: Πέρα από τη βάση δεδομένων, ο ιστότοπος περιλαμβάνει σειρά ιστορικών ενοτήτων: «Το Κοινοβούλιο στο παρελθόν»: άρθρα για δραστηριότητες του Κοινοβουλίου στο παρελθόν όσον αφορά συγκεκριμένα θέματα (πέντε αρχεία το 2013) πρώην Πρόεδροι και Γενικοί Γραμματείς (σελίδα ενδοδικτύου με κινηματογραφημένε ς συνεντεύξεις και αναλύσεις αρχείων πολλών Προέδρων και Γενικών Γραμματέων) πρώην Βουλευτές (αρχεία αποκτηθέντα από νυν και πρώην ευρωβουλευτές, με βιογραφίες και αρχειονομική και θεματολογική ανάλυση). Βάση δεδομένων: Ο αριθμός μεμονωμένων χρηστών του ιστοτόπου του ενδοδικτύου των Ιστορικών Αρχείων ανήλθε στους το Βλέπε: Κανόνες για τη διαχείριση των εγγράφων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο DV\ doc 11/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

14 3. Ενότητες στον ιστότοπο Europarl Υπηρεσία τεκμηρίωσης υλικό και συλλογές το Κοινοβούλιο στο παρελθόν δημοσιεύσεις κληροδότημα της Simone Veil έγγραφα πρώην βουλευτών. Αυτή την περίοδο βρίσκεται σε εξέλιξη η διεξοδική αναδιαμόρφωση του περιεχομένου και θα εκτελεστεί αφότου ολοκληρωθεί η διεργασία αναβάθμισης του ιστοτόπου Europarl (σχέδια για δυναμικές σελίδες όπου οι πληροφορίες θα μπορούν να διοχετεύονται από επιχειρησιακά τμήματα). 4. Απάντηση σε αιτήματα του κοινού για έγγραφα/πληροφορίες που υποβάλλονται από απόσταση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου κλπ. Το 2013 εξετάστηκαν 807 αιτήματα από την ομάδα υποστήριξης των ερευνητών και κατατέθηκαν πάνω από έγγραφα. Οι αριθμοί αυτοί φανερώνουν αύξηση σε σχέση με τους αριθμούς του 2012 (771 αιτήματα και έγγραφα). 5. Πρόσβαση σε ιστορικά έγγραφα με αυτοπρόσωπη επίσκεψη στις εγκαταστάσεις των Ιστορικών Αρχείων με τη βοήθεια της Ομάδας Εξυπηρέτησης Επισκεπτών ( Front Office team) Πραγματοποιήθηκαν 25 ατομικές επισκέψεις μελέτης διάρκειας μίας έως 28 ημερών από άτομα που επιθυμούσαν να κάνουν έρευνα σε βάθος, και στα οποία το προσωπικό των Ιστορικών Αρχείων πρόσφερε τεχνική υποστήριξη και βοήθεια τεκμηρίωσης Η μέση διάρκεια μιας επίσκεψης μελέτης ήταν μεγαλύτερη από τα προηγούμενα έτη. Περίπου 60 επισκέπτες συμμετείχαν σε ομαδικές επισκέψεις στη διάρκεια του έτους. 6. Ασκούμενοι Προσλήφθηκαν τρεις «ασκούμενοι Schuman», εκ των οποίων ένας εργάστηκε σε μελέτες και ένας βοήθησε στην αναδιοργάνωση της βιβλιοθήκης των Ιστορικών Αρχείων και της συλλογής ΑΚΕ. Επιπλέον, ένας ασκούμενος αναδιοργάνωσε την απογραφή των μαγνητικών εγγραφών και ένας άλλος προετοίμασε την απαραίτητη τεκμηρίωση για την διεξαγωγή της συνέντευξης με τον κ. Pöttering. 7. Μελέτες και δημοσιεύσεις Δυο ιστορικές δημοσιεύσεις - Equalising opportunities: the women s rights committees και 25 years of the Sakharov Prize: the European Parliament upholding freedom of thought - διανεμήθηκαν στους Βουλευτές και το προσωπικό του ΕΚ και, εκτός Κοινοβουλίου, σε ακαδημαϊκούς φορείς. Ένα δίγλωσσο CD που περιέχει όλα τα ψηφίσματα που εγκρίθηκαν από την Κοινοβουλευτική Συνέλευση Ίσης Εκπροσώπησης ΑΚΕ-ΕΕ κατά την περίοδο διανεμήθηκε στα μέλη της ΕΚΕ-ΕΕ στη σύνοδο της ολομέλειας της Συνέλευσης τον Νοέμβριο στην Αντίς Αμπέμπα. 8. Εκθέσεις Το 2013 διοργανώθηκαν στο Στρασβούργο δύο εκθέσεις με αφίσες, έγγραφα και εικόνες η πρώτη διοργανώθηκε με την ευκαιρία της Παγκόσμιας Ημέρας της Γυναίκας τον Μάρτιο PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 12/20 DV\ doc

15 και η δεύτερη για τον εορτασμό της 25ης επετείου του Βραβείου Ζαχάρωφ τον Νοέμβριο. Η έκθεση για το Βραβείο Ζαχάρωφ εγκαινιάστηκε επίσημα από τον Πρόεδρο Schulz παρουσία παλαιότερων βραβευθέντων. 9. Ιστορική περιγραφή των συλλογών Οι περιγραφές αποβλέπουν στο να παράσχουν στους ερευνητές μια ιστορική επισκόπηση των σειρών τεκμηρίωσης που διατίθενται στη βάση δεδομένων ARCDOC. Το 2013 ξεκίνησε πλήρης επανεξέταση των περιγραφών. 10. Τα Ιστορικά Αρχεία και το ιστορικό τμήμα της Βιβλιοθήκης διαθέτουν «Υπηρεσία ιστορικών πληροφοριών» και αναγνωστήριο για εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες. Η υπηρεσία αυτή παρέχει πρόσβαση στα ιστορικά έγγραφα που διαθέτουν οι δύο μονάδες για όλους τους ερευνητές που επιθυμούν να εμβαθύνουν περαιτέρω στην ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης. 11. Συνεντεύξεις πρώην Προέδρων και Γενικών Γραμματέων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Σκοπός του έργου αυτού είναι ο εμπλουτισμός των αρχειακών συλλογών που αφορούν πρώην Προέδρους και Γενικούς Γραμματείς του Κοινοβουλίου με την προσθήκη κινηματογραφημένων συνεντεύξεων με προσωπικότητες που άφησαν τη σφραγίδα τους στην ιστορία του θεσμού. Το έργο αυτό εκτελείται σε συνεργασία με την ΓΔ COMM (Μονάδα Οπτικοακουστικών Μέσων) και πλέον έχουν πραγματοποιηθεί συνεντεύξεις με τους περισσότερους πρώην Προέδρους και Γενικούς Γραμματείς (εκκρεμούν οι συνεντεύξεις με τους Προέδρους Buzek και Schulz και τους Γενικούς Γραμματείς Priestley και Rømer). Τα αρχεία θα υποβληθούν έπειτα σε εξέταση (εκκρεμεί η παράδοση των αρχείων για τους Pöttering, Schulz και Rømer). Η ιστοσελίδα του ενδοδικτύου με τις συνεντεύξεις περιέχει ένα ευρύ φάσμα εγγράφων (βιογραφικά και επιλογές εγγράφων από το αρχειακό υλικό των συγκεκριμένων προσώπων) ( 12. Νέα διαδικασία επεξεργασίας των αρχείων των πρώην ΒΕΚ Στο πλαίσιο της διαδικασίας για την απόκτηση αρχείων νυν και πρώην ΒΕΚ, η οποία εγκρίθηκε με την απόφαση του Προεδρείου της 4ης Ιουλίου 2011, δυο νέα αρχεία ( Doyle και Wallis) αποκτήθηκαν το 2012 και θα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία το Στο πλαίσιο αυτό, αποκτήθηκαν δύο ακόμη αρχεία το 2013 (Muscardini και Βαρβιτσιώτης). 5.2 Επεξεργασία αρχείων Αρχειακό υλικό και υλικό που αποκτήθηκε το 2013 DV\ doc 13/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

16 Τα επί του παρόντος διαθέσιμα ιστορικά αρχεία ανέρχονται σε περίπου 2700 γραμμικά μέτρα 1 και αποτελούνται από νομοθετικές και διοικητικές συλλογές, μερικές από τις οποίες βρίσκονται ακόμη σε στάδιο επεξεργασίας. Στο παράρτημα παρατίθεται ένας μη εξαντλητικός κατάλογος. Τα αρχεία αυτά υφίστανται επεξεργασία σε δυο φάσεις: Καταθέσεις αρχείων σε χαρτί: το 2013 αποκτήθηκαν περίπου 200 γραμμικά μέτρα αρχείων σε χαρτί στο πλαίσιο των τακτικών καταθέσεων (προφορικές ερωτήσεις, πρωτότυπες πράξεις, αρχεία από διάφορες επιτροπές (PETI, JURI, LIBE), κλπ.). Οι βασικές καταθέσεις είχαν ως εξής: PR και AM πρωτότυπα m Προφορικές ερωτήσεις m Πρακτικά ολομελειών m Επιτροπή PETI m Επιτροπή JURI 9 m Επιτροπή LIBE 26 m Συμφωνίες (σε DVD που έστειλε το Συμβούλιο) 30 συμφωνίες Διαδικασίες συναπόφασης Πρωτότυπες πράξεις που κατατίθενται στα Αρχεία 79 αποφάσεις 80 έγγραφα ΓΔ COMM αφίσες Έγγραφα πρώην βουλευτών: Muscardini/Βαρβιτσιώτης Διοικητικά έγγραφα Βιβλίο επισκεπτών από την προεδρία Pöttering 0.70 m 1 m 2 βιβλία Διαλογή, κωδικοποίηση, περιγραφή (αρχείων σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή) και ψηφιοποίηση (αρχείων σε χαρτί): σε αυτό το στάδιο γίνεται ταυτοποίηση και αναδιοργάνωση των αρχείων, με απόρριψη των εγγράφων που δεν παρουσιάζουν καμία διοικητική ή ιστορική αξία (άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83). Ακολούθως, πραγματοποιείται περιγραφή ανά επίπεδο, βάσει της αρχειονομικής προδιαγραφής ISAD(G) (σειρές και αρχεία) και βάσει ευρείας σειράς κριτηρίων, και η περιγραφή καταχωρείται απευθείας στη βάση δεδομένων. Η εργασία αυτή έγινε από εξωτερικό συνεργάτη, με εξαίρεση τα αρχεία των τεσσάρων «πρωτοβουλιών πολιτών», τα οποία επεξεργάστηκε νεοσυσταθείσα ομάδα αρχειονόμων. Η διεργασία του «επαναπατρισμού» των αρχειονομικών εργασιών θα συνεχιστεί το Ο συνολικός αριθμός των γραμμικών μέτρων παραμένει ο ίδιος, ανεξαρτήτως του αριθμού των νέων στοιχείων που αποκτώνται επειδή πραγματοποιούνται τακτικές μεταφορές στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Φλωρεντία. PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 14/20 DV\ doc

17 Καταχώρηση στη βάση δεδομένων (ψηφιοποιημένων εγγράφων ή αρχείων που δημιουργήθηκαν σε ηλεκτρονική μορφή): το 2013, πάνω από μονάδες (σειρές ομοειδών εγγράφων, αποτελούμενων κυρίως από ένα έγγραφο σε όλες τις γλωσσικές του εκδοχές) εισήχθησαν στη βάση δεδομένων. Η κατανομή είναι ως εξής: ARCDOC Μονάδες που προστέθηκαν το 2013: RP PR/DE QP PV PT DE OD Vcred it Pres. Χάρτης Θεμ. Δικαιωμ. Σύνολο AC AH PE PE PE PE PE PE PE ΣΥΝΟΛ Ο FI AO CIG ΑΚΕ SG MEP 04EV - Enrico Vinci WAL - WALLIS, Diana DOY - DOYLE, Avril JP - J.Priestley Σύνολο: 488 Συνολικές μονάδες που προστέθηκαν το 2013 = = Αρχεία RP Κοινοβουλευτικές εκθέσεις DV\ doc 15/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

18 Επιμέρους αρχειακό υλικό Αρχειακό υλικό PR/ DE QP PV PT DE OD Pres. FI AO ΑΚ Ε SG ME P CIG Προτάσεις ψηφίσματος και γραπτές δηλώσεις Κοινοβουλευτικές ερωτήσεις Πρακτικά (ολομέλειας και επιτροπών) Αναφορές Πλήρη πρακτικά των συζητήσεων: πλήρεις συζητήσεις και ομιλίες Έγγραφα των ιθυνόντων οργάνων (Προεδρείο, Διάσκεψη των Προέδρων και Κοσμήτορες) Έγγραφα των Γραφείων των Προέδρων Συλλογή εικονογραφημένων εγγράφων (αφίσες προεκλογικών εκστρατειών) Επίσημες πράξεις ACC - Συμφωνίες Κοινοβουλευτικά όργανα τομέα αναπτυξιακής συνεργασίας Έγγραφα γραφείων Γενικών Γραμματέων Έγγραφα βουλευτών Έγγραφα που σχετίζονται με διακυβερνητικές διασκέψεις Πέραν της ψηφιοποίησης των εγγράφων που είναι σε χαρτί, υπάρχουν σχέδια για την ψηφιοποίηση των ηχογραφήσεων των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών και αντιπροσωπειών. Μία παρτίδα κασετών ψηφιοποιήθηκε το 2013, η οποία περιείχε συνολικά ώρες ηχογραφήσεων. Μεταβίβαση των επεξεργασμένων αρχείων σε χαρτί στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ίδρυμα της Φλωρεντίας: Σύμφωνα με τη σύμβαση μεταξύ της Επιτροπής, εξ ονόματος των άλλων οργάνων της ΕΕ, και του Ευρωπαϊκού Πανεπιστημιακού Ιδρύματος Φλωρεντίας, η οποία υπογράφηκε στις 17 Νοεμβρίου 1984, καθώς και των αποφάσεων που ελήφθησαν σε συνεδριάσεις της ομάδας εργασίας του Κοινοβουλίου για τα αρχεία, τα Ιστορικά Αρχεία μετεβίβασαν 51 γραμμικά μέτρα αρχείων, τα οποία περιείχαν: προτάσεις ψηφίσματος PE γραπτές ερωτήσεις PE προφορικές ερωτήσεις PE3-PE4 3 κωδικοποίηση: πρακτικά ολομελειών AC-PE0 γραπτές ερωτήσεις AC-PE1 κοινοβουλευτική έκθεση PE0-PE2 πρόταση ψηφίσματος PE1-PE2 5 ΣΥΝΟΛΟ 51 lm Υπηρεσία εμπιστευτικών εγγράφων PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 16/20 DV\ doc

19 Η Μονάδα Διαβαθμισμένων Πληροφοριών, που υπάγεται στη Διεύθυνση Υπηρεσιών Προεδρίας, θα επιφορτιστεί με τη διατήρηση διαβαθμισμένων εγγράφων (π.χ. όλων των εγγράφων που υπερβαίνουν το επίπεδο «περιορισμένης διάθεσης») και με την επανεξέταση για τον αποχαρακτηρισμό τους με τη συμπλήρωση 25ετίας από τη δημοσίευσή τους (απόφαση του Προεδρείου της 6ης Ιουνίου 2011). Ως προς το χειρισμό άλλων εγγράφων που περιέχουν πληροφορίες που ενδέχεται να μην μπορούν να δημοσιοποιηθούν (εμπιστευτικές λεπτομέρειες, προσωπικά δεδομένα ή πληροφορίες που επηρεάζουν εμπορικά συμφέροντα επιχειρήσεων), νέοι κανόνες βρίσκονται επί του παρόντος υπό επεξεργασία με σκοπό: την αντικατάσταση της απόφασης της 6ης Ιουνίου 2011 (εκδόθηκε νέα απόφαση του Προεδρείου το 2013) τον καθορισμό εκτελεστικών μέτρων σε επίπεδο EPRS για τις αποφάσεις σχετικά με τη διαχείριση εγγράφων της 2ας Ιουλίου 2012 (του Προεδρείου) και της 25ης Οκτωβρίου 2013 (του Γενικού Γραμματέα). 6. Σχέσεις με διεθνείς οργανισμούς και επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς φορείς Συνεχίστηκαν οι σχέσεις με διεθνείς υπηρεσίες αρχειοθέτησης και πραγματοποιήθηκαν επισκέψεις μεμονωμένων ερευνητών από ευρωπαϊκά πανεπιστήμια (από τη Γερμανία, τη Γαλλία, την Ιταλία, το Βέλγιο, την Ισπανία, τη Σλοβενία, την Πολωνία, τη Δανία, την Ελλάδα και το Λουξεμβούργο) και από μη ευρωπαϊκά πανεπιστήμια (από τις ΗΠΑ, την Ουκρανία, τη Γεωργία και την Κίνα). Επισκέψεις πραγματοποιήθηκαν επίσης από: εξωτερικές ομάδες: το Κοινοβούλιο της Σενεγάλης, το Κοινοβούλιο της Τυνησίας, το Πανεπιστήμιο της Σιένας, το Αμερικανικό Πανεπιστήμιο της Ουάσινγκτον, ομάδα διοργανικών ασκουμένων εσωτερικές ομάδες: διάφορες ομάδες από τη Μονάδα Αιτημάτων Πολιτών για Παροχή Πληροφοριών. Οι δημοσιεύσεις των Ιστορικών Αρχείων συνεχίζουν να διανέμονται σε ένα ευρύ φάσμα ακαδημαϊκών και επαγγελματικών φορέων (πανεπιστήμια, αρχεία και βιβλιοθήκες). Οι μεταδιδακτορικοί φοιτητές που σπουδάζουν ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης στο Λουξεμβούργο κάνουν συχνή χρήση των πόρων των Ιστορικών Αρχείων στο πλαίσιο των εργασιών τους. Η συνεργασία με τα κεντρικά ιστορικά αρχεία της ΕΕ στη Φλωρεντία γίνεται όλο και πιο σημαντική. Ενώ νέες μέθοδοι συνεργασίας μελετώνται στο πλαίσιο της μελλοντικής αναθεώρησης του κανονισμού αριθ. 354/83 του Συμβουλίου, η Μονάδα Ιστορικών Αρχείων του ΕΚ ενισχύει και αποσαφηνίζει τους τρόπους κατάθεσης και περιγραφής των αρχείων της, προκειμένου να εναρμονίσει την παρουσίαση των αρχείων της με εκείνα της Φλωρεντίας και να τους επιτρέψει να παρουσιάζονται σε μορφή DTD/EAD στη δικτυακή θέση Archives Portal Europe. Πολλές συναντήσεις πραγματοποιήθηκαν με τη Φλωρεντία. Τα Ιστορικά Αρχεία διοργάνωσαν επίσης, στις 24 Ιουνίου 2013, τη διοργανική συνάντηση των Ιστορικών Αρχείων στην Ευρωπαϊκή Ένωση, η οποία πραγματοποιείται ανά διετία και στην οποία, μεταξύ άλλων, συζητήθηκε η αναθεώρηση του κανονισμού αριθ. 354/83 του Συμβουλίου. DV\ doc 17/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

20 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Περιγραφή των κυριότερων τύπων εγγράφων και συλλογών που περιέχονται στα προσωρινά και τα ιστορικά αρχεία Έγγραφα σχετικά με την κοινοβουλευτική δραστηριότητα Πρακτικά των συνεδριάσεων της ολομέλειας: - πρωτότυπη έκδοση με την υπογραφή του Προέδρου (από το 1960) σε όλες τις γλώσσες - έκδοση δημοσιευμένη στην Επίσημη Εφημερίδα (πλήρης συλλογή, σε έντυπη μορφή από το 1952), μόνο στα γαλλικά. Συζητήσεις : - πλήρης συλλογή σε όλες τις γλώσσες από το 1952 (σε μικροφόρμες και/ή σε ψηφιακή μορφή) - ημιτελής συλλογή με χειρόγραφες διορθώσεις των συντακτών. Ψηφίσματα / Προτάσεις ψηφίσματος: - πλήρης συλλογή από το Πρακτικά των συνεδριάσεων των επιτροπών και αντιπροσωπειών από το 1952 (αποσπασματική συλλογή των συνεδριάσεων των αντιπροσωπειών). Εκθέσεις επιτροπών από το 1952 και προπαρασκευαστικά έγγραφα: - Αd hoc Συνέλευση ( ) - Κοινή Συνέλευση ΕΚΑΧ ( ) - Ευρωπαϊκή Κοινοβουλευτική Συνέλευση και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από την άμεση εκλογή ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, πρώτη κοινοβουλευτική περίοδος ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, δεύτερη κοινοβουλευτική περίοδος ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, τρίτη κοινοβουλευτική περίοδος ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, τέταρτη κοινοβουλευτική περίοδος ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, πέμπτη νομοθετική περίοδος ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, έκτη κοινοβουλευτική περίοδος ( ) Αναφορές: - πλήρης συλλογή από το 1955 έως το Κοινοβουλευτικές ερωτήσεις (γραπτές, προφορικές ή για την Ώρα των Ερωτήσεων): πλήρης συλλογή. Γραπτές δηλώσεις. Ηχητικές εγγραφές, ημιτελής συλλογή (περίπου κασέτες ηχογραφήσεων από συνεδριάσεις επιτροπών, αντιπροσωπειών και ιθυνόντων οργάνων ΑΚΕ) από το 1992 έως το PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 18/20 DV\ doc

21 Έγγραφα πολιτικών οργάνων Αρχείο Προέδρων: - αρχείο Simone Veil (Προέδρου ) (έγινε απογραφή, μέρος του είναι διαθέσιμο στο κοινό) - αρχείο Pieter Dankert (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Pierre Pflimlin (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Λόρδου Plumb (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Enrique Barón Crespo (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Egon Klepsch (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Klaus Hänsch (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο José María Gil-Robles (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Nicole Fontaine (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Pat Cox (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Josep Borrell Fontelles (Προέδρου ) (έγινε απογραφή) - αρχείο Jerzy Buzek (Προέδρου ). Κείμενα των οργάνων της Προεδρίας (Προεδρείο και διευρυμένο Προεδρείο, Διάσκεψη των Προέδρων, Κοσμήτορες) (πρακτικά και έγγραφα, πλήρης συλλογή από το 1952 έως το 2004) Επιτροπή των Προέδρων ( ) Αρχεία της Διάσκεψης των Προέδρων των Επιτροπών ( ). Επίσημη αλληλογραφία Πλήρης συλλογή σε χρονολογική σειρά από το Συλλογή του Προέδρου (μόνο επίσημη αλληλογραφία), σε χρονολογική σειρά από το Ειδικά αρχεία Σειρά κοινών συνεδριάσεων της Συμβουλευτικής Συνέλευσης του Συμβουλίου της Ευρώπης ( ) - πλήρης περιγραφή. Αρχείο της Επιτροπής των τεσσάρων Προέδρων ( ) πλήρης περιγραφή. Αρχείο της Συνέλευσης ΑΚΕ ( ) πλήρης περιγραφή. Αρχείο της Συνέλευσης ΑΚΕ ( ) πλήρης περιγραφή. Διακυβερνητικές Διασκέψεις (ΔΚΔ). Αρχείο Γενικών Γραμματέων: - έγγραφα από το Γραφείο του κ. Nerée tot Babberich ( ) - έγγραφα από το Γραφείο του κ. Nord ( ) - έγγραφα από το Γραφείο του κ. Opitz ( ) - έγγραφα από το Γραφείο του κ. Vinci ( ) - έγγραφα από το Γραφείο του κ. Priestley ( ). Αρχείο Bruck: έγγραφα που αφορούν τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και τον Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης των Υπαλλήλων. Αρχεία βουλευτών (κατόπιν επεξεργασίας): κ. Watson DV\ doc 19/20 PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.

22 κ. Beer κ. Wallis κ. Gurmai (μόνο έγγραφα σχετικά με την έκθεση της «πρωτοβουλίας πολιτών») κ. Häfner (μόνο έγγραφα σχετικά με την έκθεση της «πρωτοβουλίας πολιτών») κ. Lamassoure (μόνο έγγραφα σχετικά με την έκθεση της «πρωτοβουλίας πολιτών») κ. Doyle κ. Muscardini κ. Βαρβιτσιώτης κ. Theato Φωτογραφίες βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και άλλων ηγετικών προσωπικοτήτων που συνδέονται με την ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης. Συλλογή από αφίσες. Συμφωνίες και συνθήκες από το 1952 (σε CD από το 2004) Συνθήκες έως το Αρχείο από τη Συνέλευση για το Μέλλον της Ευρώπης ( ) πλήρης περιγραφή. Αρχείο: μεικτή ομάδα αιρετών εκπροσώπων σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο (υπό επεξεργασία). Διαδικασίες συναπόφασης πλήρεις σειρές. PE /ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 20/20 DV\ doc