Der Generalsekretär D(2009) ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ

Transcript

1 Der Generalsekretär D(2009) ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ Θέμα : Πέμπτη ενημερωτική έκθεση για τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το έργο του Κέντρου Αρχείων και Τεκμηρίωσης (CARDOC) (Άρθρο 9, παρ. 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22ας Σεπτεμβρίου 2003 σχετικά με το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας) ΙΣΤΟΡΙΚΟ Ο κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας ορίζει με το άρθρο 9, παρ. 2 ότι "κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Η διάταξη αυτή αποσκοπεί στη διάδοση της γνώσης σχετικά με τις δραστηριότητες των οργάνων στον τομέα της διάθεσης ιστορικής τεκμηρίωσης προς όφελος των πολιτών και κυρίως όσων ενδιαφέρονται ιδιαίτερα για την ιστορία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ιστορικών, ερευνητών και της πανεπιστημιακής κοινότητας). Σύμφωνα με τις συνήθεις διευθετήσεις που έχει καθορίσει η Διοργανική Ομάδα Συνεργασίας στον τομέα των αρχείων, η έκθεση δραστηριότητας του Κέντρου Αρχείων και Τεκμηρίωσης (CARDOC) συντάσσεται με απόφαση των θεσμικών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ. Αφορά ειδικότερα την υλοποίηση των στόχων που είχε θέσει το Προεδρείο με την απόφαση που έλαβε στις 16 Δεκεμβρίου 2002 ("Ενίσχυση της ενημέρωσης και της διαφάνειας: τα Αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου"), ιδίως όσον αφορά την κεντρική συγκέντρωση των αρχείων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στο CARDOC, τον εκσυγχρονισμό των αρχείων (ψηφιοποίηση και δημοσίευση των στοιχείων σε βάση δεδομένων διαθέσιμη μέσω Intranet / Internet) και την παροχή πρόσβασης του κοινού στα αρχειακά έγγραφα. Λαμβάνει επίσης υπόψη την απόφαση του Προεδρείου της NT\ doc

2 10ης Οκτωβρίου 2007 σχετικά με το χειρισμό του αρχειακού υλικού των πρώην βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ Καλείται το Προεδρείο να λάβει γνώση της ενημερωτικής έκθεσης με θέμα το έργο του κέντρου ιστορικών αρχείων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου το 2008 και να εξουσιοδοτήσει τη δημοσιοποίησή της, περιλαμβανομένης και κοινοποίησής της προς τα άλλα θεσμικά όργανα και δημοσίευσής της μέσω Intranet/Internet του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Klaus WLE Συνημμένο: Ενημερωτική έκθεση /22 NT\ doc

3 Λουξεμβούργο, 20 Απριλίου 2009 ΠΕΜΠΤΗ ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ για ΤΑ ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ και ΤΙΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ (CARDOC) 2008 (Άρθρο 9, παρ. 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22ας Σεπτεμβρίου 2003 σχετικά με το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας) NT\ doc 1/22

4 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή Διοίκηση Προϋπολογισμός Προσωπικό Κατάρτιση Επικοινωνία και συνεργία εντός του θεσμικού οργάνου Κτηριακοί χώροι Αυτοματοποίηση Υλικό (Hardware) Λογισμικό (Software) Ενδιάμεσα αρχεία Ιστορικά αρχεία Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Αρχειονομική επεξεργασία Σχέσεις με διεθνείς φορείς και επαγγελματικές και πανεπιστημιακές οργανώσεις Ομάδα διοργανικής συνεργασίας /22 NT\ doc

5 Εισαγωγή Η παρούσα έκθεση συντάσσεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9, παρ. 2 του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 (όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22ας Σεπτεμβρίου 2003) σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα ιστορικά αρχεία της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, που ορίζει ότι "κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Η έκθεση παρέχει ενημέρωση σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και με τη Μονάδα "Κέντρο Αρχείων και Τεκμηρίωσης" (CARDOC), στην οποία ανατίθενται τα αρχεία 1. Αφού εκπονήθηκε γενική στρατηγική για την απόκτηση και επεξεργασία συλλογών ιστορικών εγγράφων το 2007 με σκοπό την απόκτηση, πέραν των συλλογών αρχείων πολιτικού και νομοθετικού περιεχομένου, επίσης αρχείων όπου καταγράφονται δραστηριότητες στα υψηλότερα επίπεδα (Γραφεία Προέδρων, Προεδρείο, Γενικοί Γραμματείς, αποφάσεις Γενικών Διευθύνσεων) και στο επίπεδο των κοινοβουλευτικών επιτροπών, το έργο το 2008 εστιάσθηκε στη δημιουργία πλαισίου προς υλοποίηση αυτής της πολιτικής και ανάπτυξη πρωτοβουλιών που να διευκολύνουν το άνοιγμα ιστορικών αρχείων τόσο εντός του οργάνου όσο και στο ευρύ κοινό. Τα κύρια στοιχεία της δράσης αυτής ήταν τα εξής: η δρομολόγηση έργου για τη διαχείριση των τρεχόντων και ενδιαμέσων αρχείων του Κοινοβουλίου η αρχική υλοποίηση της απόφασης του Γενικού Γραμματέα σχετικά με την απ ευθείας απόκτηση εγγράφων πρώην βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και η συμπλήρωση του έτους χρηματοδότησης εθνικών ιδρυμάτων που διαχειρίζονται αρχεία αυτού του είδους έκδοση των εξής έργων: Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από 50 χρόνια και Οι Επιτροπές της Κοινής Συνέλευσης έκθεση γαλλικών αφισών σχετικά με τις πρώτες άμεσες εκλογές στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο άρση της διαβάθμισης της συλλογής αναφορών ( ). Οι νέες αυτές ενέργειες εντάσσονται σε ένα ήδη δομημένο πλαίσιο δραστηριοτήτων για τη συστηματική εφαρμογή της απόφασης του Προεδρείου της 16ης Δεκεμβρίου 2002 σχετικά με την "ενίσχυση της ενημέρωσης και διαφάνειας: τα αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Η απόφαση αυτή που αποτελεί το θεμέλιο δράσης του CΑRDΟC, 1 Η έκθεση σκιαγραφεί την πρόοδο που έχει συντελεσθεί από το Για οιαδήποτε βασική πληροφορία σχετικά με τη δομή και τα καθήκοντα του CARDOC, βλ. ενημερωτική έκθεση αριθ. 1 σχετικά με το έτος NT\ doc 3/22

6 προβλέπει τρεις στρατηγικούς στόχους (οι οποίοι εμφαίνονται κατωτέρω μαζί με τα κύρια επιτεύγματα): Κεντρική συγκέντρωση των αρχείων ιστορικού ενδιαφέροντος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου: απόφαση του Προεδρείου της 10ης Οκτωβρίου 2007 για εξορθολογισμό των κανόνων που διέπουν την επεξεργασία των εγγράφων πρώην βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μετά την αρχική υλοποίησή τους (βλ. Τμήμα 4) δρομολόγηση έργου για τη θέσπιση πινάκων διαχείρισης όλων των Γενικών Διευθύνσεων με σκοπό να ορισθούν κανόνες για τη διαχείριση των εγγράφων του Κοινοβουλίου και ούτως να βοηθηθεί η αρχειοθέτηση (βλ. Τμήμα 4) αποκτήθηκαν νέες συλλογές εγγράφων από διάφορα τμήματα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (βλ. Τμήμα 4) αποκτήθηκαν ηχογραφήσεις των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών, αντιπροσωπειών και συνεδριάσεων ΑΚΕ προς ψηφιοποίηση των μαγνητικών εγγραφών (βλ. Τμήμα 4) οργανώθηκαν διάφορα μαθήματα κατάρτισης σε θέματα διαχείρισης αρχείων εγγράφων, με πρωτοβουλία του CARDOC, από τις Μονάδες CARDOC Μητρώο και Αλληλογραφία [με συντονισμό από τη Μονάδα Επαγγελματικής Κατάρτισης] (βλ. Τμήμα 1.3). Αυτοματοποίηση των αρχείων (βλ. Τμήμα 5.2): η ψηφιοποίηση των παλαιών αρχείων και η σύνταξη σχετικού ευρετηρίου, η οποία ξεκίνησε ήδη το 2000, συνεχίστηκε για τα συνήθη νομοθετικά έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (εκθέσεις, κοινοβουλευτικές ερωτήσεις, προτάσεις ψηφίσματος, συζητήσεις) με την ψηφιοποίηση άνω των εγγράφων και σύνταξη ευρετηρίου από αυτά συνεχίσθηκε η επεξεργασία των αρχείων των Προέδρων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου με ψηφιοποίηση των εγγράφων των Προέδρων Nicole Fontaine, Pat Cox και Josep Borrell και σύνταξη ευρετηρίου για τα έγγραφα αυτά Έρχισε η επεξεργασία των εγγράφων του Γενικού Γραμματέα Enrico Vinci. Παροχή πρόσβασης στα έγγραφα για τους ερευνητές και τους πολίτες που επιθυμούν να εμβαθύνουν στην ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης (βλ, κεφάλαιο 5.1): δημοσιεύθηκε ιστορική μελέτη για να παρουσιάσει ευκρινώς τις ιστορικές συλλογές που διαθέτει το CARDOC και να πανηγυρίσει την 50ή επέτειο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου: Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από 50 χρόνια ακολούθησε η δημοσίευση Οι Επιτροπές της Κοινής Συνέλευσης, η οποία απευθύνεται σε πανεπιστημιακό κοινό το πρώτο έτος παροχής επιχορηγήσεων για την επεξεργασία των αρχείων πρώην βουλευτών άρχισε με χρηματοδότηση έξι ιδρυμάτων κρατών μελών νέα διαδικασία κινήθηκε τον Οκτώβριο 2008 οι σχέσεις με πανεπιστήμια συνεχίστηκαν και εμβαθύνθηκαν 4/22 NT\ doc

7 συνεχίσθηκαν να γίνονται δεκτοί ασκούμενοι και επισκέπτες με ερευνητικά ενδιαφέροντα κύρια ενδιαφέροντα ήταν ιστορικά θέματα και η διαχείριση παλαιών αρχείων η θέση στο διαδίκτυο και η βάση δεδομένων ARCDOC, που είχαν αποτελέσει αντικείμενο περαιτέρω ανάπτυξης το 2007, εμφανίζουν αύξηση του αριθμού χρηστών που τις συμβουλεύονται το 2008 με πρόταση της Επιτροπής Αποχαρακτηρισμού ο Γενικός Γραμματέας αποφάσισε τον αποχαρακτηρισμό της συλλογής αναφορών τεχνικά προβλήματα σε σχέση με την παρουσίαση της βάσης δεδομένων "ΑRCDΟC" στο ενδοδίκτυο επιλύθηκαν από την Διεύθυνση Τεχνολογίας της Πληροφορίας η Διεύθυνση Τεχνολογίας της Πληροφορίας συνεχίζει να εργάζεται προς επίλυση των τεχνικών και πολιτικών προβλημάτων που σχετίζονται με τη δημοσιοποίηση της βάσης δεδομένων στο διαδίκτυο. 1. Διοίκηση 1.1. Προϋπολογισμός Το 2008 το CARDOC διαχειρίστηκε τρεις θέσεις του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, η μία εκ των οποίων περιείχε δύο υποδιαιρέσεις ( /02): Θέση Ονομασία Συνήθεις δραστηριότητες Τεχνικός εξοπλισμός και εγκαταστάσεις για αρχεία Συντήρηση μηχανών (κυρίως ανάγνωσης/ αναπαραγωγής) Δαπάνες τεκμηρίωσης και βιβλιοθήκης: βιβλία, συνδρομές, εφημερίδες, περιοδικά και προϊόντα μέσων ενημέρωσης για τη ΓΔ Προεδρίας Δαπάνες για υλικό των αρχείων: επεξεργασία του υλικού αρχειονομικού χαρακτήρα του Κοινοβουλίου και των οργάνων του σε όλα τα υποθέματα, και απόκτηση υλικού αρχείων σε υποθέματα υποκατάστασης Δαπάνες για υλικό των αρχείων: Επεξεργασία των εγγράφων βουλευτών τα οποία έχουν κατατεθεί υπό μορφή δωρεάς ή κληροδοτήματος στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο Αγορά βιβλίων και περιοδικών για τη ΓΔ Εξωτερικές υπηρεσίες αρχειοθέτησης Συνεισφορά στο κόστος επεξεργασίας των εγγράφων βουλευτών και πρώην βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Η κύρια χρηματοδότηση που χορηγήθηκε το 2008 αφορούσε: την ολοκλήρωση της επεξεργασίας (ψηφιακή μορφή και σύνταξη ευρετηρίου) των κοινοβουλευτικών εκθέσεων έως το τέλος της δεκαετίας 1990 επεξεργασία των εγγράφων του Γενικού Γραμματέα Enrico Vinci NT\ doc 5/22

8 λειτουργική ανάλυση των αναγκών που σχετίζονται με τη δημιουργία νέας βάσης δεδομένων χρηματοδότηση της επεξεργασίας των εγγράφων πρώην βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στο πλαίσιο αυτής της διαδικασίας (πρόσκληση για την υποβολή προτάσεων) το σύνολο των πόρων για το οικονομικό έτος καταβλήθηκε σε τέσσερα ιδρύματα, ελήφθη απόφαση για έξι νέα έργα χρηματοδότησης για το οικονομικό έτος , η δε πρόσκληση για την υποβολή προτάσεων για το οικονομικό έτος δημοσιεύθηκε πρόωρα τον Οκτώβριο Επειδή η σύμβαση πλαίσιο για την παροχή υπηρεσιών αρχειοθέτησης από προσωπικό εκτός οργάνου κατά πάσαν πιθανότητα θα φθάσει στο ανώτατο όριό της το 2009, τον Οκτώβριο 2008 προκηρύχθηκε νέα πρόσκληση υποβολής προσφορών Προσωπικό Προσωπικό στο οργανόγραμμα Το οργανόγραμμα του CARDOC συνεχίζει να περιλαμβάνει 27 θέσεις, μολονότι ο αριθμός πρόκειται να μειωθεί το 2009 μετά την αποχώρηση υπαλλήλου από την ενεργό υπηρεσία η θέση του οποίου είχε μεταφερθεί σε έκτακτη βάση στο CARDOC. Από τις θέσεις αυτές οι 11 αφορούν καθήκοντα συντονισμού και διαχείρισης και οι 16 τυπικά καθήκοντα της Μονάδας (αρχειονομία, διαχείριση των βάσεων δεδομένων, τεχνολογία της πληροφορίας, διάδοση πληροφοριών και τεκμηρίωση, γραμματεία). Η Μονάδα είναι οργανωμένη κατά ομάδες καθηκόντων: Ι παραλαβή αρχειακών στοιχείων επί παντός υλικού μεταφορά στη Φλωρεντία διαχείριση της αλληλογραφίας ΙΙ προσδιορισμός της φύσης των εγγράφων ("κωδικοποίηση") διαχείριση των αποθεμάτων ΙΙΙ διάδοση των εγγράφων τεχνική βοήθεια στο αναγνωστήριο διαχείριση των βιβλίων και του εξοπλισμού πληροφορικής στο αναγνωστήριο ανάπτυξη και διαχείριση των σχέσεων με το (εσωτερικό και εξωτερικό) κοινό ΙV διαχείριση της συλλογής μικροφωτοδελτίων/μικροφορμών καταγραφή των μικροφορμών V διοίκηση, προϋπολογισμός, τεχνολογίες της πληροφορίας. VI διαχείριση της βάσης δεδομένων "ΑRCDΟC" 6/22 NT\ doc

9 σχεδιασμός οιασδήποτε πρωτοβουλίας για τη βελτίωση της βάσης δεδομένων ή τη δημιουργία νέων βάσεων δεδομένων VII μελέτες VIII διαχείριση των ad hoc καταθέσεων υλικού από οιαδήποτε υπηρεσία του ΕΚ IX προετοιμασία των δημοσιεύσεων του CΑRDΟC, σε συνεργασία με το Τυπογραφείο σχεδιασμός και διοργάνωση εκδηλώσεων στον τομέα των ιστορικών αρχείων (εκθέσεις κλπ) τροφοδότηση και ενημέρωση της θέσης του CΑRDΟC στο ενδοδίκτυο (μη αποκλειστική αρμοδιότητα). X εκτέλεση του έργου διαχείρισης των τρεχόντων και ενδιαμέσων αρχείων του Κοινοβουλίου Εξωτερικό προσωπικό Το εξωτερικό προσωπικό που επιδίδεται σε αρχειονομικά καθήκοντα εργαζόμενο "intra muros" ανέρχεται σε άτομα Κατάρτιση Μαθήματα που διοργανώθηκαν Υπό την αιγίδα της Μονάδας Επαγγελματικής Κατάρτισης διεξήχθηκαν τέσσερα μαθήματα κατάρτισης στον χειρισμό του αρχειακού υλικού και της τεκμηρίωσης από τους ειδικούς του CΑRDΟC και τις Μονάδες Μητρώου Εγγράφων και Επίσημης Αλληλογραφίας. Τα μαθήματα αυτά παρακολούθησε μεγάλος αριθμός υπαλλήλων (περίπου 54) προερχόμενων από όλες τις ΓΔ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Μαθήματα που παρακολουθήθηκαν Τα μέλη των ομάδων λειτουργίας παρακολούθησαν μαθήματα κατάρτισης που παρέδωσαν ειδικευμένοι εξωτερικοί φορείς με στόχο τη εμβάθυνση και επικαιροποίηση των γνώσεών τους. Δύο σειρές μαθημάτων σε ηλεκτρονικά αρχεία διεξήχθησαν στο Παρίσι και μία σειρά μαθημάτων (καλοκαιρινά μαθήματα Delos) για τη μακροχρόνια συντήρηση αρχείων διεξήχθη στην Ιταλία. Ο υπάλληλος που είναι αρμόδιος για τον τομέα της τεχνολογίας της πληροφορίας παρακολούθησε το διεθνές συνέδριο με θέμα τα πρότυπα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης (DLM Forum). Ως μέρος των σχέσεων με αντίστοιχα τμήματα κοινοβουλίων των κρατών μελών μία μικρή αντιπροσωπεία του CARDOC επισκέφθηκε το Γερμανικό Υπουργείο Εξωτερικών για να λάβει πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και διαχείριση βάσης δεδομένων τεκμηρίωσης στο εν λόγω υπουργείο. Νέοι υπάλληλοι NT\ doc 7/22

10 Το CARDOC συνέβαλε επίσης στο πρόγραμμα εισαγωγής που παρέχεται στους νέους υπαλλήλους που εντάσσονται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο η συμβολή του CARDOC αποσκοπεί στην παρουσίαση των δυνατοτήτων έρευνας και των τρόπων κατάθεσης εγγράφων στη Μονάδα Επικοινωνία και συνεργία εντός του θεσμικού οργάνου Η Μονάδα CARDOC αποτελεί τμήμα της ΓΔ Προεδρίας, εντός της οποίας εντάσσεται στη Διεύθυνση Α: "Υπηρεσίες της Προεδρίας". Συνεπώς, υπάρχουν προνομιακές σχέσεις με τις υπηρεσίες αυτής της ΓΔ (η συνεργία με τις Μονάδες Μητρώου Εγγράφων και Αλληλογραφίας αποτελεί μάλιστα γενικό στόχο δράσης κάθε χρόνο): Γραμματεία του Προεδρείου Τα έγγραφα του Προεδρείου (από το 1952 έως το 1999) έχουν ψηφιοποιηθεί πλήρως, συνοδεύονται από σχετικό ευρετήριο και διατίθενται επιγραμμικά από την γραμματεία του Προεδρείου. Μονάδα Μητρώου Εγγράφων - Αιτήσεις αναζήτησης εγγράφων Η Μονάδα αυτή απευθύνεται στο CARDOC για οιαδήποτε θεματική αναζήτηση εγγράφων που ζητούν οι πολίτες. Το 2008 υποβλήθηκαν 221 αιτήσεις αναζήτησης εγγράφων. - Αιτήσεις άρσης του εμπιστευτικού χαρακτήρα Το CARDOC διαβιβάζει οιαδήποτε αίτηση για έγγραφο εμπιστευτικού χαρακτήρα στο Μητρώο Εγγράφων για προκαταρκτική αποτίμηση. Το 2008 υποβλήθηκαν 20 περίπου τέτοιες αιτήσεις. - Υπηρεσία εμπιστευτικών αρχείων (ΥΕΑ) Την υπηρεσία αυτή τη διαχειρίζεται το Μητρώο αλλά μέχρι στιγμής το CARDOC ασκεί καθήκοντα διατήρησης των εγγράφων που εξέρχονται της αίθουσας εγγράφων εμπιστευτικού χαρακτήρα. Με συμφωνία μεταξύ των προϊσταμένων του CARDOC και της ΥΕΑ, προβλέπεται ωστόσο ότι, εν καιρώ, η ΥΕΑ θα αναλάβει και τα καθήκοντα διατήρησης. Το 2008 μία δεύτερη σειρά εγγράφων εμπιστευτικού χαρακτήρα αποθηκευμένων στους χώρους εναπόθεσης του CARDOC διαβιβάσθηκε στην ΥΕΑ προς αποθήκευση. 8/22 NT\ doc

11 - Αποχαρακτηρισμός 2 Η επιτροπή συνήλθε πλείονες φορές το 2008 και πρότεινε στον Γενικό Γραμματέα οι αναφορές που υπέβαλε το κοινό την περίοδο να αποχαρακτηρισθούν. Η απόφαση του Γενικού Γραμματέα (να παραμείνουν μερικά έγγραφα εμπιστευτικού χαρακτήρα) εγκρίθηκε στις 16 Ιουλίου Μονάδα Αλληλογραφίας Η συνεργασία με τη Μονάδα Αλληλογραφίας συνίστατο κυρίως σε από κοινού διαχείριση της κατάρτισης (βλ. Τμήμα 1.3) και την τακτική διαβίβαση εισερχομένης και εξερχομένης αλληλογραφίας. Μονάδα Προϋπολογισμού/Οικονομικών της Διεύθυνσης Α Η μονάδα αυτή είναι αρμόδια για τις πράξεις δημοσιονομικής εκτέλεσης, τον προκαταρκτικό έλεγχο των πράξεων αυτών και την πλαισίωση των διαδικασιών αγοράς. Οι σχέσεις με τη συγκεκριμένη μονάδα έχουν καταστεί στενότερες. Εν πρώτοις η Μονάδα Προϋπολογισμού/Οικονομικών κίνησε και έλεγξε άνω των 218 πράξεις εκτέλεσης του προϋπολογισμού (κυρίως δαπάνες αναλήψεων υποχρεώσεων, εξουσιοδοτήσεις πληρωμής και δελτία παραγγελιών) Επιπροσθέτως η μονάδα έχει διαδραματίσει ζωτικής σημασίας ρόλο παρέχοντας συμβουλές για τις τεχνικές διευθετήσεις της κίνησης και της παρακολούθησης όλων των συναλλαγών με αντίκτυπο στον προϋπολογισμό, ιδίως στην πρόσκληση υποβολής δημοσίων προσφορών για την παροχή υπηρεσιών αρχειονομίας και την πρόσκληση υποβολής προτάσεων για επιχορηγήσεις που αποσκοπούν στην κάλυψη των δαπανών επεξεργασίας του αρχειακού υλικού των πρώην βουλευτών (βλ. Τμήμα Προϋπολογισμός). Διεύθυνση Τεχνολογίας της Πληροφορίας (DIT) Με την DIT αντιμετωπίσθηκαν το 2008 (βλ. επίσης Τμήμα 3: Αυτοματοποίηση): - εναρκτήρια φάση της εκτέλεσης λειτουργικής ανάλυσης δυνάμει του νέου έργου βάσης δεδομένων CARDOC, η οποία να προετοιμάζει και το τελικό στάδιο ανάπτυξης - προκαταρκτικά εγχειρήματα για την ανάρτηση της βάσης δεδομένων ARCDOC στο διαδίκτυο εδώ εντάσσονται πτυχές τόσο τεχνικού χαρακτήρα (δοκιμές φορτώσεως κλπ.) όσο και γραφικού σχεδιασμού προορίζονται να εξασφαλίσουν συμμόρφωση προς τα πρότυπα του Europarl - πρόταση από το CARDOC στη DIT σχετικά με την εκτέλεση έργου μεταβίβασης δεδομένων GEDA Επίσημης Αλληλογραφίας, για να 2 Για λεπτομερή εξήγησητων λόγων που οδήγησαν στη δημιουργία Επιτροπής Αποχαρακτηρισμού σε σχέση με την υλοποίηση των κανονισμών αριθ. 1049/2001 και 354/83 βλέπε την Έκθεση Δραστηριοτήτων αριθ. 4 που καλύπτει το έτος NT\ doc 9/22

12 απλοποιηθεί η διαχείριση της επίσημης αλληλογραφίας η DIT αποφάσισε να η δώσει συνέχεια στην πρόταση λόγω ανεπαρκείας οικονομικών πόρων Ήταν επίσης συχνή η επαφή με το Γραφείο του Γενικού Γραμματέα και με διάφορα τμήματα σε άλλες ΓΔ. Γραφείο του Γενικού Γραμματέα Υπάρχει στενή συνεργασία με το Γραφείο του Γενικού Γραμματέα. Τα έγγραφα του Enrico Vinci έχουν αποκτηθεί και τυγχάνουν επεξεργασίας. Θα ακολουθήσουν τα έγγραφα του Sir Julian Priestley. Μετά την επεξεργασία το Γραφείο του Γενικού Γραμματέα θα παρέχει πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα μέσω βάσεων δεδομένων. ΓΔ Επικοινωνίας (CΟΜΜ) Εγκαθιδρύθηκε καλή συνεργασία με τη ΓΔ CΟΜΜ για τη διανομή της δημοσίευσης με θέμα την 50η επέτειο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Η βοήθεια την οποία προσέφερε η ΓΔ CΟΜΜ συνέβαλε σημαντικά στην επιτυχία της έκθεσης αφισών με θέμα τις πρώτες άμεσες εκλογές για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο το 1979 (βλ. Τμήμα 5.1: Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών). Γενικές Διευθύνσεις Εσωτερικών Πολιτικών (IPOL), Εξωτερικών Πολιτικών (EXPOL), Προσωπικού (PERS), Οικονομικών (FINS) και Υποδομών και Διερμηνείας (IFIN) Υπήρξε ουσιαστική συνεργασία με τη ΓΔ IPOL για την απόκτηση των ιστορικών αρχείων των κοινοβουλευτικών επιτροπών και την ενσωμάτωσή τους στις συλλογές που ήδη διατίθενται από το CARDOC. Έχουν αποκτηθεί έγγραφα από τις Επιτροπές Νομικών Θεμάτων, Μεταφορών και Τουρισμού και Περιφερειακής Ανάπτυξης και τις Προσωρινές Επιτροπές για το Σύστημα Παρακολούθησης ECHON και για τον Ρατσισμό και την Ξενοφοβία τα οποία και έχουν (εν μέρει) τύχει επεξεργασίας. Υπήρξε επαφή με τις ΓΔ IPOL, PERS, FINS και INLO για να εξασφαλίζεται ομαλή υλοποίηση του έργου που αποσκοπεί στη διαχείριση των τρεχόντων και ενδιαμέσων αρχείων όπως αποφασίσθηκε από τον Γενικό Γραμματέα την 1η Οκτωβρίου 2008 (βλ. Τμήμα 4). Στα τέλη του έτους συντάχθηκε σχέδιο πίνακα διαχείρισης των τομέων της ΓΔ IPOL (δεν έχει όμως ακόμη λάβει τελική μορφή). Μονάδα Επαγγελματικής Κατάρτισης (ΓΔ PERS) Οι σχέσεις με αυτή τη Μονάδα αφορούν τη διεξαγωγή μαθημάτων κατάρτισης στον τομέα των αρχείων (βλ. Τμήμα 1.3). 10/22 NT\ doc

13 2. Κτηριακοί χώροι Συνεχίστηκε η αναδιευθέτησης και ο εξορθολογισμός των αποθηκών εντός των κτηρίων. Το 2007 περίπου 130 τρέχοντα μέτρα παλαιών αρχείων μεταβιβάσθηκαν στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Φλωρεντία. 3. Αυτοματοποίηση 3.1 Υλικό (Hardware) Το θέμα αυτό είναι άνευ αντικειμένου για το CARDOC. Η διαχείριση του υλικού (κεντρικός υπολογιστής (server) και βάση δεδομένων) που χρησιμοποιεί η Υπηρεσία είναι αρμοδιότητα της ΓΔ Καινοτομίας και Τεχνολογικής Υποστήριξης (ITEC). 3.2 Λογισμικό (Software) Εξέλιξη του λογισμικού CLARA Η Μονάδα CARDOC χρησιμοποιεί από το 2000 το λογισμικό διαχείρισης αρχείων CLARA, το οποίο στηρίζει τη βάση δεδομένων ARCDOC. Αυτή η βάση δεδομένων διατίθεται επιγραμμικά (στο ενδοδίκτυο) και μία περισσότερο προηγμένη έκδοσή της χρησιμοποιείται εντός του CARDOC, της Γραμματείας του Προεδρείου και του Γραφείου του Γενικού Γραμματέα. Το 2005 άρχισε η εκτέλεση έργου για τη δημιουργία νέας βάσης δεδομένων η οποία να αντικατοπτρίζει ακριβέστερα τις αλλαγές του όλου συστήματος τεχνολογίας της πληροφορίας του Κοινοβουλίου. Το έργο έφθασε στο στάδιο της λειτουργικής ανάλυσης το Το εν λόγω στάδιο θα εκτείνεται κατά πάσαν πιθανότητα έως τα μέσα του 2009, εν συνεχεία θα ακολουθήσει τεχνική ανάπτυξη Θέση στο ενδοδίκτυο Η διεύθυνση μέσω της οποίας μπορεί να συμβουλεύεται κανείς το CARDOC στον ιστό είναι: To 2008 πολλές μελέτες που είχαν βάση τις συλλογές αρχείων προστέθηκαν στη θέση αυτή και τέθηκαν στη διάθεση του κοινού (Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από 50 χρόνια, Οι Επιτροπές της Κοινής Συνέλευσης και συλλογή των εγγράφων της πρώτης Προέδρου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Simone Veil). Στη θέση προστέθηκε επίσης σελίδα όπου εμφαίνονται τα έγγραφα πρώην βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου τα οποία ευρίσκονται σε ιδρύματα κρατών μελών και τυγχάνουν επεξεργασίας χάρις σε χρηματοδότηση από το Κοινοβούλιο. Μπορεί να τα συμβουλευθεί κανείς εξωτερικώς, αλλά απαιτείται ειδική άδεια. Το 2008 η αναζήτηση στοιχείων στη βάση δεδομένων ARCDOC και οι επισκέψεις στις άλλες σελίδες του δικτυακού τόπου του ενδοδικτύου σημείωσαν αμφότερες πολύ μεγάλη αύξηση εν συγκρίσει προς το 2007: βάση δεδομένων, NT\ doc 11/22

14 1 574 το 2008 εν συγκρίσει προς 913 το 2007 δικτυακός τόπος, το 2008 εν συγκρίσει προς το 2007) Παρουσίαση των εγγράφων και των υπηρεσιών του CARDOC στο διαδίκτυο Η μεταφορά των εγγράφων που έχει στην κατοχή του και των υπηρεσιών που καλύπτει το CARDOC στο διαδίκτυο έχει ήδη γίνει εν μέρει, με παρουσίαση των σελίδων σχετικά με τις νομικές βάσεις του έργου που επιτελεί η Μονάδα, των υπηρεσιών βοήθειας στην έρευνα τις οποίες παρέχει, των αρχείων και συλλογών που θέτει στη διάθεση των ενδιαφερομένων, των δημοσιεύσεων και της σειράς "Το Κοινοβούλιο Άλλοτε" (επεισόδια από την πολιτική ιστορία του Οργάνου) τα έγγραφα της Simone Veil προστέθηκαν το Η δημοσιοποίηση της βάσης δεδομένων ARCDOC στο διαδίκτυο όμως έχει οδηγήσει σε ένα πρόβλημα: η συντακτική επιτροπή του δικτυακού τόπου Europarl έχει ζητήσει να προσαρμοσθούν τα γραφικά της βάσης δεδομένων στα πρότυπα του δικτυακού τόπου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Η ΓΔ ITEC θα εργασθεί επ αυτού το Ενδιάμεσα αρχεία Επί του παρόντος τα ενδιάμεσα αρχεία που υπάρχουν φθάνουν σε σύνολο περίπου τρεχόντων μέτρων και συνίστανται σε υλικό, ως επί το πλείστον νομικής φύσεως, που τελεί ακόμη υπό επεξεργασία. Ένας (μη εξαντλητικός) κατάλογος εμφαίνεται στο παράρτημα. Τα αρχεία αυτά υποβάλλονται σε επεξεργασία σε δύο φάσεις: Κατάθεση: το 2008 ελήφθησαν στο πλαίσιο των τακτικών καταθέσεων περίπου φάκελοι σε χαρτί (προφορικές ερωτήσεις, γραπτές ερωτήσεις, ερωτήσεις της ώρας των ερωτήσεων, πρωτότυπα τροπολογιών) και 54 τρέχοντα μέτρα εγγράφων από τη Μονάδα Διανομής και την Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων της ΕΕ. Πέραν των συνήθων καταθέσεων που λαμβάνει το CARDOC, όπως είναι οι κοινοβουλευτικές ερωτήσεις και οι αποφάσεις του Κοινοβουλίου που αφορούν την απαλλαγή για την εκτέλεση του γενικού προϋπολογισμού της ΕΕ, οι κύριες καταθέσεις υλικού είχαν ως εξής: Καταθέτουσα Υπηρεσία Μονάδα Συνδιαλλαγής και Συναπόφασης Κοινοβουλευτικές επιτροπές (ιδιαιτέρως οι Επιτροπές Ανάπτυξης και Πολιτισμού) Βουλευτές του ΕΚ Προσωρινή Επιτροπή σχετικά με τον Αφθώδη Πυρετό 8 r/m* κασέτες 4 l/m* 4 l/m* Αντικείμενο της κατάθεσης Φάκελοι συνδιαλλαγής (τετάρτη κοινοβουλευτική περίοδος) Κασέτες των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών Δύο συλλογές από έγγραφα πρώην βουλευτών * l/m = τρέχον μέτρο 12/22 NT\ doc

15 Διαλογή και ενοποίηση: είναι το στάδιο όπου προσδιορίζονται και ανασυγκροτούνται φάκελλοι με σκοπό την ψηφιοποίηση των φακέλλων έγγραφα χωρίς διοικητική ή ιστορική αξία απορρίπτονται (άρθρο 7, κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003) περίπου φάκελλοι, περιλαμβανομένων των εγγράφων των Προέδρων Fontaine, Cox και Borrell, του Γενικού Γραμματέα Enrico Vinci και της Επιτροπής Νομικών Θεμάτων, etc., έχουν υποστεί επεξεργασία και εγγραφεί στη βάση δεδομένων ARCDOC. Πέραν του παραδοσιακού προγράμματος για την απόκτηση πολιτικών και νομοθετικών ενδιαμέσων αρχείων έχει αρχίσει η εκτέλεση δύο έργων που συμπληρώνουν το σύνολο πηγών που πιθανώς να έχουν ιστορικό ενδιαφέρον. Ρυθμιστικό πλαίσιο για τα έγγραφα του Κοινοβουλίου: παραμένει η έλλειψη κανόνων σχετικά με την αρμοδιότητα της διαχείρισης και τελικής κατάθεσης των εγγράφων του Κοινοβουλίου (εξαιρουμένων των κανόνων περί διατήρησης των σχετικών με τον προϋπολογισμό εγγράφων). Συνεπώς παραμένει η αβεβαιότητα σχετικά με τις αρμοδιότητες για τη διαχείριση της τεκμηρίωσης, τη χρονική διάρκεια διατήρησης και το εάν τα έγγραφα πρέπει εν τέλει να καταστραφούν ή να διαβιβασθούν στα ιστορικά αρχεία. Το CARDOC ούτως έχει δρομολογήσει έργο για τη σύνταξη πινάκων διαχείρισης που ορίζουν ποία τμήματα είναι αρμόδια για τη διατήρηση και διαχείριση εγγράφων, τη χρονική διάρκεια διατήρησης, την τελική διάθεση (καταστροφή ή διαβίβαση στα ιστορικά αρχεία) και τον βαθμό στον οποίον μπορούν να κοινοποηθούν. Αυτοί οι πίνακες διαχείρισης συντάσσονται από τις επί μέρους Γενικές Διευθύνσεις και εν συνεχεία θα εναρμονισθούν για να προκύψει ενιαίος πίνακας για το Κοινοβούλιο. Οι πρώτες Γενικές Διευθύνσεις με τις οποίες έχει υπάρξει επαφή ήταν: IPOL, FINS, INLO και PERS. Ιδιωτικά αρχεία πρώην βουλευτών: με την απόφασή του της 10ης Οκτωβρίου 2007 το Προεδρείο καθόρισε ότι αυτά τα αρχεία μπορούσαν να αποκτηθούν από το Κοινοβούλιο, το οποίο θα μπορούσε εν συνεχεία να μεταβιβάσει τα σημαντικότερα στα ιστορικά αρχεία της ΕΕ στη Φλωρεντία, ή να τύχουν επεξεργασίας από τα ιδρύματα των κρατών μελών όπου είχαν κατατεθεί, ενδεχομένως με χρηματοδότηση από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο (διαδικασία με πρόσκληση για υποβολή προτάσεων). Ο πρώτος γύρος αμέσων αποκτήσεων αρχείων πρώην βουλευτών αποδείχθηκε θετικός, με τη συνεργασία και του Συνδέσμου Πρώην Βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, μολονότι αποκτήθηκαν μόνον δύο σειρές εγγράφων διότι η πλειονότητα των μελών του Συνδέσμου είχαν ήδη καταθέσει τα έγγραφά NT\ doc 13/22

16 τους σε ειδικευμένες συλλογές. Νέος γύρος θα διεξαχθεί στο τέλος της κοινοβουλευτικής περιόδου για τα έγγραφα απερχομένων βουλευτών. Διενεργήθηκε πρόσκληση για την υποβολή προτάσεων για τη χρηματοδότηση εγγράφων που τελούν υπό τη διαχείριση ιδρυμάτων των κρατών μελών για το οικονομικό έτος δόθηκε χρηματοδότηση σε έξι ιδρύματα. Η πρόσκληση για το οικονομικό έτος δρομολογήθηκε νωρίς, ήτοι τον Οκτώβριο Ιστορικά αρχεία 5.1. Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Η απόφαση του Προεδρείου της 16ης Δεκεμβρίου ανέθεσε στο CARDOC το καθήκον να παρέχει πλήρη τεκμηρίωση στους ερευνητές και στους ιδιώτες που επιθυμούν να μελετήσουν λεπτομερώς θέματα σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση και την ιστορία της. Για να διευρυνθεί όσο περισσότερο δυνατό αυτό το άνοιγμα της τεκμηρίωσης που έχει στην κατοχή του το CARDOC στους πολίτες, εφαρμόζονται διάφορα μέτρα για την προώθηση των αρχειακών συλλογών του CARDOC: 1. Στοιχεία τεκμηρίωσης στο Intranet + άμεση πρόσβαση στη βάση δεδομένων ARCDOC χρήστες σε ατομική βάση για τη βάση δεδομένων ARCDOC χρήστες σε ατομική βάση για την ιστοθέση Intranet. 2. Απάντηση στις εξ αποστάσεως - μέσω , τηλεφώνου κλπ. - αιτήσεις τεκμηρίωσης/ ενημέρωσης του κοινού Εξετάστηκαν πάνω από αιτήσεις από την ομάδα βοήθειας προς τους ερευνητές, παρασχέθηκαν δε άνω των σελίδες εγγράφων. 3. Επιτόπια απευθείας πρόσβαση στα ιστορικά έγγραφα μέσα στα γραφεία του CARDOC, με τη βοήθεια της ομάδας «Front Office» Έγιναν δεκτές εξήντα εννέα επισκέψεις μελετών διάρκειας από 1 έως 15 ημέρες, με παροχή τεχνικής βοήθειας και βοήθειας σε επίπεδο τεκμηρίωσης. 4. Ασκούμενοι Πέντε αμειβόμενοι ασκούμενοι εργάσθηκαν αντιστοίχως στους εξής τομείς: 3 "Περί ενίσχυσης της πληροφόρησης και της διαφάνειας: τα Αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (παραπομπή γίνεται ανωτέρω). 14/22 NT\ doc

17 μελέτη με θέμα τις εντολές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και των κοινοβουλίων των κρατών μελών μελέτη με θέμα το Θιβέτ οργάνωση των εγγράφων του Γενικού Γραμματέα Enrico Vinci μελέτη με θέμα τις γυναίκες βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μετά τις πρώτες άμεσες εκλογές το 1979 μελέτη με θέμα το πώς είδε ο τύπος των κρατών μελών τις πρώτες άμεσες εκλογές το Μελέτες και δημοσιεύσεις Η δημοσίευση Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από 50 χρόνια, δεύτερη δημοσίευση στη σειρά Περιοδικών Εκδόσεων CARDOC που είναι αφιερωμένες στην 50ή επέτειο της ιδρύσεως του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (Μάρτιος 2008) αποδείχθηκε εξαιρετικά επιτυχής (διανεμήθηκαν άνω των αντίτυπα, εξ ων εκατοντάδες διανεμήθηκαν κατά την επίσημη τελετή στις 12 Μαρτίου 2008 στο Στρασβούργο). Το τρίτο τεύχος των Περιοδικών Εκδόσεων CARDOC, που απευθύνεται κατά κύριον λόγο στον πανεπιστημιακό κόσμο, δημοσιεύθηκε τον Σεπτέμβριο Δημοσίευση των εγγράφων και υπηρεσιών του CARDOC στο Ενδοδίκτυο Η πρωτοβουλία αυτή παρουσιάζεται στο Τμήμα Ιστορική περιγραφή των συλλογών Προορισμός της περιγραφής είναι να παράσχει στους ερευνητές ιστορική επισκόπηση των σειρών τεκμηρίωσης που παρουσιάζονται στη βάση δεδομένων ARCDOC. Η περιγραφή των εκθέσεων που εκπόνησαν οι επιτροπές της Ευρωπαϊκής Κοινοβουλευτικής Συνέλευσης / του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ( ) και της Ειδικής Συνέλευσης (1953) έχει ολοκληρωθεί, όπως έχει ολοκληρωθεί και η περιγραφή των εγγράφων της Simone Veil. 8. Εκδηλώσεις: έκθεση γαλλικών αφισών σχετικά με τις πρώτες άμεσες εκλογές στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο (1979) Στο πλαίσιο του ανοίγματός του προς το κοινό, το 2008 το CARDOC άρχισε να προάγει εκδηλώσεις που προβαίνουν σε χρήση του ιστορικού υλικού που έχει στην κατοχή του. Έκθεση γαλλικών αφισών για τις πρώτες άμεσες εκλογές στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, την οποία και εγκαινίασε ο Πρόεδρος Poettering, διεξήχθη στο Στρασβούργο κατά την περίοδο συνόδου του Δεκεμβρίου NT\ doc 15/22

18 5.2. Αρχειονομική επεξεργασία Η επεξεργασία των ιστορικών αρχείων έπεται της φάσης της διαλογής και ενοποίησης των φακέλων (βλ. Τμήμα 4). Περιλαμβάνει τα εξής τρία στάδια: Ψηφιοποίηση: Το 2008 ψηφιοποιήθηκαν άνω των μονάδων αρχείου (comprising over documents); κατανέμονται ως εξής: ARCDOC Προσθήκη ψηφιοποιημένων εγγράφων το 2008 RP PR/DE QP PV OD PT DE Pres. SG ΣΥΝΟΛΟ AC PE PE PE PE Vinci: PE PE PE Σύνολο RP Κοινοβουλευτικές εκθέσεις PR/DE Προτάσεις ψηφίσματος και γραπτές δηλώσεις QP Κοινοβουλευτικές ερωτήσεις PV Πρακτικά (περίοδοι συνόδου και συνεδριάσεις επιτροπών) OD Έγγραφα των οργάνων διαχείρισης (Προεδρείο, Διάσκεψη των Προέδρων και Κοσμήτορες) PT Αναφορές DE Πλήρη πρακτικά των συνεδριάσεων: παρεμβάσεις Pres. Έγγραφα από τα Γραφεία των Προέδρων SG Έγγραφα από τα Γραφεία των Γενικών Γραμματέων ΣΗΜ: Η θητεία του Enrico Vinci περιλαμβάνει μέρος της δεύτερης κοινοβουλευτικής περιόδου, την τρίτη κοινοβουλευτική περίοδο και μέρος της τετάρτης κοινοβουλευτικής περιόδου. Τα έγγραφά του έχουν αρχειοθετηθεί στην Τρίτη κοινοβουλευτική περίοδο. Στην ψηφιοποίηση των εγγράφων σε χαρτί προστίθεται η ψηφιοποίηση των ηχογραφήσεων των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών: ώρες ηχογράφησης μεταφέρθηκαν σε ψηφιακό υπόθεμα. 16/22 NT\ doc

19 Σύνταξη ευρετηρίου και εισαγωγή στη βάση δεδομένων ARCDOC: πάνω από φάκελοι έτυχαν επεξεργασίας. Αρχειονομική περιγραφή: για τη δραστηριότητα αυτή γίνεται λόγος στο Τμήμα 5.1 (Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών) Επεξεργασία των ειδικών αρχείων: - Αρχεία των Προέδρων: από τον Σεπτέμβριο 2004 το CARDOC ανέλαβε την αρχειακή επεξεργασία των συλλογών εγγράφων των Προέδρων. Τα έγγραφα αυτά αφορούν την άσκηση της Προεδρίας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου από το 1979 (συγκρότηση σε σώμα του πρώτου εκλεγέντος Κοινοβουλίου). Το 2008 αποτέλεσαν αντικείμενο επεξεργασίας τα έγγραφα των Nicole Fontaine, Pat Cox και Josep Borrell. - Γραφείο του Γενικού Γραμματέα: παράλληλα με τα έγγραφα των Προέδρων, το 2008 το CARDOC δρομολόγησε νέο έργο απόκτησης και επεξεργασίας των εγγράφων των πρώην Γενικών Γραμματέων. Πρώτα αποκτήθηκαν τα έγγραφα του Enrico Vinci η επεξεργασία κατά πάσαν πιθανότητα θα ολοκληρωθεί το πρώτο εξάμηνο Σχέσεις με διεθνείς φορείς και επαγγελματικές και πανεπιστημιακές οργανώσεις Το CARDOC συνέχισε να αναπτύσσει σχέσεις με διεθνείς και διοργανικούς φορείς στον αρχειακό τομέα. Συγκεκριμένα παρακολούθησε τη συνάντηση των εκπροσώπων Τμημάτων Αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών στη Λιουμπλιάνα. Όσον αφορά σχέσεις με πανεπιστημιακές οργανώσεις, παγιώθηκε η επαφή με το Πανεπιστήμιο του Λουξεμβούργου φοιτητές μεταδιδακτορικών μαθημάτων ιστορίας της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης χρησιμοποίησαν τακτικά τις πηγές του CARDOC για την έρευνά τους. Πέραν των κοινοβουλευτικών κύκλων οι δημοσιεύσεις του CARDOC εξακολουθούν να διανέμονται σε ευρύ πανεπιστημιακό δίκτυο. 7. Ομάδα διοργανικής συνεργασίας Το Οκτώβριο 2008 το CARDOC διοργάνωσε συνάντηση ομάδας. Καθώς ήταν η χρονική στιγμή κατά την οποία αναθεωρείτο ο κανονισμός αριθ. 1049/2001 (για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής), στη συνάντηση κυρίως συζητήθηκε ο αποχαρακτηρισμός των εγγράφων εμπιστευτικού χαρακτήρα 30 έτη μετά την παραγωγή τους (βλ. Τμήμα 1.4). Άτυπα σχέδια τροπολογιών στην πρόταση της Επιτροπής συζητήθηκαν με τη γραμματεία της Επιτροπής Πολιτικών Ελευθεριών (αρμόδια επί της ουσίας) και τη Νομική Υπηρεσία. Η NT\ doc 17/22

20 ανταλλαγή απόψεων περιελάμβανε το εάν είναι σκόπιμο να αίρονται όλοι οι περιορισμοί της δημοσιοποίησης εγγράφων μετά την παρέλευση ορισμένου χρόνου. Το CARDOC επίσης δήλωσε ότι με πρωτοβουλία του Κοινοβουλίου θα διοργανωθεί νέος διαγωνισμός για εγγραφή σε πίνακα επιτυχόντων αρχειοθετών από την Υπηρεσία EPSO. Το CARDOC επίσης συμμετείχε σε συναντήσεις με την Ομάδα Ευρωπαϊκών Αρχείων. Η Ομάδα συνίσταται από εκπροσώπους των κρατών μελών και των θεσμικών οργάνων της ΕΕ και συγκροτήθηκε σε σχέση με τη σύσταση του Συμβουλίου του Νοεμβρίου 2005 η οποία ορίζει προτεραιότητες για την ανάπτυξη οργανωμένου, συντονισμένου περιβάλλοντος αρχείων σε διεθνές επίπεδο. Παρουσίασε ενδιάμεση έκθεση σχετικά με την υλοποίηση των προτεραιοτήτων του Συμβουλίου. 18/22 NT\ doc

21 Παράρτημα Περιγραφή των κυριότερων τύπων εγγράφων και συλλογών που περιέχονται στα ενδιάμεσα και τα ιστορικά αρχεία Έγγραφα προερχόμενα από το κοινοβουλευτικό έργο Συνοπτικά πρακτικά των συνεδριάσεων της ολομελείας: - πρωτότυπη έκδοση με την υπογραφή του Προέδρου (από το 1960) σε όλες τις γλώσσες - έκδοση δημοσιευμένη στην Επίσημη Εφημερίδα (πλήρης συλλογή από το 1952), μόνον στα γαλλικά. Συζητήσεις : - πλήρης συλλογή σε όλες τις γλώσσες από το 1952 έως το 2000 (σε μικροφόρμες διαθέσιμη επίσης σε ψηφιακό υπόθεμα) - αποσπασματική συλλογή με χειρόγραφες διορθώσεις των ομιλητών. Ψηφίσματα / Προτάσεις ψηφίσματος: - πλήρης συλλογή από το Πρακτικά των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών (ατελής συλλογή από το 1952) και των αντιπροσωπειών. Εκθέσεις κοινοβουλευτικών επιτροπών από το 1952 και προπαρασκευαστικά έγγραφα: - ad hoc Συνέλευση ( ) - Κοινή Συνέλευση ΕΚΑΧ ( ) - Ευρωπαϊκή Κοινοβουλευτική Συνέλευση και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από την άμεση εκλογή ( ) - πρώτο άμεσα εκλεγμένο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ( ) - δεύτερο άμεσα εκλεγμένο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ( ) - τρίτο άμεσα εκλεγμένο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ( ). Αναφορές : - πλήρης συλλογή από το 1955 έως το Κοινοβουλευτικές ερωτήσεις (γραπτές, προφορικές ή για την Ώρα των Ερωτήσεων) : πλήρης συλλογή. Γραπτές δηλώσεις. Ηχογραφήσεις, ατελής συλλογή ( κασέτες ήχου των συνεδριάσεων: κοινοβουλευτικές επιτροπές, αντιπροσωπείες, ΑΚΕ) ( ). Έγγραφα πολιτικών οργάνων NT\ doc 19/22

22 Συλλογές των Προέδρων (δεν είναι ανοικτές στο κοινό) : - Αρχεία Simone VEIL, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Pieter DANKERT, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Pierre PFLIMLIN, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Λόρδου Plumb, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Barón Crespo, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Egon KLEPSCH, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Klaus HÄNSCH, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία José María GIL-ROBLES, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Nicole FONTAINE, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Pat COX, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Josep BORRL FONTLES, Προέδρου (έγινε απογραφή) Κείμενα των οργάνων της Προεδρίας (Προεδρείο, Διευρυμένο Προεδρείο, Διάσκεψη των Προέδρων, Κοσμήτορες) [πρακτικά και έγγραφα, πλήρης συλλογή από 1952 έως 2003] Επιτροπή των Προέδρων ( ). Επίσημη αλληλογραφία Πλήρης σε χρονική σειρά συλλογή από το Συλλογή του Προέδρου (μόνον επίσημη αλληλογραφία), κατά ημερομηνία από το Ειδικά αρχεία Συλλογή "κοινές συνεδριάσεις της Κοινοβουλευτικής Συνέλευσης και της Συμβουλευτικής Συνέλευσης του Συμβουλίου της Ευρώπης". Αρχεία της Επιτροπής των 4 Προέδρων ( ). Συλλογή (στις επίσημες γλώσσες, ατελής) των συνόδων της Συνέλευσης ΑΚΕ Διακυβερνητικές Διασκέψεις (ΔΚΔ). Συλλογές των Γενικών Γραμματέων: Έγγραφα από το Γραφείο του Enrico Vinci ( ). Αρχεία Bruck: τεκμηρίωση για τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και τον Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης των Υπαλλήλων. Φωτογραφίες βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και άλλων προσωπικοτήτων συνδεδεμένων με την ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης. Συλλογή από αφίσες. Αποκόμματα Τύπου. Συμφωνίες και συνθήκες από το 1952 (σε CD από το 2004). Έγγραφα από τη Συνέλευση για το Μέλλον της Ευρώπης ( ). 20/22 NT\ doc