Λουξεμβούργο, 27 Ιουνίου 2006

Transcript

1 Λουξεμβούργο, 27 Ιουνίου Η ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΑ ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΟΥ ΕΚ ΚΑΙ ΤΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ (CARDOC) - ΕΤΟΣ (ΑΡΘΡΟ 9.2 ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ (ΕΚ, ΕΥΡΑΤΟΜ) ΑΡΙΘ. 1700/2003ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΤΗΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΤΑ ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΗΣ ΕΟΚ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΥΡΑΤΟΜ) NT\ doc PE /ΠΡΟΕΔΡ.

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή Διοίκηση Προϋπολογισμός Προσωπικό Επιμόρφωση Εσωτερική επικοινωνία Κτηριακοί χώροι Αυτοματοποίηση Υλικό (Hardware) Λογισμικό (Software) Ενδιάμεσα αρχεία Ιστορικά αρχεία Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Αρχειονομική επεξεργασία Σχέσεις με επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς οργανισμούς Ομάδα διοργανικής συνεργασίας PE /ΠΡΟΕΔΡ. 2/14 NT\ doc

3 Εισαγωγή Η παρούσα έκθεση συντάσσεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9.2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της προς τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα ιστορικά αρχεία της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, που ορίζει ότι "κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Η έκθεση παρέχει ενημέρωση σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του ΕΚ και με τη Μονάδα "Κέντρο Αρχείων και Τεκμηρίωσης" (CARDOC), στην οποία ανατίθενται τα αρχεία 1. Το 2005 αποτέλεσε για το Κέντρο Αρχείων και Τεκμηρίωσης (CARDOC) χρονιά νέας ώθησης, ανάλυσης και προβληματισμού. Έπρεπε να δοθεί νέα ώθηση στην εφαρμογή των αποφάσεων που έλαβε το Προεδρείο, αντιστοίχως, στις 16 Δεκεμβρίου 2002 σχετικά με την "ενίσχυση της ενημέρωσης και διαφάνειας: τα αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου" και στις 02/06/2003 σχετικά με τον "χειρισμό της αρχειακού υλικού των πρώην βουλευτών". Οι προσανατολισμοί που ενέκρινε το Προεδρείο αφορούσαν τρεις βασικούς στόχους, οι οποίοι παρουσιάζονται κατωτέρω, μαζί με τα μέτρα που ελήφθησαν για την υλοποίησή τους: Κεντρική συγκέντρωση των αρχείων του ΕΚ: πραγματοποιήθηκαν επαφές με διάφορες υπηρεσίες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για την απόκτηση αρχείων που έχουν νομοθετικό ή διοικητικό ενδιαφέρον (βλ. κεφάλαιο 4) συνεχίστηκε η απόκτηση ηχογραφήσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών, με αρχειακή επεξεργασία και ψηφιοποίηση των μαγνητικών εγγραφών (βλ. κεφάλαιο 4) παραδόθηκαν μαθήματα επιμόρφωσης σε θέματα διοικητικών και νομοθετικών αρχείων από την Ένωση Αρχειονόμων Γαλλίας (με την πλαισίωση της Μονάδας Επαγγελματικής Επιμόρφωσης και του CARDOC) σε υπαλλήλους που έχουν αναλάβει τη διαχείριση των αρχείων στις αντίστοιχες υπηρεσίες τους, ώστε να καταστεί δυνατός, μεταξύ άλλων, ένας ομοιογενής χειρισμός κατά τις διάφορες καταθέσεις εγγράφων στο CARDOC (βλ. κεφάλαιο 1.3). Αυτοματοποίηση των αρχείων (βλ. κεφάλαιο 5.2): η ψηφιοποίηση των παλαιών αρχείων, η οποία ξεκίνησε ήδη το 2002, συνεχίστηκε με τυπικά νομοθετικά έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (εκθέσεις, κοινοβουλευτικές ερωτήσεις, προτάσεις ψηφίσματος, συζητήσεις), με την ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση άνω του ενός εκατομμυρίου σελίδων και άνω των εγγράφων ξεκίνησε η επεξεργασία των αρχείων των προέδρων του ΕΚ, με την ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση των αρχειακών εγγράφων των προέδρων Simone Veil και Dankert. 1 Η έκθεση αναφέρεται στην πρόοδο που συντελέστηκε σε σχέση με το Για κάθε βασική πληροφορία όσον αφορά τη δομή και τα καθήκοντα του CARDOC, βλ. ενημερωτική έκθεση αριθ. 1, η οποία αφορά το έτος NT\ doc 3/14 PE /ΠΡΟΕΔΡ.

4 Πρόσβαση στα έγγραφα για τους ερευνητές και τους πολίτες που επιθυμούν να εμβαθύνουν στην ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης (βλ, κεφάλαιο 5.1): οι ενέργειες επεξεργασίας του αρχειακού υλικού των βουλευτών, που έχει κατατεθεί σε εθνικά ιδρύματα ή ενώσεις, συνεχίστηκαν με την περάτωση των σχεδίων του έτους 2004 και την έναρξη της διαδικασίας του Έτσι, επτά αρχειακά υλικά πρώην βουλευτών υποβλήθηκαν σε επεξεργασία με στόχο την πρόσβαση των ερευνητών σε αυτά (με σεβασμό προς τις εθνικές διατάξεις σε θέματα δημοσιότητας των εγγράφων) ξεκίνησε συγκριτική μελέτη σχετικά με τους τεχνικούς, αρχειακούς, δημοσιονομικούς και αγοραστικούς όρους που χαρακτηρίζουν τη δράση των εθνικών οργάνων τα οποία διαχειρίζονται το αρχειακό υλικό των πρώην βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, προκειμένου να καταρτισθούν νέες προτάσεις προς το Προεδρείο για το χειρισμό των αρχείων αυτών αναπτύχθηκαν σχέσεις με πανεπιστημιακούς κύκλους η υποδοχή ασκουμένων και μελετητών συνεχίστηκε και προσανατολίστηκε περαιτέρω στην εξέταση ιστορικών θεμάτων η σελίδα Intranet και η βάση δεδομένων ARCDOC δέχονται πλέον τακτικές προσβάσεις από την πλευρά των εσωτερικών χρηστών του Κοινοβουλίου προωθήθηκε απόφαση του Προεδρείου για τη σύσταση επιτροπής αποχαρακτηρισμού, προκειμένου να επιλυθούν τα προβλήματα που αφορούν την πρόσβαση σε ιστορικά έγγραφα εμπιστευτικού χαρακτήρα. 1. Διοίκηση 1.1 Προϋπολογισμός Το CARDOC διαχειρίστηκε το 2005 πέντε γραμμές του προϋπολογισμού του ΕΚ, δεδομένου ότι προστέθηκε μια νέα γραμμή ( ): Γραμμή Ονομασία Τρέχουσες δραστηριότητες Μίσθωση, συντήρηση, χρήση και επιδιόρθωση υλικού και τεχνικών εγκαταστάσεων: αρχεία Βιβλία, συνδρομές, εφημερίδες, περιοδικά και προϊόντα βιβλιοθηκών μέσων ενημέρωσης Ειδικό υλικό και ειδικές υπηρεσίες για τη βιβλιοθήκη, τα αρχεία και τις μελέτες 2270 Επεξεργασία αρχειακού υλικού του Κοινοβουλίου και των οργάνων του αποτυπωμένου σε κάθε είδους υλικό και αγορά αρχειακού υλικού Συντήρηση συσκευών (ως επί το πλείστον συσκευές ανάγνωσης/ αναπαραγωγής) Αγορά βιβλίων και περιοδικών για τη ΓΔ Αγορά ειδικού υλικού και ειδικών υπηρεσιών Εξωτερικές υπηρεσίες αρχειονομικού χαρακτήρα PE /ΠΡΟΕΔΡ. 4/14 NT\ doc

5 αποτυπωμένου σε υποκατάστατο υλικό 2271 Επεξεργασία του αρχειακού υλικού που οι ευρωβουλευτές διέθεσαν υπό μορφή δωρεών ή κληροδοτημάτων Συγχρηματοδότηση επεξεργασίας αρχειακού υλικού βουλευτών/ παλαιών βουλευτών Οι γραμμές των οποίων η εκτέλεση απαίτησε μεγαλύτερη καινοτομία σε επιχειρησιακό επίπεδο ήταν η 2270, η 2271 και η 2272: Γραμμή 2270: μετά τη θέσπιση (το 2004) κατάλληλου νομικού πλαισίου (συμβάσειςπλαίσια), κατέστη δυνατή η έναρξη των ακόλουθων δράσεων, μέσω της σύναψης ειδικών συμβάσεων υπό μορφή δελτίων παραγγελίας: επεξεργασία και ψηφιοποίηση των ειδικών αρχείων του ΕΚ (ιδίως: αρχεία προέδρων του ΕΚ) τα αρχεία των πρώτων δύο Προέδρων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μετά τις άμεσες εκλογές του 1979 της κ. Simone Veil και του κ. Piet Dankert επεξεργασία του αρχείου των προπαρασκευαστικών εργασιών της Συνέλευσης αποτύπωση της αλληλογραφίας σε μικροφίλμ ψηφιοποίηση ηχογραφήσεων των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών. Γραμμή 2271: ύστερα από "πρόσκληση υποβολής προτάσεων" για τη συγχρηματοδότηση (υπό μορφή επιχορήγησης) των δραστηριοτήτων επεξεργασίας και ψηφιοποίησης υλικού αρχείου που κατέθεσαν νυν και πρώην βουλευτές του ΕΚ ως δωρεά ή κληροδότημα σε ινστιτούτα, ιδρύματα και ενώσεις, τέσσερις εθνικοί οργανισμοί (οι γερμανικοί "Konrad Adenauer" και "Friedrich Ebert Stiftung", ο ιταλικός "Associazione Politica Nazionale Marco Pannella" και ο ελληνικός "Αρχεία Σύγχρονης Κοινωνικής Ιστορίας (ΑΣΚΙ)") απέκτησαν πρόσβαση στη συγχρηματοδότηση. Οι δραστηριότητες χρηματοδότησης του 2004 (δικαιούχοι: τρεις οργανισμοί) περατώθηκαν. Γραμμή 2272: η βασική ενέργεια αφορούσε τη σύναψη σύμβασης παροχής υπηρεσιών με εξωτερικό εργολήπτη, με στόχο την ανανέωση του συστήματος διασύνδεσης με τη βάση δεδομένων ARCDOC, προκειμένου να καταστεί δυνατή μια πιο εύχρηστη πρόσβαση για τους χρήστες του Intranet (και, στο μέλλον, του Internet). 1.2 Προσωπικό Μετά τη μεγάλη αύξηση του 2004, το οργανόγραμμα του CARDOC υπεβλήθη σε σημαντικό εξορθολογισμό και αναδιάρθρωση. Έτσι, οι θέσεις του οργανογράμματος μειώθηκαν από 35 σε 25, ύστερα από αναδιατάξεις προσωπικού ή τη μετάταξη θέσεων που είχαν κενωθεί. Η μείωση αυτή έγινε, ως επί το πλείστον, εις βάρος θέσεων που δεν συνδέονται με το σκληρό πυρήνα των δραστηριοτήτων του CARDOC. Ο νέος προϊστάμενος μονάδας πλαισίωσε το προσωπικό που καλείται να ασκήσει καθήκοντα στο πλαίσιο τεσσάρων ομάδων, υπό τον συντονισμό των επικεφαλής των ομάδων που υπάγονται NT\ doc 5/14 PE /ΠΡΟΕΔΡ.

6 στον προϊστάμενο μονάδας. Σε κάθε ομάδα αντιστοιχεί μια ομάδα καθηκόντων (αρχειονομία διοίκηση και προϋπολογισμός διάδοση των εγγράφων και των πληροφοριών διαχείριση των τεχνολογιών της πληροφορίας). 1.3 Επιμόρφωση Πραγματοποιήθηκε μια σειρά από μαθήματα επιμόρφωσης σε συνεργασία με τη Μονάδα Επαγγελματικής Κατάρτισης και έναν εξωτερικό εργολήπτη (Ένωση Αρχειονόμων Γαλλίας). Τα μαθήματα αυτά είναι ανοικτά στο προσωπικό των άλλων θεσμικών οργάνων της Ένωσης και διαρθρώνονται σε δύο βασικούς άξονες: I. Μαθήματα γενικής φύσης: α) διοικητικά αρχεία (τεχνικές αρχειοθέτησης τρεχόντων αρχείων). Απευθύνεται: σε κάθε κοινό. β) νομοθετικά αρχεία (μέθοδοι αρχειοθέτησης νομοθετικών κειμένων που πρόκειται να αποτελέσουν ιστορικά αρχεία, κατ' εφαρμογήν των διεθνών προδιαγραφών στον τομέα της αρχειοθέτησης). Απευθύνεται: σε αρχειονόμους και υπηρεσίες που επεξεργάζονται τα νομοθετικά έγγραφα, εν όψει της μεταφοράς αυτών των τελευταίων στο CARDOC. II. Εξειδικευμένα θεματολογικά μαθήματα: «ενοποίηση αρχείων», σχετικά με τη συλλογή και την επεξεργασία αρχειονομική περιγραφή Απευθύνονται: σε αρχειονόμους. Το CARDOC συμμετείχε επίσης στο εισαγωγικό πρόγραμμα που προσφέρεται στους νεοπροσλαμβανόμενους στο Κοινοβούλιο υπαλλήλους και που τους παρουσιάζει τις δυνατότητες αναζήτησης και τους τρόπους διαβίβασης εγγράφων στη Μονάδα CARDOC. 1.4 Εσωτερική επικοινωνία και συνεργασίες Η Μονάδα CARDOC υπάγεται στη ΓΔ Προεδρίας, και εντός αυτής στη Διεύθυνση Α, Υπηρεσιών Προεδρίας. Συνεπώς, διατηρεί προνομιακές σχέσεις: με τη Μονάδα "Μητρώου": - για κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα αρχείων που θα μπορούσε να είναι εμπιστευτικής φύσεως (βάσει του κανονισμού 1049/2001 και των Κανόνων Εφαρμογής) και για την οποία η συγκεκριμένη μονάδα είναι η μόνη αρμόδια PE /ΠΡΟΕΔΡ. 6/14 NT\ doc

7 να αποφασίζει για την πρόσβαση του κοινού οι αιτήσεις το 2005 ήταν περί τις 10 - για την αρχειοθέτηση των εμπιστευτικών εγγράφων που προέρχονται από την Επιτροπή τα συγκεκριμένα έγγραφα, αν και τα επεξεργάζεται το Μητρώο (Υπηρεσία Εμπιστευτικών Εγγράφων), αρχειοθετούνται στο CARDOC στο Λουξεμβούργο (έγγραφα που αρχειοθετήθηκαν το 2005: 33) - για τις αιτήσεις που αφορούν παλαιά έγγραφα που έχει λάβει το Μητρώο, οι οποίες διαβιβάζονται στο CARDOC οι αιτήσεις για το 2005 ήταν 197, για πάνω από σελίδες εγγράφων που παρασχέθηκαν στους χρήστες. με τη Μονάδα "Αλληλογραφίας": πραγματοποιήθηκαν δύο μορφές συνεργασίας με τη συγκεκριμένη μονάδα, η οποία καταθέτει στο CARDOC την αλληλογραφία του ΕΚ: σε επίπεδο οργανογράμματος (ανατοποθέτηση υπαλλήλων από το CARDOC στην Αλληλογραφία) για την επιχειρησιακή δραστηριότητα, με την κατάρτιση κανόνων του ΓΓ για την αρχειοθέτηση των παραρτημάτων της αλληλογραφίας, κατόπιν πρότασης ομάδας εργασίας που συστάθηκε στο πλαίσιο της κατευθυντήριας επιτροπής "Adonis". με τη Μονάδα Προϋπολογισμού/Οικονομικών της Διεύθυνσης Α: που είναι αρμόδια για τις πράξεις δημοσιονομικής εκτέλεσης, τον προκαταρκτικό έλεγχο των πράξεων αυτών και την πλαισίωση των διαδικασιών αγοράς. με τη Διεύθυνση Τεχνολογιών της Πληροφορίας (DIT): μεταξύ των προβλημάτων που αντιμετωπίστηκαν σε συνεργασία με την DIT: η ανάπτυξη μιας βάσης δεδομένων εναλλακτικής προς το ARCDOC και πιο διασυνδέσιμη με τις άλλες βάσεις δεδομένων της DIT (πραγματοποιήθηκε προκαταρκτικό σχέδιο) η ανανέωση της διαδικτυακής διασύνδεσης της βάσης δεδομένων ARCDOC (σύμβαση με εξωτερική εταιρεία). Πραγματοποιούνται επίσης συχνές επαφές με υπηρεσίες των άλλων ΓΔ: προκειμένου να καθοριστούν οι λεπτομέρειες της κατάθεσης νομοθετικών ή διοικητικών αρχείων στο CARDOC. Οι συχνότερες επαφές διεξήχθησαν με γραμματείες επιτροπών των Γενικών Διευθύνσεων EXPO και IPOL. με τη Μονάδα "Επαγγελματικής Επιμόρφωσης" (DG PERS): για τη διεξαγωγή μαθημάτων κατάρτισης αρχειακού ενδιαφέροντος (βλ. παρ. 1.3). 2. Κτηριακοί χώροι Η πολιτική διαχείρισης των αποθηκών αποσκοπεί στη συγκέντρωσή τους σε έναν περιορισμένο αριθμό αποθηκευτικών χώρων. NT\ doc 7/14 PE /ΠΡΟΕΔΡ.

8 Η επιχείρηση εξορθολογισμού των πόρων οδήγησε το 2005 στη μεταφορά, στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Φλωρεντία, περίπου 300 γραμμικών μέτρων παλαιών αρχείων. Η επιχείρηση αυτή είχε ως αποτέλεσμα να μειωθούν οι χώροι που χρησιμοποιούνται σήμερα (από έξι σε τέσσερις το 2005) η επιχείρηση αυτή συνεχίζεται και το Αυτοματοποίηση 3.1 Υλικό (Hardware) Το θέμα αυτό είναι άνευ αντικειμένου για το Cardoc. Η διαχείριση του τμήματος υλικού (hardware), κεντρικού υπολογιστή (server) και βάσης δεδομένων που σχετίζονται με την Υπηρεσία, καλύπτεται από την DIT (Διεύθυνση Τεχνολογιών της Πληροφορίας). 3.2 Λογισμικό (Software) Η Μονάδα CARDOC διαθέτει από το 2000 ένα λογισμικό διαχείρισης αρχείων, το CLARA, το οποίο στηρίζει τη βάση δεδομένων ARCDOC. Αυτή τη βάση δεδομένων μπορεί κανείς να τη συμβουλευθεί στους χώρους του CARDOC (σε μια εκδοχή που επιτρέπει μια πιο προηγμένη αναζήτηση), ή στη διαδικτυακή ιστοσελίδα (μέσω διαδικτυακής διασύνδεσης). Το 2005 ξεκίνησε ένα σχέδιο για τη λειτουργία μιας διαδικτυακής διασύνδεσης περισσότερο φιλικής προς τους χρήστες Σελίδα intranet του CARDOC Τη ιστοσελίδα του CARDOC μπορεί να τη συμβουλευθεί κανείς στην ακόλουθη διεύθυνση: Η ιστοσελίδα αυτή εμπλουτίσθηκε το 2005 με μια στήλη που είναι αφιερωμένη στον εορτασμό ιστορικών γεγονότων, τα οποία συνδέονται με την επικαιρότητα. Παρόλο που, για λόγους εμπιστευτικότητας, η βάση δεδομένων ARCDOC στο Intranet του PE παρέμεινε κλειστή κατά τη διάρκεια ορισμένων μηνών, η αναζήτηση στοιχείων σε αυτή ξεπέρασε τις σελίδες. 4. Ενδιάμεσα αρχεία Τα διαθέσιμα σήμερα ενδιάμεσα αρχεία ανέρχονται σε περίπου m/l και αποτελούνται ως επί το πλείστον από νομοθετικό αρχειακό υλικό που βρίσκεται ακόμη σε φάση επεξεργασίας. Μια μη εξαντλητική λίστα τους προσαρτάται σε παράρτημα. Τα αρχεία αυτά υποβάλλονται σε επεξεργασία σε δύο φάσεις: Κατάθεση: το 2005 ελήφθησαν, στο πλαίσιο των τακτικών καταθέσεων, περίπου φάκελοι σε χαρτί (αρχικές τροπολογίες, προτάσεις ψηφίσματος, κοινοβουλευτικές PE /ΠΡΟΕΔΡ. 8/14 NT\ doc

9 ερωτήσεις, έγγραφα προϋπολογισμού, συναποφάσεις, επίσημη αλληλογραφία) και 30 gigabytes εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή (έγγραφα νομοθετικής δραστηριότητας). Έγιναν επίσης οι ακόλουθες έκτακτες καταθέσεις: περίπου 40 m/l εγγράφων του Προεδρείου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για τις συνεδριάσεις του οργάνου αυτού κατά την περίοδο Χάρτης των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (συμμετοχή του ΕΚ στις εργασίες για τη σύνταξή του): 4 m/l Διακομματική Ομάδα Εκπροσώπων Τοπικής και Περιφερειακής Αυτοδιοίκησης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου: 2 m/l Μονάδα Καταχώρισης και Παραπομπής Επισήμων Εγγράφων: Προτάσεις για μεταφορές πιστώσεων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή - Αποφάσεις της Επιτροπής Προϋπολογισμών - Γνωμοδοτήσεις του Συμβουλίου: 1 m/l Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Γραφείο Συμφωνιών: 29 CD Κοινοβουλευτικές Επιτροπές - Αντιπροσωπείες: 1990 κασέτες. Διαλογή και ενοποίηση: σε αυτή τη φάση ταυτοποιούνται και ανασυντίθενται οι φάκελοι, ενώ απομακρύνονται έγγραφα που δεν παρουσιάζουν διοικητικό ή ιστορικό ενδιαφέρον (άρθρο 7 του προαναφερθέντος κανονισμού ΕΚ, Ευρατόμ αριθ. 1700/2003), ενόψει της ψηφιοποίησής τους. Όλες οι εκθέσεις και τα συνοπτικά πρακτικά του Κοινοβουλίου έως το μέσον της 4ης κοινοβουλευτικής περιόδου ανασυστάθηκαν. 5. Ιστορικά αρχεία 5.1 Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Η απόφαση του Προεδρείου της 16ης Δεκεμβρίου ανέθεσε στο CARDOC το καθήκον να παρέχει εξαντλητική τεκμηρίωση στους ερευνητές και στους ιδιώτες που επιθυμούν να μελετήσουν λεπτομερώς θέματα σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση και την ιστορία της. Οι διάφοροι τρόποι πρόσβασης στα ιστορικά έγγραφα του ΕΚ, οι οποίοι σχεδιάστηκαν και προσφέρθηκαν στο κοινό, έδωσαν το 2005 τα ακόλουθα αποτελέσματα: 1. Στοιχεία τεκμηρίωσης στην ιστοσελίδα + άμεση πρόσβαση στη βάση δεδομένων ARCDOC Πάνω από σελίδες αποτέλεσαν αντικείμενο αναζήτησης. 2. Απάντηση στις εξ αποστάσεως - μέσω , τηλεφώνου κλπ. - αιτήσεις τεκμηρίωσης/ ενημέρωσης του κοινού Εξετάστηκαν πάνω από 600 αιτήσεις από την ομάδα βοήθειας προς τους ερευνητές, για πάνω από σελίδες παρασχεθέντων εγγράφων. 1 Περί "ενίσχυσης της πληροφόρησης και της διαφάνειας: τα Αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου", ένθ' ανωτ. NT\ doc 9/14 PE /ΠΡΟΕΔΡ.

10 3. Επιτόπια απευθείας πρόσβαση στα έγγραφα μέσα στα γραφεία του CARDOC, με τη βοήθεια της ομάδας «Front Office» Έγιναν δεκτές περίπου είκοσι επισκέψεις μελετών διάρκειας από 1 έως 15 ημέρες, με παροχή τεχνικής βοήθειας και βοήθειας σε επίπεδο τεκμηρίωσης. 4. Ασκούμενοι Τέσσερις έμμισθοι ασκούμενοι εργάσθηκαν αντιστοίχως στα κεφάλαια της ευρωπαϊκής ιστορίας (η διαδικασία Luns-Westerterp το πρώτο σχέδιο Ευρωπαϊκού Συντάγματος σε συνάρτηση με τη Συνέλευση) και σε υπηρεσίες αρχειονομίας και τεκμηρίωσης. Η πρόσβαση στα έγγραφα είναι κανονικά δημόσια, κατ' εφαρμογήν του κανονισμού του Συμβουλίου αριθ. 1049/2001 (περί πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής). Ωστόσο, υπάρχουν και εξαιρέσεις (άρθρα 4 και 9 του κανονισμού 1049). Σε ό,τι αφορά τα ιστορικά αρχεία, ο κανονισμός 354/83, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου, προβλέπει ότι, μετά την παρέλευση διαστήματος τριάντα ετών από την ημερομηνία της παραγωγής τους, τα έγγραφα καθίστανται προσπελάσιμα στο κοινό. Εν τούτοις, οι εξαιρέσεις που αφορούν την ιδιωτική ζωή και την ακεραιότητα του ατόμου, καθώς και όσες αφορούν τα εμπορικά συμφέροντα ενός φυσικού ή νομικού προσώπου, μπορούν να εξακολουθήσουν να εφαρμόζονται ακόμη και μετά την περίοδο των τριάντα ετών, αν εξακολουθούν να πληρούνται οι όροι εφαρμογής τους. Κατόπιν πρωτοβουλίας του CARDOC, το Προεδρείο αποφάσισε τη συγκρότηση Επιτροπής Αποχαρακτηρισμού, η οποία συστάθηκε από τον Γενικό Γραμματέα η επιτροπή αυτή θα αναλάβει να θέσει τα κριτήρια για την πρόσβαση του κοινού στα εμπιστευτικά έγγραφα μετά τριακονταετία. 5.2 Αρχειονομική επεξεργασία Η επεξεργασία των "ιστορικών αρχείων" έπεται της φάσης της διαλογής και ενοποίησης των φακέλων (βλ. κεφάλαιο 4). Η επεξεργασία αυτή περιλαμβάνει τις ακόλουθες τρεις φάσεις: Ψηφιοποίηση: ένα εκατομμύριο εικόνες, περίπου, ψηφιοποιήθηκαν το Ο όγκος των εγγράφων που έτυχαν επεξεργασίας αναλύεται ως εξής: PE /ΠΡΟΕΔΡ. 10/14 NT\ doc

11 Ψηφιοποίηση έτους 2005 Κοινοβουλευτική περίοδος* Κοινοβουλευτική έκθεση Πρόταση ψηφίσματος Κοινοβουλευτική ερώτηση Συνοπτικά πρακτικά Αναφορά Συζήτηση AC 8 PE PE PE PE PE Σύνολο τεμάχια Ο πίνακας παρουσιάζει το συνολικό αριθμό τεμαχίων ανά τύπο εγγράφου, δηλ. τον αριθμό των εγγράφων που ψηφιοποιήθηκαν και περιγράφηκαν το Ένα έγγραφο μπορεί να αποτελείται από μία ή περισσότερες σελίδες. * Κωδικοί: AC = Κοινή Συνέλευση, PEO = Κοινοβουλευτική Συνέλευση περιόδου και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο περιόδου (μη άμεσα εκλεγέν). PE 1,2,3,4: 1 η, 2 η, 3 η 4 η κοινοβουλευτική περίοδος αντιστοίχως. Ευρετηρίαση: κάπου φάκελοι ευρετηριάσθηκαν με μεταδεδομένα πηγής Eurovoc που επιτρέπουν την αναζήτηση στη βάση δεδομένων βάσει του τίτλου. Πρόκειται για «εκθέσεις» της Ευρωπαϊκής Κοινοβουλευτικής Συνέλευσης και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου από το.1958 έως το Αρχειονομική περιγραφή: κάλυψε τα ακόλουθα αρχεία (βάσει των επιπέδων της διεθνούς αρχειονομικής περιγραφής ISAD-G) Συνέλευση "ad hoc": σειρά. Ευρωπαϊκή Κοινοβουλευτική Συνέλευση και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο έως το 1979: σειρά (μερικώς). Επιτροπή των 4 Προέδρων: αρχεία, υποαρχεία, σειρά, φάκελος και τεμάχιο. Σειρά: Επιτροπή των Προέδρων: φάκελος. Σειρά: Κοινές συνεδριάσεις του Κοινοβουλίου και της Συμβουλευτικής Συνέλευσης του Συμβουλίου της Ευρώπης: φάκελος. NT\ doc 11/14 PE /ΠΡΟΕΔΡ.

12 Επίσης πραγματοποιήθηκε περιγραφή των πιο αξιοσημείωτων οργανισμών (περιγραφή βάσει διεθνούς προδιαγραφής ISAAR-CPF), για τα εν λόγω αρχεία. Μια κατάθεση περίπου 300 m/l στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (AHUE) στην Φλωρεντία πραγματοποιήθηκε όσον αφορά τα ιστορικά αρχεία της "Κοινής Συνέλευσης" και της "Συνέλευσης ad hoc" Επεξεργασία των ειδικών αρχείων: τα αρχεία των Προέδρων Από τον Σεπτέμβριο του 2004, το CARDOC ανέλαβε την αρχειακή επεξεργασία των "αρχείων των Προέδρων". Πρόκειται για τα έγγραφα που αφορούν την άσκηση της Προεδρίας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου από το 1979 (πρώτο εκλεγέν Κοινοβούλιο). Το 2005 υπεβλήθησαν σε επεξεργασία τα αρχεία των δύο πρώτων εκλεγμένων προέδρων του ΕΚ: της κ. Simone Veil και του κ. Peter Dankert. 6. Σχέσεις με τους επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς οργανισμούς Το CARDOC εξακολούθησε να αναπτύσσει τις σχέσεις με τους διεθνείς και τους διοργανικούς οργανισμούς στον αρχειακό τομέα, συμμετέχοντας στις περιοδικές συνεδριάσεις του EBNA (Ευρωπαϊκός Οργανισμός Εθνικών Αρχειονόμων) και του EURBICA, ευρωπαϊκού κλάδου του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων και Αρχειονόμων των Υπουργείων Εξωτερικών. Σε ό,τι αφορά τις σχέσεις με τους ακαδημαϊκούς οργανισμούς, ενισχύθηκαν οι επαφές με το Πανεπιστήμιο του Λουξεμβούργου, του οποίου διάφοροι φοιτητές που έκαναν μεταδιδακτορικό στην ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης, μπόρεσαν να βοηθηθούν στις έρευνές τους. 7. Ομάδα διοργανικής συνεργασίας Το CARDOC οργάνωσε την εξαμηνιαία συνεδρίαση της Ομάδας τον Ιούλιο του Μεταξύ των θεμάτων που εξέτασε με τα άλλα όργανα και τα οποία άξιζαν (κι εξακολουθούν να αξίζουν) εμβάθυνσης, ήταν και το πρόβλημα του αποχαρακτηρισμού των εμπιστευτικών εγγράφων 30 χρόνια μετά την παραγωγή τους (βλ. κεφάλαιο 5). PE /ΠΡΟΕΔΡ. 12/14 NT\ doc

13 Παράρτημα Περιγραφή τω κυριότερων αρχείων και συλλογών που αποτελούν μέρος των ενδιάμεσων ή των ιστορικών αρχείων Έγγραφα προερχόμενα από το κοινοβουλευτικό έργο Συνοπτικά πρακτικά συνεδριάσεων ολομελείας: - Πρωτότυπη έκδοση με την υπογραφή του Προέδρου (από το 1960) - Έκδοση δημοσιευμένη στην Επίσημη Εφημερίδα (πλήρης συλλογή, από το 1952). Συζητήσεις : - Πλήρης συλλογή, σε όλες τις γλώσσες, από το 1952 (σε μικροφίλμ προσεχώς και σε ψηφιακό υπόθεμα) - Αποσπασματική συλλογή, με χειρόγραφες διορθώσεις των ομιλητών. Ψηφίσματα : - Πλήρης συλλογή από το Πρακτικά συνεδριάσεων κοινοβουλευτικών επιτροπών (ατελής συλλογή από το 1952). Εκθέσεις κοινοβουλευτικών επιτροπών, από το 1952 : - "ad hoc" Συνέλευση ( ) - Κοινή Συνέλευση ΕΚΑΧ ( ) - Ευρωπαϊκή Κοινοβουλευτική Συνέλευση και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από την άμεση εκλογή του ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, 1 η κοινοβουλευτική περίοδος ( ) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, 2 η κοινοβουλευτική περίοδος ( ). Αναφορές : - πλήρης συλλογή από το Κοινοβουλευτικές ερωτήσεις (γραπτές, προφορικές, από την Ώρα των Ερωτήσεων) : πλήρης συλλογή. Έγγραφα πολιτικών οργάνων Αρχεία των Προέδρων (ακόμη κλειστά) : - Αρχεία Simone VEIL, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Pieter DANKERT, Προέδρου (έγινε απογραφή) - Αρχεία Pierre PFLIMLIN, Προέδρου Αρχεία Lord PLUMB, Προέδρου Αρχεία Enrique BARON CRESPO Αρχεία KLEPSCH Αρχεία HÄNSCH Αρχεία GIL-ROBLES NT\ doc 13/14 PE /ΠΡΟΕΔΡ.

14 Κείμενα Προεδρείου και Διευρυμένου Προεδρείου (πρακτικά και έγγραφα, πλήρης συλλογή από 1952 έως 1982), Επιτροπή των Προέδρων ( ) Επίσημη αλληλογραφία Πλήρης χρονολογημένη συλλογή, από το Συλλογή του Προέδρου (γνωστή ως "ιδιαιτέρου γραφείου"), χρονολογημένη από το Ειδικά αρχεία Συλλογή "κοινών συνεδριάσεων Κοινοβουλευτικής Συνέλευσης και Συνέλευσης Συμβουλίου της Ευρώπης" Αρχεία της Επιτροπής των 4 Προέδρων ( ). Συλλογή (αποσπασματική στις επίσημες γλώσσες) των συνόδων της Συνέλευσης ΑΚΕ Διακυβερνητικές Διασκέψεις (ΔΚΔ) Αρχεία των Γενικών Γραμματέων Αρχεία Bruck: τεκμηρίωση για τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Φωτογραφίες προσωπικοτήτων συνδεδεμένων με την ιστορία της ευρωπαϊκής ενοποίησης Συλλογή από αφίσες Αποκόμματα Τύπου. PE /ΠΡΟΕΔΡ. 14/14 NT\ doc