Έκδοση Ημερομηνία Εκδότης Λόγος Μεταβολής

Transcript

1 Το παρόν υπόδειγμα είναι ενδεικτικό σε τι μπορεί να περιλαμβάνεται σε ένα Καταστατικό Έργου. Το συγκεκριμένο υπόδειγμα αφορά σε ένα έργο πληροφορικής. Ένα καταστατικό έργου δεν περιλαμβάνει υποχρεωτικά όλα τα παρακάτω στοιχεία. Εξαρτάται κάθε φορά από το πόσο σημαντικά είναι τα επι μέρους στοιχεία για τη συμφωνία μεταξύ του κυρίου του έργου και του διαχειριστή του έργου. Η διαδικασία σύνταξης του Καταστατικού (ή Συμφωνητικού) είναι μία επαναληπτική διαδικασία στην οποία προστίθενται, αφαιρούνται, τροποποιούνται στοιχεία σε κάθε γύρο. Οι αλλαγές καταγράφονται στις διαφορετικές εκδόσεις του εγγράφου π.χ. 1.01, 1.02 κ.λπ. ενώ όταν υπάρχει σημαντική τροποποίηση μπορεί να αλλάζει η σειρά έκδοσης π.χ. 2.01, 2.02, κ.λπ.) Επίσης το περιεχόμενο σε κάθε τμήμα είναι ενδεικτικό για τον τρόπο συμπλήρωσης, δεν είναι πλήρες ούτε αποτελεί ένδειξη του πως πρέπει να διαχειρισθεί ένα παρόμοιο έργο. PROJECT CHARTER 1. Γενικές Πληροφορίες Όνομα Έργου Κύριος του Έργου: ΕΡΓΟΔΥΝΑΜΙΚΗ Α.Ε. ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΥΡΕΣΗ & ΜΕΤΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΕ ΝΕΟΥ ΧΩΡΟΥΣ Ποιο τμήμα του οργανισμού έχει την ευθύνη του έργου? Διεύθυνση Προσωπικού Άτομο μέσα στο τμήμα που έχει την ευθύνη του έργου (Σημ. Αρμόδιος και εξουσιοδοτημένος να παίρνει αντίστοιχες αποφάσεις και να δεσμεύει πόρους για το έργο). Μπορεί το συγκεκριμένο έργο να θεωρηθεί ως έργο που αφορά συνολικά τον οργανισμό (π.χ. να αφορά ή να έχει σημαντικές επιπτώσεις σε τρία ή περισσότερα τμήματα / διευθύνσεις του οργανισμού (Ναι / Όχι)? Κατάταξη σημαντικότητας του έργου (π.χ. 1, 2,..) : Η εκτέλεση του συγκεκριμένου έργου επιβάλλεται ή απαιτείται για τη συνεχή λειτουργία του οργανισμού: Μεταβολές / Ιστορικότητα 2 Επιβάλεται από ποιον ή ποιους παράγοντες? Επίδραση στις λειτουργίες εάν δεν είναι υποχρεωτικό? Διευθυντής Προσωπικού Ναι Υφιστάμενοι χώροι δεν επαρκούν και δεν ανταποκρίνονται στις αυξανόμενες ανάγκες της ΕΡΓΟΔΥΝΑΜΙΚΗΣ. Επιπτώσεις στην αποδοτικότητα των εργαζομένων, την εξυπηρέτηση των πελατών και συνεπώς και της εταιρείας ως σύνολο Έκδοση Ημερομηνία Εκδότης Λόγος Μεταβολής * 1.00 * * Π. Υψηλάντης * Αρχικό σχέδιο πριν την υπογραφή της σύμβασης (για συζήτηση με Δ/ντη προσωπικού)

2 2. Ενδιαφερόμενα Μέρη Όνομα Τμήμα Τηλέφωνο Project Manager: Π. Υψηλάντης Εξωτερικός Τεχνικός υπεύθυνος: Οργανωτικός Υπεύθυνος: Εργολάβος Γραφείου Ανακαινήσεων Χάρης Χαρούλης Εξωτερικός Προσωπικού Άλλα ενδιαφερόμενα Μέρη: (σημαντικά για το έργο) Δήμος Δημούλης Προιστάμ. Υποστήριξης Πελατών ΙΝΦΟΔΥΝΑΜΙΚΗ 3. Βασικές Υπεργολαβίες Όνομα Εταιρεία / Ρόλος Τηλέφωνο έρευνα αγοράς πρόσκληση ενδιαφέροντος έρευνα αγοράς έρευνα αγοράς Μεσιτικό Γραφείο Γραφείο Ανακαίνισης Κτηρίων Εταιρεία Μετακομίσεων Υπηρεσίες Catering 2 / 6

3 4. Περιγραφή του Έργου Σκοπός του έργου / Αιτιολόγηση Περιγράψτε το προϊόν ή την υπηρεσία την οποία θα παράγει το συγκεκριμένο έργο (π.χ. Το έργο θα παράγει ένα σχέδιο συνέχισης των εργασιών της ΑΒΓ ) Περιγράψτε το επιχειρηματικό πρόβλημα ή ανάγκη που αντιμετωπίζεται με το αποτέλεσμα του έργου (π.χ. η ΑΒΓ αντιμετωπίζει την περίπτωση διακοπής των εργασιών και της λειτουργίας της αν εκδηλωθεί κάποια κρίση) Μετεγκατάσταση σε νέους χώρους έτσι ώστε να εξυπηρετείται η καλή λειτουργία των τμημάτων της με βάση έναν εργονομικό σχεδιασμό που να βασίζεται στις ανάγκες των εργαζομένων, τις απαιτήσεις της εργασίας τους και τη ροή εργασίας και εγγράφων μεταξύ των τμημάτων. Με την μετεγκατάσταση θα εξαλειφθούν οι παρουσιαζόμενες δυσλειτουργίες που αναμένεται να αυξηθούν στο μέλλον λόγω της στενότητας και μη λειτουργικότητας των υφιστάμενων χώρων Στόχοι (σε επιχειρηματικούς όρους Μετρήσιμα αποτελέσματα του έργου. Τα αποτελέσματα αναφέρονται σε κάποιο μετρήσιμο χαρακτηριστικό (π.χ. κόστος) με συγκεκριμένη μονάδα μέτρησης (, χιλιόμετρα, εκπαιδευόμενοι, κ.λπ.) και σε ένα απόλυτο ή σχετικό μέγεθος του μέτρου. Η επιτυχία του έργου μετρείται με την επίτευξη των στόχων. Εύρεση ενιαίου χώρου για γραφεία 120 ατόμων με ένα ή δύο άτομα ανά γραφείο, 1 μεγάλος πολυχώρος 150τ.μ. για συγκεντρώσεις και άλλες εκδηλώσεις, 3 αίθουσες συσκέψεων, τηλεδιάσκεψης, βοηθητικοί χώροι κ.λπ. Αναγκαίες προσαρμογές και εγκαταστάσεις Ολοκλήρωση μετεγκατάστασης πριν την 1 Αυγούστου Παραδοτέα Κατάλογος με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θα παραχθούν και η παράδοση των οποίων σηματοδοτεί την ολοκλήρωση του έργου. Συμβόλιας Ενοικίασης Σχέδια νεόυ χώρου γραφείων Νέοι χώροι γραφείων, επιπλωμένοι, με όλες τις εγκαταστάσεις (ηλεκτρικές, ηλεκτρονικές, πληροφοριακών συστημάτων σε πλήρη λειτουργία). Σχέδιο ενεργειών μεταφοράς Εναρκτήρια εκδήλωση Εγκαίνια Δήλωση των βασικών μη-στόχων του έργου (π.χ.: Η Φάση 1 του έργου Συνέχιση των εργασιών σε κατάσταση κρίσης θα περιλαμβάνει ανάλυση των backup και ασφάλειας των δεδομένων αλλά δεν θα περιλαμβάνει αναφορά σε δεδομένα που θα βρίσκονται καταχωρημένα σε φορητούς υπολογιστές) Το έργο δεν περιλαμβάνει την επιλογή & προμήθεια νέων επίπλων και ηλεκτρονικού εξοπλισμού, αλλά μόνον την εγκατάσταση τους στις νέες εγκαταστάσεις. Αλλαγές στην οργανωτική δομή της εταιρείας 3 / 6

4 4. Περιγραφή του Έργου Ορόσημα του Έργου Προτεινόμενες ημερομηνίες Έναρξης και Ολοκλήρωση σημαντικών φάσεων του έργου ή των παραδοτέων ή άλλες σημαντικές ημερομηνίες Εκκίνηση: Επιλογή χώρου, Υπογραφή Σϋμβασης 15/4 Ολοκλήρωση Ανακαίνισης Χώρου Παρασκευή 10/6 Ολοκλήρωση Εγκατάστασης Συστημάτων Μεταφορά - Εγκατάσταση Έναρξη Λειτουργίας σε νέο κτήριο 4/7 Εκδήλωση 15/7 Παράδοση 18/7 2-3/7 (Σαββατοκύριακο) Σημαντικοί εκτιμώμενοι κίνδυνοι Οτιδήποτε μπορεί να οδηγήσει το έργο σε αποτυχία. Περιλαμβάνει εσωτερικούς (ελεγχόμενους από τον διαχειριστή του έργου π.χ. αργή προσαρμογή του προσωπικού του έργου σε νέες τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται) αλλά και εξωτερικούς κινδύνους (π.χ. αλλαγή ή καθυστέρηση σε νομικό πλαίσιο κ.λπ.). Ιεράρχηση κινδύνων (Υψηλό / Μέσος / Χαμηλό): 1. Μη ύπαρξη κατάλληλου χώρου (θα μεταθέσει την έναρξη το φθινόπωρο) 2. Προβλήματα στη λειτουργία των συστημάτων ΤΠΤ 3. Απώλεια αρχείων στη μεταφορά Περιορισμοί Συνθήκες που μπορεί να περιορίσουν τις επιλογές της ομάδας έργου σχετικά με διαθέσιμους πόρους, χρονοδιάγραμμα κ.λπ.) Τα γραφεία θα αναζητηθούν σε τοποθεσίες προσιτές από σταθμούς του ΜΕΤΡΟ (<600μ) Να υπογραφεί ενοικιαστήριο για 12ετία τουλάχιστον Εξωτερικές Εξαρτήσεις Εξαρτάται η επιτυχία του έργου από τη συμβολή άλλων οργανισμών ή εταίρων και πως θα συντονισθεί η προσπάθεια της ομάδας έργου με την αντίστοιχη άλλων οργανισμών. Έχουν συμφωνήσει όλοι σε ένα σχέδιο αλληλεπίδρασης και συντονισμού των εργασιών? Διαθεσιμότητα Νομικού Συμβούλου να ελέγξει και να εγκρίνει Μισθωτήρια Συμβόλαια Δέσμευση ΙΝΦΟΔΥΝΑΜΙΚΗΣ να διαθέσει τους πόρους που χρειάζονται στην μεταφορά & εγκατάσταση των συστημάτων ΤΠΤ Στρατηγική του Έργου Πως το συγκεκριμένο έργο συμβάλλει ή είναι συμβατό με το στρατηγικό σχέδιο / στρατηγική του οργανισμού? 5. Χρηματοδότηση / Πόροι Πηγές Χρηματοδότησης 4 / 6

5 5. Χρηματοδότηση / Πόροι Εκτίμηση Κόστους 1ου Έτους Επισυνάψτε ανάλυση κόστους Απόδοση του Έργου Επισυνάψτε χρηματοοικονομική ανάλυση απόδοσης του έργου Εκτιμήσεις απαιτήσεων σε ώρες εργασίας των ατόμων που θα συμπεριληφθούν στην ομάδα έργου για την υλοποίηση του φυσικού αντικειμένου (Ρόλος και ποσότητα εργασίας) Ρόλος (π.χ. Αναλυτής, Ερευνητής Αγοράς, ) Ώρες που απαιτούνται (π.χ. x ώρες/μήνα για x μήνες; x ώρες σύνολο) Εκτιμήσεις απαιτήσεων σε ώρες εργασίας των ατόμων που θα απασχοληθούν στη διοίκηση του έργου (Add rows as needed) Ρόλος (π.χ. Διαχειριστής Έργου, Ελεγκτής, Διασφάλιση ποιότητας, ) Ώρες που απαιτούνται (π.χ. x ώρες/μήνα για x μήνες; x ώρες σύνολο) 6. Εκτίμηση Συνολικού Κόστους 5ετίας Έτος (1, 2, 3) ή Οικονομικό Έτος (2011, 2012, 2013 κ.λπ.) Πάγιες Δαπάνες Λειτουργικές Δαπάνες Σύνολο / 6

6 10. Έγκριση Ονοματεπώνυμο Υπογραφή Ημερομηνία Κύριος του Έργου Υπεύθυνος Τμήματος Διαχειριστής Έργου 11. Παραρτήματα Παράρτημα Όνομα Αρχείου 12. Σχόλια 6 / 6