Πολιτική περί Αποδοχής και Προσφοράς Ωφελημάτων

Transcript

1 ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΕΛΛΑΔΟΣ Α.Ε. Πολιτική περί Αποδοχής και Προσφοράς Ωφελημάτων (Εγκρίθηκε με απόφαση του Δ.Σ.-ΟΤΕ κατά την υπ αριθ. 2912/ (Θέμα 6 o ) συνεδρίασή του) ΓΕΝΙΚΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ, ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΤΑΙΡΙΚΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΟΜΙΛΟΥ ΟΤΕ 2012

2 Περιεχόμενα Πίνακας περιεχομένων 1. Προοίμιο Πεδίο Εφαρμογής Τοπική προσαρμογή της Πολιτικής του Ομίλου Συμμόρφωση στα πρότυπα συμπεριφοράς Φορολογικές υποχρεώσεις Όροι και ορισμοί Αποδοχή ωφελημάτων Γενικοί όροι και απαγορεύσεις Προσκλήσεις φιλοξενίας Προσκλήσεις σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα Προσκλήσεις σε λοιπές εκδηλώσεις Χρηματοδότηση δαπανών ταξιδίου και διαμονής Υλικά δώρα Χρηματικά δώρα Έγκριση από ιεραρχικά ανώτερο και από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης Άρνηση/επιστροφή Προσφορά Ωφελημάτων Γενικές διατάξεις και απαγορεύσεις Προσφορά ωφελημάτων σε δημοσίους υπαλλήλους Προσκλήσεις φιλοξενίας σε δημοσίους υπαλλήλους Πρόσκληση δημοσίων υπαλλήλων σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα Πρόσκληση δημοσίων υπαλλήλων σε λοιπές εκδηλώσεις Χρηματοδότηση δαπανών ταξιδίου και διαμονής για δημοσίους υπαλλήλους Δώρα και χρηματικές παροχές σε δημοσίους υπαλλήλους Διατάξεις για ωφελήματα που απευθύνονται στην πολιτική σφαίρα επιρροής Προσφορά ωφελημάτων σε επιχειρηματικούς συνεργάτες του ιδιωτικού τομέα Προσκλήσεις φιλοξενίας σε επιχειρηματικούς συνεργάτες (ιδιωτικός τομέας) Πρόκληση επιχειρηματικών συνεργατών (ιδιωτικός τομέας) σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα Πρόκληση επιχειρηματικών συνεργατών (ιδιωτικός τομέας) σε λοιπές εκδηλώσεις

3 8.3.4 Χρηματοδότηση δαπανών ταξιδίου και διαμονής για επιχειρηματικούς συνεργάτες (ιδιωτικός τομέας) Δώρα και χρηματικές παροχές σε επιχειρηματικούς συνεργάτες (ιδιωτικός τομέας) Φιλοδωρήματα Τεκμηρίωση Περιπτώσεις αμφιβολίας και έγκριση εξαιρέσεων Υποχρέωση αναφοράς περιπτώσεων άσκησης αθέμιτης επιρροής Ισχύς Επανεξέταση της Πολιτικής του Ομίλου Παράρτημα 1: Επισκοπήσεις: Αποδοχή ωφελημάτων από επιχειρηματικούς συνεργάτες Παράρτημα 2: Επισκοπήσεις: Προσφορά ωφελημάτων σε επιχειρηματικούς συνεργάτες Παράρτημα 3: Υπόδειγμα επιστολής για την επιστροφή μη αποδεκτών ωφελημάτων

4 1. Προοίμιο Η ανταγωνιστικότητα του Ομίλου OTE εξαρτάται σε πολύ μεγάλο βαθμό από την επιχειρηματική ακεραιότητα των εταιρειών του και των εργαζομένων σε αυτές. Η ακεραιότητα και οι σύννομες ενέργειές μας αποτελούν θεμέλιο για τη διασφάλιση της εμπιστοσύνης των πελατών και συνεργατών μας αλλά και για την προστασία της φήμης του Ομίλου OTE. Τα ανωτέρω αποτελούν διαρκή συνεισφορά στην επιχειρηματική επιτυχία του Ομίλου ΟΤΕ. Ο Όμιλος OTE δεν αποδέχεται τη διαφθορά και άλλες μορφές αθέμιτης επιρροής, είτε στα πλαίσια του Ομίλου, είτε μεταξύ των επιχειρηματικών του συνεργατών. Μόνο εάν όλοι οι εργαζόμενοι τηρούν τους νόμους που διέπουν τη λειτουργία του και ενεργούν σύμφωνα με τα πρότυπα του Κώδικα Δεοντολογίας, θα μπορέσει ο Όμιλος ΟΤΕ να αυξάνει διαρκώς την ανταγωνιστική του θέση. Η παρούσα Πολιτική του Ομίλου ρυθμίζει την αποδοχή και προσφορά ωφελημάτων σε σχέση με τους επιχειρηματικούς συνεργάτες (όχι σε σχέση με τον εργοδότη / εργαζομένους). 2. Πεδίο Εφαρμογής Η παρούσα Πολιτική του Ομίλου ισχύει για όλους τους εργαζόμενους του Ομίλου OTE μετά από απόφαση του αρμοδίου διοικητικού οργάνου κάθε εταιρίας του Ομίλου. 3. Τοπική προσαρμογή της Πολιτικής του Ομίλου Η εφαρμογή αυτής της Πολιτικής του Ομίλου στις θυγατρικές εξωτερικού πρέπει να είναι εναρμονισμένη με την αντίστοιχη τοπική και διεθνή νομοθεσία όπως και με τις αντίστοιχες πολιτιστικές συνήθειες και τα δικαιώματα των εργαζομένων. 4. Συμμόρφωση στα πρότυπα συμπεριφοράς Οι κατευθυντήριες γραμμές της Πολιτικής αυτής έχουν ως σκοπό να διαφυλάξουν τον Όμιλο OTE και τους εργαζομένους του από νομικούς κινδύνους. Ως εκ τούτου, ο OTE προσδοκά από όλους τους εργαζομένους του να ενεργούν σύμφωνα με την Πολιτική αυτή. Η παραβατική συμπεριφορά θα επιφέρει συνέπειες σύμφωνα με τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας. Τα ανωτέρω ισχύουν ιδιαιτέρως σε περιπτώσεις διαφθοράς ή σε καταστάσεις όπου τα περιουσιακά στοιχεία του Ομίλου ΟΤΕ υπέστησαν ζημία από αξιόποινη πράξη. 5. Φορολογικές υποχρεώσεις Ωφελήματα τα οποία είναι αποδεκτά σύμφωνα με τις διατάξεις της παρούσας πολιτικής δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της ελληνικής φορολογικής νομοθεσίας και συγκεκριμένα στις διατάξεις του νόμου ν. 2238/94. Η οποιαδήποτε αλλαγή στη σχετική νομοθεσία θα ενσωματωθεί άμεσα και στην παρούσα πολιτική. 4

5 6. Όροι και ορισμοί Εργαζόμενος Για τους σκοπούς της Πολιτικής αυτής, ο όρος εργαζόμενος θα αναφέρεται σε όλα τα άτομα που απασχολούνται στον Όμιλο OTE, συμπεριλαμβανομένων των Μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και των Διευθυνόντων Συμβούλων, των ανωτέρων στελεχών, των εργαζομένων σε πλήρη, μερική απασχόληση ή οιασδήποτε μορφής άδεια ή αργία, των ασκουμένων και των ειδικευομένων, όπως και των προσωρινών εργαζομένων, των εκτάκτων εργατών και των εποχικών εργαζομένων. Ανώτατη Διοίκηση Ο όρος Ανώτατη Διοίκηση θα αναφέρεται σε όλα τα μέλη ενός διοικητικού οργάνου (μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, Διευθύνοντες Συμβούλους και Εκτελεστικούς Γενικούς Διευθυντές) στο αμέσως κατώτερο ιεραρχικό επίπεδο, καθώς και σε κάθε πρόσωπο της ίδιας στάθμης ιεραρχίας ανεξαρτήτως τίτλου. Ωφέλημα Ένα ωφέλημα νοείται οποιoδήποτε αντάλλαγμα/ αντίτιμο το οποίο δεν δικαιούται ο παραλήπτης και το οποίο αντικειμενικά βελτιώνει την οικονομική, νομική ή προσωπική του κατάσταση. Η έννοια ωφέλημα είναι ευρεία, περιλαμβάνοντας, για παράδειγμα, γεύμα, χρηματοδότηση ταξιδιωτικών δαπανών, προσκλήσεις σε διακοπές, διαφημιστικά δώρα, υλικά δώρα, χρηματικά δώρα, εκπτώσεις, ανταμοιβές, προσφορά ειδικών προνομίων (π.χ. για ιδιωτικές συναλλαγές), την προσφορά δυσανάλογα μεγάλης αμοιβής (π.χ. για ιδιωτικές, δευτερεύουσες δραστηριότητες απασχόλησης όπως την διεξαγωγή διαλέξεων ή ελέγχων), κ.λπ. Επίσημα καθήκοντα Ως επίσημα καθήκοντα νοούνται όλες oi ανατεθείσες ενέργειες (συμπεριλαμβανομένων κι αυτών που έχουν πραγματοποιηθεί) σε έναν εργαζόμενο από τον εργοδότη. Δεν περιλαμβάνουν ενέργειες που γίνονται ιδιωτικά και δεν έχουν ουσιώδη σχέση με την εκτέλεση των καθηκόντων του εργαζομένου (ιδιωτικές ενέργειες). Κοινωνική αποδοχή Τα ωφελήματα θα πρέπει να θεωρούνται κοινωνικά αποδεκτά αν δίνονται εθιμοτυπικά ως δείγμα ευγένειας και υπό τον όρο ότι, εάν κριθούν αντικειμενικά ως αποδεκτά στη βάση των κοινωνικών σχέσεων, δεν έχουν στόχο να πείσουν τον αποδέκτη να προσφέρει προνομιακή μεταχείριση στον αποστολέα ή εάν το ωφέλημα προσφέρεται χωρίς να αναμένεται οποιαδήποτε εξυπηρέτηση ως ανταπόδοση. Η κρίση εάν η αποδοχή ενός ωφελήματος είναι κοινωνικά αποδεκτή εξαρτάται επίσης από τη θέση και το βιοτικό επίπεδο του παραλήπτη. Αρμόζουσα Επιχειρηματική Συμπεριφορά Κάθε εργαζόμενος είναι υποχρεωμένος να διαχειρίζεται με προσοχή τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας. Έτσι, σε γενικές γραμμές, η προσφορά ενός ωφελήματος από τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας πρέπει να αντισταθμιστεί από μια κατάλληλη υπηρεσία που θα δοθεί στην εταιρεία ως ανταπόδοση. Η αξία της ανταποδοτικής υπηρεσίας θα πρέπει να είναι ευθέως ανάλογη του ωφελήματος που απολαμβάνει ο επιχειρηματικός συνεργάτης με την αποδοχή του (όπως στην περίπτωση των χορηγιών). Τα όρια της υπεύθυνης επιχειρηματικής δράσης, τα οποία έχουν σχεδιαστεί μόνο προς όφελος της εταιρείας, δεν πρέπει να παραβιάζονται. 5

6 Επιχειρηματικοί συνεργάτες Για τους σκοπούς της Πολιτικής αυτής, ο όρος επιχειρηματικοί συνεργάτες θα αναφέρεται σε όλα τα άτομα και τις εταιρείες με τις οποίες μια εταιρία του Ομίλου OTE διατηρεί επιχειρηματική σχέση, διεξάγει διαπραγματεύσεις σχετικά με την έναρξη μιας επιχειρηματικής σχέσης ή ξεκινά ή επιθυμεί να ξεκινήσει διαπραγματεύσεις σχετικά με την έναρξη μιας επιχειρηματικής σχέσης. Δημόσιοι Υπάλληλοι Ως «δημόσιος υπάλληλος» νοείται: (i) οποιοδήποτε πρόσωπο κατέχει νομοθετικό, εκτελεστικό, διοικητικό ή δικαστικό αξίωμα, δια εκλογής ή διορισμού, μόνιμο ή προσωρινό, έμμισθο ή μη, ανεξαρτήτως ιεραρχικού επιπέδου, (ii) οποιοδήποτε πρόσωπο ασκεί ένα δημόσιο λειτούργημα, συμπεριλαμβανομένων θέσεων σε δημόσιες υπηρεσίες ή επιχειρήσεις ή παρέχει μια δημόσια υπηρεσία, όπως ορίζεται στο εθνικό δίκαιο και όπως εφαρμόζεται σύμφωνα με τις σχετικές νομικές διατάξεις, (iii) οποιοδήποτε πρόσωπο νοείται ως «δημόσιος υπάλληλος» σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο. Ως «αλλοδαπός δημόσιος υπάλληλος» νοείται οποιοδήποτε πρόσωπο κατέχει ένα νομοθετικό, εκτελεστικό, διοικητικό ή δικαστικό αξίωμα σε χώρα της αλλοδαπής, δια εκλογής ή διορισμού και οποιοδήποτε πρόσωπο ασκεί ένα δημόσιο λειτούργημα σε χώρα της αλλοδαπής, συμπεριλαμβανομένων θέσεων σε δημόσιες υπηρεσίες ή επιχειρήσεις. Ως «υπάλληλος δημόσιου διεθνούς οργανισμού» νοείται ένας διεθνής δημόσιος υπάλληλος ή ένα πρόσωπο που εξουσιοδοτείται από έναν τέτοιο οργανισμό να ενεργεί για λογαριασμό του οργανισμού. Στην κατηγορία αυτή συμπεριλαμβάνονται και οι σύζυγοι των αλλοδαπών δημοσίων υπαλλήλων. Υπενθυμίζεται ότι οι υπάλληλοι μη κυβερνητικών ιδρυμάτων ενδέχεται να υπάγονται επίσης στον ορισμό των «δημοσίων υπαλλήλων», εάν και εφόσον τα ιδρύματα αυτά επιτελούν δημόσιο ή κρατικό έργο. Συμπεριλαμβάνονται, για παράδειγμα, υπάλληλοι δημόσιων νοσοκομείων, φορείς εκμετάλλευσης δημόσιων δικτύων αερίου, ύδρευσης και ηλεκτροδότησης, φορείς εκμετάλλευσης δικτύων αποκομιδής λυμάτων, φορείς εκμετάλλευσης δημόσιων δικτύων μεταφορών, υπάλληλοι δημόσιων ταμιευτηρίων, υπάλληλοι Βιομηχανικών και Εμπορικών Επιμελητηρίων, αρχιτεκτονικές ενώσεις και ιατρικά συμβούλια, καθώς και υπάλληλοι εταιρειών στις οποίες το κράτος κατέχει το 50% τουλάχιστον του καταβεβλημένου μετοχικού κεφαλαίου. Αναφορικά με ειδικούς κινδύνους που σχετίζονται με το ποινικό δίκαιο, η προσφορά προσκλήσεων προς μέλη του δημόσιου τομέα επιτρέπεται μόνο εντός πολύ αυστηρών ορίων και σε καμία περίπτωση δεν δίδονται με σκοπό την άσκηση επιρροής στον προσκεκλημένο. Επιτρέπεται μόνο η προσφορά προσκλήσεων που είναι κοινωνικώς αρμόζουσα (κοινωνικώς αρμόζουσα συνεισφορά). Κοινωνικώς αρμόζουσα, για παράδειγμα, είναι η προσφορά προσκλήσεων για εκδηλώσεις ή παροχές στο πλαίσιο αυτών των εκδηλώσεων (τροφοδοσία, δώρα κτλ), υπό την προϋπόθεση ότι η προσφορά αυτή συμμορφώνεται προς τα συνήθη πρότυπα φιλοξενίας και/ή εάν θεωρείται ότι είθισται αναφορικά με τον τύπο της εκδήλωσης, τον τόπο, την ομάδα των προσκεκλημένων ή άλλες περιστάσεις. Κατά κανόνα, η προσφορά προσκλήσεων για μια εκδήλωση εκτός των ορίων κοινωνικής εθιμοτυπίας και σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις, επιτρέπεται χωρίς κίνδυνο εάν ο προσκεκλημένος λαμβάνει έγκριση από τον προϊστάμενό του πριν από την αποδοχή της πρόσκλησης. Εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα Οι παρουσιάσεις, διαπραγματεύσεις ή/και οι συζητήσεις περί επαγγελματικών/ τεχνικών θεμάτων και πληροφοριών χαρακτηρίζονται ως εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα με την προϋπόθεση ότι δεν προσφέρεται στους συμμετέχοντες μια προσωπική ωφέλεια που μπορεί να υπόκειται σε φορολόγηση. Η 6

7 επαγγελματική/τεχνική συσχέτιση καθορίζεται από τη σχέση μεταξύ του κυρίου σκοπού της εκδήλωσης και των εντεταλμένων καθηκόντων του συμμετέχοντα. Μια εκδήλωση εργασιακού χαρακτήρα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει κοινωνικά αποδεκτό γεύμα στα πλαίσια της εκδήλωσης. Τα παραδείγματα εκδηλώσεων εργασιακού χαρακτήρα περιλαμβάνουν παρουσιάσεις προϊόντων, εκπαιδευτικές εκδηλώσεις, διαλέξεις, κ.λπ. Λοιπές εκδηλώσεις Εκδηλώσεις στις οποίες υπάρχει προσωπική ωφέλεια κατηγοριοποιούνται ως λοιπές εκδηλώσεις. Συγκεκριμένα, στην ίδια κατηγορία ανήκουν και οι εκδηλώσεις που περιλαμβάνουν πληροφόρηση και ψυχαγωγία καθώς και εκδηλώσεις καθαρά ψυχαγωγικού χαρακτήρα, όπως και οι εκδηλώσεις παροχής κινήτρων και οι χορηγικές δράσεις, όπως ορίζονται στην Πολιτική περί Διοργάνωσης Εταιρικών Εκδηλώσεων (π.χ. εκδηλώσεις που εστιάζουν στην ψυχαγωγία, τον πολιτισμό, τη διασκέδαση ή τον αθλητισμό). Εάν μια εκδήλωση περιλαμβάνει στοιχεία εργασιακού χαρακτήρα και «λοιπών εκδηλώσεων», θα ισχύουν οι διατάξεις που αφορούν στις λοιπές εκδηλώσεις, εκτός εάν το εργασιακού χαρακτήρα τμήμα τους ξεκάθαρα επισκιάζει το άλλο. Όρια αξίας Τα όρια αξίας αναφέρονται σε μικτές τιμές (συμπεριλαμβάνεται φόρος πωλήσεων). Εάν η μικτή τιμή ενός ωφελήματος δεν είναι γνωστή ή μπορεί να καθοριστεί μόνο μετά από δυσανάλογα μεγάλη προσπάθεια, η τιμή του πρέπει να εκτιμηθεί προσεκτικά και συνειδητά με χρήση των διαθέσιμων πληροφοριών και τιμών εκκίνησης και θα πρέπει να καταγραφούν τα κριτήρια που χρησιμοποιήθηκαν για το σκοπό αυτό. Σε περίπτωση αμφιβολίας, πρέπει να δοθεί έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης Χρονικός και ουσιαστικός συσχετισμός ωφελήματος με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση Ο κίνδυνος από την αποδοχή/προσφορά ενός ωφελήματος καθορίζεται κυρίως από το αν υπάρχει ουσιώδης συσχετισμός αυτού με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση. Ο ανωτέρω ουσιώδης συσχετισμός θεωρείται ότι υφίσταται σε περίπτωση που μία επιχειρηματική απόφαση έχει ή θα αποκτήσει τον χαρακτήρα μίας άμεσης ή έμμεσης εξυπηρέτησης με ανταπόδοση το ωφέλημα. Η αντικειμενική δυνατότητα για επηρεασμό λήψης της απόφασης εξαρτάται κυρίως από την υλική ή μη αξία του ωφελήματος, τη θέση, το ρόλο και την αρμοδιότητα λήψης αποφάσεων του παραλήπτη και τις εξωτερικές περιστάσεις κάτω από τις οποίες προσφέρθηκε το ωφέλημα. Ιδιαίτερα, ένας στενός χρονικός συσχετισμός μεταξύ της αποδοχής/προσφοράς ενός ωφελήματος και μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής απόφασης θεωρείται ότι είναι ενδεικτικός ύπαρξης ουσιαστικής συσχέτισης. Ως γενικός κανόνας, μια περίοδος τριών μηνών πριν και μετά από τη λήψη μίας επιχειρηματικής απόφασης θεωρείται ότι αποτελεί στενό χρονικό συσχετισμό. Οι μόνες καταστάσεις όπου οι χρονικοί συσχετισμοί με επιχειρηματική απόφαση δεν λαμβάνονται υπόψη, είναι όταν αυτή η επιχειρηματική απόφαση, η οποία αφορά στην αποδοχή/ προσφορά ενός ωφελήματος με επίπτωση στην αγορά, μπορεί να εξαιρεθεί, μετά από προσεκτική και αντικειμενική εξέταση της κατάστασης. Παραδείγματα όπου υφίσταται στενός χρονικός ή/και ουσιαστικός συσχετισμός με μία συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση, δύναται να θεωρηθούν οι ακόλουθες περιπτώσεις: τα στάδια διαπραγμάτευσης για τη σύναψη συμβάσεων, τα στάδια κατά τη διάρκεια μιας διαγωνιστικής διαδικασίας ή κατά την προσπάθεια δημιουργίας μίας 7

8 επιχειρηματικής σχέσης, κατά την προσπάθεια επανάκτησης ενός πελάτη ή κατά τον διακανονισμό διαφωνιών που αφορούν σε μία συμβατική σχέση. Σε περίπτωση αμφιβολίας και στην περίπτωση ενδεδειγμένων παρεκκλίσεων, απαιτείται έγκριση από το αρμόδιο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης Προϊστάμενος στον Όμιλο OTE Στις παρακάτω περιπτώσεις, ο όρος Προϊστάμενος αναφέρεται στον πειθαρχικά/ιεραρχικά ανώτερο. Προϊστάμενος σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη Ο προϊστάμενος ενός εργαζόμενου επιχειρηματικού συνεργάτη ορίζεται ως εξής: Στην περίπτωση δημοσίων υπαλλήλων, η αρμόδια θέση όπως ορίζεται στη σχετική δημόσια υπηρεσία ή / και στις διατάξεις του διοικητικού δικαίου, Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο πειθαρχικά/ιεραρχικά ανώτερος. Πρόσωπα με στενό Δεσμό Ως πρόσωπα με στενό δεσμό νοούνται οι σύζυγοι, οι συμβιούντες σύντροφοι και οι συγγενείς έως 3 ου βαθμού. Έγγραφη φόρμα υποβολής Για τους σκοπούς της Πολιτικής αυτής, η έγγραφη φόρμα υποβολής αναφέρεται σε προσωπικά ενυπόγραφο έγγραφο, fax (ενυπόγραφο) ή με είτε πλήρη ψηφιακή υπογραφή ή που είναι σαφώς ταυτοποιημένο με κάποιον άλλον τρόπο. 7. Αποδοχή ωφελημάτων 7.1 Γενικοί όροι και απαγορεύσεις (1) Ανεξαρτήτως της φύσεως και της αξίας του ωφελήματος: Οι εργαζόμενοι δεν θα πρέπει ποτέ να ζητούν ρητώς οποιαδήποτε ωφελήματα από έναν επιχειρηματικό συνεργάτη για να εκτελέσουν ή να παραλείψουν τα καθήκοντά τους ή να δίνουν στον επιχειρηματικό συνεργάτη να καταλάβει ότι αναμένουν την προσφορά κάποιου ωφελήματος. Τα ωφελήματα (προσκλήσεις, δώρα, κ.λπ.) δεν πρέπει να γίνονται αποδεκτά εάν αποστέλλονται από έναν επιχειρηματικό συνεργάτη στην ιδιωτική διεύθυνση του εργαζόμενου. Τέτοια ωφελήματα πρέπει να επιστρέφονται άμεσα (βλ. ενότητα 7.9). Τα ωφελήματα δεν πρέπει να γίνονται αποδεκτά εάν ο εργαζόμενος γνωρίζει ή αναμένει ότι, ο επιχειρηματικός συνεργάτης, προσφέροντας του ή υποσχόμενος ένα ωφέλημα, αναμένει ή ελπίζει προνομιακή μεταχείριση από αυτόν στα πλαίσια μίας επιχειρηματικής απόφασης ή επίσημης πράξης. Τα ωφελήματα δεν θα πρέπει να γίνονται αποδεκτά εάν, από την άποψη ενός αντικειμενικά τρίτου μέρους, η φύση, η αξία και η χρονική στιγμή που προσφέρεται ή υπόσχεται το ωφέλημα θα μπορούσε να εγείρει υποψίες αθέμιτης επιρροής στα πλαίσια μίας επιχειρηματικής απόφασης ή επίσημης πράξης. (2) Εάν δεν υπάρχουν λόγοι για την μη αποδοχή των ωφελημάτων σύμφωνα με την παράγραφο 1, οι εργαζόμενοι του Ομίλου OTE μπορούν να αποδεχθούν τα 8

9 ωφελήματα σύμφωνα με τις διατάξεις που αναφέρονται στις ενότητες 7.2 έως και Προσκλήσεις φιλοξενίας (1) Επιτρέπεται η αποδοχή πρόσκλησης από έναν επιχειρηματικό συνεργάτη που κρίνεται κοινωνικά αποδεκτή (βλέπε ορισμό στην ενότητα 6) στο πλαίσιο φιλοξενίας εφόσον προσφέρεται από τον επιχειρηματικό συνεργάτη σε συνδυασμό με μία επιχειρηματική δραστηριότητα ή εκδήλωση, στην οποία ο εργαζόμενος συμμετέχει λόγω της θέσης του και για την εξυπηρέτηση των συμφερόντων της εταιρείας, εφόσον η πρόκληση αυτή είναι συνήθης και αντίστοιχη της περίστασης (επιχειρηματικό γεύμα ή δείπνο). Παραδείγματα φιλοξενίας που θεωρείται αποδεκτή εθιμοτυπικά ή ως δείγμα ευγενείας, είναι φιλοξενία σε συνδυασμό με παρουσίαση προϊόντων ή υπηρεσιών, επίσημες/επιχειρηματικές συναντήσεις/διαπραγματεύσεις, όπως και δεξιώσεις ή κοινωνικές εκδηλώσεις όπου παρευρίσκεται ο εργαζόμενος για την εξυπηρέτηση των συμφερόντων της εταιρίας, όπως επισκέψεις σε εργοστάσια, κ.λπ. (2) Επιτρέπεται η αποδοχή λοιπών προσκλήσεων φιλοξενίας (π.χ. προσκλήσεις όπου κύριος σκοπός της πρόσκλησης είναι η ίδια η φιλοξενία), υπό την προϋπόθεση ότι η πρόσκληση: Δεν ξεπερνά τα 100 ευρώ σε αξία ανά άτομο σε κάθε επιμέρους περίπτωση και Δεν υπάρχουν στενά χρονικοί και ουσιαστικοί συσχετισμοί με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση, και Η συμμετοχή έχει εγκριθεί προηγουμένως από τον ιεραρχικά ανώτερο, ο οποίος στη συνέχεια την υποβάλλει προς έγκριση στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (3) Για τα μέλη της ανώτατης διοίκησης, η μέγιστη αξία της πρόσκλησης σύμφωνα με το άρθρο 7.2, παράγραφος (2) δεν θα πρέπει να ξεπερνά τα 300 ευρώ ανά άτομο σε κάθε επιμέρους περίπτωση. 7.3 Προσκλήσεις σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα Επιτρέπεται η αποδοχή προσκλήσεων από επιχειρηματικούς συνεργάτες σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα (βλέπε ορισμό στην ενότητα 6), οι οποίες περιλαμβάνουν κοινωνικά αποδεκτή φιλοξενία, υπό την προϋπόθεση ότι: Η συμμετοχή εξυπηρετεί τα συμφέροντα της εταιρείας και Ο εργοδότης καλύπτει οποιαδήποτε έξοδα ταξιδίου και διαμονής που τυχόν θα προκύψουν (βλέπε άρθρο 7.5) και Η συμμετοχή έχει εγκριθεί προηγουμένως από τον ιεραρχικά ανώτερο, ο οποίος στη συνέχεια την υποβάλλει προς έγκριση στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης 7.4 Προσκλήσεις σε λοιπές εκδηλώσεις (1) Επιτρέπεται η αποδοχή προσκλήσεων από επιχειρηματικούς συνεργάτες σε λοιπές εκδηλώσεις που εμπεριέχουν προσωπικό ωφέλημα (όπως πολιτιστικές, αθλητικές, ψυχαγωγικές εκδηλώσεις), οι οποίες περιλαμβάνουν φιλοξενία στη διάρκεια της εκδήλωσης, υπό την προϋπόθεση ότι: Η συμμετοχή εξυπηρετεί τα συμφέροντα της εταιρείας και 9

10 Ο εργοδότης καλύπτει οποιαδήποτε έξοδα ταξιδίου και διαμονής που τυχόν θα προκύψουν (βλέπε άρθρο 7.5) και Δεν υπάρχουν στενά χρονικοί και ουσιαστικοί συσχετισμοί με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση, και Η αξία της πρόσκλησης δεν υπερβαίνει τα 150 ευρώ ανά ημερολογιακό έτος, ανά επιχειρηματικό συνεργάτη και Η συμμετοχή έχει εγκριθεί πρώτα από τον ιεραρχικά ανώτερο, ο οποίος στη συνέχεια την υποβάλλει προς έγκριση στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (2) Κρίνοντας ως εξωτερικός παρατηρητής, η αποδοχή πρόσκλησης από πρόσωπο με στενό δεσμό (βλ. παρ. 6) θα μπορούσε να θεωρηθεί ως μία ένδειξη ότι λήφθηκαν υπόψη ιδιωτικά συμφέροντα κατά την προσφορά της πρόσκλησης. Ως εκ τούτου, δεν θεωρείται πρέπον να γίνονται αποδεκτές προσκλήσεις από πρόσωπα με στενό δεσμό. Σε ειδικές περιστάσεις μπορεί να ισχύουν διαφορετικές διατάξεις εάν: Η συμμετοχή στην εκδήλωση χωρίς συνοδό θα θεωρούνταν κοινωνικά μη αποδεκτή (π.χ. στην περίπτωση χοροεσπερίδων), η πρόσκληση συμπεριλαμβανομένης της πρόσκλησης του προσώπου με στενό δεσμό δεν ξεπερνά σε αξία τα 280 ευρώ και η αποδοχή της πρόσκλησης του προσώπου με στενό δεσμό έχει εγκριθεί πρώτα από τον ιεραρχικά ανώτερο, ο οποίος στη συνέχεια την υποβάλλει προς έγκριση στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (3) Για τα μέλη της ανώτερης διοίκησης, η συνολική αξία της πρόσκλησης δεν θα πρέπει να ξεπερνά τα 250 ευρώ (με τη συνοδεία προσώπου με στενό δεσμό: 400 ευρώ) σε κάθε επιμέρους περίπτωση. 7.5 Χρηματοδότηση δαπανών ταξιδίου και διαμονής Η χρηματοδότηση δαπανών ταξιδίου και διαμονής επιτρέπεται μόνο στην περίπτωση που υφίστανται νομικοί λόγοι ή ο ίδιος ο εργαζόμενος συμμετέχει ενεργά σε μια επίσημη διάλεξη/ συζήτηση προς εξυπηρέτηση των συμφερόντων της εταιρείας. Οποιεσδήποτε εξαιρέσεις στον κανόνα αυτό θα απαιτούν επιμέρους έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης 7.6 Υλικά δώρα (1) Επιτρέπεται η αποδοχή δώρων που λαμβάνονται σύμφωνα με την συνήθη επιχειρηματική πρακτική, όπως άνθη, γλυκά, ποτά, ροφήματα και cd /dvd μουσικής οποιασδήποτε αξίας και τα οποία δεν είναι συνετό να αρνηθεί ο αποδέκτης από ευγένεια. (2) Επιπροσθέτως, η αποδοχή υλικών δώρων επιτρέπεται εφόσον: Η αξία τους δεν υπερβαίνει τα 150 ευρώ ανά ημερολογιακό έτος, ανά επιχειρηματικό συνεργάτη και Δεν υπάρχουν στενά χρονικοί και ουσιαστικοί συσχετισμοί με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση, και Η αποδοχή έχει εγκριθεί πρώτα από τον ιεραρχικά ανώτερο, ο οποίος στη συνέχεια την υποβάλλει προς έγκριση στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (3) Σύμφωνα με τους προαναφερθέντες όρους, τα μέλη της ανώτερης διοίκησης μπορούν να αποδεχθούν δώρα έως την αξία των 250 ευρώ ανά ημερολογιακό έτος, 10

11 ανά επιχειρηματικό συνεργάτη. Εξαιρέσεις προς τον κανόνα αυτό θα απαιτούν επιμέρους έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης Σε περιπτώσεις μη αποδεκτού δώρου, επισημαίνουμε ότι το δώρο παραδίδεται στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης προκειμένου να επιστραφεί στον αποστολέα με συνοδευτική επιστολή (βλ. παράρτημα 3). 7.7 Χρηματικά δώρα Η αποδοχή μετρητών, χρεογράφων, κουπονιών αγορών, κ.λπ. δεν επιτρέπεται. 7.8 Έγκριση από ιεραρχικά ανώτερο και από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (1) Όποτε απαιτείται έγκριση από τον ιεραρχικά ανώτερο και το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης θα πρέπει το αίτημα να αποστέλλεται γραπτώς αναφέροντας τους λόγους (ειδικά σχετικά με τη φύση, την περίσταση, το μέγεθος και την αξία) για την αποδοχή του αντίστοιχου ωφελήματος. (2) Τα μέλη της ανώτατης διοίκησης δύναται να αντικαταστήσουν την έγκριση του ιεραρχικά ανώτερού τους με τη δική τους κρίση. 7.9 Άρνηση/επιστροφή Εάν οι απαιτήσεις για την αποδοχή ενός ωφελήματος δεν πληρούνται, το ωφέλημα πρέπει να μη γίνει δεκτό ή να επιστραφεί με τη χρήση της επιστολής πρότυπο που περιλαμβάνεται στο Παράρτημα 3. 11

12 8. Προσφορά Ωφελημάτων 8.1 Γενικές διατάξεις και απαγορεύσεις (1) H δημιουργία και διατήρηση μακροχρόνιων επιχειρηματικών σχέσεων από πλευράς του Ομίλου ΟΤΕ επιτυγχάνεται με την εξασφάλιση της εμπιστοσύνης των συνεργατών του αναφορικά με την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών του σε σχέση με τους ανταγωνιστές του. (2) Ανεξαρτήτως της φύσεως και της αξίας του ωφελήματος: Δεν πρέπει να προσφερθεί ή να υποσχεθεί στους επιχειρηματικούς συνεργάτες οποιοδήποτε ωφέλημα το οποίο συνδέεται με τις αρμοδιότητές τους, εάν έχουν προηγουμένως ζητήσει ρητώς ωφελήματα ή άφησαν να εννοηθεί ότι αναμένουν την προσφορά ωφελημάτων, Τα ωφελήματα (προσκλήσεις, δώρα, κ.λπ.) θα πρέπει να αποστέλλονται στην εταιρική διεύθυνση του παραλήπτη, Τα ωφελήματα δεν θα πρέπει να προσφέρονται ή να υπόσχονται σε επιχειρηματικούς συνεργάτες με τον σκοπό, την προσδοκία ή την ελπίδα να τους επηρεάσουν σε μία επιχειρηματική απόφαση ή επίσημη πράξη προς όφελος του Ομίλου OTE, Τα ωφελήματα δεν πρέπει να υπόσχονται ή να προσφέρονται σε επιχειρηματικούς συνεργάτες παραβιάζοντας ή παρακάμπτοντας τους εσωτερικούς κανονισμούς/πολιτικές του επιχειρηματικού συνεργάτη. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ο εργαζόμενος του Ομίλου ΟΤΕ θα πρέπει να προβεί στα δέοντα ερωτήματα προτού αποστείλει την πρόσκληση. Αυτό ισχύει ιδιαιτέρως στην προσφορά ωφελημάτων σε δημόσιους υπαλλήλους. Τα ωφελήματα δεν πρέπει να προσφέρονται ή να υπόσχονται σε επιχειρηματικούς συνεργάτες εάν η φύση, η αξία και η χρονική στιγμή των προσφερόμενων ή υποσχόμενων ωφελημάτων θα μπορούσε να θεωρηθεί αντικειμενικά, από ένα τρίτο πρόσωπο, ότι θα επηρεάσουν αθέμιτα μια επιχειρηματική απόφαση ή επίσημη πράξη. (3) Η προσφορά ενός ωφελήματος πρέπει να είναι εντός των ορίων της επιχειρηματικής πρακτικής. (4) Όπου δεν υπάρχουν λόγοι προς εξαίρεση σύμφωνα με τις παραγράφους 2 και 3, επιτρέπεται η προσφορά ωφελημάτων σε επιχειρηματικούς συνεργάτες σύμφωνα με τις διατάξεις των ενοτήτων 8.2 έως 8.3. Οι απαιτήσεις της Πολιτικής περί Διοργάνωσης Εταιρικών Εκδηλώσεων θα πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη. 8.2 Προσφορά ωφελημάτων σε δημοσίους υπαλλήλους Προσκλήσεις φιλοξενίας σε δημοσίους υπαλλήλους (1) Επιτρέπεται η πρόσκληση δημοσίων υπαλλήλων σε εκδηλώσεις φιλοξενίας, υπό την προϋπόθεση ότι είναι εθιμοτυπικές και ανάλογες με την περίσταση και υπό την προϋπόθεση ότι η αξία της φιλοξενίας δεν ξεπερνά το ποσό των 50 ευρώ 1 ανά άτομο σε κάθε επιμέρους περίπτωση. (2) Οι προσκλήσεις υψηλότερης αξίας θα πρέπει να εγκρίνονται από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (complianceoffice@ote.gr). 1 Εκτός εάν οι εσωτερικοί κανονισμοί/πολιτικές του επιχειρηματικού εταίρου εμπεριέχουν πιο αυστηρές διατάξεις, βλέπε Άρθρο 8.1, παρ. 2, εδάφιο 4. 12

13 8.2.2 Πρόσκληση δημοσίων υπαλλήλων σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα Επιτρέπεται η πρόσκληση δημοσίων υπαλλήλων σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα (όπως ορίζονται στην ενότητα 6), συμπεριλαμβανομένης κοινωνικά αποδεκτής φιλοξενίας. Για την φιλοξενία που συνδέεται με εκδήλωση εργασιακού χαρακτήρα, το όριο των 50 ευρώ 2 ανά άτομο είναι γενικά αποδεκτό (συμπεριλαμβανομένων όλων των υπόλοιπων προσωπικά προσφερόμενων ωφελημάτων). Εάν ξεπεραστεί το ποσό αυτό, απαιτείται έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (complianceoffice@ote.gr) Πρόσκληση δημοσίων υπαλλήλων σε λοιπές εκδηλώσεις (1) Δεν είναι γενικώς αποδεκτό να προσκαλούνται δημόσιοι υπάλληλοι σε λοιπές εκδηλώσεις που εμπεριέχουν προσωπικό ωφέλημα (π.χ. πολιτιστικές, αθλητικές, ψυχαγωγικές και εκδηλώσεις ψυχαγωγικού χαρακτήρα). Οι προσκλήσεις σε αθλητικές πολιτιστικές εκδηλώσεις και σε επίσημες εκδηλώσεις εκπροσώπησης επιτρέπονται, υπό την προϋπόθεση ότι: Ο δημόσιος υπάλληλος προσκαλείται για λόγους εκπροσώπησης και όχι για τη διατήρηση επιχειρηματικών επαφών και Έχει προηγηθεί η έγκριση της αρμόδιας αρχής ή του ιεραρχικά ανώτερου του προσκεκλημένου. Οποιεσδήποτε εξαιρέσεις στον κανόνα αυτό θα απαιτούν έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (complianceoffice@ote.gr) (2) Δεν επιτρέπεται να απευθύνονται προσκλήσεις σε συντρόφους δημοσίων υπαλλήλων. Οποιεσδήποτε εξαιρέσεις στον κανόνα αυτό θα απαιτούν έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (complianceoffice@ote.gr) Χρηματοδότηση δαπανών ταξιδίου και διαμονής για δημοσίους υπαλλήλους Οι δαπάνες ταξιδίου και διαμονής για δημοσίους υπαλλήλους μπορούν να καλυφθούν μόνο στην περίπτωση που ο δημόσιος υπάλληλος συμμετέχει ενεργά σε διάλεξη ή συζήτηση, κατόπιν πρόσκλησης από τον Όμιλο OTE και έχει λάβει την έγκριση της αρμόδιας αρχής ή του ιεραρχικά ανώτερού του, όπου αυτό είναι εφικτό. Οποιεσδήποτε εξαιρέσεις στον κανόνα αυτό θα απαιτούν έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (complianceoffice@ote.gr) Δώρα και χρηματικές παροχές σε δημοσίους υπαλλήλους (1) Δώρα δεν πρέπει να προσφέρονται σε δημοσίους υπαλλήλους, με την εξαίρεση εθιμοτυπικών δώρων, διαφημιστικών δώρων και δώρων επικοινωνίας που μπορεί να χρησιμοποιηθούν στην εργασία με μέγιστη αξία τα 50 ευρώ 3 ανά άτομο και υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχει μια επίσημη αιτιολόγηση για την προσφορά ενός τέτοιου 2 Εκτός εάν οι εσωτερικοί κανονισμοί/πολιτικές του επιχειρηματικού εταίρου εμπεριέχουν πιο αυστηρές διατάξεις, βλέπε Άρθρο 8.1, παρ. 2, εδάφιο 4. 3 Εκτός εάν οι εσωτερικοί κανονισμοί/ πολιτικές του επιχειρηματικού εταίρου εμπεριέχουν πιο αυστηρές διατάξεις, βλέπε Άρθρο 8.1, παρ. 2, εδάφιο 4. 13

14 δώρου (π.χ. παρουσίαση προϊόντος, περίπτερο έκθεσης ή για την εθιμική διατήρηση επαφών, κ.λπ.). Τα δώρα που, εξαιτίας της φύσης τους, τυπικά θα αποτελέσουν προσωπικό περιουσιακό στοιχείο του παραλήπτη, δεν επιτρέπονται. (2) Δεν επιτρέπονται χρηματικές παροχές σε δημοσίους υπαλλήλους Διατάξεις για ωφελήματα που απευθύνονται στην πολιτική σφαίρα επιρροής (1) Δεν επιτρέπονται οι πληρωμές σε μετρητά και οι δωρεές σε είδος ή χορηγίες από τον Όμιλο OTE προς πολιτικά κόμματα χωρίς ο παραλήπτης να προσφέρει μια αποδεκτή και κατάλληλη ή εθιμοτυπικά επιβαλλόμενη υπηρεσία ως ανταπόδοση. Αν μία χορηγία ξεπερνά σημαντικά την αγοραστική αξία της υπηρεσίας που δίδεται ως ανταπόδοση, αυτό γενικά αποτελεί μια μη επιτρεπτή δωρεά/ χορηγία προς ένα πολιτικό κόμμα. Τα παραπάνω ισχύουν επίσης για ομάδες εργασίας, οργανώσεις και συνδέσμους νεολαίας, κ.λπ. πολιτικών κομμάτων, αλλά όχι σε ανεξάρτητες οργανώσεις που δεν συνδέονται με κάποιο κόμμα και οι οποίες χρησιμοποιούν τις δωρεές/ χορηγίες για τους δικούς τους κοινωφελείς σκοπούς, όπως ανεξάρτητα πολιτικά ιδρύματα. (2) Απαγορεύονται οι πληρωμές σε μετρητά και οι δωρεές σε είδος σε μέλη του Κοινοβουλίου και κατόχους επίσημων θέσεων. Για την πραγματοποίηση κάθε δωρεάς ή χορηγίας απαιτείται προηγούμενα η λήψη συγκατάθεσης από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης 8.3 Προσφορά ωφελημάτων σε επιχειρηματικούς συνεργάτες του ιδιωτικού τομέα Προσκλήσεις φιλοξενίας σε επιχειρηματικούς συνεργάτες (ιδιωτικός τομέας) (1) Επιτρέπεται η παροχή φιλοξενίας σε επιχειρηματικούς συνεργάτες του ιδιωτικού τομέα, υπό την προϋπόθεση ότι αυτή θεωρείται εθιμοτυπική και ανάλογη με την περίσταση και υπό την προϋπόθεση ότι η αξία της φιλοξενίας δεν ξεπερνά το ποσό των 100 ευρώ ανά άτομο σε κάθε επιμέρους περίπτωση. (2) Εάν μια πρόσκληση για φιλοξενία αφορά σε ένα μέλος της ανώτερης διοίκησης, η μέγιστη αξία της πρόσκλησης δεν θα πρέπει να ξεπερνά τα 200 ευρώ ανά άτομο σε κάθε επιμέρους περίπτωση Πρόκληση επιχειρηματικών συνεργατών (ιδιωτικός τομέας) σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα (1) Επιτρέπεται η πρόσκληση επιχειρηματικών συνεργατών από τον ιδιωτικό τομέα σε εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα χωρίς προσωπικό ωφέλημα, συμπεριλαμβανομένης και της φιλοξενίας που συνδέεται με την εκδήλωση. Για τη φιλοξενία που συνδέεται με μία εκδήλωση εργασιακού χαρακτήρα, θα ισχύει ένα όριο αξίας της τάξης των 100 ευρώ ανά άτομο σε κάθε επιμέρους περίσταση. 14

15 (2) Η μέγιστη αξία της φιλοξενίας μπορεί επίσης να αυξηθεί στα 200 ευρώ ανά άτομο σε επιμέρους περιπτώσεις. Για προσκλήσεις σε ένα μέλος της ανώτερης διοίκησης, δεν πρέπει να ξεπεραστεί η τελευταία αναφερθείσα αξία (200 ) Πρόκληση επιχειρηματικών συνεργατών (ιδιωτικός τομέας) σε λοιπές εκδηλώσεις (1) Επιτρέπεται η πρόσκληση επιχειρηματικών συνεργατών από τον ιδιωτικό τομέα σε λοιπές εκδηλώσεις που εμπεριέχουν προσωπικό ωφέλημα, συμπεριλαμβανομένης κοινωνικά αποδεκτής φιλοξενίας που συνδέεται με την εκδήλωση, υπό την προϋπόθεση ότι η συνολική αξία της πρόσκλησης δεν ξεπερνά τη μέγιστη αξία των 150 ανά άτομο. Τέτοιες εκδηλώσεις, και οι προσκλήσεις σε αυτές δεν πρέπει να έχουν οποιονδήποτε στενά χρονικό και ουσιαστικό συσχετισμό με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση. Η προαναφερθείσα αξία μπορεί μόνο να ξεπεραστεί κατόπιν έγκρισης από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (2) Πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη οι ισχύουσες πολιτικές που διέπουν τέτοιου είδους σχέσεις (π.χ. Πολιτική περί Διοργάνωσης Εταιρικών Εκδηλώσεων). (3) Κρίνοντας ως εξωτερικός παρατηρητής, οι προσκλήσεις σε σύντροφο θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως μία ένδειξη ότι λήφθηκαν υπόψη ιδιωτικά συμφέροντα κατά την αποστολή της πρόσκλησης. Για το λόγο αυτό, γενικώς δεν επιτρέπεται η αποστολή προσκλήσεων σε πρόσωπα με στενό δεσμό. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, μπορεί να ισχύουν εναλλακτικές διατάξεις για επιχειρηματικούς συνεργάτες από τον ιδιωτικό τομέα, υπό την προϋπόθεση ότι: Δεν υπερβαίνεται η αξία των 150 ευρώ συμπεριλαμβανομένης και της πρόσκλησης σε πρόσωπο με στενό δεσμό, ή Η συμμετοχή στην εκδήλωση χωρίς συνοδεία προσώπου με στενό δεσμό θα θεωρείτο κοινωνικά μη αποδεκτή (π.χ. στην περίπτωση χοροεσπερίδων) και δεν υπερβαίνει το ποσό των 200 ευρώ, συμπεριλαμβανομένης της πρόσκλησης στο πρόσωπο με στενό δεσμό Χρηματοδότηση δαπανών ταξιδίου και διαμονής για επιχειρηματικούς συνεργάτες (ιδιωτικός τομέας) Οι επιχειρηματικοί συνεργάτες από τον ιδιωτικό τομέα θα πρέπει να καλύπτουν από μόνοι τους τις δαπάνες ταξιδίου και διαμονής τους, ούτως ώστε ο επιχειρηματικός συνεργάτης να μην αισθάνεται υπόχρεος στο πρόσωπο που τον προσκάλεσε. Δύναται να αναληφθούν δαπάνες ταξιδίου και διαμονής για επιχειρηματικούς συνεργάτες από τον ιδιωτικό τομέα στις ακόλουθες ειδικές περιπτώσεις: Στην περίπτωση διαλέξεων και συζητήσεων στις οποίες ο επιχειρηματικός συνεργάτης, κατόπιν πρόσκλησης από τον Όμιλο OTE, συμμετέχει ενεργά. Εάν εξυπηρετείται συγκεκριμένο συμφέρον της εταιρίας του Ομίλου ΟΤΕ, υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει στενά χρονικός και ουσιαστικός συσχετισμός με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση από τον επιχειρηματικό συνεργάτη. Οποιεσδήποτε εξαιρέσεις στον κανόνα αυτό απαιτούν επιμέρους έγκριση από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης 15

16 8.3.5 Δώρα και χρηματικές παροχές σε επιχειρηματικούς συνεργάτες (ιδιωτικός τομέας) (1) Μπορεί να δοθούν δώρα έως 150 ευρώ ανά ημερολογιακό έτος σε επιχειρηματικούς συνεργάτες ιδιωτικού τομέα, υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχει μια επίσημη αιτιολόγηση για αυτό (π.χ. σε παρουσιάσεις προϊόντων, περίπτερα εκθέσεων ή για την πρακτική διατήρησης επαφών, κ.λπ.). (2) Δώρα υψηλότερης αξίας έως 300 ευρώ σε κάθε επιμέρους περίσταση μπορεί να δοθούν σε ένα μέλος της ανώτατης διοίκησης του επιχειρηματικού συνεργάτη, υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει στενή ουσιατική και χρονική συσχέτιση με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση. Το εν λόγω όριο της αξίας μπορεί μόνο να ξεπεραστεί κατόπιν έγκρισης από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (3) Δεν επιτρέπονται δώρα σε πρόσωπα με στενό δεσμό με τους επιχειρηματικούς συνεργάτες. (4) Απαγορεύεται η προσφορά μετρητών, χρεογράφων, κουπονιών αγορών, κ.λπ. σε επιχειρηματικούς συνεργάτες από τον ιδιωτικό τομέα Φιλοδωρήματα Κατάλληλα φιλοδωρήματα (έως ένα μέγιστο ποσό της τάξης του 5-10 % του ποσού του τιμολογίου) επιτρέπονται, υπό την προϋπόθεση ότι θεωρείται κοινωνικά αποδεκτό και δείγμα ευγενείας (για παράδειγμα, δείπνα σε εστιατόρια, διαδρομές με ταξί, κ.λπ.). Τα φιλοδωρήματα δεν θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στο τελικό σύνολο και πρέπει αντίθετα να περιγράφονται αναλυτικά στο λογαριασμό. 9. Τεκμηρίωση (1) Για λόγους διαφάνειας, η αποδοχή / προσφορά των ωφελημάτων ανεξάρτητα εάν απαιτούν την έγκριση ιεραρχικά ανωτέρου και του γραφείου Κανονιστικής Συμμόρφωσης θα πρέπει να καταγράφεται χωρίς καθυστέρηση. Η τεκμηρίωση θα πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες: Το είδος του ωφελήματος Την περίσταση και τον λόγο αποδοχής / προσφοράς, Την ημερομηνία αποδοχής / προσφοράς, Την αξία του ωφελήματος (σε περίπτωση αποδοχής η αξία υπολογίζεται κατ εκτίμηση με παράθεση των στοιχείων στα οποία βασίστηκε η εκτίμηση) Το όνομα του αποστολέα / παραλήπτη (επωνυμία επιχειρηματικού συνεργάτη, ονοματεπώνυμο) του ωφελήματος Την ιδιότητα του αποστολέα / παραλήπτη (ιεραρχική θέση) του ωφελήματος Τη χρήση του ωφελήματος (χρησιμότητα) Το όνομα του ιεραρχικά ανώτερου και την ημερομηνία έγκρισης από τον ιεραρχικά ανώτερο και το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης. Η σχετική τεκμηρίωση θα τηρείται από τη γραμματεία των μελών της ανώτατης διοίκησης. 16

17 10. Περιπτώσεις αμφιβολίας και έγκριση εξαιρέσεων Ερωτήματα σχετικά με την ερμηνεία της Πολιτικής αυτής και για την έγκριση παρεκκλίσεων από το παρόν κείμενο της Πολιτικής (π.χ. στην περίπτωση ειδικής περίστασης και μορφής εκδηλώσεων, κ.λπ.), μπορούν να υποβάλλονται στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης 11 Υποχρέωση αναφοράς περιπτώσεων άσκησης αθέμιτης επιρροής Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να ενημερώνουν τους ιεραρχικά ανώτερούς τους άμεσα για οποιεσδήποτε προσπάθειες από επιχειρηματικούς συνεργάτες να ασκήσουν αθέμιτη επιρροή σε επιχειρηματικές αποφάσεις με την προσφορά, υπόσχεση ή απόδοση ωφελημάτων. Ο ιεραρχικά ανώτερος πρέπει να ενημερώνεται εγγράφως και, κατόπιν, θα πρέπει να αναφέρει το περιστατικό στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης μέσω των καναλιών της διαδικασίας «Πες μου» ( Tell me! ). Επίσης, σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος έχει να καταγγείλει περιστατικό/περιστατικά άσκησης αθέμιτης επιρροής που αφορά συνάδελφό του ή ιεραρχικά ανώτερο, μπορεί να απευθυνθεί στο γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης επωνύμως (στην ηλεκτρονική διεύθυνση whistleblowing@ote.gr) ή ανωνύμως μέσω της Ηλεκτρονικής Φόρμας Υποβολής καταγγελιών. Επισημαίνουμε ότι ο Όμιλος ΟΤΕ δεσμεύεται για τη λήψη μέτρων προκειμένου να διασφαλίσει την προστασία των ατόμων που προβαίνουν σε καταγγελίες με καλή πίστη. Σε κάθε περίπτωση, τα περιστατικά αυτά θα καταγράφονται (απαιτούμενες πληροφορίες: περιγραφή και αξία του ωφελήματος, περίσταση και συνθήκες, επιχειρηματικό υπόβαθρο, πληροφορίες για το άτομο που προσέφερε το ωφέλημα και τον εργαζόμενο) και θα διερευνώνται σύμφωνα με τη διαδικασία Διαχείρισης Καταγγελιών (Case Management) του Γραφείου Κανονιστικής Συμμόρφωσης. 12. Ισχύς Αυτή η Πολιτική τίθεται σε ισχύ για τον ΟΤΕ με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του. Στις συνδεδεμένες με τον ΟΤΕ εταιρείες η Πολιτική τίθεται σε ισχύ με απόφαση των αρμοδίων οργάνων τους. 13. Επανεξέταση της Πολιτικής του Ομίλου Εάν προκύψει ανάγκη τροποποιήσεων στο κείμενο της Πολιτικής, θα πρέπει να αυτές να γίνονται βάσει των αναφερομένων στην Πολιτική Εγκρίσεων Εταιρικών Πολιτικών / Διεργασιών / Διαδικασιών για τις Πολιτικές Κανονιστικής Συμμόρφωσης. 17

18 Παράρτημα 1: Επισκοπήσεις: Αποδοχή ωφελημάτων από επιχειρηματικούς συνεργάτες I. Αρχές Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να γίνεται αποδεκτό ένα ωφέλημα εάν προσφέρεται ή υπόσχεται με σκοπό τη δωροδοκία (βλέπε. Άρθρο 7.1). Το κείμενο της πολιτικής αυτής υπερισχύει. II. Προσκλήσεις φιλοξενίας Επαγγελματικά γεύματα (άρθρο 7.2 παρ. 1) Άλλη φιλοξενία (άρθρο 7.2 παρ. 2) Όριο αξίας (μικτή αξία) Χωρίς όριο εφόσον κρίνεται κοινωνικά αποδεκτή Απαιτείται έγκριση από ανώτερο & Γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης; Όχι ευρώ ανά ξεχωριστή περίπτωση Ναι 5 III. Προσκλήσεις σε εκδηλώσεις Όριο αξίας (μικτή αξία) Η συμμετοχή εξυπηρετεί τα συμφέροντα της εταιρείας και Τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής καλύπτονται από τον εργοδότη Απαιτείται έγκριση από ανώτερο; Η αποδοχή είναι πιθανή στην περίπτωση που υπάρχουν στενά χρονικοί και ουσιαστικοί συσχετισμοί με μία συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση; Εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα (άρθρο 7.3) Χωρίς όριο Απαιτούμενη Ναι 6 Ναι, κατ εξαίρεση υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις Λοιπές εκδηλώσεις (άρθρο 7.4) 150 ευρώ ανά επιχειρηματικό 8 Απαιτούμενη Ναι συνεργάτη, ανά ημερολογιακό έτος 7 Όχι IV. Υλικά δώρα Εθιμοτυπικά δώρα (άρθρο 7.6, παρ. 1) Λοιπά υλικά δώρα (άρθρο 7.6 παρ. 2) Όριο αξίας (Μικτή Αξία) Όχι Απαιτείται έγκριση από ανώτερο; Όχι 150 ευρώ ανά άτομο, ανά ημερολογιακό έτος 9 Ναι 10 4 Επιτρεπτή αξία για μέλη της ανώτερης διοίκησης: 300 ευρώ. 5 Δεν ισχύει για τα μέλη της ανώτερης διοίκησης. 6 Δεν ισχύει για τα μέλη της ανώτερης διοίκησης. 7 Επιτρεπτή αξία για μέλη της ανώτερης διοίκησης: 250 ευρώ σε κάθε επιμέρους περίπτωση. 8 Δεν ισχύει για τα μέλη της ανώτερης διοίκησης. 18

19 Παράρτημα 2: Επισκοπήσεις: Προσφορά ωφελημάτων σε επιχειρηματικούς συνεργάτες I. Αρχές 1. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να προσφέρεται ή να υπόσχεται ένα ωφέλημα με σκοπό τη δωροδοκία (βλέπε. Άρθρο 8.1, παρ. 2). 2. Η προσφορά ενός ωφελήματος δεν πρέπει να παραβιάζει τους εσωτερικούς κανονισμούς του επιχειρηματικού συνεργάτη (άρθρο 8.1, παρ. 2). 3. Κάθε ωφέλημα που προσφέρεται πρέπει να είναι εντός των ορίων της επιχειρηματικής πρακτικής (άρθρο 8.1, παρ. 3). Το κείμενο της πολιτικής αυτής υπερισχύει. Οι διατάξεις της Πολιτικής περί Διοργάνωσης Εταιρικών Εκδηλώσεων θα ισχύουν επίσης. II. Προσκλήσεις φιλοξενίας Πελάτες από τον ιδιωτικό τομέα (άρθρο 8.3.1, παρ. 1) Ανώτερη διοίκηση πελατών ιδιωτικού τομέα (άρθρο 8.3.1, παρ. 2) Δημόσιος τομέας (άρθρο 8.2.1, παρ. 1) Όριο αξίας (με φόρο πωλήσεων) 100 ευρώ Αποδεκτή αξία: 200 ευρώ 50 ευρώ III. Προσκλήσεις σε εκδηλώσεις Εκδηλώσεις εργασιακού χαρακτήρα Λοιπές εκδηλώσεις Προσκλήσεις σε συντρόφους Όριο αξίας (+ΦΠΑ) Καμία Για τη φιλοξενία: 100 ευρώ (έως 200 ευρώ με εσωτερική έγκριση). (άρθρο 8.3.2) 150 ευρώ (άρθρο 8.3.3) Η πρόσκληση είναι πιθανή στην περίπτωση που υπάρχουν στενά χρονικοί και ουσιαστικοί συσχετισμοί με μία συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση; Ναι, κατ εξαίρεση υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Όχι Προσκλήσεις σε μέλη του δημόσιου τομέα Ναι, Το όριο αξίας για τη φιλοξενία (συμπεριλαμβανομένων άλλων παροχών) γενικά 50 ευρώ (άρθρο 8.2.2) Όχι (άρθρο 8.2.3) Γενικά, μη επιτρεπτή. (Εξαιρέσεις σύμφωνα με το άρθρο παρ. 2 και παρ. 3) 9 Για τα μέλη της ανώτερης διοίκησης: 250 ευρώ. 10 Δεν ισχύει για τα μέλη της ανώτερης διοίκησης. 19

20 IV. Υλικά δώρα Πελάτες από τον ιδιωτικό τομέα (άρθρο 8.3.5, παρ. 1) Ανώτερη διοίκηση πελατών ιδιωτικού τομέα (άρθρο 8.3.5, παρ. 2) Δημόσιος τομέας (άρθρο 8.2.5, παρ. 1) Όριο αξίας 150 ευρώ 300 ευρώ (Υπέρβαση μόνο κατόπιν έγκρισης από το γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης) 50 ευρώ (Μόνο εάν μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην εργασία!) 20

21 Παράρτημα 3: Υπόδειγμα επιστολής για την επιστροφή μη αποδεκτών ωφελημάτων Αγαπητέ/Αγαπητή Κε/Κα, Ημερομηνία Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω για το/τα δώρο[α] που η εταιρεία σας μου προσέφερε, ωστόσο παρακαλώ να κατανοήσετε ότι σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανονισμούς του Ομίλου OTE, δεν μου επιτρέπεται να το/τα αποδεχτώ και ως εκ τούτου σας το/τα επιστρέφω. Με Φιλικούς Χαιρετισμούς, (Υπογραφή) 21